Samenwerken
Correct werken BEDRIJFSGEDRAGSCODE
1
DE KERNWAARDEN VAN CELANESE
Celanese wordt geleid door
zes waarden. Samenwerking Waarde genereren voor klanten De wereld verbeteren Waarde voor aandeelhouders Groei van medewerkers Duurzaamheid
2
VAN ONZE VOORZITTER EN CEO
Waarom correct werken belangrijk is Correct werken, we bouwen een winnende cultuur voor de toekomst van ons bedrijf. Onze visie, missie en bedrijfsstrategie zijn de bouwstenen van een nieuw Celanese. En jij vormt de basis van ons succes.
Als we onze visie echt willen realiseren, moeten we ook definiëren hoe we ons gedragen. Ongeacht onze locatie, ons bedrijfsonderdeel of onze regio houden we ons altijd aan dezelfde normen op het gebied van integriteit, eerlijkheid en naleving van de wetgeving. Wanneer we dit doen, staan we zij aan zij en kunnen we een positief verschil maken in onze gemeenschappen, met onze klanten en met elkaar. Correct werken vormt onze richtlijn voor hoe we op een verantwoordelijke manier kunnen werken en onbedoelde of kostbare fouten kunnen voorkomen.
We hebben allemaal hetzelfde voor ogen – één Celanese – waarbij we voor elkaar zorgen en een flexibelere organisatie met betere mogelijkheden opbouwen. Sta dus open voor dingen en voer een openhartig gesprek met collega's en supervisors wanneer je risico's ziet waardoor we onze visie niet kunnen realiseren. We kunnen het beste ervoor zorgen dat we hieraan blijven voldoen door goed te communiceren en anderen waar nodig erbij te betrekken.
We hebben het afgelopen jaar veel veranderingen doorgevoerd bij Celanese. Onze cultuur wordt steeds breder en opener, terwijl ook de samenwerking verbetert. Laten we doorgaan op de ingeslagen weg door samen te werken, correct te werken en Celanese elke dag opnieuw beter te maken.
Mark Rohr BESTUURSVOORZITTER EN CHIEF EXECUTIVE OFFICER
"Stel je open op en voer een openhartig gesprek met collega's en supervisors wanneer je risico's ziet waardoor we onze visie niet kunnen realiseren." —
MA R K R O H R , B E S T U U R S V O O R Z I T T E R E N C E O V A N C E L A N E S E
Onze visie De favoriete leverancier van chemieoplossingen voor onze klanten worden
3
VAN ONZE CHIEF COMPLIANCE OFFICER
Hoe wij samenwerken Wanneer we samenwerken en op de goede manier werken, nemen we elke dag de persoonlijke verantwoordelijkheid om ons ethisch te gedragen in overeenstemming met het beleid. Wij geloven dat ethiek en naleving niet bij één functie horen. Het hoort bij ons allemaal, we moeten het beleid allemaal uitdragen.
Deze richtlijn bevat onze nieuwe waarden en weerspiegelt onze open houding en samenwerkingscultuur. De onderwerpen zijn net zo gegroepeerd als onze waarden, veel onderwerpen betreffen echter meerdere waarden. De richtlijn beschrijft waarom de onderwerpen belangrijk zijn en biedt Empowering You-tips om beter te begrijpen hoe we ons ethisch en in overeenstemming met het beleid kunnen gedragen.
Onze inzet voor ethiek en naleving is het fundament van onze reputatie als integer bedrijf. Als u vragen of zorgen hebt over de nalevingsrisico's stel en uit deze dan, uw mening doet ertoe. De beste aanspreekpartners zijn vaak onze leidinggevenden die ons kunnen helpen bij het oplossen van veel problemen en het escaleren van grotere problemen. Er zijn ook andere kanalen beschikbaar, zoals de hulplijn ethisch handelen van Celanese, die vertrouwelijk of anoniem kunnen worden gebruikt. Om heldere en open dialogen aan te moedigen, moeten we allemaal het belang van ons anti-repercussiebeleid respecteren.
Het afgelopen jaar is er veel veranderd bij Celanese, maar onze inzet voor naleving van ons beleid is nog altijd hetzelfde. Als wij openlijk praten over nalevingsrisico's en van elkaar leren, zullen wij slagen door samen te werken en op de juiste manier te werken. Ashley Duffie CHIEF COMP LIA NCE OFFICE R
"Wanneer we samenwerken en op de goede manier werken, nemen we elke dag de persoonlijke verantwoordelijkheid om ons ethisch te gedragen in overeenstemming met het beleid. — ASHLEY DUFFIE, CELANESE CHIEF COMPLIANCE OFFICER
VAN ONZE CHIEF COMPLIANCE OFFICER
4
INHOUDSOPGAVE Correct werken
Wanneer we correct werken, plukken we hiervan allemaal de vruchten. 2 3 4 6
De kernwaarden van Celanese Een bericht van de bestuursvoorzitter en CEO Bericht van onze Chief Compliance Officer Een verschil maken door samen te werken en correct te werken
9 Correct werken stimuleert de groei van medewerkers. • Gelijke kansen • Respectvolle werkomgeving • Drugs- en alcoholmisbruik • Arbeidscontracten 13 Door correct te werken wordt waarde voor klanten gegenereerd en behouden. • Klanten en leveranciers • Anticorruptie • Concurrentie (antitrustwetten) • Trade Compliance 18 Correct werken ondersteunt duurzaamheid. • Milieu, gezondheid, beroepsveiligheid en procesveiligheid • Maatschappelijk verantwoord ondernemen • Politieke bijdragen • Reisveiligheid • Mensenrechten 21 Correct werken stimuleert samenwerking. • Communicatie • Informatiebeheer • Vertrouwelijke informatie • Intellectuele eigendom • Geheimhouding van gegevens • Computersystemen en internetgebruik • Sociale media • Informatie van anderen beschermen • Verplichtingen na beëindiging van dienstverband 27 Correct werken bevordert waarde van aandeelhouders. • Belangenverstrengeling • Persoonlijk gewin/zakelijke kansen • Geschenken en entertainment • Handel met voorkennis • Financiële integriteit • Fraude • Onderzoeken • Externe communicatie 33 Snelzoekgids • Bronnen • Hulplijn ethisch handelen
5
SAMENWERKEN, CORRECT WERKEN
Een verschil maken door samen te werken en correct te werken We dienen allemaal ervoor te zorgen dat we de juiste omgeving creëren waarin we correct kunnen werken. Werk samen, wees transparant en ga een openhartig gesprek aan. Je stem is belangrijk. Onze verantwoordelijkheid jegens onszelf, elkaar en ons bedrijf: • respect, integriteit en ethisch gedrag bevorderen • alle wetten, regelgevingen en beleidslijnen naleven • onze bedrijfswaarden in praktijk brengen • advies vragen, zorgen kenbaar maken • de financiële integriteit en reputatie van ons bedrijf beschermen • erop toezien dat persoonlijke belangen niet botsen met de loyaliteit jegens ons bedrijf • ervoor zorgen dat derden die we inschakelen, zich aan deze standaarden houden
Mensen in een leidinggevende positie hebben aanvullende verantwoordelijkheden, te weten: • het goede voorbeeld geven en onze waarden promoten • richtlijnen geven voor de verwachtingen die zijn gesteld in Correct werken
• een positieve, op samenwerking gebaseerde omgeving creëren waarin medewerkers zich gesterkt voelen om advies te vragen en zorgen kenbaar te maken
• passende maatregelen treffen nadat ze kennis hebben genomen van mogelijk onethisch gedrag of mogelijke overtredingen van de wetgeving • de vertrouwelijkheid bewaken van mensen die in goed vertrouwen een zorg melden, en repercussies tegen hen voorkomen Onze reputatie is gebaseerd op de activiteiten van iedereen die namens ons bedrijf handelt. Alle directeuren, leidinggevenden en medewerkers van Celanese, haar geconsolideerde dochterondernemingen en eventueel gelieerde ondernemingen waarin het bedrijf een meerderheidsbelang heeft, moeten voldoen aan Correct werken en deze richtlijnen bij het uitvoeren van hun activiteiten voor Celanese.
6
7
SAMENWERKEN, CORRECT WERKEN
JE MOGELIJKHEDEN BIEDEN
We moeten allemaal een ethisch voorbeeld geven Elk van de onderstaande personen is uniek onderlegd om je te helpen wanneer je je zorgen maakt op het gebied van naleving. We zijn allemaal verantwoordelijk om de regelgeving na te leven. Onthoud dat we allemaal een ethisch voorbeeld moeten geven! * Je supervisor begrijpt je rol en is het beste in staat om je te ondersteunen en advies te geven. Je kunt het beste indien mogelijk als eerste contact opnemen met je supervisor. * De leiders van Celanese kunnen adviezen geven en aanbevelingen doen over een actieplan en zijn beschikbaar om je waar nodig de juiste middelen te verstrekken. Deze resource is altijd beschikbaar als je het idee hebt dat je zorgen niet adequaat zijn aangepakt. * Een HR-medewerker kan waardevol advies verstrekken over diverse personeelskwesties en kan je verwijzen naar de benodigde resources of informatie. * Onze Chief Compliance Officer beheert het beleid op het gebied van naleving en bedrijfsethiek en interpreteert deze gedragscode. De Chief Compliance Officer is ook verantwoordelijk voor het onderzoeken van zorgen en het rapporteren aan de Raad van Bestuur. * De hulplijn ethisch handelen is altijd beschikbaar om zorgen op het gebied van naleving vertrouwelijk of anoniem te melden.
De meeste problemen kunnen het beste lokaal worden afgehandeld, want mensen op jouw locatie of in jouw functie zijn waarschijnlijk meer vertrouwd met omstandigheden, procedures en de beschikbare resources. De hulplijn ethisch handelen is echter altijd een optie.
HULPLIJN ETHISCH HANDELEN 1-866-384-4223 (866-ETHIC CE) WERELDWIJD: https://www.compliance-helpline.com/CelaneseBCP.jsp EUROPA: https://www.compliance-helpline.com/CelaneseEU.jsp
8
LAAT HET ME WETEN We zijn allemaal verantwoordelijk voor naleving en zijn het meest gebaat bij een open gesprek in twee richtingen. Onthoud dat we allemaal een ethisch voorbeeld moeten geven! Als je echter het idee hebt dat een lokaal probleem niet adequaat wordt aangepakt, kun je dit het beste rapporteren aan een hoger managementniveau of contact opnemen met de hulplijn ethisch handelen. Het is duidelijk dat sommige problemen bij niet-naleving leiden tot ernstige gevolgen voor het bedrijf en onze medewerkers, waaronder: * omkooppogingen * prijsafspraken * tekortkomingen in financiële integriteit Daarom moeten medewerkers niet alleen belangrijkere kwesties lokaal melden, maar ook contact opnemen met de Chief Compliance Officer of de hulplijn ethisch handelen.
We verdienen het allemaal om te werken voor een bedrijf waarop we trots kunnen zijn. Als we ons niet aan wetten en onze beleidslijnen houden, kan dit gevolgen hebben voor onszelf, ons bedrijf en onze reputatie. Als je op de hoogte bent van ernstige overtredingen maar deze niet meldt, kun je hiervoor verantwoordelijk worden gehouden. Disciplinaire maatregelen die van invloed kunnen zijn op bonussen of opslag, kunnen mondelinge of schriftelijke waarschuwingen, prestatieverbeteringsplannen of beëindiging van het dienstverband omvatten.
Anti-repercussiebeleid van Celanese Celanese tolereert geen repercussies voor het verstrekken van informatie over gedrag dat volgens jou in alle redelijkheid strijdig is met Correct werken of een geldende wet, of voor het meewerken aan een onderzoek.
9
CORRECT WERKEN STIMULEERT DE GROEI VAN MEDEWERKERS
Groei van medewerkers Celanese weet dat succes afhankelijk is van de vaardigheden en kwaliteiten van elke medewerker. Het beleid van Celanese is gericht op het bieden van gelijke kansen en het creëren van een werkomgeving waarin diversiteit wordt aanvaard en gewaardeerd. Gelijke kansen Iedereen is gebaat bij een respectvolle werkomgeving. Door correct te werken: • kan iedere medewerker rekenen op een eerlijke en respectvolle behandeling • discrimineren of pesten we anderen nooit • worden sollicitanten voor vacatures beoordeeld op basis van legitieme, niet-discriminerende factoren, zoals vaardigheden, kennis, ervaring en prestaties • kunnen alle medewerkers, ongeacht functie of niveau, met betrekking tot promotie, training, indienstneming, honorering en ontslag rekenen op een eerlijke behandeling die wettig is en overeenkomt met ons personeelsbeheersysteem en personeelsbeleid
MAG
DIT? V: "We hebben een vacature voor een accountmanagementfunctie betreffende een grote klant. De klant werkt bij voorkeur met mannen. Mogen we alle vrouwelijke sollicitanten uitsluiten?" A: Celanese stelt alles in het werk om een omgeving te creëren waarin de diversiteit van de gemeenschappen waar we zakendoen, tot uiting komt. Het is verboden om personen uit te sluiten van functies op basis van hun geslacht, afkomst, etnische herkomst, religie of handicap.
10
JE
MOGELIJKHEDEN BIEDEN Iedere medewerker dient zich gesterkt te voelen om lastige problemen ter sprake te brengen. De volgende tips kunnen helpen: • ga uit van goed vertrouwen • wees respectvol • wees open • luister actief • let op je toon • gebruik duidelijke boodschappen • overdrijf niet Leiders dienen een omgeving te stimuleren waarin een open dialoog wordt gestimuleerd. In onze veiligheidsprogramma's geven alle managers en medewerkers op een positieve manier de ruimte om elkaar op onveilige handelingen te wijzen. Managers en teamleden willen zo ook buitensporige risico's voorkomen en moeten elkaar ertoe aanzetten om problemen of zorgen openlijk te bespreken.
WAT MOET
IK DOEN? V: "Ik ben supervisor van een divers team. Tijdens personeelsbijeenkomsten heb ik niet altijd het gevoel dat mijn team eventuele zorgen of uitdagingen durft te bespreken. Wat moet ik doen?" A: Als we de waarde 'samenwerking' in praktijk willen brengen, is het belangrijk dat supervisors een vertrouwde, op samenwerking gebaseerde werkplek creëren waar medewerkers zich niet geremd voelen om zorgen ter sprake te brengen. Als je de tips bij 'Je mogelijkheden bieden' op deze pagina in acht neemt, kunnen jij en je teamleden ervoor zorgen dat de stem van iedereen ertoe doet.
11
Intimidatie We verdienen het allemaal om te werken in een omgeving waar de waarden van Celanese worden aanvaard. Door correct te werken zorgen we voor een eerlijke, respectvolle werkplek. • Wij bevorderen en bieden een werkomgeving die vrij is van pesterijen, waar gewelddadigheden, intimidatie of ander bedreigend gedrag niet worden getolereerd. • We garanderen een werkomgeving die vrij is van seksuele intimidatie en waar ongewenste intimiteiten, seksuele verlangens of andere ongewenste uitingen of gedragingen van seksuele aard verboden zijn. • We beschermen medewerkers tegen repercussies wanneer ze in goed vertrouwen kwesties of zorgen ter sprake brengen.
Drugs- en alcoholmisbruik • Omdat veiligheid bij alles wat we doen voorop staat, is drugs- en alcoholmisbruik op het werk ten strengste verboden.
MAG
DIT? V: "Een werknemer pest een collega en die durft geen klacht in te dienen. Wat moet ik doen?" A: Intimidatie kan zeer demotiverend werken voor het slachtoffer en zijn of haar collega's. Pesten wordt niet getolereerd. De collega of jij moet de situatie melden aan een supervisor of Human Resources. De hulplijn ethisch handelen is altijd een optie. Het bedrijf zal de melding vertrouwelijk behandelen en repercussies tegen jou of je collega niet toestaan.
12
Arbeidscontracten Celanese respecteert bindende overeenkomsten die medewerkers mogelijk hebben met hun voormalige werkgever. Wanneer je bij aanvaarding van een dienstbetrekking bij Celanese of een nieuwe functie binnen Celanese nog contractuele verplichtingen hebt jegens voormalige werkgevers, bijvoorbeeld op grond van een geheimhoudingsverklaring, een concurrentiebeding of een non-sollicitatiebeding, dien je dit aan je supervisor te melden.
JE
MOGELIJKHEDEN BIEDEN Bij Celanese zijn onze mensen belangrijk, zoals blijkt uit onze betrokkenheid bij de ontwikkeling van medewerkers. We kunnen allemaal helpen bij het creëren van een succesvolle cultuur wanneer we de volgende tips onthouden: • zorg voor elkaar • geef vertrouwen • bespreek zorgen openlijk • breng lastige kwesties ter sprake • stimuleer groei van medewerkers
Bronnen *Gelijke kansen-beleid *Anti-geweldbeleid • Beleid voor respect en waardigheid
13
DOOR CORRECT TE WERKEN WORDT WAARDE VOOR KLANTEN GEGENEREERD EN BEHOU DEN
Waarde voor klanten Onze visie is om de favoriete leverancier van chemieoplossingen voor onze klanten te worden. Daarom gaan we eerlijk om met onze klanten en leveranciers. Wij baseren onze concurrentiekracht op de kwaliteit van onze producten, scherpe prijzen, de diensten die we leveren en juiste en eerlijke product- en verkooppresentaties. Onze leveranciers worden geselecteerd op basis van objectieve criteria, zoals capaciteit, kwaliteit, compliance, integriteit, betrouwbaarheid, concurrerende prijzen en een passend aanbod van producten en diensten.
MAG
DIT? V: "Een ambtenaar die aan Celanese vergunningen verstrekt, vroeg of wij bij wijze van tegendienst zijn nichtje een baan wilden geven. Mag ik zijn nichtje in dienst nemen?" A: Je mag het nichtje niet in dienst nemen omdat dit als omkoping kan worden beschouwd. Je probeert de handelingen van de overheidsambtenaar te beïnvloeden.
14
Anticorruptie Bij Celanese proberen we serieus ons bedrijf zodanig te leiden dat er geen ruimte is voor corruptie. Geen enkel contract rechtvaardigt dat onze reputatie op de markt wordt geschonden of onze waarden in opspraak komen. Door correct te werken zorgen we ervoor dat alle wetten worden nageleefd en helpen we corruptie voorkomen, waar we ook zakendoen. * We zullen, direct of indirect, geen smeergeld betalen, geschenken geven of iets van waarde aanbieden aan overheidsambtenaren teneinde hen te beïnvloeden. * In wetten wordt onder 'overheidsambtenaren' onder andere verstaan medewerkers en anderen in dienst van overheidsdiensten op welk niveau dan ook, medewerkers van staatsbedrijven (zelfs puur commerciële bedrijven in eigendom van overheidsdiensten), kandidaten voor openbare functies en functionarissen van politieke partijen. De verboden die gelden voor overheidsambtenaren zijn ook van toepassing op hun familieleden. * Als een betaling verboden is volgens het bedrijfsbeleid, mogen we niet onze eigen middelen gebruiken voor de uitgave of een derde vragen om de betaling te verrichten. * Celanese is een Amerikaanse onderneming; daarom moeten al onze dochterondernemingen en werknemers niet alleen de plaatselijke wetten naleven, maar ook overal ter wereld de Amerikaanse. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) en lokale anticorruptiewetten. * Faciliterende betalingen (een fooi of kleine betaling aan een ambtenaar om niet-discretionaire overheidshandelingen te bespoedigen) zijn verboden. • Met uitzondering van omstandigheden zoals beschreven in ons anticorruptiebeleid, moeten we vooraf goedkeuring vragen voor het aanbieden van geschenken, gastvrijheid of reizen aan overheidsambtenaren.
• Het uitwisselen van geschenken en het wederzijds aanbieden van uitstapjes om in zakelijke relaties de goodwill te verhogen is toegestaan, maar we moeten voorkomen dat we ons schuldig maken aan omkoperij en geen onwettige betalingen doen of buitensporige of ongepaste uitstapjes of reizen aanbieden aan leveranciers of klanten.
• We moeten altijd een nauwkeurige boekhouding bijhouden over geschenken en entertainment die zijn aangeboden door Celanese.
• We voeren een due diligence-onderzoek uit alvorens overeenkomsten te sluiten met agenten, adviseurs of andere zakenpartners. Controleer vervolgens zorgvuldig de uitgaven om ervoor te zorgen, dat onze betalingen niet worden gebruikt om steekpenningen te betalen.
MAG
DIT? V: "Hoewel het officieel verboden is, is het in het land waar ik woon gebruikelijk om tijdens de eerste ontmoeting geschenken aan overheidsambtenaren aan te bieden. Moet ik me toch houden aan de wet, ook als de regering deze niet handhaaft?" A: Ja. De wet naleven is de enige juiste handelwijze en resulteert in een betere bedrijfsvoering en betere relaties met de overheid en de gemeenschap.
15
Mededinging In mededingingswetten (antitrust) wordt open mededinging gestimuleerd en worden concurrenten en klanten beschermd tegen oneerlijke bedrijfspraktijken. Celanese streeft eerlijke mededinging na, overeenkomstig deze wetten. Wij concurreren op een krachtige en ethische manier, wij zijn klantgericht en wij verleiden onze klanten niet om ons vertrouwelijke informatie over onze concurrenten te verstrekken. Omdat we correct werken, bespreken we het volgende niet met concurrenten: * prijzen, kosten, klanten, biedingen, marges, markten of welke andere concurrentiegevoelige informatie dan ook * prijsafspraken of afspraken over productiebeperking of het verdelen van klanten, leveranciers of handelsgebieden. Al onze activiteiten dienen een eerbaar zakelijk doel te dienen of klanten voordeel te bieden. We mogen onze marktpositie niet gebruiken om de concurrentie te verlagen door bijvoorbeeld: * monopolisering * koppelverkoop (een product verkopen op voorwaarde dat de klant een tweede product koopt) * prijsdiscriminatie tussen gelijkaardige klanten * afbraakprijzen (prijzen onder kosten)
JE
MOGELIJKHEDEN BIEDEN * We concurreren eerlijk. We onderscheiden onszelf op een natuurlijke manier van onze concurrenten door producten te maken waarvan de wereld profiteert, en door waarde te genereren voor onze klanten en aandeelhouders. * Soms kan je worden gevraagd waarom je een bepaalde bijeenkomst of een bepaald gesprek met een concurrent hebt gehad. Als je het legitieme zakelijke doeleinde wilt documenteren, moet je: - waar mogelijk een agenda vooraf laten goedkeuren door de juridische afdeling - anders na de bijeenkomst een formulier voor bijeenkomsten met concurrenten invullen om het gesprek te documenteren - ga naar onze portal Mededingingsbeleid voor het formulier of meer informatie
Wij vergaren bedrijfsinformatie uitsluitend uit wettige bronnen en het is niet toegestaan concurrentiegevoelige, niet-openbare informatie (zoals prijzen, capaciteit, productie, offerteaanvragen, winstmarges, klantenlijsten, verkoop-, marketing- en promotieplannen en -strategieën) te verkrijgen van onze concurrenten of via andere ongeoorloofde kanalen.
* We doen alleen feitelijke en wettelijke beweringen over onze concurrenten en hun producten. * We bewaren vertrouwelijke, niet-openbare prijzen of andere informatie van onze leveranciers. * We gebruiken vertrouwelijke informatie over onze voormalige medewerkers niet ten bate van Celanese.
16
WAT MOET
IK DOEN? V: "We moeten inkoop-/verkooporders van klanten en leveranciers snel verwerken en hebben geen tijd om bij elke leverancier of klant te onderzoeken of deze voorkomt op zwarte lijsten van de Amerikaanse overheid of andere overheden. Mag ik die screening overslaan?" A: Voorafgaand aan de verwerking van een order wordt bij elke klant en leverancier van Celanese systematisch onderzocht of deze voorkomt op lijsten van de Amerikaanse overheid en andere overheden van personen of instellingen met wie of waarmee handel is verboden. Je mag bestellingen niet verwerken zonder de voorgeschreven screening uit te voeren. Neem contact op met de afdeling Global Trade Compliance als je vragen of problemen heeft.
WAT MOET
IK DOEN? V: "Bij een beurs kwam ik een bekende tegen die voor een concurrent werkt. Zij wilde aantekeningen vergelijken over hoe onze bedrijven presteren, in het bijzonder of prijzen zouden stijgen. Is dat een probleem?" A: Ja. Je moet haar zeggen dat je dergelijke informatie niet mag bespreken. Je mag geen concurrentiegevoelige informatie uitwisselen over bijvoorbeeld prijsbeleid en strategische plannen. Het doet er niet toe waar het gesprek plaatsvindt; ook officieuze gesprekken zijn niet toegestaan. Het uitwisselen van gevoelige informatie, of het maken van mondelinge afspraken, kan strijdig zijn met mededingingswetten. Als ze aandringt, loop dan weg en neem contact op met een jurist van Celanese.
17
Trade Compliance Als we klanten wereldwijd van dienst willen zijn, is het belangrijk dat we worden erkend als bedrijf dat de internationale handelswetgeving serieus neemt. Als Amerikaans bedrijf is onze strategie om Amerikaanse handelswetten en -regelgevingen toe te passen op ons bedrijf en onze dochterondernemingen, ongeacht waar deze zich bevinden. We houden ons ook aan alle lokale handelswetten en -regelgevingen zolang ze niet in strijd zijn met Amerikaanse wetten en regelgevingen. De aard van onze producten heeft vaak tot gevolg dat we moeten vaststellen of handelsbeperkingen van toepassing zijn op een order van een klant of een interne of externe overdracht van technologie. Voor internationale informatie- en technologie-uitwisseling (inclusief training, e-mail en webtoegang) kunnen speciale goedkeuringen, licenties of vergunningen vereist zijn. Of voor een bepaalde transactie goedkeuring vooraf vereist is, is afhankelijk van de specificaties van het product, het land van herkomst en bestemming, het beoogde uiteindelijke gebruik, de identiteit van de ontvanger(s) en die van de uiteindelijke eindgebruiker. Voor internationale handelstransacties en financiële transacties kunnen de volgende beperkingen gelden: * transacties met bepaalde aangewezen personen, bedrijven of organisaties - Deze handelsbeperkingen verbieden of beperken de handel met de op een zwarte lijst geplaatste landen, personen en organisaties. Personen, bedrijven en organisaties die onder deze beperkingen vallen, kunnen zich in elk land bevinden en kunnen bekende financiële instellingen betreffen. * beperkingen met betrekking tot de overdracht van chemicaliën en andere exportbeperkingen - Het vervaardigen, gebruiken en verkopen van chemicaliën en aan chemicaliën gerelateerde technische gegevens die voor chemische wapens kunnen worden gebruikt of die kunnen worden gebruikt voor de vervaardiging van illegale drugs, wordt gereguleerd door diverse internationale verdragen.
MAG
DIT? V: "Ik weet dat een van onze klanten producten van Celanese doorverkoopt aan Noord-Korea. Is dat een probleem?" A: Ja. Volgens de Amerikaanse wetgeving mogen Amerikaanse bedrijven en hun dochterondernemingen niet exporteren naar bepaalde landen die op een zwarte lijst staan. Noord-Korea staat momenteel op deze lijst. Voorgestelde transacties (inclusief indirecte transacties via derden) met een land of entiteit onder Amerikaanse sancties of embargo's zijn verboden zolang de juridische afdeling niet eerst heeft vastgesteld of het voorgestelde gedrag is toegestaan onder de Amerikaanse wetgeving.
JE
MOGELIJKHEDEN BIEDEN • Alles wat de grens van een land passeert is onderworpen aan talloze import- en exportbepalingen. Voorbeelden van andere bepalingen zijn embargo's, controles van productgegevens en technische gegevens, boycotten en tariefclassificatie. • Samenwerking en deelname onder een niet-goedgekeurde buitenlandse boycot is in strijd met de Amerikaanse wetgeving en ons beleid. Stel de juridische afdeling op de hoogte van verdachte boycotverzoeken, omdat deze volgens de Amerikaanse wetgeving aan de overheid moeten worden gemeld.
18
Bronnen * Anticorruptiebeleid via http://oneportal.celanese.com/sites/AntiCorruption * Mededingingsbeleid via http://oneportal.celanese.com/sites/CompetitionLaw * Richtlijnen voor samenwerking met concurrenten * Wereldwijd beleid voor de beoordeling van contracten
* Wereldwijd inkoopbeleid
CORRECT WERKEN ONDERSTEUNT DUURZAAMHEID
Duurzaamheid Celanese is er trots op om als verantwoordelijk bedrijf een positieve invloed op onze gemeenschappen, het leven van degenen met wie we samenwerken, en de wereld te hebben. Milieu, gezondheid, beroepsveiligheid en procesveiligheid Onszelf en anderen letselvrij te houden is het belangrijkste wat we doen bij Celanese. Als Responsible Care®bedrijf spannen we ons in om het milieu te beschermen, de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers en gemeenschappen te bewaken, bedrijfsprocessen veilig te laten verlopen en te voldoen aan alle geldende wetten en bepalingen. We spannen ons in om op het gebied van milieubeheer toonaangevend te zijn in de industrie door op het gebied van energiebesparing, afvalbeheer, het tegengaan van luchtverontreiniging en zuinig watergebruik excellent te presteren door: • onze productiefaciliteiten zo te ontwerpen en opereren dat onze medewerkers hun werk kunnen doen in een veilige omgeving en dat het risico op gezondheids- en milieuschade tot een minimum is beperkt • producten te maken en verkopen die veilig kunnen worden geproduceerd, gedistribueerd, gebruikt en weggegooid • zaken te doen met aannemers die de geldende wet- en regelgevingen en onze eigen VGM-normen naleven • de hoogste maatstaven te hanteren om onze VGM-prestaties continu te verbeteren • onze producten op basis van de meest geavanceerde techniek te ontwerpen en ernstige risico's te beheersen die voortvloeien uit onze activiteiten en producten • afval of uitstoot naar aanleiding van activiteiten van Celanese rapporteren
WAT MOET
IK DOEN? V: "Het is me opgevallen dat een collega niet het juiste gereedschap gebruikt voor een taak. Wat moet ik doen?" A: Ons veiligheidsprogramma, KeepSAFE, herinnert ons eraan dat we verantwoordelijk zijn voor de veiligheid van onszelf en onze collega's. Je dient zorgen kenbaar te maken aan de collega en te vragen of deze hulp nodig heeft zodat de taak veilig wordt uitgevoerd.
19
CORRECT WERKEN ONDERSTEUNT DUURZAAMHEID
Maatschappelijk verantwoord ondernemen Bij Celanese reikt maatschappelijk verantwoord ondernemen verder dan de naleving van de wet- en regelgevingen. Dit is vervat in de principes van Correct werken en vormt een integraal onderdeel van alle aspecten in ons bedrijf. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is voor ons vanuit economisch, milieutechnisch en maatschappelijk oogpunt een eerste vereiste voor duurzaam commercieel succes. Dankzij onze maatschappelijke activiteiten en de Celanese Foundation kunnen we een verschil maken in onze gemeenschappen. Je wordt gestimuleerd om iets bij te dragen aan de Celanese Foundation en andere goede doelen of om deel te nemen aan maatschappelijke activiteiten die door het bedrijf worden gesponsord, maar bent hiertoe niet verplicht.
Politieke bijdragen • We stimuleren je om individuele politieke bijdragen te leveren waar dit is toegestaan volgens lokale wetgeving. • In veel landen is het werknemers niet toegestaan politieke bijdragen te leveren, of de schijn te wekken dit te doen, uit middelen van Celanese of door middel van vergoeding uit middelen van Celanese. Daarom mag je niet verwijzen naar Celanese bij je politieke bijdragen. • In sommige landen kom je mogelijk ook in aanmerking voor deelname aan politieke lobbyorganisaties, zoals CelPAC in de VS. Daarbij worden de bijdragen van veel medewerkers en gepensioneerden samengevoegd om te lobbyen voor wetten die gunstig zijn voor Celanese. • Onze afdeling voor publiekszaken stimuleert onze politieke betrokkenheid.
JE
MOGELIJKHEDEN BIEDEN • Verlaag je tempo en ga bedachtzaam te werk. Veel ongevallen vinden plaats als we gehaast zijn. Denk even rustig na over de risico's van je functie. • Ons veiligheidsinitiatief Keep Safe herinnert ons eraan dat veiligheid niet alleen een programma is, het is onze cultuur. • Houdt je bij je dagelijkse werkzaamheden aan de volgende vier basisregels voor veiligheid op het werk: • meld gevaren op het werk die je signaleert en werk samen met collega's om de situatie te verhelpen • zorg voor de juiste training en hulpmiddelen en onderzoek mogelijke gevaren alvorens aan het werk te gaan • volg de geldende voorschriften voor veiligheid en gebruik • zorg dat veranderingen in apparatuur of procedures worden getoetst en goedgekeurd volgens Management of Change-processen
20
Reisveiligheid Veilig werken is een toewijding die zich uitstrekt tot buiten onze faciliteiten. Celanese spant zich in om de veiligheid en beveiliging van werknemers die voor het bedrijf op zakenreis zijn, te garanderen. * Boek reserveringen, inclusief reserveringen van accommodaties, alleen via het reisbureau dat we daarvoor hebben aangewezen. Dit biedt het bedrijf de mogelijkheid om te weten waar je bent, je naar behoefte informatie te bieden en ondersteuning te verlenen. * Controleer en volg alle regiospecifieke reisbeperkingen zoals deze worden weergegeven op de reispagina op One.Celanese.
Mensenrechten Wij respecteren de mensenrechten van anderen. Wij verbieden het gebruik van kinderarbeid, lijfstraffen of dwangarbeid en welke andere vorm van mishandeling dan ook. Wij doen niet willens en wetens zaken met personen of bedrijven, die de rechten van anderen schenden.
MAG
DIT? V: "Tijdens werkzaamheden in de fabriek verandert de taak, er doet zich een onvoorziene gebeurtenis voor. Daardoor willen ze haast maken om de taak te voltooien. Wat moet ik doen?" A: Het is belangrijk dat het team pauzeert wanneer er zich onvoorziene veranderingen voordoen om ervoor te zorgen dat risico's worden vastgesteld en maatregelen worden genomen waarmee de taak succesvol en zonder letsel kan worden voltooid.
Bronnen • VGM-beleid • Reisbeleid
21
CORRECT WERKEN STIMULEERT SAMENWERKING
Samenwerking Als we goed omgaan met onze bedrijfsinformatie en -middelen, kunnen we op een effectieve manier samenwerken. Communicatie Goede communicatie is een concurrentievoordeel waarop we een efficiëntere, flexibelere organisatie met meer mogelijkheden kunnen baseren. Wanneer we correct werken, baseren we onze communicatie op open, eerlijke en feitelijke dialogen binnen ons bedrijf, met zakelijke partners en met onze gemeenschappen. E-mail en andere elektronische communicatie kan gemakkelijk gekopieerd worden of doorgestuurd, zonder dat we dit weten of daartoe toestemming hebben verleend. Stel elke communicatie daarom even zorgvuldig op als het geval is bij de meer formele communicatie die we versturen.
WAT MOET
IK DOEN? V: "In mijn administratie heb ik een kopie van een presentatie die enkele handgeschreven notities van een vergadering bevat. Dit document valt waarschijnlijk onder een juridische bewaarplicht, maar ik heb het document niet geschreven. Moet ik het bewaren?" A:. Ja. Niet alleen het oorspronkelijke document, maar ook alle andere kopieën of versies met aantekeningen van anderen moeten worden bewaard als ze onder een juridische bewaarplicht vallen.
JE
MOGELIJKHEDEN BIEDEN • Onthoud dat elektronische berichten (e-mail, chatberichten en sociale media) misschien informeel lijken, maar vaak lang meegaan en kunnen worden hersteld. • Communicatie moet feitelijk, nauwkeurig en ondubbelzinnig zijn. • Overdrijvingen, minachtende taal en andere uitdrukkingen kunnen uit verband worden gerukt. • Wek geen verkeerde indruk over anderszins legitiem gedrag. • Maak onderscheid tussen theorieën en conclusies; speculeer niet, geef niet je mening en voeg geen persoonlijk commentaar toe. • Denk na voordat je emotionele of impulsieve uitspraken stuurt. • Onthoud dat een verkeerde indruk schadelijk kan zijn voor de reputatie van Celanese.
22
Informatiebeheer Als we willen samenwerken, moeten we informatie delen. We beheren informatie op verantwoordelijke wijze door deze weloverwogen op te stellen en op een gepaste manier te delen. Daarnaast bewaren we de informatie zolang deze relevante bedrijfswaarde heeft. • We bewaren informatie alleen voor de relevante bedrijfswaarde omdat deze een archiefdocument is of onder een juridische bewaarplicht valt. Ook stimuleren we de samenwerking door informatie op een gedeelde locatie op te slaan. • De meeste e-mails hebben slechts een tijdelijke waarde en mogen niet langer dan 90 dagen worden bewaard. • Regelmatig moeten we ook elektronische en afgedrukte documenten in ons bezit en op onze sites voor samenwerking beoordelen. We gooien verlopen documenten en andere informatie zonder relevante bedrijfswaarde weg. • Het is niet toegestaan informatie te wijzigen of te vernietigen tijdens lopende of op redelijke termijn te verwachten gerechtelijke procedures, onderzoek of controles.
MAG
DIT? V: "Ik werk bij Inkoop en moet e-mails van bepaalde leveranciers bewaren voor de verlenging van toekomstige contracten. Ik bewaar dergelijke e-mails meestal gemakshalve op mijn vaste schijf. Is dat toegestaan?" A: Effectieve samenwerking betekent dat informatie ergens moet worden opgeslagen waar je team toegang ertoe heeft. Deze e-mails kunnen waardevol zijn voor anderen op je afdeling die mogelijk in de toekomst met deze leveranciers moeten samenwerken.
Vertrouwelijke informatie Als vertrouwelijke informatie op een ongepaste manier openbaar wordt gemaakt, kan dit schadelijk zijn voor het bedrijf of anderen een oneerlijk voordeel bieden. We moeten dus een balans vinden tussen de noodzaak om samen te werken en de noodzaak om kritieke bedrijfsinformatie te beschermen. Alle niet-openbare bedrijfsinformatie is vertrouwelijk, inclusief financiële informatie, personeelsgegevens, handelsgeheimen, prijsen klantenlijsten, contracten, bedrijfsontwikkelingskansen en bedrijfs-, verkoop- en marketingplannen. Sommige vertrouwelijke informatie, zoals handelsgeheimen, salarissen of strategische informatie, kan gevoelig van aard zijn en moet voorzichtig worden verwerkt en gebruikt. Door correct te werken: * behandelen we gevoelige informatie met het grootst mogelijke respect en volgens de hoogste maatstaven van integriteit * bespreken we gevoelige zaken in een besloten, beveiligde omgeving alleen met personen die de informatie nodig hebben voor legitieme bedrijfsdoeleinden * bewaren we gevoelige informatie, in welke vorm dan ook, op een veilige plaats en vernietigen we deze uiteindelijk volgens voorschrift * verkrijgen of gebruiken we op een wettige manier de vertrouwelijke informatie van anderen
23
MAG
DIT? V: "We ontwikkelen een nieuwe polymeer voor een potentiële klant. Moet ik iets speciaals doen voordat ik een monster stuur?" A: Als je monsters van een nieuwe polymeer verstrekt, onthul je mogelijk recepten of handelsgeheimen voor processen. Daarom moet je eerst een contract met vertrouwelijkheids- of geheimhoudingsbepalingen opstellen, zoals een NDA (Non-Disclosure Agreement).
Intellectueel eigendom Intellectueel eigendom (IP) is een belangrijk bedrijfsmiddel en helpt ons bij het beschermen van ons concurrentievoordeel. IP omvat openbaarmaking van uitvindingen, octrooien, handelsmerken, copyrights en handelsgeheimen. Sommige IP, zoals handelsgeheimen, omvat gevoelige informatie waarvoor speciale bescherming en vertrouwelijkheid vereist is. Voordat we niet-publieke bedrijfsinformatie of handelsgeheimen buiten ons bedrijf delen, moeten we eerst ervoor zorgen dat er een Non-Disclosure Agreement is gesloten. Houd altijd rekening met het gevoelige karakter van de informatie voordat je deze deelt met collega's of met mensen buiten ons bedrijf. Handelsgeheimen zijn bijvoorbeeld productiemethoden, formules en activiteiten op het gebied van productontwikkeling en -onderzoek.
JE
MOGELIJKHEDEN BIEDEN • Het bedrijf maakt gebruikt van de nieuwe ideeën van innovatieve medewerkers. Uitvindingen die worden gedaan tijdens je dienstverband, zijn eigendom van het bedrijf en moeten worden gedeeld met Celanese, zodat we kunnen profiteren van je ideeën. • Voor samenwerking en innovatie moet informatie worden gedeeld. Een adequate bescherming van onze handelsgeheimen is essentieel voor ons concurrentievoordeel. Denk goed na over hoe je handelsgeheimen deelt en opslaat.
24
25
Geheimhouding van gegevens Voor Celanese is het belangrijk dat de persoonsgegevens van onze collega's, klanten of andere personen worden beschermd, want we respecteren de privacy van anderen. Dit betekent dat persoonsgegevens op een verantwoordelijke manier moeten worden verwerkt, zoals is vastgelegd in toepasselijke privacywetgeving en beleidslijnen. • We moeten altijd voorzichtig zijn met de manier waarop we personeelsgegevens openbaar maken, opslaan en gebruiken. • We zorgen ervoor dat we personeelsgegevens alleen gebruiken voor het legitieme doeleinde waarvoor deze zijn verstrekt. • Hoewel Celanese de privacy van elke persoon respecteert, kunnen materialen en elektronische apparaten op locaties van Celanese of gegevens van elektronische systemen van Celanese worden onderworpen aan inspectie, voor zover toegestaan volgens plaatselijke wetten en bepalingen.
JE
MOGELIJKHEDEN BIEDEN • Wees je bewust of de gebruikte informatie betrekking heeft op medewerkers. • Bespreek of bekijk alleen personeelsgegevens die nodig zijn om je werk te doen. • Personeelsgegevens zijn bijvoorbeeld eerdere prestaties, adressen, telefoonnummers, geboortedatums of financiële informatie.
WAT MOET
IK DOEN? V: "Ik ben een Duits staatsburger die momenteel in China werkt. Ben ik in China ook beschermd onder de Duitse wetgeving inzake gegevensprivacy?" A: Ja, de bescherming die medewerkers in hun thuisland genieten, volgt hen overal waar ze werkzaam zijn. Het is belangrijk dat managers de privacywetgeving van het thuisland van hun medewerkers begrijpen.
26
Computersystemen en internetgebruik Wanneer we correct werken, gebruiken we bedrijfsmiddelen of -systemen, zoals computers of andere elektronische apparaten, op een veilige en verantwoordelijke manier om de integriteit van onze elektronische informatie en het langdurige succes van Celanese te garanderen. We moeten altijd zien te voorkomen dat apparatuur van Celanese verloren gaat of zoekraakt. Daarnaast moeten we apparaten zodanig aansluiten dat onze netwerken niet kwetsbaar worden voor virussen. Wanneer veiligheidsmaatregelen van het bedrijf bewust worden omzeild of uitgeschakeld, lopen onze elektronische systemen gevaar. Filters voor webcontent, instellingen van webbrowsers, antivirussoftware, toegangscontroles, afdruk- en kopieerlimieten, en controlesystemen voor mobiele apparaten bieden belangrijke bescherming voor onze kritieke bedrijfsmiddelen voor elektronische informatie. Neem contact op met Informatietechnologie (IT) voor hulp als je door een van deze controlesystemen je werk niet kunt doen. Persoonlijk gebruik van internet is toegestaan, maar dient te worden beperkt. Alle internetgebruik - met name het openen van video's of muziek - vermindert de netwerkcapaciteit die beschikbaar is voor zakelijk gebruik. We gebruiken onze elektronische apparatuur op een ethische, juridische en verantwoordelijke manier. Dit betekent ook dat we onze elektronische apparaten nooit gebruiken voor het openen of verzenden van seksueel expliciet, discriminerend, intimiderend of ander potentieel beledigend materiaal. • Bescherm alle id's, wachtwoorden en apparaten die toegang bieden tot computersystemen of netwerken van Celanese. • De toegang van medewerkers tot systemen en/of gegevens voor bepaalde functies dient te worden beoordeeld en verwijderd als functieverantwoordelijkheden veranderen. • Gebruik software of documentatie uitsluitend conform de licentieovereenkomsten en maak geen kopieën zonder toestemming. • Apparaten en toepassingen in persoonlijk eigendom mogen niet worden gebruikt om bedrijfsinformatie van Celanese te openen of op te slaan, tenzij hiervoor specifiek toestemming is verleend.
MAG
DIT? V: "Soms stream ik graag muziek vanaf internet terwijl ik achter mijn computer zit. Is dat toegestaan?" A: Ons netwerk kan altijd worden vertraagd wanneer je internet gebruikt. Als wereldwijd bedrijf voeren we 24 uur per dag veel toepassingen uit. Door onnodig gebruik gedurende lange perioden kunnen bedrijfsprocessen worden gehinderd.
WAT MOET
IK DOEN? V: "Een van mijn klanten wilde een kopie van een vertrouwelijke offerte die is gedownload naar een geheugenstick. Mag ik, omdat mijn USB-station is uitgeschakeld, de offerte naar een website voor gedeelde opslag sturen zodat mijn klant deze kan ophalen?" A: We hebben veiligheidsmaatregelen genomen om onze vertrouwelijke informatie te beschermen. Door deze maatregelen te omzeilen loopt onze bedrijfsinformatie een buitensporig risico, zelfs als we proberen te voldoen aan de wensen van onze klant. Neem contact op met IT als je hulp nodig hebt bij de veilige overdracht van informatie.
MAG 27
DIT? V: "Mag ik mijn eigen software meenemen en op het werk installeren?" A: Als je persoonlijke software installeert op een apparaat van Celanese, kan ons netwerk voor elektronische informatie kwetsbaar worden voor virussen of ander informatieverlies. Neem contact op met IT als je aanvullende software nodig hebt om je werk uit te voeren.
Sociale media Sociale media zijn een belangrijk communicatiemiddel voor personen en bedrijven. We werken correct wanneer we zorgvuldig te werk gaan bij het plaatsen en delen van informatie op externe sites voor sociale media, met name als deze informatie betrekking heeft op Celanese. Onthoud het volgende: • vraag het bedrijf specifiek om toestemming voordat je namens Celanese sociale media gebruikt • bescherm vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie, inclusief handelsgeheimen • maak duidelijk dat je niet namens het bedrijf spreekt als je in persoonlijke berichten in sociale media naar het bedrijf verwijst • besef dat we niet meer kunnen controleren hoe informatie wordt gebruikt wanneer we deze delen in sociale media
MAG
DIT? V: "Mag ik iets plaatsen op sociale media tijdens mijn werkdag?" A: Ja, op voorwaarde dat deze activiteiten je niet afleiden van de functieverantwoordelijkheden.
Informatie van anderen beschermen Tijdens de uitvoering van onze functie nemen we soms kennis van vertrouwelijke persoonlijke of bedrijfseigen informatie van klanten, leveranciers, ex-medewerkers, contractanten, joint venture-partners, sollicitanten of andere derden. We zijn verplicht om deze informatie vertrouwelijk te houden en alleen te gebruiken voor het beoogde doel. Als we informatie vernemen of ontvangen terwijl deze niet voor ons is bedoeld, moeten we de informatie terugsturen en verwijderen. We mogen deze informatie niet gebruiken. Ook dienen we ons te houden aan copyrightwetten door nooit auteursrechtelijk beschermd materiaal zonder toestemming te dupliceren, waaronder auteursrechtelijk beschermde software.
WAT MOET
IK DOEN? V: "Een nieuw lid van ons verkoopteam heeft aangeboden om de namen te verstrekken van klanten waarmee hij in zijn vorige baan heeft gewerkt. Mag bedrijfseigen informatie van derden worden gebruikt?" A: We willen niet alleen vertrouwelijke informatie van ons bedrijf beschermen, maar we zijn ook verplicht om geen vertrouwelijke informatie van anderen op te zoeken of te gebruiken. Een lijst met klantnamen is bedrijfseigen informatie van derden; gebruik daarom alleen informatie die openbaar beschikbaar is of op een wettelijke manier is verkregen.
28
Verplichtingen na beëindiging van dienstverband Je verplichtingen jegens Celanese blijven na beëindiging van je dienstverband van kracht. Je mag geen vertrouwelijke informatie bewaren, gebruiken, delen of openbaar maken nadat je het bedrijf hebt verlaten, en je mag bij je vertrek geen bestanden of documenten meenemen die tijdens je dienstverband zijn gemaakt.
Bronnen * Beleid met betrekking tot bescherming persoonsgegevens
* Safe Harbor Privacybeleid
* Beleid voor sociale media * Beleid elektronische communicatie * Wereldwijd communicatiebeleid
* Reglement Bewaren en Informatiebeheer
29
CORRECT WERKEN BEVORDERT WAARDE VAN AANDEELHOUDERS
Waarde voor aandeelhouders We hebben ten opzichte van onze aandeelhouders de verantwoordelijkheid om hun belegging in ons bedrijf te beschermen en vergroten en om het vertrouwen dat ze in ons hebben geplaatst, niet te beschamen. Belangenverstrengeling Het bedrijf vertrouwt erop dat je namens het bedrijf beslissingen neemt en maatregelen neemt om de waarde voor aandeelhouders te vergroten. Loyaliteit jegens ons bedrijf betekent dat je ervoor zorgt dat persoonlijke belangen niet in strijd zijn met dat vertrouwen. Belangenverstrengeling kan zich voordoen wanneer onze bedrijfsacties lijken te worden beïnvloed door persoonlijk voordeel of persoonlijke relaties. Daarom moeten we belangenverstrengeling voorkomen en, als deze zich toch voordoet, dit melden aan onze supervisor. Spreek met je supervisor over het volgende: • situaties waardoor je mogelijk wordt belemmerd bij onafhankelijke oordelen of beslissingen namens Celanese • situaties waarin je belangen of die van een familielid in conflict kunnen komen met de belangen van Celanese • leidinggevende functies en directieposten bij een ander bedrijf dan Celanese voordat je deze accepteert (en vraag goedkeuring indien dit is vereist volgens het beleid inzake leidinggevenden en directeurschap buiten Celanese)
MAG
DIT? V: "Ik ben betrokken bij een inkoopverzoek waarop het bedrijf van mijn broer mogelijk biedt. Celanese kan tijd besparen in het selectieproces door zijn bedrijf in te schakelen, want ik weet dat hij betrouwbaar is en ons de beste service tegen een goede prijs kan bieden. Is er sprake van een mogelijk belangenconflict?" A: Ja. Er ontstaat belangenverstrengeling als we het bedrijf van je broer gewoon kiezen omdat jij hem vertrouwt. Je moet deze relatie melden aan je supervisor. Zijn bedrijf kan mogelijk deelnemen aan het biedproces zonder je betrokkenheid.
WAT MOET
IK DOEN? V: "Mijn supervisor en ik werken goed samen en ik denk dat we ook op romantisch vlak bij elkaar zouden passen. Is het gepast als ik mijn supervisor mee uit vraag?" A: We kunnen een date met een supervisor beter voorkomen omdat er altijd sprake is van belangenverstrengeling met de supervisor, die ervoor verantwoordelijk is om prestaties te beheren. Ook kan
30
de indruk van belangenverstrengeling worden gewekt bij collega's. Voorkom de situatie, tenzij deze is beschermd door lokale wettelijke wetgeving.
31
Persoonlijk gewin/zakelijke kansen We hebben allemaal een verantwoordelijkheid om de belangen van ons bedrijf te behartigen en te beschermen. Als je een persoonlijk gewin of een zakelijke kans nastreeft, kan er sprake zijn van belangenverstrengeling als je: * bedrijfseigendommen, bedrijfsinformatie of je positie bij het bedrijf gebruikt, of * met het bedrijf concurreert. Als je in het kader van je functie bij Celanese mogelijkheden ziet om elders je positie te verbeteren of een nevenfunctie aangeboden krijgt, dien je de voorwaarden ter goedkeuring voor te leggen aan je supervisor alvorens persoonlijk op het aanbod in te gaan.
JE
MOGELIJKHEDEN BIEDEN • Belangenverstrengeling kan vaak worden voorkomen of opgelost door de kwestie te melden aan of bespreken met je supervisor zodat deze op een gepaste manier kan worden aangepakt. • Buitensporige geschenken en overdreven entertainment kan worden gezien als omkoping. • Als je geschenken of entertainment vraagt, kun je de indruk wekken dat je toekomstige beslissingen mogelijk worden beïnvloed door het antwoord. Dergelijke situaties dien je te voorkomen.
32
Geschenken en entertainment Met geschenken en entertainment wordt goodwill in zakelijke relaties gestimuleerd wanneer ze redelijk en gepast zijn. Overdreven beleefdheden kunnen echter de indruk wekken van belangenverstrengeling of omkoping. Hoeveel geschenken en entertainment mogen worden uitgewisseld, mogen we geen geschenken, gunsten of entertainment aanbieden of accepteren als hiermee overmatige invloed wordt uitgeoefend. Wees met name voorzichtig wanneer je geschenken en entertainment overweegt voor overheidsambtenaren. Dit is illegaal in veel landen en wordt behandeld in het gedeelte Anticorruptie van Correct werken. Het is alleen toegestaan om geschenken en entertainment aan te bieden of te ontvangen als: * de waarde gering en passend is - binnen de zakelijke relatie, en - de positie van de gever en de ontvanger * zou niet kunnen worden beschouwd als omkoping - bedoeld om er ongeoorloofd voordeel mee te behalen * bij uitzondering of wederzijds plaatsvindt * niet uit geld of daaraan gelijkwaardige middelen bestaat * niet strijdig is met onze ethische normen en waarden * transparant en nauwkeurig wordt opgenomen in onze boekhouding * niet strijdig is met het beleid van de ontvanger (naar je beste weten) Als de beleidslijnen een betaling verbieden, mag je geen eigen middelen gebruiken voor deze uitgaven. Als richtlijn moet je de ontvangst van een geschenk van meer dan $ 100 bespreken met je supervisor. Centrale melding is echter niet vereist.
WAT MOET
IK DOEN? V: "Ik ben van plan om aandelen van Celanese te verkopen omdat mijn dochter gaat studeren. Ik heb echter belangrijke informatie gehoord die niet beschikbaar is voor mensen buiten ons bedrijf. Mag ik de aandelen dan toch verkopen?" A: Als je aandelen in het bedrijf koopt of verkoopt terwijl je belangrijke, niet-openbare informatie bezit, wordt (ongeacht je eerdere plannen) aangenomen dat je hebt gehandeld op basis van die voorkennis, ook al speelde die kennis geen belangrijke rol in je koop- of verkoopbeslissing.
33
Handel met voorkennis We kunnen het publiek niet vragen om te beleggen in het bedrijf zonder hen te verzekeren dat alle potentiële beleggers dezelfde toegang tot belangrijke informatie hebben. Soms krijg je echter mogelijk informatie over ons bedrijf of andere bedrijven te horen die nog niet beschikbaar is voor het algemene publiek. Je mag niet handelen in de aandelen van Celanese of het andere bedrijf wanneer je over belangrijke, nietpublieke informatie beschikt (informatie die een redelijke investeerder waarschijnlijk van belang zou achten bij het nemen van een beslissing over het kopen of verkopen van aandelen). Dergelijke handel is illegaal en ten strengste verboden. • Informatie wordt beschouwd als openbaar vanaf de derde werkdag na de datum van vrijgave aan het publiek, meestal door middel van een persbericht of registratie bij de SEC. • Bij wijze van voorzorgsmaatregel is het bepaalde functionarissen en andere medewerkers verboden in bepaalde perioden van het jaar te handelen in aandelen van het bedrijf. In het interne reglement met betrekking tot handel met voorkennis kunnen werknemers meer informatie en aanvullende beperkende bepalingen vinden. • Het maakt niet uit of je wel of geen persoonlijk voordeel hebt: je mag iemand nooit koop- of verkoopadviezen geven op basis van voorkennis. Dit verbod strekt zich tevens uit tot mondeling of langs elektronische of andere weg overgedragen informatie. * Het uitoefenen van aandelenopties wordt als 'handelen' beschouwd. * Koop aandelen van Celanese nooit op marge-basis en neem geen initiatieven waardoor investeringen in onze aandelen worden afgedekt. Houd je aan het interne reglement van Celanese met betrekking tot handel met voorkennis.
JE
MOGELIJKHEDEN BIEDEN • Een voortzetting van eerder vastgestelde opdrachten voor investeringen in aandelen van Celanese, bijvoorbeeld via de pensioenregelingen van het bedrijf, wordt niet als 'handel' beschouwd. Mogelijk worden in ons reglement met betrekking tot handel met voorkennis echter beperkingen opgelegd aan wijzigingen in je investeringsopdrachten tijdens bepaalde perioden. • De controles die je verricht zijn belangrijk voor ons bedrijf. Onze Chief Executive Officer en Chief Financial Officer tekenen openbare verklaringen dat onze financiële informatie juist is en dat onze interne controles effectief zijn. Voor het doen van deze verklaringen vertrouwen ze erop dat je interne controles verricht, een goede administratie voert en eerlijke en juiste beoordelingscriteria opstelt.
34
35
Financiële integriteit Onze aandeelhouders vertrouwen erop dat we de financiële positie van het bedrijf eerlijk weergeven. Celanese is verplicht om een goede boekhouding te voeren en te voorzien in volledige, rechtvaardige, nauwkeurige, tijdige en begrijpelijke openbaarmaking van zowel financiële als niet-financiële informatie. Onze interne controles zijn bedoeld om aan deze verplichtingen te voldoen. We werken correct wanneer we: * ervoor zorgen dat transacties nauwkeurig, volledig, redelijk gedetailleerd en tijdig zijn geadministreerd in de boekhouding van het bedrijf voor het opmaken van de jaarrekeningen * ons houden aan onze voorschriften en procedures voor interne controle om de juistheid en betrouwbaarheid van onze boekhouding te garanderen • boekhoudkundige besluiten altijd baseren op de toepasselijke boekhoudkundige normen en de beleidslijnen en procedures van Celanese, niet op zakelijke belangen • feitelijke en onderbouwde verklaringen of boekingen opnemen in de administratie van ons bedrijf, in openbare stukken of in interne of externe correspondentie • ervoor zorgen dat onze bedrijfsmiddelen naar behoren zijn beschermd, activaregisters regelmatig vergelijken met werkelijke activa en de juiste maatregelen nemen om eventuele verschillen af te stemmen • alleen geldige en gedocumenteerde beroepskosten declareren
MAG
DIT? V: "Mijn supervisor heeft me gevraagd een transactie te boeken zonder bewijsstukken. Mag ik dit doen? Ik volg immers de instructies van mijn supervisor op." A: Medewerkers dienen ervoor te zorgen dat transacties naar behoren met bewijsstukken worden gedocumenteerd. Je mag je nooit door iemand laten aanzetten tot een overtreding van wetten of beleidslijnen van het bedrijf. Houd er rekening mee dat we voor Celanese en haar aandeelhouders werkzaam zijn, niet voor een bepaalde supervisor; volgens Correct werken zijn geen repercussies toegestaan als je hierover melding doet.
36
Fraude In alle zaken waarbij materialen, geld en financiële rapportagesystemen van ons bedrijf betrokken zijn, handelen wij integer en naar eer en geweten. Alle frauduleuze activiteiten, inclusief steekpenningen, zijn ten strengste verboden. Wij dienen allemaal de juiste handelwijze te volgen en handelingen, die onwettig of frauduleus zijn of lijken, te helpen voorkomen, te signaleren en te rapporteren.
Meewerken aan intern en extern onderzoek Onderzoek is soms nodig om de bedrijfsvoering, commerciële en operationele kwesties of mogelijke overtredingen van wetten of interne beleidslijnen te onderzoeken. Wij werken altijd volledig mee aan onderzoek en controles. * We beantwoorden vragen van onderzoekers of controlerende accountants altijd naar eer en geweten. * Wijzig of vernietig documenten nooit in reactie of anticiperend op een onderzoek of controle. * Neem altijd direct contact op met de juridische afdeling zodra een overheidsambtenaar een onderzoek uitvoert waarbij Celanese betrokken is. * Neem gelijk contact op met de juridische afdeling als een overheidsambtenaar een geldig spoedeisend bevel overlegt, verleen je medewerking. * Werk samen met de juridische afdeling in geval van procedures of verzoeken van overheidsinstanties. * Bespreek een intern onderzoek met niemand, tenzij de onderzoekers dit vragen.
Externe communicatie Informatie die over het bedrijf openbaar wordt gemaakt, kan schadelijk zijn voor onze reputatie en de aandelenkoers van Celanese. • Externe communicatie dient uitsluitend te worden verzorgd door bevoegde vertegenwoordigers en volgens ons Wereldwijde communicatiebeleid. • Deel geen informatie (persoonlijk, openbaar of via sociale media) over het bedrijf met de pers, analisten, markt- of andere onderzoeksbureaus of politici. • Wees bedacht op marktonderzoeksbureaus of media die mogelijk proberen om voorkennis te verwerven.
MAG
DIT? V: Mijn divisie wil een site voor sociale media gebruiken voor marketingdoeleinden. Moet Corporate Communications hiervoor goedkeuring verlenen?" A: Ja. De afdeling Communicatie heeft de verantwoordelijkheid om de merknaam en het imago van het bedrijf te onderhouden. Vraag altijd goedkeuring aan deze afdeling voordat je namens Celanese iets plaatst op sites voor sociale media.
Bronnen * Beleid inzake leidinggevenden en directeurschap buiten Celanese * Global Approval Matrix Policy
37
* Financiële gedragscode * Reglement met betrekking tot handel met voorkennis
38
SNELZOEKGIDS
Snelzoekgids Correct werken * Beschikbaar in het Chinees, Duits, Engels, Frans, Hongaars, Nederlands, Portugees, Spaans en Zweeds voor medewerkers wereldwijd. * Op ons One.Celanese-intranet in de sectie Beleidslijnen en Richtlijnen/BCP. * Op www.Celanese.com in de sectie Compliance en Ethiek. * Eventuele uitzonderingen op Correct werken voor leidinggevenden en bestuursleden kunnen uitsluitend door de Raad van Bestuur of een commissie van de Raad van Bestuur worden verleend.
Training en certificering voor nalevingsprogramma * Ga naar de portal Preventive Law Tools and Training op http://one.celanese.com/public/LawDept/PreventiveLaw voor uitgebreide en gespecialiseerde training over naleving. * Leidinggevenden moeten, evenals sommige agenten en externe medewerkers, die belangrijke interne controles uitvoeren, van tijd tot tijd officieel verklaren dat ze Correct werken hebben gelezen en begrepen en dat ze deze naleven.
Aarzel niet en bel... De hulplijn ethisch handelen is gratis, dag en nacht bereikbaar en wordt bemand door communicatiespecialisten die alle talen spreken die bij Celanese gangbaar zijn.
...of klik op * https://www.compliance-helpline.com/CelaneseBCP.jsp * https://www.compliance-helpline.com/CelaneseEU.jsp
Aanvullende bronnen Onze beleidslijnen en aanvullende bronnen zijn te vinden op onze One.Celanese-intranetsite in de sectie Beleidslijnen en Richtlijnen.
39
Hulplijn ethisch handelen • Ter bescherming van je privacy wordt de hulplijn ethisch handelen beheerd door een onafhankelijke, externe dienstverlener. De communicatiespecialisten die je te woord staan, hebben geen nummerherkenning en zijn getraind om je vraag of probleem professioneel te behandelen. • Werknemers, externe medewerkers of andere personen, buiten het bedrijf, kunnen telefonisch of via het internet een vraag of ethisch probleem aankaarten bij de hulplijn ethisch handelen. • Je identiteit en persoonsgegevens worden strikt geheim gehouden en uitsluitend bekendgemaakt onder bepaalde omstandigheden, zoals voorgeschreven door privacyrichtlijnen, -wetten en -bepalingen. • Anoniem vragen stellen of rapporteren is toegestaan, maar aanbevolen wordt je identiteit bekend te maken. Dit maakt het mogelijk vervolgvragen te stellen en het beschermt in sommige omstandigheden je individuele rechten. • Europese wetgeving staat anonieme meldingen vanuit Europa toe, maar alleen als het gaat over de onderwerpen boekhouding, interne accountantscontroles, controlewerkzaamheden, omkoping en financiële fraude. • Je melding zal naar behoren worden onderzocht door het Compliance Office en worden gerapporteerd aan het Audit Committee van de Directie. • De aan jou toegewezen PIN-code biedt je de mogelijkheid de status van je rapport te checken of aanvullende gegevens te verstrekken.
40
Internationaal bellen (gratis) 1. AT&T Direct® voor je land 2. Wacht op kiestoon 3. Dan 866-384-4223
LAND AT&T DIRECT® ——————————————— België 0-800-100-10 ——————————————— Brazilië 0800 890 0288 ——————————————— China, Volksrepubliek 108-11 ——————————————— Frankrijk 0805-701-288 ——————————————— Duitsland 0-800-2255-288 ——————————————— Hongarije 06 800-01111 ——————————————— India 000-117 ——————————————— Italië 800-172-444 ——————————————— Japan 00 539-111 ——————————————— Mexico 01-800-288-2872 ——————————————— Nederland 0800-022-9111 ——————————————— Rusland 363-2400 ——————————————— Singapore 800-0111-111 ——————————————— Spanje 900-99-00-11 ——————————————— Zweden 020 799 111 ——————————————— Verenigd Koninkrijk 0800-89-0011 ——————————————— Meer AT&T Direct® nummers zijn te vinden op www.business.att.com/bt/access.jsp
41
Meer informatie is te vinden op: www.celanese.com/compliance-and-ethics.aspx © 2014, Celanese Corporation. Alle rechten voorbehouden. Celanese ® en het C-logo zijn gedeponeerde handelsmerken van Celanese Corporation. Ingangsdatum van herzien beleid: Januari, 2014 Celanese Corporation l 222 W. Las Colinas Blvd. l Suite 900N l Irving, TX 75039 l VS l www.celanese.com
42
