Samenwerken in de wolken 9 MEI 2014
2
Agenda
Agenda
Wat doet VDAB alweer ? Uitdagingen binnen en buiten VDAB
Uitdagingen effectief aangaan! (Samen) werken in de wolken Achter de wolken … Samenwerking, ook in aanbestedingen
Wat doet VDAB ?
…
Matching van werkzoekenden en vacatures Werkgever
Werkzoekende
Crisis … op de arbeidsmarkt MAAR HET WAS IN HET VERLEDEN NOG ERGER …
Geïnteresseerd in cijfers ? OVER VDAB EN DE ARBEIDSMARKT
Jaarverslag 2013: http://www.vdab.be/trends/jaarverslag/VDABjaarverslag2013.pdf
Trends, cijfers, statistiek over jobs, vacatures, knelpunten, …: http://www.vdab.be/trends/
“Wegwijs”: http://wegwijs.vdab.be/#
“Wegwijs”
“Wegwijs”
Uitdagingen binnen en buiten VDAB
VDAB evolueert naar een nieuw business model als arbeidsmarktregisseur in loopbaandienstverlening 200.000 werkzoekenden krijgen vacatures en begeleiding
4.000.000 actieven met een POP (Persoonlijk Ontwikkelings Plan)
Automatisch on line matchen van vraag en aanbod
Verfijnde matching met competenties en economische info
Standaard processen
Flexibele, wendbare aanpak
Website, werkwinkel en servicelijn
24/7 beschikbaarheid en multi kanalenmix
Persoonlijke coaching in werkwinkels
Platform voor samenwerking en ecoaching
ICT cruciaal om deze transformatie te realiseren
De overheid van de toekomst is open, transparant, wendbaar en doet meer met minder
• • •
Kostendruk Vereenvoudiging Open overheid
• • • •
Social media Mobiele toestellen Smart Data Cloud
Kostenbesparing om groei en nieuwe initiatieven te kunnen opvangen • Beheer projectportfolio Scrum en agile werking Slimme oplossingen zoeken en implementeren
• Beperk onderhoud vast budget herbruikbare webservices (niet enkel intern maar ook beschikbaar voor partners)
• Alternatieven zoeken voor dure hardware en software licenties Cloud Open source
• Optimaliseren infrastructuur outsourcing Multi vendor / Multisourcing, Benchmarking, Insourcing Simpele SLA’s: end to end en gericht op klantentevredenheid, geen “technische tevredenheid”
17
Uitdagingen effectief aangaan!
Hoe de uitdagingen aanpakken ? IS “CLOUD” EEN OPTIE ?
Strategisch business platform Open en gemakkelijk platform voor werknemers en burgers Goede toegankelijkheid, weinig of geen technologische barrières Inspelen op consumerization Thuisplatform en werkplatform gelijk schakelen Link naar social media en collaboration
Ketenwerking binnen de overheid versterken Overheid is voorloper op gebied van private cloud en gebruik authentieke bronnen. Kosten verlagen
Vermijden van (aparte) infrastructuur- en beheerskosten Eenvoudige toepassingen zonder ontwikkelkost mogelijk
Innovatie: inspireer de business en wees proactief
Samenwerking in de wolken Consumerization en BYOD Lage instapdrempel (gekend van “thuis”) Kostenbesparing mogelijk Ontwikkelen van nieuwe diensten
“Piloten” maken deel uit van projectportfolio Matching van competenties en niet-gestructureerde data Slim gebruik maken van data Win fast/fail fast
1. Situering
VDAB ICT & Business transformation roadmap • • •
•
• • • •
Online afspraken-kalender VIRTUELE JOBBEURS PLATFORM Interne en externe samenwerking via communities/sites/DRIVE Samenwerking/begeleiding via video-conferentie en collaboratieve platformen DOELGROEPSPECIFIEKE SITES E-COACHING WORK IN PROGRESS INVOEREN GOOGLE+
23
(Samen)werken in de wolken
Mail in de cloud ? • Migratie van “on premise” email naar Google platform • Kostenbesparing EN hogere beschikbaarheid (24/7, “at least 99,9%”) • Focus op Mail en Agenda
“CLOUD-BASED EMAIL IS ALWAYS CHEAPER FOR COMPANIES WITH FEWER THAN 15,000 USERS” FORRESTER RESEARCH 2010
Migratie: hoe we het deden
• VDAB stuurde het project zelf aan • Outsourcing partner leverde enkel basisdiensten • 0th en 1st line support door VDAB: “Wolkenwinkel” Google Ambassadeurs
• Implementatie + 2nd line support door partner • 2nd line snel afgebouwd (4-2-1) met verschuiving van pure support naar innovatie en implementatie van nieuwe mogelijkheden: Google Sites, Google Drive, Google+, …
Mail, Agenda, … en daarna ? • Collaboration
• BYOD
Google Docs / Drive
Smartphones, tablets, thuis PC: mail, agenda, documents, … kunnen “altijd en overal” gebruikt worden met dezelfde uniforme gebruikservaring (zeker bij gebruik van Chrome browser)
Online en realtime samenwerken Gemakkelijk intern en ook extern delen
Websites Voor teams, projecten, afdelingen, cursussen, … Gemakkelijke integratie met andere Google Apps componenten zoals b.v. Google Groups
Interactie Hangouts - Audio- & Videochat: niet enkel tussen VDAB collega’s, maar ook voor coaching, e-learning, … voor werkzoekenden, werkenden, werkgevers, … Google+: communitiewerking
Support: google.com/help
Virtuele jobbeurs JOBBEURS OP 2.000 KM VAN HIER - HTTP://WORKINFLANDERS.VDAB.BE
Externe websites
Specifieke projecten/doelgroepen MEDEWERKERS FORD & TOELEVERINGSBEDRIJVEN - HTTP://WERKPUNTLIMBURG.BE/
Loopbaanbegeleiding op afspraak ONLINE AFSPRAKENKALENDER – “YOU CAN BOOK ME”
Sollicitatiebegeleiding e-coaches ONLINE AFSPRAKENKALENDER EN VIDEOCHAT
Begeleiding in de werkwinkel ONLINE AFSPRAKENKALENDER MET OPVOLGING
VDAB op Youtube
VDAB-tv / Edutube / webleerfilms REPORTAGES EN INSTRUCTIEFILMS: YOUTUBE ALS DATABANK
Online samenwerken GOOGLE SPREADSHEET – INTERACTIEF SAMENWERKEN + CHAT
Online samenwerken WERKEN IN COMMUNITIES MET GOOGLE+
Gebruikers werken zelf nieuwe oplossingen uit op dit platform
Lessons learned • positief
• bedenkingen
Snelle oplevering (kleine) projecten: "Time to market" of 2 to 3 weeks via "agile" benadering
Verlies het “change” aspect niet uit het oog! Zowel eigen medewerkers als burgers moesten en moeten hier vertrouwd mee geraken
ICT, business en 2nd line werken samen met VDAB aan het stuur Andere manier om doelgroepen te benaderen mogelijk, b.v. ipv klanten uit te nodigen kunnen die zelf een afspraak boeken. Jobbeurs op 2000 km afstand: Hangouts
Geen of slechts heel beperkte integratie met bestaande toepassingen
Alles in de wolken ? Interne data en toepassingen
Google Apps omgeving Internet
CLOUD IS EEN BELANGRIJK DELIVERY MODEL
IN ONZE BEDRIJFSSTRATEGIE …
… MAAR NIET HET ENIGE!
42
Achter de wolken …
Achter de wolken: “proeftuinen” en open data
CARMA: CAReer Management Analytics
VDAB kiest voor een “innovatie met informatie” benadering
labo nieuwe dienstverlening NADENKEN OVER DIGITAAL BUSINESS MODEL …
Van e-government naar nieuwe digitale diensten • Business model rond ‘digitale dienstverlening’ • Denken vanuit eco systeem met verschillende partners • Experimenteren buiten de bestaande cascade van website+servicelijn, fysieke werkwinkel, en gespecialiseerde hulp
• Ondervertegenwoordigde segmenten • Aanvulling op bestaande werking. • Leren in stappen naar nieuwe dienstverlening.
3
Outside in denken
DROOMJOB / GEWENSTE JOB (I) I have a dream
MOGELIJKE JOB (II) Am I dreaming?
- ik leer uit ervaringen van onderwijs, persoonlijk netwerk, media - ik bekijk mijn (toekomstige) diploma’s - ik droom van mijn toekomst - ik maak toekomstplannen - ik toets af of ik moet werken
- ik verken de arbeidsmarkt via persoonlijk netwerk, sites, school, media, - ik zoek en verzamel vereisten van functies, sectoren, werkgevers, statuten, … - ik schakel mijn persoonlijk netwerk bij zoektocht (+ passief informeren) - lukraak surfen (sites / sociale media) - profielen aanmaken - ik registreer mij als werkzoekende - ik doe een vakantiejob/stage - ik krijg zicht op de concurrentie op de arbeidsmarkt - ik bepaal mijn waarde op de arbeidsmarkt (ook werkattitudes)
JTBD = de droomjob helpen vormgeven of helpen in kaart brengen (droomspecificaties oplijsten)
JTBD = starterskit; alle informatie op maat (relevant, snel, laagdrempelig = betrouwbaar)
MOT = ik heb zicht op mijn competenties en interesses
MOT = ik weet wat ik zou kunnen doen, waar vraag naar is en waar ik terecht kan
CONCRETE JOB (iV) Yes, I can!
BESCHIKBARE JOB (III) What’s in it for me?
- ik bereid het sollicitatiegesprek voor - ik maak een cv/brief/portfolio op maat (ifv verwachtingen WG) - ik ga op zoek naar concrete stages - ik neem feedback uit vorige sollicitaties mee - ik bereid mijn persoonlijk voorkomen voor - ik voer gesprekken met mijn persoonlijk netwerk (kennissen in het bedrijf,...) - ik bel de WG op voor meer informatie - ik maak een website/portfolio/stuur een brief naar WG - ik toets mijn voorbereiding af met mijn vertrouwenspersonen (peers/ouders/partner/…) - ik bekijk de randvoorwaarden van de job (loon, mobiliteit, omgeving, website, stijl en achtergrond van het bedrijf, ...) - ik verwerk mijn teleurstelling na negatieve sollicitatiegesprek
- ik verzamel de wettelijke voordelen voor mijn aanwerving tav toekomstige WG - ik maak mijn CV op (bvb ik tracht mijn competenties in mijn CV te krijgen) - ik bepaal wat voor mij een realistische sector, functie en WG is - ik google hoe ik mijn CV moet opmaken - ik vraag aan mijn netwerk hoe zij hun CV opmaken en krijg feedback op mijn CV - ik bepaal mijn grens hoever ik in tijd, afstand en voorwaarden ik wil gaan werken - ik maak mijn profiel aan op vacaturesites - ik bezoek interimkantoren - ik laat weten aan mijn persoonlijk netwerk dat ik een job zoek - ik zoek stageplaatsen
JTBD = de jongere klaarstomen voor, tijdens en na een concrete sollicitatie JTBD = op gebruiksvriendelijke, snelle manier profiel samenstellen, verrijken en linken aan vacatures en/of werkgevers en/of opleiding en/of netwer
VDAB wedstrijd voor studenten: “Create your digital jobadvisor”
Gebruik / importeer data van je Facebook, LinkedIn, ... profiel •
• • •
Eenvoudig aanmelden (gebruik van je Facebook account) Eenvoudige interface Uitgebreid gebruik van “lokalisatie”, Google Street view, ... 2014: mobile apps
Vragen?
52
Samenwerking, ook in aanbestedingen
Percelen vs leveranciers
Wat is het wel / niet ? Belangrijk: • Bestek is niet beter of slechter dan andere, “aanbod” zodat je dagthema “Shop-IT” in de praktijk kan brengen • Andere aanpak, kies dat wat bij jou organisatie past • 11 percelen, van “bodyshopping” in verschillende specialiteiten tot ontwikkeling en realisatie van volledige projecten • Geen tussenpersoon: proces in eigen handen, zelf bepalen doorlooptijd en hoe je selecteert, rechtstreekse facturatie … uiteraard rekening houdende met de vastgelegde gunningscriteria. (aantal sjablonen voorzien, vrij te gebruiken) • Mini competitie zorgt ervoor dat de markt steeds speelt. 4 gegunde leveranciers per perceel, behalve 3 voor P6 en P7
Kort overzicht percelen 1. Technische profielen en projecten 2. PeopleSoft profielen en projecten, PS HCM, PS Finance, ABC of gelijkwaardig 3. Consulting: BPM consultant, Methodology & QA coach, Business en IT consultant, PMO coach 4. Ontwikkelprojecten: Java, .NET, Elise ontwikkeling of gelijkwaardig 5. Datawarehouse & Rapportering 6. Collaboration 7. CRM-toepassingen 8. Apps & Web Desing 9. Interim management, Project management, Change Management en Program Management Officer 10. Profiel Body Shopping: bevat functionele analisten, java ontwikkelaars, testers, databank ontwikkelaars 11. IAM (Identity and Access Management)
[email protected] 02 508 18 83
Voor alle vragen, informatie, “handleiding afnemen”, voorbeeldsjablonen, prijzencataloog, … kortom alles wat je hierrond wil weten! Info op Google Drive, toegang via Guido
Bedankt
[email protected] [email protected]
Backup achtergrond bij “move to cloud”
Een goede “ICT Service Delivery” is de basis – lees: “basisdienstverlening verzorgen” • Nodig om het vertrouwen te winnen / hebben
• Overeengekomen “end to end” service levels • eindgebruikerstevredenheid
• Keep it simple
Een wendbare ICT organisatie • Kernteam van interne medewerkers, aangevuld met ingehuurde externen en dienstverleners • Focus op service management en contractbeheer • Information mining • Business profielen mee in de teams • Raamovereenkomsten bieden flexibiliteit • Multisourcing • “DevOps”
Build
A TEAM
“Move to the cloud” GOED OM WETEN
• Support model Herbekijk de “Rollen en Verantwoordelijken” samen met business Vereenvoudig waar mogelijk processen, helpdesk en escalatie procedures, …
• Change Management is heel belangrijk! Communicatie en opleiding Ambassadeurs, “wolkenwinkel”, “e-wijs”, … Budget CM vs technische implementatie
• Implementatie Veel gemakkelijker dan vooraf gedacht (beperkte trainingsnood, weinig problemen bij overgang) Hoge ROI … en kostenbesparing groeit nog steeds
“Move to the cloud” ISSUES ?
• Security & Privacy SAS 70, safe harbour, … HTTPS, ... Google Apps (prive) en Google Apps for business zijn verschillende aanbiedingen Mail in Europees datacenter Geen reclame etc vdab.be domain Niet alles “aangevinkt”
• Architectuur Data classificatie (multi bronnen) data architectuur
• Reversability Opzeg door beide partijen mogelijk Wat als … ? Neem je voorzorgen!
Evolutie van outsourcing naar cloud ? • Geen revolutie maar eerder een evolutie? De “basics” zijn dezelfde als bij outsourcing: service levels, standaarden rond beveiliging, toegang tot data, policies, …
• Wat is er “extra” ? "Vendor lock-in“ vermijden, denk aan de reversibiliteit Bezorgdheden rond auditing en toegang / beschikbaarheid van de gegevens Opletten voor "click-accept" knoppen Vooraf aantal zaken goed bekijken: escalatie bij problemen, status dashboards en rapportering, … (b.v. http://www.google.com/appsstatus)
