SCHERMVERENIGING PALLÓS - UTRECHT

SCHERMVERENIGING PALLÓS - UTRECHT

HANDBOEK VOOR DE

VRIJWILLIGER

Titel Documentcode Eigendom van Auteur Versie Versiedatum

Handboek voor de Vrijwilliger HB001 Schermvereniging Pallós – Utrecht Rob van der Kroft 0.1 11-01-2008

Versiebeheer Versie 0.1

Versie-datum 11-01-2008

Gemuteerd door Rob van der Kroft

Mutatie Start document

Handboek voor de Vrijwilliger

s.v. Pallós

INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave ........................................................................................................................... 1 Inleiding ..................................................................................................................................... 3 Definities .................................................................................................................................... 4 De Vrijwilligers.......................................................................................................................... 5 Soorten vrijwilligers............................................................................................................... 5 Organigram............................................................................................................................. 6 1. Het Bestuur........................................................................................................................ 7 1.1 De Voorzitter............................................................................................................... 7 1.2 De Secretaris ............................................................................................................... 8 1.3 De Penningmeester...................................................................................................... 8 1.4 Het Algemeen Bestuurslid .......................................................................................... 9 2. Docenten.......................................................................................................................... 10 Lessen............................................................................................................................... 10 2.1 Hoofddocenten (Schermleraar) ................................................................................. 10 2.2 Hulpdocent (Zaalassistent)........................................................................................ 10 3. Commissies ..................................................................................................................... 12 3.1 Activiteitencommissie (ActCie)................................................................................ 12 3.2. Demo- en Workshop-commissie (DemoCie)........................................................... 12 3.3. Domtoernooi-Commissie (DomCie) ........................................................................ 13 3.4. Materiaal-Commissie ............................................................................................... 14 3.4.1. Materiaalmeester ............................................................................................... 14 3.4.2. Technische Dienst ............................................................................................. 14 3.5. Redactie Escrimedium (RedakCie) .......................................................................... 14 3.5.1. Hoofdredacteur.................................................................................................. 15 3.5.2. Redacteur........................................................................................................... 15 3.6. Redactie Website (WebCie) ..................................................................................... 15 4. Overige functionarissen................................................................................................... 16 4.1. ConsultantCie ........................................................................................................... 16 4.2. Kascontrole-Commissie ........................................................................................... 16 4.3. Vertrouwenspersoon................................................................................................. 17 4.4. Wedstrijdsecretariaat................................................................................................ 17 Faciliteiten voor de vrijwilliger................................................................................................ 19 Financiële compensatie ........................................................................................................ 19 Aanschafvergoeding......................................................................................................... 19 Reiskostenvergoeding ...................................................................................................... 19 Demovergoeding .............................................................................................................. 19 Docentenvergoeding......................................................................................................... 19 Opleiding en coaching.......................................................................................................... 21 Docenten........................................................................................................................... 21 Scheidsrechters................................................................................................................. 21 Commissieleden ............................................................................................................... 22 Niet nakomen van verplichtingen .................................................................................... 22 Communicatie ...................................................................................................................... 23 Vergaderingen en overleggen........................................................................................... 23 Algemene Ledenvergadering (ALV) ........................................................................... 23 Bestuursvergadering..................................................................................................... 23 Lerarenoverleg ............................................................................................................. 24 1


s.v. Pallós

Commissievergaderingen ............................................................................................. 24 Directe berichtgeving naar de leden................................................................................. 24 Berichtgeving via internet ................................................................................................ 25 Veiligheid ................................................................................................................................. 26 Veiligheid met betrekking tot het materiaal......................................................................... 26 Veiligheid tijdens het uitoefenen van de sport in het algemeen........................................... 27 Veiligheid met betrekking tot het uitvoeren van de taak als vrijwilliger (oa ARBO) ......... 27 Wat te doen bij onveilige situaties ....................................................................................... 28 Gedrag binnen de vereniging ................................................................................................... 29 Beleid van de vereniging...................................................................................................... 29 Doel van de vereniging .................................................................................................... 29 Cultuur van de vereniging ................................................................................................ 29 Ongewenst gedrag ................................................................................................................ 29 Corrigerende maatregelen door een vrijwilliger .............................................................. 30 Sancties............................................................................................................................. 30 Bemiddeling bij conflictsituaties...................................................................................... 31

2


s.v. Pallós

INLEIDING Schermvereniging Pallós is een sportvereniging, gevestigd te Utrecht, met als doel om enerzijds zijn leden onderricht te geven in de schermsport en anderszijds de leden de faciliteiten te bieden om te trainen voor wedstrijden of persoonlijke ontwikkeling binnen de schermsport. De vereniging heeft niet als doel om winst te maken. Om deze doelen te realiseren zijn mensen nodig, die ervoor zorgen dat de vereniging kan blijven bestaan (het bestuur), dat de lessen gegeven kunnen worden (de leraren) en dat er naast de lessen activiteiten georganiseerd worden (de commissies). Schermvereniging Pallós is een vereniging zonder personeel. De genoemde functionarissen zijn allen vrijwilligers. Dit handboek is opgesteld om als leidraad te fungeren voor alle vrijwilligers, die actief zijn of willen zijn binnen Schermvereniging Pallós te Utrecht, hierna “de vereniging” genoemd. Het handboek geeft een overzicht van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functies die er binnen de vereniging zijn. Daarnaast geeft dit document de rechten en plichten weer van elke functionaris. Dit handboek is een uitgebreide aanvulling op de omschrijvingen van de diverse functies, zoals deze worden omschreven in het ‘Huishoudelijk Regelement’ en wordt aan elke vrijwilliger van de vereniging ter beschikking gesteld.

Noot: Waar hij of zijn is geschreven kan dit ook gelezen worden als zij of haar.

3


s.v. Pallós

DEFINITIES Accommodatie

Activiteit A.L.V. Arsenaal Beginner Bestuur Commissaris Commissie Demo Escrimedium F.I.E. Hoofddocent Hulpdocent K.N.A.S. Les Lid Loper Materiaal Toernooi Training Wedstrijd Workshop

Locatie waar geschermd wordt. Pallós heeft twee locaties: • Hoofdlocatie in Sportcentrum Galgenwaard • Nevenlocatie in de St. Victorschool op de Notenbomenlaan Een door de vereniging georganiseerd evenement, buiten de trainingen om Algemene LedenVergadering De ruimte in Galgenwaard, waarin het (scherm-)materiaal van de vereniging wordt bewaard Leerling van de beginnerscursus. Heeft geen rechten op gebruik van alle faciliteiten, die de vereniging biedt Groep van vijf mensen, verantwoordelijk voor het beleid van de vereniging ‘Hoofd’ van een commissie. Is aanspreekpersoon voor het bestuur Persoon of groep van personen die invulling geven aan activiteiten van de vereniging Activiteit buiten de vereniging met als doel om mensen de schermsport te laten zien Clubblad van de vereniging Féderation Internationale dÉscrime. De internationale schermbond Leraar met de volle verantwoordelijkheden voor de lessen en trainingen die hij geeft Leraar die de hoofddocent ondersteunt in het geven van lessen en traningen Koninklijke Nederlandse Algemene Schermbond. Landelijke bond Activiteit met als doel om de kennis en kunnen van de sport onder de knie te krijgen Persoon die betaalt om deel uit te maken van de vereniging. Heeft recht op alle faciliteiten, die de vereniging biedt aan zijn leden Plaats waar twee schermers hun wedstrijd houden. Tevens verzamelnaam voor het materiaal om deze ruimte op te zetten Verzamelnaam voor het te gebruiken schermmateriaal als wapens, maskers en kleding Verzameling wedstrijden waarbij schermers van meerdere verenigingen strijden om de titel Georganiseerde les met als doel om de prestaties van het schermen te verbeteren Ontmoetingen binnen de vereniging met als doel om een winnaar aan te wijzen Activiteit buiten de vereniging met als doel om mensen kennis te laten maken met de schermsport

4


s.v. Pallós

DE VRIJWILLIGERS Om laag-drempelig te zijn beschikt de vereniging niet over personeel, hierdoor blijven de operationele kosten van de vereniging laag en biedt het de vereniging om een redelijke contributie te vragen aan haar leden. Derhalve wordt de vereniging georganiseerd door vrijwilligers, die allen uit de vereniging zelf afkomstig en lid zijn.

Soorten vrijwilligers De vereniging kent vier soorten vrijwilligers. 1) Bestuur, 2) Docenten, 3) Commissies en 4) Functionarissen. Deze vier categorieën kennen elk hun eigen taak en invulling. Deze taken worden in dit hoofdstuk voor elke functie omschreven. 1. Bestuur 1.1. Voorzitter 1.2. Secretaris 1.3. Penningmeester 1.4. Algemeen bestuurslid 2. Docenten 2.1. Hoofddocent 2.2. Hulpdocent (zaalassistent) 3. Commissies 3.1. Activiteiten-Commissie 3.2. Demo-Commissie 3.3. Domtoernooi-Commissie (DomCie) 3.4. Materiaal-Commissie 3.5. Redactie Escrimedium (RedakCie) 3.6. Redactie Website (WebCie) 4. Overige functionarissen 4.1. ConsultantCie 4.2. Kascontrole-Commissie 4.3. Vertrouwensman 4.4. Wedstrijdsecretariaat

5


s.v. Pallós

Organigram De vereniging kenmerkt zich door middel van een cultuur van openheid, informaliteit, laagdrempeligheid, vriendschappelijkheid en gezelligheid. Om inzicht te geven in de organisatie van de vereniging geeft onderstaand organigram de verhoudingen weer tussen de verschillende functies. Dit is geen hiërarchisch overzicht.

Voorzitter Vertouwensman

Penningmeester

ConsultantCie

Algemeen Bestuurslid

Secretaris

Algemeen Bestuurslid

Kascontrolecommissie MateriaalCie

Wedstrijdsecretariaat

DemoCie

RedakCie

ActiviteitenCommissie

WebCie

Leraren en leszaken DomCie

1 Organigram s.v. Pallós

Legenda Bestuursfunctie Controlerende en/of ondersteunende functie Uitvoerende functie (commissie)

6


s.v. Pallós

1. Het Bestuur Volgens artikel 11, lid 1 van de Statuten van de vereniging is het bestuur belast met het besturen van de vereniging. Dit houdt in hoofdzaken in dat het bestuur verantwoordelijk is voor de volgende zaken: • Zorg dragen voor de continuïteit van de vereniging • Zorg dragen voor een gezond financieel beleid • Zorg dragen voor voldoende lesmogelijkheden • Zorg dragen voor de faciliteiten waarbij de cultuur van de vereniging zowel op als naast de loper tot uiting kan komen Het bestuur heeft het recht om taken, die niet direct met de dagelijkse leiding van de vereniging te maken hebben, uit te besteden aan de commissies, welke actief zijn binnen de vereniging.

1.1 De Voorzitter De voorzitter is als hoofd van het bestuur tevens de vertegenwoordiger van de vereniging en is in hoofde van zijn functie gesprekspartner in overleggen tussen de vereniging en overige organisaties. De taken van de voorzitter zijn: 1. Leiding geven aan het bestuur 1.1. draagt zorg voor personele, juridische, communicatieve en organisatorische aangelegenheden binnen het bestuur en de vereniging 1.2. draagt zorg voor de verdeling, voortgang van de actiepunten en bewaakt de kwaliteit hiervan 1.3. stelt de agenda voor de periodieke bestuursvergaderingen op 1.4. zit de periodieke bestuursvergaderingen voor 1.5. voert overleg 2. Optreden als voorzitter van de vereniging 2.1. draagt zorg voor het functioneren van de vereniging 2.2. draagt zorg voor de ontwikkeling, implementatie, evaluatie en actualsatie van het verenigingsbeleid 2.3. stelt de agenda van de ALV op 2.4. draagt zorg de jaarlijkse verslaglegging van bestuursaangelegenheden richting de ALV 2.5. zit de ALV voor 2.6. vertegenwoordigt de vereniging in afstemming met derden

7


s.v. Pallós

1.2 De Secretaris De secretaris ondersteunt de voorzitter in het uitvoeren van zijn taken en fungeert als loket van de vereniging op communicatief gebied. De taken van de secretaris zijn: 1. Optreden als bestuurslid 1.1. levert mede input voor het beleid van de vereniging 1.2. voert mede het verenigingsbeleid uit 1.3. neemt deel aan de periodieke bestuursvergaderingen 2. Uitvoeren van secretariële werkzaamheden 2.1. houdt de ledenadministratie bij 2.2. verzorgt aan- en afmeldingen bij de KNAS 2.3. stelt het secretarieel jaarverslag samen en presenteert dit op de ALV 2.4. verstrekt gegevens en overzichten uit de administratie 2.5. Beheert het digitale archief van de vereniging 3. Zorgdragen voor de (administratieve) afwikkeling en voorbereiding van bestuursaangelegenheden 3.1. bereidt de periodieke bestuursvergaderingen organisatorisch en administratief voor 3.2. notuleert de periodieke bestuursvergaderingen en stelt de besluiten- en actielijst op 3.3. adviseert over te volgen procedures 3.4. bewaakt de voortgang van actiepunten

1.3 De Penningmeester De penningmeester is verantwoordelijk voor het financiële beleid van de vereniging. Hij wordt gecontroleerd door de Kascontrolecommissie De taken van de penningmeester zijn: 1. Optreden als bestuurslid 1.1. levert mede input voor het beleid van de vereniging 1.2. voert mede het verenigingsbeleid uit 1.3. neemt deel aan de periodieke bestuursvergaderingen 2. Verzorgen van de financiële huishouding van de vereniging 2.1. houdt de financiële administratie bij 2.2. genereert facturen en betalingsherinneringen 2.3. int contributiegelden via de door de leden afgegeven machtigingen 2.4. vraagt subsidies aan 2.5. verzorgt de afhandeling van betalingen en ontvangsten en verzorgt de aansluiting met de financiële administratie 2.6. verstrekt gegevens en overzichten uit de financiële administratie 3. Zorgdragen voor de financieel-administratieve ondersteuning van de vereniging 3.1. analyseert gegevens uit de financiële administratie 3.2. doet aanbevelingingen voor het toekomstige beleid op basis van de financiële analyses 3.3. stelt de jaarlijkse begroting op 3.4. stelt het financieel jaarverslag samen en presenteert deze op de ALV 3.5. signaleert afwijkingen in de financiële administratie en rapporteert hierover

8


s.v. Pallós

1.4 Het Algemeen Bestuurslid Het algemeen bestuurslid is een bestuursfunctie zonder vastgestelde portefeuille. Het bestuur kent in zijn complete vorm twee algemeen bestuursleden. De taken van het algemeen bestuurslid zijn: 1. Optreden als bestuurslid 1.1. levert mede input voor het beleid van de vereniging 1.2. voert mede het verenigingsbeleid uit 1.3. neemt deel aan de periodieke bestuursvergaderingen 2. Mede ontwikkelen en uitvoeren van het verenigingsbeleid 2.1. volgt en evalueert relevante ontwikkelingen op het gebied van de schermsport 2.2. vertaalt deze in voorstellen in het bestuur 2.3. is portefeuillehouder op één of meerdere specifieke aandachtspunten van de vereniging

9


s.v. Pallós

2. Docenten De docenten zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van het les- en traningsbeleid van de vereniging, welke door het bestuur is bepaald. De lessen worden klassikaal gegeven op de dagen en tijdstippen, zoals jaarlijks is vastgelegd in het trainingsrooster. Docenten hebben het recht en krijgen de mogelijkheden om naast de klassikale lessen ook privé-lessen te geven. Deze lessen vallen niet onder de auspiciën van de vereniging en komen voor rekening van de docent zelf. Deze privé-lessen mogen echter niet in strijd zijn met de roosters en de door de vereniging opgestelde veiligheidseisen.

Lessen De schermlessen die door de vereniging worden georganiseerd worden gegeven op alle wapens die behoren tot de schermsport, te weten: Degen, Floret en Sabel. De vereniging kent twee categorieën (jeugd en volwassenen) en drie niveaus (beginner, halfgevorderde en gevorderde). De schermlessen worden gegeven door één hoofddocent. De hoofddocent kan worden geholpen door één of meerdere hulpdocenten. De hoeveelheid kan afhankelijk zijn van de grootte van de groep of de gewenste intensiteit van begeleiding.

2.1 Hoofddocenten (Schermleraar) De taken van de hoofddocent zijn: 1. Geven van schermles aan leden van de vereniging 1.1. stelt lesprogramma’s samen 1.2. zorgt dat alle leerlingen ingeschreven zijn als lid of deelnemer van de beginnerscursus 1.3. draagt zorg voor de uitvoering van schermlessen 1.4. zorgt voor vervanging in geval van ziekte of afwezigheid 1.5. neemt deel aan het lerarenoverleg 1.6. overlegt met leraren van aansluitende cursus over doorstroming en aansluiting van lesprgramma’s 1.7. draagt (in samenwerking met het bestuur) zorg voor de diploma’s 1.8. houdt toezicht in de schermzaal 1.9. draagt zorg voor een juist gebruik van het verenigingsmateriaal en houdt toezicht op het correct opbergen van dit materiaal na gebruik 1.10. bewaakt de naleving van veiligheidsvoorschriften en treedt op bij calamiteiten

2.2 Hulpdocent (Zaalassistent) De taken van de hulpdocent zijn: 1. Assisteren bij het geven van schermles 1.1. assisteert de hoofddocent en vervangt deze zonodig bij het geven van de schermlessen 1.2. neemt les waar voor hoofddocent in geval van ziekte of afwezigheid

10


1.3. 1.4. 1.5.

s.v. Pallós

houdt mede toezicht in de schermzaal draagt mede zorg voor een juist gebruik van het verenigingsmateriaal en houdt toezicht op het correct opbergen van dit materiaal na gebruik bewaakt mede de naleving van veiligheidsvoorschriften en treedt op bij calamiteiten

11


s.v. Pallós

3. Commissies Commissies zijn leden of groepen van leden, die het bestuur in uitvoering ondersteunen om het beleid van de vereniging tot uiting te laten komen. Commissies en commissieleden worden benoemd door het bestuur.

3.1 Activiteitencommissie (ActCie) De ActCie organiseert en verzorgt de activiteiten van de vereniging, voor zover deze niet met lessen en/of traningen te maken hebben. De activiteiten kunnen bestaan uit: • interne wedstrijden of toernooitjes • schermactiviteiten • niet-schermactiviteiten Zolang de activiteiten binnen het beleid van de vereniging vallen, stelt de vereniging budget beschikbaar om de activiteit te kunnen bekostigen. Activiteiten zijn alleen toegankelijk voor leden van de vereniging Voor activiteiten met een groot budget kan er aan de leden een bijdrage gevraagd worden om aan de activiteit mee te doen. De taken van de ActCie-lid zijn: 1. Organisatrorisch voorbereiden, ondersteunen en afhandelen van clubtoernooien- en evenementen 1.1. stelt samen met het bestuur een clubtoernooien- en evenementenjaarprogramma (kalender) samen 1.2. houdt een (financiële) administratie van clubtoernooien en –evenementen 1.3. draagt zorg voor de beschikbaarheid van benodigd materiaal en middelen 1.4. verstrekt gegevens en overzichten uit de administratie 1.5. verzamelt de uitslagen van wedstrijden 2. Organiseren en coördineren van clubtoernooien en –evenementen 2.1. draagt zorg voor de bekendmaking van clubtoernooien en –evenementen aan de leden 2.2. stelt programma’s samen ten behoeve van clubtoernooien en –evenementen 2.3. draagt zorg voor de uitvoering van clubtoernooien en –evenementen 2.4. houdt toezicht op de locatie waar de clubtoernooien en –evenementen plaast vinden 2.5. bewaakt de naleving van de veiligheidsvoorschriften en treedt op bij calamiteiten 2.6. draagt zorg voor een juist gebruik van het verenigingsmateriaal en zorgt voor het correct opbergen van dit materiaal na gebruik

3.2. Demo- en Workshop-commissie (DemoCie) Demo’s en workshops zijn schermactiviteiten, die door partijen buiten de vereniging worden aangevraagd. Deze demo’s en workshops kunnen zowel in onze eigen locatie, een gehuurde locatie, of op locatie bij de aanvrager plaats vinden. De taken van de Demo-coördinator zijn:

12


s.v. Pallós

1. Organisatorisch voorbereiden en afhandelen van demonstraties en workshops 1.1. is aanspreekpunt voor bedrijven voor demo’s en workshops 1.2. verzorgt de acquisitie van bedrijven 1.3. schrijft en verstuurt offertes voor demo’s en worshops 1.4. houdt een administratievan demo’s en workshops bij 1.5. verzorgt de beschikbaarheid van benodigd materiaal voor demo’s en workshops 1.6. verstrekt gegevens en overzichten uit de administratie 1.7. verstrekt gegevens aan bestuur over geplande demo’s en workshops 1.8. draagt zorg voor werving uit de leden voor het Demoteam 2. Organiseren en coördineren van demonstraties en workshops 2.1. stelt programma’s samen ten behoeve van demo’s en workshops 2.2. draagt zorg voor de uitvoering van demo’s en workshops 2.3. draagt zorg voor de tijdige oproep aan de leden van het Demoteam voor assistentie 2.4. houdt toezicht op de locatie waar de demo of workshop plaats vindt 2.5. bewaakt de naleving van veiligheidsvoorschriften en treedt op bij calamiteiten 2.6. draagt zorg voor het juiste gebruik van verenigingsmateriaal en zorgt voor het correct opbergen van dit materiaal na gebruik

3.3. Domtoernooi-Commissie (DomCie) Elk jaar organiseert de vereniging het Internationale Domtoernooi. Vanwege de grootte van het toernooi valt dit toernooi niet onder de taken van de ActCie, maar heeft het toernooi een eigen organisatie-commissie. De DomCie is van begin tot einde verantwoordelijk voor alle aspecten van het toernooi. De taken van de DomCie zijn: 1. Organiseert de organiatie van het Domtoernooi 1.1. houdt actielijst en handboek bij 1.2. voert een administratie van het toernooi 1.3. zorgt voor de begroting van het toernooi 1.4. zorgt voor correspondentie naar de KNAS, scheidsrechters, andere verenigingen en pers 1.5. zorgt tijdig voor de uit te reiken prijzen 1.6. verstrekt gegevens en overzichten uit de administratie 1.7. draagt zorg voor de bekendmaking van het toernooi aan de leden en op de KNASkalender 1.8. zorgt voor voldoende vrijwilligers voor: vóór, tijdens en na afloop van het toernooi 1.9. verstrekt na afloop van het toernooi de financiële rapportage aan het bestuur 2. Organiseert en coördineert de organisatie en uitvoering van het Domtoernooi 2.1. draagt zorg voor de beschikbaarheid en werkzaamheid van het benodigde materiaal en middelen 2.2. verzamelt en verwerkt de uitslagen van wedstrijden 2.3. draagt zorg voor het tijdig versturen van de einsuitslagen naar de KNAS 2.4. draagt zorg voor de uitvoering van het toernooi 2.5. houdt toezicht op de locatie waar het toernooi plaats vindt 2.6. bewaakt de naleving van de veiligheidsvoorschriften en treedt op bij calamiteiten 2.7. draagt zorg voor een juist gebruik van het verenigingsmateriaal en houdt toezicht op het correct opbergen van dit materiaal na gebruik

13


s.v. Pallós

3.4. Materiaal-Commissie De MateriaalCie is verantwoordelijk voor de aanschaf, beheer, opslag en onderhoud van al het schermmateriaal van de vereniging. Het schermmateriaal van de vereniging bestaat uit: • • • • •

schermwapens kleding (maskers, vesten, handschoenen, electrische kleding en beschermingsmiddelen) materiaal voor schermlopers reservemateriaal en reparatiemiddelen materiaal ten behoeven van opslag van het verenigingsmateriaal

3.4.1. Materiaalmeester De taken van de materiaalmeester zijn: 1. Beheren van het verenigingsmateriaal 1.1. beheert de kwaliteit en kwantieit van het schermmateriaal 1.2. onderhoudt het verenigingsmateriaal en schakelt zonodig derden in 1.3. doet voorstellen over de inkoop van (onderdelen van) schermmateriaal 1.4. draagt zorg voor de beschikbaarheid van schermmateriaal ten behoeve van evenementen en activiteiten 1.5. houdt een voorraadadministratie bij 1.6. controleert facturen van bestellingen 1.7. draagt zorg voor een correcte en veilige opslag van het materiaal 1.8. adviseert de penningmeester over het afschrijvingsplan van het materiaal 3.4.2. Technische Dienst De taken van de Technische Dienst zijn: 1. Draagt zorg voor al het (scherm-)materiaal van de vereniging 1.1. draagt zorg voor het materiaal binnen- en buitenshuis 1.2. constateert mankementen en draagt zorg voor de reparatie hiervan 1.3. spreekt mensen aan op onheus gebruik van het clubmateriaal 1.4. Verzorgt op aanvraag cursussen voor materiaalreparatie aan de leden

3.5. Redactie Escrimedium (RedakCie) Het Escrimedium is het clubblad van de vereniging. Het blad voorziet in onder andere: • informatieverstrekking vanuit het bestuur naar de leden • informatie over komende evenementen • verspreiding van de ledenlijst • publicatie van toernooiverslagen • ontspanning en uiting van creativiteit Het Escrimedium komt 4x per jaar uit en wordt verspreid onder de leden en aan de deelnemers van de beginnerscursus. De RedakCie bestaat uit een Hoofdredacteur en Redacteurs. 14


s.v. Pallós

3.5.1. Hoofdredacteur De taken van de hoofdredacteur zijn: 1. Voeren van de eindredactie van het clubblad van de vereniging 1.1. verzamelt en schrijft teksten en artikelen ten behoeve van het clubblad van de vereniging 1.2. redigeert teksten ten behoeve van het clubblad van de vereniging 1.3. draagt zorg voor het regelamtig verschijnen van het clubblad 1.4. draagt zorg voor de verspreiding van het clubblad 1.5. voert de eindredactie van de webversie van het clubblad 3.5.2. Redacteur De taken van het Redacteur zijn: 1. Verzorgen voor de inhoud van het clubblad van de vereniging 1.1. verzamelt teksten en artikelen ten behove van het clubblad 1.2. schrijft teksten en artikelen ten behoeve van het clubblad

3.6. Redactie Website (WebCie) De vereniging heeft de beschikking over een website waarin zij informatie over de vereniging in al haar aspecten publiekelijk kan maken. De website is online te bekijken op www.pallos.nl De taken van de WebCie zijn: 1. Organisatie van de website 1.1. onderhoudt contact met de provider 1.2. adviseert het bestuur over de inrichting van de website bij aanpassing en/of vernieuwing 1.3. bewaakt de kwaliteit en actualiteit van de gegevens 1.4. bewaakt de kwaliteit van de structuur van de website conform de huisstijl van de vereniging 2. Onderhoud van de website 2.1. draagt zorg voor de lay-out van de webpagina’s 2.2. draagt zorg voor de programmering van de webpagina’s 2.3. draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van nieuwe functionaliteiten 2.4. draagt zorg voor de het beheer en onderhoud van de algemene structuur 2.5. redigeert teksten

15


s.v. Pallós

4. Overige functionarissen De in dit hoofdstuk beschreven functionarissen bekleden een ondersteunende en/of controlerende functie binnen de vereniging. Zij hebben geen directe invloed op de uitvoering en naleving van het beleid en/of activiteiten van de vereniging.

4.1. ConsultantCie De ConsultantCie is een orgaan binnen de vereniging, die als taak heeft om het a) bestuur en b) de commissies te ondersteunen bij het ontwikkelen, uitvoeren en controleren van het beleid van de vereniging en de activiteiten die door de vereniging worden gevoerd. De commissie kan worden benaderd door zowel het bestuur alsmede door de diverse commissies die actief zijn binnen de vereniging. De werkzaamheden van de commissie zijn ondersteunend en adviesgevend van aard. De taken van de ConsultantCie zijn: 1. Begeleiden van bestuur en/of commissies 1.1. mede met het bestuur uitdenken van het beleid van de vereniging op middellange termijn 1.2. op verzoek hulp bieden aan het bestuur en/of commissies bij het nemen van beslissingen 1.3. controleren van het bestuur op de uitvoering van het verenigingsbeleid 2. Beheer van verenigingsdocumenten 2.1. beheer van het de Statuten 2.2. beheer en actueel houden van het Huishoudelijk Regelement 2.3. beheer van aanwezige handboeken 3. Beheer van verenigingsformulieren 3.1. mede ontwikkelen van nieuwe formulieren 3.1.1. briefpapier 3.1.2. contracten 3.1.3. declaratieformulieren 3.1.4. inschrijfformulier leden / beginnerscursisten 3.2. beheer en archivering van de onder punt 3.1 genoemde formulieren

4.2. Kascontrole-Commissie De kascontrole-commissie is een door de ALV gekozen orgaan, dat bestaat uit twee leden en een plaatsvervangend lid, conform artikel 14, lid 3, sub a van de Statuten van de vereniging. De leden mogen maximaal twee zitting nemen in de commissie. De taken van de Kascontrole-Commissie zijn: 1. Controle uitoefenen op de financiële administratie van de penningmeester 1.1. controleren van de juistheid van de financiële stukken voorafgaand aan de ALV 2. De ALV adviseren over de gevoerde financiële administratie

16


s.v. Pallós

4.3. Vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon is een onafhankelijk lid van de vereniging, die als bemiddelaar ingeschakeld kan worden indien er een conflict is ontstaan, waarbij de betrokken partijen niet tot een overeenstemming kunnne komen. De taken van de Vertrouwenspersoon zijn: 1. Bemiddeling bij conflicten 1.1. fungeert als vertrouwensperson voor alle leden van de vereniging 1.2. signaleert en analyseert knelpunten 1.3. bespreekt knelpunten met leden en bestuur en bemiddelt zonodig 1.4. informeert betrokkenen over de procedure, criteria e.d. 2. Bemiddeling bij het afhandelen van klachten en knelpunten 2.1. maakt voorstellen voor de afhandeling van klachten en knelpunten 2.2. bewaakt de inhoudelijke en procedurele afhandeling van klachten en knelpunten

4.4. Wedstrijdsecretariaat De wedstrijdsecretaris is een persoon, die verantwoordelijk is dat de leden op een juiste manier en tijdig zijn ingeschreven voor wedstrijden en toernooien in binnen- en buitenland. Hij verzorgt naast de inschrijving de communicatie tussen de vereniging en de KNAS of de organiserende verenigingen en is aanspreekpunt hiervoor. In alle gevallen dient de wedstrijdsecretaris in geval van onvermogen tot uitvoer van de taak te zorgen voor een vervangend persoon, die in staat is om de taken zelfstandig uit te voeren, inclusief de taken op de site van de Nahouw. De taken van de wedstrijdsecretaris zijn: 1. Verstrekt informatie over komende toernooien 1.1. houdt contact met verenigingen van waaruit een toernooi wordt georganiseerd 1.2. verzorgt de bekendmaking van toernooien aan de leden 1.3. geeft eventuele wijzigingen in het programma door aan de ingeschreven leden 1.4. zet zich actief in om toernooideelname te stimuleren 2. Verzorgt inschrijvingen van leden aan toernooien 2.1. verzorgt de inschrijving van leden aan toernooien binnen de gestelde termijn 2.2. indien een lid naar een KNAS- of FIE-toernooi gaat, geeft hij dit door aan de KNAS. Alle hieruit volgende communicatie wordt aan het ingeschreven lid doorgegeven 2.3. regelt daar waar nodig is dat er voldoende scheidsrechters meegaan. 3. Verzorgt administratie van toernooien 3.1. Houdt de administratie van de leden bij die aan een toernooi hebben deelgenomen 3.2. verzamelt de uitslagen van de toernooien waar leden aan hebben deelgenomen 3.3. verstuurt van buitenlandse toernooien de uitslagen tijdig naar de KNAS 3.4. houdt contact met de WebCie over de uitslagen 4. Zorgt voor toegang tot de site www.nahouw.net 4.1. zorgt ervoor dat hij altijd toegang heeft tot de site 4.2. zorgt ervoor dat hij deelnemers kan toevoegen of verwijderen van de site 4.3. zorgt ervoor dat alle gegevens op tijd en in de gewenste taal wordt doorgegeven aan de organiserende vereniging 17


4.4.

s.v. Pallós

zorgt voor vervanging, met toegang tot alle functionaliteiten, bij afwezigheid of bij onvermogen de taken uit te voeren 4.5. controleert op regelmatige basis de kwaliteit en volledigheid van de gegevens van de leden 4.6. signaleert fouten en bugs op de site en communiceert deze met de beheerders van de site 4.7. is actief betrokken bij toernooien en stuurt eventueel ontbrekende toernooien door aan de beheerders van de website 5. Verzorgt inschrijving, die niet via de Nahouw lopen (invitatie- en equipetoernooien) 5.1. tijdig informatie verstrekken aan de leden 5.2. tijdig ophangen van een inschrijflijst op de zaal 5.3. tijdig opsturen van de lijst van deelenemers aan de organiserende vereniging

18


s.v. Pallós

FACILITEITEN VOOR DE VRIJWILLIGER De vereniging is zich ervan bewust dat er veel van de vrijwilligers gevraagd wordt. Zij investeren veel tijd en energie in de uitvoer van zijn taken en derhalve stelt de vereniging een aantal faciliteiten beschikbaar aan de vrijwilliger, die hem kan helpen bij het uitvoeren van de taak. Deze faciliteiten zijn onder te verdelen en de volgende categorieën: • Financiële compensatie • Opleiding en coaching • Communicatieve faciliteiten

Financiële compensatie Aanschafvergoeding Voor elke aankoop, die is gedaan voor de vereniging, zowel voor activiteiten, alsmede voor aanschaf van materiaal kan deze gedeclareerd worden bij de penningmeester. Hiervoor dient het lid het declaratieformulier in te vullen en aan de penningmeester te overhandigen voorzien van de orginele aankoopbon(nen). Zonder origineel aankoopbewijs heeft de penningmeester het recht een declaratie te weigeren en niet uit te betalen.

Reiskostenvergoeding Indien een lid reist voor een activiteit van de vereniging, kan het lid een verzoek indienen voor compensatie van de reiskosten. Dit kan zijn door het declareren van de werkelijk gemaakte kosten van het openbaar vervoer, of door een vergoeding per kilometer, indien er met een (personen)wagen is gereden. Ook deze kosten kunnen worden gedeclareerd via het declaratieformulier, voorzien van opgave van het doel van de reis met aantal kilometers of met aangehechte originele vervoersbewijs. Voor 2008 is de hoogte van de kilometervergoeding vastgesteld op € 0,20 p/km

Demovergoeding Als een demo of een workshop op een werkdag worden gehouden hebben de begeleiders van deze demo of workshop het recht op een financiële vergoeding. Dit is een tegemoetkoming voor het feit dat er een vrije dag moest worden opgevraagd en is bovenop eventueel gemaakte reiskosten. De aanvraag dient te gebeuren door middel van het declaratieformulier op te sturen naar de penningmeester. Voor 2008 is de vergoeding vastgesteld op € 10,00 per uur gedurende de tijd van de demo of workshop.

Docentenvergoeding Ondanks dat de docenten vrijwilliger zijn binnen de vereniging, heeft de vereniging besloten dat de docenten een financiële vergoeding krijgen voor hun diensten aan de vereniging. De aard en hoogte van de vergoeding is afhankelijk van de volgende factoren: • Het bezitten van een door de KNAS erkend lerarendiploma • De hoeveelheid (reguliere) lessen die de docent geeft 19


s.v. Pallós

Voor 2008 is de hoogte van de docentenvergoeding als volgt vastgesteld: Soort Docent Hulpdocent Hoofddocent Gediplomeerd hoofddocent met 1 les Gediplomeerd hoofddocent met meer dan 1 les

Vergoeding Vergoeding KNAS-contributie Vergoeding Pallós-contributie Vergoeding Pallós-contributie plus € 367,50 p/jr Vergoeding Pallós-contributie plus € 735,00 p/jr

Gediplomeerde docenten worden aangesteld met een vrijwilligersovereenkomst

20


s.v. Pallós

Opleiding en coaching Docenten Het is zowel voor de vereniging, als voor de leden van groot belang dat de lessen en trainingen op een acceptabel niveau worden gegeven. Aangezien de docenten uit de eigen leden worden geworven biedt de vereniging aan deze docenten een aantal mogelijkheden tot ontplooiïng en opleiding. Uit de leden kan een persoon komen (uit eigen beweging of gevraagd) om te assisteren in het geven van de lessen. Hij wordt in deze gecoached en begeleid door de hoofddocent om tot een goede uitvoer van zijn taak te komen. Voor begeleiding en coaching kent de vereniging de volgende richtlijnen: • Voor hulpdocent: 1 maand • Voor hoofddocent: 6 maanden Er worden door de KNAS regelmatig cursussen voor Zaalassistent gegeven. Indien een (hulp)docent hierin geïnteresseerd is dan kan hij hieraan deelnemen. De kosten hiervoor zal voor een deel op rekening van het lid komen en voor een deel op rekening van de vereniging. Van een eerder gegeven cursus zaalassisitent is een exemplaar beschikbaar in het Arsenaal. Deze is op aanvraag bij het bestuur te verkrijgen De KNAS biedt ook mogelijkheden voor het volgen van een opleiding van schermleraar. Met dit diploma heeft de docent het recht en de mogelijkheid om zelfstandig volledige schermlessen en –trainingen te verzorgen. Voor deze opleiding geldt dat alleen hoofddocenten van de vereniging in aanmerking kunnen komen voor een gedeeltelijke vergoeding van de kosten door de vereniging. Indien een docent op (gedeeltelijke) kosten van de vereniging deel neemt aan een cursus Zaalassisitent of opleiding tot Schermleraar kan de vereniging bedingen dat het betreffende lid zich verbindt aan de vereniging om zijn taken als (hulp-)docent uit te oefenen voor een periode van ten minste twee jaar na afronding van de cursus of opleiding.

Scheidsrechters Indien een lid deel wilt nemen aan een scheidsrechterscursus van de KNAS biedt de vereniging aan om een deel van deze cursus op zich te nemen. Om deel te nemen aan de scheidsrechterscursus zijn een aantal voorwaarden verbonden: • Het lid is minimaal 18 jaar oud • Het lid is een actief lid van de vereniging • Het lid neemt actief deel aan wedstrijden en toernooien Na succesvol afronden van de cursus kan de vereniging het lid benaderen om namens de vereniging op te treden als scheidsrechter indien de inschrijving dit vereist.

21


s.v. Pallós

Commissieleden Nieuwe leden van een commissie worden door zittende of vertrekkende leden van de commissie ingewerkt en geïnstrueerd in de taken die hij dient uit te voeren. Elke commissie dient hiervoor een draaiboek te hebben, waarin de taken van elk commissielid zijn omschreven. Voor de periode van begeleiding kent de vereniging de volgende richtlijnen: • Leidinggevende demo’s: gedurende 4 demo’s • Assistent demo’s: lopende de demo’s • Bestuurs- en commissieleden: overdracht door vertrekkende functionaris Het bestuur van de vereniging wordt regelmatig op de hoogte gesteld van workshops en bijeenkomsten van plaatselijke, regionale of landelijke sportorganen. Mocht het zo zijn dat één of meerdere workshops van nut kunnen zijn voor een commissielid kan deze gevraagd worden om hieraan deel te nemen. Ook kan een commissielid zelf hierom vragen. De vereniging zal in ieder geval de voor deze workshop gemaakte reiskosten vergoeden. Indien er kosten gemaakt moeten worden voor bijvoorbeeld inschrijving of materiaal dan dient het deelnemende lid dit van te voren te overleggen aan het bestuur om eventueel recht te hebben op een vergoeding hiervoor.

Niet nakomen van verplichtingen De vereniging wil elk lid de mogelijkheid geven om zich te onplooien in elk aspect van de schermsport. Hiervoor wil de vereniging investeren, maar zal tevens aan het lid vragen deze investering ten goede van de vereniging in te zetten. De vereniging behoudt zichzelf het recht om een deel of het geheel van de gemaakte kosten voor de cursus of opleiding aan het lid terug te eisen indien het lid: • • •

•

•

zonder gegronde reden voortijdig de cursus of opleiding uit eigen beweging stop zet (100% van de gemaakte kosten) zonder opgave van redenen niet komt opdagen op de cursus, opleiding of workshop (100% van de gemaakte kosten) na afronden van een docentenopleiding (zaalassisitent of schermleraar) geen lessen wilt geven binnen de vereniging voor de minimale duur zoals is overeengekomen tussen het lid en het bestuur (evenredig deel van de kosten, afgezet tegen de periode dat daadwerkelijk les is gegeven) na afronden van de scheidsrechterscursus meervuldig weigert om als scheidsrechter naar toernooien te gaan als de inschrijving dat vereist (25% van de kosten met na derde weigering de kosten voor de boete voor de vereniging) tijdens de cursus of opleiding of na afronding in het openbaar de goede naam van de vereniging ten schande maken (100% van de gemaakte kosten plus € 50,00 boete per incident. Na derde incident volgt royement door de vereniging)

22


s.v. Pallós

Communicatie Voor de organisatie van de vereniging is in de loop der jaren een verscheidenheid aan communicatievormen ontstaan. In dit handboek onderscheiden we de volgende typologieën in de communicatie: 1. Vergader- en overlegstructuren 2. Directe berichtgeving naar de leden 3. Berichtgeving via internet

Vergaderingen en overleggen Om tot goede onderlinge overeenstemming te komen is het van groot belang dat er op regelmatige basis overleg is tussen de verschillende organen. Binnen de verenigingen kennen we de volgende vergaderingen: • Algemene Ledenvergadering • Bestuursvergadering • Lerarenoverleg • Commissievergadering Algemene Ledenvergadering (ALV) De ALV wordt één keer per jaar aan het begin van het nieuwe jaar door het bestuur georganiseerd met waarbij alle leden van de vereniging worden uitgenodigd. De ALV kent in ieder geval de volgende onderdelen: • Presentatie jaarverslag door de secretaris • Presentatie financieel jaarverslag door de penningmeester • Presentatie van de begroting voor komend jaar • Vaststellen contributie voor komend jaar • Kiezen van het bestuur • Kiezen van de Kascontrolecommissie De ALV wordt door het bestuur gefaciliteerd en wordt gehouden in de locatie waar de vereniging zijn activiteiten heeft. De leden dienen uiterlijk 14 dagen van te voren schriftelijk te worden uitgenodigd. De uitnodiging kan via het Escrimedium of via mailing worden gedaan en dient in ieder geval de agenda te bevatten en bij voorkeur de notulen van de voorgaande ALV. Bestuursvergadering Het bestuur houdt een keer per maand een bestuursvergadering, of vaker als daar noodzaak toe is. Een extra vergadering kan door elk bestuurslid worden aangevraagd. Tijdens de bestuursvergadering worden de volgende zaken besproken: • Lopende zaken die de aandacht vergen • Ontwikkelingen binnen de vereniging of van de schermsport in het algemeen • De financiële situatie van de vereniging • Ontwikkeling en evaluatie van het verenigingsbeleid De bestuursvergadering wordt roulerend bij bestuursleden thuis gehouden. 23


s.v. Pallós

De bestuursleden worden minimaal vijf dagen voorafgaand aan de bestuursvergadering geïnformeerd door middel van het toegstuurd krijgen van de agenda en de notulen van de voorgaande bestuursvergadering. Lerarenoverleg Minimaal één keer per jaar wordt door de vereniging een lerarenoverleg georganiseerd. Voor dit overleg worden alle hoofddocenten uitgenodigd en vanuit het bestuur is in ieder geval de voorzitter aanwezig en het bestuurslid die leszaken in zijn portefeuille heeft. In het lerarenoverleg worden in ieder geval de volgende zaken besproken: • Voortgang van de lessen • Aantal leerlingen per les en de ontwikkeling hiervan • Beschikbare capaciteit in ruimte en materiaal • Mogelijkheden tot opleiding nieuwe (hulp-)docenten • Interactie tussen de diverse trainingen (aansluiting, overlap e.d.) Het lerarenoverleg wordt door de vereniging gefaciliteerd en vindt plaats in de locatie waarin de vereniging actief is op een reguliere lesavond. De training die op dat moment door een hoofddocent zou worden gegeven wordt gedurende het overleg waargenomen door een hulpdocent. De notulen van het lerarenoverleg wordt zo spoedig mogelijk na het overleg verstuurd en gemaakte afspraken worden door het bestuur bewaakt. Commissievergaderingen De commissies zijn zelfstandig voor wat betreft hun communicatie. Het bestuur heeft wel het recht om voor elke commissie, indien de situatie dit vereist, een vergadering te beleggen. De vergaderingen en/of overleggen worden door de commissies zelf georganiseerd en gefaciliteerd.

Directe berichtgeving naar de leden De vereniging heeft meerdere mogelijkheden tot zijn beschikking om informatie naar de leden te sturen. Te weten: Directe mailing ¾ wordt verzorgd door de secretaris ¾ wordt gebruikt indien de informatie met spoed naar alle leden moet E-maillijsten, dit zijn emaillijsten die zijn ondergebracht bij Yahoogroups. De vereniging kent de volgende emaillijsten: ¾ bestuurslijst: http://groups.yahoo.com/group/pallosbestuur/ voor informatie naar alle leden met een geldig emailadres alleen bestuursleden kunnen hierop berichten versturen de moderator draagt zorg voor de vulling van alle mailadressen ¾ Learenlijst: http://groups.yahoo.com/group/pallosleraren/ voor kort overleg tussen leraren onderling ¾ Palloslijst: http://groups.yahoo.com/group/pallos/ voor algemene informatie voor leden van de vereniging toegankelijk voor ieder lid met een geldig mailadres ¾ PallosTravel: http://groups.yahoo.com/group/pallostravel/ voor informatie over toernooien en binnen- maar vooral buitenland 24


s.v. Pallós

toegankelijk voor ieder lid met een geldig mailadres ¾ WebCie: http://groups.yahoo.com/group/palloswebcie/ voor onderling overleg tussen de leden van de WebCie ¾ DomCie: http://groups.yahoo.com/group/domcie/ voor onderling overleg tussen de leden van de DomCie Escrimedium, Clubblad van de vereniging. ¾ Secretaris levert informatie door middel van het artikel “Van het bestuur”. ¾ Kan gebruikt worden om leden uit te nodigen voor ALV ¾ Kan gebruikt worden om mailingen mee te sturen Informatie op de zaal ¾ Door middel van affiches op het prikbord

Berichtgeving via internet De vereniging heeft een officiële website op www.pallos.nl. De website wordt onderhouden door de WebCie en wordt gevuld met informatie welke door het Bestuur of door de RedakCie worden aangeleverd. De website bevat de volgende informatie: • Informatie voor leden • Informatie voor niet-leden • Informatie over de vereniging • Contactgegevens • Informatie over het Domtoernooi • Aankondiging van speciale evenementen

25


s.v. Pallós

VEILIGHEID Schermen is een sport, die wordt beoefend met wapens. Vandaar dat veiligheid, naast de reguliere inachtname van operationele veiligheid een belangrijk item is binnen de vereniging. In dit handboek onderscheiden we de volgende vormen van veiligheid: 1. Veiligheid met betrekking tot materiaal 2. Veiligheid tijdens het uitoefenen van de sport in het algemeen 3. Veiligheid met betrekking tot het uitvoeren van de taak als vrijwilliger (oa ARBO) Het veilig uitoefenen van een sport, dat gebruik maakt van wapens is een combinatie van bewust omgaan met het materiaal en het wapen zelf en het op een zo sportief mogelijke wijze uitoefenen van de sport met in het acht nemen van wederzijds respect en waardigheid.

Veiligheid met betrekking tot het materiaal Bij het gebruik van schermmateriaal dienen de volgende aspecten in acht genomen te worden: • Kleding − Schermkleding beschermt het lichaam en dient ten alle tijden deugdelijk en heel te zijn. Bij voorkeur voldoet het aan de FIE-eisen − Sportkleding, anders dan schermkleding is vrij te bepalen door de schermer, maar dient bij voorkeur aan de volgende eigenschappen te voldoen: ∗ Schoenen: zaalschoenen zonder zwarte zolen (eis van de sportzaal) ∗ Sportbroek: een lange broek, die de benen volledig bedekt • Wapens − De wapens dienen compleet te zijn en mogen geen gebreken tonen ∗ De punt moet conform de schermregelementen zijn ∗ De kom moet een gladde afwerking hebben (niet te veel ‘bramen’) − Defecte wapens dienen uit roulatie genomen te worden • Lopermateriaal − Elk lid moet het lopermateriaal met zorg behandelen − Defect lopermateriaal dient uit roulatie genomen te worden en bij voorkeur voorzien van een kenmerk dat het defect is − Lopermateriaal dat niet meer gebruikt wordt dient op een correcte wijze opgeborgen te worden • Overig materiaal − Materiaal dat niet voor de uitoefening van de schermsport gebruikt wordt dient zo veel mogelijk buiten het sportveld gelegd te worden − Meteriaal dat gebruikt is als hulpmiddel tijdens de traningen dienen na gebruik op een correcte wijze opgeborgen te worden − In de directe nabijheid van en op de schermloper mag geen materiaal liggen • Accommodatie − Bij gebreken aan de accommodatie en/of terrein wordt dit gebrek direct gemeld bij de beheerder van de accommodatie

26


s.v. Pallós

Veiligheid tijdens het uitoefenen van de sport in het algemeen Tijdens de lessen en trainingen is de docent ervoor verantwoordelijk dat sportgerelateerde blessures en verwondingen zo veel waar mogelijk worden voorkomen. Daarbij dienen met betrekking tot de veiligheid de volgende aspecten in acht worden genomen: • Sportblessures − Zorg voor een gedegen warming-up − Let op correct gebruik van het lichaam bij het toepassen van de schermtechniek. Bijvoorbeeld op een correcte houding en voetenwerk om overbelasting van rug, knieën en enkels te voorkomen − Zorg voor voldoende ruimte − Let op correcte kleding en schoeisel − Bij actieve deelname aan oefening nemen ook de vrijwilligers deel aan de warmingup • Verwonding door het wapen − Zorg voor goed en heel materiaal − Verwijder defect materiaal − Zorg ervoor dat het materiaal goed gebruikt wordt − Zorg voor discipline en orde op en naast de loper − Zorg voor het veilig uitvoeren van de (scherm-)handelingen − Reserveer voldoende ruimte voor scheidsrechters en publiek • Veilige opstelling materiaal − Laat voldoende ruimte tussen de lopers − Enrouleurs staan naast de loper en achter de achterlijn − Grondkabels liggen voldoende recht naast de loper − Indien het sportveld gebruikt wordt voor verschillende activiteiten moet hiertussen een duidelijke scheiding zijn. Bijvoorbeeld door het plaatsen van pilonnen of banken − Specifiek voor Galgenwaard: het net tussen de twee zaaldelen moet goed gesloten zijn − Zorg dat de grenzen van de lopers duidelijk gemarkeerd zijn. Bijvoorbeeld door pilonnen

Veiligheid met betrekking tot het uitvoeren van de taak als vrijwilliger (oa ARBO) Het is in het belang van zowel de vrijwilliger als voor de vereniging dat de vrijwilliger zijn taak naar behoren kan verrichten. Naast de eerder genoemde richtlijnen voor veiligheid met betrekking tot het uitoefenen van de sport heeft de vereniging de volgende richtlijnen opgesteld om de taak als vrijwilliger op een veilige en verantwoorde wijze uit te voeren: • Zorg voor elke activiteit voor een veilige locatie of terrein, met in geval van calamiteiten voldoende vluchtwegen • Zorg voor het vervoer van mensen en/of materiaal voor een deugdelijk en voor dat vervoer geschikt voertuig • Stimuleer het hebben van een kaart met medische persoonsgegevene in het voertuig als deze wordt gebruikt voor verenigingsdoeleinden

27


• • •

s.v. Pallós

Zorg voor voldoende mensen of de juiste hulpmiddelen bij het verplaatsen van grote en/of zware voorwerpen. Bijvoorbeeld: electrische lopers Zorg voor het juiste materiaal voor de uitvoer van activiteiten. Indien dit aangeschaft moet worden, dient dit bij het bestuur aangevraagd te worden Zorg voor het juiste gedrag bij het uitvoeren van de taak. Bijvoorbeeld: voorkom macho-gedrag en uitdagend gedrag. De vrijwilliger is gedurende het uitoefenen van zijn taak tevens de vertegenwoordiger van de vereniging

Wat te doen bij onveilige situaties Iedereen binnen de vereniging is verantwoordelijk voor het controleren op veilig gedrag en is verplicht direct actie te nemen als de veiligheid in het geding komt. Indien de veiligheid op welke wijze dan ook bedreigd wordt is het van groot belang dat de volgende handelingen minimaal verricht worden: • Elke actie in het bereik van de onveilige locatie of, als de situatie dit vereist, in de directe nabijheid van de onveilige locatie dient met onmiddellijke ingang gestopt te worden • Indien de onveilige situatie door een lid wordt geconstateerd dient deze het direct te melden bij de op dat moment aanwezige docent of bestuurslid. • Als de inveilige situatie een gevolg is van ondeugdelijk materiaal dan dient dit materiaal direct uit de roulatie genomen te worden. Als het verenigingsmateriaal betreft, dan dient het materiaal in de daarvoor bestemde verzamelbak (de defect-kliko) gestopt te worden. • Als de onveilige situatie een gevolg is van gedragingen van een of meerdere leden of gasten van de vereniging dan is het de taak van de op dat moment aanwezige docent of bestuurslid om deze uit het sportveld te verwijderen en naar gelang de situatie voor bepaalde of onbepaalde tijd van die avond de toegang tot het sportveld te ontzeggen • Wordt de onveilige situatie bedreigd door factoren buiten het sportveld, dat door de vereniging in gebruik is dan worden alle acties gestopt totdat de onveilige situatie ten einde is gebracht.

28


s.v. Pallós

GEDRAG BINNEN DE VERENIGING Dit onderdeel gaat niet alleen over de gedragingen van de leden en de vrijwilligers binnen de vereniging, maar ook over het gedrag van de leden en de vrijwilligers tijdens het uitoefenen van hun sport of taak namens de vereniging.

Beleid van de vereniging Doel van de vereniging Het doel van de vereniging is zoals in de statuten omschreven: “het doen beoefenen en het bevorderen van de schermsport in al zijn verschijningsvormen”. De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door het verzorgen van lessen en trainingen, het organiseren van wedstrijden, het stimuleren van de leden om deel te nemen aan wedstrijden en door het organiseren van activiteiten en evenementen. De vereniging gebruik van vrijwilligers, die zich inzetten om dit doel te verwezenlijken.

Cultuur van de vereniging De vereniging kenmerkt zich door een open en informele cultuur. Naast de prestaties in de schermsport staat gezelligheid en het samen actief bezig zijn met de sport centraal. De vereniging is toegankelijk voor iedereen, zonder onderscheid, die deze cultuur wilt uitdragen in alle aspecten die direct of indirect met de vereniging te maken hebben.

Ongewenst gedrag Met het aangaan van het lidmaatschap van de vereniging heeft het lid de verplichting om zich te gedragen op een wijze die de vereniging voor ogen ziet. De vereniging zal geenszins gedrag tolereren, die in strijd is met de cultuur en beleid van de vereniging en waardoor de goede naam van de vereniging op welke wijze dan ook in gevaar komt en welke de vereniging in diskrediet kan brengen. De directe en indirecte omgeving van de vereniging is als volgt omschreven: • In de schermzaal, op of naast de loper • In een gelegenheid, waar het lid geassocieerd kan worden met de vereniging. Bijvoorbeeld: in de kantine na de training • Tijdens de uitvoer van zijn taak als vrijwilliger • Tijdens een toernooi of wedstrijd, waar het lid namens de vereniging aan deel neemt • Bij bijeenkomsten, waar het lid uit naam van de vereniging aan deelneemt Ieder lid binnen de vereniging heeft het recht om een lid, wiens gedrag in strijd is met de algemene richtlijnen voor gedrag, daarop aan te spreken. Bij grove misdragingen, waarbij de naam van de vereniging in geding komt dient ten alle tijden het bestuur op de hoogte gesteld te worden. Het bestuur heeft het recht om het lid, wiens gedrag ontoelaatbaar is, de corrigeren en indien de situatie dit vereist sancties op te leggen.

29


s.v. Pallós

Corrigerende maatregelen door een vrijwilliger Ongewenst gedrag heeft niet alleen het risico in zich om de veiligheid in gevaar te brengen, maar kan ook leiden tot verstoring van de orde, met als gevolg dat een vrijwilliger zijn taak niet naar behoren kan uitoefenen. Ten alle tijden geniet het de voorkeur, indien er sprake is van ongewenst gedrag, dat dit onderling kan worden uitgepraat en daarmee de het ongewenst gedrag te doen eindigen. Is dit niet mogelijk of is het gedrag van dien aard dat er sprake is van de volgende situaties: • De uit te voeren verenigingsactiviteit kan niet op een normale wijze verder uitgevoerd worden; • Er ontstaan onveilige situaties tijdens de uitvoering van een verenigingsactiviteit; • De reputatie van de vereniging komt in het geding; Dan dienen er sancties opgelegd te worden tegen het lid, dat het ongewenste gedrag vertoont.

Sancties Indien er sancties opgelegd worden tegen een lid, dat ongewenst gedrag vertoont, geldt voor de vereniging de volgende richtlijnen: 1. De vrijwilliger verwijdert het lid van de plaats waar de verenigingsactiviteit wordt uitgevoerd. De activiteit zal niet verder gaan voordat het lid de plaats verlaten heeft 2. De vrijwilliger rapporteert de situatie en de door hem ondernomen actie aan het bestuur 3. Het bestuur evalueert de situatie en zal contact opnemen met het betreffende lid, waarbij deze de kans krijgt om zijn gedrag te verdedigen 4. Het bestuur zal gezamelijk bepalen of er verdere sancties ondernomen gaan worden 5. Indien er sancties ondernomen moeten worden, dan zal het bestuur deze schriftelijk aan het betreffende lid mededelen en de sanctie tot uitvoer brengen De vereniging kan de volgende sancties opleggen: Categorie

Het vertoonde ongewenst gedrag

Op te leggen sanctie

1

Ordeverstoring tijdens de les of training

1

Ordeverstoring tijdens het uitvoeren van een activiteit namens de vereniging Niet opdagen bij een FIE of KNAS-toernooi

Verwijdering van de locatie voor de duur van de les of training Verwijdering van de locatie voor de duur van de activiteit Betaling van de boete van de KNAS plus een boete van € 20,00 Terugbetaling van de door de vereniging gemaakte kosten plus een boete van € 20,00 Betaling van herstel plus een boete van € 50,00 Schorsing voor bepaalde tijd,

1 1

Niet opdagen bij een bijeenkomst namens de vereniging

1

Moedwillig beschadigen van eigendommen van de vereniging of van anderen Moedwillig in gevaar brengen van anderen tijdens het uitvoeren van een verenigingsactiviteit Bewust in het openbaar trachten de vereniging in diskrediet te brengen Bewust toebrengen van lichaamlijke schade aan anderen tijdens het uitoefenen van een verenigingsactiviteit Bewust aanzetten tot haat en onverdraagzaamheid tegen een lid van de vereniging

2 2 3

3

30

Schorsing voor bepaalde tijd, Schorsing voor onbepaalde tijd (royement) Schorsing voor onbepaalde tijd (royement)


s.v. Pallós

In geval van herhaling van het ongewenste gedrag gelden de volgende sancties: Categorie

1 2

1e herhaling

2e herhaling

Schorsing voor bepaalde tijd, welke door het bestuur is te bepalen Schorsing voor onbepaalde tijd (royement)

Schorsing voor onbepaalde tijd (royement)

Het lid aan wie de sanctie is opgelegd heeft het recht om zich te verdedigen en kan vragen om bemiddeling in het conflict. In geval van royement gelden de regels conform artikel 6 van de statuten van de vereniging.

Bemiddeling bij conflictsituaties Indien er binnen de vereniging onenigheid of een conflict is ontstaan tussen twee partijen kan er door de vereniging bemiddeld worden in dit conflict. Elk lid heeft het recht recht om bemiddeling in een conflict aan te vragen. Voor bemiddeling zijn de volgende personen aan te vragen indien het een conflict betreft tussen: • een lid en een vrijwilliger Æ Een bestuurslid • een lid of vrijwilliger en een bepaald bestuurslid Æ een ander bestuurslid • een lid of vrijwilliger en het gehele bestuur Æ de ALV In alle gevallen kan de Vertrouwenspersoon ingeschakeld worden om te arbitreren in het conflict. De Vertrouwenspersoon kan echter geen sancties uitdelen, maar kan wel advies indienen bij het bestuur of aan de ALV.

31

SCHERMVERENIGING PALLÓS - UTRECHT

Recommend Documents