PETUNJUK TEKNIS. Pengelolaan Beasiswa. Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) Program Gelar dan Non Gelar

PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Beasiswa Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)

Program Gelar dan Non Gelar

Project Implementation Unit (PIU) BAPPENAS 2013

PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Beasiswa Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)

Program Gelar dan Non Gelar

Project Implementation Unit (PIU) BAPPENAS 2013

DAFTAR ISI I.

PENDAHULUAN ...................................................................................................1 A. Latar Belakang ..........................................................................................................................1 B. Tujuan ......................................................................................................................................... 2

II. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP ..................................................................... 2 III. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI ..........................................................3 A. Visi dan Misi .............................................................................................................................. 3 B. Kebijakan Layanan ................................................................................................................. 3 C. Budaya Kerja ............................................................................................................................. 3 D. Indikator Program ................................................................................................................... 4 E. Struktur Organisasi ................................................................................................................. 4 PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA SPIRIT PROGRAM GELAR DAN NON-GELAR I. Ketentuan AWP dan Perencanaan Anggaran Program SPIRIT ................... 5 A. Annual Work Plan dari Participating Agency (PA).....................................................5 B. Perencanaan Anggaran Tahunan................................................................................. 6 II. Juknis Program Gelar SPIRIT......................................................................... 7 A. Penawaran Beasiswa Gelar SPIRIT................................................................................ 7 B. Pendaftaran ........................................................................................................................ 7 C. Seleksi TPA dan TOEFL .................................................................................................... 8 D. Wawancara ....................................................................................................................... 10 E. Pre-Departure ................................................................................................................... 11 F. Penempatan ..................................................................................................................... 12 Penempatan Luar Negeri ............................................................................................. 12 Penempatan Dalam Negeri ......................................................................................... 14 Penempatan Linkage ..................................................................................................... 16 G. Pemantauan dan Evaluasi ........................................................................................... 18 H. Penempatan Kembali .................................................................................................... 19

III. Juknis Pelatihan (Non-Gelar) SPIRIT........................................................... 21 A. Penawaran Beasiswa Non-Gelar SPIRIT.....................................................................21 B. Prosedur .............................................................................................................................23 Topical Training .................................................................................................................23 General Training ................................................................................................................25 C. Evaluasi dan Pelaporan .................................................................................................27

KATA PENGANTAR Petunjuk teknis ini disusun untuk memberikan informasi penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan (Diklat) gelar dan non-gelar program beasiswa Scholarships Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT). Program gelar yang ditawarkan dalam SPIRIT ini adalah program S-2 dan S-3 luar negeri, program S-2 dan S-3 dalam negeri, dan program S-2 linkage. Sedangkan program non-gelar diantaranya program short training, magang, lokakarya, dan sebagainya. Petunjuk teknis ini diperuntukkan bagi pengelola program SPIRIT di lingkungan Project Implementing Unit (PIU) Bappenas dan 10 (sepuluh) instansi sasaran yang dikoordinasikan oleh PIU Bappenas. Dengan petunjuk teknis ini diharapkan penyelenggaraan Diklat SPIRIT dapat sesuai dengan misi, tujuan dan target yang diharapkan, serta mempunyai persamaan persepsi dalam mengimplementasikan kegiatan yang dimaksud. Jakarta, November 2013 Kepala Pusat Pembinaan, Pendidikan dan Pelatihan Perencana Ir. Yahya Rachmana Hidayat, MA, Ph.D

PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Beasiswa Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) Program Gelar dan Program Non-Gelar I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam rangka peningkatan kapasitas aparatur negara, pemerintah telah memfokuskan pada perbaikan tata kelola pemerintahan yang baik, dengan strategi antara lain; (1) peningkatan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN); (2) peningkatan kualitas pelayanan publik; (3) peningkatan kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi; (4) pemantapan pelaksanaan reformasi birokrasi. Program Reformasi Birokrasi memerlukan dukungan SDM aparatur yang berkualitas, baik untuk mengelola pelaksanaan reformasi birokrasi itu sendiri maupun untuk menghasilkan kinerja instansi yang tinggi sesuai tupoksi setiap instansi. Sebagai upaya untuk mendukung keberhasilan Program Reformasi Birokrasi diperlukan adanya percepatan peningkatan kapasitas SDM melalui program beasiswa. Program ini dilaksanakan melalui peningkatan pendidikan dan pelatihan yang diharapkan akan mampu mengurangi kesenjangan antara kompetensi/kapasitas pegawai yang tersedia dengan kompetensi/kapasitas yang diperlukan. Untuk mewujudkan tujuan tersebut di atas, Pemerintah Indonesia memutuskan untuk memanfaatkan sumber pendanaan dari pinjaman Bank Dunia melalui program beasiswa Scholarship Program for Strengthening the Reforming Institutions (SPIRIT) sejak tahun 2011 sampai dengan 2017. Pengelolaan beasiswa SPIRIT tersebut dilakukan oleh 2 (dua) Project Implementation Unit (PIU) yaitu Kementerian PPN/Bappenas dan Kementerian Keuangan (Kemenkeu). Jenis-jenis Diklat yang ditawarkan program SPIRIT yaitu Diklat Gelar dan Diklat NonGelar, yang dilaksanakan baik di dalam maupun di luar negeri. Beberapa jenis Diklat Gelar diantaranya adalah S-3 luar dan dalam negeri, S-2 luar dan dalam negeri, serta

PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT)

1

S-2 linkage (double degree). Pelaksanaan Program Non-Gelar dapat dalam bentuk ready made (peserta mengikuti jenis program yang sudah ada) atau tailor made (jenis program disesuaikan dengan kebutuhan peserta). Program Non-Gelar lainnya dapat dalam bentuk seminar, workshop, sertifikasi, lokakarya dan internship/magang dengan ketentuan sesuai dalam Project Operating Manual (POM) SPIRIT. Dalam rangka menjamin pelaksanaan Program SPIRIT dapat berjalan sesuai dengan kebijakan dan ketentuan mekanisme pelaksanaan yang telah ditetapkan, Project Implemeting Unit (PIU) memandang perlu menyusun petunjuk teknis diklat gelar dan non-gelar SPIRIT sebagai bahan informasi bagi para karyasiswa, PA, maupun pihak lain yang berkepentingan.

B. Tujuan Petunjuk Teknis pada dasarnya berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan , serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orangorang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif dan terstandarisasi. Dengan adanya Petunjuk Teknis diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan. Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Di samping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan Petunjuk Teknis yang terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan.

II. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP Layanan yang diberikan oleh PIU Bappenas selaku pengelola SPIRIT dapat dibagi menjadi 3 macam, yaitu: layanan bagi calon karyasiswa sebelum menerima beasiswa,

2


layanan pada saat telah dinyatakan diterima dalam program beasiswa SPIRIT, dan terakhir adalah layanan saat mereka selesai/lulus dari jenjang pendidikan.

III. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI A. Visi dan Misi 1. Visi: Menyediakan layanan dan pusat informasi beasiswa SPIRIT yang cepat, tepat, akurat, tanggap, dan tuntas. 2. Misi : a. Mengembangkan prosedur dan kemampuan semua pihak melalui kerjasama team work. b. Mengaplikasikan teknologi baru untuk meningkatkan layanan dan sebagai pusat informasi beasiswa (TRANSPAR). c. Memberikan pelayanan dengan ramah, manusiawi, dan menyenangkan. B. Kebijakan Layanan 1. Masing-masing staf bertanggung jawab terhadap bidang layanan yang telah menjadi tanggung jawabnya. 2. Masing-masing staf harus memperhatikan kebutuhan dari staf lainnya, artinya apabila seorang staf terlalu berat beban kerjanya pada saat tertentu maka staf lainnya berkewajiban membantunya. C. Budaya Kerja 1. Mengedepankan kerjasama menyeluruh antar staf. 2. Membangun kepercayaan antar staf. 3. Membangun hubungan yang baik dengan pihak terkait yang lain, misalnya dengan PA, Karyasiswa, Bank Dunia, Konsultan, Universitas, Provider, dsb. 4. Mengembangkan budaya team work. 5. Mewujudkan komunikasi kekeluargaan.


3

D. Indikator Program Keberhasilan kinerja proyek SPIRIT ini akan diukur dengan Project Outcome Indicators dan Intermediate Outcome Indicators. Project Outcome Indicators dan Intermediate Outcome Indicators dari proyek SPIRIT digunakan sebagai alat ukur keberhasilan kinerja dan sebagai alat ukur dari dampak proyek SPIRIT itu sendiri.

E. Struktur Organisasi Secara umum, struktur organisasi pengelola Proyek SPIRIT dapat dilihat pada gambar berikut ini:

Steering Commitee (SC) World Bank

PCU - Bappenas (Sekretaris Kementerian PPN/Bappenas)

1. PMU 2. Re-Entry Program Consultant 3. Alumny Survey Consultant 4. Technical Review Consultant

PIU- Bappenas (KaPusbindiklatren)

PIU - Kementerian Keuangan

11 Participating Agencies (PA)

10 PA: Ministries/Agecies 1. Kemendagri 2. Kemenlu 3. Bappenas 4. BPK 5. BKPM 6. KemenPAN & RB 7. BKN 8. LAN 9. BPKP 10. BPN

4


1 PA: Kementerian Keuangan 1. Setjen 2. DJA 3. DJP 4. DJBC 5. DJPB 6. DJKN 7. DJPK 8. DJPU 9. Itjen 10. Bapepam-LK 11. BKF 12. BPPK

PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN BEASISWA Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) Program Gelar dan Non-Gelar

I. Ketentuan AWP dan Perencanaan Anggaran Program SPIRIT A. Annual Work Plan dari Participating Agency (PA) 1. Nama Proses/Kegiatan: Usulan Annual Work Plan (AWP) dari Participating Agency (PA) yang sesuai dengan Human Capital Development Plan (HCDP). 2. Penanggung Jawab:

Participating Agency (PA).

3. Ketentuan : (a) AWP harus mengacu kepada HCDP masing-masing PA, ( b) perubahan AWP yang tidak sesuai dengan HCDP dari PA, maka harus ada revisi HCDP yang disampaikan secara tertulis dari pejabat penandatangan HCDP kepada PIU Bappenas. dan (c) sepanjang perubahan terhadap studi dari luar negeri ke dalam negeri atau sebaliknya cukup surat tertulis dari PA. 4. Prosedur: a. Usulan Annual Work Plan (AWP) dari Participating Agency (PA) harus diserahkan kepada PIU Bappenas selambat-lambatnya pada minggu pertama bulan Juni setiap tahunnya. b. AWP dari masing-masing PA sebagai bahan untuk menghitung anggaran untuk tahun berikutnya oleh PIU Bappenas. c. Setiap adanya revisi AWP pada tahun anggaran berjalan, yang dilakukan


5

oleh masing-masing PA kemungkinan akan mempengaruhi anggaran yang tencantum di dalam DIPA, yang pada akhirnya akan ada revisi DIPA. Perubahan revisi AWP tersebut disampaikan kepada PIU paling lambat bulan Juni.

B. Perencanaan Anggaran Tahunan 1. Nama Proses/Kegiatan: Perencanaan Anggaran Tahunan 2. Penanggung Jawab: PIU (Bidang Pengkajian Program, Informasi dan Layanan Perencana) 3. Ketentuan: perencanaan anggaran dalam program SPIRIT berdasarkan: a. Usulan AWP yang diusulkan oleh masing masing PA. b. Anggaran berpedoman pada HCDP masing masing PA. c. Mempertimbangkan laporan pelaksanaan kegiatan tahun sebelumnya dan tahun berjalan. d. Perencanaan anggaran mempertimbangkan sisa pagu keseluruhan dari masing masing masing PA. 4. Prosedur: Disusun dengan cara sebagai berikut: a. menghitung kebutuhan AWP dari masing masing PA . b. Menghitung kapasitas alokasi anggaran berdasarkan pagu indikatif Program Dukungan Manajemen dan tugas teknis lainnya Kementerian PPN Bappenas. c. Menyusun usulan rencana anggaran program SPIRIT berdasarkan Unit Cost yang ada di dalam POM SK ketua PCU tentang indeks biaya hidup dan Satuan Biaya Masukan (SBM) yang ditetapkan Peraturan Menteri Keuangan (PMK). d. Menyampaikan usulan anggaran kepada Biro Perencanaan, Organisasi dan Tata Laksana (ORTALA) Bappenas, dengan tembusan Sesmen PPN/Sestama Bappenas. e. Setelah DIPA ditetapkan, PIU menyampaikan sasaran masing masing

6


PA yang sudah disesuaikan dengan ketersediaan anggaran dalam DIPA Bappenas.

II. Juknis Program Gelar SPIRIT A. Penawaran Beasiswa Gelar SPIRIT 1. Nama Proses/Kegiatan: Penawaran Program Diklat Gelar 2. Penanggung Jawab: PIU (Bidang Diklat Perencanaan I, Pusbindiklatren) 3. Ketentuan: a. Penawaran Beasiswa dilakukan secara transparan, akuntabel dan berkeadilan. b. Penawaran beasiswa gelar didasarkan pada target HCDP. c. Penawaran beasiswa gelar SPIRIT dilakukan melalui media Transpar, website, sosialisasi, dan pengumuman tertulis yang disampaikan kepada PA. d. Membuka peluang seluas mungkin bagi calon peserta yang akan mendaftar beasiswa SPIRIT. e. Penawaran hanya diberikan kepada para PA dibawah cluster PIU Bappenas . 4. Prosedur : a. PIU menyiapkan format pengumuman, baik dalam bentuk cetak, tampilan website: http://spirit.bappenas.go.id. b. Pengumuman dalam bentuk cetak disebar-luaskan kepada masing-masing PA. c. PA menyampaikan informasi penawaran beasiswa ke unit-unit kerja lain di dalam PA.

B. Pendaftaran 1. Nama Kegiatan: Pendaftaran. 2. Penanggung Jawab: PA dan PIU (Bidang Diklat Perencanaan / Pusbindiklatren).


7

3. Ketentuan: a. Pendaftaran peserta harus dilakukan melalui TRANSPAR. b. Entry data kedalam TRANSPAR dilakukan secara online oleh masing masing calon peserta. c. Dalam hal verifikasi data calon peserta, setiap PA wajib meminta dokumen fisik calon peserta sesuai dengan persyaratan program SPIRIT. d. Verifikasi akhir calon peserta dilakukan oleh PIU.

4. Prosedur: a. Calon Peserta mendaftar melalui TRANSPAR. b. Calon peserta menyampaikan dokumen pendukung kepada PA sebagai bahan verifikasi. c. PA melakukan verifikasi dokumen administrasi Calon Peserta sesuai dengan persyaratan. d. Berdasarkan hasil verifikasi, PA akan mengirimkan Surat usulan kepada PIU Bappenas dengan lampiran Daftar Calon Peserta Seleksi yang telah lulus seleksi administrasi. e. PIU memverifikasi daftar calon peserta yang diusulkan oleh PA. f. PIU menyampaikan hasil verifikasi seleksi administrasi kepada masingmasing PA dan rentang waktu penyerahan skor TPA dan TOEFL kepada PIU.

C. Seleksi TPA dan TOEFL 1. Proses/ Kegiatan: Seleksi TPA dan TOEFL. 2. Penanggung Jawab: PA dan PIU ( Bidang Diklat Perencanaan I, Pusbindiklatren). 3. Ketentuan: a. Peserta yang akan mengikuti TPA dan TOEFL, adalah peserta yang lulus seleksi administrasi. b. Kriteria seleksi akademik sangat diperlukan terutama bagi Peserta program Degree dan wajib dipenuhi selama proses seleksi berjalan. Kriteria seleksi akademik untuk Peserta yang dapat dinyatakan lulus seleksi akademik bila:

8


(1). Skor TPA ≥ 565; (2). ITP-TOEFL ≥ 450 bagi program S-2-Master/Linkage. (3). Khusus S-3 memiliki skor ITP-TOEFL ≥ 500. Degree Kriteria Akademik

Overseas S-3

S-2

Domestic S-3

S-2

Linkage S-2

Tahap 1 - Tes Potensi Akademik/TPA

565

Tahap 2 - ITP TOEFL*)

500

450

500

450

450

*) Syarat mengikuti Pre-departure training bagi Peserta program Overseas/Linkage yang lulus dengan ketentuan berlaku

c. Masa berlaku TPA dan TOEFL adalah 2 tahun terhitung sampai dengan penutupan pendaftaran. d. Skor TPA yang diakui adalah TPA yang sesuai dengan ketentuan PIU Bappenas. e. Skor TOEFL yang diakui adalah ITP TOEFL. f. Biaya TPA dan TOEFL yang ditanggung oleh Program SPIRIT adalah yang dilaksanakan sesuai dengan rentang waktu yang ditentukan oleh PIU.

4. Prosedur: a. PIU memberitahukan batas waktu penyerahan skor TPA dan TOEFL kepada calon peserta melalui PA. b. Peserta wajib memasukkan hasil TPA dan TOEFL secara online kedalam TRANSPAR sesuai dengan rentang waktu yang ditentukan oleh PIU. c. Peserta menyerahkan nilai TPA dan TOEFL sesuai dengan persyaratan Program SPIRIT kepada PA. d. PA memverifikasi hasil TPA dan TOEFL yang telah di input oleh peserta dengan dokumen yang diserahkan oleh peserta dan memberikan status lulus atau tidaknya seleksi TPA dan TOEFL dalam transpar. e. PA menyampaikan nama calon peserta yang memenuhi persyaratan lulus TPA dan TOEFL kepada PIU.


9

D. Wawancara 1. Nama Proses/Kegiatan: Pelaksanaan wawancara. 2. Penanggung Jawab: PA dan PIU (Bidang Diklat Perencanaan I). 3. Ketentuan: a. Wawancara merupakan salah satu persyaratan seleksi calon peserta beasiswa. b. Wawancara ditujukan untuk memperoleh informasi dari peserta mengenai motivasi (tingkat keseriusan) serta komitmen untuk mengikuti program beasiswa. c. Wawancara menggunakan pedoman wawancara yang ditetapkan oleh PIU. d. Peserta wawancara adalah calon peserta yang telah lulus seleksi administratif, TPA dan TOEFL. e. Pelaksanaan seleksi wawancara menggunakan metode panel dan pewawancara sekurang-kurangnya berjumlah 3 orang yang terdiri dari 2 (dua) orang dari perwakilan PA dan 1 (satu) orang perwakilan PIU/PCU. 4. Prosedur: a. PIU menyampaikan surat mengenai rentang waktu pelaksanaan seleksi wawancara kepada PA. b. PA menyampaikan surat pelaksanaan seleksi wawancara kepada PIU dan mengundang perwakilan PIU/PCU sebagai salah satu pewawancara. c. PA memanggil calon peserta seleksi wawancara. d. PA melakukan rekapitulasi hasil seleksi wawancara. e. PA menyampaikan hasil rekapitulasi wawancara kepada PIU. f. PIU bersama PMU mereviu hasil rekapitulasi hasil wawancara berdasarkan HCDP dan alokasi dana masing masing PA. g. Apabila eligible candidate melebihi alokasi

dalam AWP, PIU akan

menyampaikan kembali daftar hasil wawancara kepada PA untuk menentukan prioritas penerima beasiswa. h. PA menyampaikan kepada PIU daftar peserta final. i. PIU mengumumkan hasil wawancara berdasarkan kuota melalui website. j. Hasil wawancara merupakan hak PA.

10


E. Pre-Departure 1. Nama Proses/Kegiatan: Pre Departure Training (PDT). 2. Penanggung Jawab Kegiatan: PIU (Bidang Diklat Perencanaan I). 3. Ketentuan: a. Pre departure training diikuti oleh peserta program linkage dan luar negeri. b. Pre departure training terdiri atas pelatihan peningkatan bahasa, Academic Bridging Program (ABP) dan Cultural Oriantation Program for Education (COPE). c. Pelaksanan Pre departure Training berdasarkan skor ITP - TOEFL peserta. d. Peserta diwajibkan mengikuti PDT dengan ketentuan: a) peserta dengan nilai TOEFL 450 s.d 500 harus mengikuti PDT selama 9 bulan, b) peserta dengan nilai TOEFL diatas 500 < 550 mengikuti PDT selama 6 bulan, dan c) peserta dengan nilai TOEFL >550 mengikuti PDT selama 3 Bulan. e. Peserta yang memilih universitas yang menggunakan bahasa pengantar selain bahasa Inggris, akan mengikuti pelatihan bahasa maksimum 9 bulan. f. Pelatihan bahasa dilakukan sebelum penempatan pada tahun intake yang sudah ditetapkan. g. Peserta memilih lembaga bahasa sesuai dengan kualifikasi pelaksanaan kecakapan berbahasa untuk tujuan akademis. 4. Prosedur: a. PIU memberikan daftar nama lembaga bahasa yang memiliki kualifikasi pelaksanaan bahasa untuk kepentingan akademis. b. Peserta memilih lembaga bahasa sesuai dengan kualifikasi pelaksanaan kecakapan berbahasa untuk tujuan akademis. c. Peserta menyampaikan kepada PIU dan PA nama lembaga pelatihan yang akan diikuti, serta kelengkapan dokumen administrasi (surat tugas, rekening, NPWP). d. PIU menyiapkan Nota Persetujuan untuk disampaikan dan ditandatangani oleh ketua PCU. e. PIU menyampaikan berkas administrasi (nota persetujuan, surat tugas, rekening, dan NPWP) peserta kepada PPK DM IV untuk proses pembayaran.


11

f. PIU bersama-sama PMU melakukan breifing peserta pelatihan. g. Peserta mendapatkan hak untuk mengikuti tes bahasa internasional yang diakui dan optional (jika diperlukan) GRE atau GMAT, paling banyak 2 (dua) kali. h. Peserta mengisi dan mengupload hasil nilai tes bahasa internasional (IBTTOEFL, IELTS), GRE/GMAT ke dalam TRANSPAR. i. PMU melakukan Pemantauan dan Evaluasi pelaksanaan pelatihan bahasa dan melaporkan kepada PIU secara berkala (3 bulanan).

F. Penempatan PENEMPATAN LUAR NEGERI 1. Nama Proses/Kegiatan: Penempatan Luar Negeri. 2. Penanggung Jawab: PIU (Bidang Diklat Perencanaan I) dan PMU. 3. Ketentuan: a. Peserta dapat mendaftar di 4 (empat) pilihan program studi/universitas sesuai dengan ketentuan POM. b. Pilihan program studi peserta sesuai dengan HCDP dan mendapatkan persetujuan PA dan PIU. c. Peserta dapat berkonsultasi dengan PMU dalam hal pemilihan program studi dan universitas. d. Biaya pelamaran untuk 4 pilihan universitas ditanggung oleh Program SPIRIT dengan mekanisme reimburse. e. Penempatan peserta berdasarkan surat penerimaan dari universitas yang bersifat unconditional acceptance letter. f. Peserta yang telah mendapatkan surat penerimaan dari Universitas yang bersifat unconditional harus melapor kepada PA dan PIU selambatlambatnya H+7 setelah dikeluarkannya surat penerimaan tersebut. g. Peserta luar negeri/linkage yang mempunyai nilai internasional TOEFL dan diterima pada universitas yang dituju, diperbolehkan untuk studi pada tahun seleksi, dengan persyaratan sekurang kuragnya 60 hari sebelum keberangkatan harus melapor kepada PIU dan PA.

12


h. Peserta melaporkan keputusan akhir universitas yang dipiilih kepada PA dan PIU selambat- lambatnya 60 hari sebelum keberangkatan untuk tahun intake yang ditentukan. i. peserta beasiswa luar negeri mendapatkan hak berupa tuition fee, aplication fee, living allowance, book allowance, typing allowance, settling in, transfer fee, mailling cost, shipping allowance, seminar cost, research allowance (hanya peserta S-3 Luar negeri) visa, medical check up, health insurance, travel insurance dan international travel untuk peserta luar negeri.

4. Prosedur: a. Peserta mengusulkan alternatif pilihan universitas kedalam transpar. b. PA dan PIU memverifikasi pilihan studi termasuk universitas sesuai dengan HCDP. Dalam melakukan verifikasi PIU dibantu oleh PMU. c. Peserta melakukan pelamaran ke universitas sesuai hasil verifikasi PA dan PIU. d. Peserta meng-upload unconditional letter ke dalam transpar selambat lambatnya H+7 sejak tanggal dikeluarkannya unconditional letter. e. PIU melakukan proses penempatan peserta yang telah meng-upload unconditional letter dalam transpar. f. Peserta menginput form pra keberangkatan dan form penempatan kembali dalam transpar, dan meminta persetujuan PA. g. Peserta menyampaikan dokumen administrasi (form pra keberangkatan, form penempatan kembali, surat tugas, rekening, NPWP, surat Setneg, visa, copy pasport). h. PIU menyiapkan Nota Persetujuan untuk disampaikan dan ditandatangani oleh ketua PCU. i. PIU menyiapkan surat perjanjian 3 pihak antara Peserta, PA dan PIU. j. PIU menyiapkan surat keberangkatan. k. PIU menyampaikan berkas administrasi (unconditional letter, form keberangkatan, form penempatan kembali, surat perjanjian 3 pihak, nota persetujuan, surat keberangkatan, surat tugas, surat tugas Setneg, rekening, dan NPWP) peserta kepada PPK DM IV untuk proses pembayaran.


13

l. PIU melakukan briefing peserta sebelum sebelum keberangkatan. m. Setelah tiba di kota studi, peserta mengirimkan kepada PPK DM IV berupa boording pass, bukti pembayaran tuiton fee, bukti pembayaran asuransi kesehatan.

PENEMPATAN DALAM NEGERI 1. Nama Proses/Kegiatan: Penempatan Dalam Negeri. 2. Penanggung Jawab: PIU (Bidang Diklat Perencanaan I) dan PMU. 3. Ketentuan: a. Peserta dapat mendaftar di 4 (empat) pilihan universitas sesuai dengan ketentuan POM. b. Pilihan Bidang studi peserta sesuai dengan HCDP dan mendapatkan persetujuan PA dan PIU. c. Peserta dapat berkonsultasi dengan PMU dalam hal pemilihan program studi dan universitas. d. Biaya pelamaran untuk 4 pilihan universitas ditanggung oleh Program SPIRIT dengan mekanisme reimburse. e. Penempatan peserta berdasarkan status penerimaan universitas. f. Peserta yang telah mendapatkan surat penerimaan dari Universitas melapor kepada PA dan PIU selambat-lambatnya H+7 setelah dikeluarkannya pengumuman penerimaan dari Universitas. g. Keputusan akhir universitas yang dipiilih, harus dilaporkan kepada PA dan PIU sekurang kurangnya 60 hari sebelum keberangkatan. h. Peserta dalam negeri mendapatkan hak tuition fee, application fee, living allowance, book allowance, operational allowance, settling allowance, seminar cost (hanya peserta S-3 Dalam Negeri yang memperoleh), research allowance medical check-up, domestic travel, transfer fee, dan mailling cost, travel insurance sesuai POM.

14


4. Prosedur: a. Peserta menginput pilihan universitas dan bidang studi ke dalam transpar. b. PA dan PIU memverifikasi pilihan studi termasuk universitas sesuai dengan HCDP. Dalam melakukan verifikasi PIU dibantu oleh PMU. c. Peserta melakukan pelamaran ke universitas sesuai hasil verifikasi PA dan PIU. d. Peserta meng-upload unconditional letter kedalam transpar selambat lambatnya H+7 sejak tanggal dikeluarkannya surat penerimaan. e. PIU melakukan proses penempatan peserta yang telah meng-upload surat penerimaan dalam transpar. f. Peserta meng-input form pra keberangkatan dan form penempatan kembali dalam transpar, dan meminta persetujuan PA. g. Peserta menyampaikan dokumen administrasi (form pra keberangkatan, form penempatan kembali, surat tugas, rekening, NPWP). h. PIU menyiapkan Nota Persetujuan untuk disampaikan dan ditandatangani oleh ketua PCU. i. PIU menyiapkan surat perjanjian 3 pihak antara Peserta, PA dan PIU. j. PIU menyiapkan surat keberangkatan. k. PIU menyampaikan berkas administrasi (unconditional letter, form keberangkatan, form penempatan kembali, surat perjanjian 3 pihak, nota persetujuan, surat keberangkatan, surat tugas, rekening, dan NPWP) peserta kepada PPK DM IV untuk proses pembayaran. l. PIU melakukan breifing peserta sebelum sebelum keberangkatan. m. Setelah tiba di kota studi, peserta mengirimkan kepada PPK DM IV berupa tiket , boarding pass, bukti pembayaran tuiton fee.


15

PENEMPATAN LINKAGE 1. Nama Proses/Kegiatan: Penempatan Linkage. 2. Penanggung Jawab: PIU (Bidang Diklat Perencanaan I) dan PMU. 3. Ketentuan: a. Peserta dapat mendaftar di 4 (empat) pilihan universitas sesuai dengan ketentuan POM. b. Pilihan Bidang studi peserta sesuai dengan HCDP dan mendapatkan persetujuan PA dan PIU. c. Peserta dapat berkonsultasi dengan PMU dalam hal pemilihan program studi dan universitas. d. Biaya pelamaran untuk 4 pilihan universitas ditanggung oleh Program SPIRIT dengan mekanisme reimburse. e. Penempatan peserta berdasarkan status penerimaan universitas. f. Peserta yang telah mendapatkan surat penerimaan dari Universitas melapor kepada PA dan PIU selambat-lambatnya H+7 setelah dikeluarkannya pengumuman penerimaan dari Universitas. g. Keputusan akhir universitas yang dipiilih, harus dilaporkan kepada PA dan PIU sekurang-kurangnya 60 hari sebelum keberangkatan. h. Peserta dalam negeri mendapatkan hak di tahun pertama berupa: tuition fee, living allowance, book allowance, settling allowance, research allowance, shipping allowance, domestic travel, medical check-up, transfer fee dan mailling cost sesuai POM. Hak peserta di tahun kedua berupa: tuition fee, aplication fee, living allowance, book allowance, typing allowance, settling in, transfer fee, mailling cost, shipping allowance, seminar cost, visa, medical check up, health insurance, travel insurance dan international travel sesuai POM.

16


4. Prosedur: Linkage Dalam Negeri ( Tahun Pertama) a. Peserta meng-input pilihan universitas dan bidang studi kedalam transpar. b. PA dan PIU memverifikasi pilihan studi termasuk universitas sesuai dengan HCDP. Dalam melakukan verifikasi PIU dibantu oleh PMU. c. Peserta melakukan pelamaran ke universitas sesuai hasil verifikasi PA dan PIU. d. Peserta meng-upload unconditional letter universitas dalam negeri kedalam transpar selambat lambatnya H+7 sejak tanggal dikeluarkannya surat penerimaan. e. PIU melakukan proses penempatan peserta yang telah meng-upload surat penerimaan dalam transpar. f. Peserta menginput form pra keberangkatan dan form penempatan kembali dalam transpar, dan meminta persetujuan PA. g. Peserta menyampaikan dokumen administrasi (form pra keberangkatan, form penempatan kembali, surat tugas, rekening, NPWP). h. PIU menyiapkan Nota Persetujuan untuk disampaikan dan ditandatangani oleh ketua PCU. i. PIU menyiapkan surat perjanjian 3 pihak antara Peserta, PA dan PIU. j. PIU menyiapkan surat keberangkatan. k. PIU menyampaikan berkas administrasi (unconditional letter, form keberangkatan, form penempatan kembali, surat perjanjian 3 pihak, nota persetujuan, surat keberangkatan, surat tugas, rekening, dan NPWP) peserta kepada PPK DM IV untuk proses pembayaran. l. PIU melakukan breifing peserta sebelum sebelum keberangkatan. m. Setelah tiba di kota studi, peserta mengirimkan kepada PPK DM IV berupa tiket, boarding pass, bukti pembayaran tuiton fee.


17

Linkage Luar Negeri (Tahun Kedua) a. Peserta meng-upload unconditional letter universitas luar negeri kedalam transpar selambat lambatnya H+7 sejak tanggal dikeluarkannya unconditional letter. b. PIU melakukan proses penempatan peserta yang telah meng-upload unconditional letter dalam transpar. c. Peserta meng-input form pra keberangkatan dalam transpar, dan meminta persetujuan PA. d. Peserta menyampaikan dokumen administrasi (form pra keberangkatan, surat tugas, rekening, NPWP, surat Setneg, visa, copy pasport). e. PIU menyiapkan Nota Persetujuan untuk disampaikan dan ditandatangani oleh ketua PCU. f. PIU menyiapkan surat perjanjian 3 pihak antara Peserta, PA dan PIU. g. PIU menyiapkan surat keberangkatan. h. PIU menyampaikan berkas administrasi (unconditional letter, form keberangkatan, surat perjanjian 3 pihak, nota persetujuan, surat keberangkatan, surat tugas, surat tugas Setneg, rekening, dan NPWP) peserta kepada PPK DM IV untuk proses pembayaran. i. PIU melakukan briefing peserta sebelum sebelum keberangkatan. j. Setelah tiba di kota studi, peserta mengirimkan kepada PPK DM IV berupa boarding pass, bukti pembayaran tuiton fee, bukti pembayaran asuransi kesehatan.

G. Pemantauan dan Evaluasi 1. Nama Proses/kegiatan: Pemantauan dan Evaluasi. 2. Penanggung Jawab: PA, PIU (bidang II) dan PMU.

18


3. Ketentuan : a. Peserta wajib mengisi dan meng-update informasi alamat tempat tinggal selama studi. b. Peserta wajib melaporkan kinerja studi dalam transpar secara berkala setiap semester/kuartal. c. Para peserta yang tidak melaporkan kinerja studi maka akan ditunda pembayaran termin berikutnya. d. PMU melaporkan kepada PIU perkembangan kinerja studi karyasiswa setiap 3 (tiga) bulan-an selambat lambatnya 1 bulan setelah semester/ kuartal berakhir. e. PA melaporkan kepada PIU perkembangan kinerja studi karyasiswanya setiap 3 (tiga) bulanan selambat lambatnya 1 bulan setelah semester/ kuartal berakhir. f. PIU dan atau PA dapat melakukan pemantauan secara langsung ke universitas dan karyasiswa sesuai dengan kebutuhan, biaya pemantauan dibebankan kepada instansi masing masing. g. PA wajib melaporkan hasil evaluasi kepada PIU terkait dengan pelaksanaan program SPIRIT, 1 kali setiap tahun, laporan evaluasi selambat lambatnya disampaikan 1 bulan setelah anggaran berakhir. h. PMU melaporkan konsolidasi hasil evaluasi kepada PIU selambat lambatnya 2 bulan setelah anggaran berakhir.

H. Penempatan Kembali 1. Nama Proses/kegiatan: Penempatan Kembali. 2. Penanggung Jawab: PA, dan PIU (bidang II). 3. Ketentuan: a. Peserta penempatan kembali adalah peserta yang telah menyelesaikan studinya.


19

b. PA harus menyusun re-entry program bagi karyasiswa SPIRIT. c. PA harus melaporkan hasil re-entry program kepada PIU pada setiap akhir tahun. 4. Prosedur: a. Peserta wajib melaporkan kepada PA dan PIU paling lambat H+7 setelah tanggal kelulusan studi. b. Peserta meng-upload tesis/tugas akhir, transkrip dan ijazah kedalam transpar. c. PA menyusun re-entry program dibantu oleh konsultan re-entry program.

20


III. Juknis Pelatihan (Non-Gelar) SPIRIT A. Penawaran Beasiswa Non-Gelar SPIRIT 1. Nama Kegiatan: Non-Gelar. 2. Penanggung Jawab: PA dan PIU (Bidang Diklat Perencanaan II). 3. Ketentuan: a. Usulan pelatihan harus sesuai dengan HCDP dan dilengkapi dengan target:1) bidang studi; 2) lokasi diklat (domestik atau overseas); 3)jumlah peserta; 4) calon pelaksana diklat (provider); dan 5) tanggal pelaksanaan. b. Diklat yang diusulkan harus merupakan pelatihan ready-made yaitu diklat yang sudah pernah dilaksanakan oleh provider untuk umum, dan property rights sepenuhnya milik provider dengan melampirkan proposal. c. Pelatihan yang bersifat ready made dapat dilaksanakan secara kelompok (kelas khusus SPIRIT) dengan dimungkinkan berbagai perubahan kecil kurikulum yang disesuaikan dengan kebutuhan, namun property rights milik sepenuhnya provider. d. Ready Made kelas khusus didahuluhi dengan adanya MOU antara PIU dan calon provider, yang ditindaklanjuti dengan kontrak antara PPK Program SPIRIT dan calon provider. e. PA dapat mengajukan pelatihan tailor made (customized training) kepada PIU melalui proses lelang sesuai dengan ketentuan. Pengajuan customized training diajukan kepada PIU bersama sama dengan pengajuan AWP. f. Topik

training

yang

bersifat

umum

seperti

leadership,

change

management, HRM/HRD, E-Goverment, bureaucratic reform dikoordinasikan pelaksanaannya oleh PIU. g. Topik training yang bersifat khusus sesuai dengan tupoksi PA dapat di koordinasikan oleh masing masing PA dan diberitahukan kepada PIU terkait dengan proses pembayarannya. h. Usulan pelatihan yang bersifat ready made harus diajukan 2 bulan sebelum pelaksanaan pelatihan.


21

i. Pengurusan dokumen keberangkatan menjadi tanggung jawab PA, meliputi pembuatan paspor, surat penugasan Setneg, exit permit, dan visa. j. Kelengkapan data dalam Transpar menjadi tanggung jawab masing masing PA (PA dapat meminta calon peserta untuk melengkapi sendiri, atau PA membantu peserta untuk melengkapi). k. Program SPIRIT menanggung biaya visa, asuransi, tuition fee, allowance, dan tiket (PP). l. Peserta yang dikoordinasikan oleh ketua kelompok harus menyerahkan laporan pelaksanaan pelatihan (per kelompok) kepada PA dan PIU selambat lambatnya 1 bulan setelah pelaksanaan pelatihan. m. Pelatihan yang dilakukan lebih dari atau sama dengan 2 minggu (10 hari efektif ), peserta harus menyerahkan draft action plan selambat lambatnya 1 bulan sebelum pelatihan. n. Pelatihan yang dilakukan kurang dari dua minggu yang dilaksanakan khusus untuk satu instansi tertentu, diwajibkan membuat action plan kelompok. o. Dalam waktu 3–6 bulan setelah pelaksanaan pelatihan, peserta baik secara individu atau kelompok wajib mempresentasikan implementasi dari action plan berupa seminar atau workshop yang difasilitasi oleh PA, dengan mengundang PIU. p. PMU melakukan evaluasi pelaksanaan pelatihan dan melaporkan kepada PIU. q. PMU melaporkan perkembangan pelaksanaan Non-Gelar SPIRIT setiap triwulan kepada PIU. r. Ketentuan ketentuan lainnya mengacu pada Project Opertion Manual (POM) program SPIRIT.

22


B. Prosedur TOPICAL TRAINING a. PA mengusulkan topik pelatihan, dengan dilengkapi; 1) lokasi diklat (domestic/Overseas); 2) daftar peserta; 3) Calon Pelaksana diklat (provider); 4) Tanggal pelaksanaan, 5) TOR, selambat lambatnya 3 bulan sebelum pelaksanaan. b. PIU dibantu PMU melakukan review atas brosur/proposal diklat terhadap kualitas materi diklat dan pelaksana diklat, dan menyampaikan rekomendasinya kepada PIU. c. Usulan program diklat yang tidak disetujui Ketua PIU akan dikembalikan kepada PA, melalui surat dari Ketua PIU, untuk dimintakan klarifikasi ataupun usulan program baru. d. Jika usulan diklat dapat disetujui oleh PIU, PMU akan melakukan: •

Menghubungi pelaksana diklat untuk mendapatkan informasi teknis persiapan diklat.

•

Mendata program diklat tersebut ke dalam TRANSPAR.

e. PIU menerbitkan Financial Guarantee, dan Memorandum of Understanding (MoU) jika diperlukan, dibantu oleh Bidang Diklat Perencanaan II dan PMU. f. Project Coordination Unit (PCU)/Kuasa Pengguna Anggaran/Sesmen Kementerian PPN/Sestama Bappenas menerbitkan Nota Persetujuan. g. PIU menerbitkan status formalitas pelaksanaan diklat kepada PPK dan PMU. h. Ketua PIU akan mengeluarkan surat persetujuan pelaksanaan diklat kepada PA, dan meminta PA untuk: •

Mengganti nama calon peserta jika ada calon peserta yang tidak memenuhi persyaratan.

•

Melengkapi dokumen persyaratan, bagi peserta pengganti yang belum melengkapi.


23

•

Melakukan proses registrasi calon peserta melalui TRANSPAR.

•

Melengkapi dokumen keberangkatan dan dokumen pencairan anggaran atas nama masing-masing peserta paling lambat 2 bulan sebelum pelaksanaan pelatihan, yaitu: •

Surat Tugas Instansi

•

Surat Penugasan ke Luar Negeri dari Kementerian Sekretariat Negara

•

Paspor dan Visa

•

Salinan No.Rekening

•

Salinan No.NPWP

i. PMU menindaklanjuti persiapan pelaksanaan diklat dengan melakukan: •

Meminta pelaksana diklat untuk menandatangani MoU, dan dikirim kepada PIU untuk ditandatangani oleh Ketua PIU.

•

Mengirimkan MoU yang telah ditandatangani oleh PIU kepada pelaksana diklat, dengan kopi kepada PPK, Bidang III, dan TU PIU.

j. Meminta undangan dari penyelenggara diklat untuk setiap calon peserta PIU dengan dibantu PMU melakukan verifikasi topik pelatihan dengan HCDP PA k. PA menyampaikan kelengkapan administrasi (surat tugas, surat penugasan setneg, pengurusan visa, copy paspor, nomor rekening, NPWP, dan exit permit) kepada PIU selambat lambatnya 1 bulan sebelum keberangkatan pelatihan. l. PIU, PPK dan PMU melakukan briefing kepada peserta sebelum keberangkatan. m. PMU membantu PIU melakukan pemantauan pelaksanaan diklat melalui media elektronik. n. PMU melakukan pengumpulan dokumen untuk disampaikan kepada PPK berupa:

24


•

Pertanggung jawaban perjalanan (SPPD, boarding pass, tiket, kwitansi tuition fee yang dibayarkan melalui peserta, tanda terima international travel, tanda terima asuransi dsb).

•

Laporan.

•

Formulir Evaluasi.

GENERAL TRAINING a. Calon pelaksana diklat menyampaikan penawarannya kepada PIU. PIU dapat mengikutsertakan PMU untuk menindaklanjuti proses persiapan penyelenggaraan diklat. b. PMU membantu PIU untuk melakukan review atas brosur/proposal diklat terhadap kualitas materi diklat dan pelaksana diklat, dan menyampaikan rekomendasinya kepada PIU, serta mengidentifikasi PA yang memiliki target program diklat yang ditawarkan dalam AWP-nya. c. PIU mengirimkan Surat Penawaran Diklat dengan melampirkan brosur/ proposal/link website/media informasi lainnya mengenai diklat tersebut kepada PA. d. Jika diklat yang ditawarkan sesuai dengan target dalam HCDP dan PA ingin mengikuti diklat yang ditawarkan tersebut, hal-hal yang perlu segera dilakukan adalah: •

PA melakukan rekrutmen calon peserta melalui registrasi online melalui TRANSPAR.

•

PA melakukan verifikasi untuk kriteria seleksi akademik peserta.

•

PA mengirimkan Surat Usulan Calon Peserta yang ditujukan kepada PIU/Kapusbindiklatren, Bappenas, dengan melampirkan dokumen pendukung berupa:

•

Salinan Skor ITP TOEFL ≥ 450 atau ijazah jika calon peserta lulusan

•

Salinan SK Pengangkatan PNS atau SK kenaikan golongan terakhir

•

Salinan ijazah pendidikan terakhir.

universitas dari luar negeri.

e. Jika perlu dilakukan realokasi peserta untuk pelaksanaan diklat yang


25

diusulkan, maka PA juga perlu menyampaikan permohonan Realokasi peserta. f. PIU mengirimkan Surat kepada PA yang berisi: •

pemberitahuan peserta yang tidak lulus seleksi, dan permintaan penggantian calon Peserta, jika diperlukan.

•

pemanggilan Peserta bagi peserta yang dinyatakan lulus seleksi, dan meminta untuk melengkapi dokumen keberangkatan dan dokumen pencairan anggaran atas nama masing-masing peserta: •

Surat Tugas Instansi.

•

Surat Penugasan Keluar Negeri dari Kementerian Sekretariat Negara.

•

Paspor dan Visa.

•

Salinan No. rekening.

•

Salinan No. NPWP.

g. Project Coordination Unit (PCU)/Kuasa Pengguna Anggaran/Sesmen Kementerian PPN/Sestama Bappenas menerbitkan Nota Persetujuan. h. PIU menerbitkan Memorandum of Understanding (MoU), dibantu oleh Bidang dan PMU. i. PIU menerbitkan status formalitas pelaksanaan diklat kepada PPK dan PMU. j. PMU menindaklanjuti persiapan pelaksanaan diklat dengan melakukan: •

Meminta pelaksana diklat untuk menandatangani MoU, dan dikirim kepada PIU untuk ditandatangani oleh Ketua PIU.

•

Mengirimkan MoU yang telah ditandatangani oleh PIU kepada pelaksana diklat, dengan kopi kepada PPK, Bidang III, dan TU PIU.

•

Memantau penyelesaian dokumen keberangkatan peserta dan dokumen pencairan anggaran (Surat Tugas, Surat Setneg, Paspor, Visa, exit permit, salinan No.Rekening dan NPWP).

•

Melakukan koordinasi dengan PPK untuk pengurusan asuransi, tiket, dan pencairan biaya hidup.

26


k. PA mengirimkan kepada PIU dokumen kelengkapan untuk pencairan keuangan, yang meliputi: •

Surat Tugas Instansi.

•

Surat Penugasan Keluar Negeri dari Kementerian Sekretariat Negara.

•

Salinan No. rekening.

•

Salinan No. NPWP.

•

Salinan paspor dan visa.

l. PIU memberikan pengarahan keberangkatan (Departure Briefing) kepada calon peserta. m. PMU memantau pelaksanaan diklat melalui media elektronik. n. Pasca diklat PMU melakukan pengumpulan dokumen: •

Pertanggungjawaban (boarding pass, tiket, tanda terima allowance, tanda terima tuition fees, tanda terima international travel, tanda terima asuransi, dsb).

•

Laporan.

•

Formulir evaluasi.

C. Evaluasi dan Pelaporan a. PMU melakukan evaluasi berdasarkan formulir evaluasi yang telah dilengkapi oleh peserta. b. PMU melaporkan hasil evaluasi pelaksanaan Diklat Non-Gelar SPIRIT kepada PIU. c. PMU melaporkan perkembangan pelaksanaan Non-Gelar SPIRIT setiap triwulan.


27

PETUNJUK TEKNIS. Pengelolaan Beasiswa. Scholarship Program for Strengthening Reforming Institutions (SPIRIT) Program Gelar dan Non Gelar

Recommend Documents