Samenwerken in de werkomgeving Voorstel voor een interactieve studie met praktische resultaten 2010-2011
De uitdaging Samenwerking bestaat uit communicatie en concentratie. Het is een uitdaging om deze beide optimaal te faciliteren in de werkomgeving: terwijl u achter uw bureau (verbaal) zit te communiceren, kan uw buurman zich niet concentreren. Hoe de werkomgeving kan bijdragen aan de samenwerking gaan we onderzoeken aan de hand van literatuur en ervaringsdeskundigen uit de praktijk. • Wat is eigenlijk de invloed van de werkomgeving op samenwerking en “the accommodation can have a geconcentreerd werk? significant impact on the profitability • Welke maatregelen kunt u nemen om een werkomgeving te creëren die or performance of an organisation.” samenwerking optimaal ondersteund? (van Ree, 2002, p. 357) • Hoe bepaalt u de juiste balans tussen communicatie en concentratie voor uw organisatie? • Wat kunt u leren van ‘good practices’ bij andere organisaties? • Welke oplossingen worden elders gebruikt om de concentratie te behouden in innovatieve kantoren? • Is het mogelijk om in uw cellenkantoor de communicatie op een hoog peil te krijgen?
De uitdaging is om verrassende verbindingen, inzichten en instrumenten op te leveren.
2
Wat heeft u hieraan? Als je samenwerkt aan ‘samenwerking’ wil je resultaten zien. Dit onderzoek biedt u praktische handvatten om de werkomgeving bij te laten dragen aan de effectiviteit van de medewerkers: • Bruikbare maatregelen om de samenwerking te verbeteren door aanpassingen aan uw kantoorhuisvesting en managementstrategie. • Een overzicht van huisvestingsvoorbeelden die de samenwerking en concentratie maximaal ondersteunen. • Praktische checklists voor het ontwikkelen en aanpassen van je kantoorhuisvesting.
“the crucial factor in achieving a high perception of wellbeing is creating an ‘attractive office ambiance’ ” (Rieck & Kelter, 2005, p. 5)
3
Hoe kunt u deelnemen? Kan de samenwerking ook in uw organisatie beter? Dan kunt u veel leren van dit onderzoek. Deelnemen kan op verschillende manieren:
Goud Euro 30.000,-
Zilver Euro 10.000,-
4
• • • • •
Inzicht in de studies die er liggen Deelname aan alle praktijk- en reflectiebijeenkomsten en de slotbijeenkomst Beschikking over alle instrumenten, rapportages en resultaten CEO bijeenkomst Bedrijfslogo in alle rapportages
• • • • •
Max. 10 deelnemers bij verschillende praktijkbijeenkomsten Beschikking over ‘Samenwerking - hoe de huisvesting samenwerking beïnvloedt’ Verslag van alle praktijkbijeenkomsten Uitgebreide rapportage van de literatuurstudie Deelname aan de slotbijeenkomst
Brons Euro 350,-
• • • •
Deelname aan één van de praktijkbijeenkomsten Beschikking over rapport ‘Samenwerking - hoe de huisvesting samenwerking beïnvloedt’ Verslag van de bijeenkomst waaraan u heeft deelgenomen Uitnodiging voor de slotbijeenkomst
Bovendien krijgt u: • Toegang tot een uitgebreid netwerk van experts en praktijkdeskundigen. • Informele benchmarking met andere organisaties.
5
Wat gaan we doen? 0. Vertrekpunt Er liggen twee basisdocumenten: • Toegankelijke literatuurverkenning ‘Samenwerking - hoe de huisvesting samenwerking beïnvloedt’ (Thoolen, 2010) • Wetenschappelijke deelstudies naar communicatie, concentratie en spatial lay-out vanuit verschillende wetenschapsgebieden.
1. Praktijkbijeenkomsten In kleine groepen van praktijkdeskundigen (zoals HRM, FM, [lijn]managers, adviseurs, architecten en meubelontwerpers) gaat u discussiëren over het vooraf verstrekte document ‘Samenwerking- hoe de huisvesting samenwerking beïnvloedt.’ Samenwerking wordt behandeld met wisselende accenten zoals: • communicatie en concentratie in het cellenkantoor • communicatie en concentratie en het nieuwe werken • het belang van de werkplek voor sociale innovatie • communicatie en concentratie voor werk dat ‘anders’ is, bv aan de universiteit of in een ziekenhuis. Ook het uitwisselen van ideeën, ervaringen en ‘good practices’ is onderdeel van de bijeenkomsten.
6
2. Verdieping wetenschappelijke deelstudies Parallel aan de praktijkbijeenkomsten zet het CfPB het literatuuronderzoek over communicatie, concentratie en spatiallay-out voort. Dit vormt een diepgravende inhoudelijke rapportage en twee overzichtsartikelen (zogenaamde review studies).
3. Refl ectie Wetenschappers en praktijkdeskundigen kijken hoe het academische werk aansluit bij de behoeften van de praktijk (mogelijkheden voor valide instrumenten) en omgekeerd (nieuwe onderzoeksvragen). Uitkomsten van de praktijkbijeenkomsten kunnen tevens aanleiding zijn om in aanvullende onderzoeksprojecten (voor en door studenten) vraagstukken verder uit te diepen. Dit kunnen bijvoorbeeld observatie- of ontwerpstudies zijn.
4. Integratie en instrumentatie De uitkomsten van de praktijkbijeenkomsten en de reflectie zullen in praktische en hanteerbare instrumenten worden omgezet. Die worden in eerste instantie en afhankelijk van de bijdrage ter beschikking gesteld aan de sponsors.
7
Context van het onderzoek: ‘Slimmer werken’ Ons economisch bestel verandert in rap tempo van een industriële economie in een kennis- en netwerkeconomie. Dit heeft gevolgen voor de organisatie van de werkzaamheden, maar ook voor de aard van het werk: meer communicatie en samenwerking. Deze ontwikkelingen krijgen het label ‘sociale innovatie’. Het blijkt dat het investeren in sociale innovatie meer oplevert dan investeren in technologische innovaties (Volberda, et al., 2006). Sociale innovatie is het vernieuwen van het arbeidsproces door talenten van medewerkers beter te benutten, kennis en macht meer te delen en het innovatievermogen te vergroten. Dit wordt ook ‘slimmer werken’ genoemd.
‘Slimmer werken’ en de werkomgeving Een onderdeel van ‘slimmer werken’ is het anders omgaan met en aanpassen van de werkomgeving. Men denkt dat openheid, transparantie en flexibele werkplekken de communicatie verbeteren. Is dat zo? Dat is zo, maar…. Er is weinig inzicht in de invloed van een eigentijds en flexibel kantoor op zaken als kennisdeling, afstemming, creativiteit en innovatievermogen. Ook is onbekend in hoeverre de kwaliteitswinst van de verbeterde communicatie opweegt tegen de mindere output dat in open werkomgevingen, door concentratieverlies, optreedt.
Wij gaan op zoek naar verhalen, feiten en bewijzen over het evenwicht tussen communicatie en concentratie: waar ligt het, waardoor ontstaan problemen en hoe maak je een gebalanceerde werkomgeving? 8
De mensen Wim Pullen (Directeur van het CfPB) heeft veel praktijk- en wetenschappelijke kennis. Hij zal optreden als gesprekleider in de praktijksessies en reflectiebijeenkomsten. Anca Gosselink (CfPB) heeft als organisatieantropoloog een ruime ervaring in evaluaties van kantooromgevingen en is bij vele (her)huisvestingstrajecten van kantooromgevingen betrokken geweest. Ze zal optreden als gespreksleider. Theo van der Voordt (CfPB/ TU Delft) is specialist op het gebied van het programmeren en evalueren van gebouwen; vastgoedontwikkeling en -beheer; onderzoeksmethodologie. Hij treedt op als gespreksleider (incidenteel), onderzoeker en onderzoeksbegeleider. Evi de Bruyne (CfPB) is als onderzoeker op het gebied van arbeids- en organisatiepsychologie betrokken bij onderzoeken over gedrag en werkomgeving. Ze zal in dit project als onderzoeker optreden. Sandra Brunia (CfPB) houdt zich als organisatieantropoloog bezig met hoe mensen met elkaar vorm, inhoud en betekenis geven aan samenwerking en wat de fysieke omgeving en ander artefacten daaraan bijdragen. Ze zal in dit project als onderzoeker optreden.
9
Literatuur Brakenhoff, M., F. Fleminger, et al. (2008). Kookboek sociale innovatie - Visies en verhalen, Stichting Greenfield Groep. Rieck, A., & Kelter, J. (2005). The empirical OFFICE 21® study “Soft Success Factors”. Paper presented at the HCI International. Thoolen, F. (2010). Samenwerking - Hoe huisvesting de samenwerking beïnvloedt. Center for People and Buildings. Van Ree, H. J. (2002). The added value of office accommodation the organizational performance. Work study, 51(7). Volberda, H.W., van den Bosch, F.A.J., Jansen, J.J.P. (2006). Slim Managen en Innovatief Organiseren. Financieel Dagblad i.s.m. AWVN, De Unie en Eiffel
10
Foto verantwoording Voorblad: Interpolis, Tilburg; RIVM, Bilthoven; Haagse Poort, Den Haag
Pagina 7:
Public Works and Government Services Canada, Winnipeg, Manitoba
Pagina 2:
Haagse Poort, Den Haag
Pagina 8:
Avans, Breda
Pagina 3:
Hoftoren OCW, Den Haag
Pagina 9:
CfPB, Delft
Pagina 4:
CfPB, Delft
Pagina 10: Belastingdienst CFD, Utrecht
Pagina 5:
CfPB, Delft
Pagina 11: Douane Rotterdam
Pagina 6:
Technische Universiteit Eindhoven
Achterblad: Belastingdienst CPP, Utrecht;Belastingdienst CFD, Utrecht; Public Works and Government Services Canada, Winnipeg, Manitoba
11
Contact Voor meer informatie Center for People and Buildings Kluyverweg 6 2629 HT Delft www.cfpb.nl
Wim Pullen T: 015-2788833 E:
[email protected]
Sandra Brunia T: 015-2786298 E:
[email protected]
