SENARAI KANDUNGAN
Index
Perkara
1.0
PENGENALAN Latar Belakang Polisi Objektif Matlamat Slogan
2.0
LOGO
3.0
CARTA ORGANISASI
4.0
KONSEP 5S
5.0
Mukasurat
2-3
4
5-7
Sisih
9 - 10
Susun
11 - 12
Sapu
13
Seragam
14
Sentiasa Amal
15
PANDUAN MELAKUKAN 5S DITEMPAT KERJA A. Ruang pejabat
16 - 22
B. Zon Pengeluaran
23 - 33
C. Tempat Umum – Tandas, Pantri dan Bilik Mesyuarat
34 - 47
D. Stor
48 - 54
E. Persekitaran
55 – 62
2
1.0
PENGENALAN
LATAR BELAKANG Seiring dengan perkembangan kemajuan negara dalam membawa transformasi perkhidmatan awam untuk meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan, amalan 5s telah diperkenalkan sebagai usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat. Sehubungan dengan itu, amalan persekitaran berkualiti 5S telah diwujudkan di Politeknik Ibrahim Sultan demi meningkatkan produktiviti dalam sistem pendidikan dan memantapkan persekitaran pejabat yang selesa dan kondusif. Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang telah di amalkan oleh syarikat-syarikat Jepun sejak 1980-an. Kini budaya persekitaran 5S telah menular ke hampir seluruh dunia. Rasional kepada persekitaran 5S yang berkesan mestilah merangkumi 4 aspek utama yang dikenali sebagai “3E + 1S” iaitu Effective, Efficient, Economic and Safety. Selain empat aspek utama di atas, amalan 5S mampu untuk memperkukuhkan lagi sistem pengurusan dan pentadbiran. Secara objektifnya, dengan melaksanakan persekitaran berkualiti amalan 5s, ia mampu menambahnilai kualiti dan imej Politeknik Ibrahim Sultan sebagai Peneraju Ilmu Sejagat.
POLISI Politeknik Ibrahim sultan sentiasa komited membudayakan amalan 5s demi mewujudkan persekitaran kerja dan suasana pengajaran dan pembelajaran yang kondusif, lagi sistematik ke arah kecemerlangan pendidikan dan pengurusan berkualiti bagi merealisasikan matlamat institusi sebagai Penaraju Ilmu Sejagat.
OBJEKTIF
Membina dan menyemarakkan budaya kerja berpasukan melalui penglibatan menyeluruh warga Politeknik Ibrahim Sultan
Mewujud dan merealisasikan persekitaran kerja 3E + 1S (Effective, Efficient, Economy and Safety) ke arah peningkatan kualiti perkhidmatan dan pendidikan bagi memenuhi piagam pelanggan
Membina dan memperkasa budaya KAIZEN di tempat kerja agar mampu mengukuhkan imej korporat PIS sebagai organisasi contoh
Memperkemas dan meningkatkan infrastruktur bagi pelaksanaan penambahbaikan berterusan serta peningkatan kualiti secara keseluruhan.
dan
3
MATLAMAT
Berazam mendapat pengiktirafan dan perakuan dari agensi berkaitan dalam tempoh yang dirancang.
Mendapat pensijilan 5s dan seterusnya dijadikan Penanda Aras kepada institusi lain.
Menjadi politeknik pertama yang mendapat pensijilan penuh 5s yang diiktiraf serta memenangi pertandingan Konvensyen 5s peringkat kebangsaan.
Memastikan pembudayaan 5s dilaksanakan secara berterusan dan konsisten.
Beriltizam menjadi sebuah organisasi yang paling cemerlang dalam pelaksanaan pengurusan serta pengajaran dan pembelajaran melalui pembudayaan Kaizen.
5.0 SLOGAN Amalan 5S Budaya PIS
4
2.0 LOGO Keseluruhan logo adalah berinspirasikan simbol tangan”OK”. Simbol ini bermaksud patuh. Ianya menunjukkan bahawa sesuatu keadaan yang teratur, teliti dan terkawal. Dalam logo ini terdapat 5 jalur (Jejari) yang melambangkan Amalan 5S tersebut. Didalam bulatan terdapat tulisan “5S” yang menjadi dasar untuk mencapai misi dan visi Politeknik Ibrahim Sultan.
5
3.0 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PEMANDU PERSEKITARAN BERKUALITI AMALAN QE/ 5S POLITEKNIK IBRAHIM SULTAN PENGERUSI Pengarah Politeknik Ibrahim Sultan
TIMBALAN PENGERUSI Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
PENYELARAS
SETIAUSAHA 1 SETIAUSAHA 2
14 FASILITATOR MEWAKILI 14 ZON Semua Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Ketua Program EPAZOTE Jabatan Kejuruteraan Elektrik
MASTIC Jabatan Kejuruteraan Mekanikal
SORREL Jabatn Matenatik , Sains & Komputer DILL SEED Unit Intraksional & Multimedia
JASMINE Jabatan Hal Ehwal Pelajar SAVORY Unit Pembangunan & Senggaraan
VANILLA Jabatan Reka Bentuk & Komunikasi Visual LOVAGE Perpustakaan PERILLA Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan
HORSERADISH Jabatan Hospitaliti & Pelancongan
ARNICA Jabatan Pengajian Am
HYSSOP Kolej Kediaman Pelajar SPEARMINT Unit Sukan
PARSLEY Unit Khidmat Pengurusan Am
14 KETUA ZON MEWAKILI 14 ZON UTAMA
7
3.1 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA KERJA/INDUK PERSEKITARAN BERKUALITI AMALAN QE/ 5S POLITEKNIK IBRAHIM SULTAN PENGERUSI Pengarah Politeknik Ibrahim Sultan
TIMBALAN PENGERUSI Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
PENYELARAS
SETIAUSAHA 1 SETIAUSAHA 2
KETUA UNIT PROMOSI
KETUA UNIT AUDIT
KETUA UNIT LATIHAN
KETUA UNIT STANDARD
SETIAUSAHA
SETIAUSAHA
SETIAUSAHA
SETIAUSAHA
AJK
28 ORANG AUDITOR
AJK
AJK
8
3.2 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA ZON PERSEKITARAN BERKUALITI AMALAN QE/ 5S POLITEKNIK IBRAHIM SULTAN PENGERUSI Pengarah Politeknik Ibrahim Sultan
TIMBALAN PENGERUSI Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
PENYELARAS
14 FASILITATOR MEWAKILI 14 ZON Semua Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Ketua Program
SETIAUSAHA 1 SETIAUSAHA 2
14 KETUA ZON MEWAKILI 14 ZON UTAMA
KETUA SUB ZON (Jumlah Bergantung Kepada Sub Zon Yang Wujud Di Zon MasingMasing)
PERSON IN CHARGE (Jumlah PIC Bergantung Kepada Pelantikan Oleh Fasilitator Zon)
9
4.0 KONSEP 5S SISIH /SEIRI
DEFINISI Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.
PANDUAN PERLAKSANAAN
1
•Menyimpan barangan yang perlu sahaja.
•Membuang barangan yang tidak diperlukan atau
2 3
.
tiada nilai
•Menyediakan Tag Merah dan Tag Kuning
KAEDAH PERLAKSANAAN
1
Tiada nilai dan senang dilupus
Buang
2
Ada nilai dan boleh dijual
Jual
3
Tiada nilai dan kos pelupusan tinggi
Lupus dengan kos yang serendah mungkin
11
Menanda barangan yang tidak diperlukan lagi dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning.
TAG MERAH
Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dilupuskan. Melekat/melabel Tag Merah ke atas barang/ peralatan/rekod yang telah dikenal pasti Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Merah.
Mewujudkan kawasan Tag Merah dengan menetapkan kawasan pengumpulan barang/ peralatan/rekod yang tidak diperlukan lagi
dan seterusnya melaksanakan pelupusan
TAG KUNING
Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dinilai Melekat/Melabel Tag Kuning ke atas barang/ peralatan/rekod yang telah dikenal pasti. Membuat penilaian dengan mengambil tindakan terhadap barang yang dilabel Tag Kuning. Tarikh pelupusan perlu ditetapkan untuk penentuan sama ada pelupusan atau penyimpanan. Catat dan rekod barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Kuning.
FAEDAH PERLAKSANAAN Persekitaran kerja lebih selesa
Penggunaan ruang secara cekap
Masa mencari barangan menjadi lebih pantas
12
SUSUN/ SEITON
DEFINISI Menyusun dan menyimpan barang/peralatan/rekod dengan kemas supaya ia mudah dicapai . Barangan tersebut perlu juga disimpan semula pada tempat asal supaya urusan mencapainya dapat berjalan dengan sempurna. Kesemua ini akan menyebabkan sesuatu tugas dapat dijalankan dengan lancar.
PANDUAN PELAKSANAAN
1 2
3 4
•Gunakan kaedah First in First out (FiFo).
•Pastikan nama dan nombor pada barang/ peralatan/ rekod dilabel dan diindex. •Barang/ peralatan/ rekod disusun mengikut kategori. •Barang/ peratalatan / rekod disusun kemas supaya dapai dicapai dalam masa 30 saat.
APA ITU PENCAPAIAN 30 SAAT?
Ini bermaksud seseorang perlu mendapatkan barangan/ dokumen/ rekod dalam masa 30 saat.
13
KAEDAH PELAKSANAAN Barangan/ peralatan/ rekod yang sering digunakan
Letakkan di tempat yang boleh dicapai dengan mudah dalam masa 30 saat
2
Barangan / peralatan/ rekod yang jarang digunakan
Letakkan di tempat yang khusus
3
Barangan/ peralatan/ rekod yang tidak digunakan setiap hari tetapi perlu dirujuk
Letakkan di tempat yang khusus
1
FAEDAH PELAKSANAAN Kawalan stok dan produk yang cekap
Suasana kerja lebih selesa
Masa pencarian yang pantas
Pekerja menjana idea kreatif
Proses kerja lebih pantas
Moral pekerja tinggi
Mengelak kesilapan dan kesalahan
Rasa selamat ditempat kerja
Kadar kehilangan peralatan rendah
14
SAPU/SEISO
DEFINISI Tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan.
PANDUAN PERLAKSANAAN •Mengagihkan Tugasan Pembersihan
1
•Menentukan hak milik (ownership) ruang/ peralatan bagi setiap ahli
2
•Mewujudkan kaedah pembersihan
3
•Melaksanakan kerja pembersihan
4
KAEDAH PERLAKSANAAN
1
Selepas aktiviti/ akhir waktu kerja
Kawasan tempat kerja perlu disapu
2
Setiap hari/ sekali seminggu/ sekali sebulan
Peralatan dibersihkan
3
Setiap bulan/ 3 bulan/ 6 bulan/ setahun sekali
Peralatan dijaga/ disenggara
FAEDAH PERLAKSANAAN Produk dan hasil kerja yang berkualiti.
Persekitaran kerja yang selesa dan selamat.
15
Keadaan persekitaran lebih bersih.
Kos penyelenggaraan lebih rendah.
SERAGAM/ SEIKETSU DEFINISI Mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai.
PANDUAN PERLAKSANAAN 1 2 3 4 5
•Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H. •Mewujudkan senarai semak peraturan inventori. •Mengadakan prosedur kerja pembersihan •Mengadakan jadual penyelenggaraan. •Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM
KAEDAH PERLAKSANAAN
1
Laksanakan gotongroyong
Aktiviti Sisih, Susun dan Sapu
2
Perbaiki lokasi dan kaedah penyimpanan
Dapatkan idea kreatif rakan
3
Letakkan label
Sistem visual yang jelas dan terang
FAEDAH PERLAKSANAAN Mempunyai piawaian ruang tempat kerja
Mempunyai impak visual yang positif. 16
yang lebih baik Mempunyai peraturan dan piawaian pprosedur kerja (SOP)
SENTIASA AMAL/ SHITSUKE DEFINISI Usaha mengekalkan 4 Amalan 5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi.
PANDUAN PERLAKSANAAN •Mewujudkan sudut 5S di lokasi yang strategik untuk perkongsian maklumat oleh semua warga PIS
1
•Mewujudkan semangat berpasukan ,tepat waktu dan berimej tinggi.
2
•Tempat kerja sentiasa bersih dan kemas.
3
•Patuh kepada peraturan keselamatan.
4
KAEDAH PERLAKSANAAN
1
Program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S
2
Sistem pemantauan yang efektif & Penambaikan secara
3
Mewujudkan sistem pengiktirafan
berterusan
Mengadakan latihan & promosi yang berterusan.
Memastikan audit dalaman Amalan 5S secara berkala Penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan warga PIS
17
FAEDAH PERLAKSANAAN Prestasi kerja cemerlang berterusan
Wujudkan disiplin dan semangat kerja berpasukan
Wujudkan usaha menambahbaikan Amalan 5S ditempat kerja
Wujudkan kecekapan dan keberkesanan proses kerja
18
5.0 PANDUAN MELAKUKAN 5S DITEMPAT KERJA A. RUANG PEJABAT RUANG PEJABAT
RUANG KERJA/WORK STATION /BILIK PEGAWAI - kerusi - meja - rak fail - pedestal - kaunter - almari
PERALATAN ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK - peralatan/ mesin pejabat - projektor - Suis Lampu/Kipas/KepalaPlug/ - Air cond
1.0 PERKARA DAN PELAKSANAANNYA
Am
1. Kerusi dan meja tersusun rapi. 2. Bingkai-bingkai gambar/sijil/anugerah/penghargaan perlu berada dalam keadaan bersih dan tersusun dengan kemas. 3. Hiasan perlulah minima dan bersesuaian. 4. Tidak berhabuk dan bersih. Untuk Pelanggan
Ruang Menunggu
1. Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu (jika ada). 2. Majalah/akhbar perlu disusun dengan rapi dan dikemaskinikan dari semasa ke semasa. (jika ada) 3. Elakkan dari meletak barang-barang persendirian di atas meja/kerusi di ruang menunggu. Untuk Pelajar 1. Sediakan tatacara/mekanisme untuk pelajar berjumpa dengan pensyarah. 2. Wujudkan pelan lokasi pensyarah. 3. Pastikan mikrofon boleh digunakan dan wayar penyambung diikat dengan kemas. 4. Sediakan jadual waktu perjumpaan pensyarah. (masa rehat dan sebagainya)
16
Kaunter
Suis Lampu/ Kipas/ Kepala Plug/ Penyaman Udara/dan yang berkaitan
Meja/ Ruang Kerja
1. Keperluan utama yang perlu ada di kaunter adalah: Loceng Mikrofon Set komputer, pencetak dan capaian internet Borang aduan/ cadangan/ kepuasan hati pelanggan (jika perlu) Hiasan seperti bunga (jika perlu) 2. Sekiranya kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan kemas dan dilabelkan sama ada menggunakan rak dokumen atau rak acrylic/kayu. 3. Pastikan dokumen-dokumen tersebut dikutip dari masa ke semasa. 4. Aras minima borang-borang perlu dikenalpasti bagi tujuan pengisian semula. 1. Pelan suis disediakan dan dipaparkan berhampiran dengan suis. Satu sistem kod diwujudkan contoh K1 untuk Kipas nombor 1. 2. Sila rujuk rajah 2.0 3. Setiap plug 3 pin perlu dilabelkan mengikut sistem kod yang bersesuaian. 4. Pelan suis lampu/ pemyaman udara hendaklah dilekatkan bersebelahan suis berkenaan. 5. Langkah-langkah keselamatan serta laluan kecemasan perlu dipaparkan. 1. Kelengkapan yang perlu ada ialah: Bakul sampah Kalendar meja Rak dokumen bertingkat ( kepada keperluan) Barang peribadi (Hanya 5 dibenarkan) Bekas alat tulis pilihan) Telefon (pilihan) Komputer peribadi/ komputer riba 2. Penyusunan kelengkapan adalah mengikut kesesuaian pengguna. 3. Semua wayar berselirat hendaklah diikat atau ditutup dengan kemas(spiral cord). 4. Hanya dua pasang kasut/selipar sahaja yang dibenarkan berada dibawah meja/lantai pada satu-satu masa. 5. Sekiranya staf mempunyai partition, hanya jadual waktu pensyarah dan 3 maklumat / pin-ups terkini dipaparkan. 6. Barang-barang seperti kotak, fail,beg dan sebagainya tidak sepatutnya berada di atas lantai. 7. Tiada habuk dan bersih. 8. Sila rujuk rajah 1.1 & rajah 1.3
17
Rak Fail di Meja/Ruang kerja
Laci Meja (Pedestal) di sebelah Meja/ Ruang kerja
1. 2. 3. 4. 5.
Rak-rak fail hendaklah disusun dengan teratur dan berlabel. Elakkan fail yang bertimbun-timbun. Sentiasa mengemaskinikan fail-fail yang berkenaan. Pastikan rak-rak fail tidak berhabuk. Wujudkan label warna fail. (jika diperlukan)
1. Setiap ruang laci hendaklah dilabelkan mengikut penggunaan seperti berikut: Alat tulis Dokumen Rasmi Barang Peribadi / Personal Drawer 2. Peralatan di dalam setiap laci seharusnya disusun dengan kemas. Ini termasuk Laci Peribadi. 3. Elakkan menyimpan barang-barang yang tidak diperlukan ataupun jarang digunakan. 4. Pastikan laci meja berada dalam keadaan bersih dan tidak berhabuk. 5. Sila rujuk rajah 1.2
Papan Kenyataan/Pap an Pergerakan Staf/Carta Organisasi Staf
1. Papan Kenyataan, Papan Pergerakkan Staf dan Carta Organisasi yang tersusun maklumatnya perlu diwujudkan. 2. Wujudkan sistem kod jika perlu. 3. Maklumat-maklumat hendaklah dikemaskini dari masa ke semasa. 4. Notis/Memo yang dipaparkan di Papan Kenyataan perlu ada tarikh luput dan dikemaskini dari masa ke semasa. 5. Bagi jabatan-jabatan akademik, perlu diwujudkan Papan ‘Ada/Tiada’ staf dan diletakkan di luar ruang kerja pensyarah. Penggunaan kod warna digalakkan. Rujuk rajah 1.6
Sudut 5S
1. Sudut 5S perlu diwujudkan di unit/jabatan/zon yang berkenaan 2. Maklumat-maklumat perlu dikemaskinikan dari masa ke semasa. 3. Paparan untuk sudut 5S
Sistem Susunan Fail di Rak/ Kabinet
1. Setiap fail hendaklah dilabelkan tulang belakangnya dan mempunyai visual control. 2. Susunan fail hendaklah dari KIRI ke KANAN(contoh : 1,2,3…..A,B,C dan seterusnya) 3. Tulisan jenis Calibri, Tahoma dan Arial digunakan pada rak(label) hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 4. Fail hendaklah disusun di atas rak fail dengan kemas secara menegak. 5. Tiada habuk dan bersih. 6. Aras 1 bermula dari tingkat atas(pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasililator setelah elemen keselamatan diambil kira) 7. Letakkan pemisah dan indeks di dalam setiap fail. 8. Letakkan indeks utama dan sistem kod ditepi rak/kabinet. 9. Borang-borang yang terdapat di jabatan perlu disusun dengan kemas dan diletakkan dengan penanda ARAS MINIMA. 10. Rujuk rajah 1.5 18
Pigeon hole
Peralatan/ Mesin
1. Label setiap lubang peti surat. Wujudkan indeks utama dan lekatkan berdekatan dengan peti surat untuk dijadikan rujukan. 2. Rujuk rajah 1.4 1. Setiap peralatan gunasama dan mudah alih hendaklah disediakan parking. 2. Pastikan barang yang dialihkan diletakkan semula kepada di tempat asalnya. 3. Walaubagaimana pun, peralatan yang tidak beralih atau tidak bertukar tempat tidak perlu diletakkan parking. 4. Sediakan garis panduan penggunaan/Standard Operating Procedure(SOP) untuk setiap peralatan. 5. Manual peralatan diwujudkan. (jika perlu) 6. Langkah-langkah keselamatan bagi penggunaan alatan atau mesin perlu dipaparkan. 7. Jadual servis/penyenggaraan peralatan/mesin perlu diletakkan berhampiran. 8. Sertakan pihak yang perlu dihubungi jika kerosakan/bantuan diperlukan di tepi mesin/peralatan berkenaan. 9. Pastikan peralatan/mesin yang digunapakai dalam keadaan bersih dan tidak berhabuk. 10. Wujudkan dua kotak berhampiran mesin fotostat. Satu dilabel REUSE dan satu lagi dilabelkan RECYCLE. Amalkan sifat kitar semula.
Rajah 1.1 : Ruang kerja 1 19
Rajah 1.2 : Laci Meja/ Pedestal
Rajah 1.3 : Rak Dokumen
20
Rajah 1.4 : Peti Surat
Rajah 1.5: Kabinet Besi 21
Rajah 1.6: Papan Kenyataan
22
B. ZON PENGELUARAN ZON PENGELUARAN
BILIK KULIAH / DEWAN KULIAH / BILIK LUKISAN / BILIK SEMINAR / STUDIO DAN RUANG P&P UNTUK TUJUAN YANG SAMA
2.0
MAKMAL / BENGKEL DAN RUANG PENGAJARAN & PEMBELAJARAN UNTUK TUJUAN YANG SAMA
BILIK KULIAH / DEWAN KULIAH / BILIK LUKISAN / BILIK SEMINAR / STUDIO DAN RUANG PENGAJARAN & PEMBELAJARAN UNTUK TUJUAN YANG SAMA
1.1 PERKARA DAN PERLAKSANAANNYA Am
Sila rujuk nota: Ruang Pejabat
Bilik/Makmal/Studio 1. Pelan kedudukan disediakan. 2. Sila rujuk Rajah 2.0/2.2 3. Maklumat pemilik bilik/Person-In-Charge (PIC) beserta gambar dan nombor telefon dan No atau nama bilik dipaparkan di pintu setiap bilik/makmal/studio supaya mudah dihubungi jika terdapat sebarang masalah berkaitan bilik. 4. Di setiap muka pintu bilik / makmal / studio, perkara-perkara berikut dipaparkan (dalam / luar): Papan tanda bilik / label bilik / no bilik Jadual Penggunaan Laluan Kecemasan 5. Tempat letak kasut di pintu masuk ke kawasan larangan berkasut disediakan. (jika perlu) 6. Setiap peralatan gunasama dan mudah alih hendaklah disediakan parking. Ini termasuk kerusi dan meja di bilik kuliah. Walau bagaimanapun, penandaan yang dilakukan hanya terdapat di bawah kaki-kaki meja dan kerusi. Ianya juga mestilah mudah untuk diubahsuaikan. 23
7. Sediakan dan paparkan jadual pembersihan bilik/makmal/studio bersebelahan dengan peralatan kebersihan. 8. Sediakan parkir / petak bagi alatan pembersihan seperti penyapu, penyodok, bakul sampah, mop dan lain-lain di tempat yang bersesuaian. (jika perlu) 9. Menyediakan tanda/ signage keselamatan / amaran/ awas di tempat berisiko. (jika berkaitan)
Papan Tulis / Papan 1. Arahan penggunaan papan tulis di sediakan. Kenyataan 2. Ruang meletak pemadam dan marker pen diwujudkan. Label untuk ruangan papan kenyataan dipaparkan. 3. Hanya poster/ memo/rekod/notis/peraturan tempat yang dibenarkan sahaja ditampalkan. 4. Peraturan penggunaan tempat yang mengandungi arahan penggunaan bilik sepert berikut dipaparkan di papan kenyataan: a. Susun meja dan kerusi dengan kemas selepas menggunakan bilik. (parkir diwujudkan jika perlu) b. Pastikan papan putih dalam keadaan bersih selepas digunakan. c. Pita pelekat jenis permanent tidak dibenarkan ditampal pada papan putih. d. Pastikan semua suis lampu dan kipas telah dipadamkan sebelum meninggalkan bilik/makmal tersebut. e. Tidak dibenarkan makan atau minum di dalam bilik f. Semua peralatan berada dalam keadaan kemas, teratur dan kedudukannya berada di tempat asal. g. Bilik/makmal sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.
Suis Lampu / Kipas / Penyaman Udara / Kepala Plug /LCD Projector / Suis White Screen Dan Semua Barangan Elektrik Elemen Keselamatan (Fire Extinguisher / Reel Hose / Smoke Detector / Fire Alarm)
Sila rujuk nota: Ruang Pejabat dan Rajah 2.1
1. Pemadam api/Reel Hose/Smoke Detector/Fire Alarm disediakan di tempat-tempat yang strategik. 2. Perkara-perkara di bawah perlu disediakan: a. Paparkan label pada fire extinguisher beserta tarikh penyelenggaran dan tarikh luput. b. Sediakan cara penggunaan dan mempamerkan SOP/ WI/ user guide penggunaan fire extinguisher. c. Labelkan setiap alatan elemen keselamatan. d. Sediakan no. talian kecemasan. e. Paparkan amaran keselamatan.
24
Peralatan di Bilik/Makmal/Studio
1. 2. 3.
4. 5.
Stor
1. 2. 3. 4.
Susunan Barangan
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Menyediakan tempat khas untuk menyimpan peralatan. Menyediakan label pengenalan pada peralatan. Menyusun peralatan dengan kemas mengikut kekerapan penggunaan, alatan eksklusif/ biasa, mudah dikesan, diambil dan disimpan semula. Menyediakan cara mengguna dan mempamerkan SOP/ WI/ user guide penggunaan peralatan. Menyediakan jadual penggunaan dan jadual penyelenggaraan (jika berkaitan).
Menyediakan parkir/ tempat yang sesuai bagi perkakasan dan bahan luak. Menyediakan rak untuk menyimpan perkakasan/aksesori mesin/ peralatan dan lain-lain. Menyediakan label pengenalan pada perkakasan/ aksesori mesin/ peralatan dan lain-lain. Menyediakan kaedah ‘masuk dulu keluar kemudian’ (FIFO) untuk menyimpan barangan/ item terutamanya bahan luak/ mentah.
Menyediakan tempat khas untuk sesuatu barangan/ item dengan jelas. Meletakkan semua barangan/ item di tempat yang mudah dilihat dan mudah dikesan. Meletakkan semua barangan/ item di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula. Mengasingkan barangan/ item/ alatan eksklusif dan yang biasa. Meletakkan barangan/ item/ alatan yang kerap digunakan berhampiran pengguna. Menyediakan susunan barangan/ item untuk menyimpan sesuatu barangan/ item. Menyusun barangan/ item berdasarkan saiz, rekabentuk, tempoh dan FIFO. Meletak tag dari kiri ke kanan. (dengan nombor/ huruf) Meletak tag bermula dari aras bawah. Menyediakan indeks barangan dan meletak/ mempamerkan di sebelah tepi setiap rak. Menyediakan penanda minimum dan maksimum (jika berkaitan). Menyediakan penanda/rekod FIFO/ expiry date (jika berkaitan). Menyediakan label susunan bagi setiap barangan. Menyediakan tanda arah untuk setiap rak/ tempat menyimpan barangan. Menyediakan pelan lokasi dan master list untuk rak dan tempat simpanan barangan. Sila rujuk Rajah 2.3/2.4/2.5
25
Susunan Fail di Bilik/Makmal/Studio
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Kotak Kunci
1. 2. 3. 4.
Menyusun fail dari kiri ke kanan. Menyusun fail dari tingkat/ aras bawah. Menyediakan master indeks untuk semua fail dan pamerkan di rak fail. Menyediakan indeks utama bagi fail. Menyediakan indeks di dalam fail. Menyediakan pemisah di dalam fail. Menyediakan petunjuk warna (jika perlu)
Menyediakan kotak kunci untuk menyimpan semua kunci bilik/ kabinet/ rak dan lain-lain. Melabel setiap kunci mengikut padanan label di kotak kunci (nombor/ warna). Mempamerkan indeks utama kotak kunci mengikut bilik/ cabinet/ rak dan sebagainya. Sila rujuk Rajah 2.6.
26
Papan Putih(whiteboard) Papan Kenyataan (hadapan)
Meja Pensyarah
Meja Pelajar
Garisan pita kuning Papan Kenyataan (belakang)
Tong sampah & penyapu
Rajah 2.0 : Pelan kedudukan bilik.makmal/studio
27
Suis lampu & kipas
1A
1B
1C
1A
1D
1B
1C
PETUNJUK: LAMPU 1
2A
2B 2A
2C
2D
2B
LAMPU 2 2C
LAMPU 3 LAMPU 4
3A
3B
3C
KIPAS 1
3D
KIPAS 2 3A
4A
3B
4B
4C
3C
KIPAS 3
4D
Rajah 2.1 : Pelan Suis di Bilik/Makmal/Studio (Nota: Label perlu dimulakan dari kiri ke kanan)
28
Rajah 2.2 : Contoh Pelan Kedudukan Bengkel
29
Rajah 2.3 : Contoh Susunatur Makmal / Bengkel
30
Rajah 2.4 : Contoh Susunan Peralatan
31
Rajah 2.5 : Contoh Susunan Barangan
32
Rajah 2.6: Contoh Kotak Kunci Dan Label Kabinet Besi
33
C.
TEMPAT UMUM - TANDAS, SURAU, PANTRI DAN BILIK MESYUARAT 1.0 BILIK MESYUARAT
BILIK MESYUARAT
PERABOT - kerusi - meja
PERALATAN ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK - audio visual - papan putih - projektor - papan layar
1.1 PERKARA DAN PELAKSANAANNYA
Am
Sila rujuk nota: Ruang Pejabat
Peralatan audio visual/ projector/ papan layar
1. Terdapat tatacara penggunaan/ Standard Operating Procedure (SOP) 2. Ada jadual penyelenggaraan peralatan
Perabot
1. Susunan kemas dan teratur mengikut kreativiti dan kesesuaian 2. Bersih dan tidak berhabuk. 3. Sila rujuk Rajah 3.0/3.1/3.2/3.4
Wayar/ Kabel
Diikat dengan kemas menggunakan tie cabble dan plug dilabel.
Suis lampu/ kipas/ aircond
Sila rujuk nota: Ruang Pejabat dan Rajah 2.1
34
Rajah 3.0: Pelan Lantai Bilik Seminar ULPL
35
Rajah 3.1: Bilik Mesyuarat Mini
KERUSI AHLI MESYUARAT
MEJA MESYUARAT
PAPAN PUTIH
KERUSI PENGERUSI
36
Rajah 3.2: Pelan Lantai Bilik Persidangan PIS
MEJA MESYUARAT PAPAN LAYAR
PINTU KELUAR MASUK PAPAN PUTIH
KERUSI AHLI MESYUARAT
KERUSI PENGERUSI
MIKROFON
PROJEKTOR
37
1.3 GAMBAR LOKASI
Rajah 3.4: Bilik Mesyuarat Mini Unit Kualiti
38
2.0 TANDAS
TANDAS
KEMUDAHAN - tong sampah -sanitary bin - tisu - sabun
ITEM ASAS - mangkuk tandas - sinki
2.1 PERKARA DAN PERLAKSANAANNYA
Lantai / sinki/ mangkuk tandas
1. 2. 3. 4.
Papan tanda
1. Jadual kebersihan perlu dipaparkan. 2. Paparan maklumat seperti dibawah digalakkan berbentuk simbol. “Sila flush tandas selepas digunakan” Jagalah kebersihan tandas kita. 3. Sila rujuk Rajah 3.7.
Suis lampu
Sila rujuk nota: Ruang Pejabat dan Rajah 2.1
Tong sampah/ Sanitary-bin
1. Diletakkan di dalam parking lot. 2. Sila rujuk Rajah 3.6.
Sentiasa dalam keadaan bersih dan tidak licin. Sabun disediakan berhampiran sinki (Jika ada) Tisu tandas disediakan (Jika ada) Tiada barang persendirian diletakkan di dalam tandas (sila simpan sendiri) 5. Sila rujuk Rajah 3.5
39
2.2 GAMBAR LOKASI
Rajah 3.5: Sinki, kotak sabun dan bekas tisu
Rajah 3.6: Tong sampah dan sanitary bin yang berlabel
40
Rajah 3.7: Tangki yang ditampal papan tanda
41
3.0 SURAU SURAU
ALMARI - telekung (jika surau wanita) - sejadah - tafsir al-quran/ al-quran/ surah yassin
RAK KASUT - selipar
3.1 PERKARA DAN PELAKSANAANNYA Am
Sila rujuk nota: Ruang Pejabat Sila rujuk Rajah 3.9
Rak kasut
1. Rak kasut disediakan. (jika ada) 2. Kasut perlu disusun kemas di atas rak 3. Terdapat 2 pasang selipar (untuk kegunaan semasa mengambil wudhu’) 4. Sila rujuk Rajah 3.12.
Almari/ rak
1. Sejadah, kain pelekat dan telekung perlu dilipat/ digantung dengan kemas. 2. Terdapat tafsir al-quran/ al-quran/ surah yassin disusun kemas. 3. Bersih dan tidak berhabuk. 4. Sila rujuk Rajah 3.10.
Suis lampu
Sila rujuk nota: Ruang Pejabat dan Rajah 2.1
Papan tanda
Paparkan item-item berikut: 1. Jadual Kebersihan 2. Surau lelaki./perempuan 3. Arah kiblat 4. Waktu solat 5. Sila lipat/gantung telekung dan sejadah selepas digunakan 6. Sila rujuk Rajah 3.8/3.11
42
3.2 GAMBAR LOKASI
Rajah 3.8: Label di muka pintu surau
Rajah 3.9: Perabot asas surau dan jadual waktu solat
43
Rajah 3.10: Label almari dan peralatan di dalam almari
Rajah 3.11: Arah kiblat di lantai surau
44
Rajah 3.12: Rak kasut dan tempat wudhuk
45
4.0 PANTRI
PANTRI
PERABOT - kerusi - meja
PERLATAN ELEKTRIK - peti ais - cerek elektrik
RAK / ALMARI - pinggan mangkuk - bahan kering
4.1 PERKARA DAN PELAKSANAANNYA
Am
Sila rujuk nota: Ruang Pejabat Sila rujuk Rajah 3.13
Suis lampu
Sila rujuk nota: Ruang Pejabat dan Rajah 2.1
Peti Ais
1. 2. 3. 4.
Cerek elektrik
1. Plug dilabelkan dan wayar penyambung diikat dengan kemas. (jika ada) 2. Cara penggunaan disediakan.
Rak/ Almari
1. Barang-barang kering disusun di dalam bekas dan dilabelkan 2. Pinggan mangkuk disusun kemas dan teratur (maksimum 6 biji cawan, 6 biji piring, 6 biji pinggan dalam satu masa di atas rak pinggan, selebihnya disimpan di dalam almari)
Papan tanda
Paparkan papan tanda yang bersesuaian: Jadual Kebersihan Sila jaga kebersihan pantri. Sila basuh pinggan dan cawan selepas digunakan.
Bersih, kemas dan tersusun. (jika ada) Plug dilabelkan dan wayar penyambung diikat dengan kemas. Makanan yang disimpan dikemaskini dari semasa ke semasa. Pastikan makanan yang luput tidak disimpan.
46
4.2 PELAN LANTAI
Rajah 3.13: Contoh Pelan Lantai pantri (JKM)
47
D.
STOR UTAMA PIS/ STOR UNIT/JABATAN
1.1 PERKARA DAN PERLAKSANAANNYA
Am
Sila rujuk nota: Ruang Pejabat
Papan Tanda Stor
Sediakan papan tanda di pintu masuk setiap stor. Sila rujuk Rajah 4.6
Maklumat pemilik tempat (PIC)
Sila rujuk Nota Bilik Kuliah.
Sudut Informasi
1. Diletakkan di sebelah pintu utama stor. 2. Ada maklumat berkaitan stor seperti pelan lantai stor, senarai item utama stor, peraturan di stor dan lain-lain yang berkaitan dan sentiasa dikemaskini.
Sudut 5S
Sila rujuk Nota Ruang Pejabat
Suis / Lampu / Kipas / Penyaman Udara / Kepala Plug / Alatan Elektrik/Elektronik
Sila rujuk nota: Ruang Pejabat dan Rajah 2.1
Elemen Keselamatan
Sila rujuk Nota Zon Pengeluaran
Almari / Rak / Pallete
1. Perlu dilabelkan. 2. Kedudukan almari/ rak/ pallete perlu disusun mengikut pelan lantai yang telah ditampal di sudut maklumat.
‘ Kawasan Tag Merah Jambu
1. Perlu diletakkan di sudut stor yang sesuai dan tidak menganggu operasi stor dan perlu di beri tanda parkir. 2. Tag Merah Jambu perlu digantung/ ditampal pada barang yang belum dikenalpasti statusnya. 3. Sila rujuk Rajah 4.1.
Peralatan Kebersihan
Sila rujuk Nota Zon Pengeluaran
Tempat Simpanan Fail
1. Perlu dilabelkan. 2. Disusun berdekatan dengan pintu masuk bagi memudahkan dalam pencarian fail yang dikehendaki.
48
Laluan
1. Selesa, bersih dan tidak berhabuk. 2. Tiada barang yang tidak dikenalpasti statusnya diletakkan di persekitaran stor.
Semua perkakasan stor/barang
1. Perlu di label. 2. Susunan berdasarkan pada: - Saiz dan rekabentuk - Nombor dan huruf (1,2,3 –A, B, C) - Tempoh (masa, tahun dll.) - Sila rujuk Rajah 4.3//4.5/4.6/4.7
Cadangan Penggunaan Warna Di Stor
1. Laluan di stor : kuning 2. ‘Parking Area’ Rak/ Almari/ Palett : kuning 3. Papan Tanda Utama : Latar Belakang – hijau, huruf/ nombor – hitam (Sila rujuk Rajah 4.4) 4. “Taging Area” : Merah Jambu Label di setiap perkakasan/ barangan/ alatan di stor : biru
1.2 GAMBAR LOKASI
5S Tag Merah Jambu perlu digantung/ditampal pada barangan yang tidak perlu tetapi memerlukan kelulusan pelupusan.
Rajah 4.1: Penandaan tag Merah Jambu di kawasan yang sesuai
Barangan yang telah di ‘red tag’ perlu diletakkan di satu kawasan yang sesuai
49
Rajah 4.2 : Cadangan Pelan Lantai Stor Di PIS
50
Rajah 4.3 Senarai Item Utama
Bil.
Rak/Almari
Jenis Barangan
1
A
Bola
2.
B
Baju/Jersi
3.
C
Peralatan Badminton
4.
D
Alatan Tulis
5.
E
Peralatan Perkhemahan
Rajah 4.4 Papan Tanda Utama
Hijau
A
Hitam
51
Rajah 4.5 Susunan Barangan Di Rak/Almari
Bola Ragbi : A1B3
Bil
Item
Kuantiti Item
Lokasi
1
Bola Tampar
10
A1B1
2
Boal Jaring
12
A1B2
3
Bola Ragbi
1
A1B3
4
Bola Baling
12
A2B1
5
Bola Sepak
20
A2B2
52
Rajah 4.6: Susunan Barangan Di Rak/Almari
Rajah 4.7: Contoh Papan Tanda Utama
53
Rajah 4.8: Contoh label Di Rak/Almari
Rajah 4.9: Contoh Papan Tanda Utama 54
E.
PERSEKITARAN DAN KESELAMATAN PERSEKITARAN
PERSEKITARAN
POS KAWALAN
PAKIR KENDERAAN
1.0
POS KAWALAN DAN KESELAMATAN
1.1
PERKARA DAN PELAKSANAANNYA
SUSUR GAJAH/ LALUAN
Am
Sila rujuk nota: Ruang Pejabat
Penyimpanan kad keluar/masuk
1. Disimpan secara teratur dan sistematik. 2. Kad-kad dikemaskini dari semasa ke semasa. 3. Sila rujuk Rajah 5.1.
Papan Kenyataan
1. Paparkan carta organisasi pengawal keselamatan. 2. Notis perlu dikemaskini.
Nombor Telefon
Paparkan nombor telefon pegawai yang boleh dihubungi sekiranya berlaku kecemasan
Perabot
1. Susunan kemas dan teratur mengikut kreativiti dan kesesuaian. 2. Tiada kerusi dan meja di luar pondok pengawal. 3. Sila rujuk Rajah 5.2
Pintu masuk Politeknik
Pintu masuk Politeknik di label. Contohnya ‘Pintu A’, ‘Pintu B’ dan ‘Pintu C’.
Papan Tanda
1. Tatacara orang luar memasuki kawasan politeknik disediakan. 2. Papan tanda masuk/keluar/berhenti disediakan.
55
1.2 GAMBAR LOKASI
Rajah 5.1 : Kad keluar/masuk pelajar dan pelawat disimpan dengan teratur
Rajah 5.2: Tiada kerusi dan meja di pondok pengawal
56
1.0
PAKIR KENDERAAN
1.1
PERKARA DAN PELAKSANAANNYA
Parkir
1. Sediakan tempat/petak letak kenderaan untuk meletak kenderaan seperti motorsikal/kereta/basikal/bus. 2. Kenderaan perlu diletak secara reverse parking.(Sila rujuk Rajah 5.3) 3. Mengkhaskan kawasan tempat letak kenderaan untuk pelawat/OKU dengan meletakkan label. 4. Garisan letak kenderaan berwarna kuning digunakan untuk tempat letak kenderaan yang khas seperti OKU dan bas.(Sila rujuk Rajah 5.5) 5. Garisan letak kenderaan berwarna putih digunakan untuk tempat letak kenderaan am. (Sila rujuk rajah 5.4)
Bonggol
1. Dibina untuk mengawal keluar dan masuk kenderaan. 2. Bonggol berwarna kuning dan hitam. 3. Bilangan bonggol adalah bersesuaian dan bonggol tersebut harus mengikut ketinggian yang ditetapkan.
Papan Tanda Had Kelajuan
Di letakkan di tempat yang sesuai.
Papan Tanda Keselamatan
Wujudkan pada tempat-tempat yang strategik untuk mengelakkan kemalangan.
Rajah 5.3 : Kenderaan diletakkan secara ‘reverse parking’. 57
Rajah 5.4 : Garisan parkir di luar bangunan dicat dengan warna putih
Rajah 5.5 : Garisan letak kenderaan di dalam bangunan dicat dengan warna kuning 58
1.2
Tempat-tempat persekitaran yang lain
Susur gajah/ pathway
1. Memastikan susur gajah sentiasa di dalam keadaan yang bersih dan tidak berhabuk. 2. Menetapkan ciri-ciri keselamatan seperti meletakkan papan tanda ‘Awas Lantai Licin’ sekiranya sedang menjalankan proses pembersihan. 3. Labelkan nama di setiap susur gajah. 4. Sediakan tanda arah pada setiap simpang. 5. Meletakkan label disetiap bangunan. 6. Meletakkan tong sampah di tempat yang disediakan. 7. Sila rujuk Rajah 5.6/5.7.
Rumah Sampah
1. Pastikan kebersihan dan tiada sampah yang terkeluar dari rumah sampah 2. Wujudkan jadual pemungutan sampah. Sampah perlu diangkat pada setiap hari. 3. Sila rujuk rajah 5.8/5.9.
Longkang
1. 2. 3. 4. 5.
Keselamatan Persekitaran
Langkah-langkah keselamatan perlu diamalkan oleh semua kakitangan dan pelajar dalam usaha untuk menjamin keselamatan persekitaran semasa berada di dalam kawasan politeknik. Langkahlangkah keselamatan tersebut merangkumi: i. Memastikan tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat. ii. Meletakkan label pada kawasan/tempat berkumpul semasa berlaku kecemasan. .
Longkang di sekitar bangunan dibersihkan seminggu sekali Jadual pembersihan diwujudkan Tiada air bertakung di dalam longkang Memastikan tiada rumput dan sampah sarap di dalam longkang Aliran air tidak boleh tersekat bagi mengelakkan tempat pembiakan nyamuk. 6. Sila rujuk Rajah 5.10.
59
Rajah 5.6 : Susur Gajah dalam keadaan bersih dan selamat
Rajah 5.7: Tong sampah diletakkan pada parkir
60
Rajah 5.8 : Rumah sampah dalam keadaan bersih
Rajah 5.9 : Rumah sampah di label
61
Rajah 5.10 : Longkang sentiasa bersih dan tiada takungan air
62
