Seminar AVK, Van Werkdruk naar Werkplezier! AVK & IGORIGOR. Bouke van Kleef, Igor van Kaam

Seminar – AVK, Van Werkdruk naar Werkplezier!

AVK & IGORIGOR Bouke van Kleef, Igor van Kaam [email protected]

Programma  Ochtend: Effectief omgaan met werkdruk en stress ▫ 09:00 Ontvangst met koffie en thee ▫ 09:30 Sessie 1 De psychologie van relaxed werken ▫ 10:55 Relax break ▫ 11:10 Sessie 2: Slim omgaan met technostress  12:30 - 13.00 uur: Lunch

 Middag Slim omgaan met je kostbare tijd ▫ 13.00 Sessie 3: Stoppen met vergaderen? Een andere manier van samenwerken! ▫ 14:25 blijf bewegen break ▫ 14.40 Sessie 4: E-mail de baas  16:00 - 17:00 uur: Borrel, napraten en netwerken

© http://www.avk.nl

pagina 1


DE PSYCHOLOGIE VAN RELAXED WERKEN Igor van Kaam IgorIgor

.

2.

OMGAAN MET TECHNOSTRESS Werkdrukd de baas Bouke van Kleef – directeur AVK


pagina 2


OMGAAN MET TECHNOSTRESS

WERKDRUK DE BAAS Bouke van Kleef [email protected]

Alles en iedereen gaat sneller


pagina 3


JE KUNT BETER RUIMTE CREËREN DAN GRENZEN STELLEN

HEB JIJ LAST VAN:

TECHNOSTRESS & SMARTPHONE ASO’S


pagina 4


.

Wel elke dag je smartphone opladen, echter: Hoe structureel laad je jezelf nog op? AVK bv Adviesgroep voor Kantoor- en Bedrijfsinnovatie

T: 013 – 4 638 648 www.avk.nl


pagina 5


>.

ALBERT EINSTEIN ZEI OOIT Ik ben bang voor de dag dat de technologie onze menselijkheid overheerst. De wereld zal alleen een generatie idioten hebben.

. © http://www.avk.nl

pagina 6


IN HOEVERRE BEN JIJ JE EIGEN STRESS VEROORZAKER?

. 24/7 ALWAYS ON


pagina 7


‘The secret of change is to focus all of your energy, not on fighting the old, but on building the new’ Socrates

Slapen met je smartphone?


pagina 8


>.

BEREIKBAARHEID VERSUS BESCHIKBAARHEID

Wanneer gebruik je de iPad


pagina 9


Moeten of zelf willen Groot verschil!!

 Ik wil nieuwe

mail/apps/sms facebook nieuws berichten checken

 Ik moet van mijn

manager / team / organisatie nieuwe mail/apps/sms facebook nieuws berichten met grote regelmaat checken

Doorbreek de vicieuze cirkel

Altijd bereikbaar zijn cultuur

Meer bereikbaar en mensen verwachten dat ook van je

Druk om altijd bereikbar te zijn

Je past je aan om meer bereikbaar te zijn


pagina 10


Uitgeslapen : = : Uitstekend werk  Verwacht je van iemand dat die goed geslapen

heeft en uitgerust is wanneer die meerdere keren gestoord is tijdens het slapen?

 Waarom verwachten we dan van onze collega’s

dat ze goed werk kunnen leveren als we elkaar telkens aan het storen zijn ?


pagina 11


>.

GESTOORD ZIJN/WORDEN?! Van onbewust online, naar bewuste offline momenten, naar bewust offline

Nieuwe techniek, maar het werkproces is onveranderd


pagina 12


Paard spannen voor auto

Haal meer uit je tablet


pagina 13


>.


DE VALKUIL DIE MULTITASKEN HEET

pagina 14


Korte multitask test  Schrijf letter voor letter op  Schrijf na elke losse letter het volgnummer op

van die letter

− Multitasken is een illusie − − M 1 U 2 L 3 … etc

Deel 2 multitask oefening  Doe nu het zelfde, maar zonder te multitasken  Dus schrijf op: − multitasken is een illusie − De cijfers 1 tm 21


pagina 15


Effecten multitasken  Slecht onthouden  Duurt langer  Mindere kwaliteit


pagina 16


>.

DE GROOTSTE AFLEIDER BEN JEZELF

>.

DOEN (EAT THAT FROG EN POMODORO)


pagina 17


Eat That Frog https://www.youtube.com/watch?v=0W7GB5Fh2XM Als je ergens tegen op ziet, kost je dat energie !  Uitstellen is de grootste productiviteitskiller  

De werkdag in 3 delen

Routine Gepland

• Lezen • Administratie • Plannen • … etc

Ad-hoc • EVA


pagina 18


>.

CLEAN INBOX … MINDER E-MAILS?! Grip op je mailbox met een lege inbox

15 jaar geleden

Nu !


pagina 19


?.

>.

HOEVEEL E-MAIL PER DAG VERWERK JE

VERSLAVINGS VERSCHIJNSELEN Intensieve “emailers” zijn veelal Urgentie junkies


pagina 20


Best passende vorm van contact − Korte vraag of mededelingen: ‒ Yammer, Skype Chat, Google hangout, Lync etc.

− Verzoek om advies: ‒ Telefoon ‒ Fysieke afspraak

− (Kort) overleg met meerdere personen: ‒ Digitaal vergaderen - Lync, iPhone, iPad, Skype, GoToMeeting

− Urgente oproep: sms, WhatsApp, Line, Touch − Dan pas: e-mail!!

!. © http://www.avk.nl

CLEAN INBOX ?

pagina 21


!.

GEBRUIK OUTLOOK NIET ALS ARCHIEF Als je iets wilt bewaren in Outlook, noem dat dan KORT ARCHIEF

Maak zo min mogelijk mappen aan !

>.

ACTIE MAPPEN Gebruik een gestructureerde methode om emails af te handelen en te plaatsen, bijvoorbeeld GTD


pagina 22


Mappenstructuur Actiemappen

Voorbeeld actiemappen

1. EVA: Eerstvolgende actie 2. Wachten op…

(inclusief gedelegeerde zaken die u wilt volgen) 3. Misschien ooit (eventueel met vlag reminder, alleen voor gevorderden) 4. Nog Lezen en CC 5. Kort archief … TaDaaaa…

persoonlijk archief … Nog X maanden bewaren (ik ‘kan’ / ‘wil’ het nog niet weggooien)

Postvak In / je rugzak Binnenkomende e-mail

Prullenbak Vraag 1: WAT IS DIT?

Stap 1. Verzamelen

Vraag 2:

Stap 2. Beslissen

WIL IK DIT NU DOEN?

NEE

Ooit / Misschien

Archief

Vraag 3: WAT IS MIJN GEWENSTE UITKOMST?

Vraagt dit om meerdere stappen, dan is het een: PROJECT

Delegeren Vraag 4: WAT IS MIJN EERSTVOLGENDE ACTIE?

Stap 3. Organiseren

DOE HET METEEN

Alleen als het kan in minder dan 2 minuten

IN AGENDA

In agenda maar alleen als het een specifieke tijd of datum betreft


WACHT OP

Op de lijst ‘Wachten op’ of gedelegeerd / te delegeren

STEL UIT

Op de lijst Eerstvolgende acties. Dit ga ik doen zodra het kan.

pagina 23


GTD – Wat is dit ? + Beslissen… Wat? Lees en zeg tegen jezelf “Wat is dit”

Bewaren? Is dit stuk zo belangrijk dat ik het in het lange archief moet opbergen? Zo ja eerst “Archiveren” en verder werken met een “werk kopie” (ook wel schaduw archief)

MEK Maak Een Keuze WIL IK DIT DEZE WEEK DOEN

Ja ik wil… ga dan plannen/doen Bepaal wat je gaat doen ! Wat is mijn gewenste uitkomst ?

Wat is mijn eerst volgende actie ?

2 minuten regel Kan het binnen 2 tot 4 minuten worden afgehandeld … DOE HET METEEN!!!

Delegeren Of Wachten? Delegeer en/of verplaats naar je wachtenlijst als je wacht of wilt monitoren

<30min Zet het op je lijst met EVA’s

Voer uit op momenten dat je gepland had te werken aan EVA’s

>30 minuten Maak eventueel een project, kijk in je agenda wanneer en plan je EVA in


pagina 24


Nee … Kan het weg ? Nee het kan niet weg … ga verder naar beneden

STOP met GTD en Gooi het weg

Kan ik het delegeren ? Delegeer alles of een deel (zet naar wachten op)

Kan delegeren niet … ga verder naar beneden

Hoef ik het alleen maar te lezen of te plannen? Zet het in je “CC en nog lezen” lijst

Zet het in je agenda

Nee ik heb het al gelezen (weinig tekst)

Misschien Zet het op je “Ooit / Misschien” ofwel je “Wekelijks onderhoud” lijst wanneer er geen planbare actie is

Tips voor je leeslijst  







Ga audioboeken en audio blogs luisteren in de auto in plaats van lezen vanaf je scherm of papier Gebruik een app als Instapaper, Pocket (ReadItLater) of OneNote/Evernote om leeswerk te verzamelen en op een geschikt moment te gaan lezen. Maximaliseer je leeslijst, ofwel spreek met jezelf een maximaal aantal te lezen artikelen af (bijv 7). Er mag pas een nieuw artikel bij als je er eerst weer een gelezen hebt. Neem leesvoer mee voor onderweg, zodat je verloren momenten (momenten waarop je aan het wachten bent) nuttig kan gebruiken. Als je een lees-tip krijgt van iemand, zeg dan toe dat je terug zult koppelen aan de tipgever. Dat is voor jou een stok achter de deur en je informatie verstrekker voelt zich meer gewaardeerd.


pagina 25


Alternatieven voor e-mail  Binnenlopen  Afspreken  Bericht posten op Intranet/Yammer  Bericht sturen via Social Media  Co-creëren op een Wiki of een centrale plek

 Bellen  Chat (Lync, Skype etc)  SMS/WhatsApp  Het juiste systeem

(CRM/projectmanagement/ETC)


pagina 26


Alternatieven voor e-mail BlueKiwi: www.bluekiwi.net Enterprice Social Network, intranet alleen dan modern en sociaal  Yammer: Enterprice Social Network www.yammer.com  Jive: Enterprice Social Network www.jivesoftware.com  Podio: www.podio.com redelijk complex maar zeer compleet sociaal samenwerk platform  Viadesk: www.viadesk.nl Sociaal alternatief voor eenvoudige SharePoint omgevingen, Nederlandse makelij, met minder mogelijkheden dan podio)  www.Asana.com eenvoudiger dan viadesk, met name gericht op taken  www.trello.com taakgericht in vaste workflows  http://www.bitrix24.com/ social intranet met crm en tijdschrijf functies  www.beesy.me app, met notes, actions, projects etc zeer inuitief drag n drop geschikt voor browser en mobiel Alle deze tools kosten wat tijd om je goed in te verdiepen, maar bieden veel samenwerk mogelijkheden. 

>.

AFKOMEN VAN JE TECHNOSTRESS > Je apparaten, software en apps in dienst

van jou


pagina 27


Actie 1 na vandaag:  Waarschuwing bij nieuwe mail uitzetten,

Outlook 2010 en 2013:

− Ga naar ‘Bestand’ (File) − Kies bij ‘Opties’ voor ‘E-mail’ (Options – email) − Scroll naar beneden en zet vinkjes uit bij ‘geluid afspelen’ en ‘waarschuwing nieuwe e-mail op bureaublad’

Voorkomen van e-mailoverload

 Geen leesbevestiging  Spaarzaam met abonnementen op nieuwsbrieven  Creëer folders, maar niet te veel  Kies vaste tijden  Stel prioriteiten − Ga na wanneer antwoord verwacht wordt − Gebruik evt EOM (End Of Message) en NNT (No Need To respond) ook wel NRN, (No Reply Needed)


pagina 28


Do’s en Dont’s op je tablet Do  

Don’t Regelmatig schoonmaken met een microvezeldoekje Regelmatig opladen

(tijdens de vergadering opladen is niet handig)



Gebruik de kracht van de iPad

  

lezen, annoteren, ga dus ook minder printen

 





Houd het aantal persoonlijke Apps beperkt Zorg voor een acceptabele en liefst donkere achtergrondfoto of kleur Bespaar stroom door de helderheid regelmatig aan te passen (naar beneden ± 40%) Maak een back-up in de iCloud



 



Schoonmaken met vloeistof, of reinigingsmiddel Gebruik je iPad niet als telefoon Let op je werkhouding met de iPad, nekklachten zijn vaak gehoord Reduceer typen en invoeren dat is sneller en makkelijker achter de PC Neem je iPad niet mee de slaapkamer in Geef je iPad niet aan een ander, ze kunnen meteen overal bij ! Geluidsinstellingen bij acties uitzetten (typen met geluid, geluid bij mail verzenden etc.)

Berichtencentrum Instellen Berichtencentrum instellingen: Wat wel

en niet gewenst is


pagina 29


Notificaties beheren 

Sommige apps geven irritante meldingen. Deze meldingen kunnen als volgt worden beheerd Meldingsstijlen 1. Geen meldingen

1

2

3

4

2. Alleen kort een strook boven in het scherm tonen met de melding 3. Een Pop-Up tonen met de melding, deze dient eerst gesloten te worden voor je verder kan 4. Zet geluiden zo veel mogelijk uit, doe dit door het geluid op GEEN te zetten

Icoon cijfers uitzetten  Het uitzetten van het cijfer bij een

app icoon, wordt geregeld in de instellingen

− Open de App instellingen − Ga in het linker deel naar Berichtgeving − Klik op Mail, selecteer één voor één ‘t account indien u meerdere accounts heeft − …


pagina 30


Berichtgeving en BadgeApp symbool uitzetten

1. Berichtencentrum: Toon nieuwe items wel of niet in het berichten centrum

1 2

3

>. © http://www.avk.nl

2. Meldingstijl: Toon wel of geen pop-up’s bij nieuwe items 3. Badge-appsymbool: toon wel of niet het rode cijfer voor ongelezen items (o) is uit.

NIET VERGETEN: GELUID UIT OP JE TABLET

pagina 31


3.

STOPPEN MET VERGADEREN? Een andere manier van samenwerken!

?Afstemmen? anno 2015

 vergaderen


 e-mailen

pagina 32


>.

KORTE WORKSHOP KOM UIT JE DIP-TIP Een vergadering moet energie geven ipv energie kosten, wat is jouw tip voor vergaderen met meer energie? Kortom: Maak je eigen MindMap met jouw vergader/notuleer tips in een groepje van 4

Vraag?

WAT KAN ER MIS GAAN BIJ VERGADEREN?


pagina 33


Voors en tegens van vergaderen  Voordelen −…

 Nadelen −…

Vergaderen anders benaderen

1/3!!


pagina 34


Het ‘oude’ samenwerken  Kenmerken:  Gericht op coördinatie of consultatie − Coördinatie in vergaderingen ‒ Deelnemers voeren taken uit

− Consultatie door fysiek ontmoeten ‒ Allemaal op een plek – het kantoor

 Observatie: − Vaste patronen − Hiërarchische kaders − Besluitvorming stroperig − Manipulatie door onvolledig te informeren

Trends in kantoorwerk  Van papier naar digitaal  Van samenwerken op fysieke plek naar    

samenwerken in virtuele ruimte Van management naar leiderschap Van plaatsen tijdgebonden naar plaatsen tijd-ongebonden Van hiërarchie en controle naar rentmeesterschap en vertrouwen Globalisering


pagina 35


Hoeveel tijd besteed je aan vergaderingen?

I. Minder dan 1 vergadering per week

II. 1 vergadering per week

III.

IV.

1–3 vergaderingen per week

4 of meer vergaderingen per week



pagina 36



 Uitgangspunt: max 30 min per overleg! -

Hoge effectiviteit Geen afleiding Snelle acties

 Of van fysiek naar digitaal communiceren

-

Lync / Yammer Telefonisch vergaderen Video vergaderen

Welke vorm vergaderen?

 Digitaal als het kan  Fysiek als het moet

Strange meeting http://youtu.be/JxftZaK7nLw


pagina 37


Vergaderbeslisboom 

Informatie geven − − − −



Fysiek Digitaal Digitaal Digitaal

Informatie uitwisselen − − − −



Persconferentie Informatiebijeenkomst Presentatie College Voortgangsbespreking Hoorzitting Werkoverleg Training

Digitaal Fysiek Digitaal Fysiek en digitaal

Mening vormen − − − −

Discussiebijeenkomst Evaluatiegesprek Selectievergadering Onderhandeling

Digitaal Digitaal Fysiek Fysiek

Vergaderbeslisboom 

Ideeën ontwikkelen − Brainstorm − Probleemoplossing − Ideeën-keuze



Besluit nemen − − − −



Digitaal Digitaal Digitaal

Standpunt innemen Digitaal Keus maken Digitaal Voorstel aannemen/verwerpenFysiek Onderhandelingsresultaat bereiken Digitaal

Activiteiten plannen − − − −

Ideeën uitwerken Activiteiten structureren Werkplanning Werkafspraken


Digitaal Digitaal Digitaal Digitaal

pagina 38


Wetten van klets

TIJD WORDT GEVULD

Wetten van klets

IEDEREEN WIL ZIJN/HAAR PLASJE DOEN


pagina 39


Wetten van klets

VERGADER-ACCEPTATIESYNDROOM

De wetten van KLETS doorbreken  De tijd die je reserveert voor een overleg

wordt altijd geheel opgevuld  Vrijwel elke deelnemer wil ieder agendapunt zijn/haar toegevoegde waarde tonen  Vrijwel iedereen accepteert een toegezonden vergaderverzoek als er ruimte is de agenda op dat moment


pagina 40


Voordelen van nieuw vergaderen

 Productiviteitsverhogend − Geen reistijd − Kortere vergaderduur

 Besparing op reis- en verblijfkosten − € 1,5 miljard/jaar aan − binnenlandse zakenreizen ‒ (Bron: ContinuZakenreisonderzoek NBTC NIPO Research)

 Efficiencyverbetering − Minder mailverkeer − Vermindert misverstanden

Voordelen van digitaal vergaderen

 Versterkt interne communicatie − Eenvoudig inloggen ‒ Ideeën aandragen ‒ Feedback vragen etc

 Verbetert balans werk/privé  Verhoogt deelnemersbeschikbaarheid  Duurzaam − Verlaagt filedruk − Vermindering CO2-uitstoot


pagina 41


Voordelen van digitaal vergaderen

 Alle relevante documenten direct paraat  Altijd de juiste versie van het document paraat

(mits de DIV op orde)  Het bespaart veel papier en kopieerwerk  Geen zware tas vol met stukken

Aandachtspunten  Aard van overleg bepaalt.

- Stel vergaderbeslisboom op

 Agendapunten die niet

bijdragen aan het doel worden niet behandeld. - Dubbel effectief


pagina 42


Welk communicatiemiddel?  Korte vragen: − Yammer, Lync

 Verzoek om advies: − telefoon

• (Kort) overleg met meerdere personen: ‒ Digitaal vergaderen (Lync, OneNote, iPhone, iPad, Skype, GoToMeeting, Appear.in)

• Urgente oproep: sms, whatsapp • Zijn er nog andere alternatieven? ‒

BlueKiwi, Yammer, Viadesk, SharePoint etc

 Dan pas email!

Tips  Organiseer ‘vergadervrije’ week − Max ½ uur per keer met collega overleggen

 Werkoverleg: bespreek alleen zaken waarvoor

collega’s nodig zijn om verder te komen − Max 1x per week; duur variabel − Maak agenda bij binnenkomst

 Maak het overleg visueel − Gebruik tools

 Varieer in werkvorm  Start met rondvraag − Bevordert actieve deelname

 Zorg dat het overleg waardevol is


pagina 43


Tips  Maak business case − − − − − −

Aantal vergaderingen Gemiddelde reisafstand Gemiddelde duur Aantal deelnemers (op kantoor en op afstand) Reiskosten en reistijd Besparing duur vergadering

 COMA − Cost of Meeting App ‒ Aantal deelnemers ‒ Gemiddelde uurtarief

Tips  Voorkom extra werk  Onderzoek efficiency documentstromen − SharePoint (platform van Microsoft)

 Digitaal notuleren, notulen zijn af na de

vergadering − − − −

In OneNote Met Excel Stap over op mindmaps In Word


pagina 44


Bedankt voor jullie inspiratie en veel plezier met je baan ! AVK bv Adviesgroep voor Kantoor- en Bedrijfsinnovatie T: 013 – 4 638 648 www.avk.nl


pagina 45

Van werkdruk naar werkplezier Villa Pardoes 30 januari 2015 Igor van Kaam

Dit ben ik! En dat leg ik graag even uit…

Vraagje…

Wat?

De cijfers…

Stress is dodelijk…

Wat is stress?

En hoe werkt dat in je hoofd?

FILMPJE

Don’t worry, be happy Stuur deze kaart naar jezelf op en lach!

Naslagwerk Outlook 2010 E-mail de baas Seminar AVK 30-01-2015

[email protected] > www.avk.nl > 013-4638648 © AVK > Adviesgroep Voor Kantoor- en bedrijfsinnovatie www.avk.nl > [email protected] > 013-4638648 pagina 1 van 30

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ..................................................................................................... 2 1 Het lint in Outlook 2010 .................................................................................... 4

2

1.1

Bestand ................................................................................................... 4 Info ................................................................................................... 4 Openen .............................................................................................. 4 Opslaan als ........................................................................................ 5 Bijlagen opslaan .................................................................................. 5 Afdrukken .......................................................................................... 5 Office-account .................................................................................... 5 Opties................................................................................................ 5 Afsluiten ............................................................................................ 5

1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Start ........................................................................................................ 5 Verzenden/Ontvangen ............................................................................... 6 Map ......................................................................................................... 6 Beeld ....................................................................................................... 6 Hulpmiddelen voor Tabellen ........................................................................ 7 Tabblad Ontwerpen ............................................................................. 7 Tabblad Indeling ................................................................................. 7

Agenda Tips & tricks in Outlook 2010 ................................................................. 8 2.1

3

Contactpersonen Tips & tricks in Outlook 2010 ...................................................11 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

4

Nieuw contactpersoon ...............................................................................11 Nieuwe groep contactpersonen ..................................................................11 Herinnering bij een Contactpersoon ............................................................12 Snel adresseren .......................................................................................12 Geschiedenis met een Contactpersoon ........................................................13

Taken Tips & tricks in Outlook 2010 ..................................................................13 4.1 4.2 4.3 4.4

5

Nieuwe afspraken en vergaderingen maken .................................................. 8 Nieuwe afspraak plannen ..................................................................... 9 Nieuwe vergadering maken .................................................................. 9 Planningsassistent .............................................................................. 10

Een nieuwe taak maken ............................................................................13 Taken Categoriseren .................................................................................13 Taken Groeperen......................................................................................14 Taken Delegeren of toewijzen ....................................................................15

Tips en tricks in Outlook ..................................................................................15 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

Sneltoetsen .............................................................................................15 Pop-up uitzetten.......................................................................................16 Slepen van e-mails ...................................................................................16 Slepen met de linkermuisknop ...................................................................17 E-mail als bijlage opnemen in afspraak of taak.............................................18 Onderwerp wijzigen ..................................................................................18 Onderwerp aanpassen: .............................................................................18 Vlag voor opvolgen ...................................................................................19 E-mail markeren voor opvolging: ......................................................... 19 Herinnering toevoegen ........................................................................ 19 Herinnering toevoegen voor de ontvanger ............................................. 20 Herinneren ........................................................................................ 21 E-mail Ongelezen laten (ook in leesvenster) .......................................... 22

© AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie www.avk.nl > [email protected] > 013-4638648 pagina 2 van 30

Bijlagen automatisch voorbeeldweergave .............................................. 22 Voorbeeldweergave ............................................................................ 22 Leesvenster aan of uit zetten ............................................................... 22 Bijlage openen en bewerken: ............................................................... 23 6

Regels en waarschuwingen en Snelle stappen. ....................................................23 6.1 6.2 6.3 6.4

Snelle stappen: Zelf ‘snelle stap’ menu-knop maken .....................................23 E-mails automatisch ordenen, bijv. verplaatsen............................................24 Stel slimme regels in: e-mails die op antwoord wachten ................................25 Stel slimme regels in: CC e-mails automatisch verplaatsen ............................28


Outlook naslagwerk n.a.v. Seminar “Van werkdruk naar Werkplezier”

1 Het lint in Outlook 2010 Dit hoofdstuk bespreekt het lint van Outlook 2010. Het programma geeft standaard vijf tabs die diverse functies bieden. De vijf tabs zijn Bestand, Start, Verzenden/ontvangen van e-mail, (het bewerken van) mappen en Beeld. Deze zullen ieder apart besproken worden.

1.1 Bestand

De menutab Bestand geeft enkele belangrijke algemene functies weer. Het biedt de optie om bestanden te openen, op te slaan, af te drukken en je kunt er verschillende opties in aanpassen. Ten opzichte van Outlook 2010 is de tab Bestand qua uiterlijk niet veel veranderd. Ook zijn de meeste functies hetzelfde gebleven. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de verschillende functies. Info Met de infoknop kun je verschillende functies instellen. Deze functies richten zich op: 1. 2. 3. 4.

Instellen van accounts. Instellingen m.b.t. het automatisch beantwoorden van e-mails. Het opschonen van e-mails. Het beheren van regels en waarschuwingen.

Openen De tab ‘Openen’ biedt vier opties: (Open) 1. Agenda openen Met deze functie wordt een bestaande agenda geopend, zodat deze in het actieve account wordt toegevoegd. 2. Outlook gegevensbestand openen Deze optie is voor het invoegen van bijvoorbeeld e-mailadressen en opgeslagen emails. 3. Importeren/Exporteren Hiermee kun je bepaalde instellingen invoegen, zodat het huidige account in deze stijl wordt aangepast. 4. Map van andere gebruiker Opent een map die door een ander met jou wordt gedeeld.



Opslaan als Als je 1 of meerdere e-mailberichten hebt geselecteerd dan kun je deze e-mails met deze functie opslaan op uw harde schijf. Een snel alternatief is de e-mails slepen naar een map op deze computer in verkenner. Een tweede snel alternatief is de e-mail(s) selecteren, de sneltoets CTRL+C te gebruiken om deze te kopiëren. In Windows Verkenner te bladeren naar de doelmap en daar te kiezen voor CTRL+V. De onderwerpen van de e-mails zijn nu de bestandsnamen op bijvoorbeeld je netwerkschijf. (Save as) Bijlagen opslaan Heeft u een e-mail ontvangen waarin een bijlage is ingevoegd, dan kunt u deze bijlage op uw harde schijf opslaan door middel van deze functie. Selecteer het bericht met de bijlage en klik dan op deze functie. Afdrukken Met de optie afdrukken kun je een e-mailbericht uitprinten. Selecteer hiervoor eerst het emailbericht dat je wilt uitprinten en klik vervolgens op deze knop (afdrukken). (Print) Office-account Met deze functie kun je de gebruikers- en productgegevens bekijken en eventueel wijzigen. Daarnaast is het hier mogelijk de opmaak van jouw account te bewerken. Opties De knop opties geeft een tal aan functies die zich richten op het veranderen van (geavanceerde) instellen. Denk hierbij aan het instellen van jouw (werk)agenda, het afspelen van geluiden bij het melden van herinneringen, het beheren van taken, het lint aanpassen of diverse emailinstellingen. (Options) Afsluiten Deze optie sluit Outlook 2010 af. (Exit)

1.2 Start

De meest gebruikte en standaard functies van Outlook 2010 bevinden zich in de starttab. (Home) Bovenstaand figuur laat zien welke opties de starttab biedt. De tab is onderverdeeld in zeven categorieën; nieuw, verwijderen, reageren, snelle stappen, verplaatsen, labels en zoeken. De starttab biedt dan ook de mogelijkheid om: 1. Een nieuwe email te schrijven en/of contactpersoon toe te voegen 2. E-mails verwijderen of het postvak-IN op te schonen. 3. Het beantwoorden en/of doorsturen van e-mails of reageren op verzoeken of chatberichten. 4. Snelle stappen: snelkoppelingen maken waardoor je bijvoorbeeld snel een e-mail naar een persoon of team kunt sturen. Deze categorie kun je zelf aanpassen naar de snelkoppelingen die voor jou het meest van toepassing zijn. 5. Het handmatig of via regels verplaatsen van e-mails. © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie www.avk.nl > [email protected] > 013-4638648 pagina 5 van 30


6. E-mails en/of andere items markeren, benadrukken of onderverdelen met categorie of vlag. 7. Snel contactpersonen zoeken en e-mail filteren.

1.3 Verzenden/Ontvangen De tab verzenden/ontvangen geeft de belangrijke opties weer die te maken hebben met het verzenden en ontvangen van berichten. De tab is onderverdeeld in vier categorieën: verzenden/ontvangen, downloaden, Server en Voorkeuren. 1. Met de knop ‘alle mappen verzenden/ontvangen’ correspondeert Outlook 2010 met de server, zodat alle nieuwe berichten in het Postvak IN (en/of ongewenste e-mail) verschijnen. (Send/Receive) 2. Binnen downloaden kun je voortgang van de verzending of ontvangen van berichten zien. Tevens kun je hier snel alle correspondentie annuleren. 3. Binnen server kan je bij een trage internet verbinding selecteren dat Outlook niet het gehele bericht moet downloaden, maar alleen de berichtkoppen, zodoende worden alleen de eerste alinea’s van het bericht gedownload en bijvoorbeeld niet de bijlagen en complexe opmaak. 4. Voorkeuren biedt de mogelijkheid om Offline te werken, zodat je geen nieuwe emails ontvangt en Outlook ook geen poging doet verbinding te maken met de server.

1.4 Map

De maptab biedt verschillende mogelijkheden die ingaan op het bewerken van mappen. De tab ‘Map’ heeft een zestal categorieën: Nieuw, Acties, Opschonen, Favorieten, Onlineweergave en Eigenschappen. (Folder) 1. In de categorie nieuw kun je een nieuwe map aanmaken of een nieuwe zoekmap waarin je snel alle e-mails van bijvoorbeeld een specifieke collega in kunt vinden. 2. Acties. Binnen deze categorie kun je mappen kopiëren, verplaatsen, verwijderen of de naam wijzigen. 3. Opschonen. Deze categorie geeft (snelle) functies die je helpen om je PostvakIN op te schonen. Zo kun je snel alle berichten markeren als gelezen, regels opnieuw toepassen of mappen rangschikken. 4. In favorieten kun je bepaalde mappen snel toevoegen aan je favorieten. 5. Onlineweergave: Geeft oudere berichten weer door contact te maken met een MS Exchange server. 6. Eigenschappen: Hier kun je instellingen met betrekking tot het archiveren van mappen, zoals de map of om de hoeveel dagen, instellen. Andere opties zijn het machtigen van collega’s om een bepaalde map in te zien.

1.5 Beeld De tab beeld beschikt over de opties die verschillende weergaven van e-mails mogelijk maken. Het heeft een vijftal categorieën: Huidige weergave, Berichten, Rangschikking, Indeling en Venster. (View) 1. Huidige weergave. Hierin kun je de weergave van e-mails wijzigen. Zo kun je kiezen voor de functie Compact, Enkel of Voorbeeld waarin ofwel alleen het onderwerp/afzender wordt weergegeven of direct zowel afzender als het bericht. © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie www.avk.nl > [email protected] > 013-4638648 pagina 6 van 30


2. Berichten. Weergeven als gesprek biedt de mogelijkheid om e-mails als het ware te comprimeren op onderwerp. Zo worden bijvoorbeeld alle e-mails met het onderwerp ‘Introductie nieuwe collega’ in eerste instantie weergegeven als één email. 3. Rangschikking. In deze categorie kun je e-mails rangschikken op verschillende filters als datum, afzender, categorieën etc. 4. Indeling. Biedt de mogelijkheid om de verschillende vensters op een andere manier in te delen op het scherm. Zo kun je instellen dat het onderwerp/afzender bovenin het scherm verschijnt en het bericht onderin (deze staat standaard rechts van het onderwerp/afzender). 5. Venster. Opent snel een nieuw venster van Outlook 2010, of van de herinneringen.

1.6 Hulpmiddelen voor Tabellen

Zodra je met de cursor in een cel staat of een tabel selecteert, verschijnt een extra Lint: Hulpmiddelen voor tabellen. Deze bestaat uit twee tabs: Ontwerpen en Indeling Tabblad Ontwerpen Kies een voorgeprogrammeerde stijl of maak de tabel handmatig op, door randen en arceringen in te stellen. Tabblad Ontwerpen is ingedeeld in drie categorieën met de volgende functies: 1) Opties voor tabelstijlen: Zet arceringen van bepaalde kolommen of rijen aan of uit. De instellingen worden toegepast op de stijlen voor tabellen. Het hangt van de gekozen stijl af, hoe en of instellingen worden weergegeven. 2) Stijlen voor tabellen:  Kies een standaard opmaakstijl. Klik op het onderste pijltje rechts van de stijlen voor meer keuzes.  Stel arcering (celkleur) en randkleur handmatig in. 3) Randen: Stel de lijnstijl, dikte en kleur in. De muisaanwijzer verandert in een potloodje. Klik met de muis op de celranden in de tabel die je volgens deze instellingen wilt opmaken. Handig om bv. snel een dikkere lijn om een cel te zetten. Je zet het tekenpotloodje aan of uit door op de knop Tabel tekenen te klikken. Met de Gum kun je randen wissen. Tabblad Indeling Voeg kolommen en rijen achteraf toe aan de tabel of verwijder deze. Tabblad Indeling is verdeeld in zes categorieën met de volgende functies: 1) Tabel:  Selecteren: selecteer een rij, kolom, cel of tabel.  Rasterlijnen weergeven: Geef de lijnen van de tabel die geen kleur hebben tijdelijk weer met een stippellijn.  Eigenschappen: Open het venster met Tabeleigenschappen © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie www.avk.nl > [email protected] > 013-4638648 pagina 7 van 30


2) Tekenen:  Tabel tekenen: Je kunt zelfstandig een tabel tekenen door de muis te gebruiken.  Gum: Door de gum te gebruiken kun je één of meerdere tabellen verwijderen. 3) Rijen en Kolommen:  Verwijderen: Cellen, Rijen of Kolommen verwijderen  Invoegen (Hierboven / Hieronder) : Rij invoegen boven of onder de huidige rij.  Invoegen (Links / Rechts): Kolom invoegen links of rechts van de huidige kolom. 4) Samenvoegen:  Cellen samenvoegen: De geselecteerde cellen samenvoegen tot 1 cel.  Cellen splitsen: De huidige cel splitsen in meerdere cellen.  Tabel splitsen: De tabel splitsen in twee tabellen vanaf de cel waar de cursor zich bevindt. 5) Celformaat:  Stel de rijhoogte en kolombreedte in of zet deze op Auto Aanpassen. 6) Uitlijning:  Tekstuitlijning: Bepaal de tekstuitlijning (Boven, Midden, Onder, Links, Rechts, Gecentreerd).  Tekstrichting: Plaats tekst horizontaal of verticaal.  Celmarges: Bepaal de marges (kantlijnen) binnen een cel. 7) Gegevens:  Sorteren: Sorteer de gegevens op alfabetische volgorde.  Veldnamenrijen herhalen: Geef de rij met veldnamen (Titelrij) nog een keer weer.  Converteren naar tekst: Zet de tabel om in platte tekst (de tabel wordt verwijderd, maar de tekst blijft behouden).  Formule: Plaats een formule in een cel.

2 Agenda Tips & tricks in Outlook 2010 Dit hoofdstuk bespreekt het venster Agenda. Outlook 2010 heeft uitgebreide opties als het gaat om het beheren van de agenda. Deze zullen in dit hoofdstuk verder worden toegelicht. Daarbij worden zowel enkele basisfuncties als geavanceerde functies uitgelegd.

2.1 Nieuwe afspraken en vergaderingen maken Een eerste basisfunctie binnen het venster Agenda is het toevoegen van een afspraak of vergadering.



Nieuwe afspraak plannen Met een nieuwe afspraak maken wordt vooral bedoeld dat je een afspraak met iemand maakt, maar deze persoon niet in dezelfde omgeving werkt als jij. Het is vooral voor jezelf dat je in jouw agenda kunt kijken of je op een bepaald tijdstip een afspraak hebt staan. Het maken van een afspraak kan op drie manieren: 1. Klik in het venster van Agenda, in de tab Start op Nieuwe Afspraak. (Home – New Appointment) 2. Gebruik de sneltoetscombinatie Ctrl + Shift + A 3. Sleep een e-mail naar de Agenda. In het geopende scherm geef je een onderwerp aan en kun je een locatie ingeven. Vervolgens geef je de datum en het tijdstip aan. Ook heb je de mogelijkheid om in het grote witte tekstvak, een toelichting te geven bij een afspraak. Als je alle gegevens hebt ingevoerd, kun je de afspraak definitief maken door op de knop Opslaan en Sluiten te klikken.

Nieuwe vergadering maken In bedrijven worden veel vergaderingen gepland. Als jouw bedrijf veel gebruikmaakt van Outlook is het waarschijnlijk dat de agenda's in Outlook worden beheerd. Agenda's beheren in Outlook kan zeer makkelijk en overzichtelijk. Dit is veel effectiever werken dan als je het bijvoorbeeld handmatig zou doen. Een nieuwe vergaderverzoek wordt vooral toegepast als je binnen een bedrijf een afspraak met iemand wilt maken. Diegene werkt waarschijnlijk ook in dezelfde omgeving, zodat hij/zij het verzoek kan accepteren of afwijzen. Dit is voor jou dan overzichtelijker en wordt daarom ook gekenmerkt als uitnodiging.      

Ga naar het venster Agenda In de menutab Start kiest u de functie Nieuwe vergadering (New meeting) In de AAN venster selecteert u de mensen die je wilt uitnodigen (Je kunt ook gebruikmaken van de Planningsassistent) Kies een onderwerp van de vergadering en de locatie waar je de vergadering wilt houden. Selecteer de correcte datum en het tijdstip en typ eventueel extra informatie over de vergadering in het grote witte tekstvak. Als je alle gegevens hebt ingevuld, klik je op Verzenden.



Planningsassistent De planningsassistent is vooral gericht om afspraken te maken als er meerdere personen in jouw omgeving hieraan deelnemen. Door de planningsassistent te gebruiken zie je snel of de andere personen daadwerkelijk beschikbaar zijn.       

 

 

Maak een nieuwe vergadering aan Klik op Planningsassistent in de menutab Vergadering. (Scheduling) U ziet hier uw agenda met daarin jouw verplichtingen op deze dag(en). Typ in de kolom ‘Klik hier en typ een Naam’: de naam (of een gedeelte ervan) van de gebruiker die je wilt uitnodigen voor de vergadering. De volgende statussen van de gebruiker kunnen tevoorschijn komen: Bezet: De persoon heeft al een afspraak gepland op deze tijd. Voorlopig : Als je een vergaderverzoek verstuurt naar een gebruiker, kan dit in het begin nog een voorlopig vergaderverzoek zijn, mits de uitgenodigde de vergadering heeft goedgekeurd. Niet aanwezig: De persoon is niet op het werk aanwezig (bijv.: diegene is op vakantie). Elders bezig: Op dit moment is de persoon ergens druk mee bezig. Dit kan ook in zijn privésituatie zijn, waardoor de persoon op dat moment niet gestoord wil worden. Geen informatie: Persoon heeft zijn agenda niet gedeeld aan anderen, waardoor niemand gerechtigd is om in de agenda van diegene te kijken. Buiten werktijden: Persoon heeft zijn werkuren toegevoegd in haar agenda. De uren buiten het werk om worden dan aangegeven met een wit vlak.



3 Contactpersonen Tips & tricks in Outlook 2010 Dit hoofdstuk gaat in op het venster Contactpersonen. In dit venster kun je contactpersonen aanmaken, bewerken, beheren en op snelle wijze communicatie mee initiëren. Het wordt daarom ook wel eens het communicatiecentrum genoemd. Hieronder vind je belangrijke functies van het venster Contactpersonen.

3.1 Nieuw contactpersoon Van iedere e-mail die je ontvangt of stuurt wordt automatisch een contactpersoon aangemaakt in Contactpersonen. Bij deze automatisch aangemaakte contacten wordt echter alleen het mailadres opgeslagen in de map 'Voorgestelde contactpersonen'. Zodra je een nieuwe e-mail aanmaakt en een e-mailadres typt in de 'Aan' of 'CC' regel, geeft Outlook mogelijke mailadressen weer die je eerder hebt gebruikt. In plaats van heel het adres te typen, kun je nu eenvoudig op het voorgestelde adres klikken om deze over te nemen. Indien je een voorgesteld adres wilt verwijderen, selecteer je het adres met de pijltjestoetsen op het toetsenbord en druk je op delete. Je kunt op verschillende manieren zelf contactpersonen toevoegen of aanvullen: Ga naar Contactpersonen (Knop linksonderaan in Outlook) Klik in menu-tab Start op de knop Nieuwe Contactpersoon of gebruik de sneltoetsen CTRL+Shift+C OF Sleep een E-mail direct naar de map Contactpersonen. (Sleep de mail over de knop Contactpersonen en de contactpersoon mappen vouwen zich uit. Laat het mailtje los boven de map waar je het contact wilt plaatsen). Sleep (of copy/paste) de tekstvelden naar de juiste plek. Indien het mailadres al aan een bestaand contact hangt word je gevraagd om de gegevens samen te voegen of om een nieuw (dubbel) contact aan te maken.

3.2 Nieuwe groep contactpersonen

Om een groep contactpersonen (voorheen distributielijst) te maken, handel je als volgt:   

Ga in Outlook naar de contactpersonen weergave (CTRL+3): Klik op de tweede knop: nieuwe groep contactpersonen. (New group contacts) Geef de groep een naam, bijvoorbeeld "projectgroep" of "MT overleg"

Voeg de contactpersonen uit Outlook:    

Klik op de knop 'Leden toevoegen (Add members) Kies: 'Uit adresboek' Zoek het eerste lid (contact) op en selecteer deze door op de knop 'Leden' te klikken, of te dubbelklikken op de naam. Klik op OK





Klik op Opslaan en sluiten

TIP 1: Zet een sterretje '*' voor de naam van een distributielijst om zo:  Alle distributielijsten bij elkaar bovenaan je contactpersonen weer te geven  Duidelijk onderscheid te kunnen maken tussen contacten, gezamenlijke mailboxen en distributielijsten TIP 2: Al je collega's toevoegen in één distributielijst  Ga in Contactpersonen naar menutab Start  Klik op de knop 'Adressenboek' (helemaal rechts in het lint).  Selecteer de collega die je ook in je eigen contactpersonen wilt en klik rechts om deze toe te voegen.  Selecteer meerdere collega's met de Ctrl toets ingedrukt om een snelle distributielijst te maken.

3.3 Herinnering bij een Contactpersoon

De optie Herinnering maakt het mogelijk dat je geattendeerd wordt op een bepaalde gebeurtenis. Als je bijvoorbeeld herinnert wilt worden als er een contactpersoon jarig is, kun je deze specifieke datum bij deze contactpersoon invoeren. Je hebt de mogelijkheid om een datum van een verjaardag en/of een speciale datum in te stellen (deze datum blijft elk jaar in de agenda staan).  

Ga naar het venster van deze contactpersoon. Klik op de knop 'Details' (rechtsonder zie je waar de datum ingevoerd kan worden, zie afbeelding). (Details)



Selecteer vervolgens een datum in het veld 'Verjaardag' en/of 'Speciale datum'

3.4 Snel adresseren Je kunt vanuit het Contactpersonen venster op verschillende manieren snel een contactpersoon, of meerdere contactpersonen, adresseren.



3.5 Geschiedenis met een Contactpersoon

Je kunt achteraf alle gegevens zien van alle correspondentie die je met een contactpersoon hebt gehad. Je kunt deze communicatie, taken en afspraken van een contactpersoon weergeven door de volgende instructie te volgen:   

Klik op een contactpersoon (zodat het venster van deze contactpersoon wordt geopend) Ga naar de menutab 'Contactpersoon' (Contact) Klik op de knop 'Activiteiten' (Activities)

Je ziet nu de geschiedenis met de handelingen tussen jou en de desbetreffende contactpersoon.

4 Taken Tips & tricks in Outlook 2010 Dit hoofdstuk bespreekt het vierde en laatste venster van Outlook: Taken. Ga naar dit venster door links onderin op Taken te klikken of de sneltoets CTRL + 4 te gebruiken. Binnen Taken kun je taken aanmaken, categoriseren, groeperen en delegeren. Deze verschillende functies zullen hieronder verder worden toegelicht.

4.1 Een nieuwe taak maken Als je verschillende werkzaamheden wilt gaan verrichten, dan kun je dit in een takenlijst plaatsen. Met een takenlijst kun je jouw taken inzien en aftekenen als je deze hebt volbracht. Dit geeft een overzichtelijk beeld. Om een nieuwe taak aan te maken, druk je op de toetsencombinatie 'Ctrl+Shift+K'. (Je kunt ook een e-mail naar de takenlijst verplaatsen, door deze te slepen naar de takenlijst) Er verschijnt een scherm met daarin verschillende invoervelden, waarbij je verschillende gegevens kunt invoeren. Je bepaalt zelf welke gegevens je wilt invullen. Zijn de gegevens ingevuld, dan kun je op de knop 'Opslaan en sluiten' drukken om de taak te activeren.

4.2 Taken Categoriseren

Het gebruik van categorieën is de oplossing om indelingen te maken in grote hoeveelheden e-mails, taken, afspraken en contactpersonen. In Outlook is de functie ‘Categorieën’ in elk item-soort (Postvak IN, Agenda, Takenlijst en Contactpersonen) opgenomen.    

Selecteer of open de taak Klik in het menu Start op de knop Categoriseren (Categorize) Kies de gewenste categorie Herhaal dit om meerdere categorieën toe te wijzen.



In de takenlijst worden de categorieën met gekleurde blokjes achter de taak aangegeven. In de taak zelf worden de categorieën met gekleurde balken aangegeven. Je kunt gebruik maken van de standaard benoemde categorieën in Outlook maar ook eigen benamingen aan categorieën geven zoals bijvoorbeeld 'Nog te doen' of 'Wacht op bevestiging'.

4.3 Taken Groeperen

Het groeperen van taken is het bij elkaar brengen van verschillende taken op één gegevensveld. Het voordeel hiervan is dat je sneller een beter overzicht hebt over taakinformatie. Zo kun je snel inzien welke tak als eerst af moet zijn door taken te groeperen op datum    

Klik links op 1 van de takenmappen Klik in het venster met uw rechtermuisknop op de kolomkop (bijvoorbeeld einddatum, categorieën of onderwerp) Kies de knop 'Groeperen op dit veld' (Group on field) Er volgt een selectie in deze groep, (u heeft de keuze uit: van hoog naar laag of van laag naar hoog selecteren)



4.4 Taken Delegeren of toewijzen

Je kunt eigen taken toewijzen aan anderen. Dit kan voorkomen als je het bijvoorbeeld druk hebt en je bepaalde taken niet meer kunt uitvoeren. Door het delegeren van deze taken aan andere mensen, komen de taken in zijn/haar takenlijst te staan. Het delegeren of toewijzen van taken gaat in Outlook 2010 als volgt:    

Open een bestaande of nieuwe taak Vul de relevante gegevens in Ga naar de menutab Taak (Task) Klik op de knop Taak toewijzen

Je kunt nu kiezen aan wie je de taak wilt toewijzen. Let Op: Als je een taak hebt aangemaakt en deze hebt gedelegeerd, kun je deze taak niet meer bewerken.

5 Tips en tricks in Outlook 5.1 Sneltoetsen

Door sneltoetsen te gebruiken kun je een hoop tijd besparen. Uit onderzoek blijkt dat het werken met sneltoetsen bij een X-hoeveelheid e-mail handelingen de volgende tijdwinst oplevert

Sneltoetsen zijn niet alleen sneller dan de meeste muishandelingen, ze zijn ook leuker en gezonder. Zo is het bijvoorbeeld meer ergonomisch verantwoord om te werken achter een toetsenbord dan met een muis in de hand. Zie voor een verder overzicht van sneltoetsen www.avk.nl/snel Ctrl+Shift+ I

Ga naar postvak in

Ctrl+Shift+ A

Nieuwe afspraak maken

Ctrl+Shift+ M Ctrl+Shift+ C Ctrl+Shift+ K

Nieuwe e-mail Nieuwe contactpersoon Nieuwe taak



Ctrl+Shift+ I Ctrl+Shift+ A Ctrl+Shift+ M Ctrl+ N Ctrl+ G Ctrl+ R Ctrl+ enter

Ga naar postvak in Nieuwe afspraak maken Nieuwe e-mail Nieuwe afspraak/mailbericht/taak Ga naar datum (in agenda) Beantwoorden e-mail Verzenden e-mail

Ctrl + 1

Inbox

Ctrl + 2 Ctrl + 3 Ctrl + 4

Agenda Contactpersonen Taken

Ctrl + 5 Ctrl + 6

Notities Geef de mappenlijst weer Logboek

Ctrl + 8

5.2 Pop-up uitzetten

Zet de pop-up, die aangeeft dat er een nieuwe e-mail is binnengekomen, uit. Dit bespaart tijd, omdat je zo niet constant wordt afgeleid door het binnenkomen van nieuwe berichten. Bovendien kan gesteld worden dat een e-mail niet dringend kan zijn, omdat de zender niet kan bepalen wanneer de ontvanger deze leest. Voor dringende communicatieboodschappen is e-mail dan ook niet geschikt.    

Ga naar menu Bestand (File) Klik op de knop Opties (Options) Kies het tabblad E-mail (Email) Scroll naar beneden en zet de vinkjes uit bij geluid afspelen en waarschuwing nieuwe e-mail op bureaublad

5.3 Slepen van e-mails

Het slepen van e-mails is geschikt om snel een taak of agendapunt aan te maken. Hierdoor kun je snel e-mails die een taak of agendapunt bevatten, snel omzetten.



5.4 Slepen met de linkermuisknop    

Sleep de mail vanuit de inbox naar de takenlijst of de Agenda. Een nieuwe Taak of Afspraak wordt aangemaakt. De tekst uit de mail wordt daarin overgenomen. Pas eventueel datum en tijd aan en klik op Opslaan & Sluiten. Vervolgens kun je de mail uit de inbox wissen of verplaatsen naar een specifieke map.



5.5 E-mail als bijlage opnemen in afspraak of taak

In plaats van alleen de tekst uit de mail over te nemen, kun je ook de gehele mail (incl. bijlagen) als bijlage bij een taak of afspraak plaatsen.      

Sleep de mail met de RECHTER muisknop naar de Agenda of Takenlijst. Laat de rechter muisknop los Kies nu om de mail te verplaatsen of te kopiëren als bijlage, snelkoppeling of vergaderverzoek. Een nieuwe afspraak of taak opent met de mail als bijlage. Pas eventueel datum en tijd aan. Klik op Opslaan & Verzenden.

5.6 Onderwerp wijzigen

Als je een E-mail archiveert of gebruikt in de takenlijst of agenda, kan het wenselijk zijn om het onderwerp aan te passen. Redenen om het onderwerp aan te passen:  Houd onderwerp relevant  Geeft aan wat je met de mail hebt gedaan  Geeft aan wat je nog met de mail moet doen  Geeft aan wie iets met de mail moet doen als het een gedeelde mailbox is (kan eventueel ook met categorieën of de vlag)

5.7 Onderwerp aanpassen: Het aanpassen van een onderwerpregel in een e-mailbericht kan wanneer deze is geopend.    

Open het E-mailbericht (Email) Klik met de muis op het Onderwerp (Subject) Pas de tekst aan Sla het bericht op door op het opslaan icoontje te klikken links boven (of via Bestand - Opslaan) (File – Save)



5.8 Vlag voor opvolgen

Door middels een vlag een item op te volgen maakt Outlook er automatisch een taak van. De optie ‘opvolgen’ is op te delen in drie onderdelen: 1. E-mail met vlag markeren en in takenlijst zetten, 2. Herinnering instellen en 3. Herinnering voor de ontvanger.

  

E-mail markeren voor opvolging: Klik rechts op het grijze vlaggetje naast het bericht in uw Postvak Selecteer het gewenste vlaggetje Of: selecteer de taak en klik in menu Start op de knop 'Opvolgen' (Home – Follow Up)

Outlook maakt van de e-mail een taak en zet deze in de takenlijst. De kleurintensiteit van de vlag verandert automatisch naar mate de datum waarop de taak moet worden uitgevoerd dichterbij komt.

  

 

Herinnering toevoegen Klik rechts op het opvolgvlaggetje achter het bericht in de mailbox Kies Herinnering toevoegen. (Reminder) U kunt nu een datum, tijdstip en meldingstekst instellen voor de herinnering. Zet het vinkje aan bij Herinnering Klik op OK

Je krijgt nu een herinnering / melding op het opgegeven tijdstip.



Herinnering toevoegen voor de ontvanger Stel een opvolgingsactie en herinnering (reminder) in bij het verzenden van een e-mail. De ontvanger krijgt dan automatisch een opvolgingsvlag en taak in beeld. Bij meerdere ontvangers van de mail kun je zelf aangeven wie automatisch een opvolging/herinnering krijgt. LET OP: Dit werkt vooralsnog alleen voor accounts die gebruik maken van dezelfde server (dus alleen intern). Microsoft is bezig de functie werkzaam te maken voor alle Outlook, Windows Live en Hotmail accounts. Standaard opvolging instellen:  Ga in het bericht naar menu-tab Bericht.  Klik op de knop Opvolgen. (Follow Up)  Kies het gewenste vlaggetje. Na het verstrijken van de opvolgdatum wordt het bericht in de mailbox van de ontvanger rood gekleurd. Herinnering instellen en bepalen wie deze krijgt  Ga in het bericht naar menu-tab Bericht.  Klik op de knop Opvolgen. (Follow Up)  Kies: Herinnering toevoegen. (Reminder)  Zet het vinkje aan bij Markeren voor geadresseerden.  Kies een standaardoptie of vul een eigen tekst in bij Markeren voor.  Zet het vinkje aan bij Herinnering. (Remidner)  Vul datum en tijdstip van de herinnering in.



Herinneren In je Agenda is het gebruikelijk om een afspraak te voorzien van een Herinnering. Dat is een melding in een pop-up venster die je tijdig herinnert aan een aanstaande afspraak. Je kunt ook een binnengekomen e-mailbericht EN zelfs een e-mail die je nog niet hebt verzonden voorzien van een waarschuwing. Zo word je later herinnerd aan een bericht om daar wellicht een actie op te laten volgen. 

Rechtsklik op het onderwerp van het bericht, kies ‘Opvolgen > Herinnering toevoegen..’ ,

OF

 Rechtsklik op de markeringsstatus (de vlag) en kies ‘Herinnering toevoegen...’ . OF, bij een nog niet verzonden e-mail die je aan het opstellen bent  Klik in het lint tab Start op de vlag ‘Opvolgen’ en kies voor ‘Herinnering toevoegen…’

 



Schakel in het dialoogvenster Aangepast het selectievakje Herinnering in en geef de datum en tijd op waarop je de herinnering wilt laten verschijnen. Voor geavanceerde gebruikers kun je ook het woord aanpassen aan de juiste actie, zodat jij (en jouw manager) niet alleen zien dat er iets moet gebeuren, maar ook wat er moet gebeuren. Klik op OK.

Deze methode kan overigens net zo goed worden toegepast op taken of contactpersoonitems.



E-mail Ongelezen laten (ook in leesvenster) Stel in dat e-mails in jouw mailbox standaard gemarkeerd blijven als ongelezen.    

Ga naar menu Bestand (File) Kies voor ‘Opties’ en daarna ‘Geavanceerd’ (Options – Advanced) Klik op ‘Leesvenster’ (Reading Pane) Vink het eerste hokje uit (Berichten markeren als…) of zet de tijd op b.v. 300 seconden. (Mark items as read when viewed in the reading pane)

Bijlagen automatisch voorbeeldweergave Het is in Outlook 2010 mogelijk om van bijlage direct een voorbeeld te bekijken. Hierbij wordt de bijlage al zichtbaar in het leesvenster. Voorbeeldweergave Als je 1 x klikt op de bijlage in het mailbericht, opent deze in het leesvenster in Outlook als voorbeeldweergave / preview.

Klik op het envelopicoontje 'Bericht' om weer terug te gaan naar het e-mailbericht. Leesvenster aan of uit zetten   

Ga naar menu-tab Beeld. (View) Klik op de knop Leesvenster. (Reading Pane) Kies Rechts of Onder om het leesvenster aan te zetten. (Right – Bottom)





Kies Uit om het leesvenster uit te zetten. (Off) Bijlage openen en bewerken:

Als je dubbelklikt op de bijlage in het e-mailbericht wordt deze in het bijbehorende programma geopend (bv. Word/Excel/Acrobat etc.). Je kunt het document nu bewerken. Let er op dat de wijzigingen die je in het document maakt, niet worden opgeslagen bij het mailbericht maar op een door jou zelf aangegeven locatie. Als je het gewijzigde document terug wilt mailen naar de afzender, moet je deze opnieuw toevoegen aan een nieuw e-mailbericht.

6 Regels en waarschuwingen en Snelle stappen. Door gebruik te maken van regels kun je processen automatiseren. Zo is het mogelijk om automatisch binnenkomende e-mails te verplaatsen naar een desgewenste map (bijvoorbeeld handig bij nieuwsbrieven of sollicitaties). Het maken en bewerken van regels wordt hieronder toegelicht.

6.1 Snelle stappen: Zelf ‘snelle stap’ menu-knop maken

Maak zelf knoppen aan voor veelgebruikte taken met meerdere stappen om deze met 1 klik uit te voeren. Maak een eigen snelle stap (quickstep) voor veelgebruikte combinatiehandelingen zoals: - Mail doorsturen naar manager - Mail verplaatsen naar map ‘manager’ - Een groep collega's tegelijk een mail sturen De volgende stappen zijn nodig om eigen snelle stappen aan te maken:  

Ga naar menu Start (Home) Klik op het pijltje naast het vak met de snelle stap-knoppen



 

Kies Nieuwe snelle stap (Quick Step) Selecteer de soort knop die u wilt maken

Een pop-up venster opent waarin je de knop kunt programmeren en een naam kunt geven.

6.2 E-mails automatisch ordenen, bijv. verplaatsen Met de Wizard Regels is het mogelijk mailtjes automatisch te verplaatsen, door te sturen, verwijderen etc. In het voorbeeld hieronder gaan we een nieuwsbrief automatisch verplaatsen naar de map Notities. (Hiervoor moet de map nieuwsbrieven eerst worden gemaakt) VOORBEELD: Verplaats nieuwsbrieven automatisch naar de map Notities



Ga naar het menu Bestand - Info en klik op de knop Regels en waarschuwingen beheren. (File – Info – Rules and warnings)   Een pop-up venster opent.  Klik op de knop Nieuwe regel (New Rule)  Selecteer met de muis de 2e optie: Berichten met bepaalde woorden in het onderwerp naar een map verplaatsen 

Bij Stap 2 klik je op de onderstreepte woorden: specifieke tekst.



Er verschijnt een nieuwe pop-up waarin je de woorden (de criteria) aan kunt geven die Outlook scant om de regel te activeren. In dit voorbeeld dus: nieuwsbrief Klik op de knop Toevoegen en vervolgens op OK. (Add) Klik op de onderstreepte woorden: naam map. Selecteer de map waarnaar de mail moet worden verplaatst (in dit voorbeeld: Notities).

  





Klik op de knop

Volgende indien u meerdere voorwaarden aan het verplaatsen van de mail wilt verbinden of bijvoorbeeld bepaalde afzenders wilt uitsluiten. Klik op Voltooien.

Het instellen van automatisch antwoorden is reeds besproken in dit naslagwerk.

6.3 Stel slimme regels in: e-mails die op antwoord wachten Stel een automatische regel in als je via de mail iets delegeert of een vraag stelt en nog op antwoord wacht. Door een aparte map te maken met de titel 'Wacht op antwoord' of ‘Wachten op’ kun je eenvoudig monitoren op welke (verzonden) e-mails je al antwoord hebt gehad en waar je dus mee verder kunt. Een methode om deze regel in te stellen is door jezelf te CC’en en een regel in te stellen dat deze e-mail automatisch wordt verplaatst naar de map “Wachten op”. A: Maak een map 'Wacht op antwoord' aan © AVK > Adviesgroep Voor Kantoorinnovatie www.avk.nl > [email protected] > 013-4638648 pagina 25 van 30


    

Toets Ctrl+Shift+E om een nieuwe map aan te maken in Postvak In. Een pop-up venster opent. Geef de map de naam 'Wacht op antwoord' Kies bij 'Map bevat' voor 'E-mail en postitems' Selecteer met de muis jouw Postvak In Klik op 'OK'

B: Voeg een regel toe om inkomende mails waarin je zelf in de CC staat en die afkomstig zijn van jezelf te verplaatsen naar de map 'Wacht op antwoord'  Ga naar het menu Extra en klik op de optie ‘Regels en waarschuwingen' (Extra – Rules and warnings)

   

 

Een pop-up venster opent. Klik op de knop ‘Nieuwe regel’ (New rule) Selecteer de optie beginnen met een lege regel Selecteer de optie 'Regel toepassen op berichten die ik ontvang’

Klik op de knop 'Volgende' Selecteer de twee opties: o Afkomstig van personen of openbare groep en selecteer onderin het venster jezelf in de adressenlijst. o 'met mijn naam in het vak CC' Zie onderstaande voorbeeld



 

Klik op de knop 'Volgende' Selecteer de optie: 'Verplaats het bericht naar naam map'

  

Klik onderaan bij Stap 2 op de onderstreepte woorden 'naam map' Een pop-up venster opent waar je de map 'Wacht op antwoord' kunt selecteren. Klik op 'OK'. Stap 2 toont nu de volgende regel:





Klik op 'Voltooien'

C: Test de zojuist aangemaakte regel  Maak een nieuw mailbericht aan (Ctrl+Shift+M)  Stuur de mail met jezelf in de CC  Klik op 'Verzenden'  Zodra de mail is binnengekomen zie je in de map "Wacht op antwoord' dat het bericht direct in die map is geplaatst.  Verwijder de test-mail uit jouw Postvak In en uit de map 'Wacht op antwoord' Verzonden mails waarvan je de antwoorden wilt monitoren ga je vanaf nu dus jezelf cc’en. Zodra je de antwoord-mails hebt behandeld, kun je deze verwijderen uit de map 'Wachten op'. Ze staan immers ook al in de map ‘verzonden items.’

6.4 Stel slimme regels in: CC e-mails automatisch verplaatsen Stel een regel in waarin je, als je in een e-mail in de CC staat, deze automatische verplaatst naar de map ‘CC e-mail.’

A: Maak een map 'CC e-mail' aan  Toets Ctrl+Shift+E om een nieuwe map aan te maken in jouw Postvak In. Een pop-up venster opent.  Geef de map de naam 'CC e-mail'  Kies bij 'Map bevat' voor 'E-mail en postitems'  Selecteer met de muis jouw ‘Postvak In’  Klik op 'OK' B: Voeg een regel toe om inkomende mails waarin je in de CC staat te verplaatsen naar de map ‘CC e-mail'  Ga naar het menu Extra en klik op de optie ‘Regels en waarschuwingen'

 

Een pop-up venster opent. Klik op de knop ‘Nieuwe regel’ (New rule) Selecteer de optie beginnen met een lege regel Selecteer de optie 'Regel toepassen op berichten die ik ontvang’

 

Klik op de knop 'Volgende' Selecteer de optie: 'met mijn naam in het vak CC'

 

Klik op de knop 'Volgende' Selecteer de optie: 'Verplaats het bericht naar naam map'

 



    

Klik onderaan bij Stap 2 op de onderstreepte woorden 'naam map' Een pop-up venster opent waar je de map ‘CC e-mail’ kunt selecteren. Klik op 'OK'. Klik op Volgende In het venster dat je nu ziet kun je uitzonderingen instellen. Stel, indien je ook gebruik maakt van de regel ‘Wachten op,’ in ieder geval de uitzondering in. Behalve als het afkomstig is van ‘Persoon of openbare groep’ o Vink de optie aan “Behalve als het afkomstig is van Persoon of openbare groep o Onder in het scherm klik je op de tekst Persoon of openbare groep. Selecteer je eigen naam en eventueel andere personen die je wilt uitsluiten in deze regel, zoals je direct leidinggevende of bijvoorbeeld de directeur.



Klik op Volgende



 

Vink eventueel aan dat de regel toegepast moet worden op reeds eerder ontvangen e-mails, die nog staan in Postvak in. Klik op 'Voltooien'


Seminar AVK, Van Werkdruk naar Werkplezier! AVK & IGORIGOR. Bouke van Kleef, Igor van Kaam

Recommend Documents