Leeswijzer voor bedrijven
Juridisch secretaresse
Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen leggen we vast in zogenoemde kwalificatiedossiers. De kwalificatiedossiers vormen het uitgangspunt voor de inrichting van het onderwijs en het formuleren van diploma-eisen.
Wat heeft u eraan? Bent u praktijkopleider? Dan is informatie uit een kwalificatiedossier handig zodat u weet waar de stagiair voor opgeleid wordt. Bent u hrm-adviseur binnen uw organisatie? Dan kunt u de informatie gebruiken bij het opstellen van functieprofielen of personeelsadvertenties. Ook voor opleidingstrajecten voor eigen medewerkers bieden de dossiers bruikbare informatie.
Deze uitgave In het beroepsonderwijs leren deelnemers kerntaken en werkprocessen uit te voeren, zoals die door het bedrijfsleven zijn (h)erkend. In deze uitgave bieden wij u een overzicht aan van de kerntaken met bijbehorende werkprocessen van de Juridisch secretaresse.
Meer informatie Wilt u meer informatie over dit beroep, dan verwijzen wij u door naar onze website: www.ecabo.nl U vindt hier ook een vergelijking tussen mbo-diploma’s en particuliere certificeringslijnen. Dit noemen we de blauwdruk Secretarieel.
Juridisch secretaresse
Mbo-kwalificaties in de sector Secretarieel Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
- n.v.t.
• Secretarieel medewerker
• Secretaresse
• Directiesecretaresse
• Telefonist/receptionist
• Juridisch secretaresse
• Managementassistent
• Medisch secretaresse
Juridisch secretaresse Beroepsbeschrijving De Juridisch secretaresse voert secretariële en administratieve taken uit in advocatenkantoren, juridische afdelingen van grote ondernemingen, vastgoed ondernemingen, rechtbanken en overheidsinstanties. Zij bereidt juridische documenten en correspondentie voor, zoals dagvaardingen, klachten en gerechtelijke verzoeken. De Juridisch secretaresse prepareert en verwerkt juridische documenten en geschriften. Denk aan aktes, testamenten, beëdigde verklaringen, contracten, overeenkomsten, dagvaardigingen, klachten, hoger beroep en gerechtelijke verzoeken. Zij doet dit vaak op basis van gedicteerde aantekeningen. Ze mailt, faxt of regelt de aflevering van juridische correspondentie aan cliënten, getuigen, rechtbankmedewerkers en andere partijen. Daarnaast beantwoordt en voert ze telefoongesprekken en stuurt cliënten naar de juiste experts.
Ze plant en maakt afspraken, stelt kantoormemo's op en werkt deze uit. Ze maakt fotokopieën van correspondentie, documenten en andere gedrukte informatie. Ze controleert en beoordeelt uitgaande documenten en correspondentie om ervoor te zorgen dat de documenten in overeenstemming zijn met juridische procedures en grammatica. Ook assisteert ze advocaten bij het verzamelen van informatie voor zaken en in het voorbereiden van concepten van juridische documenten. Ze bekijkt gerechtelijke publicaties en doorzoekt gegevensbestanden om gerechtelijke uitspraken te identificeren die relevant zijn voor lopende zaken, en om informatie te vinden over veranderingen in bijvoorbeeld wetgeving en uitspraken van de Hoge Raad.
Kerntaken en werkprocessen Elk beroep wordt in het dossier beschreven aan de hand van activiteiten die kenmerkend zijn voor het beroep, de zogenoemde kerntaken.
Binnen een kerntaak worden verschillende beroepshandelingen uitgevoerd, de zogenoemde werkprocessen.
Kerntaak
Werkproces
1. Verzorgt de correspondentie
1.1
Verzamelt informatie ter voorbereiding op het verwerken van teksten
1.2
Formuleert en redigeert teksten en geeft deze vorm
1.3
Maakt teksten gereed voor distributie
2.4
Reserveert vergaderlocaties en faciliteiten
2.5
Nodigt deelnemers uit en voorziet hen voor, tijdens en na de bijeenkomst van informatie
2.6
Ontvangt bezoekers
2.9
Handelt eenvoudige financiële zaken af
2. Verzorgt bijeenkomsten
3. Verzorgt de post en het archief
3.1
Verzorgt de inkomende post
3.2
Verzorgt de uitgaande post
3.3
Beheert en actualiseert het archief
3.4
Vormt en beheert dossiers
Voor een nadere uitwerking van deze kerntaken en bijbehorende werkprocessen inclusief een overzicht van de benodigde beroepscompetenties verwijzen we u naar het kwalificatiedossier Secretariële beroepen op onze site www.ecabo.nl.
Een praktijkvoorbeeld van werkzaamheden Kerntaak
Werkproces
3.
3.4
Verzorgt de post en het archief
Sophie werkt als Juridisch secretaresse op een klein advocatenkantoor. Ze werkt al vier jaar 36 uur in de week en verleent ondersteuning aan twee advocaten, Stefan en Marcel. Vanochtend plant ze in overleg met de twee advocaten de hoorzittingen voor volgende week. Ze assisteert de advocaten bij de inhoudelijke voorbereiding van de hoorzittingen door het verzamelen en versturen van de stukken en het opvragen van informatie. Sophie legt nieuwe dossiers aan. Dit doet ze voor iedere nieuwe klant en ze houdt dit gedurende de loop van de procedure op orde. Stefan vraagt naar het dossier van een klant, de heer De Vries, in verband met een hoorzitting volgende week in de rechtbank. Ze pakt het dossier en overhandigt het aan hem. In de vier jaar dat Sophie werkt voor Stefan en Marcel heeft ze gezorgd voor een heldere dossieropbouw. Door de geringe omvang van het advocatenkantoor heeft ze alle vrijheid om taken naar zich toe te trekken en zo haar eigen takenpakket vorm te geven. Eigen initiatief wordt door de advocaten zeer op prijs gesteld. In de roladministratie zoekt ze voor Stefan de benodigde documenten op voor een cliënt die vanmiddag op bezoek komt. Behalve het klaar-
Vormt en beheert dossiers
leggen, kijkt ze ook of de informatie in het dossier compleet is. Het is niet de eerste keer dat ze moet bellen voor aanvullende informatie bij bepaalde instanties om het dossier juist en volledig aan Stefan te kunnen overhandigen. Vanmiddag zorgt ze dat nieuws en jurisprudentie omtrent personen- en familierecht en arbeidsrecht geactualiseerd worden in de betreffende documenten. De laatste commentaren en weten regelgeving neemt Sophie op in het elektronisch registratie- en archiveringssysteem. Werkgevers hanteren soms andere benamingen voor de ‘Juridisch secretaresse’. Denk aan: Secretaresse juridische afdeling, Secretaresse, Notarieel secretaresse, Senior juridisch secretaresse, Juridisch Medewerker, Paralegal, Administratief Juridisch Medewerker, Notarieel Medewerker, Secretaresse Advocatuur en Legal Assistant.
Voorbeelden van personeelsadvertenties
Wij zijn op zoek naar een administratief juridisch secretaresse Functieomschrijving • Agendabeheer • Zelfstandig voeren van correspondentie in zowel het Engels als Nederlands • Aanmaken en beheer van dossiers • Uitwerken juridische stukken en correspondentie (m.b.v. dictafoon) Contacten onderhouden met cliënten en • andere gerechtelijke instanties • Termijnbewaking • Initiatiefrijk
Functie-eisen: • Mbo-opleiding Juridisch secretaresse • Ervaring met juridische terminologie • Engels en Nederlands uitstekend in woord en geschrift • Goede typevaardigheid • Accuraat • Stressbestendig • Servicegericht • Vijf dagen in de week beschikbaar (vier dagen is bespreekbaar)
Wij zijn op zoek naar Juridisch secre Functieomschrijving Voor dit advocatenkantoor zijn wij op zoek naar een pittige Juridisch secretaresse die van aanpakken weet. In deze functie ben je samen met je collega's verantwoordelijk voo r het scherp houden van de advocaten en voor het reilen en zeilen binnen het secretariaat . Je biedt ondersteuning aan de advocaat in de breedste zin van het woord.
•
Het verwerken en uitwerken van corr espondentie en juridische stukken met behulp van een dictafoon • Het beantwoorden van de telefoon en het te woord staan van cliënten • Termijnbewaking • Agendabeheer • Dossierbeheer en archivering • Het opmaken en versturen van declaraties
taresse
De sfeer binnen het secretariaat is hect isch en informeel. Je krijgt de mogelijkheid om zoveel mogelijk zelfstandig te werken. Daa rom wordt er veel inzet van je verwacht. Functie-eisen: Je beschikt over een afgeronde secretar iële opleiding op minimaal mbo-niveau. Je hebt aantoonbare ervaring als juridisch secretaresse. Je staat je mannetje en je ben t stressbestendig. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal is essentieel. Daarnaa st werk je accuraat, ben je dienstverlen end ingesteld en kun je perfect omgaan met het volledige Microsoft Office-progr amma. Omdat je werkzaam zal zijn op een gespecialiseerd rechtsgebied, zul je intern vakinhoudelijk worden getraind.
Kijk ook op www.ecabo.nl voor: • Tips voor de praktijkopleider • Trainingen voor praktijkopleiders • Sectorale arbeidsmarktinformatie • Informatie over competentiegericht onderwijs • Informatie over het vinden, begeleiden en beoordelen van stagiairs
ECABO Disketteweg 6 Postbus 1230 3800 BE Amersfoort Telefoon 033 450 46 46 Fax 033 450 46 66
[email protected] www.ecabo.nl 2011/01
