Secretaresse Mei 2009

Functienaam

Vastgesteld:

Secretaresse

Mei 2009

Aard van de functie De secretaresse ondersteunt en faciliteert manager en (beleids)adviseurs. Zij voert haar werkzaamheden voornamelijk zelfstandig uit. Minder routinematige zaken worden in overleg met de manager of (beleids)adviseurs afgehandeld.

Plaats in de organisatie Ontvangt leiding van: Geeft leiding aan:

manager n.v.t.

Inhoud van de functie De secretaresse:  zorgt in overleg met collega' s voor een goed en doelmatig functionerend secretariaat  plant, agendeert, bereidt voor, organiseert en coördineert activiteiten en afspraken  beheert de agenda van de manager en adviseurs zelfstandig en beoordeelt zelf of er reden is om daar op in te breken  fungeert als eerste aanspreekpunt richting interne en externe communicatiestromen en zorgt voor een goede representatie  beantwoordt correspondentie op aanwijzing van manager en adviseurs van de afdeling  zorgt dat correspondentie op de juiste wijze wordt geregistreerd, geadministreerd en gearchiveerd  neemt telefoongesprekken aan en handelt waar mogelijk zelf gesprekken af  werkt tekst- en andersoortige documenten en informatie uit conform ZN-huisstijl  is verantwoordelijk voor het organiseren en voorbereiden van vergaderingen/bijeenkomsten en zorgt voor een adequate follow-up, daar waar afgesproken, worden bepaalde vergaderingen genotuleerd  publiceert daarvoor in aanmerking komende informatie op de sites  heeft overzicht over de activiteiten van de manager en de adviseurs en denkt mee bij de uitvoering van zijn/haar activiteiten  gaat discreet en integer om met stukken van vertrouwelijke aard en een hoog afbreukrisico

Kennis en vaardigheden De secretaresse beschikt over:  werken denkniveau op HAVO/VWO met secretaresseopleiding  ervaring met de gebruikelijke MS-Office programma’s (Word, Excel, PowerPoint)  accuratesse en tact  een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid  kwalificaties op competenties oplopend naar niveau 2

Salarisniveau normschaal:

7

HRM – secretaresse vastgesteld mei 2009

Pagina 1 van 8

Communiceren Definitie Boodschappen (ideeën, informatie en dergelijke), zowel mondeling als schriftelijk helder en duidelijk kunnen overbrengen, zodanig dat de essentie wordt begrepen, met een effectief gebruik van de bestaande communicatiemiddelen, zowel in groepen als in een-op-eensituaties.

Niveau 1 - Luisteren en overbrengen 

mondeling: spreekt rustig en duidelijk verstaanbaar Nederlands (snelheid, volume, articulatie)



schriftelijk: schrijft helder, beknopt en foutloos Nederlands (woordkeus, spelling, grammatica)



staat open voor feedback en overleg



toont belangstelling en betrokkenheid en luistert actief naar anderen

Niveau 2 - Effectief communiceren 

gebruikt taal die aansluit bij de boodschap en de doelgroep en toetst of deze is overgekomen



staat open voor andermans mening, ook als die afwijkt van de eigen mening



onderkent (non)verbale communicatie



laat merken naar de gesprekspartner te luisteren door de ander aan te kijken, samen te vatten en door te vragen

Niveau 3 - Meehelpen aan een goed communicatieklimaat 

moedigt de ander aan om helder te communiceren



bevordert en levert een actieve bijdrage aan een goede onderlinge communicatie



past zich aan qua communicatiestijl aan de persoon of situatie


Pagina 2 van 8

Flexibiliteit Definitie Past gedrag of handelingen effectief aan wanneer zich veranderende omstandigheden voordoen om de gestelde doelen en resultaten te bereiken.

Niveau 1 - Zich goed kunnen aanpassen aan wijzigende omstandigheden 

kan snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden



heeft inzicht in eigen aanpak



merkt signalen op van een minder geslaagde aanpak of gedragsstijl



stemt prioriteiten af met opdrachtgever/leidinggevende

Niveau 2 - Ontwikkelingen doorzien en daar op inspelen 

reageert adequaat op veranderende en onverwachte omstandigheden



pikt snel nieuwe zaken op en neemt deze mee in haar eigen werkzaamheden



stelt zelf op de situatie afgestemde prioriteiten



past eigen gedragsstijl aan de situatie aan



staat open voor adviezen van anderen en past deze waar mogelijk toe

Niveau 3 - Anticiperen op zich wijzigende omstandigheden 

herkent behoefte, dan wel noodzaak voor verandering en neemt hiervoor initiatieven



wisselt makkelijk van gedragsstijl als de situatie daarom vraagt



stimuleert anderen tot flexibel handelen


Pagina 3 van 8

Klantgericht handelen Definitie Adequaat inspelen op en tegemoet komen aan vragen, wensen, behoeften en belangen van zowel interne als externe klanten (beleidsadviseurs, collega’s, leidinggevenden, medewerkers bij leden).

Niveau 1 - Servicegericht zijn 

zorgt er zelf voor zo veel mogelijk bereikbaar en makkelijk aanspreekbaar te zijn



luistert goed naar wat de klant wil en stelt zich hulpvaardig op bij vragen van klanten



onderneemt snel en adequaat, concrete acties naar aanleiding van klantvragen



wordt door de klant gezien als het centrale aanspreekpunt

Niveau 2 - Meedenken met de klant 

stelt zich actief hulpvaardig en adviserend op voor klanten



streeft actief naar verhoging van de klanttevredenheid



onderhoudt de relatie met de klant en werkt aan goede relaties



is proactief en ondersteunt de klant



probeert de vraag van de klant zo helder mogelijk te krijgen

Niveau 3 - Werken aan optimale klanttevredenheid 

denkt met de klant mee, ziet mogelijkheden en beperkingen



onderneemt extra acties om de relatie met klanten op te bouwen en/of te handhaven



stimuleert anderen om actief klantgericht te opereren



zorgt ervoor dat de klant optimaal geïnformeerd is


Pagina 4 van 8

Plannen en organiseren Definitie Plannen en regelen: doelen en prioriteiten kunnen bepalen. Benodigde acties, tijd en middelen vaststellen en inzetten om deze doelen te bereiken. Betrekken van anderen hierbij.

Niveau 1 - Effectief plannen en organiseren van eigen werk 

is in staat die informatie te verkrijgen die voor een goede planning nodig is



stelt doelen en prioriteiten en neemt (binnen kaders) initiatief



werkt volgens plan met een goede inzet van tijd en middelen



houdt de vorderingen in diverse taken nauwkeurig bij



komt afspraken tijdig na

Niveau 2 - Afstemmen met anderen 

geeft aan hoe het werk efficiënt en effectief kan worden ingedeeld en uitgevoerd



maakt duidelijke afspraken en geeft verwachtingen aan (wie, wat wanneer)



stelt doelen en prioriteiten in eigen werk en dat van anderen



houdt rekening met planningsritmes van betrokken partijen en anticipeert hierop



informeert betrokkenen over voortgang, planning en bijstellingen

Niveau 3 - Procesmatig kunnen werken 

heeft goed overzicht over de logistiek in het organiseren van (grotere) processen



coördineert en bewaakt voortgang in het werk en stemt af met opdrachtgever



herkent wat het meest belangrijk of urgent is en stelt op basis daarvan prioriteiten



anticipeert op relevante (nieuwe) ontwikkelingen en past de organisatie/planning hierop aan



weet wat er aan tijd is, middelen en mensen nodig is om een resultaat te halen en maakt hierover afspraken


Pagina 5 van 8

Proactief handelen Definitie Het uit eigen beweging ondernemen van acties en doen van voorstellen die relevant zijn voor het eigen werk en dat van anderen.

Niveau 1 - Vanuit jezelf meer doen dan opgedragen is 

ziet waar werk blijft liggen en pakt spontaan werkzaamheden op



onderneemt actie als zaken anders en beter kunnen



zoekt bij problemen naar (creatieve) oplossingen



denkt mee om opdrachtgevers werk uit handen te nemen

Niveau 2 - Ongevraagd en zelfstandig actie ondernemen 

kijkt vooruit om op toekomstige gebeurtenissen/werkzaamheden te kunnen anticiperen



ziet kansen die zich voordoen en komt met (creatieve) voorstellen



onderneemt acties zodat afspraken en plannen daadwerkelijk worden uitgevoerd



heeft aandacht voor verhoudingen en de samenhang tussen activiteiten en anticipeert hierop

Niveau 3 - Leveren van bijdrage aan initiatiefrijk gedrag 

neemt het voortouw om nieuwe ideeën en besluiten op te starten en uit te voeren



richt zich op de toekomst om te signaleren waar kansen liggen en pakt deze op



werkt mee aan het scheppen van een klimaat waarin het proactief handelen gestimuleerd wordt



creëert samenhang tussen eigen ideeën en die van anderen om tot vernieuwing te komen


Pagina 6 van 8

Resultaatgericht handelen Definitie Gericht zijn op het vertalen en concretiseren van doelen en het realiseren van resultaten conform tijdpad, normen en afspraken.

Niveau 1 - Zich inzetten om doelen en resultaten te realiseren 

maakt de eigen bijdrage duidelijk bij het realiseren van doelen en resultaten



zet zich waarneembaar in om de gestelde doelen en resultaten te realiseren



geeft tijdig aan wanneer er knelpunten in het werk optreden



is vasthoudend bij verstoringen en tegenslag



vraagt na of het resultaat naar wens is

Niveau 2 - Bewaken dat doelen en resultaten worden gehaald 

maakt duidelijke afspraken over de te realiseren doelen en resultaten



maakt een goede afweging tussen inspanning en mogelijk resultaat



besteedt tijd effectief en efficiënt zodanig dat behalen van resultaten voorop staat



werkt outputgericht en stelt prioriteiten



stelt zelf hoge eisen en is kritisch op eigen prestaties en bereikte resultaten

Niveau 3 - Samen werken aan het realiseren van resultaten 

stimuleert anderen in het stellen van doelen en realiseren van resultaten en vertoont hierin voorbeeldgedrag



stelt meetbare doelstellingen op en definieert daarbij de resultaten



spreekt anderen aan op de resultaten van het geleverde werk



kiest voornamelijk zelf de meest logische en handige aanpak



stimuleert tot het doen van verbeteringsvoorstellen


Pagina 7 van 8

Samenwerken Definitie Actief samenwerken binnen een team, teamleden helpen en ondersteunen om bij te dragen aan het realiseren van gemeenschappelijke doelstellingen, ook wanneer dit doel niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.

Niveau 1 - Gericht zijn op de ander 

toont belangstelling voor collega's en biedt op verzoek hulp aan



deelt gevraagd informatie, kennis en ervaringen met anderen



staat open voor meningen en ervaringen van anderen (feedback)



communiceert op een open en eerlijke manier



toont respect voor andermans vaardigheden, kennis en potenties

Niveau 2 - Eigen initiatief gericht op samenwerking 

biedt actief hulp aan en vraagt/gebruikt waar nodig hulp en expertise van anderen



deelt op eigen initiatief informatie, kennis en ervaringen met anderen



geeft en vraagt feedback over gedrag



op eigen initiatief met anderen werken aan een gezamenlijk resultaat



legt en onderhoudt vlot en effectief contacten



schermt het werk of eigen werkgebied niet af om de onderlinge vervanging te bewerkstelligen

Niveau 3 - Werken aan een goed samenwerkingsklimaat 

moedigt anderen aan om samen te werken en ideeën/kennis te delen



bevordert de goede verstandhouding en geeft opbouwende feedback



werkt actief aan teambuilding binnen en tussen teams



brengt knelpunten en conflicten binnen het team ter sprake en zorgt ervoor dat conflicten worden opgelost


Pagina 8 van 8

Secretaresse Mei 2009

Recommend Documents