FUNCTIEBESCHRIJVING:
DIENSTHOOFD LOGISTIEK/PATRIMONIUM
1. INFORMATIEVE GEGEVENS Naam van de functie: diensthoofd Sector: ondersteunende diensten en burgerzaken Dienst: logistiek/patrimonium Niveau: A1a-A2a-A3a Statuut: statutair Evaluator 1: sectorcoördinator ondersteunende diensten en burgerzaken Evaluator 2: stadssecretaris 2. DOEL VAN DE SECTOR EN DE DIENST De sector ondersteunende diensten en burgerzaken zorgt ervoor dat de dienstverlening van de sector op de meest efficiënte wijze gestructureerd en georganiseerd is zodat een optimale dienstverlening aan de burger gewaarborgd wordt. De sector vervult een beleidsvoorbereidende, coördinerende en beherende rol met betrekking tot de werking van de diensten van de sector. De Vlaamse Regering plant de volledige integratie van de OCMW’s en de gemeentebesturen uiterlijk tegen 1 januari 2019. Er loopt een traject om de diensten van de stad en het OCMW stapsgewijs te integreren. De sector ondersteunende diensten en burgerzaken van de stad (en in functie van de integratie, van het OCMW) groepeert: de ondersteunende diensten, met uitzondering van het secretariaat en organisatiebeheersing en kwaliteitszorg die rechtstreeks onder de secretaris vallen: 1. noodplanning en preventie en bescherming op het werk 2. personeel en organisatie 3. logistiek/patrimonium, inclusief ICT en GIS 4. communicatie 5. archief 6. de dienst burgerzaken. De dienst logistiek/patrimonium staat in voor: de administratieve ondersteuning van de overheidsopdrachten de daden van beschikking en beheer met betrekking tot het onroerend patrimonium de beschermings- en subsidiedossiers voor de monumenten op het grondgebied van de stad de bouw- en verbouwingsdossiers het facilitair beheer: onderhoud en beheer van de gebouwen en technische installaties, onderhoud en beheer van de nutsvoorzieningen, energiebeheer, verzekeringen, poetsen van de gebouwen (samen met de gebouwverantwoordelijken), aankoop en beheer van kantoorbenodigdheden en –meubilair, beheer van de gsm-vloot, voertuigenvloot… de efficiënte uitbouw en het beheer van het informatica- en telecommunicatienetwerk de verdere ontwikkeling van GIS-toepassingen. 3. PLAATS VAN DE FUNCTIE BINNEN DE SECTOR EN DE DIENST Het diensthoofd logistiek/patrimonium coördineert volgens de onderrichtingen gegeven door de sectorcoördinator de organisatie en de werking van de dienst logistiek/patrimonium. De coördinatie moet kaderen binnen de vastgestelde strategische en managementdocumenten (zoals meerjarenplan, budget, afsprakennota’s, …) van de stad en het OCMW Ninove in het algemeen en die van de eigen dienst in het bijzonder, teneinde de korte- en langetermijndoelstellingen van de stad en het OCMW Ninove te realiseren en de dienstverlening en optimale werking van de stad en het OCMW Ninove te verzekeren. Hij/zij geeft leiding aan de personeelsleden binnen de dienst. Hij/ zij rapporteert rechtstreeks aan de sectorcoördinator ondersteunende diensten en burgerzaken.
1
In het kader van het facilitair beheer staat het diensthoofd in voor de inhoudelijke aansturing van het platform gebouwen en uitleen van de sector technische uitvoering en ondersteuning. Hij/zij maakt deel uit van het diensthoofdenoverleg van de stad en het gemeenschappelijk diensthoofdenoverleg van de stad en het OCMW. Hij/zij kan in opdracht van de sectorcoördinator ingeschakeld worden in tijdelijke projectstructuren voor de ondersteuning van het college van burgemeester en schepenen en de OCMW-voorzitter (waar van toepassing) voor de uitvoering van het meerjarenplan. Hij/zij voert andere taken uit die hem/haar door de sectorcoördinator en/of de stadssecretaris opgedragen worden.
2
4. RESULTAATGEBIEDEN 4.1. Leiding geven Kerntaken: opstellen van een eigen beleid/visie dat gebaseerd is op de missie en de doelstellingen van de stad, het OCMW en de dienst toewijzen van taken en/of projecten aan medewerkers met het oog op een evenwichtige verdeling en een efficiënte inzet van de verschillende medewerkers aansturen en motiveren van de medewerkers/teamverantwoordelijken teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken organiseren en voorzitten van werkoverleg 4.2. Budgetbeheer en beleidsondersteuning Kerntaken: de sectorcoördinator, de secretaris, de bevoegde schepenen, het managementteam, het college van burgemeester en schepenen, de OCMW-voorzitter en collega’s op inhoudelijk vlak adviseren zowel vanuit een korte- als langetermijnperspectief leveren van input en beleidsadviezen vanuit de praktijk en het zicht op algemene en nieuwe tendensen teneinde een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening te garanderen rapporteren aan het beleid over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren opmaken, beheren, opvolgen en bijsturen van het budget van de dienst voor investeringen en exploitatie (binnen de beheers- en beleidscyclus) mogelijk budgethouderschap 4.3. Kwaliteitszorg Kerntaken: stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen, procedures en kwaliteitsnormen opvolgen van de regelgeving op vaktechnisch gebied en het waken over de correcte toepassing hiervan indien nodig zelf de complexe dossiers/projecten opvolgen en/of behandelen en instaan voor de communicatie met belanghebbenden 4.4. Proces- en projectbeheer Kerntaken: voorstellen, begeleiden en evalueren van interne controleprocedures, kwaliteitsprojecten en verdere standaardisering van processen, zowel als projectleider als projectteamlid instaan voor een permanente en up-to-date opvolging en rapportering van projecten creëren van betrokkenheid en engagement in optimalisatie- en veranderingsprojecten in kaart brengen van bestaande processen en nemen van initiatief voor een meer efficiënte en effectieve proceswerking 4.5. Dienstverlening Kerntaken: bewaken van uniforme, klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen en volgens intern opgestelde richtlijnen snel en accuraat behandelen van (complexere) dossiers, klachten, vragen… met het oog op een efficiënte en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd 4.6. Communicatie Kerntaken: instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn
3
-
opbouwen en onderhouden van een intern en extern netwerk en de nodige communicatie en/of correspondentie verzorgen teneinde de voortgang en de inhoudelijke stoffering van een dossier te bevorderen
4.7. Interne contacten -
de verschillende diensten van de stad, het OCMW en de politie voor de ondersteuning van hun dossiers op het vlak van logistiek, patrimonium, ICT en GIS de verantwoordelijken van de diverse gebouwen van de stad, het OCMW en de politie het platform gebouwen en uitleen van de sector technische uitvoering en ondersteuning …
4.8. Externe contacten -
pachters, huurders, kopers, verkopers, notarissen, landmeter, consultants met betrekking tot de onroerende goederen van de stad en het OCMW de verzekeringsmaatschappijen van de stad en het OCMW inschrijvers op overheidsopdrachten: leveranciers, architecten, aannemers… de Vlaamse overheid en provincie Oost-Vlaanderen in het kader van werken aan monumenten, aanvragen voor subsidies en beschermingsaanvragen de monumentenwacht de molenaars van de stadsmolens de kerkfabrieken voor bijstand inzake de opmaak van bestekken, in het kader van de wetgeving overheidsopdrachten en inzake renovatie- en restauratiedossiers de Vlaamse overheid, provincie Oost-Vlaanderen, TMVS, andere steden en gemeenten inzake raamcontracten voor overheidsopdrachten Solva in het kader van de bouw van het politiehuis en de renovatie van de Liberale Kring SHM Denderstreek in het kader van de oprichting van het sociaal huis / huis van het kind Agion in het kader van bouwdossiers van de stedelijke scholen …
4
5. COMPETENTIEPROFIEL 5.1. Kerncompetenties op organisatieniveau Klantgerichtheid leeft zich in de situatie van klanten in stelt zich dienstverlenend op voor iedereen speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten streeft naar klanttevredenheid Resultaatgericht werken inventariseert beschikbare middelen streeft naar een maximaal resultaat zoekt naar de meest optimale werkmethoden grijpt in wanneer resultaten niet voldoen zet door bij tegenslag of problemen Probleemoplossend werken onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem formuleert praktische en haalbare oplossingen bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen Loyaal zijn voelt zich verbonden met de belangen/problematiek van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin vertegenwoordigt de organisatie op passende wijze bij anderen en externe contacten toont maatschappelijke dienstbaarheid of ‘public service’ gezindheid bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Integriteit geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is heeft aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid 5.2. Functiespecifieke competenties 5.2.1. Leidinggevende competenties Leiding geven zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers staat open voor vragen van diensthoofden en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers stimuleert medewerkers om hun competenties in te zetten en te vergroten voorkomt conflicten en helft ze, indien nodig, oplossen versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team leidt het team naar een gezamenlijk resultaat past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie. 5.2.2. Organisatorische competenties / 5.2.3. Beleidsmatige competenties Visie ontwikkelen 5
-
overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn kan strategieën op een heldere manier voorstellen
Adviseren vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten betrekt de juiste personen of instanties bij het dossier 5.2.4. Interactiegerelateerde competenties Samenwerken overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen leeft afspraken met diensthoofden en collega’s na stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid 5.2.5. Taakgerichte competenties / 5.2.6. Zelfsturende competenties Zelfontwikkeling neemt verantwoordelijkheid voor de eigen professionele ontwikkeling vraagt naar feedback bij de eigen prestaties en trekt hieruit conclusies staat geregeld kritisch stil bij het eigen functioneren en kent eigen sterktes en zwaktes werkt met een duidelijk plan aan de verbetering van de eigen prestaties: zet leerpunten om in acties kan nieuwe informatie en ideeën in zich opnemen en effectief toepassen probeert grenzen te verleggen en gaat uitdagingen aan
6
