10. Burgerzaken en bestuur

10.

Burgerzaken en bestuur

10.1.1 10.1.2. 10.1.3 10.1.4. 10.1.5

Kosten bestuur Gemeentearchivaris Wijk- en dorpenronde Griffie Rekenkamer

10.2 .1

Deregulering

10.3.1

Verantwoordelijkheid samenleving

10.4.1

Uitbesteden overheidsactiviteiten

Leeswijzer bij formats bezuinigen met visie De verschillende bezuinigingsmogelijkheden zijn aan de hand van een vast format in beeld gebracht. In deze leeswijzer is aangegeven op welke wijze de verschillende onderdelen van het format moeten worden gelezen.

Onderdeel B: Bezuinigingen bij volledig stoppen Financiële effecten De gepresenteerde bedragen betreffen subsidies, kapitaallasten, werken en personeel derden bij het geheel beëindigen van de taak. Indien hierop een aanpassing plaatsvindt, moet het bedrag naar rato worden bijgesteld. In veel gevallen zegt dit nog niets over de feitelijke haalbaarheid en uitvoerbaarheid van de maatregelen. Vaak zullen bijvoorbeeld frictiekosten moeten worden gemaakt om structurele bezuinigingen te realiseren. Ook kunnen bezuinigingen vaak gefaseerd gerealiseerd worden. Organisatorische effecten Hier staan genoemd de formatieve consequenties bij het volledig stopzetten van de taak. Het betreft de direct aan het beleidsterrein gerelateerde fomatie. Voor het vertalen van formatie naar geld is gewerkt met een vast bedrag per salarisschaal. Frictiekosten In het format zijn de frictiekosten geduid, voor zover hiervan een inschatting kon worden gemaakt. De tijd was tekort om volledig te zijn. Dit vergt in het vervolgtraject nader onderzoek. Onder frictiekosten wordt verstaan: • afwaardering van gronden, gebouwen, vervoersmiddelen, tractie, e.d. • afkoop van contractuele verplichtingen • overgangsregeling gesubsidieerde instellingen • overgangsregeling gemeentelijk personeel De genoemde afwaarderingen kunnen betrekking hebben op het volledig afboeken van de restant boekwaarde of naar een waarde in het economisch verkeer, bijvoorbeel agrarische waarde voor gronden of getaxeerde waarde voor gebouwen.

Onderdeel C: De verschillende rollen van de gemeente Bij het onderzoek is gekeken of uitgavenreductie mogelijk is als gevolg van een andere rolneming van de gemeente. De tijd is tekort geweest om eventuele mogelijkheden ook financieel door te rekenen. Vooralsnog wordt nu volstaan met een beschrijving van de potententiele mogelijkheden. In de onderstaande tabel een beschrijving van de verschillende typen rolneming die in het format zijn onderscheiden. Rol gemeente

Co-creatie Mensen, maatschappelijke instellingen, bedrijven en overheid zijn elkaars partner. De gemeente is niet langer de deskundige maar de aanjager en de verbinder. Belangrijk doel is dat betrokken partners medeverantwoordelijk gemaakt worden voor de resultaten. Als voorbeelden kan worden gedacht aan de ontwikkeling van plannen, initiatieven met de inzet van zoveel mogelijk betrokkenen in de

Taken / verantwoordelijkheden gemeente • Bepaalt samen met derde de beleidsdoelstelling. • Vertaalt samen met derde beleidsdoelstellingen in concrete activiteiten • Stelt samen met derde specificatie van resultaat vast. • Bepaalt samen met derde budget voor activiteiten. • Stelt samen met derde wijze van uitvoering vast. • Voert deel van

Taken / verantwoordelijkheden derde • Bepaalt samen met de gemeente de beleidsdoelstelling. • Vertaalt samen met gemeente beleidsdoelstellingen in concrete activiteiten • Stelt samen met gemeente specificatie van resultaat vast. • Bepaalt samen met gemeente budget voor activiteiten. • Stelt samen met gemeente wijze van uitvoering vast. • Voert deel van

samenleving. •

Faciliteren In het geval van faciliteren wordt de uitvoering van een taak overgelaten aan anderen. De gemeente behoudt slechts een bescheiden rol door de uitvoering daar waar noodzakelijk nog te faciliteren.

•

Regisseren Hierbij gaat het om op basis van gelijkwaardigheid het in samenwerking met andere maatschappelijke organisaties maatschappelijke vraagstukken aanpakken en uitvoeren. Zo kunnen maatschappelijke organisaties samen beter en effectiever de maatschappelijke effectiviteit bereiken dan als gemeente alleen. Denk daarbij aan jeugd, zorg en veiligheid. Maar het kan net zo goed gaan om het samen met de buurgemeenten leveren van diensten. Het regisseren vraagt van de gemeente een actieve en sturende rol.

•

Uitbesteden De uitvoering wordt aan anderen overgelaten, waarbij de gemeente verantwoordelijk blijft. Soms met, soms zonder financiële bijdrage maar meestal gewoon via een opdrachtgeveropdrachtnemer relatie.

•

•

•

• • •

• •

activiteiten uit. Controleert of eigen werk binnen budget en conform specificaties is uitgevoerd.

•

Toetst of door derde voorgenomen activiteit van negatieve invloed is op eigen beleidsdoelstelling. Als dat niet het geval is ondersteunt de gemeente de door derde uit te voeren activiteit door realisatie zo gemakkelijk mogelijk te maken.

•

Bepaalt welke beleidsdoelstelling behaald moet worden. Geeft aan welk budget vanuit de gemeente beschikbaar is. Stimuleert derden om bijdrage te leveren. Jaagt aan, stimuleert en coördineert. Toetst of specificaties werkzaamheden voldoende bijdragen aan behalen beleidsdoelstelling.

•

Stelt specificaties van eindresultaat vast. Bepaalt het budget voor de uitvoering. Controleert of werk binnen budget en conform specificaties is uitgevoerd.

•

• • • •

• • • • •

•

activiteiten uit. Controleert of eigen werk binnen budget en conform specificaties is uitgevoerd. Stelt specificaties van eindresultaat vast. Stelt wijze van uitvoering vast Bepaalt het budget voor de uitvoering. Voert zelf uit. Controleert of uitvoering binnen budget en conform specificaties is uitgevoerd.

Vertaalt beleidsdoelstellingen in concrete activiteiten. Stelt specificatie van resultaat vast. Bepaalt budget voor activiteiten. Stelt wijze van uitvoering vast. Voert werk uit. Controleert of werk binnen budget en conform specificaties is uitgevoerd.

Stelt wijze van uitvoering vast Voert werk uit.

Inventarisatie bezuinigingsmogelijkheden Taakveld 10 Burgerzaken en Bestuur

Bezuinigen met visie Zoekveld:

Nummer:

Taakveld:

Vermindering van de kosten voor bestuur (griffie laten we buiten beschouwing omdat daar een apart traject voor loopt)

10.1.1.


A. Huidige situatie? In welke categorie bevindt het zoekveld zich? Wat zijn de huidige belangrijke beleidsdoelen?

Wettelijk Bovenwettelijk 1. Inrichting organisatie vanuit wettelijke verplichting (minimaal 2 wethouders, griffier en voorzien in crisiscommunicatie) 2. Uitvoering wettelijke taken bestuur 3. Uitvoering van het bestuursprogramma 4. Communicatieniveau van de organisatie vergroten 5. Betere relaties inwoners, bedrijven, andere overheden en instellingen door communicatie en wijken dorpenronde 6. Betere interne relaties door communicatie 7. Imago van Coevorden ligt dichterbij gewenst imago door communicatie 8. Informatievoorziening, betekenisgeving en schadebeperking bij rampen 9. Inhoudelijke, secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van het bestuur zodat het bestuur besluiten kan nemen en haar (wettelijke) taken kan uitvoeren 10. Bewaken en verzorgen van het proces betreffende de voortgang en afdoening van bestuursbesluiten. 11. Protocolaire zaken 1. FTE 2. Representatie

Waar zitten de belangrijkste kosten? Onderscheiden naar fte/subsidies/kapitaalslasten, etc. B. Bezuinigingen bij volledig stoppen? Stel dat we besluiten om volledig te stoppen met de taak in dit zoekveld. Wat heeft dit dan voor consequenties? Dit kun je in onderstaand schema invullen. De meeste taken kunnen niet van de ene op de andere dag stoppen omdat er verplichtingen lopen. Daarom vragen we je de consequenties voor de komende paar jaar weer te geven. Wat zijn de Bestuur maatschappelijke effecten Stopzetten kan niet. De taak kan alleen worden bij het stopzetten van de teruggeraamd naar het wettelijk minimum. Wat betreft het taak? aantal wethouders is een minimum van 2 wethouders wettelijk vereist. De bestuursondersteuning zou bij vermindering van aantal wethouders iets in kunnen krimpen, maar het aantal portefeuilles blijft bestaan en dat geldt ook voor bijvoorbeeld de stukkenstroom. M.a.w. 1 op 1 geldt niet. De effecten van terugraming zijn dat we bovengenoemde beleidsdoelen in mindere mate kunnen behalen. Ook is het een risico voor de continuïteit. Het afgelopen jaar is op bestuursondersteuning al 1 FTE weg bezuinigd.

Welke neveneffecten op bv andere beleidsterreinen treden (mogelijk) op als gevolg van het stopzetten van de taak? 1 wethouder minder Wat zijn de financiele effecten, afgezet in het MJB Wat zijn de organisatorische effecten, in fte.? Welke frictiekosten moeten worden gemaakt om de maatregel te realiseren?

Representatie Wat zijn de financiele effecten, afgezet in het MJB Wat zijn de organisatorische effecten, in fte.?

Representatie Een gemeente heeft altijd een representatieve functie waaraan kosten verbonden zijn. Het is niet realistisch dat dit bedrag naar 0 gaat. Het verminderen van representatiekosten voor relatiegeschenken of cadeau’s bij jubilea of andere gelegenheden (openingen, huldigingen) verslechterd de relatie met onze externe contacten. Terugraming bestuur heeft gevolgen voor alle beleidsterreinen.

2015 109.800 (wethouders <65 jaar)1 0,73 (€ 43.800)2

2016 109.800 (wethouders <65 jaar) 0,73 (€ 43.800)

2017 109.800 (wethouders <65 jaar) 0,73 (€ 43.800)

2018 e.v. 109.800 (wethouders <65 jaar) 0,73 (€ 43.800)

Zonder herplaatsing medewerker : WWkosten 2015 €40.300

Zonder herplaatsing medewerker: WW-kosten

Zonder herplaatsing medewerker: WW-kosten

2016 €40.300

2017 €40.300

Zonder herplaatsing medewerker : WWkosten 2018 e.v. €40.300

0,07 FTE (€ 4200,-)

0,07 FTE (€ 4200,-)

0,07 FTE (€ 4200,-)

0,07 FTE (€ 4200,-)

Welke frictiekosten moeten Idem Idem Idem worden gemaakt om de maatregel te realiseren? 1 Van 3 naar 2 wethouders heeft ook als gevolg dat we over vier jaar geen wachtgeldverplichting hebben: € 258.000,2 Alleen van toepassing als er 1 wethouder minder is. Gaat niet op voor deeltijdvermindering.

Idem

C. Bezuinigen met visie Geef uitwerking aan de volgende vraag: Op welke wijze kan met minimaal budget een maximaal maatschappelijk effect bereikt worden? Betrek bij je beantwoording de hier onderstaande elementen a. t/m f. a. Cocreatie (samen met anderen ontwikkelen van beleid/projecten) b. Overdragen van uitvoering naar inwoners of anderen. De gemeente heeft hierbij nog een bescheiden faciliterende functie. c. Regisseren (samenwerking bij de uitvoering met partners met een gemeenschappelijke doelstelling.) d. Uitbesteden (uitvoering door een derde) e Een gebiedsgerichte aanpak f. Overige D. Inkomstenverhoging Zijn er binnen het zoekveld mogelijkheden voor (andere vormen) voor inkomstenverhoging?

NVT

NVT

NVT

NVT NVT NVT

NVT


Nummer:

Taakveld:

Gemeentearchivaris/oud archief A. Huidige situatie? In welke categorie bevindt het zoekveld zich? Wat zijn de huidige belangrijke beleidsdoelen?

10.1.2

Burgerzaken & Bestuur

Wettelijk

De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor een viertal hoofdtaken, te weten: - het beheer en het ontsluiten van de overgebrachte (cultuurhistorische) archieven en verzamelingen; - inspectie, toezicht en advies inzake de nietovergebrachte archieven (DIV); - Borgen van behoud (calamiteitenbeheer) van de gemeentelijke archieven - Bewaken van de archiefbewaarplaatsen - Toezien op de tijdige vernietiging van archieven - het ontvangen en begeleiden van bezoekers aan het archief (meestal op afspraak) en het begeleiden van educatieve schoolprojecten; - bevorderen van en meewerken aan de regionale samenwerking en uitbouw van de gezamenlijke archiefwebsite. Waar zitten de belangrijkste • Aquisitie, beheer en ontsluiting cultuurhistorische kosten? Onderscheiden naar archieven fte/subsidies/kapitaalslasten, • 0,1 FTE Schaal 9 (betreft alleen de werkzaamheden etc. met betrekking cultuurhistorische archief) • Restauratie cultuurhistorische stukken • Klimaatbeheersing archiefbewaarplaats • Lidmaatschap historische vereniging • Archivering website B. Bezuinigingen bij volledig stoppen? Stel dat we besluiten om volledig te stoppen met de taak in dit zoekveld. Wat heeft dit dan voor consequenties? Dit kun je in onderstaand schema invullen. De meeste taken kunnen niet van de ene op de andere dag stoppen omdat er verplichtingen lopen. Daarom vragen we je de consequenties voor de komende paar jaar weer te geven. Wat zijn de Werkzaamheden van de archivaris zullen uitsluitend gericht maatschappelijke effecten zijn op de wettelijk verplichte onderdelen. Aantrekking, bij het stopzetten van de beheren, restaureren en ontsluiten van documenten met taak? een cultuurhistorische waarde zal niet langer worden gedaan. Ondersteuning van lessen en voorbereiding van studiemateriaal voor scholen komt eveneens te vervallen. Welke neveneffecten op bv andere beleidsterreinen treden (mogelijk) op als gevolg van het stopzetten van de taak? 2015 2016 2017 2018 e.v. Wat zijn de financiele 11.518 11.518 11.518 11.518,effecten, afgezet in het MJB Wat zijn de organisatorische 0,15 0,15 0,15 0,15 effecten, in fte.? Welke frictiekosten moeten Boventalligworden gemaakt om de heid 0,15 maatregel te realiseren?

C. Bezuinigen met visie Geef uitwerking aan de volgende vraag: Op welke wijze kan met minimaal budget een maximaal maatschappelijk effect bereikt worden? Betrek bij je beantwoording de hier onderstaande elementen a. t/m f. a. Cocreatie (samen met Archivaris werkt al nauw samen met provincie en anderen ontwikkelen van historische verenigingen. beleid/projecten) b. Overdragen van Betreft een wettelijke taak. uitvoering naar inwoners of anderen. De gemeente heeft hierbij nog een bescheiden faciliterende functie. c. Regisseren Archivaris in Boce verband. (samenwerking bij de uitvoering met partners met een gemeenschappelijke doelstelling.) d. Uitbesteden (uitvoering Niet door een derde) e Een gebiedsgerichte Niet aanpak f. Overige Aframen van de uren en taken naar 0,35 fte en toegankeljikheid van archieven voor burgers en instelling halveren. D. Inkomstenverhoging Zijn er binnen het zoekveld Leges voor ondersteuning en ondersteuning Archivaris mogelijkheden voor (andere verhogen. Ondersteuning aan scholen duurder maken. vormen) voor Kostendekkend werken. inkomstenverhoging?


Nummer:

Taakveld:

Vermindering van de kosten voor bestuur (wijken dorpenronde).

10.1.3



Autonoom •

•

•

•

•

Waar zitten de belangrijkste kosten? Onderscheiden naar fte/subsidies/kapitaalslasten, etc.

•

•

Belangrijke uitgangspunten in al ons beleid –dus ook in ons plattelandsbeleid- zijn het organiseren van betrokkenheid van belanghebbenden, participatie, overleg en inspraak. In dorpen en kernen aanwezige vertegenwoordigers van bewoners en specifieke belanghebbenden blijven betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van zaken die voor het gebied van belang zijn Basisstructuur voor het contact tussen gemeentebestuur en wijken en dorpen (zie ook notitie naar een nieuw platteland) In gesprek met dorpen en kernen over burgerparticipatie en hoe dit in de toekomst vorm zou kunnen krijgen, niet alleen over wat er kan maar ook hoe dat aangepakt zou kunnen worden. Bijdrage wijken dorpenronde is bedoeld als ondersteuning voor de besturen als gesprekspartner van de gemeente. fte (contactambtenaar, projectleider burgerparticipatie, teamleiders buitendienst; beleidsmedewerker ruimte) bijdrage aan wijken- en dorpen

B. Bezuinigingen bij volledig stoppen? Stel dat we besluiten om volledig te stoppen met de taak in dit zoekveld. Wat heeft dit dan voor consequenties? Dit kun je in onderstaand schema invullen. De meeste taken kunnen niet van de ene op de andere dag stoppen omdat er verplichtingen lopen. Daarom vragen we je de consequenties voor de komende paar jaar weer te geven. Wat zijn de Helemaal stopzetten is niet wenselijk. De wijken maatschappelijke effecten dorpenronde draagt namelijk bij aan een goede relatie bij het stopzetten van de tussen bestuur en inwoners. Eén van de speerpunten uit taak? het bestuursprogramma (ander samenspel burgeroverheid). Het kan wel anders worden georganiseerd wat kosten bespaart. Uit de praktijk blijkt namelijk dat de werkzaamheden vooral bestaan uit advisering over beleidsuitvoering ipv beleidsadvisering op strategisch/tactisch niveau.

Welke neveneffecten op bv andere beleidsterreinen treden (mogelijk) op als gevolg van het stopzetten van de taak? Wat zijn de financiele effecten, afgezet in het MJB Wat zijn de organisatorische effecten, in fte.

De bijdrage voor de wijkverenigingen in de stad kan worden stopgezet omdat het contact tussen bestuur en stad in de toekomst anders wordt georganiseerd. Zoals gezegd stopzetten is niet wenselijk. Geen

2015 € 20.000

2016 € 20.000

2017 € 20.000

2018 e.v. € 20.000

€ 30.000 (1/2 fte)

€ 30.000 (1/2 fte)

€ 30.000 (1/2 fte)

€ 30.000 (1/2 fte)

Note: besparing fte is alleen mogelijk bij anders organiseren zie punt a bij maatschappelijke effecten. Het heeft geen directe relatie met de te besparen € 20.000 -

Welke frictiekosten moeten worden gemaakt om de maatregel te realiseren? C. Bezuinigen met visie Geef uitwerking aan de volgende vraag: Op welke wijze kan met minimaal budget een maximaal maatschappelijk effect bereikt worden? Betrek bij je beantwoording de hier onderstaande elementen a. t/m f. a. Concreatie (samen met n.v.t. anderen ontwikkelen van beleid/projecten) b. Overdragen van n.v.t. uitvoering naar inwoners of anderen. De gemeente heeft hierbij nog een bescheiden faciliterende functie. c. Regisseren n.v.t. (samenwerking bij de uitvoering met partners met een gemeenschappelijke doelstelling.) d. Uitbesteden (uitvoering n.v.t. door een derde) e Een gebiedsgerichte n.v.t. aanpak f. Overige n.v.t. . Inkomstenverhoging Zijn er binnen het zoekveld nee mogelijkheden voor (andere vormen) voor inkomstenverhoging?


Nummer:

Taakveld:

Griffie

10.1.4.

Burger en bestuur


6710000

Wettelijk Vanwege de invoering van het dualisme is in de Gemeentewet geregeld dat elke gemeente beschikt over een griffier.

De griffier adviseurt en ondersteunt de raad bij zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak. Waar zitten de belangrijkste 2,8 fte’s kosten? Onderscheiden naar 1 fte in schaal 13 fte/subsidies/kapitaalslasten, 1 fte in schaal 9 etc. 0,8 fte in schaal 7 B. Bezuinigingen bij volledig stoppen? Stel dat we besluiten om volledig te stoppen met de taak in dit zoekveld. Wat heeft dit dan voor consequenties? Dit kun je in onderstaand schema invullen. De meeste taken kunnen niet van de ene op de andere dag stoppen omdat er verplichtingen lopen. Daarom vragen we je de consequenties voor de komende paar jaar weer te geven. Wat zijn de Het is een wettelijke taak. Van stopzetten kan dus geen maatschappelijke effecten sprake zijn. bij het stopzetten van de taak? Welke neveneffecten op bv nvt andere beleidsterreinen treden (mogelijk) op als gevolg van het stopzetten van de taak? 2015 2016 2017 2018 Wat zijn de financiele SalarisSalariskosten Salariskosten Salariskoste effecten, afgezet in het MJB kosten verschil verschil n verschil verschil schaal 13 en schaal 13 en schaal 13 en schaal 13 en 12 en schaal 12 en schaal 12 en schaal 9 en 8 9 en 8 12 en schaal 9 en 8 9 en 8 AutomatiAutomatiAutomatiAutomatiseringswinst seringswinst seringswinst seringswinst Wat zijn de organisatorische 0,8 fte 0,8 fte O,8 fte 0,8 fte effecten, in fte.? Welke frictiekosten moeten worden gemaakt om de maatregel te realiseren? C. Bezuinigen met visie Geef uitwerking aan de volgende vraag: Op welke wijze kan met minimaal budget een maximaal maatschappelijk effect bereikt worden? Betrek bij je beantwoording de hier onderstaande elementen a. t/m f. a. Cocreatie (samen met Op dit moment ligt de notitie griffieperspectief voor aan de anderen ontwikkelen van raad. Door een andere werkwijze en het herijken van de beleid/projecten) taken van de griffie (van ontwikkeling naar meer beheersmatig) kan er een bezuiniging worden ingeboekt op het aantal fte’s De bezuinig bestaat uit het het verminderen van het aantal fte’s van 2,8 naar 2,0. (schaal 12 en schaal 8)

Daarnaast heeft de raad in de afgelopen jaren diverse bezuinigingen doorgevoerd als het gaat om de budgetten die de in de raad zittende fracties ontvangen. (nazien wat dat beketent voor de komende periode?)

b. Overdragen van uitvoering naar inwoners of anderen. De gemeente heeft hierbij nog een bescheiden faciliterende functie. c. Regisseren (samenwerking bij de uitvoering met partners met een gemeenschappelijke doelstelling.) d. Uitbesteden (uitvoering door een derde) e Een gebiedsgerichte aanpak f. Overige D. Inkomstenverhoging Zijn er binnen het zoekveld mogelijkheden voor (andere vormen) voor inkomstenverhoging?

Het contract met gemeenteoplossingen kost de raad ongeveer € 18.000 per jaar. Wellicht is hierin ook nog een bezuiniging te halen door te kiezen voor een ander systeem dat aansluit bij de systemen die binnen de organisatie worden gehanteerd. Niet van toepassing

Niet van toepassing

Niet van toepassing Niet van toepassing

Nee

Bezuinigen met visie Zoekveld: Raad/griffie Rekenkamercommissie A. Huidige situatie? In welke categorie bevindt het zoekveld zich? Wat zijn de huidige belangrijke beleidsdoelen?

Nummer:

Taakveld:

10.1.5.

Burgerzaken en Bestuur

Wettelijk De Rekenkamercommissie levert als onafhankelijk adviesorgaan voor de raad een bijdrage aan het verbeteren van de kwaliteit van het lokalebestuur, aan de controlerende rol van de raad en aan de transparantie van het gemeentelijk handelen. Zij doet dit door onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk bestuur. • fte voor ambtelijke ondersteuning (0,5 fte) • onderzoekskosten • vergadervergoeding

Waar zitten de belangrijkste kosten? Onderscheiden naar fte/subsidies/kapitaalslasten, etc. B. Bezuinigingen bij volledig stoppen? Stel dat we besluiten om volledig te stoppen met de taak in dit zoekveld. Wat heeft dit dan voor consequenties? Dit kun je in onderstaand schema invullen. De meeste taken kunnen niet van de ene op de andere dag stoppen omdat er verplichtingen lopen. Daarom vragen we je de consequenties voor de komende paar jaar weer te geven. Wat zijn de De kwaliteit van het lokale bestuur vermindert, het wordt maatschappelijke effecten voor de raad moeilijker om zijn controlerende taak uit te bij het stopzetten van de oefenen en de transparantie van het gemeentelijk handelen taak? neemt af. Welke neveneffecten op bv Er is geen onafhankelijke controle meer op de andere beleidsterreinen doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het treden (mogelijk) op als gemeentelijk bestuur. gevolg van het stopzetten van de taak? 2015 2016 2017 2018 e.v. €30.800,€30.800,€30.800,€30.800,Wat zijn de financiele effecten, afgezet in het MJB Wat zijn de organisatorische 0,4 fte 0,5 fte 0,5 fte 0,5 fte effecten, in fte.? (secretaris rkc) + 0,1 fte (wnd. Griffier) Welke frictiekosten moeten Wachtgeld Wachtgeld Wachtgeld Wachtgeld worden gemaakt om de maatregel te realiseren? C. Bezuinigen met visie Geef uitwerking aan de volgende vraag: Op welke wijze kan met minimaal budget een maximaal maatschappelijk effect bereikt worden? Betrek bij je beantwoording de hier onderstaande elementen a. t/m f. a. Cocreatie (samen met De rekenkamercommissie kan haar bestaande anderen ontwikkelen van samenwerking versterken door onderzoeken samen uit te beleid/projecten) voeren met BOCE-rekenkamercommissies en met het college (o.a. artikel 213A). b. Overdragen van n.v.t. uitvoering naar inwoners of anderen. c. Regisseren Samenwerking met de 2 andere BOCE(samenwerking bij de rekenkamercommissies uitvoering met partners met een gemeenschappelijke doelstelling.) d. Uitbesteden (uitvoering Doen we al. door een derde)

e Een gebiedsgerichte aanpak f. Overige

n.v.t. •

•

De personele bezetting anders invullen: de commissie alleen laten bestaan uit 3 raadsleden (zonder vergoeding), ondersteund door een secretaris-onderzoeker. Naast bijvoorbeeld 3 raadsleden, het aantal externe leden terugbrengen van 3 naar 1 (een externe voorzitter), ondersteund door een secretarisonderzoeker.

In beide gevallen is 1 onderzoek per jaar het maximaal haalbare, terwijl door de aankomende 3D-transities de gemeentebegroting in omvang met tientallen procenten toeneemt. De rekenkamercommissie heeft overigens sinds 2009 al bijna 20% van haar vrij besteedbare budget bezuinigd (van € 37.732 naar € 30.800). D. Inkomstenverhoging Zijn er binnen het zoekveld mogelijkheden voor (andere vormen) voor inkomstenverhoging?

n.v.t.

Bezuinigen met visie Zoekveld: Meer verantwoordelijkheid voor inwoners en minder overheidssturing door vermindering van gemeentelijke regels (en van de ambtelijke toetsing daarvan); échte deregulering dus (en niet alleen het ‘kappen van dor hout’). A. Huidige situatie? In welke categorie bevindt het zoekveld zich?

Nummer:

Taakveld:

10.2.1.


Autonoom (heeft raakvlakken met 4.1 kan ook breder zijn dan alleen vergunningen maar is in dit hoofdstuk alleen ingevuld vanuit de optiek van vergunningen). Voorbeelden hierbij zijn vergunningen die onder een plaatselijke verordening vallen Zoals bijvoorbeeld de omgevingsvergunning kap (“kapvergunning”). De vergunningen die onder een wettelijk regime vallen zijn hiervan uitgesloten, zoals bijvoorbeeld de omgevingsvergunning bouw (“bouwvergunning”). Wat zijn de huidige • Goede openbare orde en veiligheid belangrijke beleidsdoelen? • Goede leefomgeving • Dienstverlening verbeteren door deregulering (vergemakkelijken regels) Waar zitten de belangrijkste • FTE’s, gaat om structurele FTE ’s dit zal naar kosten? Onderscheiden naar verwachting ten hoogste 0,5 FTE opleveren, dit fte/subsidies/kapitaalslasten, vergt nader onderzoek. etc. • Frictiekosten zoals het inventariseren/onderzoeken welke vergunningen/regelgeving afgeschaft of vereenvoudigd kunnen worden. • Legesinkomsten vallen bij deregulering ook weg . Maar aangezien bij dit soort vergunningen de leges niet kostendekkend zijn heeft dit een, zij het zeer beperkt, positief effect. B. Bezuinigingen bij volledig stoppen? Stel dat we besluiten om volledig te stoppen met de taak in dit zoekveld. Wat heeft dit dan voor consequenties? Dit kun je in onderstaand schema invullen. De meeste taken kunnen niet van de ene op de andere dag stoppen omdat er verplichtingen lopen. Daarom vragen we je de consequenties voor de komende paar jaar weer te geven. Wat zijn de Mogelijke aantasting beleidsdoelen, als de deregulering maatschappelijke effecten wordt doorgevoerd. Bij het stoppen van de deregulering bij het stopzetten van de speelt dit uiteraard niet. taak? Welke neveneffecten op bv • Mogelijk minder inzet van handhaving nodig, als de andere beleidsterreinen deregulering wordt doorgevoerd. Dit kan ongewenste effecten hebben. treden (mogelijk) op als gevolg van het stopzetten • Bij bijvoorbeeld afschaffing van welstandregels of van de taak? rietendaken stimuleringsfonds geeft dit een mogelijke negatieve effect op de ruimtelijke kwaliteit en toeristische aantrekkelijkheid van (delen) van de gemeente. 2015 2016 2017 2018 e.v. Wat zijn de financiele ? effecten, afgezet in het MJB Wat zijn de organisatorische ? effecten, in fte.? Welke frictiekosten moeten Onderzoek naar welke deregule-ringsmoge-lijkheden er zijn worden gemaakt om de vergt mogelijk kosten, naar schatting is hier 10 tot 15.000 maatregel te realiseren? mee gemoeid.

C. Bezuinigen met visie Geef uitwerking aan de volgende vraag: Op welke wijze kan met minimaal budget een maximaal maatschappelijk effect bereikt worden? Betrek bij je beantwoording de hier onderstaande elementen a. t/m f. a. Cocreatie (samen met anderen ontwikkelen van beleid/projecten) b. Overdragen van uitvoering naar inwoners of anderen. De gemeente heeft hierbij nog een bescheiden faciliterende functie. c. Regisseren (samenwerking bij de uitvoering met partners met een gemeenschappelijke doelstelling.) d. Uitbesteden (uitvoering door een derde)

nvt

e Een gebiedsgerichte aanpak f. Overige

nvt

D. Inkomstenverhoging Zijn er binnen het zoekveld mogelijkheden voor (andere vormen) voor inkomstenverhoging?

nvt

nvt

nvt

Met een terugtredende overheid kan een effect worden bereikt zowel in positieve (minder adminstratieve en regel druk) zin als in negatieve zin een (gevoel van) afnemende kwaliteit van de leefomgeving.

geen


Nummer:

Taakveld:

- Onderzoek naar besparingsopties bij het uitbesteden van overheidsactiviteiten aan marktpartijen. Het onderzoek zou zich in eerste instantie kunnen focussen op meer routinematige, uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden. - Blijven inzetten op maximale effectiviteit en efficiency van de ambtelijke organisatie o.a. door consequente toepassing van de leanmethode. - Blijven inzetten op regionale samenwerking en/of het uitbesteden van taken, als er sprake is van aantoonbare vermindering van uitgaven.

10.3. 10.4. 10.5.

Bedrijfsvoering/ ondersteunende diensten

A. Huidige situatie? In welke categorie bevindt het zoekveld zich? Wat zijn de huidige belangrijke beleidsdoelen? Waar zitten de belangrijkste kosten? Onderscheiden naar fte/subsidies/kapitaalslasten, etc.

Wettelijk Bovenwettelijk Autonoom Invulling geven aan de PIOFACH-taken Bedrijfsvoering en personeelskosten Het is duidelijk dat er een nauw verband is tussen de kerntakendiscussie en de hoogte van de bedrijfskosten. Als besloten wordt bepaalde taken niet meer uit te voeren, zal dat personele consequenties hebben. Dat zal zich vertalen in de kosten voor salarissen en sociale lasten, maar zal ook gevolgen moeten hebben voor huisvesting, ICT, facilitaire dienstverlening enz. Wat dat in financiële zin betekent is op dit moment niet aan te geven. Ten eerste zal per taak die niet meer (of niet meer in zijn geheel) wordt uitgevoerd steeds gekeken moeten worden welke personele gevolgen dat heeft. Sommige taken zijn arbeidsintensief, andere veel minder. Vervolgens is het zo dat het niet mogelijk is om op voorhand te zeggen welk bedrag per medewerker dan bespaard zou kunnen worden. De kosten voor bedrijfsvoering zijn voor een deel nauwelijks afhankelijk van het aantal medewerkers (een salarisadministratie voor 225 of 250 mensen maakt qua kosten geen verschil.de basis kosten blijven gelijk), terwijl de post salaris wel direct samenhangt met het aantal medewerkers. Daarbij hebben bepaalde voorzieningen wel een minimale kostenbodem of plateaus per aantal medewerkers waarbij het niet uitmaakt om hoeveel medewerkers het exact gaat.

Kortom: als taken worden geschrapt zal dat leiden tot bezuinigingen op de bedrijfsvoering. Hoe hoog die bezuinigingen zijn kan pas worden bepaald nadat de keuzes zijn gemaakt. B. Bezuinigingen bij volledig stoppen? Stel dat we besluiten om volledig te stoppen met de taak in dit zoekveld. Wat heeft dit dan voor consequenties? Dit kun je in onderstaand schema invullen. De meeste taken kunnen niet van de ene op de andere dag stoppen omdat er verplichtingen lopen. Daarom vragen we je de consequenties voor de komende paar jaar weer te geven. Wat zijn de Het taakveld bevat een mix van wettelijk en autonome maatschappelijke effecten taken. Geheel stopzetten is niet mogelijk. bij het stopzetten van de Denk hierbij aan taken als financiele verantwoording, taak? archiefwet, uitvoering CAO, rijkswetgeving digitalisering etc. Welke neveneffecten op bv Versobering ondersteuning. Niet meer op alle fronten die andere beleidsterreinen ondersteuning kan bieden die gewenst is om ook aan treden (mogelijk) op als toekomstige (wettelijke) taken invulling te geven. (o.a. gevolg van het stopzetten verantwoordingsverplichting bij de decentralisaties) van de taak? 2015 2016 2017 2018 e.v. Wat zijn de financiele Op basis van landelijke effecten, afgezet in het MJB benchmark gegevens van Berenschot (2012) blijkt dat de omvang van de bedrijfsvoering ten op zichte van het totale organisatie-formatie gemiddeld bij gemeenten 32,9% is (% vergelijkbaar met Coevorden). Deze benchmarknorm zal ook onze richtlijn zijn bij een krimpende organisatie en zal de bedrijfsvoering mee moeten bewegen. Wat zijn de organisatorische effecten, in fte.? Welke frictiekosten moeten Bij wijziging van de organisatie worden gemaakt om de door bezuiniging dan wel maatregel te realiseren? taakverandering maakt de bedrijfsvoering tijdelijk een acyclische beweging. Bijvoorbeeld extra werk bij P&O door personele maatregelen, sturing op financien op de te behalen bezuinigingen en inzet van digitalisering om te komen tot bezuinigingen. C. Bezuinigen met visie Geef uitwerking aan de volgende vraag: Op welke wijze kan met minimaal budget een maximaal maatschappelijk effect bereikt worden? Betrek bij je beantwoording de hier onderstaande elementen a. t/m f. a. Cocreatie (samen met anderen ontwikkelen van beleid/projecten) b. Overdragen van uitvoering naar inwoners of anderen. De gemeente heeft hierbij nog een bescheiden faciliterende functie.

c. Regisseren (samenwerking bij de uitvoering met partners met een gemeenschappelijke doelstelling.) d. Uitbesteden (uitvoering door een derde) e Een gebiedsgerichte aanpak f. Overige


Wij zoeken voortdurend naar mogelijkheden om door samenwerking danwel uitbesteding taken efficienter uit te voeren.

Met de visie en de methodiek van lean kijken wij binnen de bedrijfsvoering waar we kunnen verbeteren en efficienter kunnen werken om te komen tot kostenreductie.


Nummer:

Taakveld:

- Onderzoek naar besparingsopties bij het uitbesteden van overheidsactiviteiten aan marktpartijen. Het onderzoek zou zich in eerste instantie kunnen focussen op meer routinematige, uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden. - Blijven inzetten op maximale effectiviteit en efficiency van de ambtelijke organisatie o.a. door consequente toepassing van de leanmethode. - Blijven inzetten op regionale samenwerking en/of het uitbesteden van taken, als er sprake is van aantoonbare vermindering van uitgaven.

10.3. 10.4. 10.5.

Bedrijfsvoering/ ondersteunende diensten

A. Huidige situatie? In welke categorie bevindt het zoekveld zich? Wat zijn de huidige belangrijke beleidsdoelen? Waar zitten de belangrijkste kosten? Onderscheiden naar fte/subsidies/kapitaalslasten, etc.

Wettelijk Bovenwettelijk Autonoom Invulling geven aan de PIOFACH-taken Bedrijfsvoering en personeelskosten Het is duidelijk dat er een nauw verband is tussen de kerntakendiscussie en de hoogte van de bedrijfskosten. Als besloten wordt bepaalde taken niet meer uit te voeren, zal dat personele consequenties hebben. Dat zal zich vertalen in de kosten voor salarissen en sociale lasten, maar zal ook gevolgen moeten hebben voor huisvesting, ICT, facilitaire dienstverlening enz. Wat dat in financiële zin betekent is op dit moment niet aan te geven. Ten eerste zal per taak die niet meer (of niet meer in zijn geheel) wordt uitgevoerd steeds gekeken moeten worden welke personele gevolgen dat heeft. Sommige taken zijn arbeidsintensief, andere veel minder. Vervolgens is het zo dat het niet mogelijk is om op voorhand te zeggen welk bedrag per medewerker dan bespaard zou kunnen worden. De kosten voor bedrijfsvoering zijn voor een deel nauwelijks afhankelijk van het aantal medewerkers (een salarisadministratie voor 225 of 250 mensen maakt qua kosten geen verschil.de basis kosten blijven gelijk), terwijl de post salaris wel direct samenhangt met het aantal medewerkers. Daarbij hebben bepaalde voorzieningen wel een minimale kostenbodem of plateaus per aantal medewerkers waarbij het niet uitmaakt om hoeveel medewerkers het exact gaat.

Kortom: als taken worden geschrapt zal dat leiden tot bezuinigingen op de bedrijfsvoering. Hoe hoog die bezuinigingen zijn kan pas worden bepaald nadat de keuzes zijn gemaakt. B. Bezuinigingen bij volledig stoppen? Stel dat we besluiten om volledig te stoppen met de taak in dit zoekveld. Wat heeft dit dan voor consequenties? Dit kun je in onderstaand schema invullen. De meeste taken kunnen niet van de ene op de andere dag stoppen omdat er verplichtingen lopen. Daarom vragen we je de consequenties voor de komende paar jaar weer te geven. Wat zijn de Het taakveld bevat een mix van wettelijk en autonome maatschappelijke effecten taken. Geheel stopzetten is niet mogelijk. bij het stopzetten van de Denk hierbij aan taken als financiele verantwoording, taak? archiefwet, uitvoering CAO, rijkswetgeving digitalisering etc. Welke neveneffecten op bv Versobering ondersteuning. Niet meer op alle fronten die andere beleidsterreinen ondersteuning kan bieden die gewenst is om ook aan treden (mogelijk) op als toekomstige (wettelijke) taken invulling te geven. (o.a. gevolg van het stopzetten verantwoordingsverplichting bij de decentralisaties) van de taak? 2015 2016 2017 2018 e.v. Wat zijn de financiele Op basis van landelijke effecten, afgezet in het MJB benchmark gegevens van Berenschot (2012) blijkt dat de omvang van de bedrijfsvoering ten op zichte van het totale organisatie-formatie gemiddeld bij gemeenten 32,9% is (% vergelijkbaar met Coevorden). Deze benchmarknorm zal ook onze richtlijn zijn bij een krimpende organisatie en zal de bedrijfsvoering mee moeten bewegen. Wat zijn de organisatorische effecten, in fte.? Welke frictiekosten moeten Bij wijziging van de organisatie worden gemaakt om de door bezuiniging dan wel maatregel te realiseren? taakverandering maakt de bedrijfsvoering tijdelijk een acyclische beweging. Bijvoorbeeld extra werk bij P&O door personele maatregelen, sturing op financien op de te behalen bezuinigingen en inzet van digitalisering om te komen tot bezuinigingen. C. Bezuinigen met visie Geef uitwerking aan de volgende vraag: Op welke wijze kan met minimaal budget een maximaal maatschappelijk effect bereikt worden? Betrek bij je beantwoording de hier onderstaande elementen a. t/m f. a. Cocreatie (samen met anderen ontwikkelen van beleid/projecten) b. Overdragen van uitvoering naar inwoners of anderen. De gemeente heeft hierbij nog een bescheiden faciliterende functie.

c. Regisseren (samenwerking bij de uitvoering met partners met een gemeenschappelijke doelstelling.) d. Uitbesteden (uitvoering door een derde) e Een gebiedsgerichte aanpak f. Overige


Wij zoeken voortdurend naar mogelijkheden om door samenwerking danwel uitbesteding taken efficienter uit te voeren.

Met de visie en de methodiek van lean kijken wij binnen de bedrijfsvoering waar we kunnen verbeteren en efficienter kunnen werken om te komen tot kostenreductie.

10. Burgerzaken en bestuur

Recommend Documents