SEKILAS SEJARAH ANRI DAN TERBENTUKNYA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG SERTA PERKEMBANGANNYA SAAT INI
KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG PUSAT PEMERINTAHAN KABUPATEN BADUNG “MANGUPRAJA MANDALA”
Jalan Raya Sempidi Mengwi – Badung Telp.(0361) 4715227 - 4715231
KATA PENGANTAR Om Swastyastu, Atas asung kerta wara nugraha Ida Hyang Widhi Wasa/Tuhan Yang Maha Esa, Buku kecil Sekilas Sejarah Arsip Nasional Republik Indonesia dan terbentuknya Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung dapat diterbitkan bertepatan dengan lounching Ruang Diorama Pusaka Mangupraja yang juga bertepatan dengan Hari Arsip Nasional Tanggal 18 Mei 2016. Tujuan diterbitkannya buku kecil ini agar semua pihak mengetahui dan memahami sejarah perkembangan kearsipan di Indonesia dan terbentuknya Lembaga Kearsipan di Kabupaten Badung. Sejarah Kearsipan di Indonesia dimulai sejak Pendudukan Pemerintah Hindia Belanda Tahun 1892 silam. Sedangkan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung dibentuk Tahun 1997 sesuai Peraturan Daerah Tingkat II Badung Nomor 3 Tahun 1997. Dengan mengetahui perkembangan kearsipan di Indonesia dan Badung khususnya diharapkan tumbuh rasa “sadar akan arsip” sehingga muncul pemahaman betapa pentingnya arsip dalam mendukung kegiatan pemerintahan, pembangunan Organisasi Kemasyarakatan juga dalam kehidupan pribadi, berbangsa dan bernegara. Selain sejarah kearsipan juga ditampilkan pimpinan Arsip Nasional dari masa ke masa dan lembaga kearsipan Kabupaten Badung serta perkembangannya saat ini. Kami menyadari keberadaan buku ini masih banyak kekurangan, untuk itu pada kesempatan yang baik ini kami harapkan sumbangan pemikiran dari Bapak/Ibu untuk penyempurnaan selanjutnya. Semoga buku kecil ini ada manfaatnya dan dapat dijadikan momentum serta motivasi untuk melakukan pengelolaan dan penataan arsip yang lebih baik di seluruh jajaran pemerintahan di Kabupaten Badung untuk mewujudkan Kabupaten Badung yang Shanti dan Jagadhita. Om Shanti, Shanti, Shanti Om.
Mangupura, 23 Pebruari 2016 Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung,
Drs. A.A. Ngurah Arimbawa Pembina NIP. 19651116 198703 1 006.
SEJARAH ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Arsip Nasional Republik Indonesia (disingkat : ANRI) merupakan salah satu Lembaga Pemerintah Non Departemen yang dibentuk berdasarkan UU Nomor 7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sejarah kearsipan di Indonesia dimulai pada jaman pendudukan Pemerintah Hindia Belanda tahun 1892 diawali dengan dibentuknya Landarchief. 1) Landarchief (1892 – 1942) Lembaga kearsipan di Indonesia, seperti yang kita kenal sekarang ini, secara de facto sudah ada sejak 28 Januari 1892, ketika Pemerintah Hindia Belanda mendirikan Landarchief. Pada tanggal tersebut dikukuhkan pula jabatan landarchivaris yang bertanggungjawab memelihara arsip-arsip pada masa VOC hingga masa pemerintahan Hindia Belanda untuk kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan, serta membantu kelancaraan pelaksanaan pemerintahan. Adapun Landarchivaris pertama adalah Mr.Jacob Anne van der Chijs yang berlangsung hingga tahun 1905. Pengganti Mr Jacob Anne Van Der Chijs adalah Dr. F. de Haan 1905 – 1992 yang hasil karya-karyanya banyak dipakai sebagai referensi bagi ahli-ahli sejarah Indonesia. Pengganti De Haan adalah E.C. Godee Molsbergeen , yang menjabat dari tahun 1922 – 1937. Pejabat Landarchivaris yang terakhir pada masa Pemerintahan Hindia Belanda adalah Dr.Frans Rijndert Johan Verhoeven dari tahun 1937 – 1942. Pada masa pergerakan nasionalisme kebangsaan di Indonesia, terutama pada tahun 1926 – 1929, Pemerintah Hindia Belanda berusaha menangkis dan menolak tuntutan Indonesia merdeka. Dalam rangka penolakan tersebut, Lansarchief mendapat tugas khusus, yaitu : ikut serta secara aktif dalam pekerjaan ilmiah untuk penulisan sejarah Hindia Belanda, serta mengawasi dan mengamankan peninggalan-peninggalan orang Belanda. Pada Tahun 1940 – 1942 Pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Arschief Ordonantie yang
bertujuan menjamin keselamatan arsip-arsip Pemerintah Hindia Belanda, yang isinya antara lain : 1) Semua arsip-arsip pemerintah adalah hak milik tunggal pemerintah; 2) Batas arsip baru adalah 40 tahun; 3) Arsip-arsip yang melampaui masa usia 40 tahun diperlakukan secara khusus menurut peraturan-peraturan tertentu diserahkan kepada Algemeen Landarchief di Batavia (Jakarta) 2. Kobunsjokan (1942 – 1945) Masa pendudukan Jepang merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, karena pada masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip. Oleh karena itu, Arsip Nasional Republik Indonesia tidak memiliki khasanah arsip pada masa pendudukan Jepang. Lembaga kearsipan yang pada masa Hindia Belanda bernama Landarchief, pada masa pendudukan Jepang berganti dengan istilah Kobunsjokan yang ditempatkan dibawah Bunkyokyoku. Sebagaimana pegawai-pegawai Belanda lainnya, sebagian pegawai Landarchief pun dimasukkan kamp tawanan Jepang. Meskipun demikian, pada masa tersebut posisi Landarchief sangat penting bagi orang-orang Belanda yang ingin mendapatkan keterangan asal-usul keturunannya. Keterangan dari arsip tersebut diperlukan untuk membebaskan diri dari tawanan Jepang, jika mereka dapat menunjukkan bukti turunan orang Indonesia meski bukan dari hasil pernikahan. 3. Arsip Negeri (1945 – 1947) Secara yuridis, keberadaan lembaga kearsipan Indonesia dimulai sejak diproklamasikan kemerdekaan Indonesia 17 Agustus 1945. Namun demikian tidak dipungkiri, bahwa keberadaan dan perkembangan Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan hasil dari pengalaman kegiatan dan organisasi kearsipan pada masa pemerintah Kolonial Belanda (Landarchief) dan produkproduk kearsipannya. Setelah kemerdekaan Republik Indonesia, lembaga kearsipan (Landarchief) diambil oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan, dan
diberikan nama Arsip Negeri. Keberadaan Arsip Negeri ini berlangsung sampai pertengahan tahun 1947 ketika pemerintah NICA datang ke Indonesia. 4. Landsarchief (1947 – 1949) Sejak Belanda melanvarkan agresi militer yang pertama daan berhasil menduduki wilayah Indonesia di tahun 1947, keberadaan Arsip Negeri diambil alih kembali oleh pemerintah Belanda. Nama lembaga Arsip Negeri berganti lagi menjadi Landsarchief kembali. Sebagai pimpinan Landsarchief adalah Prof. W.Ph.Coolhaas yang menjabat hingga berdirinya Republik Indonesia Serikat (RIS) dan diakuinya kedaulatan Pemerintah Republik Indonesia oleh Belanda pada akhir tahun 1949. Setelah itu lembaga kearsipan kembali ketangan Pemerintah Republik Indonesia. 5. Arsip Negara (1950 – 1959) Setelah Konferensi Meja Bundar tanggal 27 Desember 1949, Pemerintah Belanda melaksanakan pengembalian kedaulatan kepa da Pemerintah Republik Indonesia, termasuk pengembalian lembaga-lembaga pemerintah. Sebagaimana tahun 1945 – 1947, Landsarchief ditempatkan kembali di bawah Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K). Pada masa pengambilalihan Landsarchief oleh Pemerintah Republik Indonesia Serikat, masih diusahakan konsepsi asli tentang statusnya sebagai Arsip Negeri RIS. Hal tersebut dimaksudkan agar arsip-arsip pemerintah pusat dapat disalurkan ke Arsip Negeri RIS. Namun demikian konsep Arsip Negeri itu tidak bertahan lama. Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/B, nama Arsip Negeri berubah menjadi Arsip Negara RIS. Sedangkan sebagai pimpinan Lembaga Arsip Negara tersebut adalah Prof. R. Soekanto. Prof. R. Soekanto merupakan orang asli Indonesia yang pertama kalinya memimpin lembaga kearsipan Indonesia. Kepemimpinan Prof. R. Soekanto berlangsung selama enam tahun hingga tahun 1957. Sebagai penggantinya adalah DRs. R. Mohammad Ali, seorang sejarawan yang menulis buku Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia. Pergantian ini merupakan awal perubahan dasar dalam kepemimpinan di Arsip Negara, karena untuk pertama kalinya istilah Kepala Arsip Negara dipakai untuk
jabatan tersebut. 1959.
Nama Arsip Negara secara resmi dipakai hingga tahun
6.Arsip Nasional (1959 – 1967) 1) Arsip Nasional dibawah Kementerian PP dan K Pada masa kepemimpinan Drs. R. Mohammad Ali diupayakan berbagai usaha untuk meningkatkan peran dan status Lembaga Arsip Negara. Langkah pertama yang diambil adalah memasukkan Arsip Negara dalam Lembaga Sejarah pada Kementerian PP dan K. Perubahan itu ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri Nomor 130433/5, tanggal 24 Desember 1957. Berdasarkan SK Menteri PP dan K Nomor 69626/a/s, nama Arsip Negara berganti menjadi Arsip Nasional. Perubahan ini berlaku surut semenjak 1 Januari 1959. 2) Arsip Negara di bawah Kementerian Pertama RI (1961 – 1962). Perubahan kelembagaan Arsip Nasional tidak berhenti sampai disitu. Berdasarkan Keputusan Presiden RI Nomor 215 Tanggal 16 Mei 1961, penyelenggaraan segala urusan Arsip Nasional dipindahkan ke Kementerian pertama RI, termasuk wewenang, tugas dan kewajiban, perlengkapan materiil dan personalia, serta hak-hak dan kewajiban keuangan dan lain-lain. Tugas dan Fungsi Arsip Nasional mengalami perluasan, sejak keluarnya Peraturan Presiden Nomor 19 Tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Berdasarkan Keputusan Presiden tersebut, tugas dan fungsi Arsip Nasional tidak hanya menyelenggarakan kearsipan statis saja, akan tetapi juga terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan baru (dinamis). 3) Arsip Nasional dibawah Menteri Pertama Bidang Khusus (1963 – 1964). Berdasarkan Keputusan Presiden RI Nomor 188 Tahun 1962, Arsip Nasional RI ditempatkan dibawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus. Penempatan Arsip Nasional di Bidang Khusus dimaksudkan supaya arsip lebih diperhatikan, karena bidang ini khusus diperuntukkan bagi tujuan penelitian sejarah. 4) Arsip Nasional dibawah Menko Hubra (1963 – 1966).
Pada Tahun 1964 nama Kementerian Pertama Bidang Khusus berganti menjadi Kementerian Kompartimen Hubungan dengan Rakyat (Menko Hubra). Perubahan tersebut disesuaikan dengan tugas dan fungsinya dalam mengkoordinasi kementerian-kementerian negara. Dengan bergantinya nama kementerian tersebut, otomatis Arsip Nasional berada dibawah kementerian yang baru tersebut. Dibawah kementerian ini, Arsip Nasional mendapat tugas untuk melakukan pembinaan arsip. Namun demikian, perubahan tersebut tidak mempengaruhi tugas dan fungsi Arsip Nasional sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Presiden Nomor 19 tahun 1961. 5) Arsip Nasional dibawah Wakil Perdana Menteri Bidang Lembaga-Lembaga Politik (1966 – 1967). Berdasarkan Keputusan Wakil Perdana Menteri Nomor 08/WPM/BLLP/KPT/1966, Arsip Nasional ditempatkan dibawah Waperdam RI Bidang Lembaga-Lembaga Politik. Namun secara fungsional, Arsip Nasional tetap memusatkan kegiatan-kegiatan ilmiah dan kesejarahan. 6) Arsip Nasional RI (1967 – sekarang) Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional, karena berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember 1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara. Penetapan Arsip Nasional sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen diperkuat melalui Surat Pimpinan MPRS Nomor A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945, bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan dibawah Presidium Kabinet. Dengan status baru tersebut, maka pada Tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai berikut : 1) Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasioanl RI;
2) Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961) menjadi Undang-Undang tentang Pokok-pokok Kearsipan. Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs. R. Mohammad Ali (1970) belum terlaksana. Oleh karena itu Dra. Sumartini, wanita pertama yang menjabat sebagai kepala Arsip Nasional, berjuang untuk melanjutkan cita-cta pemimpin sebeelumnya. Atas usaha-usaha beliau, serta atas dukungan Menteri Sekretaris Negara Sudharmono,SH, cita-cita dalam memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, yang kemudian dikenal dengan Undang-Undang tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggungjawab kepada Presiden. Dengan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional Republik Indonesia syah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen. Kebijakan kearah pemikiran untuk penyempurnaan tugas dan fungsi Arsip Nasional RI diwujudkan pada masa kepemimpinan DR. Noerhadi Magetsari, yang menggantikan Dra.Soemartini sebagai kepala Arsip Nasional RI tahun 1991 hingga tahun 1998. Pada masa kepemimpinan beliau terjadi perubahan struktur organisasi yang baru dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden RI Nomor 92 Tahun 1993 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional RI disingkat dengn ANRI. Perubahan yang cukup mencolok adalah pengembangan struktur organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan Unit Pelaksana Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah Tk.I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Seiring dengan pengembangan struktur organisasi tersebut, beliau juga mengembangkan SDM di bidang kearsipan, yakni merekrut pegawai baru sebagai arsiparis. OLeh karena itu, pada masa tersebut jumlah arsiparis di ANRI meningkat drastis. Puncaknya adalah tahun 1995 –
1996, dimana jumlah arsiparis di ANRI mencapai 137 orang. Kepemimpinan DR. Noerhadi Magetsari sebagai kepala Arsip Naional RI berlangsung hingga tahun 1998. Sebagai penggantinya adalah DR. Moekhlis Paeni (mantan Deputi Konservasi ANRI dan mantan Kepala ANRI Wilayah Ujung Pandang). Pada masa kepemimpinan DR. Moekhlis Paeni, beliau melanjutkan kebijakan kepemimpinan sebelumnya. Dalam rangka meningkatkan wujud system kearsipan nasional yang handal, beliau mencanangkan visi ANRI, yakni Menjadikan Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa. Seiring dengan perkembangan politik dan pemerintahan di era reformasi, serta dalam rangka efektifitas dan efisiensi, maka Presiden melalui Keputusan Presiden Nomor 17 Tahun 2001 mengatur kedudukan, tugas, dan fungsi, susunan organisasi dan tata kerja lembaga pemerintah non departemen. Sehubungan dengan hal tersebut struktur organisasi ANRI pun disesuaikan dengan keputusan presiden tersebut. Sejak dilantiknya Drs. Oman Syahroni, M.Si. Tanggal 3 Juni 2003, melalui Keputusan Presiden Nomor 74/M/2003 menggantikan DR. Mukhlis Paeni, Arsip Nasional Republik Indonesia mengembangkan Program Sistim Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SiPATI) yaitu aplikasi pengelolaan arsip dinamis secara elektronik sesuai dengan trend perkembangan globalisasi informasi dimana hamper seluruh unit di kantor pemerintah maupun swasta telah menggunakan perangkat komputer. SiPATI ini telah diaplikasikan dibeberapa instansi pemerintah pusat. Pada tanggal 6 Juli 2004 Drs.Djoko Utomo, MA dilantik menjadi Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 87/M/2004, tanggal 21 Juni 2004. Dalam masa kepemimpinannya Djoko Utomo sebagai Kepala ANRI yang dibesarkan di lingkungan ANRI berusaha mewujudkan Visi dan Misi ANRI dengan berbagai program yang benar-benar disesuaikan dengan perkembangan globalisasi dan kebutuhan yang ada di lingkungan ANRI. Gedung layanan publik yang berada paling depan yang merupakan ujung tombak layanan masyarakat direnovasi sedemikian rupa sehingga menimbulkan kenyamanan bagi pengunjung yang datang. Kerja sama nasional dan internasional
digiatkan dalam rangka memajukan dunia kearsipan termasuk kerja sama dalam rangka pengiriman pegawai ANRI untuk belajar di luar negeri. Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) tidak saja dilakukan diluar negeri saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan memberikan kursuskursus yang dapat meningkatkan pengetahuan pegawai sehingga bisa memberikan pengabdian terbaik kepada masyarakat sesuai dengan tugas dan fungsi ANRI. Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong dilaksanakannya program-program lain seperti program Citra Daerah, Citra Nusantara maupun program lainnya seperti program sistim informasi jaringan kearsipan nasional. Syiar lembaga ANRI dan kearsipan pun terus dilakukan terutama melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan demikian diharapkan masyarakat mengetahui tugas dan fungsi ANRI yang pada akhirnya nanti akan menimbulkan kesadaran masyarakat untuk memelihara arsipnya. Pimpinan Arsip Nasional dari Masa ke Masa : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
DR. R. Soekanto (Tahun 1951 – 1957) Drs. R. Mohammad Ali ( Tahun 1957 – 1970) Dra. Soemartini (Tahun 1971 – 1992) DR. Noerhadi Magetsari ( Tahun 1992 – 1998) DR. Mukhlis Paeni (Tahun 1998 – 2003) Drs. Oman Sachroni, M.Si. (Tahun 2003 – 2004) Drs. Djoko Utomo, MA (Tahun 2004 – 2009) M. Asichin (Tahun 2010 – 2014) Mustari Irawan (Tahun 2014 s/d sekarang)
TERBENTUKNYA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG DAN PERKEMBANGANNYA SAAT INI Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung yang sering disingkat KAD Kabupaten Badung, dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Tingkat II Badung Nomor 3 Tahun 1997 Tanggal 19 Maret 1997 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Dati II Badung. Pada awal terbentuknya Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Dati II Badung terdiri dari 3 jabatan struktural dan 1 kelompok jabatan fungsional arsiparis, yaitu : 1. 2. 3. 4.
Kepala Kantor; Kasubag Tata Usaha; Kasi Program dan Pengembangan; Kelompok Jabatan Fungsional Arsiparis.
Sesuai perkembangan dan kebutuhan organisasi, berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 2 Tahun 2001 Tanggal 14 Juni 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten Badung, KAD mengalami perubahan struktur organisasi yang terdiri dari 3 (tiga) jabatan struktural saja, yaitu : 1. Kepala Kantor; 2. Kasubag Tata Usaha; 3. Kasi Program dan Pengembangan. Perkembangan kelembagaan terus mengalami perubahan sesuai kebutuhan, berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 7 Tahun 2008 Tanggal 9 Juni 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Badung, dimana struktur organisasi dan tata kerja KAD Kabupaten Badung kembali mengalami perubahan sampai sekarang. Struktur organisasi KAD Kabupaten Badung terdiri dari 5 jabatan struktural dan 1 kelompok jabatan fungsional arsiparis, yaitu :
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Kepala Kantor (Eselon III/a); Kepala Sub Bagian Tata Usaha (Eselon IV/a); Kepala Seksi Pembinaan SDM dan Sistim Kearsipan (Eselon IV/a); Kepala Seksi Akuisisi dan Pengolahan Arsip In Aktif (Eselon IV/a); Kepala Seksi Pengelolaan dan Pelayanan Arsip In Aktif (Eselon IV/a); Kelompok Jabatan Fungsional Arsiparis.
Sejak terbentuknya Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung 1997 sampai saat ini telah mengalami 5 (lima) kali perubahan pimpinan. Perubahan pimpinan/kepala kantor tersebut juga mempengaruhi perkembangan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) selama itu. Adapun Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung dari sejak terbentuknya Tahun 1997, sebagai berikut : 1. I Gusti Ketut Kantor Karyana, BA (Tahun 1997 s/d 2002) Dari Br. Samuan Kawan Desa Carangsari,Kecamatan Petang, Badung. 2. Drs. Anak Agung Gde Raka (Tahun 2002 s/d 2004) Dari Desa Bitera Kecamatan Gianyar, Gianyar 3. Drs. I Ketut Kastawan, (Tahun 2004 s/d 2007) Dari Desa Kesiman, Kecamatan Denpasar Timur, Denpasar 4. Drs. Anak Agung Ngurah Sastrawan (Tahun 2007 s/d 2014) Dari Br. Pemijian, Desa Carang Sari, Kecamatan Petang, Badung. 5. Drs.Anak Agung Ngurah Arimbawa (Tahun 2014 sampai sekarang). Dari Br. Tegal, Desa Selat – Sangeh, Kecamatan Abiansemal, Badung Sedangkan jabatan Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepala Seksi,sebagai berikut : 1. Ni Wayan Sri Ardani,SH, Kasubag Tata Usaha (Tahun 1998 sampai sekarang) 2. Ni Made Sukerni, Kasi Pembinaan SDM & Sistem Kearsipan (Tahun 2011 sampai sekarang) 3. Drs. A.A. Ngurah Wisnu Wardana, M.Si, Kasi Akuisisi & Pengolahan Arsip In Aktif ( Tahun 2010 sampai sekarang)
4. A.A. Mas Sri Pratiwi, SE, Kasi Pengelolaan & Pelayanan Arsip In Aktif (Tahun 2012 sampai sekarang). 5. Profil KAD Badung Di tingkat nasional Arsip merupakan memori kolektif bangsa, sedangkan di daerah Arsip merupakan memori kolektif daerah, karena melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah suatu bangsa, perjalanan daerah/pemerintahan daerah dari masa ke masa. Memori kolektif tersebut juga sebagai identitas suatu bangsa, identitas suatu daerah/kabupaten. Sehubungan dengan hal itu, untuk menyelamatkan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban pemerintahan sekaligus sebagai warisan budaya daerah, lembaga kearsipan memegang peranan yang sangat penting untuk menyelamatkan arsip/dokumen vital dan statis sebagai bukti otentik pertanggungjawaban pemerintahan dan bukti sejarah untuk kepentingan penelitian yang bisa diwariskan kepada generasi berikutnya. Menyadari akan hal tersebut mulai Tahun 2013, Pemerintah Kabupaten Badung yang dilandasi oleh UU Nomor 43 Tahun 2009 dan Perda Kabupaten Badung Nomor 22 Tahun 2013 tentang Kearsipan, melakukan kebijakan strategis dalam bidang kearsipan, yaitu membangun gedung baru Kantor Arsip Daerah dan Depo Arsip yang cukup representatif di kawasan Pusat Pemerintahan Kabupaten Badung di Sempidi. Sedangkan Kantor Arsip yang lama yang berlokasi di Jalan Kebo Iwa Denpasar sudah tidak representatif lagi, selain karena usia bangunan yang sudah tua, ada keinginan dari Pemerintah Kabupaten Badung untuk menyatukan seluruh SKPD di Kawasan Pusat Pemerintahan Kabupaten Badung Mangupraja Mandala. Sejak saat itu pula Tugas dan Fungsi Lembaga Kearsipan Kabupaten Badung sebagai urusan wajib pemerintahan mulai diintensifkan. Salah satu Fungsi Kearsipan yang diintensifkan adalah melakukan penilaian dan penyerahan Arsip Statis Daerah kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Adapun arsip statis yang diserahkan ke ANRI pada masa Bupati A.A.Gde Agung Tahun 2015, adalah : 1. Taman Ayun 2. Patung Dewi Saraswati di Washintong DC America Seiring dengan hal itu, Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung mengemban tanggungjawab terwujudnya tujuan kearsipan daerah, yakni menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban pemerintahan daerah mulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan daerah. 6. Visi dan Misi KAD Badung Tahun 2016 - 2021 Visi
: Terwujudnya Tata Kelola Arsip yang Baik dan Benar untuk Mendorong Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik.
Misi
: 1. Memberdayakan Arsip sebagai Tulang Punggung Administrasi Pemerintahan; 2. Memberdayakan Arsip sebagai Bukti Akuntabilitas Kinerja Pemerintahan; 3. Melestarikan Arsip sebagai Warisan Budaya Daerah; 4. Memberikan Akses Arsip berbasis Teknologi Informasi kepada Publik untuk Kepentingan Pemerintahan, Pembangunan, Penelitian, dan Ilmu Pengetahuan
7. Tugas dan Fungsi KAD Badung a. Tugas : Melaksanakan Pengelolaan dan Pelayanan Kearsipan di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Badung berdasarkan kebijakan Bupati Kepala Daerah sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku. b. Fungsi : • Penyusunan rencana dan program di bidang kearsipan • Pengumpulan dan pengelolaan Arsip in aktif dilingkungan pemerintah daerah • Melakukan bimbingan kearsipan terhadap unit-unit kerja di lingkungan pemerintah daerah
• Melakukan penilaian dan penyerahan arsip statis daerah kepada ANRI • Melakukan urusan ketatausahaan • Koordinasi atas dasar hubungan fungsional dengan instansi/unit kerja terkait guna kelancaran pelaksanaan tugas 8. Kedudukan KAD Badung Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung (KAD) adalah lembaga pemerintah daerah yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. 9. Struktur Organisasi KAD Badung KEPALA KANTOR
KELOMPOK
KASUB. BAG TATA USAHA
ARSIPARIS
KASI PEMBINAAN SDM DAN SISTEM KEARSIPAN
KASI PENGELOLAAN DAN PELAYANAN ARSIP INAKTIF
KASI AKUISISI DAN PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF
10. Diorama Pusaka Mangupraja, Ruang Pemutaran Film Dokumenter, Ruang Baca, Ruang Layanan Arsip Statis dan Depo Arsip. Pada usianya yang sudah menginjak dewasa saat ini, yakni 19 tahun ( Tahun 1997 – 2016) KAD Badung telah memiliki 5 ruangan yang cukup representatif sebagai tempat penyimpanan dan layanan kearsipan, yaitu Ruang Diorama Pusaka Mangupraja, Ruang Pemutaran Film Dokumenter, Ruang Baca, Ruang Layanan Arsip Statis dan Depo Arsip . a. Ruang Diorama Pusaka Mangupraja, adalah ruangan yang menyajikan tentang pengungkapan proses dinamika suatu daerah dari masa ke masa yang ditampilkan melalui perpaduan arsip, seni, dan teknologi. b. Ruang Pemutaran Film Dokumenter adalah Ruangan untuk memutar film dokumenter/ sejarah perjalanan bangsa, film kegiatan SKPD yang bersifat strategis dan monumental yang dapat dijadikan sebagai sarana edukasi bagi siswa , mahasiswa dan masyarakat . c. Ruang Baca, adalah ruangan yang disiapkan bagi para pengunjung untuk tujuan penelitian. d. Ruang Layanan Arsip Statis, adalah ruangan untuk penyimpanan, pemeliharaan dan pelayanan arsip statis/arsip yang bernilai sejarah terutama untuk kepentingan penelitian. e. Depo Arsip, adalah gedung penyimpanan, pemeliharaan, dan pelayanan arsip in aktif. 11. Jasa dan Layanan KAD Badung Jenis-jenis layanan dan jasa kearsipan yang tersedia di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung, adalah : 1. Konsultasi kearsipan Melayani konsultasi untuk membantu menyelesaikan permasalahan kearsipan sejak dari tata persuratan, pengurusan surat, pengelolaan arsip aktif, penanganan arsip in aktif sampai dengan penyusutan arsip/dokumen termasuk penyusunan JRA.
2. Pembuatan Sistem Kearsipan Sistem kearsipan yang dirancang dan dibuat sesuai ketentuan yang berlaku , sehingga akan membantu di dalam kelancaran kegiatan administrasi, karena sistem tersebut meliputi sejak arsip diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan. 3. Penyempurnaan Sistem Kearsipan Menyempurnakan sistem yang telah ada dengan memperhatikan kaidahkaidah kearsipan sehingga merupakan sistem yang aplikatif. 4. Otomasi Kearsipan Penggunaan sarana elektronik guna mendukung pengelolaan arsip/dokumen agar informasinya dapat diakses dengan lebih cepat. 5. Pembenahan/Penataan Arsip/Dokumen. Membantu merekonstruksi/menata ulang dan melaksanakan pembenahan/penataan arsip/dokumen kacau secara tepat dan benar baik fisik maupun informasinya. Hasil dari pembenahan arsip/dokumen adalah tertatanya fisik dan informasi berupa Daftar Pencarian Arsip (DPA) sebagai jalan masuk untuk penemuan kembali arsip/dokumen yang dapat dibuat secara manual maupun elektronik. 6. Penyimpanan Arsip/Dokumen Menyediakan jasa penyimpanan sekaligus layanan pemakaian arsip/dokumen, map gantung, folder, guide/sekat , standarisasi boks dan rak arsip serta pengambilan arsip/dokumen. Ruang penyimpanan dirancang dengan spesifikasi ruang tahan api di Depo Arsip sedangkan di ruang pelayanan arsip statis menggunakan AC selama 24 jam untuk penyimpanan ; CD, disket, microfilm, arsip vital dan arsip statis. 7. Perawatan Arsip/Dokumen Perawatan arsip/dokumen baru dilaksanakan sebatas perawatan arsip/dokumen dengan menggunakan kapur barus dan fumigasi (menggunakan bahan kimia). 8. Alih Media Arsip/Dokumen Seiring dengan belum lengkapnya sarana/peralatan kearsipan, mulai tahun 2016 secara bertahap telah dilaksanakan alih media arsip /dokumen dari media konvensional ke media baru.
9. Reproduksi Arsip Foto dan Dokumen Hal ini juga sesuai dengan ketersediaan sarana/peralatan kearsipan dimana akan dikerjakan reproduksi arsip foto dan dokumen dari berbagai ukuran dan jenis yang dibutuhkan, baik arsip tekstual maupun media baru. Sarana dan Prasarana Layanan Arsip KAD Badung : 1. Layanan ruang Baca. 2. Layanan Arsip Statis 3. Layanan Arsip In-Aktif 4. Layanan Informasi melalui Diorama 5. Layanan Informasi melalui media / Film dokumenter 6. Layanan Arsip Elektronik 7. Layanan Digital untuk Regeerings Almanak (belum tersedia) 8. Layanan Preview Film (belum tersedia) 9. Katalog (Inventaris Arsip dan Literatur Penunjang Penelitian) 10.Mesin Foto copy ( belum tersedia ) 11.Alat Baca Micro Reader (belum tersedia) 12.Alat Dengar Rekaman Suara (belum tersedia) 13.Perpustakaan khusus (khusus penunjang penelitian kearsipan) 12. Penghargaan dan Prestasi Selama kurun waktu tersebut Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung telah memperoleh penghargaan dan prestasi yang cukup membanggakan di tingkat nasional, yaitu : 1). Citra Daerah Kabupaten Badung dalam Arsip, dari Arsip Nasional Republik Indonesia, Tahun 2014. 2). Penyerahan Arsip Terjaga Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Badung ke ANRI, Tahun 2015 3). Sebagai Tuan Rumah Penyelenggaraan Executive Meeting di Pusat Pemerintahan Kabupaten Badung Mangupraja Mandala, Tanggal 10 Juni 2015. 4). Juara 1 Lomba Lembaga Kearsipan Daerah ( LKD ) tingkat Nasional, Bulan Agustus 2015
Sumber : ANRI dan KAD Kabupaten Badung
