secretarieel Groot secretaresse onderzoek 2007

secretarieel

Groot secretaresse onderzoek 2007 Een onderzoek van Manpower  •  2007

De Verkiezing Secretaresse van het Jaar is een initiatief van Manpower, om de belangrijke rol die de secretaresse in een organisatie speelt te benadrukken en om mensen te enthousiasmeren voor het vak. Op 31 mei 2007 vond de 22ste editie van de verkiezing plaats in de Beurs van Berlage in Amsterdam. In het kader van de verkiezing met als thema ‘The secret of my success’ is dit Groot secretaresse onderzoek onder bijna 700 secretaresses gedaan.

Een initiatief van Manpower

secretaressevanhetjaar.nl

Inhoud Waarom dit onderzoek Hoe zag het onderzoek eruit? Profiel van de nieuwe werknemer Focus op secretaresses Secretaresses: nieuwe werknemers of eigen profiel Welke kenmerken heeft een goede secretaresse? Wat doen de secretaresses? Plezier in het werk Uitdaging Afwisseling Sfeer en collega’s Contact met baas Relatie met organisatie Loyaliteit Dienstverlenend, maar niet slaafs Salaris Waardering Vast versus flexibel Werk en privé Carrière Vroeger en nu Wat kan er leuker? Nieuwe baan zoeken Samenvatting en conclusie

4 4 5 6 6 7 8 9 9 10 10 11 12 13 13 14 14 16 16 17 17 17 18 19 

Groot secretaresse onderzoek 2007 Waarom dit onderzoek? De komst van een nieuwe generatie werknemers verandert de wereld van de arbeidsmarkt. Deze jonge twintigers hebben andere wensen en verwachtingen van hun werk dan hun recente voorgangers. In 2006 liet Manpower een groot onderzoek uitvoeren naar deze zogenoemde ‘nieuwe werknemers’ op de arbeidsmarkt. Hieruit bleek dat zij op veel punten verschillen van de dertigers, met wie werkgevers inmiddels goed vertrouwd zijn geraakt.1 De Verkiezing Secretaresse van het Jaar, een initiatief van Manpower, was dit jaar aanleiding om specifiek bij de groep secretaresses te onderzoeken, wat hun wensen en verlangens zijn ten aanzien van hun werk. Wat is het geheim van een goede secretaresse? Hoe doen zij hun werk, hoe stellen ze zich op en wat verwachten ze van hun werk en hun carrière? Hoe werf je een goede secretaresse? Wat spreekt de talenten in deze groep aan, en hoe hou je ze binnen je organisatie? Is er verschil in werkopvatting tussen secretaresses jonger dan 25 en de opvattingen van dertigers en veertigers? En: zijn de twintigers onder de secretaresses op dezelfde manier bezig met hun werk als andere nieuwe werknemers, of onderscheidt de beroepsgroep zich van andere groepen op de arbeidsmarkt? Deze vragen zijn des te dringender, omdat de arbeids­ markt krapper wordt. De verwachting is, dat de slag om talent op de arbeidsmarkt steeds heviger zal worden. Voor het werven en behouden van goede secretaresses, is goed inzicht in deze doelgroep noodzakelijk. In het voorjaar van 2007 liet Manpower daarom het Secretaresse-onderzoek 2007 uitvoeren.2 In dit rapport worden de resultaten weergegeven.

1 Voor meer informatie, zie het Manpower Witboek De Nieuwe ­Werknemer, 2006. Dit Witboek is via Manpower te ­verkrijgen of te downloaden via www.manpower.nl. 2 Het onderzoek werd uitgevoerd door bureau Aetios te Hilversum. Voor meer informatie, zie www.aetios.nl.

M/V In dit rapport wordt bij personen of functies waarmee zowel mannen als vrouwen kunnen worden aangeduid, steeds gesproken van ‘hij’, ‘zijn’ of ‘hem’, om de leesbaarheid te bevorderen. Aangezien alle secretaresses in het onderzoek vrouwen waren, wordt voor hen de vrouwelijke vorm gebruikt.

Hoe zag het onderzoek eruit? Om een zo relevant mogelijke vragenlijst te kunnen opstellen, is in de beginfase van het onderzoek met 15 secretaresses een diepte-interview gehouden over hun werkzaamheden, hun wensen en verlangens ten aanzien van hun werk, en de plaats die zij hun werk geven in hun leven. De resultaten uit die gesprekken zijn verwerkt in de enquête. Uit de Manpower-database werd vervolgens een aselecte steekproef van (ex-)secretaresses getrokken. Deze kandidaten ontvingen per e-mail een uitnodiging voor de enquête. 690 respondenten vulden online de enquête over het werken als secretaresse in. De respondenten werken als secretaresse, of hadden dat in de afgelopen anderhalf jaar gedaan. Allemaal zijn ze ooit bemiddeld door Manpower, of ze staan daar nog ingeschreven. Dat wil niet zeggen dat alle respondenten uitzendkrachten zijn. 64% van de respondenten heeft een vaste baan. 34% werkt via een uitzendbureau. 8% volgt een opleiding, van wie 41% dit combineert met een vaste of tijdelijke baan. 17% van de respondenten heeft minder dan een jaar ervaring als secretaresse. 24% heeft 1 tot 3 jaar ervaring, 20% 4 tot 7 jaar, en 38% heeft meer dan 7 jaar ervaring als secretaresse. 42% van de respondenten heeft geen secretaresseopleiding genoten. 14% heeft de Schoevers-opleiding voltooid, en 2% volgt die op dit moment. 40% heeft een andere secretaresse-opleiding genoten, en 3% is daar op dit moment mee bezig.

Het opleidingsniveau van de respondenten is als volgt:

De leeftijdsverdeling binnen de respondentengroep is als volgt:

Figuur 1: O  pleidingsniveau respondenten Figuur 2: Leeftijd respondenten

(in %, n = 690)

(in %, n = 690)

vmbo/mavo of vergelijkbaar 7% mbo of vergelijkbaar 47% havo/vwo of vergelijkbaar 18% hbo of vergelijkbaar 24% wo of vergelijkbaar 4% vmbo/mavo of vergelijkbaar 7% mbo of vergelijkbaar 47% havo/vwo of vergelijkbaar 18% hbo of vergelijkbaar 24% wo of vergelijkbaar 4%

33% van de respondenten heeft een fulltime vaste baan. 26% werkt via een tijdelijk contract (bijna) ­fulltime. 39% werkt parttime (minder dan 4 dagen per week). Onder de noemer ‘secretaresse’ vallen veel functies, die over het algemeen wel grote overeenkomsten vertonen. Daarom werd de respondentengroep zo samengesteld, dat de verschillende functies onderling vergeleken konden worden. De respondenten in het onderzoek omschreven hun functie als volgt: • secretaresse 35% • directiesecretaresse 12% • managementassistent 13% • personal assistant 4% • office manager 8% • anders 20% • 9% is recent werkzaam geweest als secretaresse, maar had op het moment van het onderzoek om uiteenlopende redenen geen betaald werk. Zij volgen een opleiding, of zijn tijdelijk uit het arbeidsproces teruggetreden om gezins- of andere redenen. Zij vulden de enquête in met hun meest recente secretaressefunctie als referentie. In het vervolg van dit rapport worden al deze functies aangeduid als ‘secretaresse’, tenzij anders aangegeven. 27% van de secretaresses werkt voor één functionaris. 46% werkt voor meerdere functionarissen en 28% werkt in een team van secretaresses. 66% van de secretaresses werkt in een organisatie die valt in de categorie midden-en kleinbedrijf (minder dan 250 medewerkers). 33% werkt in een grote organisatie of onderneming.

< 20jaar jaar < 20 21-25 jaar 21-25 jaar 26-30 jaar 26-30 31-35jaar jaar 36-45jaar jaar 31-35 > 45 jaar 36-45 jaar > 45 jaar

Profiel van de nieuwe werknemer Voor we ingaan op de resultaten uit het Secretaresseonderzoek 2007, geven we kort het profiel van de nieuwe werknemers uit het Manpower-onderzoek van 2006 weer. Wie zijn de nieuwe werknemers en hoe onderscheiden ze zich van andere generaties op de arbeidsmarkt? Balans tussen werk en privé De nieuwe werknemers hechten vooral aan de nietmateriële kanten van werk. Salaris blijkt niet de drijfveer. Natuurlijk moet de betaling goed geregeld zijn, maar nieuwe werknemers motiveer je niet extra met meer geld of statusgerelateerde beloningen. Een hoge positie in het vooruitzicht? Een auto van de zaak? Een mooi kantoor, of werken bij een internationale organisatie? Allemaal leuk, maar het zijn niet de zaken die de nieuwe werknemers boeien of binden aan het bedrijf. Werken in een leuk team en een goede band met collega’s blijken de motivatie wel te verhogen. Ze hechten sterk aan een prettige, informele sfeer op het werk. Aan hun collega’s en de sfeer ontlenen ze hun plezier, meer dan aan de inhoud van hun werk. De nieuwe werknemers zoeken uitdaging en afwisseling, maar wel met een goede balans tussen werk en privéleven. De nieuwe werknemers zijn bereid ingrijpende keuzes te maken om die balans te behouden. Van hun werkgever vragen ze erkenning: ze willen merken dat hun individuele bijdrage wordt gezien en gewaardeerd. Dit merken ze liever in het dagelijkse contact dan in een jaarlijks functioneringsgesprek en salarisgroei. Binnen hiërarchische organisaties kunnen de nieuwe werknemers slecht hun draai vinden. Ze zijn



gewend serieus te worden genomen en dat verwachten ze ook op het werk, ongeacht hun positie. Ideeën over beleid of processen willen ze kunnen delen, ook als ze daar geen formele zeggenschap over hebben. Vrijheid Zekerheid zoeken de nieuwe werknemers vooral in zichzelf. Ze hebben nooit gerekend op zekerheid op de arbeidsmarkt: ze weten en accepteren dat dit bijna niet meer bestaat. Een groeiende groep omarmt dit zelfs: vooral hoog opgeleide jongeren waarderen de vrijheid van flexibel werken, en hebben bedenkingen bij vaste contracten. Werken voor een groot bedrijf met een bekende naam is steeds minder belangrijk. Imago daalt steeds verder op de ranglijst, het gaat vooral om de sfeer en het werkplezier. Ambitie Hoewel de nieuwe werknemers de niet-materiële kanten van werk erg belangrijk vinden en het privéleven scherp bewaken, zijn ze nog altijd ambitieus. Maar ze hebben wel een andere kijk op ambitie dan eerdere generaties. De ambitie van de nieuwe werknemers richt zich op het totale leven, en niet meer alleen op het werk. De top bereiken in je werk? Dat is niet aanlokkelijk, vinden de nieuwe werknemers, als dat betekent dat je sociale leven er onder lijdt. Liever willen ze werk dat past bij hun levensdoelen. Ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden zijn nog steeds heel belangrijk, maar je jonge jaren opofferen aan je werk om een goede basis voor je carrière te leggen, is niet de bedoeling. De werk-privébalans is heilig.

Focus op secretaresses De nieuwe werknemers zijn dus gericht op een goede balans tussen werk en privé, hechten meer aan een goede sfeer dan aan status, willen zich gewaardeerd voelen en voelen zich niet thuis in bedrijven met sterk hiërarchische verhoudingen. Zou deze jonge generatie haar wensen en verlangens ten aanzien van werk vervuld kunnen zien in een secretaressefunctie? Het Secretaresse-onderzoek 2007 werd mede uitgevoerd om die vraag te kunnen beantwoorden. Daarnaast wilden we met dit onderzoek de wensen en verlangens van secretaresses ten aanzien van hun werk in kaart brengen, en nagaan of er verschillen zijn tussen leeftijds- en functiegroepen binnen het secretaressevak.



Secretaresses: nieuwe werknemers of eigen profiel? Allereerst is het de vraag, of secretaresses (vooral de groep jonger dan 30 jaar) voldoen aan het profiel van de nieuwe werknemer, dat uit het Nieuwe Werknemeronderzoek naar voren kwam. Om daar achter te komen, is aan de secretaresses dezelfde vraag voorgelegd als in 2006 aan de nieuwe werknemers, nl. ‘Welke kenmerken heeft jouw droombaan?’ Overeenkomsten met de nieuwe werknemers Op een flink aantal fronten komen de wensen en verlangens van secretaresses ten aanzien van werk overeen met die van andere beroepsgroepen. Net als andere groepen, vinden ook secretaresses dat leuke collega’s (56%), afwisseling (47%) en een goede sfeer in de organisatie (31%) tot de belangrijkste kenmerken van leuk werk behoren. De twintigers leggen de meeste nadruk op die aspecten, zoals ook uit het onderzoek in 2006 bleek. Een prestatiegerichte omgeving (1%), prestatiebonussen (1%), statussymbolen als een auto van de zaak (2%), een functie met aanzien (2%) en werken bij een bekende organisatie (2%) vinden secretaresses niet interessant. Net als de respondenten uit het Nieuwe Werknemeronderzoek worden secretaresses vooral gemotiveerd door waardering, afwisseling, en goed contact en een goede sfeer op het werk. De verschillen tussen leeftijdsgroepen (twintigers, dertigers en veertigers) onder secretaresses lopen parallel aan die in het Nieuwe Werknemer-onderzoek. Ook onder secretaresses zien we bij jongeren een grotere waardering van plezier en contact, en minder behoefte aan (baan)zekerheid, arbeidsvoorwaarden en vooraf vastgestelde loopbaanmogelijkheden dan bij dertigers en veertigers. In die zin zijn vooral de twintigers onder de secretaresses nieuwe werknemers te noemen. Het eigen profiel van secretaresses Maar verschillen zijn er ook. Secretaresses onderscheiden zich op een belangrijk onderdeel: een ‘goed salaris’ noemen zij het meest (62%) als belangrijk kenmerk van leuk werk, terwijl dat voor maar 34% van de respondenten uit het Nieuwe Werknemer-onderzoek geldt! Een ‘hoog’ salaris hoeft dat overigens niet te zijn: slechts 9% van de secretaresses ziet dat als een van de belangrijkste kenmerken van hun droombaan.

En ook aan de secundaire arbeidsvoorwaarden (11%) en aan een contract voor onbepaalde tijd (18%) hechten secretaresses minder waarde dan andere beroepsgroepen. Daarnaast vinden secretaresses flexibele werktijden belangrijker (24%, tegen 17% van de andere werknemers) en hechten ze meer aan inhoudelijk interessant werk (42%, tegen 35% van de andere beroepsgroepen). De secretaresses jonger dan dertig voldoen hier overigens wel aan het nieuwe werknemersprofiel, maar ook zij vinden salaris belangrijker dan andere jonge werknemers. Een goede balans tussen werk en privé is voor secretaresses (28%) ook iets belangrijker dan voor andere beroepsgroepen (24%), maar hier heeft het feit dat de secretaresses in ons onderzoek allemaal vrouwen zijn, waarschijnlijk invloed. ‘Veel eigen verantwoordelijkheid’ scoort eveneens hoger bij secretaresses (27%) dan bij andere groepen (23%). Daar staat tegenover dat secretaresses minder hechten aan opleidingsmogelijkheden (14%), carrièrekansen binnen het bedrijf (17%), en aan mogelijkheden voor zelfontplooiing (13%), leiding geven (6%) en doorgroei­ mogelijkheden buiten de organisatie (1%). Vooral op het gebied van zelfontplooiing scoren de respondenten uit het onderzoek van 2006 veel hoger (27%). De secretaresses in het onderzoek zoeken bovendien minder naar een baan die overeenstemt met hun persoonlijke denkbeelden en opvattingen (7%) dan andere werknemers. Secretaresses: loyale, dienstverlenende nieuwe werknemers Secretaresses hebben dus voor een deel dezelfde wensen en verlangens als andere beroepsgroepen. Ook onder secretaresses hechten vooral de jongeren (veel) minder aan status, zekerheid, arbeids­voorwaarden en carrièrekansen dan de ervaren groepen. Sfeer, collega’s, afwisseling en een goede balans tussen werk en privé zijn belangrijk, net als bij de nieuwe werknemers. Maar secretaresses zijn tegelijk loyaler en hebben een sterkere dienstverlenende instelling dan andere beroepsgroepen. Ze hechten meer aan hun salaris, maar het lijkt erop dat het daarbij meer om de waardering dan om het geld gaat. Tot zover de wensen van de secretaresses. De vraag is nu: in hoeverre vinden ze in hun werk wat ze zoeken? Wat vinden ze leuk aan hun werk, wat minder, hoe waarderen ze de sfeer, de collega’s, de omgang met

hun (directe) baas en hoe gaan zij om met eventuele verschillen in hiërarchie? Hoe denken ze over discretie, over representativiteit en over het imago van het vak? Deze en andere vragen komen in het vervolg van dit rapport aan de orde.

Welke kenmerken heeft een goede secretaresse? Om na te gaan welke persoonlijkheidskenmerken en vaardigheden de secretaresses zelf het belangrijkst achten voor het goed vervullen van hun functie, hebben we ze gevraagd welke kenmerken een goede secretaresse heeft. De secretaresses vinden een dienstverlenende instelling de allerbelangrijkste voorwaarde in hun vak (34%). Een goede secretaresse toont ook initiatief, en wacht niet op commando’s van bovenaf (27%). Dat is net zo belangrijk als prioriteiten kunnen stellen (27%). Verder zijn stressbestendigheid (26%), accuratesse (24%) en flexibiliteit (20%) belangrijke kenmerken, vinden de secretaresses. En discretie dan? Discretie werd traditioneel gezien als één van de belangrijkste kenmerken van een secretaresse. Maar de respondenten zetten ‘discretie’ met 11% slechts op de 12e plaats op de lijst van ‘belangrijkste kenmerken van een goede secretaresse’. Hoe is dat te verklaren? Hoe hoger de leeftijd van de secretaresse, hoe meer belang zij hecht aan discretie. 18% van de secretaresses van 36 jaar en ouder vindt discretie één van de belangrijkste kenmerken van het werk, terwijl dat maar voor 4% van de groep jonger dan 25 jaar geldt. Er is ook verschil in functies: personal assistants (18%) en directiesecretaresses (17%) vinden discretie belangrijker dan secretaresses (12%), office managers (11%) en managementassistenten (7%), maar dat verschil is te verklaren uit de werkzaamheden die bij de functies horen, en valt niet samen met de verschillende leeftijdscategorieën. Het lijkt erop dat het afnemende belang van discretie (volgens de secretaresses) vooral een leeftijdskwestie is. De generatie twintigers, die meer gewend is aan en gesteld is op informele omgangsvormen en openheid, vindt discretie minder belangrijk dan de 35-plussers onder de secretaresses.

7

Opvallend is, dat dit vooral persoonskenmerken zijn. Beroepsmatige vaardigheden, als een goede beheersing van de Nederlandse taal (17%), een voltooide secretaresseopleiding (1%) en beheersing van andere talen (0%) worden als veel minder belangrijk gezien. 55% van de secretaresses vindt, dat hun persoonlijke kenmerken belangrijker zijn voor de uitoefening van hun vak dan de vaardigheden die ze op een (eventuele) secretaresseopleiding leren. Slechts 10% is het daar niet mee eens. Hoe ouder en hoe meer ervaring, hoe groter het belang dat de respondenten toedichten aan persoonlijke kenmerken. Maar dat betekent nog niet dat je als goede secretaresse wordt geboren; een groot deel van de vereiste vaardigheden is aan te leren, vinden de secretaresses. Slechts 22% vindt dat aangeboren persoonskenmerken de kwaliteit van de secretaresse bepalen. Kunnen mannen het net zo goed? Als secretaresses vooral goed zijn dankzij aangeleerde vaardigheden en kenmerken, betekent dat dan dat mannen het net zo goed zouden kunnen? Daarover zijn de meningen verdeeld. 42% denkt dat mannen net zulke goede secretaresses kunnen zijn. 45% denkt van niet. Mannen zouden moeite hebben met het dienstverlenende karakter van het vak (6%), minder oog voor detail hebben (9%), niet kunnen ‘multitasken’ (27%), of om andere redenen (3%) minder geschikt zijn als secretaresse.

Representativiteit In vrijwel elke functieomschrijving voor secretaresses is ‘representativiteit’ een vereiste. Toch vindt maar 8% van de secretaresses in ons onderzoek dit een belangrijke voorwaarde. Andere kenmerken zijn (veel) belangrijker. Wel valt op, dat juist de jongste groep (25-) in het onderzoek representativiteit

belangrijker vindt (15%) dan de andere groepen. Uit de verdere resultaten blijkt echter, dat de groep jonger dan 25 ook andere opvattingen heeft over uiterlijke representativiteit. Wat vinden de secretaresses representatief, en wat kan echt niet? Een spijkerbroek, vroeger uit den boze, is tegenwoordig grotendeels geaccepteerd. Een kort rokje en een extreem uiterlijk zijn dat minder (zie figuur 3). Secretaresses van 45 jaar en ouder zijn nog iets ‘strenger’ over de spijkerbroek en het korte rokje. Over extreme kapsels en make-up zijn alle leeftijdsgroepen het met elkaar eens: 70% vindt dat dat als secretaresse niet kan.

Wat doen de secretaresses? De werkzaamheden van de secretaresses uit het onderzoek blijken zeer divers. E-mail afhandelen, correspondentie, agendabeheer en archiveren behoren tot het ‘standaardpakket’ van secretaressewerkzaamheden. Koffie en thee verzorgen, gasten op hun gemak stellen, bijeenkomsten organiseren, notulen opnemen en uitwerken, plannen en de ‘poortwachterfunctie’ komen eveneens veel voor. Voor een groeiende groep secretaresses is het klassieke takenpakket inmiddels uitgebreid met zaken als presentaties maken, procedurele beslissingen nemen, personeelszaken, PR, facility management en beheer van het intranet of de website (zie figuur 4). De leukste werkzaamheden .... Wat vinden de secretaresses het leukst om te doen? Organisatorische werkzaamheden zijn favoriet; bijeenkomsten en vergaderingen organiseren wordt door 19% van de secretaresses als het leukst bestempeld. Correspondentie (10%) en planningswerkzaamheden (9%) vindt men ook leuk om te doen. Secretaresses die jonger zijn dan 30 jaar vinden correspondentie

Figuur 3: Wat is wel en wat niet representatief (in %, n=690) extreem kapsel / make-up kort rokje kan niet op het werk spijkerbroek

neutraal kan wel op het werk

0

8

20

40

60

80

100

leuker dan de andere groepen, maar zien minder in planningswerkzaamheden. En 8% van de secretaresses geeft aan, ‘alles’ leuk te vinden! Geen enkele secretaresse uit het onderzoek vindt ‘koffie en thee verzorgen’ leuk. En ook archiveren, de salarisadministratie, rapporteren, marketing, urenregistratie en beheer van het intranet of de website zijn weinig populair (alle 1%).

Plezier in het werk Plezier in het werk is het belangrijkste werkdoel voor de secretaresses in het onderzoek (zie figuur 5).

Figuur 5: Wat is je ultieme doel in je werk (in %, n = 690)

mijn baas tevreden stellen de spil in het bedrijf zijn met plezier werken mezelf ontwikkelen anders / weet niet

... en de vervelendste De vervelendste taak is volgens de meeste secretaresses ‘archiveren’ (18%). Notulen opnemen (8%) en uitwerken (7%) zijn ook niet leuk, evenals koffie en thee verzorgen (7%), aldus de respondenten.

mijn baas tevreden stellen de spil in het bedrijf zijn met plezier werken mezelf ontwikkelen anders / weet niet

Figuur 4: Werkzaamheden van secretaresses

1% 19% 49% 27% 4%

(in %, n=690) Welke werkzaamheden vervullen de secretaresses? e-mail afhandelen correspondentie agendabeheer archiveren koffie/thee verzorgen bijeenkomsten/vergaderingen organiseren notulen uitwerken gasten op hun gemak stellen notulen opnemen plannen poortwachterfunctie vervullen overige administratieve werkzaamheden presentaties maken urenregistratie medewerkers rapporteren factureren personeelszaken facility management beheer intranet/website pr procedurele beslissingen nemen marketing leiding geven “ik doe alles” andere werkzaamheden salarisadministratie

88% 88% 87% 85% 72% 66% 59% 58% 56% 54% 52% 39% 37% 33% 32% 31% 27% 24% 20% 19% 18% 15% 15% 15% 11% 10%

In dit opzicht voldoen de secretaresses dus aan het profiel van de nieuwe werknemer. Plezier in het werk is het allerbelangrijkst. Maar, zoals we verderop zullen zien, zijn secretaresses minder snel geneigd om te vertrekken als het werk niet (meer) leuk is. Hun loyaliteit, waarover later meer, zorgt ervoor dat ze hun behoefte aan werkplezier soms langere tijd opzij zetten en andere doelen laten prevaleren.

Uitdaging 63% van de secretaresses vindt het werk uitdagend. Slechts 16% mist uitdaging op het werk. Aan die voorwaarde van de nieuwe werknemers wordt dus door het secretaressevak ruimschoots voldaan. Secretaresses tot 25 jaar vinden hun werk uitdagender dan de groep ouder dan 36, maar dat verschil is eerder te verklaren uit ervaring, dan uit een andere waardering van de werkzaamheden. Toch mag het best iets pittiger, vindt vooral de jongste groep (tot 25 jaar): 64% van hen wil graag meer taken en verantwoordelijkheden.

“Ik heb meer werkdruk nodig. Liever een fikse crisissituatie dan een rustige werkweek.” Secretaresse, 24 jaar

9

1 19 49 27 4

Bij de groep boven de dertig is dat rond de 40%. Dat is opvallend weinig, aangezien uit het Nieuwe Werknemeronderzoek uit 2006 bleek, dat vooral dertigers echt gebrand zijn op verantwoordelijkheden en uitdaging, overigens vooral vanwege de daarbijbehorende carrièrekansen. Ook in het onderhavige onderzoek bleek, dat dertigers (34%) meer dan anderen dromen van een baan met veel verantwoordelijkheden en uitdaging. Dat een meerderheid van de dertigers tevreden is met de uitdaging binnen hun secretaressefunctie wijst er dus op dat het secretaressevak hen (meer dan) genoeg uitdaging biedt. Ondanks de uitdaging in de baan, kunnen de meeste secretaresses hun werk gemakkelijk aan. Vooral de groep tussen de 30 en 45 heeft weinig moeite om het werk goed te doen (79%). De jongste groep (jonger dan 20) moet, onervaren als ze zijn, de meeste moeite doen om het werk goed te doen, maar ook binnen die groep zegt 61% dat zij het makkelijk aan kunnen. Al met al biedt het secretaressevak voldoende uitdaging voor alle leeftijds- en functiegroepen.

Afwisseling Een andere belangrijke wens van nieuwe werknemers is afwisseling in het werk. Jonge werknemers vinden afwisseling belangrijk, omdat het leuk is en bijdraagt aan het plezier in het werk. Dertigers en veertigplussers waarderen afwisseling vooral omdat het kan leiden tot iets anders: nieuwe kansen, ontplooiing en uitbreiding van het takenpakket. Ook voor secretaresses is afwisseling in het werk belangrijk: het is het op twee na belangrijkste kenmerk van hun droombaan (47%). Hoe oordelen ze over de afwisseling in hun huidige baan? ‘Afwisseling’ wordt door veel respondenten genoemd als één van de leukste kenmerken van het secretaressevak. 79% van de secretaresses vindt het werk afwisselend. Toch mag het werk van 32% best nóg afwisselender worden. Vooral twintigers hebben graag nog iets meer afwisseling: 37% van hen zou dat graag willen, tegen 27% van de veertigers. 40% van de secretaresses heeft geen behoefte aan meer afwisseling. Directiesecretaresses (25%), managementassistenten (25%) en personal assistants (18%) hebben de minste behoefte aan meer afwisseling.

10

Sfeer en collega’s Een goede sfeer en leuke collega’s behoren tot de belangrijkste kenmerken van werk, vinden de respondenten. Hun droombaan is voor de grootste groep een afwisselende, goed betaalde baan in een organisatie met een prettige sfeer en leuke collega’s. Een goede sfeer is voor 56% van de secretaresses een absolute voorwaarde: als de sfeer niet goed is, vertrekken ze. Voor 12% is een goede sfeer niet noodzakelijk om het werk goed te kunnen doen. 32% van de secretaresses wijst erop dat de sfeer ook té goed kan zijn. Zij vinden een goede sfeer prettig, maar werk moet wel werk blijven: teveel gezelligheid is niet professioneel. Vooral personal assistants (43%) zijn zich bewust van de nadelen van teveel gezelligheid op het werk. Het contact met collega’s is voor 50% van de secretaresses zo goed, dat ze hen ook buiten het werk zien. Dit geldt vooral voor de secretaresses van 30 jaar en jonger (57%). Van de groep ouder dan 45 heeft 43% ook privé contact met collega’s. 27% van de secretaresses werkt voor één functionaris binnen de organisatie. Hun band met hun baas is vaak hecht, maar directe collega’s met wie ze samenwerken, hebben ze niet. Uit het onderzoek in 2006 bleek, dat binnen andere beroepsgroepen een meerderheid van vooral de jonge werknemers dat een bezwaar zou vinden. Bij secretaresses ligt dat iets anders. 49% van de secretaresses die alleen werken, geeft de voorkeur aan intensief samenwerken met één persoon, in plaats van werken in een team. Vooral 45-plussers werken het liefst alleen (64%). 31% zou wel secretaresse willen zijn van meer dan één functionaris, maar heeft geen behoefte aan een secretaresseteam. 7% is zelfs bang dat ze minder gewaardeerd zouden worden als ze in een team zouden werken. 15% vindt het alleen werken soms wel ongezellig en zou graag directe collega’s willen hebben. Vooral twintigers missen het contact met collega’s (21%). En nog eens 15% zou graag in een team willen werken, omdat ze denken dat ze zich daardoor beter zouden kunnen ontwikkelen. Ook hier zijn twintigers het meest uitgesproken: 25% denkt dat een team hun ontwikkeling ten goede zou komen. Van de veertigers is dat slechts 8%.

Contact met baas Contact met collega’s kan dus veel bijdragen aan het werkplezier, maar secretaresses zijn, anders dan andere beroepsgroepen, ook (grotendeels) tevreden met een intensieve werkrelatie met slechts één persoon: hun directe baas. Vooral veertigplussers kunnen zich goed vinden in een dergelijke werkrelatie. Goede verstandhouding: essentieel, maar werk en privé blijven gescheiden Een goede verstandhouding met de baas is dan ook heel belangrijk, vinden de secretaresses. 53% vindt een goede werkrelatie essentieel om het werk goed te kunnen doen. Voor 38% is het zelfs zo belangrijk, dat ze zouden opstappen als ze niet zo goed zouden kunnen opschieten met hun baas. Voor slechts 10% is de ‘klik’ met de baas niet essentieel: zij kunnen hun werk net zo goed doen als de verstandhouding niet optimaal is. Opvallend is, dat dat vooral geldt in middelgrote ondernemingen van 50 tot 250 medewerkers: daar vindt 16% een goede verstandhouding met de baas niet noodzakelijk. In kleinere en grotere organisaties is de ‘klik’ belangrijker.

“Een goed contact is het

vooral office managers en personal assistants ook privé contact met hun baas (resp. 13% en 18%). Vier van de vijf secretaresses houdt werk en privé echter zorgvuldig uit elkaar, tenminste, daar waar het privé contact met de baas betreft. Dat blijkt ook uit het aantal secretaresses dat de partner van de baas persoonlijk kent: slechts 24%. 37% heeft geen idee wie het is, en 39% weet wel wie het is, maar heeft geen of slechts sporadisch contact met de partner (via telefoon of e-mail). Meeverhuizen met de baas? De verstandhouding met de baas is voor 54% van de secretaresses zo goed, dat zij conclusies zouden trekken als hun baas een andere baan zou krijgen. Zij zouden meeverhuizen (44%, mits niet te ver) of een andere baan gaan zoeken (10%). Opvallend is, dat de ongebonden twintigers in het onderzoek net zo goed bereid zijn om mee te verhuizen als de (meest gebonden) 35-plussers. Voor twintigers is de eigen sociale omgeving, ondanks hun ongebondenheid, belangrijker dan voor dertigers. Secretaresses die ouder zijn dan 45 zijn het minst verhuisbereid; zij zijn het meest gehecht aan de organisatie. 47% kiest niet voor de baas, maar voor het bedrijf of de vestiging: zij willen liever blijven werken op hun huidige plek, ook als hun direct leidinggevende vertrekt.

allerbelangrijkst. Als het niet klikt met je baas wordt het werk vervelend. En dan worden er ook fouten gemaakt.” (directiesecretaresse, 44 jaar)

Ondanks de doorgaans goede verstandhouding die secretaresses hebben met hun baas, heeft slechts 8% ook in de privé-sfeer contact met hem/haar. Vooral secretaresses die ouder zijn dan 35 hebben ook privé contact met hun baas (11%). 13% heeft buiten het werk geen contact met de baas, maar zou dat wel leuk vinden. 67% houdt werk en privé liever gescheiden, om uiteenlopende redenen. 12% vindt het ronduit onprofessioneel om ook privé contact met de baas te onderhouden. Opvallend is, dat de secretaresses met vrouwelijke bazen veel vaker contact hebben buiten het werk om: maar liefst 18%. En nog eens 21% zou een dergelijk contact wel waarderen. Verder hebben

De onmisbare secretaresse? Kunnen de bazen zonder hun secretaresse? De secretaresses in het onderzoek hechten weliswaar aan een goede werkrelatie, maar zijn redelijk nuchter over hun eigen ‘onmisbaarheid’. Dertigers denken nog het vaakst dat hun baas erg onthand zou zijn (25%) of zich zelfs geen raad zou weten (17%) als zij zouden vertrekken. Twintigers en veertigers relativeren hun eigen rol meer: zij denken dat hun baas (relatief) weinig moeite zou hebben met hun vertrek (70%). Verschil in functies is er wel: vooral managementassistenten (35%) en office managers (45%) denken dat hun baas moeite zou hebben met een eventueel vertrek van zijn secretaresse. Secretaresses die voor één functionaris werken, denken ook vaker dat de baas hun vertrek moeilijk zou vinden. Vrouwelijke bazen (36%) hebben er minder moeite mee dan mannelijke (41%), denken de secretaresses.

11

Een manager is zo goed als zijn secretaresse De meeste secretaresses mogen dan nuchter zijn over de gevolgen van hun eventuele vertrek, maar dat betekent niet dat ze hun eigen rol bagatelliseren. 41% is het eens met de stelling ‘Een manager is zo goed als zijn secretaresse’. 26% is het daarmee oneens. Vooral officemanagers (51%) en directiesecretaresses (45%) vinden hun rol van grote invloed op het functioneren van de manager.

Persoonlijkheid van de baas van weinig invloed op het werk Ondanks de intensieve werkrelatie die veel secretaresses met hun baas of bazen onderhouden, is de persoonlijkheid van de baas slechts bij een minderheid van 23% bepalend voor de wijze waarop zij het werk invullen. 63% zegt weliswaar andere accenten te leggen bij een andere baas, maar hun werkwijze wordt niet beslissend beïnvloed door de voorkeuren en kenmerken van hun baas. Voor 14% heeft de persoonlijkheid van de baas zelfs geen enkele invloed op de manier waarop ze hun vak uitoefenen. De functieomschrijving van de secretaresse heeft hierop geen invloed: ook bij directiesecretaresses en personal assistants telt de persoonlijkheid van de baas niet zwaar mee in de manier van werken. Omgaan met hiërarchie Het verschil in hiërarchie tussen baas en secretaresse zou in theorie een minpunt van het secretaressevak kunnen zijn. Vooral jonge werknemers hebben, zo blijkt uit het Nieuwe Werknemer-onderzoek, moeite met hiërarchische verhoudingen. In hoeverre hindert het verschil in hiërarchie de secretaresses uit dit onderzoek?

“Ik kan absoluut niet tegen autoritaire figuren!” (secretaresse, 28 jaar)

De meeste secretaresses merken wel een verschil in hiërarchie tussen hun baas en henzelf, maar vinden toch dat hun baas hen als een gelijke behandelt (58%). 24% merkt geen verschil in hiërarchie. 18% vindt dat de baas hen als een ondergeschikte behandelt. Van die groep vindt een kleine meerderheid dat vervelend, de rest stoort zich er niet aan.

12

Het verschil in hiërarchie tussen baas en secretaresse is dus geen probleem voor verreweg de meeste respondenten. Er is verschil, maar dat is niet storend, vindt men. Het hoort bij het vak. De ideale baas Wat voor kenmerken zou de ideale baas hebben? De secretaresses kiezen vooral voor een baas die hen vrij laat om hun werk op hun eigen wijze in te vullen (74%). De ideale baas behandelt zijn secretaresse verder als een gelijke (52%) en heeft humor (51%). Of een baas aan het ideaalplaatje voldoet, ligt dus vooral aan zijn persoonskenmerken en de wijze waarop hij omgaat met zijn personeel. Een baas met interessant werk (27%) of een hoge positie in de organisatie (7%) scoort minder hoog. 20% kiest voor een baas die gestructureerd werkt. En nog eens 19% wil het liefst een baas die nergens zou zijn zonder zijn secretaresse.

Relatie met organisatie De band tussen baas en secretaresse is dus professioneel en goed te noemen. Hoe zit het met de band tussen de secretaresse en de organisatie waarvoor zij werkt? Hebben secretaresses meer binding met hun directe baas dan met de organisatie, of is het omgekeerde het geval? Eerder bleek al, dat weliswaar 54% van baan zou veranderen of mee zou gaan als de baas naar een andere vestiging of organisatie zou vertrekken, maar dat 47% toch kiest voor het bedrijf waar ze werken, en niet voor de baas. Wanneer secretaresses echter prioriteiten moeten stellen in het werk, gaat de baas lang niet altijd vanzelfsprekend voor, zo blijkt. 43% zegt in principe de baas voor te laten gaan: hij is de belangrijkste ‘interne klant’. Vooral directiesecretaresses (60%) en personal assistants (57%) kiezen bij twijfel voor het belang van de baas. 11% van alle respondenten kiest ervoor, de directe collega’s of het team in principe voorrang te geven. 46% vindt echter dat het bedrijfs­ belang altijd voorop moet staan. Opvallend is, dat vooral secretaresses jonger dan 25 jaar vaker kiezen voor het bedrijfsbelang (53%) en minder voor dat van de leidinggevende (35%), terwijl deze jonge groep niet significant vaker in een team werkt als ervaren secretaresses.

De twintigers blijken ook los van de verstandhouding met hun baas, een sterkere band te hebben met hun werkgever dan secretaresses van 35 jaar en ouder. Van de twintigers onder de respondenten, zegt 41% trots te zijn op de organisatie waarvoor ze werken, en ook te blijven wanneer de baas zou vertrekken. Bij 35plussers is dat 37%. 6% van de twintigers is wel trots op de organisatie, maar zou mee willen gaan met de baas als die vertrekt, terwijl dat voor 10% van de 35plussers geldt. Een derde van alle secretaresses heeft niet zozeer een band met de organisatie, maar wel met de mensen die er werken. Qua opleidingsniveau valt op, dat juist laag- en hoogopgeleiden het vaakst trots zijn op de organisatie waarvoor ze werken. De middengroep (havo/vwo/mbo) geeft vaker aan, niet zozeer een band met de organisatie, maar wel met de direct leidinggevende te hebben. In dit opzicht wijken de secretaresses als doelgroep duidelijk af van het profiel van de nieuwe werknemer. Ze hebben vaker een band met de organisatie waarvoor ze werken. Bij de nieuwe werknemer was de eventuele binding met de organisatie vooral het resultaat van een goede verhouding met collega’s, terwijl de secretaresses vaker echt een band hebben met de organisatie zelf, los van de verhouding met de collega’s.

Loyaliteit Secretaresses blijken dus, vergeleken bij andere beroepsgroepen, zeer loyaal te zijn aan zowel hun baas als de organisatie waarvoor ze werken. Toch vinden ze zelf loyaliteit niet één van de belangrijkste kenmerken van een goede secretaresse. Slechts 6% vindt dat een goede secretaresse loyaal moet zijn naar haar baas of organisatie. Tegelijk geeft 87% aan, dat ze loyaal zijn. Blijkbaar zien de secretaresses loyaliteit niet als een functie-eis, maar brengt de aard van het werk na verloop van tijd met zich mee, dat ze een flinke loyaliteit gaan vertonen. Die loyaliteit wordt nog eens versterkt, doordat secretaresses zich sterk persoonlijk lijken te identificeren met hun functie. Ze vervullen niet zozeer een positie, zij zijn secretaresse. En dat heeft ook gevolgen voor hun persoon (zie figuur 6). Secretaresses identificeren zich dus, meer dan andere beroepsgroepen, met hun functie. Mede daardoor zijn ze vaak zeer loyaal en zien ze hun werk als meer dan ‘gewoon’ een functie, die inwisselbaar is voor vele andere.

Figuur 6: Heeft dit werk je persoonlijk veranderd? (in %, n = 690)

ja, in positieve zin ja, in negatieve zin nee, ik ben niet veranderd door mijn werk ja, in positieve zin ja, in negatieve zin nee, ik ben niet veranderd door mijn werk

20,4% 27,4% 52,2%

“Mijn vak heeft me zeker veranderd. Ik ben meer georganiseerd, en plan ook privé meer vooruit. Er liggen nu zelfs post-itjes naast mijn bed!” (directiesecretaresse, 44 jaar)

Dienstverlenend, maar niet slaafs Dienstverlening is de kern van het secretaressevak. Een dienstverlenende instelling is het belangrijkste kenmerk van een goede secretaresse, vinden de respondenten. Alleen managementassistenten scoren lager op dit punt: zij vinden prioriteiten kunnen stellen, initiatief tonen en stressbestendigheid belangrijker dan een dienstverlenende instelling. Die aspecten zijn voor de overige functies binnen het vak ook belangrijk. Een secretaresse is pas echt dienstverlenend als ze zelf prioriteiten stelt, initiatief toont en zelfstandig werkt, vinden de respondenten. Volgzaam zijn en wachten op een commando horen daar niet bij. De dienstverlenende instelling van de secretaresses gaat hand in hand met een flinke dosis assertiviteit. De wens van de baas is lang niet altijd wet, zo zagen we al eerder. De secretaresses maken eigen afwegingen, en maken die ook kenbaar aan hun leidinggevenden. Toch vindt 24% van de secretaresses dat ze best nog iets assertiever zouden mogen zijn in het contact met hun baas. Vooral twintigers (30%) vinden dat ze zich nog iets steviger zouden mogen opstellen. Niet alle bazen zijn het daarmee eens: 15% van de secretaresses geeft aan,

13

2 2 5

dat hun baas hen wel eens wat té assertief vindt. Over het algemeen lijken de secretaresses voor zichzelf de juiste balans tussen dienstverlening, zelfstandigheid en assertiviteit gevonden te hebben. Dienstverlenend, maar niet slaafs, lijkt het credo. En assertiviteit mag, maar onbeleefdheid is uit den boze, vinden ze.

“Je moet (als secretaresse) ook wel een beetje stressbestendig zijn en sterk in je schoenen staan. Ze kunnen met 10 man aan je bureau gaan staan en dan moet je kunnen denken: ‘Dit moet nu, dat kan straks en dat moeten ze lekker zelf doen, want daar heb ik geen boodschap aan’.” (secretaresse, 19 jaar)

Salaris Eerder zagen we al, dat secretaresses meer waarde hechten aan hun salaris dan andere beroepsgroepen. Ook de twintigers onder de secretaresses vinden, anders dan hun leeftijdgenoten in andere branches, salaris in meerderheid een belangrijk kenmerk. Dat roept de vraag op, hoe hun salaris is in vergelijking met andere groepen, en welke betekenis ze precies aan hun loonstrook toedichten. Driekwart van de respondenten tot 35 jaar verdient tussen de 1000 en 2000 euro netto per maand. Dat is, gezien het opleidingsniveau en het gemiddelde aantal uren dat men per week werkt, een goed salaris in vergelijking met andere beroepsgroepen. De meeste secretaresses (75%) zijn dan ook tevreden met het salaris dat ze verdienen. Toch maakt 52% van de tevreden groep een kanttekening: zij zijn wel tevreden met het salaris, maar eigenlijk vinden ze dat dit werk beter betaald zou moeten worden. 20% van de secretaresses is ronduit ontevreden over de beloning. Leeftijd is hierbij nauwelijks een factor van betekenis. De functie is dat wel: vooral managementassistenten (83%), personal assistants (82%) en officemanagers (84%) zijn tevreden over hun salaris.

14

Salaris mag dan belangrijk zijn, maar het is niet de doorslaggevende factor in het aannemen van een eventuele andere baan. Slechts 15% zou meteen vertrekken, als ze elders, in een vergelijkbare baan, meer zouden kunnen verdienen. 66% zou het aanbod overwegen, maar zegt niet te weten wat daarvan de uitkomst zou zijn. En 19% slaat een hoger salaris af: zij willen loyaal blijven aan hun baas en/of hun bedrijf. Salaris is dus belangrijk, maar het bedrag lijkt minder van belang te zijn dan de waardering die eruit spreekt. De meeste secretaresses zijn in principe tevreden, maar vinden dat het werk eigenlijk beter beloond zou moeten worden. Niet het geld zelf, maar de blijk van waardering die ervan uitgaat, is daarbij de belangrijkste factor.

Waardering Het gevoel dat je in je werk gewaardeerd wordt, is van groot belang voor nieuwe werknemers, zoals bleek uit het onderzoek in 2006. Onder secretaresses zijn er aanwijzingen, dat de waardering van hun werk een gevoelig punt is. Niet alleen hun opvatting over hun salaris wijst daarop, ook andere resultaten uit het onderzoek wijzen in die richting. Waardering is erg belangrijk voor secretaresses. De meeste voldoening halen ze uit hun werk, wanneer ze alles op rolletjes kunnen laten lopen (35%) en merken dat hun inzet wordt gewaardeerd (33%). Dat laatste blijkt lang niet altijd het geval. Veel secretaresses voelen zich onderschat of ondergewaardeerd (zie figuur 7). Bij de secretaresses van 45 jaar en ouder speelt dit minder sterk, maar nog altijd vindt 50% van die groep dat het vak geregeld ondergewaardeerd wordt.

Figuur 7: R  eacties op de stelling ‘Het vak ‘secretaresse’ wordt door de meeste mensen ondergewaardeerd’ (in %, n = 690) ‘Mijn vak wordt door de meeste mensen ondergewaardeerd’ eens: 63% oneens: 17% neutraal: 18%

Onderwaardering en onderschatting komen zowel binnen de werkkring als daarbuiten voor. Direct leidinggevenden geven nog het minste blijk van onderwaardering van het secretaressevak, maar ook onder die groep valt nog veel winst te behalen. 45% van de secretaresses vindt, dat hun baas hun vak soms of vaak onderschat. De organisatie doet het (nog) minder goed: 62% van de secretaresses ervaart dat hun werkgever hun functie onderschat. De werkgevers naderen daarmee het niveau van anderen buiten de organisatie, waarvan 64% van de secretaresses vindt dat ze het werk onderschatten.

“Ik kan er slecht tegen als iemand zegt ‘je bent maar secretaresse’. Dat vind ik echt onterecht, ook voor andere secretaresses.” (personal assistent, 31 jaar)

Vooral de zwaarte van het vak wordt onderschat, vinden de secretaresses (66%). Daarnaast vindt 62% dat er te vaak wordt gedacht dat secretaresses een onderdanige positie zouden hebben, en vindt 40% dat de zelfstandigheid van de functie wordt onderschat. 21% merkt dat de carrièremogelijkheden van het vak worden onderschat. En 12% ergert zich eraan, dat er (te) vaak gedacht wordt dat je als secretaresse een onprofessionele relatie met je baas hebt. Onderwaardering en onderschatting zijn grote ergernissen, zo blijkt uit het onderzoek. ‘Dat mijn werk onderschat wordt’ is voor 35% het meest vervelende aspect van de functie. Voor 15% zou alleen al ‘meer waardering’ reden zijn om te vertrekken naar een andere baan. Voor nog eens 39% zou ‘meer salaris’ reden zijn om te gaan, waarbij de waardering die uitgaat van het salaris zwaar meeweegt, zoals we eerder zagen. De secretaresses zelf proberen, bij gebrek aan immateriële waardering, het salaris of een vast contract als een blijk van waardering op te vatten. Voor 53% betekent een vast contract vooral waardering voor hun werk. Vooral twintigers vatten een vast contract als zodanig op (58%). En dat is opvallend, aangezien de twintigers uit het onderzoek in 2006 juist lieten merken, minder belang te hechten aan een vaste aanstelling.

Tegelijk zijn twintigers, zoals we zagen in datzelfde onderzoek, erg gebrand op waardering voor hun inzet. Bij secretaresses is die waardering er blijkbaar te weinig, en dus zoeken vooral de twintigers die in andere zaken, zo lijkt het. Imago van het vak: onderwaardering en onprofessioneel gedrag 22% van de secretaresses vindt, dat het vak een slecht imago heeft. 47% is het daarmee oneens. De onderschatting en onderwaardering van de functie dragen sterk bij aan een slecht imago. Maar ook de verhalen over onprofessioneel gedrag van secretaresses hebben een negatieve invloed op het imago, denkt de doelgroep. 45% van de secretaresses geeft aan, dat ze wel eens hebben meegemaakt dat een collega zich onprofessioneel gedroeg op het werk. Te uitdagend gedrag (20%) of kleding (18%) worden het meest genoemd. Daarnaast heeft 15% van de secretaresses zich wel eens geërgerd aan een collega die zich als een soort ‘werk-echtgenoot’ van de baas opstelde. Een enkeling heeft wel eens meegemaakt dat een secretaresse een relatie met de baas aanging, of niet discreet omging met gevoelige informatie. Het stereotiepe beeld van de secretaresse als ‘liefje van de baas’ is dus niet meer dan dat: een stereotype.

“Ik vond het vaak moeilijk dat de advocaten (in het bedrijf) belangrijker gevonden werden dan wij. Bijvoorbeeld toen de advocaten allemaal mooie flatscreens kregen, terwijl wij nog met van die grote bakbeesten op ons bureau zaten! Ik heb toen wel gezegd dat wij net zoveel recht op goede spullen hebben.” (secretaresse, 26 jaar)

15

Wie zijn secretaresses extra wil motiveren en belonen, doet er dus goed aan vooral aandacht te besteden aan de waardering van de functie. De secretaresses geven dat zelf ook aan. Gevraagd naar manieren om het vak (nog) leuker te maken, zet de meerderheid ‘meer  waardering’ op nr. 1 (55%). Salaris, en de waardering die daarvan uitgaat, staat op 2 met 50%.

Vast versus flexibel In de veranderende wereld van werk worden flexibele werkvormen en contracten steeds meer gemeengoed. In het Nieuwe Werknemer-onderzoek zagen we, dat vooral twintigers dat als een gegeven accepteren en voor een deel (vooral hoogopgeleiden) als een voordeel zien: meer vrijheid voor de werkgever betekent immers ook meer vrijheid voor hen. Denken de secretaresses er ook zo over? In de vorige paragraaf zagen we al, dat een vast contract voor veel secretaresses vooral (ook) een blijk van waardering is. Maar ook op andere aspecten verschillen de secretaresses van de nieuwe werknemers uit het onderzoek van 2006. Anders dan andere twintigers, vinden jonge secretaresses dat een vast contract veel meer zekerheid biedt dan een tijdelijk contract (84%). Juist de dertigers en veertigers zien daar minder in (ongeveer tweederde), ook al vinden ook zij in meerderheid dat een vast contract meer zekerheid geeft. Secretaresses onderscheiden zich op dit punt duidelijk van andere beroepsgroepen. Zij hechten meer waarde aan een vast contract, zowel in immateriële zin (waardering) als uit meer praktische overwegingen (financiële zekerheid). Blijkbaar vinden ze de vrijheid die uitgaat van flexibele contractvormen minder aantrekkelijk. Waarschijnlijk speelt de loyaliteit waarvan deze beroepsgroep blijk geeft, hier een sterke rol. Hun baan en instelling brengen met zich mee, dat er een vrij hechte band ontstaat met hun leidinggevenden en werkgevers. Mede daardoor is ‘jobhoppen’ minder populair binnen deze beroepsgroep, en hechten ze meer waarde aan stabiliteit en zekerheid.

Werk en privé Een goede balans tussen werk en privé wordt steeds belangrijker, ook voor jonge werknemers zonder partner of kinderen. Uit het Nieuwe Werknemer-onderzoek bleek al, dat 20% van de jonge twintigers parttime wil werken, om tijd over te houden voor een sociaal leven. Was

16

‘traditioneel’ de komst van kinderen dé aanleiding om parttime te gaan werken, anno 2007 zijn werknemers ook om andere redenen bereid om werktijd (en salaris) in te leveren. De secretaresses in het onderzoek zijn eveneens alert op een goede balans tussen werk en privé. Secretaresses met kinderen werken ongeveer even vaak (of even weinig) fulltime als moeders in andere beroepsgroepen. Wat betreft contracturen voldoen de secretaresses aan het beeld dat ook bij vrouwen elders op de arbeidsmarkt zichtbaar is. Secretaresses werken wel geregeld over (zie figuur 8).

Afbeelding 8: Werk je wel eens over? (in %, n = 690)

ja, één keer per week of vaker ja, twee keer per week of vaker ja, ongeveer één keer per maan zelden nooit ja, één keer per week of vaker ja, twee keer per week of vaker ja, ongeveer één keer per maand zelden nooit

Twintigers werken iets vaker over, 45-plussers doen dat het minst. Werk mee naar huis nemen, komt minder voor: slechts 19% doet dat met enige regelmaat. 13% neemt het werk vaak ‘mentaal’ mee naar huis: zij denken thuis vaak aan klussen die nog af moeten of kwesties die op het werk spelen. 44% doet dat soms. 16% van de  secretaresses zet echt ‘de knop om’ als ze naar huis gaan; zij zijn thuis helemaal niet meer bezig met werk. Opvallend is, dat de secretaresses aangeven vooral zelf te kiezen voor het al dan niet overwerken. 36% doet het omdat zij vinden dat het hoort bij het dienstverlenende karakter van de functie. 24% geeft toe dat ze het over­werk zelf vaak kunnen voorkomen als ze het werk wat beter organiseren. Nog eens 22% vindt ook dat overwerk bij het vak hoort, maar geeft toe dat ze het wel eens vervelend vinden. En 8% vindt dat veel overwerk door anderen kan worden voorkomen, en heeft er daarom (wel eens) een hekel aan. De loyaliteit en dienstverlening die bij veel secretaresses een tweede natuur lijkt te zijn geworden, zien we ook hier terug. Een meerderheid werkt geregeld over, maar doet dat uit loyaliteit aan baas of bedrijf, of omdat men vindt dat het bij het vak hoort. Slechts 30% van de overwerkers geeft aan, het wel eens vervelend te vinden.

22% 18% 12% 40% 8%

Carrière Willen de secretaresses van nu carrière maken? En willen ze dat binnen of buiten het secretaresse­vak doen? 49% van alle secretaresses wil, desgevraagd, doorgroeien. Ongeveer de helft van hen (23%) wil dat binnen het secretaressevak, de andere helft (26%) erbuiten. Nog eens 23% weet nog niet wat ze willen in hun verdere carrière. Een kwart (24%) van de secretaresses is zeer tevreden met de huidige functie en wil die blijven vervullen. Zij zien weinig in doorstromen naar een andere positie binnen of buiten het bedrijf. Dat  geldt ook voor 16% van de twintigers, die nog aan het begin van hun carrière staan. 60% van de twintigers wil echter hogerop, binnen of buiten het secretaressevak. En een kwart weet nog niet precies wat ze in hun verdere carrière willen. Secretaresses lijken geen ‘carrièreplanners’. Slechts 17% vindt de doorgroeimogelijkheden een belangrijk kenmerk van een baan in het algemeen. En doorgroeimogelijkheden buiten de organisatie zijn slechts voor 1% van de groep van belang. Ook de twintigers binnen de respondentengroep zijn minder bezig met kansen en doorgroeimogelijkheden dan twintigers uit andere beroepsgroepen. Toch zegt 26% van de secretaresses dat een gebrek aan doorgroeimogelijkheden zou kunnen betekenen, dat ze op eigen initiatief vertrekken. De secretaresses in het onderzoek zijn dus wel bezig met hun ontwikkeling en groei, maar lijken die behoefte grotendeels binnen de huidige functie kwijt te kunnen. Ook hun loyaliteit lijkt hier weer een rol te spelen; doordat ze zich sterk verbonden voelen aan hun functie, zijn ze minder bezig met eventuele vervolgstappen dan andere groepen.

Vroeger en nu Het secretaressevak is meegegaan met de eisen van de tijd. De secretaresses in het onderzoek die meer dan zeven jaar ervaring hebben, vinden dat het secretaressevak breder, zelfstandiger en minder formeel is geworden. Secretaresses gaan vaker op voet van gelijkheid om met hun baas, en ook nieuwe technieken hebben het vak flink veranderd.

Nieuwe programma’s en systemen: uitdagend 73% van de secretaresses staat positief tegenover de introductie van nieuwe (software)programma’s en systemen. Ze vinden het uitdagend om nieuwe dingen te leren en beleven daar veel plezier aan. Vooral directiesecretaresses zijn enthousiast over nieuwe werkwijzen. 15% van de secretaresses vindt dat wel uitdagend, maar ervaart dat het vaak ook lastig is om in te passen in het dagelijkse werk. Slechts 2% vindt het echt vervelend om te moeten wennen aan nieuwe programma’s. Het enthousiasme over het leren van nieuwe dingen neemt af met de leeftijd; hoe ouder, hoe minder onverdeeld positief men daarover is.

Het vak voldoet dus meer en meer aan de eisen die de jonge nieuwe werknemers aan hun functie stellen.

Wat kan er leuker? Ondanks de veranderingen die het secretaressevak al heeft ondergaan, zijn er nog altijd aspecten die voor verbetering vatbaar zijn. Wie het vak aantrekkelijker wil maken, moet vooral aan de waardering ervan aandacht besteden, vinden de secretaresses (zie figuur 9).

Figuur 9: H  oe zou het secretaressewerk (nog) leuker gemaakt kunnen worden? (in %, n = 690)

meer waardering 55% meer salaris meer waardering 50% meer taken 14% meer salaris meer verantwoordelijkheid 31% meer taken meer zelfstandigheid 30% meer beslissingsbevoegdheid 29% meer verantwoordelijkheid marketing erbij 13% meer zelfstandigheid PR erbij 19% meer beslissingsbevoegdheid PZ erbij 21% mindermarketing stress 19% erbij minder overwerk 8%

PR erbij PZ erbij minder stress Het ervaren gebrek aan waardering isminder een struikelblok overwerk

bij de werving van (vooral) jongeren. Meer waardering en een einde aan de (breed ervaren) onderschatting van het vak kan het nog aantrekkelijker maken voor de schaarse, jonge groepen op de arbeidsmarkt.

17

“Wat er leuker kan aan het secretaressevak? Wat meer glamour!” (office manager, 23 jaar)

Nieuwe baan zoeken De arbeidsmarkt is krap, en secretaresses zijn wellicht  nog moeilijker te vinden dan andere beroepen. Deels draagt de loyaliteit en het werkplezier van veel secretaresses daaraan bij. Ze zijn minder bezig met een eventueel vertrek dan andere groepen. Slechts 7% van de secretaresses wil op afzienbare termijn een andere baan. Nog eens 16% wil wel een andere baan, maar pas op langere termijn. 50% denkt helemaal niet aan veranderen, en nog eens 27% houdt slechts zijdelings de arbeidsmarkt in de gaten. Secretaresses die wel willen vertrekken, zouden een nieuwe baan bij voorkeur gaan zoeken via internet of het uitzendbureau (zie figuur 10). Onder twintigers zijn vacaturesites iets populairder, maar het uitzendbureau is ook bij die groep het voorkeurskanaal. Secretaresses van 30 jaar en ouder zoeken nog vaker via het uitzendbureau, en zien minder in zoeken via het internet.

18

Figuur 10: Kanalen die secretaresses (zouden) aanwenden om nieuw werk te zoeken (in %, n = 690) Als je werk zou zoeken, hoe zou je dat dan doen? door te reageren op advertenties op vacaturesites en/of carrièresites via een of meer uitzendbureau(s) door te reageren op advertenties in de krant via mijn eigen netwerk (familie, vrienden en/of bekenden) door te reageren op vacatures op bedrijfswebsites via het Centrum voor Werk en Inkomen (voorheen Arbeidsbureau) anders En van welke manier van werk zoeken verwacht je het meeste succes? het uitzendbureau vacaturesites krantenadvertenties eigen netwerk bedrijfswebsites CWI

75% 73% 63% 44% 39% 39% 4%

44% 24% 12% 8% 6% 4%

Samenvatting en conclusie Secretaresses zijn een beroepsgroep apart. Deels verlangen ze dezelfde dingen van hun werk als andere groepen: plezier, uitdaging, afwisseling en een goede balans tussen werk en privé. In die zin voldoen vooral de twintigers onder de secretaresses aan het profiel van de nieuwe werknemer. Anderzijds zijn ze zeer loyaal en is hun dienstverlenende instelling duidelijk zichtbaar in de keuzes die ze maken en (soms) in de offers die ze brengen voor hun werk. Die loyaliteit en dienstverlenende instelling onderscheiden hen van andere groepen op de arbeidsmarkt. Het vak ‘secretaresse’ doet iets met je, zo blijkt uit het onderzoek. De respondenten in het onderzoek zijn niet bovenmatig loyaal ‘geboren’, maar hebben die instelling (verder) ontwikkeld door het uitoefenen van hun vak. Secretaresses identificeren zich sterk met hun functie, en voelen zich bovengemiddeld verbonden aan hun leidinggevende en de organisatie waarvoor ze werken. Hoewel het vak flink is veranderd in de loop van de tijd, en de komst van een nieuwe generatie elders op de arbeidsmarkt vaak tot grote veranderingen leidt, lijkt dit binnen het secretaressevak mee te vallen. Ook jonge secretaresses zijn loyaal en bouwen snel een

stevige band op met hun werkkring. Ze leggen andere accenten, maar zijn net zo dienstverlenend en toegewijd als de andere groepen. De twintigers onder de secretaresses onderscheiden zich vooral van de dertigers en veertigers doordat ze (nog) meer waarde hechten aan afwisseling, teamwork en contact met collega’s. Die toewijding van secretaresses wordt niet altijd even goed gewaardeerd, en dat is het grootste pijnpunt binnen de groep. Zowel binnen als buiten de eigen werkkring worden veel secretaresses geconfronteerd met onderwaardering van hun inzet, onderschatting van hun functie en hun positie, en met vooroordelen over het vak. Juist de komende jaren, waarin de slag om talent steeds zwaarder zal worden, doen werkgevers er goed aan dit aspect in de gaten te houden. Waardering is voor alle leeftijdsgroepen van groot belang, maar juist voor de jongste groep op de arbeidsmarkt telt dit extra zwaar. Aandacht besteden aan de waardering en het imago van het vak lijkt dan ook de opgave voor de komende jaren. Want wie zich niet gewaardeerd weet en elders kansen ziet, vertrekt vroeg of laat. Dat geldt zelfs voor secretaresses.

Manpower Manpower is een full-service organisatie in de wereld van werk, voor grote en kleine, lokale, nationale en internationale ondernemingen. De eigentijdse dienstverlening omvat de werving van personeel op vaste, tijdelijke en contractbasis, assessment en selectie, training, outplacement, outsourcing en consulting. In Nederland heeft Manpower 150 kantoren, waar in totaal 750 consultants werken. Iedere vestiging vormt dankzij het nationale en internationale Manpower-netwerk een kennisbank en vraagbaak voor zowel werkgevers als kandidaten. Manpower is actief onder vijf merknamen: Manpower, Manpower Professional, Right Management, Jefferson Wells en Elan. Het hoofdkantoor van Manpower Nederland bevindt zich in Diemen. In opdracht van Manpower Nederland werd dit onderzoek uitgevoerd en gerapporteerd door drs. K.M. van Steensel van Aetios ([email protected])

19

Manpower Nederland Diemerhof 16-18, 1112 XN Diemen Postbus 12150, 1100 AD Amsterdam Tel.: 020 - 660 2222, Fax: 020 - 660 2287 www.manpower.nl, [email protected] © 2007, Manpower Inc. Alle rechten voorbehouden.