Leeswijzer voor bedrijven
Secretaresse
Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen leggen we vast in zogenoemde kwalificatiedossiers. De kwalificatiedossiers vormen het uitgangspunt voor de inrichting van het onderwijs en het formuleren van diploma-eisen.
Wat heeft u eraan? Bent u praktijkopleider? Dan is informatie uit een kwalificatiedossier handig zodat u weet waar de stagiair voor opgeleid wordt. Bent u hrm-adviseur binnen uw organisatie? Dan kunt u de informatie gebruiken bij het opstellen van functieprofielen of personeelsadvertenties. Ook voor opleidingstrajecten voor eigen medewerkers bieden de dossiers bruikbare informatie.
Deze uitgave In het beroepsonderwijs leren deelnemers kerntaken en werkprocessen uit te voeren, zoals die door het bedrijfsleven zijn (h)erkend. In deze uitgave bieden wij u een overzicht aan van de kerntaken met bijbehorende werkprocessen van de Secretaresse.
Meer informatie Wilt u meer informatie over dit beroep, dan verwijzen wij u door naar onze website: www.ecabo.nl U vindt hier ook een vergelijking tussen mbo-diploma’s en particuliere certificeringslijnen. Dit noemen we de blauwdruk Secretarieel.
Secretaresse
Mbo-kwalificaties in de sector Secretarieel Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
- n.v.t.
• Secretarieel medewerker
• Secretaresse
• Directiesecretaresse
• Telefonist/receptionist
• Juridisch secretaresse
• Managementassistent
• Medisch secretaresse
Secretaresse Beroepsbeschrijving De Secretaresse werkt in verschillende arbeidsorganisaties. De Secretaresse voert routinematige secretariële en administratieve taken uit, zoals het opstellen van concepten voor correspondentie en het maken van afspraken. Ze organiseert en onderhoudt papieren en elektronische bestanden en levert, al dan niet vertrouwelijke, informatie aan bellers en bezoekers in het Nederlands of in de moderne vreemde talen. Daarnaast ondersteunt ze bij de planning en organisatie van de activiteiten van de leidinggevende. Het gaat daarbij om het bewaken van deadlines en de voortgang van voorgenomen besluiten, het plannen en
organiseren van kleine bijeenkomsten (vergaderingen, open dagen, jubilea) en het voorbereiden van presentaties. Ze zorgt voor een actueel (elektronisch) archief en verwerkt en verzorgt de (elektronische) post. Ze moet sociaal vaardig, zelfstandig en proactief zijn en snel begrijpen welke zaken van belang zijn. Ze stelt prioriteiten, neemt waar nodig een beslissing, is flexibel, discreet en stressbestendig.
Kerntaken en werkprocessen Elk beroep wordt in het dossier beschreven aan de hand van activiteiten die kenmerkend zijn voor het beroep, de zogenoemde kerntaken.
Binnen een kerntaak worden verschillende beroepshandelingen uitgevoerd, de zogenoemde werkprocessen.
Kerntaak
Werkproces
1. Verzorgt de correspondentie
1.1
Verzamelt informatie ter voorbereiding op het verwerken van teksten
1.2
Formuleert en redigeert teksten en geeft deze vorm
1.3
Maakt teksten gereed voor distributie
2.1
Stelt een planning, draaiboek of checklist op of past deze aan
2.3
Selecteert, reserveert en controleert locaties en faciliteiten
2.5
Nodigt deelnemers uit en voorziet hen voor, tijdens en na de bijeenkomst van informatie
2.6
Ontvangt bezoekers
2.8
Stelt een voor- en nacalculatie op
3.1
Verzorgt de inkomende post
3.2
Verzorgt de uitgaande post
3.3
Beheert en actualiseert het archief
2. Verzorgt bijeenkomsten
3. Verzorgt de post en het archief
Voor een nadere uitwerking van deze kerntaken en bijbehorende werkprocessen inclusief een overzicht van de benodigde beroepscompetenties verwijzen we u naar het kwalificatiedossier Secretariële beroepen op onze site www.ecabo.nl.
Een praktijkvoorbeeld van werkzaamheden Kerntaak
Werkproces
1.
1.2
Verzorgt de correspondentie
Pauline werkt al weer anderhalf jaar als Secretaresse bij een Verzekeringsmaatschappij. Ze werkt op het secretariaat van de afdeling autoschade met nog twee secretaresses. Op de afdeling autoschade werken 21 medewerkers. Het hoofd van de afdeling autoschade is Simon. Op de afdeling worden door de secretaresses diverse soorten teksten uitgewerkt, zoals polisvoorwaarden, brieven, verslagen, mailingen en e-mails. Als Pauline binnenkomt, begint ze met het beantwoorden van de binnengekomen e-mails. Bij alle mails die ze beantwoordt stuurt ze Simon een afschrift. In de postbus zit ook een e-mail van een tussenpersoon uit Duitsland, die om een polis van een klant vraagt. Ze antwoordt in het Duits dat ze die per direct per post opstuurt. Ze zoekt nog even een Duits woord op voor de juiste naamval. Nauwkeurig en correct formuleren van tekst is belangrijk in haar werk. Daarna gaat ze een verslag van een eerdere vergadering maken. Naast het maken van aantekeningen heeft ze de vergadering ook opgenomen
Formuleert en redigeert teksten en geeft deze vorm
op een bandje. Ze werkt het uit en zorgt dat aard en toonzetting van het verslag is afgestemd op de doelgroep en de lay-out conform de procedures van de organisatie. Alvorens ze het verslag door Simon laat lezen, checkt ze of er geen fouten in de tekst zitten. Ze legt het resultaat voor aan Simon. Hij verandert nog een paar zinnen in het verslag, Pauline past het verslag aan en verstuurt het met de stukken zoals afgesproken.
Werkgevers hanteren soms andere benamingen voor de ‘Secretaresse’. Denk aan: Afdelingssecretaresse, Junior secretaresse, Medewerker secretariaat en Secretaresse personeelszaken.
Voorbeelden van personeelsadvertenties
Wij zijn op zoek naar een Secretaresse Functieomschrijving In deze zelfstandige functie ben je als Secretaresse verantwoordelijk voor de ondersteuning van de manager, zodat hij zich efficiënt op kerntaken kan richten. Onder de administratieve ondersteuning vallen onder andere agendabeheer, postverwerking en het verzorgen van correspondentie. Daarnaast onderhoud je contacten met de diverse relaties van de manager en ben je verantwoordelijk voor het organiseren, notuleren van verschillende bijeenkomsten en vergaderingen. Verder ben je verantwoordelijk voor het afhandelen van telefoon-
gesprekken en het voorraadbeheer van de kantoorbenodigdheden. Functie-eisen: • Minimaal mbo werk- en denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding • Goede beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook) Je • kunt goed samenwerken met diverse afdelingen en personen • Je bent klantgericht, proactief, communicatief, zelfstandig, creatief, flexibel en integer • Meerdere jaren relevante werkervaring
Wij zijn op zoek naar een Secretares se Functieomschrijving Agendabeheer; bevorderen van doe lmatige tijdsbesteding, inclusief verzamelen van benodigde stukken en het maken van afsprake n • Communicatie; prioriteitstelling bij post- en e-mailbehandeling, verzorgen, inclu sief uitwerken van correspondentie en registratie van inkomende en uitgaande post. Afhandelen van telefoongesprekken • Vergaderingen; organiseren (eventueel met buitenlandse gasten), voorbereiden, verslagle gging van vergaderingen en bewaking van acti es. Voorbereiden van PowerPoint presentaties • Organiseren van bezoeken van buitenlandse gasten • Reizen; aanvragen en boeken van reizen en hotels. Maken en verwerken van declaraties Arch • ivering; beheren van dossiers, periodie k saneren van archieven. Archivering van elek tronisch ontvangen informatie
•
•
Overig; bijdragen aan de verbetering van de gang van zaken, inclusief vervanging van andere secretariële medewerkers
Functie-eisen: • Mbo werk- en denkniveau. Secretaresseopleiding met daarbij werkervaring als secr etaresse • Uitstekende beheersing van Microsoft Office, inclusief PowerPoint en Excel • Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Enge lse taal • In staat zelfstandig en in teamverband te functioneren • Assertiviteit • Initiatief tonen • Stressbestendig en flexibel • Prioriteiten kunnen stellen • Goed kunnen plannen en organiseren • Accuratesse • Discretie
Kijk ook op www.ecabo.nl voor: • Tips voor de praktijkopleider • Trainingen voor praktijkopleiders • Sectorale arbeidsmarktinformatie • Informatie over competentiegericht onderwijs • Informatie over het vinden, begeleiden en beoordelen van stagiairs
ECABO Disketteweg 6 Postbus 1230 3800 BE Amersfoort Telefoon 033 450 46 46 Fax 033 450 46 66
[email protected] www.ecabo.nl 2011/01
