SCHOLARSHIP PROGRAM FOR STRENGTHENING REFORMING INSTITUTION

SCHOLARSHIP PROGRAM FOR STRENGTHENING REFORMING INSTITUTION

Kementerian PPN/ Bappenas

Kementrian Keuangan Republik Indonesia

World Bank

SCHOLARSHIP PROGRAM FOR STRENGTHENING THE REFORMING INSTITUTION

Kementrian Keuangan Republik Indonesia

World Bank

DAFTAR ISI DAFTAR ISI BAB 1. PENDAHULUAN 1.1. Tujuan Panduan Operasional Proyek (POM) 1.2. Dasar Pelaksanaan 1.3. Penyajian isi Panduan Operasional Proyek (POM)

I I I

-

1 2 2

BAB 2. GAMBARAN UMUM SPIRIT 2.1. Latar Belakang 2.2. Tujuan dan Indikator Pencapaian 2.2.1. Tujuan SPIRIT 2.2.2. Indikator Pencapaian Tujuan (Project Outcome Indicators) 2.3. Gambaran Umum tentang Komponen Program 2.4. Component 1: Degree Scholarships for Ministry of Finance 2.5. Component 2: Degree and Non-Degree Scholarships for Other PA 2.5.1. Program Studi dan rencana estimasi biaya per program studi 2.6. Component 3: Program and Project support

II II II II II II II II II

-

1 2 2 2 3 4 4 5 12

BAB 3. ORGANISASI SPIRIT 3.1. Umum 3.2. Unit organisasi proyek dan tugas 3.2.1. Steering Comittee (SC) 3.2.2. Project Coordination Unit (PCU) 3.2.3. Project Implementation Unit (PIU) 3.2.4. Participating Agencies (PA) 3.2.5. Jasa Konsultan dan Jasa lainnya sebagai pendukung PCU

III III III III III III III

-

1 2 2 3 4 5 5

IV IV IV IV

-

1 1 3 3

IV IV IV

-

6 6 7

IV

-

8

IV IV IV

-

8 9 9

IV IV IV IV

-

10 11 14 15

IV -

15

BAB 4. IMPLEMENTASI DAN OPERASIONALISASI 4.1. Pendahuluan 4.1.1. Aplikasi Database SPIRIT 4.2. Komponen 1 – Degree Scholarship for Ministry of Finance 4.2.1. Proses Seleksi Degree Scholarship di Kementerian Keuangan 4.3. Sub Komponen 1.1. – Competitive selection of candidates & provision of predeparture language training to selected candidates 4.3.1. Kegiatan Pre-departure Training 4.3.2. Pengiriman Aplikasi atau Pelamaran 4.4. Sub Komponen 1.2. – Award of scholarships for overseas and joint domestic & overseas (link) degrees to successful candidates in fields relevant to the work of the MOF 4.4.1 Penerimaan Overseas Degree dan Linkage 4.4.2. Mekanisme Pembiayaan Overseas Degree dan Linkage 4.5. Komponen 2 – Degree and Non-Degree Scholarships for Other PA 4.6. Sub Komponen 2.1. – Competitive selection of candidates & provision of predeparture language training to selected candidates 4.6.1. Proses Seleksi 4.6.2. Pre Departure Training 4.6.3. Pengiriman Aplikasi atau Pelamaran 4.7. Sub Komponen 2.2. – Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic & overseas (link) degrees and overseas and domestic non-degree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective PA other than the MoF

Project Operation Manual SPIRIT

Bab 1. Pendahuluan DAFTAR ISI 4.7.1. Penerimaan Penempatan Degree Scholarship 4.7.2. Mekanisme Pembiayaan Scholarship 4.8. Komponen 3. – Program and Project Support 4.8.1. Subkomponen 3.1. – Program Management 4.8.1.1. Placement, payment dan Student Monitoring 4.8.1.2. Planning, Monitoring dan Reporting 4.8.2. Subkomponen 3.2. – Quality Assurance and Study 4.8.2.1. Independent Technical Review Consultant 4.8.2.2. Alumny Survey /Tracer Study 4.8.2.3. Re-entry Program

IV IV IV IV IV IV IV IV IV IV

-

16 18 19 19 19 19 22 22 23 23

BAB 5. PENGELOLAAN KEUANGAN 5.1. Pendahuluan 5.2. Organisasi Pengelola Keuangan SPIRIT 5.2.1. Uraian Tugas dan Tanggungjawab Pengelola Keuangan SPIRIT 5.2.1.1. Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) 5.2.1.2. Pejabat Pembuat Komitmen 5.2.2.3. Bagian Keuangan 5.2.2. Client Connection Website 5.3. Penganggaran 5.3.1. Klasifikasi Penganggaran 5.3.2. Ineligible Expenditure 5.3.3. Konversi Kategori dan Komponen SPIRIT Terhadap Klasifikasi Anggaran 5.3.4. Jadwal Perencanaan dan Penyusunan Dokumen Anggaran 5.3.5. Penyusunan Anggaran SPIRIT 5.4. Pencairan Dana dan Pembayaran 5.4.1. Mekanisme Pencairan Dana dan Pembayaran 5.4.2. Proses Pembukaan Rekening Dana Awal (Initial Deposit) 5.4.3. Proses Penutupan Rekening Khusus 5.5. Akuntansi dan Pelaporan 5.5.1. Akuntansi/Pembukuan 5.5.2. Pelaporan 5.6. Audit 5.6.1. Pelaksanaan internal audit 5.6.2. Pelaksanaan eksternal audit

V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V

-

1 1 1 1 2 2 4 4 4 4 5 6 7 8 8 9 10 11 11 12 13 13 14

BAB 6. PENGADAAN BARANG DAN JASA 6.1. Umum 6.2. Pihak-pihak yang Terkait Serta Tanggungjawabnya dengan pengadaan 6.2.1. Tugas dan Tanggung Jawab Pelaksanaan Pengadaan 6.2.2. Penguatan Kapasitas Penanggung Jawab Pengadaan 6.3. Dasar Hukum dan Referensi Utama 6.3.1. Persyaratan Peserta (Eligibility) 6.3.2. Etika dan Sanksi Pengadaan 6.3.2.1. Etika Pengadaan 6.3.2.2. Sanksi Pengadaan 6.3.3. Misprocurement 6.3.3.1. Tindak lanjut penyelesaian akibat Misprocurement 6.3.3.2. Penyelesaian dengan Rekanan 6.4. Jaminan Penawaran (Bid Security) 6.5. Pertentangan Kepentingan 6.6. Penyusunan Rencana Pengadaan dan Persetujuan World Bank 6.7. Monitoring Pelaksanaan Proses Pengadaan

VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI

-

1 1 2 7 7 8 9 9 10 11 12 13 13 13 14 15


DAFTAR ISI 6.8. Seleksi Konsultan 6.8.1. Prosedur Seleksi Konsultan 6.8.2. Metode Seleksi Konsultan 6.8.2.1. Metode Quality and Cost Based Selection (QCBS) 6.8.2.2. Metode Least Cost Selection 6.8.2.3. Metode Selection Based on the Consultants’ Qualification (CQS) 6.8.2.4. Metode Quality Based Selection 6.8.2.5. Metode Selection under a fixed budget 6.8.2.6. Metode Single Source Selection 6.8.2.7. Metode Selection of Service Delivery Contractor 6.8.2.8. Metode Selection of Individual Consultant (IC) 6.8.3. Penyiapan Dokumen Untuk Seleksi Konsultan 6.8.3.1. Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Terms of Refference (TOR) dan harga Perhitungan Sendiri (HPS) 6.8.3.2. Iklan Request Expression Of Interest 6.8.3.3. Penyusunan Daftar Pendek (Short List) 6.8.3.4. Permintaan Pemasukan Proposal / Request for Proposal (RFP) 6.8.3.5. Pemasukan dan Evaluasi Proposal Konsultan 6.8.3.6. Pemenang Kontrak dan Pengumuman 6.9. Pengadaan Barang (Goods) dan Jasa (Non Consulting Services) 6.9.1. Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa 6.9.2. Metode Pengadaan Barang dan Jasa 6.9.2.1. Metode International Competitive Bidding (ICB) 6.9.2.2. Metode Direct Contracting 6.9.2.3. Metode Shopping 6.9.3. Pengawasan Pelaksanaan Kontrak 6.9.3.1. Pengelolaan Pengaduan Pengadaan 6.9.3.2. Keterbukaan dalam Pengadaan 6.9.3.3. Pengendalian Kualitas dan Pengawasan Prosedur Pengadaan

BAB 7. PEMANTAUAN, EVALUASI DAN PELAPORAN 7.1. Pendahuluan 7.2. Tujuan dan Manfaat Monev 7.3. Indikator Pemantauan dan Evaluasi 7.4. Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Transparansi dan Akuntabilitas Serta Re-Entry Program 7.4.1 . Palaksanaan Pemantauan dan Evaluasi 7.4.1.1. Pelaksanaan Pemantauan Proses Seleksi Peserta 7.4.1.2. Pelaksanaan Pemantauan Keuangan 7.4.1.3. Pelaksanaan Pemantauan Karyasiswa 7.4.1.4. Pelaksanaan Pemantauan Pengadaan Barang dan Jasa 7.4.1.5. Pelaksanaan Evaluasi Seluruh Kegiatan 7.4.2. Media Pemantauan dan Evaluasi 7.4.3. Peran dan Tanggung Jawab 7.4.4. Mekanisme pelaporan 7.4.5. Masalah dan hambatan yang ditemui saat pelaksanaan pemantauan


VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI

-

16 16 17 17 19 19 20 20 20 21 21 22


-

22 24 25 26 26 27 27 27 28 28 29 29 30 31 32 32

VII VII VII

-

1 1 1

VII VII VII VII VII VII VII VII VII VII VII

-

4 4 4 5 5 6 6 7 7 8 9

Bab 1. Pendahuluan DAFTAR ISI BAB 8. TRANSPARANSI DAN AKUNTABILITAS 8.1. Pendahuluan 8.1.1. Landasan Pelaksanaan 8.1.2. Tujuan Pelaksanaan 8.2. Prinsip-Prinsip Transparansi dan Akuntabilitas 8.2.1. Keterbukaan dan Transparansi 8.2.2. Akuntabilitas 8.3. Sanksi Terhadap Penyimpangan 8.4. Laporan

VIII VIII VIII VIII VIII VIII VIII VIII

-

1 1 1 1 2 5 7 7


DAFTAR ISI DAFTAR ISI BAB 1. PENDAHULUAN 1.1. Tujuan Panduan Operasional Proyek (POM) 1.2. Dasar Pelaksanaan 1.3. Penyajian isi Panduan Operasional Proyek (POM)

I I I

-

1 2 2

BAB 2. GAMBARAN UMUM SPIRIT 2.1. Latar Belakang 2.2. Tujuan dan Indikator Pencapaian 2.2.1. Tujuan SPIRIT 2.2.2. Indikator Pencapaian Tujuan (Project Outcome Indicators) 2.3. Gambaran Umum tentang Komponen Program 2.4. Component 1: Degree Scholarships for Ministry of Finance 2.5. Component 2: Degree and Non-Degree Scholarships for Other PA 2.5.1. Program Studi dan rencana estimasi biaya per program studi 2.6. Component 3: Program and Project support

II II II II II II II II II

-

1 2 2 2 3 4 4 5 12

BAB 3. ORGANISASI SPIRIT 3.1. Umum 3.2. Unit organisasi proyek dan tugas 3.2.1. Steering Comittee (SC) 3.2.2. Project Coordination Unit (PCU) 3.2.3. Project Implementation Unit (PIU) 3.2.4. Participating Agencies (PA) 3.2.5. Jasa Konsultan dan Jasa lainnya sebagai pendukung PCU

III III III III III III III

-

1 2 2 3 4 5 5

IV IV IV IV

-

1 1 3 3

IV IV IV

-

6 6 7

IV

-

8

IV IV IV

-

8 9 9

IV IV IV IV

-

10 11 14 15

IV -

15

BAB 4. IMPLEMENTASI DAN OPERASIONALISASI 4.1. Pendahuluan 4.1.1. Aplikasi Database SPIRIT 4.2. Komponen 1 – Degree Scholarship for Ministry of Finance 4.2.1. Proses Seleksi Degree Scholarship di Kementerian Keuangan 4.3. Sub Komponen 1.1. – Competitive selection of candidates & provision of predeparture language training to selected candidates 4.3.1. Kegiatan Pre-departure Training 4.3.2. Pengiriman Aplikasi atau Pelamaran 4.4. Sub Komponen 1.2. – Award of scholarships for overseas and joint domestic & overseas (link) degrees to successful candidates in fields relevant to the work of the MOF 4.4.1 Penerimaan Overseas Degree dan Linkage 4.4.2. Mekanisme Pembiayaan Overseas Degree dan Linkage 4.5. Komponen 2 – Degree and Non-Degree Scholarships for Other PA 4.6. Sub Komponen 2.1. – Competitive selection of candidates & provision of predeparture language training to selected candidates 4.6.1. Proses Seleksi 4.6.2. Pre Departure Training 4.6.3. Pengiriman Aplikasi atau Pelamaran 4.7. Sub Komponen 2.2. – Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic & overseas (link) degrees and overseas and domestic non-degree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective PA other than the MoF


Bab 1. Pendahuluan DAFTAR ISI 4.7.1. Penerimaan Penempatan Degree Scholarship 4.7.2. Mekanisme Pembiayaan Scholarship 4.8. Komponen 3. – Program and Project Support 4.8.1. Subkomponen 3.1. – Program Management 4.8.1.1. Placement, payment dan Student Monitoring 4.8.1.2. Planning, Monitoring dan Reporting 4.8.2. Subkomponen 3.2. – Quality Assurance and Study 4.8.2.1. Independent Technical Review Consultant 4.8.2.2. Alumny Survey /Tracer Study 4.8.2.3. Re-entry Program

IV IV IV IV IV IV IV IV IV IV

-

16 18 19 19 19 19 22 22 23 23

BAB 5. PENGELOLAAN KEUANGAN 5.1. Pendahuluan 5.2. Organisasi Pengelola Keuangan SPIRIT 5.2.1. Uraian Tugas dan Tanggungjawab Pengelola Keuangan SPIRIT 5.2.1.1. Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) 5.2.1.2. Pejabat Pembuat Komitmen 5.2.2.3. Bagian Keuangan 5.2.2. Client Connection Website 5.3. Penganggaran 5.3.1. Klasifikasi Penganggaran 5.3.2. Ineligible Expenditure 5.3.3. Konversi Kategori dan Komponen SPIRIT Terhadap Klasifikasi Anggaran 5.3.4. Jadwal Perencanaan dan Penyusunan Dokumen Anggaran 5.3.5. Penyusunan Anggaran SPIRIT 5.4. Pencairan Dana dan Pembayaran 5.4.1. Mekanisme Pencairan Dana dan Pembayaran 5.4.2. Proses Pembukaan Rekening Dana Awal (Initial Deposit) 5.4.3. Proses Penutupan Rekening Khusus 5.5. Akuntansi dan Pelaporan 5.5.1. Akuntansi/Pembukuan 5.5.2. Pelaporan 5.6. Audit 5.6.1. Pelaksanaan internal audit 5.6.2. Pelaksanaan eksternal audit

V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V

-

1 1 1 1 2 2 4 4 4 4 5 6 7 8 8 9 10 11 11 12 13 13 14

BAB 6. PENGADAAN BARANG DAN JASA 6.1. Umum 6.2. Pihak-pihak yang Terkait Serta Tanggungjawabnya dengan pengadaan 6.2.1. Tugas dan Tanggung Jawab Pelaksanaan Pengadaan 6.2.2. Penguatan Kapasitas Penanggung Jawab Pengadaan 6.3. Dasar Hukum dan Referensi Utama 6.3.1. Persyaratan Peserta (Eligibility) 6.3.2. Etika dan Sanksi Pengadaan 6.3.2.1. Etika Pengadaan 6.3.2.2. Sanksi Pengadaan 6.3.3. Misprocurement 6.3.3.1. Tindak lanjut penyelesaian akibat Misprocurement 6.3.3.2. Penyelesaian dengan Rekanan 6.4. Jaminan Penawaran (Bid Security) 6.5. Pertentangan Kepentingan 6.6. Penyusunan Rencana Pengadaan dan Persetujuan World Bank 6.7. Monitoring Pelaksanaan Proses Pengadaan


-

1 1 2 7 7 8 9 9 10 11 12 13 13 13 14 15


DAFTAR ISI 6.8. Seleksi Konsultan 6.8.1. Prosedur Seleksi Konsultan 6.8.2. Metode Seleksi Konsultan 6.8.2.1. Metode Quality and Cost Based Selection (QCBS) 6.8.2.2. Metode Least Cost Selection 6.8.2.3. Metode Selection Based on the Consultants’ Qualification (CQS) 6.8.2.4. Metode Quality Based Selection 6.8.2.5. Metode Selection under a fixed budget 6.8.2.6. Metode Single Source Selection 6.8.2.7. Metode Selection of Service Delivery Contractor 6.8.2.8. Metode Selection of Individual Consultant (IC) 6.8.3. Penyiapan Dokumen Untuk Seleksi Konsultan 6.8.3.1. Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Terms of Refference (TOR) dan harga Perhitungan Sendiri (HPS) 6.8.3.2. Iklan Request Expression Of Interest 6.8.3.3. Penyusunan Daftar Pendek (Short List) 6.8.3.4. Permintaan Pemasukan Proposal / Request for Proposal (RFP) 6.8.3.5. Pemasukan dan Evaluasi Proposal Konsultan 6.8.3.6. Pemenang Kontrak dan Pengumuman 6.9. Pengadaan Barang (Goods) dan Jasa (Non Consulting Services) 6.9.1. Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa 6.9.2. Metode Pengadaan Barang dan Jasa 6.9.2.1. Metode International Competitive Bidding (ICB) 6.9.2.2. Metode Direct Contracting 6.9.2.3. Metode Shopping 6.9.3. Pengawasan Pelaksanaan Kontrak 6.9.3.1. Pengelolaan Pengaduan Pengadaan 6.9.3.2. Keterbukaan dalam Pengadaan 6.9.3.3. Pengendalian Kualitas dan Pengawasan Prosedur Pengadaan

BAB 7. PEMANTAUAN, EVALUASI DAN PELAPORAN 7.1. Pendahuluan 7.2. Tujuan dan Manfaat Monev 7.3. Indikator Pemantauan dan Evaluasi 7.4. Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Transparansi dan Akuntabilitas Serta Re-Entry Program 7.4.1 . Palaksanaan Pemantauan dan Evaluasi 7.4.1.1. Pelaksanaan Pemantauan Proses Seleksi Peserta 7.4.1.2. Pelaksanaan Pemantauan Keuangan 7.4.1.3. Pelaksanaan Pemantauan Karyasiswa 7.4.1.4. Pelaksanaan Pemantauan Pengadaan Barang dan Jasa 7.4.1.5. Pelaksanaan Evaluasi Seluruh Kegiatan 7.4.2. Media Pemantauan dan Evaluasi 7.4.3. Peran dan Tanggung Jawab 7.4.4. Mekanisme pelaporan 7.4.5. Masalah dan hambatan yang ditemui saat pelaksanaan pemantauan


VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI

-

16 16 17 17 19 19 20 20 20 21 21 22


-

22 24 25 26 26 27 27 27 28 28 29 29 30 31 32 32

VII VII VII

-

1 1 1

VII VII VII VII VII VII VII VII VII VII VII

-

4 4 4 5 5 6 6 7 7 8 9

Bab 1. Pendahuluan DAFTAR ISI BAB 8. TRANSPARANSI DAN AKUNTABILITAS 8.1. Pendahuluan 8.1.1. Landasan Pelaksanaan 8.1.2. Tujuan Pelaksanaan 8.2. Prinsip-Prinsip Transparansi dan Akuntabilitas 8.2.1. Keterbukaan dan Transparansi 8.2.2. Akuntabilitas 8.3. Sanksi Terhadap Penyimpangan 8.4. Laporan

VIII VIII VIII VIII VIII VIII VIII VIII

-

1 1 1 1 2 5 7 7


Daftar Gambar &Tabel

DAFTAR GAMBAR DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur organisasi pengelola proyek SPIRIT Gambar 4.1 Tahapan seleksi bagi Kandidat Overseas Degree Scholarship di PIUKemenkeu Gambar 4.2 Tahapan proses seleksi Kandidat penerima Degree Scholarship Bappenas Gambar 4.3 Mekanisme Realokasi Anggaran Gambar 5.1 Mekanisme Pencairan Dana dan Pembayaran Gambar 8.1 Prosedur penanganan keluhan

III IV

-

1 4

IV IV V VIII

-

10 21 8 3


DAFTAR TABEL DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Project outcome indicators Tabel 2.2 Intermediate outcome indicators Tabel 2.3 Rencana alokasi SPIRIT Tabel 2.4 Biaya S3 Luar Negeri (PhD Overseas) per Karyasiswa Tabel 2.5 Biaya S2 Luar Negeri (Master Overseas) per Karyasiswa Tabel 2.6 Biaya program S3 Dalam Negeri (PhD Domestic) per Karyasiswa Tabel 2.7 Biaya program S2 Dalam Negeri (Master Domestic) per Karyasiswa Tabel 2.8 Biaya S2 / Master Linkage per Karyasiswa Tabel 2.9 Biaya Overseas Insternship Program per Karyasiswa Tabel 2.10 Biaya Non Degree Training Overseas per Karyasiswa Tabel 2.11 Biaya Non DegreeTraining Domestik per Karyasiswa Tabel 2.12 Biaya Non Degree In House Training Domestik per Karyasiswa Tabel 2.13 Biaya Non Degree Training Swakelola Domestik per Karyasiswa Tabel 2.14 Biaya Non DegreeTraining Overseas per Karyasiswa Tabel 2.15 Biaya Non DegreeTraining Domestik per Karyasiswa Tabel 2.16 Biaya Non Degree In House Training Domestik per Karyasiswa Tabel 2.17 Biaya Non Degree Training Swakelola Domestik per Karyasiswa Tabel 2.18 Kebutuhan biaya untuk Komponen 3 Tabel 4.1 Main Components of Transpar Database Tabel 4.2 Scholars dan Biaya Komponen 1 Tabel 4.3 Kriteria Seleksi Administrasi Scholarship Degree – PIU Kemenkeu Tabel 4.4 Kriteria Seleksi Akademik – PIU Kemenkeu Tabel 4.5 Kriteria Wawancara scholarship Degree – PIU Kemenkeu Tabel 4.6 Contoh program studi untuk Karyasiswa di Kementerian Keuangan Tabel 4.7 Media dan Penangungjawab informasi SPIRIT Tabel 4.8 Kriteria Seleksi Adminitrasi SPIRIT – PIU Bappenas Tabel 4.9 Kriteria Seleksi akademik SPIRIT untuk Skor ITP-TOEFL/IELTS dan TPA Tabel 4.10 Kriteria wawancara – PIU Bappenas Tabel 4.11 Durasi Pre-Departure training untuk Kandidat Tabel 4.12 Estimasi jumlah Karyasiswa per PA di Komponen 2 Tabel 4.13 Program study sesuai HCDP untuk PA selain PA Kemenkeu Tabel 4.14 Rencana penggunaan Jasa Konsultan dan jasa lainnya di komponen 3 Tabel 4.15 Monitoring dan Evaluasi terhadap Karyasiswa yang dilakukan PCU/PIU/PA Tabel 4.16 Jenis laporan dan isi serta frekuensi laporan pelaksanaan program dan kegiatan Tabel 4.17 Mekanisme tracer study Tabel 5.1. Korelasi klasifikasi anggaran Tabel 5.2 Jadwal pengiriman IFR Tabel 6.1 Dasar Hukum dan Referensi Utama Pelaksanaan Pengadaan Tabel 6.2 Metode Seleksi Konsultan dan Ambang batas yang dipakai Tabel 6.3 Metode pengadaan barang & jasa dan ambang batas Tabel 6.4 Jadwal Tentatif untuk Menyusun Procurement Plan Tabel 6.5 Monitoring Proses Pengadaan Tabel 6.6 Tahapan Seleksi Konsultan dengan Metode QCBS Tabel 6.7 Tahapan Pelaksanaan Seleksi Konsultan Metode CQS Tabel 6.8 Tahapan Seleksi Konsultan Individu Tabel 6.9 Petunjuk untuk menyusun KAK/TOR Tabel 6.10 Petunjuk menghitung HPS Tabel 6.11 Langkah-Langkah Menyusun Daftar Pendek Tabel 6.12 Tahapan Pelaksanaan Pengadaan Barang dengan Metode ICB


II II II II II II II II II II II II II II II II II II IV IV IV IV IV IV IV IV IV IV IV IV IV IV IV IV IV V V VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI VI

-

2 3 4 5 6 7 7 8 9 10 10 10 10 11 11 11 11 12 2 3 4 5 6 8 9 12 13 13 14 16 17 20 21

-

22 23 6 13 7 8 8 14 15 17 19 21 22 24 25 28

-

Bab 1. Pendahuluan DAFTAR ISI Tabel 6.13 Tahapan dengan Metode Shopping Tabel 6.14 Pemantauan Pelaksanaan Kontrak Tabel 7.1 Indikator Pemantauan capaian tujuan Tabel 7.2 Indikator Pemantauan capaian antara Tabel 7.3 Jenis Pelaporan

VI VI VII VII VII

-

30 30 2 3 8


Bab I: Pendahuluan

Bab 1. Pendahuluan

BAB 1 PENDAHULUAN 1. 1.

Tujuan Panduan Operasional Proyek (POM)

Panduan Operasional Proyek (Project Operation Manual – disingkat dengan POM) ini disusun sebagai pedoman bagi para pemangku kepentingan program dalam menyiapkan dan melaksanakan Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution – disingkat SPIRIT yang akan dilaksanakan oleh Pemerintah Pusat. Untuk kalangan internal pemerintah, POM ini menjadi rujukan bagi Komite Pengarah (Steering Committee – disingkat dengan SC), Unit Koordinasi Proyek (Project Coordination Unit – disingkat dengan PCU), Unit Implementasi Proyek (Project Implementation Unit – disingkat dengan PIU), dan Instansi Sasaran (Participating Agency – disingkat dengan PA), serta Peserta seleksi, Kandidat dan Karyasiswa. Untuk kalangan eksternal, POM berguna pula sebagai rujukan antara lain lembaga donor (Bank Dunia), auditor, dan masyarakat yang berkepentingan. Substansi POM ini mencakup beberapa aspek penting terkait dengan design program, komponen program, mekanisme, dan prosedur pengelolaan program. Dengan adanya panduan ini diharapkan pelaksanaan program dapat berjalan dengan efektif, efisien, transparansi dan akuntabel sesuai dengan sasaran yang telah disepakati antara Pemerintah Indonesia dan Bank Dunia. Agar para pengguna lebih memahami konsep dan kesepakatan yang telah dicapai antara Pemerintah Indonesia dan Bank Dunia tentang Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution/SPIRIT ini, diharapkan pengguna Panduan ini mempelajari pula beberapa dokumen penting terkait lainnya, seperti Loan Agreement, Project Appraisal Document (PAD), Aide Memoire antara Pemerintah Indonesia dan Bank Dunia, Term of References (TOR) serta Pedoman-pedoman lain yang akan disusun dan ditetapkan bilamana diperlukan dalam dokumen yang terpisah.

1. 2.

Dasar Pelaksanaan

Penulisan POM Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution/SPIRIT berdasarkan pada berbagai aturan1 yang telah disepakati oleh Pemerintah Indonesia dan Bank Dunia, yaitu : 1). Perpres No.12 tahun 1961 tentang Pemberian Tugas Belajar 2). Minutes of Negotiation tanggal 9 Pebruari 2011 3). Loan Agreement, IBRD No. 8010-IND tanggal 18 Maret 2011 4). Project Appraisal Document for SPIRIT project

1. 3.

Penyajian isi Panduan Operasional Proyek (POM)

POM Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution/ SPIRIT terdiri dari 8 bab dan beberapa lampiran disusun secara sistematis dengan sajian isi sebagai berikut:

1

BAB I

PENDAHULUAN

Tujuan penggunaan POM, dasar pelaksanaan dan sistematika penyajiannya

BAB II

GAMBARAN UMUM SPIRIT

Latar belakang, Tujuan dan Indikator Utama Program, Gambaran umum tentang Komponen Program, dan sub Komponen.

Dapat di lihat di Lampiran 1


Hal. I - 1

Bab 1. Pendahuluan Bab 1. Pendahuluan

BAB III

ORGANISASI SPIRIT

Gambaran tentang struktur, fungsi dan mekanisme kerja organisasi projek di tingkat Steering Committee, PCU (Bappenas), PIU (Kementerian Keuangan dan Bappenas), dan Participating Agency.

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN OPERASONALISASI

Pelaksanaan kegiatan berdasarkan komponen proyek dengan siklus program mengenai penentuan kriteria peserta, seleksi, persiapan bahasa, penempatan pada universitas/institusi penyelenggara, monitoring dan evaluasi Karyasiswa, serta penempatan alumni kembali pada Participating Agency

BAB V

PENGELOLAAN KEUANGAN

Perencanaan dan Pengelolaan Keuangan, Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan Keuangan, serta audit Keuangan

BAB VI

PENGADAAN BARANG DAN JASA

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

BAB VII

PEMANTAUAN, EVALUASI DAN PELAPORAN

Pelaksanaan Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan Proyek

BAB VIII

TRANSPARANSI DAN AKUNTABILITAS

Kegiatan transparansi dan akuntabilitas mengenai penyelenggaraan kegiatan serta penanganan Keluhan

Hal. I - 2


Bab II: Gambaran Umum

Bab 2. Gambaran Umum SPIRIT

BAB 2 GAMBARAN UMUM SPRIT 2.1.

Latar Belakang

Sasaran pembangunan nasional di dalam RPJMN 2010-2014 adalah terwujudnya kesejahteraan masyarakat yang demokratis dan berkeadilan. Untuk mencapai sasaran pembangunan nasional tersebut, telah ditetapkan sebelas prioritas nasional, dimana prioritas yang pertama adalah reformasi birokrasi dan tatakelola pemerintahan. Sasaran dari prioritas nasional yang pertama ini adalah meningkatkan kinerja instansi pemerintah yang ditandai dengan berkurangnya praktek korupsi, kolusi, dan nepotisme, serta meningkatkan kualitas pelayanan publik. Sejak tahun 2007 Pemerintah berupaya untuk meningkatkan kinerja instansi pemerintah dengan melaksanakan reformasi birokrasi di beberapa instansi pemerintah sebagai pilot project, di Kementerian Keuangan (Kemenkeu), Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), dan Mahkamah Agung (MA). Pelaksanaan pilot project ini dianggap berhasil, sehingga Pemerintah merencanakan perluasan pelaksanaan reformasi birokrasi di seluruh instansi pemerintah terutama di Kementerian/Lembaga di Pusat. Untuk mendukung keberhasilan reformasi birokrasi di berbagai Kementerian/Lembaga di Pusat sebagaimana dimaksud, maka sangat diperlukan berbagai inisiasi penyempurnaan dan penyesuaian manajemen dan critical mass dalam rentang serta tataran yang luas meliputi kebijakan, regulasi, tata kelola, penilaian, pembinaan, serta dukungan sumberdaya yang kondusif. Sebagian besar rangkaian strategi pembaharuan reformasi birokrasi tersebut tercakup dalam Human Capital Development Plan (HCDP) yang diinisiasi oleh Bappenas, Kementerian Keuangan dan World Bank dengan nama Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institutions (disingkat – SPIRIT) yang merupakan Program beasiswa untuk penguatan reformasi birokrasi instansi Pusat. Sehubungan hal tersebut, proyek SPIRIT dapat dipandang dan diyakini sebagai program untuk meningkatkan kapasitas Instansi Sasaran (Participating Agencies – disingkat PA) melalui peningkatan kompetensi sumber daya manusia dalam melaksanakan reformasi birokrasi. Kementerian/Lembaga Pemerintah yang telah dipilih sebagai Participating Agency merupakan Instansi/Agency di Pusat yang telah menjalankan prioritas nasional dan bertanggung jawab terhadap pembiayaan sektor publik/ekonomi, pembiayaan manajemen SDM, peningkatkan iklim investasi, pengelolaan dan pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Dalam proyek SPIRIT ini, rencana ada sebelas Kementerian/Lembaga sebagai Participating Agencies yang terlibat dan instansi lainnya akan disesuaikan dengan kebijakan Reformasi Birokrasi Nasional. Sebelas Participating Agencies tersebut yakni: (1). Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi; (2). Badan Kepegawaian Negara/BKN; (3). Lembaga Administrasi Negara/LAN; (4). Kementerian Keuangan; (5). Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas; (6). Kementerian Dalam Negeri; (7). Kementerian Luar Negeri; (8). Badan Pertanahan Nasional/BPN; (9). Badan Koordinasi Penanaman Modal/BKPM, (10). Badan Pemeriksa Keuangan/BPK; dan (11). Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan/BPKP. Rencana sebelas Participating Agency yang akan diikutsertakan dalam proyek SPIRIT ini memiliki peranan penting di sektor publik seperti di Kementerian PAN dan RB bersama dengan BKN dan LAN memiliki peranan penting dalam menetapkan arah kebijakan reformasi birokrasi ke depan. Sedangkan Kementerian Keuangan dan Kementerian PPN/Bappenas sebagai Central Agency mempunyai peranan yang strategis ikut menentukan arah dan mendukung kebijakan reformasi birokrasi. Begitu juga dengan Kementerian Dalam Negeri mempunyai peranan mengarahkan dan mendorong implementasi reformasi birokrasi di daerah. Kementerian Luar Negeri, BPN dan BKPM memberikan pelayanan publik yang berdampak pada peningkatan iklim investasi. Sedangkan BPK dan Project Operation Manual SPIRIT

Hal. II - 1

Bab 2. Gambaran Umum SPIRIT BPKP mempunyai peranan memastikan pelaksanaan tatakelola pemerintahan yang baik di seluruh lembaga instansi pemerintah. Peningkatan kinerja kesebelas Participataing Agency tersebut, diharapkan memberi dampak yang signifikan bagi keberhasilan dan keberlanjutan reformasi birokrasi di Indonesia. Namun demikian, bila dalam implementasinya kesebelas Partcipating Agency memiliki komitmen rendah tidak melaksanakan tugas dan fungsi sebagai PA secara baik, serta tingkat kemampuan penyerapan alokasi dana SPIRIT secara akumulatif selama 3 tahun anggaran kurang dari 50% penyerapan dananya, maka Steering Committee akan mempertimbangkan kembali PA dalam keikutsertaannya dalam proyek SPIRIT ini1.

2.2.

Tujuan dan Indikator pencapaian

2.2.1. Tujuan SPIRIT SPIRIT bertujuan untuk meningkatkan kapasitas Participating Agency melalui: (1). Peningkatan kapasitas Sumber Daya Manusia/SDM dengan mengembangkan keterampilan teknis, manajerial, dan kepemimpinan aparat pemerintah yang melaksanakan tugas-tugas pokok dan fungsi institusi serta; dan (2). Peningkatan kapasitas SDM dalam melaksanakan reformasi birokrasi instansi pusat .

2.2.1 Indikator pencapaian tujuan (Project outcome Indicators) Keberhasilan kinerja proyek SPIRIT ini akan diukur dengan Project Outcome Indicators dan Intermediate Outcome Indicators. Project Outcome Indicators dan Intermediate Outcome Indicators dari proyek SPIRIT digunakan sebagai alat ukur keberhasilan kinerja dan sebagai alat ukur dari dampak proyek SPIRIT itu sendiri. Indikator kinerja program baik Outcome atau Intermediate disajikan dalam bentuk tabulasi seperti Tabel 2.1. dan Tabel. 2.2 di bawah ini. Tabel 2.1 Project outcome indicators Data Collection Instrument

Responsibility

1. Increase in percentage of staff with the relevant competencies in the core priority areas of the participating agency, as based on needs and gap analysis.

HCDP

PA, PIUs, PCU

2. Percentage of respondents in the agency expressing satisfaction with the impact of the program on agency capacity, based on staff survey

Staff Survey

PIUs, PCU

Project Development Objective

Project Outcome Indicators

To build the capacity of the participating agency by (1) Strengthening their human resources in core functional areas; (2). Enhancing their ability to initiate and Manage reforms

1

Standard Operation Procedure pengambilan keputusan ada di Lihat lampiran 2.1.


Hal. II - 2

Bab 2. Gambaran Umum SPIRIT Tabel 2.2 Intermediate outcome indicators Intermediate Outcome

Intermediate Outcome Indicators

Data Collection Instrument

Responsibility

HCDP

PAs

Technical competencies and gap analysis conducted HCDP prepared that identify key competencies required, and staff skill gaps, in core priority areas

Human Capital Development Plans prepared that identify priority areas and staff skill gaps

Scholarships in priority areas Scholars are sent for degree program and nondegree training that agencies identify to be in : a). Core priority areas and; b). Areas important for institutional and governance reforms

- Percentage of scholars participating in degree programs that meet priority need and institutional reform need identified in agency HCDP. - Percentage of scholars participating in nondegree training that meet priority need and institutional reform need identified in agency HCDP

HCDP, Database

Percentage of scholars selected as per procedures specified in Project Operational Manual, as verified by independent technical audit

Selection Report

PIUs

Percentage of scholars completing their programs of study with GPA’s >3.0

Database, Academic Transcript

PIUs, PCU

- Re-entry, placement, and career development policies in place. - Database and tracer studies regularly used for tracking placement and career progression of returned scholars

Database, alumni survey

PAs, PIUs

Percentage of staff expressing satisfaction with the program based on staff survey

Staff survey

PAs, PIUs

PAs, PIU HCDP, Database

Scholar selection transparent, merit-based, and on equal-opportunity principles Scholars for degree and non-degree training are selected through transparent and merit-based criteria, with equal opportunity principles Successful completion of studies Scholars complete their degree programs at an acceptable standard Effective scholar re-integration Scholars are effectively reintegrated into agencies upon their return so that their newly acquired skills can be effectively utilized Program evaluation Participant’s are satisfied with their degree program and non-degree training experience and its utilization in the workplace.

2.3.

Gambaran umum tentang komponen program

Dengan memperhatikan kejelasan hubungan (relevansi) antara komponen program dengan volume dan kualitas output kegiatan yang merujuk pada indikator kinerja proyek SPIRIT, maka komponen program dibedakan menjadi tiga, yakni: (1). Komponen I, tentang pelaksanaan kegiatan PreDeparture Training dan Degree Scholarship yang dikelola oleh PIU Kementerian Keuangan; (2).Komponen II, tentang pelaksanaan Seleksi akademik dan pelaksanaan Pre-Departure Training serta pelaksanaan Degree Scholarship dan Non Degree Training yang dikelola oleh PIU Bappenas; dan (3). Komponen III, tentang Dukungan pengelolaan dan operasional proyek baik untuk pengadaan Barang dan Jasa Konsultan, pengadaan Jasa Lainnya, kegiatan Re-entry Program, dan Biaya Operasional PCU/PIU. Secara umum biaya per komponen proyek SPIRIT untuk periode 2011 sampai dengan 2017 tercantum pada tabel 2.3, detail alokasi anggaran dan rencana keberangkatan per tahun per PA dapat dilihat pada lampiran 2.2.


Hal. II - 3

Bab 2. Gambaran Umum SPIRIT Tabel 2.3 Rencana alokasi SPIRIT Participating Agencies

Selection Process (US$'000)

MoF PIU 1. Mis nis try of Fina nce

Degree Scholarship

Non Degree Training

Scholars (US$'000) Scholars (US$'000)

Management & Contigencies

Total Cost

(US$'000)

(US$'000)

1.107

290

33.393

-

-

-

34.500

Bappenas PIU 1. Mis nis try of Home Affa ir 2. Mis nis try of Foreign Affa ir 3. Mis nis try of Na tiona l Development Pla nning / Ba ppena s , 2.320 4. the Supreme Audit Boa rd (BPK) 5. the Inves tment Coordina tion Boa rd (BKPM) 6. the State Minis try for Adminis tra tive Reforms (MenPAN&RB) 7. the Civil Service Agency (BKN) 8. the Na tiona l Ins titute of Public Adminis tra tion (LAN) 9. the Fina ncia l a nd Development Supervis ory Boa rd (BPKP) 10.the La nd Adminis tra tion Agency (BPN) -

54 51 91 81 35 42 38 54 120 106

4.700 7.474 8.193 5.924 4.519 4.500 4.955 4.553 5.336 6.603

218 44 265 214 207 173 132 207 173 34

1.299 530 1.894 1.075 1.485 1.490 1.538 1.451 1.669 396

6.249 -

5.998 8.004 18.656 6.999 6.004 5.990 6.493 6.003 7.005 6.999

2.320

672

56.755

1.667

12.826

6.249

78.150

3.427

962

90.148

1.667

12.826

6.249

112.650

Total Project Cost

2.4 Component 1: Degree Scholarships for Ministry of Finance (US$. 34,5 Million) Pembiayaan komponen satu dari proyek SPIRIT ini hanya untuk PA Kementerian Keuangan, mencakup: (1). Pembiayaan untuk pre-departure training; dan (2). Pembiayaan Degree Scholarship untuk program S3/PhD Overseas; S2/Master Overseas dan S2/Master Linkage. Seluruh pembiayaan untuk Komponen 1 untuk Kementerian Keuangan (sebagai PA) dengan beban biaya dana Loan yang diperkirakan mencapai US$. 34,5 juta. Secara umum pengelolaan Komponen 1 ini, dilakukan dengan cara swakelola/mandiri (force account), dan hanya ada satu layanan yang melalui proses pengadaan yakni Pengadaan jasa guru Native dan Local Speaker untuk mendukung pre-departure training yang dikelola Project Implementing Unit (PIU) Kementerian Keuangan.

2.5 Component 2: Degree and Non-Degree Scholarships for Other PA (US$. 70,5 Million) Pembiayaan komponen dua dari proyek SPIRIT untuk Participating Agencies selain PA Kementerian Keuangan, berdasarkan HCDP ada 10 Kementerian/Lembaga (K/L) selain Kementerian Keuangan yakni sebagai berikut: (1). Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi; (2). Badan Kepegawaian Negara/BKN; (3). Lembaga Administrasi Negara/LAN; (4). Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas; (5). Kementerian Dalam Negeri; (6). Kementerian Luar Negeri; (7). Badan Pertanahan Nasional/BPN; (8). Badan Koordinasi Penanaman Modal/BKPM, (9). Badan Pemeriksa Keuangan/BPK; dan (10). Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan/BPKP. Rencana alokasi pembiayaan komponen 2 ini digunakan untuk 10 K/L sebagai PA sebesar US$.70,5 juta ini mencakup: (1a). Pembiayaan proses seleksi untuk Tes Potensi Akademis/TPA dan Intitutional Test Program/ITP TOEFL bagi calon peserta; (1b.) Pembiayaan untuk Pre-departure training termasuk biaya iBT-TOEFL/IELTS dan GMAT/GRE sebanyak masing-masing dua kali bagi Kandidat yang sudah lulus Tes serta Allowance bagi Kandidat selama Pre-Departure Training berlangsung. Selain itu, pada komponen ini juga dialokasikan pengadaan jasa Training Provider untuk mendukung dan mempersiapkkan Karyasiswa yang mengambil program degree seperti S3/PhD overseas, S2/Master overseas dan S2/Master Linkage; (2). Pembiayaan bagi Karyasiswa di PA selain PA Kemenkeu yang mengambil program Degree untuk PhD Overseas/Domestic; Master Overseas/Linkage/Domestic serta Non Degree Training Overseas/Domestic/Internship.


Hal. II - 4

Bab 2. Gambaran Umum SPIRIT 2.5.1. Program Studi dan rencana estimasi biaya per program studi2 Besaran yang tertera dalam Tabel 2.4 sampai dengan Tabel 2.17 adalah dimaksudkan untuk penyusunan anggaran, sehingga angka tersebut hanya bersifat “indikatif”. Pembayaran seluruh tunjangan kepada karyasiswa akan berupa mata uang masing-masing negara tempat studi. Sedangkan besaran biaya hidup/living allowance yang sebenarnya akan diterima per karyasiswa ditentukan dalam Surat Keputusan Tunjangan Biaya Hidup Karyasiswa SPIRIT yang ditandatangani oleh Ketua PCU, dimana akan dilakukan evaluasi setiap tahunnya. selain unit-unit pembiayaan yang tertera dalam tabel berikut, PIU juga akan menanggung beberapa komponen pembiayaan seperti mailing cost, transfer fee/bank charge, travel cost, dan biaya program yang diwajibkan oleh universitas yang diatur dalam aide memoire SPIRIT. Terkait dengan penyelenggaraan program Degree untuk PhD Overseas/Domestic; Master Overseas/Linkage/Domestic serta Non Degree Training Overseas/Domestic/Internship SPIRIT ini, dapat dijelaskan program tersebut yang dimaksud meliputi : A. Degree Scholarship Program i). Overseas Degrees

S3 Luar Negeri atau PhD Overseas : Merupakan program PhD atau Doktor/S3 yang diselenggarakan secara penuh waktu di Universitas luar negeri yang program studinya sudah mendapatkan akreditasi dari Lembaga akreditasi program studi Pemerintah setempat, dan mendapat pengakuan dari Kementerian Pendidikan Nasional yang menangani masalah akreditasi/pengakuan program studi di dalam maupun di luar negeri Jangka waktu yang diberikan kepada Karyasiswa untuk menyelesaikan program S3/Doktoral adalah paling lama 4 tahun tergantung program studinya. Besarnya biaya S3 Luar Negeri atau PhD Overseas seperti tercantum pada Tabel 2.4. Tabel 2.4 Biaya S3 Luar Negeri (PhD Overseas) per Karyasiswa Unit Cost Unit US$ Year 38,000 University 250 Month 1,600

Ref No. 1 2 3

Tuition Fee* Application Fee Living Allowance

4 5 6 7 8 9 10

Book Allowance Typing Allowace Settling Allowance Research Allowance** Seminar Cost ** Shipping Allowance Health Insurance***

11

International Travel

12

Visa****

Package

13

Medical Check-up

14

Travel insurance

15

Bank Charge/Transfer Fee

16

Mailing Cost

Items

Vol.

Estimated Cost

4 4 48

152,000 1,000 76,800

Remarks At cost At cost Lump sum. Sesuai SK indeks tunjangan Hidup Ketua PCU SPIRIT Lump sum Lump sum Lump sum Lump sum Lump sum Lump sum At cost. Standar asuransi international student /asuransi yang dikehendaki oleh universitas At cost

Month Program Program Program Program Program Month

100 1,500 1,600 2,500 3,000 500 250

48 1 1 1 1 1 48

4,800 1,500 1,600 2,500 3,000 500 12,000

Trip

1,750

2

3,500

150

1

150

At cost

Package

250

1

250

At cost ceiling max

2

200

At cost ceiling max

Trip

100

frequency

35

frequency

5

TOTAL

Lump sum. Khusus pengiriman tuition ke universitas akan dibayar secara at cost At cost 259,800

*)

Nilai besaran Tuition fee dimungkinkan melebihi nilai pada unit cost, namun demikian akan diupayakan pengiriman Karyasiswa tidak terkonsentrasi pada beberapa Universitas/Program studi dengan Tuition fee yang melebihi nilai unit cost tersebut karena akan mengurangi jumlah pengiriman Karyasiswa. **) Usulan harus disetujui oleh pembimbing kemudian diajukan kepada PIU. Karyasiswa dapat melakukan research di luar negara tempat studi dengan tetap mendapatkan living allowance sesuai negara tempatnya studi, dengan persyaratan berikut :1) research untuk mengumpulkan data primer; 2) Persetujuan pembimbing/supervisor; 3) Maksmial durasi research selama 6 bulan; 4) melampirkan agenda/action plan research yang disetujui pembimbing/supervisor; 5) melampirkan kontrak dengan land lord. ***) Sistem pembayaran asuransi akan menyesuaikan skema di masing-masing universitas ****) Khusus Universitas yang mempergunakan Sevis akan ditambah USD 200 pada item Visa

2

Biaya per program study dalam bentuk unit cost dan dapat juga dalam bentuk partially funded (tiket/tuition fee/research allowance/living allowance). Persyaratan partially funded sesuai dengan kriteria kandidat reguler baik untuk degree maupun non-degree training.


Hal. II - 5

Bab 2. Gambaran Umum SPIRIT S2 Luar Negeri atau Master Overseas : Merupakan program strata dua (S2) atau Master yang diselenggarakan secara penuh waktu di Universitas di luar negeri, yang program studinya sudah mendapatkan akreditasi dari Lembaga akreditasi program studi Pemerintah setempat, dan mendapat pengakuan dari Kementerian Pendidikan Nasional yang menangani masalah akreditasi/pengakuan program studi di dalam maupun di luar negeri. Jangka waktu yang diberikan kepada Karyasiswa untuk menyelesaikan program Master Overseas adalah paling lama 2 tahun. Besarnya biaya S2 Luar Negeri atau Master Overseas seperti tercantum pada Tabel 2.5. Tabel 2.5 Biaya S2 Luar Negeri (Master Overseas) per Karyasiswa Ref No.

Unit Cost Unit US$

Items

Vol.

Estimated Cost

Remarks

1 2

Tuition Fee* Application Fee

Year University

36,500 250

2 4

73,000 1,000

At cost At cost

3

Living Allowance

Month

1,600

24

38,400

4 5 6 7

Month Program Program Program

100 1,500 1,600 2,000

24 1 1 1

2,400 1,500 1,600 2,000

8 9

Book Allowance Typing Allowace Settling Allowance Seminar Cost/Research Allowance ** Shipping Allowance Health Insurance***

Lump sum. Sesuai SK indeks tunjangan Hidup Ketua PCU SPIRIT Lump sum Lump sum Lump sum Lump sum

Program Month

500 250

1 24

500 4,800

10 11 12 13 14

International Travel Visa**** Medical Check-up Travel insurance Bank Charge/Transfer Fee

Trip Package Package Trip Frequency

1,750 150 250 100 35

2 1 1 2

3,500 150 250 200

15

Mailing Cost

Frequency

5

TOTAL

Lump sum At cost. Standar asuransi international student /asuransi yang dikehendaki oleh universitas At cost At cost At cost ceiling max At cost ceiling max Lump sum. Khusus pengiriman tuition ke universitas akan dibayar secara at cost at cost

130,500

*)

Nilai besaran Tuition fee dimungkinkan melebihi nilai pada unit cost, namun demikian akan diupayakan pengiriman Karyasiswa tidak terkonsentrasi pada beberapa Universitas/Program studi dengan Tuition fee yang melebihi nilai unit cost tersebut karena akan mengurangi jumlah pengiriman Karyasiswa. **) Usulan harus disetujui oleh pembimbing kemudian diajukan kepada PIU. Karyasiswa dapat melakukan research di luar negara tempat studi dengan tetap mendapatkan living allowance sesuai negara tempatnya studi, dengan persyaratan berikut: 1) research menggunakan data primer; 2) Persetujuan pembimbing/supervisor; 3) Maksmial durasi research selama 6 bulan; 4) melampirkan agenda/action plan research yang disetujui pembimbing/supervisor; 5) melampirkan kontrak dengan land lord. ***) Sistem pembayaran asuransi akan menyesuaikan skema di masing-masing universitas ****) Khusus Universitas yang mempergunakan Sevis akan ditambah US200 pada item Visa

ii). Domestic Degree Program

S3 Dalam Negeri atau Doctorate Domestic : Merupakan program strata tiga (S3) atau Doktoral yang diselenggarakan secara penuh waktu di Universitas di dalam negeri/Indonesia, dengan ketentuan program studinya telah terakreditasi “A” oleh Badan Akreditasi Nasional, Kementerian Pendidikan Nasional. Apabila tidak ada program dengan akreditasi “A”, maka dapat diajukan program dengan akreditasi di bawahnya yang tertinggi dari suatu universitas yang telah diakui. Jangka waktu yang diberikan kepada Karyasiswa untuk menyelesaikan program S3/Doktoral adalah paling lama 4 tahun. Besarnya biaya S3 Domestic untuk Doktor di dalam negeri seperti tercantum pada Tabel 2.6.


Hal. II - 6

Bab 2. Gambaran Umum SPIRIT Tabel 2.6 Biaya S3 dalam Negeri (PhD Domestic) per Karyasiswa Ref No.

Items

Unit Cost Unit US$

Vol.

Estimated Cost

1 2 3

Tuition Fee Application Fee Living Allowance

Year Package Month

5.750 250 175

4 4 48

23.000 1.000 8.400

4

Book Allowance

Month

30

48

1.440

5

Operational Allowace

Program

35

48

1.680

6

Settling Allowance

Program

175

1

175

7 8 9 10 11 12 13

Research Allowance* Seminar Cost* Shipping Allowance Domestic Travel Medical Check-up Travel insurance Mailing Cost

Program Program Program Trip Package Trip Frequency

600 300 300 65 50 100 5

1 1 1 2 1 2

600 300 300 130 50 200

TOTAL

Remarks At cost At cost Lump sum. Sesuai SK indeks tunjangan Hidup Ketua PCU SPIRIT Lump sum. Sesuai SBM Kementerian Keuangan pada Tahun Pelaksanaan Lump sum. Sesuai SBM Kementerian Keuangan pada Tahun Pelaksanaan Lump sum. Sesuai SBM Kementerian Keuangan pada Tahun Pelaksanaan Lump sum Lump sum Lump sum At cost At cost ceiling max. At cost ceiling max At cost

37,275

*) Usulan harus disetujui oleh pembimbing kemudian diajukan kepada PIU

S2 Dalam Negeri atau Master Domestic : Merupakan program Degree Strata 2 (S2) atau Magister yang diselenggarakan secara penuh waktu di Universitas di dalam negeri/Indonesia, dengan ketentuan program studinya telah terakreditasi minimal “A” oleh Badan Akreditasi Nasional, Kementerian Pendidikan Nasional. Apabila tidak ada program dengan akreditasi “A”, maka dapat diajukan program dengan akreditasi di bawahnya yang tertinggi dari suatu universitas yang telah diakui. Jangka waktu yang diberikan kepada Karyasiswa untuk menyelesaikan program S2/Magister adalah paling lama 2 tahun. Besarnya biaya S2 Domestic seperti tercantum pada Tabel 2.7. Tabel 2.7 Biaya program S2 Dalam Negeri (Master Domestic) per Karyasiswa Ref No.

Items

Unit Cost Unit US$

Vol.

Estimated Cost

Remarks

1 2

Tuition Fee Application Fee

Year Package

3,375 250

2 4

6,750 1,000

At cost At cost

3

Living Allowance

Month

175

24

4,200

4

Book Allowance

Month

30

24

720

5


Program

35

24

840

6

Settling Allowance

Program

175

1

175

Lump sum. Sesuai SK Indeks Tunjangan Hidup Ketua PCU SPIRIT Lump sum. Sesuai SBM Kementerian Keuangan pada Tahun Pelaksanaan Lump sum. Sesuai SBM Kementerian Keuangan pada Tahun Pelaksanaan Lump sum

7

Program

500

1

500

Lump sum

8

Seminar cost/ Research Allowance* Shipping Allowance

Program

150

1

150

Lump sum

9

Domestic Travel

Trip

65

2

130

At cost

10

Medical Check-up

Package

50

1

50

At cost ceiling max.

11 12

Travel insurance Mailing Cost

Trip Frequency

100 5

2

200

At cost ceiling max At cost

TOTAL

14,715

*) Usulan harus disetujui oleh pembimbing kemudian diajukan kepada PIU


Hal. II - 7

Bab 2. Gambaran Umum SPIRIT iii). Joint Domestic & Overseas (link) Degree Program

S2 Master Linkage : Merupakan program strata dua (S2)/Master yang diselenggarakan melalui kerjasama antara Universitas di dalam negeri dan Universitas di luar negeri, dan dimungkinkan Karyasiswa mendapatkan Double Degree Master. Kerjasama pelaksanaan Program Master Linkage diselenggarakan dengan cara pengakuan beberapa kredit mata kuliah/credit transfer dari kedua Universitas yang melakukan kerjasama dan telah dirancang secara khusus. Kemungkinan masingmasing di Universitas dapat memberikan Degree. Apabila tidak ada program dengan akreditasi “A”, maka dapat diajukan program dengan akreditasi di bawahnya yang tertinggi dari suatu universitas yang telah diakui. Sedangkan akreditasi program studi di luar negeri sudah terakreditasi oleh Lembaga akreditasi program studi Pemerintah setempat, dan mendapat pengakuan dari Kementerian Pendidikan Nasional yang menangani masalah akreditasi/pengakuan program studi di dalam maupun di luar negeri. yang diberikan kepada Karyasiswa untuk menyelesaikan program S2 Master Linkage adalah paling lama 2 tahun di dalam dan diluar negeri, jika melebihi jangka waktu tersebut maka akan dipertimbangkan oleh PIU berdasarkan data dan informasi yang menguatkan yang kemudian mendapatkan persetujuan dari PCU. Berbagai program yang memenuhi syarat untuk linkage merupakan program-program yang telah diselenggarakan oleh universitas dalam negeri dengan lama studinya sekitar dua tahun. Besarnya biaya S2 Linkage seperti tercantum pada Tabel 2.8. Tabel 2.8. Biaya S2 / Master Linkage per Karyasiswa Ref No.

Unit Cost Unit US$

Items

Vol.

Estimated Cost

1

1 Year in Domestic Tuition Fee

6.750

1

6.750

2

Application Fee

University

250

4

1000

3

Living Allowance

Month

175

12

2.100

4

Book Allowance

Month

30

12

360

5


Program

35

12

420

6 7 8 9 10 11 12

Settling Allowance Research Allowance* Shipping Allowance Domestic Travel Travel Insurance Medical Chek-up Mailing cost

Program Program Program Trip Trip Package frequency

175 500 150 65 100 50 5

1 1 1 2 2 1

175 500 150 130 200 50

13

1 Year in Overseas Tuition Fee

Year

36.000

1

36.000

14

Living Allowance

Month

1.600

12

19.200

15 16 17 18 19

Book Allowance Typing Allowace Settling Allowance Seminar Cost* Shipping Allowance

Month Program Program Program Program

100 1.500 1.600 1.000 500

12 1 1 1 1

1.200 1.500 1.600 1.000 500

20

Health Insurance**

Month

250

12

3.000

21 22 23 24

International Travel Visa*** Medical Check-up Travel Insurance

Trip Package Package Trip

1.750 150 250 100

2 1 1 2

3.500 150 250 200

25

Bank Charge/Transfer Fee

Frequency

35

26

Mailing Cost

Frequency

5

Year

TOTAL

Remarks At cost At cost (2 each for domestic university and overseas university) Lump sum. Sesuai SK indeks tunjangan Hidup Ketua PCU SPIRIT Lump sum. Sesuai SBM Kementerian Keuangan pada Tahun Pelaksanaan Lump sum. Sesuai SBM Kementerian Keuangan pada Tahun Pelaksanaan Lump sum Lump sum Lump sum At cost At cost ceiling max. At cost ceiling max. at cost At cost Lump sum. Sesuai SK indeks tunjangan Hidup Ketua PCU SPIRIT Lump sum Lump sum Lump sum Lump sum Lump sum At cost. Standar asuransi international student /asuransi yang dikehendaki oleh universitas At cost At cost At cost ceiling max At cost ceiling max Lump sum. Khusus pengiriman tuition ke universitas akan dibayar secara at cost Lump sum

80,115

*) Usulan harus disetujui oleh pembimbing kemudian diajukan kepada PIU. Dimungkinkan fleksibilitas waktu pembayarannya, sesuai kebutuhan karyasiswa. **) Sistem pembayaran asuransi akan menyesuaikan skema di masing-masing universitas ***) Khusus Universitas yang mempergunakan Sevis akan ditambah USD 200 pada item Visa


Hal. II - 8

Bab 2. Gambaran Umum SPIRIT B. Non Degree Training Merupakan program pendidikan dan pelatihan Non Degree yang dilaksanakan di Universitas dan/atau Lembaga penyelengara Non Degree Training profesional yang bertujuan untuk meningkatkan kompetensi Karyasiswa di bidang-bidang tertentu yang lebih spesifik guna mendukung program Reformasi Birokrasi dan pelaksanaan tugas pokok serta fungsi penerima program SPIRIT yang bersangkutan di Instansinya. Non Degree training ini dapat berupa internship program, ready made (peserta mengikuti jenis program yang sudah ada), tailor made (jenis program pelatihan disesuaikan dengan permintaan PA yang telah disetujui PCU/PIU), Sertifikasi. i). Overseas Insternship Program

Magang atau Internship program merupakan suatu program yang dilaksanakan di Universitas, organisasi, atau lembaga pendidikan dan pelatihan profesional di luar negeri yang bertujuan untuk meningkatkan kompetensi karyasiswa dengan cara praktek bekerja langsung pada bidang-bidang tertentu yang lebih spesifik guna mendukung program Reformasi Birokrasi dan bersifat aplikatif terhadap pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya di instansi bersangkutan. Non Degree Training untuk Magang di luar negeri selama-lamanya dilaksanakan 3 (tiga) bulan dan sekurang-kurangnya selama 3 (tiga) minggu. Tabel 2.9 Biaya Overseas Internship Program per Karyasiswa* Ref No.

Unit Cost Unit US$

Description

Vol.

Estimated Cost

1.

Institutional Fee

Program

650

1

650

2.

Living Allowance

Month

1.600

3

4.800

3. 4. 5. 6.

Health/Travel Insurance International Travel Visa Medical Check Up

Month Trip Package Package

200 1.750 150 100

3 2 1 1

600 3.500 150 100

TOTAL

Remarks At Cost Lump sum. Sesuai SK indeks tunjangan Hidup Ketua PCU SPIRIT At Cost At Cost At Cost At Cost Ceiling Max

9.800

*) Minimum 3 minggu dan maksimum 3 bulan

ii). Overseas and Domestic Non Degree Training

Merupakan program pendidikan dan pelatihan Non Degree yang dilaksanakan di Universitas dan/atau Lembaga penyelengara Non Degree Training profesional serta secara swakelola di dalam dan di luar negeri, berupa program Non Degree ready made (peserta mengikuti jenis program yang sudah ada), Non Degree tailor made (jenis program pelatihan disesuaikan dengan permintaan PA yang telah disetujui PCU/PIU), sertifikasi dan Seminar/Lokakarya/Workshop. Program Non Degree Training In House merupakan program pelatihan dan pendidikan yang diselenggarakan oleh universitas dan/atau Lembaga Pengelenggaran Non Degree Training profesional Internasional/Asing yang dilaksanakan di dalam negeri. Program Non Degree Training Swakelola merupakan program pelatihan dan pendidikan yang dikelola secara mandiri oleh PIU Bappenas. Program Sertifikasi profesi merupakan suatu program pelatihan dan pendidikan sampai dengan mengikuti tes untuk mendapatkan sertifikasi keprofesian oleh suatu Universitas/Lembaga penyelenggara Non Degree Training Profesional yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan Karyasiswa pada profesi tertentu dalam melakukan suatu pekerjaan/tugas spesifik yang mendukung dan bermanfaat bagi Reformasi Birokrasi di Institusinya. Seringkali program sertifikasi profesi juga menghendaki tambahan biaya untuk ujian sertifikasi. Tambahan biaya tersebut dianggap sebagai bagian dari biaya kuliah (tuition/institutional fee). Seminar merupakan bentuk pengajaran akademis yang memiliki fokus pada suatu topik tertentu, yang mendukung dan bermanfaat bagi Reformasi Birokrasi di PA dimana peserta dapat berpartisipasi Project Operation Manual SPIRIT

Hal. II - 9

Bab 2. Gambaran Umum SPIRIT secara aktif melalui dialog dengan seorang moderator atau narasumber seminar, atau melalui sebuah presentasi hasil penelitian dalam bentuk yang lebih formal. Sedangkan pengertian Lokakarya/Workshop merupakan suatu pertemuan orang yang bekerja sama di bidang tertentu terutama untuk kemajuan reformasi birokrasi instansi dengan suatu kelompok kecil tertentu, biasanya dibatasi pada masalah yang berasal dari PA sendiri. Unit Cost Non Degree Training (jangka waktu lebih dari 2 bulan) Besarnya biaya untuk program Non Degree Training (jangka waktu lebih dari 2 bulan dan maksimal 3 bulan tidak termasuk perjalanan) tercantum dalam Tabel 2.10 s.d 2.13. Tabel 2.10 Biaya Non Degree Training Overseas per Karyasiswa* Ref No.

Unit Cost Unit US$

Description

1.

Tuition/Institutional Fee

2. 3. 4. 5. 6.

Estimated Cost

Vol.

Program

4.500

1

4.500

Living Allowance

Month

1.065

3

3.195

Health/Travel Insurance International Travel Visa Medical Check Up

Month Trip Package Package

200 1.750 150 100

3 2 1 1

600 3.500 150 100

TOTAL

Remarks At Cost Lump sum. Sesuai SK indeks tunjangan Hidup Ketua PCU SPIRIT At Cost At Cost At Cost At Cost Ceiling Max

12.045

*) Nilai yang diberikan untuk durasi pelaksanaan maksimum 3 bulan tergantung training yang dilakukan

Tabel 2.11. Biaya Non Degree Training Domestik per Karyasiswa* Ref No.

Unit Cost Unit US$

Description

1. 2.

Tuition/Institutional Fee Living Allowance

3.

Domestic Travel

4.

Hotel Exp. (Full board)

Estimated Cost

Vol.

Program Month

875 175

1 3

Trip

150

2

Night

60

90

Remarks

875 At Cost 525 Lump sum. Sesuai SK indeks tunjangan Hidup Ketua PCU SPIRIT 300 At Cost At Cost. Berdasarkan SBM Kementerian 5,400 Keuangan pada Tahun Pelaksanaan

TOTAL

7,100

*) Nilai yang diberikan untuk durasi pelaksanaan maksimum 3 bulan tergantung training yang dilakukan

Tabel 2.12. Biaya Non Degree In House Training per Karyasiswa* Ref No.

Unit Cost

Description

Unit Program

Estimated Cost

Vol.

US$ 4,500

1.

Tuition Fee

1

4,500

2.

Living Allowance

Month

175

3

525

3. 4

Domestic Travel Hotel Expense (full board)

Trip Night

100 60

2 90

200 5,400

TOTAL

Remarks At Cost Lump sum. Sesuai SK indeks tunjangan Hidup Ketua PCU SPIRIT At Cost At cost. Berdasarkan SBM Kementerian Keuangan pada Tahun Pelaksanaan

5,225

* Nilai yang diberikan untuk durasi pelaksanaan maksimum 3 bulan tergantung training yang dilakukan

Tabel 2.13. Biaya Non Degree Training Swakelola Domestik per Karyasiswa* Unit Cost Unit US$

Ref Description No. Instructor Expenses 1

Instructor fee

Estimated Cost

man-hour

2 Instructor accomodation 3 International travel 4 Domestic travel Participant Expenses 5 Living Allowances 6 7

Vol.

Night trip trip

60 1,750 100

90 2 2

5,400 3,500 200

Month

175

3

525

Trip Night

100 60

2 90

200 5,400

Domestic Travel Hotel Expense (full board) TOTAL

Remarks At cost. berdasarkan proposal yang diajukan (market price) At cost At cost At cost Lump sum. Sesuai SK indeks tunjangan Hidup Ketua PCU SPIRIT At Cost At cost

15,225

*) Nilai yang diberikan untuk durasi pelaksanaan maksimum 3 bulan tergantung training yang dilakukan *) seluruh komponen pembiayaan sesuai dengan SBM Kementerian Keuangan pada tahun pelaksanaan Diklat, kecuali instructor fee dan living allowance peserta


Hal. II - 10

Bab 2. Gambaran Umum SPIRIT Unit Cost Non Degree Training (jangka waktu 7 - 60 hari) Besarnya biaya untuk program Non Degree Training (jangka waktu 7 hari sampai dengan 60 hari tidak termasuk waktu perjalanan) tercantum dalam tabel 2.14 s.d. 2.17. Tabel 2.14 Biaya Non Degree Training Overseas per Karyasiswa Ref No. 1 2 3 4 5 6

Unit Cost Unit US$

Description Tuition Fee Living Allowance* Health/Travel Insurance International Travel Visa Medical Check Up

Program Day Month Trip Package Package

Vol.

4,500 256 200 1,750 150 100

Estimated Cost

1 60 1 2 1 1

4,500 15,360 200 3,500 150 100

TOTAL

Remarks At Cost Lump Sum At Cost At Cost At Cost At cost Ceiling Max

23,810

*) living Allowance hanya diberikan maksimal 60 hari tergantung lamanya training. Apabila selama mengikuti training peserta tinggal di asrama/university dormitory maka living allowance akan diberikan sesuai kebutuhan, jika diperlukan akan diputuskan oleh ketua PIU. *) Nilai besaran Living Allowance mengacu pada besaran nilai 90 % uang saku dalam Standar Biaya Masukan (SBM) Kementerian Keuangan pada tahun pelaksanaan diklat dan sekurang-kurangnya $ 256

Tabel 2.15. Biaya Non Degree Training Domestik per Karyasiswa Ref No.

Unit Cost Unit US$

Description

1 2 3

Tuition Fee Living Allowance* Domestic Travel

4

Hotel Exp. (Full board)

Program Day Trip Night

Estimated Cost

Vol.

355 25 100 60

1 60 2 60

355 1,500 200 3,600

TOTAL

Remarks At Cost Lump sum At Cost At Cost. Berdasarkan SBM Kementerian Keuangan pada Tahun Pelaksanaan

5,655

*) living Allowance hanya diberikan maksimal 60 hari tergantung lamanya training *) living Allowance pada besaran nilai 30 % uang saku dalam Standar Biaya Masukan (SBM) Kementerian Keuangan pada tahun pelaksanaan diklat dan sekurang-kurangnya $ 25

Tabel 2.16. Biaya Non Degree In House Training per Karyasiswa Ref No.

Unit Cost Unit US$

Description

Program

Estimated Cost

Vol.

Remarks

1.

Tuition Fee

4,500

1

4,500

At Cost

2.

Living Allowance*

day

25

60

1,500

Lump sum

3.

Domestic Travel

Trip

100

2

200

4

Hotel Expense (full board)

Night

60

60

3,600

TOTAL

At Cost At Cost. Berdasarkan SBM Kementerian Keuangan pada Tahun Pelaksanaan

9,800

*) living Allowance hanya diberikan maksimal 60 hari tergantung lamanya training *) living Allowance pada besaran nilai 30 % uang saku dalam Standar Biaya Masukan (SBM) Kementerian Keuangan pada tahun pelaksanaan diklat dan sekurang-kurangnya $ 25

Tabel 2.17. Biaya Non Degree Training Swakelola Domestik per Karyasiswa* Ref No.

Unit Cost

Description

Unit

US$

Vol.

Estimated Cost

Remarks

Instructur Expenses* 1

Instructor fee

Man-day

2 Instructor accomodation 3 International travel 4 Domestic travel Participant Expenses 5 Living Allowance** 6 Domestic Travel 7 Hotel Expense (full board)

800

60

Night Trip Trip

60 1,750 100

60 2 2

Month Trip Night

25 100 60

60 2 60

TOTAL

48,000 3,600 3,500 200 525 200 3,600

at cost, berdasarkan proposal yang diajukan (market price) at cost at cost at cost Lump sum At Cost At Cost. Berdasarkan SBM Kementerian Keuangan pada Tahun Pelaksanaan

59,625

*) seluruh komponen pembiayaan sesuai dengan SBM Kementerian Keuangan pada tahun pelaksanaan Diklat, kecuali instructor fee **) living Allowance hanya diberikan maksimal 60 hari tergantung lamanya training **) living Allowance pada besaran nilai 30 % uang saku dalam Standar Biaya Masukan (SBM) Kementerian Keuangan pada tahun pelaksanaan diklat dan sekurang-kurangnya $ 25


Hal. II - 11

Bab 2. Gambaran Umum SPIRIT Seminar/konferensi/lokakarya dengan durasi kurang dari 7 hari (tidak termasuk waktu perjalanan) akan dilaksanakan mengikuti skema pembiayaan pada tabel 2.14 s.d tabel 2.17. Peserta pada program ini harus memenuhi setidaknya satu dari kriteria berikut: 1. Minimal eselon II atau fungsional madya. 2. Peserta sebagai pembicara/narasumber/pembahas dengan topik bahasan sesuai dengan HCDP. 3. Mendapat persetujuan SC.

2.6 Component 3: Program and Project support (US$. 7,7 Million) Pembiayaan komponen tiga pada proyek SPIRIT ini mencakup: (1). Pembiayaan untuk Pengadaan Barang dan Jasa terutama Pengadaan Konsultan dan jasa lainnya serta pembiayaan untuk kebutuhan manajemen, penempatan karyasiswa dan monitoring, evaluasi dan laporan; (2) Pembiayaan untuk mendukung mutu kegiatan seperti pelaksanaan audit, tracer study/alumni survey dan rancangan ReEntry Program termasuk implementasinnya. Beban biaya Loan untuk Komponen tiga ini mencapai US$.7,7 juta. Unturk keperluan biaya Goods and Non Consulting Service mencapai US$ 2,0 juta dan biaya keperluan Consultancies pada Komponen 3 ini mencapai US$ 2,4 juta serta Untuk keperluan Training & Operating cost mencapai US$.3,3. Ikhtisar mengenai Komponen 3 terhadap kategori dan metode pengadaanya dapat dilihat pada Tabel 2.16. Tabel 2.18. Kebutuhan biaya untuk Komponen 3 Scholarship Program for Strengthening the Reforming Insitutions / SPIRIT Category 1 for Component 3: Program & Project Support Goods & Non Consulting services 1. Placement, Payment Service and student Monitoring Consultant Consultant's services 2. Planning, Monitoring and evaluation and Reporting a. Management Consultant firm b. Individual Consultant 3. Technical review Consultant 4. Alumni & PA staff survey consultant 5. Consultant for Re-entry Program Training & Operating Cost 6. Training 7. Operating Cost Total financed by Bank

Budget plan US$ '000 1074 1074

Procurement Method ICB

3,130 QCBS IC CQS CQS CQS

1,608 941 192 198 191

1,206 1,715

Force Account Force Account

7,125

Note: US$ = Rp 9.500 ICB = International Competition Based CQS = Consultants' Quality Selection lectionIC = Individual Consultant QCBS = Quality Cost Based Selection


Hal. II - 12

Bab III: Organisasi Spirit

Bab 3. ORGANISASI SPIRIT

BAB 3 ORGANISASI SPIRIT

3. 1. Umum Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institutions/SPIRIT atau program beasiswa untuk penguatan reformasi birokrasi instansi ini merupakan program nasional yang bersifat lintas Kementerian/Lembaga. Untuk itu, pelaksanan program ini akan melibatkan berbagai pihak yang kompeten dalam pengelolaannya. Pembentukan struktur organisasi pengelola program dilakukan untuk menjamin proyek SPIRIT ini berjalan dengan baik. Secara umum, struktur organisasi pengelola Proyek SPIRIT tersaji pada gambar 3.1 berikut:

Steering Committee (SC) World Bank Keterangan :  Alir Perintah  Alir Laporan -- Alir Komunikasi

P C U - Bappenas (Sekretaris Menteri PPN/Bappenas)

Konsultan

P I U - Kemenkeu (Kepala Pusdiklat PSDM)

P I U - Bappenas (Kepala Pusbindiklatren)

11 Participating Agencies (PA) 10 PA : Kementerian/Lembaga : 1. Kemendagri 2. Kemenlu 3. Bappenas 4. BPK 5. BKPM

6. KemenPAN & RB 7. BKN 8. LAN 9. BPKP 10. BPN

1 PA : Kementerian Keuangan:

1

1. Setjen 2. DJA 3. DJP 4. DJBC 5. DJPB 6. DJKN

7. DJPK 8. DJPU 9. Itjen 10. BKF 11. BPPK

Gambar 3.1. Struktur organisasi pengelola proyek SPIRIT Pada gambar 3.1.dapat diketahui bahwa bagan struktur organisasi pengelolaan proyek SPIRIT terdiri dari beberapa unit pengelola, yakni: (1). Komite Pengarah Program (Steering Committee) dengan fungsi utama adalah memberikan pengawasan kebijakan dan arah strategis dalam implementasi program; (2). Project Coordination Unit yang berfungsi sebagai koordinator dan penyebar informasi serta membuat laporan IFR, monev dan menindaklanjuti laporan audit termasuk laporan dan pelaksana program di PA; (3). Project Implementation Unit, yang berfungsi sebagai pelaksana program Degree Scholarship maupun Non Degree Training; (4). Participating Agencies yang berfungsi Project Operation Manual SPIRIT

Hal. III - 1

Bab 1. SPIRIT Pendahuluan Bab 3. ORGANISASI sebagai penyebar informasi dan pelaksana program reformasi birokrasi Kementerian/Lembaga Pusat dan (5). Konsultan dengan fungsi sebagai pendukung program. 3. 2. Unit organisasi proyek dan tugas 3.2.1. Steering Commitee (SC) Steering Committee merupakan tim pengarah program yang akan diangkat oleh Menteri PPN/Kepala Bappenas dan ditetapkan melalui SK Menteri PPN/Kepala Bappenas1. Steering Committee akan dipimpin oleh Wakil Menteri PPN/Waka Bappenas dan Deputi Program dan Reformasi Birokrasi Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi sebagai Wakil Ketua, Sekretaris Steering Committee adalah Sekretaris Menteri PPN/Sestama Bappenas dengan Wakil Sekretaris adalah Kepala BPPK Kementerian Keuangan. (1). Susunan keanggotaan Steering Committee: Ketua Wakil Ketua Sekretaris Wakil Sekretaris Anggota

: Wakil Menteri PPN/Waka Bappenas : Deputi Program dan RB, KemPAN dan RB : Sekretaris Menteri PPN/Sestama Bappenas : Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan, Kementerian Keuangan : a) Deputi Bidang SDM Aparatur, Kementerian PAN dan RB b) Deputi Bidang Polhukhankam, Bappenas c) Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan, Bappenas d) Direktur Jenderal Anggaran, Kementerian Keuangan e) Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan Nasional

(2). Tugas Steering Committee; a). Memastikan bahwa Human Capital Development Plan (HCDP) sesuai dengan kebijakan peningkatan kapasitas kelembagaan untuk mendukung keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi nasional b). Bekerjasama dengan Bank Dunia, Menetapkan kebijakan pelaksanaan Proyek ini yang ditetapkan di dalam POM agar pelaksanaan program berjalan secara efektif, efisien, transparan dan akuntabel c). Memberikan arahan dan keputusan kepada PCU dan PIU untuk hal-hal yang tidak/belum diatur di dalam POM untuk menjamin tercapainya sasaran Proyek seperti i). Menentukan Participating Agencies (PA) setiap tahunnya untuk berpartisipasi dalam proyek terutama pada tahun pertama pelaksanaan. ii). Memberikan persetujuan rencana kerja tahunan dari semua Participating Agencies (PA) yang berpartisipasi, termasuk memberikan bantuan teknis. Demikian juga memberikan persetujuan terhadap usulan yang diajukan Participating Agencies untuk calon peserta Degree Scholarship dan Non-Degree training. iii). Menyetujui dan atau memberikan sanksi penundaan atas usulan Participating Agencies (PA) berdasarkan hasil penelaahan dan rekomendasi PCU. Pemberian sanksi dilakukan apabila kinerja Participating Agencies dianggap buruk, kemungkinan sanksi yang diberikan berupa :  Penundaan keberangkatan Karyasiswa dari Participating Agencies sampai status kinerja Participating Agencies tersebut mencapai kinerja yang baik terutama laporan daya serap keuangan.  Mereduksi alokasi pengeluaran total sekurang-kurangnya sepuluh persen apabila persoalan yang terjadi dapat mempengaruhi perubahan tujuan atau indikator 1

Lihat lampiran 3.1.

Hal. III - 2


Bab 3. ORGANISASI SPIRIT utama yang telah disepakati, bersifat prior review dan sudah ada NOL dari Bank Dunia. iv).

Bekerjasama dengan Bank Dunia untuk merestukturisasi Participating Agencies berdasarkan potensi strategis yang implikasinya memerlukan penambahan atau pengurangan Participating Agencies demi pencapaian tujuan program.

d). Melaporkan perkembangan proyek kepada Menteri Negara PPN dan Menteri PAN dan RB. Peranan Steering Committee sangat penting dalam memberikan pengawasan kebijakan dan arah strategis selama pelaksanaan program, maka sangat diperlukan untuk diadakan pertemuan atau koordinasi Steering Committee setidaknya dua kali dalam setahun selama umur proyek. Proses pengambilan keputusan oleh Steering Comittee terkait kebijakan dalam pelaksanaan SPIRIT ini akan diatur dalam SOP pengambilan keputusan. 3.2.2. Project Coordination Unit (PCU) PCU dibentuk sebelum proyek efektif dan dipertahankan selama umur proyek. Keanggotaan pengurus PCU akan ditetapkan melalui SK Menteri PPN/Kepala Bappenas2. PCU akan bertanggung jawab untuk pengawasan sehari-hari pelaksanaan proyek, dan mengkonsolidasikan laporan dari implementing unit Kementerian Keuangan dan Bappenas. PCU bertindak sebagai sekretariat Steering Committee, dan fasilitator komunikasi antara Bank Dunia, Steering Committee, PIU dan Participating Agencies. Koordinasi PCU dengan PIU sangat diperlukan, setidaknya sebulan sekali selama umur proyek. PCU hanya mengusulkan dan atau merekomendasikan perubahan tetapi kewenangan pengambilan keputusan terletak pada Steering Committee. (1). Struktur keanggotaan PCU adalah sebagai berikut: Ketua Wakil Ketua Sekretaris Wakil Sekretaris Anggota

2

: Sekretaris Menteri PPN/Sestama Bappenas : Kepala BPPK , Kementerian Keuangan : Kepala Pusbindiklatren Bappenas : Kepala PPSDM, Kementerian Keuangan : a). Kepala Biro Umum, Kementerian PAN dan RB b). Kepala Biro SDM, Kementerian Keuangan c). Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan, Kementerian Luar Negeri d). Kepala Biro Kepegawaian, Kementerian Dalam Negeri e). Kepala Biro SDM, Kementerian PPN/Bappenas f). Kepala Biro SDM, BPK g). Kepala Biro Kepegawaian dan Organisasi, BPKP h). Kepala Biro Kepegawaian, BPK i). Kepala Biro Umum, LAN j). Kepala Biro Kepegawaian, BKN k). Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan, BKPM l). Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian, BPN m). Direktur Kelembagaan, Ditjen Dikti Kemendiknas n). Asdep Bidang Perumusan Kebijakan PAN dan RB, Kem PAN dan RB o). Direktur Aparatur Negara, Bappenas p). Direktur Pendanaan Luar Negeri Multilateral, Bappenas q). Direktur Anggaran II, kementerian Keuangan r). Direktur pinjaman dan Hibah Luar Negeri, Kemenkeu s). Kepala Biro Renortala, Bappenas t). Kepala Biro Hukum, Bappenas u). Kepala Biro Umum, Bappenas

Lihat lampiran 3.1.


Hal. III - 3

Bab 1. SPIRIT Pendahuluan Bab 3. ORGANISASI

(2). Tugas PCU meliputi: a). Memastikan bahwa pelaksanaan program berjalan sesuai dengan POM dan arahan Steering Committee serta peraturan dan ketentuan yang berlaku; b). Mengumpulkan, mengolah, dan menyusun rencana strategis dan bahan dalam rangka perumusan draft kebijakan bagi pengambilan keputusan oleh Steering Committee ; c). Bertindak sebagai Sekretariat kepada Steering Committee, dan menjadi penghubung/korespondensi antara Steering Committee dengan Bank Dunia; d). Melakukan monitoring dan evaluasi kinerja PIU termasuk tindak lanjut PIU terhadap temuan supervisi dan audit; e). Melakukan koordinasi bahkan menjadi arbitrase bila persoalan proyek perlu ada konsolidasi; f). Menunjuk konsultan independen untuk melakukan technical review terhadap pelaksanaan proyek SPIRIT; g). Membuat dan mengirimkan laporan kepada Bank Dunia termasuk menindaklanjuti laporan audit, termasuk laporan keuangan triwulanan (Interim Financial Report) dan laporan status kemajuan baik Semesteran maupun Tahunan sesuai indikator proyek yang telah disetujui dan disinkronisasi dengan aide memoar Bank Dunia. 3.2.3. Project Implementation Unit (PIU) Setiap hari pelaksanaan proyek akan di bawah kendali PIU Bappenas dan PIU Kementerian Keuangan yang komposisi keanggotaanya akan ditentukan oleh keputusan Kementerian/Lembaga masingmasing3. (1). Struktur keanggotaan PIU Kementerian Keuangan adalah sebagai berikut: Ketua : Kepala Pusdiklat PSDM Kementerian Keuangan Sekretaris : Kabid. Pengelolaan Beasiswa - PPSDM Anggota : 1. Kasubbid. Perencanaan Beasiswa – PPSDM 2. Kasubbid. Seleksi dan Penempatan – PPSDM 3. Kasubbid. Pemantauan – PPSDM Sedangkan struktur kepengurusan PIU Bappenas sebagai berikut: (2). Struktur keanggotaan PIU Bappenas: Ketua : Kepala Pusbindiklatren Bappenas Sekretaris : Kabid. Pengkajian program Anggota : Kabid. Penyelenggaraan Diklat; Kasubbid. Pengkajian Program, Kasubbid. penyelenggaraan Diklat serta anggota lainnya berdasarkan Keputusan Sekretaris Menteri PPN/Sestama Bappenas. (3). Tugas PIU meliputi; a). Memberikan informasi tentang SPIRIT untuk Participating Agencies agar calon peserta atau kandidat penerima Beasiswa yang memenuhi syarat dapat diberi kesempatan yang adil dan setara untuk peningkatan kapasitas; b). Menyusun, membuat, dan mereviu pedoman atau petunjuk pelaksanaan/teknis; c). Menilai kelayakan potensi calon peserta dari Participating Agencies berdasarkan kriteria penilaianan yang ada di POM dengan tujuan untuk mencapai hasil dan kredibilitas Program; d). Menjamin bahwa proses seleksi dari para peserta adalah sesuai dengan POM;

3

Lihat lampiran 3.2.

Hal. III - 4


Bab 3. ORGANISASI SPIRIT e). Melaksanakan pelatihan Pre-Departure untuk Kandidat overseas dan linkage degree yang berfokus pada pencapaian kemampuan berbahasa Inggris sesuai persyaratan universitas yang dituju; f). Melaksanakan penempatan, monitoring dan evaluasi Karyasiswa; g). Melaksankan tracer study/alumny survey; h). Mengelola, membuat laporan status implementasi dan kinerja program tiap bulan dan akan disampaikan ke PCU dengan IFR dan laporan lainnya; i). Mengelola Publikasi informasi baik melalui media elektronik maupun cetak; j). Merekrut jasa konsultan baik jasa perorangan maupun perusahaan dan pengadaan barang, serta Jasa lainnya untuk keperluan manajemen proyek, pre-departure training, Jasa penempatan, pembayaran, pemantauan Karyasiswa, tracer study dan pengembangan desain re-entry. 3.2.4. Participating Agencies (PA) Setiap Participating Agencies diharuskan membentuk tim pengelola program dan menyampaikan SK Tim Pengelola kepada PIU. (1). Struktur keanggotaan PA akan ditentukan oleh keputusan Menteri dan Kepala Badan yang bersangkutan (2). Tugas PA meliputi: a). Menyusun dan mengimplementasikan Human Capital Development Plan4 di PA; b). Melakukan seleksi awal dan akhir berdasarkan ketentuan yang di atur di dalam POM; c). Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak yang terkait SPIRIT antara lain dengan World Bank atau PIU. d). Mengembangkan dan membiayai sistem re-entry program, penempatan kembali, dan pembinaan karir untuk memastikan bahwa alumni dari Karyasiswa dimanfaatkan secara optimal setelah mengikuti program; e). Membantu PIU untuk menyediakan bahan, mengelola data dan informasi yang diperlukan yang berkaitan dengan perkembangan pelaksanaan proyek; f). Memantau perkembangan studi karyasiswa dan melaporkan hasilnya kepada PIU; g). Memantau perkembangan pelaksanaan peserta non degree training dan melaporkan hasilnya kepada PIU; h). Melakukan pemantauan perkembangan karir alumni dan melaporkannya kepada PIU. 3.2.5. Jasa Konsultan dan Jasa Lainnya sebagai pendukung PCU5 Jasa Konsultan pada program SPIRIT ini, diperlukan untuk mendukung PCU dan PIU dalam menjalankan program terutama memberikan bimbingan dan ketrampilan teknis, mereviu, mengevaluasi dan melakukan tugas-tuas analitis lainnya baik perorangan maupun Perusahaan/Lembaga. Rencana kebutuhan jasa konsultan (Consultancies) dan jasa lainnya (Non Consulting Services) di program SPIRIT ini meliputi: (1). Jasa Konsultan Lembaga : a). Project Management Consultant (QCBS) Jasa Konsultan Lembaga Profesional di bidang manajemen proyek Bank Dunia dan diperlukan untuk mendukung proyek dalam merumuskan kebijakan program, perumusan dan penyusunan dokumen pengadaan barang dan jasa., bantuan teknis dalam hal perencanaan, pengelolaan pelaksanaan pemantauan, evaluasi kinerja dan pembangunan/pengeloalan website, serta pembuatan laporan. Jasa konsultan lembaga ini digantikan oleh Project Management Unit (PMU) yang terdiri dari beberapa konsultan 4 5

HCDP lihat di lampiran 3.3. TOR dan RAB lihat di lampiran 3.4.


Hal. III - 5

Bab 1. SPIRIT Pendahuluan Bab 3. ORGANISASI individual, yaitu project management consultant, Education and placement consultant, monitoring and evalution consultant, financial management consultant, procurement consultant, information system officer, dan beberapa assistant consultant. b). Technical Review Consultant (CQS) Jasa Konsultan Technical Review diperlukan untuk melakukan review terhadap kesesuaian antara pelaksanaan/implementasi proyek dengan standar pelaksanaan proyek, dalam hal ini adalah POM dan LA. Technical Review akan dilaksanakan setiap tahun oleh konsultan independen. Technical review dilakukan pada bulan ke-4 setiap tahun selama proyek berjalan. c). Alumni and Participating Agency Staff Survey Consultant (CQS) Jasa Konsultan Lembaga Profesional yang berpengalaman di bidang Alumni survey pada proyek Bank Dunia dengan tugas utama melakukan survey bagi alumni terhadap kepuasan alumni SPIRIT, serta penilaian staff participating Agency secara lebih luas mengenai dampak program SPIRIT terhadap pengembangan kapasitas PA masing-masing. d). Re-entry Program Consultant (CQS) Jasa Konsultan Lembaga profesional yang berpengalaman dalam Pengembangan Karier dan Sumber Daya Manusia dengan tugas utama mendesain dan mengembangkan program reentry agar Alumni SPIRIT dapat mendidedikasikan dan mengembangkan keterampilan teknis, manajerial, serta kemampuan kepemimpinan terhadap pelaksanaan tugas-tugas pokok dan fungsi di Institusinya dalam melaksanakan reformasi birokrasi. Tujuan dari program re-entry ini adalah untuk menjadikan proses re-entry ini menjadi elemen integral dari setiap program pelatihan di HCDP. Konsultan ini harus menjamin bahwa PA (Instansi Sasaran) memperoleh best-practices dan membantu PCU dalam pengembangan fasilitas minimum setiap program re-entry yang kemudian akan diputuskan oleh SC menjadi standar fasilitas minimum program re-entry yang dapat diselenggarakan PA untuk para alumni SPIRIT. (ii). Jasa konsultan individu: a). Project Management Specialist (IC) Tenaga ahli perorangan dengan pendidikan strata dua multi disiplin yang menguasai bidang manajemen proyek dan berpengalaman minimal 2 tahun dengan proyek Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN). b). Procurement Specialist (IC) Tenaga ahli perorangan dengan pendidikan strata dua multi disiplin yang menguasai bidang pengadaan barang dan jasa serta berpengalaman 2 tahun dengan proyek Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN). Tugas utama tenaga ahli ini adalah membuat dokumen pengadaan, memantau pelaksanaan pengadaan barang dan jasa serta memberikan saran bagi PCU/PIU dalam melaksanakan pengadaan barang dan jasa yang dibiayai Bank Dunia. c). Financial management Specialist (IC) Tenaga ahli perorangan dengan pendidikan strata dua multi disiplin yang menguasai bidang manajemen keuangan dan berpengalaman 2 tahun dengan proyek Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN). Tugas utama tenaga ahli ini adalah melakukan koordinasi, memantau dan melakukan supervisi pelaksanaan agenda keuangan proyek serta menyusun Interim Financial Management (IFR) dan membantu PCU/PIU dalam reviu Audit Report (AR). Hal. III - 6


Bab 3. ORGANISASI SPIRIT d). Project Monev and IT Specialist (IC) Tenaga ahli perorangan dengan pendidikan strata satu multi disiplin yang menguasai bidang monev dan aplikasi database proyek. Tugas utama tenaga ahli ini adalah mengembangkan aplikasi database, sistem penanganan keluhan/pengaduan serta instrumen yang diperlukan proyek untuk monev serta membantu PCU/PIU terhadap implementasi proyek agar target, transparansi dan akuntabilitas tercapai. e). Scholarship and Placement Specialist (IC) Tenaga ahli perorangan dengan pendidikan strata satu multi disiplin yang menguasai bidang penempatan dan pendidikan gelar maupun non gelar untuk beasiwa baik di luar negeri maupun dalam negeri. Tugas Utama adalah melakukan pembuatan data base untuk universitas atu program studi yang bermutu sesuai HCDP. f). Information System Officer (IC) Tenaga ahli perorangan dengan pendidikan minimal strata satu yang menguasai bidang sistem informasi dan teknologi. Tugas utama adalah mengembangkan, memelihara, dan mengelola website serta sistem database SPIRIT yang disebut TRANSPAR. g). Assistant Consultant (IC) h). Asisten tenaga ahli perorangan dengan pendidikan minimal strata satu. Tiga orang asisten diperlukan untuk membantu tenaga ahli dalam bidang penempatan pendidikan gelar maupun non-gelar serta manajemen keuangan SPIRIT.Teacher khusus PIUKementerian Keuangan (Service Delivery Contractor) Tenaga pendidik S1 dan berpengalaman dalam mengajar EAP, ABP dan COPE minimal 3 tahun dan memiliki sertifikat CELTA/TESOL/TEFL bagi pengajar EAP. Dukungan lainnya berupa dapat memfasilitasi kegiatan iBT-TOEFl/IELTS dan test GMAT/GRE serta motivational program.

(iii). Jasa Lainnya: a). Pre-Departure training provider : (ICB) Penyedia Jasa Profesional dalam bentuk Lembaga Bahasa Inggris di Jakarta untuk kegiatan Pre-Departure training yang berpengalaman dalam melaksanakan program EAP, ABP dan COPE, serta mampu menjamin tingkat kelulusan Bahasa Inggris bagi Kandidat penerima beasiswa lebih dari 90% terhadap skor/nilai yang dipersyaratkan Universitas/Program studi di Luar Negeri. (Skor iBT-TOEFL/IELTS ≥ 79; GRE ≥ 1200; dan GMAT ≥ 500 dan atau sesuai dengan skor yang dipersyaratkan Universitas/program studi yang dituju Kandidat). b). Placement, Payment, and Student Monitoring: (ICB) Penyedia Jasa Profesional dalam bentuk perusahaan Swasta yang bergerak di bidang penempatan, pembayaran dan pemantauan Karyasiswa dengan tugas secara spesifik meliputi : (1). Memberikan fasilitasi pendaftaran peserta ke universitas/lembaga yang dituju; (2). Membantu dalam mobilisasi Karyasiswa (termasuk mengurus dokumen penjalanan) ke negara-negara tujuan; (3). Mengelola pembayaran biaya kuliah dan biaya hidup (tuition fee and student allowances); dan (4). Memantau perkembangan kemajuan akademis Karyasiswa dan hal-hal terkait lainnya. Seiring dengan berjalannya waktu, fungsi penyedia jasa ini selanjutnya dikhususkan hanya sebagai payment transfer provider.


Hal. III - 7

Bab 1. SPIRIT Pendahuluan Bab 3. ORGANISASI c). Payment Transfer Provider: (Shopping) Penyedia jasa profesional dalam bentuk Bank yang bertujuan untuk memberikan dukungan kegiatan transfer pembayaran kepada pihak ke-tiga (peserta, karyasiswa, universitas, provider diklat, dll) selama masa studi. Provider ini akan menerima dana scholarship yang ditransfer dari rekening khusus dan akan mengirimkannya kepada pihak ke-tiga sesuai dengan rincian/daftar yang diterima. d). HCDP Training Provider : (Shopping) Penyedia Jasa Profesional dalam bentuk perusahaan swasta yang bergerak di bidang perencanaan pengembangan sumber daya manusia dengan tugas utama memberikan training dan asistensi penyusunan HCDP kepada setiap Instansi Sasaran. Training HCDP ini bertujuan untuk menyempurnakan dokumen HCDP yang telah disusun sebelumnya oleh instansi sasaran.

Hal. III - 8


Bab IV: Implementasi dan Operasionalisasi

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN OPERASIONALISASI

4.1.

PENDAHULUAN

Sebagaimana diuraikan terdahulu di Bab II perihal Komponen proyek SPIRIT bahwa Komponen Satu yakni Degree Scholarship for Ministry of Finance dikelola oleh PIU Kementerian Keuangan. Sedangkan PIU Bappenas mengelola dua komponen yakni (1). Komponen Dua: Degree Scholarship & Non Degree Training Scholarship for other PA dan; (2). Komponen Tiga: Program and Project Support. Ketiga komponen tercantum beberapa kegiatan yang bisa diklasifikasi, agar lebih mudah mengetahui baik besarnya alokasi dana maupun pentahapan dalam pengelolaan proyek seperti tahap Persiapan (proses Seleksi dan PreDeparture), tahap Implementasi (Degree/Non Degree dan Manajemen) serta tahap Pengawasan. Maka dari itu, tiap Komponen memiliki masing-masing Sub Komponen seperti Komponen satu yang dikelola oleh PIU Kementerian Keuangan memiliki dua sub komponen yakni (i). Competitive selection of candidates & provision of pre-departure language training to selected candidates; dan (ii). Award of scholarships for overseas and joint domestic & overseas (link) degrees to successful candidates in fields relevant to the work of the MoF. Komponen II, memiliki dua subkomponen yakni (i). Competitive selection of candidates & provision of pre-departure language training to selected candidates; dan (ii). Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic & overseas (link) degrees and overseas and domestic non-degree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective PA other than the MoF. Untuk Komponen III yang juga mengelola dukungan pembiayaan bagi PCU dan PIU, mencakup biaya merumuskan kebijakan program, bantuan teknis, menyiapkan konsep penyusunan pedoman/petunjuk pelaksanaan teknis, pengelolaan website/database, penerbitan publikasi dan penyusunan laporan, perumusan dan penyusunan dokumen pengadaan barang, jasa konsultansi dan jasa lainnya, dan Re-entry Program, juga memiliki dua Sub komponen yakni Project Management dan Quality Assurance, Monitoring and Evaluation. Sesuai dengan tangungjawabnya PIU dan PCU dalam menjalankan akuntabilitas kinerjanya diharapkan dapat mencapai indikator kinerja Proyek SPIRIT yang diinginkan. Untuk mencapai keinginan tersebut PIU dan PCU dalam melakukan perencanaan dan implementasinya tentunya dapat mengakibatkan pengeluaran anggaran baik Loan maupun dukungan Rupiah Murni yang akan membebani kegiatan. Segala tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran merupakan tanggungjawab Satker. Untuk proyek SPIRIT, Satker yang dimaksud adalah Satker Sestama Bappenas dan Satker Pusdiklat PSDM Kemeneterian Keuangan. Untuk itu, sub bab selanjutnya akan mendeskripsikan operasionalisasi tiap tahap kegiatan pada tiap komponen agar PIU dan PCU mampu bertindak dan mengambil keputusan yang dapat terukur dan mudah dievaluasi.

4.1.1 Aplikasi Database SPIRIT Dalam rangka menjamin transparansi dan integritas data, di dalam program SPIRIT diterapkan suatu aplikasi database yang disebut TRANSPAR. Semua stakeholder, yaitu pelamar, karyasiswa, instansi sasaran (PA), PIU, PCU, dan SC, dan bahkan masyarakat pada umumnya, akan dapat memperoleh akses data SPIRIT, tergantung pada kategorisasi status penggunanya. Data yang bersifat lebih privat dapat diakses oleh pihak-pihak tertentu meskipun sebagian besar dari data tersebut berada di domain publik.


Hal. IV - 1

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi SPIRIT akan berlangsung selama 7 tahun, dimana pengelolaan dan penyimpanan data selama periode tersebut harus dilakukan dalam suatu cara yang terstruktur dan aman, sehingga setiap saat data akan tersedia untuk tujuan membuat laporan dan tujuan audit. Mengingat kompleksitas dalam mengelola koordinasi antar instansi sasaran, maka dipilih untuk mengembangkan suatu database on-line yang memanfaatkan fasilitas software yang tersedia dan penanganan yang profesional dan menjamin keamanan data (sistem backup). Komponen utama dari database TRANSPAR ini dijelaskan di Tabel 4.1. Peran dari PA adalah untuk menyeleksi dan mengusulkan para calon. Peran dari PIU adalah untuk mengevaluasi dan menyetujui para calon yang diusulkan. Peran dari PCU adalah untuk secara resmi menyetujui proses seleksi tersebut dan menerbitkan Nota Persetujuan. Table 4.1 Main components of TRANSPAR data base

TRANSPAR Date base Components Applicants’ personal data

Remarks Data can be uploaded by individual candidates or by each PA's HR department. One data field will contain all uploaded documents like Diploma,s, transcripts, Test results, SK's etcetera. This data base contains the same data as component a. The status is upgraded from Applicant to Candidate by the PA"s confirmation that the Candidate fulfills all the administrative requirements and has been approved by the PA for participation in SPIRIT Once a scholarship has been awarded to a candidate the status will be upgraded by the PIU to `scholar´. All data pertaining to the academic selection are entered by the PA´s into this database including the details of the interviews.

Details Applicants can update all fields of their data except their username as this is their unique access key to TRANSPAR

Eligible study program data

All data pertaining to the various study programs that are eligible in SPIRIT like University, Country, name of Program, detailed descriptions of the programs, start date, end date, fees etcetera

The data of every study year will become unique entries in the data base. Interested candidates can see who has done which study program and might want to contact that person for obtaining additional information on the program

Awards

Based on the selection procedure data the PA´s can produce a ranked list of candidates for approval by the PIU. This approval will be formalised by an award letter that will contain the name of the student, the name and other details of the study program as well as the financial commitments that pertain to this award. A copy of this award will function as a base document for the PPK for all payments related to this award.

This award document will be signed by the ketua PIU and by the head of the SPIRIT team of each PA. Preferably it should be handed over ceremoniously to each candidate at a yearly SPIRIT award event. Non degree awards will be sent directly to the Spirit team of the PA concerned.

Financial transactions relating to scholarships

All financial transactions, be they paid directly by the PPK or by the KJP3 (Konsultan Jasa Placement, Pembayaran dan Pemantauan) are recorded in the financial transaction basis in such a way that optimal transparency and a clear audit trail is provided Data of all monitoring activities and results are kept as a proof of the KJP3's activities and for allowing the PA insight into the performance of their scholars. A customer service application will keep track of all outstanding querries / remarks / complaints from all parties involved Keeping track of all versions of the HCDP per PA, giving access to HCDP's to all stake holders All data related to the outcome of SPIRIT are recorded here like GPA, result of cerification program, students contendness with the program, effectiveness of Re-entry program etcetera

Specific parts of this database are accessible by respectively the PKK, the KJP3 and the receiving student. Transaction data are kept in the original currency as well as in the IDR countervalue as recorded by the bank handling the foreign payment.

Candidates’ personal data

Scholars’ personal data Selection procedure data

Monitoring data

Communication

HCDP Results / data of surveys

Calender of events


Candidates can only update a limited number of fields like address or telephone number. Documents uploaded in an earlier stage may no longer be updated/changed

idem Besides providing transparency of the selection process, these data will also give insight which candidates do not qualify based on which criteria (discriminating factors).

Included in this communication module will be a complaints handling module dealing with all complaints in an efficient and transparent way For easy reference a unique code for all entries in the HCD will be developed. Students will receive automatically generated emails requesting them to update data fields at regular intervals. This facility will reduce the scope of work of the Alumni survey and Re-entry survey as the data gathering is automated within the system.

All major events will be announced and be kept on record in this database which will be permanently on display on SPIRIT websites

Hal. IV - 2

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi 4.2.

Komponen 1 – Degree Scholarship for Ministry of Finance

Komponen 1 adalah untuk kebutuhan Kementerian Keuangan baik sebagai PIU maupun sebagai PA untuk meningkatkan kapasitas Instansinya melalui Degree Scholarship bagi para staff/pegawainya berdasarkan rekomendasi Human Capital Development Plan dalam rangka pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Rencana usulan PA Kementerian Keuangan untuk Karyasiswa/Scholars yang mengambil program Degree Scholarship kepada PIU Kementerian Keuangan sejumlah 290 pegawai pada tahap awal. Total pembiayaan untuk kebutuhan penyelenggaran kegiatan pada komponen 1 sebesar US$ 34,5 juta1 dengan rincian penggunaanya sebagai berikut: (1). Kebutuhan sub komponen 1.1. sebesar US$ 1,1 juta dipergunakan untuk kebutuhan Pre-departure training bagi Kandidat Degree Scholarship yang membutuhkan kemampuan bahasa asing terutama bahasa Inggris dan kemampuan beradaptasi di tempat belajar yang baik agar diterima standar penempatan Universitas Luar Negeri serta dapat menyelesaikan tugas belajar tepat pada waktunya. Materi Pre-departure training seperti English for Academic Purpose/EAP, Academic Bridging Program/ABP dan Cultural Orientation for Participants Effectiveness/COPE; dan (2). Kebutuhan sub komponen 1.2. sebesar US$ 33,4 juta untuk usulan Karyasiswa/Scholars yang mengambil program Degree Scholarship sejumlah 290 pegawai. Tabel 4.2. Scholars dan Biaya Komponen 1 Ministry of Finance Component 1

Scholars 2011 2012 2013 2014 2015 Total

2011

Disbursement plan (in US$ '000) 2012 2013 2014 2015 2016

2017

Total

1. Pre Departure Training Subtotal 1 2. Overseas Degree a. S3 / PhD b. S2/ Master c. S2 Linkage Subtotal 2 Total

71

71

61

61

26

290

283

283

227

227

87

-

-

1.107

26

10 35 26

10 35 26

35 26

35 26

20 140 130

202

691 2.364 1.510

1.299 4.519 2.039

1.241 4.519 2.039

1.264 4.519 2.039

631 2.154 1.837

529

5.124 18.074 10.195

26

71

71

61

61

290

202

4.565

7.856

7.799

7.821

4.622

529

33.393

485

4.848

8.083

8.026

7.908

4.622

529

34.500

Khusus pada sub komponen 1.1. ini, yang dibiyai oleh Loan IBRD 8010-ID digunakan untuk kebutuhan pelatihan EAP, ABP dan COPE oleh Tenaga Pendidik Strata Satu yang berpengalaman dalam mengajar EAP, ABP, COPE, dan GMAT/GRE minimal 3 tahun terakhir serta memiliki sertifikat TEFL/CELTA/TESOL. Kebutuhan lainnya berupa dukungan kegiatan iBT-TOEFL/IELTS dan tes GMAT/GRE masing-masing dua test untuk setiap calon. Sedangkan untuk pembiayaan seleksi administrasi/Eligibility, tes akademik dan wawancara bagi peserta sampai dengan biaya hidup selama Pre-departure training akan dibebankan Rupiah Murni.

4.2.1. Proses Seleksi Degree Scholarship di Kementerian Keuangan: Proses seleksi yang dilaksanakan oleh PIU Kementerian Keuangan terdiri dari empat tahapan yakni; (1). Seleksi administratif/Eligibility; (2). Seleksi Akademik/Testing dengan ujian tertulis selama dua hari untuk Tes Potensi Akademik (TPA) dan TOEFL2 dan Tes Psikologi setelah lulus seleksi administratif; (3). Seleksi Wawancara/interview akan dilaksankan setelah Kandidat dinyatakan lulus seleksi Akademik. Bagi Kandidat Overseas Degree yang lulus Wawancara akan mengikuti Predeparture training. Rangkaian proses seleksi untuk PIU Kemenkeu dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut ini.

1 2

Detail Biaya ada di lampiran 4.1. TOEFL yang dimaksud merupakan TOEFL prediction produk Kementerian Keuangan.


Hal. IV - 3

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi WB Financing

GOI Financing Eligibility 

  

Applications for specific priority areas identified by HCDPs Age requirements Length of service GPA

Testing   

Test of academic potential (TPA) TOEFL Psychological Test

Interview Interview panel of at least 3 Interview results made public in agency

Apply to University

Pre-Departure Training Centralized predeparture training for iBT TOEFL/IELTS and GRE/GMAT

Limited to 4 universities meeting accreditation and quality standards

Responsibility of MOF PIU

Gambar 4.1. Tahapan seleksi bagi Kandidat Overseas Degree Scholarship di PIU-Kemenkeu

A. Seleksi administrasi / Eligibility i). Kriteria seleksi administrasi Kriteria administrasi merupakan persyaratan dan ketentuan administrasi yang berlaku dan wajib dipenuhi oleh Peserta seleksi untuk melanjutkan ke jenjang seleksi berikutnya. Usulan peserta seleksi hasil seleksi administrasi oleh PA secara internal, selanjutnya akan diperiksa dan diverifikasi oleh Tim Seleksi PIU Kementerian Keuangan yang dibakukan dalam SK Kepala BPPK Kementerian Keuangan. Adapun Dokumen administrasi yang diserahkan Calon Peserta melalui PA berupa (1). Surat Pengantar dari PA; (2). Surat usulan Calon Peserta sekurang-kurangnya dari Unit Kerja Eselon/UKE II tembusan UKE I; (3). SK pengangkatan PNS atau SK kenaikan golongan terakhir; (4). Transkrip nilai S1 atau S2 yang dilegalisir; (5). Apabila ada nilai tes ITP-TOEFL ≥ 450 atau TPA ≥ 565 dalam dua tahun terakhir dihitung tanggal mundur penutupan pendaftaran seleksi; (6). Formulir/Data pendukung lainnya yang diperlukan. Lamaran calon akan diperiksa dan diverifikasi oleh Tim Seleksi dari PIU di Kementerian Keuangan yang telah dibentuk berdasar SK Kepala BPPK di Kementerian Keuangan Kriteria seleksi administrasi untuk Degree Scholarship mencakup: (1). Pada saat mendaftar program beasiswa SPIRIT kandidat sudah diangkat sebagai PNS (tanpa pembatasan masa kerja); (2). Ketika keberangkatan studi, kandidat sudah memiliki masa kerja sekurang-kurangnya selama 2 tahun sejak diangkat sebagai PNS; (3). Pada saat tanggal penutupan pendaftaran program beasiswa SPIRIT, kandidat wajib memenuhi persyaratan umur maksimal 41 tahun untuk S3 dan S2; (4). Indeks Prestasi Kumulatif pendidikan terakhir 3,5 untuk tingkat Ph.D/S3 Luar Negeri, dan 2,75 untuk tingkat S2/Master/Linkage. Tabel 4.3. Kriteria Seleksi Administrasi Scholarship Degree – PIU Kemenkeu Kriteria Seleksi Administrasi a. Usulan dari Unit Kerja Eselon b. Minimal masa kerja saat intake study & sudah PNS c. Pendidikan akhir d. Tahun Kelulusan dari pendidikan akhir e. Minimal Indeks Prestasi Komulatif f. Maksimal Usia saat tanggal penutupan Registrasi di PIU

Degree Overseas Linkage S3 S2 S2 UKE II tembusan UKE I 2 tahun S2 S1 S1 2 tahun 3,5 2,75 2,75 41 tahun

Keterangan usulan berdasarkan HCDP

ii). Pelaksanaan seleksi administrasi Pelaksanaan seleksi administrasi dilakukan oleh Tim Seleksi yang ditunjuk melalui Surat Keputusan Kepala BPPK Kementerian Keuangan dengan tugas umum melakukan registrasi, pemeriksaan, verifikasi, evaluasi, dan menyimpan data/dokumen administrasi peserta serta laporan kelulusan yang mengikuti proses seleksi administrasi dengan kriteria dan ketentuan yang berlaku. Project Operation Manual SPIRIT

Hal. IV - 4

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi Dokumen adimistratif yang dibutuhkan oleh Tim Seleksi setidaknya berupa: (1). Fotokopi Ijazah dan Transkrip nilai S1 atau S2 yang dilegalisir; (2). SK pengangkatan PNS dan atau SK kenaikan golongan terakhir; (3). Formulir/data pendukung lainnya yang diperlukan akan diatur dalam panduan yang terpisah dari pedoman ini. Setelah dokumen administrasi diperiksa dan diverifikasi, maka hasil dari seleksi administrasi dapat diumumkan melalui surat yang akan ditandatangani oleh ketua Tim dan dilaporkan ke PIU Kemenkeu sebagai penyelenggara beasiswa untuk diserahkan kepada para Unit Eselon 1 sebagai unit organisasi pengusul Peserta seleksi administrasi. Bagi Peserta seleksi administrasi yang lulus akan diberitahukan melalui surat pemanggilan dari PIU Kementerian Keuangan untuk mengikuti Seleksi Akademik/Testing dengan materi ujian Tes Potensi Akademik (TPA), TOEFL dan Tes Psikologi.

B. Seleksi akademik / Testing i). Kriteria seleksi akademik Kriteria seleksi akademik merupakan persyaratan dan ketentuan akademik yang berlaku dan wajib dipenuhi oleh peserta seleksi agar dapat mengikuti tahapan berikutnya dari proses seleksi yakni wawancara. Kriteria akademik yang akan diperiksa oleh Tim Seleksi adalah sesuai dengan kriteria yang diuraikan pada tabel 4.3. berdasarkan hasil penilaian tes tertulis untuk TPA, TOEFL dan tes Psikologi. Tabel 4.4. Kriteria Seleksi Akademik – PIU Kemenkeu Kriteria Seleksi Akademik a. Tahap 1 - Skor Tes Potensial Akademik - Skor pBT-TOEFL b. Tahap 2 - Nilai Minimum Tes Psikologi

Degree Overseas Linkage S3 S2 S2

550

565 450

450

Keterangan

Syarat untuk mengikuti Pre-departure training

B

ii). Pelaksanaan seleksi akademik Pelaksanaan seleksi akademik dilakukan oleh Tim Seleksi selama dua hari untuk TPA, TOEFL dan Tes Psikologi. Setelah peserta mengikuti seluruh ujian tertulis, Tim Seleksi akan menilai, menyimpan data dan membuat laporan hasil ujian tertulis tentang peserta yang lulus dan tidak lulus tes berdasarkan kriteria skor/nilai yang didapat Peserta, dengan ketentuan sebagai berikut: (1). Skor TPA sekurangkurangnya 565; (2). Memiliki skor pBT-TOEFL minimal 450 untuk peserta yang memilih program S2/master dan skor minimal 550 bagi peserta yang memilih program S3; (3). Memiliki nilai minimal “B” untuk Tes Psikologi. Setelah hasil seleksi akademik diperiksa, dan diverifikasi, maka hasil dari seleksi akademik dapat diumumkan melalui surat yang ditandatangani oleh Kapusdiklat PSDM Kementerian Keuangan sebagai penyelenggara beasiswa untuk diserahkan kepada para pejabat Unit eselon 1, sebagai unit organisasi pengusul. Bagi peserta yang lulus setelah memenuhi kriteria sesuai tabel 4.3, selanjutnya akan mengikuti seleksi wawancara atau interview.

C. Wawancara/Interview i). Kriteria wawancara Kriteria Wawancara merupakan persyaratan dan ketentuan penilaian peserta selanjutnya setelah lulus seleksi akademik. Tujuan Wawancara untuk menilai komitmen dan motivasi peserta untuk menjadi Kandidat penerima beasiswa. Kriteria penilaian dan petunjuk pelaksanaannya dijelaskan dalam pedoman wawancara3. 3

Lihat lampiran 4.2.


Hal. IV - 5

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi Tabel 4.5. Kriteria Wawancara scholarship Degree – PIU Kemenkeu Kriteria Seleksi Akademik Hasil Wawancara

Degree Overseas Linkage S3 S2 S2

Keterangan

Menunjukan komitmen dan Motivasi untuk Tugas belajar

Pedoman untuk Wawancara khusus untuk PIU Kemenkeu

ii). Pelaksanaan wawancara Wawancara dilakukan dengan menggunakan materi/substansi yang sudah baku berupa pertanyaan yang telah didiskusikan terlebih dahulu oleh Bank Dunia. Keseragaman mengenai Penggunaan substansi wawancara menjadikan hal standar yang harus dipenuhi. Pelaksanaan wawancara dilakukan dengan komposisi panel dengan sekurang-kurangnya tiga Pewancara yang ditetapkan dalam SK Kepala BPPK Kemenkeu untuk Tim Pewancara terdiri dari UKE II dan UKE III baik dari unsur BPPK, Biro SDM, unsur terkait lainnya agar terjamin transparansi dan akuntabilitas. Hasil wawancara akan evaluasi oleh PIU Kementerian Keuangan dengan cara digabungkan dengan hasil seleksi akademik dan administrasi untuk menentukan kelulusan Peserta seleksi untuk mengikuti PreDeparture Training. Penentuan kelulusan diputuskan dalam rapat internal PIU Kementerian Keuangan. Hasil keputusan akan diumumkan PIU secara transparan melalui media informasi resmi Kementerian Keuangan sehingga tidak ada pertanyaan tentang kredibilitas proses seleksi.

4.3.

Sub Komponen 1.1. – Competitive selection of candidates & provision of predeparture language training to selected candidates

Setelah lulus dari Seleksi Administrasi, Seleksi Akademik dan Wawancara, proses seleksi selanjutnya bagi Kandidat adalah mengikuti Pre-departue Training selama-lamanya 5 bulan yang diselenggarakan oleh PIU Kementerian Keuangan agar bisa memenuhi kriteria studi di Luar Negeri. Rencana jumlah penempatan 290 Kandidat yang sudah sesuai dengan kriteria belajar di Luar Negeri akan melakukan Pre-departue Training ini seperti jadwal tercantum pada Tabel 4.1.

4.3.1. Kegiatan Pre-departure Training Kegiatan Pre-departure training diselenggarakan oleh PIU Kementerian Keuangan yang didukung oleh Tenaga Pengajar Internasional (Native), Lokal, dan Tenaga pendukung untuk melaksanakan English for Academic Purposes – EAP, Academic Bridging Program – ABP, dan Cultural Orientation for Participants Effectiveness – COPE. Kegiatan Pre-departure training dilaksanakan maksimal selama 5 bulan terdiri dari EAP (3 bulan) dan ABP-COPE (2 bulan). Jika pengantar bahasa yang digunakan di negara tujuan studi kandidat bukan bahasa inggris, maka PIU Kementerian Keuangan akan memberikan pelatihan peningkatan bahasa asing yang digunakan (sesuai keperluan). PIU Kementerian Keuangan c.q. Pusdiklat PSDM akan melakukan seleksi terhadap Tenaga pengajar terutama yang mempunyai kualifikasi yang dibutukan diantaranya adalah: (1). Memiliki pendidikan S1 dan berpengalaman mengajar dalam ABP, TOEFL/IELTS minimal 3 tahun terakhir di Indonesia; (2). Khusus Native English Speaking Teacher, memiliki sertifikat mengajar International (TEFL/CELTA/TESOL). A. Persiapan Bahasa / English for Academic Purpose i). Tujuan EAP Persiapan bahasa/EAP dilakukan dengan tujuan dapat meningkatkan keterampilan Kandidat dalam penguasaan bahasa Inggris untuk akademis (listening, speaking, reading, writing) serta memperoleh skor iBT-TOEFL ≥ 79 atau nilai IELTS setara dengan skor tersebut; Project Operation Manual SPIRIT

Hal. IV - 6

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi ii). Pelaksanaan EAP Proses belajar mengajar selama 3 bulan akan menggunakan metode belajar mengajar untuk orang dewasa. Secara umum kegiatan ini akan dilaksanakan melalui proses belajar bahasa Inggris yang terdiri dari: (1). Belajar di dalam kelas dengan jam pelajaran yang disesuaikan dengan kebutuhan dan alokasi waktu yang tersedia yang didukung dengan media atau alat bantu belajar berupa media suara, gambar atau multimedia, buku teks dan latihan soal-soal; (2). Simulasi wawancara yang dilakukan oleh Native English Speaking Teacher sekurang-kurangnya tiga kali selama pelaksanaan EAP; dan (3). Mengikuti internet Based Test/iBT-TOEFL maksimal sebanyak 2 kali selama kegiatan predeparture training berlangsung B. Academic Bridging Program (ABP) dan COPE i). Tujuan ABP dan COPE Penggunaan ABP dan COPE agar Kandidat memiliki kemampuan bahasa Inggris dengan penekanan khusus pada kemampuan produktif (Penulisan/Standard of purpose, oral presentations, Research methodology, Statistic, Econometric, Math ) dan mengikuti GMAT/GRE bila diperlukan sebanyak dua kali sehingga mendapatkan nilai GRE ≥ 1200 dan GMAT ≥ 500. Begitu juga Kandidat memiliki kemampuan wawasan dan pengetahuan bagi peserta tentang budaya dan kehidupan sosial di negara tujuan sehingga peserta dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan di luar negeri lebih baik. ii). Pelaksanaan ABP dan COPE Selama kegiatan ABP dan COPE berlangsung Kandidat akan memperoleh materi Academic Bridging Program (ABP) seperti Standard of purpose, oral presentations, Research methodology, Statistic, Econometric, Math, dan materi motivasi serta mengikuti workshop pengenalan budaya negara/universitas yang dituju. ABP dan COPE dilaksankan kurang lebih selama 2 bulan. Pelaksanaan pelatihan pre-Departure menggunakan dana Loan IBRD 8010-ID menggunakan metode swakelola/mandiri untuk penyedian materi tes (iBT-TOEFL/IELTS dan GRE/GMAT) masing-masing sebanyak dua kali dan kebutuhan transport Tenaga Pendidik/Teacher dan tenaga Pendukung. Sedangkan pengadaan paket delivery service cost hanya untuk keperluan honor guru yang telah dipilih secara kompetitif dan sudah diatur atau dikelola PIU Kementerian Keuangan selama berlangsungnya kegiatan.

4.3.2. Pengiriman aplikasi atau pelamaran Pengiriman aplikasi yang dipersyaratkan bagi Kandidat hanya untuk empat Universitas Luar Negeri, dan dilakukan setelah Kandidat memenuhi persyaratan nilai iBT-TOEFL ≥ 79 dan GRE/GMAT yang telah dipersyaratkan. Kandidat dapat mengirimkan aplikasi ke universitas yang dituju, dengan tahapan sebagai berikut: (1). Memilih program studi/Universitas berdasarkan minat dan kebutuhan peningkatan SDM di Unit kerja Kandidat berasal sebagaimana yang telah ditetapkan dalam HCDP sesuai tabel 4.5; (2). Membuat dan menyerahkan draft Statement of Purpose; (3). Mencari informasi terkait dengan aplikasi formulir Universitas Luar Negeri tujuan, tempat tinggal, budaya dan etika dan norma khusus; (4). Mengajukan aplikasi, ongkos kirim aplikasi dan Bank Draft, Pas Photo, Surat Rekomendasi dari sponsor, Financial Gurantee, Statement of Purpose, transkrip serta Ijazah yang sudah dilegalisir dan sudah diterjemahkan dalam bahasa Inggris. Setelah aplikasi terkirim, Kandidat akan menungu Acceptance Letter yang bersifat unconditional4 atau surat pemberitahuan telah diterima di universitas tertuju. Apabila Universitas yang dituju sudah mengeluarkan Acceptance Letter kepada Kandidat. Selanjutnya Kandidat melakukan 4

Acceptance Letter yang bersifat unconditional merupakan persetujuan tanpa ada persyaratan tertentu


Hal. IV - 7

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi konfirmasi PIU Kemenkeu melalui PA untuk menyiapkan proses keberangkatan. PIU Kementerian Keuangan akan menyiapkan dokumen seperti: (1). Surat keberangkatan; (2). Nota persetujuan sebagai jaminan pembiayaan, (3). Surat Pendukung pembuatan visa, (4). Surat Tugas Belajar dari PA; (5). Sevis bila ke Amerika; (6). Dokumen lainnya bila diperlukan. Tabel 4.6. Contoh program studi untuk Karyasiswa di Kementerian Keuanganan Echelon 1 Ministry of Finance 1. DG. Taxes 2. DG. Customs & Execise 3. 4. 5. 6. 7.

DG. Treasury DG. Budget DG. Debt Management DG. State of Asset Office of Fiscal Policy

8. BPPK 9. Inspectorate General 10. Secretariat Genereal

4.4.

Core Priorities Broad areas including fiscal policy, tax policy and administration, budget, and treasury functions, HRM policies and practices in the civil service

Field of Study for Degree Scholarship HRM; Law/International Law; MIS/IT/Information Security; Public Policy; Tax Policy & Management; International Tax; Management/Business Administration; Fiscal Administration; Accounting/Forensic Accounting; PR/Communication; GIS/Geomatic/Land Studies; Eco HRM; Public Administration; Law/Customs Law; International Law; Accounting; International Relations; Economics; IT/ Public Finance Public Finance; Accounting; Public Policy; Public Expenditure Management Public Finance/Fiscal Risk Management; Economics; Accounting; Public Policy/Administration; MIS/IT; HRM; Law Law; HRM; Finance; Business Administration; Commerce; Economics; Accounting Asset Management; Accounting; Business Valuation; Law Industrial Psychology; Management; Economics; Islamic Economics; Insurance/Actuarial; Accounting/Forensic Accounting; Islamic Finance; Law Public Administration; Law; Management; HRM; Public Finance; Asset Management; MIS/IT; Fiscal Policy; Accounting; Business Valuation; Economics; Education Public Administration; Public Accounting; Finance Management/Public Finance; Research Methodology/Operation Management; Criminology; HRM; Computer Science Management, Industrial Psychology; OD; Public Administration; Law (Business/Commerce/Criminal); Economics; MIS; Taxation; Communication; Business Administration; Communication; Accounting

Sub Komponen 1.2. – Award of scholarships for overseas and joint domestic & overseas (link) degrees to successful candidates in fields relevant to the work of the MoF

Dalam rangka meningkatkan kompetensi Karyasiswanya secara spesifik, PIU Kementerian Keuangan dalam proyek SPIRIT lebih banyak menyelenggarakan program Overseas Degree secara penuh waktu di Universitas Luar Negeri yang program studinya sudah terakreditasi dari lembaga yang berwenang dalam menetapkan status akreditasi di negara setempat serta mempertimbangkan peringkat (ranking) universitas/program studi dari lembaga internasional yang relevan5, dan mendapat pengakuan dari Kementerian Pendidikan Nasional/Kemdiknas yang menangani masalah akreditasi/pengakuan program studi yang berasal dari Luar Negeri. Program yang dapat dipilih Karyasiswa meliputi program S3/PhD Overseas; S2/Master Overseas dan S2/Master Linkage. Rencana penempatan Karyasiswa harus sesuai dengan HCDP terhadap bidang studi di Universitas Luar Negeri yang dituju serta sudah mendapat rekomendasi dari atasan tempat asal Karyasiswa bekerja. Pilihan bidang studi Karyasiswa untuk Overseas Degree dan Lingkage dalam Proyek SPIRIT diharapkan akan sangat bermanfaat bagi peningkatan kapasitas organisasi dan kualitas lingkungan kerja internal di unit organisasi masing-masing tempat Karyasiswa mengabdi.

4.4.1. Penerimaan penempatan Overseas Degree dan Linkage Apabila Karyasiswa telah diterima di Universitas Luar Negeri yang dituju, maka Karyasiswa segera mempersiapkan dokumen-dokumen administrasi yang meliputi: (1). Surat Keputusan dan Surat Perjanjian yang dikeluarkan PCU/PIU; (2). Dokumen dinas pendukung lainnya seperti CV, Foto, Ijazah, Transkrip, tugas belajar, unconditional Letter of Acceptance, dll. (3). Dokumen keuangan seperti buku tabungan, NPWP, Kartu Kredit aktif, dan dokumen pendukung keuangan lainnya. Selama pelamaran/pengisian aplikasi dan menunggu hasilnya akan dibantu PA dan dipantau oleh PIU Kemenkeu dengan dukungan Provider. Setiap Kandidat Degree Overseas diberi kesempatan untuk menyampaikan aplikasi ke Universitas Luar negeri yang dituju sebanyak 4 aplikasi, bila keempat aplikasi tersebut ditolak oleh Universitas/Lembaga studi Luar Negeri, maka Kandidat diberi kesempatan sampai periode rencana penempatan yang bersangkutan untuk mengirimkan aplikasi selanjutnya dengan biaya mandiri.

5

Kandidat disarankan memilih program studi/universitas yang masuk ke dalam 400 teratas daftar mutakhir ranking universitas yang dikeluarkan oleh Times Higher Education, QS World University List, dan ranking lainnya yang sejenis


Hal. IV - 8

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi Pengaturan umum bagi Karyasiswa SPIRIT di Kementerian Keuangan sebelum keberangkatan dan di masa kuliah meliputi; (1). Karyasiswa menyerahkan dokumen administrasi dalam bentuk copy dan atau asli; (2). Karyasiswa menandatangani Surat Perjanjian; (3). Karyasiswa menerima dana langsung sesuai satuan biaya studi untuk mengurus dokumen keberangkatan, penempatan sementara, biaya medical check-up, biaya asuransi kesehatan, biaya hidup, dan biaya buku; (4). Selama di negara/universitas tujuan hendaknya Karyasiswa memberikan informasi status kemajuan akademik terkini kepada PIU dan PA secara reguler yang telah ditentukan PIU; (5). Masa studi Karyasiswa untuk PhD/S3 overseas selama 4 tahun; Master/S2 overseas selama 2 tahun, dan untuk S2 Linkage masingmasing 1 tahun di Dalam dan Luar negeri; (6) linkage program diperuntukkan hanya pada program S2 (7). Karyasiswa pada kasus khusus akan ditentukan persetujuan Steering Committe melalui PCU Bappenas; dan (8). Karyasiswa yang membawa keluarga akan menanggung seluruh kebutuhan secara mandiri.

4.4.2. Mekanisme Pembiayaan penempatan Overseas Degree dan Linkage Seluruh pembiayaan Overseas Degree dan Linkage untuk Karyasiswa berasal dari 100% Loan IBRD 8010-ID dengan mekanisme pencairan melalui pembayaran Langsung dan didebet pada Rekening Khusus/Reksus. Hak yang diperoleh Karyasiswa seperti: (1). Tunjangan biaya hidup; (2). Biaya buku; (3). Tunjangan riset; (4). Asuransi kesehatan, dan biaya lainnya sesuai dengan strata studi yang dipilih Karyasiwa6. Keseluruhan biaya tiap bulan akan ditransfer langsung ke rekening Karyasiswa setelah prosedur dan ketentuan yang absah telah disepakati oleh Karyasiswa dengan Pejabat Pembuat Komitmen Satker Pusdiklat PSDM untuk SPIRIT. Pembayaran untuk tuition fee akan dilakukan transfer langsung oleh Bendahara Satker ke Universitas yang bersangkutan.

4.5.

Komponen 2 – Degree and Non-Degree Scholarships for Other PA

Dalam rangka memberikan simetri informasi kepada para calon peserta yang berasal dari Participating Agency7 untuk memperoleh Degree Scholarship & Non Degree Training yang dikelola oleh PIU Bappenas c.q. Pusbindiklatren Bappenas untuk program : (1) . S3/PhD Overseas/Domestic; (2). S2/Master Overseas/Domestic; (3). S2/Master Linkage; (4). Internship; (5). Non Degree Training Overseas; dan (5). Non Degree Training Domestic. Sehubungan dengan hal tersebut, PIU Bappenas akan memberikan informasi mengenai proses seleksi yang akan dilakukan kepada seluruh PA melalui media aktif maupun pasif. Tabel 4.7. Media dan Penangungjawab informasi SPIRIT Penanggung jawab

No.

Media

1.

Internal Memo

PCU dan PA

2.

Brosur dan Pamflet Website resmi instansi

PIU

4.

Media Massa

PCU

5.

Website resmi program

PCU

6.

Acara/kegiatan di PA

PA

3.

6 7

PA

Keterangan PCU selaku koordinator pelaksanaan SPIRIT ini akan mengirimkan internal memo kepada PA. Selanjutnya PA akan berperan dalam sosialisasi sebagai Penyebaran informasi mengenai internal memo ini kepada seluruh pegawai instansi masing-masing. PIU akan mencetak dan menyebarkan seluruh sosialisasi yang berkaitan dengan SPIRIT Selain pembuatan website tersendiri, informasi Scholarship ini juga dapat diakses melalui alamat website resmi masing-masing PA. Website ini bertujuan untuk penyebaran informasi dan pelayanan program, termasuk penanganan keluhan. Penyebaran informasi melalui media massa dapat melalui media cetak maupun elektronik. Proses penyebaran melalui satu pintu, yaitu PCU, agar mempermudah proses klarifikasi tentang perihal atau penanganan keluhan yang masih kurang jelas. Program SPIRIT akan memiliki satu website yang bersifat terbuka dan dapat diakses oleh siapa saja. Website ini bertujuan untuk penyebaran informasi dan pelayanan program, termasuk penanganan keluhan. Selain itu, database TRANSPAR yang dapat diakses melalui internet memuat informasi bagi semua stakeholders dan masyarakat luas. Penyebaran informasi SPIRIT dilakukan pada acara-acara PA yang memungkinkan untuk dilakukan sosialisasi program.

Dapat dilihat di Bab 2 mengenai Unit Cost Karyaiswa Rencana 10 PA yang telah memiliki HCDP


Hal. IV - 9

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi Bersamaan dengan informasi tersebut PCU Bappenas menyampaikan surat penawaran program kepada masing-masing PIU, Participating Agency c.q. Kepala Badan/Biro/bagian Kepegawaian/ pimpinan UKE I di Kementerian/Lembaga mengenai jadwal seleksi dan penempatan program SPIRIT. Kemudian Pejabat pembina Kepegawaian serendah-rendahnya Eselon II menyampaikan surat usulan nama calon peserta yang akan ikut proses seleksi yang diselenggarakan PIU Bappenas. Participating Agency wajib melakukan seleksi internal peserta terlebih dahulu dengan beban biaya Rupiah Murni pada masing-masing Participating Agencies. Kriteria penilaian terhadap calon Peserta antara lain memiliki kinerja, integritas, kesantunan, motivasi /potensi belajar yang baik dan kriteria lainnya sesuai dengan norma, peraturan dan ketentuan yang berlaku seperti: (1). Usulan Calon Peserta sekurang-kurangnya dari Unit Kerja Eselon/UKE II merupakan SDM yang sesuai dengan HCDP; (3). SK pengangkatan PNS atau SK kenaikan golongan terakhir; (4). Transkrip nilai S1/D4 atau S2 yang dilegalisir. Seleksi internal tiap Participating Agencies bertujuan untuk mendapatkan calon peserta yang sanggup dan mampu menyelesaikan studi dengan prestasi yang baik serta bermanfaat bagi reformasi birokrasi di Institusinya. Setelah didapat hasil dari seleksi internal yang telah dilakukan PA, maka untuk selanjutnya setiap PA akan mengajukan surat pengantar dokumen mengenai usulan yang disampaikan oleh Pejabat pembina Kepegawaian yang serendah-rendahnya eselon II untuk Calon Peserta yang akan mengikuti proses seleksi yang diselenggarakan PIU Bappenas. Dokumen usulan yang dimaksud yakni: (1). Surat Pengantar dari PA; (2). Surat usulan Calon Peserta program sekurang-kurangnya dari Eselon 2 tembusan Eselon I; (3). SK pengangkatan PNS atau SK kenaikan golongan terakhir; (4). Transkrip nilai S1/D4 atau S2 yang dilegalisir; (5). Apabila ada nilai tes ITP-TOEFL/IELTS8 atau TPA (equivalen skor GRE) dalam dua tahun terakhir dihitung tanggal mundur penutupan pendaftaran seleksi; (6). Formulir/ format/data pendukung asli lainnya akan diatur panduan yang terpisah dari pedoman ini.

4.6.

Sub Komponen 2.1. – Competitive selection of candidates & provision of predeparture language training to selected candidates

Kebutuhan biaya untuk kegiatan Degree Scholarship dan Non degree Training yang dikelola dan diselenggrakan PIU Bappenas untuk Participating Agency pada sub komponen 2.1. ini, meliputi: (1). Dukungan pembiayaan proses seleksi untuk Intitutional Test Prediction/ITP-TOEFL dan Tes Potensi Akademik/TPA; (2). Dukungan Pre-departure training bagi calon Karyasiswa yang studi di Luar Negeri (S3/PhD Overseas; S2/Master Overseas; S2 Linkage) baik berupa dukungan keperluan iBTTOEFL/IELTS, tes GMAT/GRE masing-masing sebanyak dua kali bila diperlukan dan allowance selama Pre-departure training serta biaya Training Provider. Selection procedures Testing

Eligibility 1. Applications for specific priority areas identified by HCDPs 2. Age requirements 3. Length of service 4. GPA

Test of academic potential /TPA and ITP TOEFL; Financed by WB Responsibility of Bappenas PIU

Interview

1. 2.

Interview panel of at least 3; Interview results made public in agency Responsibility of Ecelon 1 PA

Domestic Degree only

Pre-Departure Training Only Overseas Degree & Master Linkage Centralized pre-departure training for iBT-TOEFL/IELTS and GRE/GMAT

Apply to University Limited to 4 Overseas universities meeting accreditation and quality standards

Gambar 4.2. Tahapan proses seleksi Kandidat penerima Degree Scholarship Bappenas

8

ITP TOEFL keluaran Educational Testing Services (ETS) dan EILTS prediction keluaran Cambridge University.


Hal. IV - 10

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi Kebutuhan biaya beban Rupiah Murni diperuntukan pada seleksi internal yang dilakukan masingmasing PA untuk Calon Peserta9 yang akan mengikuti proses seleksi di PIU Bappenas. Beban Rupiah Murni juga untuk penyelenggaraan Seleksi Administrasi, Seleksi Akademik selain materi TPA dan ITPTOEFL dan kebutuhan Wawancara.

4.6.1. Proses Seleksi Persiapan PIU bappenas dalam menyelenggarakan seleksi bagi Peserta, dimulai dengan memberikan informasi melalui media masa dan website resmi program yang mudah diakses dan dapat diunduh via website resmi di Participating Agencies. Selain daripada itu, PIU Bappenas juga mengirimkan internal memo untuk sosialisasi program agar simetri informasi bisa terpenuhi. Setelah informasi diterima dengan jelas, maka Participating Agencies akan mengirimkan usulan Calon Peserta untuk mengikuti proses seleksi yang diselenggarakan oleh PIU Bappenas. Sebelum mengajukan usulan Calon Peserta setiap Penanggungjawab dari Participating Agencies melakukan screening secara internal sesuai kriteria administrasi yang ditetapkan bagi proyek SPIRIT oleh PA dengan melakukan verifikasi dan evaluasi dokumen administrasi Calon Peserta yang telah memiliki kinerja, integritas, kesantunan dan motivasi belajar yang baik. Berdasarkan hasil atas screening secara internal tersebut PA akan mengirimkan Surat Pengantar kepada PIU Bappenas dengan lampiran Daftar Calon Peserta Seleksi yang telah lulus seleksi administrasi di PA serta Surat Usulan Calon Peserta Seleksi SPIRIT yang sesuai HCDP yang ditandatangani oleh UKE II dengan tembusan UKE I. Kemudian PIU Bappenas akan memberikan Surat Jadwal Pemanggilan Peserta SPIRIT untuk Seleksi Akademik dan Wawancara. Setelah lulus Wawancara, Peserta melalui PA akan memberikan dokumen administrasi untuk di evaluasi dan verifikasi ulang oleh PIU Bappenas yang dibantu oleh Konsultan. Hasilnya akan diumumkan dengan Surat Pemanggilan untuk kandidat yang mengambil program studi Domestic Degree/Non Degree training akan dilakukan rencana penempatan dan khusus Pre-departure training bagi Kandidat yang mengambil studi Overseas/Linkage degree. Secara rinci tahapan seleksi akan dibahas pada subbagian ini, sebagai berikut: A. Seleksi Administrasi / Eligibility i). Kriteria seleksi administrtif Kriteria administrasi merupakan persyaratan dan ketentuan administrasi yang berlaku dan wajib dipenuhi oleh Peserta Seleksi. Kriteria administrasi berlaku untuk semua Calon Peserta dari PA tanpa ada perlakuan khusus. Kriteria seleksi administrasi Degree Scholarship mencakup: (1). Pada saat mendaftar program beasiswa SPIRIT kandidat sudah diangkat sebagai PNS (tanpa pembatasan masa kerja); (2). Ketika keberangkatan studi, kandidat sudah memiliki masa kerja sekurang-kurangnya selama 2 tahun sejak diangkat sebagai PNS; (3). Pada saat tanggal penutupan pendaftaran program beasiswa SPIRIT, kandidat wajib memenuhi persyaratan umur maksimal 41 tahun untuk S3 dan S2; (4). Indeks Prestasi Komulatif pendidikan terakhir untuk Ph.D/S3 Luar Negeri adalah 3,5; S3 Dalam Negeri adalah 3,25; dan untuk S2 dalam negeri/luar negeri/Linkage adalah 2,75. Dalam seleksi administrasi Non-Degree Training, Tim Seleksi akan melakukan verifikasi dokumen administrasi mencakup: (1). Sudah menjadi PNS dengan masa kerja sekurang-kurangnya 2 tahun sebelum intake study dengan dukungan surat pengajuan dari eselon 2 tembusan ke eselon 1 PA bersangkutan; (2). Umur maksimal Peserta 55 tahun untuk Non Degree training maupun Internship; dan (3). Pendidikan terakhir sekurang-kurangnya adalah S1/D4.

9

Status Calon Peserta menjadi Peserta setelah lulus dari seleksi internal PA. Sedangkan status Peserta menjadi Kandidat penerima beasiswa setelah Peserta lulus dari proses seleksi dan belum ada penempatan di Universitas. Begitu juga perubahan status dari Kandidat berhak menjadi Karyasiswa bila sudah studi di Universitas/Lembaga yang di tuju baik untuk Degree Scholarship atau Non Degree Training.


Hal. IV - 11

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi 10

Tabel 4.8. Kriteria Seleksi Adminitrasi SPIRIT – PIU Bappenas Kriteria / Persyaratan Administrasi a. Usulan dari Unit Kerja Eselon II tembusan Eselon I b. Minimal masa kerja saat intake study & sudah PNS c. Pendidikan akhir d. Tahun Kelulusan dari pendidikan akhir e. Minimal Indeks Prestasi Komulatif (skala 4,0) f. Maksimal Usia saat tanggal penutupan Registrasi di PIU

Degree Training Domestic Linkage Intern Non Degree ship S3 S2 S2 Overseas Domestic Berdasarkan HCDP dan hasil seleksi internal PA 2 tahun S1/D4 S2 S1/D4 S1/D4 S1/D4 2 tahun 2,75 3,25 2,75 2,75 41 tahun 55 tahun

Overseas S3 S2

S2 3,5

ii). Pelaksanaan seleksi administrasi Pelaksanaan seleksi administrasi dimulai dengan screening secara internal yang dilakukan PA dengan biaya Rupiah Murni11 harus sesuai dengan kriteria administrasi SPIRIT. Pelaksanaan seleksi PA dengan cara melakukan verifikasi dan evaluasi dokumen administrasi Calon Peserta yang telah memiliki kinerja, integritas, kesantunan dan motivasi belajar yang baik. Dokumen Administrasi Calon Peserta yang lulus tersebut meliputi: (1). Pendidikan akhir dan tahun kelulusan yang ada di Ijazah; (2). Nilai IPK di Transkrip Nilai yang telah dilegalisir; (3). Status PNS dengan masa kerja sebelum intake study di SK pengangkatan PNS atau SK kenaikan golongan terakhir; (4). Asal instansi/unit kerja yang sesuai HCDP pada Surat usulan calon Peserta SPIRIT dari UKE II tembusan UKE I; (5). Usia saat penutupan pendaftaran/registrasi di KTP; serta (6). Hasil TPA, ITP-TOEFL dan Dokumen pendukung lainnya bila memang diperlukan. Berdasarkan hasil atas screening secara internal tersebut PA akan mengirimkan Surat Pengantar kepada PIU Bappenas dengan lampiran Daftar Calon Peserta Seleksi yang telah lulus seleksi administrasi di PA serta Surat Usulan Calon Peserta Seleksi SPIRIT yang sesuai HCDP yang ditandatangani oleh UKE II dengan tembusan UKE I. Kemudian PIU Bappenas akan memanggil Peserta melalui Surat untuk mengikuti Tahapan seleksi selanjutnya. Verifikasi dan evaluasi ulang akan dilakukan terhadap dokumen administrasi Peserta yang diusulkan PA oleh PIU Bappenas yang dibantu Konsultan sesuai dengan kriteria seleksi administrasi Scholarship Degree dan Non-Degree Training yang berlaku setelah Peserta telah lulus seleksi wawancara. Bagi calon peserta program Non Degree Training Dalam Negeri yang lolos seleksi administrasi, PIUBappenas akan memberitahukan daftar Kandidat yang lulus kepada Universitas atau Lembaga penyelenggara dan untuk selanjutnya Universitas/penyelenggara Non-DegreeTraining dalam negeri yang akan memanggil Kandidat untuk hadir mengikuti Non Degree Training tersebut B. Seleksi Akademik / Testing i). Kriteria seleksi akademik Kriteria seleksi akademik sangat diperlukan terutama bagi Peserta program Degree, Internship dan Non Degree Training Overseas dan wajib dipenuhi selama proses seleksi berjalan. Kriteria seleksi akademik untuk Peserta yang dapat dinyatakan lulus seleksi akademik bila: (1). skor TPA ≥ 565; (2). ITP-TOEFL ≥ 450 bagi program S2-Master/Linkage dan Internship serta Non Degree Training Overseas; (3). Khusus S3 memiliki skor ITP-TOEFL ≥ 500.

10 11

Berdasarkan keputusan SC, notulensi Rapat SC dapat dilihat pada lampiran 4.3. Besarnya kebutuhan biaya tersebut tergantung keperluan


Hal. IV - 12

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi Tabel 4.9. Kriteria Seleksi akademik SPIRIT untuk Skor ITP-TOEFL/IELTS dan TPA Kriteria Akademik - Tes Potensi Akademik/TPA *) - ITP TOEFL

Overseas S3 S2 500

450

Degree Domestic S3 S2 565 500 450

Linkage S2

Intern ship

450

450

Training Non Degree Overseas Domestic 450 -

*) Syarat mengikuti Pre-departure training bagi Peserta program Degree Overseas dan Linkage. *) khusus untuk persyaratan non-degree training overseas dan internship, sertifikat ITP TOEFL dapat diganti dengan sertifikat TOEFL Prediction atau ijazah kelulusan dari universitas luar negeri. Selain itu, untuk PNS Eselon I dan II atau Diplomat career dapat mengikuti training tanpa menyerahkan sertifikat TOEFL/Ijazah luar negeri.

ii). Pelaksanaan seleksi akademik Pelaksana seleksi akademik adalah PIU Bappenas dibantu Konsultan untuk menyelenggarakan mengawasi kegiatan seleksi akademik yang berlangsung dua hari kerja berturut-turut untuk TPA dan ITP-TOEFL bagi semua Peserta atas usulan PA kecuali Peserta yang memilih program Non Degree Training Domestic. Setelah test ujian tertulis selesai, PIU Bappenas akan menilai, menyimpan data dan membuat nota hasil ujian tertulis yang telah Peserta lakukan. Bagi Peserta program Degree yang dinyatakan lulus diharuskan mengikuti seleksi wawancara atau interview yang diselenggarakan PA. Khusus Peserta program Non-Degree Training yang memenuhi kriteria seleksi akademik, PIU Bappenas akan memberitahukan daftar Kandidat kepada Universitas atau Lembaga penyelenggara Non Degree Training yang untuk selanjutnya akan memanggil Kandidat untuk hadir mengikuti program tersebut.

C. Seleksi Akhir dengan Wawancara/Interview i). Kriteria wawancara Kriteria seleksi wawancara merupakan persyaratan dan ketentuan lulus atau tertundanya Peserta untuk menjadi Kandidat penerima Scholarship yang selanjutnya akan direkomendasi untuk mengikuti jenjang pelatihan bahasa Inggris dan persiapan ke Universitas melalui program Pre-Departure Training. Rincian kriteria penilaian dan petunjuk pelaksanaannya dijelaskan dalam pedoman wawancara12. Tabel 4.10. Kriteria wawancara – PIU Bappenas Kriteria Wawancara Hasil dari wawancara

Overseas S3 S2

Degree Domestic S3 S2

Linkage S2

Menunjukan komitmen dan Motivasi untuk Tugas belajar

Keterangan Pedoman wawancara

ii). Pelaksanaan seleksi wawancara Peserta program Degree yang dinyatakan lulus seleksi akademik, baik TPA maupun ITP-TOEFL kemudian akan dikembalikan ke PA masing-masing untuk menyelenggarakan seleksi wawancara. Pelaksanaan seleksi wawancara menggunakan biaya Rupiah Murni dengan metode Panel dan dilakukan oleh pewawancara sekurang-kurangnya 3 orang yang terdiri dari perwakilan PCU/PIU dan unsur dari PA yang ditunjuk berdasarkan kebijakan PA masing-masing dengan personil seperti pejabat yang mewakili dari lingkup Kepegawaian, Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderat, Unit Peserta yang bersangkutan, dan Pengamat Independen bila diperlukan. Pelaksanaan wawancara menggunakan substansi standar penilaian yang telah disampaikan oleh PCU/PIU Bappenas ke Bank Dunia mencakup kualitas komitmen, motivasi, dan kepercayaan diri Peserta seleksi wawancara. Hasil seleksi wawancara tiap peserta akan disampaian PA kepada PIU 12

Pedoman wawancara dapat dilihat pada lampiran 4.4.


Hal. IV - 13

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi Bappenas untuk digabungkan dengan hasil seleksi akademik serta hasil administrasi yang telah diverifikasi dan dievaluasi ulang oleh PIU Bappenas. Setelah Peserta dinyatakan lulus dari semua seleksi administrasi, akademik dan wawancara akan berubah statusnya menjadi Kandidat Peneriama beasiswa. Pengumuman Kandidat SPIRIT dilakukan secara transparan melalui media informasi resmi di masing-masing Particpating Agencies. Untuk selanjutnya Kandidat untuk S2 dan S3 Overseas serta S2 Lingkage akan mengikuti Pre Departure training sesuai ketentuan yang berlaku.

4.6.2. Pre Departue training Secara umum kegiatan Pre-departure training untuk komponen 2 akan diselenggarakan oleh PIU Bappenas yang dibantu Training Provider yang didukung oleh Tenaga Pengajar Internasional (Native), Lokal, dan Tenaga pendukung untuk melaksanakan EAP, ABP dan COPE selama-lamanya 9 bulan. PIU Bappenas akan melakukan seleksi Training Provider tersebut yang mempunyai kualifikasi yang dibutuhkan untuk di Kontrak. Kegiatan Pre-departure Training dibiayai 100% Loan IBRD 8010-ID. Jika pengantar bahasa yang digunakan di negara tujuan studi kandidat bukan bahasa inggris, maka PIU Bappenas akan memberikan pelatihan peningkatan bahasa asing yang digunakan (sesuai keperluan). Pre-departure Training diperuntukan bagi Kandidat yang memilih program Overseas Degree dan Linkage, dengan durasi training tergantung dari hasil capaian skor ITP-TOEFL/IELTS yang dimiliki Kandidat. Korelasi antara penggunaan indikator skor ITP-TOEFL/IELTS dengan durasi Pre-departure Training agar PIU Bappenas dapat memproyeksi hasil capaian kemampuan Bahasa Inggris di Luar Negeri yang akan ditempuh oleh Kandidat di Universitas Luar Negeri yang dituju. Korelasi Durasi Pre-departure Training dengan skor ITP-TOEFL/IELTS yang dimaksud, sebagai berikut: (1). 450≤ITP-TOEFL≤499, selama-lamanya 9 bulan; (2). 500≤ITP-TOEFL≤549, selama-lamanya 6 bulan; (3). ITP-TOEFL ≥ 550, selama-lamanya 3 bulan. Tabel 4.11. Durasi Pre-Departure training untuk Kandidat Korelasi durasi Pre-departure training dengan skor ITP-TOEFL 9 Bulan 6 Bulan 3 Bulan

pBT ITP-TOEFL

450 - 499

500 - 549

≥ 550

Keterangan Dalam Pre Departure Training akan diadakan masingmasing maksimum 2 kali untuk iBT-TOEFL dan GMAT/GRE

Kandidat yang sudah mencapai skor iBT TOEFL /IELTS setara dengan skor international TOEFL ≥ 550 pada saat pre-departure training tetap diwajibkan mengikuti Pre-departure Training sampai dengan selesai. Sedangkan kandidat yang sudah memiliki skor iBT TOEFL /IELTS setara dengan skor international TOEFL ≥ 550 pada saat seleksi hanya diwajibkan mengikuti Pre-departure Training selama 3 bulan. A. Persiapan Bahasa / English for Academic Purpose i). Tujuan EAP Persiapan bahasa/EAP dilakukan dengan tujuan dapat meningkatkan keterampilan Kandidat dalam penguasaan bahasa Inggris untuk akademis (listening, speaking, reading, writing) serta memperoleh skor iBT-TOEFL ≥ 79 atau nilai IELTS yang setara dengan skor tersebut; ii). Pelaksanaan EAP Proses belajar mengajar selama-lamanya 6 bulan akan menggunakan metode belajar mengajar untuk orang dewasa. Secara umum kegiatan ini akan dilaksanakan melalui proses belajar bahasa Inggris yang terdiri dari: (1). Belajar di dalam kelas dengan jam pelajaran yang disesuaikan dengan Project Operation Manual SPIRIT

Hal. IV - 14

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi kebutuhan dan alokasi waktu yang tersedia yang didukung dengan media atau alat bantu belajar berupa media suara, gambar atau multimedia, buku teks dan latihan soal-soal; (2). Simulasi wawancara yang dilakukan oleh Native English Speaking Teacher sekurang-kurangnya tiga kali selama pelaksanaan EAP; dan (3). Mengikuti internet Based Test/iBT-TOEFL maksimal sebanyak 2 kali selama kegiatan predeparture training berlangsung. B. Academic Bridging Program (ABP) dan COPE i). Tujuan ABP dan COPE Penggunaan ABP dan COPE agar Kandidat memiliki kemampuan bahasa Inggris dengan penekanan khusus pada kemampuan produktif (Penulisan/Standard of purpose, oral presentations, Research methodology, Statistic, Econometric, Math) dan mengikuti GMAT/GRE bila diperlukan sebanyak dua kali sampai mendapatkan nilai yang dipersyaratkan oleh universitas. Begitu juga Kandidat memiliki kemampuan wawasan dan pengetahuan bagi peserta tentang budaya dan kehidupan sosial di negara tujuan sehingga peserta dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan di luar negeri lebih baik. ii). Pelaksanaan ABP dan COPE Selama kegiatan ABP dan COPE berlangsung, kandidat akan memperoleh materi Academic Bridging Program (ABP) seperti Standard of purpose, oral presentations, Research methodology, Statistic, Econometric, Math, dan materi motivasi serta mengikuti workshop pengenalan budaya negara/universitas yang dituju. ABP dan COPE dilaksankan kurang lebih selama-lamanya 3 bulan.

4.6.3. Pengiriman aplikasi atau pelamaran Pengiriman aplikasi yang dipersyaratkan bagi Kandidat hanya untuk empat Universitas Luar Negeri, dan dilakukan setelah Kandidat memenuhi persyaratan nilai iBT-TOEFL ≥ 79 dan GRE/GMAT yang telah dipersyaratkan. Kandidat dapat mengirimkan aplikasi ke universitas yang dituju, dengan tahapan sebagai berikut: (1). Memilih program studi/Universitas berdasarkan minat dan kebutuhan peningkatan SDM di Unit kerja Kandidat berasal, sebagaimana yang telah ditetapkan dalam HCDP; (2). Membuat serta menyerahkan draft Statement of Purpose; (3). Mencari informasi terkait dengan aplikasi formulir Universitas Luar Negeri tujuan, tempat tinggal, budaya dan etika dan norma khusus; (4). Mengajukan aplikasi, ongkos kirim aplikasi dan Bank Draft, Pas Photo, Surat Rekomendasi dari sponsor, Financial Gurantee, Statement of Purpose, transkrip serta Ijazah yang sudah dilegalisir dan sudah diterjemahkan dalam bahasa Inggris. Setelah aplikasi terkirim, Kandidat akan menungu Acceptance Letter yang bersifat unconditional13 atau surat pemberitahuan telah diterima di universitas tertuju. Apabila Universitas yang dituju sudah mengeluarkan Acceptance Letter kepada Kandidat. Selanjutnya Kandidat melakukan konfirmasi PIU Kemenkeu melalui PA untuk menyiapkan proses keberangkatan. PIU Kementerian Keuangan akan menyiapkan dokumen seperti: (1). Surat keberangkatan; (2). Nota persetujuan sebagai jaminan pembiayaan, (3). Surat Pendukung pembuatan visa, (4). Surat Tugas Belajar dari PA; (5). Sevis bila ke Amerika; (6). Dokumen lainnya bila diperlukan.

4.7.

Sub Komponen 2.2. – Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic & overseas (link) degrees and overseas and domestic non-degree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective PA other than the MoF

Subkomponen 2.2. ini ditujukan untuk peningkatan kapasitas kelembagaan Participating Agencies14 SPIRIT melalui peningkatan kapasitas Sumber Daya Manusia/SDM melalui Scholarship Degree dan 13 14

Acceptance Letter yang bersifat unconditional merupakan persetujuan tanpa ada persyaratan tertentu PA selain Kemenkeu yang memiliki HCDP (Kemenneg PAN&RB; BKN; LAN; Bappenas; Kemendagri; Kemenlu; BPN; BKPM; BPK dan BPKP)


Hal. IV - 15

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi Non Degree Training sesuai kriteria yang telah ditentukan. Untuk mencapai target estimasi sebagaimana tercantum dalam tabel 4.11, Participating Agencies diberikan keluwesan sesuai rekomendasi SC untuk mengalokasikan jumlah peserta (scholars) untuk peningkatan SDM di Instansinya dengan PAGU anggaran yang telah disepakati bersama baik untuk keperluan Degree Scholarship maupun Non Degree Training. Jenis-jenis program di komponen 2 yang diselenggarakan PIU Bappenas yakni : (1). Overseas and Domestic Degree untuk S2 dan S3; (2). S2 Linkage; (3). Non Degree Training Overseas, Domesticand Internship. Besarnya total alokasi dana dan total jumlah Karyasiswa/Scholars untuk komponen 2 dapat dilihat pada tabel 4.11, detail alokasi anggaran dan rencana keberangkatan per tahun per PA dapat dilihat pada lampiran 2.2. Tabel 4.12 Estimasi jumlah Karyasiswa per PA di Komponen 2 Degree Scholarship PA di Component 2

Overseas S3

Domestic

S2

S3

S2

Non Degree Training

Link

Total

Non Degree Training

S2

Scholars US$ juta

IntO

NDO

Total Total

NDD

Scholars

D + NDT

US$ juta

Scholars

US$ juta

6.0

1. Kemendagri

5

17

6

16

10

54

4.7

38

60

120

218

1.3

272

2. Kemenlu

7

44

-

-

-

51

7.5

-

44

-

44

0.5

95

8.0

3. Bappenas

10

32

5

31

11

89

8

25

120

120

265

1.9

354

10.0

5

30

6

40

-

81

5.9

24

50

140

214

1.1

295

7.0

-

35

-

-

-

35

4.5

25

90

92

207

1.5

242

6.0

Kemenneg PAN & 6. RB

4

25

3

10

-

42

4.5

20

100

53

173

1.5

215

6.0

7. BKN

9

14

8

-

7

38

5.0

23

109

-

132

1.5

170

6.5

8. LAN

5

18

3

21

7

54

4.5

8

100

99

207

1.5

261

6.0

9. BPKP

6

10

8

81

14

119

5.3

-

133

40

173

1.7

292

7.0

2

40

2

62

-

106

6.6

6

28

-

34

0.4

140

7.0

53

265

41

261

49

669

57

169

834

664

1,667

13

2,336

70

4. BPK 5. BKPM

10. BPN

4.7.1. Penerimaan penempatan Degree Scholarship Terkait dengan telah diterimanya Karyasiswa Overseas Degree Scholarship di Universitas yang dituju, Karyasiswa harus segera mempersiapkan dokumen Administrasi yang perlakuannya sama dengan Penerimaan penempatan program Degree yang dilakukan PIU Kemenkeu. Untuk Non Degree Training tidak diperlukan biaya aplikasi lamaran, namun hanya memerlukan: (1). Surat Keputusan dan Surat Perjanjian yang dikeluarkan PCU/PIU; (2). Dokumen dinas pendukung lainnya seperti CV, Foto, tugas belajar, dll. (3). Dokumen keuangan seperti buku tabungan, NPWP, Kartu Kredit aktif, dan dokumen pendukung keuangan lainnya.


Hal. IV - 16

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi Tabel 4.13 Program study sesuai HCDP untuk PA selain PA Kemenkeu Reff No.

Participating Agencies

Core Priorities

Field of study Degree Scholarship

Non Degree Training

1

Bappenas

Broad set of sectoral and economic Social Welfare; Politics, Law & Defense; Environmental Science & analysis expertise Engineering; Spatial Planning; Economics; Public Policy; HRM; Auditing

Change Management; Leadership; Performance Management; Planning; Quantitative & Qualitative Analysis & Method; Econometrics; HRM; Impact Analysis; Procurement Auditing

2

BKN

Improvement of HRM policies and HRM; Law; Public Policy Management; Psychology; MIS; Finance & practices in the civil service Accounting; Communication;

Manpower Planning, Training & Development; Legal Drafting; Labour Law; Compensation; Document & Filing Management; Leadership; Problem Solving & Decision Making; HR certifications; Communication; IT; Internships with similar organizations in Netherlands/A

3

BKPM

Investment promotion, improving the investment climate, and managing the investment licensing regime

Auditing; IT; Training Need Analysis; Program & Budgeting; Legal Drafting; Communication; Archiving; Graphics & Product Design; Negotiation; International Law; Project Appraisal & Evaluation;

4

BPK

Core audit functions: analytical Accounting/Forensic Accounting/Public Sector Accounting; policy, performance audit, financial Performance Auditing; Public Policy; Asset Valuation; Economics; audit, and investigative audit Law/International Law; International Relations; Strategic Management; OD; HR; Education Studies; Psychology; IT; Business Administrat

5

BPKP

Government internal audit and control; public policy; risk management

6

BPN

Improving the regulatory Geomatic; Geographic; Coastal Marine Resource Mapping; Land framework and processes for land Studies/Administration/Politics; Economics; Sociology; Law; acquisition and administration Regional Planning; Statistics; Agriculture; Psychology;

Surveying and Mapping; Legal; Land Administration; Regional & Spatial Planning; Leadership; Informatics

7

LAN

Improving public administration policies and strengthening civil service training

Change management; leadership; HRM/OD/Training; Management; Performance Management; Communication; Regional Planning; Politics; Negotiation; Decision Making; Policy Analysis; MIS; Economic Development; Strategic Management; Research Methodology; Planning

8

MenPAN

To reform the national regulatory Public Policy/Administration/Management; Law; Government Legal Drafting; Communication/PR; Public Policy; Presentation; Leadership; framework to accommodate Studies; Organization; HRM; Finance; Management; Communication M&E; Negotiation; Decision Making; Program & Budgeting; Archiving; Report bureaucracy reform outcomes; Writing; HR Certification; ISO Certification; Service Excellence; IT; and to monitor reform implementation in all central institutions

9

MoHA

Improving civil service regulations Defence Study; Sociology; Economics; Environmental Science; Politics; and capacity building of local Public Administration; Regional Autonomy; Regional Finance; governments Statistics; Entrepreneurship; Agriculture and Agro business International Law; Urban Study; International Relations; Regional

10

MoFA

Promotion of foreign direct investment

MIS/IT, Law, Communication; Public Administration; HRM; Economics; Statistics; Agricultural Economics; Engineering; Infrastructure Management; Urban & Regional Planning; Business Administration

Professional certifications (like CFE, CMA, CFA, CGAP, PSAK, CerIFR, CISA and CIA), Performance Management for Public Sector, Business Process Analysis; SOP; Change Management; IT; Leadership; Knowledge Management; HRM; Project Management, and staff excha

HRM; Public Policy; Strategic Management; Public Sector Accounting, Professional certifications (CHRP, CGAP; CISA, CRP, CRMP, CCSA, CFA, CFSA, Financial Accounting; Forensic Accounting; Auditing; Marketing CPA, IFRS, CFE, CFF); short courses in Asset Management, Internal Control, Management, Economics, Risk Management; Education Public Relations, HRM, ICT Management; MIS/IT

Government Studies; Public Policy/Administration, Economics; Business Administration; Technology Management; Communication; Sociology; International Relations; MIS/IT; Politics; Education; Financial Management; Nursing; Medical; Accounting; Law; Auditing

Public Policy Analysis, Performance Management for Regional Government; Disaster Management; Deconsentration & Decentralization; Urban & Rural Study; HRM; Leadership; Performance Audit; Financial Audit; English Course; Database; Web Design

International Relations; Regional Studies; International Security; Peace Studies; Law (Sea, Air & Space, Environment, Energy); Human Rights; Diplomatic Studies; Economics; Policy Sciences; Business Administration; Public Policy/ Administration; Accountin

Pilihan Karyasiswa terhadap universitas/Lembaga studi/program studi di dalam negeri harus sudah terakreditasi A oleh Badan Akreditasi Nasional Kementerian Pendidikan Nasional, namun apabila tidak ada program dengan akreditasi “A”, maka dapat diajukan program dengan akreditasi di bawahnya yang tertinggi dari suatu universitas yang telah diakui. Sedangkan eligibility pilihan Karyasiswa untuk universitas/program studi luar negeri sebaiknya mengacu pada daftar perguruan tinggi/program studi yang diakui oleh Kementerian Pendidikan Nasional dan terakreditasi dari lembaga yang berwenang dalam menetapkan status akreditasi di negara setempat serta mempertimbangkan peringkat (ranking) universitas/program studi dari lembaga internasional yang


Hal. IV - 17

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi relevan15. Program studi yang dapat diambil Karyasiswa harus selaras dengan HCDP, dapat mendukung tupoksi PA, serta diharapkan mampu mendukung percepatan reformasi birokrasi di PA masing-masing. Untuk program S2 Linkage, Universitas yang dituju adalah universitas yang memiliki program yang sudah established dan memiliki reputasi yang telah diakui oleh PA untuk kebutuhan Reformasi Birokrasi. Kandidat juga perlu mempertimbangkan biaya hidup dan kebutuhan serta resiko yang dihadapi selama masa study di Universitas tertuju. Pengaturan umum bagi Karyasiswa SPIRIT yang dikelola oleh PIU Bappenas sebelum keberangkatan dan di masa kuliah meliputi; (1). Karyasiswa menyerahkan dokumen administrasi dalam bentuk copy dan atau asli; (2). Karyasiswa menandatangani akad kerjasama; (3). Karyasiswa menerima dana langsung sesuai satuan biaya study untuk mengurus dokumen keberangkatan, penempatan sementara, biaya medical check-up, biaya asuransi kesehatan, biaya hidup, dan biaya buku; (4). Selama di negara/universitas tertuju hendaknya Karyasiswa memberikan informasi status kemajuan akademik terkini kepada PIU dan PA secara reguler yang telah ditentukan PIU; (5). Masa studi Karyasiswa 4 tahun untuk PhD/S3, 2 tahun untuk Master/S2 dan S2 Lingkage masing-masing 1 tahun di Dalam negeri dan Luar negeri (6). Karyasiswa pada kasus khusus tertentu hanya diperbolehkan memperpanjang masa studinya paling lama 3 bulan untuk Master dan 6 bulan untuk PhD dengan persetujuan Steering Committee; (7).Karyasiswa yang membawa keluarga ditanggung mandiri.

4.7.2. Mekanisme Pembiayaan Scholarship Seluruh pembiayaan Scholarship Degree untuk Karyasiswa berasal dari 100% Loan dengan pencairan melalui mekanisme pembayaran Langsung dan didebet di rekening khusus. Karyasiswa akan diberikan biaya-biaya seperti: (1).Tunjangan biaya hidup; (2). Biaya buku; (3). Tunjangan riset; serta (4). Asuransi kesehatan, dan biaya lainnya sesuai strata study yang dipilih Karyasiwa16. Keseluruhan biaya tiap bulan akan ditranfer langsung ke rekening Karyasiswa setelah prosedur dan ketentuan yang absah telah disepakati oleh Karyasiswa dengan Pejabat Pembuat Komitmen Satker Pusbindiklatren Bappenas untuk SPIRIT. Pembayaran untuk tuition fee akan dilakukan transfer langsung oleh Bendahara Satker ke Universitas yang bersangkutan. Pick up student Deskripsi : Merupakan kebijakan SC dalam memberikan pembiayaan kepada kandidat yang sedang menjalani studi Degree Program sebelum Loan Agreement efektif, namun yang bersangkutan mengalami kesulitan pendanaan setelah Loan Agreement efektif. Pemberian beasiswa kepada Karyasiswa dengan cara Pick up student dapat dilakukan sesuai dengan ketentuan.

Pemberian perpanjangan waktu studi Deskripsi : Merupakan suatu tindakan penambahan beasiswa yang dilakukan PIU sesuai dengan kewenangan yang dimilikinya pada saat Karyasiswa mengalami ganguan studi lebih dari batas waktu yang diberikan dan tidak membahayakan kelangsungan studi degree

Ketentuan :  Kandidat adalah PNS yang merupakan bagian HCDP dan re-enty program, dibuktikan dengan surat rekomendasi dari PA  IPK Kandidat untuk semester terakhir sekurang-kurangnya 3,0 untuk Program S2 maupun Program S3 dibuktikan dengan menyertakan transkrip nilai semester terakhir (bagi kandidat program course work).  Rekomendasi dari supervisor/dosen pembimbing (bagi kandidat program by research dan course work)  Bagi kandidat program S3 by research harus sudah lulus tahap preliminary  Hanya diperbolehkan jika meneruskan pada bidang studi di universitas yang sama  Status karyasiswa harus tugas belajar  Mendapat persetujuan dari SC  Kandidat merupakan mahasiswa pada program regular dengan masa studi tidak boleh melebihi 2 tahun untuk program S2 dan selama-lamanya 4 tahun untuk S3 tergantung program studi  Tidak sedang menerima beasiswa lain, dibuktikan dengan surat pernyataan dari peserta yang diketahui oleh PA.  Surat keterangan dari Universitas yang menyatakan bahwa peserta masih aktif studi dengan dilengkapi sisa masa studi  Memenuhi ketentuan batas usia dan masa kerja sesuai kriteria administrasi

Ketentuan : mendapat rekomendasi dari advisor dan atasan langsung Karyasiswa yang bersangkutan. Perpanjangan studi diberikan pada Karyasiswa program degree dengan IPK terakhir minimal 3,3 (dalam skala 4) dengan penambahan waktu selama 1 term atau sebanyak-banyaknya 6 bulan untuk karyasiswa program S2 maupun S3.

15

Kandidat disarankan memilih program studi/universitas yang masuk ke dalam 400 teratas daftar mutakhir ranking universitas yang dikeluarkan oleh Times Higher Education, QS World University List, dan ranking lainnya yang sejenis 16 Lihat unit cost di Bab 2


Hal. IV - 18

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi 4.8.

Komponen 3. – Program and Project Support

Pembiayaan komponen tiga pada proyek SPIRIT ini mencakup: (1). Pembiayaan untuk Pengadaan Barang dan Jasa terutama Pengadaan Konsultan dan jasa lainnya serta pembiayaan untuk kebutuhan manajemen, penempatan karyasiswa dan monitoring, evaluasi dan laporan; (2) Pembiayaan untuk mendukung mutu kegiatan seperti pelaksanaan audit, tracer study/alumni survey dan rancangan ReEntry Program termasuk implementasinnya.

4.8.1. Subkomponen 3.1. – Program Management Kegiatan yang ada di Sub Komponen 3.1. ini meliputi: (1). Placement, payment dan student monitoring; (2). Planning, Monitoring dan Reporting.

4.8.1.1. Placement, payment dan Student Monitoring. Kegiatan Placement, payment dan student monitoring dilakukan oleh PIU Bappenas dengan dukungan Scholarship Management Provider yang direkrut oleh proyek, secara umum tugas Provider dalam melaksankan jasa penempatan (placement) mencakup Konsultasi, proses aplikasi, penerjemahan dokumen, proses Visa, orientasi Keberangkatan, Pengurusan tempat tinggal, pengaturan tiket Internasional, dan penjemputan. Selain itu juga, Provider tersebut melaksanakan jasa Student Monitoring yang bertujuan untuk: (1).Mendapatkan gambaran baik langsung dan tidak langsung tentang kemajuan studi Karyasiswa; (2).Mendapatkan informasi tentang permasalahan yang dihadapi Karyasiswa dalam menjalankan studinya; (3). Membantu Karyasiswa untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh Karyasiswa; (4). Mencegah sejak awal permasalahan yang mungkin muncul dalam study Karyasiswa. Tugas umum lainnya sebagi Scholarship Management Provider adalah memberikan layanan pembayaran kepada Karyasiwa tepat waktu dengan cara transfer langsung ke Rekening yang bersangkutan. Seluruh hasil baik penempatan, pemantauan dan pembayaran untuk Karyasiswa, akan dilaporkan status kemajuannya tiap bulan satu kali dan diserahkan oleh Provider ke PIU Bappenas.

4.8.1.2. Planning, Monitoring dan Reporting. Kegiatan Planning, monitoring dan Reporting dilakukan oleh PIU dan PCU Bappenas dengan dukungan Konsultan Individu maupun Konsultan Lembaga yang direkrut oleh proyek, secara umum tugas jasa Konsultan manajemen terutama memberikan bimbingan teknis dan keterampilan, mereviu, mengevaluasi dan melakukan tugas-tugas analitis lainnya baik perorangan maupun perusahaan/lembaga. Jasa konsultan lembaga/Project Management Consultant diperkirakan masa kerjanya mencapai 75 bulan diperlukan untuk mendukung proyek dalam merumuskan kebijakan program, perumusan dan penyusunan dokumen pengadaan barang dan jasa, bantuan teknis dalam hal perencanaan, pengelolaan pelaksanaan pemantauan, evaluasi kinerja dan pembangunan/pengeloalan website, serta pembuatan laporan. Tugas jasa konsultan individu yakni (1). Procurement Specialist merupakan Tenaga ahli perorangan yang menguasai bidang pengadaan barang dan jasa yang dibiayai Loan; (2) Financial management Specialist/Assistant merupakan Tenaga ahli perorangan/Asisten yang menguasai bidang manajemen keuangan Loan; (3). Monev and IT Specialist/Assistant untuk mengembangkan aplikasi database, sistem penanganan keluhan/pengaduan serta instrumen yang diperlukan proyek; (4). Education and Placement Specialist merupakan tenaga ahli perorangan yang menguasi dan merancang kegiatan Non Degree Training dan penempatan Karyasiswa.

Tabel 4.14 Rencana penggunaan Jasa Konsultan dan jasa lainnya di komponen 3* Project Operation Manual SPIRIT

Hal. IV - 19

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi Reff No.

Description Assignment

Estimated Cost (USD '000)

Services 1 Payment, Placement and Student Monitoring

Total for Services Consultant 2 Procurement Specialist 3 4 5 6 7

Project Management Specialist Scholarship & Placement Specialist Financial Management Specialist Project Monev & IT Specialist Education and HRD Specialist

8 Alumni Survey consultant 9 Management Consultant service (75 months)

10 Technical Review Consultant

Selection Method

Expected Proposal Submission

ICB

Sep-11

Selected firm will : (1). Facilate the application of the candidates to designed Universities; (2). Helping mobilization incld. Travel Docs. to designed countries; (3). Managing payment of tuition fee and student allowance; (4). Monitor the Student's aca

22

Individual

Jun-11

22 25 22 19 -

Individual Individual Individual Individual Individual

Jun-11 Jun-11 Jun-11 Jun-11 Jun-11

The Consultant will support the Bappenas Procurement Team in the Selection of Consultant The Consultant will assist the PIU & PCU

190

CQS

Jan-14

1.570

QCBS

Feb-11

192

CQS

Jan-12

710

Task

710

in managing the program (expected to be on June 2011) The Consultant will assist the PIU Bappenas in the implementation of the Non Degree Training. He/She will work intermittenly as needed for total 40 months. In Addition in the First Year He/She also assist the placement of candidates of Degree Scholarship. The consultant (HR Firm) will conduct alumni survey (2 Rounds : Mid Term & End of The project) Overall project management, including FM, M&E, Website, Complaint Handling, including helping the PIU/PCU in managing the Scholarship related consultant contract The Consultant will independently conduct annual sample-based review of compliance with standard operating procedure.

11 Re-entry program consultant Total for Consultant

191

CQS

Sep-12

2.310

The consultant (HR Firm) will work colaboratively with each of Paricipating Agencies to design Re-entry Program

*rencana penggunaan jasa mengacu pada procurement plan termutakhir

A. Perencanaan kegiatan Perihal perencanaan yang dilakukan PA, PIU dan PCU bersama Konsultan setiap tahunnya akan membuat Annual Work Plan, revisi Cost Tab bila perlu, jadwal seleksi (Administrasi, Akademik, wawancara dan Pre-deperture Training), Jadwal Penempatan dan Pembayaran Karyasiswa serta Penyerapan dana. B. Monitoring terhadap Karyasiswa Mekanisme pemantauan secara umum untuk Karyasiswa dilakukan dengan mengetahui status perkembangan akademik Karyasiswa terkini yang dilaporkan secara berkala sesuai dengan kalender akademik program studi yang diikuti dan ditandatangani oleh Advisory (Dosen pembimbing akademik) masing-masing. Untuk menjaga kualitas pelaksanaan program PCU/PIU Bappenas dibantu Konsultan akan melaksankan evaluasi pelaksanaan setiap tahunnya. Pada saat pelaksanaan pemantauan PCU akan meminta setiap unit organisasi untuk memberikan kritikannya bagi penyempurnaan peraturan dan evaluasi terhadap re-entry program. Hasil dari laporan status perkembangan Karyasiswa dan evaluasinya akan disampaikan PIU ke PCU sebagai bahan untuk pengembangan perbaikan program dan pengembangan karir. Untuk Alumni, PIU akan memantau perkembangan dan peningkatan karir alumni setelah ditempatkan kembali sesuai HCDP. Pemantauan dan evaluasi dilakukan untuk semua PIU maupun PCU dalam bentuk kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap Karyasiswa akan dilaksanakan dijelaskan pada tabel 4.14.


Hal. IV - 20

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi Tabel 4. 15 Monitoring dan Evaluasi terhadap Karyasiswa yang dilakukan PCU/PIU/PA Metode/Tools Monev

Pelaksana

1. During the program:  Email

PCU, PIU, dan PA

 Telepon (untuk kasus-kasus tertentu)

Waktu Pelaksanaan   

 Direct Visit (untuk kasus-kasus tertentu)

Mekanisme

Email setiap 1 (satu) bulan



Telepon dilakukan tergantung kebutuhan

 

Direct Visit dilakukan tergantung kebutuhan



SC menetapkan mekanisme pemantauan dan re-entry peserta PCU mengkoordinasikan dan menyiapkan draft konsep mekanisme pemantauan PIU/PA melaksanakan pemantauan peserta Konsultan membantu PCU menyusun konsep dan mekanisme pemantauan dan membantu EA/PIU dalam pelaksanaan pemantauan PA melaksanakan pemantauan terhadap karyasiswa secara intensif, termasuk membahas progress studi, action plan, dan rencana re-entry. Pemantauan dapat dilakukan melalui email, telepon, atau alat komunikasi lainnya.

C. Monitoring terhadap PA Pemantauan dan evaluasi dilakukan PCU dalam bentuk kegiatan pemantauan melalui rapat reguler atau rapat koordinasi untuk mengetahui keseriusan PA terhadap kinerja SPIRIT dan di evaluasi PCU berdasarkan pada hasil pemantauan tersebut. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan, disusun rencana tindak lanjut dan rekomendasi untuk meningkatkan keseriusan PA agar menjadi lebih efektif dan efisien. Keseriusan PA yang dimaksud seperti : (1). Tercapaianya jumlah Karyasiswa yang diusulkan tiap tahun; (2). Terlaksananya re-entry bagi alumni; (3). Terpenuhinya Nota Kesepakatan atas kesepahaman mengenai SPIRIT. Apabila terjadi hal-hal yang dapat menganggu kinerja proyek akibat ketidakseriusan PA, maka PCU dapat merekomendasi tindakan seperti: i). Realokasi anggaran antar PA Realokasi dilakukan dengan tujuan optimalisasi dan pemenuhan daya serap keuangan per tahun berdasarkan capaian target dan tujuan yang telah disepakati. Realokasi anggaran antar PA terjadi disebabkan adanya penambahan atau pengurangan jumlah penempatan Karyasiswa di setiap PA termasuk pergeseran alokasi anggarannya. Ketentuan realokasi pembiayaan antar PA sebagai mencakup: (1). Apabila dalam dua tahun berturut-turut PA tidak dapat memanfaatkan alokasi sesuai rencana, maka akan dilakukan realokasi permanen untuk dialokasikan kepada PA lain yang penyerapannya optimal atau menambah PA baru; dan (2). Persetujuan realokasi dapat dilakukan oleh PCU apabila PA tidak dapat memanfaatkan 10% alokasi sesuai rencana, dan rentang 10% s.d. 20% harus mendapat persetujuan Steering Committee, serta > 20% harus mendapat persetujuan Bank Dunia;

SC PCU PIU

PA

Bila ≥20% Bila < 20%

Keterangan :  Alir Persetujuan  Alir Proses -- Alir Koordinasi -- Alir Tembusan

World Bank

Diagram 4.3. Mekanisme Realokasi Anggaran Project Operation Manual SPIRIT

Hal. IV - 21

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi ii). Realokasi anggaran dalam PA Realokasi anggran dalam PA merupakan Realokasi pembiayaan antar program studi, hanya dimungkinkan antara Domestic Degree dan Overseas Degree, atau antar program Overseas NonDegree dan Domestic Non Degree Training, berdasarkan persetujuan Steering Committee. Realokasi pembiayaan antar program hanya dapat dilakukan pada program dalam satu PA. Realokasi pembiayaan antar program hanya dapat dilakukan sebanyak 2 (dua) kali yaitu pada pertengahan proyek dan di tahun terakhir pengiriman peserta. Realokasi pembiayaan antar program hanya dapat dilakukan apabila: (1). Terdapat efisiensi anggaran dari setiap program; (2). Masih terdapat sisa alokasi yang tidak dapat dimanfaatkan karena sudah memenuhi target peserta . D. Laporan Kegiatan Dalam rangka mengetahui perkembangan status kinerja proyek, PIU akan memberikan laporan kemajuan proyek dan IFR dan PCU akan menkonsolidasikan dibantu oleh konsultan manajemen proyek diwajibkan menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan program dan kegiatan secara periodik kepadaWorld Bank dengan tembusan Steering Committee. Tabel 4.16 Jenis laporan dan isi serta frekuensi laporan pelaksanaan program dan kegiatan No. 1.

2.

3.

Jenis Laporan

Isi Laporan

Annual Report



Midterm Report

  

Implementation Completion Report

    

Menjelaskan capaian indikator output dan indikator antara Permasalahan Rekomendasi Menjelaskan capaian indikator output, indikator antara, dan indikator outcome Permasalahan Rekomendasi Menjelaskan capaian indikator output, indikator antara, dan indikator outcome Permasalahan Rekomendasi

Waktu

PIC

Tujuan

Tembusan

12 bulan (Januari)

PA dan PIU

PCU

SC WB

Pertengahan proyek (sebelum bulan maret 2014)

PA dan PIU

PCU

SC WB

Akhir proyek (Proses mulai bulan Juni 2017, submit Januari 2018)

PA dan PIU

PCU

SC WB

4.8.2. Subkomponen 3.2. – Quality Assurance and Study Kegiatan yang ada di Sub Komponen 3.2. ini meliputi: (1). Independent Technical Review Consultant; (2). Alumny Survey Consultant; (3) Re-entry Program Consultant

4.8.2.1. Independent Technical Review Consultant Dalam rangka memperoleh pendapat secara obyektif terhadap laporan manajemen proyek, maka Independent technical review consultant akan melakukan review tahunan terhadap kesesuaian antara eligibility/kriteria pendaftaran, proses seleksi, dan pelaksanaan/ implementasi proyek dengan standar pelaksanaan proyek, dalam hal ini adalah POM dan LA. Technical Review juga bertujuan untuk memperoleh informasi atas pencapaian tujuan proyek berdasarkan indikator-indikator kinerja yang ditetapkan dalam POM. Pelaksanaan Technical Review Consultant harus sesuai dengan TOR yang sudah mendapatkan NOL dari Bank Dunia. Termasuk di dalamnya pengujian dan pendalian yang dianggap perlu oleh Konsultan. Area-area tertentu yang menjadi cakupan Technical Review meliputi:  Reviu apakah laporan manajemen proyek telah disajikan secara konsisten sesuai dengan prinsip manajemen yang berlaku umum dan secara wajar atas operasi selama satu tahun secara teknis pada akhir tahun berjalan. Perbedaan-perbedaan yang ada dan pengaruh perbedaan tersebut akan diungkapan secara memadai. Project Operation Manual SPIRIT

Hal. IV - 22

Bab 4. Implementasi & Operasionalisasi  

Reviu atas implementasi proyek untuk menentukan apakah perkembangan secara teknis telah konsisten selama periode proyek. Reviu atas pencapaian hasil proyek yang direncanakan yang diukur dengan indikator kinerja seperti yang dituangkan dalam POM, PAD, LA.

4.8.2.2. Alumny Survey /Tracer Study Para Alumni atau karyasiswa SPIRIT yang telah lulus dan kembali untuk bekerja perlu ada yang memantau perkembangannya baik pengembangan karir alumni, penempatan kembali sesuai dengan HCDP dan keberhasilan/kesuksesan kariernya meningkat. Pemantauan dan evaluasi tersebut dapat merekomendasi para pemangku kebijakan untuk tetap berpegang teguh terhadap capaian proyek agar para alumni bisa bermanfaat bagi lingkungan kerja internal Instansinya dan membangun critical mass bagi penguatan reformasi birokrasi di Instansi Tabel 4. 17 Mekanisme alumny survey/tracer study Metode/Tools Monev  Tracer study

Pelaksana PIU, PCU, PA, Konsultan

Waktu Pelaksanaan Dimulai semenjak peserta berstatus aumni

Mekanisme Mekanisme Tracer Study  SC menetapkan mekanisme Tracer Study  PCU Mengkoordinasikan dan menyiapkan draft criteria dan meknisme tracer study beserta TOR  PIU/PA Melaksanakan Treacer Study  Konsultan Membantu PCU menyusun konsep kriteria dan mekanisme tracer studr dan membantu EA/PIU dalam pelaksanaan tracer study  PA berkoordinasi dengan PCU dan PIU dalam Melaksanakan tracer study

4.8.2.3. Re-Entry Program Re-entry program wajib berlaku bagi Participating Agency (PA) dan mengenai metode, sistem dan pembiayaannya dapat dilakukan mandiri oleh semua PA dan dipantau serta dievaluasi oleh PCU dengan dukungan Konsultan. Salah satu indikator keberhasilan SPIRIT ini adalah penempatan kembali atau Re-enty program yang selaras dengan HCDP dan tepat guna. Keefektifan Re-enty program untuk para Alumni atau karyasiswa SPIRIT yang telah lulus dan kembali untuk bekerja. Tolak ukur keberhasilan SPIRIT berdasarkan project outcome intermediate seperti : (1).Tersedianya kebijakan tentang re-entry, placement, dan pengembangan karir alumni; (2). Persentase alumni yang ditempatkan kembali sesuai dengan HCDP dan (3). Persentase alumni yang kariernya meningkat. Berdasarkan tolak ukur tersebut para alumni akan menyumbangkan pengetahuan dan pengalamannya untuk pemanfaatan organisasi, evaluasi program maupun usulan kebijakan tentang Re-entry program melalui forum komunikasi, rapat dan kegiatan dalam skala waktu tertentu sebagai wadah membangun critical mass yang bermanfaat bagi penguatan reformasi birokrasi di PA. Reentry program akan dirancang oleh Konsultan lembaga Re-entry program.


Hal. IV - 23

Bab V: Pengelolaan Keuangan

Bab 5. Pengelolaan Keuangan

BAB 5 PENGELOLAAN KEUANGAN 5.1.

Pendahuluan

Pengelolaan keuangan proyek SPIRIT memerlukan penganggaran, pencairan dana dan pengelolaan dalam keleluasaan untuk menerapkan penyelenggaraan fungsi organisasi SPIRIT berdasarkan kaidah manajemen yang baik dalam rangka pemberian layanan program SPIRIT yang bermutu dan akuntabel. Adapun fungsi pengelolaan keuangan SPIRIT dikelola oleh Satker Settama Bappenas dan Satker PPSDM Kemenkeu. Sedangkan pelaksanaannya diatur dan dikelola oleh PIU Bappenas dan PIU Kemenkeu. Agar tujuan pengelolaan keuangan SPIRIT dapat memberikan mutu layanan yang baik dan akuntabel, maka PIU sebagai pelaksana perlu: (1). Memastikan bahwa penganggaran semua item dalam proyek ini sesuai peruntukannya dengan prinsip tata kelola keuangan yang telah diatur dalam peraturan yang ada; (2). Memastikan bahwa penyaluran dana Loan IBRD 8010-ID yang terjadi di dalam proyek SPIRIT ini berlangsung secara efektif, efisien, akurat, tepat waktu, dan akuntabel sesuai dengan disbursement guideline; (3). Mengakuntansikan setiap transaksi keuangan dan mengelolanya secara tertib beserta dokumen pendukungnya; dan (4). Membuat Interim Financial Report/IFR.

5.2.

Organisasi Pengelola Keuangan SPIRIT

5.2.1. Uraian tugas dan tanggungjawab pengelola keuangan SPIRIT 5.2.1.1. Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) Menteri Keuangan dan/atau Menteri PPN/Kepala Bappenas sebagai Pengguna Anggaran serta Kuasa Anggarannya-nya bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan pada Kementerian yang bersangkutan. Wewenang dari PA/KPA dalam Pengelolaan keuangan mencakup: (1). Menunjuk Pejabat Pembuat Komitmen; (2). Menunjuk Pejabat Pembuat SPM; (3). Menunjuk Bendahara Pengeluaran. Uraian Tugas PA/KPA dalam proyek SPIRIT meliputi: a). Menyiapkan Annual Work Plan/AWP dan Procurement Plan/PP yang dibantu PCU/PIU b). Mengkoordinasikan seluruh kegiatan SPIRIT dan memberikan bimbingan pelaksanaan program. c). Melakukan pemantauan dan evaluasi kegiatan SPIRIT yang disesuaikan dengan AWP. d). Menyampaikan Interim Financial Report (IFR) yang terdiri atas: (1). Status kemajuan Keuangan; (2). Status Kemajuan Fisik Kegiatan; (3). Status Kemajuan Pengadaan Barang dan Jasa dimana IFR tersebut harus disampaikan kepada World Bank setiap tiga bulan sekali selambat-lambatnya 45 hari setelah triwulan yang bersangkutan1; (4). Melakukan koordinasi dengan Inspektorat Utama Bappenas/Inspektorat Jenderal Kemenkeu dalam pelaksanaan kegiatan tahunan dan BPKP sebagai Lembaga Audit yang disepakati World bank dan Bappenas untuk audit tahunan proyek. Para pihak yang terkait dalam pelaksanaan Pengeloaan Keuangan yang membantu KPA adalah sebagai berikut: i). Inspektorat Utama/Inspektorat Jenderal Inspektur Utama, Bappenas dan Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan bertugas mengawasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di Lingkungan Kementerian masing-masing agar sesuai dengan peraturan yang berlaku, termasuk di dalamnya mengawasi pelaksanaan SPIRIT.

1

Bentuk formulir akan diuraikan pada lampiran 5


Hal. V - 1

Bab 1. Pendahuluan Bab 5. Pengelolaan Keuangan ii). Project Coordinating Unit/PCU PCU yang dipimpin oleh Settama Bappenas dan keanggotaannya ditetapkan melalui SK Menteri PPN/Kepala Bappenas. PCU akan bertanggung jawab untuk pengawasan sehari-hari pelaksanaan proyek, dan mengkonsolidasikan laporan dari PIU. PCU bertindak sebagai sekretariat Steering Committee/SC, dan fasilitator komunikasi antara World Bank, SC, PIU dan Participating Agencies. Koordinasi PCU dengan PIU sangat diperlukan, setidaknya sebulan sekali selama umur proyek. PCU hanya mengusulkan dan atau merekomendasikan perubahan anggaran, perubahan lingkup atau spesifikasi, jadwal pelaksanaan, langkah-langkah penghindaran resiko, dan menjawab permasalahan strategis yang belum tuntas. Namun kewenangan pengambilan keputusan ada di Steering Committee. iii). Project Implementing Unit/PIU Salah satu tanggungjawab PIU adalah pada pengelolaan dan administrasi keuangan SPIRIT secara keseluruhan. Dalam menjalankan tanggungjawabnya tersebut PIU akan melaksanakan antara lain: a). Koordinasi/rapat internal bulanan dan membuat Minutes of Meeting sekurang-kurangnya 2 minggu sekali b). Koordinasi/rapat terhadap status perkembangan dan perencanaan kegiatan dengan PA terkait sekurang-kurangnya 3 bulan sekali. c). Memastikan bahwa Staff dan Konsultan yang terlibat dalam implementasi SPIRIT memiliki kualitas dan integritas yang memadai untuk tugas yang diberikan d). Menghadiri Rapat SC (bila diperlukan), serta melaporkan Status perkembangan pelaksanaan serta IFR kepada KPA melalui PCU .

5.2.1.2. Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) adalah Pejabat yang ditunjuk oleh KPA untuk melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja/penanggung jawab kegiatan. Wewenang dari PPK adalah melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja, sekaligus berkewajiban untuk mempertanggungjawabkan segala tindakan yang diambil. Uraian tugas PPK mencakup: a). Membuat keputusan dalam rangka pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan SPIRIT, seperti Surat Penugasan (misal: mengikuti pelatihan/seminar), b). Membuat keputusan dalam rangka pengadaan Barang dan Jasa

5.2.1.3. Bagian Keuangan Bagian keuangan membawahi bidang: Pejabat penerbit SPM, Bendahara pengeluaran, Bidang penganggaran dan Bidang pelaporan. Pejabat untuk bagian Keuangan akan ditunjuk oleh KPA untuk membantu dalam memenuhi kewajiban penyelenggaraan SPIRIT dalam hal pengelolaan keuangan termasuk penganggaran, pembayaran, dan IFR. Uraian tugas yang akan dilakukan Bagian Keuangan mencakup: a). Membantu Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), PCU dan PIU. b). Menyiapkan rencana operasional Satker di bidang Keuangan. c). Meneliti dan memeriksa kelengkapan administrasi keuangan Satker. d). Bekerja sama dengan Konsultan dalam pengelolaan administrasi keuangan dan memberi bimbingan teknis dengan pelaksana dalam Satker. e). Memeriksa Non IFR yang dibuat oleh Bendahara Pengeluaran yang berhubungan dengan SPIRIT yang dibantu oleh Konsultan. f). Menyiapkan, menyusun serta menyampaikan bahan Non IFR dan IFR kepada Satker secara berkala.

Hal. V - 2


Bab 5. Pengelolaan Keuangan i). Pejabat Penerbit SPM Pejabat yang ditunjuk oleh PA untuk melakukan tindakan pengujian tagihan kepada negara serta menandatangani SPM. Wewenang Pejabat Penerbit SPM/PP SPM adalah menyetujui ataupun tidak atas pengajuan SPM beserta dokumen-dokumen pendukungnya. Uraian Tugas PP SPM mencakup : a). Memeriksa secara rinci dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b). Memeriksa ketersediaan Pagu anggaran dalam DIPA Tahun Anggaran berjalan c). Memperoleh keyakinan bahwa tagihan tidak melampaui batas Pagu anggaran. d). Memeriksa kesesuaian AWP, PP dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai dengan Output indicator. e). Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang mencakup: (1). Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran harus jelas baik nama orang/perusahaan, alamat, nomor rekening, dan nama bank yang bersangkutan; (2). Nilai tagihan yang harus dibayarkan harus sesuai dan/atau layak dengan prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikasi yang tercantum dalam kontrak; (3). Jadwal waktu pembayaran. f). Membebankan pengeluaran sesuai dengan kode akun dan/atau mata anggaran pengeluaran yang bersangkutan. g). Menguji SPP dengan didukung oleh petugas yang menerima dan menguji SPP. Rincian tugasnya adalah sebagai berikut: (1). Verifikasi atas kelengkapan dokumentasi yang mendukung SPP termasuk tiket, boarding pass, kwitansi untuk perjalanan, daftar hadir untuk pertemuan/training serta tagihan/kwitansi dari pihak ketiga; (2). Memastikan bahwa semua kegiatan didukung oleh Laporan Kegiatan; (3). Konfirmasi secara acak kepada pihak Consultant/Supplier yang memberikan jasanya; (4). Konfirmasi secara acak kepada Peserta/Alumni pada kegiatan pelatihan/Konsinyering/workshop; (5). Konfirmasi secara acak kepada Scholars; (6). Kunjungan ke lokasi apabila diperlukan; (7). Mengisi checklist kelengkapan berkas SPP; (8). Memutahirkan buku pengawasan dan penerimaan SPP; (9). Menandatangani SPM; (10). Menyampaikan nama, speciment tanda tangan dan cap dinas instansi penerbit SPM kepada KPPN. ii). Bendahara Pengeluaran Pejabat yang ditunjuk oleh KPA untuk menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan dan mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja Satker dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Uraian tugas Bendahara Pengeluaran, sebagai berikut: a). Menerima, menyimpan dan membayar uang negara yang berada dalam pengawasannya untuk digunakan sebagai keperluan proyek. b). Menerima semua tagihan dan melakukan pembayaran atas tagihan yang telah diteliti kebenaran dan kelengkapannya serta telah disetujui oleh KPA. c). Menguji kebenaran dan kelengkapan dokumen pengeluaran Bendahara Pembantu Pengeluaran/BPP serta dapat mengembalikannya apabila dokumen-dokumen tersebut tidak memenuhi syarat. Apabila fungsi BPP dapat dirangkap oleh Bendahara Pengeluaran, maka yang bersangkutan bertanggungjawab terhadap kelengkapan dokumen. d). Menandatangani serta mempertanggungjawabkan semua dokumen penerimaan/pengeluaran termasuk yang ada pada BPP. e). Membukukan semua transaksi penerimaan dan pengeluaran setiap hari/tiap ada mutasi penerimaan/pengeluaran dengan menggunakan formulir-formulir yang berlaku serta sesuai dengan ketentuan yang berlaku. f). Membuat rekapitulasi pengeluaran anggaran atas dana yang ada pada BPP. g). Mengajukan Surat Perintah Pembayaran seperti SPP-Gaji, SPP-LS, SPP-UP, SPP-TU, SPP-GU Nihil. h). Menyampaikan nama, speciment tanda tangan bendahara dan cap dinas instansi kepada KPPN setempat, bank setempat dan Pejabat Pembuat SPM. Bendahara hanya diperbolehkan membuka satu rekening. Menyusun dan memutakhirkan laporan keuangan per hari dan per bulan yang diserahkan ke bagian keuangan/pembukuan. Project Operation Manual SPIRIT

Hal. V - 3

Bab 1. Pendahuluan Bab 5. Pengelolaan Keuangan 5.2.2. Client Connection Website Merupakan laman yang dibuat oleh World Bank yang dapat digunakan oleh pemerintah, PCU/PIU/Satker untuk memantau informasi terkini mengenai dana Loan IBRD 8010-ID yang telah ditarik (disbursement of funds) dan pengadaan. Tujuan dari penggunaan laman ini adalah untuk memudahkan proses dalam melakukan bisnis dengan World Bank. Informasi yang dapat diperoleh melalui laman ini adalah: (1). Status Loan, monthly disbursement summary, Loan charges dan debt services dan Contracts subject to prior review; (2). Loan Agreement, monthly disbursement summary dan POM ; (3). Detail atas transaksi pengadaan/procurement; (4). Withdrawl Application/Dokumen aplikasi penarikan dana; (5). Peringatan/alerts dalam hal: closing dates, disbursement suspension and deadline dates, serta Jumlah penarikan yang melebihi dana yang ada dalam RK. Untuk mendapatkan fasilitas ini perlu terlebih dahulu dilakukan proses registrasi dengan mendaftar via "client connection champions", atau menghubungi staf World Bank yang bertanggung jawab penggunaan client connection ini, atau mengirim surel ke clientconnectiongpworldbank.org dan pilih Request Registration Information untuk mendapatkan form registrasi2.

5.3.

Pengangaran

Berdasarkan PP No.21/2004 Pasal 7, Bahwa K/L diwajibkan menyusun anggaran dengan mengacu kepada indikator kinerja, standar biaya dan evaluasi kinerja. Penyusunan anggaran dituangkan dalam bentuk Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-KL) yang harus mencerminkan suatu output yang terukur3.

5.3.1. Klasifikasi Anggaran Klasifikasi Anggaran disusun menurut fungsi, program, unit organisasi, dan jenis belanja. Pengklasifikasian anggaran adalah sebagai berikut: i). Klasifikasi berdasarkan Organisasi, Klasifikasi yang disusun berdasarkan susunan organisasi di Kementrian serta berdasarkan PMK tentang Bagan Akun Standar. ii). Klasifikasi berdasarkan Fungsi Klasifikasi yang disususn berdasarkan perwujudan tugas Kementrian yang dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan nasional. iii). Klasifikasi berdasarkan Program Klasifikasi yang disusun berdasarkan penjabaran kebijakan Kementrian dalam bentuk upaya yang berisi satu atau beberapa kegiatan dengan menggunakan sumber daya yang disediakan untuk mencapai hasil yang terukur sesuai dengan misi Kementrian yang bersangkutan. iv). Klasifikasi berdasarkan Kegiatan Klasifikasi yang disusun berdasarkan bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa Satker sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program. Kegiatan terdiri dari sekumpulan tindakan pengesahan sumber daya baik yang berupa SDM, barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana atau kombinasi dari beberapa atau semua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan untuk menghasilkan keluaran dalam bentuk barang/jasa.

5.3.2. Ineligible Expenditure Pengeluaran Tidak Sah (Ineligible Expenditure) terjadi bila ada pertanggungjawaban yang dibuat oleh PIU yang dinyatakan tidak sah (ineligible), maka hal tersebut menjadi tanggung jawab dari PIU tersebut untuk menggantinya (melakukan Replenish) dengan Anggaran yang dimiliki dari APBN 2 3

Hanya dua nama yang diperbolehkan sebagai Penanggungjawab dalam membuat/memelihara account client connection. baik Klasifikasi Anggaran maupun eligible expenditure. PAD, Aide Memoire, Cost Table, AWP agar anggaran memang diperuntukkan bagi pengeluaran yang telah disetujui World Bank.

Hal. V - 4


Bab 5. Pengelolaan Keuangan Rupiah Murni. Pernyataan tidak sah (ineligible) dikeluarkan oleh World Bank, setelah adanya pemeriksaan intern terhadap suatu proses transaksi baik yang telah mengakibatkan terjadinya pembayaran maupun yang belum mengakibatkan suatu pembayaran. Surat Pernyataan dari World Bank yang menyatakan ineligibility, harus disertai bukti-bukti yang mengakibatkan pembayaran yang telah dilakukan atau pembayaran yang akan dilakukan menjadi tidak sah (ineligible). Berdasarkan surat tersebut, maka Bagian Keuangan PIU harus memintakan anggaran penggantian dana yang telah dibayarkan atau meminta anggaran untuk dana yang akan dibayarkan. Permintaan dana/anggaran ini dapat dilakukan dengan memasukkan pagu revisi DIPA atau memasukkan ke dalam anggaran tahun berikutnya.

5.3.3. Konversi kategori dan komponen SPIRIT terhadap klafikasi anggaran Berdasarkan tata cara penganggaran, kegiatan yang sebagian atau seluruhnya dibiayai dari Loan IBRD.8010-ID harus dicantumkan dalam RKA-KL yang bersangkutan. Oleh karena itu dalam menyusun penganggaran, ketentuan pada Loan Agreement/LA harus dikorelasikan terhadap klasifikasi anggaran dengan benar agar persyaratan yang telah disepakati di LA dapat dipenuhi (eligible). Setiap awal tahun, rencana pembiayaan yang diajukan oleh masing-masing komponen proyek untuk menjadi bagian dari RKA-K/L dituangkan dalam DIPA. Rincian pengeluaran yang tercantum dalam DIPA mengunakan klasifikasi dan uraian Kode Akun yang pada umumya tidak sama dengan klasifikasi dan uraian dalam penganggaran World Bank (Cost Table). Hal ini akan berdampak pada proses Akuntansi dan Pelaporan. Untuk keperluan tersebut, maka dilakukan konversi dari penganggaran pemerintah yang berdasarkan Kode akun kedalam penganggaran World Bank yang berdasarkan kategori biaya. Dalam pembuatan DIPA yang mengalokasikan dana SPIRIT project dapat didefinisikan menjadi satu kegiatan dan setiap komponen didefinisikan menjadi satu sub-kegiatan. Di bawah klasifikasi sub-kegiatan dituangkan rincian belanja dalam bentuk kode akun. Masing-masing kode akun akan mempunyai rincian narasi penjelasan mengenai penggunaan dana. Narasi tersebut harus sesuai dengan kategori4 yang ada didalam Cost Table. DaIam dokumen pelaksanaan anggaran, SPIRIT pada umumnya diterjemahkan dalam satu kode kegiatan tersendiri, sedangkan Sub komponen menjadi satu kode Sub kegiatan tersendiri. Di bawah klasifikasi sub kegiatan dituangkan rincian belanja-belanja dalam bentuk Kode akun. Masing-masing kode akun akan mempunyai rincian narasi penjelasan mengenai penggunaan dana untuk setiap kode akun. Narasi atau penjelasan tersebut harus sesuai dengan kategori yang ada di dalam Cost Table. Dengan demikian, maka ketika akan melakukan pencairan dana, SPP dan SPM yang dibuat haruslah sesuai dengan tujuan dari pengeluaran uang yang sesuai pula dengan kategori biaya yang bersangkutan. Batasan yang perlu diperhatikan dalam melakukan konversi yang dimaksud yakni: i). Kategori 1.  Goods atau Pengadaan barang dengan Jenis Belanja yang termasuk adalah belanja untuk pembelian hardware, software, meubelair, kendaraan, bahan cetakan dan peralatan lainnya.  Non-Consulting Services atau Jasa lainnya dengan jenis belanja yang termasuk untuk keperluan jasa Provider dan Event Organizer untuk training, studi, lokakarya dan seminar.  Consultancy Services atau Jasa Konsultan dengan Jenis Belanja yang termasuk yaitu belanja yang digunakan untuk pembayaran jasa konsultan individu lokal maupun lembaga.  Training dengan Jenis Belanja yang termasuk ke dalam kategori ini adalah semua biaya yang dikeluarkan untuk tujuan Pelatihan/Studi, yang biasanya meliputi belanja barang, belanja perjalanan, dan Iain-Iain.  Incremental Operating Costs atau biaya operasional dengan Jenis belanja yang termasuk dalam kategori ini adalah belanja bahan yang menunjang kegiatan rutin sehari-hari seperti 4

Klasifikasi kategori biaya yang masuk dalam dokumen pelaksanaan anggaran adalah klasifikasi untuk kategori (1). Goods, Non-Consultancy Services, Consultants Services, Training, and Operating Costs. Sedangkan untuk kategori (2). Scholarship.


Hal. V - 5

Bab 1. Pendahuluan Bab 5. Pengelolaan Keuangan Alat Tulis Kantor, pemeliharaan (kendaraan, peralatan, mesin, telepon, energi) serta biaya perjalanan dalam negeri dan luar negeri berikut akomodasinya selain untuk training/studi. ii). Kategori 2. Scholarship atau pemberian langsung Beasiswa kepada Staff atau pegawai di Participating Agencies yang sudah sesuai dengan ketentuan/kriteria Penerima Beasiswa SPIRIT. Jenis Belanja yang digunakan Bahan, Perjalanan, dan lainnya. Tabel 5.1. Korelasi klasifikasi anggaran Component No 1.

2.

3

Category (100%)

Uraian Degree Scholarship for Ministry of Finance

No 2.

Degree Scholarship & Non Degree training for Other Participating Agencies Program and Project Support

2.

1

1 1 1 1 1

Uraian Scholarship for Degree & Non Degree Training Training & Operating Cost Scholarship for Degree & Non Degree Training Goods & Non Consulting Services Training & Operating Cost Goods & Non Consulting Service Consultancies Training & Operating Cost

Kode Kegiatan

Kode Akun

Expenditure Account

Katagori Jenis Belanja

2917

522119

Scholarship

Barang

2917

522119

Force Account

Barang

2917

522119

Scholarship

Barang

2917

522119

2917

522119

Modal dan/atau Barang Barang

2917

522119

2917 2917

522119 522119

Goods and Services Force Account Goods and Services Consultant Force Account

Modal dan/atau Barang Barang Barang

5.3.4. Jadwal Perencanaan dan penyusunan dokumen anggaran Jadwal penyusunan anggaran akan sangat terkait dengan jadwal penyusunan Rencana Kerja-KL, RKAKL dan RAPBN. Oleh karena itu dokumen yang diperlukan dan personil yang bertanggung jawab harus dipersiapkan agar proses penganggaran dapat dilaksanakan tepat waktu sesuai dengan program/kegiatan/sub-kegiatan yang direncanakan dan memenuhi ketentuan LA. Jadwal penyusunan anggaran sebagai berikut: i).

Pada bulan Maret, Setelah terbit Surat Edaran Bersama/SEB yang berisikan prioritas pembangunan nasional dan Pagu Indikatif, Kementerian dapat menyusun Rencana Kerja untuk tahun anggaran yang sedang disusun. Renja-KL tersebut memuat tentang: Kebijakan, Program, Kegiatan, Sasaran Kinerja, dan Pagu indikatif. Kemudian Renja-KL ditelaah oleh Kemen PPN/Bappenas yang berkoordinasi dengan Kementerian Keuangan, sebagai salah satu dasar untuk penyusunan kebijakan fiskal dan anggaran yang akan dibahas dengan DPR untuk persetujuannya. ii). Pada bulan Mei, Menteri Keuangan menerbitkan SE berisikan Pagu Sementara. iii). Pada periode bulan Juni - Juli, Penyusunan RKA-KL yang dirinci menurut organisasi dan kegiatan berdasarkan Renja-KL dan Pagu Sementara sesuai dengan yang tertera di SE Menkeu. RKA-KL tersebut selanjutnya dibahas bersama dengan Komisi terkait di DPR-RI. Setelah dibahas, RKA-KL akan ditelaah oleh Kementerian Keuangan cq Direktorat Jenderal Anggaran/DJA untuk penyesuaian RKA-KL hasil pembahasan bersama DPR yang sudah ditanda tangani oleh Menteri/Pejabat lain yang berwenang, dan dokumen-dokumen pendukung, serta data elektronik harus sesuai dengan Rencana Kerja pemerintah/RKP. Dalam penelahaan perlu diperhatikan:

Hal. V - 6


Bab 5. Pengelolaan Keuangan  Penelaahan dilakukan oleh staf DJA Kemenkeu bersama-sama perwakilan PIU dan staf

proyek yang kompeten termasuk dari bagian perencanaan untuk melakukan penelaahan RKA-KL dimaksud dengan memeriksa: o Pagu sementara, sebagaimana yang tertera di SE Menteri Keuangan o Prakiraan Maju, yang telah disetujui sebelumnya o Standar Biaya Umum (SBU) dan Standar Biaya Khusus (SBK), yang telah ditetapkan Data pendukung terkait, antara lain RAB, data kepegawaian, daftar inventaris, surat bukti kepemilikan barang inventaris (misal: kendaraan, tanah, dsb.) o Penempatan kegiatan, sub kegiatan, kode akun dan kode register yang sesuai  Penyesuaian hasil penelahaan dengan Data elektronik RKA-KL. Selanjutnya dilakukan pencetakan dokumen RKA-KL dan catatan penelahaan sebanyak 2 eksemplar untuk ditandatangani oleh Sekjen/Settama atau Pejabat lain yang ditunjuk. Semua dokumen tersebut menjadi dasar pembuatan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DIPA).  Penyampaian RKA-KL yang telah ditandatangani oleh Menteri/Pejabat lain yang ditunjuk paling lambat akhir bulan Juli. iv). Pada periode bulan Agustus - Oktober, Pada awal Agustus, himpunan RKA-KL, nota keuangan dan rancangan APBN dibahas dalam sidang kabinet. Selambat-lambatnya pada pertengahan Agustus, nota keuangan dan RUU APBN beserta himpunan RKA-KL yang telah dibahas dalam sidang kabinet disampaikan pemerintah kepada DPR untuk dibahas bersama dan ditetapkan menjadi UU APBN selambatlambatnya pada akhir Oktober. Bila terdapat ada perubahan pagu/pergeseran anggaran di K/L setelah disepakati bersama dengan DPR, maka pejabat DJA bersama pejabat Biro perencanaan/Pejabat yang berwenang K/L segera melakukan penyesuaian RKA-KL. iv). Pada periode bulan Nopemeber - Desember, Pada akhir November, Menteri Keuangan cq DJA menyusun Keppres tentang rincian APBN berdasarkan himpunan RKA-KL yang telah disepakati DPR. Keppres tentang rincian APBN menjadi dasar bagi K/L untuk menyusun konsep DIPA dan menyampaikannya pada Menteri Keuangan cq DJPB selambat-lambatnya minggu kedua bulan Desember untuk disahkan selambat-lambatnya pada 31 Desember setelah dilakukan penelaahan kesesuaian.

5.3.5. Penyusunan Anggaran SPIRIT Perencanaan untuk setiap sub-komponen SPIRIT dimulai dengan penyusunan Annual Work Plan/AWP pada bulan April dan Mei sebelum tahun anggaran berjalan. RKRB menggambarkan seluruh kegiatan dan sub-kegiatan dari setiap komponen, biaya dan sumber pembiayaannya serta jadwal pelaksanaan semua kegiatan yang direncanakan untuk tahun anggaran yang akan datang. AWP disusun oleh PCU/PIU bekerjasama dengan PA yang terkait, dengan mengacu pada Procurement Plan dan Cost Table dari masing-masing komponen, serta POM agar seluruh kegiatan yang diperlukan mencapai indikator yang telah diuraikan di dalam POM tepat waktu. Jumlah rencana biaya di AWP yang bersumber dari Loan IBRD 8010-ID dari masing-masing PIU tidak boleh melampaui Cost Table yang telah disepakati dengan World Bank. Dalam menyusun AWP tersebut, perlu dipertimbangkan pula kemajuan pelaksanaan kegiatan untuk tahun anggaran berjalan. AWP dibahas oleh PIU dan hasil pembahasan disampaikan didalam pertemuan dengan PCU. Salinan AWP tersebut disertai Terms of Reference/TOR dari setiap kegiatan di masing-masing SubKomponen. TOR yang dikirimkan harus memberikan penjelasan mengenai maksud dan tujuan kegiatan, hasil yang diharapkan, dan indikator untuk mengukur hasilnya. AWP untuk satu tahun anggaran bila perlu dapat dikaji kembali oleh PIU dalam periode enam bulan setelah disusun dan hasilnya disampaikan dalam rapat/koordinasi. Untuk memenuhi ketentuan dalam LA, AWP disampaikan PIU melalui PCU kepada World Bank paling lambat setiap 31 Juli dan 31 Januari setiap tahun. AWP yang sudah disusun dan dibahas dalam Koordinasi/rapat disampaikan oleh PIU ke Bagian Keuangan untuk digunakan sebagai dasar Project Operation Manual SPIRIT

Hal. V - 7

Bab 1. Pendahuluan Bab 5. Pengelolaan Keuangan penyusunan RKA-K/L. Selanjutnya dibahas dengan Biro Keuangan dan dengan DJA untuk dimasukkan dalam Undang-undang APBN. RKA-K/L yang sudah disetujui oleh DJA menjadi dasar untuk konsep DIPA dan setelah disahkan oleh DJPB menjadi DIPA. Peraturan yang berkaitan dengan proses penganggaran dapat dilihat pada PP No. 21/2004 tentang RKA-KL, atau PMK tentang Petunjuk Teknis Penyusunan dan Penelaahan RKA-KL tahun anggaran terkait serta PMK tentang Petunjuk Teknis Penyelesaian DIPA. Untuk anggaran yang tidak terserap pada tahun anggaran berjalan dapat diluncurkan ke dalam DIPA tahun berikutnya. Untuk mengantisipasi hal ini, maka PIU harus membuat estimasi berapa anggaran yang tidak terserap untuk tahun berjalan agar dapat diusulkan dalam pembahasan Revisi DIPA tahun berikutnya. Pada akhir tahun, anggaran yang tidak terserap di tahun berjalan harus sudah diestimasi jumlahnya. Mekanisme untuk dapat melanjutkan jumlah dana yang tidak terserap tersebut adalah dengan memasukan jumlah dana tersebut ke AWP sebagai bahan untuk RKA-K/L yang akan diproses sebagai DIPA Revisi di pertengahan tahun. Dana yang dilanjutkan ini akan tergabung di dalam DIPA Revisi tahun anggaran berikutnya.

5.4.

Pencairan dana dan Pembayaran

Setelah Rekening Khusus/Special Account dibuka dan dana awal/initial deposit diisi, DJPB menerbitkan Surat Edaran kepada KPPN pembayar, tentang petunjuk pelaksanaan pembayaran untuk proyek SPIRIT yang didanai dengan Loan IBRD 8010-ID dan kriteria eligibilitas pengeluaran proyek berdasarkan LA.

5.4.1. Mekanisme pencairan dana dan pembayaran TRANSFER DANA LS

Pengajuan Dit. PKNDJPB

1

Consultant Payment Service/Pihak III Peyedia Barang dan Jasa/Swakelola

Univ/ Training Provider & Peserta Diklat

SP2D Pejabat Pembuat Komitmen (Satker)

IFR

PCU/PIU

SPP

Permohononan

WA

Pengajuan

SP2D

Verifikasi/ PP-SPM

SPM

SP2D

Bank Statement

Bank Indonesia (RK)

UP/TUP RK

KPPN Bank Operasion al (RM)

WB Penyedia Barang dan Jasa Pihak III Lainnya/swakelola

1

Bendahara Pengeluaran

TRANSFER DANA UP/GU/<10 Jt

Pembayaran

Keterangan: Pengajuan Pembayaran Transfer Dana Permintaan Pencairan Dana Tembusan

SPP = Surat Permintaan Pembayaran SPM = Surat Perintah Membayar SP2D = Surat Perintah Pencairan Dana PP-SPM = Pejabat Penerbit SPM

Pelaporan

Gambar 5.1 Mekanisme Pencairan Dana dan Pembayaran Jenis pembayaran yang akan dilakukan dalam proyek ini pada dasarnya dilakukan dalam tiga jenis, yaitu: 1). Pembayaran berupa biaya yang dibayarkan langsung kepada peserta seperti living allowance, book allowance, settling allowance, transport serta pengeluaran Karyasiswa yang dibayarkan kepada universitas/training provider/lembaga lainnya seperti admission fee/application, tuition fee, asuransi, key deposit money dilakukan oleh Consultant payment services/Pihak III Peyedia Barang dan Jasa/Swakelola. Hal. V - 8

DJPB


Bab 5. Pengelolaan Keuangan 2).

3).

Pembayaran untuk pengeluaran Jasa Konsultan/Jasa Lainnya baik yang bersifat Perusahaan atau Individual serta pengadaan barang dengan nilai diatas Rp. 10 juta menggunakan sistem pembayaran langsung (transfer dana LS) kepada Pihak III Peyedia Barang dan Jasa. Pembayaran untuk pengeluaran Operasional Kantor Sekretariat PCU/PIU berupa office equipment, maintainance, pembelian barang dan ATK yang nilainya dibawah Rp. 10 juta (UP/TUP/LS) dilakukan langsung kepada Pihak III Peyedia Barang dan Jasa atau swakelola melalui Bendahara Pengeluaran.

Ketiga jenis pembayaran melalui mekanisme pencairan dan pembayaran dengan tahapan sebagai berikut: i). Consultant/Suppliers mengajukan tagihan dengan dilampiri dokumen pendukung (invoice, BA pembayaran, BA kemajuan, dan bukti-bukti pengeluaran yang sah dan lengkap). Khusus bagi konsultan individu harus menyertakan activity schedule/time sheet sebagai syarat pembayaran monthly fee oleh PPK. ii). Satker dalam hal ini adalah Pejabat yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan menyusun SPP dibantu PCU/PIU dan financial management consultant dalam menyiapkan kelengkapan dokumennya (Penunjukan Consultant/Suppliers, SPK/Surat Perjanjian Kontrak, Addendum Kontrak apabila ada perubahan, invoice, BA-Penyelesaian Pekerjaan, BAPembayaran, BASerah Terima Pekerjaan, Kwitansi/Nota/Faktur, SSP). iii). Atas dasar SPP tersebut PP-SPM menerbitkan SPM setelah dilakukan pemeriksaan dan pengujian (verifikasi), kemudian PA/KPA atau pejabat yang ditunjuk menyampaikan SPM beserta dokumen pendukungnya ke KPPN. Verifikasi dilakukan dengan jumlah invoice sekurangkurangnya 20% dari total invoice hasil realisasi pelaksanaan pekerjaan, dalam hal ini PIU dapat dibantu oleh financial management consultant. iv). KPPN memeriksa kelengkapan dokumen SPM, apabila dokumen dan kecukupan alokasi anggaran. Selanjutnya KPPN menerbitkan SP2D dan dikirim ke BI. Atas dasar SP2D yang diterbitkan oleh KPPN pembayar, Bank lndonesia/BI melakukan pembayaran dengan transfer ke rekening Consultant/Suppliers. v). Bl menginformasikan bahwa telah terjadi pembayaran ke Consultant/Suppliers, kemudian Bl mendebit Rekening khusus/Reksus sebesar pembayaran yang telah dilakukan ke rekanan. vi). Bl mengirimkan laporan Reksus berupa Bank Statement ke Direktorat Jenderal Perbendaharaan/DJPB. vii). Satker dibantu PCU/PIU dan financial management consultant menyusun IFR (per tiga bulan), kemudian mengirimkannya ke Bank Dunia dan ke Direktorat Pengelolaan Kas Negara/Dit.PKNDJPB sebagai pertanggungjawaban dan permintaan pencairan dana ke World Bank (di dalam IFR juga memuat rencana kebutuhan dana untuk periode 6 bulan mendatang). viii). Berdasarkan IFR, Dit.PKN-DJPB Kemenkeu menyusun aplikasi pencairan dana/APD atau Withdrawal Application/WA, kemudian untuk diteruskan ke World Bank untuk proses Replenishment yang berupa estimasi kebutuhan dana untuk 6 bulan ke depan dan recovery untuk SPM/SP2D yang telah membebani Reksus ke World Bank pada triwulan yang sedang berjalan. ix). World Bank mentransfer dana Ke Reksus untuk Loan IBRD 8010-ID yang ada di Bl berdasarkan permintaan kebutuhan dana 6 bulan mendatang. Kemudian Bl melakukan kredit Reksus sebesar aplikasi pengajuan dan melakukan recovery terhadap pengeluaran pada Reksus untuk triwulan yang sedang berjalan.

5.4.2. Proses pembukaan Rekening dana awal (Initial Deposit) Tata cara Penarikan Rekening Khusus/Special Account merupakan tata cara penarikan dana Loan IBRD 8010-ID melalui rekening Pemerintah pada Bank Indonesia/BI yang disediakan khusus untuk menampung dana yang merupakan initial deposit dan dana pengisian kembali (replenishment). Pembayaran yang membebani Rekening Khusus/Reksus pada BI akan mengurangi saldo Reksus yang Project Operation Manual SPIRIT

Hal. V - 9

Bab 1. Pendahuluan Bab 5. Pengelolaan Keuangan bersangkutan, sehingga untuk mengisi kembali dana Reksus tersebut dilakukan melalui prosedur pengajuan aplikasi Replenishment kepada World Bank yang sekaligus merupakan pertanggungjawaban penggunaan dana Loan. Aplikasi "Replenishment" diajukan dengan dilengkapi dokumen pendukung berupa Interim Financial Report/IFR beserta kelengkapan lampiran proses pembayaran. Dokumen yang dibutuhkan: (1). Withdarawal Application Form 2380; (2). IFR; (3). Bank Statement; (4). Statement of Expenditures (SOE) yang tidak harus menjalani prior review; (5). Summary SOE yang tidak harus menjalani prior review; (6). Summary Sheet for Payments of Contracts Subject to Prior Review; (7). Permintaan Pencairan Dana oleh Pelaksana Proyek kepada Peminjam/Penerima Hibah. Penarikan dana Loan dengan cara Reksus melewati tahap awal berupa pembukaan Rekening untuk pencairan dana Awal, dengan tahapan sebagai berikut: i). Permintaan Nomor Register untuk LA dengan syarat LA sudah ditandatangani oleh Menteri Keuangan dan DJPB akan menerbitkan nomor register untuk LA; ii). Pembukaan Reksus, dengan syarat: DJPB atas nama Menkeu mengajukan permintaan pembukaan Reksus kepada BI; serta Pemerintah membuka rekening pada BI yang ditunjuk dan memberitahukan nomor Reksus kepada DJPB; iii). Pengisian Initial Deposit, Setelah LA efektif dan proyek telah siap maka:  DJPB mengirimkan surat/telex kepada World Bank yang berisi penunjukan Pejabat yang berwenang menandatangani aplikasi penarikan dana sekaligus dengan speciment tanda tangan pihak yang bersangkutan;  DJPB mengajukan aplikasi penarikan dana awal kepada World Bank untuk mengisi Reksus. Jumlah dana awal maksimal sebesar yang tertera dalam LA, namun untuk tahap awal dapat lebih kecil dari yang tertera pada LA yaitu dengan jumlah yang diperkirakan dapat membiayai kegiatan proyek selama 4-6 bulan pertama dan bersifat revolving. Proses pengisian kembali dana dilakukan dengan mekanisme IFR yang dibuat dan diajukan oleh Satker setiap tiga bulan sekali ke DJPB dan Dit.PKN. Penarikan dana dilakukan sesuai kebutuhan proyek. iv). Penyusunan Per-Dirjen PB mengenai Petunjuk Pelaksanaan Pembayaran SPIRIT.

5.4.3. Proses penutupan Rekening Khusus Hal-hal yang perlu diperhatikan: i). Tanggal Penutupan Rekening Khusus /Closing Date Tanggal berakhirnya proyek yang telah ditetapkan dalam Project Appraisal Document/PAD. Apabila terjadi penundaan/mundurnya jadwal implementasi proyek, maka tanggal penutupan akan diperpanjang sesuai dengan permintaan Bappenas dan disetujui oleh World Bank. ii). Tanggal Batas Penerimaan Aplikasi Penarikan Dana/Disbursement Deadline Date Tanggal paling lambat diterimanya Aplikasi penarikan dana beserta dokumen pendukung untuk pengeluaran yang diperkenankan (eligible expenditure) yang terjadi pada saat tanggal penutupan/sebelum tanggal penutupan, yaitu 6 bulan setelah tanggal penutupan. Bappenas dapat mengajukan permohonan perpanjangan sampai dengan 2 bulan dari disbursement deadline date disertai dengan alasan yang dapat diterima oleh World Bank. Penolakan terhadap permohonan ini dapat dilakukan World Bank bila alasan tidak masuk akal atau Bappenas melakukan sistem pengelolaan yang dianggap lemah dalam proses menutup Reksus. World Bank berhak untuk meminta pengembalian atas dana yang digunakan untuk pengeluaran yang tidak terdokumentasi tidak lama setelah "disbursement deadline date", dimana Bappenas harus dapat memenuhi permintaan tersebut dalam waktu tidak lebih dari 2 bulan. Bila Bappenas tidak dapat memenuhi hal ini, maka World Bank tidak akan mengijinkan Bappenas dalam penggunaan Reksus atas proyek baru sampai dengan dikembalikannya dana yang dimaksud di atas.

Hal. V - 10


Bab 5. Pengelolaan Keuangan 5.5.

Akuntansi dan Pelaporan

5.5.1. Akuntansi/pembukuan K/L wajib menyelenggarakan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang memproses transaksi keuangan baik arus uang maupun barang yang menghasilkan Laporan Keuangan termasuk Bagian Anggaran Pembiayaan dan Perhitungan. SAI terdiri dari Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) dan Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SABMN). Akuntansi merupakan tanggung jawab dari Bendahara. Dalam menyelenggarakan akuntansi SPIRIT, Bendaharawan harus berpedoman pada peraturan perundangundangan yang berlaku. Bendaharawan adalah orang yang ditunjuk untuk menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan dan mempertanggungjawabkan uang untuk keperluan belanja negara dalam rangka pelaksanaan APBN pada Satker sebagaimana diamanatkan dalam UU Perbendaharaan, maka dari itu Bendaharawan harus melakukan penatausahaan/pencatatan atas semua kegiatan program sesuai ketentuan. Pencatatan oleh Bendahara dan atau BPP dengan buku-buku yang telah ditentukan dikenal sebagai Pembukuan Bendahara. Pelaksanaan pembukuan oleh bendahara ini dilakukan terhadap bukti-bukti atas penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan bendahara, baik penerimaan ataupun pengeluaran dengan uang tunai/kas maupun dengan Cek/Giral, sedang Bendahara dalam menyimpan uangnya bisa dalam brankas untuk uang tunai maupun dalam simpanan Bank Pemerintah ataupun Kantor Pos Giro pada rekening program atas nama Bendahara. Jasa giro pada waktu pembukuan rekening program, agar Bendahara membuat pernyataan tentang penyetoran jasa giro yang disetorkan langsung ke kas negara oleh pihak bank. Mengacu pada PMK tentang Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran beban APBN. Jenis buku yang digunakan dalam pembukuan Bendahara, adalah sebagai berikut : i). Buku Kas Umum, Buku Kas Umum mempunyai fungsi untuk mencatat semua penerimaan maupun semua pengeluaran baik yang berbentuk tunai maupun giral juga untuk penerimaan dan pengeluaran yang sifatnya perbaikan/pembetulan kesalahan pembukuan. ii). Buku Pembantu Pengawasan Kredit Per Mata Anggaran Kegiatan, Setelah dicatat dalam Buku Kas Umum transaksi tersebut dicatat dalam Buku Pengawasan Kredit per MAK sesuai dengan Mata Anggarannya dimana kegiatan tersebut dibebankan. iii). Buku Pembantu Kas Tunai, Pencatatan dalam Buku Kas Tunai yaitu sepanjang penerimaan/pengeluaran dari transaksi tersebut dilaksanakan dengan pembayaran/ penerimaan Tunai. iv). Buku Pembantu Bank, Pencatatan dalam Buku Pembantu Bank yaitu sepanjang penerimaan/ pengeluaran dari transaksi dilaksanakan melalui Bank, dengan cara antara lain penerbitan Cek, penarikan Cek, penerimaan pembayaran dengan Cek, dll. v). Buku Pembantu Persekot/Panjar, Pencatatan transaksi dalam Buku Persekot/Panjar dilaksanakan setelah Persekot tersebut dicatat dalam Buku Kas Umum sepanjang dana tersebut termasuk pembiayaan Uang Muka/Persekot sesuai dengan peraturan yang berlaku. Persekot ini juga harus dicacat sebelumnya dalam Buku pembantu Kas Tunai sepanjang diterima/dikeluarkan dengan Tunai. vi). Buku Pembantu Pungutan/Penyetoran Pajak, Pencatatan dalam Buku Pengutan/Penyetoran Pajak dilaksanakan setelah transaksi tersebut dicatat dalam buku tersebut diatas sepanjang transaksi tersebut harus dipungut pajak sesuai dengan peraturan yang berlaku, karena sebagaimana diketahui bahwa Bendaharawan adalah wajib pungut (WAPU). Surat Keputusan Menteri Keuangan No.KEP–402/MK/11/6/1971 tanggal 2 Juni 1971. Buku Pembantu Pungutan/Penyetoran Pajak ini berfungsi untuk memonitor atas pengutan dan penyetoran pajak yang dipungut selaku wajib pungut pajak. Ketentuan umum Bendaharawan dalam melakukan penatausahaan/pencatatan atas semua kegiatan program meliputi: Project Operation Manual SPIRIT

Hal. V - 11

Bab 1. Pendahuluan Bab 5. Pengelolaan Keuangan i). ii).

iii). iv).

v).

vi).

vii). viii). ix).

x).

Wajib mempunyai satu Buku Kas Umum dan beberapa Buku Pembantu. Semua penerimaan dan pengeluaran dicatat dalam Buku Kas Umum dan Buku Pembantu. Bendaharawan wajib mengerjakan sendiri Buku Kas Umum. Apabila Buku Kas dikerjakan oleh orang lain harus ditunjuk dengan SK oleh pejabat yang berwewenang. Apabila Bendaharawan meninggalkan tempat kedudukannya atau berhenti dari jabatannya, Buku Kas Umum tidak boleh dibawa dan harus disimpan di kantornya. Untuk keperluan pemeriksaan kas yang dilakukan oleh aparat pemeriksa, Buku Kas Umum tidak diperkenankan dibawa atau dipinjam keluar dari kantor Bendaharawan. Untuk keperluan penyidik dan pembuktian di pengadilan Buku Kas Umum dapat dipinjamkan kepada aparat penyidik yang diketahui oleh KPA dengan Berita Acara dengan ketentuan sebagai berikut: (1). Apabila dipinjam selama 1 minggu BKU yang sudah ditutup tidak perlu dipindahkan ke BKU baru; (2). Apabila dipinjam lebih dari 1 minggu BKU yang sudah ditutup dipindahkan ke BKU untuk dibuka kembali. Bendaharawan wajib menyetorkan sisa Tambahan Uang Persediaan (TUP) pada waktunya, yaitu: (1). Jika target fisik telah diapai 100% sisa uang harus disetorkan selambat-lambatnya dalam waktu 10 hari berikutnya; (2). Sisa uang pada akhir tahun anggaran harus disetorkan selambat-lambatnya tanggal 31 Desember. Bendaharawan sebagai wajib pungut PPh dan PPN serta pajak-pajak lainnya atas porsi pemerintah Indonesia wajib menyetorkan pungutan-pungutan tersebut ke dalam rekening kas negara pada bank pemerintah yang ditunjuk menurut tata cara yang berlaku. Selaku wajib pungut pajak bendaharawan harus memperoleh nomor pokok wajib pungut dari kantor pajak setempat. Dokumen harus disimpan dengan tertib sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Semua uang yang menjadi pengurusan Bendaharawan harus disimpan pada Bank Pemerintah, terkecuali untuk pembayaran tunai sehari-hari harus disimpan dalam brankas sampai jumlah tertentu yang diperbolehkan menurut peraturan. Bendaharawan hanya diperkenankan membuka satu rekening Bank pada Bank pemerintah atas nama jabatan.

Hal di atas ini dilaksanakan dengan tujuan untuk tetap menjaga kelangsungan fungsi pengendalian internal dalam Satker. Ketentuan Rekonsiliasi Buku—antara Bendahara Pengeluaran dengan BPP dibantu oleh beberapa BPP untuk mengelola UP, dimana masing-masing BPP juga memelihara/mengup-date Buku-Buku Pembantu masing-masing. Untuk menghindari terjadinya perbedaan pencatatan antara Bendahara Pengeluaran dan BPP, maka kedua belah pihak wajib untuk melakukan rekonsiliasi atas Buku-Buku yang mereka pelihara.

5.5.2. Pelaporan Penyelenggaraan SPIRIT Project menyiapkan dan menyerahkan 2 jenis laporan yakni: (1). Laporan untuk Pemerintah Rl atau Non IFR yang mengacu pada SAI yang terdiri atas Laporan Akuntansi Keuangan dan Laporan Akuntansi Barang dan dibuat rutin dan tanggungjawab Bagian Keuangan Satker dan disampaikan ke Pemerintah5; (2). Laporan untuk World Bank yang terdiri dari IFR6, Midterm review dan ICR dibuat oleh PIU dan PCU. Jenis laporan yang yang disampaikan ke World Bank yakni IFR yang memberikan informasi pengelolaan Keuangan yang komprehensif sesuai standar World Bank atas pengelolaan Loan IBRD 8010-ID. Fungsi utama dari IFR merupakan suatu sistem pengelolaan keuangan agar pelaksanaan kegiatan dapat terjaga dan berjalan sesuai dengan kerangka waktu, rencana kerja dan sumber dana yang telah ditentukan sebagaimana tertuang dalam Loan Agreement. Untuk menjamin terselenggaranya fungsi utama tersebut dengan baik, maka proses pengelolaan keuangan sangat 5 6

Format sesuai dengan Peraturan yang berlaku tentang Laporan Keuangan K/L Format sesuai lampiran 5

Hal. V - 12


Bab 5. Pengelolaan Keuangan diperlukan adanya kecermatan baik dalam proses perencanaan penggunaan dana (6 bulan ke depan) dan pelaksanaan pencairan dana serta pertanggungjawaban (tiga bulanan) atas penggunaan dana tersebut, sehingga dapat dilakukan evaluasi dan pemantauan secara intensif dan terus menerus. Tugas utama dan terpenting dalam pelaksanaan pengelolaan keuangan adalah untuk menyiapkan proses WA ke World Bank untuk pengisian dana ke Reksus di BI serta aplikasi Replenishment atau pertanggungjawaban atas penggunaan dana Loan dari semua kategori, sehingga Saldo Reksus di BI dapat terpantau dan terjaga dengan baik dalam kaitan mempertahankan kelancaran proses pelaksanaan di proyek. jadwal pengiriman IFR terlihat seperti pada tabel berikut: Tabel 5.2. Jadwal pengiriman IFR No.

Periode

Date Line

Dibuat

Ditujukan

Tembusan

Keterangan

1 Jan – 31 Mar 1 Apr – 30 Jun 1 Jul – 30 Sep 1 Oct – 31 Dec Awal implementasi s.d. pertengahan proyek Awal implementasi s.d. akhir proyek

5 Mei 5 Aug 5 Nov 5 Feb

PIU dibantu Konsultan

Dit. PKN dan World Bank via PCU

Bagian Keuangan Satker

Pembuatan IFR harus dilampirkan Copy dokumen pendukung aktivitas/keuangan (SA, SP2D, SPM dan Ringkasan Kontrak)

PIU dibantu Konsultan

World Bank via PCU

Satker

Pembuatan MTR/ICR harus dilampirkan Copy dokumen pendukung keuangan (SA, SP2D, SPM dan Ringkasan Kontrak), dokumen kegiatan dan Format lainnya yang akan ditentukan bersama.

IFR 1. 2. 3. 4. MTR

ICR

Pertengahan periode proyek 6 bulan sebelum Closing date

Khusus laporan pengelolaan keuangan pada pertengahan maupun akhir proyek yang disampaikan ke World Bank berupa Copy dokumen pendukung keuangan (SA, SP2D, SPM dan Ringkasan Kontrak).

5.6.

Audit

5.6.1. Pelaksanaann internal audit Pemeriksaan dalam rangka pengawasan fungsional di lingkungan Bappenas, kegiatan internal audit dilaksanakan oleh Inspektorat Utama, sedangkan Kementerian Keuangan oleh Inspektorat Jenderal. Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan penyelenggaraan pengawasan fungsional, menindaklanjuti hasil pengawasan masyarakat dan memenuhi persyaratan penggunaan dana Loan sesuai dengan Loan Agreement. PIU akan memberikan laporan pemeriksaan tersebut kepada Bank Dunia 30 hari setelah laporan dikeluarkan. Tujuan dilaksanakan internal audit adalah untuk : i). Mendorong dilaksanakannya sistem pengendalian manajemen demi tercapainya kinerja audit yang sudah ditetapkan berdasarkan ruang lingkup internal audit (Pemeriksaan administrasi umum, Pemeriksaan administrasi keuangan dan Pemeriksaan kinerja). ii). Menilai ketaatan-audit terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan. iii). Menilai kebenaran, keakuratan dan keandalan informasi mengenai pengelolaan dan tanggung jawab penggunaan dana Loan yang ada di APBN. iv). Menilai apakah kegiatan yang meliputi proses seleksi, pengelolaan keuangan dan proses pengadaan barang dan jasa dilaksanakan secara ekonomis, efisien dan efektif. v). Mendeteksi adanya indikasi kerugian Negara. vi). Memberikan saran/rekomendasi perbaikan kinerja audit.


Hal. V - 13

Bab 1. Pendahuluan Bab 5. Pengelolaan Keuangan 5.6.2. Pelaksanaan eksternal audit Kegiatan audit eksternal dilaksanakan oleh BPKP, dimana setiap tahun selama perjalanan proyek. PIU akan mengirimkan laporan audit eksternal tersebut kepada Bank Dunia paling lambat 6 bulan setelah penutupan tahun anggaran (sebelum 30 Juni) setiap tahunnya. Tujuan audit eksternal adalah sebagai berikut : 1 Memberikan opini independen yang profesional terhadap laporan keuangan proyek selama periode/ tahun yang diaudit, sesuai dengan standar akuntansi yang diterapkan. 2 Mengevaluasi kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, dan kesepakatan di bidang keuangan yang memiliki pengaruh keuangan langsung dan materiil terhadap laporan keuangan proyek. 3 Memberikan opini tentang asersi manajemen dalam hal kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan dan ketentuan kontrak dan perjanjian hibah/pinjaman serta terpeliharanya efektifitas kerangka pengendalian internal proyek. 4 Memverifikasi informasi keuangan yang diperlukan dalam pencairan berdasarkan IFR. Ruang Lingkup Eksternal Audit meliputi pengujian dan penilaian terhadap Penilaian apakah laporan keuangan proyek telah disusun dan disajikan sesuaI dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima dan berlaku umum. Penilaian mengenai kecukupan atas sistem manajemen keuangan proyek yang meliputi: 1 Keakuratan dan efektifitas pembukuan, pengendalian keuangan dan operasional serta beberapa penyesuaian yang diperlukan. 2 Tingkat ketaatan terhadap kebijakan, perencanaan dan prosedur yang ada, 3 Keandalan sistem akuntansi, pelaporan data dan keuangan, 4 Metode penyempurnaan atas kelemahan pengendalian, 5 Verifikasi atas sumber daya dan kewajiban proyek. Penilaian mengenai ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan, dan ketentuan yang telah disepakati dalam Loan Agreement,antara lain meliputi: 1 Semua dana pinjaman dan hibah telah digunakan sesuai dengan syarat-syarat kesepakatankesepakatan keuangan terkait, dengan perhatian selayaknya pada masalah ekonomi dan efisiensi, dan hanya untuk maksud dimana keuangan dimaksud disediakan, 2 Pengeluaran-pengeluaran yang dibebankan pada proyek adalah pengeluaran yang layak dibiayai proyek dan telah dengan benar diklasifikasikan menurut Kesepakatan dalam Loan Agreement, Barang dan jasa yang dibiayai telah diadakan sesuai dengan kesepakatan dalam naskah perjanjian pinjaman luar negeri, Semua dokumen, catatan-catatan, dan rekening-rekening pendukung yang perlu telah disimpan dalam artian untuk semua kegiatan proyek, 3. Hubungan-hubungan yang jelas ada di antara catatan-catatan akuntansi termasuk buku-buku besar dan Laporan-laporan Keuangan Proyek, 4. Rekening Khusus telah digunakan dan dipelihara sesuai dengan ketentuan-ketentuan kesepakatan dalam naskah perjanjian pinjaman luar negeri, 5. Dimana IFR dimaksud diatas digunakan sebagai dasar untuk penyerahan permintaan-permintaan penarikan, IFR dimaksud mencerminkan secara akurat pengeluaran-pengeluaran dan kegiatankegiatan selama periode proyek tersebut, 6. Pengeluaran-pengeluaran sebagaimana dilaporkan oleh badan-badan pelaksana proyek telah dilakukan rekonsiliasi dengan jumlah-jumlah termasuk yang ditarik dari Rekening Khusus dimaksud dengan jumlah-jumlah termasuk yang disetor pada Rekening Khusus tersebut telah dilakukan rekonsiliasi dengan jumlah-jumlah termaksud yang dicairkan dari proyek yang dimaksud.

Hal. V - 14


Bab VI: Pengadaan Barang dan Jasa

Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa

BAB 6 PENGADAAN BARANG DAN JASA

6.1. Umum Pengadaan Barang dan Jasa SPIRIT Project kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Settama Bappenas atau PPSDM Kementerian Keuangan yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa. Ketentuan Pengadaan Barang/Jasa SPIRIT Project yang dananya seluruhnya berasal dari Loan IBRD No. 8010-ID berpedoman pada ketentuan World Bank Guidelines1. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dilakukan melalui Force Account dan/atau Contract bagi Consultant/Suppliers yang meliputi Consultant, Goods, Works & Non Consulting Services dengan menerapkan prinsip-prinsip efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel. Bahasan pada bab ini mencakup: (1). Pihak-pihak yang terkait dengan Pengadaan serta susunan Organisasi pengadaan, penguatan kapasitas Unit Pengadaan Barang dan Jasa sebagai penanggungjawab proses pengadaan memiliki kemampuan yang dipersyaratkan, serta mampu melaksanakan tugasnya dengan menggunakan prosedur yang ditetapkan pada Bab ini; (2). Dasar hukum, referensi mengenai metode pengadaan secara umum serta persyaratan peserta, Etika dan sanksi Pengadaan, Jaminan Penawaran serta pertentangan dalam kepentingan; (3). Procurement Plan; (4). Monitoring Proses Pengadaan; (5). Seleksi Konsultan; (6). Pengadaan Barang dan Jasa Non Konsultan; dan (7). Pengendalian mutu dan memantau proses pengadaan secara keseluruhan.

6.2.

Pihak-pihak yang terkait serta tanggung jawabnya dengan pengadaan

Salah satu tugas utama Project Implementing Unit/PIU yakni bertanggung jawab dalam mengelola pengadaan Barang dan Jasa di tingkat pelaksana atau Satuan Kerja/Satker yang bersangkutan (PIU Bappenas dan PIU Kemenkeu). Adapun Pejabat yang bertanggung jawab pada proses pengadaan Barang dan Jasa di tingkat pelaksana atau Satker yang bersangkutan disebut Pejabat Pembuat Komitmen/PPK yang ditunjuk oleh Kuasa Pengguna Anggaran/KPA terkait. Penanggung jawab terhadap Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa yakni PPK2 dan Panitia Pengadaan yang mendukung kegiatan yaitu Panitia Pengadaan Bappenas.

1

2

A). Guidelines selection & Employment of Consultant under IBRD Loans & IDA Credit & Grants by World Bank Borrowers - July 2013 B). Guidelines procurement of Goods, Works & Non Consulting Services under IBRD Loans & IDA Credit & Grants by World Bank Borrowers - July 2013 PPK di PIU Bappenas (Dukungan Manajemen IV) dan PPK di PIU Kemenkeu (PPK Administrasi Pendidikan Pascasarjana)


Hal. VI - 1

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa 6.2.1. Tugas dan tanggung jawab pelaksanaan pengadaan 1. Tugas dan Tanggung Jawab PIU sebagai pengelola pengadaan a. Mempersiapkan dan melaksanakan pengadaan yang mencakup: (i). Menyusun Procurement Plan/PP3 bersama PPK berdasarkan pada Annual Work Plan dan DIPA serta RKA-KL (ii). Memastikan bahwa pelaksanaan pengadaan berdasarkan PP yang telah disetujui oleh World Bank pada tiap Tahun Anggaran. (iii). Menerapkan prinsip transparansi, persaingan yang adil dan terbuka, efisien dan akuntabel dalam pengelolaannya. b. Menyiapkan bahan untuk pengumuman pemenang kontrak berdasarkan rekomendasi dari Panitia Pengadaan lengkap dengan data pendukungnya dan selanjutnya melakukan pemantauan pelaksanaan kontrak tersebut, dengan cara: (i). Memastikan perkembangan pekerjaan yang dilaporkan sesuai dengan yang dilaksanakan; atau memastikan Consultant/Suppliers telah memenuhi persyaratan pembayaran. (ii). Evaluasi kinerja Consultant/Suppliers dan kemajuan pekerjaan pada periode kontrak. Hal ini dimaksudkan agar PIU dapat memastikan bahwa Consultant/Suppliers melaksanakan kegiatan sesuai dengan apa yang telah disyaratkan dalam kontrak; atau apakah memerlukan adanya perubahan (amandemen)4 kontrak atau adakah tindak lanjut yang perlu diambil agar tujuan penugasan Consultant/Suppliers dapat tercapai. (iii). Memeriksa keabsahan Laporan Hasil Pemeriksaan Penerimaan Barang dari panitia penerima barang. (iv). Menangani pengaduan atau keluhan dalam pengadaan. Setiap pengaduan yang terkait dengan proses pengadaan membutuhkan respon yang cepat, hati-hati dan konsisten dalam kurun waktu selama-lamanya dua minggu terhitung sejak diterimanya Pengaduan. (v). Menghimpun semua dokumen pengaduan dan penanggulangannya. 2. Tugas Pejabat Pembuat Komitmen/PPK sebagai penanggung jawab pengadaan: a. Pada tahap perencanaan dan proses pengadaan, sampai dengan penanda-tanganan kontrak: (i). Memantau PIU dalam menyiapkan Terms of Reference/TOR, Technical Spesification, Description of services for non consulting services untuk setiap paket kontrak yang akan diproses pada tiap Tahun Anggaran, serta menyetujui dan mengesahkannya. (ii). Membuat Rencana Anggaran Biaya dan rancangan kontrak serta menetapkan PP. (iii). Mengusulkan kepada PA/KPA mengenai perubahan PP serta menetapkan tim pendukung atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis untuk membantu pelaksanaan tugas Pejabat Pengadaan (iv). Mengumumkan paket kontrak bersangkutan bila dipersyaratkan. (v). Menentukan kriteria dan persentase angsuran pembayaran dari masing-masing kontrak dengan pihak yang menyiapkan TOR. Kriteria ini nantinya akan dimasukkan dalam Special Condition of Contract (SCC) dari Request for Proposal (RFP) dan atau Standard Bidding Document (SBD) (vi). Memastikan dokumen paket pengadaan sesuai dengan Standard Bidding Document (vii). Memantau kesesuaian perkembangan proses pengadaan dengan membandingkan prosedur yang dilaksanakan, tanggal aktual dengan jadwal sementara/metode dari setiap paket pengadaan yang tercantum pada rencana pengadaan yang telah disetujui oleh World Bank; dan meminta kepada Panitia Pengadaan untuk merubah rencana 3 4

Pada tahun pertama dan kedua proyek mengacu pada PP pada saat negosiasi. PP berisi mengenai Paket dan Jadwal pengadaan Setiap perubahan/amandemen kontrak dapat diajukan dan diproses selama periode kontrak

Hal. VI - 2


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa pengadaan bila dianggap perlu, dan mengajukan kembali kepada World Bank untuk memperoleh persetujuan atas perubahan Procurement Plan. (viii). Bila menemukan adanya hambatan atau ketidaksesuaian prosedur dalam proses pengadaan, PPK dapat mengambil tindakan yang diperlukan setelah mendapat persetujuan dari Satker/KPA dan World Bank (bila dalam Procurement Plan mensyaratkan prior review) untuk mencegah keterlambatan pelaksanaan kegiatan. (ix). Mengumumkan pemenang kontrak berdasarkan rekomendasi Panitia Pengadaan (x). Mengajukan permintaan persetujuan (No Objection Letter=NOL) dan form 384-C, form 384-P kepada World Bank untuk prior review contracts. (xi). Memastikan bahwa pemenang lelang telah dipublikasikan dalam website. (xii). Membuat Laporan Proses Pengadaan kepada Kuasa Pengguna Anggaran/KPA berdasarkan laporan yang dibuat oleh Panitia Pengadaan. (xiii). Menyimpan seluruh catatan yang berkaitan dengan proses pengadaan. b. Mengelola kontrak yang sedang berjalan termasuk menyelesaikan perselisihan (bila ada): (i). Memantau pelaksanaan dari tiap paket kontrak apakah sesuai dengan ketentuan pada SCC dan lampiran dari kontrak. (ii). Memastikan output yang dihasilkan memenuhi syarat kontrak dengan melakukan evaluasi rutin terhadap kinerja konsultan. (iii). Mengirimkan surat peringatan kepada penyedia jasa yang terkait bila terdapat ketidaksesuaian dengan kontrak (iv). Memastikan setiap pembayaran angsuran disertai dengan dokumen yang memadai berdasarkan hasil verifikasi terhadap progres pekerjaan konsultan. (v). Mendokumentasikan setiap perselisihan/sengketa dan penyelesaiannya (vi). Menyerahkan hasil pekerjaan (aset) dari kontrak yang terkait kepada unit/pejabat yang berwenang dari Kementerian/Lembaga setelah masa program berakhir. c. Penanganan pengaduan/keluhan proses pengadaan: (i). Mencatat setiap pengaduan yang ada berkaitan dengan aspek pengadaan pada format monitoring dari pengaduan pengadaan. (ii). Menelaah dengan segera, hati-hati dan kemudian mengambil langkah tindak lanjut dari pengaduan tersebut yang disesuaikan dengan permasalahannya dan dapat disimpulkan apakah keluhan tersebut dapat diselesaikan atau diklasifikasikan ke dalam tingkatan tertentu yang memerlukan langkah lebih lanjut untuk menyelesaikannya. (iii). Menginformasikan melalui website5 pengaduan pengadaan dan langkah-langkah yang harus dan telah diambil (iv). Menginformasikan melalui website perihal sanksi yang dijatuhkan kepada individu maupun perusahaan yang terlibat dalam kecurangan proses pengadaan. (v). Melaporkan setiap pengaduan pengadaan kepada World Bank. 3. Tugas Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan dibentuk untuk membantu PIU memproses seleksi pengadaan barang dan jasa6, sesuai dengan Procurement Plan yang telah disetujui World Bank. Oleh karena itu PIU dapat harus menyeleksi dan mengusulkan ketua dan anggota Panitia Pengadaan yang memiliki kemampuan/memenuhi persyaratan kualifikasi kepada KPA, dan mengalokasikan dana yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses pengadaan. Pembentukan Panitia Pengadaan dapat melibatkan anggota-anggota ad hoc sejauh belum tersedianya tenaga ahli di PIU di Bappenas maupun PIU di Kementerian Keuangan tersebut. Namun demikian wewenang dan tanggung jawab tetap pada pihak yang mendapatkan mandat dari KPA. Panitia Pengadaan dibentuk berdasarkan kebijakan yang ada Bappenas dan Kementerian Keuangan. Untuk keperluan pengambilan keputusan,

5 6

www.pusbindiklatren.bappenas.go.id atau website resmi lainnya Goods,Works, Non Consulting Services and Consultants


Hal. VI - 3

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa jumlah keseluruhan Panitia Pengadaan harus gasal (minimal 5 orang) dengan susunan sebagai berikut: (1). Ketua merangkap anggota; (2). Sekretaris merangkap anggota; dan (3). Anggota. Panitia Pengadaan didukung oleh Tim Teknis dari PIU sesuai dengan bidang dan tugas pokok dan fungsinya yang dibutuhkan serta memahami Kerangka kerja/Terms Of Reference dimana anggota Tim Teknis ini bisa berasal dari unit yang bersangkutan ataupun unit kerja lain yang relevan dengan tugas pengadaan tersebut. a. Kriteria Panitia Pengadaan (Setiap panitia pengadaan) harus memenuhi persyaratan mencakup: (i). Memiliki integritas moral disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas. (ii). Memahami keseluruhan pekerjaan yang akan diadakan. (iii). Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas panitia pengadaan yang bersangkutan. (iv). Memahami isi dokumen pengadaan/metoda dan prosedur pengadaan berdasarkan World bank Guidelines (v). Tidak mempunyai hubungan keluarga dengan Pejabat yang mengangkat dan menetapkannya sebagai Panitia Pengadaan. (vi). Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang dan jasa pemerintah yang masih berlaku. (vii). Memiliki kemampuan untuk menyiapkan Laporan pengadaan, mampu dan melaksanakan pengelolaan dan administrasi proses pengadaan yang transparan dan akuntabel, serta mampu membuat laporan yang berkualitas. b. Tugas Utama dan Tanggung Jawab Panitia Pengadaan bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pengadaan barang/jasa sesuai dengan PP dan kegiatan yang telah diterbitkan NOL dari World Bank pada setiap tahun anggaran. (i).

Pelaksanaan proses seleksi konsultan7 Tugas utama Panitia Pengadaan yaitu menyiapkan dokumen pengadaan (Request For Proposal/RfP atau Request for Quatation/RfQ), menangani proses seleksi konsultan mulai dari advertising/iklan untuk meminta konsultan memasukan proposal, evaluasi terhadap proposal, pengumuman pemenang dan persiapan serta penandatanganan kontrak. Rincian tugas Panitia Pengadaan terhadap seleksi Konsultan dengan metode QCBS, sebagai berikut:  Menyiapkan Rencana Anggaran Biaya/RAB yang mengacu pada TOR dengan bekerja sama dengan Sekretariat.  Mengiklankan/Mengumumkan penawaran untuk mendapatkan Request for Expression of Interest (REOI) pada surat kabar nasional untuk seluruh metode seleksi konsultan selain metode Single Source dan Individual Consultants. Untuk paket kontrak yang bernilai diatas US$ 200.000, maka harus diiklankan melalui situs UNDB online dan dgMarket.  Menerima Expression of Interest (EOI) dari konsultan yang berminat dan kemudian konsultan tersebut dimasukkan ke dalam daftar panjang (long list).  Melakukan evaluasi terhadap daftar panjang konsultan untuk diseleksi yang akan menghasilkan daftar pendek konsultan. Kemudian meminta persetujuan internal tertulis dari Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), sebelum melangkah ke tahap selanjutnya. Untuk nilai kontrak yang melebihi ambang batas (threshold) harus meminta NOL ke World Bank.

7

Selain seleksi untuk Individual Consultant

Hal. VI - 4


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa   

 





      

8

Menyiapkan RFP yang dilanjutkan dengan meminta persetujuan internal tertulis dari PPK, sebelum melangkah ke tahap selanjutnya. Untuk nilai paket kontrak diatas nilai ambang batas (threshold) maka harus meminta NOL ke World Bank. Menerbitkan serta mengirimkan RFP kepada konsultan yang masuk dalam daftar pendek setelah mendapatkan persetujuan internal dan NOL dari World Bank untuk paket kontrak yang bernilai diatas nilai ambang batas (threshold). Memeriksa e-mail/fax (alamat yang disebut di RFP untuk mengklarifikasi), dan memastikan jawaban secara tertulis diterima oleh Konsultan yang mengklarifikasikan dokumen RFP secara tertulis dan yang lainnya yang termasuk dalam daftar pendek (tanpa menyebutkan nama konsultan yang bertanya) dalam kurun waktu yang disebutkan dalam RFP dan menyelenggarakan rapat penjelasan bila hal tersebut disyaratkan dalam RFP. Menyiapkan kriteria evaluasi teknis yang sesuai dengan RFP dan disetujui oleh seluruh anggota panitia sebelum hari/tanggal pemasukan proposal. Menerima proposal teknis dan biaya yang dimasukkan oleh konsultan. Kedua proposal tersebut harus dimasukkan bersamaan. Proposal yang disampaikan melewati batas waktu pemasukan dikembalikan dalam keadaan tertutup (tanpa dibuka). Amplop proposal teknis dibuka tepat setelah waktu pemasukan proposal berakhir sedangkan pada saat yang sama proposal biaya tetap dalam keadaan tertutup/tersegel dan harus disimpan oleh pihak yang berwenang dan independen hingga tiba saatnya proposal tersebut dibuka secara umum8. Mengevaluasi proposal teknis dan menyiapkan laporannya kemudian menyampaikan kepada PPK untuk mendapatkan persetujuan tertulis. Bila paket kontrak bernilai melebihi nilai ambang batas (threshold) maka laporan tersebut harus disampaikan ke World Bank untuk mendapatkan NOL. Setelah mendapatkan persetujuan internal dari PPK dan/ atau NOL World Bank, langkah selanjutnya adalah menginformasikan kepada konsultan tentang hasil evaluasi proposal teknis dan mengundang mereka untuk menghadiri acara pembukaan proposal biaya. Proposal Biaya dibuka secara umum dan berita acara tersebut dikirim ke World Bank bila paket kontrak bernilai lebih dari nilai ambang batas (threshold). Mengevaluasi proposal biaya dan melaksanakan evaluasi gabungan untuk menentukan konsultan terpilih, meminta persetujuan internal dan selanjutnya mengundang konsultan terpilih untuk negosiasi. Melakukan negosiasi kontrak, menyiapkan laporan negosiasi dan draft kontrak untuk mendapatkan persetujuan dari PPK secara tertulis, untuk nilai kontrak lebih dari nilai ambang batas harus meminta persetujuan World Bank (NOL). Setelah mendapatkan persetujuan/NOL, selanjutnya menyiapkan dan menyelesaikan kontrak untuk ditandatangani. Mengumumkan pemenang dalam website United Nations Development Bussiness (UNDB), dg Market dan www.pusbindiklatren.bappenas.go.id. Dokumentasi Proses Pengadaan. Panitia Pengadaan harus mengarsipkan seluruh dokumen pengadaan hingga proses seleksi konsultan selesai. Setelah proses pengadaan selesai seluruh dokumen pengadaan harus diserahterimakan kepada PIU Bappenas dan PIU Kemenkeu. Selanjutnya untuk menyimpan dokumen tersebut minimal 10 tahun setelah proyek SPIRIT berakhir, yaitu antara lain: o TOR, HPS/RAB dan persetujuannya; o General Procurement Notice (GPN), REOI yang dimasukkan dalam UNDB,dg Market (untuk kontrak diatas $200,000) dan Iklan pada surat kabar nasional;

berlaku bila seleksi konsultan menggunakan metode QCBS


Hal. VI - 5

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa o

(ii).

Daftar panjang dan pendek konsultan, dokumen pendukung dan surat persetujuan/NOL; o Nama perusahaan yang berminat untuk memasukkan penawaran; o RFP dan adendum, bila ada; o Berita acara pemasukan proposal; o Laporan pengadaan, pemenang kontrak; o Dokumen kontrak yang telah ditandatangani; o Publikasi pemenang dalam website, UNDB dan dg Market. Pengadaan Barang dan jasa9 Tugas panitia pengadaan barang adalah sebagai berikut:  Menyiapkan Rencana Anggaran Biaya (RAB) mengacu pada spesifikasi teknis dengan bekerja sama dengan PIU.  Menyiapkan dokumen-dokumen penawaran, meminta persetujuan tertulis secara internal.  Setelah mendapatkan persetujuan internal dan atau NOL, selanjutnya mengumumkan undangan kepada peserta lelang di suratkabar nasional, .  Mencatat perusahaan yang berminat dan memberikan dokumen penawaran sebagai peserta lelang.  Menjawab klarifikasi secara tertulis seluruh pertanyaan yang dikirimkan oleh perusahaan peserta pengadaan barang, dan mengcopynya, lalu kemudian dikirimkan kepada semua peserta dalam kurun waktu yang telah ditetapkan pada dokumen pengadaan barang.  Pemasukan dan pembukaan penawaran di depan publik pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan pada dokumen lelang, dan setiap peserta penawaran yang terlambat (melewati batas waktu tersebut), dokumen penawarannya ditolak dan dikembalikan dalam keadaan tertutup (tidak dibuka).  Mengevaluasi seluruh penawaran yang telah diterima berdasarkan ketentuan pada dokumen lelang dan membandingkan hasil penilaian dari seluruh peserta penawaran, sebagai dasar untuk pengambilan keputusan.  Meminta persetujuan internal pemenang kontrak secara tertulis dan menyampaikan ke World Bank untuk meminta persetujuan (NOL) terhadap draft kontraka bagi nilai kontrak yang melebihi nilai ambang batas (treshold).  Setelah mendapatkan persetujuan/NOL, selanjutnya menyiapkan dan menyelesaikan kontrak untuk ditandatangani.  Mengumumkan pemenang dalam website, dengan waktu tidak lebih dari 2 minggu sejak diterimanya persetujuan/NOL World Bank.  Dokumentasi Proses Pengadaan.  Panitia Pengadaan harus mengarsipkan seluruh dokumen pengadaan hingga proses seleksi konsultan selesai. Setelah proses pengadaan selesai seluruh dokumen pengadaan harus diserahterimakan kepada PIU Bappenas dan PIU Kemenkeu. Selanjutnya untuk menyimpan dokumen tersebut minimal 10 tahun setelah proyek SPIRIT berakhir, yaitu antara lain: o TOR, HPS/RAB dan persetujuannya; o GPN, REOI yang dimasukkan dalam UNDB,dg Market dan Iklan pada surat kabar nasional; o Daftar panjang dan pendek konsultan, dokumen pendukung dan surat persetujuan/NOL; o Nama perusahaan yang berminat untuk memasukkan penawaran; o RFP dan addendum, bila ada; o Berita acara pemasukan proposal;

9

ICB method

Hal. VI - 6


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa o o

Laporan pengadaan, pemenang kontrak; Penyiapan dokumen kontrak dan kontrak yang ditandatangani;

6.2.2. Penguatan kapasitas Penanggungjawab Pengadaan Berdasarkan hasil penilaian terhadap kemampuan pengelolaan pengadaan, disimpulkan beresiko tinggi dan perlu adanya penguatan kapasitas penanggung jawab pengadaan. Hal ini sebagai prasyarat bagi Penanggung Jawab Pengadaan agar mampu menjamin pengelolaan pengadaan dilaksanakan sesuai prosedur pada Bab ini, dan dapat mempertanggung jawabkannya sebagai bagian dari pengeluaran publik. Upaya penguatan kapasitas penanggung jawab pengadaan sebaiknya dilaksanakan sebelum proses pengadaan dimulai yakni: 1. Menugaskan Tenaga Ahli di bidang pengadaan. Rekrutmen konsultan tersebut akan dilaksanakan di tahun pertama program agar dapat membantu proses seleksi dan pengadaan barang dan jasa dari awal proses hingga penetapan pemenang paket-paket Konsultan, pengadaan barang dan jasa untuk kegiatan program. Konsultan ini akan memberikan saran terkait dengan proses pengadaan dan membantu dalam menyiapkan daftar pendek (short list), RFP, SBD, Laporan Evaluasi dan Draft Kontrak. 2. Memberikan pelatihan kepada penanggung jawab pengadaan agar mereka memiliki kemampuan yang memadai untuk menjalankan tugasnya yang akan dilatih oleh Tenaga Ahli Pengadaan. Penguatan kapasitas ini merupakan prasyarat yang wajib dilaksanakan, karena apabila kemampuan penanggung jawab pengadaan tetap di bawah standar, maka dapat menyebabkan keterlambatan pelaksanaan program atau berpotensi menjadi program yang bermasalah.

6.3.

Dasar Hukum dan Referensi Utama

PIU yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pengadaan wajib mengacu pada dokumen utama program pada Tabel 6.1 “Dasar Hukum dan Referensi Utama Pelaksanaan Pengadaan“, untuk memastikan agar pelaksanaan kegiatan dilaksanakan berdasarkan pada prosedur yang telah ditetapkan. Tabel 6.1. Dasar Hukum dan Referensi Utama Pelaksanaan Pengadaan No

Nama Dokumen

1

Loan Agreement No: 8010-ID

2

PAD Report for SPIRIT Project

3

4

Guidelines Procurement under IBRD Loans and IDA Credits, May 2004 (revised October 2006, revised May 2010, revised January 2011, and revised July 2013) Guidelines: Selection and Employment of Consultants by WB borrowers, May 2004 (revised October 2006, revised May 2010, revised January 2011, and revised July 2013)

Informasi Dasar yang digunakan     

Metode pengadaan Non consulting service, Goods, Consultant, Procurement Plan harus direviu dan disetujui oleh World Bank Aturan tambahan untuk proses pengadaan Akuntabilitas & transparansi untuk mengurangi resiko pengadaan. Daftar pendek Konsultan yang nilai kontraknya ≤ US$200,000 atau setara dengan nilai tersebut harus dari Konsultan Nasional.

Sebagai rujukan utama untuk Goods & Non consulting services, serta kode etik pengadaan, maka POM disusun berdasarkan Guidelines ini.

Sebagai rujukan utama untuk Consultants serta kode etik pengadaan, maka POM disusun berdasarkan Guidelines ini.

5

Standard Request for Proposal, May 2004

Digunakan dalam menyiapkan RFP untuk seleksi konsultan dengan menggunakan metode QCBS, CQS dan

6

Sample Form of Evaluation Report, Selection of Consultants,

Digunakan dalam menyiapkan Laporan Evaluasi untuk seleksi Konsultan dengan menggunakan metode QCBS, CQS.

7

Standard Bidding Documents

Digunakan dalam menyiapkan Dokumen Pelelangan Barang/Jasa lainnya dengan menggunakan metode ICB .

8

Sample Bid Evaluation Form, Procurement of Goods, Non consulting April 1996

Digunakan dalam menyiapkan laporan evaluasi untuk seleksi barang dan Jasa lainnya

9

Standard Bidding Documents for Non consulting services

Digunakan dalam menyiapkan Dokumen untuk Non consulting services dengan menggunakan metode ICB.


Hal. VI - 7

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa 1. Metode Seleksi Konsultan Metode Seleksi konsultan yang tercantum pada tabel 6.2 “Metode Seleksi Konsultan dan Ambang Batas” adalah pilihan metode yg dapat dipakai dalam pelaksanaan proYEK SPIRIT Tabel 6.2 : Metode Seleksi Konsultan dan Ambang batas yang dipakai No

Metode Seleksi

1

Quality and Cost Based Selection (QCBS) Least-Cost Selection

2 3 4

Selection Based on Consultants’ Qualifications Quality-Based Selection

5

Selection under a Fixed Budget

6

Single Source Selection

7

Selection of Service Delivery Contractors Selection of Individual Consultants (IC)

8

the

Ambang batas untuk Prior Review (US$ )

Ambang batas untuk Metode Seleksi ( US$)

> 300,000

> 300,000

N/A

N/A

300,000

≤ 300,000

N/A

All

AII; N/A = Not Applicable

N/A

N/A

Except for recruitment of procurement consultant

Keterangan Threshold for Prior Review shall specify in PP

Threshold for Prior Review shall specify in PP

2. Metode Pengadaan Barang dan Jasa (Non-Consulting Services) Metode pengadaan barang dan jasa (non Consulting Services) yang tercantum pada tabel 6.3 “Metode pengadaan barang & jasa dan ambang batas” adalah pilihan metode yg dapat dipakai dalam pelaksanaan proyek SPIRIT Table 6.3 Metode pengadaan barang & jasa dan ambang batas No

Procurement Methods

1

International Competitive Bidding

2

Direct Contracting

3

Shopping

Thresholds for Prior Review (US$ )

Thresholds for Procurement Methods (US$)

Remarks

All

< 2M

AII

> 50,000

N/A

NA

< 100,000

6.3.1. Persyaratan Peserta (Eligibility) Setiap Perusahaan maupun Individu dari negara anggota yang memenuhi syarat dapat mengikuti seleksi Konsultan atau Pengadaan barang dan jasa yang dibiayai oleh World Bank kecuali pada kondisi yang tidak memenuhi syarat, sebagai berikut: 1. Perusahaan yang mempunyai konflik kepentingan/Conflict of Interest. Contoh: bila suatu Perusahaan berafiliasi dengan Perusahaan lain yang terlibat pada persiapan program, maka perusahaan tersebut tidak diperkenankan untuk mengikuti seleksi Konsultan dan pengadaan barang dan jasapada program yang sama. 2. Perusahaan yang dimiliki oleh Pemerintah. Perusahaan jenis ini hanya diperbolehkan mengikuti seleksi Konsultan dan pengadaan barang dan jasa bila secara hukum dan keuangan mereka berdiri sendiri (otonomi), beroperasi secara komersil. 3. Perusahaan yang terkena sanksi atau black list oleh World Bank atau pemerintah dikarenakan melakukan tindak korupsi dan kecurangan.

Hal. VI - 8


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa 6.3.2. Etika dan Sanksi Pengadaan 6.3.2.1. Etika Pengadaan Pengadaan sebagai bagian dari pengeluaran dana publik yang harus dipertanggungjawabkan sesuai prosedur yang ditetapkan, memerlukan penerapan etika pengadaan selama proses pengadaan dan pelaksanaan kontrak. Berarti pelaksana pengadaan dalam melaksanakan tugasnya wajib berlandaskan pada nilai-nilai moral yang baik, hal ini penting bagi semua para pemangku kepentingan yang terlibat dengan pengadaan, untuk mencegah penyimpangan pengadaan. Kode etik ini juga merupakan aspek yang sangat mendasar agar terciptanya iklim kompetisi/bisnis yang sehat, serta menguntungkan semua pihak, yaitu bagi pengguna dan penyedia jasa/barang. Sebagaimana telah dipahami, etika pengadaan yang rendah akan merugikan semua pihak, seperti korupsi, kolusi, nepeotisme dan suap yang sudah menjadi isu global, dimana upaya upaya untuk memberantas hal tersebut semakin gencar dilakukan oleh semua negara. 1. Kode etik pengadaan Sejalan dengan etika pengadaan tersebut, Pemerintah dan World Bank sepakat didalam Loan Agreement SPIRIT untuk mempersyaratkan bahwa proses pengadaan dan pelaksanaan kontrak harus dilaksanakan dengan standar kode etik yang tinggi, antara lain, yaitu: a. Memberikan kesempatan yang sama bagi para peminat (Fair), dengan mempublikasikan rencana dan proses pengadaan; serta daftar panjang/ pendek Konsultan; pemenang kontrak setelah proses pengadaan selesai sebagaimana tertera pada aturan tambahan. b. Menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, serta melaksanakan/mentaati proses sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. c. Konsultan bersedia diaudit/dilakukan kontrol oleh pihak lain yang terkait, termasuk oleh World Bank. Tertera dengan jelas dalam salah satu persyaratan kontrak bahwa Konsultan dapat diaudit oleh auditor yang ditunjuk oleh World Bank untuk memeriksa rekening Konsultan dan kinerja kontrak, termasuk catatan dan/atau dokumen terkait dengan pemasukan proposal. d. Mempublikasikan informasi perihal hadiah/tanda terima kasih yang diterima (apabila ada) dari para peminat, serta mengklasifikasikan hal tersebut sebagai tindak penyimpangan Konsultan yang bersangkutan. Oleh karena itu PIU sebagai Instansi Pelaksana, termasuk Konsultan yang mengajukan minat/berpartisipasi dalam proses pengadaan, ataupun Konsultan/Supplier/Pemberi jasa Pemenang Kontrak yang akan melaksanakan tugas/kewajibannya sebagaimana tertera di TOR/Spesifikasi Teknis, Description of services diwajibkan memegang teguh kode etik tersebut, dan harus menyadari bahwa mereka dalam mengemban tugasnya dapat dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku bila melanggar etika pengadaan/melakukan penyimpangan prosedur. 2. Penyimpangan etika pengadaan Pelaksana pengadaan yang menerapkan etika pengadaan dapat mencegah terjadinya penyimpangan prosedur ataupun tindak KKN (Korupsi, Kolusi, Nepotisme) selama proses pengadaan, yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut: a. Tindak Korupsi (Corrupt Practice) adalah berarti menawarkan, memberikan, menerima atau meminta/memohon sesuatu barang ataupun jasa sehingga dapat mempengaruhi pengambilan keputusan dari pejabat10 yang ditugaskan menangani proses pengadaan atau di dalam pengawasan pelaksanaan kontrak. b. Tindak Penipuan (Fraudulent Practice) adalah berarti menyajikan/ mengemukakan fakta yang 10

Maksud dari “Pejabat” dalam pedoman ini adalah pejabat publik yang terlibat dalam proses seleksi dan pelaksanaan kontrak. Istilah “Pejabat” disini juga termasuk staf World Bank dan karyawan dari organisasi lain yang terlibat atau mengkaji keputusan seleksi.


Hal. VI - 9

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa tidak benar sehingga dapat mempengaruhi proses pengadaan atau pelaksanaan kontrak yang mengakibatkan kerugian negara peminjam (Pemerintah Indonesia), dan termasuk praktekpraktek kolusi antara peserta lelang (sebelum atau sesudah pemasukan penawaran) antara lain merencanakan untuk membuat harga satuan tertentu, tidak kompetitif dan merugikan Pernerintah dari keuntungan yang dapat diperoleh apabila kompetisi pengadaan dilakukan secara terbuka dan bebas. Karena kondisi "conflict of interest", ini dapat menimbulkan konsekuensi biaya ataupun sanksi administrasi lainnya, maka harus tertulis dengan jelas pada Kontrak Perjanjian Hibah. c. Tindak Kolusi (Collusive Practices) adalah suatu pengaturan antara 2 (dua) atau lebih peserta pengadaan (calon rekanan), dengan atau tanpa sepengetahuan pengguna barang/jasa, yang ditujukan untuk rnenetapkan harga penawaran pada tingkat yang artifisial, dan non-kompetitif. d. Tindak pemaksaan (Coercive Practices) adalah tindakan membahayakan atau mengancam secara langsung atau tidak langsung baik kepada individu yang bersangkutan dan atau aset miliknya, dalam rangka mempengaruhi partisipasinya saat proses pengadaan atau mempengaruhi pelaksanaan kontrak. e. Tindakan Mempersulit  Dengan sengaja merusak, memalsukan, mengubah atau menyembunyikan barang bukti dari pemeriksaan, atau membuat pernyataan palsu kepada penyelidik dengan tujuan untuk menghambat penyelidikan World Bank dalam membuktikan suatu tindakan korupsi, penipuan, pemaksaan atau kolusi; dan/atau mengancam, menculik atau mengintimidasi pihak tertentu untuk mencegah dari penyingkapan fakta yang berhubungan dengan penyelidikan atau melarikan diri dari penyelidikan, atau  Bertindak sengaja untuk menghalangi usaha penyelidikan oleh World Bank dan Auditor. 6.3.2.2. Sanksi Pengadaan Akibat tidak diterapkannya prosedur dan atau etika pengadaan dengan baik pada saat proses pengadaan ataupun pelaksanaan kontrak, kemungkinan dapat terjadi penyimpangan prosedur ataupun tindak KKN (lihat penjelasan pada butir “2”. Penyimpangan etika pengadaan). 1. Sanksi dari Penyimpangan Prosedur Apabila terjadi penyimpangan prosedur11 yang ditetapkan sebagaimana penjelasan pada Bab 6 dapat dikenakan sanksi yang tergantung tingkat penyimpangan. Sebagai contoh: (1). Pengulangan proses yang tidak dilaksanakan, misalnya bila REOI (Request Expression of Interest) belum diumumkan di UNDB dan dgMarket, maka proses pengadaan untuk seleksi Konsultan dengan nilai > US$ 200,000 wajib ditunda dan akan dibuka kembali kesempatan via pengumuman di UNDB dan dgMarket beserta pemberitahuan kembali kepada Konsultan yang telah mengirimkan surat minat perihal tersebut; (2). Pembatalan proses seleksi yang tengah berlangsung, dan mengulang kembali Seleksi Konsultan dari awal; (3). Pembayaran kontrak yang dimaksud dengan sumber dana dari Rupiah Murni (pemerintah). Apabila pihak instansi pelaksana pengadaan ternyata terbukti melanggar ketentuan dan prosedur pengadaan barang/jasa, maka akan dikenakan sanksi yaitu: (1). Dikenakan sanksi administrasi bagi Pegawai Negeri Sipil sesuai Peraturan Pemerintah No. 53/2010, dan bagi Consultant/Suppliers akan ada pembatalan sebagai Pemenang, pembatalan kontrak, dan dimasukkan dalam daftar hitam/black list; (2). Dituntut ganti rugi/digugat secara perdata; (3). Dilaporkan ke pihak berwajib untuk diproses secara Pidana; (4). Dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan dan amandemennya; (5). Dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan dalam UU No: 17/2003 tentang keuangan negara pasal 34.

11

Yang dimaksud dengan penyimpangan prosedur pada butir ini adalah penyimpangan yang tidak terkait dengan Tindak KKN, tetapi karena tahapan kegiatan seleksi konsultan dengan metode QCBS, CQS, SSS, dan Konsultan Individu tidak dilakukan

Hal. VI - 10


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa 2. Sanksi terhadap tindak Kolusi, Korupsi, Nepotisme atau KKN selama proses pengadaan Apabila pihak instansi pelaksana pengadaan barang dan jasa ternyata terbukti melakukan tindak KKN selama proses pengadaan maka akan dikenakan sanksi: a. Proposal Konsultan yang direkomendasikan untuk menjadi pemenang kontrak dinyatakan gugur (dibatalkan) bila terbukti Konsultan yang bersangkutan baik secara langsung atau tidak langsung berkolaborasi dengan instansi terkait, melakukan tindak korupsi/kolusi ataupun melakukan penipuan/kecurangan, pemaksaan dan mempersulit penyidikan pada saat proses kompetisi seleksi konsultan berlangsung; b. Dana yang dialokasikan di Loan Agreement untuk membiayai Kontrak yang dimaksud akan dibatalkan bila terbukti Instansi pelaksana pengadaan atau Konsultan melakukan tindak korupsi, penipuan, kolusi, pemaksaan ataupun menghilangkan tanda bukti selama proses seleksi/pengadaan atau pelaksanaan kontrak berlangsung, serta Instansi yang bersangkutan tidak melakukan upaya upaya untuk menangani tindak tersebut secara hukum yang berlaku dan dapat diterima oleh Bank; c. Konsultan/penyedia jasa akan mendapat sanksi masuk dalam daftar hitam (black list) yaitu akan dinyatakan tidak layak untuk mendapatkan kontrak yang dibiayai oleh World Bank, baik dalam kurun waktu tidak terbatas atau untuk suatu periode tertentu. Hal ini terjadi bila Konsultan tersebut terbukti secara langsung atau tidak langsung melalui instansi terkait melakukan tindak korupsi, penipuan, kolusi, pemaksaan atau menghilangkan tanda bukti/mempersulit penyidikan selama proses seleksi konsultan kompetisi ataupun pada periode pelaksanaan kontrak; d. Sanksi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang didahului dengan tidak mengikutsertakan Consultant/Suppliers yang terlibat dalam kesempatan pengadaan barang/jasa pemerintah yang bersangkutan. 6.3.3. Misprocurement Misprocurement adalah terminologi khusus yang digunakan oleh World Bank untuk menyatakan bahwa World Bank tidak dapat membiayai pembayaran/pengeluaran-pengeluaran untuk belanja barang, pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya, serta jasa konsuItan yang dilaksanakan tidak sesuai dgn prosedur pengadaan yang telah ditetapkan di dalam POM proyek SPIRIT termasuk dasar peraturan yang melandasinya; dan tidak sesuai dengan Procurement Plan yang telah disetujui oleh World Bank pada setiap tahun anggaran. Beberapa contoh penyimpangan prosedur, misalnya: (1).Pemasangan advertensi tidak dilakukan dengan benar karena asimetri informasi bahkan mengarah pada rekanan terbatas atau iklan tersebut hanya ada pada koran dengan jumlah eksemplar terbatas saja yang tidak sesuai dengan peraturan koran nasional dengan jangkauan dan oplah yang dikeluarkan World Bank; (2). Pengadaan dengan metode yang berbeda yang telah tercantum dalam Procurement Plan, (3). Pengadaan yang dilaksanakan tidak tercantum dalam Procurement Plan. Apabila kasus ini terjadi di Satuan kerja di luar PIU walaupun penyaluran dana melalui mekanisme kontrak, kasus yang terjadi harus dilaporkan kepada Kepala satker karena kemungkinannya ada konsekwensi terhadap dana/pembiayaan pengganti. Walaupun kontrak pengadaan barang/jasa lainnya, dan jasa konsultansi pemenangnya diumumkan dan kontraknya ditandatangani setelah menerima NOL dari World Bank; dalam hal ini World Bank tetap berhak untuk menyatakan "misprocurement" apabila terbukti bahwa dasar penetapan NOL yang telah disampaikan oleh PPK berdasarkan informasi yang tidak benar; ataupun bila persyaratan dan ketentuan ("term and condition") pada kontrak telah dilakukan perubahan tanpa adanya persetujuan dari World Bank. Dasar bagi World Bank untuk menilai apakah kontrak tertentu yang diinvesigasi terbukti masuk dalam katagori "misprocurement" atas dasar review pada saat missi supervisi World Bank, ataupun Project Operation Manual SPIRIT

Hal. VI - 11

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa hasil SOE post review/audit/penyelidikan yang dilakukan World Bank, tanpa dipengaruhi oleh hasil review siapapun, maka surat perihal "Declaration of Misprocurement" akan diterbitkan dan ditujukan kepada Menteri PPN/Kepala Bappenas dan ditembuskan kepada Sestama Bappenas, serta instansi yang terkait lainnya: Dirjen Perbendaharaan Kememkeu, KPPN, Bappenas, dan Unit Pelaksana Kegiatan terkait. Dan surat tersebut akan ditindaklanjuti dengan mengirimkan surat kepada Menteri Keuangan perihal keharusan "Refunds due to Misprocurement", sehingga Kemenkeu harus mengembalikan pendanaan tersebut kepada World Bank apabila sudah dibuat replenish ke World Bank, sebesar total keseluruhan nilai kontrak yang dinyatakan "misprocured". Serta nilai alokasi Loan untuk komponen/kategori tersebut akan dikurangi dengan jumlah nilai kontrak yang dinyatakan misprocured. Akibat yang ditimbulkan dari kasus misprocurement terhadap instansi pelaksana kegiatan adalah: Instansi Pelaksana Kegiatan terkait harus mengembalikan dana, sejumlah nilai kontrak yang dinyatakan "misprocured", dengan menganggarkan pada tahun berikutnya, apabila mungkin menganggarkan pada tahun anggaran berjalan, melalui mekanisme revisi anggaran (revisi DIPA/RKAKL). Instansi Pelaksana Kegiatan harus menindaklanjuti hal tersebut dengan Rekanan yang bersangkutan, yang tindak lanjutnya akan tergantung sekali dari penyebab misprocurement, status kontrak, progress pelaksanaan pada tingkat Pelaksana Kegiatan kemungkinannya ada beberapa alternatif, yaitu: (1). Rekanan telah terseleksi dan kontrak sudah ditanda tangani tetapi belum dilakukan pembayaran; (2). Rekanan sudah dibayar, tetapi belum 100% dari nilai Kontrak; dan (3). Rekanan sudah dibayar 100% dari nilai Kontrak. 6.3.3.1. Tindak lanjut penyelesaian akibat Misprocurement Pengalokasian dana pengganti nilai kontrak yang misprocurernent apabila misprocurement terjadi di PIU: 1. Penanggung jawab kegiatan terlebih dahulu rnengajukan permohonan kepada KPA/PA untuk mengalokasikan dana pengganti tersebut dengan sumber pendanaan Rupiah Murni, dengan melampirkan kronologis misprocurement/data pendukung yang diperlukan agar akan dianggarkan pada Tahun Anggaran berjalan atau pada Tahun Anggaran (TA) berikutnya sebagai anggaran untuk melanjutkan/menyelesaikan pekerjaan. 2. Berdasarkan persetujuan KPA/PA, pengalokasian dana pengganti dianggarkan berdasarkan "Tata cara perubahan/pergeseran anggaran" untuk pengalokasian di TA berjalan atau untuk pengalokasian pada TA berikutnya. Klasifikasi jenis belanja untuk dana pengganti termasuk jenis belanja "Pembiayaan" dengan "kode akun 722411 Pengembalian Pinjaman Karena Pengeluaran Ineligible IBRD"12 dengan sumber pendanaan Rupiah Murni; 3. Sub-kegiatan jenis belanja terkait dgn kontrak "misprocured" harus tetap dilaksanakan agar objektivitas kegiatan dapat dicapai, maka selain mengalokasikan dana pengganti RK; juga harus mengalokasikan dana RM untuk sub-kegiatan/jenis belanja tersebut, agar tetap dapat dilaksanakan. 4. SPM-LS utk penggantian dana tersebut merupakan tanda bukti instansi pelaksana kegiatan sudah melaksanakan penggantian dana. Sedangkan penggantian dana ke World Bank ditransfer oleh Kemenkeu melalui DJPB. 5. Bila diperlukan proses hukum bagi pihak yang terlibat (terutama bila penyebabnya KKN), maka KPA terlebih dahulu akan meminta penyidikan kasus kepada Itjen Kemenkeu/Inspektorat Utama Bappenas atau BPKP untuk mengambil keputusan selanjutnya.

12

Disesuaikan dengan Peraturan Menteri Keuangan RI yang berlaku

Hal. VI - 12


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa 6.3.3.2. Penyelesaian dengan Rekanan Penyelesaian dengan rekanan (Consultant/Suppliers/Providers) didasarkan pada dokumen kontrak; progress kegiatan dan pembayaran, serta penyebab misprocurement, dilakukan melalui hal-hal berikut: (1) Instansi pelaksana kegiatan mengirimkan surat kepada rekanan dan memberitahukan perihal kasus misprocurement, serta konsekwensi yang harus ditanggung oleh instansi pelaksana kegiatan, dan akibatnya terhadap Kontrak kerja dgn rekanan yang bersangkutan; (2) Mengundang rekanan untuk menjelaskan dan menyatakan klarifikasi terhadap kasus KKN. Untuk kasus KKN, sanksi yang diterapkan adalah sesuai dengan ketentuan pada kontrak; (3) Apabila rekanan tidak terlibat, maka kontrak tetap dibuat amandemen karena perubahan sumber dana.

6.4. Jaminan Penawaran (Bid Security) Para peserta peminat lelang pengadaan barang dan jasa harus melampirkan Jaminan Penawaran apabila pada dokumen penawarannya diminta melampirkan bid security/Jaminan penawaran sesuai dengan ketentuan sebagai berikut : 1. Menggunakan format yang tercantum dalam dokumen lelang/Standard Bidding Documents pada Bidding Data Sheet/Lembar Data Penawaran, yaitu: format bid security, 2. Besarnya nilai jaminan penawaran adalah fix (bukan dengan nilai maksimal atau sebesarbesarnya) yang diterbitkan dari Bank (bukan dari Asuransi atau Lembaga Keuangan lainnya) yang mempunyai reputasi baik dan diakui Pemerintah, 3. Masa berlaku bidding security (minimal tanggal jatuh temponya 30 hari setelah tanggal pemasukan dokumen lelang) untuk memberi kesempatan panitia pengadaan bila sewaktu-waktu jaminan penawaran tersebut diperlukan. Apabila peserta lelang tidak merespon ketentuan pada dokumen lelang dalam menyediakan bid security, maka Panitia Pengadaan berhak untuk melakukan klasifikasi dokumen penawarannya tersebut sebagai ”un-responsive” dan ditolak. Instansi Pelaksana Kegiatan bersama PIU harus menyelesaikan evaluasi penawaran dan mengumumkan pemenang lelang dalam periode masa berlakunya jaminan penawaran. Perpanjangan masa penawaran hanya bisa dilaksanakan dengan justifikasi yang khusus. Hal ini tidak bisa dilakukan untuk mengakomodir keterlambatan dari Panitia Lelang dalam melakukan evaluasi proposal penawaran. Jika hal tersebut terjadi, maka dapat dijadikan dasar bagi World Bank untuk menyatakan misprocurement. Instansi Pelaksana Kegiatan bersama PIU bila mengajukan permohonan perpanjangan berlakunya masa jaminan penawaran kepada penawar untuk menyelesaikan proses evaluasi, harus mengajukannya secara tertulis berikut justifikasi-nya, dalam hal ini peserta lelang dapat menolak permintaan Instansi Pelaksana Kegiatan. Untuk pengadaan barang dan jasa lainnya dengan menggunakan metode shopping tidak disyaratkan ada bid security

6.5. Pertentangan Kepentingan Pemerintah dan World Bank sepakat mensyaratkan konsultan harus profesional, dan dapat memberi saran yang objektif serta selalu mengutamakan kepentingan Pemberi Kerja (Pemerintah) tanpa melihat/mempertimbangkan agar di masa depan Konsultan dapat direkrut kembali atau tidak. Dalam memberikan saran hendaknya menghindari adanya pertentangan kepentingan baik untuk kegiatan/pekerjaan lain ataupun untuk pribadi. Konsultan yang terbukti memiliki pertentangan kepentingan untuk kegiatan proyek SPIRIT tidak dapat direkrut sebagai tenaga ahli dalam pelaksanaan proyek SPIRIT dikarenakan adanya Konflik dalam penugasan yang dapat bertentangan kepentingannya serta adanya Konflik kepentingan akibat adanya hubungan keluarga/bisnis Proses pengadaan barang dan jasa dilaksanakan dengan prinsip fairness (aturan dilaksanakan dengan murni dan konsekuen). Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak Project Operation Manual SPIRIT

Hal. VI - 13

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa langsung merugikan negara. Untuk menghindari konflik kepentingan, panitia pengadaan tidak boleh menerima hadiah atau imbalan dari siapapun. Selain itu panitia pengadaan tidak boleh menawarkan atau menjanjikan sesuatu kepada siapapun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa. Biodata yang disampaikan Perusahaan/individu peserta lelang/seleksi konsultan adalah sah secara hukum, apabila yang bersangkutan memalsukan keterangan yang tercantum, berarti tindak pemalsuan tersebut dapat dikatagorikan dalam tindak penipuan. Berdasarkan hasil klarifikasi tersebut PPK dapat mengajukan usulan kepada Kuasa Pengguna Anggaran untuk menganulir (mendiskualifikasikan) keikutsertaan perusahaan/individu tersebut dalam proses pengadaan selanjutnya ataupun usulan untuk mendiskualifikasikannya apabila yang bersangkutan sudah ditugaskan. Usulan tersebut harus jelas, termasuk tindak lanjut yang akan dilaksanakan, serta kejelasan apabila ada konsekwensi biaya yang sudah dikeluarkan kepada rekanan yang bersangkutan; dan dilengkapi dengan dokumen pendukung. Keputusan dari KPA dan usulan PPK disampaikan kepada World Bank.

6.6. Penyusunan Rencana Pengadaan (Procurement Plan) dan Persetujuan World Bank 1. Procurement Plan dan GPN Procurement Plan/PP awal untuk minimal 18 bulan telah disusun berdasarkan rencana kegiatan awal yang mengacu pada desain program serta rencana pembiayaan paket kontrak terkait. PP tersebut telah disampaikan dan disetujui oleh World Bank sebelum negosiasi. Paket untuk kontrak jasa Konsultan dan Non Consulting Service di PP yang bernilai lebih dari US$200,000 harus lebih awal diumumkan sebagai GPN dan dimuat di UNDB dan dgMarket. Tabel 6.4 . Jadwal Tentatif untuk Menyusun Procurement Plan Jadwal

Sistem Penganggaran Nasional

Procurement Plan /PP

Juni – Juli

Evaluasi Anggaran Dan Konsolidasi RKA-KL (setelah persetujuan DPR). Jajaran K/L bekerja sama dengan Bappenas dan Kementerian Keuangan/Kemenkeu.

Menyiapkan PP terkait dengan AWP untuk tahun anggaran berikutnya oleh PIU dan PCU bersama PPK

Digunakan agar estimasi dana yang dibutuhkan dapat dialokasikan di RKA-KL / DIPA

31 Oktober

Persetujuan Hukum Anggaran oleh DPR

-

-

Nopember

Revisi RKA-KL RAPBN dan penerbitan Keppres tentang alokasi dana untuk masing-masing K/L serta fungsi dan lainlain.

Menyiapkan PP dan AWP serta disampaikan PCU kepada World Bank untuk mendapat persetujuan

AWP dan PP digunakan sebagai bahan dalam pembahasan DIPA.

Desember

Pembahasan DIPA

Tahun Anggaran Baru

Penerbitan DIPA

Keterangan

Tinjau kembali rencana pengadan yang telah disetujui melalui penelaahan DIPA, bila diperlukan revisi rencana pengadaan, dan sampaikan ke World Bank untuk persetujuan perubahan yang pada rencana pengadaan yang disepakati.

2. Jadwal untuk memperbaharui Procurement Plan Berdasarkan kesiapan untuk melaksanakan kegiatan tahun pertama program, maka PPK perlu mengecek dan memperbaharui Procurement Plan yang disiapkan PIU. Selanjutnya, penyusunan PP dilakukan setiap tahun anggaran atau sesuai kebutuhan selama periode program. Jadwal tentatif untuk menyiapkan PP harus sejalan dengan jadwal penganggaran nasional untuk memastikan agar setiap kegiatan/paket kontrak dan estimasi biaya yang dibutuhkan dapat dialokasikan di DIPA tahun anggaran berikutnya, serta konsisten dengan kode kegiatan dan kode akun keluaran pemerintah. Kekeliruan penganggaran di dalam DIPA, dapat menjadi hambatan dan berpotensi menunda pelaksanaan program. Setiap usulan/perubahan PP harus disampaikan ke World Bank terlebih dahulu

Hal. VI - 14


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa untuk mendapatkan persetujuan, sebelum proses pengadaan dilaksanakan. Jadwal untuk menyusun PP yang telah disesuaikan dengan sistem penganggaran Nasional adalah sebagai berikut: 3. Format Procurement Plan Format PP dan tata cara mengisi format yang digunakan untuk menyiapkan PP adalah sebagai berikut: a. Daftar kegiatan program dan estimasi dana untuk masing-masing komponen/sub-komponen yang telah tercantum di dalam Costab hasil negosiasi atau di Rencana Kerja Tahunan (Annual Work Plan) pada setiap tahun anggaran untuk menentukan paket kontrak, jenis/metoda pengadaan, juga estimasi biaya untuk setiap paket kontrak; b. Proses pengadaan harus disesuaikan dengan urutan kebutuhan pelaksanaan kegiatan sehingga dapat ditetapkan jadwal tentatif pengadaannya; c. Standar Layanan yang disepakati dan kebutuhan waktu untuk memproses setiap tahap pengadaan. d. Prosedur yang ditetapkan untuk setiap jenis /metode pengadaan apakah melalui proses prior review atau post review sesuai dengan ambang batasnya. 4. Persetujuan World Bank terhadap Procurement Plan/PP Dalam penyusunan AWP, PP dan Dokumen Pengadaan barang dan Jasa, PIU akan dibantu oleh Konsultan dan dikonsolidasikan PPK untuk ditetapkan. Setelah PP ditetapkan PPK, PIU akan menyampaikan PP ke World Bank melalui PCU untuk mendapatkan persetujuan atau No Objection Letter/NOL sebelum dilaksanakan proses pengadaan. Apabila terjadi perubahan (amandemen) pada PP yang telah disetujui, maka perubahan tersebut harus mendapatkan persetujuan World Bank sebelum dilaksanakan proses pengadaan.

6.7.

Monitoring Pelaksanaan Proses Pengadaan

Setelah PP mendapatkan persetujuan atau menerima NOL dari World Bank, maka PIU menginformasikan kepada Panitia Pengadaan untuk segera memproses Pengadaan berdasarkan pada PP yang telah disetujui tersebut; dan menyebarluaskan PP di website. Selanjutnya, PIU dibantu oleh Konsultan, dengan menggunakan format PP akan menyiapkan checklist akan memonitor proses pengadaan, sebagai berikut: 1. Melakukan monitoring proses pengadaan secara rutin dengan cara membandingkan rencana dengan kenyataan yang terjadi, dan bila diperlukan melakukan revisi rencana tersebut. 2. Memonitor proses setiap paket kontrak dan kelengkapannya dengan menggunakan checklist pengadaan. Setiap metoda pengadaan memiliki langkah-langkah dan/atau kebutuhan waktu yang berbeda, oleh karena itu setiap hambatan yang ada selama proses bisa berbeda atau memiliki kemiripan; 3. Menyediakan umpan balik secara kontinu untuk mengidentifikasi permasalahan dalam rangka memudahkan penyelesaian program dalam waktu yang tepat. Pemantau pelaksanaan proses pengadaan barang dan jasa dapat berasal dari profesional dan publik untuk menjamin bahwa kegiatan pengadaan barang dan jasa berlangsung secara terbuka dan bertanggung-jawab dalam proses pengadaan barang dan jasa kecuali tahapan evaluasi. Tabel 6.5. Monitoring Proses Pengadaan No 1

Monitoring terhadap Proses Pengadaan Jadwal yang ada di PP secara keseluruhan; termasuk memantau waktu yang dibutuhkan oleh panitia Pengadaan untuk memproses setiap tahap


Kesesuaian Hasil Monitoring terhadap Rencana dan Prosedur pengadaan Apakah dapat dilaksanakan tepat waktu sesuai dengan PP atau adakah kemungkinan terlambat dari Jadwal semula? Apakah PP yang telah disetujui telah dimuat di website

Kemungkinan Tindak Lanjut Bila perlu lakukan revisi Jadwal, dan sampaikan setiap perubahan ke World Bank dan lakukan koordinasi dengan Panitia Pengadaan untuk mengantisipasi keterlambatan

Hal. VI - 15

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa Monitoring terhadap Proses Pengadaan Persiapan TOR dan harga perhitungan sendiri

Kesesuaian Hasil Monitoring terhadap Rencana dan Prosedur pengadaan Apakah sudah disetujui, apakah tugas utama Konsultan dapat disimpulkan

3

GPN, REOI, iklan apakah sudah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan

4

Long list dan Short list (daftar panjang dan daftar pendek) Dokumen RFP dan perubahannya (apabila ada)

Cek nilai kontrak yang sedang diproses, cek GPN, REOI dan iklan sudah dipublikasikan sesuai dengan tugas utama Konsultan dan ketentuan yang ada. Cek apakah REOI/Iklan sudah dimuat di website Cek pendataan dan evaluasi

No 2

5

6

7

8 9

10

Konfirmasi dari Konsultan dalam daftar pendek, apakah akan memasukkan proposal Apakah ada Konsultan yang termasuk dalam daftar pendek mengirimkan pertanyaan untuk mengklarifikasikan dokumen RFP Pemasukan proposal dan pembukaan proposal teknis Evaluasi dan Laporan Evaluasi Seleksi Konsultan

Cek apakah NOL untuk RFP telah diterima; ataukah NOL yang bersyarat, pastikan revisi RFP sudah dilakukan berdasarkan surat NOL World Bank Cek apakah surat konfirmasi sudah diterima Panitia

Cek apakah sudah direspon oleh Panitia Pengadaan, dan diinformasikan ke Konsultan lainnya tanpa menyebutkan nama konsultan yang bertanya

Periksa Berita Acara, cek apakah ada penyimpangan ketentuan yang tercantum di RFP  Cek apakah tata cara evaluasi teknis sudah sesuai dengan RFP dan sudah disepakati sebelum pemasukan proposal  Apakah laporan evaluasi menggunakan standar format World Bank?  Periksa apakah NOL World Bank sudah diterima (prior review) Periksa Berita Acara, apakah sudah sesuai dengan ketentuan dalam RFP.

12

Pembukaan Proposal Biaya didepan publik untuk metode QCBS Evaluasi Biaya, kombinasi skor teknis & biaya; Undangan Negosiasi Proses Negosiasi

13

Proses Kontrak

Periksa dokumen kontrak, cek kelengkapan lampiran yang dipersyaratkan

14

Mempublikasikan proses pengadaan setiap paket kontrak di website Aturan tambahan dalam pelaksanaan pengadaan

Cek melalui World Bank dan website

11

15

6.8.

Cek apakah ada kesalahan perhitungan aritmatika dalam proposal biaya, kesesuaian teknis dengan biaya; undangan negosiasi sudah diterima oleh konsultan Periksa Berita Acara, cek harga satuan tidak berubah

PIU Bappenas/Satker dalam hal ini melakukan kontrol internal dengan dibantu konsultan pengadaan memastikan aturan tambahan dalam pelaksanaan pengadaan dilaksanakan sesuai ketentuan

Kemungkinan Tindak Lanjut Bila perlu sepakati terlebih dahulu Tugas Utama Konsultan Bila perlu minta Panitia Pengadaan lakukan pengulangan iklan, tetapi harus ada pemberitahuan kepada Konsultan yang telah menyatakan minat Bila perlu lakukan klarifikasi kepada Konsultan yang menyatakan minat Pastikan RFP dan daftar pendek telah disetujui World Bank, sebelum dikirimkan kepada Konsultan yang tercantum di daftar pendek Bila perlu kirim surat untuk menanyakan kepada Konsultan yang bersangkutan Pastikan apakah Konsultan yang bersangkutan dan konsultan lainnya dalam daftar pendek sudah menerima; periksa email dan fax secara rutin selama proses pengadaan berlangsung. Pastikan bahwa penyimpangan yang terjadi tidak membatalkan proposal tersebut. Bila perlu dilakukan evaluasi ulang dengan tata cara yang telah disepakati sebelumnya.

Patikan bahwa tidak ada penyimpangan yang dapat membatalkan proposal biaya tersebut. Bila perlu dilakukan evaluasi ulang; Pastikan melalui telepon/fax apakah Konsultan dimaksud sudah menerima surat undangan Bila perlu lakukan negosiasi ulang dengan prosedur sesuai ketentuan Bila perlu konsultan diminta untuk melengkapi. Bila perlu lakukan publikasi ulang melalui website UNDB, dgMarket & website resmi Bappenas dan Kemenkeu Bila perlu segera unit pengadaan/penanggung jawab pengadaan memuat ketentuan tentang proses pengadaan di UNDB online/dgMarket/ website resmi Bappenas dan Kemenkeu

Seleksi Konsultan

6.8.1. Prosedur Seleksi Konsultan Proses seleksi pengadaan konsultan dapat dilaksanakan setelah hal-hal dipenuhi meliputi: (1). Tim Pengadaan telah menerima persetujuan/NOL dari World Bank untuk PP termasuk revisinya; (2). Susunan Panitia Pengadaan sudah terbentuk dengan SK KPA dan semua anggota harus mempunyai kualifikasi minimum yang telah dipersyaratkan dan (3). Penguatan kapasitas untuk tim pengadaan telah dilaksanakan. Metoda seleksi konsultan yang dapat digunakan untuk PIU sebagaimana penjelasan di Tabel 6.2; yaitu: (1). Quality and Cost-Based Selection/QCBS; (2). Least Cost Selection; (3). Selection Based on the Consultants’ Qualification/CQS; (4). Quality Based Selevtion; Selection (5). Selection under a Fixed Budget; (6). Single Source Selection; (7). Delivery Cost Selection; dan (8). Selection of Individual Consultants. Langkah langkah yang harus dilakukan untuk setiap metode seleksi diatas dapat dilihat Hal. VI - 16


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa penjelasan berikut ini. Sedangkan pedoman dalam menyiapkan dokumen seperti TOR, REOI, RFP, pemasukan dan evaluasi proposal dan pengumuman pemenang akan dijelaskan pada bab ini.

6.8.2. Metode Seleksi Konsultan 6.8.2.1. Metode Quality and Cost Based Selection (QCBS) QCBS merupakan sistem seleksi melalui proses kompetisi diantara konsultan yang telah masuk dalam daftar pendek (shortlist). Dalam sistem seleksi ini, penentuan konsultan yang dipilih berdasarkan aspek kualitas (proposal teknis) dan biaya yang diajukan, setelah proposal teknis konsultan memenuhi persyaratan. Sistem ini dipakai untuk nilai kontrak diatas US$200,000. Tahapan seleksi, petugas yang bertanggungjawab dan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tahap dalam proses seleksi konsultan dengan metoda QCBS dijelaskan dalam Tabel 6.6 yang wajib digunakan oleh Panitia Pengadaan dalam melaksanakan proses seleksi dengan metode QCBS. Tabel 6.6 . Tahapan Seleksi Konsultan dengan Metode QCBS No 1.

2.

3. 4.

5. 6.

7.

8.

9

10.

11.

12.

Maks. Waktu Pengesahan/persetujuan Pelaksanaan (hari Keterangan kerja) Penyusunan TOR, HPS dan draft PIU Bappenas Commitment Maker 12 Penyusunan TOR harus iklan/REOI; pengiriman surat (Pejabat Pembuat mengacu pada deskripsi permintaan NOL untuk TOR, OE Komitmen - PPK) program yang terdapat & draft Iklan/REOI pada PAD dan hal lain yang berhubungan dengan pelaksanaan pengadaan. Penerbitan NOL untuk TOR dan Pejabat Pembuat World Bank 10 Apabila dokumen yang HPS Komitmen (PPK) dikirimkan sudah sesuai dengan ketentuan Penyusunan draft RFP PIU Bappenas & Panitia (PPK) 7 Pengadaan Pemasangan REOI di UNDB/ dg Pejabat Pembuat World Bank 3 Bila terjadi perbedaan Market. Pemasangan REOI dan Komitmen (PPK) jadwal antara UNDB/ dg permintaan NOL TOR dapat Market dan Surat kabar dilaksanakan paralel dengan maka yang dipakai adalah penyerahan RFP (disertai TOR) tanggal yang paling akhir kepada Bank Dunia. Pemasangan Iklan pada surat PIU Bappenas Panitia Pengadaan 3 kabar Nasional Pemasukan Surat pernyataan Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan Minimal 14 berminat mengikuti seleksi (Expression of Interest) Evaluasi terhadap daftar panjang Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan 14 Konsultan yang terdaftar (longlist) dan penyusunan daftar berdasarkan hasil GPN pendek (shortlist) dapat diikutsertakan. Gunakan standar format evaluasi daftar pendek Pengiriman surat permintaan Panitia Pengadaan & PIU Pejabat Pembuat 2 Dapat dikirimkan NOL ke World Bank perihal Bappenas Komitmen (PPK) bersamaan dengan RFP usulan shortlist konsultan dan atau terpisah RFP. Penerbitan NOL World Bank atas Pejabat Pembuat World Bank 10 Proses penyusunan RFP dan shortlist Konsultan Komitmen (PPK) shortlist harus dilakukan sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam advertensi Pengiriman Surat Undangan Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan 5 Harus dikirim secara (LOI) dan RFP kepada konsultan bersamaan. yang masuk dalam Shortlist Rapat penjelasan pekerjaan/pre- Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan 1 Tergantung pada bid conference ketentuan didalam Data Sheet di RFP Penyiapan Proposal Konsultan Konsultan Minimal 4 minggu Min 4 minggu untuk STP (proposal teknis yg sederhana) dan 6 minggu untuk FTP (proposal teknis Tahapan seleksi


Penanggung Jawab

Hal. VI - 17

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa No

13.

Tahapan seleksi

Penanggung Jawab

Maks. Waktu Pengesahan/persetujuan Pelaksanaan (hari kerja)

Batas akhir pemasukan Proposal Panitia Pengadaan dan Pembukaan Proposal Teknis (Teknis dan biaya dalam amplop yang terpisah) dan pembukaan proposal Teknis secara publik Evaluasi Proposal Teknis Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan, wakil Konsultan,

1

Panitia Pengadaan

14

Penyampaian Surat hasil evaluasi Panitia Pengadaan Proposal Teknis ke World Bank untuk mendapatkan NOL NOL World Bank atas Evaluasi Procuring Unit / PPK Teknis

PPK

2

World Bank

10

Penyampaian undangan Pembukaan proposal biaya, berikut pemberitahuan Konsultan yang lulus teknis dan tidak Pembukaan proposal biaya, proposal biaya yang dibuka adalah proposal dari konsultan yang telah lolos nilai minimum; dan membuat berita acara pembukaan proposal biaya tersebut

Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan

10

Panitia Pengadaan

Panitia Penga-daan, wakil Konsultan.

1

19.

Mengirimkan berita acara pembukaan proposal biaya tersebut ke World Bank dan konsultan yang telah memasukkan proposal.

Panitia Pengadaan

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

2

20.

Evaluasi Proposal Biaya & Panitia Pengadaan penggabungan nilai untuk menentukan peringkat Konsultan

Panitia Pengadaan

7

21.

Pengiriman Lap. Evaluasi (final) Panitia Pengadaan kepada World Bank sebagai informasi Mengirim undangan negosiasi Panitia Pengadaan kepada urutan pertama terpilih


3

Panitia Pengadaan

10

23

Negosiasi dan penyiapan draft kontrak

Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan

10

24.

Penyampaian draft kontrak untuk mendapatkan NOL dan Berita Acara hasil negosiasi ke World Bank

Panitia Pengadaan


2

25.

Penerbitan NOL World Bank atas PPK

World Bank

10

14.

15.

16.

17.

18.

22.

Hal. VI - 18

Keterangan yang lengkap) Berita Acara penerimaan proposal dan pembukaan proposal teknis disampaikan ke World Bank Evaluasi dapat dilakukan setelah terlebih dahulu menyepakati tata cara evaluasi yang sesuai dengan RFP dan gunakan standar format evaluasi Gunakan standar format evaluasi Apabila dokumen yang dikirimkan sudah sesuai dengan ketentuan Undangan hanya dikirimkan kepada konsultan yang lulus ambang batas yang ditentukan dalam RFP Proposal biaya dari konsultan yang tidak memenuhi syarat minimum kualifikasi, dikembalikan dalam keadaan tertutup setelah penandatanganan kontrak Berita acara harus ditandatangani oleh wakilwakil dari seluruh konsultan yang hadir dan pengiriman dilakukan juga melalui email Evaluasi proposal biaya dilakukan atas dasar kesesuaian dengan proposal teknis. Nilai nominal yang dipergunakan adalah setelah hasil perhitungan aritnatik. Gunakan standar format evaluasi biaya Gunakan standar format evaluasi Siapkan bahan negosiasi dan surat undangan negosiasi untuk urutan berikutnya Negosiasi dilakukan dengan tidak merubah harga satuan, draft kontrak dibuat sesuai dengan yang ada dalam RFP Draft kontrak yang dikirimkan ke World Bank harus sudah lengkap tetapi belum ditandatangani. Berita acara hasil negosiasi harus ditandatangani oleh seluruh panitia dan wakil dari konsultan Apabila dokumen yang


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa No

Tahapan seleksi

Penanggung Jawab

Maks. Waktu Pengesahan/persetujuan Pelaksanaan (hari kerja)

draft kontrak

dikirimkan sudah sesuai dengan ketentuan

26.

Pengumuman Pemenang

Panitia Pengadaan

PPK

2

27.

Penyiapan dan Penandatanganan Kontrak Publikasi dari pemenang kontrak pada UNDB online & dg Market, dan website Serah terima dokumen teknis dan biaya dari Panitia Pengadaan kepada PIU Bappenas /PPK

Panitia Pengadaan

PPK & Konsultan

3


World Bank

3

Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan & PPK

3

28.

29.

Keterangan

Dilakukan melalui website UNDB, dgMarket dan Bappenas PIU Bappenas akan mempublikasikan pemenang pada UNDB online dan dgMarket. Selain itu dalam publikasi tersebut juga akan dipublikasikan pula nilai, durasi dan ruang lingkup pekerjaan dari kontrak. Publikasi ini disajikan dengan ringkas dalam bentuk tabel yang akan diperbaharui setiap 3 bulan.

Catatan : 

Pada poin No: 28; Setelah pengumuman pemenang, PIU harus mempublikasikan di UNDB online dgMarket, serta website resmi mengenai informasi berikut: (1) Nama seluruh konsultan yang menyerahkan proposal; (2) aspek teknis yang diminta kepada setiap konsultan; (3) evaluasi harga dari setiap konsultan; (4) Peringkat konsultan; (5) Nama pemenang beserta harga, durasi dan ringkasan ruang lingkup pekerjaan. Informasi yang sama harus dikirimkan kepada seluruh konsultan yang memasukkan proposal.



Sebagai tambahan dari pengumuman pemenang, PIU dapat menyatakan bahwa bila ada konsultan yang ingin mengetahui mengapa proposal lainnya tidak dipilih, harus mengirimkan permintaan penjelasan dari PIU. Kemudian setelah diterima permintaan tersebut, PIU secepatnya akan memberikan penjelasan yang terkait dengan hal tersebut baik dalam bentuk tulisan dan atau pertemuan. Biaya untuk menghadiri pertemuan tersebut merupakan beban dari konsultan sendiri.

6.8.2.2. Metode Least Cost Selection Metode ini digunakan untuk jenis pekerjaan yang sudah ada dan tidak kompleks. Metode pengadaan mengunakan dua amplop dengan evaluasi teknis yang terbaik dengan biaya yang terendah. 6.8.2.3. Metode Selection Based on the Consultants’ Qualification (CQS) Metode ini digunakan untuk pekerjaan yang nilai kontraknya relatif kecil (< US$ 200,000) dimana bila menggunakan proses kompetisi melalui penyiapan dan evaluasi proposal tidak effisien. Tahapan seleksi, petugas yang bertanggung jawab dan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tahap dalam proses seleksi konsultan dengan metoda CQS dijelaskan dalam Tabel 6.7 yang wajib digunakan oleh Panitia Pengadaan dalam melaksanakan proses seleksi dengan metode CQS. Tabel 6.7. Tahapan Pelaksanaan Seleksi Konsultan Metode CQS No

Tahapan Seleksi

1 Penyusunan TOR, HPS & draft iklan dan pemasukan surat permintaan NOL ke World Bank untuk TOR, HPS dan draft iklan. 2 Penerbitan NOL untuk TOR, HPS, & draft iklan 3 Penyusunan draft RFP. Pemasangan REOI dan permintaan NOL TOR dapat dilaksanakan paralel dengan penyerahan RFP (disertai TOR) kepada Bank Dunia. 4 Pemasangan iklan di Surat Kabar Nasional 5 Pemasukan surat minat dari konsultan (Expression of Interest)


Maks.Waktu Penanggung Pengesahan/persetujuan Pelaksanaan (hari Keterangan jawab kerja) PIU PPK 12 Penyusunan TOR harus mengacu pada deskripsi program dalam PAD dan hal-hal lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan pengadaan yang dibutuhkan. PPK

World Bank

7-10

Panitia PPK Pengadaan

7

Panitia Panitia Pengadaan Pengadaan Panitia Panitia Pengadaan Pengadaan

3

Apabila dokumen yang dikirimkan sudah sesuai dengan ketentuan

Surat kabar nasional

Minimal 14

Hal. VI - 19

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa No 6

7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18

19

Maks.Waktu Penanggung Pengesahan/persetujuan Pelaksanaan (hari Keterangan jawab kerja) Evaluasi daftar panjang menjadi daftar Panitia Panitia Pengadaan 14 untuk nilai kontrak < US$ 100,000; pendek (Shortlist) dan peringkat Pengadaan langsung ke butir 9. Gunakan standar konsultan format avaluasi daftar pendek Surat permintaan NOL atas hasil shortlist Panitia PPK 2 Untuk nilai kontrak diatas ambang batas > dan peringkat konsultan dan RFP Pengadaan US$ 100,000  prior review: maka peringkat dan daftar pendek (shortlist) dapat diajukan NOL World Bank atas peringkat shortlist PPK World Bank 10 bersama-sama dengan RFP atau terpisah. and RFP Konsultan Pengiriman LOI dan RFP kepada konsultan Panitia Panitia Pengadaan 4 Harus dikirim secara bersamaan, pengiriman peringkat pertama. Pengadaan dapat melalui email Penyiapan Proposal Konsultan Konsultan 4 minggu Atau kesepakatan Konsultan dan Panitia Penyampaian Proposal Teknis dan biaya Konsultan Panitia Pengadaan 1 Dibuatkan tanda terima proposal yang ditandatangani oleh konsultan Evaluasi Proposal Teknis dan biaya Panitia Panitia Pengadaan 7 Gunakan standar format evaluasi Pengadaan Negosiasi dan penyusunan draft kontrak Panitia Panitia Pengadaan 10 Negosiasi dilakukan dengan tidak merubah Pengadaan harga satuan, draft kontrak dibuat sesuai dengan yang ada dalam RFP Surat Permintaan NOL hasil negosiasi dan Panitia PPK 1 Untuk proses melalui Prior Review draft kontrak Pengadaan NOL World Bank atas hasil negosiasi dan PPK World Bank 10 draft kontrak Pengumuman Pemenang Panitia PPK 1 PIU Bappenas akan mempublikasikan Pengadaan pemenang pada UNDB online dan dgMarket dan webite resmi Bappenas/Kemenkeu. Persiapan dan penandatanganan Panitia PPK & Konsultan 3 Selain itu dalam publikasi tersebut juga Kontrak Pengadaan akan dipublikasikan pula nilai, durasi dan Publikasi dari pemenang kontrak pada PPK World Bank 3 ruang lingkup pekerjaan dari kontrak. UNDB online & dg Market, dan website Publikasi ini disajikan dengan ringkas dalam resmi Bappenas dan Kemenkeu bentuk tabel yang akan diperbaharui setiap Serah terima dokumen teknis dan biaya Panitia Panitia Pengadaan & PPK 3 3 bulan. dari Panitia Pengadaan kepada PIU Pengadaan Bappenas/PPK Tahapan Seleksi

6.8.2.4. Metode Quality Based Selection Merupakan sistem seleksi melalui proses kompetisi diantara konsultan yang telah masuk dalam daftar pendek (shortlist). Dalam sistem seleksi ini, penentuan konsultan yang dipilih berdasarkan aspek kualitas (proposal teknis) yang diajukan, setelah proposal teknis konsultan memenuhi persyaratan. Sistem ini dipakai untuk nilai kontrak di bawah US$200,000. 6.8.2.5. Metode Selection under a fixed budget Metode ini digunakan untuk tugas sederhana yang dapat didefinisikan dengan anggaran tetap. Nilai kontrak yang tercantum pada RFP harus mengacu pada anggaran yang tersedia dan mendapatkan calon Konsultan terbaik yang terpilih. 6.8.2.6. Metode Single Source Selection Metode ini merupakan metoda Penunjukan Langsung yang dilaksanakan untuk paket pekerjaan konsultan yang mempunyai nilai HPS lebih kecil dari US$ 100.000. Penggunaan metoda ini harus mendapat persetujuan World Bank lebih dahulu. Metoda ini dapat digunakan pada penugasan universitas/lembaga riset/konsultan untuk pekerjaan studi. Dalam metoda ini, yang dinilai adalah kualifikasi dan pengalaman perusahaan. Metoda ini dapat dilaksanakan pada kondisi mencakup: (1).Penugasan ini merupakan satu rangkaian dengan pekerjaan/jasa konsultan yang telah dilaksanakan oleh penyedia jasa; (2). Pekerjaan studi dalam waktu singkat yang dibutuhkan dalam rangka penanggulangan bencana alam; dan (3). Apabila keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanakan studi terdapat pada universitas/lembaga riset/konsultan yang dipilih. Panitia seleksi menyusun TOR (bahasa Indonesia) dan dikirim ke World Bank untuk mendapatkan persetujuan. Setelah TOR disetujui oleh World Bank, panitia seleksi meminta pernyataan berminat (expressions of interest) dan informasi tentang pengalaman dan kompetensi beberapa konsultan/ universitas yang relevan dengan pekerjaan yang dimaksud, kemudian menetapkan Daftar Pendek Hal. VI - 20


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa dan memilih perusahaan dengan kualifikasi dan referensi yang paling sesuai. Universitas/lembaga riset/konsultan yang terpilih diminta untuk mengajukan gabungan proposal teknis-biaya dan kemudian diundang untuk melakukan negosiasi kontrak. 6.8.2.7. Metode Selection of Service Delivery Contractor Metode ini digunakan untuk kondisi; (1). Kegiatan atau pekerjaan yang merupakan lanjutan dari pekerjaan sebelumnya dimana Konsultan tersebut merupakan Konsultan terpilih dari pekerjaan sebelumnya setelah melalui proses seleksi yang kompetitif; (2). Periode kegiatan atau penugasan berdasarkan per kali datang. 6.8.2.8. Metode Selection of Individual consultant (IC) Seleksi dengan menggunakan metoda “Individual Consultan”n di digunakan bila penugasan Konsultan tersebut: (1). Penugasan tersebut tidak memerlukan kerja tim; (2). Tidak memerlukan dukungan perusahaan ataupun Konsultan lainnya dalam melaksanakan tugasnya; (3). Pengalaman dan kualifikasi dari Konsultan Individu tersebut merupakan prasyarat mutlak. Tahapan seleksi konsultan individu dijelaskan pada Tabel 6.9 dan secara singkat dapat dijelaskan sebagai berikut; ((1). Iklan tidak dibutuhkan dan Konsultan tidak perlu memasukkan proposal dan (2). Konsultan yang dipertimbangkan untuk mengikuti kualifikasi harus memenuhi syarat minimum kualifikasi. Kemampuan dinilai dari latar belakang pendidikan, pengalaman dan pengetahuan tentang kondisi daerah seperti kemampuan berbahasa daerah setempat, budaya, sistem administratif daerah dan struktur pemerintah. Tabel 6.8. Tahapan Seleksi Konsultan Individu No

Tahapan Seleksi

Penanggung-jawab

Pengesahan/ persetujuan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Maks. Waktu Keterangan Pelaksanaan (hari kerja) 12 Penyusunan TOR harus mengacu pada deskripsi program yang terdapat pada PAD dan hal-hal lainnya yang terkait dengan pelaksanaan pengadaan. 7 Apabila dokumen yang dikirimkan sudah sesuai dengan ketentuan 7 Minimal 3 CV/calon Idv.Cons

1

Penyusunan TOR, dan HPS; dan pengiriman TOR & HPS kepada World Bank

PIU Bappenas

2.

Technical Comment Bank Dunia terhadap TOR dan HPS Mengirimkan surat penawaran dan permintaan CV kepada calon konsultan yang memiliki potensi Mereview CV Calon Konsultan Individu, dan menyeleksi Konsultan dengan kemampuan terbaik. Klarifikasi lingkup kegiatan dan draft kontrak dengan konsultan individu yang terpilih

PPK

World Bank

Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan


5

Review dilakukan dengan membandingkan CV calon konsultan disesuaikan dengan TOR

Panitia Pengadaan & PIU Bappenas

Panitia Pengadaan/ Konsultan

3

Penyiapan dan Penandatanganan Kontrak

Panitia Pengadaan & PIU Bappenas

PPK

3

Nilai kontrak untuk indvidu nasional hanya mencakup remunerasi saja, untuk internasional ditambah biaya mobilisasi &demobilisasi dari negara asal Draft kontrak dibuat dengan mempergunakan standar World Bank

3.

4

5

6


Hal. VI - 21

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa 6.8.3. Penyiapan Dokumen untuk Seleksi Konsultan Dokumen yang harus dipersiapkan untuk seleksi konsultan sebagaimana penjelasan pada Tabel 6.6 sampai dengan Tabel 6.9 yaitu : (1). TOR/Terms of References atau Kerangka Acuan Kerja dan Harga Perhitungan Sendiri/HPS/OE; (2). Iklan – REO/Request Expression of Interest ; (3). Evaluasi daftar panjang Konsultan untuk mendapatkan daftar pendek dari konsultan; (4). RFP/Request for Proposal; (5). Pemasukan dan Evaluasi proposal Konsultan; (6). Pengumuman Pemenang kontrak. 6.8.3.1. Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Terms of Reference (TOR) dan Harga Perhitungan Sendiri (HPS) 1. Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Terms of Reference (TOR) KAK/TOR adalah acuan kerja konsultan tentang pelayanan jasa yang diminta, pada umumnya terdiri dari tujuan penugasan, lingkup kerja/layanan dan waktu, kegiatan/tugas yang harus dijalankan, tanggung jawab dari masing-masing perwakilan pelaksana/Executing Agencies seperti layanan dan fasilitas yang akan diberikan dan hasil yang diharapkan/diberikan dari penugasan. Kejelasan dan kelengkapan KAK/TOR sangat penting untuk pemahaman terhadap penugasan dan pelaksanaan yang tepat. Tabel 6.9. Petunjuk untuk menyusun KAK/TOR No

Perihal

1

Siapa yang harus mempersiapkan TOR

2

Hubungan antara TOR dengan kemungkinan pertentangan kepentingan

3

Susunan/ bagan dari TOR

4

Latar belakang program

Hal. VI - 22

Penjelasan  Disiapkan oleh perwakilan pelaksana dengan memanfaatkan keahlian dari staf yang ada di Pusbindiklatren Bappenas/Pusdiklat PSDM Kemenkeu dan Kelembagaan atau konsultan;  Staf/konsultan yang menyusun TOR harus ahli dalam pelayanan jasa seperti yang dimaksud dalam TOR, untuk meyakinkan bahwa penjelasan tentang tujuan dan lingkup kerja dari penugasan realistis dan informasi lain yang diberikan memadai Pusbindiklatren Bappenas/Pusdiklat PSDM Kemenkeu harus hati-hati dalam mempertimbangkan apakah penugasan tersebut akan menimbulkan pertentangan kepentingan:  Jangan meminta konsultan untuk penugasan ini menyiapkan TOR apabila konsultan tersebut akan diikutsertakan dalam penyusunan daftar pendek  Konsultan yang sudah terlibat pada tahap awal, tidak boleh bertugas sebagai tenaga ahli pada tahap berikutnya  Konsultan yang membuat kondisi untuk memperpanjang atau langsung terkait dengan penugasan tidak akan diterima oleh pemberi tugas/ Pusbindiklatren Bappenas/Pusdiklat PSDM Kemenkeu. TOR terdiri dari bagian-bagian:  Latar belakang program  Institusi dan struktur organisasi/ pekerjaan  Tujuan dari penugasan/ kegiatan utama  Masukan yang diharapkan dari konsultan  Lingkup pekerjaan dan program peningkatan kemampuan (kalau ada)  Kualifikasi dari konsultan  Keluaran/produk yang harus dihasilkan  Daftar laporan, waktu penyampaian dan waktu pelaksanaan kerja  Data, pelayanan di PIU/PA, tenaga dan fasilitas yang disediakan oleh Pusbindiklatren Bappenas/Pusdiklat PSDM Kemenkeu Latar belakang merupakan ringkasan dari hal-hal yang diutamakan dalam program dan bersifat umum. Penjelasan harus mencakup:  Nama dari pemberi tugas  Sumber pendanaan untuk penugasan dimaksud

Keterangan Konsultan yang menyusun TOR penugasan tidak dapat dipekerjakan untuk penugasan dimaksud karena dapat menimbulkan pertentangan kepentingan

World Bank akan menelaah TOR yang disampaikan oleh Ditbinsuskel sebagai bagian dari RFP dan apabila sudah sesuai akan diterbitkan NOL. Konsultan yang dipekerjakan oleh World Bank atau Pusbindiklatren Bappenas/Pusdiklat PSDM Kemenkeu untuk mempersiapkan TOR tidak dapat mengajukan diri sebagai konsultan untuk penugasan dimaksud.  Personil yang membuat TOR harus mengacu kepada PAD/Project Appraisal Document  Susunan/ penjelasan dari TOR dapat berubah disesuaikan keadaan/ kondisi dari penugasan  TOR merupakan dasar untuk mempersiapkan iklan

Lihat penjelasan pada PAD tentang latar belakang program dan kebutuhan konsultan dalam program.



5

Perihal

Institusi dan organisasi/struktur pekerjaan

6

Tujuan dari penugasan/ kegiatan-kegiatan utama

7

Masukan dari konsultan

8

Lingkup Pekerjaan

9

Kualifikasi konsultan

10

Hasil/ keluaran Deliverables/ output

11

Pelaporan Reporting

12

Fasilitas yang akan diberikan/disiapkan oleh pemberi tugas

Penjelasan  Hal-hal yang mendasari munculnya program dimaksud  Daftar studi/ penelitian yang berhubungan dengan penugasan serta data dasarnya  Kebutuhan konsultan dalam program dan isu-isu yang dapat diatasi terkait kagiatan program  Indikator kinerja utama terkait dengan kegiatan harus dipenuhi oleh konsultan  Lokasi program. TOR harus menjelaskan tentang susunan institusi dan organisasi yang melingkupi penugasan dan memperlihatkan aturan dan tanggungjawab dari semua yang terlibat dalam program, ketentuan masing-masing pihak, waktu dan hubungan dalam keikutsertaaanya. TOR juga harus menjelaskan hirarki dan tingkat kewenangan dari pihak-pihak Pusbindiklatren Bappenas/Pusdiklat PSDM Kemenkeu yang akan berhungan dengan tim konsultan. TOR harus secara tepat menjelaskan tujuan dan hasil yang diharapkan dari penugasan. Yang dimaksudkan adalah tugas utama/kegiatan yang dibutuhkan sebagai masukan dari program terkait dengan penjelasan program pada PAD.

TOR harus menjelaskan jenis masukan yang harus diberikan oleh konsultan dalam pelaksanaan penugasan sebagaimana yang diminta, seperti tenaga ahli yang dibutuhkan, jumlah orang-bulan/OB dan tenaga pendukung/ fasilitas yang dibutuhkan. Hal tersebut diharapkan dapat memberikan hasil yang baik selama periode kontrak sebagai bentuk penyelesaian penugasan. Lingkup pekerjaan harus diuraikan secara jelas karena terkait dengan tujuan penugasan, yang mungkin dapat dipisahkan dari tugas umum team konsultan dan menjadi tugas rinci dari masing-masing tenaga ahli. TOR harus menetapkan kualifikasi dari perusahaan serta kebutuhan tenaga ahli sesuai dengan lingkup penugasan, seperti tahun pengalaman, penugasan khusus/ pekerjaan yang berhubungan dengan tugas utama/ tujuan, latar belakang pendidikan dan hal lain yang diperlukan. Keluaran/ hasil dari penugasan harus dijelaskan secara seksama, seperti waktu pengiriman untuk setiap keluaran yang diharapkan. TOR harus menjelaskan laporan yang diminta selama periode kontrak, jadwal pengiriman dan isi secara umum dari setiap laporan.

Data dan/atau staf pendamping dan/atau fasilitas harus dijelaskan secara jelas dan disetujui oleh pemberi tugas.

Keterangan

Struktur pekerjaan harus sesuai dengan ‘Organisasi Prooyek SPIRIT’ pada bab III.

Kegiatan-kegiatan utama dalam TOR akan dipergunakan sebagai dasar dalam evaluasi pengalaman konsultan yang terdaftar dalam daftar panjang untuk menjadi daftar pendek konsultan. Kejelasan dari TOR (lingkup pekerjaan dan masukan dari konsultan) dan HPS/ Harga Perhitungan Sendiri dapat dipergunakan sebagai dasar dalam menentukan metoda seleksi konsultan, dan untuk memersiapkan lembar data. Format keuangan, dan kondisi khusus dari kontrak/SCC (Special Condition of Contract) dalam RFP. Kualifikasi perusahaan terutama akan dipergunakan untuk evaluasi seleksi daftar panjang konsultan menjadi daftar pendek. Keluaran ini akan dipergunakan untuk memonitor kinerja dan pembayaran konsultan. Dalam TOR, bagian ini akan menjadi dasar untuk mempersiapkan Jenis laporan yang harus disampaikan dalam kontrak. Dalam TOR, bagian ini akan menjadi dasar dalam mempersiapkan lembar data/ data sheet dalam RFP.

2. Perhitungan Sendiri Perhitungan Sendiri untuk penugasan konsultan seperti yang dijelaskan dalam tabel 6.11 tergantung kepada TOR dari konsultan (biasanya berdasarkan dari masukan konsultan, lingkup pekerjaan, jenis laporan yang harus disampaikan dan fasilitas yang akan disediakan oleh pemberi tugas). HPS harus dihitung untuk selama masa kontrak, dan dipergunakan dalam mempersiapkan rencana pengadaan/PP untuk menentukan apakah masuk dalam ‘Post Review’ atau ‘Prior Review’, dan juga untuk menentukan apakah daftar pendek bisa hanya terdiri dari konsultan nasional atau tidak.


Hal. VI - 23

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa Tabel 6.10. Petunjuk menghitung HPS No

Perihal

1

Upah/ gaji Remuneration

2

Biaya yang diganti

3

Jumlah biaya

Penjelasan Dihitung berdasarkan: tenaga ahli yang ditugaskan, lamanya penugasan setiap tenaga ahli dan tenaga pendukung, perhitungan harga satuan. Seluruh kebutuhan biaya yang diganti selama pelayanan jasa harus secara terinci sesuai dengan TOR dan dijelaskan frekuensi untuk setiap kegiatan, durasi waktu, jumlah dari setiap peralatan, jumlah salinan/ satuan, dan perhitungan harga satuan. Jumlah ‘upah/gaji’ dan ‘biaya yang diganti’ merupakan biaya perkiraan dari seluruh nilai kontrak.

Keterangan  

Pemberi tugas harus mempergunakan format standard keuangan dalam RFP Jumlah/total biaya akan dipergunakan sebagai dasar dalam menentukan ‘Post/ Prior Review’; dan juga untuk menentukan apakah daftar pendek bisa hanya terdiri dari konsultan nasional atau tidak

6.8.3.2. Iklan Request Expression Of Interest Tujuan utama dari Iklan adalah untuk menginformasikan kepada para konsultan tentang adanya lowongan pekerjaan pemberian jasa konsultansi dalam program yang dibiayai oleh World Bank. Iklan tersebut juga mempromosikan tentang transparansi dan keadilan. 1. Informasi Pengadaan dari program yang dibiayai oleh World Bank dibuat dalam bentuk General Procurement Notice (GPN) untuk segala jenis pengadaan termasuk daftar tugas pokok yang diinginkan yang harus dimasukkan dalam website UNDB, dgMarket online dan www.pusbindiklatren.bappenas.go.id setelah negosiasi program. 2. Mengiklankan REOI untuk mendapatkan perusahaan konsultan untuk setiap paket kontrak di Surat Kabar Nasional dan dalam www.infokursus.net. 3. Mengiklankan REOI di UNDB dan dgMarket untuk kontrak jasa konsultansi yang bernilai lebih dari US$200,000. 4. Untuk Penugasan yang sangat besar, penawaran EOI dapat juga dikirimkan kepada asosiasi konsultan dan profesional atau konsultan yang memiliki reputasi yang dikenal oleh PIU Bappenas 5. PIU Bappenas harus mengirimkan salinan (copy) REOI kepada para konsultan yang sebelumnya telah memberikan respon dari GPN. REOI harus meminta informasi yang memadai dan menekankan bahwa informasi yang dikirimkan harus seringkas mungkin sehingga panitia pengadaan dapat mengevaluasi kemampuan dan persyaratan untuk melakukan pekerjaan. Informasi yang diberikan berisi tentang: 1. Tugas/Kegiatan pokok dari konsultan yang mengacu pada TOR 2. Konsultan harus menunjukkan apakah mereka akan mengambil pekerjaan ini sendiri atau bekerja sama dengan konsultan lainnya dalam bentuk Joint Venture atau Sub Consultancy. Bila memilih dalam bentuk kerja sama maka mereka harus memasukkan bukti pejanjian kerja sama yang menunjukkan tipe kerja sama tersebut apakah Joint Venture atau Sub Consultancy. 3. Bisnis utama dan berapa lama berkecimpung dalam bisnis tersebut. 4. Kualifikasi perusahaan tersebut dalam pekerjaan yang diminta 5. Struktur organisasi perusahaan 6. Kualifikasi umum dan jumlah tenaga ahli yang dimiliki 7. Data Turn over perusahaan dalam kurun waktu 3 tahun terakhir yang telah diaudit oleh akuntan publik. Kurang dari 14 hari setelah dimuat/ditayangkan pada UNDB online, perusahaan konsultan harus mengirimkan pernyataan berminat (Expression of Interest) sebelum penyusunan daftar pendek. Bila terdapat ketidaksesuaian tanggal antara yang ditampilkan pada website UNDB/dgMarket online dan surat kabar nasional maka tanggal yang paling terakhir yang digunakan. Evaluasi kualifikasi terhadap perusahaan konsultan untuk tugas yang diberikan

Hal. VI - 24


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa 6.8.3.3. Penyusunan daftar pendek (Short List) PIU Bappenas bersama dengan Panitia Pengadaan meninjau ulang kualifikasi konsultan yang memasukkan EOI dan menempatkan konsultan yang memiliki kualifikasi terbaik untuk tugas yang diberikan di tempat teratas. Langkah dalam menyusun daftar pendek konsultan dijelaskan pada tabel berikut ini. Tabel 6.11. Langkah-Langkah Menyusun Daftar Pendek No

Tahapan

Penjelasan

1.

Cek apakah REOI telah diiklankan dengan benar

Informasi/Iklan dari seleksi konsultan harus diterbitkan dalam GPN dan diiklankan di Surat kabar Nasional, UNDB dan dgMarket online untuk kontrak Konsultan bernilai > USD$ 200,000

2.

Pendaftaran dari konsultan yang berminat dan klarifikasi data

3

Perusahaan konsultan yang lolos kualifikasi dimasukkan ke dalam daftar pendek

Seluruh konsultan memasukkan EOI harus dicatat dalam daftar yang disebut daftar panjang, bila terdapat tambahan informasi terkait dengan kualifikasi mereka dapat disampaikan ke panitia pengadaan secara tertulis Daftar pendek yang diajukan harus sesuai dengan persyaratan berikut ini: (i) terdiri dari 6 (enam) perusahaan; (ii) perusahaan yang masuk daftar pendek, mampu dan memenuhi persyaratan untuk melaksanakan pekerjaan; (iii) Maksimal 2 perusahaan berasal dari negara yang sama; (iv) Minimal 1 perusahaan dari negara berkembang, kecuali perusahaan yang lolos kualifikasi tidak terdapat perusahaan dari negara berkembang

4

Mengevaluasi daftar panjang dengan memperhatikan:  Bekerja sama atau tidak  Berasal dari negara mana  Persyaratan  Kualifikasi perusahaan berdasarkan pengalaman terdahulu  Jumlah karyawan  Turn-over (Catatan: Seluruh perusahaan yang tergabung dalam Joint Venture masing-masing harus dievaluasi sedangkan pada Sub-konsultan hanya perusahaan yang menjadi perusahaan utama yang dievaluasi) Rekomendasi untuk daftar pendek

a. Buat daftar nama perusahaan yang merespon GPN, Iklan (REOI) b. Cek apakah perusahaan konsultan yang merespon berdiri sendiri atau berasosiasi/kerja sama (Joint Venture or Subconsultancy); Apakah mereka memasukkan surat deklarasi dari kerja sama tersebut c. Tentukan berasal dari Negara mana perusahaan konsultan tersebut Contoh: untuk perusahaan yang berasosiasi, apakah negara asal dari lead firm (JV/Sub-consultancy) sesuai dengan yang didaftarkan

6

Apakah World Bank akan menyetujui bila jumlah perusahaan dalam daftar pendek kurang dari enam?

Bila persyaratan untuk kondisi tertentu dapat dibuktikan, seperti: (i) perusahaan yang lolos kualifikasi dan berminat hanya berjumlah sedikit, (ii) Nilai kontrak tidak memungkinkan untuk berkompetisi lebih luas lagi.

7

Memasukkan ke World Bank daftar pendek yang diajukan, termasuk laporan evaluasi untuk mendapatkan persetujuan (NOL) dari World Bank

World Bank akan mengkaji persyaratan dan kualifikasi konsultan untuk menjamin konsultan tersebut memenuhi persyaratan kualifikasi. Bila World Bank menemukan informasi dari PIU Bappenas tidak mencukupi, World Bank akan meminta PIU Bappenas untuk melengkapi informasi dari konsultan.

8

Penerbitan NOL dari World Bank.

Bappenas tidak diperbolehkan menambah atau menghilangkan nama perusahaan yang terdapat dalam daftar pendek tanpa persetujuan World Bank

5


d. Cek persyaratan dari setiap perusahaan e. Cek jumlah karyawan dan turn-over dari setiap tahun anggaran, apakah lebih/kurang (%) dari nilai kontrak yang terkait per tahunnya. f. Tentukan apakah setiap perusahaan yang dievaluasi lolos kualifikasi. (bila sesuai dengan kriteria dalam evaluasi) g. Apabila tidak ada kandidat yang dapat memenuhi kriteria, maka dapat dilakukan pendekatan langsung terhadap kandidat dengan memperhatikan kriteria yang telah ditetapkan. Panitia pengadaan menyusun kekuatan dan kelemahan setiap perusahaan (tunggal, berasosiasi dengan perusahaan lain dan sebagai perusahaan utama dalam gabungan konsultan). Dari daftar perusahaan yang memenuhi kualifikasi sebagai hasil evaluasi, panitia dapat memilih perusahaan-perusahaan yang direkomendasikan sebagai daftar pendek sesuai dengan kriteria

Keterangan Ketidaksesuaian dengan prosedur untuk mengiklankan seleksi konsultan akan membawa permasalahan yang serius. Konfirmasi tertulis dapat diminta setelah penutupan waktu pemasukan keberminatan (EOI) Daftar pendek dapat terdiri dari hanya konsultan lokal (national) saja, bila nilai tugas kurang dari pagu negara peminjam dan dinyatakan dalam rencana pengadaan yang disetujui. EOI perusahaan Internasional harus ditandatangani oleh perwakilan/yang diberi kuasa oleh kantor pusat perusahaan tersebut. Panitia pengadaan harus meminta klarifikasi bila EOI tersebut tidak ditandatangani oleh kantor pusat Pada kasus tertentu, panitia pengadaan dapat mengusulkan pada perusahaan utama apakah asosiasi tersebut harus dipecah bila terdapat salah satu perusahaan dalam asosiasi tersebut tidak sesuai dengan kriteria evaluasi. Bila mereka mengeluarkan perusahaan yang tidak lolos kriteria tersebut maka asosiasi mereka dapat tetap mengikuti untuk dievaluasi dalam seleksi daftar pendek Apabila kondisi tertentu tidak dapat dibuktikan maka harus dilaksanakan pengumuman ulang Untuk prosedur reviu pendahuluan (Prior Review), permohonan persetujuan daftar pendek dapat dimasukkan bersama-sama dengan RFP atau terpisah Untuk prosedur Prior Review

Hal. VI - 25

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa 6.8.3.4. Permintaan pemasukan proposal / Request for Proposal (RFP) Dokumen RFP untuk proses Seleksi Consultant dengan metode QCBS, dan QCS menggunakan Standar Dokumen dari World Bank versi May 2004 , revised October 2006. Dokumen RFP terdiri :  Invitation Letter (Surat Undangan); surat undangan hanya disampaikan kepada Consultant yang terseleksi dalam daftar pendek (short-list); untuk seleksi Konsultan yang dilaksanakan melalui proses “Prior Review”, daftar pendek Konsultan harus mendapatkan NOL dari Bank sebelum dikirimkan kepada Konsultan yang terdaftar dalam short-list.  Intruction To Consultants (ITC); Bagian ITC pada standar dokumen RFP tidak diperkenankan untuk dirubah.  Data Sheets; Berisi informasi data yang terkait dengan ITC, sesuaikan pengisian informasi dengan proses pengadaan yang akan dilaksanakan dan harus sesuai dengan Procurement Plan (PP); apabila terjadi perubahan jadwal pada proses seleksi Konsultan maka harus dilakukan revisi Procurement Plan, dimana revisi PP tersebut harus diajukan kembali kepada World Bank untuk memperoleh persetujuan.  Technical Forms; Penggunaan format standar teknis harus disesuaikan dengan TOR.  Financial Forms; Isian pada standar format untuk Keuangan harus disesuaikan dengan ketentuan yang tercantum di TOR; dan RFP.  Terms of Referece (TOR); Sebelum di lampirkan pada dokumen RFP, setiap TOR untuk Konsultan yang akan direkrut harus mendapatkan persetujuan Bank.  Pilihan Standard Contracts yaitu tergantung jenis kontrak : Time Based, Lumpsum, Simple Time Based.  Masing-masing kontrak terbagi atas : General Conditions of Contracts, Special Conditions of Contract and its Annexes. Pilihan jenis Kontrak ditentukan oleh sifat pekerjaan Konsultan, contoh apabila hasil penugasan Konsultan yang dimaksud dapat dinilai sebagai “output yang kongkrit” maka jenis Kontrak yang dipilih “Lumpsum”; sebaliknya bila jasa Konsultan tergantung pada waktu (contoh Konsultan Pengawas) maka jenis Kontrak yang dipilih adalah “Time Based”. 6.8.3.5. Pemasukan dan evaluasi proposal Konsultan Pemasukan Proposal harus sesuai dengan tanggal, jam dan tempat yang tertera dalam dokumen RFP. Apabila ada Konsultan yang terlambat memasukkan dokumen Proposal, maka Panitia Pengadaan mencatat nama Konsultan dalam Berita Acara, dan langsung mengembalikan dokumen tersebut tanpa dibuka. Berita Acara penerimaan Proposal Konsultan, disaksikan dan ditandatangani oleh Panitia Pengadaan serta Wakil dari Konsultan yang hadir. Berita Acara penerimaan Proposal disampaikan kepada World Bank sebagai Laporan. Pada seleksi Konsultan dengan Metode QCBS, Proposal Teknis dibuka terlebih dahulu untuk dievaluasi oleh Panitia Pengadaan, bila diperlukan dibantu oleh Tim Teknis yang menguasai TOR Konsultan dimaksud (materi pada bidangnya). Sedangkan Proposal Biaya tidak dibuka dan disimpan oleh pejabat yang ditunjuk, sampai dengan Pembukaan Proposal Biaya secara terbuka (Public Opening) yaitu sesuai dengan tanggal Surat Undangan Pembukaan. Evaluasi Proposal Teknis dilakukan dengan mengacu pada dokumen RFP, Mengingat proposal tehnik dari jasa konsultan merupakan produk hasil pemikiran yang tergantung dari kepiawaian – pengalaman Konsultan dan pemahaman terhadap TOR (Kerangka acuan), maka evaluasi terhadap suatu proposal teknis harus berdasarkan pada “professional judgment” dari evaluaTOR-evaluaTOR yang kompeten (mampu), dan tidak dapat begitu saja disederhanakan/dipermudah sebagai bentuk evaluasi matematis. Laporan hasil evaluasi Proposal Teknis disusun dengan menggunakan “Standard Form Evaluation Report” untuk Seleksi Konsultan. Untuk seleksi Konsultan yang melalui proses “Prior Review”, Laporan Hasil Evaluasi Proposal Teknis disampaikan kepada World Bank untuk mendapatkan NOL. Surat Undangan Pembukaan Proposal Biaya dikirimkan kepada Konsultan setelah Hal. VI - 26


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa Panitia menerima NOL untuk Evaluasi Proposal Teknis. Pada surat undangan disebutkan hasil dari Evaluasi Proposal Teknis apakah Konsultan dinyatakan lulus atau tidak (dinyatakan dengan melampaui atau sama dengan standar kelulusan/ “passing grade” yang dinyatakan dalam RFP . Berita Acara Pembukaan Proposal Biaya dilaporkan kepada World Bank. Untuk Konsultan yang tidak Lulus Teknis, Proposal Biaya Konsultan yang bersangkutan tidak dibuka tetapi tetap disimpan oleh Panitia Pengadaan dan akan dikembalikan kepada Konsultan tersebut setelah pengumuman Pemenang. Proposal Biaya dievaluasi dengan membandingkan dan menganalisa item-item biaya yang ditawarkan, apakah sudah sesuai dengan TOR, RFP dan Proposal Teknis, serta sudah benar secara aritmatika (penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian). Apabila terdapat ketidaksesuaian, Panitia berhak melakukan justifikasi biaya apakah bertambah atau berkurang. Hasil justifikasi Biaya (“evaluated price”) ini yang akan dikombinasikan dengan skor hasil evaluasi proposal teknis. Evaluated price terendah dari Proposal Biaya bernilai 100 (lihat RFP), sebagai dasar skoring untuk proposal biaya yang lainnya. Pada seleksi Konsultan dengan Metode QCBS, Skor Kombinasi dengan nilai tertinggi dinyatakan sebagai ranking pertama13, dan diundang untuk negosiasi teknis dan biaya (catatan: harga satuan biaya untuk QCBS tidak dapat dinegosiasikan, hanya penyesuaian volume saja). Pada Negosiasi teknis diklarifikasikan pemahaman Konsultan terhadap TOR, methodology & pendekatan, Jadwal Rencana Kerja dan Jadwal Penugasan untuk melaksanakan jasa Konsultasi dimaksud. Kesepakatan tersebut dan TOR Konsultan dilampirkan di Kontrak Konsultan (Appendix A: Description of Services). Berita Acara Negosiasi Teknis dan Biaya, serta Draft Kontrak disampaikan kepada World Bank untuk mendapatkan NOL. 6.8.3.6. Pemenang Kontrak dan pengumuman Setelah Panitia Pengadaan menerima NOL untuk Draft Kontrak dari World Bank, Panitia melaporkan hasil evaluasi dan Pemenang Seleksi Konsultan berikut Draft Kontrak Konsultan kepada Satker terkait. Selanjutnya Satker mengirimkan Surat Pemberitahuan Pemenang Seleksi kepada pemenang disertai Jadwal Penandatanganan Kontrak. Setelah Kontrak ditandatangani, maka Satker mengumumkan hasil seleksi di website resmi online dan dg Market melalui World Bank. Pemenang Kontrak dan Pengumuman melalui UNDB /dg Market dan www.pusbindiklatren.bappenas.go.id

6.9.

Pengadaan Barang (goods) dan Jasa (Non Consulting Services)

6.9.1. Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa Proses pengadaan barang dan jasa dapat dilaksanakan setelah beberapa hal telah dilakukan meliputi: (1). Tim pengadaan telah menerima persetujuan NOL dari World Bank untuk rencana pengadaan (Procurement Plan) termasuk revisinya; (2). Susunan panitia pengadaan sudah terbentuk dengan SK dari KPA (Direktur) Satker; serta (3).Penguatan kapasitas untuk tim pengadaan telah dilaksanakan. Metode Pengadaan Barang dan yang dapat digunakan untuk proyek SPIRIT yaitu : (1). International Competitive Bidding/ICB; (2).Direct Contracting; dan (3).Shopping; Sebelum melaksanakan proses pengadaan Barang dan Jasa, PIU Bappenas bersama panitia pengadaan akan mencermati:  Check pada table procurement plan (PP) yang telah disetujui untuk metode seleksi apakah termasuk klasifikasi Post Review atau Prior Review; ikuti tahapan yang sesuai untuk Post atau Prior Review (nilai kontrak > US$ 100,000).

13

Hasil Evaluasi untuk menetapkan Peringkat Konsultan dilaporkan kepada World Bank


Hal. VI - 27

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa 

    

Check advertensi untuk pengadaan barang apakah sudah diiklankan pada media cetak national dengan ketentuan jumlah omplah sesuai dengan Lampiran; apakah format dan jangka waktu telah sesuai dengan yang tertulis dalam “bidding dokumen”. Untuk metoda Shopping cukup dengan mengirimkan “Surat Permintaan Penawaran”, sekurang kurangnya kepada 3 supplier/ Penyedia Jasa. Monitor jadwal pengadaan apakah dapat tepat waktu sesuai dengan Procurement Plan , serta cross check prosedur yang digunakan harus memenuhi ketentuan Panitia Pengadaan harus tetap menjaga agar pengumuman Pemenang tender diumumkan pada periode “Bid Validity” masih berlaku. Check apakah peserta lelang yang mendaftar sesuai dengan kualifikasi perusahaan penyedia barang dan jasa lainnya yang diminta. Check apakah peserta yang mendaftar tidak termasuk dalam blacklist Pemerintah Indonesia dan World Bank; tidak termasuk dalam “Conflict of Interest”, “fraud” dan “Corruption” Panitia Pengadaan wajib menggunakan “Standard Bidding Documents” yg sesuai untuk pengadaan barang dan, format evaluasi pengadaan Barang dan jasa lainnya, format surat permintaan penawaran untuk shopping. Termasuk tata cara untuk membuat/menyusun dokumen penawaran, dan mengevaluasi penawaran akan menggunakan dokumen-dokumen sebagaimana tercantum pada table 6.1.

6.9.2. Metode Pengadaan Barang dan Jasa 6.9.2.1. Metode International Competitive Bidding (ICB) Berdasarkanrencana Pengadaan pada Proyek SPIRIT untuk PAGU rencana Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang telah terdaftar dan memenuhi syarat sesuai ketentuan dalam Procurement Guidelines. Metoda ICB digunakan untuk HPS lebih besar atau sama dengan US$ 200.000. Tabel 6.12. Tahapan Pelaksanaan Pengadaan Barang dengan Metode ICB Maks. Waktu Pelaksanaan (hari kerja) 21

Penanggung jawab

Pengesahan/ persetujuan

Persiapan penyusunan Dokumen Lelang termasuk spesifikasi & volume barang yang dibutuhkan, HPS, draft iklan NOL dari World Bank

Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan & PPK

PPK

World Bank

10

Kesiapan/Penerbitan Dokumen Pengumuman di media cetak, website www.pusbindiklatren bappenas.go.id dan dgmarket Pengambilan Dokumen dan penyiapan penawaran

PPK/Panitia Panitia Pengadaan

PPK PPK

3 3

Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan

Min 42

6

Pemasukan/Pembukaan Penawaran

Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan

1

7

Evaluasi penawaran dan persiapan laporan evaluasi penawaran Persetujuan dari Satuan Kerja NOL World Bank utk Laporan evaluasi (Final) Pengumuman Pemenang Penyiapan dan pengiriman draft kontrak ke World Bank

Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan

10

Panitia Pengadaan World Bank

PPK World Bank

3 10

Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan

PPK PPK

10 7

No. 1

2 3 4

5

8 9 10 11

Tahapan

Hal. VI - 28

Keterangan

Utk nilai kontrak > US $ 100,000

Terhitung dari tgl pengumuman dikoran s/d 1 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran Dibuat Berita Acara pemasukan dan pembukaan penawaran yg ditandatangani oleh panitia, calon rekanan, pengamat independen

Utk nilai kontrak > US $ 100,000 Utk nilai kontrak > US $ 100,000


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa No. 12 13 14

15

NOL World Bank untuk Draft Kontrak Penandatanganan Kontrak Pengumuman pemenang kontrak

PPK

World Bank

Maks. Waktu Pelaksanaan (hari kerja) 10

Panitia Pengadaan Panitia Pengadaan

PPK/Supplier PPK

4 3

Form 384-P diterbitkan World Bank untuk kontrak

World Bank

World Bank

10

Penanggung jawab

Tahapan


Keterangan

Pemenang kontrak akan disebar luaskan melalui website remmi dengan mencantumkan nama pemenang ringkasan jenis barang yang dilelangkan. Jangka waktu pengiriman barang dan nilai kontrak. Utk nilai kontrak > US $ 100,000

6.9.2.2. Metode Direct Contracting Direct Contracting atau disebut DC adalah metoda pemilihan penyedia barang yang dilaksanakan tanpa kompetisi yang dapat dilakukan untuk pekerjaan dengan kondisi meliputi: (1). Pekerjaan tambah dari sebuah paket pekerjaan dengan jenis barang yang sama; (2). Standarisasi barang atau suku cadang agar kompatibel dengan barang/peralatan yang ada dengan jumlah barang yang lebih sedikit dari pengadaan barang original; (3). Barang/peralatan yang dibutuhkan hanya tersedia pada satu sumber. Penggunaan prosedur ini harus mendapat persetujuan dari World Bank lebih dahulu dengan estimasi biaya kurang dari US$ 25.000. Permintaan Penawaran dan negosiasi dilakukan sebagai berikut:  Panitia/pejabat pengadaan mengundang penyedia barang yang sedang melaksanakan kontrak pekerjaan sejenis terdekat dan/atau yang dinilai mempunyai kemampuan serta kinerja baik dan diyakini dapat melaksanakan pekerjaan, untuk mengajukan penawaran secara tertulis;  Pada Permintaan Penawaran disebutkan jenis dan uraian singkat pekerjaan yang harus dilaksanakan atau deskripsi dan jumlah barang serta waktu dan tempat/tujuan barang harus dikirimkan, negara asal barang, volume pekerjaan, harga satuan barang yang akan ditawarkan, harga total pekerjaan/barang, Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan pajak lainnya.  Pengiriman penawaran/quotation dilakukan melalui pos atau fax. Apabila rekanan yang diundang belum memasukkan penawaran, maka panitia melakukan konfirmasi terhadap rekanan tersebut.  Apabila penawaran dinilai memenuhi syarat maka dapat langsung dilakukan evaluasi klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga terhadap penawaran yang diajukan penyedia barang berdasarkan dokumen pengadaan. Penawaran harga barang/peralatan termasuk bea masuk, pajak pertambahan nilai dan pajak-pajak lainnya yang dibebankan pada bahan dasar. Pada evaluasi pengadaan barang harus dipertimbangkan biaya transportasi dan asuransi sampai ke tempat tujuan, serta kecepatan penyerahan barang.  Panitia/pejabat pengadaan membuat berita acara hasil evaluasi, klarifikasi dan negosiasi.

6.9.2.3. Metode Shopping Pengadaan barang yang tersedia dipasaran (eceran/atau komoditas berspesifikasi standar) demikian juga untuk pengadaan bagi penyedia jasa (non consulting services) dengan nilai kontrak kecil < USD 50,000 dilaksanakan dengan menggunakan Metode Shopping. Metode ini berdasarkan perbandingan penawaran harga dari beberapa Penyedia Barang/jasa (non consulting services) pada umumnya tiga Supplier/penyedia jasa, untuk memastikan adanya persaingan harga pada proses pengadaan barang/jasa (non consulting services) yang tersedia dipasaran. Langkah-langkah dalam prosedur Shopping ini adalah sebagai berikut (lihat Tabel 6.135)


Hal. VI - 29

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa Tabel 6.13 Tahapan dengan Metode Shopping No. 1.

Tahapan

Penanggung- jawab

Penyiapan Dokumen Shopping, yang meliputi Surat Permintaan Penawaran (RFQ) : (i) Pengadaan Barang: Daftar Barang yang akan Dibeli, Spesifikasi Barang, Jadwal & Tempat Pengiriman Barang, HPS. (ii) Pengadaan Jasa (Non Consulting Service): Daftar Barang yang akan Dibeli, Spesifikasi Barang, Jadwal & Tempat Pengiriman Barang, HPS. Menyampaikan Surat Permintaan Penawaran (RFQ), Daftar Barang yang akan Dibeli, Spesifikasi Barang, kepada minimal 3 (tiga) supplier dengan kualifikasi baik. Dan atau Deskripsi jasa layanan yang diperlukan kepada minimal 3 suplier penyedia jasa. Penyiapan Penawaran Dokumen tersebut harus diterima panitia pengadaan tidak melebihi jadwal yang tertera dalam Undangan. Pemasukan dan Pembukaan Penawaran

2.

3.

4.

5. 6.

Evaluasi dan Pengumuman Pemenang Penyiapan & Penandatanganan Kontrak


Maks. Waktu Pelaksanaan Pekerjaan (hari kerja) 10

PIU Bappenas/ Panitia Pengadaan

PPK

Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan

2

Supplier

-

10 hari

Panitia Pengadaan

Panitia Pengadaan

1 hari

Panitia Pengadaan Pantia Pengadaan

PPK PPK

3 hari 2 hari

Keterangan

Tepat waktu sebelum waktu pemasukan jadwal penawaran yang tertera diundangan.

6.9.3. Pengawasan Pelaksanaan Kontrak PPK melalui PIU memantau pelaksanaan kontrak, sebagaimana penjelasan pada Tabel 6.17. Tabel 6.14. Pemantauan Pelaksanaan Kontrak No 1

Pemantauan terhadap Pelaksanaan Kontrak

Kesesuaian Hasil Pemantauan Kontrak

Kemungkinan Tindak Lanjut

Nama dan alamat Konsultan, dan atau suplier/penyedia jasa serta Penanggung Jawab (Direktur) yang bersangkutan yang menandatangani kontrak ; rekening/NPWP; periode kontrak ; nilai kontrak . Pelaksanaan Kegiatan yang mengacu Layanan Jasa Konsultan (Appendix A: TOR dan Rencana Kerja) deskripsi jasa yang diperlukan

Apakah Konsultan dan atau suplier/penyedia jasa yang dinyatakan sebagai Pemenang Kontrak sesuai dengan kondisi di lapangan atau yang dibutuhkan

Bila perlu dilakukan formal klarifikasi, dan pengecekan  apakah diperlukan amandemen; atau investigasi lebih lanjut

Apakah Kegiatan/penyedian barang dan jasa yang dilaksanakan sesuai dengan Kontrak.

3

Nama Personil Konsultan yang ditugaskan dan Jadwal Penugasan (Cek surat menyurat perihal mobilisasi/demobilisasi Personil Konsultan).

Check kondisi lapangan sebenarnya (misal : identitas personil yang ada di lapangan)

4

Pelaksanaan Pembayaran

Cek persyaratan pembayaran dikontrak sesuai dengan tahap pembayaran yang diajukan. Cek apakah sudah dibayar atau

Bila perlu buat Surat Teguran kepada: (i) Konsultan memberitahukan penyimpangan TOR, dan tindakan yang harus dilakukan oleh Konsultan termasuk batas waktu yang disepakati. (ii) penyedia jasa yang menyalahi perjanjian memberitahukan penyimapangan dan segera memperbaiki jaya layanan Sesuai kontrak. Bila perlu lakukan formal klarifikasi dan bila terbukti Personil tersebut berbeda dengan Kontrak maka : (i) Pembayaran Personil Konsultan tersebut dapat dinyatakan “in-eligible”; sehingga Konsultan harus mengembalikan sejumlah uang yang dibayarkan kepada Kas Negara (ii) Konsultan harus melakukan aman-demen Bila perlu penagihan ditolak sebelum syarat syarat dalam kontrak dipenuhi

2

Hal. VI - 30



Pemantauan terhadap Pelaksanaan Kontrak

Kesesuaian Hasil Pemantauan Kontrak belum Cek apakah pembayaran premi asuransi dalam kontrak sudah dilaksanakan (minta copy premi) Cek Jenis, Jumlah,Substansi Laporan apakah sesuai dengan kontrak atau tidak

5

Asuransi

6

Laporan/Hasil

7

Pemutusan Kontrak

Cek tanggal surat teguran kepada Konsultan dan tenggang waktu yang diberikan, dan juga hasil evaluasi kinerja Konsultan apakah sesuai deskripsi layanan yang harus dilaksanakan.

8

Amandemen Kontrak

Cek bahwa persyaratan dan ruang lingkup kegiatan dalam kontrak masih tetap berlaku; apabila tidak segera lakukan usulan amandemen kontrak. Proses Amandemen harus dilakukan sebelum berakhirnya masa kontrak

9

Penyalahgunaan informasi

Cek apakah ketentuan dalam kontrak perihal penggunaan informasi/dokumen program ditaati oleh Konsultan

Kemungkinan Tindak Lanjut Bila perlu buat Surat Teguran kepada Konsultan untuk membuat Asuransi yg diperlukan. Bila perlu buat Surat Teguran dan Pembayaran Konsultan dapat ditunda sampai semua persyaratan kontrak dipenuhi sesuai batas waktu yang disepakati. Bila hasil pengecekan dan evaluasi memenuhi klausul dalam kontrak dapat dilakukan pemutusan hubungan kerja; jika tidak memenuhi lakukan kembali surat teguran, dan batas waktu untuk memperbaiki kinerja Lakukan diskusi perihal usulan Amandemen Kontrak, termasuk dengan World Bank

6.9.3.1. Pengelolaan Pengaduan Pengadaan Pengelolaan pengaduan pengadaan dari publik/peserta tender/penerima manfaat dilaksanakan dengan sistem registrasi di website Petugas yang mengelola website tersebut akan memilah kasus per kasus dan memberikan kepada pihak yang wajib untuk merespon, termasuk memantau apakah sudah ditindaklanjuti atau belum. Untuk proses pengadaan yang wajib merespon adalah PPK/PIU. Pengelolaan pengaduan pengadaan akan dilaksanakan dengan mekanisme: 1. Menampung keluhan dan menginisiasi pertemuan dengan PIU untuk membahas berbagai keluhan serta menyalurkan tanggapan kepada yang berkepentingan. 2. Kegiatan penanganan kasus pengaduan akan dilaksanakan sesuai dengan masalah dan kebutuhan di lapangan. 3. Kerjasama dengan lembaga terkait dalam menangani pengaduan dan penyimpangan akan dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan/atau prosedur yang berlaku. 4. Mengelola dan mengadministrasikan pengaduan yang masuk beserta tindakan penanganannya yang dilakukan dalam kegiatan sistem informasi dan penanganan pengaduan keluhan Program Mengumumkan pengaduan dan penanganannya dalam website.

Mekanisme penyampaian keluhan pengadaan oleh publik/peserta tender/penerima manfaat dilakukan dengan cara : (1). Peserta pengadaan dan publik dapat mengajukan keluhan atau pengaduan tertulis melalui surat atau media lainnya. (2). Setiap keluhan yang diterima oleh Panitia Lelang harus tercatat dengan rapi beserta penyelesaiannya; (3). Pengguna barang dan jasa maupun Panitia Lelang harus menjawab keluhan yang disampaikan oleh peserta lelang atau public secara tertulis; (4). Jika peserta lelang mengajukan keluhannya kepada Bank Dunia karena merasa bahwa keluhannya tidak ditanggapi oleh pengguna barang/jasa atau Panitia Lelang, kemudian berdasarkan hasil kajian bahwa keluhan tersebut dinilai substansial, maka Bank Dunia akan meminta atau menyarankan pengguna barang dan jasa untuk menindaklanjuti keluhan tersebut; (5). Pengguna barang dan jasa wajib menindaklanjuti setiap keluhan yang masuk sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang diatur dalam dokumen lelang atau RFP (Request For Proposal).


Hal. VI - 31

Bab 1.&Pendahuluan Bab 6. Pengadaan Barang Jasa 6.9.3.2. Keterbukaan Dalam Pengadaan Keterbukaan (transparansi) adalah aspek yang harus diterapkan dalam proses pengadaan dan kontrak jasa konsultan dan atau barang/jasa (non consulting services) Dengan menerapkan keterbukaan ini diharapkan dapat menjamin hal-hal berikut ini : 1. Mencegah terjadinya tindak kecurangan dan korupsi selama proses seleksi konsultan, pengadaan barang/ jasa (non consulting services) di mana masyarakat luas dapat memantau pelaksanaan program; 2. Melaksanakan ketentuan-ketentuan yang ada dalam dokumen kontrak dilaksanakan sebagaimana mestinya; 3. Menjelaskan dan minta persetujuan bank tentang konsultan yang menyatakan pengunduran diri; 4. Menyimpan dengan tertib dokumen dan catatan yang berhubungan dengan rencana dan pelaksanaan kontrak konsultan serta memberikan akses kepada pihak yang berkepentingan untuk keperluan investigasi dengan ijin Satker terkait; 5. Menjalankan secara berkala pemeriksaan terhadap teknis, keuangan dan dokumen administrasi; 6. Membuka layanan pengaduan untuk menerima laporan adanya tindak kecurangan dan korupsi; 7. Mengumumkan hasil seleksi pengadaan konsultan melalui website UNDB online dan dg Market melalui World Bank; 8. Setiap konsultan yang telah menyampaikan EOI dapat mengirimkan pertanyaan/keluhan melalui website 6.9.3.3.

Pengendalian Kualitas dan Pengawasan Prosedur Pengadaan

Agar prosedur pengadaan dapat dilaksanakan sesuai dengan ‘Guidelines: Selection and Employment of Consultant by World Bank Borrowers, May 2004, revised October 2006, dan guidelines Procurement under IBRD Loans and IDA Credits Revisi Oktober 2006 perlu dilakukan pengendalian serta pengawasan terhadap prosedur pengadaan. Untuk itu keberadaan Konsultan Individu (Procurement Specialist) diperlukan dalam menjamin prosedur yang dilaksanakan sesuai aturan yang disepakati dalam loan agreement Untuk menjaga akuntabilitas seleksi konsultan serta menghindari kesalahan yang sering terjadi dalam proses pengadaan, panitia pengadaan harus: 1. Memberikan waktu yang cukup kepada konsultan untuk mengirimkan ‘expression of interest’/pernyataan minat dan proposal; 2. Menyusun daftar pendek konsultan yang memenuhi kualifikasi untuk penugasan ini; 3. Membuat kriteria dan sub-kriteria seleksi dengan jelas; 4. Mempergunakan metoda seleksi yang sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam rencana pengadaan/PP; 5. Menunjuk tim evaluasi dari staf yang mampu serta jujur dan adil; 6. Tim evaluasi menyetujui definisi dari kriteria, sub-kriteria dan bobot penilaiannya sebelum memulai evaluasi; 7. Memberi penjelasan setiap evaluator pada saat pertama akan mengevaluasi secara independen; 8. Memberikan penjelasan kepada setiap anggota tim tentang prosedur evaluasi; 9. Menginstruksikan kepada tim negosiasi untuk menyusun kontrak yang adil; 10. Melarang anggota tim evaluasi melakukan kontak dengan konsultan secara tidak resmi; 11. Selidiki, laporkan dan berikan sanksi untuk kasus tindak korupsi ataupun percobaan korupsi; 12. Membuat sistem manajemen untuk menangani sanggahan yang dapat dipercaya; 13. Pemberitahuan hasil seleksi kepada semua pihak yang tertarik (interest) dan adakan pertemuan/rapat konsultan yang menginginkan; Sedangkan untuk menjaga akuntabilitas pengadaan barang/jasa (non consulting services) serta menghindari kesalahan yang sering terjadi dalam proses pengadaan, panitia pengadaan harus: 1. Memberikan waktu yang cukup kepada penyedia barang/jasa (non consulting services) untuk mengirimkan surat penawaran barang/jasa (non consulting services); Hal. VI - 32


Bab 6. Pengadaan Barang & Jasa 2. Membuka kesempatan pengambilan dokumen pengadaan barang/jasa (non consulting services) sampai dengan sehari sebelum pembukan surat penawaran; 3. Metode seleksi yang digunakan dengan cara memilih harga penawaran terendah sesuai dengan spesifikasi teknis barang/deskripsi layanan jasa; 4. Melakukan klarifikasi lapangan terhadap calon penyedia pengadaan barang/jasa (non consulting services), untuk membuktikan kebenaran dokumen penawaran. Panitia pengadaan juga tidak diperkenankan untuk: 1. Mencoba menerima hadiah dalam bentuk apapun dari konsultan, penyedia barang/jasa (non consulting services); 2. Memberikan informasi yang tidak lengkap, seperti menyembunyikan informasi yang penting kepada peminat konsultan, penyedia barang/jasa (non consulting services); 3. Mengabaikan pertentangan kepentingan dengan merubah keterangan konsultan; 4. Mempergunakan metoda seleksi yang terlalu memudahkan untuk konsultan tertentu; 5. Mengabaikan pengetahuan mengenai konsultan yang memberikan keterangan palsu, kebohongan tentang pengalaman yang lalu; 6. Tidak menandatangani dokumen yang seharusnya ditandatangani dan lain sebagainya; 7. Melanggar kerahasiaan dari penawaran, seperti memperlihatkan status dari evaluasi proposal kepada konsultan.


Hal. VI - 33

Bab VII: Pemantauan, Evaluasi dan Pelaporan

Bab 7. Pemantauan, Evaluasi & Pelaporan

BAB 7 PEMANTAUAN, EVALUASI DAN PELAPORAN

7.1.

Pendahuluan

Pemantauan atau lazim disebut monitoring merupakan sutatu kegiatan yang terus menerus, dan perlu dievaluasi untuk memuat penilaian terhadap kinerja pelaksanaan proyek. Kegiatan Pemantauan dan Evaluasi proyek bertujuan untuk mendapatkan informasi status pelaksanaan proyek, misalnya kemajuan pelaksanaan, status keuangan, dan status pelaksanaan transparansi dan akuntabilitas. Pemantauan dapat dilakukan secara bertahap di setiap waktu dan tidak harus menunggu sampai tahap pelaksanaan proyek selesai. Pemantauan dapat dilakukan pada tahap pelaksanaan dengan tujuan agar kegiatan pelaksanaan dapat memenuhi standar dan agar kinerja proyek menjadi efektif dan efisien. Dengan pemantauan, semua pemangku kepentingan memperoleh informasi yang lengkap mengenai kondisi dan kemajuan yang telah dicapai dalam suatu kegiatan. Di samping pemantauan, juga dilakukan evaluasi atas dasar hasil pemantauan. Evaluasi yang dimaksud merupakan perbandingan hasil yang telah dicapai dengan target yang telah ditentukan sehingga dapat diketahui apakah tujuan masih dapat dicapai, serta apakah kemajuan proyek lebih cepat atau terlambat dari jadwal. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan, lalu disusun rencana tindak lanjut dan rekomendasi untuk memperbaiki kinerja yang ada. Ada dua aspek pemantauan dan evaluasi bila dilihat dari tujuan proyek, yakni Pemantauan dan evaluasi Program Degree Scholarship dan Non Degree training serta Re-entry Program pada masingmasing PA. Pada kedua aspek tersebut, pelaksanaannya dapat menghasilkan status kemajuan program dan keuangan proyek, hasil dan kualitas pekerjaan serta dampaknya bagi lingkungan internal PA.

7.2.

Tujuan dan manfaat Monev

Tujuan pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan dengan maksud agar pelaksanaan proyek SPIRIT dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Secara detail tujuan pelaksanaan Monev SPIRIT meliputi: (1). Mengkaji apakah kegiatankegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana; (2). Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung dapat diatasi; (3). Melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan proyek; (4). Mengidentifikasi pencapian Indikator Kinerja dan Indikator Keluaran (outcome indicators) selama periode pelaksanaan dan akhir proyek serta; (5). Menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan internal yang berubah, tanpa menyimpang dari tujuan. Manfaat pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi SPIRIT bagi pengelola proyek adalah sebagai berikut: (1). Sebagai salah satu fungsi manajemen yaitu pengendalian atau supervisi; (2). Sebagai bentuk pertanggungjawaban dan akuntabilitas kinerja; (3). Untuk meyakinkan pihak-pihak yang berkepentingan misalnya SC, dll; (4). Membantu penentuan langkah-langkah yang berkaitan dengan kegiatan proyek selanjutnya; dan (5). Sebagai dasar untuk melakukan kegiatan monev selanjutnya.

7.3. Indikator pemantauan dan evaluasi Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi proyek akan diarahkan pada pencapaian indikator-indikator keberhasilan program mencakup: Project Operation Manual SPIRIT

Hal. VII - 1


Percentage of respondents in the agency expressing satisfaction with the impact of the program on agency capacity and internal operating environment, based on staff survey

Increase in percentage of staff with the relevant competencies in the core priority areas of the participating agency, as based on needs and gap analysis

PDO Level Results Indicators*





Core

%

%

Unit of Measure

70%

< 10 %

Base line

70%

<5%

YR 1

75%

5%

YR 2

80%

5% Increase

YR 3

85 % of respondets expressing satisfaction

10 % Increase

YR 4

Cummulative Target values

90%

15 % Increase

YR 5

periodic

Annual

Frequency

Staff Survey

HCDPs; HR datbase; tracer study

Data Source/ Methology

Project Development Objective (PDO): To build the capacity of the participating agency by (1) Strengthening their human resources in core functional areas; (2). Enhancing their ability to initiate and Manage reforms

Tabel 7.1. Indikator Pemantauan capaian tujuan

PC

PA

Responsibility for Data Collection

Description (indicator definition)


Hal. VII - 2


Participant’s are satisfied with their degree program and non-degree training experience and its utilization in the workplace.

Program evaluation

Scholars are effectively reintegrated into agencies upon their return so that their newly acquired skills can be effectively utilized

Effective scholar re-integration

Scholars complete their degree programs at an acceptable standard

Successful completion of studies

Scholars for degree and non-degree training are selected through transparent and merit-based criteria, with equal opportunity principles

Scholar selection transparent, merit-based, and on equal-opportunity principles

Scholars are sent for degree program and nondegree training that agencies identify to be in : a). Core priority areas and; b). Areas important for institutional and governance reforms

Scholarships in priority areas

HCDP prepared that identify key competencies required, and staff skill gaps, in core priority areas

Technical competencies and gap analysis conducted..

PDO Level Results Indicators*







Core

%

%

%

%

%

Report

Unit of Measure

90 %

75 %

90 %

90 %

90 %

11HCDPs prepared

Base line

90 %

80&

95 %

95 %

92 %

HCDPsupdate

YR 1

90 %

80%

95 %

95 %

94 %

HCDPs update

YR 2

90 %

80%

95 %

95 %

95 %

HCDPs update

YR 3

90 %ofStaff expressing satisfaction

80 %

95 %

95 %

95 %

HCDPsupdate

YR 4

Cummulative Target values

90 %

80 %

95 %

95 %

98 %

HCDPsupdate

YR 5

Periodic

Annual

Annual

Annual

Annual

Annual

Frequency

StaffSurvey

Project monitoring report;

Project monitoring report;HR database

Independent Technical Audit

HCDPs project monitoring report;HR database

HCDPs

Data Source/ Methology

Project Development Objective (PDO): To build the capacity of the participating agency by (1) Strengthening their human resources in core functional areas; (2). Enhancing their ability to initiate and Manage reforms

Tabel 7.2. Indikator Pemantauan capaian antara

PCU

PA

PCU,PA

PCU

PA, PCU

PA

Responsibility for Data Collection

Description (indicator definition)


Hal. VII - 3

Bab 7. Pemantauan, Evaluasi & Pelaporan 7.4. Pemantauan dan evaluasi terhadap transparansi, akuntabilitas dan Re-entry program. PIU bappenas dibantu oleh Konsultan Manajemen Proyek menyusun rencana kerja pemantauan secara keseluruhan serta menyusun baseline sebagai data titik tolak penilaian progress pelaksanaan SPIRIT tahap awal minimal harus memuat informasi mencakup: (1). Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi; (2). Media pemantauan; (3). Peran dan tanggungjawab; (4). Mekanisme pemantauan; (5).Masalah/hambatan yang ditemui saat pelaksanaan pemantauan.

7.4.1. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi Pelaksanaan pemantau terhadap pencapaian proyek (PDO) akan dilakukan PCU terhadap hasil laporan kemajuan yang dibuat PIU dengan koordiansi PA. Kinerja PCU akan dipantau SC. Dalam melaksanakan pemantauan PCU haruslah mengacu pada baseline/hasil HCDP dan transparansi dan akuntabilitas PIU serta Re-entry program yang dilaksankan PA. Baseline data diperlukan untuk mendapatkan informasi mengenai situasi dan kondisi awal kegiatan SPIRIT, yang telah dilaksanakan oleh PA. Baseline data/HCDP akan dijadikan titik tolak/acuan dalam mengkaji, menilai, dan menyiapkan re-entry program PA di masa datang. Pelaksanaan pemantauan dilakukan secara periodik. Evaluasi adalah proses pembandingan antara suatu praktik (pelaksanaan kegiatan) dengan kebijakan yang telah ditetapkan, guna memberikan penilaian terhadap hasil, manfaat dan dampak yang diperoleh dari pelaksanan kegiatan tersebut. Pelaksanaan evaluasi dilakukan PIU dan PCU di akhir tahun anggaran dengan Konsultan Technical Review.

7.4.1.1 Pelaksanaan pemantauan proses seleksi peserta Kegiatan pemantauan proses seleksi meliputi aspek berikut: (1). Data dan kelengkapan persyaratan; (2). Material test; (3). Sistem penilaian wawancara; Pemantauan terhadap status kemajuan proses seleksi, meliputi: 1. Status kelulusan seleksi administrasi. Perlu dipantau apakah data dan kelengkapan persyaratan peserta seleksi yang diusulkan PA kepada PIU sesuai dengan kriteria administrasi (eligibility criteria). Apabila tidak sesuai dengan persyaratan perlu dilakukan evaluasi penyebabnya dan dibuat solusinya. 2. Status kelulusan pada seleksi akademik. Perlu dipantau yaitu berapa persen dari jumlah peserta yang telah lulus TPA dan ITP-TOEFL/IELTS (dan khusus di PIU Kemenkeu diadakan tes Psikologi sebagai bagian proses seleksi akademik). 3. Status kelulusan wawancara. Perlu dipantau apakah ada perubahan-perubahan motivasi, kecakapan serta kepatuhan yang perlu dilakukan sesuai kebutuhan wawancara yang telah diajukan secara standar. Perubahan pedoman standar wawancara perlu dilakukan atas kepususan SC dan perlu diskusi dengan Bank Dunia. 4. Permasalahan lainnya menyangkut pelaksanaan seleksi.


Hal. VII - 4

Bab 7. Pemantauan, Evaluasi & Pelaporan 7.4.1.2 Pelaksanaan pemantauan keuangan Kinerja proyek tercermin pada kinerja keuangannya, oleh sebab itu pemantauan terhadap status keuangan merupakan suatu hal yang mutlak dalam pelaksanaan pementauan terhadap proyek. Tujuan dari pemantauan keuangan ialah untuk mengetahui status penggunaan loan, mengevaluasi dan membandingkannya dengan rencana yang ada di PAD dan menilai kinerja keuangan, untuk mencari pemecahan atas permasalahan yang ada. Pemantauan Keuangan dilakukan oleh PCU dibantu PIU dan PA. Masing-masing PIU menyerahkan Laporan Status Keuangan pada masing-masing implementasinya. PCU dibantu oleh PIU dan konsultan akan menyusun laporan IFR yang akan diserahkan ke Bank Dunia setiap triwulan. Laporan IFR yang pertama harus diserahkan ke Bank Dunia selambat-lambatnya 45 hari setelah triwulan I terhitung sejak tanggal efektif Loan. Laporan IFR selanjutnya harus diserahkan ke Bank Dunia selambat-lambatnya 45 hari sejak berlakhirnya masa triwulan yang berjalan. Status keuangan masing-masing PIU yang diperlukan publik juga akan dipublikasikan di website. Dokumen untuk pemantauan Keuangan: (a). Financing dan atau Disbursement Plan; (b). Penyusunan dan penyerahan Laporan Finansial yang biasanya menyatu dengan laporan bulanan; (c). Koreksi dan validasi dokumen pembayaran; (d). Dokumen pendukung lainnya yang dibutuhkan. Pemantauan status kemajuan Keuangan /Kontrak Pekerjaan, meliputi: 1. Status Penarikan Dana. Perlu dipantau apakah status penarikan dana atau pembayaran kepada konsultan/provider sesuai dengan jadwal di Financing Plan dan atau Disbursement Plan. Apabila tidak sesuai dengan jadwal, perlu dilakukan evaluasi penyebabnya dan solusinya. 2. Status Pembayaran. Status pembayaran baik kepada Konsultan/Provider maupun transfer kepada Karyasiswa harus dipantau, yaitu berapa persen dari jumlah nilai kontrak yang telah dibayarkan serta jumlah yang telah ditransfer kepada Karyasiswa. Nilai kemajuan pembayaran harus tidak boleh melebihi kemajuan fisik yang dicapai. 3. Status kontrak. Perlu dipantau apakah ada perubahan-perubahan kontrak yang perlu dilakukan sesuai kebutuhan di proyek. Bila terjadi perubahan lebih besar dari 15% dari sebelumnya, maka dipersyaratkan NOL dari Bank Dunia. 4. Permasalahan lainnya menyangkut kontrak pekerjaan pelaksanaan.

7.4.1.3 Pelaksanaan Pemantauan Karyasiswa Pemantauan status kemajuan Karyasiswa, meliputi: 1. Karyasiswa dipantau oleh PCU dan PIU sekurang-kurangnya 2 kali dalam setahun dengan berbagai cara, yakni: (i). Penyebaran Kuesioner Pemantauan melalui penyebaran kuesioner dilakukan pada satu bulan setelah semester berakhir. Pengiriman form kuesioner pemantauan kepada karyasiswa melalui media elektronik. Penyebaran kuesioner ini ditujukan untuk mendapatkan informasi mengenai perkembangan studi (IPK, rencana studi, rencana penulisan tesis/disertasi) dan masalah yang dihadapi oleh karyasiswa selama menjalani studi.


Hal. VII - 5

Bab 7. Pemantauan, Evaluasi & Pelaporan (ii). Pengamatan Langsung Pemantauan secara langsung yang dilakukan oleh PCU/PIU ke Universitas penyelenggara program studi diperlukan untuk hal-hal khusus, seperti: kecelakaan, operasi besar, terkena kasus kriminal, dan keadaan darurat lain yang memerlukan penanganan khusus (misalnya bencana alam, political conflict). (iii). Meminta laporan berkala (1 bulan setelah semester berakhir) tentang data karyasiswa, baik langsung ke PIU, PA, Konsultan, maupun ke universitas/program studi. 2. Selambat-lambatnya tiga bulan setelah Semester/Triwulan berakhir, Karyasiswa wajib melaporkan perkembangan studi dan mengirimkan nilai akhir Semester/Triwulan kepada PIU melalui PA. 3. Jika menghadapi permasalahan akademik, Karyasiswa perlu berkomunikasi dengan PA dan disampaiakan ke PIU dan bila ada permasalahan yang memerlukan keputusan SC harus mengajukan surat resmi tertulis dan surat pendukung lainnya yang dianggap perlu. 4. Untuk memperlancar komunikasi, Karyasiswa diharuskan melaporkan perubahan alamat, nomor telepon/Cell phone Kepada PA dan disampaikan PIU.

7.4.1.4. Pelaksanaan pemantauan pengadaan barang dan jasa Pemantauan pengadaan barang dan jasa dengan memastikan, mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang timbul dan/atau akan timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin pada dokumen kontrak baik untuk Barang, Jasa konsultan maupun jasa lainnya. Dokumen yang dipakai sebagai bahan pemantauan: (1). Kontrak beserta perubahanya yang disepakati; (2). Delivery of service; (3). Jadwal Rencana Pelaksanaan; (4). Kesepakatan Rapat; (5). Dokumen lainnya yang menjadi kesepakatan bersama. Indikator kemajuan dalam pemantauan pengadaan barang dan jasa, yaitu: (1). Status Kemajuan pekerjaan dengan Target; (2). Status kemajuan keuangan atas kontrak jasa konsultan maupun jasa lainnya. Pemantauan terhadap status kemajuan proses pengadaanbarang dan jasa, meliputi: 1. Dokumen pengadaan Perlu dipantau persyaratan dan kelengkapannya 2. Rencana pengadaan Pemantauan procurement plan sesuai jadwal yang direncanakan atau tidak. Apabila tidak perlu dilakukan evaluasi untuk pemutakhiran data sesuai dengan tahun anggaran berjalan. 3. Dokumen kontrak Perlu dipantau apakah ada perubahan-perubahan kontrak yang perlu dilakukan sesuai kebutuhan di lapangan. Perubahan > 15% harus mendapatkan NOL dari Bank Dunia. 4. Pelaksanaan Kontrak Perlu dipantau hak dan kewajiban dari semua masing-masing pihak

7.4.1.5. Pelaksanaan evaluasi seluruh kegiatan Evaluasi dilakukan PIU dan PCU di akhir tahun anggaran dengan Konsultan Manajemen terhadap pelaksanaan kegiatan SPIRIT untuk menilai efisiensi, efektivitas, manfaat, dampak, keberhasilan dan keberlanjutan pelaksanaan kegiatan berdasar indikator dan sasaran kinerja yang tercantum dalam POM. Evaluasi pelaksanaan kegiatan SPIRIT dilakukan paling sedikit 1 (satu) kali dan dilaksanakan paling lambat 1 (satu) bulan sebelum berakhirnya tahun anggaran. Hasil evaluasi akan disampaikan PCU kepada SC paling lambat 2 (dua) bulan setelah tahun anggaran berakhir.


Hal. VII - 6

Bab 7. Pemantauan, Evaluasi & Pelaporan 7.4.2. Media pemantauan dan evaluasi Media pemantauan melalui media sms, surat elektronik, faksimil, surat-menyurat, format pemantauan dan evaluasi serta kunjungan. Seluruh staf yang terlibat dalam pelaksanaan proyek harus mendokumentasikan secara baik kemajuan dari kegiatan-kegiatan proyek dengan menggunakan format yang telah disediakan. Pembahasan kemajuan dilakukan terhadap indikatorindikator pencapaian dilakukan dengan mereview semua dokumen pendukung yang dihasilkan. Analisis dilakukan untuk menentukan apakah pencapaian telah sesuai dengan indikator-indikator dan rencana-rencana kerja secara keseluruhan, kendala dan tantangan dan langkah-langkah tindak yang diperlukan. PCU, PA, dan PIU akan melakukan rapat koordinasi pemantauan dan evaluasi dua kali dalam setahun. Pada awal tahun dilaksanakan dalam rangka persiapan pelaksanaan dan membahas rencana program/kegiatan tahun anggaran berjalan, dan pada akhir tahun dalam rangka evaluasi/pemantauan program. Koordinasi ini dilakukan untuk memastikan bahwa pengiriman karyasiswa sesuai dengan HCDP, pelaksanaan re-entry program, dan membahas masalah yang dihadapi. Hasil pemantauan yang mesti dilakukan dalam kegiatan ini dengan mengamati kemajuan yang dicapai menuju hasil yang diinginkan, kendala, tantangan dan tindakan yang perlu dilakukan. Pendekatan dan jadwal koordinasi pemantauan ke kegiatan-kegiatan harus dilakukan dengan berkonsultasi dengan pihak-pihak terkait. Laporan pemantauan memuat informasi ringkas tentang jalannya koordnasi, berbagai aspek dan persoalan yang dipantau dan dievaluasi terhadap temuantemuan yang terkait dengan indikator pencapaian, permasalahan yang dihadapi dan rekomendasirekomendasi.

7.4.3. Peran dan Tanggung Jawab Secara periodik PIU dibantu konsultan melakukan pemantauan dan merencanakan pekerjaan semua aktifitas yang dilakukan atas usulan dan rekomendasi/saran dalam penerimaan Karyasiswa, pengelolaan keuangan, dan pengadaan barang dan jasa. Pemantauan dan evaluasi terhadap kemajuan pelaksanaan akan mencakup: (1). Kemajuan proses seleksi; (2). Kemajuan perencanaan pemrograman dan penganggaran, alokasi anggaran dan sumber pembiayaan; (3). Kemajuan proses pengadaan termasuk penyiapan RFP/RFQ hasil evaluasi penawaran, pemenang kontrak dan penandatanganan kontrak. Peranan PCU dimulai pada saat Kementerian/Lembaga mengusulkan untuk berpartisipasi dalam SPIRIT untuk menjadi PA. PCU dapat memantau dan mengevaluasi usulan yang terutama terkait dengan Human Capital Development Plan/HCDP sebagai bagian kelayakan Reformasi Birokrasi dan kemampuan Kementerian/Lembaga dalam mendukung proyek SPIRIT. Setelah menjadi PA dalam SPIRIT, secara berkala PCU mendapat laporan dari PIU mengenai status kemajuan pelaksanaan proyek. Apabila diperlukan, PIU dapat melakukan koordinasi dengan PA bakan instansi teksis terkait untuk menindak lanjuti hasil yang dicapai dan disampaikan ke PCU. Hasil penyampaian pemantauan akan dilaporkan PCU ke Bank Dunia dengan tembusan SC. Misi Supervisi Bank Dunia secara berkala 6 (enam) bulan sekali melakukan pemantauan dan evaluasi ke PIU dan PCU terhadap pelaksanaan. Apabila diperlukan, dengan pemberitahuan seawal mungkin kepada PCU guna koordinasi dan setelah mendapat persetujuan dari PIU, Bank Dunia sewaktu-waktu dapat melakukan kunjungan lapangan, untuk memantau kemajuan pelaksanaan pekerjaan fisik maupun keuangan. Pencapaian PIU akan diukur melalui pencapaian outcome indicators, dan implementasi proyek sebagaimana diuraikan dalam Loan Agreement, Schedule 2 (Project Execution) dan selanjutnya Bank Dunia juga akan mendorong PIU untuk menyiapkan langkah-langkah percepatan pelaksanaan tranparansi dan akuntabilitas proyek. Project Operation Manual SPIRIT

Hal. VII - 7

Bab 7. Pemantauan, Evaluasi & Pelaporan 7.4.4. Mekanisme pelaporan Dalam rangka mengetahui perkembangan kinerja proyek, PIU dibantu oleh konsultan manajemen proyek diwajibkan menyusun dan menyampaikan laporan pelaksanaan program (tabel.7.1) dan kegiatan secara periodik kepada PCU dengan tembusan Steering Committee dan Bank Dunia. Tabel. 7.3. Jenis Pelaporan No 1.

2.

Jenis Laporan Interim Financial Report (IFR)

Technical Review

3.

Annual Progress Report

4.

Midway Project /Midterm Review

5.

Implementatio n Completion Report

6.

Financial Audit Report


Waktu Tiap 3 bulanan, paling lambat 45 hari setelah triwulan periode laporan berakhir, dengan ketentuan sebagai berikut: a. Selambat-lambatnya dua minggu setelah triwulan berahkhir PIU menyampaikan IFR kepada PCU b. Selambat-lambatnya 4 minggu setelah triwulan berakhir, PCU menyampaikan IFR kepada Kemenkeu c.q. Dit. PKN c. Selambat-lambatnya 6 minggu setelah triwulan berakhir Kemenkeu menyampaikan IFR ke Bank Dunia Sebagai pengendali teknis, dengan ketentuan sebagai berikut: a. Selambat-lambatnya Konsultan mereviu Laporan Tahunan proyek 1 bulan setelah penyerahan Laporan Tahunan proyek kepada Bank Dunia (bulan ke empat tahun berjalan) PCU menyampaikan laporan perkembangan tahunan/annual progress report paling lambat 3 bulan setelah tahun anggaran berakhir, dengan ketentuan sebagai berikut: a. PA menyampaikan laporan kegiatan koordinasi internal dan pelaksanaan seleksi kepada PIU selambat-lambatnya 4 minggu setelah tahun anggaran berakhir b. PIU menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan kepada PCU selambat-lambatnya 8 minggu setelah tahun anggaran berakhir c. PCU menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan kepada Bank Dunia dengan tembusan SC selambat-lambatnya 12 minggu setelah tahun anggaran berakhir Midterm review report akan diserahkan PCU selambatlambatnya di triwulan akhir 2014 dengan cara melakukan reviu seluruh kegiatan dari awal sampai pertengahan proyek dengan ketentuan berikut: a. PIU Selambat-lambatnya pada semester akhir 2013 akan mengadakan workshop dan koordinasi bersama PA dalam rangka rekonsiliasi dokumen administratif dan keuangan b. PCU melaporkan ke Bank Dunia sesuai jadwal midtern review (selambat-lambatnya 3 tahun terhitung sejak proyek SPIRIT efektif) Implentation completion report akan diserahkan PCU selambatlambatnya 6 bulan setelah proyek berakhir dengan cara melakukan reviu seluruh kegiatan dari awal sampai akhir proyek dengan ketentuan berikut: a. PIU Selambat-lambatnya pada semester awal 2017 akan mengadakan workshop dan koordinasi bersama PA dalam rangka rekonsiliasi dokumen administratif dan keuangan b. PCU melaporkan ke Bank Dunia sesuai jadwal Implentation completion report Financial Audit Report dilaksanakan setiap tahun anggaran oleh BPKP dengan ketentuan sebagai berikut: a. PCU menyampaikan surat permohonan kepada BPKP sebagai auditor eksternal pada awal proyek b. PCU menerima surat pelaksanaan audit dari BPKP selambatlambatnya 3 bulan setelah tahun anggaran berakhir c. BPKP menyampaikan laporan hasil audit kepada Bank Dunia selambat-lambatnya 30 Juni pada tahun anggaran berikutnya dengan tembusan kepada PCU

Dibuat

Dilaporkan

Ditujukan

PCU

Bank Dunia Tembusan SC

PIU

Konsultan

PA dan PIU

BPKP

Hal. VII - 8

Bab 7. Pemantauan, Evaluasi & Pelaporan 7.4.5. Masalah dan hambatan yang ditemui saat pelaksanaan pemantauan. Salinan pemantauan harus diberkaskan (dalam bentuk soft copy dan hard copy) dan dibagikan kepada PCU, SC/Tim Pengarah dan Bank Dunia. Pelaksanan kegiatan PIU diharuskan untuk menyimpan berkas-berkas hard copy yang mutakhir dan lengkap yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan transparansi dan akuntabilitas penerimaan peserta, pengelolaan keuangan, dan pengadaan barang dan jasa agar tidak menimbulkan masalah ketidaktersediaan data dan informasi terutama pada saat dilakukan audit.


Hal. VII - 9

Bab VIII: Transportasi dan Akuntanbilitas

Bab 8. Transparansi & Akuntabilitas

BAB 8 TRANSPARANSI DAN AKUNTABILITAS

8.1.

Pendahuluan

Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institutions/SPIRIT ini bertujuan untuk meningkatkan kapasitas Participating Agency melalui peningkatan kompetensi sumber daya manusia dan lingkungan kerja internal melalui: (1). Peningkatkan kapasitas SDM dalam bidang pengembangan keterampilan teknis, manajerial, dan kepemimpinan aparat pemerintah yang melaksanakan tugastugas pokok dan fungsi institusi serta; (2). Peningkatkan lingkungan kerja internal dengan meningkatkan kemampuan aparat pemerintah dalam melaksanakan Reformasi Birokrasi. Untuk memastikan tercapainya tujuan proyek, prisnip-prinsip transparansi dan akuntabilitas harus diterapkan sesuai dengan ketentuan berdasarkan POM ini yang berisi tata cara pelaksanaan transparansi dan akuntabilitas pada Seleksi Penerimaan Peserta, Pengelolaan keuangan, dan Pengadaan barang dan jasa.

8.1.1. Landasan pelaksanaan Beberapa produk hukum di Indonesia yang mewakili landasan dalam pemberantasan korupsi, yaitu: 1. UU No. 28/1999 tentang Penyelenggaraan negara yang bersih dan bebas KKN. 2. UU No. 31/1999 jo UU No. 20 Tahun 2001 tentang Pemberantasan tindak pidana korupsi. 3. Peraturan Pemerintah No. 68/1999 tentang Tata cara pelaksanaan peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan negara. 4. Instruksi Presiden No. 5/2004 tentang Percepatan pemberantasan korupsi 5. PP No. 53/2010 tentang disiplin PNS 6. Guidelines on Preventing and Combating Fraud and Corruption in Projects Financed by IBRD Loans and IDA Credits and Grants, 15 Oktober 2006

8.1.2. Tujuan pelaksanaan Tujuan dari pelaksanaan prinsip transparansi dan akuntabilitas terdapat keterbukaan mengenai: 1. Seleksi penerimaan beasiswa, Hak dan Kewajiban Penerima Beasiswa 2. Mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang bersih dari praktek KKN 3. Partisipasi publik dalam seleksi penerimaan beasiswa dan pengadaan barang/jasa serta kinerja Konsultan dan penyedia jasa lainnya. 4. Terbentuknya mekanisme penanganan pengaduan. 5. Diterapkannya mekanisme sanksi terhadap staf/petugas yang melakukan KKN. 6. Dalam jangka panjang, pengembangan komitmen reformasi birokrasi di PA bersama Alumni dalam penyelenggaraan negara yang bersih dan bebas korupsi, kolusi dan nepotisme.

8.2.

Prinsip-prinsip tranparansi dan akuntabilitas

Untuk mengurangi terjadinya tindakan korupsi, kolusi dan nepotisme dalam penyelenggaraan SPIRIT adalah sebagai berikut :


Hal. VIII - 1

Bab 1. Pendahuluan Bab 8. Transparansi & Akuntabilitas 8.2.1. Keterbukaan atau transparansi Transparansi penyelenggaraan SPIRIT merupakan pelaksanaan tugas dan kegiatan yang bersifat terbuka bagi masyarakat dari proses kebijakan, perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan/pengendalian, serta mudah diakses oleh semua pihak yang membutuhkan informasi. Transparansi dalam penyelenggaraan SPIRIT meliputi: 1. Manajemen dan Penyelenggaraan SPIRIT Transparansi terhadap manajemen dan penyelenggaraan SPIRIT meliputi kebijakan, perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan/pengendalian oleh publik. a. Kegiatan Seleksi Penerimaan Peserta, hak dan kewajiban peserta, Pengelolaan keuangan, dan Pengadaan barang dan jasa harus dapat diinformasikan, dimutakhirkan layanan dan informasi serta mudah diakses oleh publik melalui website atau media resmi lainnya, antara lain: i). Seleksi penerimaan peserta yang akan ditampilkan dan dapat diunduh di website resmi seperti ketentuan dan kriteria seleksi, jadwal, pengumuman pendaftaran dan kelulusan serta formulir pendaftaran. ii). Hak dan kewajiban peserta akan ditampilkan dalam resmi dan akan disosialisasikan melalui mekanisme lain, seperti lokakarya. iii). Pengelolaan keuangan yang akan ditampilkan dan dapat diunduh di website resmi seperti tindak lanjut hasil audit. iv). Pengadaan Barang dan jasa yang akan ditampilkan dan dapat diunduh di website resmi seperti Annual Work Plan dan Procurement Plan yang akan dilaksanakan serta telah disetujui oleh Bank Dunia, Dokumen lelang dan Request For Proposal/RFP. b. Kegiatan sosialisasi dan konsultasi. PIU dapat menggunakan metode konsultasi atau keterlibatan publik khususnya Calon peserta dari PA dengan sarana atau wadah seperti: i). Untuk kebutuhan seleksi penerimaan peserta  Lokakarya dalam skala kecil atau besar, secara rutin atau berkala tergantung kepada kebutuhan untuk Participating Agency mengenai Seleksi penerimaan peserta  Dialog interaktif melalui media elektronik, website dan media interaktif lainnya untuk digunakan untuk membahas aspek penyelenggaraan dan pelaksanaan seleksi serta sosialisasi mengenai penentuan kriteria dan biaya yang disediakan SPIRIT. Bahkan Kemenkeu akan menggunakan aplikasi khusus untuk Karyasiswa di website.  Jajak pendapat untuk untuk evaluasi terhadap kinerja proyek. ii). Adanya pemantauan terhadap kegiatan pengadaan barang dan jasa berlangsung kecuali tahapan evaluasi seperti penjelasan yang tertera dalam Bab 6 tentang Pengadaan Barang dan Jasa. 2. Prosedur Penanganan Pengaduan Mekanisme penanganan pengaduan merupakan rangkaian proses atau tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukkan adanya tahapan secara jelas dan pasti serta cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu penaganan pengaduan. Prosedur penanganan pengaduan harus sederhana, tidak berbelit-belit, mudah dipahami, dan mudah dilaksanakan, serta diwujudkan dalam bentuk bagan alir (Flow chart) yang mudah dimengerti dan disosialisasi. Bagan Alir sangat penting dalam penyelenggaraan penanganan pengaduan karena berfungsi sebagai: (a).Petunjuk kerja bagi PIU; (b). Informasi bagi publik; (c). Media publikasi secara terbuka di PIU; (d).Pendorong terwujudnya sistem dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien; (e). Pengendali

Hal. VIII - 2


Bab 8. Transparansi & Akuntabilitas (control) dan acuan bagi publik dan aparat pengawasan untuk melakukan penilaian/pemeriksaan terhadap konsistensi pelaksanaan kerja. PENGADUAN

INDIKASI MASALAH /PENYIMPANGAN 2

PENCATATAN

X

SALAH INFORMASI

1

3a

Tidak Ada Masalah

UJI SILANG PENCARIAN FAKTA Benar & ada Masalah ANALISIS MASALAH

3b

Tidak ada Otoritas /Wewenang Penanganan

Ada Otoritas (Ada Wewenang Penanganan)

Y UPM / JENJANG DI ATAS

TINDAK TURUN TANGAN 4 Tidak Selesai 6

UMPAN BALIK KE PENGADU DESIMINASI KE PUBLIK

SELESAI

7

Alir Penanganan Alir Monev

Gambar 8.1. Prosedur penanganan keluhan Sistem layanan penanganan keluhan menyediakan layanan pengaduan melalui implikasi media yang tersedia berupa: (1). M e d i a P O S , surat pengaduan dikirim ke alamat Kantor PCU SPIRIT; (2).Media Elektronik (website/email), Informasi proyek dan pengaduan dapat diakses melalui weblink di http://www.bppk.depkeu.go.id/webpegawai/ dan http://pusbindiklatren.bappenas.go.id dan bila dimungkinkan Press Release juga akan memanfaatkan jasa media elektronik lainya untuk memperluas jangkauan; (3). Media Telekomunikasi resmi baik Faksimilli maupun SMS1 serta; (4).Media lainnya, yakni lokakarya dan Diskusi. Penanganan keluhan dilaksanakan berdasarkan SOP Complain Handling, dimana keluhan dan penanganannya dicatat dan akan dijadikan bahan untuk technical review. Agar penyediaan dokumen SPIRIT menjadi informatif dan efisien, PIU akan memberikan wadah/jalan bagi para pihak yang ingin menyampaikan aspirasinya atau keluhan dengan mekanisme pengaduan yang profesional dan ditindaklanjuti agar citra pengelolaan proyek yang melibatkan pemangku kepentingan dapat terbangun saling pengertian, pemahaman, penerimaan, itikad baik, dan bebas KKN yang bermuara kepada keberhasilan penyelenggaraan dan pencapaian tujuan Proyek. Mekanisme keluhan yang akan disampaikan ditangani dengan tahapan sebagai berikut: i.

Registrasi dan Dokumentasi. Registrasi atau pencatatan dan dokumentasi di dalam buku arsip (buku registrasi) dimaksudkan sebagai mekanisme kontrol.

ii. Pengelompokan dan Distribusi. Pengaduan yang telah dicatat/diregistrasi dan didokumentasikan, dan didistribusikan sesuai dengan jenjang kewenangan masing-masing subyek, isu dan status pengaduan. Jika ditemukan kasus-kasus yang b e r d a m p a k l u a s a t a s k e b e r a d a a n k a s u s t e r s e b u t , 1

Nomor yang bisa dihubungi akan diumumkan di website


Hal. VIII - 3

Bab 1. Pendahuluan Bab 8. Transparansi & Akuntabilitas m a k a pendistribusiannya harus dikendalikan. Secara umum inti masalah pengaduan publik dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) kategori, yaitu: (a). Kategori ringan yang merupakan pengaduan publik yang berkaitan dengan pelanggaran/penyimpangan administrasi dan prosedur; (b). Kategori sedang yang merupakan pengaduan publik yang berkaitan dengan pelanggaran/penyimpangan penentuan target sasaran Karyasiswa atau penerima Loan dalam pelaksanaan proyek; (c). Kategori berat yang merupakan pengaduan publik yang berkaitan dengan pelanggaran/penyimpangan/penyelewengan dana loan. Penanganan pengaduan/keluhan pengadaan oleh publik/peserta tender/penerima manfaat akan ditangani dengan mekanisme seperti yang tertera dalam Bab 6 tentang pengadaan barang dan jasa. iii. Uji Silang dan Analisis Kasus dari hasil pengaduan tersebut selanjutnya dilakukan uji silang untuk mendapatkan: (a).Kepastian pokok permasalahan yang muncul; (b). Kepastian status kasus. Kasus tersebut apakah sudah ditangani, diselesaikan, dalam proses penanganan, dalam proses uji silang, proses analisis, dsb.; (c). Mendapatkan informasi tambahan. Hasil uji silang merupakan masukan untuk menganalisis permasalahan yang muncul untuk meningkatkan akurasi dalam penyusunan alternatif penanganan untuk memberikan rekomendasi tentang penanganan kasus. iv. Tindak Turun Tangan Tindak turun tangan didasarkan atas rekomendasi dari hasil uji silang dan analisis, yang dilakukan secara berjenjang sesuai dengan wilayah kewenangan masing-masing. v. Pemantauan dan Pemeriksaani Lanjutan Pemantauan dimaksudkan sebagai alat kendali penanganan pengaduan, sehingga diketahui perkembangan penyelesaian kasusnya. Komite Pengawasan akan dibentuk untuk mengawasi tindak lanjut pengaduan yang diterima terkait dengan program SPIRIT baik yang telah diputuskan oleh SC maupun oleh pihak auditor sesuai dengan jenis, sifat, cakupan (scope), maupun lokasi terjadinya permasalahan yang menjadi materi pokok pengaduan. vi. Penyelesaian Masalah Dalam penyelesaian masalah mengedepankan prinsip transparansi dan partisipasi, berarti proses penyelesaian harus dilakukan secara terbuka dan melibatkan publik sebagai pelaku sedangkan aparat dan Konsultan hanya memfasilitasi proses penyelesaian masalah. Bila penyelesaian masalah sudah dipustuskan SC berupa sanksi yang di dapat seperti : (a). Teguran lisan; (b). Teguran tertulis; (c). Perbaikan administrasi; (d). Pembatalan penerimaa Degree Scholarship dan Non Degree training kepada Karyasiswa; (e). Penggantian dana yang tidak dapat dipertanggungjawabkan; (f). Hukuman yang bersifat pembinaan kepegawaian; (g). Pengajuan ke pengadilan. Lebih lanjut penanganan pengaduan dinyatakan selesai bila ada proses penanganan terhadap setiap permasalahan yang diadukan ataupun ditemukan dan dicapai hasil penyelesaian yang dilakukan oleh publik atau pihak lain yang didampingi/difasilitasi oleh konsultan. Dan hasil penyelesaian tersebut telah diinformasikan kepada pihak yang mengadu dengan temuannya. Apabila masalah yang penanganannya sudah sampai pada wilayah hukum, maka dinyatakan selesai: (1). Bila prosesnya sudah di tangani oleh aparat hukum (secara administrasi untuk penutupan database aplikasi SPIRIT dibuktikan dengan surat lapor polisi atau bukti lainya, tetapi proyek harus tetap memantau dan melaporkan proses perkembangannya. (2). Dalam memenuhi rasa keadilan serta pembelajaran kepada publik, maka masalah bisa dianggap selesai jika sudah ada keputusan tetap pengadilan; dan selama proses hukum berlangsung para konsultan diwajibkan memonitor dan melaporkan sampai ada keputusan tetap pengadilan

Hal. VIII - 4


Bab 8. Transparansi & Akuntabilitas vii. Feed back Umpan balik (feed back) merupakan tanggapan balik masyarakat terhadap penyelesaian kasus yang muncul. Hal ini dapat berupa: (a). Menerima dan menganggap kasus telah selesai; (b). Menerima dengan beberapa catatan persyaratan dan memberikan informasi tambahan; (c). Menolak tanpa alasan; (d). Menolak dengan alasan; (e). Tidak ada tanggapan sama sekali. Hasil umpan balik dituangkan melalui Berita Acara dan dilampirkan dalam laporan bulanan. Umpan balik tersebut juga merupakan masukan bagi kasus yang mungkin muncul sebagai dampak dari tindakan (tindak turun t a n g a n ) , d e n g a n d e m i k i a n m e n j a d i m a s u k a n b a g i p e n y e l e n g g a r a S P I R I T sebagai pengaduan lanjutan.

8.2.2. Akuntabilitas Penyelenggaraan SPIRIT harus dapat dipertanggungjawabkan, baik kepada publik maupun kepada atasan/pimpinan atau unit organisasi verikal di atasnya (PCU, SC) sesuai dengan ketentuan POM. Pertanggungjawaban penyelenggararan meliputi: 1. Akuntabilitas seleksi penerimaan peserta a. Akuntabilitas simetri informasi penerimaan peserta dengan memberikan Surat Edaran ke PA tentang kriteria dari calon peserta yang berprestasi di unitnya dan harus selaras dengan HCDP serta sudah patut dan layak terhadap kinerja, integritas, kesantunan, memiliki motivasi belajar yang baik. b. Memberikan sosialisai dan himbauan bahwa peserta/kandidat memilih program studi sesuai minat dan prestasinya serta mendapat restu dari atasan/pimpinan yang sesuai dengan HCDP. c. Memastikan bahwa petugas yang terpilih sudah baik dan memiliki surat hasil kelulusan seleksi dari Ka.Pusbindiklatren dan Ka.Pusdiklat PSDM Kemenkeu selaku penyelenggara kegiatan proses seleksi dan sebagai ketua PIU. d. Menyediakan pedoman bagi Karysiswa sehingga menjamin pilihan studinya sesuai dengan Kebijakan dan mekanisme pelaksanaan Degree Scholarship dan Non Degree Training di weblink atau bahan cetakan. e. Memantau, Mengevaluasi dan merevisi Pedoman sesuai kompleksitas yang ada. f. Melakukan kunjungan fisik /site visit (bila diperlukan). 2. Akuntabilitas pengelolaan keuangan a. Tersediannya laporan keuangan dan informasi tindak lanjut audit atas laporan keuangan. b. Satker Bappenas dan Pusdiklat PSDM Kementerian Keuangan harus menyerahkan laporan keuangan khususnya yang dibuat PIU seperti Interim Financial Report/IFR kepada Direktorat Pengelolaan Kas Negara, Direktorat Jenderal Perbendaharaan Kementerian Keuangan dalam waktu 3 bulan sekali dan akan digunakan sebagai dasar untuk mengajukan replenishment ke Bank Dunia. Pada setiap tahun hasil audit BPKP akan ditindaklanjuti PIU atas laporan keuangan yang menyangkut kinerja proyek dan akan dipublikasikan di website hasil tindak lanjutnya sebagai informasi publik. c. Terlibatnya staff keuangan yang berkompetensi dalam dua tahap berikut ini : i). Perencanaan dan pelaksanaan anggran, seperti: (1). Pembukaan Rekening Bank, untuk menerima atau menyerap dana publik; (2). Pengalokasian sejumlah Rupiah Murni APBN untuk mendukung kegiatan-kegiatan yang diusulkan melalui proses perencanaan; (3).Pemberian otorisasi kepada pejabat untuk membuat revisi DIPA ii). Pengawasan Keuangan atas manajemen keuangan mencakup: (1). Pemberian instruksi kepada Bagian Keuangan untuk melakukan rekonsiliasi secara periodik dan menyeluruh terhadap rekening kas yang meliputi catatan akunting, rekening khusus, dan bukti-bukti penerimaan dana (baik yang sementara maupun Project Operation Manual SPIRIT

Hal. VIII - 5

Bab 1. Pendahuluan Bab 8. Transparansi & Akuntabilitas aktual); (2). Penerbitan SK Satker mengenai pemisahan fungsi secara jelas antara Bagian Keuangan yang mengelola dan bertanggungjawab untuk mengeluarkan surat perintah membayar/SPM proyek. Penerbitan SK (atau Peraturan) Satker mengenai keharusan bahwa setiap pembayaran pajak dan pembayaran lainnya harus langsung disetorkan oleh obyek Penggunaan bukti tanda-terima (bon, dan lainnya) yang dilengkapi dengan nomor berseri untuk setiap penerimaan yang diterima oleh PIU. 3. Akuntabilitas pengadaan barang dan jasa a. Penguatan Kapasitas pengelola pengadaan barang dan jasa Penguatan kapasitas bagi seluruh aktor yang terlibat dalam pengadaan, termasuk sertifikasi staff sesuai dengan Keppres No. 80/2003 dan Perpres No.54/2010 serta Perubahannya ditujukan agar kemampuan seluruh aktor yang terlibat dalam pengadaan memiliki kualitas memadai terutama dalam perencanaan tender (membuat dokumen kontrak, TOR, HPS,dll.) dan proses pengadaanya (sistem penilaian proposal dan penangan evaluasi). b. Simeteri informasi dan akuntabilitas mengenai proses pengadaan barang dan jasa i). Penyebarluasan informasi yang simetris mengenai: procurement plan, proses pengadaan, daftar pendek, hasil evaluasi penawaran, pemenang kontak dan nilainya pada seluruh peserta lelang dan publik melalui website. ii). Penetapan kriteria dan mekanisme seleksi yang jelas dan tegas terutama ketentuan khusus yang meliputi: pemberlakuan post qualification, dan meniadakan prosedur negosiasi untuk kontrak yang kompetitif. iii). Pelibatan tim independen/observer dalam proses pengadaan barang dan jasa dan pemantauan kinerja konsultan/provider/pemasok. iv). Pengembangan prosedur penanganan keluhan dan pengembangan media pendukungnya dalam bidang pengadaan. v). Penerapan sanksi misprocurement bagi pelanggaran prosedur pengadaan, penghentian kontrak dan penerapan penalti (sesuai ketentuan Bank Dunia dan regulasi yang berlaku di Indonesia) sebagai sanksi terbuktinya praktikpraktik KKN dalam pengadaan. Informasi untuk pengadaan barang dan jasa akan dilakukan sebagai berikut:  Dibuatnya Pengumuman pengadaan barang dan jasa, bila menggunakan metode International Competitive Bidding/ICB dan jasa konsultasi dengan metode Quality and Cost-Based Selection/QCBS, PIU Bappenas harus menyampaikan konsep pengumuman pelelangan dalam bentuk pemberitahuan pengadaan atau General Procurement Notice (GPN) dan dikirim ke Bank Dunia sebagai konfirmasi untuk pembuatan Specific Procurement Notice (SPN). SPN akan dipublikasikan dalam “Development Business Online” (UNDB Online) dan “Development Gateway Marke (DG Market)”.  Penayangan iklan pelelangan pengadaan barang/jasa, baik di koran Nasional maupun lokal dengan oplah yang sesuai kriteria serta ditayangkan pengumuman pada media resmi setempat. c. Jaminan Kualitas dan keabsahan terhadap barang/jasa yang disediakan penyedia. Penyebaran informasi mengenai prosedur dan mekanisme penanganan keluhan bidang pengadaan, antara lain melalui website, PO BOX, hotline, telepon, fax dsb kepada publik/peserta tender/penerima manfaat terhindar dari kualitas dan jasa yang diberikan konsultan/provider/pemasok di bawah ambang batas dan tidak bisa dipertanggungjawabkan dari segi kualitas dan keabsahan produk/jasa yang ditetapkan dalam spesifikasi teknis atau kriteria proyek.

Hal. VIII - 6


Bab 8. Transparansi & Akuntabilitas 8.3.

Sanksi terhadap penyimpangan

Penyelesaian atas kasus penyimpangan dilakukan secara proporsional sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku berdasarkan kewenangan masing-masing PA. Setiap tahap penyelesaian kasus harus dilakukan pemantauan perkembangannya. Terhadap kasus yang hanya bersifat penyimpangan prosedur tata kerja dan perlu dilakukan pembinaan secara administratif dapat dilakukan penanganannya secara internal oleh PA yang bersangkutan sesuai ketentuan yang berlaku. Upaya ini merupakan pelaksanaan transaparansi dan akuntabilitas atas kasus penyimpangan yang ditemukan pada masing-masing PIU yang telah memenuhi hal sebagai berikut: (1). Setiap kasus penyimpangan yang telah diidentifikasikan merugikan keuangan negara agar didukung dengan bukti yang memadai termasuk penjelasan/keterangan tertulis dari pihak yang bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut; (2). Tiap kasus penyimpangan harus dilakukan pembahasan melalui pemaparan kasus untuk menentukan langkah-langkah penyelesaian yang diperlukan. Dalam pemaparan tersebut, jika perlu, menyertakan pihak dari instansi terkait guna menentukan adanya penyimpangan.

8.4.

Laporan

Kemajuan pelaksanaan rencana tindak anti korupsi ini wajib dilaporkan oleh PIU kepada PCU setiap bulannya melalui laporan bulanan, atau setiap enam bulan sekali pada laporan bulanan yang ke-6 dan ke-12 setiap tahunnya. Laporan ini menyangkut semua aspek pelaksanaan transparansi dan akuntabiltas, termasuk: (1). kendala yang dihadapi oleh PIU; (2). Kebutuhan mengenai pemuktahiran agenda pelaksanaannya; (3). Pembiayaan pelaksanaan yang disediakan oleh PA; dan (4). Dukungan yang diperlukan dari PA.


Hal. VIII - 7

Lampiran I 1).Perpres No.12 tahun 1961 tentang Pemberian Tugas Belajar 2).Minutes of Nego a on tanggal 9 Pebruari 2011 3).Loan Agreement, IBRD No. 8010-IND tanggal 18 Maret 2011

PERATURAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 12 TAHUN 1961 TENTANG PEMBERIAN TUGAS BELAJAR PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, Menimbang: a. perlu adanya perencanaan dan koordinasi dari pendidikan tenaga-tenaga ahli di dalam dan di luar negeri dalam rangka Pembangunan Semesta; b. perlu diperhatikan politik luar negeri yang bebas dan aktif dalam memberikan tugas belajar di luar negeri; c. perlu mengatur pemberian tugas belajar kepada pegawai Negeri, anggota Angkatan Bersenjata, pegawai Perusahaan Negara dan pegawai Perusahaan Swasta. Mengingat: 1. Pasal 4 ayat (1), pasal 27 dan pasal 31 ayat (1) Undang-Undang Dasar; 2. Ketetapan Majelis Permusyawaratan Rakyat Sementara Nomor II/MPRS/1960; 3. Undang-undang Nomor 10 Prp tahun 1960. Mendengar: Musyawarah Inti Kabinet Kerja pada tanggal 18 April 1961: MEMUTUSKAN: Pertama: Mencabut segala peraturan yang bertentangan dengan Peraturan Presiden tersebut dibawah ini. Kedua: Menetapkan: PERATURAN PRESIDEN TENTANG PEMBERIAN TUGAS BELAJAR BAB I KETENTUAN-KETENTUAN UMUM

(1)

Pasal 1 Tugas belajar diberikan untuk menuntut ilmu, mendapat didikan atau latihan keahlian, baik didalam, maupun diluar negeri, dengan biaya Negara atau dengan biaya sesuatu Pemerintah Negara Asing, sesuatu Badan International, atau sesuatu Badan Swasta Asing.

(2) (3)

Tugas belajar di luar negeri diberikan untuk masa lebih dari 3 bulan dan untuk selamalamanya 3 tahun. Tugas belajar di luar negeri pada dasarnya hanya diberikan untuk satu kali, kecuali didalam hal-hal luar biasa menurut pertimbangan Menteri Pertama.

Pasal 2 Tugas belajar diberikan kepada pegawai Negeri, kepada anggota Angkatan Bersenjata, kepada pegawai perusahaan Negara atau kepada pegawai perusahaan Swasta dengan maksud menambah keahlian dalam penyelenggaraan usaha-usaha Pemerintah yang tertentu. Pasal 3 Sesudah tamat belajar, pegawai pelajar di luar negeri wajib bekerja dalam dinas Negara dengan ikatan dinas selama dua tahun untuk tiap-tiap tahun atau sebagian tahun dari masa belajarnya dan untuk sekurang-kurangnya 3 tahun. Pasal 4 Sesudah tamat belajar, pegawai perusahaan swasta pelajar wajib bekerja dalam lapangan yang ditentukan oleh Menteri yang berwenang selama dua tahun untuk tiap-tiap tahun atau sebagian tahun dari masa belajarnya. Pasal 5 Sesudah tamat belajar, pegawai pelajar di dalam negeri wajib bekerja dalam dinas Negara dengan ikatan dinas selama satu tahun untuk tiap-tiap tahun atau sebagian tahun dari masa belajarnya.

(1)

(2)

(3)

(1)

(2)

Pasal 6 Dengan tidak mengurangi ketentuan-ketentuan dalam ayat pasal ini, bagi pegawai pelajar di luar negeri, biaya pengobatan dan perawatan yang layak ditanggung seluruhnya oleh Negara sepanjang biaya-biaya itu seluruhnya atau sebagian tidak ditanggung oleh instansi-instansi asing. Negara tidak menanggung akibat suatu kecelakaan, penyakit atau kejadian yang menimpa diri pegawai pelajar karena kelakukannya sendiri dalam perjalanan pergi ketempat belajarnya, pulang ketempat kedudukannya atau selama waktu masa belajarnya Setiap pegawai pelajar di luar negeri diwajibkan mengasuransikan dirinya atas tanggungan sendiri. Pasal 7 Gaji aktif pegawai pelajar di luar negeri dibayarkan sampai tanggal keberangkatan ketempat belajar dan tunjangan belajar serta uang bantuan untuk keluarganya dibayarkan mulai tanggal keberangkatannya. Gaji Aktif pegawai pelajar di luar negeri mulai dibayar lagi lagi setibanya di Indonesia, dengan ketentuan, bahwa pegawai pelajar itu wajib segera melaporkan diri pada instansi Pemerintah yang bersangkutan.

(3)

Pembayaran tunjangan belajar dan uang bantuan keluarga dihentikan mulai saat pembayaran gaji aktif.

Pasal 8 Masa tugas belajar sebagai masa kerja untuk menetapkan gaji dan sebagai masa pensiun, dihitung menurut peraturan-peraturan yang berlaku. Pasal 9 Pegawai pelajar dan pegawai perusahaan swasta pelajar dikenakan hukuman administratif menurut peraturan yang ditetapkan oleh Menteri Pertama setelah mendengar Menteri Keuangan, dalam hal- hal seperti ditentukan dalam peraturan tersebut. Pasal 10 Pembatalan tugas belajar menurut ketentuan dalam pasal 12 ayat (3) dianggap semata-mata didasarkan kepada kepentingan dinas, kecuali apabila ternyata, bahwa pembatalan itu disebabkan oleh kealpaan pegawai pelajar sendiri. Pegawai pelajar di luar negeri yang bersangkutan harus pulang ke Indonesia dengan kesempatan yang pertama, sesudah diterimanya pemberitahuan tentang keputusan tugas belajar itu dalam hal ini biaya perjalanan ditanggung oleh Negara. BAB II TUGAS BELAJAR DILUAR NEGERI UNTUK PEGAWAI NEGERI, ANGGOTA ANGKATAN BERSENJATA DAN PEGAWAI PERUSAHAAN NEGARA

(1)

(2)

(1) (2) (3)

Pasal 11 Tugas belajar terbagi atas 3 golongan berdasarkan kedudukan pegawai menurut peraturan gaji yang berlaku pada waktu dijalankan tugas itu, yaitu: I. Tugas belajar Juwana, sebagai mereka yang berpangkat setinggi-tingginya DD2/III PGPN-1955 atau Bintara dalam ketentaraan; II. Tugas belajar Madya, bagi Mereka yang berpangkat serendah-rendahnya golongan E 1/I PGPN-1955 dan setinggi-tingginya F/II PGPN-1955 atau Perwira Pertama dalam ketentaraan; III. Tugas belajar Utama, bagi mereka yang berpangkat F/Ill PGPN 1955 atau Perwira Mencegah dan lebih tinggi dalam ketentaraan. Bagi pegawai perusahaan Negara golongan-golongan termaksud pada ayat (1) pasal ini ditetapkan oleh Menteri Pertama atas usul Menteri yang berwenang. Pasal 12 Tugas belajar diberikan oleh Menteri Pertama atas usul Menteri yang berwenang berdasarkan keperluan akan tenaga ahli dalam rangka Pembangunan semesta. Tugas belajar dapat diubah oleh Menteri Pertama atas usul Menteri yang berwenang setelah mendengar pertimbangan Kepala Perwakilan yang bersangkutan. Tugas belajar dapat dibatalkan oleh Menteri Pertama atas usul Menteri yang berwenang setelah mendengar kepala Perwakilan yang bersangkutan, jika ternyata, bahwa pegawai

pelajar yang bersangkutan, jika ternyata, bahwa pegawai pelajar yang bersangkutan tidak mempunyai pembawaan atau tidak cakap untuk menuntut ilmu, pendidikan atau latihan seperti ditugaskan kepadanya. Pasal 13 Pemberian tugas belajar itu disertai pemberian: 1. biaya perjalanan pergi/pulang, 2. biaya perlengkapan, 3. Tunjangan selama menunaikan tugas belajar, baik kepada pegawai, pelajar, maupun kepada keluarganya yang ditinggalkan, 4. biaya pembelian buku dan alat-alat pelajaran, 5. biaya pembayaran uang kuliah, uang sekolah, uang ujian dan uang "study tour" yang wajib.

(1) (2)

(3)

(4)

(5)

(1)

(2)

Pasal 14 Biaya perjalanan dari tempat kedudukan pegawai/pelajar ketempat tugas belajar diluar negeri dan kembali, ditanggung oleh Negara menurut peraturan-peraturan yang berlaku. Biaya perlengkapan diberikan menurut peraturan yang berlaku, dengan ketentuan bahwa bagi anggota Angkatan Bersenjata segala sesuatu ditetapkan tersendiri oleh Menteri Pertama atas usul tiap-tiap Angkatan. Selama masa tugas belajar, pegawai pelajar mendapat tunjangan belajar dan kepada keluarganya yang ditinggalkan diberikan uang bantuan menurut peraturan yang ditetapkan oleh Menteri Pertama setelah mendengar Menteri Keuangan. Kepada pegawai/pelajar diberikan biaya untuk pembelian buku dan alat-alat pelajaran menurut peraturan yang ditetapkan oleh Menteri Pertama setelah mendengar Menteri Keuangan. Biaya pembayaran uang kuliah, uang sekolah, uang ujian dan, uang "study tour" yang wajib, ditanggung oleh Negara dan dibayarkan langsung kepada Badan Perguruan atau Badan Pendidikan yang berkepentingan. Pasal 15 Ketentuan-ketentuan dalam pasal-pasal 13 dan 14 berlaku pula bagi pegawai pelajar yang mendapat tugas belajar dengan biaya sesuatu Pemerintah Negara Asing, sesuatu Badan Internasional atau sesuatu Badan Swasta Asing dalam hal biaya-biaya termaksud dalam pasal-pasal 13 dan 14 itu tidak dipikul oleh instansi-instansi tersebut. Dalam hal biaya-biaya yang dipikul oleh instansi-instansi itu kurang daripada jumlahjumlah yang ditetapkan menurut peraturan ini, maka kepada pegawai pelajar dapat diberikan selisih antara jumlah-jumlah yang dipikul oleh instansi-instansi tersebut dan jumlah-jumlah yang ditetapkan menurut peraturan ini dengan keputusan khusus Menteri Pertama setelah mendengar Menteri Keuangan. BAB III TUGAS BELAJAR DILUAR NEGERI UNTUK PEGAWAI PERUSAHAAN SWASTA

Pasal 16 Pasal-pasal 11 sampai dengan 15 diatas berlaku pula bagi pegawai perusahaan swasta yang mendapat tugas belajar diluar negeri dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: a. pegawai perusahaan swasta dimasukkan golongan tugas belajar menurut tingkat yang ditetapkan - oleh Menteri Pertama atas usul Menteri yang berwenang: b. pegawai perusahaan swasta diberikan biaya perjalanan pergi pulang dari Jakarta keluar negeri menurut peraturan yang berlaku; c. pegawai perusahaan swasta tidak mendapat tunjangan perlengkapan, d. keluarga pegawai perusahaan swasta yang ditinggalkan tidak diberi uang bantuan. BAB IV TUGAS BELAJAR DIDALAM NEGERI

(1) (2) (3)

(1) (2) (3)

(1) (2) (3) (4)

Pasal 17 Tugas belajar didalam negeri hanya diberikan kepada pegawai Negeri untuk belajar pada Perguruan Tinggi atau sekolah kejuruan menengah tingkat atas. Pegawai pelajar tidak dibebaskan dari perkerjaannya sehari-hari, kecuali dengan persetujuan Menteri Pertama atas usul Menteri yang berwenang. Tugas belajar didalam negeri yang tingkatannya lebih rendah daripada yang tersebut dalam ayat (1) pasal ini diatur oleh Menteri yang berwenang. Pasal 18 Tugas belajar diberikan, diubah atau dibatalkan oleh Menteri yang berwenang. Tugas belajar dapat diubah setelah mendengar pertimbangan Ketua Fakultas atau Kepala Sekolah yang bersangkutan. Tugas belajar dapat dibatalkan, apabila menurut pertimbangan Ketua Fakultas atau Kepala Sekolah yang bersangkutan, pegawai pelajar tidak mempunyai pembawaan untuk ilmu atau pelajaran yang dituntutnya, atau karena salah suatu sebab dianggap tidak cakap melanjutkan tugasnya itu ataupun tidak cukup kemajuannya. Pasal 19 Pegawai pelajar disamping hak-haknya sebagai pegawai Negeri mendapat bantuan berupa: jumlah biaya pembelian buku dan alat-alat pelajaran yang ditentukan menurut peraturan yang ditetapkan oleh Menteri Pertama setelah mendengar Menteri Keuangan; biaya pembayaran uang kuliah atau uang sekolah dan uang ujian yang dibayar langsung kepada badan perguruan yang bersangkutan. Jumlah-jumlah tersebut dalam ayat (1) pasal ini, dibebankan pada pada DepartemenJawatan yang bersangkutan. Pasal 20

Kepada pegawai perusahaan swasta tidak diberikan tugas belajar didalam negeri berdasarkan peraturan ini. BAB V PERATURAN PELAKSANAAN Pasal 21 Dengan tidak mengurangi ketentuan-ketentuan dalam pasal 9, pasal 14 ayat (3) dan ayat (4) dan pasal 19 ayat (1) huruf a, Menteri Pertama diberi kuasa: 1. menetapkan peraturan pelaksanaan dari Peraturan ini; 2. Menyimpang dari Peratura ini, apabila dalam sesuatu hal pelaksanaan Peraturan ini menimbulkan keadaan kurang adil atau dalam hal luar biasa. BAB VI PERATURAN PERALIHAN

(1)

(2)

Pasal 22 Tugas belajar yang sedang dijalankan berdasarkan peraturan-peraturan yang berlaku dianggap diberikan berdasarkan Peraturan ini dan diubah apabila terdapat penyimpangan dari ketentuan dalam Peraturan ini. Tugas belajar yang telah diberikan, akan tetapi belum dijalankan pada tanggal diundangkannya Peraturan ini, diatur menurut Peraturan ini.

Pasal 23 Selama peraturan-peraturan pelaksanaan termaksud dalam Peraturan Presiden ini belum ditetapkan, maka peraturan-peraturan yang ada berlaku terus sepanjang tidak bertentangan dengan Peraturan ini. Pasal 24 Peraturan Presiden ini mulai berlaku pada hari diundangkan. Agar supaya setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Pemerintah ini dengan penempatan dalam Lembaran-Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan Di Jakarta, Pada Tanggal 16 Mei 1961 PJ. PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA, Ttd. DJUANDA Diundangkan Di Jakarta, Pada Tanggal 16 Mei 1961

PEJABAT SEKRETARIS NEGARA, Ttd. SANTOSO LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 1961 NOMOR 234

PENJELASAN PERATURAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 12 TAHUN 1961 TENTANG PEMBERIAN TUGAS BELAJAR PENJELASAN UMUM Peraturan ini dimaksudkan untuk menggantikan berbagai-bagai surat edaran yang sampai kini mengatur masalah pemberian tugas belajar dan menyesuaikannya dengan keadaan pada dewasa ini. Karena itulah, maka di dalam peraturan ini terdapat pula ketentuan tentang pemberian tugas belajar di luar negeri kepada pegawai perusahaan swasta. Selanjutnya tugas belajar di dalam negeri yang hingga sekarang ini diatur oleh Departemen/Jawatan masing-masing, di dalam peraturan ini pada asasnya diatur sama dengan tugas belajar.di luar negeri dan hanya berbeda di dalam hal-hal yang memang karena sifatnya tidak dapat disamakan. PENJELASAN PASAL DEMI PASAL Pasal 1 Ayat (1) Cukup jelas. Ayat (2) Tugas belajar yang lamanya 3 bulan atau kurang dianggap terlampau singkat untuk dapat mengadakan orientasi sepatutnya, sehingga yang berkepentingan belum dapat mengadakan penghematan dalam biaya-biaya yang harus dikeluarkannya di luar negeri. Selama waktu itu ia mendapat uang harian berdasarkan peraturan tentang pemberian biaya perjalanan dinas ke-, dari dan di luar Negeri yang berlaku (antara lain surat-surat keputusan Menteri Keuangan tanggal 11-8-1955 Nomor 155273/B.S.D., tanggal 7-51956 Nomor 91619/B.S.D. dan tanggal 30-10-1958 Nomor 182460/B.S.D. Ayat (3) Akan diatur lebih lanjut dalam suatu surat edaran menteri Pertama. Pasal 2

Di dalam peraturan ini diberikan batas bilamana dapat diberikan tugas belajar di luar negeri kepada pegawai perusahaan Swasta, ialah apabila instansi swasta yang bersangkutan dapat dianggap sebagai ikut-serta dalam penyelenggaraan usaha Pemerintah yang tertentu. Pasal 3 Lihat penjelasan pasal 9. Pasal 4 Di dalam menentukan lapangan bekerjanya, akan diperhatikan maksud dari pengirimannya keluar negeri dan ikatan-ikatan yang ada dengan fihak Swasta yang bersangkutan. Pasal 5 Lihat penjelasan pasal 9. Pasal 6 Biaya pengobatan dan perawatan yang dibayar oleh Pemerintah, hanyalah selisih-kurang daripada yang telah dan harus dibayarkan oleh maskapai asuransi yang bersangkutan. Demikian juga akibat sesuatu kecelakaan, penyakit atau kejadian yang menimpa diri pegawai dan pegawai perusahaan swasta-pelajar, yang menyebabkan ia meninggal dunia, adalah juga atas tanggungan maskapai asuransi yang bersangkutan. Pembayaran selisih-kurang itu, tidak lagi menjadi tanggungan Pemerintah, bilamana Badan Internasional atau Pemerintah Negara Asing yang memberikan kesempatan belajar itu, telah memikul biaya-biaya termaksud, Oleh karena itulah kepada setiap pegawai Negeri (pegawai perusahaan swasta)-pelajar diwajibkan mengasuransikan dirinya atas biaya sendiri. Pasal 7 Cukup jelas. Pasal 8 Cukup jelas. Pasal 9 Pemberian tugas belajar di luar maupun di dalam negeri dimaksudkan agar hasil pekerjaan pegawai yang berkepentingan bagi Negara dapat bertambah. 0leh karena itu, maka didalam hal-hal pegawai yang berkepentingan dengan sesuatu jalan menghindari tercapainya maksud Pemerintah itu, ia harus dikenakan hukuman administratif. Pasal 10 Cukup jelas. Pasal 11 Cukup jelas.

Pasal 12 Cukup jelas. Pasal 13 Cukup jelas. Pasal 14 Peraturan yang dimaksudkan dalam ayat (1) dan ayat (2) ialah peraturan mengenai perjalanan dinas di luar dan di dalam Negeri yang lalu. Pasal 15 Cukup jelas. Pasal 16 Pemerintah dalam memberikan tugas belajar di luar negeri kepada pegawai perusahaan swasta hanya bermaksud untuk mengeluarkan biaya sejumlah yang benar-benar dianggap seperlunya saja, dengan catatan bahwa kekurangannya hendaknya dipikul oleh instansi swasta yang bersangkutan. Untuk membeli perlengkapan bagi yang berkepentingan Pemerintah dapat memberikan fasiliteit devisen menurut aturan yang telah ditetapkan oleh L.A.A.P.L.N. Pasal 17 Pada dasarnya pegawai negeri yang diberi tugas belajar didalam negeri tidak dibebaskan dari pekerjaannya sehari-hari dengan maksud supaya ia terus menerus dapat mengikuti jalannya pekerjaan yang ditugaskan kepadanya sebagai pegawai negeri, sehingga ia sesudah selesai belajar tidak memerlukan waktu lagi untuk memahamkan pekerjaannya. Pasal 18 Cukup jelas. Pasal 19 Cukup jelas. Pasal 20 Cukup jelas. Pasal 21 Cukup jelas. Pasal 22

Kelebihan biaya-biaya yang telah dikeluarkan berdasarkan peraturan-peraturan lama, tidak akan dipungut kembali. Pasal 23 Cukup jelas. Pasal 24 Cukup jelas. TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 2278

Lampiran II 2.1 SOP Pengambilan Keputusan Steering Commi ee (SC)1

SOP Pengambilan Keputusan SC Steering Committee merupakan tim pengarah program yang akan diangkat oleh Menteri PPN/Kepala Bappenas dan ditetapkan melalui SK Menteri PPN/Kepala Bappenas. Steering Committee akan dipimpin oleh Wakil Menteri PPN/Waka Bappenas dan Deputi Program dan Reformasi Birokrasi Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi sebagai Wakil Ketua, Sekretaris Steering Committee adalah Sekretaris Menteri PPN/Sestama Bappenas dengan Wakil Sekretaris adalah Kepala BPPK Kementerian Keuangan. Susunan keanggotaan Steering Committee: Ketua : Wakil Menteri PPN/Wakil Kepala Bappenas Wakil Ketua : Deputi Program dan RB, KemPAN dan RB Sekretaris : Sekretaris Menteri PPN/Sestama Bappenas Wakil Sekretaris : Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan, Kementerian Keuangan Anggota : a) Deputi Bidang SDM Aparatur, Kementerian PAN dan RB b) Deputi Bidang Polhukhankam, Bappenas c) Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan, Bappenas d) Direktur Jenderal Anggaran, Kementerian Keuangan e) Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan Nasional Tugas Steering Committee; a). Memastikan bahwa Human Capital Development Plan (HCDP) sesuai dengan kebijakan peningkatan kapasitas kelembagaan untuk mendukung keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi nasional b). Bekerjasama dengan Bank Dunia, Menetapkan kebijakan pelaksanaan Proyek ini yang ditetapkan di dalam POM agar pelaksanaan program berjalan secara efektif, efisien, transparan dan akuntabel c). Memberikan arahan dan keputusan kepada PCU dan PIU untuk hal-hal yang tidak/belum diatur di dalam POM untuk menjamin tercapainya sasaran Proyek seperti i). Menentukan Participating Agencies (PA) setiap tahunnya untuk berpartisipasi dalam proyek terutama pada tahun pertama pelaksanaan. ii). Memberikan persetujuan rencana kerja tahunan dari semua Participating Agencies (PA) yang berpartisipasi, termasuk memberikan bantuan teknis. Demikian juga memberikan persetujuan terhadap usulan yang diajukan Participating Agencies untuk calon peserta Degree Scholarship dan Non-Degree training. iii). Menyetujui dan atau memberikan sanksi penundaan atas usulan Participating Agencies (PA) berdasarkan hasil penelaahan dan rekomendasi PCU. Pemberian sanksi dilakukan apabila kinerja Participating Agencies dianggap buruk, kemungkinan sanksi yang diberikan berupa : • Penundaan keberangkatan Karyasiswa dari Participating Agencies sampai status kinerja Participating Agencies tersebut mencapai kinerja yang baik terutama laporan daya serap keuangan. • Mereduksi alokasi pengeluaran total sekurang-kurangnya sepuluh persen apabila persoalan yang terjadi dapat mempengaruhi perubahan tujuan atau indikator utama yang telah disepakati, bersifat prior review dan sudah ada NOL dari Bank Dunia.

Bekerjasama dengan Bank Dunia untuk merestukturisasi Participating Agencies berdasarkan potensi strategis yang implikasinya memerlukan penambahan atau pengurangan Participating Agencies demi pencapaian tujuan program. d). Melaporkan perkembangan proyek kepada Menteri Negara PPN dan Menteri PAN dan RB. iv).

Peranan Steering Committee sangat penting dalam memberikan pengawasan kebijakan dan arah strategis selama pelaksanaan program, maka sangat diperlukan untuk diadakan pertemuan atau koordinasi Steering Committee setidaknya dua kali dalam setahun selama umur proyek. Proses pengambilan keputusan oleh Steering Comittee terkait kebijakan dalam pelaksanaan SPIRIT ini akan diatur dalam SOP pengambilan keputusan. Pengambilan Keputusan Definisi dari pengambilan keputusan SC adalah proses penetapan kebijakan yang dilakukan oleh anggota SC terhadap masalah-masalah terkait dengan pelaksanaan Program SPIRIT yang memerlukan kebijakan khusus atau kebijakan yang belum diatur dalam POM. Ketentuan: 1. SC terdiri atas Ketua (merangkap anggota), Wakil Ketua (merangkap anggota), Sekretaris (merangkap anggota), Wakil Sekretaris (merangkap anggota) dan Anggota. 2. Anggota SC berjumlah gasal sekurang-kurangnya 7 orang. 3. Pengambilan keputusan dilakukan dengan cara rapat. 4. Rapat pengambilan keputusan SC dinyatakan sah apabila dihadiri oleh 2/3 anggota SC, dan tidak dapat diwakilkan. 5. Apabila hasil konfirmasi tingkat kehadiran anggota SC dalam rapat kurang dari 2/3 atau quorum rapat tidak tercapai, maka pengambilan keputusan dilakukan melalui formulir pengambilan keputusan yang didistribusikan kepada seluruh anggota SC. 6. Keputusan yang diambil melalui distribusi formulir pengambilan keputusan dianggap sah apabila ditanda tangani oleh sekurang-kurangnya 2/3 anggota SC. 7. Masalah-masalah khusus yang memerlukan pengambilan keputusan dari anggota SC antara lain: extention (perpanjangan studi), realokasi, pick-up student, penambahan/pengurangan/pergantian PA, perpindahan bidang studi/universitas yang berpengaruh terhadap masa studi, revisi HCDP dan masalah lainnya yang memerlukan keputusan SC. Prosedur pengambilan keputusan: 1. PIU menerima usulan/masalah/kasus dari PA/peserta/pelaksana Diklat/WB 2. PIU mengklarifikasi usulan/masalah/kasus dari PA/peserta/pelaksana Diklat/WB 3. PIU menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan terhadap usulan/masalah/kasus yang diterima 4. PIU menyampaikan bahan-bahan yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan terhadap usulan/masalah/kasus kepada PCU 5. PCU menyiapkan rapat dan/atau bahan-bahan yang diperlukan dalam distribusi formulir pengambilan keputusan 6. SC mengadakan rapat pengambilan keputusan atas usulan PCU atau SC mengambil keputusan melalui formulir pengambilan keputusan jika ketentuan rapat tidak terpenuhi 7. PCU mengadministrasikan dan mendokumentasikan keputusan SC 8. PCU menyampaikan keputusan SC kepada PIU 9. PIU menyampaikan keputusan SC kepada pihak-pihak terkait

Lampiran III 3.1SK SC dan PCU 3.2 SK PIU Bappenas dan PIU Kementerian Keuangan 3.3 TOR dan RAB Konsultan

/

Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasionall Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional SALINAN KEPUTUSAN MENTER! PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONALI KEFALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL NOMOR KEP.77/M.PPN/HK/08/2012 TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPlITUSAN MENTER! PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONALI KEPALABADAN PERENCANAAN PEMRANGUNAN NASIONAL NOMOR KEP.58/M.PPN/HK/09/2010 TENTANG

PEMBENTUKAN TIM PENGELOLA PROYEK BEASISWA UNTUK

PENGUATAN REFORlv1ASI BIROKRASI INSTANSI

(SCHOLARSHIP PKOGRAl!1 FOT? STRENGTHENING THE REFORMING INSTITUTION - SPIRIT)

MENTER! PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONALI KEPALA.. BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,

Menimban:s : a.

bahwa dalam rangka meningkatkan efektifitas pelaksanaan kegiatan pengelolaan proyek beasiswa SPIRIT, perlu mengubah susunan keanggotaan Tim Pengelola Proyek Beasiswa untuk Penguatan Reformasi Birokrasi Instansi (Scholarship FlVgram for Strengthening 71zeReforming Institution - SPIRIT);

b.

bahwa pejabat dan pegawai yang namanya tercantum dalam Lampiran Keputusan ini dianggap mampu dan mel1lenuhi persyaratan untuk duduk dan l1lelaksanakan tugas sebagai anggota .Tim Pei1gelola Proyek Beasiswa untnk Penguatan Reforl1lasi· Birokt'asi Instansi (Scholarship FlVgrom for "·,'frengthening The Reforming Institution SPIRIT);

1.

Undang-Undang NomoI' 22 Tahun 2011 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Tahun Anggaran 2012 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 NomoI' 113, Tal1lbahan Leillbaran Negara Republik Indonesia Nomor 5254);

2.

Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2002 Nomor 73, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4212) sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Keputusan Presiden Nomor 53 Tahun 2010;

Mengingat

3. Peraturan ...

- 2

3.

Peraturan Presiden Nomor 82 Tahun 2007 tentang Badan Perencanaan Pembangunan Nasional;

4.

Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kaH diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 91 Tahun 2011;

5.

Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan NasionallKepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor PER. 005/M.PPN1l0/2007 tentang Organisasi dan Tata Ketja Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan NasionallBadan Perencanaan Pembangunan Nasional;

6.

Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 1 Tahun 2012 tentang Pedoman Perencanaan, Pelaksanaan, Pelaporan, Pemantauan dan Evaluasi Kegiatan dan Anggaran;

Memerhatikan: World Bank aide nzemoire for a preparation Mission for the Scholarship

Program for Capacity Development in the Public Sector and follow up Discussion up to 15 February 20 10;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan

KEPUfUSAN PEMBANGUNAN MENTERI PERENCANAAN NASIONAL/KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN MENTERI NEGARA PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL NOMOR KEP.58/M.PPN/HK/09/2010 TENTANG PEMBENTUKAN TIM PENGELOLA PROYEK BEASISWA UNTUK PENGUATAN REFORMASI BIROKRASI INSTANSI (SCHOLAKSHIP PROGRAM FOil STRENGTHENING THE REFORMING INSTJTUI'ION - SPIRIT).

PERTAMA

Mengubah susunan keanggotaan Tim Pengelola Proyek Beasiswa untuk Penguatan Reformasi Birokrasi Instansi (Scholarship Pwgram for Strengthening The Reforming Institution - SPIRIT), dengan susunan keanggotaan sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.

KEDUA: ...

-3

KEDUA

Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan beriaku surut sejak tangga12Januari 2012.

Ditetapkan diJakarta pada tanggal 23 Agustus 2012 MENfERI PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/ KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL, ttd

ARMIDA S. ALISJAHBANA

SAUNAN LAMPlRAN KEPUfUSAN MENfERI PPN/KEPALA BAPPENAS NOMORKEP.77/M.PPN/HK/08/2012 TANGGAL 25 AGUSruS 2012

SUSUNAN KEANGGOTAAN

TIM PENGELOLA PROYEK BEASISWA UNTIJK PENGUATAN REFORMASI BIROKRASI INSTANSI

(SCHOI.ARSHIP PROGRAM FOR STRENGTHENING THE REFORMING INSTITUI10N - SPIRIT)

A.

B.

KOMITE PENGARAH Ketua

Wakil Menteri PPN/Wakil Kepala Bappenas.

Wakil Ketua

Oeputi Bidang Program dan Reforrnasi Birokrasi, Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi.

Sekretaris

Sekretaris Kementerian PPN/Sekretaris Utama Bappenas.

Wakil Sekretaris

Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan, Kementerian Keuangan.

Anggota

Oeputi Bidang SOM Aparatur, Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi; 2. Oeputi Bidang Politik, Hukum, Pertahanan dan Keamanan, Kementerian PPNIBappenas; 3. Oeputi Bidang Pendanaan Pembangunan, Kementerian PPNIBappenas; 4. Oirektur Jenderal Anggaran, Kementerian Keuangan; 5. Oirektur Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan NasionaL 1.

UNIT KOORDINASI PROYEK Ketua

Sekretaris Kementerian PPNISekretaris Utama Bappenas.

Wakil Ketua

Kepala BPPK, Kementerian Keuangan.

Sekretaris

Kepala Pusat Pembinaan, Pendidikan, dan Pelatihan Perencana, Kementerian PPNIBappenas.

Wakil Sekretaris

Kepala PPSOM, Kementerian Keuangan.

Anggota

Kepala Biro Umum, Kementerian PAN dan Reformasi dan Birokrasi; 2. Kepala Biro SOM, Kementerian Keuangan; 3. Kepala Pusdiklat, Kementerian Luar Negeri; 4. Kepala Biro Kepegawaian, Kementerian Oalam Negeri; 5. Kepala Biro SOM, Kementerian PPN/Bappenas; 6. Kepala Biro SOM, Badan Pemeriksa Keuangan; 7. Kepala Biro Kepegawaian dan Organisasi, Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan; 1.

8. Kepala ...

-2

8. 9. 10. 11.

Kepala Biro Umum, Lembaga Administrasi Negara; Kepala Biro Kepegawaian, Badan Kepegawaian Negara; Kepala Pusdiklat, Badan Koordinasi Penanaman Modal; Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian, Badan Pertanahan Nasional; 12. Direktur Kelembagaan, Ditjen Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan; 13. Asisten Deputi Bidang Perumusan Kebijakan PAN dan Reformasi Birokrasi, Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi; 14. Direktur Aparatur Negara, Kementerian PPN/Bappenas; 15. Direktur Pendanaan Luar Negeri Multilateral, Kementerian PPNIBappenas; 16. Direktur Anggaran II, Diljen. Anggaran, Kementerian Keuangan; 17. Direktur Pinjaman dan Hibah, Ditjen Pengelolaan Utang, Kementerian Keuangan; 18. Kepala Biro Perencanaan, Organisasi, dan Tata Laksana, Kementerian PFN/Bappenas; 19. Kepala Biro Hukum, Kementerian PPN/Bappenas; 20. Kepala Biro Umum, Kementerian PPN/Bappenas.

MENTER! PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONALI KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL, ttd

ARMIDA S. AIlSJAHBANA

REPUBLIK INDONESIA

KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAU

BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL

SAUNAN

KEPUlUSAN SEKRETARIS KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONALI

SEKRETARIS UI'AMA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL

NOMOR KEP.87 ISES/HKl071201S

TENTANG

PERUBAHAN KEDUA ATAS KEPUlUSAN SEKRETARIS MENI'ERI NEGARA PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONALI SEKRETARIS UI'AMA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL NOMOR KEP.16/SES/HKlOS/2011 TENTANG PEMBENTUKAN TIM PELAKSANA KEGIATAN (PROPCFIMPLEMEN11NG UNIT-PIU) PROGRAM BEASISWA UNTUK PENGUATAN REFORMASI BIROKRASI INSTANSI (SCHOLARSHIPPROGRAMFOR STRENG11IENING mEREFORMING INSTITUI10NS - SPIRl1) SEKRETARIS KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONALI

SEKRETARIS UI'AMA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,

Menimbang :

a.

bahwa dalam rangka peningkatan kualitas pegawai negeri sipil untuk penguatan reformasi di instansi pemerintah, telah dibentuk Tim Pelaksana Kegiatan (Project Implementing Unit-PIU) Program Beasiswa untuk Penguatan Reformasi Birokrasi Instansi (Scholarship Program For Strengthening The Reforming Institutions

- SPIRIT);

b.

bahwa untuk meningkatkan efektivitas perwujudan tata kelola pemerintahan yang baik, perlu mengubah susunan keanggotaan Tim Pelaksana Kegiatan (Project Implementing Unit-PIU) Program Beasiswa untuk Penguatan Reformasi Birokrasi Instansi (Scholarship Program For Strengthening The Reforming Institutions

-SPIRI'D;

c.

bahwa pejabat dan pegawai yang namanya tercantum dalam Lampiran Keputusan ini dianggap mampu dan memenuhi persyaratan untuk dapat melaksanakan tugas sebagai anggota Tim Pelaksana Kegiatan (Project Implementing Unit-PIU) Program Beasiswa untuk Penguatan Reformasi Birokrasi Instansi(Scholarship Program For Strengthening The Reforming Institutions - SPIRIT);

Mengingat ...

-2

Mengingat

1. Undang Undang Nomor 19 Tahun 2012 tentang Anggaran

Pendapatan dan Belanja Negara Tahun Anggaran 2013 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 228, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5361); 2. Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun2002 tentang Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2002 Nomor 73, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4212) sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 53 Tahun 2010; 3. Peraturan Presiden Nomor 82 Tahun 2007 tentang Badan Perencanaan Pembangunan Nasional; 4. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 91 Tahun 2011; 5. Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor PER.005/M.PPN/10/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/BadanPerencanaan Pembangunan Nasional, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 7 Tahun 2012; 6. Peraturan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 1 Tahun 2012 tentang Pedoman Perencanaan, Pelaksanaan, Pelaporan, Pemantauan dan Evaluasi Kegiatan dan Anggaran; 7. Keputusan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor KEP.q8/M.PPN/HKl09/2010 tentang Tim Pengelola Program Penguatan Beasiswa Kapasitas Kelembagaan untuk Mendukung Reformasi Birokrasi; Memerhatikan -: World Bank aid memoirc for a preparation Mission for the Scholarship Program for capacity Development in the Public Sector and Follow-up Discussion up to 15 February 2010,

MEMUTUSKAN : •••

-3MEMUfUSKAN:

Menetapkan

.KEPUTUSAN SEKREI'ARIS PERENCANAAN KEMENfERIAN PEMBANGUNAN NASIONAL/SEKRETARIS UTAMA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL TENfANG PERUBAHAN KEDUA ATAS KEPUfUSAN SEKRETARIS MENTERI NEGARA PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/SEKRETARIS UTAMA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL NOMOR KEP.16/SES/HK/03/2011 TENTANG PEMBENTUKAN TIM PELAKSANA KEGIATAN (PROJEer IMPLEMENnNG lINlT-PIU) PROGRAM BEASISWA UNTUK PENGUATAN REFORMASI BIROKRASI INSTANSI (SCHOLARSHIP PROGRAM FOR STRENGmENlNG 11fE KEFOBMING INST1Tll110NS -SPIRIT).

PERTAMA

Mengubah susunan keanggotaan Tim Pelaksana Kegiatan (Project Implementing Unit-PIU) Program Beasiswa untuk Penguatan Reformasi Birokrasi Instansi (Scholarship Program For Strengthening The Reforming Institutions-SPIRlT) , dengan susunan keanggotaan sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.

KEOVA

Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, dan berlaku sumt sejak 2 Januari 2013. Ditetapkan diJakarta pada tanggal 16 Juli 2013

SEKRETARIS KEMENfERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/ SEKRETARIS UTAMA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,

ttd SLAMIT SENO ADJI

Salinan sesuai dengan aslinya Kepala Biro Hukum,

1~·

Emmy Suparmiamn

•

SAUNAN LAMPIRAN KEPUfUSAN SEKREfARIS KEMENTERIAN PPNI SEKREfARIS UTAMA BAPPENAS NOMOR KEP.87 ISES/HKl0712013 TANGGAL 16 JULI 2013 SUSUNAN KEANGGOTAAN

TIM PELAKSANA KEGIATAN (PROjEcrlMPLEMENI1NG lINIT-PIU)

PROGRAM BEASISWA UNTUK PENGUATAN REFORMASI BIROKRASI INSTANSI

(SCHOLARSHIPPROGRAMFOR STIlENG11fENING THE llEFORMING INSTI1Ul10NS -SPIRIT)

Ketua

Kepala Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan Perencana (Pusbindiktatren), Kementerian PFN/Bappenas.

Sekretaris

Kepala Bidang Pengkajian Program, Informasi dan Layanan Perencana Pusbindiklatren, Kementerian PPN/Bappenas.

. Anggota

1. Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Perencana I, Pusbindiklatren, Kementerian PPN/Bappenas; 2. Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan Perencana II, Pusbindiktatren, Kementerian PPN/Bappenas; 3. Kepala Bidang Pembinaan dan Pengembangan Jabatan Fungsional Perencana, Pusbindiktatren, Kementerian PPN/Bappenas; 4. Kepala Sub Direktorat Kelembagaan dan Ketatalaksanaan, Direktorat Aparatur Negara, Kementerian PPN/Bappenas; 5. Kepala Sub Direktorat Multilateral I, Direktorat Pendanaan Luar Negeri Multilateral, Kementerian PPN/Bappenas; 6. Kepala Bagian Perencanaan Program dan Anggaran Biro Perencanaan, Organisasi dan Tata Laksana, Kementerian PPN/Bappenas; 7. Kepala Bagian Verifikasi Kementerian PFN/Bappenas;

Anggaran,

Biro

Umum,

8. Kepala Sub Bidang Pengembangan, Program dan Penganggaran, Pusbindiktatren, Kementerian PPN/Bappenas; 9. Kepala Sub Bidang Informasi dan Layanan Perencana, Pusbindildatren, Kementerian PFN/Bappenas; 10. Kepala Sub Bidang Pengelolaan Diktat Perencana I, Pusbindiklatren, Kementerian PPN/Bappenas;

11. Kepala Sub Bidang Pemantauan dan Evaluasi Diktat Perencana I, Pusbindiklatren, Kementerian PPN/Bappenas; 12. Kepala Sub Bidang Pengelolaan Diklat Perencana II, Pusbindiklatren, Kementerian PPN/Bappenas; 13. Kepala Sub Bidang Pemantauan dan Evaluasi Diktat II, Pusbindiklatren, Kementerian Perencana PPN/Bappenas;

14. Kepala ...

- 2

14. Kepala Sub Bidang Akreditasi, Kurikulum dan Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional Perencana, Pusbindildatren, Kementerian PPN/Bappenas; 15. Kepala Sub Bidang Pengembangan, Pemantauan dan Evaluasi Jabatan Fungsional Perencana, Pusbindildatren, Kementerian PPN/Bappenas; 16. Kepala

Sub Bagian Tata Kementerian PPN/Bappenas;

Usaha,

Pusbindildatren,

17. Dr. Haryanto, SE, MA; 18. Wahyu Prlbadi, S.Pt, MT, MA;

19. Drs. Edy Purwanto, MA;

20. Dwi Harini Septaning Tyas, SE; 21. Feita Puspita Murti, SE; 22. Maharani Putri Samsu Wibowo, S.Mn, MSM;

23. Ade KusworO, S.Si, MT.

Tim Pendukung Teknis: 1.

Nita Agustin, A.Md;

2.

Mulyani Rachmiyati, S.Sos;

3.

Agustin Setyaninzsih, S.Sos;

4. Jajang Muhari; 5. Ari Prasetyo, SH; 6. Endang Retno Dumilah, SAP. SEKRETARIS KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONALI

SEKRETARIS UTAMA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,

ttd

SLAMET SENO ADJI

Salinan sesuai dengan aslinya

-7;:;· Emmy;:p~

.

~

KfMENTERiAN KEUANGAN

REPUBUK lNDONESlf.I

KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN

NOMOR 002 IKM.12/2010

TENTANG

PEMB.ENTUKAN TIM PELAKSANA KEGIATAN (PROJECT IMPLEMENTING UN/I)

PROGRAM BEASISWAPENGUATAN KAPASfTAS UNTUK Mi:NDUKUNG REFORMASI

BIROKRASI KEMENTERIAN KEUANGAN

MENT"ERI KEUANGAN.

Menimbang

a. bahwa dalam rangka memenuhi ketentuan Oiktum Keenam Keputusan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan NasionallBadan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 58jM.PPN/HKl09J2010 tentang Pembentukan Tim Pengelola Proyek Beaslswa untuk Penguatan Reformasi Birokrasi Instansi (Scholarship Program far Strengthening The Reforming Instituitans SPIRI1), perlu membentuk tim pefaksana kegiatan (Project Implementing Una) di lingkungan Kementerian Keuangan; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a di atas. perlu menetapkan Keputusan Menteri Keuangan tentang pembentukan Tim Pelaksana Kegiatan (Project Implementing Unit) Program Beasiswa Penguatan Kapasitas Kelembagaan untLlk mendukung Refermasi Birokrasi pada Kementerian Keuangan;

Mengingat

1. Undang-Undang Nomor 47 Tahun 2009 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Tahun Anggaran 2010 (Lembaran Negara Repliblik Indonesia Tahun 2009 Nomor 156. Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5076) sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2010 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 69, Tambahan Lembaran Negara Republik In,donesia Nemor 5132): 2. Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2002 Nomor 73) sebagaimana telah diubah terakhir dengan Keputusan Presiden Nomor 72 Tahun 2004 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 92, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4418); 3. Keputusan Presiden Nomor 131M tahun 2011; 4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 134/PMK06/2005 tentang Pedoman Pembayaran dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Selanja Negara; 5. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184JPMK.01J2010 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kementerian Keuangan (Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 498);

KEMENTERIAN KEUt>.NGAN

REPUBUK INDONESIA

-2 6. Keputusan MenteM Keuangan Nomor 347/KMK.01J2008 tentang Pelimpahan Wewenang Kepada Pejabat Eselon I di Lingkungan Departemen Keuangan Uhtuk dan Atas Nama Menteri Keuangan Menandatangani Surat dan Keputusan Menter! Keuangan sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Menteri Kauangan Nomor 218JKMK.01/2010; Memperhatikan

1. Keputusan Menteri Negara Pareneanaan Pembangunan NasionaUBadan Peraneanaan Pembangunan Nasional nomor 58JM.PPN/HIV'091201Q tentang Pembentukan Tim Pengelola Proyek B~asiswa untuk Penguatan Reformasi Birokrasi Instansi (SCholarship Program for Strengthening The Reforming Instituitans SPIRIT);

2. World Bank aide memoire far a preparatian mlSS/an for the schaolarship program for capacitydevelapment in the public sector and follow up disoussion up to February 5th, 2010;

MEMUTUSKAN: Menetapkan

KEPUTUSAN MENTERI KEUANGAN TENTANG PEMBENTUKAN TIM PELAKSANA KEGIATAN (PROJECT IMPLEMENTING· UNIT) PROGRAM BEAStSWA PENGUATAN KAPASITAS UNTUK MENDUKUNG REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN KEUANGAN.

PERTAMA

Membentuk Tim Pelaksanc:l Kegiatan (Project Implementing Unit) Program Beasiswa Penguatan Kapasitas Kelembagaan untuk mendukung Reformast Birokrasi pada Kementerian Keuangan. untuk se/ahjutnya disebut sebagai Tim Pelaksana (Project Implementing Unit), di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengembangan Sumber Daya Manusla.

KEDUA

Menunjuk dan menetapkan nama-nama sebagaimana tercantum delam Lempiran Keputusan Menteri Keuangan ini, sebagai Pengarah, Ketua, Sekretaris dan Anggota Tim pelaksana di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengembangan Sumber Daya Manusla.

KETIGA

Tim Pelaksana Kegiatan (Project Implementing Unit) di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengemba.ngan Sumber Daya Manusia bertanggung jawab atas kelanoaran pelaksanaan tugas-tugas yang dlbebankan kepadanya.

KEEMPAT

Tugas dan tanggung jawab Pengarah, Ketua. Sekretaris dan Anggota Tim pelaksana adalah: a. Pengarah:

1)

Memberikan pengarahan kebijakan dan umum kepada Tim Pelaksana Kegiatan (Project Implementing Unit) untuk menjamin tercapainya sasaran program;

r

KFMENTERiAN KEIJANGAN RGPU8i..iI(

lNf)Ot"ESi,~,

~3

..

2) Memastikan bahwa penyelenggaraan program beasiswa pascasarjana sesuai dengan Human Capital Development Plan (HCDP) dan kebijakan peningkatan kapasitas kelembagaan untuk mendukung keberhasilan pelaksanaan reformasi , birokrasi pada Kementerian Keuangan; 3) Melaporkan per.kembangan pelaksanaan program kepada Mer:1teri Keuangan b. Ketua:

1) Mengkoordinasikan hal-hal yang terkait dengan

perencanaan, pelaksanaan, peJaporan dan pertanggungjawaban penyelenggaraan Program Beas.lswa Penguatan Kapasitas Kelembagaan untuk mendukulig Reformasi Birok1asi pada Kementer'ian Keuangan; 2) Mela~$anakan koordinasi dengan Unit Koordinasi Proyek (Project Coordinating UnitJPCU); 3) Melaporkan peJ'kembangan pelaksanaan proyek kE;lpada Pel'lgarah Tim Pelaksana (PI U) dan Unit Koordinasi Proyek (PCU) selta kepada pihak lain sesuai ketentuan yang berlaku. c. Sekretaris:

1) Membantu

Ketua Tim Pelaksana dalam mengkoordinasikan hal-hal yang terkait dengan perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan pertanggungjawapan penyelenggaraan Program Beasiswa Penguatan Kapasitas Kelembagaan untuk mendukung Reformasi Birokrasi pada Kementerian Keuangan; 2) Membantu Ketua Tim Pelaksana dalam mefaksanakan koordinasi dengan Unit Koordinasi Proyek (Project. Coordinating UnitlPCU): 3) Membantu Ketua Tim Pelaksana dalam menyusun konsep laporan perkembangan pelaksanaan proyek kepada Pengarah Tim Pelaksana (PIU) dan Unit Koordinasi Proyek (PCU) serta kepada pihak lain sesuai ketentuan yang berlaku~

d. Anggota:

Membantu Ketua Tim Pelaksana dalarn menyusun perencanaan Program Beasiswa Penguatan Kapasitas Kelembagaan untuk mendukung Reformasi Birokrasi pada Kementerjan Keuangan; 2) Membantu Ketua Tim Pelaksana dalarn menyusun pedornan atau petunjuk pelaksanaan/teknis; 3} Membantu Ketua Tim Pelaksana mempersiapkan pelaksanaan kegiatan; 1)

I(EME·:NTERIAN KEUANGAN

HFPtJ8LH< INDC}Nf:SfA

-4 4) Membantu Ketua Tim Pelaksana dalam mengelola dan mengadministrasikan keuangan; 5) Membantu Ketua Tim Pelaksana delam melaksanakan koordinasi dengan Unit Koordinasi Proyek (PCU), unit eselon I di lingkungan • Kementertan Keuangan serta Konsultan Manajemen, dan Perencanaandan Keuangan yang ditunjuk oleh Unit Koordinasi Proyek (PCU); 6) Membantu Ketua Tim Pelaksana dalam melaksattakan sosialisasi kegiatan program; 7) Membantu Ketua Tim Pelaksana dalam menyelenggarakan proses selekai program beasiswa; 8) Membantu Ketua Tim Pelaksana dalam meiaksanakan kegiatan pre-departure training; 9) Membantu K:etlJa Tim Pelaksana dalam melaksEmakan penempatan peserta pada universitasdalam dan luar negeri; 10) Membantu Ketua Tim Pelaksana dalam melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan; 11) Membantu Ketua Tim Pelaksana dalam melaksanakan tracer study; 12) Membantu Ketua Tim Pelaksana dalam mengelola database dan arsip administrasi peserta: 13) Membantu Ketua Tim Pelaksana dalam mengelola publikasi informasi baik melalul media elektronik dan cetak; 14) Menyampaikan laporan hasH pelaksanaan kegiatan kepada Ketua Tim pelaksana. KELIMA

Tim Pelaksana Kegiatan (Project Implementing Unit) Program Beasiswa Penguatan Kapasitas Kelembagaan untuk mendukung Reformasi Birokrasi pada·· Kementerian Keuangan bertugas sejak ditetapkan sampai dengan berakhimya The Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions ini.

KEENAM

Sagala pengeluaran sebagai akibat ditetapkannya Keputusan Menteri Keuangan ini, di.bebankan pada Bagian Anggaran Daftar Isian Pengeluaran Anggaran (DIPA) Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengembangan Sumber Daya Manusia.

KETUJUH

Keputusan Menteri Keuangan ini berlaku sejak ditetapkan sampai dengan berakhirnya program Appraisal Mission For The Scholarship Program for Strengthening Reforming InsUtutions inL

KEMENTERIAN KElJANGAN

REPUaUK !NOONESj,iI,

-5

Salinan Keputusan Menteri Keuangan in! disampaikankepada: 1. Ketua Badan PemeriksaKeuangan; 2. Menteri Keuangan;

3.Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan;

4. Inspektur J,ender~1 KEmlenterian Keuangan;

5, Kepala BiroPerencansan dan Keuangsn Kementerian KeuaAgan;

6. KepalaBiro HUkumKementerian Keuangsn; 7. Kepals KantorPelayanan Perbendaraan Jakarta II; 8. Kepala KantorPelayanan Perbendaharaan Khusus Jakarta VI; dan 9. Yang bersangkutan untuk dimengerti dan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 Februari 2011 a~n.

MENTERl KEUANGAN

'ALA BADAN PENDIDIKAN LATIHAN KEUANGAN,

, JOEIEI 95212171975101 002

T"

:

KEMENTERJAN KE;:UANGAN

REPUBUK iNDONESiA

LAMPI RAN KEPUTUSAN MENTERl KEUANGAN NOMOR 002 IKM.1212011 TENTANG PEMBENTUKAN TIM PELAKSANA KEGI.ATAN (PROJECT IMPLEMENTING UNI7) PROGRAM BEASrSWA PENGUATAN KAPASITAS KELEMBAGAAN UNTUK MENDUKUNG REFORMASI BIROKRASI PADA KEMENTERIAN KEUANGAN

DAFTAR NAMA TIM PELAKSANA KEGIATAN (PROJECT IMPLEMENTING UNIT)

PROGRAMBEASISWA PENGUATAN KAPASltAS UNTUKMENDUKUNG

REFORMASIBJROKRASIKEMENTERIANKEUANGAN

No. (1 )

1.

2. 3. 4. 5. 6.

7.

B. 9. I 10. i 11. • 12. 13. . 14. 15. 16. !

17. 18. 19. 20. 21. 22.

Nama

Jabatan

(2)

(3)

Kepala BPPK Kepala Pusdiklat Pengembangan SOM Kepaia Bidaog Adminlstrasi Pendidikan Pascasariana Kepala Subbidang Perencanaan Kepala Subbidang Seleksi dan Penempatan Kepara Subbidang Pemantauan Purwaoingsih Ratna Saridewi Dian Irawao Tamam Khaulani Kusnan Hidayat Rochmat Nugraha DedyZulkarnaen Dieke Ardyana S Wena Liza L.Ui Mutiary • Sukurdi Fritz Okta Nehemnya Inwan Hadiansyah Sartono Andi Nur Syamsudin Ahmad Muttakin Unang _ .................... _ - -

-

J

,-

~-

Peogarah.~~ _ _.._

Ketua Tim Sekretaris Tim Anggota Anggota

_ _

.... _ _ m

Anggota Aoggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota

I ;

-----1

a.n. MENTERI KEUANGAN ~ ... BADAN PENDIDIKAN LATIHAN KEUANGAN,

.

JOEIB

~1217 197510 1 002

T

TERMS OF REFERENCE

INDONESIA Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institutions (SPIRIT) project

Loan IBRD No. 8010-ID NON CONSULTING SERVICES

Commercial Bank as a Payment Transfers Provider

April 2014

TERMS OF REFERNCE Provider for Payment Transfers Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)

I.

BACKGROUND

On March 18, 2011, Government of Indonesia with the International Bank for Reconstruction and Development, World Bank Group, signed a Loan Agreement to commence the Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) with a project period of 2011 – 2017. This scholarship program supports the Bureaucracy Reform initiative in the central government, and aims at: (1) improving the agency’s human resources through the development of technical, managerial, and leadership skills of civil servants working in the core functional areas of the agency; and (2) improving the internal operating environment through the enhanced ability of these civil servants to implement Bureaucracy Reform within the agency as well as the impact on organizational culture and processes of sufficient numbers (or a ‘critical mass’) of skilled and reform-minded staff in the agency. Program Components There are three components included in this program: Component 1: Degree Scholarships Program for Ministry of Finance  

Sub-component 1.1: Competitive selection of candidates and provision of pre-departure language training to selected candidates. Sub-component 1.2: Award of scholarships for overseas and joint domestic and overseas (link) degrees to successful candidates in fields relevant to the work of the Ministry of Finance.

Component 2: Degree Scholarships and non-degree training, for the Bappenas cluster of Participating Agencies  

Sub-component 2.1: Competitive selection of candidates and provision of pre-departure language training to selected candidates. Sub-component 2.2: Award of scholarships for domestic, overseas, and joint linkage (domestic and overseas) degrees, overseas non-degree training as well domestic nondegree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective Participating Agencies.

SPIRIT Program TOR - Provider for Payment Transfers

2

The 10 participating agencies coordinated by the Bappenas Project Implementing Unit (PIU) are: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Bappenas National Civil Service Agency (BKN) Investment Coordination Board (BKPM) Supreme Audit Board (BPK) Financial and Development Supervisory Board (BPKP) National Land Agency (BPN) Ministry of Foreign Affairs (MoFA) Ministry of Home Affairs (MoHA) National Institute of Public Administration (LAN) Ministry for Administrative and Bureaucracy Reforms (MenPAN)

These particular agencies were selected for participation in the program as they are either: (a) key government agencies that are responsible for public sector financial, economic, and human resource management (Bappenas, MenPAN, LAN, BKN, BPK, BPKP); (b) key agencies responsible for improving the investment climate in Indonesia (MoFA, BKPM, BPN); or (c) agencies that are responsible for managing and implementing Bureaucracy Reform (MenPAN, and MoHA). Component 3: Program support  

Sub-component 3.1: Program management Sub-component 3.2: Quality assurance, monitoring and evaluation

Overview of the Program Implementation in BAPPENAS Cluster of Agencies This program aims at a total estimated of 1,720 scholars from Bappenas cluster of Participating Agencies to be awarded by both degree and non-degree scholarships between 2011 and 2017. Table 1. Number of Estimated Number of Scholar Recipients in BAPPENAS Cluster of Agencies Number of Scholars PROGRAM 2011 Degree Program 1 PhD Overseas

ACTUAL 2012 2013

Total

2014

2015

PLAN 2016

2017

Total

Total

1

13

31

45

0

0

0

0

0

2

15

39

56

0

0

0

0

0

56

19 22

43 36

99 56

161 114

98 50

43 24

0 0

125 71

266 145

427 259

0 0

4 1

6 0

10 1

3 0

8 0

0 0

9 0

20 0

30 1

Sub Total

44

112

231

387

151

75

0

205

431

818

1 2

Internship Overseas Non Degree Training Overseas

0 6

0 152

0 139

0 297

19 127

24 59

18 52

8 14

69 252

69 549

3

Non Degree Training Domestic

0

32

41

73

73

73

57

8

211

284

Sub Total TOTAL

6 50

184 296

180 411

370 757

219 370

156 231

127 127

30 30

532 1350

902 1720

2

PhD Domestic

3 4

Master Overseas Master Domestic

5 6

Master Linkage Pick-up Student

45

Non-Degree Program


3

Up to 2013, a total of 757 scholars have been selected by the BAPPENAS PIU and have received scholarship with most of them already in university or in training throughout the world. To support the extensive payment operations of this program, a firm specializing in payment transfers is needed to facilitate an effective and efficient payment transfer process for the Bappenas PIU.

II.

OBJECTIVE OF THE ASSIGNMENT

The general objective of recruiting the provider for Payment Transfers (“Provider”) is for carrying out payment transfer activities on behalf of the PIU Bappenas (“PIU) to the third party (scholars, universities, training providers, etc.) effectively and efficiently during their course of study.

III. SCOPE OF WORK The Provider will support Bappenas PIU in performing payment transfers of scholarship funds (tuitions, allowances and other costs) for domestic and overseas of degree and nondegree program Scholarship Recipients for the remaining period of the project until the closing of project in 2017 (for estimated scholarship amount to be paid and number of estimated transactions from 2014-2017, please see table 5 and 6 in Attachment). The Provider will receive scholarship funds transferred from SPIRIT’s special account to the Bank (The Provider) and will not perform any advance financing. Specifically, the scope of services provided by the Provider, encompass the following: a)

Based on the PIU’s financial projections and payment instruction, the Provider will transfer payments for tuition fees, allowances and other costs to third parties (scholars, universities, training provider, etc.) abroad and in Indonesia in their respective currencies (for breakdown of scholarship costs for degree and non-degree program, please see table 3 and 4 in Attachment);

b)

If necessary, the Provider shall manage two accounts: (1) account for scholarship funds that will be used solely for the transfer of scholarship related costs, and (2) another account will be to finance the bank transfer charges, currency exchange and other bank related costs. The second account will be replenished based on the invoice from the Provider;

c)

Maintain and update status on level of funds available in the bank account and inform the PIU as soon as possible if there is any predicted shortages in the funds balance;

d)

Plan and carry out these payments in an efficient way based upon the request from the PIU;

e)

Provide PIU (and scholars if possible) the relevant details of each payments;

f)

Provide reporting of all financial transactions as requested in the “Timeline and Deliverables” section below, attaching the proof of payment transfers to each scholars.


4

g)

If there are payments that need to be transferred incurrencies other than ones that are agreed in the contract, it will be negotiated on a case basis.

Bank accounts If deemed necessary, the provider should provide: 1.

Dedicated bank accounts for scholarship funds in IDR and USD.The accounts are to be used exclusively for keeping the advance funds from Bappenas and for carrying out all payments to students and universities.The provider should provide browsing access to PIU Bappenas to these bank accounts for monitoring purposes.

2.

Bank transfer charges, currency exchange and other bank related costs will be maintained in another account. This account will be replenished based on the invoice from the Provider.

Interests It is not preferable for any interest earned by the SPIRIT program accounts. However, if any interests were earned by the SPIRIT accounts it should be transferred back to the Government.

IV. SOURCE OF FUNDS The source of funding for the recruitment of Payment Transfer Provider is the IBRD Loan 8010-ID.


5

V.

TIMELINES AND DELIVERABLES

The assignment will be for a period of approximately 48 months commenced and completed within the period of 2014 to mid 2017. Table 2: Deliverables Deliverables Inception Report This report contains the work process and work plan as agreed with the PIU Monthly reporting of the payment activities will consist of: Summary and also detailed report of all payments, including all relevant bank statements and other proofs that might be due; including details of bank expenses, exchange rates applied and other relevant information Quarterly reporting of the payment activities will consist of: Consolidation of monthly reports for the quarter

Annual report of the payment activities will consist of: Consolidation of monthly reports for the year Final report: Final Implementation report (in Bahasa Indonesia and in English).

Due Date Two weeks upon contract signing Each 5th of the following Month

Due 15 days after end of each Quarter, of the Calendar Year Due 30 days after end of each Calendar Year End of assignment (2017)

The Provider will report to the Head of PIU and need to maintain close coordination and communication with the Commitment Maker (Pejabat Pembuat Komitmen/PPK).

VI. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE This activity will be performed by a professional Commercial Bank that meets the following qualifications: 1. 2. 3. 4. 5.

Foreign; local or state owned Banks that have established a formal office in Jakarta, Indonesia for at least 20 (twenty) years. Authorized to perform foreign exchange transactions at least for the past 10 (ten) years. Have extensive international correspondence banking networks. Supported by capable staff to support the needed operational activities. Able to provide the best service with the most efficient cost.

ATTACHMENT

PhD Program Domestic

Overseas

1.000

152.000

Program

48 Month

48 Month

1 Package

600

175

30

175

600

175

1.440

8.400 24 Month

24 Month

Master Program

Unit Cost

Total Cost

Unit Cost

Total Cost

1 Year Overseas

Master Linkage Program Total Cost

1 Year Domestic Unit Cost

Remarks

1.200 Lump sum

19.200 Lump sum

Total Cost

1.600

1.600

1.500

2.400

1 Program

1.000

1.600

1.500

1.000 At cost ceiling Max

1.600 Lump sum

1.500 Lump sum

500 Lump sum

50

65

420

50

-

130

-

1

1

2

Package

Package

Trip

250

150

1.750

250 At cost ceiling Max

150 At cost

3.500 At cost

2.400 At cost ceiling Max

2 Trip

35

-

Program

500

490 At cost

6.750

12 Month

100

100

Program

200

36.000 At cost

2.100

12 Month

1.500

1

Program

245

6.750

360

1 Program

1

Month

- Lump sum ceiling max

1

36.000

175

175

1 Year

1 Year

30

500 -

12

2 University 12 Month

175

-

-

150

1 Package

-

150

-

12 Month

500

250

2 Year

4.200

1 Program

6.750

1 Package

175

720

1 Program

1.600

250

1.000

73.000

24 Month

175

2.000

3.375

250

36.500

38.400

30

500

1.600

500

-

24 Month

175

2.000

4.800

130

12 Program

These are estimates figures

67.790

- Lump sum

- At cost

65

50

Trip

840

-

2

50

150

500

1 Program

500

150

35

1 Program

Program

1 Program

200

150

Package

150

Program

1 Program

1 Package

Program

Program

1

24 Month

-

130

1

13.765

10.635

24

1

1

-

3.500

65

-

Domestic

Table 3. Illustration of Cost for Degree Program (per Scholar) in USD Overseas

76.800

Program

Description

250

38.000

4.800

1

300

No

4 Year

1.600

1.500

1 300 300

Unit Cost

4 University

100

1.600

Program 300

Total Cost

1 Tuition Fee

1.500

2.500 1 Program

Unit Cost

2 Application Fee 48 Month

1.600

2.000 1

Total Cost

3 Living Allowance

1 Program

48 Month

2.500

500

Unit Cost

4 Book Allowance

1 Program

2.000

9.600

2 Year

5 Typing Allowance

1 Program

500

1.750

4 University

6 Settling Allowance

1 Program

200 2 Trip

500

7 Reserach Allowance

1 Program

-

23.000

8 Seminar Cost

48 Month 3.500

500

9 Shipping Allowance

1.750

5.750

10 Health Insurance 2 Trip Trip

250

4 Year

11 International Travel 2

250

-

1 Package

150

50

150 50

1 Package Package

13 Visa ** 1

250

1.680

250 35

1 Package

12 Domestic Travel

`

Program

129.100

48

36.575

-

256.200

14 Medical Check-up 15 Operational Allowance

TOTAL (USD)

Non-Degree Program Non-Degree Overseas

4.800

650

2 Trip

3 Month

3 Month

1 pax

1.750

1.750

200

1.065

4.500

100

150

3.500

3.500

600

3.195

4.500 3 Month

1 pax 175

875

Remarks

At cost ceiling max At cost ceiling max


1.700

300 At cost

At cost

At cost ceiling max

525 Lump sum

875 At cost ceiling max

Total Cost

Non-Degree Overseas

Table 4. Illustration of Cost for Non-Degree Program (per Scholar) in USD Internship Overseas

650

600

150

Unit Cost

1.600

3.500 2 Trip

100

Unit Cost

1 pax

200

1 Package

Unit Cost

3 Month

1.750 3.500

1 Program

Description

1 Tuition Fee

3 Month

150

No

2 Living Allowance

2 Trip 1.750

100

Total Cost

3 Health Insurance

150

Total Cost

4 International Travel 2 Trip

100

150

1 Package

2 Trip

5 Domestic Travel

1 Program

15.545

6 Visa **

13.300

7 Medical Check-up

TOTAL (USD)

Table 5. Estimated payments per category of Scholar Recipients in USD 2015

0

PLAN 2016

0 125 71

0

2017

20 0

0 266 145

0

Total

818

30 1

56 427 259

45

-

979.286

-

-

107.836

815.752

7.647

48.050

59.640

1.383.662

-

-

399.830

3.914.990

53.564

539.383

274.400

-

332.321

609.852

144.441

274.400

1.117.518

205.653

2.962.074

Total

-

1.036.136

222.700

1.835.490

323.400

715.656

159.743

2.737.241

2014

-

556.841

246.500

1.594.770

352.800

622.953

148.150

2.580.291

2015

-

206.050

8.027.094 12.757.836 12.289.354 10.586.050

2.374.641

367.340

3.163.576

5.611.583 11.488.349 18.079.217 16.458.835 14.143.494

703.815

307.700

1.760.265

147.900

1.203.600

235.200

7.443.113

233.211

4.723.200

73.674

2.153.153

PLAN 2016

-

259.875

30.600

361.080

147.000

19.565

17.096

523.500

2017

-

92.250

647.700

4.994.940

1.058.400

1.591.384

8.158.516

1.332.800

-

2.151.152

2.708.903

7.994.185 10.956.260

Total

-

1.115.016

1.015.040

Costs of Scholarships including contigencies (USD)

2014

0

0 0 0

9 0

431

69

-

19.649

Number of Scholars Total 0

0 43 24

0 0

205

69

549 284

1.586.700

Non-Degree Program 1 Internship Overseas

6.701.040 10.506.357


2.098.490 46.306.292 68.190.826

538.680

1.559.810 39.605.252 57.684.470

907.400 28.506.004 41.263.840

604.316

Total

45

0 98 50

8 0

0

8

252 211

1.443.302

9.029.813

ACTUAL 2012 2013

31 56 161 114

3 0

75

18

14 8

19.649

7.054.885 13.830.714 21.884.534 18.840.425 16.337.564

2011

13 39 99 56 10 1

151

24

52 57

902

998.935

Total

1 15 43 36 6 0

387

19

59 73

532

1720

ACTUAL 2012 2013

2 19 22 4 1

231

0

127 73

30

1350

2011

0 0 112

0

297 73

127

30

PROGRAM

44

0

139 41

156

127

398.663

2 PhD Domestic 3 Master Overseas 4 Master Domestic

0

152 32

219

231

Degree Program 1 PhD Overseas

5 Master Linkage 6 Pick-up Student

6 0

370

370

Sub Total

2 Non Degree Training Overseas 3 Non Degree Training Domestic

180

757

2.194.070

184

411

2.381.590

6

296

3.805.317

Sub Total

50

2.342.365

TOTAL

8

** The Payment Agent will provide services for transferring payments starting from 2014 (see “Table 2. Estimated payments per category of scholar recipients under the section “Plan”)


Table 6. Estimated total transactions based on scholars in study/training between 2014 and 2017

PH.D

NDT

49

418

211

573

294

768

1266

71

173

426

(2014 - 2017)

2034

867

867

649

599

208

23

24

18

12

96

5397


(2014 - 2017)

ESTIMATED ESTIMATED TOTAL TOTAL TRANSACTION TRANSACTION PER CURRENCY

173

ESTIMATED TOTAL SCHOLARS

MASTER

18 8

630

(2014 - 2017)

NDT

6 1 8

237

ESTIMATED TOTAL SCHOLARS

PH.D 9 94 25

105

360

ESTIMATED TOTAL SCHOLARS MASTER 35 8

2 9

6

97

ESTIMATED TOTAL SCHOLARS NDT 121 28

8 9 7

60

ESTIMATED TOTAL SCHOLARS PH.D

2

18 21

18

(still in study in year 2017)

MASTER 12

8

12 1

187


NDT 65 16

35 24 14

13

21 9

1

24

3


PH.D 115 32

1

12

13

14

26 24 9

42

0

24

68

82

126

0

7

4

18 3

21

5

18

52 3

96

12

18

24

5 4 0 3 0 2 0 96

5397

0 8

1552

9

55

4

4

13

37

1

1

3 8

209

26

12

2

14 1

2

9 1 3

1

56

1

1

76

1

251

1

60

29

14

1

1 21 6

1

3

1

1

1

3

1 27

16 16 5

0

97


2

MASTER

8

12

26

107

15 13 12

31 14

1 9

1

EUR 41

4

GBP 1 1

10

NZD 1

SGD

229

1

33 268

1 KRW

251

SEK

60

MYR

JPY

EUR

EUR

EUR

AUD

USD

IDR

LIST OF COUNTRY and Currency

INDONESIA estimated UNITED STATES estimated AUSTRALIA estimated NETHERLANDS estimated BELGIUM estimated GERMANY estimated FRANCE estimated UNITED KINGDOM estimated JAPAN estimated NEW ZEALAND estimated MALAYSIA estimated SINGAPORE estimated SWEDEN estimated KOREA estimated

TOTAL


TERMS OF REFERENCE

INDONESIA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)

Loan IBRD No. 8010-ID CONSULTING SERVICES

Education Consultant

DECEMBER 2012 ToR Education Consultant December 2012

1

TERMS OF REFERENCE EDUCATION CONSULTANT Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)

BACKGROUND 1.

Government of Indonesia with the International Bank for Reconstruction and Development, World Bank Group, signed a Loan Agreement to commence the Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) with a project period of 2011 – 2017.

2.

This scholarship program is developed to support the Bureaucracy Reform initiative in the central government and aims at: (1) improving the agency’s human resources through the development of technical, managerial, and leadership skills of civil servants working in the core functional areas of the agency; and (2) improving the internal operating environment through the enhanced ability of these civil servants to implement Bureaucracy Reform within the agency as well as the impact on organizational culture and processes of sufficient numbers (or a ‘critical mass’) of skilled and reform-minded staff in the agency.

SPIRIT PROGRAM COMPONENTS 3. The SPIRIT program has three components with a total cost estimated at US$ 112.65 million, all of which financed through IBRD Loan No. 8010-ID and each component is described below: Component 1: Degree Scholarships Program for Ministry of Finance •

Sub-component 1.1: Competitive selection of candidates and provision of pre-departure language training to selected candidates.

•

Sub-component 1.2: Award of scholarships for overseas and joint domestic and overseas (link) degrees to successful candidates in fields relevant to the work of the Ministry of Finance.

Component 2: Degree Scholarships and non-degree training, for the Bappenas cluster of Participating Agencies •


•

Sub-component 2.2: Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic and overseas (link) degrees and overseas and domestic non-degree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective Participating Agency.

ToR Education Consultant December 2012

2

The 10 participating agencies coordinated by the Bappenas Project Implementing Unit (PIU) are: 1. Ministry of National Planning Development/National Planning Development Agency (BAPPENAS) 2. National Civil Service Agency (BKN) 3. Investment Coordination Board (BKPM) 4. Supreme Audit Board (BPK) 5. Financial and Development Supervisory Board (BPKP) 6. National Land Agency (BPN) 7. Ministry of Foreign Affairs (MoFA) 8. Ministry of Home Affairs (MoHA) 9. National Institute of Public Administration (LAN) 10. State Ministry for Administrative and Bureaucracy Reforms (MenPAN) These particular agencies were selected for participation in the program as they are either: (a) key government agencies that are responsible for public sector financial, economic, and human resource management (Bappenas, MenPAN, LAN, BKN, BPK, BPKP); (b) key agencies responsible for improving the investment climate in Indonesia (MoFA, BKPM, BPN); or (c) agencies that are responsible for managing and implementing Bureaucracy Reform (MenPAN, and MoHA). Component 3: Program support • •

Sub-component 3.1: Program management Sub-component 3.2: Quality assurance, and monitoring and evaluation

SELECTION OF SCHOLARS 4. Selections of scholars are executed through competitive requirements and are executed by each Participating Agencies. Results are forwarded to the PIU for approval. • Administrative selection a. Applications for specific priority areas identified by HCDPs b. Age requirements c. Length of service d. GPA • Written Selection a. Academic selection (TPA – Tes Potensi Akademik) b. Languange Selection (TOEFL) c. Psychological test (only for PIU Ministry of Finance) ToR Education Consultant December 2012

3

• Interview Interview panel of at least 3 Interview results made public in agency

Eligibility Administrative selection

Testing

Interview

Written Selection

Apply to University

Pre-Departure Training Centralized predeparture training for iBT TOEFL/IELTS

Limited to 4 universities meeting accreditation and quality standards

Image 1. SPIRIT Selection Procedures 5. Candidates are selected through a set of eligibility, academic and interview criteria which is indicated in the Project Operating Manual (POM). 6. A maximum of nine (9) months of pre-departure training for PIU Bappenas and five (5) months of pre-departure training for PIU Ministry of Finance, consisting of English for Academic Purposes (EAP), Academic Bridging Program (ABP) and a Cultural Orientation for Participants’ Effectiveness (COPE) is provided for candidates, according to their TOEFL/IELTS performance, to equip candidates in university applications and study preparations. Candidates will start applying to universities in this period. 7. Candidates of MoF may apply for Degree Programs (Master Overseas, Master Linkage and Doctorate Overseas). Candidates in the Bappenas PIU may apply for Degree Programs (Master and Doctorate Domestic; Master Linkage; and Master and Doctorate Overseas), Non Degree Programs (overseas internship programs, domestic and overseas ready-made and tailored training, certifications, seminars, conferences ). SPIRIT PROJECT DEVELOPMENT OBJECTIVE 8. The Development Objective of the project is to build participating agencies’ capacity by (a) strengthening their human resources in core functional areas; and (b) enhancing their ability to initiate and manage reforms. Central to the achievement of this PDO is the preparation and implementation of a good quality Human Capacity Development program (HCDP). 9. These HCDPs provide the framework for agency capacity development and would: • Specify the agency’s medium term vision and goals, and its strategy for meeting those goals. • Identify priorities to improve core business and capacity to reform. ToR Education Consultant December 2012

4

• Analyze the key competencies and skills needed to achieve these goals of improving core business and of reforming internal processes, and the existing skills gaps (a “needs analysis”). • Define fields of study relevant for the required capacity building. • Identify the specific degree and non-degree learning and development programs that would be required. • Specify the procedures for reintegrating staff into the organization once they have completed their programs so that their newly acquired knowledge can be most effectively utilized to build capacity and to improve the internal operating environment. SOURCE OF FUNDS 17. The source of funding for the recruitment of the Education Consultant is the IBRD Loan 8010-ID. The expenditure will be funded from Category 1 (Goods and non-consulting services, Consultancies, Training and Operating Cost). OBJECTIVE OF THE ASSIGNMENT 18. Education Consultant is assisting the PIU Bappenas and PCU to provide Educational consultancy and support services to SPIRIT participants. The main assignment of education consultant is to develop curriculum of non degree training, pre departure training and indentify university or study program database that appropriate in SPIRIT project and relevant with Human Capital Development Plan (HCDP) in each participating agencies, to adjust the study program of candidates to conform with the HCDP. SCOPE OF WORK EDUCATION CONSULTANT 19. Scope of work of the Education Consultant are as follow: a). Assist the PIU/PCU in ascertaining the meeting of all requirements of the World Bank in the system for management of scholarships, specifically in relation to training programs and scholarship; b). CoordinatE with the placement, payment and student monitoring consulting firm to make a semester and annual repors on the list of universities, degree and non-degree programs that are in line with the total number of participants that has already been placed; c). Provide assistance in the translation of documents, if any, and assisting the process of legalizing the translated documents by a Sworn Translator or by the institutions that has been designated by the relevant university/study program; d). Provide educational assitancy to SPIRIT participants in term of gaining acceptance from the university; e). Provide consultancy to SPIRIT participant to choose the most appropriate field of study in the HCDP; ToR Education Consultant December 2012

5

f). Develop curriculum of non degree training that relevant with the program in HCDP, whether its is a general or specific topic and ready made or tailor made training and also update the surriculum as needed; g). Formulate curriculum for pre departure training that will be held by the provider and also update the surriculum as needed; h). Record all the formulation of the curriculum in TRANSPAR database; i). Check the consistency of curriculum that proposed by any training provider in accordance with the HCDP, and reporting the result to the PIU; j). Identify and taking inventory of the problems and impediments that may have arisen that could hamper the implementation of the program/activity in accordance with the set schedule; k). Formulate recommendations for resolving problems and impediments that may arise that could hamper implementation of the program/activity in accordance with the set schedule; l). Provide individual monthly and annually report; m). Coordinate with project management consultant in term of making the project reports (annual, mid term, and final report); n). Perform other tasks as requested by the PIU/PCU. DELIVERABLE AND REPORTING 20. The Education Consultant will support and coordinate directly to the Project Management Consultant as the Team Leader of Project Management Unit (PMU) to develop the project report (annual, mid term, and final), which will be delivered to the PCU, SC and also WB. 21. Monthly progress report to the PPK and Head of Centre for Planner’s Development, Education, and Training, Bappenas. 22. The Education Consultant together with the PIU will maintain close liaison and coordination with the World Bank project’s Task Team Leader. 23. The Education Consultant will develop an approriate database of field of study for degree program, and non degree training program which is relevant with the SPIRIT project and HCDP. 24. The Education Specialist will develop curriculum of non degree training and pre departure training which is relevant with the SPIRIT project and HCDP. QUALIFICATIONS OF EDUCATION CONSULTANT 25. The SPIRIT project will select an Education Consultant on a competitive basis. The Consultant must be able to demonstrate: a) Minimum Master's Degree in Education or a related field of study; b) Minimum 5 years extensive experience in education and management; c) Minimum 5 years experience in working in Government of Indonesia’s projects; ToR Education Consultant December 2012

6

d) Have a good relationship with several universities in Indonesia and abroad; e) Ability to speak English as a basis for interaction and correspondence with the universities especially universities abroad; f) Have other foreign language skills will be an advantage; g) Proven ability to resolve issues and problems with the Government and maintain a trusting relationship. h) Computing competence in microsoft office; i) Excellent report writing in English and Bahasa; j) Ability to meet deadlines; k) Should be a self starter, highly motivated and adaptable. LENGTH OF ASSIGNMENT 26. The consultant will be offered approximately 5 (five) year contract (2013 – 2017), with annual performance evaluation. The project may terminate the contract at any time the Consultant deemed to be unperforming.

ToR Education Consultant December 2012

7

TERMS OF REFERENCE



Financial Management Consultant

JULY 2012

TOR FMC Final.doc

1

TERMS OF REFERENCE FINANCIAL MANAGEMENT CONSULTANT Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) BACKGROUND Government of Indonesia with the International Bank for Reconstruction and Development, World Bank Group, signed a Loan Agreement to commence the Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) with a project period of 2011 – 2017. This scholarship program is developed to support the Bureaucracy Reform initiative in the central government and aims at: (1) improving the agency’s human resources through the development of technical, managerial, and leadership skills of civil servants working in the core functional areas of the agency; and (2) improving the internal operating environment through the enhanced ability of these civil servants to implement Bureaucracy Reform within the agency as well as the impact on organizational culture and processes of sufficient numbers (or a ‘critical mass’) of skilled and reform-minded staff in the agency. PROGRAM COMPONENTS The SPIRIT program has three components with a total cost estimated at US$ 112.65 million, all of which financed through IBRD Loan No. 8010-ID and each component is described below: Component 1: Degree Scholarships Program for Ministry of Finance •


•


Component 2: Degree Scholarships and non-degree training, for the Bappenas cluster of Participating Agencies •


•


TOR FMC Final.doc

2

The 10 participating agencies coordinated by the Bappenas Project Implementing Unit (PIU) are: 1.

Ministry of National Planning Development/National Planning Development Agency (BAPPENAS) 2. National Civil Service Agency (BKN) 3. Investment Coordination Board (BKPM) 4. Supreme Audit Board (BPK) 5. Financial and Development Supervisory Board (BPKP) 6. National Land Agency (BPN) 7. Ministry of Foreign Affairs (MoFA) 8. Ministry of Home Affairs (MoHA) 9. National Institute of Public Administration (LAN) 10. State Ministry for Administrative and Bureaucracy Reforms (MenPAN) These particular agencies were selected for participation in the program as they are either: (a) key government agencies that are responsible for public sector financial, economic, and human resource management (Bappenas, MenPAN, LAN, BKN, BPK, BPKP); (b) key agencies responsible for improving the investment climate in Indonesia (MoFA, BKPM, BPN); or (c) agencies that are responsible for managing and implementing Bureaucracy Reform (MenPAN, and MoHA). Component 3: Program support •

Sub-component 3.1: Program management - Support for scholar placement, including matching of scholars to insitutions and courses, and the payment of living stipends to scholars and tuition fees to institutions. - Support for project management, including administrative and financial management, disbursement, and procurement, and routine monitoring of scholars.

•

Sub-component 3.2: Quality assurance, and monitoring and evaluation - Carrying outof annual technical audits of the program’s compliance with scholar eligibility, selection, and implementation procedures as set out in the Project Operational Manual (POM). - Provision of support for the development and implementation of a scholar re-entry and career development program. - Carrying out of an alumni and Participating Agency staff survey in relation to alumni satisfaction with the program and of a broader Participation Agency staff assesment of program impact on agency capacity development.

TOR FMC Final.doc

3

SOURCE OF FUNDS The source of funding for the recruitment of the Financial Management Consultant is the IBRD Loan 8010-ID. The expenditure will be funded from Category 1 (Goods and nonconsulting services, Consultancies, Training and Operating Cost).

OBJECTIVE OF THE ASSIGNMENT The objective of the assignment is to provide technical advice and support to the PMU/PIU in the management of the financial resources, monitoring financial operations, and undertaking accounting and reporting; and to ensure absolute integrity, transparency, accountability, and efficiency in the conduct and reporting of financial transactions. The financial accounting and monitoring arrangements should facilitate the generation of timely and reliable financial statements for the project and its components following Government and World Bank policies and guidelines"

SCOPE OF WORK FINANCIAL MANAGEMENT CONSULTANT 1.

The Financial Management Consultant (FMC) will support both Bappenas PIU and MoF PIU in performing and managing the financial planning, accounting and reporting of expenditures incurred during project implementation, that meet generally acceptable accounting standards, policies and guidelines and be adequate to facilitate generation of financial statements as required by the project’s financial management, covering all project resources and activities;

2.

To assist PIUs finance units to ensure absolute integrity, high quality, and efficiency in executing financial transactions. The FMC will help the authorities solve any financial management problems that may arise, and facilitate smooth and speedy implementation of the program. In addition, the FMC will coordinate with the PIUs, Project Owner (PPK), Placement, Payment and Student Monitoring Provider, Project Management Specialist, including the Procurement Specialist (PS) and other relevant parties within the project to ensure overall integration of plans and reports; a)

Assist PIUs and work together with the Placement, Payment and Student Monitoring Provider and other parties to provide a sound financial planning for the project implementation;

b)

Assist PIUs in maintaining internal controls in the execution of the activities under the project; Assist PIUs to compile on regular basis complete information on project progress and corresponding financial statements for all project resources and expenditures; maintain project financial accounts accurately and reliably; Assist PIUs to obtain Bank statements for the Special Account relating to the project, and reconcile these regularly to project financial transactions as recorded in the project financial accounts;

c)

d)

TOR FMC Final.doc

4

e)

f) g)

h) i)

j)

k) l)

m)

n)

o)

p)

3.

Assist PIUs to prepare Interim un-audited Financial Report (IFR) and draft Withdrawal Applications for replenishment of the Special Accounts for submission to the Bank through Ministry of Finance; Compile such other information and analysis on project progress and financial reporting as may reasonably be requested by PIUs from time to time; Assist PIUs in getting the financial statements audited by independent auditors appointed for the project. Take all steps necessary to have the audits completed within the time targets stipulated in the Loan Agreement and/or agreed by the World Bank; Providing overall tecchnical guidance to the PIUs in matters pertaining to project financial management, incl. Accounting and reporting; Assist PIUs to ensure compliance with applicable World Bank policies and procedures with respect to financial management, and with relevant provisions of the Loan Agreement; Assist PIUs finance units to maintain a properly organized filing system for all relevant financial and accounting documents, including payment requests (SPP), payment instructions (SPM) and underlying supporting documents to allow easy retrieval in the Project; Assisting the PIUs in preparing materials for the preparation of the budget (DIPA) of the different project components each fiscal year. Providing guidance to PIUs staff, in reviewing and verifying bills received and processing payment requests (SPP) for expenditures incurred under the project, in particular ensuring that payment requests initiated by project management are adequately supported and authorized before payment, and that they conform with duly authorized procurement contracts; Providing guidance to PIUs staff, to conduct third party confirmation on project expenditures. Every quarter FMC will review whether PIUs conduct third party confirmation (at least 10% sample) Providing guidance to PIUs staff in determining compliance by contractors/consultants with the output/deliverables as specified in the contract, as a basis for payment of contract’s bills. Advising PIUs in maintaining adequate internal controls in the execution of project activities; every quarter FMC will review whether PIUs has adequate internal control Preparing data and information for audit purposes that are related to financial control/oversight, procurement, internal supervision by the auditors (BPK, BPKP, Internal Bappenas Inspectorate), financial reviews performed by the World Bankand preparing the necessary follow-up steps in relation to the findings of the audit/control.

Perform other related tasks as requested by the PIUs/PCU.

TOR FMC Final.doc

5

DELIVERABLE AND REPORTING 1. Prepare monthly financial report. The report should be submitted to PCU/SC and the Bank, a week after the period closed 2. Prepare a quarterly report on internal control system, including sampling whether PCU/PIU conduct third party confirmation. The report should be submitted to PCU/SC and the Bank 30 days after the quarter closed 3. Assist PCU to prepare a quarterly IFR and submit it to the Bank 45 days after the quarter closed. The IFR format acceptable by the Bank would cover the following : Financial Report; 1-A 1-B 1-C review; 1-C2 1-D IFR-1 IFR-2 (ii)

Special Account Activity Statement; Summary Statement Expenditures for Contract subject to prior review; Summary Statement Expenditures for Contract NOT subject to prior Statement of Expenditures for those NOT subject to prior review; Project Cash Forecast; Project Sources and Uses of Funds; and, Project Uses of Funds by Category.

Project Technical Progress;

(iii) Procurement Management Report. 3-A Procurement Process Monitoring (Goods and Works); 3-B Procurement Process Monitoring (Consultants’ Services); 3-C Contract Expenditure Report (Goods and Works); and, 3-D Contract Expenditure Report (Consultants’ Services). 4. Assist PCU to prepare annual financial report has prepared and submitted to the auditor at least 3 months after fiscal year closed 5. Assist PCU to prepare Withdrawal Application has submitted to the Bank through DG Treasury every quarter timely. The application has submitted to DG Treasury at least 30 days after the quarter closed. WORKING COORDINATION 1.

2. 3.

The FMC will coordinate directly to the Team Leader of Project Management Unit (Project Management Specialist) to develop the project report (annual, mid term, and final), which will be delivered to the PCU, SC and also WB. Monthly Progress Report to the PPK and Head of Centre for Planner’s Development, Education, and Training, Bappenas as Kepala Tim Pelaksana Kegiatan of SPIRIT; The FMC together with the PIUs will maintain close liaison and coordination with the World Bank project’s Team;

TOR FMC Final.doc

6

QUALIFICATIONS OF FINANCIAL MANAGEMENT CONSULTANT •

Minimum Bachelor’s degree in Accounting, Financial Management, or related field of study.

•

Minimum 5 years of relevant experience in financial accounting or internal auditing in a large organization / firm. A combination of audit experience and operating accounting experience would be ideal.

•

More than 3 years of working in the financial aspects of the Government of Indonesia or donor funded projects.

•

Familiarity with World Bank financial systems would be an advantage.

•

A good understanding of financial management and controls.

•

Proven ability to resolve issues and problems with the Government and maintain a trusting relationship.

•

Should be a self-starter, highly motivated and adaptable.

•

Proven communications skills, both oral and written.

•

Computing competence in Word, Excel, PowerPoint.

•

excellent report writing in English and Bahasa.

•

Active comunication ability in English an Bahasa will be an added advantage.

•

Ability to meet deadlines.

LENGTH OF ASSIGNMENT The consultant will be offered approximately 6 (six) year contract (2012 – 2017), with annual performance evaluation. The project may terminate the contract at any time the Consultant deemed to be unperforming.

TOR FMC Final.doc

7

TERMS OF REFERENCE


Loan IBRD No. 8010-ID

Re-Entry Strategy Consultancy Services

May 2012

TOR Re-entry Consultant, 15 Mei 2012

1

Terms of Reference For a Consultant Firm to Provide Assistance to the Government of Indonesia in Improving Human Resource Management Practices in Selected Agencies specifically with regards to Re-Entry strategies. Background 1. The Government of Indonesia, with the support of the World Bank, is implementing the Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) project, which provides foreign and domestic degree (PhD and Masters) and non-degree training for key public sector agencies with the overall objective of building the agencies’ capacity by: (a) strengthening their human resources in core functional areas; and (b) enhancing their ability to initiate and manage reforms. 2. Achieving this objective is conditional on several factors that are reflected in the Project’s design. First, the program is located in strategically important central agencies, those that are most important for realization of the Government’s national priority of improving “soft infrastructure”, as detailed in the RPJMN. Specifically, the agreed criteria for inclusion are: (a) key government agencies that are responsible for public sector financial, economic, and human resource management; (b) key agencies responsible for improving the investment climate in Indonesia; or (c) agencies that are responsible for managing and implementing Bureaucracy Reform. Second, the program is limited to a few agencies so as to not dilute the training and to enable the limited resources to develop a critical mass of skilled and reform-minded staff within an agency. Third, the criterion for agency participation in the program is the preparation and implementation of a good quality Human Capital Development Plan (HCDP). These HCDPs provide the framework for agency capacity development and: •

Specify the agency’s medium term vision and goals, and its strategy for meeting those goals.

•

Identify priorities to improve core business and capacity to reform.

•

Analyze the key competencies and skills needed to achieve these goals of improving core business and of reforming internal processes, and the existing skills gaps (a “needs analysis”).

•

Define fields of study relevant for the required capacity building.

•

Identify the specific degree and non-degree learning and development programs that would be required.

•

Specify the procedures for reintegrating staff into the organization once they have completed their programs through effective implementation of re-entry and placement policies, and the development of a sound performance evaluation system so that their newly acquired knowledge can be most effectively utilized.

3. The HCDPs are intended to be the Government’s strategy and policy document on how staff capacity building will translate into improved performance and institutional development of the agency. They are to be the agency’s comprehensive plan for identifying and organizing staff training irrespective of the financing source — World


2

Bank loans, Government budget, or bilateral grants — for all the learning and development activities necessary to improve the agency’s core business. 4. All participating agencies have prepared their HCDPs and have begun using them as the guiding documents for training and capacity development. Re-entry, placement, and career development policies and procedures, while initiated as part of the HCDPs, however are at present not equally developed in the participatng agencies. The objective of this consultancy is to provide technical assistance to the participating agencies in this key reform area. Participating agencies 5.

The 11 participating agencies for SPIRIT are listed below: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Ministry of Finance (MoF) Ministry of National Development Planning/Bappenas, National Civil Service Agency (BKN) Investment Coordination Board (BKPM) Supreme Audit Board (BPK) Financial and Development Supervisory Board (BPKP) National Land Agency (BPN) Ministry of Foreign Affairs (MoFA) Ministry of Home Affairs (MoHA) National Institute of Public Administration (LAN) Ministry for Administrative and Bureaucracy Reforms (MenPAN and RB)

6. These particular agencies were selected for participation in the program as they are either: (a) key government agencies that are responsible for public sector, financial, economic, and human resource management (MoF, Bappenas, MenPAN and RB, LAN, BKN, BPK, BPKP); (b) key agencies responsible for improving the investment climate in Indonesia (MoFA, BKPM, BPN); or (c) agencies that are responsible for managing and implementing Bureaucracy Reform (MenPAN, and MoHA). Objective of the Consultancy 7. The objective of this assignment is to assist, in so far as needed, each of the eleven participating agencies’ (i) develop a policy and strategic plan to ensure the smooth reintegration of scholars returning from postgraduate studies (domestically or abroad), (ii) develop a plan to ensure the sharing and broad dissemination of skills and knowledge acquired by scholars amongst relevant work colleagues, and (iii) make recommendations for improving the human resource management practices of the participating agencies, including changes to pertinent national regulations, for the effective career development of the scholars The specific activities of the consultancy would be as follows: 1. Mapping of the human resource management practices in each of the eleven agencies pertaining to a) staff appointment and placement, b) performance evaluation, c) staff promotion, d) staff rotation, and e) talent management of the respective agencies including taking stock of what has been achieved and what are the main constraints to fulfill the Vision,Mission and Goals of the agency.


3

2. Mapping of the human resource management practices pertaining to how staff who have acquired additional education and/or trainings are placed upon their return to the agency, and what career development policies are in place. 3. Analysis of agency human resource data to examine patterns of recruitment, retention, development, rotation, and career progression. 4. Review of the existing national policy and regulatory framework to identify constraints to improved agency human resource management and changes necessary to enhance the impact of the program’s capacity development, such as in recruitment, selection, performance evaluation, reward management, rotation, career management, training policy, etc. 5. Based on the above analysis, recommendations to the agencies to develop improved human resource management policies and procedures, in particular talent management so that staff with up-graded skills are best utilized and have access to a clear career path. 6. Preparation and implementation of a series of workshops and other “socialization” activities to ensure all relevant stakeholders are appropriately informed about the analysis and recommendations. 7. Provides some best practices in the area of career development from leading corporations or state-owned enterprises in Indonesia that the consultant could share with all the participating agencies so that they will be inspired to do the practices differently 8. Provide some technical assistance to the participating agencies in the construction of the re-entry program as an integrated part of the agency’s placement, talent management and career development system Some of the above activities may be agency specific while others may be generic across some or all of the agencies. Consultants’ Deliverables The Consultant’s deliverables will be of two types. 1. Reports and strategic plans detailing the main findings and recommendations as well as technical assistance for improving the human resource management policies and practices in the eleven agencies covering the above-mentioned areas of staff appointment and placement, promotion, retention and rotation in support of the re-entry system. The recommendations shall consider the prevailing national policies and regulations pertaining to human resource management of civil servants. This will be the main substantive deliverable, and will be delivered to the Bappenas Project Coordination Unit. 2. Second, interim, mid-term, and final reports for the purposes of project monitoring, as follows: a. An Inception Report within two weeks after mobilization suggesting a work plan with activities to be performed and outputs to be delivered in English and Bahasa Indonesia to the Bappenas Project Coordination Unit including time lines and implementation arrangements


4

b. A Mid-term Report to be delivered in English and Bahasa Indonesia to the Bappenas Project Coordination Unit within two months after mobilization and reporting on implementation status report in relation to the work plan and highlighting any implementation changes. c. A draft Final Report to be delivered in English and Bahasa Indonesia to the Bappenas Project Coordination Unit two weeks before the end of the assignment. 3. Workshops and other “socialization” activities as may be required, to collect information, to present and discuss results and outputs. Consultants’ Inputs 8. The consultant will be responsible for financing all staff and logistical costs pertaining to the data collection, research, technical assistance, workshops and reportwriting. Reporting, Implementation Arrangements and Timing 9. The Consultants will be contracted by the Government of Indonesia and will report to the Project Coordination Unit in Bappenas. The Consultants will work closely with assigned persons and reform teams in the 11 participating institutions. The Project Coordination Unit, chaired by Bappenas, assisted by the World Bank, will review and approve the Consultants Inception, Mid-term and Final Reports. The Qualifications of a Consulting Firm 10. A reputable Indonesian consulting firm, or a leading international consulting firm that has a formal branch or representative in Indonesia and has been operational for at least 10 years. The firm should also equip their team with supporting resources as necessary, for example admin person. In addition: • •

•

The firm should be familiar with Indonesian government systems and regulations, especially in field of Human Resources is essential to allow good analysis and workable recommendations The firm should have experience and in business of providing consulting services in the area of HR Reform, HR Management/Talent Management, Change Management and/or Business Process/Performance Improvement engagements with public sectors or government for at least 3 years The firm should be able to provide a core team members required for Reentry Strategy Consultancy Services and meet the following professional requirements:

Team Leader (1 person) Essential: • A post graduate qualification in human resource management, psychology, business administration or a related discipline; • Greater than 10 years experience in institutional development and capacity building in Indonesia or a comparable country involving the identification and


5

• • • •

implementation of human resources/capital management, talent management and training needs; Greater than 5 years of experience in working with the Government of Indonesia, preferably in the restructuring or reform of government institutions; Strong project management skill; Strong communication, negotiation and interpersonal relationship skill; Fluency in spoken and written English and Indonesian and excellent report writing skills in both languages.

Desirable: • Demonstrated record as a “self-starter”, able to prioritize and set targets as well as able to work under pressure and meet the deadline. Senior Consultants (2 persons) Essential: • •

• • •

Post graduate qualifications in human resources management, change management, institutional capacity building or other related fields; Greater than 8 years experience in a consulting capacity, preferably in human resources management improvements, talent management and institutional reform in a Central Government setting, especially in the Government of Indonesia; Deep understanding of the current Indonesian laws and regulations pertaining to human resource management of civil servants; Strong communication and interpersonal skill; Fluency in spoken and written English and Indonesian and excellent report writing skills in both languages.

Desirable: • Work or study experience related to one or more of the major fields of endeavor of the eleven participating agencies. Consultants (minimum 2 persons) Essential: • Post graduate qualifications in human resource management, change management or other related fields; • Minimum 5 year experience in a consulting capacity, preferably in human resource management improvements and talent management in cross industries; • Good understanding of the current Indonesian laws and regulations pertaining to human resource management of civil servants; • Strong communication and interpersonal skill; • Fluency in spoken and written English and Indonesian and excellent report and writing skills in both languages Duration of Services 11. The Consulting Firm is expected to complete the Re-entry Strategy Consultancy Services in 6 months upon contract signing, including preparation and reporting.


6

7.

6.

5.

4.

2.

1.

Workshops of final re-entry design

Submission of mid-term report

Workshop

Submission of inception report

Gathering data and information in eleven PAs Mobilization suggestion of reentry workplan to eleven participating agencies Technical Assistance

Workshop

Activities

8.

Submission of draft final report

No.

9.

Submission of final report

3.

10.


1

3

4

PROPOSED SCHEDULE OF ACTIVITIES 2

5

6

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3

4

Remark

One week after signing contract

One week after workshop

Developping re-entry design Two weeks after Mobilization suggestion of a workplan In the middle of technical assistance activity Two months after Mobilization suggestion of a workplan All PAs Presenting final re-entry policy design Unit two weeks before the end of the assignment

7

TERMS OF REFERENCE



Technical Review Consultancy Services

May 2012

1 TOR Technical Review Consultant, 30 Mei 2012

TERMS OF REFERENCE Technical Review Consultant Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institutions (SPIRIT), Loan IBRD 8010-ID

BACKGROUND 1. On March 18, 2011, Government of Indonesia with the International Bank for Reconstruction and Development, World Bank Group, signed a Loan Agreement to commence the Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) with a project period of 2011 – 2017. 2. This scholarship program is developed to support the Bureaucracy Reform initiative in the central government and aims at: (1) improving the agency’s human resources through the development of technical, managerial, and leadership skills of civil servants working in the core functional areas of the agency; and (2) improving the internal operating environment through the enhanced ability of these civil servants to implement Bureaucracy Reform within the agency as well as the impact on organizational culture and processes of sufficient numbers (or a ‘critical mass’) of skilled and reform-minded staff in the agency. SPIRIT PROGRAM COMPONENTS 3. There are three components included in this program: Component 1: Degree Scholarships Program for Ministry of Finance • Sub-component 1.1: Competitive selection of candidates and provision of pre-departure language training to selected candidates. • Sub-component 1.2: Award of scholarships for overseas and joint domestic and overseas (link) degrees to successful candidates in fields relevant to the work of the Ministry of Finance. Component 2: Degree Scholarships and non-degree training, for the Bappenas cluster of Participating Agencies • Sub-component 2.1: Competitive selection of candidates and provision of pre-departure language training to selected candidates. • Sub-component 2.2: Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic and overseas (link) degrees and overseas and domestic non-degree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective Participating Agency. The 10 participating agencies coordinated by the Bappenas Project Implementing Unit (PIU) are: 1. Ministry of National Planning Development/National Planning Development Agency (BAPPENAS) 2. National Civil Service Agency (BKN) 3. Investment Coordination Board (BKPM) 4. Supreme Audit Board (BPK) 2 TOR Technical Review Consultant, 30 Mei 2012

5. 6. 7. 8. 9. 10.

Financial and Development Supervisory Board (BPKP) National Land Agency (BPN) Ministry of Foreign Affairs (MoFA) Ministry of Home Affairs (MoHA) National Institute of Public Administration (LAN) State Ministry for Administrative and Bureaucracy Reforms (MenPAN)

These particular agencies were selected for participation in the program as they are either: (a) key government agencies that are responsible for public sector financial, economic, and human resource management (Bappenas, MenPAN, LAN, BKN, BPK, BPKP); (b) key agencies responsible for improving the investment climate in Indonesia (MoFA, BKPM, BPN); or (c) agencies that are responsible for managing and implementing Bureaucracy Reform (MenPAN, and MoHA). Component 3: Program support •

Sub-component 3.1: Program management

•

Sub-component 3.2: Quality assurance, and monitoring and evaluation

SELECTION OF SCHOLARS 4. Selections of scholars are executed through competitive requirements and are executed by each Participating Agencies. Results are forwarded to the PIU for approval. •

Administrative selection a. Applications for specific priority areas identified by HCDPs b. Age requirements c. Length of service d. GPA

•

Written Selection a. Academic selection (TPA – Tes Potensi Akademik) b. Languange Selection (TOEFL) c. Psychological test (only for PIU Ministry of Finance)

•

Interview Interview panel of at least 3 Interview results made public in agency


Testing Written Selection

Interview


Apply to University Limited to 4 universities meeting accreditation and quality standards

Image 1. SPIRIT Selection Procedures 3 TOR Technical Review Consultant, 30 Mei 2012

5. Candidates are selected through a set of eligibility, academic and interview criteria which is indicated in the Project Operating Manual (POM). 6. A maximum of nine (9) months of pre-departure training for PIU Bappenas and five (5) months of pre-departure training for PIU Ministry of Finance, consisting of English for Academic Purposes (EAP), Academic Bridging Program (ABP) and a Cultural Orientation for Participants’ Effectiveness (COPE) is provided for candidates, according to their TOEFL/IELTS performance, to equip candidates in university applications and study preparations. Candidates will start applying to universities in this period. 7. Candidates of MoF may apply for Degree Programs (Master Overseas, Master Linkage

and Doctorate Overseas). Candidates in the Bappenas PIU may apply for Degree Programs (Master and Doctorate Domestic; Master Linkage; and Master and Doctorate Overseas), Non Degree Programs (overseas internship programs, domestic and overseas ready-made and tailored training, certifications, seminars, conferences ). SPIRIT PROJECT DEVELOPMENT OBJECTIVE 8. The Development Objective of the proposed project is to build participating agencies’ capacity by (a) strengthening their human resources in core functional areas; and (b) enhancing their ability to initiate and manage reforms. Central to the achievement of this PDO is the preparation and implementation of a good quality Human Capacity Development program (HCDP). 9. These HCDPs provide the framework for agency capacity development and would: • • • • • •

Specify the agency’s medium term vision and goals, and its strategy for meeting those goals. Identify priorities to improve core business and capacity to reform. Analyze the key competencies and skills needed to achieve these goals of improving core business and of reforming internal processes, and the existing skills gaps (a “needs analysis”). Define fields of study relevant for the required capacity building. Identify the specific degree and non-degree learning and development programs that would be required. Specify the procedures for reintegrating staff into the organization once they have completed their programs so that their newly acquired knowledge can be most effectively utilized to build capacity and to improve the internal operating environment.

OBJECTIVE OF THIS ASSIGNMENT 10. Performance, governance and accountablity are major concerns in Bureaucracy Reform. The SPIRIT programs aims at becoming a shining example of transparency and accountibility by providing clear insight into all procedures regarding the selection of candidates and implementation of the program. 11. The main objectives of the assignment are: a) To review the selection process against eligibility criteria and procedures agreed in the Project Operation Manual (POM); b) To review the implementation of project against the standards set out in the project documents and guidelines in particular the POM, Loan agreement (LA), Aides Memoire; c) To evaluate project accomplishments against the project targets and goals set out in the project documents. 4 TOR Technical Review Consultant, 30 Mei 2012

d) To evaluate and report any discrepancies that might exist between the findings of the Technical Review and the Annual Progress Report Objectives a), b) and c) pertain to the current year. Objective d) pertains to the previous year assuming that the annual Progress report will be available at the end of the first quarter of each year.

12. The execution of the program must be guided by the Project Operation Manual (POM). The POM has been agreed upon by the Steering Committee (SC) and the Worldbank (WB) as the operational framework for SPIRIT and all processes and decisions during the execution of the program must be in accordance with the POM. 13. The POM has been made up before the start of the execution of the program in 2011. Obviously, during the course of the program (2011-2017) cases will arise that require rethinking of procedures that are laid down in the POM. Yearly, before the end of November of each calendar year PCU Bappenas may propose changes to be made in the POM that will become effective in the next year’s POM if approved by SC and WB. During the course of the program WB held implementation support missions during which Participating Agencies (PA’s) and Program Inplementation Units (PIU’s ) may suggest changes in the procedures. Also the WB may advise changes in the procedures to be followed based on factual circumstances encountered in the execution of the project. Such changes are laid down in the Aide Memoire that is issued by the WB at the end of each support mission. As such, the Aide Memoire functions as a kind of “shadow POM” during the rest of the calendar year untill such changes are incorporated in the review of the POM that will become effective at the beginning of the next year. 14. The TRANSPAR data base will be introduced in 2012 as the back bone of the operational process of SPIRIT starting form the first registration of candidates up till the moment these applicants end up as alumni of SPIRIT. This important role for a database through which all parties, candidates, PA’s, PIU and WB can communicate and monitor the execution of the sytem was not foreseen in the first version of the POM. This will cause changes in procedures “ on the fly” as TRANSPAR develops further, changes that might not be 100% in line which the paperbased procedures that were at the basis of the original POM. The Technical Review should identify and comment on any such “misalignments” and make recommendation for resolution of any such cases.

SOURCE OF FUNDS 15. The source of funding for contracting the Technical Review Consultant is the IBRD Loan 8010ID. The expenditure will be funded from Category 3 (Quality Assurance and Monitoring and Evaluation). SCOPE OF THIS ASSIGNMENT 16. The Technical Review Consultant will perform reviews to Bappenas PIU and MoF PIU. 17. The assigment is a multi-years activity commencing in 2012 and being repeated annually until the final year of the project in 2017. In each year the assignment will commence in a two month working day and shall be conducted no later one month after the submission of annual project report to the World Bank (aproximately in May). 18. While the technical review firm will be appointed to conduct six (6) annual reviews 2012 to 2017 inclusive, the employing agency reserves the right to terminate this contact at anytime should the 5 TOR Technical Review Consultant, 30 Mei 2012

quality or timeliness of the technical review firm’s reporting not meet agreed levels of performance. 19. Each year the technical review will operate on a sample basis reviewing a random sample of documents (20% of the SPIRIT applications in the current year being representative for each Participating Agency) as outlined in Annex III, attached. 20. The technical review will provide comment on the following questions: Socialization of the SPIRIT Program i.

ii.

Are all staffs in the respective PIUs and PAs familiar with the objectives and procedures agreed for the implementation of the program? Do staffs in the PIUs and PAs charged with the responsibility for the implementation of the program have access to, and are they familiar with, the latest version of the Project Operation Manual (POM)? a. Comment on any issues related to (a) the regular, routine and timely revision of the POM, (b) the timely distribution of the POM to all relevant parties, (c) the process by which PAs and all relevant parties are involved in drafting and agreeing changes to the POM, (d) the clarity of the POM and whether all parties interpret the POM in a standard manner, and (e) recommendations for improving socialization amongst implementation staff and annual revision of the POM to facilitate mutual understanding and fair and transparent, standardized operating procedures. b. Recommendations for improvement. Are all prospective candidates in all PAs familiar with the SPIRIT program? a. Comment on the efficiency, effectiveness and timeliness of methods used to disseminate information, and specifically whether all relevant information was available in time and in sufficient detail to enable application and participation in the selection process. b. Recommendations for improvement.

Adherence to agreed Standard Operating Procedures i.

Were eligibility criteria (administrative, academic and interview) applied in compliance with the POM? a. Review on the selection implementation against eligibility criteria set out in the POM b. Review on the discrimination effectiveness of each eligibility criteria. c. Recommendations for improvement.

ii.

Were selection procedures and criteria applied in compliance with the POM? a. Comment on the selection procedures and on the discrimination effectiveness of each selection criteria. b. Recommendations for improvement.

iii.

Were any exceptions sought to the above? Were any exceptions approved? a. Recommendations for improvement.

iv.

Were candidates provided access to pre-departure training in compliance with the POM? a. Recommendations for improvement.

v.

Were the placement of candidates in university programs a. In compliance with the POM? b. In alignment with the HCDP? 6

TOR Technical Review Consultant, 30 Mei 2012

c. Recommendations for improvement. Attainment of Interim Performance Targets i.

Were agreed allocation targets (refer to Annex I, attached) for scholarships and non-degree training met by PAs, (Bappenas cluster and MOF cluster)? a. Comment on each allocation target as appropriate; Overseas PhD, Domestic PhD; Overseas Masters, Domestic Masters, Linkage Program, and Non-Degree Training (NDT) for each agency. b. Comment on reasons for; meeting, not meeting, or exceeding the agreed allocation target. c. Recommendations for improvement.

THE QUALIFICATIONS OF A CONSULTING/AUDITING FIRM 21.

A reputable Indonesian consulting firm, or an international consulting firm that has a formal branch or representative in Indonesia and has been operational for at least 10 years and should also equip their team with supporting resources as necessary, for example admin person. in addition: i. The firm should have experience and in business of providing consulting/auditing services in one of the areas: (1) human resources management; (2) project monitoring & evaluation; (3) performance improvement; and (4) special/performance audit for at least 7 years; ii. The firm should be able to provide a core team members consist of 4 experts at minimum, required for this Technical Review Consultancy Services and meet the following professional requirements: Team Leader (1 person) Essential: i. Post graduate qualification in human resource management, psychology, business administration, project management, engineering, accounting, auditing or a related discipline. ii. Greater than 8 years experience in managing a medium to a large project related to one of these areas: project monitoring and evaluation, institutional development, capacity building, performance auditing, and business performance improvement in Indonesia, or in regions . iii. Strong communication and professional relationship skill iv. Fluency in spoken and written English and Indonesian and excellent report writing skills in both languages. Desirable: i. Demonstrated record as a “self-starter”, able to work under pressures and meet tight deadlines, prioritize and delegate tasks and motivate staff. ii. Greater than 3 years experience working with the restructuring or reform of government institutions is an advantage

Consultant Team Members (3 persons) Essential: The consultant team members will have the following qualifications and experience: Essential:


i.

ii.

Post graduate qualifications in human resources management, change management, training, institutional capacity building, auditing, business administrationor other related science fields; Greater than 5 years experience in a consulting and/or auditing capacity and services in Indonesia or a comparable country, preferably in human resources management, process improvements, project management and evaluation, performance audit and institutional reform .

iii. iv. Strong communication and professional relationship skill v. Persistence and result based orientation vi. Fluency in spoken and written English and Indonesian and excellent report writing skills in both languages. Desirable:

i. Past working experience related to one or more of the aforementioned areas of engagement in the eleven participating agencies. ii. Experience in working with the restructuring or reform of government institutions at the central level is an advantage DELIVERABLES AND REPORTING 22.

The Technical Review firm will report directly to the Project Coordinating Unit (PCU). They will need to maintain close coordination and communication especially with counterparts in the PCU, PIUs, Project Owner (Pejabat Pembuat Komitmen/PPK), Project Management Team who supports the PIU’s operation, and other relevant teams within Bappenas, as well as with each Participating Agency coordinator (Human Resources Bureau or Education and Training Center).

23.

The Technical Review firm will provide a preliminary draft report seven (7) weeks after commencing each annual review. The PCU Bappenas will have the opportunity to comment, seek clarification and correct any factual errors which the firm should incorporate in the final report however the conclusions and recommendations are the responsibility of the Technical Review firm and the firm’s judgments are independent of the PCU Bappenas.


Annex 1 Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Degree Scholarship and Non Degree Training for the Bappenas clusters of Participating Agencies Table 2.2. Scholarship and Training Detailed Costs Quantities Unit 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Investment Costs 1. Misnistry of Home Affair a. Degree Program i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. PhD Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree i. Immersion Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

2. Misnistry of Foreign Affair a. Degree Program i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. PhD Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree i. Immersion Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

3. Misnistry of National Development Planning / Bappenas, a. Degree Program i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. PhD Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree i. Immersion Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

4. the Supreme Audit Board (BPK) a. Degree Program i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. PhD Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree i. Immersion Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

Total

person person person person person

3 2 2 7

3 3 3 4 2 15

2 4 3 4 2 15

4 3 2 9

3 3 2 8

-

-

5 17 6 16 10 54

person person person

6 10 20 36 43

6 10 20 36 51

6 10 20 36 51

6 10 20 36 45

6 10 20 36 44

8 10 20 38 38

-

38 60 120 218 272


3 13 16

4 7 11

13 13

6 6

5 5

-

-

7 44 51


6 6 22

8 8 19

8 8 21

8 8 14

8 8 13

6 6 6

-

44 44 95


2 4 1 5 1 13

4 7 2 7 3 23

4 8 2 7 3 24

8 7 3 18

5 5 1 11

-

-

10 32 5 31 11 89


3 20 20 43 56

4 20 20 44 67

5 20 20 45 69

5 20 20 45 63

5 20 20 45 56

3 20 20 43 43

-

25 120 120 265 354


6 11 17

2 8 4 15 29

3 6 2 4 15

5 6 11

5 4 9

-

-

5 30 6 40 81


14 35 49 66

2 15 20 37 66

7 9 25 41 56

4 6 20 30 41

7 2 15 24 33

4 4 25 33 33

-

24 50 140 214 295


Table 2.2. Scholarship and Training Detailed Costs Unit

5. the Investment Coordination Board (BKPM) a. Degree Program i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. PhD Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree i. Immersion Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

6. the State Ministry for Administrative Reforms (MenPAN&RB) a. Degree Program i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. PhD Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree i. Immersion Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

7. the Civil Service Agency (BKN) a. Degree Program i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. PhD Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree i. Immersion Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

8. the National Institute of Public Administration (LAN) a. Degree Program i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. PhD Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree i. Immersion Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

Quantities 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Total


9 9

8 8

7 7

6 6

5 5

-

-

35 35


5 20 20 45 54

5 20 20 45 53

5 20 20 45 52

5 20 20 45 51

5 10 12 27 32

-

-

25 90 92 207 242


1 5 1 2 9

1 5 1 2 9

2 5 1 2 10

5 2 7

5 2 7

-

-

4 25 3 10 42


4 15 10 29 38

4 15 10 29 38

4 20 10 34 44

4 20 10 34 41

4 15 10 29 36

15 3 18 18

-

20 100 53 173 215


1 1 2

5 4 4 2 15

4 3 4 2 13

3 1 4

3 1 4

-

-

9 14 8 7 38


8 8 10

6 25 31 46

6 25 31 44

6 25 31 35

5 26 31 35

-

-

23 109 132 170


1 2 1 1 1 6

2 3 1 6 1 13

2 5 1 6 1 15

3 2 2 7

5 6 2 13

-

-

5 18 3 21 7 54


1 12 16 29 35

2 16 16 34 47

2 20 16 38 53

1 20 18 39 46

1 16 17 34 47

1 16 16 33 33

-

8 100 99 207 261


Table 2.2. Scholarship and Training Detailed Costs Unit

9. the Financial and Development Supervisory Board (BPKP) a. Degree Program i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. PhD Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage

Quantities 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Total


10 10

3 2 4 24 33

3 3 4 19 8 37

5 14 6 25

14 14

-

-

6 10 8 81 14 119

b. Non Degree i. Immersion Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic


21 21 31

50 50 83

40 40 80 117

22 22 47

14

-

-

133 40 173 292

10 the Land Administration Agency (BPN) a. Degree Program i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. PhD Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage


1 5 10 16

9 1 12 22

1 9 1 15 26

9 15 24

8 10 18

-

-

2 40 2 62 106



16

6 10 16 38

10 10 36

8 8 32

18

-

-

6 28 34 140

Subtotal - Degree Program Subtotal - Non Degree

105 266

178 330

175 368

117 298

94 234

171

-

669 1.667

Total - Scholarship and Training

371

508

543

415

328

171

-

2.336

8 48 3 41 5 105 19 126 121 266 371

24 56 20 70 8 178 35 189 106 330 508

21 63 18 57 16 175 35 182 151 368 543

54 49 14 117 31 159 108 298 415

44 44 6 94 33 107 94 234 328

16 71 84 171 171

-

53 265 41 261 49 669 169 834 664 1.667 2.336

All PA's in PIU Bappenas a. Degree Program i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. PhD Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage





Annex 2 Scholarship Program for Strengthening Degree Scholarship for Ministry of Finance Table 1.2. Degree Scholarship Detailed Costs Participants Unit 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Investment Costs Overseas Degree i PhD Overseas ii Master Overseas iii Master Linkage


Total - Overseas Degree

Total

26

10 35 26

10 35 26

35 26

35 26

-

-

20 140 130

26

71

71

61

61

-

-

290


Annex 3

Table of detailed activities in the technical review

Technical review steps Abreviations:

AM APR HCDP

Aide Menoire World Bank Annual Progress Report Human Capital Development Plan

PA

Participating Agency / beneficiary of SPIRIT

LA

Loan Agreement

Occurance POM

PIU PPK PPM TRANSPAR

Project Operaton ManuaL

Project Implemetation Unit Pejabat Pembuat Komitmen (formal contract partner) Placement, Payment and student Monitoring agent SPIRIT database to be used in all stages of the process

PCU Project Coordination Unit Inception I.1 Read relevant versions of POM and Loan agreement once I.2 Read HCDP's once I.3 Read Aide Memoires once I.4 Get acquainted with and access to TRANSPAR database once Start of Review S.1 Read current APR and recent Aide Memoires yearly S.2 Make work plan yearly S.3 Discuss work plan with PIU's yearly S.4 Make appointments with PA's yearly S.5 Select samplings from TRANSPAR yearly S.6 Check completeness of data in TRANSPAR yearly at each PA PA.1 Check completeness of candidates' data in TRANSPAR (are all appliants registered?) yearly PA.2 Check validity of reasons for rejection of 10 rejected candidates yearly PA.3 Randomly check completeness and correctness of data of 10 candidates who passed administrative selection yearly Randomly check completeness and correctness of data of 10 candidates who failed academic selection yearly PA.4 PA.5 Randomly check 10 interview protocols and compare with data in Transpar yearly PA.6 Inventorise problems/bottlenecks in procedures as experienced by PA yearly PA.7 Obtain copies of requests by Pa to PIU for upgrading status (e.g. Request for admittance in pre-departure training) of yearly at each PIU PI.1 Randomly check 20 files of candidates with respect to completeness, correctness and being in line with procedures yearly PI.2 Consolidate PA.6 docs with decisions made in PIU yearly PI.3 analyse any deviations between PA.6 docs and PIU decisions yearly Randomly check 15 NP's (Nota Persetujuan = actual scholarship award) a.o. with regards to allowances allocated to the PI.4 yearly PI.5 Check relevance with regard to the HCDP of the content of the programs chosen in approved applications yearly PI.6 Check/analyze the problems encountered in registration at universities abroad and domestically yearly PI.7 Randomly check 20 files with regards to completeness of monitoring data yearly at PPK PP.1 Randomly check 20 files with regards to correctness and timeliness of payments yearly PP.2 Check randomly 20 files for completeness of monitoring data in accordance with yearly at Pre-departure provider PD-1 Check attendance logs of trainers and trainees yearly PD-2 Check the realisation and outcome of the pre-departure training yearly At PCU level PC.1 Review project outcome indicators as specified in LA, report findings, analyse reasons for deviations and provide yearly recommendations PC.2 Copy details from intermediate tests of all candidates, analyse data and report findings yearly PC.3 Provide recommendations for improvement if any yearly PC.4 Alert PIU/PCU in case of serious abberations of POM, TOR or other guidelines yearly Reports Rep.1 Inception report, to be delivered to the project latest on the 7th working day after commencing the yearly assignment yearly Rep.2 Detailed reports, including relevant quantative and qualitative data of all avtivities that have been checked and yearly evaluated (items PA.1 to PC.4) Rep.3 Overall report (management summary) providing a resume of all findings during the review that require attention of PCU yearly At the end of the Rep.4 Final report after finalisation of the review of the 2017 activities assignment

Rep.1 and Rep.2 to be delivered to the project latest x weeks after commencement of the yearly review Rep.4 latest x weeks after the commencement of the final review Presentation of findings, discussion of recommendations latest 2 weeks after the delivery of the reports Pep.1 General

yearly

Random checks must include overseas and domestic students, degree and non degree, the number of random checks mirroring the actual numbers of scholarships being awareded in these categories. Checking of payment and monitoring details ( PI.8 and PP.1) can be replaced by checking these details from data provided by the PPM agent once the PPM activities have been taken over by the PPM agent.


TERMS OF REFERENCE



Alumni and Participating Agency Staff Survey Consultant

FEBRUARY 2014 TOR Alumni & PA Staff Survey Consultant

Page 1 of 11

TERMS OF REFERENCE Alumni and Participating Agency Staff Survey Consultant SPIRIT Program (IBRD Loan No.8010-ID) BACKGROUND 1.

On March 18, 2011, Government of Indonesia with the International Bank for Reconstruction and Development, World Bank Group, signed a Loan Agreement to commence the Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) with a project period of 2011 – 2017.

2.


PROJECT DEVELOPMENT OBJECTIVE 3.

The Development Objective of the proposed project is to build participating agencies’ capacity by (a) strengthening their human resources in core functional areas; and (b) enhancing their ability to initiate and manage reforms. Further, more detailed objectives of the program are in Annex 1: Results Framework and Monitoring.

SPIRIT PROGRAM COMPONENTS 4.

There are three components included in this program: Component 1: Degree Scholarships Program for Ministry of Finance 

Sub-component 1.1: Competitive selection of candidates and provision of predeparture language training to selected candidates.




Component 2: Degree Scholarships and non-degree training, for the Bappenas cluster of Participating Agencies 





TOR Alumni & PA Staff Survey Consultant

Page 2 of 11

The 10 participating agencies coordinated by the Bappenas Project Implementing Unit (PIU) are: 1) Ministry of National Planning Development/National Planning Development Agency (BAPPENAS) 2) National Civil Service Agency (BKN) 3) Investment Coordination Board (BKPM) 4) Supreme Audit Board (BPK) 5) Financial and Development Supervisory Board (BPKP) 6) National Land Agency (BPN) 7) Ministry of Foreign Affairs (MoFA) 8) Ministry of Home Affairs (MoHA) 9) National Institute of Public Administration (LAN) 10) Ministry for Administrative and Bureaucracy Reforms (MenPAN) These particular agencies were selected for participation in the program as they are either: (a) key government agencies that are responsible for public sector financial, economic, and human resource management (Bappenas, MenPAN, LAN, BKN, BPK, BPKP); (b) key agencies responsible for improving the investment climate in Indonesia (MoFA, BKPM, BPN); or (c) agencies that are responsible for managing and implementing Bureaucracy Reform (MenPAN, and MoHA). Component 3: Program support 

Sub-component 3.1: Program management



Sub-component 3.2: Quality assurance, and monitoring and evaluation

OBJECTIVE OF THE ASSIGNMENT 5.

This Terms of Reference (hereinafter referred to as ‘TOR”) will provide the general scope of works for the Alumni and Participating Agency Staff Survey Consultant. As stated above in Project Description, the objectives of the Alumni and Participating Agency staff survey are: 1)

To evaluate the alumni satisfaction of SPIRIT’s degree program in Ministry of Finance and Bappenas PIUs, and also alumni satisfaction of non-degree program in Bappenas PIU;; and

2)

To evaluate the impact of SPIRIT’s degree program in Ministry of Finance and Bappenas PIUs and impact of non-degree program in Bappenas PIU towards the Participating Agencies’ capacity development as one of the key objectives of the program.

SOURCE OF FUNDS TOR Alumni & PA Staff Survey Consultant

Page 3 of 11

6.

The source of funding for the recruitment of the Consultant is the IBRD Loan 8010-ID. The expenditure will be funded from Category 1 (Goods and non-consulting services, Consultancies, Training and Operating Cost).

SCOPE OF SERVICES 7.

Services that are requested including: I.

Alumni Satisfaction Survey:  To gain, analyze and present data on SPIRIT’s alumni satisfaction towards the

overall program (degree and non-degree programs), including the program modalities and management;  To measure the degree of effectiveness and efficiency of the training policy,

program and activities; and  To gain, analyze and present inputs and recommendations from SPIRIT’s

alumni for improving the program’s policies and activities. II.

Participating Agencies Impact Evaluation of the Program:  To gain, analyze and present data on the impact of SPIRIT program towards the human capital development, and specifically building capacities, of the Participating Agencies;  To gain, analyze and present data on the satisfaction of Participating Agencies expressing satisfaction with the impact of the overall program, including the program’s modalities (Human Capital Development Plan, Re-Entry Strategies, etc.);  To identify challenges and recommendations from the Participating Agencies to enhance the program policies and activities.

8.

To ensure that the two main services above are well performed, below are specific tasks that will be performed by the Consultant: I.

Survey modality: The Consultant will be responsible for identifying and defending the optimal methodology for the survey (and to gauge whether interviews or FGDs are needed); including developing the survey instruments, making sure that response rates are high and survey responses are accurate and complete, and are delivered through feasible survey delivery options.

II.

Sample: The Consultants will be responsible to identify the samples required from each Alumni and Participating Agencies, taking into consideration the representative number of respondents required. The Bappenas and Ministry of Finance as the Project Implementing Unit will assist in identifying and securing counterparts in target Agencies, as well as providing assistance in working with the Agencies, as necessary.

III. Survey delivery services: The survey should be conducted in approximately 11 Participating Ministries and Agencies (both Bappenas and MoF PIUs). The TOR Alumni & PA Staff Survey Consultant

Page 4 of 11

Consultant should also execute necessary steps to ensure the survey is well developed and accepted (for example: conducting pilot surveys). IV. Data handling services: The Consultant is responsible for data entry and cleaning; and should develop a plan for ensuring accurate entry. V.

9.

Data analysis and delivery: Upon completion of the data collection and quality assurance, the Consultant will perform data analysis and deliver findings and recommendations in a report.

Along the process, consultations and discussions in the form of meetings, interviews and Focus Group Discussions are encouraged.

ANTICIPATED LEVEL OF EFFORT 10.

The surveys will be delivered in 2 (two) cycles: the first cycle would be in 2014 and the second in 2015. The first survey should be the baseline and the following surveys (using the same measurements) will be delivered to capture the progress achieved along the project.

11.

Estimated period of work performed: 1)

First survey cycle (2014): 1 (one) month preparation phase; 2 (two) months data collection and quality assurance phase; and followed by 1 (one) month of analysis and delivery;

2)

Second survey cycle (2015): 1 (one) month preparation phase; 2 (two) months data collection and quality assurance phase; and followed by 1 (one) month of analysis and delivery.

QUALIFICATIONS AND EXPERTISE 12.

This Consultant providing the required services should be a Firm which possess the following criteria: 1)

A minimum of 5 (five) years of establishment, in the research, business consulting, human resources management, quality assurance, monitoring and evaluation and other related industry;

2)

A minimum of 5 years of experience in handling evaluation of education and training projects, human resources, project management, business and commerce, and/or other related projects, especially Government of Indonesia’s projects;

3)

The consultant firm should be familiar with development, analysis and reporting of survey, research, monitoring, evaluation and analysis projects, especially dealing with education and training and human resources issues;

4)

Supported by capable Consultants and staff; with minimum requirements of: a. 1 (one) Senior Researcher as Team Leader


Page 5 of 11

-

Minimum Master Degree from Resputable University, with a background in Statistics, Mathematics, Human Resources Management, Business Managament, Engineering, and other related field;

-

Minimum 7 (seven) years of experience in managing surveys, interviews, focus group discussions and/or monitoring and evaluation projects, especially in the field of education and training, and human resources management;

-

Experience in Government of Indonesia projects is an advantage;

-

Strong analytical skills;

-

Ability to work under pressure and with tight deadlines;

-

Fluent in Indonesian and English both verbal and written is essential.

b. 2 (two) Researchers / Analyst: -

Minimum Bachelor Degree from Resputable University, with a background in Statistics, Mathematics, Human Resources Management, Business Managament, Engineering, and other related field;

-

Minimum 4 (four) years of experience in delivering surveys, interviews, focus group discussions and/or monitoring and evaluation projects, especially in the field of education and training, and human resources management;

-

Experience in Government of Indonesia projects is an advantage;

-

Strong analytical skills;

-

Ability to work under pressure and with tight deadlines;

-

Fluent in Indonesian and English both verbal and written is essential.

c.

4 (four) Survey Implementor: -

Minimum Diploma Degree from Resputable University, with a background in Statistics, Mathematics, Human Resources Management, Business Management, Engineering, and other related field;

-

Minimum 2 (two) years of experience in delivering surveys, interviews, focus group discussions and/or monitoring and evaluation projects, especially in the field of education and training, and human resources management;

5)

The Consultant may divide the Consultants and Staffs in teams as necessary.

6)

The Consultant should also provide necessary administrative and Information Technology support as necessary.


Page 6 of 11

ORGANIZATION and REPORTING 13.

The consultant will directly report to the Head of Project Coordinating Unit, and in the delivery of work will coordinate with Bappenas and Ministry of Finance Project Implementing Units (PIUs), Project Management Unit (PMU) Consultants, and with each Participating Agencies (Human Resource Bureau or Training Center) as shown in below graph. Steering Committee (SC) World Bank P C U - Bappenas (Executive Secretary of Bappenas)

Keterangan :  Flow of Order  Flow of Report -- Communication

PMU Consultants

P I U - Bappenas (Head of Pusbindiklatren) Alumni & PA Consultant

P I U – Ministry of Finance (Head of Pusdiklat PSDM)

11 Participating Agencies (PA) 10 PAs : Ministries/Agencies : 1. MOHA 2. MOFA 3. Bappenas 4. BPK 5. BKPM


6. KemenPAN & RB 7. BKN 8. LAN 9. BPKP 10. BPN

1 PA : Ministry of Finance: 1. Setjen 2. DJA 3. DJP 4. DJBC 5. DJPB 6. DJKN

7. DJPK 8. DJPU 9. Itjen 10. Bapepam-LK 11. BKF 12. BPPK

Page 7 of 11

DELIVERABLES AND REPORTING 14.

The Consulting Firm will report directly to the Project Coordinating Unit (PCU): 1. First Cycle Report (Year 2014) which consist of:  Inception Report and presentations (Year 2014) which includes planning and methodology, as well as survey questionaires and research tools for both Alumni Satisfaction Survey and Participating Agencies Staff Survey.  Final Report and presentations (Year 2014) which includes overall Implementation Report and Analysis Results 2.

Second Cycle Report (Year 2015) which consist of:  Inception Report and presentations (Year 2015) which includes planning and methodology, as well as survey questionaires and research tools for both Alumni Satisfaction Survey and Participating Agencies Staff Survey.  Final Report and presentations (Year 2015) which includes overall Implementation Report and Analysis Results

The Consultant is resposible to present and discuss results and outputs of their reports. All reports (Inception and Final Report) for each cycle to be delivered in English and Bahasa Indonesia to Bappenas Project Coordination Unit in two weeks before the end of each assignment. The PCU, chaired by Bappenas, assisted by the World Bank, will review and approve the Consultant’s Inception and Final Report for each cycle.


Page 8 of 11

BACKGROUND 1.

Government of Indonesia with the International Bank for Reconstruction and Development, World Bank Group, signed a Loan Agreement to commence the Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) with a project period of 2011 – 2017.

2.


SPIRIT PROGRAM COMPONENTS 3. The SPIRIT program has three components with a total cost estimated at US$ 112.65 million, all of which financed through IBRD Loan No. 8010-ID and each component is described below: Component 1: Degree Scholarships Program for Ministry of Finance 










The 10 participating agencies coordinated by the Bappenas Project Implementing Unit (PIU) are:

ToR Project Management Consultant December 2012

2

1. Ministry of National Planning Development/National Planning Development Agency (BAPPENAS) 2. National Civil Service Agency (BKN) 3. Investment Coordination Board (BKPM) 4. Supreme Audit Board (BPK) 5. Financial and Development Supervisory Board (BPKP) 6. National Land Agency (BPN) 7. Ministry of Foreign Affairs (MoFA) 8. Ministry of Home Affairs (MoHA) 9. National Institute of Public Administration (LAN) 10. State Ministry for Administrative and Bureaucracy Reforms (MenPAN) These particular agencies were selected for participation in the program as they are either: (a) key government agencies that are responsible for public sector financial, economic, and human resource management (Bappenas, MenPAN, LAN, BKN, BPK, BPKP); (b) key agencies responsible for improving the investment climate in Indonesia (MoFA, BKPM, BPN); or (c) agencies that are responsible for managing and implementing Bureaucracy Reform (MenPAN, and MoHA). Component 3: Program support  

Sub-component 3.1: Program management Sub-component 3.2: Quality assurance, and monitoring and evaluation

SELECTION OF SCHOLARS 4. Selections of scholars are executed through competitive requirements and are executed by each Participating Agencies. Results are forwarded to the PIU for approval.  Administrative selection a. Applications for specific priority areas identified by HCDPs b. Age requirements c. Length of service d. GPA

 Written Selection a. Academic selection (TPA – Tes Potensi Akademik) b. Languange Selection (TOEFL) c. Psychological test (only for PIU Ministry of Finance)  Interview Interview panel of at least 3 Interview results made public in agency


Testing

Interview

Written Selection



Apply to University Limited to 4 3 universities meeting accreditation and quality standards

Image 1. SPIRIT Selection Procedures 5. Candidates are selected through a set of eligibility, academic and interview criteria which is indicated in the Project Operating Manual (POM). 6. A maximum of nine (9) months of pre-departure training for PIU Bappenas and five (5) months of pre-departure training for PIU Ministry of Finance, consisting of English for Academic Purposes (EAP), Academic Bridging Program (ABP) and a Cultural Orientation for Participants’ Effectiveness (COPE) is provided for candidates, according to their TOEFL/IELTS performance, to equip candidates in university applications and study preparations. Candidates will start applying to universities in this period. 7. Candidates of MoF may apply for Degree Programs (Master Overseas, Master Linkage and Doctorate Overseas). Candidates in the Bappenas PIU may apply for Degree Programs (Master and Doctorate Domestic; Master Linkage; and Master and Doctorate Overseas), Non Degree Programs (overseas internship programs, domestic and overseas ready-made and tailored training, certifications, seminars, conferences). SPIRIT PROJECT DEVELOPMENT OBJECTIVE 8. The Development Objective of the project is to build participating agencies’ capacity by (a) strengthening their human resources in core functional areas; and (b) enhancing their ability to initiate and manage reforms. Central to the achievement of this PDO is the preparation and implementation of a good quality Human Capacity Development program (HCDP).

9. These HCDPs provide the framework for agency capacity development and would:  Specify the agency’s medium term vision and goals, and its strategy for meeting those goals.  Identify priorities to improve core business and capacity to reform.  Analyze the key competencies and skills needed to achieve these goals of improving core business and of reforming internal processes, and the existing skills gaps (a “needs analysis”).  Define fields of study relevant for the required capacity building.  Identify the specific degree and non-degree learning and development programs that would be required.  Specify the procedures for reintegrating staff into the organization once they have completed their programs so that their newly acquired knowledge can be most


4

effectively utilized to build capacity and to improve the internal operating environment. SOURCE OF FUNDS 17. The source of funding for the recruitment of the Project Management Consultant is the IBRD Loan 8010-ID. The expenditure will be funded from Category 1 (Goods and nonconsulting services, Consultancies, Training and Operating Cost). OBJECTIVE OF THE ASSIGNMENT 18. The main objective to recruit a Project Management Specialist; he/she will act as a Team Leader for the Team of Individual Consultants consisting of Financial Management Consultant, Education Specialist, Information Technology Consultant and assistants, who are hired to assist the PCU and PIU Bappenas to implement SPIRIT program in accordance to the guidelines such as the Loan Agreement (LA), Project Appraisal Documents (PAD), Project Operation Manual (POM) and other relevant guidance. 19. He/she will responsible for managing the Individual Consultants to assist the PCU/PIU Bappenas in planning; implementing; coordinating; managing; problem solving, and provide information for the SPIRIT Program, so that the prospective participants be given a scholarship through fair and equitable opportunities for capacity building, as well as maintaining a good management process for throughout the implementation of the project.

SCOPE OF WORK PROJECT MANAGEMENT CONSULTANT 20. The Project Management Specialist will lead the Team of Individual Consultants as follow: a. Financial Management Consultant, whose responsibility is to provide technical advice and support to the PCU/PIU in the management of the financial resources, monitoring financial operations, and undertaking accounting and reporting; and to ensure absolute integrity, transparency, accountability, and efficiency in the conduct and reporting of financial transactions. The financial accounting and monitoring arrangements should facilitate the generation of timely and reliable financial statements for the project and its components following Government and World Bank policies and guidelines; b. Education Specialist, whose responsibility is is assisting the PIU Bappenas and PCU to provide Educational consultancy and support services to SPIRIT participants;


5

c.

Information Technology Consultant, whose responsibility is provide IT and Monitoring Consultancy in the design, implementation, introduction and operation of the TRANSPAR Database, and to train Bappenas staff for maintaining the database system.

21. a. b. c.

and is specifically responsible for the following tasks below: Oversee and monitor implementation of the project; Resolve routine and temporary problems that occurs in implementation of the project; Formulate recommendations for resolve problems and obstacles that may arise which may impede the implementation of programs / activities in accordance with the schedule set; d. Ascertain that the flow of information from and to the related parties had been effective; e. Provide assistance in the translation of documents, if any, and assisting the process of legalizing the translated documents by a Sworn Translator or by the institutions that has been designated by the relevant university/study program; f. Elaborate LA, PAD, and POM in technical guidance/SOP; g. Ascertain that implementation of the project has been in accordance with the LA, PAD, and POM, and with other technical directives; h. Ensuring that the implementation of the project based on Project Development Objectives; i. Prepare the project progress report (annual, mid term, and final report) for being submitted to the PCU, SC and also World Bank; j. Ascertain the project reports are developed and delivered on time, such as Annual Work Plans, Interim Financial Reports (IFR), reviews to the POM, Annual Progress Report, etc, according to the Loan Agreement and POM. k. Maintain close coordination with the PCU, PIU, PPK, all individual consultants and other firms/consultants such as the PPM, Technical Review, etc; l. Assist the PCU/PIU to Prepare materials or hand outs for the meeting with the Team of the World Bank, SC, and PA; m. Provide monthly progress report to the PPK and Head of Centre for Planner’s Development, Education, and Training, Bappenas as Kepala Tim Pelaksana Kegiatan of SPIRIT; n. Perform other tasks as requested by the PIU/PCU. DELIVERABLE AND REPORTING 22. The Project Management Consultant as the Team Leader of Project Management Unit (PMU) will coordinating with other Consultant to develop the progress project report (annual, mid term, and final), which will be delivered to the PCU, SC and also WB. 23. Provide Monthly Progress Report to the PPK and Head of Centre for Planner’s Development, Education, and Training, Bappenas as Kepala Tim Pelaksana Kegiatan of SPIRIT. 24. Provide the necessary reports to the needs of the project; .World bank Supervision Mission; Project Annual Reports, other required reports related to the development/progress of the project. QUALIFICATIONS OF PROJECT MANAGEMENT CONSULTANT ToR Project Management Consultant December 2012

6

25. The SPIRIT project will select a Project Management Consultant on a competitive basis. The consultant must be able to demonstrate: a) b)

c) d) e) f) g) h) i) j) k) l)

Minimum Master's Degree in Management, Business, Education, Industrial Engineering or other related field of study; More than 7 years experience in international or domestic implementation arrangement of scholarships for degree, non-degree program, and education/human resources capacity building management; More than 5 years of working experience in the implementation of scholarships program with the Government of Indonesia; Experience in working in the implementation of scholarship programs with International donors would be an advantage; Strong leadership and proven ability to resolve issues and problems with the Government and maintain a trusting relationship; Excellent proficiency in Bahasa Indonesia and English language speaking and writing skills; Good Interpersonal and Communications skills; Ability to operate Microsoft Office; Demonstrated ability to function as a Team Leader and to work collaboratively with other consultants; Excellent report writing in Bahasa Indonesia and English; Ability to meet deadlines; Should be a self starter, highly motivated and adaptable.

LENGTH OF ASSIGNMENT 26. The consultant will be offered approximately 5 (five) years contract (2013 – 2017), with annual performance evaluation. The project may terminate the contract at any time the Consultant deemed to be unperforming.


7

TERMS OF REFERENCE



INFORMATION SYSTEMS OFFICER

MAY 2013

1

TERMS OF REFERENCE INFORMATION SYSTEMS OFFICER Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) BACKGROUND Government of Indonesia with the International Bank for Reconstruction and Development, World Bank Group, signed a Loan Agreement to commence the Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) with a project period of 2011 – 2017. This scholarship program is developed to support the Bureaucracy Reform initiative in the central government and aims at: (1) improving the agency’s human resources through the development of technical, managerial, and leadership skills of civil servants working in the core functional areas of the agency; and (2) improving the internal operating environment through the enhanced ability of these civil servants to implement Bureaucracy Reform within the agency as well as the impact on organizational culture and processes of sufficient numbers (or a ‘critical mass’) of skilled and reform-minded staff in the agency. PROGRAM COMPONENTS The SPIRIT program has three components with a total cost estimated at US$ 112.65 million, all of which financed through IBRD Loan No. 8010-ID and each component is described below: Component 1: Degree Scholarships Program for Ministry of Finance 










2

The 10 participating agencies coordinated by the Bappenas Project Implementing Unit (PIU) are: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Ministry of National Planning Development/National Planning Development Agency (BAPPENAS) National Civil Service Agency (BKN) Investment Coordination Board (BKPM) Supreme Audit Board (BPK) Financial and Development Supervisory Board (BPKP) National Land Agency (BPN) Ministry of Foreign Affairs (MoFA) Ministry of Home Affairs (MoHA) National Institute of Public Administration (LAN) Ministry for Administrative and Bureaucracy Reforms (MenPAN)

These particular agencies were selected for participation in the program as they are either: (a) key government agencies that are responsible for public sector financial, economic, and human resource management (Bappenas, MenPAN, LAN, BKN, BPK, BPKP); (b) key agencies responsible for improving the investment climate in Indonesia (MoFA, BKPM, BPN); or (c) agencies that are responsible for managing and implementing Bureaucracy Reform (MenPAN, and MoHA). Component 3: Program support 

Sub-component 3.1: Program management - Support for scholar placement, including matching of scholars to insitutions and courses, and the payment of living stipends to scholars and tuition fees to institutions. - Support for project management, including administrative and financial management, disbursement, and procurement, and routine monitoring of scholars.



Sub-component 3.2: Quality assurance, and monitoring and evaluation - Carrying outof annual technical audits of the program’s compliance with scholar eligibility, selection, and implementation procedures as set out in the Project Operational Manual (POM). - Provision of support for the development and implementation of a scholar re-entry and career development program. - Carrying out of an alumni and Participating Agency staff survey in relation to alumni satisfaction with the program and of a broader Participation Agency staff assesment of program impact on agency capacity development.

3

SOURCE OF FUNDS The source of funding for the recruitment of the Information System Officer is the IBRD Loan 8010-ID. The expenditure will be funded from Category 1 (Goods and non-consulting services, Consultancies, Training and Operating Cost). OBJECTIVE OF THE ASSIGNMENT The general objective of the Information System Officer (“Officer”) is to manage and improve the current information system (TRANSPAR) to support project management and to ensure that the system becomes institutionalized and sustainable. TRANSPAR PROGRESS TRANSPAR Database was built and developed in early 2012 for use on cloud computing database, including writing code to present financial transactions relating to scholarships, students monitoring, keeping track for Human Capital Development Programme (HCDP). Currently, Project Implementation Unit (PIU) has incorporated each of the PA’s HCDP in TRANSPAR, and will continue to update the database following any changes to the HCDPs. The 2014 scholar selection process was done using TRANSPAR as the management and monitoring tool that can be accessed through Bappenas Pusbin website: http://spirit.bappenas.go.id. While the 2011, 2012, 2013 scholars basic data has been well established in TRANSPAR. However, the system needs to become more institutionalized and sustainable.. Further development of the system will include function for reporting, requesting and tracking payments, reimbursements as well as the integration of MoF PIU’s database into TRANSPAR. SCOPE OF WORK 

Develop a Standard Operating Procedure (SOP) for TRANSPAR and an embedded systems in the PIU ;



Ensure data security, integrity and updateness from the selection, placement, payment, and re-entry of the program;



Classifying, collating and storing information collected in the TRANSPAR system, for easy access and retrieval;



Improve the current TRANSPAR system to include functions for reporting, requesting and tracking payments, reimbursements;



Keep Human Capital Development Plan (HCDP) in the TRANSPAR system renewed for every revision and update made by PA and approved by PIU;



Facilitate the development and improvement of the database structure for all information management system related to scholarship issues (registration, selection, placement, monitoring, payment, re-entry) and ensure the maximum utilization TRANSPAR by all stakeholders; 4



Develop advance module related with reporting, requesting and tracking payments, and reimbursements;



Liaise with stakeholders, to ensure that the systems are well implemented by users, information related to the system is well communicated and sound data are provided to users;



Maintenance of the system, perform troubleshooting, system back-upand provide training and advice to colleagues and clients on the use of electronic information services; (including PA, PIU, PPK, and other stakeholder);



Selecting, managing and acquiring resources (both hardware and software) to meet the program’s current and anticipated needs;

ORGANIZATION AND REPORTING 

The Officer will report directly to Project Manager of the Project Implementing Unit (PMU) and advise him/her on the development and/or issues related to TRANSPAR.



The Officer will also collaborate and support the Division within the Centre for Planner’s Development, Education, and Training (Pusbindiklatren, Bappenas) as the Project Implementing Unit (PIU) of SPIRIT, as necessary.



The following is the SPIRIT project governance:

5



The Officer will be a part and will be working closely with PMU as well as with other divisions in the PIU. The following is the organization structure of PMU:

SELECTIONS CRITERIA          

Minimum Bachelor’s degree in Information Technology/Computer Science from a reputable university; At least 5 (five) years experience in the Information Technology sector including managing, designing, and implementing information systems; Experience of working in government projects would be an advantage; Excellent analytical, organization and presentation skills particularly with on database management; Good understanding of the concept of cloud computing; In depth knowledge of the Caspio data base system; Sound knowledge with Javascript, Web programming, SQL database; Should be a self-starter, highly motivated and adaptable; Proven communications skills in English and Bahasa Indonesia, both oral and written; Ability to meet deadlines.

6

LENGTH OF ASSIGNMENT The Consultant will be offered 4 (four) years as contract (2013 – 2017) with annual performance evaluation. The project may terminate the contract if the Officer is deemed to be unperforming.

Jakarta, June , 2013 Head of Center for Planner’s Development , Education and Training Ministry of National Development Planning/National Development Planning Agency

Ir. Yahya Rachmana Hidayat, MSc., PhD NIP 1962032331989031003

7

Lampiran IV 4.1Detail Pembiayaan (Cost Tab of SPIRIT Project) 4.2Pedoman Wawancara PIU Kementerian Keuangan 4.3Hasil Notulensi Kick oﬀ Mee ng Steering Commi ee (SC) pada 10 Februari 2011 4.4Pedoman Wawancara PIU Bappenas

manhour class manhour class amount amount

2,045 2,045 71

2,045 2,045 61

2,045 2,045 61

1,023 1,023 26

-

-

2016 2017

9,204 9,204 290

Total

0.02 0.04 0.9

30

108 54 63

30

108 54 63

26

108 54 54

26

108 54 54

11

54 27 23

-

-

-

-

Totals Including Contingencies 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

123

484 242 257

Total

Unit Cost US$ '000

2,045 2,045 71

0.4

1,107

290

-

-

-

-

115

26

241

61

241

61

255

71

255

71

Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Degree Scholarship for Ministry of Finance Table 1.1. Competitive selection of candidates & provision of pre-departure language training to selected candidates Detailed Costs Quantities Unit 2011 2012 2013 2014 2015 Investment Costs 1 Pre Departure program a. EAP and COPE training i. Native ii. Local b. iBT/IELTS and GMAT/GRE test for University c. Pre Departure Training support i. Training support expenses

Total

-

26

10 35

71

26

10 35

61

26

35

61

26

35

-

-

-

-

-

-

290

130

20 140

-

1,510

691 2,364

7,856

2,039

1,299 4,519

7,799

2,039

1,241 4,519

7,821

2,039

1,264 4,519

4,622

1,837

631 2,154

529

529

-

33,393

10,195

5,124 18,074

Total

256 129

202

4,565

2017

78

202

Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Degree Scholarship for Ministry of Finance Table 1.2. Award of scholarships for overseas and joint domestic & overseas (link) degrees to successful candidates in fields relevant to the work of the MoF Detailed Costs Scholars Unit Cost Totals Including Contingencies Unit 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total US$ '000 2011 2012 2013 2014 2015 2016

26 71

person person

2. Joint Domestic & Overseas Degrees i. Master Linkage person 26

Investment Costs 1. Overseas Degree i PhD / S3 ii Master / S2

Total

234 146

225 141

165 103

135 84

14 9

-

-

Participants 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

773 483

Total

0.42 0.001 -

0.03 0.03

18 9 83

6 4

89 102 460

6 4

81 96 458

4 3

61 71 367

4 3

42 54 294

0 0

-

-

-

-

Unit Cost Totals Including Contingencies US$ '000 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

290 333 1,662

20 14

Total

Unit

person test person test

333 333 -

2,320

-

-

-

-

6 6 -

391

58 58 -

504

71 71 -

643

97 97 -

661

101 101 -

121

amount amount amount

Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Degree and Non-Degree Scholarships for Other Participating Agencies Table 2.1. Competitive selection of candidates & provision of pre-departure language training to selected candidates Detailed Costs

Investment Costs 1. Selection a. TPA b. ITP TOEFL 2. Pre Departure a. iBT/IELTS and GMAT/GRE test for University b. Participants Allowance c. Training Provider by Bappenas Total

316 449 52 43 157 1,017

126 185 35 27 141 514

9 6 41 56

1,281 2,195 219 220 784 4,700

-

312 516 52 54 198 1,132

-

321 640 49 60 217 1,286

3 3 2 8

207 405 23 29 31 695

4 3 2 9

-

2 4 3 4 2 15

256 129 37 14 78

3 6 3 6 4 22

5 17 6 16 10 54

-

372 722 204 1,299 5,998


10 12 2

56


78 120 34 233 747

-

59 120 34 213 1,230

8 10 20 38 38

59 120 34 213 1,345

6 10 20 36 44

59 120 34 213 1,499

6 10 20 36 45

118 120 48 286 981

6 10 20 36 51

120 20 141 141

12 10 28 50 72

38 60 120 218 272

10 12 22 22

1,793 5,680 7,474

7 44 51

-

-

308 308

-

378 707 1,085

5 5

443 1,205 1,648

6 6

428 1,432 1,860

13 13

475 1,285 1,760

6 9 15

69 743 812

1 11 12

256 129 37 14 78


10 12 2


Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Degree and Non-Degree Scholarships for Other Participating Agencies Table 2.2. Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic & overseas (link) degrees and overseas and domestic non-degree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective PA other than the MoF. Detailed Costs Scholars Unit Cost Totals Including Contingencies Unit 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total US$ '000 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total Investment Costs 1. Misnistry of Home Affair a. Scholarship Degree i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. Doctoral Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree Training i. Internship Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

2. Misnistry of Foreign Affair a. Scholarship Degree i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. Doctoral Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree Training i. Internship Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

530 530 8,004

44 44 95

-

-

72 72 380

6 6 6

96 96 1,182

8 8 13

96 96 1,745

8 8 14

96 96 1,957

8 8 21

96 96 1,856

8 8 23

72 72 884

6 6 18

Page 4 of 23

379 830 44 87 220 1,559

252 308 26 49 111 746

6 11 20 37

2,562 4,131 183 454 863 8,193

-

622 1,033 43 111 256 2,065

-

651 910 41 129 225 1,955

5 5 1 11

381 713 23 68 31 1,216

8 7 3 18

276 338 614

4 8 2 7 3 24

256 129 37 14 78

2 6 3 14 4 29

10 32 5 33 11 91

4 5 9

245 1,445 204 1,894 10,087


10 12 2

37


29 241 34 304 1,050

-

49 241 34 324 1,883

3 20 20 43 43

49 241 34 324 2,389

5 20 20 45 56

49 241 34 324 2,279

5 20 20 45 63

69 253 48 369 1,585

5 20 20 45 69

229 20 249 863

7 21 28 56 85

25 120 120 265 356

19 12 31 40

1,281 3,873 219 551 5,924

5 30 6 40 81

6 9 14

-

189 308 29 40 566

-

316 646 52 69 1,082

5 4 9

309 707 52 105 1,174

5 6 11

329 959 50 181 1,519

3 6 2 4 15

138 916 30 132 1,216

2 9 4 23 38

338 15 352

5 3 8

256 129 37 14 78


10 12 2


Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Degree and Non-Degree Scholarships for Other Participating Agencies Table 2.2. Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic & overseas (link) degrees and overseas and domestic non-degree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective PA other than the MoF. Detailed Costs Scholars Unit Cost Totals Including Contingencies Unit 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total US$ '000 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total 3. Misnistry of National Development Planning / Bappenas, a. Scholarship Degree i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. Doctoral Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree Training i. Internship Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

4. the Supreme Audit Board (BPK) a. Scholarship Degree i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. Doctoral Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree Training i. Internship Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

235 602 238 1,075 6,999

24 50 140 214 295

14

-

39 48 43 130 696

4 4 25 33 33

69 24 26 118 1,201

7 2 15 24 33

39 72 34 145 1,319

4 6 20 30 41

69 108 43 219 1,739

7 9 25 41 56

20 181 56 256 1,472

2 15 33 50 88

169 37 206 558

14 22 36 44

Page 5 of 23

707 707

308 308

-

4,519 4,519

-

836 836

-

1,335 1,335

5 5

1,130 1,130

6 6

203 203

7 7

256 129 37 14 78

14 14

35 35

3 3

245 1,084 156 1,485 6,004


10 12 2

-


308

-

49 120 20 190 897

-

49 241 34 324 1,160

5 10 12 27 32

49 241 34 324 1,658

5 20 20 45 51

98 241 48 386 1,517

5 20 20 45 52

241 20 261 464

10 20 28 58 72

25 90 92 207 242

20 12 32 35

1,025 3,228 110 138 4,500

4 25 3 10 42

3 4 7

-

126 308 15 18 466

-

253 646 26 28 952

5 2 7

248 646 26 32 952

5 2 7

260 953 25 37 1,275

2 5 1 2 10

138 676 15 20 848

2 10 2 4 18

-

-

256 129 37 14 78


10 12 2


Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Degree and Non-Degree Scholarships for Other Participating Agencies Table 2.2. Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic & overseas (link) degrees and overseas and domestic non-degree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective PA other than the MoF. Detailed Costs Scholars Unit Cost Totals Including Contingencies Unit 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total US$ '000 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total 5. the Investment Coordination Board (BKPM) a. Scholarship Degree i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. Doctoral Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree Training i. Internship Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

6. the State Ministry for Administrative Reforms (MenPAN&RB) a. Scholarship Degree i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. Doctoral Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree Training i. Internship Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

196 1,204 90 1,490 5,990

20 100 53 173 215

7

-

181 5 186 652

15 3 18 18

39 181 17 237 1,189

4 15 10 29 36

39 241 17 297 1,249

4 20 10 34 41

39 241 17 297 1,572

4 20 10 34 44

78 181 22 281 1,129

8 15 13 36 54

181 12 193 193

15 7 22 22

Page 6 of 23

568 387 70 99 1,124

252 185 47 71 554

12 20 32

2,306 1,807 293 549 4,955

-

560 387 70 169 1,186

-

580 449 65 166 1,261

3 1 4

345 332 30 23 730

3 1 4

68 68

4 3 4 2 13

256 129 37 14 78

5 4 4 3 16

9 14 8 7 38

1 1

225 1,312 1,538 6,493


10 12 2

32


554

-

49 313 362 1,486

-

59 301 360 1,546

5 26 31 35

59 301 360 1,620

6 25 31 35

59 301 360 1,090

6 25 31 44

96 96 164

6 25 31 47

23 109 132 170

8 8 9

1,281 2,324 110 289 549 4,553

5 18 3 21 7 54

3 13 41 56

-

126 308 12 45 141 632

-

253 522 20 56 137 987

5 6 2 13

311 510 26 65 107 1,020

3 2 2 7

323 584 25 77 108 1,117

2 5 1 6 1 15

199 332 16 34 16 597

2 4 1 7 2 16

69 68 8 144

1 1 1 3

256 129 37 14 78


10 12 2


Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Degree and Non-Degree Scholarships for Other Participating Agencies Table 2.2. Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic & overseas (link) degrees and overseas and domestic non-degree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective PA other than the MoF. Detailed Costs Scholars Unit Cost Totals Including Contingencies Unit 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total US$ '000 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total 7. the Civil Service Agency (BKN) a. Scholarship Degree i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. Doctoral Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree Training i. Internship Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

8. the National Institute of Public Administration (LAN) a. Scholarship Degree i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. Doctoral Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage b. Non Degree Training i. Internship Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

78 1,204 168 1,451 6,003

8 100 99 207 261

56

-

10 193 27 230 861

1 16 16 33 33

10 193 29 231 1,219

1 16 17 34 47

10 241 31 281 1,301

1 20 18 39 46

20 241 27 288 1,404

2 20 16 38 53

29 193 37 259 856

3 16 22 41 57

144 17 161 306

12 10 22 25

Page 7 of 23

Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Degree and Non-Degree Scholarships for Other Participating Agencies Table 2.2. Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic & overseas (link) degrees and overseas and domestic non-degree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective PA other than the MoF. Detailed Costs Scholars Unit Cost Totals Including Contingencies Unit 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total US$ '000 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total

1,281 1,549 293 1,115 1,098 5,336

69 68 23 10 169

12 30 41

256 129 37 14 78

126 38 124 122 411

5 12 8 81 14 120

253 431 52 203 444 1,383

-

311 658 70 265 419 1,723

-

323 264 65 313 105 1,070

14 14

199 129 34 170 8 539

7 14 6 27

1,601 68 1,669 7,005

2 3 4 19 7 35

41

2 1 1 32 1 37

411

1 1 3 2 7

1,383


9. the Financial and Development Supervisory Board (BPKP) a. Scholarship Degree i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. Doctoral Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage

265 265 1,988

10 12 2

482 68 550 1,619


b. Non Degree Training i. Internship Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

602 602 1,141

253 253 422

512 5,164 73 853 6,603

133 40 173 293

3 21 24

-

63 492 12 100 667

-

126 1,094 17 176 1,414

14

124 1,162 17 156 1,460

22 22 49

130 1,408 16 116 1,671

40 40 80 115

69 940 8 167 1,183

59 337 396 6,999

50 50 87

68 117 185

24

21 21 28

256 129 37 14 78

667

2 40 2 62 106

1,414

-

96 96 1,556

-

120 120 1,791

8 10 18

59 120 179 1,362

9 15 24

10 12 2

185

1 9 1 12 23

6 28 34 140

1 13 1 1 16

-

1 24 25

-


18

10.the Land Administration Agency (BPN) a. Scholarship Degree i. PhD Overseas ii. Master Overseas iii. Doctoral Domestic iv. Master Domestic v. Master Linkage

8 8 32


10 10 33

b. Non Degree Training i. Internship Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic

6 10 16 32

25

Page 8 of 23

68 200

221 396

170 368

119 298

94 234

171

-

672 1,667

2,546 1,633

9,915 3,075

14,348 2,791

13,195 2,402

11,312 1,771

5,171 1,154

268 -

56,755 12,826

Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Degree and Non-Degree Scholarships for Other Participating Agencies Table 2.2. Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic & overseas (link) degrees and overseas and domestic non-degree training to successful candidates in fields relevant to the work of the respective PA other than the MoF. Detailed Costs Scholars Unit Cost Totals Including Contingencies Unit 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total US$ '000 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Total Subtotal - of which Scholarship Degree Subtotal - of whichNon Degree Training

Total - Award of scholarships for domestic, overseas, and joint domestic & overseas (link) 268 degrees617 and overseas 538 417 and domestic 328 171 non-degree - training 2,339 to successful candidates 4,179 12,991 in fields relevant 17,139 to 15,597 the work of 13,083 the respective 6,325 PA other 268than 69,581 the MoF.

Page 9 of 23

Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Program and Project Support Table 3.1. Program Management Detailed Costs Unit

Quantities 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Total

Unit Cost US$ '000

Totals Including Contingencies 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Investment Costs 1. Scholarships program management, including matching of scholars to institutions and courses, payment of tuition fees to institutions and living and supplies stipends to scholars, and monitoring of scholars a. Provider for placement, payment, student monitoring amount 78 226 190 117 87 13

2017

-

Total

710

-

-

-

-

-

-

48 25

-

70 30

30

70 -

92

70 80

76

80 -

57

80 80

49

95 120

304

513 335

2 Provision of support to the Project Coordination Unit and the ProjectaImplementation Units in relation to Project management, implementation, including administrative and financial management, disbursement, and procurement, and mo a. Consultant services i. Project Management consultant amount - 215 268 279 268 268 270 1,570 ii. Individual Consultant - Project Management Specialist person month 6 6 4 22 22 - Assistant for Project Management Sp. person month 6 6 4 25 25 - Procurement Specialist person month 6 6 4 22 22 - Financial Specialist person month 6 6 4 22 22 - Assistant for Financial Sp person month 6 6 3 19 19 - Education and HRD Specialist person month 4 -

-

-

-

-

-

-

-

-

amount amount

-

3,682

c. Project management expenses i. PCU and PIU support ii. Workshop & Training Staff development

-

600 1,134

-

485

-

425

-

250 771

amount

368 542

558

887

512

498

1,134

4,392

250 600

-

315

-

184

-

-

-

-

-

-


-

b. Project Monev and Reporting i. Project Monev - Site visit ii Dessimination and Training and study related to project M&E - Workshop for Mid term report preparation - Workshop for ICR preparation b. Impact study

261

38 150 188

-

26 26

-

26 26

112 112

51 150 201

190 190

192 300 492

Total

Investment Costs 1. Carrying out of Technical Review of scholarships program compliance with scholar eligibility, selection, and implementation procedures as set out in the POM a. Technical Review amount 26 26 b. Workshop amount 26 26

77 77

191 200

2017

-

-

Totals Including Contingencies 2011 2012 2013 2014 2015 2016

-

120

Unit Cost US$ '000

-

80

Total

-

109 -

Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Program and Project Support Table 3.2. Quality assurance, and monitoring and evaluation Detailed Costs Quantities Unit 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

-

-

-

82 -

250 535 1,175

-

-

110 300 410

-

-

80 155 355

-

2 A scholarships program alumni survey in relation to satisfaction with the program a. CQS i. Alumni Survey consultant amount -

-

60 140

1,857

80 188

723

-

381

82

166

-

454

-

26

-

108

3 Development design and workshop of re-entry and career development program for the Participating Agencies a. Scholar re-entry & career development program i. CQS - Re-entry Consultant amount ii. Workshop amount b. Implementation of Reentry Program i. Workshop amount ii. Re-Entry program support amount -

-

Component 2 1. Kemendagri 2. Kemenlu 3. Bappenas 4. BPK 5. BKPM 6. Kemenneg PAN & RB 7. BKN 8. LAN 9. BPKP 10.BPN

16 33 40 10 21 81 62 49

10 11 7 7 14 672

54 51 91 81 35 42 38 54 120 106 56,755

4,700 7,474 8,193 5,924 4,519 4,500 4,955 4,553 5,336 6,603 169

38 25 24 25 20 23 8 6

834

60 44 120 50 90 100 109 100 133 28

664

120 120 140 92 53 99 40 -

1,667

218 44 265 214 207 173 132 207 173 34

12,826

1,299 530 1,894 1,075 1,485 1,490 1,538 1,451 1,669 396

2,339

272 95 356 295 242 215 170 261 293 140

69,581

5,998 8,004 10,087 6,999 6,004 5,990 6,493 6,003 7,005 6,999

Total D + NDT Scholars US$

6 5 6 3 8 3 8 2 263

Non Degree TrainingScholarship Non Degree Training Non Degree IntO NDO NDD Total US$

17 44 32 30 35 25 14 18 12 40 41

Degree Scholarship Domestic Link Degree S3 S2 S2 Total US$

5 7 10 5 4 9 5 5 2 267

Overseas S3 S2

52

Page 12

S2

18,074

10 11 7 7 14 -

130

Overseas Degree US$ S2 Link

3,843

784 863 549 549 1,098 -

10,195

658

368

32 51 53 35 35 29 30 30 31 42

290

85,028

51,635

4,260 7,474 7,556 5,154 4,519 4,252 4,662 4,154 3,928 5,676

33,393

SPIRIT Project No of Scholars in Participating Agencies

US$

140

2,195 5,680 4,131 3,873 4,519 3,228 1,807 2,324 1,549 5,164

49

14,038

Degree Scholarship

5,124

17 44 32 30 35 25 14 18 12 40

34,470

179

US$

20

1,281 1,793 2,562 1,281 1,025 2,306 1,281 1,281 512

267

52,544

Total

5 7 10 5 4 9 5 5 2

13,322

407

US$

Component 1 1. Misnistry of Finance

52

18,446

S3

Component 2 1. Misnistry of Home Affair 2. Misnistry of Foreign Affair 3. Misnistry of National Development Planning / Bappenas, 4. the Supreme Audit Board (BPK) 5. the Investment Coordination Board (BKPM) 6. the State Ministry for Administrative Reforms (MenPAN&RB) 7. the Civil Service Agency (BKN) 8. the National Institute of Public Administration (LAN) 9. the Financial and Development Supervisory Board (BPKP) 10.the Land Administration Agency (BPN)

72

Page 13

-

16 33 40 10 21 81 62

-

3,620

220 454 551 138 289 1,115 853

-

Domestic Degree S2 US$

304

304

22 38 46 13 8 24 89 64

-

Total

5,120

5,120

440 637 770 247 293 399 1,408 927

-


-

219 183 219 110 293 110 293 73

263

3,620

US$

6 5 6 3 8 3 8 2

1,500

263

US$


41

1,500

S3


41

Page 14

54 51 91 81 35 42 38 54 120 106

290

56,755

4,700 7,474 8,193 5,924 4,519 4,500 4,955 4,553 5,336 6,603

33,393



672

90,148

Degree Total US$


962

Page 15


Component 1 1. Misnistry of Finance Component 2 1. Misnistry of Home Affair 2. Misnistry of Foreign Affair 3. Misnistry of National Development Planning / Bappenas, 4. the Supreme Audit Board (BPK) 5. the Investment Coordination Board (BKPM) 6. the State Ministry for Administrative Reforms (MenPAN&RB) 7. the Civil Service Agency (BKN) 8. the National Institute of Public Administration (LAN) 9. the Financial and Development Supervisory Board (BPKP) 10.the Land Administration Agency (BPN)

-

372 245 235 245 196 225 78 59

-

834

60 44 120 50 90 100 109 100 133 28

-

10,041

10,041

722 530 1,445 602 1,084 1,204 1,312 1,204 1,601 337

-

664

664

120 120 140 92 53 99 40 -

-

1,129

1,129

204 204 238 156 90 168 68 -

-

1,667

1,667

218 44 265 214 207 173 132 207 173 34

-

12,826

12,826

1,299 530 1,894 1,075 1,485 1,490 1,538 1,451 1,669 396

-

Non Degree Total US$

38 25 24 25 20 23 8 6

1,656

834

US$

169

1,656

US$

169

ImO

Non Degree TrainingScholarship Non Degree Training NDO US$ NDD

Page 16

272 95 356 295 242 215 170 261 293 140

290

69,581

5,998 8,004 10,087 6,999 6,004 5,990 6,493 6,003 7,005 6,999

33,393



2,339

102,974

D + NDT Total US$


2,629

Page 17

SPIRIT Project Procurement Accounts by Years Unit Cost USD'000

amount amount

-

-

83 37 121

793 355 1,148

a. Scholarship Degree i. #REF! ii. #REF! iii. #REF! iv. #REF! v. #REF!

amount amount amount amount amount

7 28 4 29 -

256 129 37 14 78

483 1,891 30 141 2,546

4,592 17,968 285 1,343 24,188

b. Non Degree Training i. Immersion Overseas ii. Non degree Training Overseas iii. Non degree Training Domestic


125 75

12 2

1,505 128 1,633 4,299

14,298 1,211 15,509 40,845

amount amount amount amount

-

-

111 78 9 197

1,050 738 85 1,873

-

-

104 150 254

984 1,425 2,409

451

4,282

4,750

45,127

I. Scholarship Degree & Non Degree Training 1. Selection, Selection Training, & Pre Departure Workshop & Goods a. Sevices b. Other Subtotal Comp. 2.1.

Total Component 3. II. Program and Project Support 1. Program Management a. Consultant - Individual - QCBS b. Sevices c. Other Subtotal Comp. 3.1.

2. Quality assurance, and monitoring and evaluation a. Consultant - CQS amount b. Other amount Subtotal Comp. 3.2. Total Component 3. Total

Amount USD'000 Rp [juta]

Quantities

Description Assignment ICB

Selection Method

Sep-11

Feb-12

Expected Proposal Submission

Selected training Provider (TP) provide training to get the Candidate Scholars to be prepared for iBT TOEFL/IELTS, GRE/GMAT. In addition the TP will also provide COPE.

727

Individual

Delivery Service

Jun-11

Jun-11

Jun-11

Feb-12

The Consultant will assist the PIU & PCU Bappenas in managing the program (expected to be on Board June 2011)

The Consultant will support the Bappenas Procurement Team in the Selection of Consultant

The Consultant will teach the Candidate Scholars to be prepared for iBT TOEFL/IELTS, GRE/GMAT, and Bridging Program. In addition the TP will also provide COPE

Task

2,285 ICB

Estimated Cost (USD '000)

710

22

Individual Individual Individual Individual Individual

2,995

Selected firm will : (1). Facilate the application of the candidates to designed Universities; (2). Helping mobilization incld. Travel Docs. to designed countries; (3). Managing payment of tuition fee and student allowance; (4). Monitor the Student's academic progress and related issues

Indonesia Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution / SPIRIT Draft Procurement Plan for FY. 2011 - 2017 Reff No.

Payment, Placement and Student Monitoring

Services 1 PreDeparture training provider 2

Total for Services Consultant 1 Teacher for EAP and COPE training 2 Procurement Specialist 22 25 22 19 -

The consultant (HR Firm) will conduct alumni survey The project)

Project Management Specialist Scholarship & Placement Specialist Financial Management Specialist Project Monev & IT Specialist Education and HRD Specialist

Jan-14

3 4 5 6 7

CQS

Feb-12

The Consultant will assist the PIU Bappenas in the implementation of the Non Degree Training. He/She will work intermittenly as needed for total 40 months. In Addition in the First Year He/She also assist the placement of candidates of Degree Scholarship. 190

QCBS

Jan-12

Overall project management, including FM, M&E, Website, Complaint Handling, including helping the PIU/PCU in managing the Scholarship related consultant contract The Consultant will independently conduct annual sample-based review of compliance with standard operating procedure. The consultant (HR Firm) will work colaboratively with each of Paricipating Agencies to design Re-entry Program

(2 Rounds : Mid Term & End of 1,570

CQS

Sep-12

8 Alumni Survey consultant

192

CQS

9 Project Management Consultant (69 months) 10 Technical Review Consultant

191 2,980

11 Re-entry program consultant Total for Consultant

SPIRIT Project Scholar's placement by year

I. Ministry of Finance PIU 1. Degree Scholarship a. Overseas b. Domestic b. Joint domestic & overseas (link) Subtotal 1 (MoF) II Bappenas PIU 1. Degree Scholarship a. Overseas b. Domestic b. Joint domestic & overseas (link) 2. Non Degree Training a. Overseas b. Domestic Subtotal 2 ( Bappenas) Total Participants

-

-

-

1,003 664 1,667 2,339

319 304 49 672

160 130 290

Total

35 26 61

-

-

2,629

2017

35 26 61

44 44 6 94

87 84 171 171

-

2016

45 26 71

56 49 14 119

140 94 234 328

171

2015

45 26 71

83 72 15 170

190 108 298 417

389

Scholars 2014

26 26

101 106 14 221

217 151 368 538

478

2013

35 33 68

244 152 396 617

609

2012

125 75 200 268

688

2011

294

Page 20

SPIRIT Project Scholar's placement by year

I. Ministry of Finance PIU 1. Overseas Degree a. PhD / S3 b. Master / S2 C. Joint domestic & overseas (link) Subtotal 1 (MoF) II Bappenas PIU 1. Degree Scholarship a. PhD Overseas b. Master Overseas c. Doctoral Domestic d. Master Domestic e. Joint domestic & overseas (link) 2. Non Degree Training a. Internship a. Overseas b. Domestic Subtotal 2 ( Bappenas) Total Participants

-

-

-

169 834 664 1,667 2,339

52 267 41 263 49 672

20 140 130 290

Total

35 26 61

-

-

2,629

2017

35 26 61

44 44 6 94

16 71 84 171 171

-

2016

10 35 26 71

56 49 14 119

33 107 94 234 328

171

2015

10 35 26 71

20 63 18 54 15 170

31 159 108 298 417

389

Scholars 2014

26 26

25 76 19 87 14 221

35 182 151 368 538

478

2013

7 28 4 29 68

54 190 152 396 617

609

2012

125 75 200 268

688

2011

294

Page 21

483 664 933

15,043 994 3,095

381 375 427

1,012 143

6,754 615 2,424

13 294 572

2,654

-

146 651

434 1,423

100%

112,650

11,698 1,129

70,990 5,120 14,038

2,372 2,980 4,324

SPIRIT Project Disbursement Plan by Category

648 456 357

16,660 1,147 3,187

1,612 160

11,826

2%

Total

686 485 384

18,095 1,249 2,860

2,218 184

22,087

10%

2017

161 272 228 12,064 798 1,619

2,534 257

25,476

20%

2016

2,375 171 202

2,817 258

26,455

23%

Totals Including Contingencies 2013 2014 2015

1,505 128

19,110

23%

2012

1. a. Goods and Non Consulting Services b. Consultants' Services c. Training & Operating Cost 2. Degree Scholarship a. Overseas b. Domestic c. # Non Degree Training c. Overseas d. Domestic 5,041

17%

2011

Total

4%

SPIRIT Project Project Cummulative Disbursement by Category

1,978 1,877 1,902

64,236 4,359 10,963 10,686 986

2,359 2,252 2,329

109,996

70,990 4,974 13,387 11,698 1,129

2,372 2,546 2,901

100%

112,650

70,990 5,120 14,038 11,698 1,129

2,372 2,980 4,324

63% 5% 12% 0% 10% 1%

2% 3% 4%

2017

1,495 1,212 969

49,193 3,365 7,868 9,074 826

98,170

98%

2016

847 757 612

32,533 2,218 4,680 6,856 643

76,083

87%

Totals Including Contingencies 2013 2014 2015

161 272 228

14,439 969 1,820 4,322 386

50,607

68%

2012

2,375 171 202 1,505 128

24,151

45%

2011

2. Degree Scholarship a. Overseas b. Domestic c. Joint domestic & overseas (link) Non Degree Training c. Overseas d. Domestic 5,041

21%

1. a. Goods and Non Consulting Services b. Consultants' Services c. Training & Operating Cost

Total

4%

RAHASIA

PEDOMAN WAWANCARA SELEKSI BEASISWA PASCASARJANA (S2/S3) PROGRAM DALAM DAN LUAR NEGERI TAHUN 2010

Hanya untuk Dipergunakan di Kalangan Sendiri

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA BIDANG ADMINISTRASI PENDIDIKAN PASCASARJANA JAKARTA 2010

KATA PENGANTAR

Peningkatan kapasitas dan kompetensi pegawai yang berkelanjutan merupakan suatu keharusan bagi lembaga yang ingin maju dan berkembang untuk jangka waktu yang panjang. Salah satu bentuk upaya peningkatan kapasitas dan kompetensi pegawai adalah dengan mengirimkan pegawai-pegawai yang memenuhi syarat untuk mengikuti program pascasarjana, baik program magister (S2) maupun doktoral (S3). Jenis program tersebut meliputi program regular (luar negeri) untuk beasiswa S2 dan S3, dan linkage (pertautan) serta dalam negeri untuk beasiswa S2. Program beasiswa tersebut dapat terwujud dengan adanya pendanaan dari pinjaman World Bank, Japan International Cooperation Agency (JICA), dan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Kementerian Keuangan. Pusdiklat Pengembangan Sumber Daya Manusia-Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan selaku executing agency (badan pelaksana) pengelola program beasiswa menyelenggarakan seleksi beasiswa pascasarjana (S2/S3) untuk memilih calon karyasiswa penerima beasiswa dimaksud. Proses seleksi terdiri atas seleksi administrasi, tertulis (terdiri atas TPA, TOEFL Test, dan Psikotes), serta wawancara. Dalam rangka memberikan pemahaman yang seragam terhadap para pewawancara, disusunlah Pedoman Wawancara Seleksi Beasiswa Pascasarjana (S2/S3) sebagai panduan pelaksanaan seleksi wawancara. Akhir kata, besar harapan kami agar pedoman ini dapat mendukung objektivitas dan kelancaran penyelenggaraan seleksi wawancara beasiswa pascasarjana (S2/S3) tahun 2010.

Jakarta, Desember 2010 Kepala Pusat

Tony Rooswiyanto NIP 195604041982031001

ii

DAFTAR ISI

HALAMAN COVER PEDOMAN WAWANCARA…………………………….

i

KATA PENGANTAR………………………………………………………………

ii

DAFTAR ISI………………………………………………………………………..

iii

BAB I PENDAHULUAN ……………………………..…………………………...

1

BAB II PELAKSANAAN…………………………………………………………..

4

BAB III KRITERIA PENILAIAN WAWANCARA ……………………………….

9

LAMPIRAN 1: DAFTAR PERTANYAAN…………………...............................

iv

LAMPIRAN 2: FORMULIR DATA DIRI ……………………………...…………

vii

LAMPIRAN 3: FORMULIR PENILAIAN ………………………………………..

ix

iii

RAHASIA

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Pusdiklat Pengembangan SDM) Badan Pendidikan dan Pelatihan KeuanganKementerian Keuangan Republik Indonesia ditetapkan sebagai executing agency (badan pelaksana) program Professional Human Resource Development Project PhaseIII (PHRDP III) yang didanai dengan pinjaman Japan International Cooperation Agency (JICA) dan Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institution (SPIRIT) yang didanai dengan pinjaman World Bank. Sebagai badan pelaksana, Pusdiklat Pengembangan SDM (c.q. Bidang Administrasi Pendidikan Pascasarjana) bertanggung jawab menyelenggarakan seleksi beasiswa pascasarjana (S2/S3) bagi para peserta di lingkungan Kementerian Keuangan (program PHRDP III dan SPIRIT), dan beberapa instansi pemerintah lainnya (khusus program PHRDP III). Seleksi dilaksanakan dalam tiga tahapan, yakni: a. Seleksi Administrasi; b. Seleksi Tertulis (TPA, TOEFL Test, dan Psikotes); dan, c. Seleksi Wawancara. Tahun ini, penawaran dibuka sejak bulan Agustus 2010 dengan deadline penerimaan berkas peserta pada tanggal 1 Oktober 2010. Terdapat total 1352 peserta dari berbagai unit/instansi, dengan jumlah peserta yang tidak lulus seleksi administrasi berjumlah 88 peserta, dan 1 peserta mengundurkan diri, sehingga total peserta yang berhak mengikuti seleksi tertulis berjumlah 1263 peserta. Seleksi tertulis diselenggarakan pada hari Kamis – Jumat, tanggal 4 – 5 November 2010 untuk lokasi Jakarta, dan hari Selasa – Rabu, tanggal 9 – 10 November 2010 untuk lokasi daerah. Terdapat 36 peserta yang tidak hadir dalam pelaksanaan seleksi tertulis, sehingga peserta yang mengikuti seleksi tertulis berjumlah 1227 peserta. Dari jumlah tersebut, akan dipilih ± 210 peserta yang memenuhi kriteria kelulusan sebagai berikut: a. Skor TPA minimal 565; b. Skor TOEFL Test minimal 450 untuk calon karyasiswa S2 regular, linkage, dan dalam negeri, dan minimal 550 untuk calon karyasiswa S3 regular; dan, c. Skor Psikotes minimal B. Peserta yang lulus seleksi tertulis akan mengikuti tahap akhir seleksi, yakni seleksi wawancara.

B. Deskripsi Program Program beasiswa pascasarjana (S2) yang Pengembangan SDM, terdiri atas tiga program, yakni:

1

dikelola

oleh

Pusdiklat

RAHASIA

a. Program Regular (Luar Negeri); b. Program Linkage (Pertautan); dan, c. Program Dalam Negeri. Sedangkan program beasiswa pascasarjana (S3) hanya terdiri atas program regular (luar negeri). Deskripsi dari masing-masing program tersebut akan dijelaskan lebih lanjut pada sub bab ini. 1. Program Regular (Luar Negeri) Program regular (luar negeri) adalah program beasiswa dengan masa perkuliahan sepenuhnya dilaksanakan di luar negeri. Negara tujuan bagi penerima beasiswa PHRDP III program regular adalah Jepang, sedangkan negara tujuan bagi penerima beasiswa SPIRIT adalah Amerika Serikat, Kanada, Australia, Selandia Baru, dan berbagai negara di benua Eropa dan Asia. Calon karyasiswa (penerima beasiswa/peserta yang lulus seleksi) diperkenankan menyampaikan pilihan program studi yang sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing, perguruan tinggi, dan negara tujuan, dengan persetujuan pejabat yang berwenang dari unit asal serta badan pelaksana/pengelola beasiswa (Pusdiklat Pengembangan SDM). 2. Program Linkage (Pertautan) Program linkage (pertautan) adalah program beasiswa dengan masa perkuliahan di tahun pertama dilaksanakan di dalam negeri (Indonesia) dan tahun kedua dilaksanakan di luar negeri. Negara, perguruan tinggi, dan program studi program pertautan terbatas pada perguruan tinggi yang telah menjalin kerja sama dengan perguruan tinggi di dalam negeri dan Kementerian Keuangan (Pusdiklat Pengembangan SDM) selaku pengelola program beasiswa. 3. Program Dalam Negeri Program dalam negeri adalah program beasiswa dengan masa perkuliahan sepenuhnya diselenggarakan di dalam negeri (Indonesia). Calon karyasiswa diperkenankan menyampaikan pilihan program studi dan perguruan tinggi, program studi yang dipilih berakreditasi minimum A, serta memperoleh persetujuan pejabat yang berwenang dari unit asal serta badan pelaksana/pengelola beasiswa (Pusdiklat Pengembangan SDM).

C. Deskripsi Pedoman Dalam pedoman ini, yang dimaksud dengan: 1. Pedoman adalah pedoman penyelenggaraan seleksi wawancara beasiswa pascasarjana (S2/S3) tahun 2010; 2. Seleksi adalah seleksi beasiswa pascasarjana (S2/S3) tahun 2010 yang diselenggarakan untuk memilih calon karyasiswa penerima beasiswa pascasarjana (S2/S3) tahun 2010; 3. Seleksi terdiri atas seleksi administrasi, tertulis, dan wawancara; 4. Seleksi Administrasi adalah tahapan verifikasi berkas peserta seleksi; 2

RAHASIA

5. Seleksi Tertulis adalah tahapan tes tertulis sebagai bagian dari seleksi, terdiri atas TPA, TOEFL Test, dan Psikotes, bagi peserta yang telah lulus seleksi administrasi; 6. TPA adalah Tes Potensi Akademik sebagai bagian dari tahapan seleksi tertulis beasiswa pascasarjana (S2/S3) tahun 2010; 7. TOEFL Test adalah Test of English as Foreign Language atau tes kemampuan berbahasa Inggris sebagai bagian dari tahapan seleksi tertulis beasiswa pascasarjana (S2/S3) tahun 2010; 8. Psikotes adalah tes psikologi sebagai bagian dari tahapan seleksi tertulis beasiswa pascasarjana (S2/S3) tahun 2010; 9. Seleksi Wawancara adalah tahapan tes wawancara bagi peserta yang telah lulus seleksi tertulis; 10. Peserta adalah para pegawai di lingkungan unit yang ditawarkan, yang diusulkan oleh pejabat yang berwenang di unit masing-masing sebagai peserta seleksi beasiswa pascasarjana (S2/S3) tahun 2010; 11. Panitia adalah pejabat/pegawai Pusdiklat Pengembangan Sumber Daya Manusia (Pusdiklat Pengembangan SDM) atau unit terkait yang ditugaskan sebagai bagian dari penyelenggara seleksi; 12. Kelompok Wawancara adalah kelompok pewawancara seleksi wawancara yang terdiri atas tiga pewawancara; 13. Pewawancara adalah pejabat di lingkungan Kementerian Keuangan yang ditugaskan mewawancarai peserta; 14. Sekretaris Pewawancara adalah dua orang pegawai yang ditugaskan sebagai bagian dari panitia seleksi wawancara; 15. Sekretaris Pewawancara I adalah pegawai Pusdiklat Pengembangan SDM yang ditugaskan sebagai sekretaris pewawancara; 16. Sekretaris Pewawancara II adalah pegawai unit terkait di lingkungan Kementerian Keuangan yang ditugaskan sebagai sekretaris pewawancara; 17. Petugas Keamanan adalah satuan keamanan yang ditugaskan dalam pelaksanaan seleksi wawancara; 18. Petugas Kebersihan adalah cleaning service yang ditugaskan dalam pelaksanaan seleksi wawancara; 19. Formulir Data Diri adalah formulir keterangan data diri yang harus dilengkapi peserta; 20. Formulir Penilaian adalah formulir penilaian peserta yang harus dilengkapi oleh pewawancara; 21. Data Nilai Seleksi Tertulis adalah surat keterangan yang ditandatangani oleh Kepala Bidang Administrasi Pascasarjana-Pusdiklat Pengembangan SDM selaku Koordinator Panitia Seleksi Tertulis; 22. Berita Acara adalah berita acara penyelenggaraan seleksi wawancara; 23. Daftar Hadir Panitia adalah daftar nama panitia yang harus ditandatangani oleh seluruh panitia seleksi wawancara; 24. Daftar Hadir Peserta adalah daftar nama peserta yang harus ditandatangani oleh peserta seleksi wawancara.

3

RAHASIA

BAB II PELAKSANAAN

A. Mekanisme Pelaksanaan Seleksi wawancara diselenggarakan mulai pukul 08.00 WIB – selesai, atau ketika ketiga pewawancara telah hadir di lokasi wawancara. Satu-persatu setiap peserta seleksi wawancara akan diwawancarai oleh tiga pewawancara secara bersamaan selama maksimum 60 menit. Sebelum mengikuti wawancara, setiap peserta seleksi wawancara akan diminta untuk mengisi formulir data diri. Sebelum wawancara dimulai, setiap pewawancara akan mendapatkan berkasberkas berupa: a. Pedoman Wawancara; b. Formulir Data Diri (FDD) masing-masing peserta yang akan diwawancarai; dan, c. Formulir Penilaian (FP) untuk masing-masing peserta yang diwawancarai.

B. Uraian Tugas

1. Pewawancara Pewawancara bertanggung jawab melakukan proses wawancara terhadap peserta seleksi wawancara, sesuai dengan uraian tugas sebagai berikut: Prawawancara menandatangani Daftar Hadir Panitia. Proses Wawancara a. meyakinkan bahwa peserta seleksi wawancara yang diwawancarai adalah peserta yang seharusnya mengikuti wawancara; b. memeriksa kesesuaian data diri peserta seleksi wawancara dengan Formulir Data Diri; c. melaksanakan proses wawancara dengan mengacu kepada pedoman; d. mengisi dan menandatangani Formulir Penilaian; e. melaksanakan proses wawancara bersamaan dengan setiap pewawancara dalam kelompok yang sama, secara profesional, tertib, independen, dan sesuai jadwal yang telah ditentukan; f. alokasi waktu wawancara bagi setiap peserta seleksi wawancara adalah maksimum 60 menit. Dikarenakan keterbatasan waktu tersebut, setiap kelompok wawancara dipersilakan untuk mengadakan pembagian tugas bertanya antara masing-masing anggota kelompok pewawancara. g. setiap pewawancara dalam kelompok wawancara yang sama diperkenankan untuk berkoordinasi dalam memberikan nilai dengan mengedepankan objektivitas dan independensi; dan, 4

RAHASIA

h. mengisi Formulir Penilaian untuk setiap peserta seleksi wawancara yang diwawancarai secara lengkap. Pascawawancara a. mengumpulkan kembali seluruh berkas seleksi wawancara (pedoman, FDD, FP yang telah diisi dan ditandatangani oleh masing-masing pewawancara) kepada Sekretaris Pewawancara I; b. memberikan penjelasan kepada Sekretaris Pewawancara I apabila terdapat deviasi penilaian yang signifikan antara masing-masing pewawancara dalam kelompok wawancara; c. menjaga kerahasiaan seleksi wawancara.

2. Sekretaris Pewawancara Dalam pelaksanaan seleksi wawancara beasiswa pascasarjana (S2/S3) tahun 2010, setiap kelompok pewawancara dibantu oleh dua sekretaris pewawancara. Tugas dari masing-masing sekretaris pewawancara adalah sebagai berikut: Sekretaris Wawancara I a. mengikuti rapat pengarahan sekretaris pewawancara yang diselenggarakan sebelum pelaksanaan seleksi wawancara; b. menandatangani Daftar Hadir Panitia; c. menyiapkan perlengkapan yang diperlukan dalam pelaksanaan seleksi wawancara, antara lain: - Daftar Hadir Peserta; - Daftar Hadir Panitia; - Nomor Urut Peserta; - Formulir Data Diri peserta; - Formulir Penilaian bagi masing-masing peserta dan, - Tanda Pengenal Panitia. d. mengingatkan pewawancara untuk menandatangani Daftar Hadir Panitia; e. memastikan seluruh peserta seleksi wawancara menandatangani Daftar Hadir Peserta; f. memastikan peserta seleksi wawancara yang hadir adalah peserta yang seharusnya mengikuti seleksi wawancara, dengan cara: - menyesuaikan tanda pengenal peserta (ID Card/Name Tag Kantor dan Kartu Tanda Penduduk peserta) dengan Daftar Hadir Peserta; - Mencocokkan nama pada tanda pengenal peserta dengan nama pada Daftar Hadir Peserta; - Mencocokkan foto pada tanda pengenal peserta dengan wajah asli peserta; dan, - mencocokkan tanda tangan pada KTP peserta dengan tanda tangan pada Daftar Hadir Peserta. g. apabila peserta seleksi wawancara tidak membawa KTP dan ID Card/Name Tag Kantor, peserta wajib menunjukkan Surat Izin Mengemudi (SIM) atau tanda pengenal yang sah lainnya; 5

RAHASIA

h. apabila terdapat peserta seleksi wawancara yang hadir pada lokasi wawancara yang tidak seharusnya, menginformasikan peserta yang bersangkutan untuk hadir di lokasi wawancara sesuai jadwal dan lokasi yang telah ditentukan; i. menyerahkan Formulir Data Diri rangkap tiga bagi peserta seleksi wawancara yang tidak membawa Formulir Data Diri, untuk dilengkapi oleh peserta yang bersangkutan; j. menyiapkan map yang berisi Formulir Data Diri, Data Nilai Seleksi Tertulis, dan Formulir Penilaian masing-masing peserta seleksi wawancara untuk diserahkan kepada setiap pewawancara; k. menyiapkan Data Nilai Seleksi Tertulis masing-masing peserta seleksi wawancara untuk diinformasikan kepada peserta yang bersangkutan; l. mengurutkan peserta seleksi wawancara berdasarkan urutan kehadiran; m. menyampaikan tata tertib pelaksanaan seleksi wawancara kepada peserta seleksi waancara; n. memanggil peserta seleksi wawancara berdasarkan nomor urut untuk memasuki ruang wawancara; o. memastikan pewawancara telah melengkapi dan menandatangani Formulir Penilaian masing-masing peserta seleksi wawancara; p. melengkapi Berita Acara; q. menglarifikasi apabila terdapat deviasi yang signifikan dalam Formulir Penilaian masing-masing Pewawancara terhadap peserta seleksi wawancara yang sama; r. mengumpulkan seluruh berkas terkait pelaksanaan seleksi wawancara setelah wawancara berakhir; s. menyampaikan honorarium kepada para panitia; dan, t. menjaga kerahasiaan pelaksanaan seleksi wawancara. Sekretaris Wawancara II a. menandatangani Daftar Hadir Panitia; b. membantu penyiapan ruangan pelaksanaan dan ruang tunggu peserta seleksi wawancara; c. membantu penyiapan alat tulis kantor yang diperlukan dalam pelaksanaan seleksi wawancara; d. mengingatkan pewawancara ketika alokasi waktu wawancara (60 menit per peserta) hampir berakhir (± 10 menit sebelum berakhir); e. mendistribusikan penyediaan konsumsi (snack dan makan siang) bagi para panitia seleksi wawancara; dan, f. menjaga kerahasiaan pelaksanaan seleksi wawancara.

C. Tata Tertib

Seleksi Wawancara Beasiswa Pascasarjana diselenggarakan dengan tata tertib sebagai berikut: 1. Pewawancara a. berpakaian formal, rapi, dan sopan; 6

(S2/S3)

Tahun

2010

RAHASIA

b. hadir di lokasi seleksi wawancara 15 menit sebelum jadwal seleksi wawancara dimulai; c. menonaktifkan atau mengaktifkan alat komunikasi dalam nada diam selama seleksi wawancara; d. tidak membocorkan data atau informasi dalam bentuk apapun terkait seleksi wawancara kepada peserta dan/atau pihak luar yang tidak terkait dengan proses seleksi wawancara; e. tidak melakukan perbuatan yang melanggar prinsip netralitas yang secara langsung atau tidak langsung akan menguntungkan peserta; dan, f. apabila terjadi konflik kepentingan antara pewawancara dan peserta seleksi wawancara yang mengakibatkan pewawancara tidak dapat bersikap obyektif, pewawancara wajib menyampaikan keadaan tersebut kepada Sekretaris Pewawancara I sebelum seleksi wawancara. Sekretaris Pewawancara I akan berkoordinasi dengan Kepala Subbidang Seleksi dan Penempatan-Pusdiklat Pengembangan SDM untuk memindahkan peserta seleksi wawancara ke kelompok wawancara lainnya. 2. Sekretaris Pewawancara I dan II a. hadir di lokasi seleksi wawancara 30 menit sebelum jadwal seleksi wawancara dimulai; b. berpakaian formal, rapi, dan sopan; c. menonaktifkan atau mengaktifkan alat komunikasi dalam nada diam selama seleksi wawancara; d. membantu pewawancara sesuai uraian tugas yang diberikan selama seleksi wawancara; e. tidak membocorkan data atau informasi dalam bentuk apapun terkait seleksi wawancara kepada peserta dan/atau pihak luar yang tidak terkait dengan proses seleksi wawancara; f. tidak melakukan perbuatan yang melanggar prinsip netralitas yang secara langsung atau tidak langsung akan menguntungkan peserta; dan, g. mengamankan berkas-berkas terkait seleksi wawancara selama break, serta sebelum dan sesudah seleksi wawancara; dan, h. tidak diperkenankan meninggalkan meja registrasi seleksi wawancara dalam keadaan kosong. 3. Peserta a. berpakaian formal, rapi, dan sopan (kemeja/blouse warna putih, celana/rok warna gelap, bersepatu, dan mengenakan ID Card/Name Tag Kantor); b. hadir di lokasi seleksi wawancara sesuai alokasi yang telah ditentukan 30 menit sebelum jadwal seleksi wawancara dimulai; c. membawa identitas diri (ID Card/Name Tag Kantor dan KTP/SIM) dan Formulir Data Diri sebanyak tiga rangkap yang telah dilengkapi; d. menunjukkan identitas diri kepada Sekretaris Pewawancara I; e. menandatangani Daftar Hadir Peserta yang berarti mematuhi seluruh tata tertib yang ditentukan; f. menonaktifkan atau mengaktifkan alat komunikasi dalam nada diam selama seleksi wawancara; 7

RAHASIA

g. menjaga ketenangan di ruang tunggu selagi menunggu giliran seleksi wawancara; h. tidak berkomunikasi dengan peserta seleksi wawancara lainnya, yang telah mengikuti seleksi wawancara; i. mengikuti seleksi wawancara sesuai nomor urut dan alur wawancara dengan tertib; j. tidak diperkenankan membawa senjata tajam, senjata api, dan lain-lain yang dapat membahayakan seleksi wawancara; k. tidak diperkenankan merekam ataupun mendokumentasikan seleksi wawancara; dan, l. meninggalkan lokasi wawancara segera setelah selesai diwawancarai.

8

RAHASIA

BAB III KRITERIA PENILAIAN WAWANCARA Seleksi wawancara diselenggarakan dalam rangka menggali lebih dalam tentang potensi peserta, terkait tiga kriteria sebagai berikut: 1. kesediaan peserta melakukan usaha semaksimal mungkin demi penyelesaian tugas belajar; 2. kesediaan peserta melaksanakan tugas belajar dalam kerangka peraturan yang telah ditetapkan; dan, 3. kemampuan peserta dalam berbagai hal lainnya yang menunjang pelaksanaan tugas belajar. Berdasarkan tiga kriteria tersebut, terdapat sepuluh unsur penilaian yang menjadi topik pertanyaan pewawancara kepada peserta seleksi yang secara umum mencakup kualitas diri peserta seleksi. Dalam setiap topik pertanyaan, panduan ini memberikan contoh-contoh pertanyaan yang dapat digunakan pewawancara. Pewawancara juga dapat mengembangkan bentuk pertanyaan sepanjang tidak bertentangan dengan unsur penilaian dan tujuan yang telah ditetapkan pada setiap unsur dalam kriteria. Adapun rentang nilai untuk setiap topik yang dinilai adalah 0 s.d. 100 dengan rincian sebagai berikut: Rentang Penilaian: Sangat Baik Baik Cukup Kurang Baik Tidak Baik

= = = = =

85 – 100 70 – 84 55 – 69 40 – 54 < 40

9

Formulir Penilaian Wawancara

RAHASIA

(Diisi oleh Pewawancara) a. Sangat Baik b. Baik c. Cukup Baik d. Kurang Baik e. Tidak Baik

a. Motivasi :

NILAI

Bertujuan menilai tingkat keseriusan, ketertarikan, antusiasme, dan kemauan seseorang dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dan orientasi pada tujuan. a. Sangat Baik b. Baik c. Cukup Baik d. Kurang Baik e. Tidak Baik

b. Kepercayaan Diri :

NILAI

Bertujuan menilai kedalaman karakter dan kepercayaan diri seseorang, seperti: sopan, bersahabat, jujur, terbuka, sombong/terlalu optimis, terlalu pesimis, dan lain sebagainya. a. Sangat Baik b. Baik c. Cukup Baik d. Kurang Baik e. Tidak Baik

c. Kegigihan :

NILAI

Bertujuan menilai karakter seseorang dalam menghadapi situasi yang sulit, seperti: pantang menyerah, cemas, mudah bingung, egois, dan lain sebagainya. d.

Kemampuan Menyesuaikan Diri

a. Sangat Baik b. Baik c. Cukup Baik d. Kurang Baik e. Tidak Baik

NILAI

Bertujuan menilai bagaimana seseorang menghargai orang lain yang berbeda latar belakang, ras, suku, prilaku, agama, dan lain sebagainya. e.

Kedisiplinan dan Manajemen Waktu :


NILAI

Bertujuan menilai pola manajemen waktu, kemampuan menentukan prioritas, dan ada tidaknya kecenderungan untuk menghindari tugas. a. Sangat Baik b. Baik c. Cukup Baik d. Kurang Baik e. Tidak Baik

f. Kemandirian :

NILAI

Bertujuan menilai kemampuan seseorang dalam menetapkan langkah atau membuat keputusan sendiri ketika tidak ada bantuan atau arahan dari orang lain, terutama keluarga. a. Sangat Baik b. Baik c. Cukup Baik d. Kurang Baik e. Tidak Baik

g. Dedikasi :

NILAI

Bertujuan menilai kemampuan seseorang dan kesediaannya untuk secara sadar mematuhi peraturan dan memenuhi tanggung jawabnya. h. Kejujuran dan Integritas :


NILAI

Bertujuan menilai kemauan bertanggung jawab atas semua tindakannya dan lebih memprioritaskan kebutuhan organisasi dibandingkan dengan kebutuhan/ambisi pribadi. i.

Kemampuan Berbicara Dalam Bahasa Inggris :


NILAI

Bertujuan menilai kemampuan berbicara (speaking) dalam bahasa Inggris secara umum. j. Orientasi / Visi Ke Depan :


NILAI

Bertujuan menilai orientasi/visi ke depan. Penilaian pewawancara terhadap calon karyasiswa : (Mohon lingkari pilihan di bawah ini) 1. Penilaian

:

a. Disarankan

b. Dipertimbangkan

c. Tidak disarankan

2. Penempatan

:

a. Luar Negeri

b. Linkage

c. Dalam Negeri Jakarta,

Catatan Khusus :

Desember 2010

vivii Nama Pewawancara NIP Pewawancara

NOTULENSI RAPAT KOORDINASI STEERING COMMITTEE (SC) PROYEK SPIRIT

Hari/Tanggal Pukul Tempat Agenda

: Kamis, 10 Februari 2011 : 14.00 – 16.00 WIB : Ruang Rapat SG-5 Bappenas : Pembahasan Isu Strategis “Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institutions”

Rapat dipimpin oleh Wamen PPN/Waka Bappenas dan dihadiri oleh para anggota Steering Committee (SC), yaitu: Sesmen PPN/Sestama Bappenas, Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan Bappenas, Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB, Kepala BPPK Kementerian Keuangan, dan Direktur Jenderal DIKTI; dan beberapa anggota Project Coordinating Unit (PCU), yaitu: Kepala PPSDM Kementerian Keuangan, Kepala Pusbindiklatren Bappenas, Direktur Aparatur Negara Bappenas, Direktur Pendanaan LN Multilateral Bappenas, dan Kepala Biro SDM Bappenas. Rapat dibagi menjadi 4 bagian, yaitu: I. Pembukaan oleh Wamen PPN/Waka Bappenas, II. Paparan oleh Kepala Pusbindiklatren Bappenas tentang Deskripsi Program, III. Pembahasan Isu Strategis oleh SC, dan IV. Kesimpulan I. PEMBUKAAN OLEH WAMEN PPN/WAKA BAPPENAS 1. SC dibentuk berdasarkan SK Menteri PPN Nomor Kep.58/M.PPN/HK/09/2010 sebagai Tim Pengarah untuk merumuskan kebijakan dalam pelaksanaan proyek SPIRIT. 2. SPIRIT berbeda dengan program beasiswa pemerintah sebelumnya. Peran institusi menjadi critical dalam program beasiswa ini, dimana pegawai yang mendaftar diharapkan dapat dimanfaatkan secara optimal melalui sistem pengembangan SDM dan re-entry yang berkualitas oleh K/L masing-masing. 3. Saat ini baru 11 K/L yang dilibatkan dalam program beasiswa ini, karena pinjaman Bank Dunia yang terbatas dan ingin dilihat dulu kesuksesan dari program pioneer ini. Jika program ini berhasil maka akan disiapkan program pengembangan selanjutnya untuk K/L lainnya. Kesebelas K/L ini dipilih karena pertimbangan masing-masing K/L tersebut sebagai instansi yang menginisiasi Reformasi Birokrasi di Indonesia. 4. Pada kesempatan ini, para anggota Steering Committee dikumpulkan karena terdapat beberapa isu strategis terkait kebijakan pelaksanaan proyek yang perlu diputuskan. SC seharusnya mempunyai kebijakan yang dapat menjadi acuan bagi seluruh instansi sasaran proyek SPIRIT. Namun, sifat dari kebijakan SC ini adalah sebagai titik awal, sehingga K/L masing-masing dipersilahkan untuk memperketat kebijakannya, tetapi tidak diperbolehkan jika memperlonggar kebijakan yang ditetapkan oleh SC. 1

II. PAPARAN OLEH KAPUSBINDIKLATREN BAPPENAS 1. Proyek SPIRIT dilaksanakan dengan tujuan untuk meningkatkan kapasitas institusi para instansi sasaran melalui program penguatan kompetensi SDM dalam melaksanakan tupoksinya dan peningkatan kapasatias SDM untuk menginisiasi dan melaksanakan reformasi di instansinya. 2. Proyek SPIRIT ini didanai oleh Pemerintah Indonesia melalui pinjaman dari Bank Dunia sebesar USD 112,650,000, selama jangka waktu 7 tahun sejak 2011 – 2017. 3. Sebelas instansi sasaran dalam proyek ini adalah Bappenas, Kementerian Keuangan, Kementerian PAN dan RB, Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Luar Negeri, BPK, BPKP, BKN, BKPM, BPN, dan LAN. Kesebelas intansi tersebut dipilih untuk terlibat dalam proyek awal ini karena peran sentral nya dalam pelaksanaan dan perumusan kebijakan untuk mempercepat reformasi birokrasi di Indonesia. Untuk program-program beasiswa selanjutnya, jumlah instansi sasaran akan diperbanyak hingga seluruh K/L menerima manfaat yang sama. 4. Beberapa isu startegis yang perlu dirumuskan oleh Steering Committee tersaji sebagaimana tabel terlampir. 5. Sebagai masukan terhadap kriteria administrasi yang sampai saat ini masih pending, PCU sudah berkonsultasi dengan Inspektorat Bappenas mengenai kriteria beasiswa pemerintah yang tercantum pada Surat Edaran Menteri PAN Nomor SE/18/M.PAN/5/2004 perihal pemberian tugas belajar dan izin belajar. Menurut penjelasan pihak Inspektorat Bappenas, SE tersebut tidak merupakan aturan mengikat dan dasar hukumnya lemah, oleh karena itu butuh keputusan SC perihal kriteria administratif untuk proyek ini. 6. Pemilihan auditor independen untuk proyek ini antara BPK dan BPKP sudah diputuskan dan disetujui pihak Bank Dunia. BPK dipilih sebagai auditor proyek tetapi apabila ternyata BPK tidak bisa maka GOI akan menunjuk BPKP untuk mengaudit proyek ini. Sehingga baik hasil laporan audit BPK maupun BPKP dapat diterima oleh Bank Dunia.

III. PEMBAHASAN ISU STRATEGIS OLEH STEERING COMMITTEE (SC) 1. Persyaratan Usia Maksimum •

Kepala BPPK Kemenkeu setuju jika batas usia maksimum diperlonggar sehingga tidak membatasi calon pelamar yang memang berkompetensi untuk mendaftar pada program beasiswa SPIRIT.

•

Sesmen PPN/Sestama Bappenas setuju jika ada fleksibilitas pada persyaratan usia maksimum. Hal ini dikarenakan program beasiswa pemerintah seperti ini sudah terhenti hampir sekitar 10 tahun, sehingga pegawai senior yang berkompetensi baru kali ini memiliki kesempatan untuk meneruskan studi ke jenjang yang lebih tinggi, namun usia mereka sudah pada batas maksimum.

•

Wamen PPN/Waka Bappenas setuju mengenai fleksibilitas batas usia maksimum agar dihitung berdasarkan kontribusi sisa masa kerja 2N+1. Agar keputusan SC dapat inline dengan Surat Edaran MenPAN, maka diharapkan 2

MenPAN dapat memperbaiki SE tersebut dengan memberikan kelonggaran yang bijaksana. •

Dirjen DIKTI setuju jika batas usia diperlonggar pada proyek SPIRIT. Jika pegawai ybs sudah selesai mengabdi di K/L masing-masing maka mereka dapat membantu DIKTI di sektor pendidikan sebagai pengajar (dosen) di PTS, karena tidak ada batas usia pensiun pada PTS. Kita sebagai pengelola program harus melihat scoop secara nasional yang lebih luas yaitu selain reformasi birokrasi internal juga pengembangan di sektor lain, dalam hal ini sektor pendidikan.

•

Deputi Bidang SDM Aparatur KemenPAN dan RB setuju dengan pertimbangan para anggota SC. Untuk usia maksimum S3 43 tahun dan S2 40 tahun masih dapat diterima dengan catatan harus mempertimbangkan masa kerja 2N+1 setelah menyelesaikan studi. Deputi Bidang SDM Aparatur akan mengkonsepkan perubahan batas usia tugas belajar dan ijin belajar dalam SE MenPAN tersebut.

2. Persyaratan Masa Kerja Minimal •

Kepala BPPK Kemenkeu: di Kemenkeu, masa kerja minimal agar pegawai dapat berangkat tugas/ijin belajar adalah 2 tahun dihitung sejak CPNS. Aturan masa kerja minimal dalam SE MenPAN dinilai terlalu rigid dimana pegawai baru boleh mendaftar setelah 2 tahun diangkat sebagai PNS 100%, sementara proses pendaftaran beasiswa hingga keberangkatan dapat memakan waktu hingga 1,6 tahun. Hal ini menghambat kemajuan pegawaipegawai muda yang memiliki kompetensi lebih dibandingkan yang lain. Lebih baik syarat masa kerja minimal ini diperlonggar, namun perlu ada exit strategy untuk peserta yang extraordinary berupa rekomendasi Menteri langsung.

•

Sesmen PPN/Sestama Bappenas setuju dengan Kepala BPPK yaitu masa kerja minimal dihitung sejak CPNS. Hal ini dikarenakan instansi berharap peningkatan kompetensi staff baru dapat lebih cepat sehingga terjadi percepatan reformasi instansi. Pengalaman Bappenas sebelumnya banyak staff baru yang masa kerja nya masih kurang dari 2 tahun dan mendapatkan beasiswa dapat berangkat tugas belajar dengan syarat menandatangani suatu formulir ikatan kerja dan ternyata kewajiban ikatan kerja tersebut dipenuhi.

•

Wamen PPN/Waka Bappenas sependapat dengan Sesmen PPN dan Kepala BPPK perihal masa kerja minimum yaitu 2 tahun terhitung sejak mulai bekerja sebagai CPNS untuk memberikan kesempatan kepada staff muda agar pengembangannya bisa lebih cepat, namun lamanya masa kerja menjadi nilai tambah. Jika ternyata terdapat staff yang lebih senior dengan kompetensi yang sama maka staff yang lebih senior akan lebih diprioritaskan asal memenuhi seluruh persyaratan.

•

Deputi Bidang SDM Aparatur KemenPAN dan RB: Masa kerja minimal 2 tahun sebagai PNS 100% tetap diperlukan untuk menanamkan kesetiaan dan integritas kepada staff baru. Selain pintar dan dianggap mampu, juga perlu dipertimbangkan intergritas dari calon peserta. Oleh karena itu KemenPAN dan RB kurang setuju jika aturan masa kerja minimal tersebut dipersingkat. KemenPAN dan RB kurang setuju jika CPNS bisa diikutsertakan dalam seleksi beasiswa karena CPNS masih dalam fase masa percobaan. 3

•

Deputi Bidang Pendanaan Pembangunan Bappenas: Untuk menengahi antara SE MenPAN dan PMK perihal aturan masa kerja minimal, maka ada baiknya dilakukan beberapa penyesuaian yaitu: 1) yang boleh mendaftar pada program beasiswa adalah pegawai dengan status PNS (bukan CPNS), dan 2) pendaftaran seleksi program beasiswa dapat dilakukan asalkan ybs sudah PNS tanpa ada batas minimal masa kerja, namun ybs dapat berangkat tugas belajar setelah memenuhi masa kerja minimal selama 2 tahun. Proses pendaftaran dan persiapan dapat dilakukan sebelum itu.

3. Penyetaraan gelar S1 dan D4 • Menurut Deputi SDM Aparatur KemenPAN dan RB serta Dirjen DIKTI, sejauh ini tidak ada permasalahan antara penyetaraan gelar D4 dan S1 selama pegawai tersebut memang diakui bekerja pada instansi pemerintahan. Oleh karena itu gelar S1 dan D4 dapat disetarakan, hal ini sesuai dengan surat penyetaraan yang dikeluarkan oleh Kemendiknas. 4. Pemilihan Jenis Program Non-Gelar •

Direktur Aparatur Negara: PCU akan melakukan assessment terhadap program non-gelar yang akan dilaksanakan dan memerlukan persetujuan dari SC untuk pelaksanaan program non gelar tersebut.

5. Daftar Universitas yang Eligible • Dirjen DIKTI: terdapat sekitar 8% dari sekitar 3000 PTN dan PTS dengan akreditasi A di Indonesia. DIKTI memiliki daftar PTN dan PTS tersebut, dan juga daftar Perguruan Tinggi di luar negeri yang sudah diakui. DIKTI juga sangat mendukung dan setuju dengan pelaksanaan program linkage. 6. Pick-up Student •

Arahan Wamen PPN/Waka Bappenas: Pusbindiklatren Bappenas sebaiknya membuat kriteria pick-up student dan kasus-kasus/skenario pick up student tersebut, untuk kemudian disirkularkan ke anggota SC untuk diambil keputusannya. Pada dasarnya SC setuju dengan adanya pick-up student asalkan calon peserta tersebut memenuhi kriteria proyek yang telah ditentukan dan kriteria pick-up student yang sedang disusun, begitu juga kriteria dan kasus-kasus untuk karya siswa yang mengajukan extension (perpanjangan masa studi).

7. Penambahan/Pengurangan Instansi Sasaran •

Deputi Bidang SDM Aparatur KemenPAN dan RB: sebaiknya program beasiswa ini diperluas bagi K/L lain mengingat hasil seleksi tahun pertama dari target 105 peserta yang diberangkatkan ternyata hanya terdapat 44 peserta yang lulus seleksi.

•

Wamen PPN/Waka Bappenas; akan dilakukan reviu terhadap pelaksanaan proyek dan pola penyerapan setiap dua tahun sekali. Jadi dalam kurun waktu 5 tahun pelaksanaan proyek akan imungkinkan terdapat penambahan instansi sasaran (jika dana tidak terserap optimal) dan pengurangan instansi sasaran (sebagai bentuk penalty bagi instansi yang tidak dapat memanfaatkan kesempatan

4

IV. KESIMPULAN Secara keseluruhan, hal-hal yang dapat disimpulkan dan menjadi keputusan Steering Committee antara lain: 1. Persyaratan usia maksimum diperlonggar dan disesuaikan dengan syarat ikatan kerja 2N+1. Usia maksimum dilihat ketika peserta mendaftar pada program beasiswa SPIRIT (seleksi administratif; bukan ketika keberangkatan). 2. Usia maksimum untuk calon karya siswa disepakati akan diperlonggar dan perlu disebutkan dalam POM (Project Operation Manual). 3. Kementerian PAN dan RB akan merevisi Surat Edarannya untuk disesuaikan dengan hasil rapat ini, sehingga kriteria administrative dapat inline sesuai dengan aturan yang ada. 4. Pegawai yang boleh mendaftar pada program SPIRIT adalah PNS instansi sasaran. 5. Masa kerja minimal sebagai PNS 100% adalah 2 tahun pada saat hari keberangkatan belajar (intake study), sehingga proses pendaftaran, predeparture training, dan persiapan keberangkatan dapat dilakukan sebelumnya. 6. Kriteria Administrasi antara PIU Kementerian Keuangan dan Bappenas tidak boleh terdapat perbedaan, karena dalam satu proyek yang sama. 7. Untuk saat ini, jenis program beasiswa yang dilakuakan harus disesuaikan dengan HCDP instansi masing-masing. Revisi HCDP untuk saat ini belum diperbolehkan. 8. Gelar S1 dan D4 disetarakan. 9. Pelaksanaan program non-gelar akan sangat selektif, dan pelaksanaannya akan dilakukan assessment dari segi kualitas program dan instansi pelaksana program non-gelar tersebut. 10. PCU agar secepatnya membuat permohonan kepada DIKTI perihal daftar eligibility universitas (dalam dan luar negeri) untuk diedarkan kepada instansi sasaran. 11. PCU agar secepatnya menyusun kriteria pick-up student dan extension, serta kasus-kasus/scenario nya, agar SC dapat memberikan keputusan terhadap kasus yang diperbolehkan dan tidak diperbolehkan. 12. Mekanisme pengambilan keputusan SC: PCU sebaiknya secepatnya menyusun SOP untuk SC dimana di dalamnya terdapat aturan tentang pengambilan keputusan, seperti apakan proses pengambilan keputusan cukup secara sirkular atau harus diputuskan dalam rapat bersama, dan bagaimana jadwalnya. Jika dalam rapat ternyata ada anggota SC yang tidak dapat hadir maka siapa yang berhak mewakili, dan apakah keputusan yang diambil dari wakil tersebut dapat diterima dan dianggap syah.

5

PEDOMAN WAWANCARA SELEKSI BEASISWA GELAR SPIRIT TAHUN 2010

Hanya untuk Dipergunakan di Kalangan Sendiri

PUSAT PEMBINAAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PERENCANA KEMENTERIAN PPN/BAPPENAS REPUBLIK INDONESIA JAKARTA 2010 i

DAFTAR ISI

HALAMAN COVER PEDOMAN WAWANCARA DAFTAR ISI PEDOMAN SELEKSI WAWANCARA 1. Penjelasan Umum 1.1. Latar belakang dilaksanakannya program beasiswa 1.2. Sistem seleksi Program SPIRIT 1.3. Perlunya Pedoman Seleksi Wawancara 2. Pedoman Tim Seleksi Wawancara 2.1 Tujuan Seleksi Wawancara 2.2 Eligibility criteria tim seleksi 2.3 Penetapan Tim Seleksi 2.4 Hal-hal yang dinilai dalam seleksi wawancara 3. Teknis Pelaksanaan Wawancara 3.1 Penentuan Jadwal Wawancara 3.2 Pemberitahuan Seleksi Wawancara 3.3 Lembar Penilaian Individu 3.4 Sistem Penilaian Wawancana 3.5 Tingkat Kelulusan Hasil Penilaian Wawancara 3.6 Rekapitulasi Penilaian Hasil Wawancara 4. Tata Cara dalam Wawancara 4.1 Ketentuan bagi Pewawancara dan Tim Seleksi Wawancara 4.2 Prosedur Pelaksanaan Tes Seleksi Wawancara

ii

i ii 1 1 1 2 2 2 2 2 3 3 4 4 4 4 6 7 7 8 8 9

PEDOMAN SELEKSI WAWANCARA

PROGRAM BEASISWA SPIRIT 1. Penjelasan Umum 1.1 Latar belakang dilaksanakannya program beasiswa Sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja instansi pemerintah, sejak tahun 2007 Pemerintah telah melaksanakan reformasi birokrasi di beberapa instansi pemerintah sebagai pilot proyek, yaitu di Kementerian Keuangan, Badan Pemeriksa Keuangan, dan Mahkamah Agung. Pelaksanaan pilot proyek ini dianggap berhasil, sehingga Pemerintah merencanakan perluasan pelaksanaan reformasi birokrasi di seluruh instansi pemerintah baik di pusat maupun di daerah. Untuk mendukung keberhasilan reformasi birokrasi di berbagai instansi Pemerintah sebagaimana dimaksud, maka sangat diperlukan berbagai inisiasi penyempurnaan dan penyesuaian manajemen dan critical mass dalam rentang dan tataran yang luas meliputi kebijakan dan regulasi, tata kelola, penilaian, pembinaan, serta dukungan sumberdaya yang kondusif. Sebagian besar rangkaian strategi pembaharuan reformasi birokrasi tersebut tercakup dalam Human Capital Development Plan (HCDP) yang diinisiasi oleh Bappenas, Kementerian Keuangan dan World Bank dengan nama Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institutions/SPIRIT atau Program beasiswa untuk penguatan reformasi birokrasi instansi. Sehubungan hal tersebut, SPIRIT dapat dipandang dan diyakini sebagai program untuk meningkatkan kapasitas sumber daya manusia dan lingkungan kerja internal aparat pemerintah dalam melaksanakan Reformasi Birokrasi. Dalam program tersebut, baru ada sebelas instansi sasaran (Participating Agencies – disingkat PA) yang terlibat dan instansi lainnya akan disesuaikan dengan kebijakan Reformasi Birokrasi Nasional. Sebelas Participating Agency tersebut adalah: (i) Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi; (ii). Badan Kepegawaian Negara/BKN; (iii). Lembaga Administrasi Negara/LAN; (iv). Kementerian Keuangan; (v). Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas; (vi). Kementerian Dalam Negeri; (vii). Kementerian Luar Negeri; (viii). Badan Pertanahan Nasional/BPN; (ix). Badan Koordinasi Penanaman Modal/BKPM, (x). Badan Pemeriksa Keuangan/BPK; dan (xi). Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan/BPKP. Sebelas Participating Agency dilibatkan karena memiliki peranan penting di Public Sector seperti Kementerian PAN dan RB bersama BKN dan LAN memiliki peranan penting

dalam menetapkan arah kebijakan reformasi birokrasi ke depan. Kementerian Keuangan dan Kementerian PPN/ Bappenas sebagai Central Agency mempunyai peranan yang strategis ikut menentukan arah dan mendukung kebijakan reformasi birokrasi birokrasi. Kementerian Dalam Negeri mempunyai peranan mengarahkan dan mendorong implementasi reformasi birokrasi di daerah. BPN dan BKPM memberikan pelayanan publik yang berdampak pada peningkatan iklim investasi baik. Sedangkan BPK dan BPKP mempunyai peranan memastikan pelaksanaan tatakelola pemeritahan yang baik di seluruh lembaga instansi pemerintah. Peningkatan kinerja ke-11 Participating Agency tersebut, diharapkan memberi dampak yang signifikan bagi keberhasilan dan keberlanjutan reformasi birokrasi di Indonesia.

1

1.2. Sistem seleksi Program SPIRIT Persiapan seleksi peserta, dimulai dengan memberikan informasi melalui media masa dan website resmi program dan juga bisa diakses dan dapat diunduh via website resmi 10 participating agencies. Selain daripada itu, PIU juga mengirimkan internal memo sehingga sosialisasi juga bisa terpenuhi. Setelah simetri informasi diterima dengan jelas, maka 10 participating agencies, akan mengirimkan usulan calon peserta untuk mengikuti seleksi. Kandidat penerima beasiswa SPIRIT akan menempuh tahapan sebagai berikut: (i) Lulus kriteria administrasi; (ii) Lulus kriteria Seleksi Akademik yaitu TPA, dan Seleksi kemampuan bahasa TOEFL; (iii) Lulus wawancara akhir dan kemudian akan mengikuti Pre-departure Training paling lama 9 bulan; (iv) Setelah mengikuti Pre-Departure Training, kandidat harus mendapatkan unconditional acceptance letter dari Universitas tujuan. Seleksi bagi calon peserta bertujuan untuk mendapatkan calon-calon peserta yang mempunyai potensi tinggi untuk berhasil dalam mengikuti program beasisiwa SPIRIT. Peserta yang lolos seleksi adminitrasi, TPA dan tes ITP-TOEFL kemudian akan dikembalikan ke PA masing-masing untuk diwawancarai dengan metode panel wawancara. 1.3. Perlunya Pedoman Seleksi Wawancara Pedoman Seleksi Wawancara ini disusun dengan tujuan untuk memberikan arahan dan pedoman bagi pelaksanaan seleksi wawancara sehingga proses wawancara dapat dilakukan secara obyektif dan transparan, dan hasil wawancara dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. 2. Pedoman Tim Seleksi Wawancara 2.1 Tujuan Seleksi Wawancara Tujuan seleksi wawancara adalah untuk menggali informasi dan melakukan penilaian terhadap unsur-unsur penting yang berkaitan dengan kemungkinan keberhasilan bagi calon peserta dalam mengikuti program beasiswa SPIRIT, khususnya hala-hal yang terkait dengan: a. Apakah calon peserta bersedia memberikan usaha maksimal demi keberhasilan penyelesaian tugas belajarnya? b. Apakah calon peserta bersedia melakukan tugas belajarnya dalam kerangka peraturan yang telah ditentukan? c. Apakah calon peserta menunjukkan potensi kemampuan bahasa Inggris yang memadai dan kemampuan berpikir dengan orientasi masa depan?

2.2 Eligibility criteria tim seleksi Tim seleksi wawancara ditunjuk oleh Eselon I yang mengkoordinasikan secara langsung pengelolaan beasiswa SPIRIT di masing-masing PA dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan PCU. Wawancara dilakukan secara panel oleh Anggota Tim Wawancara yang terdiri atas: Sekretaris Jenderal/Sestama/Ketua Tim merangkap anggota, Pejabat Eselon II yang menangani masalah kepepagawaian dimasingmasing PA (sebagai Sekretaris merangkap anggota Tim), Pejabat dari unit kerja 2

Inspektorat Jenderal/Inspektur Utama/anggota, Pejabat dari unit kerja peserta yang bersangkutan/anggota, PIU dan/atau PCU/anggota, serta anggota Independen yang terkait dengan bidang keahlian tetentu bila diperlukan/anggota. 2.3 Penetapan Tim Seleksi Tim seleksi wawancara ditunjuk oleh Eselon I yang mengkoordinasikan secara langsung pengelolaan beasiswa SPIRIT di masing-masing PA dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan PCU. 2.4 Hal-hal yang dinilai dalam seleksi wawancara Kriteria 1 Apakah calon peserta bersedia memberikan usaha maksimal demi keberhasilan penyelesaian tugas belajarnya? Pertanyaan difokuskan pada beberapa variable, sebagai berikut: a. b. c. d.

Motivasi; Kepercayaan diri; Kegigihan; dan Kemampuan menyesuaikan diri.

Kriteria 2 Apakah calon peserta bersedia melakukan tugas belajarnya dlam kerangka peraturan yang telah ditentukan? Pertanyaan difokuskan pada beberapa variable, sebagai berikut: a b c d e

Kedisiplinan; Manajemen waktu; Kemandirian; Dedikasi; dan Kejujuran dan integritas.

Kriteria 3 Apakah calon peserta menunjukkan kemampuan berbicara dalam bahasa inggris dan memiliki orientasi ke depan atau visi? Pertanyaan difokuskan pada beberapa variable, sebagai berikut: a b

Kemampuan berbicara dalam bahasa inggris; dan Orientasi ke depan atau visi.

3

3. Teknis Pelaksanaan Wawancara 3.1 Penentuan Jadwal Wawancara Pelaksanaan wawancara ditentukan oleh Ketua bersama-sama dengan Sekretaris Tim Wawancara di masing-masing PA dengan mempertimbangkan jadual pelaksanaan seleksi administrasi, TPA dan TOEFL yang telah ditentukan oleh PCU. Untuk itu, penentuan jadual pelaksanaan wawancara dilakukan dengan cara koordinasi bersama PIU. Berdasarkan hasil seleksi Administrasi, TPA dan TOEFL, PIU akan menyampaikan nama-nama peserta yang berhak mengikuti wawancara. Berdasarkan pemberitahuan tersebut, PA segera melakukan koordinasi bersama PIU dan koordinasi bersama anggota Tim Wawancara untuk menentukan waktu pelaksanaan pelaksaanaan seleksi wawancara. Seleksi wawancara dilaksanakan selambat-lambatnya 2 minggu setelah pemberitahuan hasil seleksi Administrasi, TPA, dan TOEFL. Hasil tes wawancara harus disampaikan kepada PIU selambat-lambatnya 1 minggu setelah tes wawancara. 3.2 Pemberitahuan Seleksi Wawancara Pemberitahuan/pemanggilan seleksi wawancara kepada peserta dilakukan selambat-lambatnya 5 hari kerja sebelum tanggal pelaksanaan wawancara. Sebelum pelaksnaan wawancara, Tim Seleksi Wawancara disarankan untuk mengadakan pertemuan koordinasi guna menyamakan persepsi terhadap tata-cara penilaian dalam wawancara. 3.3 Lembar Penilaian Individu Penilaian calon peserta dilakukan dengan menggunakan lembar penilaian sebagaimana tebel berikut: Instansi

:

Nama Peserta

:

NIP

:

Unit Kerja

:

Nama Pewawancara

:

1. Motivasi:

a. Sangat baik (8,5-10)

(beri nilai antara 1 s.d 10)

2. Kepercay aan diri:

a

Sangat baik (8,5-10)


b. Baik (7,0-8,4)

c. Cukup baik (6,0-6,9)

d. Kurang baik (4,0-5,9)

e. Tidak baik (1,0-3,9)

Nilai ……….

b Baik (7,0-8,4)

c

Cukup baik (6,0-6,9)

d

Kurang baik (4,0-5,9)

e

Tidak baik (1,0-3,9)

Nilai ……….

4

3. Kegigihan:

a



4. Kemampuan a. Sangat baik menyesuaikan (8,5-10) diri:

b Baik c (7,0-8,4)


d


e


……….

b. Baik c. (7,0-8,4)





5. Kedisiplinan:

c.


Cukup baik d. Kurang baik (6,0-6,9) (4,0-5,9)




e. Tidak baik Nilai (1,0-3,9)


a



8. Dedikasi:

a



9. Kejujuran dan integritas:

a


……….

b Baik c (7,0-8,4)


d


e

Tidak baik Nilai (1,0-3,9) ……….

b Baik c (7,0-8,4)


d


e


a


Nilai ……….

b Baik c (7,0-8,4)


d


e



10. Kemampuan berbahasa Inggris:

Nilai ……….

a. Sangat b. Baik c. baik (8,5- (7,0-8,4) 10)

7. Kemandirian:

Nilai

……….

a. Sangat baik b. Baik (8,5-10) (7,0-8,4)

6. Manajemen waktu:

Nilai

Nilai

……….

b Baik c (7,0-8,4)



d


e


Nilai

……….

5

11. Orientasi ke depan/visi:

a



3.4

b Baik c (7,0-8,4)


d


e


……….

Sistem Penilaian Wawancana Penghitungan penilaian dialkukan dengan formula sebagai berikut: NILAI WAWANCARA = [Σ (nilai Kriteria 1 x 0,1) + Σ (nilai Kriteria 2 x 0,08) + Σ (nilai Kriteria 3 x 0,1)] x 10 Contoh Perhitungan: Nilai Kriteria 1(bobot 40%):

   

Motivasi Kepercayaan diri Kegigihan Kemampuan menyesuaikan diri

= = = =

6 7 8 5

x x x x

0,1 0,1 0,1 0,1

Σ (nilai Kriteria 1 x 0,1) = 0,6+0,7+0,8+0,5 = 2,6 Nilai Kriteria 2 (bobot 40%):     

Kedisiplinan Manajemen waktu Kemandirian Dedikasi Kejujuran dan integritas.

= = = = =

7,5 7,5 8,5 7 6,5

x 0,08 x 0,08 x 0,08 x 0,08 x 0,08

Σ (nilai Kriteria 2 x 0,08) = 0.6+0.6+0.68+0.56+0.52 =2,96

Nilai Kriteria 3 (bobot 20%):  

Nilai

Kemampuan berbicara dalam bahasa inggris Orientasi ke depan atau visi

Σ (nilai Kriteria 3 x 0,1) = 0,9 + 0,5 = 1,4

6

= 9 x 0,1 = 5 x 0,1

NILAI WAWANCARA = (0,26 + 2,96 + 1,4) X 10 = 6,96 x 10 = 69,6 NILAI AKHIR WAWANCARA UNTUK SETIAP PESERTA MERUPAKAN RATA-RATA NILAI SETIAP PEWAWANCARA NILAI AKHIR WAWANCARA PESERTA = JUMLAH NILAI SELURUH ANGGOTA PEWAWANCARA YANG HADIR DIBAGI JUMLAH ANGGOTA PEWAWANCARA YANG HADIR Contoh: jumlah pewawancara yang hadir sebanyak 4 orang Pewawancara 1 memberikan nilai 69,6 Pewawancara 2 memberikan nilai 70,4 Pewawancara 3 memberikan nilai 80,5 Pewawancara 4 memberikan nilai 70,5

NILAI AKHIR WAWANCARA

= (69,6+70,4+80,5+70,5)/4 = 72,75 (LULUS)

3.5 Tingkat Kelulusan Hasil Penilaian Wawancara Peserta dinyatakan lulus seleksi wawancara apabila nilai akhir wawancara sekurang-kurangnya 70. Berdasarkan nilai akhir wawancara, Ketua Tim Seleksi Wawancara merekomendasikan kepada Pengelola program SPIRIT di masingmasing PA tentang prioritas peserta untuk diproses penempatannya oleh PIU. 3.6 Rekapitulasi Penilaian Hasil Wawancara

Participating Agency akan melaporkan penilaian hasil wawancara kepada

PIU Bappenas dalam daftar rekapitulasi dengan format sebagaimana tabel berikut:

7

4. Tata Cara dalam Wawancara 4.1 Ketentuan bagi Pewawancara dan Tim Seleksi Wawancara a. Pewawancara adalah anggota Tim Seleksi Wawancara yang ditunjuk oleh pejabat yang berwenang b. Pewawancara mempunyai kemampuan dalam memahami butir-butir pertanyaan sebagiamana yang ditentukan dalam kriteria 1 s/d 3 c. Pewawancara mampu melakukan penilain secara obyektif sehingga hasil penilaian dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak audit independen d. Pewawancara bersedia mengikuti ketentuan sebagaimana yang telah dinyatakan dalam pedoman seleksi wawancara program beasiswa SPIRIT e. Para anggota Tim Seleksi Wawancara tidak boleh melakukan penyepakatan atau saling mempengaruhi untuk memberikan keuntungan-keuntuangan tertentu kepada peserta tertentu yang akan diwawancarai f.

Jadwal pelaksanaan wawancara disiapkan oleh Sekretaris Tim Seleksi Wawancara

g. Pemberitahuan seleksi wawancara kepada peserta dan kepada anggota tim seleksi wawancara disiapkan oleh Sekretaris Tim Wawancara dan ditandatangani oleh ketua tim seleksi wawancara atau pejabat lain yang ditunjuk 8

h. Sekretaris Tim seleksi wawancara menyiapkan berkas-berkas wawancara i.

Sekretaris Tim seleksi wawancara melakukan rekapitulasi penilaian tes seleksi wawancara

j.

Sekretaris Tim seleksi wawancara melaporkan hasil penilaian tes seleksi wawancara kepada ketua tim seleksii

k. Ketua Tim seleksi menyampaikan laporan hasil penilaian kepada PIU dengan tembusan PCU l.

PIU memperoses hasil seleksi wawancara

4.2 Prosedur Pelaksanaan Tes Seleksi Wawancara a. PIU menyampaikan hasil seleksi administrasi, TPA dan TOEFL kepada pengelola beasiswa program SPIRIT di masing-masing PA b. Pengelola program SPIRIT di masing-masing PA berkoordinasi dengan Tim Seleksi Wawancara c. Sekreatris Tim Seleksi Wawancara menyusun agenda persiapan pelaksanaan seleksi wawancara d. Sekretaris Tim Seleksi Wawancara melakukan rapat persiapan Tim Seleksi Wawancara e. Sekreatris Tim Seleksi Wawancara menyiapkan dan menyampaikan pemberitahuan pelaksanaan wawancara kepada peserta dan kepada anggota tim seleksi wawancara f.

Anggota tim seleksi wawancara melakukan wawancara kepada peserta

g. Anggota Tim Seleksi menyampaikan hasil wawancara kepada sekretaris Tim Seleksi Wawancara h. Sekretaris Tim Seleksi Wawancara melakukan penghitungan hasil penilaian dan menyusun rekapitulasi penilaian hasil wawancara i.

Sekretaris Tim Seleksi Wawancara menyampaikan hasil penilaian wawancara kepada ketua Tim untuk mendapatkan persetujuan

j.

Ketua Tim Seleksi Wawancara menyampaikan hasil wawancara kepada pengelola beasiswa di masing-masing PA

k. Pengelola program SPIRIT di masing-masing PA menyampaikan hasil penilaian kepada PIU dengan tembusan PCU sesuai format yang telah ditentukan l.

PIU memproses hasil penilaian sesuai ketentuan pada POM

9

Lampiran V 5.1 Template IFR (Interim Financial report)

1-A

Loan abc …….. Designated/Special Account Activity Statement for the Reporting Period ……. Bank and Account No.: USD

Part I 1. Cummulative advances to end of current reporting period 2. Cummulative expenditures to end of last reporting period 3. Outstanding advances to be accounted (1-2)

0

Part II 4. Opening SA balance at beginning of reporting period (as of …………...) 5. Add/Substract:Cummulative adjustments (if any) * 6. Advances from the World Bank during reporting period 7.add 5 and 6 8. Outstanding advances to be accounted for (4+7) (must be same as item 3)

must be same as item 3

0 0

9. Closing SA balance at end of current reporting (as of ………….…) 10. Add/substract: Cummulative adjusment (if any) ** 11. Expenditures for current reporting period 12. Add 10+11 13. Add 9+12

0 0

14. Difference (if any) 8-13 ***

0

must reconcile with Expenditures in this Quarter from WB's Special Account. i.e. Forms 1B+1C or Form IFR-2

must reconcile with Form 1D, Column (f)

Part III 15. Total Forecasted amount to be paid by World Bank 16. Less: Closing SA balance (as per item 9 ) 17. Cumulative adjustment (if any) **** 18. Add 16+17

0 0

19. Cash requirement from WB for next six months (15-18) 20. Amount requested for advance to SA (rounding)

0

=================== * Explanation for item 5 (if not zero):

FMR & AW Ref.

Amount (+/-)

Remarks

** Explanation for item 10 (if not Zero):

FMR & AW Ref.

Amount (+/-)

Remarks

*** Explanation for item 14 (if not Zero):

FMR & AW Ref.

Amount (+/-)

Remarks

**** Explanation for item 17 (if not Zero):

FMR & AW Ref.

Amount (+/-)

Remarks

1 Item No.

(2)

(1) Category 2 . Category 3

Category 1 */

Description

2 Disbursement Category

(3) Category 4

Cat No.

(4) GRAND TOTAL

4 Number of SP2D covered

5 Country of supplier/ consultant/ training

6 Total Paid to Contractors/ Expenditures (GOI+IBRD+PPN)

Loan abc …….. Summary Statement of Expenditures (Sum-SOE) for those NOT Subject to Prior Review Quarter : --

3 Threshold for SOEs (USD eqv)

*/ Please have a seperate line item if the WB' financing percentage is different

7 WB Financing %

1-C

Ln/Cr/TF No. : _________________ Sheet No. : _________________ 8 9 10 Amount of Average Amount WB portion Exchange Charged paid Rate to SA (USD eqv)

must reconcile with Form 1A Item 11

1 Item No.

1 2 3

4 5 6

7 8 9

10 11 12

Cat No.

(1)

(2)

(3)

(4)

2 Disbursement Category Description

Category 1 */

Category 2

. Category 3

Category 4

GRAND TOTAL

Subtotal

Subtotal

Subtotal

Subtotal

3a Office Issuing SP2D

4 Date of Payment (SP2D)

5 Contract No. and Date

6 Supplier/ Contractor Name

7 Contract Value (incl. Add)

8 9 Total Amount WB Paid to Financing Contractor % (GOI+IBRD+PPN)

Loan abc …….. Statement of Expenditures for those NOT Subject to Prior Review Quarter : --

3b Cross-Ref SP2D No.


1-C2

Ln/Cr/TF No. : _________________ Sheet No. : _________________ 10 11 12 Amount of Exchange Amount WB portion Rate Charged paid Applied to SA (USD eqv)

1 Item No.

1 2 3

4 5 6

7 8 9

10 11 12

Category 1 */

Category 2

. Category 3

Category 4

Subtotal

Subtotal

Subtotal

Subtotal

Description

2 Disbursement Category Cat No.

(1)

(2)

(3)

(4)

GRAND TOTAL

3a Office Issuing SP2D

3b Cross-Ref SP2D No.

5 Contract No. and Date

6 Supplier/ Contractor Name

7 Contract Value (incl. Add)

Ln/Cr/TF No. : _________________ Sheet No. : _________________ 10 11 12 Amount of Exchange Amount WB portion Rate Charged paid Applied to SA (USD eqv)

must reconcile with Form 1A item 11

8 9 Total Amount WB Paid to Financing Contractor % (GOI+IBRD+PPN)

Loan abc …….. Summary Sheet for Payments of Contracts Subject to Prior Review Quarter : --

4 Date of Payment (SP2D)

*/ Please have a seperate line item if the WB' financing percentage is different **/ Please check these ref. through Client Connection

1-B

13 WB's contract ref. **/

Sources of Funds GOI ( Counterpart; RPMurni; Outstanding; SBUN) The World Bank Other Donor/lender Total Sources of Fund

Non Bank Financed (Rupiah Murni)

Sub Total

4 …

3 …

2 …

Uses of Funds (by Category) 1 …

* Total Uses of Fund

Current Quarter /ii 1

Cumulative To-Date/iii 3

Current Quarter /ii 4

Loan abc …….. Project Sources and Uses of Funds for the quarter ending dd/mm/yy currency: ___ Actual / i Year-To Date 2

Planned Year-To Date 5

Cumulative To-Date/iii 6

Current Quarter /ii 7=1/4

must reconcile with NOTE: Form IFR2 1 Sources of Fund: Actual: include WB portions and GOI counterpart funds Planned: to be completed with the appoved budget; especially for the current quarter this must be completed with the previous quarter's cash forecast 2 Uses of Fund Actual: project expenditures by categories for the WB portions plus GOI counterpart funds Planned: "Year todate" to be completed with the appoved budget (DIPA); " Cummulative todate" to be completed with amount in PAD "Current Quarter" covers the expenditures claimed to be eligible reported in the quarter "Year to Date" covers accumulative expenditures during the year "Cummulative to Date" covers expenditures since the beginning of the project until the current quarter "Non Bank Financed" covers GOI expenditures related to the project other than the GOI counterpart funds

3 4 5 6

IFR-1

Variance % Year-To Cumulative Date To-Date/iii 8=5/5 9=3/6

IFR-2 Loan abc …….. Project Uses of Funds by Category for the quarter ending ………… Expenditures in the Current Quarter Uses of Funds (by Category) */ Total Rp

GOI counterpart Rp

Others Donor Rp

SBUN Rp

1

2

3

4

Outstan charged to charged to ding WB Sp.Acc WB Sp.Acct Rp US$ 5

6

7

1 … 2 … 3 … 4 … Non Bank Financed (Rupiah Murni)

-

Total Uses of Fund Average Exchange rate:

must reconcile with Form IFR1

Uses of Funds (by Category) */ Total Rp

GOI counterpart Rp

8

9

must reconcile with Form 1A item 11

Expenditures in Year to Date Others Outstan charged to charged to Donor SBUN ding WB Sp.Acc WB Sp.Acct Rp Rp Rp US$ 10

11

12

13

14


-

Total Uses of Fund Average Exchange rate:

must reconcile with Form IFR1

Uses of Funds (by Category) */

GOI counterpart Rp

Total Rp 15

Cumulative Expenditures to Date Others Outstan charged to charged to Donor SBUN ding WB Sp.Acc WB Sp.Acct Rp Rp Rp US$

16

17

18

19

20

21


-

Total Uses of Fund Average Exchange rate: must reconcile with Form IFR1


SCHOLARSHIP PROGRAM FOR STRENGTHENING REFORMING INSTITUTION

Recommend Documents