Serie personeelsmanagement
Arbeidscontracten en arbeidsrecht
1
2
Serie personeelsmanagement
Arbeidscontracten en arbeidsrecht
Inhoud 1 1 1.1 1.2
Inleiding Met welke regels heeft u te maken? Het wettelijk kader CAO
6 6 6
2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
Aanstelling, bevestiging en wijziging van afspraken Aangaan van arbeidsovereenkomst Proeftijd Gelijke behandeling Aanstelling van minderjarigen Wijzigen van de arbeidsovereenkomst Formaliteiten en administratieve verplichtingen
8 10 10 10 11 11
3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7
Verschillende arbeidscontracten Contract voor onbepaalde tijd Contract voor bepaalde tijd Omzetting naar een contract voor onbepaalde tijd Voortzetting van het contract voor bepaalde tijd Contract met flexibele arbeidsduur Oproepkrachten en hulpkrachten Leerlingen en stagiaires
13 13 14 14 15 16 19
4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
Bijzondere bedingen en disciplinaire maatregelen Concurrentiebeding Nevenarbeid Geheimhoudingsbeding Beding omtrent eigendommen werkgever Studiekostenregeling Disciplinaire maatregelen/sancties
20 20 21 21 22 23
5 5.1 5.2 5.3
Aanvullende arbeidsvoorwaarden, huisregels en kostenvergoedingen Aanvullende arbeidsvoorwaarden Huisregels en ordevoorschriften Vergoedingen en voorzieningen
26 26 26
6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6. 6.7
Verlofvormen Calamiteitenverlof Kraamverlof Zwangerschaps- en bevallingsverlof Adoptieverlof Ouderschapsverlof Kortdurend zorgverlof Langdurend zorgverlof
29 29 29 29 31 31 31
7 7.1 7.2 7.3 7.3.1 7.3.2 7.4 7.4.1 7.4.2 7.5 7.6 7.7
Beëindiging van het dienstverband Beëindiging van rechtswege Beëindiging met wederzijds goedvinden Voorafgaande opzegging Opzegverboden Tijdstip van opzegging en opzegtermijnen Procedure aanvraag ontslagvergunning De volledige behandelingsprocedure Verkorte behandelingsprocedure Ontslag op staande voet Ontbinding door de kantonrechter Overige beëindigingsvoorschriften
32 32 32 32 33 34 34 35 35 36 37
Bijlage A Bijlage B
Voorbeeldteksten van brieven in verband met beëindiging van het dienstverband Voorbeelden van bedrijfsregels
39 44
4
Inleiding Deze brochure is een geactualiseerde versie van een eerdere uitgave, die als gevolg van de vele wijzigingen in wet- en regelgeving de laatste jaren aan een herziening toe was. In deze brochure zijn de wijzigingen tot 1 mei 2006 verwerkt. De informatie uit deze brochure kunt u gebruiken bij het maken van afspraken met (nieuwe) medewerkers: welk contract past het best, wat moet erin staan en waar moet u op letten bij de aanstelling. U kunt met deze brochure ook controleren of u de juiste afspraken hebt gemaakt met uw medewerkers. Mogelijk is aanpassing of actualisering van afspraken en arbeidsvoorwaarden wenselijk. Juist vanwege alle veranderingen in de afgelopen jaren is het belangrijk om over de laatste informatie te beschikken. Deze brochure biedt u die informatie. Het is aan te bevelen om deze brochure te gebruiken samen met een actueel exemplaar van de collectieve arbeidsovereenkomst (CAO). Informatie over functiegroepindeling, beloning, vakantierechten, arbeidstijdverkorting, compensatie voor bijzondere uren, overwerk en dergelijke is niet in deze brochure opgenomen. Die informatie vindt u in uw CAO. Deze brochure gaat over de toepassing van de algemene regels. In de specifieke bedrijfssituatie kunnen zich omstandigheden of vraagstukken voordoen, waar specialistische kennis voor nodig is. Het advies is dan ook om in dat geval een jurist of personeelsadviseur te raadplegen. U voorkomt daarmee het maken van dure fouten. Advies: Neem bij moeilijke vragen contact op met het secretariaat van uw brancheorganisatie of een arbeidsrechtelijk adviseur.
5
1. Met welke regels heeft u te maken? Wanneer u iemand wilt aannemen is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de voorwaarden waaronder u met elkaar in zee gaat. Bij het maken van die afspraken heeft u met diverse wetten en regels te maken. In dit hoofdstuk leest u welke regelingen dat zijn. 1.1
Het wettelijk kader
Algemene regels
In het Burgerlijk Wetboek staan de algemene regels met betrekking tot het tot stand komen, de inhoud en het beëindigen van een arbeidsovereenkomst. Bij de beëindiging van de arbeidsovereenkomst heeft u ook te maken met het Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen (BBA). Daarin staat de procedure voor het aanvragen van een ontslagvergunning bij het CWI. In het laatste hoofdstuk leest u daar meer over. Volgens de wet is sprake van een arbeidsovereenkomst als de ene partij, de werknemer, zich verbindt in dienst van de andere partij, de werkgever, tegen loon gedurende zekere tijd arbeid te verrichten. Kenmerkend voor de arbeidsovereenkomst is de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer. Op grond daarvan kan en mag de werkgever opdrachten, werkinstructies en ordevoorschriften geven, die de werknemer moet opvolgen. Een ander belangrijk element van de arbeidsovereenkomst is, dat de werknemer de opgedragen werkzaamheden zelf moet verrichten. In beginsel kan de werknemer zich niet zonder toestemming van de werkgever laten vervangen door iemand anders. Het Burgerlijk Wetboek geeft een uitgebreide regeling van de rechten en plichten van de werkgever en werknemer. Daarnaast heeft u met andere wetten te maken, zoals de Arbeidstijdenwet (ATW) voor de arbeidsduur, pauzes en werktijden. U heeft met betrekking tot het loon en de vakantiebijslag te maken met de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WMM). In verband met de arbeidsomstandigheden geldt de Arbowet en de medezeggenschap van werknemers is geregeld in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Ook deze wetten bevatten regels waarvan u niet mag afwijken en regels die als een kader gelden waarbinnen werkgever en werknemer een zekere vrijheid hebben om afspraken te maken. Als werkgever heeft u in verband met de werknemersverzekeringen te maken met de Wet financiering sociale verzekeringen (Wfsv), de Ziektewet (ZW), de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA), de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO), de Werkloosheidswet (WW) en de Zorgverzekeringswet (ZVW). Voor de loonbelasting heeft u te maken met de Wet op de loonbelasting. Voor de verlofregelingen geldt de Wet arbeid en zorg (WAZO). Tenslotte is er nog de Wet aanpassing arbeidsduur (WAA).
1.2 CAO Naast de algemene wettelijke regels heeft u te maken met de collectieve arbeidsovereenkomst (CAO). Een CAO wordt afgesloten tussen organisaties van werknemers en werkgevers in een bedrijfstak of branche. De leden van die organisaties zijn eraan gebonden. De minister kan die overeenkomst op verzoek van de betrokken organisaties algemeen verbindend verklaren voor de gehele branche of bedrijfstak. Dan gelden de bepalingen uit de CAO ook voor niet-georganiseerde werkgevers en hun werknemers in de branche. Een CAO wordt steeds voor bepaalde duur afgesproken. Aan het eind van die periode gaan de werkgeversen werknemersorganisaties opnieuw met elkaar onderhandelen en komt er na verloop van tijd weer een nieuwe CAO. Soms is de oude CAO al afgelopen voordat er een nieuwe CAO is. In zo’n situatie is het gebruikelijk om de arbeidsvoorwaarden uit de oude CAO te continueren, tot aan het moment dat de nieuwe CAO is afgesloten. U mag geen mindere arbeidsvoorwaarden overeenkomen dan wettelijk is voorgeschreven, ook al stemt de werknemer daar, in eerste instantie, mee in. Als later blijkt dat ten nadele van de werknemer is afgeweken, kan de werknemer alsnog de juiste toepassing afdwingen. Sommige categorieën personeel vallen niet onder de CAO. In een CAO kan bijvoorbeeld staan dat de regels niet bedoeld zijn voor directeuren van een besloten of naamloze vennootschap of een coöperatieve vereniging.
6
Advies: Zorg dat bekend is bij u als werkgever en bij uw medewerkers welke CAO in uw onderneming van toepassing is. Raadpleeg uw CAO om te weten welke rechten en plichten voor uw onderneming gelden.
Opheffing VAD
Tot 1 juli 2004 was er voor de detailhandel de Verordening Arbeidsvoorwaarden Detailhandel (VAD) van toepassing. De VAD bevatte een basisregeling voor werknemers in detailhandelsbedrijven waarvoor geen CAO gold. De VAD gaf aan deze werknemers het recht op een aantal basisvoorzieningen. De afgelopen jaren hebben steeds meer branches die vroeger onder de VAD vielen zich aangesloten bij een van de bestaande CAO’s. Andere branches hebben een eigen CAO opgesteld. Daarom heeft het bestuur van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD) besloten de VAD per 1 juli 2004 op te heffen. De VAD kent geen wettelijke nawerkingen.
7
2. Aanstelling, bevestiging en wijziging van afspraken Dit hoofdstuk bevat de regels voor het aangaan van een arbeidscontract. We presenteren een model van een schriftelijke bevestiging van de aanstelling. U kunt ook lezen hoe u een bestaand dienstverband schriftelijk bevestigt. Er wordt ingegaan op de vraag onder welke voorwaarden u de arbeidsvoorwaarden kunt wijzigen. In het laatste deel van dit hoofdstuk staat een overzicht van de belangrijkste formaliteiten en administratieve verplichtingen. 2.1 Aangaan van arbeidsovereenkomst Alhoewel u een arbeidsovereenkomst ook mondeling kunt aangaan, is het dringende advies de overeenkomst altijd schriftelijk vast te leggen en door beide partijen te laten ondertekenen. Het arbeidsrecht vereist van u als werkgever dat u in ieder geval een aantal zaken rondom de arbeidsovereenkomst op papier vastlegt en dat u dit document binnen 1 maand na de aanvang van de werkzaamheden aan de werknemer overhandigt. Daarbij gaat het om de belangrijkste gegevens en arbeidsvoorwaarden, zoals: • de functie of aard van de werkzaamheden; • de (vestigings)plaats of filialen waar de werknemer gaat werken; • de aanvang en de duur van het dienstverband; • de functiegroep, het loon en een eventuele provisieregeling; • de arbeidsduur, de werktijden; • de vakantierechten; • de toepasselijke CAO; • de pensioenregeling; • de opzegtermijn. Daarnaast moet u bijzondere afspraken zoals het proeftijdbeding en het concurrentiebeding schriftelijk vastleggen, omdat ze anders volgens de wet niet geldig zijn. Ook is het gebruikelijk om in de aanstellingsbrief te verwijzen naar eventuele bijlagen zoals speciale bedrijfsregelingen. Hierna staat een model van een aanstellingsbrief. Aan de hand van dit model kunt u een arbeidsovereenkomst met een nieuwe werknemer bevestigen.
8
Model schriftelijke aanstelling De werkgever gevestigd te bevestigt hiermee dat de werknemer naam geboortedatum wonende te is aangesteld in de functie van zulks onder de volgende voorwaarden: 1. De plaats/plaatsen/regio/vestigingen waar de werknemer zal werken: 2a
Onbepaalde tijd Het dienstverband is aangegaan voor onbepaalde tijd en begint op (datum invullen). Het dienstverband eindigt uiterlijk bij aanvang van de maand waarin werknemer de AOWgerechtigde leeftijd bereikt. Voor beide partijen gelden de wettelijke opzegtermijnen: of (invullen wat overeengekomen wordt, zie hoofdstuk 7). 2b Bepaalde tijd Het dienstverband is aangegaan voor bepaalde tijd en begint op (datum invullen) en eindigt van rechtswege op (datum of moment invullen). 3. Vanaf de eerste werkdag geldt er een proeftijd van 1 maand (of 2 maanden) (zie paragraaf 2.2). 4. De functie is ingedeeld in functiegroep 5. Het brutoloon per maand/4 weken/week/uur bedraagt 6. Het loon wordt 4-wekelijks/maandelijks uitbetaald door storting op een door u aan te wijzen rekeningnummer. 7. De gebruikelijke arbeidsduur per week bedraagt 8. De werktijden worden volgens rooster vastgesteld. of De werktijden zijn als volgt: 9. De werknemer heeft recht op vakantiedagen/uren per jaar. 10. De werkgever is gerechtigd gedurende korte tijd aan werknemer ook andere werkzaamheden op te dragen als de bedrijfsomstandigheden dat eisen. 11. De CAO voor (naam CAO invullen) is van toepassing. 12. De pensioenregeling (naam regeling invullen) is van toepassing (als werknemer aan voorwaarden voor deelname voldoet). 13. Naast de genoemde basisvoorwaarden zijn op deze arbeidsovereenkomst nog de volgende arbeidsvoorwaarden of regelingen van toepassing (alleen in vullen indien nodig): • • • enz. 14. De voor u geldende CAO en de (bedrijfs)regelingen waarvan in deze overeenkomst wordt gesproken, heeft u ontvangen.
Aldus opgesteld en afgegeven op (datum) Wij verzoeken u een kopie van deze brief voor akkoord te tekenen en aan ons te retourneren.
datum
Handtekening werkgever
Handtekening werknemer
9
Aanstelling onder voorbehoud
Ter bescherming van de rechtspositie van de sollicitant is met ingang van 1998 de Wet op de medische keuringen van kracht. Op grond van die wet is een aanstellingskeuring toegestaan als er duidelijk sprake is van specifieke functie-eisen en er daarom bijzondere voorwaarden wat betreft de medische geschiktheid kunnen worden gesteld. In principe zijn vragen over gezondheid in die richting gedurende de sollicitatiegesprekken uit den boze. Een ander vaker gebruikt voorbehoud is het bewijs van goed gedrag dat een kandidaat moet kunnen overleggen. U kunt in het arbeidscontract een clausule opnemen waarmee u de werknemer onder voorbehoud aanstelt. In het geval van een verklaring van goed gedrag gaat de aanstelling niet door als er geen verklaring van goed gedrag wordt afgegeven. 2.2 Proeftijd Bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst kunt u een proeftijd bedingen. Dit kan zowel bij een contract voor bepaalde tijd als een contract voor onbepaalde tijd. Deze proeftijd moet u schriftelijk overeenkomen. In de proeftijd kunnen werkgever en werknemer elkaar beter leren kennen. En als het niet bevalt kunnen beide partijen het dienstverband op een snelle manier beëindigen; van de ene op de andere dag, zonder ontslagvergunning en zonder opzegtermijn. Op verzoek van de werknemer dient u hem/haar schriftelijk mee te delen wat de reden voor beëindiging is. De proeftijd moet voor beide partijen gelijk zijn. U kunt volgens de wet een proeftijd afspreken voor een periode van maximaal: • 1 maand bij: • een tijdelijk contract dat korter dan twee jaren duurt; • een tijdelijk contract waarbij de beëindigingsdatum nog niet vaststaat, zoals bij een contract ter vervanging van een zieke collega. • 2 maanden bij: • een contract voor onbepaalde tijd of • een tijdelijk contract dat twee jaren of langer duurt. U kunt geen proeftijd bedingen met medewerkers die, voorafgaand aan de indiensttreding, in dezelfde functie/omstandigheden als uitzendkracht werkzaam waren, tenzij de uitzendperiode en de proeftijd samen de duur van maximale wettelijke proeftijd niet overschrijden. U mag ook niet opnieuw een proeftijd afspreken als de werknemer al eerder in dezelfde functie bij uw bedrijf heeft gewerkt. 2.3 Gelijke behandeling Er geldt een wettelijk verbod op het maken van onderscheid in beloning en arbeidsvoorwaarden tussen: • mannen en vrouwen; • werknemers die een verschillend aantal uren per week gemiddeld werken. U moet hun dezelfde rechten toekennen. Deze regel is niet alleen van belang voor de afspraken die u bij aanvang van het dienstverband maakt. Hij geldt ook voor alle medewerkers die al in uw bedrijf werkzaam zijn. Het advies is om de arbeidsovereenkomsten in uw bedrijf te controleren op eventuele ongelijke behandeling. Een bekend voorbeeld is een andere (lagere) salarisschaal/beloning voor deeltijdwerkers ten opzichte van voltijdwerkers. 2.4 Aanstelling van minderjarigen Vanaf 16 jaar mogen jongeren zelfstandig een arbeidsovereenkomst aangaan. Een minderjarige van 15 jaar of jonger mag dat ook als daarvoor toestemming is gegeven door de wettelijke vertegenwoordiger, via een mondelinge of schriftelijke machtiging. Er is sprake van een mondelinge machtiging als de minderjarige gedurende een periode van 4 weken zonder verzet van zijn vertegenwoordiger werkzaam is. Tot 4 weken na aanvang van het dienstverband kan de wettelijk vertegenwoordiger het dienstverband vernietigen, eventueel tegen de zin van de minderjarige in. Een werknemer van 15 jaar of jonger mag de overeenkomst wel zonder toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger wijzigen of opzeggen. Advies: Vraag bij minderjarigen naar schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.
10
2.5 Wijzigen van de arbeidsovereenkomst Als de omstandigheden daar aanleiding toe geven kan het wenselijk zijn om de arbeidsvoorwaarden te wijzigen. We maken daarbij een onderscheid in een individuele en collectieve wijziging. Individuele wijziging
Als één van de partijen de voorwaarden van de arbeidsovereenkomst wil wijzigen is daarvoor overleg en instemming nodig. Eenzijdige wijziging is niet toegestaan. Een verzoek tot wijziging moet altijd serieus genomen worden en zorgvuldig worden behandeld. Dit geldt zowel voor een verzoek van de werkgever als voor een verzoek van de werknemer. Het is van belang dat het verzoek door de ene partij op papier wordt gezet en dat de andere partij daar schriftelijk op reageert. Dat betekent dat bij afwijzing van het verzoek de redenen schriftelijk worden vastgelegd. Een voorbeeld van een arbeidsvoorwaarde die gewijzigd zou kunnen worden is de arbeidsduur. Een werknemer heeft het recht om minder of meer te gaan werken. Als werkgever moet u in principe ‘ja’ zeggen op het verzoek van een werknemer om de arbeidsduur te wijzigen. Alleen als uw bedrijf hierdoor in ernstige problemen komt, kunt u als werkgever het verzoek afwijzen. Dit laatste zal doorgaans echter zeer moeilijk aan te tonen zijn. De rechten van de werknemer en de plichten van de werkgever met betrekking tot de arbeidsduur zijn vastgelegd in de Wet aanpassing arbeidsduur (WAA) die op 1 juli 2000 in werking is getreden. Wijziging in een bedrijfsregeling
Als u een bedrijfsregeling op het gebied van de arbeidsvoorwaarden wilt wijzigen heeft u afhankelijk van de omvang van de onderneming te maken met de regels uit de Wet op de ondernemingsraden. Dit kan betekenen dat u eerst instemming nodig heeft van de ondernemingsraad of dat u eerst een advies moet vragen aan de personeelsvergadering/personeelsvertegenwoordiging. Daarna neemt u een beslissing en vraagt u elke medewerker afzonderlijk om akkoord te gaan met de voorgestelde wijzigingen. Bij een conflict kunt u of kunnen uw medewerker(s) een uitspraak van de kantonrechter vragen. 2.6
Formaliteiten en administratieve verplichtingen
Als werkgever heeft u bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst nog te voldoen aan andere formaliteiten en administratieve verplichtingen. Deze worden hieronder beschreven. Identificatie
De identificatieplicht geldt voor alle Nederlanders en niet-Nederlanders vanaf 14 jaar. Bij indiensttreding moet u vragen naar een geldig identiteitsbewijs. De werknemer is op zijn beurt verplicht dit te tonen. Onder een geldig identiteitsbewijs verstaan we een Nederlands paspoort, een rijbewijs of een identiteitskaart. NietNederlanders kunnen zich identificeren met een verblijfsdocument, vluchtelingenpaspoort, vreemdelingenpaspoort en een niet-Nederlands paspoort waarin door de vreemdelingendienst een vergunning tot verblijf is aangetekend. Het rijbewijs is bij indiensttreding geen geldig identiteitsbewijs, omdat de nationaliteit niet op het rijbewijs vermeld staat. Een fotokopie van een geldig identiteitsbewijs neemt u op in de loonadministratie.
11
Aanmelding bij de fiscus via EDM
Sinds 4 juli 2006 moet u een nieuwe werknemer aanmelden bij de belastingdienst met de zogenaamde “Eerstedagsmelding” (EDM). De EDM is in de plaats gekomen van de Melding Sociale Verzekering (MSV). De EDM moet worden gedaan vóór de aanvang van de werkzaamheden, dus vóór de eerste werkdag. Als u met een werknemer afspreekt dat hij nog diezelfde dag begint, dient u die werknemer op die dag aan te melden. Aangifte, loonadministratie en loonbelastingverklaring
Als werkgever moet u bij de belastingdienst aangifte doen van de loonbelasting en premieheffing, door u in te houden op het loon van de werknemer. Sinds 1 januari 2006 dient u deze aangifte digitaal te doen. U moet een loonadministratie bijhouden. Uit die administratie moet duidelijk blijken welk loon u betaalt. U geeft de werknemer een loonbelastingverklaring en laat hem die invullen. Deze verklaring zendt u vervolgens naar de belastingdienst. U gebruikt de verklaring van de medewerker ook voor de bepaling van de loonheffingskortingen. Loonstrook
U bent verplicht om de werknemer een schriftelijke opgave van de loongegevens te verstrekken: de zogenaamde loonstrook. Deze verplichting geldt bij de eerste loonbetaling en bij elke wijziging in de loonbetaling. Op de loonstrook maakt u ook zichtbaar welke overige inhoudingen plaatsvinden, bijvoorbeeld voor het spaarloon en pensioenpremie. Daarnaast kunt op de loonstrook vermelden welke vergoedingen aan de medewerker worden uitgekeerd. Uren-, verlof- en verzuimregistratie
Voor een deugdelijke loonadministratie is een zorgvuldige registratie van gegevens belangrijk. Het verdient aanbeveling om een speciale registratie bij te houden (al dan niet opgeslagen in een geautomatiseerd systeem) van de dagen en uren welke de medewerker werkte, vrij had of ziek was en dergelijke. Per week, 4 weken of maand controleert u de uren en vraagt u de medewerker akkoord te gaan met de geregistreerde uren. Deze urenregistratie kunt u vervolgens gebruiken voor de loonadministratie en het bepalen van vakantierechten, waar de medewerker nog recht op heeft. Met een goede urenregistratie kunt u ook voldoen aan de registratieplicht in het kader van de Arbeidstijdenwet en het ziekteverzuimbeleid. Het personeelsdossier
Het is aan te raden om voor elke medewerker een dossier bij te houden, waarin alle informatie over de medewerker is opgenomen zoals het sollicitatieformulier, kopieën van diploma’s, getuigschriften, de arbeidsovereenkomst of de schriftelijke aanstellingsbrief, verslagen van functioneringsgesprekken en andere zaken die verband houden met het dienstverband van de medewerker. Het personeelsdossier bevat veel persoonlijke en mogelijk vertrouwelijke informatie. Het is dan ook zaak deze informatie zorgvuldig op te bergen op een beveiligde plaats die slechts toegankelijk is voor u of uw vervanger. De werknemer heeft het wettelijke recht op toegang tot de inhoud van zijn/haar personeelsdossier. Premiekorting en premievrijstelling
Voor bepaalde groepen werknemers geldt een premiekorting. Dat is bijvoorbeeld het geval bij werknemers die bij de aanvang van het dienstverband recht hadden op een arbeidsongeschiktheidsuitkering. Daarnaast is er nog de premievrijstelling voor oudere werknemers. Advies: Raadpleeg de belastingdienst of uw fiscaal adviseur voor meer informatie.
12
3
Verschillende arbeidscontracten
Dit hoofdstuk gaat over de keuze voor een contract voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd. U vindt er de regels over voortzetting van een contract voor bepaalde tijd. Vervolgens behandelen we de contracten met een flexibele arbeidsduur. Ook komt de rechtspositie van leerlingen en stagiaires aan bod. 3.1 Contract voor onbepaalde tijd Bij een contract voor onbepaalde tijd spreekt u af dat het dienstverband op een bepaalde datum aanvangt en voor onbepaalde tijd zal voortduren. Als één van beide partijen het contract wil beëindigen, gebeurt dat door middel van opzegging. U moet dan een wettelijke opzegtermijn in acht nemen en een ontslagvergunning hebben. Zie ook hoofdstuk 7 over beëindiging. Hoewel het contract voor onbepaalde tijd is, is het gebruikelijk af te spreken dat het dienstverband in ieder geval zal eindigen met ingang van de maand dat de werknemer gebruikmaakt van het bij de werkgever opgebouwde pensioen. 3.2 Contract voor bepaalde tijd Bij een contract voor bepaalde tijd maakt u zowel een afspraak over de datum van indiensttreding als de duur van het dienstverband. U kunt de duur koppelen aan een bepaalde datum of aan een bepaald moment of bepaalde gebeurtenis. Koppeling aan datum
Werkgever en werknemer kunnen in overleg bepalen hoe lang het contract voor bepaalde tijd zal duren. U kunt een contract voor 4 uur, voor 1 dag, een week, een maand, 4 weken of langer aangaan. Het advies is om een duidelijke begin- en einddatum af te spreken. In de detailhandel komen ‘bepaalde-tijdcontracten’ die langer dan een jaar duren weinig voor. Koppeling aan moment of gebeurtenis
Partijen mogen ook afspreken dat het contract zal eindigen met ingang van het moment dat zich een bepaalde gebeurtenis voordoet. Dat moment of die gebeurtenis mag door geen van beide partijen beïnvloedbaar of bepaalbaar zijn en moet ook duidelijk objectief weer te geven zijn. Een voorbeeld hiervan is dat u iemand aanneemt ter vervanging van een collega, gedurende de periode van ziekte of gedurende de periode van zwangerschaps-/bevallingsverlof. U spreekt dan af dat het dienstverband zal eindigen op het moment dat de medewerker die vervangen wordt, weer aan het werk gaat. Het kan gebeuren dat de werknemer die vervangen wordt, niet meer terugkeert, bijvoorbeeld omdat hij/zij ontslag neemt. Daarom adviseren wij u bij vervanging ook af te spreken dat het dienstverband uiterlijk zal duren tot een bepaalde datum. Voor deze datum kiest u een dag waarop naar verwachting duidelijkheid is ontstaan of de betrokken werknemer terugkomt. Herinnering geven
Een contract voor bepaalde tijd eindigt automatisch (van rechtswege) wanneer de afgesproken tijd is verstreken, of wanneer het moment aanbreekt waarop het dienstverband volgens afspraak zou eindigen. U hoeft niet op te zeggen. Het is echter wel gebruikelijk om kort voor het aflopen van het contract de werknemer daaraan te herinneren. U kunt dat zelfs in het contract opnemen, bijvoorbeeld:
‘Rond ... (datum of moment) zal de werkgever de werknemer ter herinnering melden dat deze arbeidsovereenkomst op de overeengekomen datum zal eindigen’.
Het is ook mogelijk dat in een bedrijfsreglement of de op u van toepassing zijnde CAO wel de verplichting is opgenomen om op te zeggen bij beëindiging van een tijdelijk dienstverband. Advies: controleer dit in de betreffende regelingen. Tussentijdse beëindiging
Het kan nodig zijn om een contract voor bepaalde tijd eerder te beëindigen. Een tussentijdse beëindiging is mogelijk als beide partijen daarin toestemmen. Wanneer dat niet het geval is kan de partij die wil beëindi-
13
gen de kantonrechter vragen de overeenkomst te ontbinden. Een dergelijk verzoek zal doorgaans worden toegekend, eventueel onder toekenning van een schadevergoeding. Een alternatief is om reeds bij het aangaan van het contract de clausule op te nemen dat tussentijdse opzegging mogelijk is. In dat geval kan het CWI gevraagd worden een ontslagvergunning te verlenen. De clausule van tussentijdse opzegging is te overwegen bij langere contracten voor bepaalde tijd, bijvoorbeeld bij een jaarcontract. Argumenten voor contracten voor bepaalde of onbepaalde tijd
De keuze voor bepaalde tijd is in de volgende gevallen aan te raden: • als de werkzaamheden een tijdelijk karakter hebben; • als u eerst eens wilt bekijken of de medewerker wel geschikt is, maar van mening bent dat de maximale proeftijd te kort is om daar een goed oordeel over te kunnen vellen; • als pas op termijn (bijvoorbeeld na een half of een heel jaar) duidelijk wordt of de investering in een extra personeelslid bedrijfseconomisch verantwoord is. De keuze voor onbepaalde tijd is in de volgende gevallen aan te raden: • als u er redelijk van overtuigd bent dat u de juiste medewerker hebt aangetrokken en als de nieuwe medewerker zonder arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd niet bij u wil komen werken; • als u de maximale proeftijd lang genoeg vindt om de geschiktheid te beoordelen. Wat kunt u doen als het contract voor bepaalde tijd afloopt?
Aan het einde van de contractperiode hebt u een aantal mogelijkheden. U kunt het contract laten eindigen, omzetten in een contract voor onbepaalde tijd of voortzetten voor bepaalde tijd. Hierna behandelen we deze mogelijkheden. 3.3 Omzetting naar een contract voor onbepaalde tijd Als er voldoende werk blijft voor de werknemer en hij/zij goed bevalt, is het gebruikelijk om het contract voor bepaalde tijd om te zetten in een contract voor onbepaalde tijd. Deze omzetting bevestigt u schriftelijk. Eventuele aanpassingen in de arbeidsvoorwaarden vermeldt u ook in die bevestiging. Een voorbeeld van de manier waarop u dit kunt doen, staat in het kader hierna.
Hierbij verklaren werkgever en werknemer dat zij de arbeidsovereenkomst die werd aangegaan voor de periode ... tot ... met ingang van ... (datum) omzetten in een contract voor onbepaalde tijd. Op deze overeenkomst zijn de volgende arbeidsvoorwaarden van toepassing: Nieuwe voorwaarden (indien van toepassing): • ........................................ • ........................................ Aangepaste voorwaarden (indien van toepassing): • ........................................ • ........................................ De overige voorwaarden, zoals vermeld in de arbeidsovereenkomst d.d. (...) , blijven van kracht. Aldus opgemaakt en getekend te (...) op (...) Handtekening werkgever
Handtekening werknemer
3.4 Voortzetting van het contract voor bepaalde tijd De regels bij voortzetting van een contract voor bepaalde tijd zijn als volgt. Van voortzetting is sprake als u binnen 3 maanden na beëindiging van een arbeidscontract voor bepaalde tijd met dezelfde werknemer opnieuw een contract voor bepaalde tijd aangaat. Ook als er precies 3 maanden tussen ligt is er sprake van “voortzetting”. Voortzetting kan een bewuste keus zijn, bijvoorbeeld omdat er tijdelijk nog werk is of als beide partijen zich nog niet voor onbepaalde tijd willen binden.
14
Stilzwijgende voortzetting
Het komt ook voor dat het contract zonder verdere afspraken wordt voortgezet. In dat geval is sprake van stilzwijgende voortzetting. Een stilzwijgend voortgezet contract voor bepaalde tijd wordt volgens de wet telkens tegen dezelfde voorwaarden en nog eens voor eenzelfde periode met een maximum van een jaar voortgezet. Een voortgezet dienstverband voor bepaalde tijd eindigt van rechtswege. Toch kunt u dienstverbanden voor bepaalde tijd niet onbeperkt voortzetten. De wet stelt grenzen. Bij overschrijding ontstaat er automatisch een contract voor onbepaalde tijd. Dit is het geval als: a. meer dan 3 arbeidsovereenkomsten elkaar opvolgen met tussenpozen van niet meer dan 3 maanden; b. de arbeidsovereenkomsten elkaar hebben opgevolgd in een periode van 36 maanden of langer met tussenpozen van niet meer dan 3 maanden. De volgende voorbeelden maken duidelijk hoe de nieuwe wet werkt.
Voorbeelden voortzetting contract voor bepaalde tijd U neemt een medewerker aan van 1 januari tot en met 30 april. Daarna biedt u hem een contract aan dat loopt van 1 juni tot en met 15 september. Op 1 oktober wordt het contract weer voortgezet tot 31 januari. Op 31 januari eindigt het contract van rechtswege. U heeft het contract maar 2 keer voortgezet. Zelfde voorbeeld als voorbeeld 1. Op 1 april neemt u die werknemer weer aan voor een periode van 6 maanden. Nu is er sprake van meer dan 3 contracten die elkaar binnen 3 maanden opvolgen. Volgens de wet is er nu een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Zelfde voorbeeld als 2. Het verschil is dat u de medewerker niet op 1 april maar op 1 juli aanneemt voor een periode van 4 maanden. In dat geval kan het contract weer van rechtswege eindigen, omdat de periode tussen de laatste 2 contracten langer dan 3 maanden was. U neemt een medewerker aan van 1 januari 2004 tot en met 31 december 2004. Per 2 januari 2005 zet u het contract voort met nog eens een jaar. Op 31 december 2005 loopt ook dit contract af. Vervolgens neemt u hem weer per 1 maart 2006 in dienst voor een periode van 1 jaar. Er is dan een contract voor onbepaalde tijd ontstaan, omdat de totale periode waarin hij werkzaam is langer dan 36 maanden is en de arbeidsovereenkomsten steeds binnen 3 maanden worden voortgezet.
Er is nog een regel, namelijk dat een contract dat 36 maanden of langer duurt, aansluitend maar éénmaal mag worden verlengd en wel voor een periode van maximaal 3 maanden. Bij een verlenging die niet aan deze voorwaarden voldoet ontstaat automatisch een contract voor onbepaalde tijd. 3.5 Contract met flexibele arbeidsduur Mede als gevolg van de ruimere openingstijden neemt de behoefte aan flexibel inzetbaar personeel toe. Steeds meer werkgevers in de detailhandel gaan er dan ook toe over om in plaats van een vast aantal uren per week een flexibele arbeidsduur af te spreken. Wel wordt afgesproken dat de werknemer over een bepaalde periode gerekend een gemiddeld aantal uren per week zal werken. Dat kan bijvoorbeeld gemiddeld 38, 36, 32, 24, 20 of 16 uur zijn. Weken waarin de werknemer meer dan het gemiddelde werkt worden afgewisseld met weken waarin minder uren worden gewerkt. Het aantal weken waarover het weekgemiddelde berekend wordt, varieert. Er zijn bedrijven die uitgaan van 2 weken; andere bedrijven kiezen een periode van 4 of 12 weken. Er zijn ook bedrijven die afspreken dat er tijdens de seizoenspieken meer èn buiten de seizoenspieken juist minder uren worden gewerkt. Daarnaast zien we in veel bedrijven dat men de parttimers vraagt om tijdelijk meer uren te werken, bijvoorbeeld bij vakanties of ziekte van collega’s. Voorbeeld
Elly werkt gemiddeld 20 uur. Zij heeft op woensdag en vrijdag haar vaste diensten. Daarnaast wordt ze op maandagen en zaterdagen ingeroosterd. Er zijn weken dat ze maar 16 uur werkt. Op dinsdag en donderdag werkt Elly niet. Dan kan ze ook niet vanwege haar privé-verplichtingen. Er zijn weken dat ze 24 uur werkt. Volgens afspraak controleren Elly en haar werkgever per periode van 12 weken hoeveel uren werkelijk gewerkt zijn en worden nieuwe afspraken voor de komende periode gemaakt. Met een tijdregistratieformu-
15
lier worden de gewerkte uren, de opgebouwde en de genoten vakantie- en verlofuren bijgehouden. Daarnaast worden eventuele ziekte-uren en buitengewoon verlofuren bijgehouden. Met Elly is ook afgesproken dat zij tijdens de seizoenspieken meer uren zal werken en dat zij bij ziekte van haar collega waar mogelijk zal invallen. In overleg wordt bepaald of deze extra uren worden uitbetaald of dat er compensatie in vrije tijd zal plaatsvinden. Soms is het pas op de dag zelf bekend, dat er extra menskracht nodig is. Om eventuele misverstanden hierover te voorkomen is met Elly afgesproken dat zij niet verplicht is gehoor te geven aan een verzoek om extra diensten te maken als de periode tussen oproep en begin van de werkzaamheden korter is dan 24 uur. Bij ziekte van Elly vindt loondoorbetaling plaats op basis van een gemiddelde arbeidsduur van 20 uur. De afspraken over de flexibele arbeidsduur en werktijden dient u schriftelijk te bevestigen. Het advies is om daarbij goed te controleren welke regels volgens de CAO van toepassing zijn in verband met de opbouw van vakantierechten, verrekening van de arbeidsduurverkorting en de loondoorbetaling bij ziekte. U kunt dit bijvoorbeeld als volgt vastleggen:
Voorbeeld bevestiging afspraken flexibele arbeidsduur: aangepaste onderwerpen De arbeidsduur bedraagt (...) uren per week gemiddeld, berekend over een periode van (...) weken. 1. De werkzaamheden worden uitgevoerd na inroostering en in uitzonderingsgevallen na oproep. De werknemer is beschikbaar voor werkzaamheden op de volgende dagen en tijden: maandag: ........................... dinsdag: ........................... enzovoort 2. De werknemer is gehouden aan een oproep gehoor te geven, tenzij tussen oproep en het begin van de werkzaamheden minder dan .. uren (bijv. 24 of 48 uur) is gelegen. 3. De werknemer bouwt vakantierechten op naar rato van het aantal gewerkte uren, conform CAO.
N.B. Overige afspraken kunnen eruitzien zoals in het model van de schriftelijke aanstelling uit paragraaf 2.1., vermeld onder de punten 1 t/m 6 en 10 t/m 14.
3.6
Oproepkrachten en hulpkrachten
Voor flexibele arbeidskrachten zoals oproepkrachten is de rechtspositie als volgt. Een oproepkracht is iemand die wegens tijdelijke drukte of om andere redenen na oproep werkzaam is. Een oproepkracht heeft doorgaans een onregelmatig arbeidspatroon. Daarbij komt dat het meestal niet voorspelbaar is wanneer en voor hoeveel uren u de oproepkracht nodig heeft. Soms is het onduidelijk of er wel of geen sprake is van een arbeidsovereenkomst. Zolang de oproepkracht nog maar korte tijd werkt, heeft deze een aanmerkelijk slechtere rechtspositie dan de andere categorieën werknemers. Dat wordt echter anders zodra de oproepkracht 3 maanden bij dezelfde werkgever heeft gewerkt. Na 3 maanden arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
Volgens de wet is het aannemelijk dat er een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bestaat als de flexibele arbeidskracht gedurende 3 opeenvolgende maanden of langer regelmatig, wekelijks werkte of in elke maand tenminste 20 uren werkte. Een oproepkracht, hulpkracht of invalkracht die aan deze criteria voldoet krijgt daarmee dezelfde rechten als een ‘gewone’ werknemer met een flexibele arbeidsduur. Recht op loon en werk, gerekend over een periode van 3 maanden
De wet geeft ook een regel voor de gemiddelde arbeidsduur, waarop de werknemer recht heeft: het gemiddeld aantal uren per maand gerekend over de 3 voorafgaande maanden. En daarmee heeft deze werknemer recht op een loon dat gebaseerd is op de gemiddelde arbeidsduur over de 3 voorafgaande maanden.
16
Werknemer moet claimen
Het is aan de flexibele arbeidskracht om te bepalen of hij zijn recht op een arbeidsovereenkomst en de daaraan verbonden rechten wil claimen. Alhoewel dit ook mondeling kan, is een schriftelijke claim voor de hand liggend. Werkgever kan claim eventueel weerleggen
Een claim van een flexibele arbeidskracht is weerlegbaar. Dit betekent dat de werkgever een claim van de werknemer niet hoeft te honoreren als hij het bewijs levert dat het vermoede bestaan van de arbeidsovereenkomst of de vermoede omvang van de arbeidsduur niet terecht is. Recht op 3 uur werken/loon per dienst of oproep
Een andere regel is dat sommige categorieën flexibele werknemers een aanspraak op tenminste drie uur loon kunnen maken per oproep, ook al is korter gewerkt. Deze regel is van toepassing op werknemers die een contract hebben voor minder dan 15 uur gemiddeld per week èn die geen (eenduidig vastgelegde) vaste werktijden hebben. Werknemers die een contract hebben voor 15 of meer uren gemiddeld per week, hebben dit recht dus niet. Ook werknemers die een 1- of 2- uurs-dienst op vaste dagen en tijden draaien, zoals schappenvullers en schoonmakers, hebben geen aanspraak op 3 uren loon.
Voorbeelden gevolgen nieuwe regels voor oproepkrachten: Oproepkrachten: week 1 week 2 week 3 week 4 week 5 week 6 week 7 week 8 week 9 week 10 week 11 week 12 week 13
Marie 12 6 16 16 16 20 16 12 16 16 8 16 12
Jelleke 12 4 3 6 6 8 2 6 8 4 6
Jan 12 4 2 12 4 8 -
Marie werkte in de afgelopen 13 weken 182 uur, gemiddeld 14 uur per week en heeft daarmee een recht op loon en arbeid van 14 uur gemiddeld per week. Jelleke werkte in de afgelopen 13 weken 65 uur. Zij werkte niet wekelijks, maar heeft op grond van het feit dat zij maandelijks tenminste 20 uren arbeid verrichtte recht op arbeid en loon van gemiddeld 5 uur per week. In week 8 werkte Jelleke 2 uur. Voor die oproep heeft zij recht op 3 uur loon. Jan werkte in de afgelopen 13 weken 42 uur; hij werkte niet wekelijks en per maand minder dan 20 uren. Er is sprake van incidentele arbeid. In week 3 werkte Jan 2 uur. Voor die oproep/dienst heeft Jan recht op 3 uur loon.
Geen arbeid, wel loon
Volgens de wet heeft de werkgever de plicht om het naar tijdruimte afgesproken loon van de werknemer door te betalen voor het geval de werknemer de overeengekomen arbeid niet heeft kunnen verrichten en de oorzaak daarvan redelijkerwijs voor rekening van de werkgever is. Dat betekent dat de werkgever het loon moet doorbetalen als er geen werk voorhanden is. Het risico ligt bij de werkgever. De wet staat toe om van deze regel af te wijken. Op basis van een schriftelijke overeenkomst met de werknemer of bij reglement kan het risico bij de werknemer gelegd worden. Het verleggen van dit risico is kenmerkend voor de contracten die met de oproepkracht worden afgesproken. In de vorm van schriftelijke contracten met namen zoals ‘het contract met uitgestelde prestatieplicht’ of ‘het nul-urencontract’, neemt men de clausule op dat het betreffende wetsartikel niet van toepassing is.
17
De wet begrenst de toepassing van deze clausule echter tot een periode van maximaal de eerste 6 maanden van de arbeidsovereenkomst. Die periode van maximaal 6 maanden geldt ook bij voortgezette arbeidsovereenkomsten. Een voorbeeld:
Karel werkt 3 maanden en daarna 14 dagen niet; vervolgens werkt hij weer 2 maanden en dan weer 1 maand niet; Karel krijgt vervolgens een contract voor 3 maanden bij dezelfde werkgever aangeboden. Van deze nieuwe periode van 3 maanden kan de werkgever van Karel voor nog maximaal 1 maand bedingen dat Karel geen recht heeft op loon bij het ontbreken van werk. Duidelijke afspraken maken
Wij adviseren u met flexibele arbeidskrachten heldere afspraken te maken over: • de dagen en tijden waarop de werknemer beschikbaar is voor werk; • de verplichting om gehoor te geven aan een oproep; • of sprake is van incidenteel oproepwerk of dat er regelmatig zal worden opgeroepen; • de procedure van ziekmelding en de loondoorbetaling bij ziekte; • òf en voor wèlke periode u afspreekt dat er geen loon wordt betaald bij het ontbreken van werk.
18
3.7 Leerlingen en stagiaires Veel bedrijven werken met leerlingen en stagiairs die een opleiding volgen in het kader van het middelbaar of hoger beroepsonderwijs. Leerlingen in het middelbaar beroepsonderwijs kunnen twee leerwegen volgen, de beroepsopleidende leerweg (BOL) of de beroepsbegeleidende leerweg (BBL). De opleiding van een leerling via de BOL vindt grotendeels in de school plaats (theoriecomponent), maar tenminste 20% van de studie moet aan praktijkvorming worden besteed (praktijkcomponent). In de opleiding via de BBL bedraagt de praktijkcomponent tenminste 60%. Bij detailhandelsopleidingen gaat het zelfs om 80%: 4 dagen werken in een winkelbedrijf en 1 dag naar school. De BBL-opleiding is per 1 januari 1996 in de plaats gekomen van de opleidingen in het kader van het leerlingstelsel. Om BOL- of BBL-leerlingen te mogen aannemen moet uw bedrijf erkend zijn als leerplaats of stage biedend bedrijf. Belangrijkste criteria voor erkenning zijn dat de leerling in het bedrijf de vereiste praktijkvaardigheden kan aanleren en dat in het bedrijf een praktijkopleider (bijvoorbeeld de ondernemer of verkoopchef) aanwezig is, die de leerling kan begeleiden en beoordelen. De BOL-leerling heeft gedurende de praktijkvorming (stage) in het bedrijf uitsluitend een leerlingenstatus. De BBL-leerling heeft naast de leerlingenstatus bovendien een werknemerstatus. In de praktijk levert dit aanmerkelijke verschillen op. De BOL-leerling heeft gedurende de stage recht op kinderbijslag of studiefinanciering. De rechten en plichten van de leerling-stagiair, het leerbedrijf en de school zijn vastgelegd in een stageovereenkomst. De school heeft hiervoor standaardcontracten. De BBL-leerling is bovendien werknemer in het bedrijf. De leerling-werknemer heeft daarom op grond van de arbeidsovereenkomst recht op loon en dergelijke. Voor het vastleggen van de afspraken met een BBL-leerling kunt u gebruikmaken van de volgende voorbeeldtekst.
Werkgever (...) gevestigd te (...) en de heer/mevrouw (...) , geboren op (...), wonende te (...) verklaren de volgende arbeidsovereenkomst te zijn aangegaan: 1.
De arbeidsovereenkomst vangt aan op (...) en wordt aangegaan voor de duur van de tegelijkertijd afgesloten beroepspraktijkvormingsovereenkomst in het kader van de beroepsbegeleidende leerweg, zoals bedoeld in de Wet educatie beroepsonderwijs. De arbeidsovereenkomst eindigt in ieder geval van rechtswege op (...) (datum waarop de beroepspraktijkvormingsovereenkomst zal eindigen invullen), dan wel tegen het einde van de dag waarop de beroepspraktijkvormingsovereenkomst rechtmatig is beëindigd. Ongeacht andere mogelijkheden van tussentijdse beëindiging kan deze overeenkomst tussentijds, na verkregen opzegging van het CWI worden opgezegd en beëindigd.
2.
Partijen zullen naar beste vermogen alle verplichtingen nakomen, welke voor hen voortvloeien uit deze overeenkomst en de leerovereenkomst en redelijkerwijs alles doen om de opleiding met goed gevolg te kunnen afsluiten.
3.
De arbeidstijd bedraagt gemiddeld (...) uur per week.
4.
De werknemer is als leerling ingedeeld in functiegroep (...). Het loon bedraagt (...) bruto per (...).
Hierna kunt u vervolgen met andere voorwaarden naar het voorbeeld van de modelaanstellingsbrief. Aldus opgetekend en opgemaakt te (...) op (...) Handtekening werkgever
Handtekening werknemer
19
4
Bijzondere bedingen en disciplinaire maatregelen
Soms hebben werkgever en werknemer de behoefte om een aantal bijzondere bepalingen op te nemen in de arbeidsovereenkomst, zoals een concurrentiebeding, een beding nevenarbeid, een geheimhoudingsbeding, een beding omtrent de eigendommen van de werkgever, een boetebeding of een studiekostenregeling. Welke regels gelden voor het opstellen van dergelijke bedingen en regelingen staan in dit hoofdstuk. De boete is een vorm van sanctie. Op de vraag welke disciplinaire maatregelen en sancties mogelijk zijn gaan we aan het eind van dit hoofdstuk in. 4.1 Concurrentiebeding Onder een concurrentiebeding verstaan we een beperking van de bevoegdheid van de werknemer om gedurende een bepaalde tijd na het einde van het dienstverband werkzaam te zijn in een bepaald beroep, branche of gebied. Een concurrentiebeding kunt u uitsluitend met een meerderjarige aangaan. De vorm dient schriftelijk te zijn, dus vastgelegd in een (bijlage bij de) arbeidsovereenkomst of in een aparte brief. De rechter kan een concurrentiebeding matigen of aan de werknemer een vergoeding terzake toekennen, als de werknemer te zeer benadeeld wordt door het beding. De werknemer mag niet onevenredig zwaar in zijn (arbeids)vrijheid worden beperkt door het concurrentiebeding. Het concurrentiebeding dient de volgende bepalingen te bevatten: • voor welke soort werkzaamheden het concurrentiebeding geldt; • gedurende welke periode na beëindiging van het dienstverband het concurrentiebeding geldt; • binnen welk gebied; • de boete per dag bij overtreding.
Voorbeeldtekst concurrentiebeding ‘Het is de werknemer verboden binnen een tijdvak van (...) jaar/maanden na beëindiging van de dienstbetrekking zelf binnen een kring met het perceel waar werknemer zijn werkzaamheden verrichtte als middelpunt en met een straal van (...) km, in enigerlei vorm een zaak, gelijk, gelijksoortig of aanverwant aan die van werkgever, te vestigen, te drijven of te doen drijven, hetzij direct, hetzij indirect, alsook financieel, in welke vorm ook bij een dergelijke zaak belang te hebben, direct of indirect, of daarin of daarvoor op enigerlei wijze werkzaam te zijn, hetzij tegen vergoeding, hetzij om niet of daarin aandeel van welke aard ook te hebben. Bij overtreding van het hierboven omschreven verbod verbeurt werknemer ten gunste van (…) een dadelijk opvorderbare boete van (...) voor elke dag dat werknemer in overtreding is, of maakt de werkgever gebruik van zijn recht om volledige schadevergoeding te vorderen.
Aanpassen van beding kan nodig zijn als een wijziging in de functie meebrengt, dat het concurrentiebeding aanmerkelijk zwaarder op de medewerker gaat drukken. In dat geval dient u het concurrentiebeding opnieuw schriftelijk overeen te komen. Aanpassing van het concurrentiebeding is ook aan te bevelen bij belangrijke wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten. Een nieuw concurrentiebeding is ook nodig met de werknemers van een bedrijf dat u overneemt. Bij ontslag tijdens de proeftijd kan de werknemer gehouden worden aan het concurrentiebeding. De kans is echter groot dat de rechter het beding buiten werking zal stellen. Al enkele jaren ligt er een wetsvoorstel om de regels over het concurrentiebeding aan te scherpen. Onderdeel van de plannen is onder andere dat een concurrentiebeding een maximale geldigheidsduur heeft van een jaar en dat de werkgever verplicht wordt de werknemer een vergoeding te betalen in ruil voor de beperking van zijn arbeidskeuze. Bij het schrijven van deze brochure is onduidelijk of en zo ja wanneer het wetsvoorstel van kracht wordt. 4.2 Nevenarbeid In principe moet u nevenarbeid toestaan, zoals bestuursfuncties, vrijwilligerswerk en dergelijke. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarin het bedrijf direct of indirect schade kan oplopen door de nevenwerk-
20
zaamheden van de werknemer, zoals bij voorbeeld de werknemer die in zijn vrije tijd uw concurrent is of de werknemer die zoveel arbeid in zijn vrije tijd uitvoert, dat het ten koste gaat van zijn arbeidsvermogen voor uw bedrijf. Het beding nevenarbeid heeft tot doel om dergelijke onwenselijke situaties te voorkomen. In het beding staat dat de werknemer vooraf toestemming nodig heeft voor het verrichten van nevenwerkzaamheden die concurrerend zijn en wat de gevolgen zijn als de werknemer zich niet aan de regels van het beding houdt. Bij eventuele geschillen beslist de kantonrechter.
Voorbeeldtekst beding nevenarbeid a. De werknemer verplicht zich te onthouden van gelijksoortige werkzaamheden voor een andere werkgever, dan wel voor eigen rekening, als het werk dat voor werkgever krachtens deze overeenkomst wordt verricht. b. Voor overige betaalde werkzaamheden voor derden en voor het zaken doen voor eigen rekening is de werknemer verplicht schriftelijk mededeling te doen en toestemming te vragen aan de werkgever. De werkgever zal geen bezwaar maken tegen die arbeid zolang zij naar het oordeel van de werkgever niet door omvang en/of aard een beletsel dreigen te vormen om de eigen functie naar behoren te blijven vervullen. De werkgever kan aan zijn toestemming voorwaarden verbinden. c. Bij overtreding van het onder a en b gestelde verbeurt de werknemer ten gunste van (…) een boete van € (...) voor elke dag dat de overtreding voortduurt, of maakt de werkgever gebruik van zijn recht om volledige schadevergoeding te vorderen.
4.3
Geheimhoudingsbeding
Met werknemers die door hun werkzaamheden bekend raken met vertrouwelijke bedrijfsinformatie, kunt u een geheimhoudingsbeding overeenkomen. In dit beding vermeldt u dat het van toepassing is tijdens en na het dienstverband met uw onderneming. Mogelijke sancties op het niet nakomen van het geheimhoudingsbeding kunnen zijn een boete, ontslag op grond van een dringende reden of het schadeplichtig stellen van de werknemer.
Voorbeeldtekst geheimhoudingsbeding ‘De werknemer is tijdens en na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst tot volstrekte geheimhouding verplicht omtrent alle bedrijfsaangelegenheden in de ruimste zin van het woord, die hem op welke wijze dan ook ter kennis zijn gekomen. Bij overtreding van dit beding tijdens het dienstverband verbeurt de werknemer ten gunste van (…) een direct opvorderbare boete ter grootte van € (...) voor elke mededeling aan derden, direct of indirect, op welke wijze ook gedaan, inzake gegevens over de werkgever, of maakt de werkgever gebruik van zijn recht om volledige schadevergoeding te vorderen. Bij overtreding van dit beding na beëindiging van de arbeidsovereenkomst verbeurt de - op dat tijdstip - oud-werknemer ten gunste van de werkgever waarmee deze arbeidsovereenkomst is afgesloten een direct opvorderbare boete van € (...) voor elke mededeling aan derden, direct of indirect, op welke wijze dan ook gedaan, inzake gegevens over de huidige werkgever, of maakt de werkgever gebruik van zijn recht om volledige schadevergoeding te vorderen.’
Ook wanneer er geen speciaal beding is, rust er op de werknemer toch een zekere geheimhoudingsplicht. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de werkgever cijfers over de ontwikkeling van de marges en de winst aan de werknemer versterkt in het kader van een winstdelingsregeling. De werknemer wordt geacht deze bedrijfscijfers niet aan derden te verstrekken. Doet hij dat wel dan kan er sprake zijn van een onrechtmatige daad jegens de werkgever. 4.4 Beding omtrent eigendommen werkgever In de arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement kunt u uw personeel erop wijzen dat het door u aan de werknemer beschikbaar gestelde materieel, materialen en bescheiden uw eigendom zijn en dat zonder uw toestemming privé-gebruik of het ter inzage geven van of in bruikleen geven aan derden verboden is. Tevens kunt u opnemen dat bij de beëindiging of zoveel eerder als door de werkgever wordt gevraagd, de eigendommen van de werkgever weer ter beschikking worden gesteld.
21
Voorbeeldtekst beding eigendommen werkgever ‘Alle materialen, zoals gereedschappen, schrijfgerei, computer, draagbare telefoon enzovoort, die aan werknemer ter beschikking zijn gesteld, zijn en blijven eigendom van de werkgever. Het is verboden deze materialen voor privé-gebruik aan te wenden, anders dan met de uitdrukkelijke toestemming van de werkgever. Alle eigendommen van het bedrijf dienen ongevraagd bij het beëindigen van het dienstverband of zoveel eerder als dat door de werkgever wordt verlangd, onmiddellijk aan de werkgever ter beschikking te worden gesteld.’
4.5
Studiekostenregeling
U kunt een studiekostenregeling overeenkomen als u de werknemer de gelegenheid biedt om een kostbare, (langlopende) opleiding te volgen en u deze opleiding ook bekostigt. Door de opleiding vergroot de werknemer niet alleen zijn kennis en vaardigheden; de opleiding draagt ook bij aan zijn/haar arbeidsmarktwaarde. Als bedrijf vergoedt u dan de kosten, maar verbindt er de clausule aan dat de werknemer de kosten geheel of gedeeltelijk terugbetaalt als hij voortijdig met de opleiding stopt of hij binnen een bepaalde periode na het behalen van het diploma ontslag neemt.
Voorbeeldtekst studiekostenregeling De werknemer volgt met ingang van (...) tot (…) de opleiding (...) aan de (...) te (...) De werknemer komt in aanmerking voor de volgende studie/opleidingsvoorzieningen: 1. a. b. c.
Vergoeding kosten: een vergoeding van (...%) van de lesgelden; een vergoeding van (...%) van de tentamen en examengelden; een vergoeding van (…%) van de kosten die verband houden met de opleiding, zoals boeken en lesmaterialen (onder overlegging van de studiegids) en reiskosten. Bovengenoemde kosten worden op basis van declaraties vergoed. 2. a.
b.
c.
Voorwaarden: indien de werknemer zonder gegronde redenen voortijdig stopt met de studie, tijdens de studie uit dienst treedt of de studie niet binnen een redelijke termijn afrondt, dient hij/zij de ontvangen vergoedingen terug te betalen; indien de werknemer kan aantonen dat hij/zij onverhoopt ten gevolge van bijzondere omstandigheden van persoonlijke of zakelijke aard redelijkerwijze verhinderd is om de studie met succes te voltooien, is de werkgever bereid de werknemer geheel of gedeeltelijk te ontslaan van de verplichting om de ontvangen vergoedingen terug te betalen; indien de werknemer binnen 1 jaar na afronding van de opleiding/het behalen van het diploma ontslag neemt, is de werknemer verplicht 2/3 deel van de onder 1 vergoede kosten aan de werkgever te betalen; bij een ontslagname binnen 2 jaar na afronding van de opleiding of het behalen van het diploma betaalt de werknemer 1/3 deel van de vergoede kosten.
Aldus overeengekomen en getekend te (...) op (...) Handtekening werkgever
22
Handtekening werknemer
4.6 Disciplinaire maatregelen/sancties U mag, op grond van de gezagsverhouding, disciplinaire maatregelen nemen tegenover medewerkers die hun verplichtingen niet of maar gedeeltelijk nakomen. Voorbeelden van disciplinaire maatregelen zijn de berisping of een schriftelijke waarschuwing. Zwaardere sancties zijn bijvoorbeeld looninhouding en boete. Disciplinaire maatregelen mogen niet lichtvaardig worden genomen. Er moeten goede gronden voor bestaan. De waarschuwing
De waarschuwing heeft tot doel de werknemer te waarschuwen onder het motto ‘een gewaarschuwd mens telt voor twee’. De waarschuwing geeft u mondeling en bevestigt u schriftelijk. Een voorbeeldtekst van een berisping of waarschuwing is:
Voorbeeldtekst berisping of waarschuwing Hierbij bevestigen wij het gesprek dat wij op (...) met u voerden over uw functioneren. In het gesprek hebben wij vastgesteld dat u onvoldoende functioneert op de volgende punten: ...................................................... ....................................................... Voorbeelden: meerdere malen te laat komen (hoe vaak, wanneer en hoeveel tijd en met welke reden); gebrekkige uitvoering van taken (fouten specificeren); onfatsoenlijk en negatief gedrag jegens klanten, collega’s of leidinggevenden (duidelijke voorbeelden noemen); gebrek aan inzet/werkweigering (concreet zijn: wanneer, voor welke taak of opdracht en op grond van welke reden werk werd geweigerd).
Berisping Wij spraken af dat u uw functioneren op deze punten zult verbeteren. Om dit te controleren zullen wij op (...)/ na (...) weken weer een gesprek met u voeren. Waarschuwing Wij spraken af dat u uw functioneren op deze punten moet verbeteren. Na (...) weken zullen wij opnieuw uw functioneren beoordelen. Mocht u dan nog steeds onvoldoende functioneren, dan zullen wij verdergaande maatregelen in overweging nemen. In het uiterste geval betekent dit (...). Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben ingelicht. Aldus opgemaakt en getekend te (...) op (...) Namens werkgever, (...)
Werknemer, (...)
Voor akkoord/ voor gezien (...) Handtekening werknemer
Boete
Een boete is een geldbedrag dat als een straf wordt opgelegd aan een werknemer. Het opleggen van een boete is gebonden aan strenge wettelijke eisen: • Een boetebeding dient schriftelijk te worden overeengekomen in de arbeidsovereenkomst. • De voorschriften waarop bij overtreding een boete wordt gesteld dienen nauwkeurig omschreven te zijn, evenals de hoogte van de boete per overtreding. • De bestemming van de boete moet nauwkeurig vermeld zijn: de boete dient ten voordeel te komen van een goed doel; de boete mag niet ten goede komen aan de werkgever of aan degene die namens de werkgever de boete oplegt.
23
• Binnen een week mag geen hoger bedrag aan gezamenlijke boetes worden opgelegd dan het loon voor een halve dag. • Een afzonderlijke boete mag niet hoger zijn dan een halve dag loon. • Een hogere boete is slechts toegestaan als de werknemer meer verdient dan het voor hem geldende minimumloon. In dat geval heeft de rechter de matigingsbevoegdheid. • Terzake van hetzelfde feit mag de werkgever niet tegelijkertijd een boete heffen en een schadevergoeding vorderen. De werkgever moet in dat geval kiezen. Loon inhouden
Loon inhouden is in bijzondere omstandigheden mogelijk, bijvoorbeeld voor de tijd dat de werknemer te laat met de werkzaamheden aanvangt. Van tevoren dient u duidelijke afspraken te maken over het waarom en in welke gevallen looninhouding zal plaatsvinden. Loon opschorten bij overtreding controlevoorschriften ziekte
De zieke werknemer moet zich houden aan de controlevoorschriften bij ziekte. Als de werknemer zich daar niet aan houdt, kunnen de Arbodienst en de werkgever niet vaststellen of de werknemer wel of niet ziek is. In dat geval mag de werkgever de loonbetaling opschorten. De werkgever dient de werknemer hierover wel terstond schriftelijk te informeren. Als later blijkt dat de werknemer niet ziek was, heeft de werknemer geen recht op loon. Als later blijkt dat de werknemer wel ziek was, moet het loon alsnog worden uitbetaald.
Voorbeeldtekst opschorten loonbetaling ‘U heeft zich ziek gemeld met ingang van (…). U heeft zich echter niet gehouden aan de voor u geldende controlevoorschiften, omdat u (…). Daarom is besloten met ingang van (…) de loonbetaling op te schorten’
Loon stopzetten bij niet meewerken aan reïntegratie
De arbeidsongeschikte werknemer is – evenals de werkgever – verplicht er alles aan te doen om de reïntegratie tot een succes te maken. Als de werknemer onvoldoende medewerking verleent, is de werkgever bevoegd de loonbetaling stop te zetten. De werkgever dient de werknemer hierover wel terstond schriftelijk te informeren. Onvoldoende medewerking bij reïntegratie kan ook een grond opleveren voor ontslag. Het ontslagverbod tijdens ziekte geldt dan niet.
Voorbeeldtekst stopzetten loonbetaling bij niet meewerken aan reïntegratie ‘U bent wettelijk verplicht medewerking te verlenen aan uw reïntegratie. U weigert echter uw medewerking, omdat u (…). Daarom is besloten met ingang van (…) de loonbetaling stop te zetten’
24
25
5
Aanvullende arbeidsvoorwaarden, huisregels en kostenvergoedingen
Als aanvulling op de CAO kunt u in uw bedrijf nog afspraken maken over aanvullende arbeidsvoorwaarden en huisregels die op alle werknemers uit uw bedrijf van toepassing zijn. 5.1 Aanvullende arbeidsvoorwaarden Aanvullende arbeidsvoorwaarden hebben betrekking op bijvoorbeeld een regeling over de werktijden en het inroosteren van de medewerkers, de mogelijkheid om deel te nemen aan de spaarloonregeling, de levensloopregeling, een collectieve ongevallen- en/of aansprakelijkheidsverzekering. Zoals u kunt lezen in paragraaf 2.5 is eenzijdige vaststelling, wijziging of intrekking van deze regelingen niet mogelijk. Er is overleg en instemming nodig van de individuele medewerkers. Daarnaast hebben bedrijven met een ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging of personeelsvergadering te maken met instemmings- of adviesbevoegdheid van dit orgaan op grond van de Wet op de ondernemingsraden. 5.2 Huisregels en ordevoorschriften In elk bedrijf zijn er voorschriften en instructies die van belang zijn voor de goede orde in het bedrijf. Hieraan hebben alle medewerkers zich als een goed werknemer te houden. Te denken valt aan voorschriften op het terrein van persoonlijke verzorging en presentatie, kleding, het aanvragen van verlof, het gebruikmaken van de telefoon voor privé-doeleinden, garderobe, kantine, veiligheid, schoonmaken en dergelijke. De medewerkers zijn verplicht de huisregels te volgen, op voorwaarde dat de voorschriften redelijk en billijk te zijn. Sommige voorschriften moet u schriftelijk geven, zoals de controlevoorschriften bij ziekte. Andere voorschriften kunt u zowel mondeling als schriftelijk verstrekken. Advies: Geef de belangrijkste regels en ordevoorschriften schriftelijk aan alle medewerkers. Dat bevordert de duidelijkheid.
De werknemer is gebonden aan de ordevoorschriften als u kunt verwachten dat hij van het bestaan van deze regels of voorschriften op de hoogte is. Ordevoorschriften kunt u eenzijdig vaststellen en wijzigen op grond van het werkgeversgezag, zolang zij redelijk en billijk zijn. Als een medewerker het niet eens is met de nieuwe voorschriften kan hij de kantonrechter vragen deze te toetsen aan de beginselen van redelijkheid en billijkheid. Bedrijfsreglement
Steeds meer bedrijven leggen de aanvullende arbeidsvoorwaarden en huisregels in een schriftelijk bedrijfsreglement vast. Zo’n reglement wordt ook wel personeelsreglement of winkelreglement genoemd. Alle medewerkers ontvangen een exemplaar daarvan. Vanwege de rechtszekerheid verdient het aanbeveling de medewerkers te vragen voor ontvangst van het reglement te tekenen en hun schriftelijk akkoord te vragen. Die akkoordverklaring neemt u op als bijlage bij het arbeidscontract en stopt u in het personeelsdossier. Nieuwe medewerkers
Bij nieuwe medewerkers geeft u het reglement samen met het arbeidscontract, de CAO en eventuele formulieren. In het arbeidscontract legt u vast dat de werknemer het reglement heeft ontvangen en hij/zij zich met het reglement verbindt. Dagtekenen
Het verdient aanbeveling het reglement van een dagtekening te voorzien. Dit geldt ook ten aanzien van wijzigingen. Wijzigingen kunt u opnemen in een aparte bijlage. Een andere mogelijkheid is om te werken met een losbladig systeem met gecodeerde en gedagtekende bladzijden. Bij wijzigingen vervangt u de betreffende pagina(’s). In de bijlage achter in de brochure vindt u een aantal voorbeelden van bedrijfsregels. De gedragsregels ziekteverzuim staan in de brochure ‘Arbozorg en verzuimbeleid in de detailhandel’. 5.3 Vergoedingen en voorzieningen U kunt uw medewerkers een vergoeding toekennen voor kosten die zij maken voor de uitoefening van de functie, bijvoorbeeld een kilometervergoeding voor het gebruik van de eigen auto voor zakelijk gebruik, een telefoon- of studiekostenvergoeding.
26
Een onkostenvergoeding valt in principe niet onder het begrip ‘loon’, zolang het gaat om een vergoeding van werkelijk gemaakte kosten. Geeft u een hoge vergoeding, die niet in verhouding staat met de werkelijk gemaakte kosten, dan is er voor het bovenmatig deel van de vergoeding sprake van loon. Over dat deel moet u belasting en premies inhouden. Bij voorzieningen kan worden gedacht aan een kantine waarin u koffie, soep, broodjes en maaltijden aanbiedt tegen kostprijs. Consumpties tijdens werktijd mogen vrij worden verstrekt. Voor maaltijden geldt een speciale fiscale regeling. Vergoedingen en voorzieningen zijn in beginsel geen arbeidsvoorwaarden. De werkgever kan deze zaken eenzijdig wijzigen, onder voorwaarde dat een en ander redelijk en billijk is. Het verdient aanbeveling duidelijk af te spreken: • waartoe de vergoeding strekt; • onder welke voorwaarden deze kan worden genoten (bijvoorbeeld te relateren aan de uitoefening van de functie); • dat de werkgever vaststelt wat een redelijke vergoeding is (gelet op de bedrijfsomstandigheden en bedrijfsbelang en rekening houdend met het belastingregime); • dat de werkgever nadere voorwaarden kan stellen aan het gebruik van de voorziening (zakelijk en privé) en dat deze bij opheffing niet vanzelfsprekend gecompenseerd zal worden; • dat de werkgever kan bepalen welke niveau de voorziening heeft (bijvoorbeeld een kleine of grote bedrijfsauto). Advies: • Spreek altijd bruto vergoedingen af. • Maak gebruik van declaratieformulieren met kostenspecificaties/bewijsmateriaal. • Pas op fiscale gevolgen; raadpleeg uw accountant of fiscaal adviseur.
27
Voorbeeldteksten van afspraken over vergoedingen Reiskosten woon-werkverkeer De werknemer heeft recht op een tegemoetkoming in de reiskosten, die gerelateerd is aan de afstand woonwerkverkeer, mits passend binnen de door de fiscus gehanteerde normbedragen. Bij een verhuizing naar een verder gelegen woonplaats is het ter bepaling van de werkgever of de reiskostenvergoeding zal worden aangepast in verband met de langere afstand. Reiskosten zakelijk verkeer De werknemer heeft recht op een vergoeding van kosten openbaar vervoer (...) klasse, € (...) per kilometer voor het gebruik van de eigen auto of € (...) per kilometer voor het gebruik van de eigen fiets voor het maken van dienstreizen, mits passend binnen de door de fiscus gehanteerde normbedragen. Betaling van de vergoeding vindt plaats op declaratiebasis. Telefoon De werknemer heeft recht op een vergoeding voor uit hoofde van zijn functie te maken kosten met zijn/haar privé-telefoon, mits passend binnen de door de fiscus gehanteerde normbedragen. De kosten zullen op basis van declaratie worden vergoed. of De vergoeding bestaat uit een vaste vergoeding van € (...) per maand. De meerkosten zullen op basis van een declaratie worden vergoed. Kleding Ten behoeve van de uitoefening van de functie ontvangt de werknemer een kledingvergoeding ten bedrage van (...) per maand. De kleding dient te voldoen aan de kledingvoorschriften, die vermeld staan in het bedrijfsreglement. Gereedschappen/kantoormiddelen De werknemer ontvangt uit hoofde van zijn functie een vergoeding voor de aanschaf, het gebruik en het onderhoud van gereedschappen/kantoormiddelen ter hoogte van € (...) per maand. De betreffende gereedschappen/kantoormiddelen zijn gespecificeerd in een bijlage bij deze overeenkomst. Representatie-/verblijfkosten De werkgever vergoedt de werknemer op declaratiebasis de kosten die werknemer maakt bij de uitoefening van de functie die te maken hebben met representatie-, onderweg-, verblijfs- en overnachtingskosten op declaratiebasis , mits passend binnen de door de fiscus gehanteerde normbedragen.. Maaltijdvergoeding De werknemer die voor (...) uur begint en op de koopavond doorwerkt (of doorwerkt tot (...) uur) ontvangt een bruto maaltijdvergoeding van € (...) per keer. Bedrijfsauto Ten behoeve van de uitoefening van de functie krijgt de werknemer de beschikking over een bedrijfsauto. Een bedrijfsautoregeling is als bijlage toegevoegd. Privé-gebruik Als vaste kostenvergoeding voor privé-gebruik van de auto zal de werkgever € (...) per betalingsperiode op het loon van de werknemer inhouden.
28
6
Verlofvormen
De werknemer heeft naast de door betaalde vakantiedagen in bijzondere situaties ook recht op betaald of onbetaald verlof. In dit hoofdstuk vindt u de hoofdregels over die verschillende verlofvormen, die zijn opgenomen in de Wet arbeid en zorg. 6.1 Calamiteitenverlof De werknemer heeft recht op verlof voor een korte tijd, als hij de arbeid niet kan verrichten vanwege: • zeer bijzondere persoonlijke omstandigheden, zoals de bevalling van de partner van de werknemer of het overlijden of de begrafenis van een huisgenoot of een kind van de werknemer; hier kan ook worden gedacht aan de eerste opvang van een plotseling ziek kind of het regelen van een kapotte waterleiding; • een door de wet of overheid opgelegde verplichting, zoals het doen van aangifte van een geboorte of het optreden als getuige in een rechtszaak; • de uitoefening van het actief kiesrecht. Tijdens het calamiteitenverlof heeft de werknemer recht op doorbetaling van het loon. In de CAO is een afwijkende regeling mogelijk. 6.2 Kraamverlof De werknemer van wie de partner is bevallen heeft recht op twee dagen kraamverlof met behoud van loon. Het kraamverlof bestaat naast het recht om op grond van het calamiteitenverlof bij de bevalling aanwezig te zijn. Het kraamverlof kan worden opgenomen in de periode van vier weken na de bevalling. In de CAO is een afwijkende regeling mogelijk. 6.3 Zwangerschaps- en bevallingsverlof De zwangere werkneemster heeft recht op tenminste 16 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof. Het zwangerschapsverlof kan ingaan vanaf 6 weken voorafgaand aan de vermoedelijke datum van de bevalling. Na de bevalling is recht op 10 weken bevallingsverlof, vermeerderd met het aantal dagen dat het zwangerschapsverlof korter heeft geduurd dan 6 weken. De werkneemster levert tijdens dit verlof geen vakantiedagen in en de opbouw van vakantiedagen en vakantiegeld gaat gewoon door. Tijdens het zwangerschaps- en bevallingsverlof heeft de werkneemster recht op een uitkering op grond van de Wet arbeid en zorg ter hoogte van 100% van het dagloon. Minder werken tijdens zwangerschap
Als de medewerkster tijdens de zwangerschap minder wil gaan werken, heeft zij daar toestemming van de werkgever voor nodig. Als er een medische indicatie is om minder te gaan werken, heeft de werkneemster doorgaans recht op een gedeeltelijke (vangnet)ziekengelduitkering, te betalen door het UWV. Minder uren gaan werken na de bevalling
Sommige medewerksters willen minder gaan werken na de bevalling. Sinds 1 juli 2000 is de Wet aanpassing arbeidsduur van kracht waarin het recht van de werknemer wordt geregeld om meer of minder te gaan werken. U dient het verzoek in principe te honoreren, waarbij in overleg gezocht moet worden naar een redelijk aantal uren per week en passende werktijden. U hoeft aan het verzoek niet tegemoet te komen, als er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn die zich daartegen verzetten. Zie ook paragraaf 2.5. Advies: leg de afspraken goed vast. Borstvoeding
Van de werkgever wordt verwacht dat hij de werkneemster de gelegenheid geeft, haar kind borstvoeding te geven. De werkneemster behoudt tijdens deze onderbrekingen van haar werk recht op loon, maar daarbij geldt een maximum van een kwart van de arbeidsduur per dienst. Desgevraagd moet u een rustige ruimte beschikbaar stellen, waar moeder en kind ongestoord kunnen zitten. Wanneer in het bedrijf daarvoor geen geschikte ruimte is, kan het noodzakelijk zijn de voeding elders te geven, bijvoorbeeld bij de medewerkster thuis, wanneer zij op een beperkte reisafstand woont. 6.4 Adoptieverlof Een werknemer die een kind adopteert heeft binnen een periode van 18 weken recht op ten hoogste 4 weken verlof. Dit verlof kan worden opgenomen vanaf 2 weken voor de feitelijke adoptie. Het adoptieverlof is ook
29
30
van toepassing op de werknemer die duurzaam een pleegkind in zijn gezin opneemt. Tijdens het adoptieverlof heeft de werknemer recht op een uitkering op grond van de Wet arbeid en zorg ter hoogte van 100% van het dagloon. 6.5 Ouderschapsverlof Het wettelijk recht op ouderschapsverlof geldt voor werknemers die ten minste één jaar in dienst zijn van de huidige werkgever op het moment dat het verlof zal ingaan. Het verlof mag opgenomen worden voor kinderen tot 8 jaar. Voor ieder kind onder de 8 jaar kan de werknemer eenmaal ouderschapsverlof opnemen. Ook bij een tweeling of een drieling wordt het ouderschapsverlof per kind berekend. Om vast te stellen of iemand dit recht heeft, is de gezinssituatie op de datum van ingang van het verlof bepalend. Als de beide partners in loondienst werkzaam zijn, heeft ieder afzonderlijk recht op het ouderschapsverlof. De omvang van het verlof is afhankelijk van het aantal uren dat de werknemer per week werkt. Het totaal aantal uren ouderschapsverlof bedraagt de normale arbeidsduur per week, gerekend over 13 weken. Iemand met een normale arbeidsduur van 32 uur heeft recht op 13 x 32 = 416 uur. Standaardregel is dat het aantal uren verlof per week ten hoogste de helft van de normale arbeidsduur per week bedraagt. Het ouderschapsverlof duurt maximaal 6 maanden. Iemand die normaal 32 uur werkt heeft recht op maximaal 16 uur verlof per week. Wanneer een medewerker verlof aanvraagt volgens deze standaardregel mag u niet weigeren. Uw instemming is wel nodig als de werknemer van deze regel wil afwijken. Het verlof moet altijd in één afspraak worden vastgelegd. In principe bepaalt de werknemer de werk- en verloftijden of dagen. De werkgever kan tot 4 weken voordat het standaardverlof ingaat om een andere verdeling verzoeken. De werknemer moet dit verzoek serieus overwegen en deelt de werkgever daarna zijn beslissing mee. Om in aanmerking te komen voor het verlof moet de werknemer uiterlijk twee maanden voordat het verlof ingaat, schriftelijk melden dat hij/zij er gebruik van gaat maken, met ingang van wanneer, hoe het aantal verlof- en werkdagen wordt gespreid over de week en hoe lang de verlofperiode gaat duren. Alleen in bijzondere omstandigheden kan de werknemer terugkomen op de gemaakte verlofafspraken. Tijdens het ouderschapsverlof blijft de arbeidsovereenkomst onveranderd in stand. Dat betekent dat de opbouw van dienstjaren en pensioen gewoon doorlopen. Het loon wordt echter wel aangepast aan het aantal te werken uren per week in de verlofperiode. Tijdens de verlofuren worden geen vakantierechten opgebouwd. 6.6 Kortdurend zorgverlof De werknemer heeft recht op kortdurend zorgverlof in verband met de noodzakelijke verzorging van een zieke (eigen) ouder, partner of kind. De duur van het verlof bedraagt per periode van 12 achtereenvolgende kalendermaanden maximaal tweemaal de arbeidsduur per week. Dus een werknemer die 5 dagen per week werkt kan per 12 kalendermaanden 10 dagen zorgverlof opnemen. De werknemer moet het verlof melden bij de werkgever. De werkgever kan het verlof weigeren op grond van een zwaarwegend bedrijfsbelang dat zwaarder weegt dan het belang van de werknemer. Tijdens het zorgverlof heeft de werknemer recht op doorbetaling van 70% van het loon en tenminste op 100% van het minimumloon. In de CAO kan van het recht op kortdurend zorgverlof worden afgeweken. 6.7 Langdurend zorgverlof In geval van een levensbedreigende ziekte van een (eigen) ouder, de partner of een kind van de werknemer kan de werknemer gebruik maken van de mogelijkheid om langdurend zorgverlof op te nemen. De werkgever kan het verlof weigeren wegens een zwaarwegend bedrijfsbelang. De duur van het verlof bedraagt maximaal zesmaal de arbeidsduur per week binnen een periode van 12 weken. Dus een werknemer die 5 dagen per week werkt kan per 12 weken 30 dagen langdurig zorgverlof opnemen. Tijdens het langdurend zorgverlof is er geen recht op loon en ook geen recht op een uitkering.
31
7
Beëindiging van het dienstverband
In dit hoofdstuk zetten we de hoofdlijnen van het ontslagrecht uiteen. De beëindiging tijdens proeftijd en het dienstverband voor bepaalde tijd worden niet in dit hoofdstuk behandeld. Die informatie vindt u in de eerste hoofdstukken. 7.1 Beëindiging van rechtswege Een arbeidsovereenkomst eindigt van rechtswege wanneer de tijd is verstreken waarvoor de overeenkomst is aangegaan. Hiervan is sprake bij afloop van een (voortgezette) arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (zie hoofdstuk 3) en als daarover in het contract of in de CAO een afspraak is gemaakt, met ingang van de maand dat de werknemer gebruik gaat maken van het bij de werkgever opgebouwde pensioen. Daarnaast eindigt de arbeidsovereenkomst van rechtswege als de werknemer overlijdt. In dit geval moet u de loonaanspraken, waar de overleden werknemer recht op heeft aan de nabestaanden uitbetalen. Onder nabestaanden worden begrepen de echtgenoot of de partner waar overledene officieel mee samenwoonde. Als die er niet zijn, zijn de nabestaanden de eventuele minderjarige kinderen met wie overledene samenwoonde en waarvan de overledene in het onderhoud voorzag. De nabestaanden hebben ook recht op een overlijdensuitkering ter hoogte van het loon over de periode die loopt vanaf de dag na overlijden tot en met de laatste dag van de maand van overlijden. 7.2 Beëindiging met wederzijds goedvinden Als u en uw medewerker na rijp beraad en in overleg besluiten om het dienstverband per bepaalde datum te eindigen is sprake van wederzijds goedvinden. Om problemen achteraf te voorkomen adviseren wij u een schriftelijke verklaring op te stellen, door beide partijen ondertekend, waaruit blijkt dat er sprake is van wederzijds goedvinden. Voorzichtigheid en zorgvuldigheid zijn belangrijk, omdat uit de rechtspraak blijkt dat de rechter terughoudend is in het accepteren van een ontslag door de werknemer dan wel in het aannemen van een instemming met het ontslag van de werknemer. Bij een beëindiging met wederzijds goedvinden riskeert de werknemer een gehele weigering of aanmerkelijke strafkorting op zijn WW-uitkering. 7.3 Voorafgaande opzegging Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of een als zodanig aan te merken voortgezette arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, kan eenzijdig door voorafgaande opzegging worden beëindigd. Dit geldt voor de werkgever èn de werknemer. Degene die de dienstbetrekking opzegt, moet de andere partij desgevraagd schriftelijk laten weten wat de reden van opzegging is. Op grond van het Burgerlijk Wetboek gelden bij opzegging een aantal regels, zoals over de dag waartegen opgezegd mag worden, de opzegverboden, de opzegtermijn voor werkgever en werknemer. Bij opzegging is er ook een ontslagvergunning nodig. De werkgever heeft geen ontslagvergunning nodig voor een ontslag op staande voet, voor ontslag tijdens de proeftijd en voor ontslag tijdens faillissement. Een ontslagvergunning is ook niet nodig voor een arbeidsovereenkomst die door rechterlijk ingrijpen wordt ontbonden. Ook de werknemer heeft in deze gevallen geen ontslagvergunning nodig. De regels bij opzegging leggen we hierna uit. 7.3.1
Opzegverboden
In de volgende gevallen geldt voor de werkgever een opzegverbod: • Gedurende de tijd dat de werknemer ziek of arbeidsongeschikt is. • Pas na twee jaar ziekte/arbeidsongeschiktheid mag u opzeggen. U mag wel opzeggen als de medewerker ziek is geworden nadat u een ontslagvergunning hebt aangevraagd bij het CWI. • Tijdens de zwangerschap, in de periode van het bevallingsverlof en gedurende de eerste 6 weken na de werkhervatting. • Gedurende de periode dat de werknemer zijn dienstplicht of vervangende dienstplicht vervult. • Voor medewerkers die in het kader van de wettelijke geregelde medezeggenschap een actieve rol vervullen zoals OR-leden of leden van vaste commissies van de OR, leden van de personeelsvertegenwoordiging of een arbocommissie.
32
Voor een aantal van deze categorieën personeel geldt dat opzegging niet mogelijk is zonder een voorafgaande toestemming van de kantonrechter. In dit verband noemen we onder andere personeelsleden die kandidaat staan voor de OR of personeelsvertegenwoordiging of korter dan twee jaar geleden lid waren van de OR, de personeelsvertegenwoordiging en andere medezeggenschaps- en arbocommissies. • Wegens het lidmaatschap van een vakbond of deelname aan vakbondsvergaderingen of bijeenkomsten, tenzij die activiteiten in de arbeidstijd van de werknemer worden verricht zonder toestemming van de werkgever. • Voor werknemers die als wethouder of gedeputeerde vergaderingen bijwonen van de betreffende colleges. • Voor een werknemer die zijn/haar recht op ouderschapsverlof geldend maakt. Opzegging in strijd met een opzegverbod is ongeldig. De werknemer heeft maximaal twee maanden de tijd om een beroep op de ongeldigheid te doen. 7.3.2 Tijdstip van opzegging en opzegtermijnen Bij opzegging mag u de arbeidsovereenkomst tegen het einde van de maand beëindigen, rekening houdend met de geldende opzegtermijn. U mag van deze regel afwijken als daarvoor bij schriftelijke overeenkomst, reglement of door het gebruik een andere dag is aangewezen. De opzegtermijn die u als werkgever in acht moet nemen bedraagt: • 1 maand, bij een dienstverband dat op de dag van opzegging korter dan 5 jaren heeft geduurd; • 2 maanden, bij een dienstverband dat 5 jaren of langer, maar korter dan 10 jaren heeft geduurd; • 3 maanden, bij een dienstverband dat 10 jaren of langer, maar korter dan 15 jaren heeft geduurd; • 4 maanden, bij een dienstverband dat 15 jaren of langer heeft geduurd. De opzegtermijn voor de werknemer bedraagt 1 maand. In overleg mag een langere termijn worden afgesproken. Deze termijn mag niet langer dan 6 maanden zijn en voor de werkgever niet korter dan het dubbele van die van de werknemer. Bijvoorbeeld: als de werknemer een opzegtermijn van 2 maanden heeft, dan heeft de werkgever ten opzichte van de werknemer een opzegtermijn van 4 maanden. In de CAO kan hiervan worden afgeweken. Raadpleeg dus uw CAO. Nadat het CWI de ontslagvergunning heeft verleend, mag u de opzegtermijn met 1 maand verkorten. Het maakt daarbij niet uit hoelang het CWI over de behandeling heeft gedaan. De opzegtermijn die resteert bedraagt in alle gevallen tenminste 1 maand. Enkele voorbeelden hiervan:
1. Werknemer Karel is 3 jaar en 5 maanden in dienst. De wettelijke opzegtermijn bedraagt 1 maand. Deze termijn gaat in nadat u de ontslagvergunning ontvangen heeft en u daarna hebt opgezegd. 2. Werknemer Kelly werkt 8 jaar en 8 maanden bij uw bedrijf. De wettelijke opzegtermijn bedraagt 2 maanden. Stel dat de vergunning 6 weken na de aanvraag wordt afgegeven, dan mag 1 maand van de opzegtermijn worden verrekend met de termijn dat de procedure liep. Er blijft dan nog 1 maand opzegtermijn over. Deze gaat in nadat u de ontslagvergunning hebt ontvangen en hebt opgezegd.
Wanneer u of uw werknemer zich niet aan de opzegtermijn houdt, is sprake van onrechtmatig ontslag. De werknemer kan aan aanspraak maken op een schadevergoeding. Overgangsregel 45-plussers
Voor de opzegtermijn geldt één uitzondering. Werknemers die op 1 januari 1999 45 jaar of ouder waren en voor wie op dat tijdstip op grond van de oude regels een langere opzegtermijn geldt, blijven recht houden op die opzegtermijn, zolang zij bij die werkgever in dienst blijven. Er vindt na 1 januari 1999 dus geen verdere groei van de opzegtermijn plaats op basis van de oude regels. Voorbeeld:
Jan is 53 jaar en werkt al 22 jaar bij de huidige werkgever. De oude regeling houdt in: 1 week voor elk dienstjaar vanaf de meerderjarigheid met een maximum van 13 weken; 1 week voor elk dienstjaar vanaf het 45ste jaar van de werknemer, met een maximum van 13 weken. Op 1 januari 1999 heeft Jan volgens deze regeling recht op 21 weken (13 plus 8).
33
Volgens de nieuwe regeling bedraagt de opzegtermijn voor Jan maximaal 4 maanden. Volgens de overgangsregel behoudt Jan dus bij de huidige werkgever een opzegtermijn van 21 weken. Als Jan in 2006 wordt ontslagen, dan geldt een opzegtermijn van 21 weken. 7.4 Procedure aanvraag ontslagvergunning De procedure via het CWI kent twee wegen: • de volledige behandelingsprocedure; • de verkorte procedure voor zogenaamde pro formazaken, waarbij de werknemer geen inhoudelijk bezwaar maakt tegen het voorgenomen ontslag. In beide gevallen moet u aannemelijk maken dat het ontslag van de medewerker noodzakelijk is. Een zogenaamde ontslagadviescommissie adviseert het CWI bij de beoordeling van de vraag of een ontslagvergunning kan worden toegekend. In deze commissie hebben vertegenwoordigers van werkgevers- en werknemersorganisaties zitting. Tegen de beslissing van het CWI is geen beroep mogelijk. 7.4.1 De volledige behandelingsprocedure De volledige behandelingsprocedure houdt in dat de werkgever een ontslagaanvraag indient bij het CWI, waarna de medewerker inhoudelijk verweer voert. De procedure verloopt grotendeels schriftelijk. Eventueel kan nog een tweede ronde van hoor en wederhoor plaatsvinden. Dit alles met de bedoeling een helder beeld te krijgen van de noodzakelijkheid van het ontslag. Op verzoek van werkgever of werknemer kan de toelichting op de ontslagaanvraag of het verweer ook mondeling gebeuren. De termijn die de procedure duurt, hangt samen met de duidelijkheid van argumenten en de snelheid van reageren van alle partijen. Hierna geven we weer welke stappen in de procedure gangbaar zijn. Procedure aanvraag ontslagvergunning in stappen : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Raadpleeg het CWI /de ontslagconsulent en/of uw adviseur. Stel de aanvraag op. Informeer de werknemer persoonlijk. Stuur aanvraag naar het CWI. CWI stelt de werknemer in de gelegenheid tot het voeren van verweer. Eventueel weerwoord werkgever. Eventuele reactie werknemer. CWI legt de zaak voor advies voor aan de ontslagcommissie. Besluit CWI (geen beroep mogelijk).
Mogelijke ontslaggronden
Er is een aantal redenen die een ontslag rechtvaardigen. Hierna geven we weer op welke gronden een ontslagvergunning kan worden verleend. a. Noodzakelijke inkrimping van het personeelsbestand/bedrijfseconomische redenen
De ontslagaanvraag om bedrijfseconomische redenen moet u met duidelijk cijfermateriaal onderbouwen, bijvoorbeeld over de slechte financiële situatie, een structurele werk- of omzetvermindering, de noodzaak voor een reorganisatie enzovoort. Naast de noodzaak tot vermindering van het aantal personeelsleden, moet u bovendien aannemelijk maken waarom u juist de betreffende medewerker(s) voor ontslag voordraagt. Hierbij geldt, sinds 1 maart 2006, het afspiegelingsbeginsel. Dit houdt in, dat per categorie uitwisselbare functies binnen een bedrijfsvestiging de ontslagvolgorde wordt bepaald op basis van leeftijdsopbouw. Het personeel van de categorie uitwisselbare functies wordt ingedeeld in vijf leeftijdsgroepen (van 15 tot 25 jaar, van 25 tot 35 jaar, van 35 tot 45 jaar, van 45 tot 55 jaar en 55 jaar en ouder). De keuze van het ontslag dient zo plaats te vinden dat de leeftijdsopbouw binnen de categorie uitwisselbare functies voor en na de inkrimping verhoudingsgewijs zoveel mogelijk gelijk is. Vervolgens wordt binnen elke leeftijdsgroep de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag voorgedragen. b. Ongeschiktheid voor het werk
In dit geval moet u aannemelijk maken dat: • de medewerker niet voldoende functioneert; • de ongeschiktheid niet voortvloeit uit ziekte of gebreken van de werknemer; • u uw best hebt gedaan om de medewerker te helpen beter te functioneren; • het niet goed functioneren van de medewerker niet toe te schrijven is aan onvoldoende zorg voor de arbeidsomstandigheden.
34
Het advies is om de gesprekken met de medewerker over zijn tekortkomingen en de afspraken die u daarover maakt, schriftelijk vast te leggen en te bevestigen. c. Verstoorde arbeidsrelatie
Hiervan is sprake wanneer de medewerker zich zodanig gedraagt/misdraagt, dat van u als werkgever in alle redelijkheid niet mag worden verwacht, dat u de arbeidsovereenkomst met de medewerker in stand houdt. Er is geen goede samenwerking meer mogelijk. Het advies is om ongepaste gedragingen en voorvallen en de gesprekken met de medewerker over de problemen schriftelijk vast te leggen. d. Regelmatig ziekteverzuim
U moet aannemelijk maken dat dit verzuim leidt tot verstoring van de bedrijfsvoering en schadelijk is voor de continuïteit. e. Bij langdurige arbeidsongeschiktheid
Na twee jaar ziekte en arbeidsongeschiktheid kan een ontslagvergunning worden aangevraagd. De voorwaarde is dat er geen zicht op herstel is binnen afzienbare termijn. Het CWI vraagt bij deze ontslaggrond advies aan het UWV. f. Bedrijfsbeëindiging/overlijden van de ondernemer
De arbeidsovereenkomst eindigt niet automatisch bij bedrijfsbeëindiging of bij overlijden van de ondernemer. In deze gevallen is een ontslagvergunning noodzakelijk. Bij overlijden van de ondernemer dient de zaakwaarnemer de ontslagvergunning aan te vragen. Het CWI controleert of er geen sprake is van opzegverboden en gaat daarbij na of er redelijkerwijs gesproken herplaatsingsmogelijkheden in het bedrijf zijn. Eventueel kan het CWI een herintredingsvoorwaarde verbinden aan de ontslagvergunning. Tenslotte zal het CWI onderzoeken of en zo ja in hoeverre maatregelen en voorzieningen mogelijk zijn, die deelname aan het arbeidsproces kunnen bevorderen, zoals scholing en outplacement. 7.4.2 Verkorte behandelingsprocedure De verkorte behandelingsprocedure kan worden toegepast als de werknemer geen inhoudelijk bezwaar maakt tegen de ontslagaanvraag. De verkorte procedure is alleen mogelijk bij ontslag om bedrijfseconomische redenen. Bij deze zogenaamde pro forma-zaken onderkent de werknemer de noodzaak van beëindiging van het dienstverband. Hij gaat node akkoord. Om het recht op een WW-uitkering niet te verspelen dient de werknemer een verklaring van ‘geen bezwaar’ te ondertekenen. Hiervoor heeft het CWI een standaardformulier ter beschikking. Deze verklaring voegt u als werkgever toe aan de ontslagaanvraag. De werknemer wordt in dergelijke gevallen niet gehoord. Bij een verkorte procedure wordt geen advies gevraagd aan de ontslagcommissie. Daarmee wordt de behandelingstermijn beduidend verkort. Advies: Raadpleeg het CWI of de betreffende consulenten van het CWI voor formuleringen en formulieren.
7.5 Ontslag op staande voet Het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat in zwaarwegende omstandigheden een werknemer op staande voet ontslagen mag worden of dat de werknemer op staande voet ontslag mag nemen. Een ontslagvergunning van het CWI is dan niet nodig en de ontslagverboden zijn niet van toepassing. Er moet sprake zijn van een ernstige of dringende reden: ‘zodanige daden, eigenschappen of gedragingen van de werknemer, die ten gevolge hebben dat van de werkgever redelijkerwijs niet gevergd kan worden de dienstbetrekking nog één dag langer te laten voortduren’. Een objectief dringende reden kan (hoeft dus niet!) zich onder andere voordoen in geval van: • diefstal, fraude, bedrog; • dronkenschap ondanks voorgaande waarschuwingen; • mishandeling, grove belediging of ernstige bedreiging van de werkgever, diens familieleden of huisgenoten of andere werknemers; • hardnekkige weigering redelijke opdrachten op te volgen.
35
Voorbeelden van een dringende reden voor de werknemer zijn seksuele intimidatie, het niet op tijd betaalbaar gesteld krijgen van het loon, ernstige gevaren voor veiligheid, gezondheid of zedelijkheid. Als u denkt dat er sprake is van een dringende reden kunt u het beste onmiddellijk: • de werknemer naar een verklaring van zijn gedrag vragen, om eventuele onduidelijkheden te vermijden; • bekijken of er voldoende bewijsmateriaal is; • een deskundige, bijvoorbeeld een personeelsadviseur of een juridisch adviseur raadplegen alvorens de reden te beoordelen en een beslissing te nemen over een ontslag op staande voet. Besluit u tot een ontslag op staande voet dan dient u de reden waarom u hiertoe besloten heeft direct aan de andere partij mee te delen. Om bewijskracht te hebben, dient dit bij voorkeur in aanwezigheid van twee of meer (onafhankelijke) getuigen te geschieden. Het verdient aanbeveling het ontslag vervolgens direct schriftelijk, onder mededeling van de reden(en), te bevestigen. Volgens de wet is slechts sprake van ontslag op staande voet als de werkgever de dienstbetrekking direct na de vaststelling van de feiten beëindigt. U dient dus snel en zorgvuldig te handelen. Bij twijfel kunt u eerst overgaan tot schorsing voor de tijd die nodig is om te onderzoeken of er daadwerkelijk sprake is van een dringende reden. Loon moet u tijdens de schorsing betalen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is afgesproken. Het ontslag op staande voet heeft voor de werknemer verregaande consequenties. De werknemer komt plotseling in een situatie zonder werk en loon. Ook kan het UWV de WW-uitkering weigeren of korten wegens verwijtbare werkloosheid. De werknemer zal het ontslag dan ook vrijwel altijd aanvechten en herstel van de dienstbetrekking vorderen bij de kantonrechter. De kantonrechter beschouwt een ontslag op staande voet als uiterste middel en het is daarom zaak terughoudend te zijn met het geven van ontslag op staande voet. Als na deze (langdurige) procedure de kantonrechter de werknemer in het gelijk stelt, kan dit voor u als werkgever aanzienlijke financiële consequenties hebben. Immers, het dienstverband wordt dan niet als verbroken beschouwd, hetgeen een verplichting tot doorbetaling van loon met zich meebrengt over de gehele voorafgaande periode, plus de wettelijke verhogingen (maximaal 50% van die loonsom) en de wettelijke rente. Daarbij moet het dienstverband alsnog volgens de vastgestelde wettelijke procedures beëindigd worden. Er bestaan enkele mogelijkheden om hoog oplopende loonvorderingen te voorkomen. • Ten eerste kunt u het CWI vragen een ontslagvergunning ‘voor zover vereist’ te verlenen. De clausule ‘voor zover vereist’ betekent dat, bij aanvechting door de werknemer van het ontslag op staande voet, u na het verkrijgen van deze vergunning alsnog de dienstbetrekking door opzegging kan beëindigen. • Ten tweede kunt u als werkgever de kantonrechter verzoeken de arbeidsovereenkomst ‘voor zover vereist’ te ontbinden. De kantonrechter kan dan de arbeidsovereenkomst vanaf een bepaalde datum ontbinden. 7.6 Ontbinding door de kantonrechter U kunt zich te allen tijde tot de kantonrechter wenden met het schriftelijk verzoek de arbeidsovereenkomst te ontbinden wegens ‘gewichtige redenen’. Deze gewichtige redenen zijn: • dringende redenen, die aanleiding kunnen zijn voor het geven van ontslag op staande voet (van belang, wanneer u het risico, verbonden aan een ontslag op staande voet niet aandurft); • veranderingen in de omstandigheden, welke van dien aard zijn dat de dienstbetrekking billijkheidshalve dadelijk of na korte tijd behoort te eindigen. Bij verandering in omstandigheden kunt u denken aan een ernstige verstoring van de arbeidsverhouding tussen werkgever en werknemer, ingrijpende wijzigingen in de bedrijfsactiviteiten en dergelijke. De kantonrechter kan de dienstbetrekking op korte termijn ontbinden zonder dat hij met een opzegtermijn rekening hoeft te houden. Vooral bij langdurige opzegtermijnen is dit een voordeel. Hier staat tegenover dat de kantonrechter, bij ontbinding wegens veranderde omstandigheden, een vergoeding kan toekennen. De gehele procedure tot aan de uitspraak kan echter ook veel tijd in beslag nemen.
36
De procedure bij de kantonrechter kan de werkgever zelf voeren. Het advies is om gebruik te maken van een juridisch adviseur voordat u naar de kantonrechter stapt. Kantonrechterformule
Kantonrechters hanteren doorgaans de zogenaamde ‘ABC-formule’ om de vergoeding voor de werknemer bij ontbinding vast te stellen. De vergoeding wordt gebaseerd op het aantal dienstjaren (A), het bruto maandsalaris (B) en een correctiefactor (C). De diensttijd wordt afgerond in hele jaren. Voor dienstjaren van het veertigste tot het vijftigste jaar telt een dienstjaar voor 1,5 en elk dienstjaar die een oudere werknemer heeft gewerkt telt voor 2. De correctiefactor is gelijk aan 1. Als een vergoeding niet gerechtvaardigd is, is de correctiefactor 0. In andere gevallen hangt de correctiefactor af van de omstandigheden. Maar de vergoeding zal niet hoger zijn dan de inkomstenderving tot de pensioengerechtigde leeftijd. 7.7 Overige beëindigingsvoorschriften Aan het einde van de dienstbetrekking dient u een aantal zaken te regelen dat verband houdt met de administratieve en financiële verplichtingen en aangelegenheden die uit het dienstverband voortvloeien. Afrekenen
De nog niet uitgekeerde vakantiebijslag, de in geld uit te keren niet genoten vakantiedagen en dergelijke moeten nog worden verrekend. Soms heeft u nog vorderingen op de werknemer. Het is mogelijk de bedragen die u op de werknemer te vorderen heeft, zoals nog niet verrekende voorschotten met zijn tegoed te verrekenen. Het advies is om ook te controleren of de medewerker soms recht op teruggave van betaalde pensioenpremies heeft. Terugbetaling cursusgelden
Wanneer u een studiecontract met terugbetalingsregeling hebt afgesproken, kunt u bij een vervroegd vertrek het overeengekomen deel van de vergoede cursusgelden bij de werknemer in rekening brengen. Als de werknemer akkoord gaat, mag u dat bedrag inhouden op het laatste salaris. Verklaring vakantiedagen
De werknemer ontvangt een verklaring over het aantal vakantiedagen, waarop hij nog recht heeft op het moment van de beëindiging van het dienstverband. Deze verklaring kan hij gebruiken om bij de nieuwe werkgever een aantal vakantiedagen, zonder behoud van loon, te vragen. Getuigschrift
De werknemer kan u vragen om een getuigschrift. Met een getuigschrift kan de werknemer later aantonen, dat hij in uw bedrijf gewerkt heeft. Een verzoek om een getuigschrift moet u inwilligen. Het getuigschrift moet in ieder geval de aard van de verrichte arbeid en de duur van de dienstbetrekking bevatten. Op verzoek van de werknemer geeft u informatie over: • de manier waarop de werknemer de werkzaamheden uitvoerde; • de wijze waarop de dienstbetrekking is geëindigd. De bewoordingen kunt u kort en neutraal houden. Maar u mag ook uitgebreid en lovend zijn over de prestaties van de werknemer. Als de werknemer vindt dat het getuigschrift niet volledig of juist is, kan hij de afgifte van een verbeterd getuigschrift vorderen. Ook kan de werknemer een vergoeding vorderen voor de schade die het gevolg is van het niet afgeven van het getuigschrift. Dit geldt ook voor het afgeven van strikt persoonlijke en of onjuiste informatie over de oud-werknemer aan een ondernemer die om referenties vraagt, waardoor de oud-werknemer wordt benadeeld in zijn kans om te worden aangenomen. Hierna geven we een voorbeeld van een getuigschrift.
37
Voorbeeldtekst getuigschrift Hierbij delen wij u mede, dat naam, (...) geboortedatum, (...) van (...) tot (...) in dienst is geweest van ons bedrijf. Hij/zij werkte in ons bedrijf in de volgende functie(s): van (...) tot (...) als (...) (functie). van (...) tot (...) als (...) (functie). Gedurende die tijd hebben wij hem/haar leren kennen als (...) (bijvoorbeeld: een waardevolle, plezierige en energieke medewerker) en heeft hij/zij zijn/haar werkzaamheden steeds tot (volle) tevredenheid verricht. Hij/zij heeft het bedrijf op zijn/haar/ons verzoek verlaten. Hoogachtend,
38
Bijlage A Voorbeeldteksten van brieven in verband met de beëindiging van het dienstverband 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
1.
Bevestiging beëindiging arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Bevestiging ontslag tijdens proeftijd. Bevestiging ontslag zieke werknemer tijdens proeftijd. Bevestiging beëindiging bij het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Bevestiging ontslag met wederzijds goedvinden. Beëindigingsovereenkomst. Bevestiging gesprek waarin aanvraag ontslagvergunning werd meegedeeld. Aanvraag ontslagvergunning. Opzegging na verkregen ontslagvergunning. Schorsing van medewerker in verband met onderzoek naar dringende reden. Bevestiging ontslag op staande voet. Aanvraag ontslagvergunning voor zover vereist.
Bevestiging beëindiging arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Geachte (...), Hiermee bevestigen wij dat de arbeidsovereenkomst die wij met u zijn aangegaan zoals afgesproken van rechtswege eindigt op (...) Alle administratieve en financiële verplichtingen en aangelegenheden, die samenhangen met uw dienstverband bij ons bedrijf zullen wij afwikkelen. Binnenkort (...) ontvangt u een eindafrekening. Wij wensen u veel succes in uw verdere loopbaan. Hoogachtend,
2.
Bevestiging ontslag tijdens proeftijd
Geachte (...), Hiermee bevestigen wij het gesprek dat wij op (...) met u voerden. Wij deelden u mee dat wij, gebruikmakend van het proeftijdbeding, de arbeidsovereenkomst met u per (...) beëindigen. De reden van beëindiging is (...). Alle administratieve en financiële verplichtingen en aangelegenheden, die samenhangen met uw dienstverband bij ons bedrijf zullen wij afwikkelen. Binnenkort (...) ontvangt u een eindafrekening. Wij wensen u veel succes in uw verdere loopbaan. Hoogachtend,
39
3.
Bevestiging ontslag zieke werknemer, tijdens proeftijd
Geachte (...), U bent per (...) in onze dienst. Inmiddels bent u vanaf (...) ziek. Om die reden delen wij u schriftelijk het volgende mee. Na een zorgvuldige afweging van belangen hebben wij besloten, gebruikmakend van het proeftijdbeding, het dienstverband met u per (...) te beëindigen. Alle administratieve en financiële verplichtingen en aangelegenheden, die samenhangen met uw dienstverband bij ons bedrijf zullen wij afwikkelen. Binnenkort (...) ontvangt u een eindafrekening. Overigens hebt u na beëindiging van het dienstverband mogelijk recht op ziekengeld. U dient hiertoe een verzoek bij het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV) in te dienen. Rest ons u nog het beste met uw gezondheid en uw toekomst te wensen. Hoogachtend,
4.
Bevestiging beëindiging bij bereiken pensioengerechtigde leeftijd
Geachte (...), Hierbij bevestigen wij ons gesprek van (...). In verband met uw pensionering op (...) (datum) zal het dienstverband per (...) (datum) eindigen. Hierbij vermelden we tevens de voor u geldende regelingen, bij pensionering. Vanaf de eerste maand waarin u 65 jaar wordt, hebt u (wellicht) recht op een AOW-uitkering. Daarover zult u zelf contact op moeten nemen met het districtskantoor van de Sociale Verzekeringsbank te (...) die over uw AOW-uitkering gaat. U heeft daarnaast recht op een aanvullende pensioenregeling. Over de rechten die daaruit voortvloeien, ontvangt u van (...) (pensioeninstantie) afzonderlijk bericht. Zoals we u mondeling reeds meedeelden, zullen wij zorgdragen voor een passend afscheid. Het overleg hierover zal nog plaatsvinden. Wij vertrouwen u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend,
5.
Bevestiging ontslag met wederzijds goedvinden
Geachte (...), Hierbij bevestigen wij het (telefoon)gesprek dat wij op (...) met u voerden en waarin wij overeenkwamen het dienstverband met wederzijds goedvinden te beëindigen per (...). Wij verzoeken u daartoe de bijgevoegde overeenkomst in tweevoud voor akkoord te ondertekenen en één exemplaar aan ons terug te zenden. Na ontvangst van uw akkoord zullen wij alle administratieve en financiële verplichtingen en aangelegenheden, die samenhangen met uw dienstverband bij ons bedrijf, afwikkelen en afrekenen. Wij danken u hierbij reeds voor uw inzet en (...) voor ons bedrijf en wensen u veel succes in uw verdere loopbaan. Hoogachtend, Bijlage: overeenkomst
40
6.
Beëindigingsovereenkomst (met wederzijds goedvinden)
De ondergetekenden, Werkgever (...), gevestigd te (...) en werknemer (...), geboren op (...) en wonende te (...) verklaren hierbij te zijn overeengekomen om het dienstverband, dat aangegaan werd op (...) (datum) met wederzijds goedvinden te beëindigen per (...) (datum). Werknemer verklaart zich op de hoogte gesteld te hebben van de gevolgen van deze beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en getekend te (...) (plaats) op (...) (datum) De werknemer:
7.
De werkgever:
Bevestiging gesprek waarin aanvraag ontslagvergunning is meegedeeld
Geachte (...), Hierbij bevestigen wij het gesprek waarin wij u aankondigden dat wij voor u een ontslagvergunning aanvragen bij het Centrum voor werk en inkomen (CWI). Wij hebben de aanvraag vandaag verstuurd. Een kopie hiervan hebben we bijgevoegd. Wij gaan ervan uit dat u ondanks deze situatie uw werkzaamheden op een verantwoorde en juiste wijze blijft uitvoeren. Hoogachtend,
8.
Aanvraag ontslagvergunning
Aan het Centrum voor werk en inkomen, Afdeling Juridische Zaken (...), Hierbij verzoeken wij u ons toestemming te verlenen het dienstverband met onze medewerker (...) (naam, adres, leeftijd, datum indiensttreding, vervulde functie(s)) te beëindigen. De reden van de aanvraag blijkt uit het onderstaande: a. Niet goed functioneren Betrokkene kwam op (...) in dienst bij ons bedrijf als (...). Tot (...) (datum/periode) functioneerde (...) naar tevredenheid. Vanaf (...) bleek (...) niet (meer) aan de eisen te voldoen die wij stellen. We hebben op (...) en (...) een uitvoerige beoordeling opgesteld en die met betrokkene besproken (zie bijlagen) en betrokkene op (...) schriftelijk in kennis gesteld van de eventuele noodzaak om een ontslagvergunning aan te vragen, indien verbeteringen uitblijven (zie bijlagen). Zoals u uit de beoordelingen kunt opmaken is verbetering uitgebleven. Aangezien wij geen perspectief zien voor een verbeterd functioneren en geen mogelijkheid hebben een andere passende functie aan te bieden, vragen wij een ontslagvergunning aan. b. Verstoorde arbeidsrelatie De verhouding tussen de (...) en de leiding/ andere medewerkers van ons bedrijf is ernstig verstoord, zoals uit de volgende beschrijving van gedragingen en feiten blijkt: (...) Wij hebben hierover herhaaldelijk met (...) gesproken en proberen te achterhalen op welke wijze de verhoudingen weer hersteld konden worden (zie bijgesloten gespreksverslagen). Helaas is er in de loop van de tijd geen verbetering opgetreden en is een onhoudbare werksituatie ontstaan. Wij menen dan ook dat ons niets meer te doen staat dan het beëindigen van het dienstverband.
41
c. Ontslag om bedrijfseconomische redenen Reeds geruime tijd kampt ons bedrijf met een stagnerende omzet. Doordat de kosten in verhouding blijven stijgen, zijn wij genoodzaakt kostenverlagende maatregelen te nemen (zie bijlage). Aangezien de personeelskosten een belangrijke kostenpost vormen, zijn wij ook genoodzaakt het aantal arbeidsuren te reduceren en de werkverdeling te reorganiseren. Gelet op de samenstelling van ons werknemersbestand (zie bijlage) en de beperkte mogelijkheden die er zijn om per medewerker uren te verminderen, zullen arbeidsplaatsen vervallen. Na een zorgvuldige afweging is de keuze voor ontslag gevallen op (...). of De functie van betrokkene komt te vervallen. of Betrokkene wordt voorgedragen, omdat hij/zij op grond van het afspiegelingsbeginsel als eerste voor ontslag in aanmerking komt. of Betrokkene wordt voorgedragen, omdat de overige medewerkers vanwege hun specifieke inzetbaarheid niet gemist kunnen worden. of Betrokkene wordt voorgedragen, omdat de personeelslasten die aan het dienstverband met (...) verbonden zijn in alle redelijkheid niet meer op te brengen zijn. Indien van toepassing: De noodzaak van de te nemen maatregelen wordt ondersteund door een extern advies, dat uitgebracht is door (...) U treft dit advies als bijlage aan. Vanzelfsprekend zijn wij te allen tijde bereid onze aanvraag mondeling toe te lichten. Hoogachtend, Bijlagen:
9.
Opzegging na verkregen ontslagvergunning
Geachte (...), Het Centrum voor werk en inkomen heeft ons toestemming gegeven het dienstverband met u te beëindigen. Een kopie van de ontslagvergunning is u reeds toegezonden door het CWI. Gebruikmakend van deze ontslagvergunning, delen wij u dan ook mee, dat uw dienstverband met inachtneming van de (resterende) opzegtermijn op (...) (datum invullen) zal eindigen. Wij adviseren u zich als werkzoekende te laten inschrijven bij het CWI en bij het CWI een aanvraag in te voor een WW-uitkering. Alle administratieve en financiële verplichtingen en aangelegenheden, die samenhangen met uw dienstverband bij ons bedrijf zullen wij afwikkelen. Binnenkort (...) ontvangt u een eindafrekening. Hoogachtend,
42
10.
Schorsing van medewerker in verband met onderzoek naar dringende reden
Geachte (...), Hierbij bevestigen wij u dat wij u met ingang van heden schorsen, in afwachting van de uitkomst van een nader onderzoek. Over de reden hiervan bent u reeds mondeling geïnformeerd. De schorsing duurt zolang het onderzoek nog gaande is. Zodra de uitkomst van dit onderzoek bekend is, zullen wij u onmiddellijk op de hoogte brengen van onze beslissing. Hoogachtend,
11.
Bevestiging ontslag op staande voet
Geachte (...), Hiermede bevestigen wij het onderhoud dat wij hedenmorgen met u hadden. Hierbij is vastgesteld dat u (...) (bijvoorbeeld: in het bezit was van ingevulde betaalcheques van klanten, die eigendom zijn van ons bedrijf. Later hebt u tegenover de politie de diefstal daarvan bekend). Deze gedragingen en feiten vormen voor ons een dringende reden voor ontslag op staande voet. Wij beëindigen het dienstverband met u dan ook met onmiddellijke ingang. Alle administratieve en financiële verplichtingen en aangelegenheden, die samenhangen met uw dienstverband bij ons bedrijf zullen wij afwikkelen. Binnenkort (...) ontvangt u een eindafrekening. Hoogachtend,
12.
Aanvraag ontslagvergunning voor zover vereist
Aan het Centrum voor werk en inkomen, Afdeling Juridische Zaken (...), Hierbij verzoeken wij u ons toestemming te verlenen het dienstverband met onze medewerker (...) (naam, adres, leeftijd, datum indiensttreding, vervulde functie(s)) te beëindigen. De reden van de aanvraag blijkt uit het onderstaande. (Uiteenzetting van gedragingen en feiten die tot ontslag op staande voet leiden). Voor ons was het bovenstaande aanleiding om betrokkene op (...) (datum invullen) ontslag op staande voet te geven. (Indien van toepassing) Betrokkene heeft op (...) (datum invullen) schriftelijk protest aangetekend. Hoewel wij van oordeel zijn dat, gelet op het bovenstaande, een ontslag op staande voet alleszins gerechtvaardigd is, verzoeken wij u zekerheidshalve ons, voor zover vereist, toestemming te verlenen de arbeidsovereenkomst met (...) (datum invullen) te beëindigen. Vanzelfsprekend zijn wij te allen tijde bereid onze aanvraag mondeling toe te lichten. Hoogachtend,
43
Bijlage B. Voorbeelden van bedrijfsregels N.B. De tekst hieronder bevat voorbeelden van bedrijfsregels. De omstandigheden kunnen echter per bedrijf verschillen. De bedrijfsregels dienen dan ook te worden toegesneden op de specifieke situatie van het bedrijf. Laat de tekst controleren door een deskundig jurist.
Welkom bij (...) Als aanvulling op de individuele arbeidsovereenkomst en de CAO tref je in dit reglement de nodige informatie aan over een aantal praktische zaken die van belang zijn met het oog op een goede bedrijfsvoering en die bevorderlijk zijn voor een prettige samenwerking.
Teamwork In ons bedrijf werk je met collega’s. Een goede sfeer is daarom van groot belang, net als het besef dat jullie samen een team vormen. Onderlinge spanningen hebben direct een negatief effect op de sfeer in het bedrijf en de kwaliteit van de samenwerking. Als er toch irritaties optreden, bespreek dit dan met (...).
Klachten Het kan voorkomen dat er klachten over ons bedrijf of de producten zijn. Ga niet in discussie met de persoon die de klacht verwoordt. Informeer naar de inhoud van de klacht en blijf correct handelen, ook al heeft hij naar jouw mening ongelijk. Elke klacht moet opgelost worden volgens de voorschriften van ons bedrijf. Als de klacht niet naar tevredenheid voor de klant valt op te lossen, waarschuw dan (...). Als (...) niet aanwezig is, noteer je de naam en telefoonnummer en eventuele andere gegevens, zodat wij later contact kunnen opnemen.
Verantwoordelijkheden De belangrijkste taak is natuurlijk er voor te zorgen dat het werk op de juiste wijze wordt uitgevoerd en dat de klant een goede service krijgt. Van elke medewerker vragen wij om zich aan de huisregels en voorschriften te houden. Wanneer je fouten maakt of door omstandigheden niet aan de eisen kunt voldoen, verwachten wij dat je dit zo spoedig mogelijk meldt bij (...). (...) kan er dan voor zorgen dat de juiste maatregelen getroffen worden.
Werktijden Standaardregeling Op grond van de Arbeidstijdenwet gelden in ons bedrijf de normen van de standaardregeling. of Overlegregeling Op grond van de schriftelijke overeenstemming met de gekozen personeelsvertegenwoordiging (of ondernemingsraad) d.d. ..... gelden in ons bedrijf de normen van de overlegregeling. De werktijden en pauzes zijn vastgelegd in een dienstrooster. Dit rooster wordt op maandbasis vastgesteld en uiterlijk 28 ( of minder ...) dagen van tevoren bekendgemaakt. Van dit rooster kan in overleg afgeweken worden, onder andere in verband met ziekte, verlof of drukte. Er wordt van je verwacht dat je op tijd aanwezig bent. Dat wil zeggen (...) minuten voor aanvang van de werktijd. De werktijden kunnen zowel binnen als buiten de openingstijden van de winkel vallen.
44
Vervolg werktijden De openingstijden zijn: • maandag: van (...) tot (...) en van (...) tot (...) • dinsdag: van (...) tot (...) en van (...) tot (...) • woensdag: van (...) tot (...) en van (...) tot (...) • donderdag: van (...) tot (...) en van (...) tot (...) • vrijdag: van (...) tot (...) en van (...) tot (...) • zaterdag: van (...) tot (...) en van (...) tot (...) • zondag: van (...) tot (...) We verwachten ook van je dat je aan het eind van de werktijd het werk afmaakt en dat je de werkplek/winkel opgeruimd achterlaat. Dit kan tot gevolg hebben dat je wat langer moet werken, voordat je naar huis kunt gaan. Wanneer het werk langer dan ... minuten zal uitlopen, moet je van tevoren overleg plegen met de leiding. Je hebt toestemming van de leiding nodig, wanneer je om persoonlijke redenen eerder of later met je werkzaamheden wilt beginnen of stoppen.
Meer uren werken of minder uren werken Wanneer de bedrijfsomstandigheden dat noodzakelijk maken, kun je verplicht worden om extra uren te werken. Dit wil zeggen dat je gedurende een periode (maximaal ... weken) verplicht kan worden om meer uren (per dag/week) of op meer dagen te werken, dan gemiddeld gebruikelijk is. Het kan ook voorkomen dat er minder werk is dan voorzien volgens het rooster. De leiding kan je dan vragen om minder uren te werken. In overleg tussen leiding en medewerker wordt vastgesteld òf, wanneer en hoeveel uren minder wordt gewerkt. In overleg tussen medewerker en leiding wordt ook vastgesteld of deze minderuren tot verloftijd wordt gerekend of dat deze minder-uren te compenseren zijn door meer-uren.
Vakantie en verlof In ons bedrijf wordt een vakantierooster opgesteld. In januari inventariseren wij wie wanneer op vakantie wil gaan, waarna wij de planning opstellen. of Vakanties die langer dan een week duren dienen ruimschoots van tevoren te worden aangevraagd. Bij het toekennen van vakanties die langer dan een week duren, gelden bij overlapping de volgende richtlijnen: • vakantieoverlappingen zijn voor (namen en/of functies) niet toegestaan; • persoonlijke omstandigheden/mogelijkheden kunnen van belang zijn bij de toekenning van een vakantieaanvraag. Wanneer je langer dan ... weken op vakantie wilt gaan, heb je daar toestemming van de directie voor nodig. Onbetaald verlof wordt alleen gegeven indien zeer dringende redenen dit noodzaken. Dit is ter beoordeling van de werkgever na overleg met de werknemer. Alternatief: winkelsluiting Ons bedrijf is in de zomerperiode gedurende (...) weken gesloten. Alle medewerkers moeten dan vakantiedagen opnemen. Collectieve vrije dagen De directie behoudt zich het recht voor om in overleg met de medewerkers maximaal (...) collectieve vrije dagen in een kalenderjaar vast te stellen. Vrije dagen dien je uiterlijk één week van tevoren aan te vragen bij (...) en kun je opnemen nadat je toestemming gekregen hebt. Vrije en vakantiedagen dienen genoten te worden in het jaar dat je deze dagen opbouwt. Aan het begin van elk jaar wordt het aantal vakantiedagen vastgesteld waarop je (nog) recht hebt.
45
Diefstal Door derden: Als je iemand verdenkt van diefstal, waarschuw dan (.../...) of laat iemand hem/haar waarschuwen. Hou die persoon nauwlettend in de gaten, laat hem/haar merken dat hij/zij gezien wordt. Beschuldig iemand nooit. Ga altijd te werk volgens de regels en voorschriften van het veiligheidsreglement. Door personeel: Wij gaan ervan uit dat het personeel eerlijk is. Toch leert de praktijk dat dit vertrouwen wel eens wordt beschaamd. In zo’n geval wordt altijd de politie ingeschakeld en kan ontslag op staande voet volgen, wie het dan ook is. N.B. Meer informatie over het omgaan met winkelcriminaliteit vindt u in de brochure (...)
Kantine/personeelsruimte Koffie-, thee- en lunchpauzes vinden plaats in de kantine/personeelsruimte. Ruim drinkbeker en etensresten op, zodat je collega’s niet in de rommel zitten. In de kantine/personeelsruimte tref je informatie aan over het werkrooster, de vakantieplanning, de arbeidstijden en de rusttijden en de veiligheidsvoorschriften in verband met diefstal, agressie, een overval of brand.
EHBO Als er een ongeluk is gebeurd, moet je meteen (...) waarschuwen. De EHBO-doos vind je in de kantine en/of (...). In elke bedrijfsauto is een EHBO-doos aanwezig. De medewerker die in de bedrijfsauto rijdt, is er ook verantwoordelijk voor dat de EHBO-doos compleet is.
Garderobe Voor elke medewerker heeft het bedrijf een persoonlijke kast waarin kleding, portemonnee, geld, pinpas of creditcard, privé-aankopen en dergelijke dienen te worden bewaard. Je hebt de beschikking over een eigen sleutel. Bij beëindiging van het dienstverband lever je deze sleutel in. Het bedrijf is niet aansprakelijk voor vermissing van geld of persoonlijke goederen.
Persoonlijke verzorging en presentatie Wij presenteren ons bedrijf graag als een goed georganiseerd en goed verzorgd bedrijf. Dit brengt met zich mee dat we ook eisen stellen aan de manier waarop de medewerkers zich verzorgen en presenteren. Daarom moet je ervoor zorgen dat: • je kleding in overeenstemming is met de richtlijnen van ons bedrijf; • je geen kapotte of vuile werkkleding draagt; • je kleding of make-up geen aanstoot geven; • je haar goed verzorgd is; • je de regels van een goede omgang hanteert. Alternatief: bedrijfskleding Je ontvangt bedrijfskleding. Deze kleding moet je onderhouden en reinigen. Je tekent voor ontvangst en dient bij beëindiging van het dienstverband de kleding gereinigd in te leveren. Je ontvangt daarvoor een bewijs van inlevering. Wanneer de kleding versleten raakt, kun je nieuwe bedrijfskleding krijgen tegen inlevering van de oude. Eten op de werkplek is niet toegestaan. Roken binnen het bedrijf is in het geheel niet toegestaan (indien van toepassing: , met uitzondering in de daarvoor aangewezen rookruimte).
46
Persoonlijke aankopen van materialen of producten van het bedrijf Voor het doen van privé-aankopen gelden de volgende regels: Privé-aankopen mogen alleen gedaan worden op ... (tijdstippen aangeven). De aankopen dienen contant te worden afgerekend bij ... (bevoegde personen). De aangekochte goederen/ materialen mag je niet in het bedrijf laten liggen. Bewaren mag in/op ... (plaats noemen). Je hebt recht op kortingen op onze producten. Hiertoe bestaat een kortingsregeling. De korting wordt bij de eerstvolgende loonbetaling beschikbaar gesteld.
Cadeaus aannemen Je mag onder geen voorwaarde cadeaus of gratis monsters van leveranciers aannemen. In voorkomende gevallen moeten deze altijd aan (...) overhandigd worden. Waardebonnen uit verpakkingen dien je altijd bij (...) in te leveren.
Telefoongesprekken Inkomende telefoontjes dienen te worden beantwoord. Als er naar (...) of naar een collega wordt gevraagd en deze er niet is of niet gestoord kan worden, dien je de naam van de beller, het telefoonnummer en het onderwerp van gesprek te noteren op het notitieblok. Die persoon zal dan teruggebeld worden. Privé-telefoongesprekken zijn alleen toegestaan met toestemming van (...). Het voeren van inkomende privégesprekken voeren wordt alleen in dringende gevallen toegestaan in het kantoor of de personeelsruimte.
Schoonmaken Zorg dat alles ordelijk en netjes is; houd de winkel, het kantoor en de werkplek schoon en op orde. Het schoonmaken vindt plaats op basis van werkschema’s. Deze schema’s worden maandelijks vastgesteld.
Veiligheid Omdat we ongelukken en arbeidsongeschiktheid willen voorkomen, gelden er in ons bedrijf veiligheidsvoorschriften. Deze voorschriften vind je in de kantine/personeelsruimte. Lees ze door!
Alert op verbeteringen en risico’s Wanneer je in het bedrijf zaken waarneemt die niet goed gaan, niet goed geregeld zijn of niet veilig zijn, moet je deze zaken melden bij (...). Ideeën en voorstellen voor hoe het nog beter kan in onze organisatie, zijn altijd van harte welkom. Voor bruikbare ideeën en voorstellen ontvang je een attentie.
Bedrijfsauto Voor de werknemers die voor de uitoefening van hun functie een bedrijfsauto ter beschikking hebben, gelden de volgende regels: De kosten voor motorrijtuigenbelasting, verzekering, reparaties, onderhoud, en brandstof komen voor rekening van de werkgever. De werknemer is verplicht de hem ter beschikking gestelde auto op een juiste wijze te gebruiken en goed te beheren en eventuele schade onmiddellijk aan werkgever en aan de verzekeringsmaatschappij te melden. Het is de werknemer niet/wel toegestaan de hem ter beschikking gestelde auto voor privé-doeleinden te gebruiken. Het is de werknemer niet/wel toegestaan de hem ter beschikking gestelde auto door derden te laten gebruiken. De werknemer is verplicht de hem ter beschikking gestelde auto bij een verwachte afwezigheid van meer dan
47
48
Vervolg bedrijsauto (...) dagen, bij non-actiefstelling en bij beëindiging van de dienstbetrekking bij ons bedrijf in te leveren. De werknemer is verplicht de hem ter beschikking gestelde auto in te leveren bij de werkgever, indien hij door functiewijziging deze auto naar het oordeel van werkgever niet meer nodig heeft, dan wel na eerste sommatie van werkgever, indien omstandigheden daartoe aanleiding geven. De werknemer dient de boetes op verkeersovertredingen die met de bedrijfsauto zijn gemaakt, zelf te voldoen.
Personeelsadministratie, urenverantwoording, loonadministratie en vergoeding van kosten Veranderingen in adres, gezinssamenstelling en dergelijke dien je schriftelijk door te geven aan de personeelsadministratie. Dit is onder andere belangrijk in verband met de reiskostenvergoeding, loonbelasting en premies voor de verzekeringen. Elke laatste werkdag van de week lever je een urenbriefje of urenverantwoording in. Deze verantwoordingen worden gecontroleerd en afgetekend. Een kopie is voor de medewerker. Het is belangrijk dat elke medewerker hieraan meewerkt en de informatie op tijd verstrekt. Het is een voorwaarde voor een goed werkende loonadministratie. Je mag kosten die je voor het werk moet maken bij de bedrijfsleiding declareren op het kostendeclaratieformulier. Het principe is dat de bedrijfsleiding van tevoren akkoord moet zijn gegaan met de te maken kosten.
Identificatieplicht Elke medewerker is verplicht om op het werk een identiteitsbewijs te kunnen tonen, als daarom wordt gevraagd door personen die daartoe bevoegd zijn. Dergelijke controles kunnen uitgevoerd worden door de vreemdelingenpolitie, de arbeidsinspectie, het UWV of de belastingdienst.
Opleiding Onze werknemers zijn gehouden om hun vakbekwaamheid in stand te houden en verder te ontwikkelen door het bijhouden van de vakliteratuur, zonodig door het volgen van opleidingen. Verzoeken om gehele of gedeeltelijke tegemoetkoming in de opleidingskosten zullen wij beoordelen op basis van het criterium of de opleiding waardevol is voor het bedrijf. De kosten van het volgen van de opleiding komen, voor zover de directie hiermee van tevoren schriftelijk heeft ingestemd, (geheel of gedeeltelijk) voor rekening van de werkgever. Voor langer durende opleidingen wordt een studiekostenregeling getroffen.
49
50
Hoofdbedrijfschap Detailhandel/Hoofdbedrijfschap Ambachten
Hoewel aan de samenstelling van deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de uitgevers geen aansprakelijkheid aanvaarden voor (de gevolgen van) eventuele onjuistheden in de tekst of het ontbreken van informatie. 51
Hoofdbedrijfschap Detailhandel Postbus 90703 2509 LS Den Haag T 070 338 56 66 F 070 338 57 11 E
[email protected] I www.hbd.nl
52
