Serie personeelsmanagement. Arbo en ziekteverzuim

Serie personeelsmanagement

Arbo en ziekteverzuim

1

2

Serie personeelsmanagement

Arbo en ziekteverzuim

Inhoud Introductie Deel A. Ziekte, verzuim en reïntegratie 1. De gevolgen van verzuim 2. Verzuimreglement met huisregels 3. Blijf contact houden met de zieke werknemer 4. Aangepast werk 5. Deskundige hulp inroepen 6. Vangnet bij zwangerschap, bevalling of orgaandonatie 7. Wat zegt de wet? 8. Van de 1e ziektedag tot twee jaar ziekte 9. Langer dan twee jaar ziek, wat nu? 10. Wat doet het UWV? 11. Omgaan met lichamelijke klachten 12. Omgaan met psychische problemen 13. Hoe verzuim voorkomen? 14. Voeren van verzuimgesprekken 15. Verhalen van loonschade

6 6 6 6 7 7 7 8 10 11 11 11 13 13 14

Deel B. Arbeidsomstandigheden 16. Kortste weg door arbo 17. Wat is de rol van OR of Pvt? 18. Schade voorkomen door persoonlijke beschermingsmiddelen 19. Zorg voor jeugdigen 20. Wat mag de Arbeidsinspectie?

15 17 18 18 18

Bijlage Voorbeeld Verzuimreglement

4

Introductie Goed inzetbare en gemotiveerde werknemers zijn positief voor de uitstraling en de sfeer in uw zaak, het niveau van de geleverde service en uiteindelijk uw bedrijfsresultaat. Om deze doelen ook te bereiken is het nodig om te investeren in gezond en veilig werken. Door te zorgen voor goede arbeidsomstandigheden denkt u als ondernemer vooruit en voorkomt u mogelijk verzuim van uw werknemers in de toekomst. Niet alle verantwoordelijkheid ligt echter op uw schouders. Ook van de werknemers zelf mag worden verwacht dat zij er alles aan doen om gezond en voor werk inzetbaar te blijven. Werkgever en werknemers werken als een team samen om veilig en gezond te werken. Maar ondanks alle voorzorgsmaatregelen is het niet altijd te voorkomen dat er iets niet volgens plan gaat. Werknemers zijn en blijven nu eenmaal mensen die: • Ziek kunnen worden; • Een beroepsziekte kunnen oplopen; • Langdurig arbeidsongeschikt kunnen worden; • Een bedrijfsongeval kunnen krijgen; • Een trauma kunnen oplopen door intimidatie of geweld. Een actieve werkgever, goede begeleiding en een prettige sfeer op het werk helpen erbij om de werknemer snel weer aan het werk te krijgen en aan het werk te houden. Een actieve werkgever, goede begeleiding en een prettige sfeer op het werk dragen bij om de werknemer snel weer aan het werk te krijgen en aan het werk te houden. Ook van de wetgever moeten u en uw werknemers zelf verantwoordelijkheid nemen voor arbeidsomstandigheden, ziekte en arbeidsongeschiktheid. Alle partijen lopen zelfs (financiële) risico’s als ze niet actief zijn in het voorkomen van ziekte en onveiligheid of het nemen van maatregelen. Actief in preventie en actief in reïntegratie en behoud van werk zijn de sleutelwoorden. Dat is niet altijd gemakkelijk, omdat de wetgeving voortdurend verandert en u al deze regels moet bijhouden en toepassen. Om u te helpen is er deze brochure vol met feiten, praktische wetenswaardigheden en tips over arbeidsomstandigheden, verzuim en reïntegratie. Daarnaast wordt er doorverwezen naar instanties en websites met actuele en aanvullende achtergrondinformatie. En natuurlijk zijn ook brancheorganisaties waarbij u misschien bent aangesloten actief in het ondersteunen van de leden bij ziekte, verzuim en reïntegratie van hun personeel. Zorg daarom dat u goed op de hoogte bent van het aanbod van uw brancheorganisatie.

5

DEEL A Ziekte, verzuim en reïntegratie 1. De gevolgen van verzuim Als een werknemer door ziekte minder goed functioneert of helemaal afwezig is, is dat niet alleen vervelend voor de zieke, maar ook voor uw zaak. • Als de werknemer namelijk lange tijd ziek blijft en er arbeidsongeschiktheid dreigt, mist u een ingewerkte werknemer. En dit kan u veel geld kosten. • Kortdurend verzuim lijkt op het eerste gezicht geen groot probleem, maar de collega’s moeten harder of langer werken én het remt de omzet en het serviceniveau van de zaak. Verzuim kost geld, veel geld. Als u wilt weten wat verzuim u kost en waar u kunt besparen kijk dan op de website www.arbo.mkb.nl/MKB_Verzuimscan of www.werkendperspectief.nl (klik op ‘zoek’ en typ daar ‘verzuimkosten’ in). 2. Verzuimreglement met huisregels Een helder en actueel verzuimreglement met huisregels die bij uw zaak passen vormt de basis om ziekteverzuim aan te pakken. In dit reglement staan duidelijke regels en richtlijnen over ziekte, verzuim en reïntegratie en helpen u en uw werknemers om de bedrijfsafspraken en de wettelijke regels te volgen. Zo worden de risico’s verkleind en dat bespaart veel narigheid (tijd, kosten of schade door een claim). Bij het maken van het verzuimreglement dient u altijd rekening te houden met de voor uw branche geldende CAO (Collectieve Arbeidsovereenkomst). De CAO’s zijn te vinden op de website www.staatscourant.nl. In de meeste CAO´s vindt u in de bijlagen een model verzuimreglement. Is dit niet het geval, dan kunt u ook gebruik maken van het voorbeeld-verzuimreglement in de bijlage van deze brochure. Voor actuele informatie over verzuim voor werkgevers en werknemers kunt u de website van de projectgroep Aan ’t Werk bezoeken: www.aan-t-werk.nl. 3. Blijf contact houden met de zieke werknemer In de detailhandel besteedt de werkgever de begeleiding van zieke werknemers meestal uit aan een arbodienst. Toch is het belangrijk om zelf direct in contact te blijven met de zieke en de regie van het proces zelf in handen te houden. Als de onderlinge sfeer goed is, komt een zieke werknemer sneller en gemakkelijker terug naar de zaak. Dat helpt langdurige uitval voorkomen en het maakt reïntegratie voor iedereen eenvoudiger. Zorg zelf voor regelmatig contact in een goede sfeer en nodig de zieke zoveel mogelijk uit om naar het werk te komen. Praat daar samen over mogelijke oplossingen en aangepast werk. Leg de afspraken altijd vast op papier en berg verslagen op in het dossier van de werknemer. Als de onderlinge sfeer goed is, komt een zieke werknemer sneller en gemakkelijker terug naar de zaak. Dat helpt langdurige uitval voorkomen en het maakt reïntegratie voor iedereen eenvoudiger. 4. Aangepast werk Wanneer de zieke werknemer niet meer in zijn oude functie kan terugkeren omdat deze bijvoorbeeld te zwaar is geworden, dan is het aan u om aangepast werk te bieden. Op deze manier kan de werknemer zo snel mogelijk weer naar het werk terugkeren. De werknemer is verplicht om daaraan mee te werken. Dit is niet altijd prettig, want aangepast werk kan een stapje terug betekenen: in moeilijkheidsgraad, uren, status of in financiële zin. Aandachtspunten bij aangepast werk zijn: • Aangepast werk helpt om eerder weer aan het werk te gaan; • De werknemer moet het aangepaste werk aankunnen; • Het werk mag de genezing niet in de weg staan; • Steun van de werkgever voor de medewerker helpt: blijf samen in gesprek, maak signalen bespreekbaar en houd een vinger aan de pols.

6

Als blijkt dat de werknemer definitief niet terug naar de oude functie kan, dan zal de werkgever hem een andere functie in het bedrijf moeten aanbieden die de werknemer moet accepteren. Dit noemt men reïntegratie 1e spoor. Als ander werk in het eigen bedrijf niet mogelijk is, is de werkgever verplicht om de werknemer bij een andere werkgever te reïntegreren. Dit noemt men reïntegratie 2e spoor. Ook hiervoor is de werkgever verantwoordelijk. Ter ondersteuning kan de werkgever een reïntegratiebedrijf inschakelen. Brancheorganisaties en verzekeraars hebben vaak voorzieningen om de werkgever te ondersteunen. Ook de arbodienst kan u helpen. Als de werknemer een baan bij een andere werkgever heeft gevonden, duurt de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst nog twee jaar voort, tenzij anders met de werknemer wordt overeengekomen of tenzij de arbeidsovereenkomst na twee jaar arbeidsongeschiktheid met behulp van een ontslagvergunning wordt opgezegd. 5. Deskundige hulp inroepen Als werkgever heeft u de verplichting om u bij ziekteverzuim en reïntegratie te laten bijstaan door een onafhankelijk deskundige. Deze deskundige adviseert zowel de werkgever als de werknemer. Bij dreigend langdurig verzuim verricht de bedrijfsarts, in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter, ook de begeleidingstaken. Om bedrijfsgeneeskundige zorg in te kopen hebben veel werkgevers een contract met een gecertificeerde arbodienst (Vangnetregeling). U kunt hiervan afwijken mits werkgevers en werknemers dit op CAO-niveau hebben afgesproken (Maatwerkregeling). Voor meer informatie over maatwerk- of vangnetregeling of speciale arrangementen in uw branche kunt u contact opnemen met uw brancheorganisatie. Meer algemene informatie over de maatwerk- of vangnetregeling treft u aan op de website www.arbo.nl. 6. Vangnet bij zwangerschap, bevalling of orgaandonatie Bij gezondheidsklachten naar aanleiding van zwangerschap, bevalling of orgaandonatie kan de werknemer recht hebben op een uitkering op grond van Vangnet Ziektewet. Ook werknemers met een WAO- of een WIA-uitkering of werknemers met een blijvende beperking kunnen voor Vangnet Ziektewet in aanmerking komen. U profiteert van deze uitkering omdat het (deels) de loonkosten dekt. Het is belangrijk dat de werknemer de aanvraag voor de Vangnet Ziektewetuitkering tijdig bij het UWV indient. Om te zorgen dat dit goed gebeurt kan de arbodienst of de bedrijfsarts daarbij helpen. 7.

Wat zegt de wet?

De wetgeving van de overheid richt zich op het vergroten van de verantwoordelijkheid van werkgevers en werknemers. Daarmee nemen ook de risico’s voor werkgevers en werknemers toe. De overheid vindt het essentieel dat mensen aan het werk blijven en dwingt met de wetgeving af dat werkgever en werknemer zich daarvoor maximaal inspannen. Wetten die relevant zijn voor verzuim en reïntegratie: • De Wet Verbetering Poortwachter bepaalt dat werkgever en werknemer samen verantwoordelijk zijn voor reïntegratie vanaf de 1e ziektedag. Doet de werkgever onvoldoende dan riskeert hij om langer dan twee jaar loon tijdens ziekte door te moeten betalen. Werkt de werknemer niet voldoende mee, dan riskeert hij stopzetten van het loon en/of ontslag. • De Wet Verlenging Loondoorbetalingsverplichting bij Ziekte regelt dat de werkgever in het eerste en tweede ziektejaar loon doorbetaalt. Dat mag over het eerste en tweede ziektejaar samen maximaal 170% van het laatstverdiende loon zijn. In diverse CAO’s zijn afspraken over de verdeling gemaakt, raadpleeg dus altijd de CAO. • De Wet op de Arbeidsongeschiktheidsverzekering voor arbeidsongeschikten die ziek waren voor 1 januari 2004 en op 1 januari 2006 al een WAO-uitkering hadden. • De Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) voor (gedeeltelijk) arbeidsongeschikten die op of na 1 januari 2004 ziek zijn geworden en tenminste twee jaar ziek zijn. • De Ziektewet (ZW) voor werknemers die onder het Vangnet Ziektewet vallen. • Premiedifferentiatie en Marktwerking bij Arbeidsongeschiktheidsverzekeringen (PEMBA) waaruit volgt dat de WAO-premie die een werkgever moet afdragen hoger wordt als er meer werknemers een uitkering in het kader van WAO en/of WIA ontvangen. • De wet financiering sociale verzekeringen (Wfsv) die de heffing en inning van de premies werknemersverzekeringen regelt.

7

Actuele informatie en achtergronden van onder andere de WAO, de WIA en andere wettelijke verplichtingen vindt u op de website www.werkennaarvermogen.nl. 8. Van 1e ziektedag tot twee jaar ziekte Volgens de Wet Verbetering Poortwachter begint de reïntegratie van een zieke werknemer al direct bij de ziekmelding. De wetgever ziet werk namelijk als een centrale factor voor gezondheid en welzijn en verwacht dat de werknemer zo snel mogelijk het werk hervat. U en uw werknemer dienen afspraken en acties aantoonbaar te maken zodat UWV bij een aanvraag voor WAO of WIA kan beoordelen of u beiden voldoende heeft gedaan om arbeidsongeschiktheid te voorkomen. Al deze gegevens worden bijgehouden in een speciaal dossier, het zogenaamde reïntegratieverslag. Volgens de Wet Verbetering Poortwachter begint de reïntegratie van een zieke werknemer al direct bij de ziekmelding. Gedurende de eerste twee ziektejaren is de Wet Verbetering Poortwachter heel duidelijk over wat er van werkgever en werknemer wordt verwacht. Niet (genoeg) voldoen kan leiden tot sancties en/of kosten voor de werkgever of voor de werknemer. Actuele informatie over wet- en regelgeving, brieven en formulieren van het UWV zijn te bestellen en downloaden via de website van het UWV: www.uwv.nl.

8

Wanneer?

Wat te doen?

Door wie?

Dag 1

Ziekmelding bij werkgever.

werknemer

Dag 1-7

Vangnet Ziektewetgevallen doorgeven aan het UWV (zwangerschapsklachten, orgaandonatie, heringetreden arbeidsgehandicapte).

werkgever

Dag 1-7

Ziekmelding doorgeven aan de bedrijfsarts of arbodienst.

werkgever

Week 6

De bedrijfsarts of arbodienst levert probleemanalyse en reïntegratieadvies in een voorstel voor het plan van aanpak.

bedrijfsarts of arbodienst

Week 6 t/m 104

De werkgever maakt een reïntegratiedossier met: • verloop van het ziekteverzuim; • ondernomen activiteiten van werkgever en werknemer; • documenten en correspondentie; • plan van aanpak, bijstellingen en verslagen.

werkgever

De bedrijfsarts of arbodienst maakt het medisch dossier.

bedrijfsarts of arbodienst

Werkgever en werknemer stellen samen een (schriftelijk) plan van aanpak voor reïntegratie op en plaatsen beiden hun handtekening voor akkoord. Een kopie wordt naar de bedrijfsarts of arbodienst gestuurd.

werkgever en werknemer

Week 8

De werkgever benoemt een casemanager. (Hij kan dat ook zelf zijn.) Minimaal elke 6 weken

Werkgever, werknemer en bedrijfsarts of arbodienst houden contact en registreren afspraken/voortgang van het plan van aanpak.

werkgever, werknemer en bedrijfsarts of arbodienst

Werkgever en werknemer evalueren minimaal elke zes weken de voortgang Week 13

Werkgever geeft de ziekmelding door aan het UWV

werkgever

Week 52

Werkgever en werknemer evalueren het plan van aanpak en de reïntegratie tijdens het eerste ziektejaar. Werkgever en werknemer stellen samen een verslag van de eerstejaarsevaluatie op en keuren dat verslag goed door een handtekening te plaatsen.

werkgever en werknemer

Week 53 t/m 104

De loondoorbetaling wordt verlaagd naar 70% tenzij hierover in de CAO andere bindende afspraken zijn gemaakt.

werkgever

Week 87

UWV stuurt het WIA-aanvraagformulier naar de werknemer. Werkgever en werknemer stellen het reïntegratieverslag samen (= alle documenten tot nu toe). De werknemer vraagt zijn medisch dossier op bij de bedrijfsarts of arbodienst.

werkgever, werknemer en bedrijfsarts of arbodienst

Week 91

Uiterlijk in week 91 stuurt de zieke werknemer de aanvraag WIA samen met het reïntegratieverslag en het medisch dossier naar het UWV.

werknemer

Week 92-104

Het UWV keurt de werknemer, beoordeelt de reïntegratieinspanningen van werkgever en werknemer en stelt het arbeidgeschiktheidspercentage vast.

UWV

Vanaf week 104

Werknemer ontvangt uitkering krachtens de WIA: • WGA voor gedeeltelijk arbeidsgeschikten. • IVA voor volledig en duurzaam arbeidsongeschikten.

UWV

9

9. Langer dan twee jaar ziek, wat dan? Werknemers die op of na 1 januari 2004 ziek zijn geworden en twee jaar of langer ziek zijn, kunnen een beroep doen op de WIA (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen). De WIA stimuleert werkgevers en werknemers om zoveel mogelijk aan het werk te blijven. • Als een werknemer nog minimaal 65% van het laatstverdiende loon kan verdienen, komt de werknemer niet voor een uitkering in aanmerking. Werkgever en werknemer moeten dan allereerst proberen om samen een oplossing vinden. Als het dienstverband wordt voortgezet kan het nodig zijn om nieuwe afspraken over het loon te maken. Als er voor de werknemer geen passend werk bij de eigen werkgever is, kan de werknemer geholpen worden om elders aan het werk te gaan. Als dat niet lukt, is ontslag mogelijk. De werknemer kan na ontslag een beroep doen op de Werkloosheidswet (WW) en na afloop daarvan op de Wet werk en bijstand (WWB) of als hij op de eerste werkloosheidsdag tenminste 50 jaar is op de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werklozen (IOAW). NB Indien u verwacht dat de werknemer geen WIA-uitkering zal ontvangen, dan kunt u bij het UWV ook eerder een WIA-keuring aanvragen. U hoeft dan niet te wachten tot de twee jaar om zijn. Vraag uw arbodienst of bedrijfsarts om advies. U mag uw werknemer dan alleen ontslaan als het echt niet lukt passend werk te vinden binnen het eigen bedrijf. • Een werknemer die maximaal 65% arbeidsgeschikt is (dus ten minste 35% arbeidsongeschikt), komt in aanmerking voor een uitkering krachtens de WIA. De WIA kent twee regelingen: de WGA voor gedeeltelijk en de IVA voor volledig en duurzaam arbeidsongeschikten. – Als de werknemer niet volledig en duurzaam arbeidsongeschikt is (maar wel tenminste 35% arbeidsongeschikt) dan geldt de Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA). – Als het voor de werknemer onmogelijk is om ten hoogste 20% van het laatstverdiende loon te verdienen en als er weinig of geen uitzicht op herstel is, dan wordt de werknemer als volledig en duurzaam arbeidsongeschikt beschouwd en valt de werknemer onder de Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten (IVA). Langdurig ziek, na 2 jaar loondoorbetaling door de werkgever

Beoordeling WIA

Minder dan 35% loonverlies

Niet arbeidsongeschikt

Ten minste 35% tot 80% loonverlies

Ten minste 80% loonverlies, uitzicht op herstel

WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsongeschikten)

Ten minste 80% loonverlies, geen uitzicht (of geringe kans) op herstel

WIA (Inkomensvoorziening Volledig Arbeidsongeschikten)

Werknemers die voor 1 januari 2004 ziek zijn geworden en op 1 januari 2006 een WAO-uitkering ontvingen, blijven de WAO-uitkering ontvangen zolang ze aan de voorwaarden blijven voldoen. Er kan sprake zijn van herbeoordeling. Zo blijft, naast de WIA, de WAO nog lange tijd van kracht.

10

10. Wat doet het UWV? UWV staat voor Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen. Het UWV voert de wetten en regelingen voor reïntegratie en uitkeringen voor werknemers uit. De rol van het UWV bestaat onder meer uit: • Vaststellen van de mate van arbeidsgeschiktheid/arbeidsongeschiktheid volgens de systematiek van de WAO en WIA • Beoordelen van de reïntegratie-inspanningen van werkgever en werknemer voordat een uitkering krachtens de WAO of WIA wordt toegekend. Als werkgever of werknemer onvoldoende aan reïntegratie heeft bijgedragen kan UWV aan werkgever of werknemer een sanctie opleggen, bijvoorbeeld door de werkgever te verplichten langer loon door te betalen of door de behandeling van de uitkeringsaanvraag uit te stellen of nog geen uitkering toe te kennen. • Het publiek informeren over regelingen en uitkeringen in het kader van verzuim, reïntegratie en arbeids(on)geschiktheid; • De aanvraag voor een uitkering Vangnet Ziektewet in behandeling nemen. • Op verzoek van werkgever of werknemer een deskundigenoordeel (of second opinion) geven over vragen zoals: – is de werknemer arbeidsongeschikt? – heeft de werkgever passend werk? – heeft de werknemer zich voldoende ingespannen voor de reïntegratie? De werkgever of werknemer kan dit bij UWV aanvragen tegen een vaste prijs. • Het publiek informeren over regelingen en uitkeringen in het kader van verzuim, reïntegratie en arbeids(on)geschiktheid; • De aanvraag voor een uitkering Vangnet Ziektewet in behandeling nemen. Op de website www.uwv.nl vindt u informatie over het UWV en de mogelijkheid om brochures en formulieren te downloaden. 11. Omgaan met lichamelijke klachten Verzuim door zwaar werk komt in een aantal branches van de detailhandel regelmatig voor. Als werkgever kunt u er het volgende aan doen. • Zorgen dat de werknemer voldoende afwisseling in rust en werktijden heeft. • Het werk zo organiseren dat binnen tilnormen gewerkt kan worden. • Ergonomische hulpmiddelen ter beschikking stellen. • Ervoor zorgen dat werknemers de hulpmiddelen gebruiken. • Werknemers bewust maken van risico’s en stimuleren tot een goede werkhouding. • Ervoor waken dat lichamelijke klachten van een werknemer chronisch worden. • Als een werknemer signalen van overbelasting afgeeft, direct een gesprek aangaan en samen oplossingen zoeken. • Advies aan de bedrijfsarts vragen om te beoordelen wat een werknemer fysiek wel en niet aan kan. 12. Omgaan met psychische problemen Een groot deel van het ziekteverzuim in Nederland wordt bepaald door het psychisch functioneren. Oorzaken kunnen liggen in werkdruk en werkstress, agressie en geweld als gevolg van (winkel)criminaliteit en ander ongewenst gedrag op het werk, maar ook in privé-omstandigheden van de werknemer. U kunt verzuim voorkomen of verminderen door signalen op te vangen en niet af te wachten, maar onmiddellijk met de werknemer in gesprek te gaan en hem steun te geven. Als het enigszins kan is aan het werk blijven het beste medicijn. Als een werknemer echt psychische problemen heeft dan kunt u het volgende doen. • De werknemer waar mogelijk stimuleren om op het werk te blijven komen. • Benadrukken dat werknemer en werkgever samen verantwoordelijk zijn voor verbetering van de situatie. • Actief werken aan herstel van de werknemer samen met voortdurend zoeken naar de beste aangepast arbeid. • Vermijd het om in termen van schuld te denken en praten, dat lost niets op. • Ga open het gesprek aan met de werknemer, zoek de oorzaken (meestal zijn het er meerdere en liggen ze in het werk en in de persoon).

11

Een groot deel van het ziekteverzuim in Nederland wordt bepaald door psychische klachten. Oorzaken kunnen liggen in werkdruk en werkstress, agressie en geweld als gevolg van (winkel)criminaliteit en ander ongewenst gedrag op het werk, maar ook in privé-omstandigheden van de werknemer. Uw brancheorganisatie en het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (www.hbd.nl) zijn een bron van informatie en hulpmiddelen. Ook uw arbodienst, bedrijfsarts of verzekeraar kunnen u verder helpen. Algemene tips en achtergrondinformatie staan ook in de ‘Leidraad verzuim door psychische problemen? De stappen naar een gezonde oplossing’ en de ‘Leidraad preventie’ die u kunt downloaden van de website www.hetwerkendperspectief.nl (of www.werkendperspectief.nl), zie pag. 4) (klik op ‘zoek’ en typ de titel in) of kunt aanvragen bij de subcommissie Psychische Problematiek, telefoon: 071-512 49 03. Bedrijfsarts Elke werkgever is verplicht om voor de begeleiding van (dreigend langdurig) verzuim een bedrijfsarts in te schakelen. In de detailhandel gebeurt dat meestal via een arbodienst, maar hiervan kan worden afgeweken als er in de CAO andere afspraken over zijn gemaakt. Nadat de werkgever de zieke werknemer bij de bedrijfsarts of arbodienst heeft aangemeld, gaat de bedrijfsarts de zieke werknemer adviseren en begeleiden bij herstel en het weer oppakken van het werk. Als de werknemer ermee instemt kan de bedrijfsarts hem voor een nadere diagnose en/of behandeling doorverwijzen naar de huisarts, medisch specialist, bedrijfsmaatschappelijk werk, fysiotherapeut of psycholoog. Dit is wettelijk vastgelegd en de kosten worden vergoed conform de zorgverzekering van de werknemer of de AWBZ. De werkgever is vrij om de kosten van behandeling/begeleiding (deels) aan de werknemer te vergoeden. De bedrijfsarts adviseert de werkgever en de werknemer, onder meer bij het voldoen aan de wettelijke eisen, maar let op: de werkgever blijft altijd zelf verantwoordelijk. Bedrijfsartsen zijn gehouden aan de gedragsregels van de KNMG en aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Reïntegratiebedrijf Als de werknemer niet terug kan keren in de eigen functie of in een andere functie in het eigen bedrijf is de werkgever verplicht om de medewerker te helpen bij het vinden van ander werk en de kosten daarvoor te dragen. De werkgever kan bijvoorbeeld een reïntegratiebedrijf inschakelen. Het BOREA keurmerk geeft aan dat een reïntegratiebedrijf voldoet aan bepaalde kwaliteitseisen. Zie voor meer informatie over reïntegratiebedrijven de website www.boaborea.nl. Arbodienst Arbodiensten zijn private gecertificeerde ondernemingen met vele arbodeskundigheden in één bedrijf. Ze voeren in opdracht van werkgevers werkzaamheden uit op het gebied van ziekte, verzuim, arbeidsongeschiktheid en arbeidsomstandigheden. Arbodiensten leggen desgewenst contact met uitkeringsinstellingen, verzekeraars, reïntegratiebedrijf of conflictbemiddelaars. Bij arbodiensten treft u bijvoorbeeld bedrijfsartsen aan, arbeidshygiënisten, arbeids- en organisatiedeskundigen en veiligheidsdeskundigen, ergonomen, conflictbemiddelaars en bedrijfsmaatschappelijk werkers. Werknemers die problemen hebben kunnen dit aankaarten bij de arbodienst op het arbeidsomstandighedenspreekuur. Men kan daar terecht met vragen over gezondheidsklachten waarvan wordt vermoed dat die iets met het werk te maken hebben. De privacy van de werknemer is door de arbodienst strikt geregeld. Verzekeraar Werkgevers kunnen het risico op verzuim en arbeidsongeschiktheid deels verzekeren. Verzekeraars zijn erbij gebaat om de kans op schade door verzuim te beperken en ze bieden vaak financiële ondersteuning aan werkgevers. Informeer naar de mogelijkheden bij uw verzekeraar. Mogelijk is het interessant voor u een totale verzekering voor ziektekosten, verzuim, arbeidsongeschiktheid, zorg voor arbeidsomstandigheden, verzuimbegeleiding en vervangend personeel te overwegen. Sommige detailhandelsbranches bieden op dit vlak interessante mantelcontracten aan de leden. De noodzaak om risico’s te verzekeren hangt samen met kenmerken van het bedrijf en van de risico’s op ziekteverzuim. Maximaal verzekeren is niet in alle gevallen nodig. Neem voor meer informatie contact op met uw brancheorganisatie en verzekeraar. Effectieve samenwerking In een aantal detailhandelsbranches werken verzekeraars, arbodiensten en reïntegratiebedrijven als partners in een keten met elkaar samen. Dat leidt tot interessante branchearrangementen en mantelovereenkomsten met scherpe prijzen. Neem voor meer informatie contact op met uw brancheorganisatie.

12

Bij werkstress, agressie en geweld, psychische problemen en conflicten is de belangrijkste tip: wacht nooit af maar ga er onmiddellijk mee aan de slag. Raadpleeg bijvoorbeeld de CAO, want daarin zijn vaak hulpmiddelen opgenomen. 13. Hoe verzuim voorkomen? Als werknemers zich goed voelen, hun talent kunnen inzetten en zich kunnen ontwikkelen in het werk, is er minder ziekteverzuim. Niet alle verzuim wordt namelijk veroorzaakt door echte ziekte. Werknemers die problemen op het werk ervaren, kunnen geneigd zijn om zich gemakkelijker ziek te melden. Dit verzuim kunt u voorkomen door regelmatig werkoverleg te houden, in een open sfeer en op een rustig moment. Het doel is om met elkaar in gesprek te zijn en te blijven. Ook functioneringsgesprekken waarin je elkaar feedback geeft, helpen om verzuim te voorkomen. 14. Voeren van verzuimgesprekken Ziekteverzuim wordt minder en korter als er open met werknemers over wordt gesproken, vooral als er samen met de werknemer wordt gezocht naar achterliggende oorzaken. Vervolgens kunnen en uw werknemer samen aan oplossingen werken. Een verzuimgesprek kan bijvoorbeeld worden aangegaan naar aanleiding van: a. Herhaaldelijk kort verzuim

Als een werknemer opvalt door een patroon van ziekmeldingen kunt u beter in gesprek gaan voordat ergernissen ontstaan. Wat te doen bij kort verzuim? • Maak een afspraak met de werknemer. • Leg het verzuimpatroon aan de werknemer voor, zonder er uw oordeel over te geven. Geef aan wat de gevolgen zijn (bijvoorbeeld werkdruk voor collega’s, werksfeer, minder service voor de klanten of vaker een collega die alleen in de winkel staat). • Vraag de werknemer of hij het patroon van ziekmeldingen herkent. • Vraag aan de werknemer waarom hij steeds ziek wordt, welke oorzaken hij zelf ziet. • Vraag naar de oplossing(en) die de medewerker zelf voorstelt. • Maak samen afspraken voor verbetering in de toekomst. • Spreek na een tijdje nog eens af om te evalueren.

13

Vaak hebben werknemers geen idee hoe vaak ze zich ziek melden. Meestal staan ze ook niet stil bij de gevolgen en worden ze het zich pas bewust als de werkgever het onder de aandacht brengt. b. Signalen die kunnen duiden op aanstaand verzuim

Als u bij een werknemer signalen herkent die tot een groter risico op ziekteverzuim kunnen leiden, zoals fouten, stress, te laat komen, de kantjes eraf lopen, vermoeide indruk of privé-problemen, is het goed om hierover zo snel mogelijk met de werknemer in gesprek te gaan. Wat als u signalen opvangt van dreigend ziekteverzuim? • Maak een afspraak met de werknemer. • Leg de signalen die u waarneemt aan de werknemer voor en geef aan dat u bezorgd bent en de situatie graag wilt verbeteren en eventuele uitval door ziekte graag wilt voorkomen. • Vraag de werknemer of hij de signalen herkent. • Vraag aan de werknemer waarom dit gebeurt, welke oorzaken hij zelf ziet. • Vraag naar de oplossing(en) die de medewerker zelf voorstelt. • Maak samen afspraken voor verbetering in de toekomst. • Spreek na een tijdje nog eens af om te evalueren. c. Als de werknemer na ziekte weer komt werken

Ook wanneer uw werknemer weer ‘beter’ is, is het goed om een vinger aan te pols te houden. De kans op terugslag is immers altijd aanwezig. Weer aan het werk • Spreek de werknemer aan en zeg hem dat u even met hem wilt praten. • Vraag de werknemer hoe het met hem gaat • Vraag de werknemer of zijn ziek zijn met het werk te maken had. • Vraag naar de eventuele oorzaken. • Vraag naar de oplossing(en) die de medewerker zelf voorstelt. • Maak samen afspraken voor verbetering in de toekomst. • Spreek na een tijdje nog eens af om te evalueren.

15. Verhalen van loonschade Als een derde partij ziekteverzuim van een werknemer heeft veroorzaakt kunt u de loonschade verhalen op deze partij. Dit is bijvoorbeeld het geval als de medewerker een verkeersongeval treft dat is veroorzaakt door een derde of bij een bedrijfsongeval tijdens werktijd bij een tweede werkgever van de medewerker. Dit wordt ‘regres’ genoemd. De werknemer moet altijd eerst zelf de veroorzaker van de schade aansprakelijk stellen voordat u als werkgever het loon kunt gaan verhalen. Het is wenselijk om juridische ondersteuning in te schakelen, bijvoorbeeld via de branchevereniging.

14

DEEL B Arbeidsomstandigheden 16. Kortste weg door arbo Mensen raken beslist niet alleen gemotiveerd door het geld dat ze met werken verdienen. Minstens even belangrijk zijn de werksfeer, veiligheid, fysieke arbeidsomstandigheden en gezond je pensioen kunnen halen. Investeren in goede arbeidsomstandigheden draagt bij aan minder kans op gezondheidsschade, minder ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid, maar ook aan een betere uitstraling in de winkel, meer service, meer omzet en meer rendement. De kern van het werken aan verbetering van arbeidsomstandigheden staat in onderstaande ‘route door arbo’. Vanaf 1 januari 2007 krijgen werkgevers en werknemers meer ruimte om samen het arbobeleid in te vullen. Check vanaf die datum of er voor uw branche een Arbocatalogus is of kijk op www.hbd.nl voor de meest actuele wijzigingen. Door het volgen van de route geeft de werkgever richting aan het (wettelijk) verplichte arbobeleid. In het schema hierna staat per stap een toelichting. RI&E

Toets Arbo-dienst

plan van aanpak

PAGO

Acties uitvoeren

Acties evalueren

Route door arbo Wettelijke verplichtingen

Uitleg en tips

Arbobeleid

Arbobeleid bestaat uit het in kaart brengen van de uitgangssituatie (RI&E), het beschrijven van de gewenste situatie (plan van aanpak) en het uitvoeren van maatregelen ter verbetering. • De ‘route door arbo’ is een praktisch stappenplan. • Bespreek de ‘route door arbo’ met de werknemers (en uitzendkrachten). • Huur eventueel een deskundige in, bijvoorbeeld van een arbodienst.

Risico Inventarisatie en –Evaluatie (RI&E) en plan van aanpak

Een RI&E is een wettelijk verplichte inventarisatie van de risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn per bedrijf. Bij minder dan 40 uur personeel is een RI&E niet nodig. • Voor een aantal branches is een specifieke vragenlijst voor de RI&E beschikbaar, dit heet een ‘branche RI&E’. • Op de website van uw brancheorganisatie of op HYPERLINK www.rie.nl vindt u alle informatie over de RI&E, zo mogelijk in relatie tot uw branche. • Betrek de preventiemedewerker, OR of personeelsvertegenwoordiging en de werknemers bij de RI&E Bij een RI&E hoort een plan van aanpak met alle actiepunten uit de RI&E, wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en wanneer het punt is afgerond. RI&E verplicht actualiseren: • eens per 3 à 4 jaar • bij wetswijzigingen • bij iedere grote verandering in het bedrijf

Toetsing van de RI&E en het plan van aanpak

Regels voor de toetsing van een RI&E en plan van aanpak: • 25 werknemers of minder in combinatie met een branchespecifieke RI&E: verplichte lichte toets door een arbodienst. • 25 werknemers of minder zonder een branchespecifieke RI&E: verplichte toets door een arbodienst. • meer dan 25 werknemers: verplichte toets door een arbodienst.

Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO)

Inventariseren van mogelijke gezondheidsschade uit heden en verleden ter voorkoming van verdere schade in de toekomst. • houd rekening met de arbeidsrisico’s uit de RI&E; • laten verrichten door de bedrijfsarts of arbodienst; • individueel of groepsonderzoek; • in overleg met de werknemers, OR of Pvt; • (lichamelijke) onderzoeken en/of schriftelijk vragenlijstonderzoek.

Uitvoeren en evalueren van acties

Uitvoeren van het plan van aanpak, evalueren van de uitgevoerde acties en periodiek bijstellen van het plan van aanpak.

15

In het kader van de arbeidsomstandigheden in de zaak en de Arbowet zijn er nog meer punten die de aandacht verdienen. Deze vindt u in onderstaand schema. Overige wettelijke verplichtingen

Uitleg en tips

Agressie/geweld en seksuele intimidatie

De werkgever is verplicht om de werknemers zo mogelijk te beschermen tegen seksuele intimidatie en agressie/geweld, ook is de werkgever verplicht om voor adequate opvang van de werknemer te zorgen na een incident. • Beschrijf de risico’s in de RI&E. Schakel daar eventueel een deskundige bij in (bijvoorbeeld een beveiligingsexpert, een vertrouwenspersoon of een arbodienst). • Neem benodigde preventieve maatregelen of plan ze in de tijd in het plan van aanpak bij de RI&E. • Zorg voor registratie van incidenten (bv. in een logboek). • Nazorg na een incident is de verantwoordelijkheid van de werkgever. • In het kader van seksuele intimidatie is de werkgever verplicht om ervoor te zorgen dat de werknemer (laagdrempelig) toegang heeft tot een vertrouwenspersoon. Sommige branches kennen een eigen regeling. Neem hiervoor contact op met uw branchevereniging. • Sommige brancheorganisaties hebben handige instrumenten of passend informatiemateriaal voor agressie en geweld, ongewenst gedrag, traumaopvang en dergelijke. Neem hiervoor contact op met uw brancheorganisatie. • Meer actuele informatie en handvatten voor maatregelen in het kader van agressie en geweld zijn te vinden op www.hbd.nl .

Bedrijfsongeval

De werkgever dient ieder bedrijfsongeval onmiddellijk telefonisch te melden bij de Arbeidsinspectie. Daarna dient de werkgever het bedrijfsongeval en de toedracht schriftelijk te bevestigen aan de Arbeidsinspectie.

Bedrijfshulpverlening (BHV)

De wet verplicht de werkgever om werknemers en bezoekers tegen de gevolgen van calamiteiten te beschermen door maatregelen en afspraken over bedrijfshulpverlening. Mensen van de zaak moeten binnen enkele minuten hulp bieden tot aan het moment dat externe hulpverleners zoals de ambulancedienst of brandweer ter plaatse zijn. In een bedrijf met één of meer werknemers moet altijd tenminste één werknemer aanwezig zijn die in het bezit is van een BHV-diploma. In een bedrijf dat groter is dan 50 werknemers moeten meer BHV’ers aanwezig zijn. Informatie over opleidingen, cursussen en het onderhouden van de kennis en vaardigheden vindt op u de website www.bedrijfshulpverlening.pagina.nl. De zaak moet beschikken over een bedrijfshulpverleningsbeleid, organisatie en draaiboeken en minimaal eens per jaar oefenen. • BHV beleid, organisatie en draaiboeken samen met de preventiemedewerker en werknemers maken. • BHV’er(s) opleiden. Het Hoofdbedrijfschap Detailhandel heeft een praktische BHV-scan die u helpt om uw risico’s, voorzorgsmaatregelen en voorzieningen gemakkelijk in kaart te brengen. De BHV-scan bestaat uit een individueel deel en een deel dat u samen met de andere ondernemers in de winkelstraat of winkelcentrum gebruikt. U kunt de BHV-scan gratis downloaden van de website www.hbd.nl of bestellen bij het Hoofdbedrijfschap Detailhandel in Den Haag

Voorlichting werknemers over arbeidsrisico’s en preventie

Voorlichting werknemers over arbeidsrisico’s en preventie De RI&E biedt aanknopingspunten aan de werkgever voor de informatieverstrekking aan werknemers. De voorlichting dient ook aan uitzendkrachten gegeven te worden. Eventueel kan hiervoor een deskundige worden ingeschakeld.

Preventiemedewerker

Ieder bedrijf is verplicht een preventiemedewerker te benoemen. Een preventiemedewerker is een werknemer met een arbeidsovereenkomst of bij 15 werknemers of minder de ondernemer zelf. • De wet schrijft twee taken voor aan de preventiemedewerker: • Meehelpen aan het opstellen of actualiseren van de RI&E en het plan van aanpak • Overleg voeren met en advies geven aan de werkgever over goed arbobeleid, in samenwerking met werknemers, OR of Pvt. Randvoorwaarden zijn: • Deskundigheid en ervaring met de in de RI&E benoemde arbeidsrisico’s; • Voldoende werktijd om preventietaken uit te voeren; • Een zo onafhankelijk en zelfstandig mogelijke positie ten opzichte van de werkgever.

16

Actuele informatie over de preventiemedewerker is te vinden op de website van het Arboplatform Nederland: www.arbo.nl. Het opleiden van de preventiemedewerker is niet verplicht. Sommige branches hebben speciale trainingsprogramma’s die rekening houden met specifieke beroepsrisico’s in de branche. Informeer hiernaar bij uw branchevereniging.

17. Wat is de rol van de OR of Pvt? Op het gebied van arbeidsomstandigheden zijn de rechten van de personeelsvertegenwoordiging (Pvt) en de Ondernemingsraad (OR) vrijwel gelijk. Recht:

Geldt voor:

Overlegrecht

• Algemene gang van zaken • Voortgang plan van aanpak van de RI&E • Gevaarlijke stoffenbeleid (kankerverwekkende stoffen, asbest, lood, biologische agentia) • Periodiek overleg met de arbodienst • Aankondiging van (voorgenomen) besluiten waarop advies of instemmingsrecht van toepassing is

Instemmingsrecht

• RI&E en plan van aanpak • Alle niet in CAO vastgelegde regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden en verzuimbeleid • Keuze van en contract met arbodienst of andere deskundige arbobijstand • Verplichtingen rond gevaarlijke installaties • Vaststellen van functies met een aanstellingskeuring • Maatregelen seksuele intimidatie (bv. het aanwijzen van een vertrouwenspersoon) en agressie/ geweld • Frequentie van het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO) • Aanwijzen van bedrijfshulpverleners • Voorlichting en scholing op het gebied van veiligheid en gezondheid • Verzuimbeleid • Controlevoorschriften • Disciplinaire maatregelen • Arbeidsvoorwaardelijke prikkels

Initiatiefrecht

• Voorstellen ter verbetering van arbeidsomstandigheden

Informatierecht

• RI&E • Kopie van de adviezen die de arbodienst aan de werkgever stuurt • Jaarlijks schriftelijke rapportage over de voortgang van het Plan van aanpak van de RI&E • Sociaal jaarverslag, kwantitatief onderbouwd (inclusief WAO en verzuimcijfers) • Overzicht van ongevallen met verzuim, wenselijk is ook een overzicht van beroepsziekten of ernstige ongevallen zonder letsel of verzuim • Veiligheidsrapporten en overige voor arbo en veiligheid relevante beleidsstukken • Rapporten Arbeidsinspectie • Eisen van de Arbeidsinspectie • Bevelen tot stillegging

Faciliteiten

• Mogelijkheid om een vaste commissie VGW in te stellen • Scholing OR en/of commissieleden • Vergaderen in werktijd • Kosten voor werkgever

Deskundige bijstand

• Inhuren deskundige (werkgever tevoren op de hoogte stellen) • Arbodienst adviseert aan en werkt samen met de OR

Arbeidsinspectie

• Bij bezoek Arbeidsinspectie: recht om mee te lopen • De inspecteur onder vier ogen spreken

17

18. Schade voorkomen door persoonlijke beschermingsmiddelen Voor sommige beroepen en werkzaamheden zijn persoonlijke beschermingsmiddelen nodig om de kans op letsel en gezondheidsschade voor de werknemer te beperken. Het besef dat de werkgever bij letsel aansprakelijk kan worden gesteld en het groeiende bedrijfsrisico dat hierdoor ontstaat, dwingt werkgevers om persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) serieus te nemen. Verzekeraars versterken dit door het stellen van steeds strengere voorwaarden. In de RI&E legt de werkgever de gevaren op de werkplek vast die niet vermijdbaar zijn, aangevuld met de wijze waarop de PBM de werknemer tegen het gevaar beschermt. De werkgever moet vastleggen welke middelen worden ingezet, onder welke omstandigheden en met welk doel. 19. Zorg voor jeugdigen Kinderen (jonger dan 16 jaar) en jongeren (16 en 17 jaar) zijn kwetsbaar en mogen alleen onder strenge voorwaarden werken. De regels staan in de Arbeidstijdenwet en het arbeidsomstandighedenbesluit en zijn te vinden op de website www.arbeidsinspectie.nl (knop arbeidstijden en dan knop kinderarbeid). De belangrijkste regels voor jeugdigen: • Een kind van 14 jaar mag werk in het kader van onderwijs doen. Er moet verplicht een stageovereenkomst worden gesloten die ook door de ouder of verzorger wordt ondertekend. Er gelden regels voor rust en arbeidstijden, kijk hiervoor op de website www.arbeidsinspectie.nl. • Een kind van 15 jaar mag naast het volgen van onderwijs niet-industriële arbeid van lichte aard doen als men zich houdt aan bepaalde rust en arbeidstijden. Raadpleeg hiervoor de website www.arbeidsinspectie.nl. • Een kind van 16 of 17 jaar mag zonder meer werken, maar is nog wel (gedeeltelijk) leerplichtig. Daarom worden schooluren meegeteld als arbeidsuren. Werkende jongeren van 16 en 17 jaar: • Hebben recht op langere rustperioden dan oudere werknemers • Mogen niet ’s nachts werken • Mogen niet overwerken • Mogen geen oproepdiensten verrichten • Zie voor de regels voor rust- en arbeidstijden de website www.arbeidsinspectie.nl.

Ook op het gebied van arbeidsomstandigheden voor jongeren gelden strenge verplichtingen voor de werkgever. In de RI&E moet speciale aandacht worden besteed aan de risico’s voor jongeren. De website www.arbeidsinspectie.nl gaat hier uitgebreid op in onder de knop ‘kinderarbeid’. 20. Wat mag de arbeidsinspectie De Arbeidsinspectie controleert namens het Ministerie van Sociale Zaken of u zich aan de Arbowet houdt. Overal waar gewerkt wordt mag de Arbeidsinspectie een inspectie uitvoeren. Als een u een bedrijfsongeval bij de Arbeidsinspectie meldt, onderzoeken zij de toedracht en maken daarvan een rapport op. Bij het niet naleven van de regels uit de Arbowet kan de Arbeidsinspectie een ‘eis tot naleving’ aan u stellen of een boete opleggen. In situaties met ernstig gevaar mag de Arbeidsinspectie besluiten om het werk acuut stil te leggen, een proces verbaal uit te schrijven of een werkgever voor de rechter te brengen. Meer informatie over de handhaving door de Arbeidsinspectie en boetes vindt u op de website van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid: www.szw.nl.

18

Bijlage Voorbeeld ziekteverzuimreglement Wat verstaan we onder ziekteverzuim

Om misverstanden te voorkomen is het belangrijk dat we goed vastleggen wat we nu onder ziekteverzuim verstaan. Ziekteverzuim heeft betrekking op de afwezigheid van medewerkers op de werkplek als gevolg van ongeschiktheid voor het verrichten van (aangepast) werk vanwege ziekte of ongeval. Verzuim wegens andere oorzaken, zoals een ziek kind, partner of ouder, of vanwege privé-problemen, maar ook arbeidsconflicten, worden niet als ziekteverzuim geaccepteerd. Deze oorzaken worden onder andere via regelingen zoals opgenomen in de Wet Arbeid & Zorg (WAZO) opgevangen, zoals calamiteitenverlof en zorgverlof. Meer informatie over de WAZO kunt je vinden op www.verlofwijzer.nl Dit betekent dat ziekteverzuim alleen geaccepteerd wordt bij een medische oorzaak. Als je wegens ziekte niet kunt werken, houd je dan aan de volgende regels: 1. Op tijd ziekmelden • Meld je voor aanvang van de werktijd, echter uiterlijk om 9.00 uur ’s ochtends telefonisch ziek bij je werkgever, namelijk bij de heer/mevrouw ……………….., telefoon ……………… • In geval van diens afwezigheid bij …………………, telefoon…………….. • Wanneer je daar zelf niet toe in staat bent, laat je iemand anders bellen. • Als je in de loop van de dag ziek wordt en pas later hoeft te beginnen, bijvoorbeeld bij een middag- of avonddienst, dan meld je je zo snel mogelijk ziek. • Als je tijdens werktijd ziek wordt, meld je dit, voordat je naar huis gaat, bij de bovengenoemde personen. • Let op: in verband met het recht op loondoorbetaling of een uitkering van de Ziektewet is het belangrijk dat je je op de eerste ziektedag ziek meldt. Een voorbeeld: je staat ingeroosterd op donderdag, vrijdag en zaterdag. Op maandag word je ziek. Dan geef je uiterlijk dinsdag door dat je ziek bent. 2. Informatie geven Bij de ziekmelding word je gevraagd de volgende informatie te verstrekken: • Sinds wanneer je ziek bent (eerste ziektedag); • Of je de huisarts al hebt geraadpleegd of wanneer je dat gaat doen*; • Welke gezondheidsklachten je hebt *; • Of er mogelijk een verband is tussen de arbeidsongeschiktheid en de arbeidsomstandigheden*; • Wanneer je denkt weer hersteld te zijn; • Op welk adres je tijdens de ziekte verblijft en onder welk telefoonnummer je bereikbaar bent; • Of er werkzaamheden zijn die je wel kunt uitvoeren; • Of er zakelijke afspraken met klanten, leveranciers, collega’s en dergelijke zijn die moeten worden overgenomen of worden uitgesteld. Bij de ziekmelding kunnen afspraken worden gemaakt over de controle en over dag en tijdstip waarop wij wekelijks contact met je zullen hebben. Voor de vragen waar het teken (*) achter staat geldt het privacyrecht. Je hoeft daar dus geen informatie aan ons (werkgever of collega’s) over te verstrekken. Aan de arbodienst/bedrijfsarts moet je deze informatie wel verstrekken. Zonder jouw toestemming geeft de arbodienst/bedrijfsarts/bedrijfsarts geen vertrouwelijke informatie aan ons door. Persoonlijke en vertrouwelijke informatie die je aan ons verstrekt, behandelen wij natuurlijk ook met gepaste vertrouwelijkheid en discretie. Tijdens de verdere ziekteperiode geldt:

- Je bent verplicht om een wijziging van het verpleegadres onmiddellijk aan ons door te geven. Wij berichten de arbodienst/bedrijfsarts hierover. - Ook vragen we je telefonisch te melden wanneer je voor controle naar de arbodienst/bedrijfsarts gaat. We willen ook dat je laat weten welke adviezen je gekregen hebt met betrekking tot een mogelijke werkhervatting.

19

20

3. Controle • Tijdens ziekte moet je tijdens werktijd bereikbaar zijn voor een controlebezoek door de werkgever en de arbodienst of de bedrijfsarts (……………………….naam arbodienst/bedrijfsarts). Daarom is het nodig dat je hen in de gelegenheid stelt om je thuis of op het verpleegadres te bezoeken. Is er – terwijl je thuisbent – iets bijzonders aan de hand (bijvoorbeeld de bel is defect of er is niemand thuis die de deur kan opendoen), tref dan maatregelen waardoor werkgever of arbodienst/bedrijfsarts toch toegang tot de woning kunnen krijgen. • De controle kan ook telefonisch worden uitgevoerd. Daarom moet je thuis of op het verpleegadres telefonisch bereikbaar zijn op het nummer dat je tijdens je ziekmelding hebt doorgegeven. • Je moet thuis (of op het verpleegadres) blijven totdat het eerste contact met de arbodienst/bedrijfsarts heeft plaatsgevonden. Daarna mag je buitenshuis gaan, maar moet je de eerste zes weken thuis zijn op de volgende tijdstippen: -’s morgens tot 10:00 uur -’s middags van 12:00 tot 14:30 uur • Na 6 weken worden nieuwe afspraken gemaakt over je bereikbaarheid thuis. Dit gebeurt in het plan van aanpak (zie onder). • Tijdens de controle door de arbodienst/bedrijfsarts moet je de informatie verstrekken over de aard en de oorzaken van de klachten, de inschakeling van de huisarts en de medische behandeling. Ook word je gevraagd of er een verband is tussen je ziekte en de werkomstandigheden. • Tijdens het controlebezoek kan je gevraagd worden om een schriftelijke verklaring in te vullen. • De arbodienst/bedrijfsarts kan ook een schriftelijke controle uitvoeren. Dan krijg je een formulier toegestuurd. Dit formulier vul je in en zend je nog diezelfde dag terug naar de arbodienst/bedrijfsarts. 4. Begeleiding door de werkgever • Je werkgever (namelijk . ………………………naam/functie) zal regelmatig contact met je opnemen en informeren naar je situatie. Je wordt dan ook op de hoogte gebracht van eventuele belangrijke zaken die in het bedrijf spelen. • Wij maken van elk gesprek een kort schriftelijk verslag. Hiervan ontvang je een kopie. • Na 6 weken zullen nieuwe afspraken worden gemaakt over regelmaat en tijdstip van de begeleidingsgesprekken. Dit gebeurt in het plan van aanpak (zie onder punt 9). 5. Controle en begeleiding door de arbodienst/bedrijfsarts Door de arbodienst/bedrijfsarts kun je opgeroepen worden voor het spreekuur. • Je bent verplicht om op dit spreekuur te verschijnen. Ook indien je van plan bent de volgende dag weer aan het werk te gaan. • Als je inmiddels weer aan het werk bent, hoef je niet naar het spreekuur te komen. Wel moet je de afspraak telefonisch afzeggen bij de arbodienst (uiterlijk 24 uur van tevoren). • Als je verhinderd bent (bijvoorbeeld omdat je bedlegerig bent), moet je dat direct zelf melden en een nieuwe afspraak maken. • Je reiskosten worden vergoed op basis van het openbaar vervoer tweede klasse, tenzij deze kosten normaal gesproken ook gemaakt worden voor woon-werkverkeer. • Je kunt ook zelf een afspraak bij de arbodienst/bedrijfsarts maken. Dit is verstandig als je uitval ziet aankomen of als je jouw werkomstandigheden wil bespreken met een arbodeskundige. 6. Vakantie of verblijf in het buitenland • Als je tijdens je vakantie ziek wordt, moet je dit zo spoedig mogelijk (dus telefonisch, telegrafisch, per fax of e-mail) aan de werkgever doorgeven onder vermelding van het vakantieadres. Na terugkeer moet je een medische verklaring (tijdens de ziekte opgesteld door een arts) overleggen aan de arbodienst/bedrijfsarts. In deze medische verklaring moet de duur, de aard en behandeling van de arbeidsongeschiktheid vermeld zijn. Op basis van deze verklaring adviseert de arbodienst/bedrijfsarts aan de werkgever over teruggave van vakantiedagen. • Als je gedurende de ziekteperiode met vakantie wilt gaan, dan heb je daar een ‘verklaring van geen bezwaar’ van de arbodienst/bedrijfsarts voor nodig. Samen met die verklaring dien je vervolgens een verzoek in om op vakantie te mogen. Wij beslissen daarna of we de vakantie toekennen. Toestemming wordt gegeven als de arbodienst/bedrijfsarts meent dat de vakantie geen belemmering oplevert voor de genezing.

1

Hier kunnen andere tijden ingevuld worden, mits dit redelijk blijft. De wetgever beschouwt verplicht de hele dag thuisblijven niet als redelijk!

21

7. Meewerken aan genezing en herstel • Je moet tijdens de periode van ziekte meewerken aan je genezing en herstel. • Je moet je houden aan de voorschriften van de arts(en). • Je moet je zo gedragen dat de genezing niet belemmerd of vertraagd wordt. • Je stelt je binnen redelijke termijn onder behandeling van je huisarts. De voorschriften van je huisarts moet je opvolgen, tenzij met de arbodienst/bedrijfsarts andere afspraken worden gemaakt die tot sneller herstel kunnen leiden. 8. (Tijdelijk) ander werk: passende arbeid Wanneer je door ziekte (gedeeltelijk) ongeschikt bent voor het werk dat je normaal doet, maar je wel geschikt ben om andere werkzaamheden uit te voeren, kan de werkgever je (tijdelijk) ander werk aanbieden: • Als dit passende arbeid is, ben je verplicht om dit te accepteren. • Als passende arbeid niet binnen het bedrijf beschikbaar is, gaan wij op zoek naar passende arbeid buiten het bedrijf. • Wij kunnen dit in overleg met je bespreken. Wij vragen de arbodienst/bedrijfsarts om advies over het voorstel. Redelijke voorstellen ben je verplicht om te accepteren. • Heeft de arbodienst verklaard dat je wel of niet in staat bent om je eigen werk of andere passende arbeid geheel of gedeeltelijk te hervatten, maar ben je het er niet mee eens, dan moet je je bezwaar direct aan de arbodienst meedelen. Ook moet je je bezwaar direct aan ons meedelen. Als de werkgever en de arbodienst het bezwaar niet delen, kun je een second opinion aanvragen bij het UWV (zie punt 15). 9. Plan van aanpak • Bij langer durend ziekteverzuim zal de arbodienst onderzoeken wat er aan gedaan kan worden om weer zo snel mogelijk aan het werk te gaan: geheel of gedeeltelijk, voor het eigen werk of ander werk. Deze probleemanalyse wordt uiterlijk in de 6e week van ziekte opgesteld. Je bent verplicht daaraan je medewerking te verlenen. Je ontvangt een kopie van deze probleemanalyse en het advies van de arbodienst/ bedrijfsarts. • Bij het opmaken van de probleemanalyse ontvang je informatie van de arbodienst/bedrijfsarts over de wettelijke rechten en plichten in het kader van ziekteverzuim en reïntegratie. Daarnaast verstrekt de arbodienst/bedrijfsarts informatie over de klachtenprocedure van de arbodienst/bedrijfsarts. • Op basis van de probleemanalyse moet een plan van aanpak worden gemaakt, tenzij de probleemanalyse uitwijst dat er geen reïntegratiemogelijkheden zijn. Uiterlijk in de 8e week van ziekte word je door ons uitgenodigd voor een gesprek, waarin de inhoud van het plan van aanpak wordt besproken. • In het plan van aanpak wordt vastgelegd: • Wat de doelstelling is van het reïntegratietraject (terugkeer naar je eigen functie, een andere functie in het bedrijf of uitplaatsing naar een ander bedrijf). • Welke maatregelen worden getroffen om herstel en werkhervatting te bevorderen. • Hoe vaak en op welke manier werkgever en werknemer contact hebben (minimaal eens in de 6 weken begeleidingsgesprekken). • Hoe vaak en op welke manier werknemer en arbodienst/bedrijfsarts contact hebben (minimaal eens in de 6 weken). • Wie de uitvoering van het plan van aanpak coördineert en de vaste contactpersoon is voor de werknemer (ofwel: wie is de ‘casemanager’). Daarnaast worden schriftelijke afspraken gemaakt over: • Op welke tijdstippen je bereikbaar moet zijn voor werkgever en arbodienst/bedrijfsarts. • De informatie die je ontvangt om bij het werk betrokken te blijven (bijvoorbeeld verslagen van werkoverleg of bedrijfsmededelingen) en de manier waarop dit gebeurt. • Het definitieve plan van aanpak wordt door werkgever en werknemer ondertekend. De werknemer ontvangt een kopie van het ondertekende plan van aanpak. • Als op een later tijdstip de gezondheidssituatie van de werknemer wijzigt, zal op initiatief van de arbodienst/ bedrijfsarts het plan van aanpak worden herzien. Je wordt dan opnieuw uitgenodigd voor een gesprek, waarin de aanpassingen in het plan van aanpak worden besproken. Ook deze herziene versie wordt door werkgever en werknemer ondertekend. De werknemer ontvangt een kopie van het herziene plan. • Als je het niet eens bent met bepaalde onderdelen of afspraken in het plan van aanpak, moet je dit mondeling en schriftelijk mededelen. Ook kan je de arbodienst/bedrijfsarts nogmaals vragen om een oordeel over het plan van aanpak. Vervolgens maak je een afspraak met ons om het plan van aanpak opnieuw te bespreken. Als dan nog geen overeenstemming wordt bereikt, kan een second opinion worden aangevraagd bij het UWV (zie punt 15).

22

10. Verzuimdossier Wij houden voor iedere zieke werknemer een dossier bij met daarin alle documenten die relevant zijn in het kader van het ziekteverzuim. • Minimaal worden hierin opgenomen: de probleemanalyse, het plan van aanpak, de eerstejaarsevaluatie, niet-medische rapportages van de arbodienst/bedrijfsarts en de schriftelijke vastgelegde afspraken uit het overleg tussen werkgever en werknemer. • Het verzuimdossier wordt vertrouwelijk behandeld en bewaard, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Het verzuimdossier is alleen toegankelijk voor ……………… (invullen: de leidinggevende, de afdeling P&O, de casemanager). • Je hebt te allen tijde het recht om het verzuimdossier in te zien, na een afspraak te hebben gemaakt met …………………. (naam of functionaris). • Je hebt het recht om ons te vragen onjuiste gegevens uit het dossier te verwijderen. • Je hebt recht op kopieën van documenten die in het verzuimdossier zijn opgenomen. • Medische informatie wordt bewaard in een apart verzuimdossier bij de arbodienst/bedrijfsarts. Ook dit medische dossier mag je te allen tijde inzien, na een afspraak te hebben gemaakt met de arbodienst/ bedrijfsarts. 11. Geheel of gedeeltelijk herstel Zodra je weer in staat bent om geheel of gedeeltelijk aan het werk te gaan: • Hoef je niet af te wachten op toestemming van de bedrijfsarts of de behandelend arts. • Meld je dit direct bij je werkgever. Weet je niet zeker of je weer in staat bent om aan het werk te gaan, dan vraag je advies aan de arbodienst/ bedrijfsarts. Bel de arbodienst/bedrijfsarts voor een afspraak. Bij een negatief advies van de arbodienst/ bedrijfsarts volgen wij het standpunt van de arbodienst/bedrijfsarts. Je hoeft dan nog niet aan het werk. 12. Reïntegratieverslag en WIA-aanvraag • Tussen de 46e en 52e ziekteweek houden we met jou een evaluatiegesprek. In deze eerstejaarsevaluatie bespreken we wat er tot nu toe is gedaan, de actuele stand van zaken, of de afgesproken doelen in het (8e weeks) plan van aanpak zijn bereikt, of het plan van aanpak moet worden bijgesteld, wat de doelen en aanpak zijn voor het 2e ziektejaar, of er nieuwe afspraken moeten komen voor een periodieke evaluatie en afspraken met de arbodienst/bedrijfsarts. Deze eerstejaarsevaluatie leggen we schriftelijk vast en wordt opgenomen in het reïntegratiedossier en bij een eventuele WIA-aanvraag meegestuurd met het reïntegratieverslag aan het einde van het 2e ziektejaar. • Uiterlijk de 85e week van ziekte word je opgeroepen voor een gesprek met de arbodienst/bedrijfsarts. Op basis van dit gesprek stelt de arbodienst/bedrijfsarts een zgn. actueel oordeel op. Je ontvangt van de arbodienst/bedrijfsarts een kopie van dit actuele oordeel. • Uiterlijk in de 87e week van ziekte gaan we met jou in overleg over het reïntegratieverslag, dat gemaakt moet worden voor je WIA-aanvraag. Op basis van dit gesprek en de informatie uit het verzuimdossier stellen wij dit reïntegratieverslag op. • Uiterlijk in de 91e week ontvang je het reïntegratieverslag en de medische informatie van de arbodienst/ bedrijfsarts en moet je deze aan het UWV sturen. UWV heeft dit verslag nodig om te kunnen beslissen of jij en je werkgever vanaf het begin van uw ziekte genoeg hebben gedaan om je reïntegratie de beste kansen te geven. Als je het niet eens bent met onderdelen in het reïntegratieverslag en opmerkingen hebt over de reïntegratie-inspanningen van de arbodienst/bedrijfsarts en/of van de werkgever, kun je je eigen oordeel formuleren als onderdeel van het reïntegratieverslag. 13. Frequent verzuim Na een … (vierde) ziekmelding binnen één jaar vindt er een gesprek plaats met ….. ………. (naam persoon of functienaam). 14. Verplichting naleving reglement Het is belangrijk dat je de voorschriften uit dit verzuimreglement opvolgt. Hou je je niet aan dit reglement, dan hebben wij het recht om sancties op te leggen. Deze sancties kunnen bestaan uit: • Het gedeeltelijk of geheel stopzetten van de loonbetaling. • In ernstige gevallen, waaronder het weigeren mee te werken aan herstel of werkhervatting, kan je worden ontslagen. Voordat sancties worden toegepast, vragen wij advies aan de arbodienst/bedrijfsarts. Let op: UWV kan daarnaast (achteraf) nog sancties opleggen, als je niet voldoende hebt meegewerkt aan je herstel of werkhervatting. Dan bestaat de mogelijkheid dat je een WIA-uitkering wordt geweigerd.

23

24

15. Bezwaren: second opinion en uiteindelijk kantonrechter. Als je het niet eens bent met uitspraken van de arbodienst/bedrijfsarts of acties en voorstellen van de werkgever of de casemanager, dan ben je verplicht om dit direct te bespreken met de arbodienst/bedrijfsarts. Ook kun je gebruik maken van de klachtenprocedure van de arbodienst/bedrijfsarts of het betrokken reïntegratiebedrijf. Vervolgens kan je een ‘second opinion’ (deskundigenoordeel) aanvragen bij UWV. De kosten hiervan (ca. 50 euro) zijn voor eigen rekening. Een second opinion is een advies. Blijven werkgever en werknemer het vervolgens nog steeds met elkaar oneens, dan kan een procedure bij de kantonrechter worden gestart. 16. Overleg tussen werkgever en arbodienst/bedrijfsarts We voeren (regelmatig) overleg met de arbodienst/bedrijfsarts over het ziekteverzuim in ons bedrijf. Daarbij bespreken we ook welke algemene maatregelen we kunnen nemen om het verzuim te beperken. We vragen je problemen of situaties die te maken hebben met het verzuim in ons bedrijf, aan te kaarten in de gesprekken met de arbodienst/bedrijfsarts of in het werkoverleg. We zijn dan beter in staat om de juiste acties te ondernemen.

25

26

Hoewel aan de samenstelling van deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de uitgevers geen aansprakelijkheid aanvaarden voor (de gevolgen van) eventuele onjuistheden in de tekst of het ontbreken van informatie.

27

Hoofdbedrijfschap Detailhandel Postbus 90703 2509 LS Den Haag T 070 338 56 66 F 070 338 57 11 E [email protected] I www.hbd.nl

28