SAMENVOEGEN BACKOFFICES?

SAMENVOEGEN BACKOFFICES ?

GEMEENTE HEUSDEN

6 februari 2008 140462/EA7/1H5/000380/ib 073794586 0.8


Inhoud 1 Inleiding____________________________________________________________________ 4 2 Aanpak onderzoek __________________________________________________________ 6 3 Bestaande situatie___________________________________________________________ 7 4 Dienstverlenings concepten __________________________________________________ 9 4.1 Concepten ______________________________________________________________ 9 4.2 Effect op exploitatie _____________________________________________________ 10 5 Uitgangspunten nieuwe situatie _____________________________________________ 12 5.1 Algemene uitgangspunten________________________________________________ 12 5.2 Ruimtebehoefte_________________________________________________________ 13 6 De locaties_________________________________________________________________ 15 6.1 Gemeentehuis Vlijmen ___________________________________________________ 16 6.2 Gemeentehuis Drunen ___________________________________________________ 17 6.3 Gebouw Mommersteeg __________________________________________________ 18 6.4 Prins Hendrikstraat Drunen________________________________________________ 18 6.5 Sterlocatie ‘t Hoog Vlijmen________________________________________________ 19 7 Waardebepaling en kapitaalvernietiging _____________________________________ 20 8 Financiële analyse __________________________________________________________ 23 9 Planning___________________________________________________________________ 26 9.1 Procedures _____________________________________________________________ 26 9.2 Aanbesteding __________________________________________________________ 26 9.3 Omvang _______________________________________________________________ 27 9.4 Besluitvorming__________________________________________________________ 27 9.5 Planning _______________________________________________________________ 27 10 Evaluatie __________________________________________________________________ 28 10.1 Evaluatie varianten ______________________________________________________ 28 10.2 Voorkeurvarianten en dienstverleningsconcept _______________________________ 30 11 Conclusies en advies ________________________________________________________ 32 Bijlage 1

Analyse vermindering organisatiekosten___________________________________ 34

Bijlage 2

Nadere informatie per locatie ___________________________________________ 37

Bijlage 3

Waardebepaling huidige gemeentehuizen _________________________________ 38

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

2


Bijlage 4

Kostenraming ________________________________________________________ 42

Colofon_______________________________________________________________________ 44

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

3


HOOFDSTUK

1

Inleiding

De gemeente Heusden is ontstaan uit de voormalige gemeenten Drunen, Heusden, en Vlijmen. Na de herindeling in 1997 is gekozen om de ambtenaren en het bestuur te huisvesten in de voormalige gemeentehuizen van Drunen en Vlijmen. Na een grondige verbouwing werden de kantoren in Drunen en Vlijmen in 2002 opgeleverd.

Heusdense Manier van Werken De huisvesting op twee locaties leidde tot een aanpassing van de organisatie. De Heusdense Manier van Werken (HMW) werd ontwikkeld met drie daarbij speerpunten: § burger centraal; § integraal werken; § flexibel werken. Verregaande digitalisering is ingezet om een virtueel kantoor te creëren waar locatie- en tijdongebonden gewerkt kan worden. Helaas zijn nog niet alle doelen van het virtuele kantoor gerealiseerd (zoals 100% digitaal). Mede hierdoor is de cultuuromslag naar het ‘locatie- en tijdongebonden werken’ nog niet volledig doorgezet. Daarnaast is gebleken dat voor het afstemmen van strategisch beleid persoonlijke contacten essentieel zijn. Bestuurders en ambtenaren reizen dan ook vaak open neer tussen de vestigingen Vlijmen en Drunen om hun werkzaamheden af te stemmen. Hierdoor wordt hun tijd niet effectief en efficiënt benut.

Opdracht Het College van Heusden heeft ARCADIS gevraagd te onderzoeken of de backoffices samen te voegen zijn op één locatie en of dat financieel haalbaar is. Daarbij wordt vooral gekeken naar de mogelijkheden op de bestaande locaties, maar ook naar nieuwe locaties. Het uitgangspunt is dat de dienstverlening naar de burger gelijk blijft. Dat betekent dat de frontoffices in Drunen en Vlijmen in principe blijven. Bij het onderzoek wordt ook gekeken naar de mogelijkheden om een aantal bestaande faciliteiten te verbeteren. Het gaat hierbij om de raadzaal, voorzieningen voor de fracties om te vergaderen en gebruik te maken van kantoorfaciliteiten en de huisvesting van het WMOloket. Aan ARCADIS is de vrijheid gegeven om te kijken naar multifunctioneel ruimtegebruik.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

4


Rapportage De voorliggende rapportage geeft de resultaten weer van de uitgevoerde verkennende studie naar de mogelijkheden van een gecombineerde huisvesting. De rapportage is als volgt opgebouwd: § hoofdstuk 2 beschrijft de gehanteerde aanpak; § hoofdstuk 3 omvat de huidige situatie; § hoofdstuk 4 evalueert een viertal mogelijke huisvestingsconcepten; § hoofdstuk 5 geeft de uitgangspunten voor de nieuwe situatie weer; § hoofdstuk 6 analyseert de potentiële locaties; § in hoofdstuk 7 wordt de waarde van de huidige gebouwen en de kapitaalvernietiging bij verkoop bepaald; § hoofdstuk 8 omvat de financiële analyse van de varianten; § hoofdstuk 9 gaat in op de planning van het proces; § hoofdstuk 10 geeft een evaluatie van de varianten; § hoofdstuk 11 presenteert de conclusies en een advies. Daarnaast zijn de volgende bijlagen opgenomen: § bijlage 1: analyse vermindering organisatiekosten; § bijlage 2: nadere informatie per locatie; § bijlage 3: waardebepaling huidige gemeentehuizen; § bijlage 4: kostenraming.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

5


HOOFDSTUK

2

Aanpak onderzoek

Doelstelling van het onderzoek is het analyseren en evalueren van een aantal potentiële bestaande en nieuwe locaties voor het realiseren van één gecombineerde huisvesting voor de backoffice van het gemeentehuis. Het onderzoek is aangepakt als een quick scan studie waarbij alle beïnvloedende factoren op hoofdlijnen zijn onderzocht en de verschillende varianten ten opzichte van elkaar geëvalueerd zijn. Een nadere verdieping zal in een volgende fase voor één of meerdere varianten plaatsvinden. De volgende stappen zijn doorlopen: § analyse van de huidige huisvestingsituatie door bestuderen van tekeningen, onderhoudsgegevens, exploitatielasten e.d., alsmede een bezoek aan beide gemeentehuizen; § bepalen van de uitgangspunten en randvoorwaarden zoals deze voor de gemeente voor de nieuwe huisvesting gelden; § bepalen van functies die eventueel met de nieuwe huisvesting gecombineerd kunnen worden; § gezamenlijk vaststellen van de potentiële locaties voor de nieuwe huisvestingsituatie. Als te onderzoeken locaties zijn benoemd: - uitbreiding huidige locatie Vlijmen; - uitbreiding huidige locatie Drunen; - het monumentale gebouw Mommersteeg gelegen aan Wolput 72 te Vlijmen; - nieuwbouwlocatie Prins Hendrikstraat te Drunen; - nieuwbouw sterlocatie ‘t Hoog te Vlijmen; § analyse van de gekozen locaties met betrekking tot stedenbouwkundige randvoorwaarden, bebouwingsmogelijkheden en de mate waarin aan de gekozen uitgangspunten en randvoorwaarden voldaan wordt; § waardebepaling van de bestaande gemeentehuizen te Drunen en Vlijmen. Deze waardebepaling is zowel gebaseerd op de huidige kantoorgeoriënteerde functies als op herbestemming tot woongebouwen; § financiële analyse van de gekozen varianten. Daarbij zijn zowel de investeringskosten als de exploitatiekosten geanalyseerd; § analyse van de voorbereiding en realisatieplanning van de varianten; § evaluatie van de verschillende varianten ten opzichte van de uitgangspunten en ten opzichte van elkaar; § de resultaten van het uitgevoerde onderzoek zijn voorliggende rapportage weergegeven.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

6


HOOFDSTUK

3

Bestaande situatie

De gemeente Heusden is qua gemeentehuis momenteel gehuisvest in de voormalige gemeentehuizen te Vlijmen en Drunen. De buitendienst en het sportbedrijf zijn niet in deze gemeentehuizen gehuisvest maar respectievelijk op de werf en bij het zwembad. Het gebouw te Drunen heeft een omvang van 3.381 m² bruto vloeroppervlak (bvo). Voor Vlijmen is dit 3.703 m², bestaande uit een monumentaal deel waarin de trouwzaal gehuisvest is (445 m² bvo) en een “nieuwbouw” groot 3.258 m² bvo. Totaal omvatten de gezamenlijke gemeentehuizen dus 7.084 m² bvo.

Foto 3.1 gemeentehuis

Foto 3.2 gemeentehuis

Vlijmen

Drunen

In de gemeentehuizen zijn totaal 200 medewerkers gehuisvest, inclusief gemiddeld 18 inhuurkrachten. Beide locaties zijn recentelijk gerenoveerd (2002) en bevinden zich qua uitstraling en techniek in goede conditie. Bij de renovatie is gekozen voor een kantoorinrichting volgens het flexconcept waarbij de medewerkers taakgericht kiezen uit meerdere typen werkplekken (concentratieruimte, loungeplek, projecttafel, overlegplek, werkplek in open ruimte). In principe heeft niemand een eigen werkplek.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

7


In totaal zijn 140 zogenaamde Arbo werkplekken beschikbaar (werkplekken die geschikt zijn voor langdurig gebruik) en 66 werkplekken aan projecttafels. Daarnaast kan gewerkt worden in het restaurant/de raadzaal. Gerelateerd aan de omvang van beide gebouwen kunnen de volgende kengetallen bepaald worden: § per Arbo werkplek : 50 m² bvo; § per medewerker

: 35 m² bvo.

Dit is royaal ten opzichte van een gemiddelde norm van 30 m² bvo per werkplek voor een gemeentehuis. Dit hoge gemiddelde kan verklaard worden door de volgende factoren: § de dubbel voorkomende functies (raadzaal, restaurant, entree, techniek); § de inefficiëntie van de gebouwen (o.a. brede, dubbele gangen); § de opzet van het kantoorconcept (veel projecttafels, overleg en ontmoeting). De financiële gegevens kunnen als volgt samengevat worden. Gebouw

Exploitatiekosten

WOZ waarde

Boekwaarde

Vlijmen

€ 209.135,--

€ 2.000.000,--

€ 235.000,--

€ 3.000.000,--

€ 0,--

(€ 58,-- / m² bvo) Drunen

€ 195.805,-(€ 58,-- / m² bvo)

In de kosten is een correctie doorgevoerd voor het schoonmaakonderhoud in Drunen dat grotendeels door eigen medewerkers uitgevoed wordt. Met deze correctie zijn de exploitatiekosten per m² gebouw voor beide gebouwen gelijk. De boekwaarde van beide gebouwen is laag omdat de in 2002 gerealiseerde verbouwingen direct zijn afgeschreven. Gelet op het kwaliteitsniveau van de gerealiseerde aanpassingen hebben deze verbouwingen circa € 5.500.000,-- gekost. Bij een normale afschrijfperiode zou hiervan per heden nog circa € 4.400.000,-- aan boekwaarde resteren.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

8


HOOFDSTUK

4

Dienstverlenings

concepten

Het huidige dienstverleningsconcept van de gemeente gaat uit van twee volwaardige locaties met elk een front- en backoffice. Aanleiding tot het onderzoek vormt de inefficiency die met name het hebben van een backoffice op twee locaties heeft. Alvorens de effecten van het combineren van de backoffice functies op één locatie nader te onderzoeken, is het goed de mogelijke huisvestingsvarianten voor zowel front- als backoffice naast elkaar te zetten. In de volgende paragrafen worden de mogelijke concepten en de effecten op de kosten nader geanalyseerd.

4.1

CONCEPTEN Het gemeentehuis vormt een belangrijke schakel in de dienstverlening naar de burger. In principe kunnen daarbij 4 concepten onderscheiden worden: § frontoffice én backoffice op twee locaties (huidige situatie); § centrale backoffice en twee afzonderlijke frontoffices; § een gecombineerde front- en backoffice en een tweede aparte frontoffice; § één centrale front- en backoffice. In onderstaande tabel worden deze varianten vanuit de optiek van de burger en de efficiëntie van de organisatie ten opzichte van elkaar beoordeeld. Criteria

Concept 2 bo met fo

centrale bo

bo + fo en een

centrale bo

(huidige situatie)

2 afzonderlijke fo

losse fo

Met fo

++

+

+

0

-

--

+

++

0

0

0

+

Efficiëntie voor de organisatie

-

-

+

++

Benutting flexconcept

--

-

+

++

Exploitatiekosten het laagst

-

-

+

++

Dicht bij de burger Volledig dienstenpakket aanwezig op locatie(s) Eenduidig dienstenpakket op de locatie(s) (duidelijkheid naar de klant)

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

9


Vanuit het perspectief van de burger gezien scoort de huidige situatie het hoogst. Immers, op twee locaties staat de burger een front- én backoffice ter beschikking. In de praktijk is deze oplossing echter minder positief. In veel gevallen is de specialistische dienstverlening die als tweede lijn volgt op de frontoffice afhandeling maar op één locatie aanwezig. Dit leidt tot onduidelijkheid bij de klant. Kijken wij naar de ontwikkelingen die zich de komende jaren in de frontoffice zullen voordoen, dan ontstaat daarnaast het volgende beeld: § door digitalisering kunnen veel producten via internet aangeboden worden. Circa 80% van de producten van de frontoffice komen voor deze digitalisering in aanmerking. Het aantal fysieke bezoeken aan de frontoffice zal daardoor op termijn fors afnemen; § producten en dienstverlening die niet digitaal aangeboden worden vragen een meer specialistische behandeling waarvoor vaak een beroep op de front- én backoffice gedaan moet worden. Er zal een vervloeiing van de front- en backoffice taken optreden. § de bezoeker van de frontoffice verwacht in de toekomst daardoor een meer integrale benadering. De verwachting is dat in de toekomst één geïntegreerde front- en backoffice locatie veel duidelijker voor de burger is en tot een betere afhandeling van diens specifieke vragen leidt. Vanuit het perspectief van de organisatie geldt dat naarmate de huisvesting meer geconcentreerd is, dit qua kosten en bedrijfsvoering meer efficiënt is. Het concept met de centrale front- en backoffice scoort dan het hoogst. Op basis van het voorgaande richt de locatiestudie zich op de twee meest positieve concepten: § één gecombineerde frontoffice en backoffice; § gecombineerde front- en backoffice en één separate frontoffice.

4.2

EFFECT OP EXPLOITATIE Samenvoegen van beide backoffices en het al dan niet concentreren van de frontoffices heeft effect op de exploitatiekosten in de directe en indirecte zin: § op het gebruik van m² gebouw en daardoor op energielasten, onderhoud, schoonmaak e.d. Dit vertaalt zich direct in de exploitatiekosten waarbij het uitgangspunt is dat deze € 58,-- per m² per jaar zijn (prijspeil 2007). Hoe minder m² des te lager de exploitatiekosten; § op de personeelskosten van functies waarvan het aantal fte kan verminderen ten gevolge van de concentratie: bodedienst, catering, DIV, medewerkers frontoffice (?); § op de reiskosten en reistijd veroorzaakt door dienstreizen tussen de locaties. In bijlage 1 is een gedetailleerde analyse opgenomen van de effecten op personeelsen reiskosten.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

10


Samengevat leidt het concentreren van de backoffices tot de volgende besparing: § exploitatie: direct gekoppeld aan vermindering m² gebruik à € 58,-- per m² bvo § personeelskosten: - catering

: € 33.200,--

- DIV

: €

- bodedienst

: € 19.700,--

- reisuren medewerkers

: € 239.000,--

2.250,--

€ 274.450,-Voor personeelsen reiskosten bedraagt het totaal van de besparingen op jaarbasis afgerond € 275.000,--.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

11


HOOFDSTUK

5

Uitgangspunten nieuwe situatie

Voor de te realiseren gezamenlijke huisvesting gelden een aantal algemene uitgangspunten en uitgangspunten ten aanzien van de benodigde ruimte in het toekomstige gebouw. Beide zullen separaat aan de orde komen.

5.1

ALGEMENE UITGANGSPUNTEN De volgende algemene uitgangspunten en randvoorwaarden zijn geformuleerd ten aanzien van de locatie: § de nieuwe huisvesting moet van voldoende omvang zijn om alle functies adequaat te huisvesten; § de nieuwe huisvesting ligt gelet op de maatschappelijke aspecten bij voorkeur op een centrale plek tussen de kernen Heusden, Vlijmen en Drunen; § de huisvesting zal een symboolfunctie hebben die past bij de ambitie van de gemeente Heusden: - laagdrempelig en klantgericht; - transparant; - burger centraal door op innovatieve wijze integraal en flexibel te werken. De stedenbouwkundige inpassing en de uitstraling van het gebouw moeten aansluiten bij deze symboolfunctie; § situering in het centrum van één van de kernen is geen voorwaarde, goede bereikbaarheid per auto en openbaar vervoer wel; § waar mogelijk moet gestreefd worden naar een combinatie van functies in de nieuwe huisvesting. Potentiële functies zijn momenteel de huisvesting van sociaal cultureel centrum De Voorste Venne te Drunen en de sporthal te Drunen. Daarnaast kan het WMO loket (inclusief backoffice functies) gecombineerd worden met de locatie Drunen. § rekening houden met 160 parkeerplaatsen, te weten 145 parkeerplaatsen voor medewerkers en 15 voor bezoekers. Indien wordt gekozen voor de huidige locatie Vlijmen, dan dienen deze in een parkeergarage ondergebracht te worden die onderdeel is van het centrumplan. Er hoeft dan geen rekening gehouden te worden met bezoekersparkeerplaatsen; § de nieuwe huisvesting moet een goede balans bieden voor wat betreft investering, exploitatie en kapitaalvernietiging door verlaten van de huidige huisvesting.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

12


Daarnaast worden de volgende eisen ten aanzien van de huisvesting geformuleerd: § de kwaliteit van de raadzaal zal verbeterd worden door het creëren van goede zichtlijnen, betere betrokkenheid van het publiek en een meer effectieve vergaderopstelling. De raadzaal blijft multifunctioneel inzetbaar voor (raads)vergaderingen, presentaties, cursussen, ontvangsten en werkruimte; § het huidige kantoorconcept voldoet goed en zal in de nieuwe situatie gehandhaafd worden. Meer in detail zullen een aantal verbeterslagen uitgevoerd worden, onder andere in het gebruik en functioneren van de loungewerkplekken. Als flexpercentage wordt 75% gehanteerd (75 werkplekken voor 100 medewerkers); § de huidige huisvestingsituatie van het College zal in de nieuwe situatie verbeterd worden. Daarbij zal de burgemeester in ieder geval een representatieve werk-/ vergaderkamer krijgen en zullen de wethouders en secretaris een meer representatieve “flex”omgeving krijgen. Bestuur en raadzaal bij voorkeur combineren in een bestuurcentrum dat apart ontsloten kan worden voor gebruik buiten de kantooruren; § rekening houden met een presentatieruimte nabij de centrale hal; § voor de nieuwe huisvesting wordt uitgegaan van een met de huidige situatie vergelijkbaar kwaliteitsniveau qua inrichting, voorzieningen e.d. Dit geldt ook voor de huidige klimaatinstallatie die is uitgevoerd met een koelplafond; § bij hergebruik van het gemeentehuis Vlijmen zal de oriëntatie aangepast worden op het nieuw te realiseren centrumplan. Dit houdt in dat met name de front office en de hoofdentree anders gesitueerd worden; § het statisch archief wordt gehuisvest in het gemeentehuis. Op basis van de huidige archiefmethode is circa 2.000 m1 plank archiefruimte nodig. Bij verdergaande digitalisering kan dit uiteraard sterk afnemen. Het historisch archief maakt onderdeel uit van het streekarchief, wat elders gehuisvest is; § de formatie zal de komende periode beperkt groeien. Voor de nieuwe huisvestingsituatie wordt uitgegaan van 10% totale groei. Voor het gemeentehuis betekent dit het huisvesten van 220 medewerkers (inclusief 18 inhuur); § de trouwzaal blijft vooreerst gehuisvest op de huidige locaties te Vlijmen en Drunen, als alternatief kan het toepassen van één centraal gelegen trouwzaal worden onderzocht.

5.2

RUIMTEBEHOEFTE De ruimtebehoefte voor het gemeentehuis Heusden wordt bepaald in m² functioneel netto oppervlak (fno). Dit is het oppervlak dat netto voor het gebruik beschikbaar is, exclusief gangen, techniek e.d. § Specifieke functies: - raadzaal c.a.

:

200 m² fno

- trouwzaal

:

p.m.

- front office (exclusief werkplekken)

:

250 m² fno

- statisch archief

:

200 m² fno

- presentatieruimte

:

50 m² fno 700 m² fno

§ Werkplekken: - 220 x 75% = 165 x 16 m² fno

:

2.640 m² fno

§ Totale ruimtebehoefte in m²

:

3.340 m² fno

§ Omslag naar bruto vloeroppervlak m² (bvo)

:

5.000 m² bvo

- inclusief restaurant, vergaderen, projectruimte, facilitaire ruimten etc.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

13


Voor de trouwzaal is het uitgangspunt dat deze op de huidige locaties in Drunen en Vlijmen gehandhaafd blijft. Wordt gekozen voor één nieuwe trouwzaal op één locatie dan zal de ruimtebehoefte met circa 300 m² bvo toenemen. De huidige trouwzalen van 445 m² (Vlijmen) en 200 m² (Drunen) vervallen dan. Daarnaast dient, afhankelijk van de gekozen locatie en het huisvestingsconcept, rekening gehouden te worden met: § WMO loket inclusief back office (aanname)

:

500 m² bvo

§ front office 2e kern

:

300 m² bvo

§ sociaal cultureel centrum De Voorste Venne

: 6.000 m² bvo

De huidige locatie omvat 7.800 m² bvo. Uitgangspunt is dat op deze manier efficiency bereikt kan worden in een modern gebouw § sporthal te Drunen

140462/EA7/1H5/000380/ib

:

p.m.

ARCADIS

14


HOOFDSTUK

6

De locaties

Voor de nieuwe huisvestingsituatie zijn de volgende locaties als variant onderzocht: § uitbreiding huidige locatie Vlijmen (variant 1); § uitbreiding huidige locatie Drunen (variant 2); § locatie gebouw Mommersteeg te Vlijmen (variant 3); § nieuwbouwlocatie Prins Hendrikstraat te Drunen (variant 4); § sterlocatie ‘t Hoog te Vlijmen (variant 5). Op onderstaand overzicht is de positie van de locaties weergegeven: Afbeelding 6.1 Positie locaties

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

15


In de volgende paragrafen worden de locaties nader geanalyseerd in relatie tot de in hoofdstuk 4 geformuleerde uitgangspunten. Nadere informatie per locatie is opgenomen in bijlage 2.

6.1

GEMEENTEHUIS VLIJMEN In de huidige situatie heeft het gemeentehuis ogenschijnlijk volop uitbreidingsmogelijkheden richting de parkeerplaats en het daaraan grenzende park. Het gebied maakt echter onderdeel uit van het centrumplan dat eindigt aan de achterzijde van het gemeentehuis. Het bestaande parkeerterrein wordt heringericht en is tevens de hoofdtoegang voor het centrum van Vlijmen. Parkeren ten behoeve van het gemeentehuis zal in de in het nieuwe centrum geplande ondergrondse garage plaatsvinden (momenteel 80 parkeerplaatsen gereserveerd). Dit maakt deze variant wat dit aspect betreft minder aantrekkelijk door de hoge kosten die met deze parkeeroplossing gepaard gaan. De locatie kent een goede bereikbaarheid en met de realisatie van het centrumplan krijgt het gebouw en prominente plaats

Afbeelding 6.2 Centrumplan

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

16


In de nieuwe situatie is een strook aan de achter-/langszijde en een beperkt gebied aan de achter-/kopzijde van het gebouw beschikbaar voor uitbreiding. Belangrijk element bij dit laatste gebied is de zichtlijn naar de kerk die vanuit het centrum behouden moet blijven. Om de mogelijkheden van inpassing van de uitbreiding te beoordelen is een massastudie naar de mogelijke uitbreiding aan de achter-/kopzijde verricht. In de hierin te realiseren nieuwbouw kunnen met name de publieks- en bestuursfuncties ondergebracht worden. Daarmee wordt dan tegelijkertijd de noodzakelijke oriëntatie op het centrumplan tot stand gebracht.

Figuur 6.1 Massastudie

De mogelijke uitbreiding bedraagt circa 1.750 m² bvo, waarmee het totale gebouwoppervlak maximaal 5.000 m² wordt. Dit is exclusief het monumentale deel waarin de trouwzaal is gesitueerd. In hoofdstuk 4 is als gebouwomvang uitgegaan van 5.000 m². Dit komt dus overeen met de beschikbare ruimte. Het bestaande gebouw kent in de huidige situatie een inefficiënt gebruik van ruimte. Het is daarbij de vraag of de beschikbare ruimte in de nieuwe situatie voldoende effectief ingezet kan worden om aan het programma te voldoen. Wordt de keuze voor deze variant overwogen, dan is in ieder geval een detailstudie naar de indelingsmogelijkheden in relatie tot de beschikbare ruimte een noodzaak. Daarnaast moet onderzocht worden of de nieuwbouw gerealiseerd kan worden, terwijl het bestaande gebouwdeel in gebruik blijft. Voor de realisatie van het plan is een bestemmingsplanwijziging nodig (lichte procedure).

6.2

GEMEENTEHUIS DRUNEN Het gemeentehuis Drunen heeft geen reële mogelijkheden tot uitbreiding met 2.000 m² bvo. De inpassing in dit gebied en de woningbouwontwikkelingen op een nabijgelegen locatie maken een dergelijke uitbreiding fysiek onmogelijk. Daarnaast is in het centrum de uitbreiding van de parkeercapaciteit maar beperkt mogelijk zonder over te gaan tot een parkeergarage.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

17


6.3

GEBOUW MOMMERSTEEG Gebouw Mommersteeg is een monumentaal pand dat gebouwd is rond 1920 en uitgebreid in 1938 als kantoorpand voor NV Mommersteeg’s Zaadteelt en Zaadhandel. Het gebouw is een rijksmonument waarbij met name het exterieur en de constructie van de zadeldaken van historische waarde zijn. Het gebouw is momenteel eigendom van de woningbouwvereniging. De locatie is goed bereikbaar voor autoverkeer en er zijn ook voldoende parkeerplaatsen te realiseren. Qua openbaar vervoer is deze locatie matig. Er is geen aansluiting met overige centrumfuncties. Het bestaande gebouw is zeker karakteristiek en heeft een statige uitstraling. Het gebouw kent voor gebruik als gemeentehuis twee beperkingen: § de totale oppervlakte bedraagt circa 1.500 – 2.000 m² bvo; § de verdiepingshoogte op de 1e verdieping is circa 2,5 m1 en op de 2e verdieping 2,2 m1, eigenlijk te laag om als kantoorgebouw te kunnen functioneren. Het gebied achter het gebouw is een toekomstige woningbouwlocatie waarbij de aanwezige bedrijfsgebouwen gesloopt worden. Het bestemmen van een deel van het gebied tot uitbreiding van gebouw Mommersteeg tot gemeentehuis behoort tot de mogelijkheden. Dit vraagt wel een bestemmingsplanwijziging. In de situatie dat dit gebruikt wordt als gemeentehuis zouden de publieke en bestuurlijke functies in het monumentale deel gehuisvest kunnen worden. Belangrijk is dan wel een oplossing te vinden voor de geringe verdiepingshoogten, bijvoorbeeld door de 2e verdiepingvloer geheel of gedeeltelijk te verwijderen en de constructie intact te houden. Aanname is dat van het monumentale deel circa 1.200 – 1.400 m² bvo effectief bruikbaar is. Het bij te bouwen deel is dan circa 3.800 m² bvo en zal een eenvoudige uitstraling moeten krijgen die niet concurreert met het monument. Op zich is dit een redelijke tot goede locatie om een gemeentehuis te realiseren, zeker met de integratie van het monumentale gebouw.

6.4

PRINS HENDRIKSTRAAT DRUNEN De nieuwbouwlocatie Prins Hendrikstraat te Drunen is gesitueerd naast het d’Oultremont College. Hoewel dit een omvangrijke locatie is, wordt de feitelijke bruikbaarheid beperkt door de aanwezigheid van een tankstation met gasinstallatie. De daarbij behorende veiligheidszone maakt in feite alleen een smalle diepe strook naast het College als bouwlocatie geschikt. Doelstelling is dat het tankstation op termijn verplaatst wordt waardoor dit bezwaar verdwijnt. Qua terrein biedt dit voldoende mogelijkheid om het nieuwe gemeentehuis te realiseren en daarbij De Voorste Venne en het WMO loket te integreren, totaal een gebouw van circa 12.000 m². Ook het toevoegen van de sporthal behoort tot de mogelijkheden.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

18


Qua bereikbaarheid voor openbaar vervoer is de locatie matig, maar voor de auto zijn de parkeermogelijkheden goed. Het karakter van de omgeving is echter zodanig dat het een bescheiden uitstraling heeft en minder beschikt is om als symboolfunctie te fungeren. Vestigen van het gemeentehuis c.q. op deze locatie vraagt een aanpassing van het bestemmingsplan. Vanuit het perspectief van de mogelijke multifunctionaliteit van het gebouw en de redelijke bereikbaarheid wordt het toch als een potentiële locatie aangemerkt.

6.5

STERLOCATIE ‘T HOOG VLIJMEN Deze locatie is direct gelegen aan de snelweg A59. De zichtbaarheid vanaf deze locatie is uitstekend. De gemeente heeft op deze locatie de mogelijkheid om zich langs de snelweg te ‘etaleren’; Heusden op de kaart te zetten met een herkenbaar gemeentehuis. Deze locatie ligt heel centraal in een nieuw deel van de gemeente en heeft daarmee de kans om een plek voor iedereen te worden. Door het gemeentehuis op deze locatie te bouwen, geeft nieuwbouw veel mogelijkheden om een kantoor te bouwen dat bij nieuwe organisatie past, met een nieuwe uitstraling, met nieuw elan. De bereikbaarheid per openbaar vervoer is op dit moment slecht, maar wegenstructuur in omgeving is uitermate geschikt om stadhuis per bus bereikbaar te maken door aanpassing van buslijnen en dienstregeling. Er is geen relatie met andere centrumfuncties, maar de locatie ligt wel heel erg centraal in de gemeente. De centrale ligging, de zichtbaarheid, gebruiksmogelijkheid van de locatie en de mogelijkheid tot nieuwbouw, het creëren van een eigen gezicht, maken deze locatie kansrijk.

Foto 6.2 Positie locatie sterlocatie ‘t Hoog

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

19


HOOFDSTUK

7

Waardebepaling en kapitaalvernietiging In het geval dat één of beide gebouwen worden afgestoten, kan de opbrengst aangewend worden voor de realisatie van de nieuwe huisvesting. Om een beeld te krijgen van de daarbij te realiseren opbrengst, is een quick scan taxatie van beide gebouwen gemaakt. Beide gebouwen bestaan uit een (klein) historisch gedeelte (het oorspronkelijke gemeentehuis) en een (grote) aanbouw. Doelstelling is de historische delen in eigendom van de gemeente te houden en te gebruiken voor front office, trouwzaal, WMO loket en eventuele andere maatschappelijke functies. Voor het gemeentehuis Drunen is als uitgangspunt gekozen dat de hele voorbouw (historische deel inclusief aangrenzende aanbouw) circa 1.800 m² bvo in eigendom van de gemeente blijft. Hier kunnen WMO loket met back office, front office gemeente en de trouwzaal gehuisvest worden. Voor het gemeentehuis Vlijmen is het uitgangspunt dat het monument (circa 445 m² bvo) in eigendom blijft. Voor de waardebepaling is uitgegaan van 2 mogelijke functies: § de huidige functie als kantoorgebouw; § ombouw tot appartementengebouw. In de onderstaande tabel wordt de bepaalde waarde per gebouw weergegeven. Bijlage 3 omvat een nadere onderbouwing van de geraamde opbrengsten. Oppervlakte

Oppervlakte

gebouw

grond

Kantoor

Herbestemming

Drunen

1.515 m²

550 m²

€ 1.750.000,--

€ 1.425.000,--

Vlijmen

3.370 m²

1.550 m²

€ 3.335.000,--

€ 2.635.000,--

wonen

Een nadere analyse van de mogelijke opbrengst van het niet monumentale deel van Drunen wijst uit dat de separate verkoop van dit deel niet eenvoudig is omdat het gehele gebouw een integrale infrastructuur van technische installaties, ICT voorzieningen en vluchtroutes kent. Een gedeeltelijke verkoop gaat daarom gepaard met of extra kosten voor het daadwerkelijk scheiden van beide gebouwen of met complexe regelingen over gezamenlijk gebruik van installaties en infrastructuur.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

20


Als alternatief is voor dit gebouw onderzocht in hoeverre verhuur van het niet in gebruik zijnde deel tot de mogelijkheden behoort. Daarbij zijn twee situaties bekeken: § verhuur aan commerciële functies; § verhuur voor maatschappelijke/culturele functies. In het geval van verhuur voor commerciële functies bedraagt de huuropbrengst € 110,-- per m² bvo. Voor maatschappelijke/culturele functies is een dergelijke huur meestal niet op te brengen. Het reële huurniveau voor dit soort instellingen is € 75,-- - € 85,-- per m². Voor de gemeente levert het situeren van deze functies echter een belangrijke meerwaarde. Maatschappelijke organisaties zijn momenteel verspreid in de gemeente gevestigd in gebouwen die in eigendom van de gemeente zijn. Concentreren van deze functies in het gebouw in Drunen levert een efficiencyvoordeel en versterkt daarnaast de centrumfunctie van Drunen. Het WMO loket dat reeds gepland staat voor dit gebouw kan aangevuld worden met zorggerelateerde functies als fysiotherapie en een zorgwinkel. Bijkomend voordeel is dat de huidige huisvesting van de maatschappelijke functies, gevestigd in meerdere kleinere panden, eenvoudiger te verkopen is dan het gemeentehuis. De mogelijkheden van deze wijze van gebruik van het gemeentehuis Drunen moeten nog nader gekwantificeerd en onderzocht worden. Voor deze rapportage is het uitgangspunt dat gekozen wordt voor het in bezit houden van het gebouw en aanwenden voor huisvesting van maatschappelijke en zorggerelateerde functies. Daarbij wordt uitgegaan van een opbrengst van € 80,-- per m² per jaar. Na aftrek van de exploitatiekosten (eigenaardeel) ad € 36,-- per m² per jaar resteert een opbrengst van € 44,-- per m². Het totale gebouw heeft een omvang van 3.381 m². Daarvan wordt 1.000 m² gebruikt voor het frontoffice van de gemeente, het WMO loket en de trouwzaal. Resteert 2.381 m² voor verhuur aan derden. De jaarlijkse opbrengst is dan 2.381 m² x € 44,-- = € 104.764,--. De opbrengst van de verkoop van de huidige huisvesting van de toekomstige huurders moet nog nader onderzocht worden. Bij verhuur aan commerciële partijen kan uitgegaan worden van een huurprijs van € 110,-per m². De jaarlijkse opbrengst is dan 2.381 m² x € 74,--= € 176.194,--. Gelet op de recente verbouwing van beide gebouwen leidt de verkoop tot theoretische kapitaalvernietiging. Theoretisch omdat de verbouwkosten reeds bij oplevering afgeschreven zijn. Voor het bepalen van deze kapitaalvernietiging bij het afstoten van Vlijmen is uitgegaan van de volgende berekening: § waarde gebouw voor de verbouwing van 2002 is gelijk aan de waarde bij het herbestemmen als woningen; § toegevoegde waarde bij de verbouwing in 2002 is voor Vlijmen € 2.600.000,-- . Daarvan is per 2007 in theorie 20% afgeschreven;

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

21


§ het kapitaalverlies is dan de resterende toegevoegde waarde minus het verschil in verkoopwaarde tussen kantoor en woonfunctie; § als resultaat van deze berekening is de theoretische kapitaalvernietiging voor gemeentehuis Vlijmen: € 2.600.000,-- x 80% = € 2.080.000,-- - € 700.000,-- = € 1.380.000,--.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

22


HOOFDSTUK

8

Financiële analyse

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de aan de realisatie van de verschillende varianten verbonden kosten. Ter onderbouwing van deze kosten is in bijlage 4 een aantal ramingen van bouwkosten opgenomen voor nieuwbouw en renovatie/uitbreiding. Voor beide is gerekend met drie kwaliteitsniveaus: § laag

: eenvoudig ontwerp, materiaalkeuze en installaties;

§ middel : gemiddeld niveau; § hoog

: hoog niveau, vergelijkbaar met huidige gebouwen.

In de kostenanalyses is uitgegaan van het gemiddelde niveau. De genoemde bouwkosten zijn daarbij herleid tot investeringskosten (inclusief advieskosten en bijkomende kosten). De nauwkeurigheid van de ramingen is +/- 10%. De volgende uitgangspunten zijn gehanteerd. § Grondkosten -

woningbouwlocaties (Mommersteeg)

: € 295,-- per m² grondoppervlak

-

kantoorgebouw

: € 211,-- per m² grondoppervlak

§ Opbrengst verkoop -

gemeentehuis Vlijmen

: € 3.335.000,--

§ Aankoop Mommersteeg (aanname)

: € 1.200.000,--

§ Sloopkosten

: € 100,-- per m² bvo

§ Bouwkosten: - nieuwbouw

: €

2.150,-- per m² bvo

- uitbreiding

: €

2.430,-- per m² bvo

- renovatie / restauratie

: €

1.275,-- per m² bvo

- interieuraanpassing

: €

600,-- per m² bvo

- parkeergarage

: € 20.000,-- per parkeerplaats

- parkeren maaiveld

: €

1.600,-- per parkeerplaats

§ Advieskosten

: 15% inclusief in bouwkosten

§ Bijkomende kosten

: 11% inclusief in bouwkosten

§ Alle genoemde kosten zijn exclusief BTW en exclusief meubilair, stoffering, ICT apparatuur, verhuiskosten e.d.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

23


Indien gekozen wordt voor gebruik van het huidige gemeentehuis Vlijmen wordt erop gerekend dat het klimaatsysteem op de 2e verdieping afgestemd zal worden op de rest van het gebouw. Hiervoor wordt gerekend op een additionele investering van € 600,-- per m², totaal € 480.000,--. In onderstaande de tabel worden de varianten qua investerings- en exploitatiekosten naast elkaar gezet. Alle bedragen zijn x € 1.000,--. Uitgangspunt voor alle varianten is het dienstverleningsconcept met een gecombineerde front- en backoffice in de ene kern en een aparte frontoffice in de andere kern (zie ook hoofdstuk 4). In hoofdstuk 10 zal dit concept vergeleken worden met één centrale front- en backoffice. Investering gemeentehuis

Vlijmen m²

Mommersteeg €

m²

Opbrengsten bestaand

€

Pr. Hendrikstraat m²

3.335

Aankoop gebouw

€

‘t Hoog m²

€

3.335

3.335

1.200

Grondkosten

7.000

Sloopkosten

100

2.065

8.000

1.688

8.000

1.688

5.000

10.750

5.000

10.750

160 pp

260

160 pp

260

100

Bouwkosten § nieuwbouw / uitbreiding

1.750

4.252

§ renovatie/restauratie § interieuraanpassing

3.258

3.800

8.170

2.000

2.550

160 pp

260

1.955 480

e

§ klimaat 2 verdieping § inbouwpakket Parkeren 145 pp

§ garage

2.900

§ maaiveld Vervangende huisvesting Totaal gemeentehuis

9.687

Overige Investeringen

Vlijmen

11.010 Mommersteeg

9.363

9.363

Pr. Hendrikstraat

‘t Hoog

m²

€

m²

€

m²

€

m²

€

1.000

600

1.000

600

1.000

600

1.000

600

300

650

300

650

Nieuwbouw Voorste Venne

6.000

pm

Grondkosten Voorste Venne

1.2000

pm

Frontoffice Drunen Frontoffice Vlijmen

Nieuwbouw sporthal Totaal plan

pm 600

140462/EA7/1H5/000380/ib

600

pm 1.250

1.250

ARCADIS

24


Exploitatiekosten

Vlijmen

Mommersteeg

Pr. Hendrikstraat

‘t Hoog

m²

€

m²

€

m²

€

m²

€

5.000

290

5.800

336

5.000

290

5.000

290

§ Trouwzaal Vlijmen

445

25

445

25

445

25

445

25

§ Frontoffice Drunen

1.000

58

1.000

58

1.000

58

1.000

58

300

17

300

17

6.745

390

7.149

390

Exploitatie § Gemeentehuis

§ Frontoffice Vlijmen Totaal

6.645

373

7.245

419

Ten aanzien van het frontoffice Drunen geldt als opmerking dat dit qua investering en exploitatie het aanpassen van het monumentale deel betreft voor zover dat in gebruik blijft bij de gemeente (dus circa 1.000 m² bvo). Hierin wordt in ieder geval het WMO loket gevestigd, de trouwzaal en eventueel andere maatschappelijke functies. Dit zijn met uitzondering van de trouwzaal extra kosten ten opzichte van de huidige situatie. In de tabel met overige investeringen zijn de kosten opgenomen voor: § het verbouwen van het historische deel van het gemeentehuis Drunen voor de functie van backoffice, WMO loket en eventuele overige maatschappelijke functies; § eventuele aanpassingskosten van Drunen ten behoeve van toekomstige gebruikers zijn niet inbegrepen evenals de exploitatiekosten daarvan; § het realiseren van een frontoffice in Vlijmen, bedoeld voor die situaties waarin de centrale backoffice ver van beide kernen ligt. Uitgangspunt is een nieuwbouw/uitbreiding bij het huidige historisch deel.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

25


HOOFDSTUK

9

Planning

Essentieel in het gehele proces is de planning van de realisatie daarvan. Bepalend voor de planning zijn de volgende factoren: § goedkeuringsprocedures; § aanbesteding; § omvang gebouw; § besluitvorming. Elk van deze aspecten zal onderstaand nader toegelicht worden.

9.1

PROCEDURES Procedures die met name de doorlooptijd bepalen zijn bestemmingsplanwijziging (artikel 19.1/19.2) en bouwvergunning. Met uitzondering van de uitbreiding van het gemeentehuis Vlijmen, de sterklocatie ’t Hoog en het centrumplan Vlijmen is voor alle locaties een uitgebreide procedure voor de aanpassing van het bestemmingsplan nodig. De hieraan verbonden termijn bedraagt minimaal 6-9 maanden. De aanvraag kan ingediend worden op basis van het Voorontwerp. Op risico kan tijdens de procedures worden doorgegaan met de verdere uitwerking van het ontwerp tot aanbestedingsgereed. Voor het verkrijgen van de bouwvergunning wordt uitgegaan van een periode van 3 maanden.

9.2

AANBESTEDING Gelet op de omvang van de bouwkosten zijn voor alle varianten de Europese aanbestedingsregels van toepassing. Dit betreft zowel de keuze van de architect als van de uitvoerende partij. Als doorlooptijd voor deze procedures wordt, inclusief voorbereiding en uitvoering en besluitvorming van 5 maanden uitgegaan. Indien gekozen wordt voor de variant Centrumplan Vlijmen zal de wijze van realisatie nader onderzocht moeten worden, mede in relatie tot de aanbestedingsregels.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

26


9.3

OMVANG Voor de realisatie van een gebouw van circa 5.000 m² bvo staat een bouwtijd van 10-12 maanden. Voor de uitbreiding van het gemeentehuis Vlijmen moet, inclusief aanpassen van het bestaande, uitgegaan worden van 10-12 maanden. Voor de renovatie en uitbreiding van Mommersteeg is de aanname 16 maanden bouwtijd. Gecombineerd nieuwbouw in Drunen (gemeentehuis, WMO loket, sociaal cultureel centrum) zal 16-18 maanden vragen.

9.4

BESLUITVORMING Maatgevend in ieder bouwproces is de interne besluitvorming van de opdrachtgevende partij. Aanname is dat de volgende fasen de goedkeuring van de Raad nodig is: § architectenselectie; § voorontwerp; § aanbesteding. Voorwaarde voor een snelle doorlooptijd is dat het besluitvormingsproces verder compact gehouden wordt en dat een daadkrachtige projectorganisatie ingericht wordt.

9.5

PLANNING De onderstaande planning geeft de doorlooptijd van de voorbereidingsfase weer. Een en ander is gebaseerd op een compact besluitvormingsproces. doorlooptijd in maanden 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 11 12 13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Besluit PvE Architectenselectie Voorontwerp Artikel 19 procedure Definitief ontwerp Bouwvergunning Bestekplan Aannemersselectie Contractering Start bouw

De planning voor de varianten waar geen bestemmingsplanwijziging nodig is kan gunstiger uitvallen.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

27


HOOFDSTUK

10

Evaluatie

In dit hoofdstuk vindt in twee stappen een nadere evaluatie van de geanalyseerde locaties plaats: § vanuit de 7 onderzochte locaties worden op basis van kwalitatieve en financiële aspecten 2 voorkeurlocaties benoemd; § de voorkeurlocaties worden vervolgens nader geanalyseerd ten opzichte van de in hoofdstuk 4 geformuleerde dienstverleningsconcepten.

10.1

EVALUATIE VARIANTEN Onderstaand wordt nader ingegaan op de voor- en nadelen van de locaties. Daarbij worden de in hoofdstuk 5 geformuleerde uitgangspunten ten aanzien van de nieuwe huisvestingssituatie als volgt samengevat. § Kwalitatieve aspecten: - omvang van de huisvesting: in hoeverre wordt in de nieuwe situatie een efficiënte huisvesting geboden die qua gebruik past binnen het functioneren van de organisatie; - maatschappelijke aspecten: de mate waarin de huisvesting zich manifesteert als een gemeentehuis van Heusden in verhouding tot de specifieke verbondenheid tot één van de kernen; - stedenbouwkundige inpassing: in hoeverre kan in de nieuwe situatie een stedenbouwkundig aantrekkelijke locatie gecreëerd worden die aansluit bij de omgeving en/of deze verrijkt; - uitstraling gebouw: de mate waarin in de nieuwe situatie een gemeentehuis gecreëerd kan worden dat de beoogde uitstraling en symboolfunctie heeft; - combinatie van functies: de mogelijkheid tot combinatie van functies in hetzelfde gebouw (bijvoorbeeld Voorste Venne); - bereikbaarheid: de bereikbaarheid voor openbaar vervoer, fiets en auto; - planning: de benodigde tijd voor het voorbereidings- en uitvoeringsproces; - procedures: de benodigde procedures voor de realisatie van het plan. § Financiële aspecten: - investeringskosten: de hoogte van de voor de uitvoering van het plan benodigde investeringskosten en de opbrengsten van de eventueel vrijkomende panden; - parkeren: de kosten voor het realiseren van de benodigde parkeerplaatsen; - exploitatiekosten: de hoogte van de exploitatiekosten; - kapitaalvernietiging: het bedrag dat theoretisch afgeschreven moet worden bij verkoop van het bestaande pand Vlijmen.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

28


De evaluatie van de kwalitatieve aspecten wordt weergegeven in onderstaande tabel. Daarbij worden de volgende oordelen gegeven: § + : voldoet goed § 0 : voldoet redelijk § - : voldoet minder Gemeentehuis

Gemeentehuis

Mommer-

Pr. Hendrik-

Vlijmen

Drunen

Steeg

Straat

Omvang

0

-

0

+

+

Maatschappelijke aspecten

0

+

+

+

Stedenbouwk. inpassing

+

+

0

+

Uitstraling gebouw

0

+

-

+

Bereikbaarheid

+

0

0

0

Combinatie van functies

-

0

+

0

Planning

+

0

0

+

0

0

+

0/+

0

+

Procedures

+

Totaal score

0/+

-

‘t Hoog

De financiële aspecten van de verschillende varianten worden weergegeven in de onderstaande tabel. Gemeentehuis

Gemeentehuis

Mommer-

Pr. Hendrik-

Vlijmen

Drunen

Steeg

Straat

‘t Hoog

Kosten gebouwen

7.387

11.350

10.353

10.353

Kosten parkeren

2.900

260

260

260

10.287

11.610

10.613

10.613

Exploitatiekosten

373

419

390

390

Opbrengst verhuur Drunen

105

105

105

105

Besparing organisatiekosten

200

200

200

200

1.380

1.380

1.380

Theoretische kapitaalvernietiging

Is alle opties is aangenomen dat het pand Drunen verhuurd wordt aan maatschappelijke organisaties met een huurniveau van € 80,-- per m². Bij commerciële verhuur wordt dit € 110,-- met een jaarlijkse opbrengst van € 175.000,--. Op basis van de kwalitatieve evaluatie geniet met name de de sterlocatie ’t Hoog de voorkeur en scoren daarnaast de varianten gemeentehuis Vlijmen, Mommersteeg en Nieuwbouw Vlijmen redelijk tot goed. Financieel gezien scoort de locatie gemeentehuis Vlijmen het best. Wordt gekeken naar de theoretische kapitaalvernietiging dan is de variant Gemeentehuis Vlijmen ook het meest optimaal. Voorgesteld wordt de locaties gemeentehuis Vlijmen en sterlocatie ’t Hoog als voorkeurlocaties nader te evalueren ten opzichte van de in hoofdstuk 4 genoemde dienstverleningsconcepten.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

29


10.2

VOORKEURVARIANTEN EN DIENSTVERLENINGSCONCEPT In hoofdstuk 4 zijn een tweetal dienstverleningsconcepten benoemd die als mogelijk uitgangspunt fungeren voor de nieuwe huisvestingssituatie: § één gecombineerde front- en backoffice; § gecombineerde front- en backoffice en één separate frontoffice. Beide concepten kunnen toegepast worden op de voorkeurlocaties gemeentehuis Drunen en sterlocatie ’t Hoog. Voor de gecombineerde front- en backoffice gelden de volgende uitgangspunten: § één locatie voor front- en backoffice; § één trouwzaal en raadzaal; § WMO loket in Drunen; § locatie Drunen blijft in bezit van de gemeente. Hierin WMO loket en andere maatschappelijke en zorggerelateerde functies; § monumentale deel Vlijmen blijft in het bezit van de gemeente, afhankelijk van de variant wordt hierin de trouwzaal gehandhaafd of wordt een andere maatschappelijke functie gehuisvest. Voor het concept met het tweede frontoffice geldt: § front- en backoffice in gemeentehuis Vlijmen of ’t Hoog; § frontoffice samen met WMO in historisch deel gemeentehuis Drunen; § een trouwzaal op 2 locaties. Financiële vergelijking van deze concepten leidt tot de het volgende beeld. INVESTERINGEN gemeentehuis

EXPLOITATIE ’t Hoog

gemeentehuis

Vlijmen

’t Hoog

Vlijmen

m²

€

m²

€

€

€

5.000

6.787

5.000

9.102

290

290

445

270

300

650

25

17

-275

-275

10.013

40

32

5.000

9.103

290

290

300

650

25

17

500

300

29

29

-275

-275

69

61

FO/BO

§ gemeentehuis § trouwzaal

2.900

§ parkeren

260

§ besparing kosten 9.957

FO/BO en FO 5.000

§ gemeentehuis § trouwzaal FO/BO

445

§ frontoffice / trouwzaal

500

6.787

300 2.900

§ parkeren

260

§ besparing kosten 9.987

140462/EA7/1H5/000380/ib

10.313

ARCADIS

30


Op deze tabel geldt de volgende toelichting: § in de optie FO/BO is voor de trouwzaal in Vlijmen een investering opgenomen om deze aan te passen; § de opgenomen besparing op de kosten betreft de besparing op personeel- en reiskosten ten gevolge van de concentratie; § teneinde de vergelijking met de huidige exploitatiekosten zuiver te houden zijn de investeringen voor het realiseren van het WMO loket buiten beschouwing gelaten. Voor frontoffice en trouwzaal is het benodigde oppervlak circa 500 m² bvo. In relatie tot de huidige exploitatiekosten ad. € 405.000,-- per jaar kunnen de volgende conclusies getrokken worden: § keuze voor één front- en backoffice leidt tot een besparing op de exploitatie-, personeelsen reiskosten van circa € 365.000,-- per jaar; § keuze voor een front- en backoffice en een tweede frontoffice levert een besparing van circa € 340.000,-- per jaar op deze kosten; § de investeringskosten ontlopen elkaar nauwelijks, met name door de hoge parkeerkosten in Vlijmen; § de theoretische kapitaalvernietiging is bij keuze voor sterlocatie ’t Hoog € 1.380.000,-- en bij gemeentehuis Vlijmen nihil; § de exploitatiekosten zijn voor ’t Hoog iets gunstiger omdat de trouwzaal in het gebouw wordt opgenomen en de trouwzaal in Vlijmen wordt opgeheven.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

31


HOOFDSTUK

advies

11

Conclusies en

Op basis van het uitgevoerde onderzoek kunnen de volgende conclusies getrokken worden: § door concentratie van de backoffices op één locatie ontstaat een voordeel op de exploitatie-, personeelsen reiskosten van € 265.000,-- per jaar; § indien ook de frontoffices en trouwzaal op één locatie geconcentreerd worden, loopt dit voordeel op tot € 365.000,-- per jaar; § één gecombineerde front- en backoffice levert momenteel een lichte teruggang in de dienstverlening naar de burger. Op termijn zal dit door digitalisering en de wijzigende rol van front- en backoffice omslaan in een voordeel; § voor de onderzochte locaties voor het gemeentehuis scoren op kwalitatieve aspecten de volgende het meest positief: -

nieuwbouw sterlocatie ’t Hoog;

-

(uitbreiden) gemeentehuis Vlijmen;

-

Mommersteeg;

§ financieel gesproken geldt de volgende voorkeur: -

(uitbreiden) gemeentehuis Vlijmen;

-

nieuwbouw Prins Hendrikstraat;

-

nieuwbouw sterlocatie ’t Hoog;

Hierbij scoort de locatie gemeentehuis Vlijmen het meest positief door de lage theoretische kapitaalvernietiging, maar negatief door de hoge parkeerkosten (parkeergarage). De kosten voor het parkeren moeten bij het handhaven van de bestaande situatie voor een belangrijk deel ook gemaakt worden; § qua combinatie van functies zijn er mogelijkheden op de locaties: -

Mommersteeg;

-

Prins Hendrikstraat;

-

sterlocatie ’t Hoog.

Echter, alleen voor de Prins Hendrikstraat konden daadwerkelijk functies benoemd worden (De Voorste Venne, sporthal). De ontwikkelpotentie van de Prins Hendrikstraat wordt sterk beïnvloed door het al dan niet verdwijnen van het tankstation; § qua huisvestingssituatie kent de locatie gemeentehuis Vlijmen beperkingen door de begrensde uitbreidingsmogelijkheid. Alle overige locaties kennen deze beperking niet.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

32


Op basis van voorgaande conclusies wordt het volgende advies geformuleerd: § de keuze voor de opties uitbreiden gemeentehuis Vlijmen en nieuwbouw sterlocatie ’t Hoog als voorkeurvarianten. Geadviseerd wordt deze varianten nader uit te werken met betrekking tot ruimtelijke inpassing, vlekkenplan en financiële aspecten waarna een definitief besluit genomen kan worden; § heroverwegen van het dienstverleningsconcept met de twee frontoffices ten opzichte van het centrale front- en backoffice concept, mede gelet op financiële aspecten en toekomstige ontwikkelingen.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

33


BIJLAGE

1

Analyse vermindering organisatiekosten

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

34


Facilitaire besparingen, globale inschatting locatie Drunen Het scenario gaat uit van de volgende aannamen: § volledig beëindigen van de cateringactiviteiten t.b.v. de eigen medewerkers; § beëindiging backoffice-activiteiten eigen personeel van de gemeente. Let wel: beperking/afstoten activiteiten houdt niet per definitie beperking personeelslasten in. Rekening kan worden gehouden met natuurlijk verloop, op termijn. toelichting

uren/

fte

Niveau

besparing

week

mogelijkheden en consequenties

Catering Cateringpersoneel

Zie scenario omschrijving. Er

55

1,5

4

€ 33.200,--

§ Handhaven catering

wordt voor eigen personeel

min of meer

nog slechts gecaterd op 1

verzelfstandigde vorm

locatie

t.b.v. in gebouw werkzaam personeel/huurders § Volledig privatiseren § Etc.

DIV Div medewerker, informatievoorziening

§ zie scenario omschrijving. Er

2

0,05

7

€ 2.250

inzet op andere locatie,

wordt voor eigen personeel

wegens toename

nog slechts

werkzaamheden daar.

documentinformatie

Verder: dynamisch archief

gegeven. Deze

verhuist naar andere

werkzaamheden worden

locatie. Er moet worden

gecombineerd met de

voorzien in voldoende

werkzaamheden aan het

ruimte hiervoor. Dit is

dynamische archief.

opgenomen in het PvE

Besparing betreft

voor de nieuwbouw.

efficiencywinst, geen opvragingen meer in andere vestiging.

Bodewerkzaamheden Bodedienst Drunen

Postronde wordt gehandhaafd voor FO, geen

20

0,5

5

€ 19.700,-of € 8.000,--

ondersteuning meer op

als minder

locatie nodig voor

inhuur via

bedrijfsvoering, echter weer

Wml

wat meer op andere locatie.

plaatsvindt

140462/EA7/1H5/000380/ib

§ Inzet op andere locatie wegens toename werkzaamheden daar

ARCADIS

35


Inefficiëntie door dienstreizen Op basis van een enquête onder medewerkers is een inschatting gemaakt van het aantal dienstreizen tussen beide locaties. In de enquête is gevraagd naar het aantal keer per week dat een enkele reis tussen de locaties gemaakt wordt. Aanname: § 200 medewerkers; § 40 werkweken; § 20 minuten per reis; § € 40,-- gemiddeld uurtarief. Resultaat van de enquête (respons circa 50%). Aantal

%

Reizen

Reizen

reizen

medewerkers

per week

per jaar

0-2

59%

118

4.720

4-2

25%

150

6.000

4-5

8%

72

2.880

5-7

3%

36

1.440

7-10

2%

32

1.280

>10

2%

40

1.600

Totaal

99%

5.973 uur € 238.933,-Afgerond

€ 239.000,--

Conclusie Door de backoffice samen te voegen kan er op het gebied van facilitaire zaken circa € 43.450,-- tot € 55.150,-- aan personeelskosten bespaard worden. Uiteraard moet hierbij de kanttekening gemaakt worden dat het personeel niet zomaar ontslagen kan worden. Daarnaast zal de reistijd van bijna 6.000 uur per jaar tussen de twee locaties effectief ingezet kunnen worden. De geraamde opbrengsten bedragen € 239.000,--.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

36


BIJLAGE

2

Nadere informatie per locatie

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

37


BIJLAGE

3

Waardebepaling huidige gemeentehuizen

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

38


Gemeentehuis Drunen Het gemeentehuis bestaat uit een voorbouw en een erachter gebouwd kantoor. Uitgangspunt is dat de nieuwbouw wordt verkocht en de oudbouw bij de gemeente in gebruik blijft. Toekomstig gebruik als front office en maatschappelijk gebruik. De nieuwbouw die redelijker wijze af te splitsen is, ligt achter de zogenaamde tussenbouw die de oudbouw en nieuwbouw verbindt. Afmetingen van het gebouw zijn 30 bij 15 meter, rechthoekig en een uitbouw (goederenentree en trappenhuis) van 7,5 bij 7,6 meter. Het gebouw heeft drie verdiepingen en gedeeltelijk een zolder met technische ruimten. Totale bruto vloeroppervlakte circa 1.515 m². De daarbij behorende grondoppervlakte is circa 550 m².

Verkoop bij huidige bestemming als kantoor Het gebouw is goed indeelbaar, voorzien van moderne installaties en goed gelegen. Parkeerplaatsen in de nabije omgeving zijn voldoende. Geschatte vrije verkoopwaarde: 1.515 m² * € 110,-- * 10,5 = € 1.750.000,-- kosten koper.

Herbestemming voor wonen Bij herbestemming voor wonen moet het gebouw bouwkundig aangepast worden. Uitgegaan wordt van hetzelfde gebouw als bij verkoop kantoor. Uiteraard is een gedeelte niet geschikt om bij de appartementen te betrekken. Gezien het gebouw en de gemiddelde courante appartementengrootte van 100 tot 135 m² wordt het snijverlies geschat op 20%. Gezien de afmetingen van het pand komen er per bouwlaag 3 appartementen, totaal 9 stuks. Het gebouw moet gestript en omgebouwd worden tot appartementen. De kosten daarvan zijn afhankelijk van de bouwkundige constructies en de staat van afwerking. Deze kosten kunnen uiteenlopen van € 350,-- per m² tot € 700,-- per m². Voor de calculatie wordt uitgegaan van € 500,-- per m². De marktwaarde van een appartement wordt geschat op € 2.000,-- per m² bvo kosten koper. Daarbij hoort 1,2 tot 1,5 parkeerplaats per appartement in de nabijheid. De volgende calculatie komt dan tot stand. § waarde als appartementengebouw: 1.515 m² * 80% * € 2.000,-- = € 2.424.000,--; § bouwkosten: 1.515 m² * € 500,-- = € 757.500,--; § winst, risico en afzetkosten ontwikkelaar: 10% * € 2.424.000 = € 242.400,--; § waarde opstal: afgerond € 1.425.000,--.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

39


Gemeentehuis Vlijmen Het gemeentehuis bestaat uit een voorbouw en een eraan gebouwd kantoor. Uitgangspunt is dat de nieuwbouw wordt verkocht en de oudbouw bij de gemeente in gebruik blijft. Toekomstig gebruik als front office en maatschappelijk gebruik. De nieuwbouw die redelijker wijze af te splitsen is, ligt achter de zogenaamde tussenbouw die de oudbouw en nieuwbouw verbindt. Vormgeving van het gebouw is grillig, tuinniveau circa 1.410 m², begane grond circa 1.320 m² en verdieping circa 640 m². Het totale bruto vloeroppervlak bedraagt circa 3.370 m². De daarbij behorende grondoppervlakte bedraagt circa 1.550 m².

Verkoop bij huidige bestemming als kantoor Het gebouw is goed indeelbaar, voorzien van moderne installaties en goed gelegen. Parkeerplaatsen in de nabije omgeving zijn voldoende. Vanwege de ongunstige verhouding kantoorruimten en verkeerruimten in het bijzonder de begane grond en de verdieping corrigeer ik het gebouw met een factor 0.9 voor de indeelbaarheid. Geschatte vrije verkoopwaarde: 3.370 m² * € 110,-- * 10 * 0.9 = € 3.335.000,-- kosten koper.

Herbestemming voor wonen Bij herbestemming voor wonen moet het gebouw bouwkundig aangepast worden. Uitgegaan wordt van hetzelfde gebouw als bij verkoop kantoor. Uiteraard is een gedeelte niet geschikt om bij de appartementen te betrekken. Gezien het gebouw en de gemiddelde courante appartementengrootte van 100 tot 135 m² wordt het snijverlies geschat op 25%. Gezien de afmetingen van het pand komen er op tuinniveau en begane grond 8 appartementen en de verdieping 4 stuks, totaal 20 stuks. Het gebouw moet gestript en omgebouwd worden tot appartementen. De kosten daarvan zijn afhankelijk van de bouwkundige constructies en de staat van afwerking. Deze kosten kunnen uiteenlopen van € 350,-- per m² tot € 700,-- per m². Voor de calculatie wordt uitgegaan van € 500,-- per m². De marktwaarde van een appartement wordt geschat op € 1.900,-- per m² bvo kosten koper. Daarbij hoort 1,2 tot 1,5 parkeerplaats per appartement in de nabijheid. De volgende calculatie komt dan tot stand: § waarde als appartementengebouw: 3.370 m² * 75% * € 1.900,-- = € 4.802.000,--; § bouwkosten: 3.370 m² * € 500,-- = € 1.685.000,--; § winst, risico en afzetkosten ontwikkelaar: 10% * € 4.802.000,-- = € 480.200,--; § waarde opstal afgerond € 2.635.000,--.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

40


Samenvatting Indien de gemeentehuizen te Drunen en Vlijmen worden verkocht als kantoor of met herbestemming wonen zijn de geraamde opbrengsten als volgt. Oppervlakte

Oppervlakte

gebouw

grond

Kantoor

Herbestemming wonen

Drunen

1.515 m²

550 m²

€ 1.750.000,--

€ 1.425.000,--

Vlijmen

3.370 m²

1.550 m²

€ 3.335.000,--

€ 2.635.000,--

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

41


BIJLAGE

4

Kostenraming

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

42


ARCADIS Bouw en Vastgoed BV BESTANDSNAAM

:

L:\140466\EJK\140462.000380\Kostenkengetallen (8 juni 2007).xls

PROJEKTNUMMER

:

140462.000380

PROJEKT

:

Huisvestingstudie Gemeentehuis

OPDRACHTGEVER

:

Gemeente Heusden

OPGESTELD DOOR:

E.J. Kerkhof

ONDERDEEL

:

Kostenkengetallen per m2 Bruto Vloer Oppervlakte

FASE

Initiatief

OMSCHRIJVING NIVO

OPSTELDATUM

:

8 juni 2007

PRINTDATUM

:

8 juni 2007

:

(1)

(1)

NIEUWBOUW

VERBOUWING

Laag

Middel

Hoog

Laag

Middel

Hoog

Uitgangspunten: - Prijspeil 1 april 2007 - Voorbereidingstijd 15 maanden A

NIVEAU 1: GEHEEL BOUWWERK OF RUIMTELIJKE DELEN

1

Grond:

Subtotaal (post 1) 2

Bouwkundige werken

2.A

- Funderingen (11/13/16/17)

€

45,00

€

45,00

€

50,00

€

55,00

€

55,00

€

60,00

2.B

- Ruwbouw (21 t/m 24, 27, 28)

€

300,00

€

330,00

€

400,00

€

350,00

€

385,00

€

450,00

2.C

- Afbouw (31 t/m 34, 37)

€

135,00

€

160,00

€

200,00

€

160,00

€

185,00

€

235,00

2.D

- Afwerkingen (41 t/m 45, 47)

€

95,00

€

120,00

€

165,00

€

110,00

€

135,00

€

180,00

2.E

- Vaste voorzieningen (71 t/m 76)

€

15,00

€

25,00

€

30,00

€

20,00

€

30,00

€

35,00

Subtotaal (post 2)

€

590,00

€

680,00

€

845,00

€

695,00

€

790,00

€

960,00

3

Installaties

3.A

- Werktuigbouwkundige installaties

€

175,00

€

225,00

€

325,00

€

250,00

€

300,00

€

375,00

3.B

- Elektrotechnische installaties

€

85,00

€

100,00

€

110,00

€

100,00

€

120,00

€

130,00

3.C

- Lift en transportinstallaties

€

15,00

€

15,00

€

25,00

€

25,00

€

25,00

€

30,00

Subtotaal (post 3)

€

275,00

€

340,00

€

460,00

€

375,00

€

445,00

€

535,00

450,00

4

Vaste Inrichtingen:

4.A

- Gebruikersvoorzieningen m.b.t. nieuwbouw

€

250,00

€

350,00

€

450,00

€

250,00

€

350,00

€

4.B

- Bijkomende voorziening; raadzaal (excl. trouwzaal)

€

32,00

€

53,00

€

74,00

€

28,00

€

58,00

€

53,00

Subtotaal (post 4)

€

282,00

€

403,00

€

524,00

€

278,00

€

408,00

€

503,00

5

Terrein:

5.A

- Parkeren op terrein, 140 parkeerplaatsen (open) Subtotaal (post 5)

6

Algemene uitvoeringskosten

6.A

- Algemene uitvoeringskosten, 13 %

€

76,70

€

88,40

€

109,85

€

90,35

€

102,70

€

124,80

6.B

- Algemene bedrijfskosten, 7 %

€

46,67

€

53,79

€

66,84

€

54,97

€

62,49

€

75,94

6.C

- Winst- en risico, 3 %

€

21,40

€

24,67

€

30,65

€

25,21

€

28,66

€

34,82

6.D

- Coordinatiekosten installaties, 3 %

€

8,25

€

10,20

€

13,80

€

11,25

€

13,35

€

16,05

Subtotaal (post 6)

€

153,02

€

177,05

€

221,14

€

181,78

€

207,19

€

251,61

Totaal (posten 1 t/m 6)

€

1.300,02 €

1.600,05

€

2.050,14

€

1.529,78

€

1.850,19 €

2.249,61

7

Losse inrichtingen en bedrijfsinstallaties:

Subtotaal (post 7)

€

Totaal bouwkosten per m2 BVO, exclusief BTW

140462/EA7/1H5/000380/ib

€

1.300 € 81%

1.600 € 100%

-

2.050 128%

€

€

1.530 € 83%

1.850 € 100%

-

2.250 122%

ARCADIS

43


COLOFON


OPDRACHTGEVER: GEMEENTE HEUSDEN

STATUS: Vrijgegeven

AUTEUR: ir. Peter Schroote

GECONTROLEERD DOOR: Iris Buunen

VRIJGEGEVEN DOOR: ir. Peter Schroote 6 februari 2008 140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS NEDERLAND BV Piet Mondriaanlaan 26 Postbus 220 3800 AE Amersfoort Tel 033 4771 000 Fax 033 4772 000 www.arcadis.nl Handelsregister 9036504 ©ARCADIS. Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbenden niets uit dit document worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, digitale reproductie of anderszins.

140462/EA7/1H5/000380/ib

ARCADIS

44

SAMENVOEGEN BACKOFFICES?

Recommend Documents