Professional Dictation Systems Juridisch
Juridisch
De traditionele dicteerworkflow is toe aan verandering zodat juridische professionals efficiënter kunnen werken. Olympus is zich daarvan bewust.
2 3
Olympus zet zich al tientallen jaren in om professionals in de juridische sector effcetiever en efficiënter te laten werken. Olympus begrijpt de knelpunten én biedt uitstekende oplossingen. Een juridische baan kan een hoop spanning met zich meebrengen. Talloze deadlines, een voortdurende druk om meer te doen in minder tijd en een groeiende concurrentie maken dat bedrijven zich genoodzaakt zien om efficiënter om te gaan met kosten en resources. En dat betekent dat veel dagelijkse workflows waar mogelijk moeten worden verbeterd.
Digitaal dicteren vergemakkelijkt het werk Waar u voor uw werk ook moet zijn, dankzij digitale opnamen kunt u de bestanden makkelijker bewerken en dat betekent dat u meer bereikt in minder tijd. Ook kunnen tekstpassages precies op de juiste plaats in een bestand worden ingevoegd
Een overstap naar digitaal dicteren
zonder dat belangrijke delen verloren gaan.
Juridische professionals maken al jaren gebruik
uitwerken en verspreiden. En dan hebben we het
van dicteermachines om tijd te besparen en de
nog niet eens gehad over de gesproken notities die
kwaliteit van hun werk te verbeteren. Olympus is
eveneens bijdragen aan een efficiënter proces.
Ondersteunende medewerkers hebben direct toegang tot de bestanden zodat ze deze snel kunnen
ervan overtuigd dat de toekomst van het dicteren ligt in een overstap van analoog naar digitaal
Expertise van Olympus
die zal zorgen voor een nog grotere efficiëntie. De opnamen worden niet langer opgeslagen op
De Professional Dictation Systems van Olympus
fysieke tapes, maar worden verwerkt als digitale
kunnen probleemloos worden ingepast in uw
audiobestanden. Deze kunnen vervolgens worden
bestaande werkomgeving, en dragen bij aan
bewerkt en verspreid via elk bestaand IT-netwerk
een grotere transparantie, een beter gebruik van
en het internet.
resources en lagere kosten. De investering in digitaal dicteren betaalt zich snel terug en bovendien helpt het u om uw klanten nog beter van dienst te zijn.
Een pleidooi voor digitaal dicteren Echte verbeteringen • Dankzij een snellere workflow en sneller transcriptieproces kost het minder tijd om brieven en juridische documenten op te stellen en wordt de kans kleiner dat u een belangrijke deadline mist. Bovendien hoeven cliënten minder lang te wachten, worden zaken sneller afgehandeld en kunt u meer werk aannemen en bijgevolg een grotere omzet realiseren.
Snellere acties, grotere transparantie • Bij digitaal dicteren is belangrijke informatie transparant binnen de gehele organisatie. En doordat de bestanden snel kunnen worden bewerkt, kan er kwalitatief beter werk worden
geleverd in minder tijd. Ook bent u niet langer gebonden aan één fysieke tape; de audiobestanden kunnen immers altijd en overal door iedereen worden gebruikt.
Betere beveiliging • Digitaal dicteren draagt ook bij aan een betere beveiliging – en iedereen weet hoe belangrijk dat vandaag de dag is, zeker binnen de juridische sector. Tapes zijn moeilijk te beveiligen tegen diefstal en onbevoegd gebruik, maar digitale spraakopnamen kunnen eenvoudig worden gecodeerd en beveiligd met een wachtwoord. Ook kunnen ze gemakkelijk worden gearchiveerd doordat ze geen fysieke ruimte in beslag nemen.
4 5
Het concept van dicteren wordt alom gezien als een bijzonder handige werkmethode. Bij veel beroepen wordt het al jaren gebruikt zodat hoogopgeleide medewerkers kostbare tijd kunnen besparen. En sinds enige tijd wordt er ook geprofiteerd van de voordelen van een digitale technologie. Met een Professional Dictation System van Olympus
spraakherkenningsprogramma. Het document wordt
kunt u documenten veel sneller opstellen, en met
snel en efficiënt verwerkt, en zonder oponthoud
een veel grotere flexibiliteit. Maak de opname,
doorgestuurd naar de ontvanger – zodat u meer tijd
zet deze als elektronisch bestand over naar uw
overhoudt voor uw cliënten en voor al uw andere
computer, e-mail het naar een transcriptieservice
drukke dagelijkse bezigheden.
(intern of extern) of importeer het in een
De belangrijkste voordelen: Een grotere efficiëntie • Zorg dat het hele team op de hoogte is: verspreid de bestanden onder alle betrokken medewerkers via e-mail, het bedrijfsnetwerk of FTP
• Dankzij gesproken notities zijn de resultaten meteen goed en dat scheelt tijdrovende controles en vragen
• Mogelijkheid om de opnamen te integreren in uw juridische softwareprogramma’s
• Bespaar tijd: zodra het dicteerapparaat in het dockingstation wordt geplaatst, worden de bestanden automatisch verwerkt
• Documenten kunnen sneller worden opgesteld, met minder wachttijd tussen de opname en de transcriptie • Belangrijke gegevens kunnen eenvoudig op een centrale plaats worden opgeslagen, zodat juridische zaken sneller kunnen worden afgehandeld • Dankzij de prioriteitsaanduiding is meteen duidelijk welke taken het eerst moeten worden uitgevoerd
Een betere beveiliging • Zorg dat medewerkers de opnamen veilig kunnen benaderen vanaf elke pc binnen het netwerk • Zorg dat er wordt voldaan aan alle voorschriften op het gebied van databeveiliging • Koppel de opnamen probleemloos aan het juiste dossier met behulp van een barcodescanner • Beveilig de opnamen tegen onbevoegde toegang met behulp van encryptie en een biometrische beveiliging
Professioneel dicteren • Maak een keuze uit een breed aanbod gebruiksvriendelijke dicteerapparaten en accessoires, die allemaal zijn ontworpen om tegemoet te komen aan de professionele eisen van veel moderne bedrijven in de juridische sector
• De geavanceerde software van Olympus voor het beheer van de spraakopnamen staat garant voor een soepele workflow
Eenvoudige transcriptie • Snelle en makkelijke transcriptie dankzij een betere geluidskwaliteit, handige gesproken notities en een hogere nauwkeurigheid • Gestroomlijnde workflow: degene die de bestanden moet uitwerken, ontvangt direct bericht zodra er nieuwe taken klaar staan, waardoor hij/zij het werk beter kan plannen • Verspreid de digitale bestanden onder meer medewerkers op verschillende locaties, zodat de resources efficiënter kunnen worden ingezet
Overzichtelijk beheer • Beheer de complete workflow via één overzicht waarin zowel de status als de verschillende instellingen staan • Mogelijkheid om het transcriptieproces uit te besteden of te laten verzorgen door medewerkers op een andere locatie
Documenten moeten sneller worden opgesteld, met een grotere flexibiliteit en betere beveiliging. Olympus maakt het mogelijk.
Het bewijs spreekt voor zich
Oplossingen die naadloos in een bestaande omgeving kunnen worden ingepast, zorgen voor een betere workflow en hogere productiviteit. Olympus biedt het allemaal.
6 7
De beste keuze: Professional Dictation Systems van Olympus
Ontworpen voor professionals in de juridische sector
Hoewel Olympus ervan overtuigd is dat geen twee organisaties hetzelfde zijn, geloven we wel dat er uitdagingen bestaan waarmee de hele sector zich geconfronteerd ziet. Om deze het hoofd te bieden, hebben we een aantal speciale functies en technologieën toegepast:
Maak een keuze uit onze dicteeroplossingen, randapparatuur en accessoires die speciaal zijn ontworpen om uw productiviteit en efficiëntie te verbeteren.
Modulaire of maatwerkaanpak Of u nu bij een groot internationaal advocatenkantoor werkt, bij een middelgrote organisatie of als zelfstandige; met Olympus profiteert u altijd van de mogelijkheden van digitaal dicteren. Doe direct uw voordeel met een van de vele softwaremodules of ga naar een geautoriseerde Olympus partner voor een maatwerkoplossing die naadloos in uw bestaande systeem kan worden ingepast.
Alles-in-één oplossing Om de kosten overzichtelijk en beheersbaar te houden, biedt Olympus alle functionaliteit die u nodig hebt via één licentie. Er zijn geen verborgen kosten en u ontvangt ook geen frustrerende meldingen die u vertellen dat u een upgrade dient aan te schaffen.
Centraal beheer Bij uw werk is het van cruciaal belang dat deadlines worden gehaald. Daarom hebben we veel aandacht besteed aan de beheermogelijkheden. De Olympus DSS Player Pro-software brengt alle dicteertaken overzichtelijk in beeld en stuurt automatisch meldingen over nieuwe taken met informatie over de eventuele urgentie en prioriteit.
Overal toegankelijk Olympus biedt ondersteuning voor servergebaseerde computeromgevingen (Citrix, Windows Terminal Server, Linux Thin Clients), zodat medewerkers toegang hebben tot de bestanden vanaf elke computer in het netwerk. We hebben een speciaal ICA/RDP-kanaal ontwikkeld voor de overdracht van audiobestanden. Hierbij wordt ook een realtime overdracht ondersteund van microfoon- en voetschakelaarfuncties.
Complete ondersteuning We streven ernaar om u een zo goed mogelijke oplossing te bieden waarmee u uw dagelijkse productiviteit kunt verbeteren. U kunt onze beheersoftware dan ook aanpassen aan uw eigen specifieke wensen, en inpassen in uw bestaande juridische informatiesystemen. Omdat niet twee organisaties hetzelfde zijn, kunnen Olympus en de geautoriseerde partners van Olympus u helpen bij het ontwerp, de integratie en de ondersteuning van elke denkbare oplossing. Neem voor meer informatie contact op met Olympus.
DS-5000 / DS-5000iD voicerecorder
SC-1 barcodescannermodule
Deze apparaten bieden gegevensbeveiliging en een scanner voor een biometrische vingerafdruk (alleen DS-5000iD) en voldoen daarmee aan de strengste eisen op het gebied van beveiliging, en dat is cruciaal voor de juridische sector.
Deze optionele accessoire voor de DS-5000 / DS-5000iD zorgt voor extra beveiliging van uw dicteerworkflow. Zodra u klaar bent met opnemen, scant u de barcode van het bijbehorende dossier waarna het bestand automatisch wordt geüpload naar de juiste locatie op het netwerk.
TP-7 adapter Directrec DR-2000 / DR-1000 desktoprecorder
Een uiterst gevoelige microfoon, oordop en telefoonspeaker voor telefonische vergaderingen.
Dit geavanceerde desktopsysteem met luidspreker en microfoon waarbij de opnamen direct op de pc worden opgeslagen, kan eenvoudig worden bediend door mensen met een visuele handicap en zowel links- als rechtshandige gebruikers.
ME-30W conferentiekit
AS-5000 transcriptiekit Transcripties zijn snel gereed dankzij de goede geluidskwaliteit, variabele afspeelsnelheid en workloadfuncties. De kit bestaat uit een voetschakelaar, een hoofdtelefoon en de DSS Player Pro-transcriptiesoftware. Er wordt ondersteuning geboden voor verschillende computer- en e-mailomgevingen, en voor SSL voor e-mail en ftp.
(Boven: DS-5000iD met een aangesloten SC1 barcodescannermodule)
Voor heldere opnamen van geluid in grote ruimten. Wanneer deze kit wordt gebruikt met de hoogwaardige stereorecorders van Olympus, worden 360°-opnamen gemaakt via het linkeren rechterkanaal van de stereomicrofoons met ruisonderdrukking. En dat betekent dat u geen woord meer hoeft te missen. (Boven: ME-30W conferentiemicrofoon)
Printed in Germany – OIME – Id. No. E0461864 – Hab – 09/2009 – NL Wendenstr. 14–18, D-20097 Hamburg, Germany P.O. Box 10 49 08, D-20034 Hamburg, Germany Tel. +49 40 23773-0 Fax +49 40 23773-272 www.olympus-europa.com
