E-MAILS VERZENDEN MET AFDRUK SAMENVOEGEN Met E-mail samenvoegen voor Word en Outlook kunt u o.a. een brochure of nieuwsbrief maken en deze per e-mail verzenden naar uw Outlook-lijst met contactpersonen of een andere adressenlijst, bijv. in Excel of Access, inclusief een aangepaste begroeting voor iedere geadresseerde. Met E-mail samenvoegen is elk e-mailbericht een aparte mailing waarbij elke geadresseerde de enige is die dat specifieke bericht ontvangt, een gepersonaliseerde mail a.h.w. Dit is niet hetzelfde als het uitzenden van een e-mailbericht naar een groep geadresseerden of het verbergen van de geadresseerden op de BCC-regel van het bericht. Deze instructie laat u stapsgewijs zien hoe u dit doet en hoe u in de lijst met geadresseerden eventueel een selectie maakt , zodat de e-mail alleen wordt verzonden naar de gewenste personen. Het proces voor een samenvoegbewerking bestaat uit de volgende stappen: 1. Het e-mailbericht samenstellen Het hoofddocument bevat de tekst die identiek is voor elk e-mailbericht, zoals de berichttekst of handtekening. 2. Het document van het e-mailbericht met uw adreslijst verbinden Uw adreslijst is de gegevensbron die voor de samenvoegbewerking wordt gebruikt. Dit bestand bevat de e-mailadressen waar de berichten naar toe worden verzonden. 3. De adressenlijst of items nader specificeren In Word wordt voor elk e-mailadres in uw adreslijst een bericht gegenereerd. Als u alleen voor bepaalde adressen in uw adreslijst een bericht wilt genereren, kunt u kiezen welke adressen (of records) u wilt opnemen. 4. Tijdelijke aanduidingen, samenvoegvelden genoemd, aan het document van het emailbericht toevoegen Wanneer u de samenvoegbewerking uitvoert, worden gegevens uit de adreslijst ingevuld in de samenvoegvelden. 5. Voorbeeld bekijken en de samenvoeging voltooien U kunt een voorbeeld van ieder bericht bekijken voordat u de hele reeks verzendt.
Met de opdrachten op het tabblad Mailings kunt u een samenvoegbewerking uitvoeren.
1
1. HET HOOFDDOCUMENT VAN HET E-MAILBERICHT INSTELLEN 1. 2. 3. 4.
Start Word. Open het document met de te verzenden tekst of typ de tekst van het bericht in. Klik op het tabblad Mailings in de groep Start Mail Merge op de knop Start Mail Merge. Klik op E-mail Messages.
De weergave wijzigt hiermee naar de Web Layout.
2
2. HET DOCUMENT VAN HET E-MAILBERICHT MET UW ADRESLIJST VERBINDEN Als u informatie in uw hoofddocument met het e-mailbericht wilt samenvoegen, moet u het document verbinden met uw adreslijst, die ook 'gegevensbron' of 'gegevensbestand' wordt genoemd. Als u nog geen gegevensbestand hebt, kunt u dit maken tijdens het samenvoegproces. Opmerking: Controleer of uw gegevensbestand een kolom voor het e-mailadres bevat en dat de kolom in de koprij E-mailadres heet. U hebt de kolom later tijdens het proces nodig. Adressen kiezen 1. Klik op het tabblad Mailings in de groep Start Mail Merge op Select Recipients.
2. Ga een van de volgende manieren te werk: • Outlook-contactpersonen gebruiken Als u uw lijst met contactpersonen uit Microsoft Office Outlook wilt gebruiken, klikt u op Select from Outlook Contacts… • Een bestaand gegevensbronbestand gebruiken Als u een Microsoft Excel-werkblad, een Microsoft Access-database of een ander type gegevensbestand wilt gebruiken, klikt u op Use Excisting List… en zoekt u het bestand in het dialoogvenster Select Data Source. Voor Excel kunt u gegevens selecteren uit elk werkblad of benoemd bereik in een werkmap. Voor Access kunt u gegevens selecteren uit elke tabel of query die in de database is gedefinieerd. 3. Als u met Outlook Contacts werkt: Selecteer een contact map in het dialoogvenster Select Contacts. Klik op OK.
3
3. DE ADRESSENLIJST OF ITEMS NADER SPECIFICEREN Wanneer u verbinding maakt met een bepaald gegevensbestand, wilt u mogelijk niet voor alle personen in dat gegevensbestand informatie in uw hoofddocument samenvoegen. Als u de volledige lijst wilt gebruiken, kunt u naar hoofdstuk ‘4. Tijdelijke aanduidingen, samenvoegvelden genoemd, toevoegen aan het document’ gaan. Ga als volgt te werk als u de adressenlijst nader wilt specificeren of slechts een deel van de items in het gegevensbestand wilt gebruiken: 1. Ga naar het tabblad Mailings en klik in de groep Start Mail Merge op Edit Recipients List.
Het dialoogvenster Mail Merge Recipients verschijnt: B A
C
2. Ga in het dialoogvenster Mail Merge Recipients op een van de volgende manieren te werk: •
•
4
A) Afzonderlijke records selecteren U kunt deze methode het beste gebruiken met een korte lijst. Schakel de selectievakjes in naast de geadresseerden die u wilt opnemen en schakel de selectievakjes uit naast de geadresseerden die u wilt uitsluiten. Met het selectievakje in de veldnamenrij(kop) kunt u alle geadresseerden selecteren. B) Records sorteren Klik op de kolomkop van het item waarop u wilt sorteren. De lijst wordt in oplopende alfabetische volgorde gesorteerd (van A tot Z). Klik nogmaals op de kolomkop als u de lijst in aflopende alfabetische volgorde wilt sorteren (Z tot A).
•
C) Records filteren Dit is handig als de lijst records bevat die u niet wilt weergeven of in de samenvoegbewerking wilt opnemen. Nadat u de lijst hebt gefilterd, kunt u records opnemen of uitsluiten door selectievakjes in of uit te schakelen.
Ga als volgt te werk als u records wilt filteren: 1. Klik onder Refine recipients list op Filter… 2. Kies in het dialoogvenster Filter and Sort op het tabblad Filter Records de criteria voor het filter. 3. Klik op AND of OR en kies meer criteria als u het filter wilt verfijnen. Als u bijvoorbeeld alleen e-mailberichten wilt genereren voor bedrijven in Leiden, filtert u op records die Leiden bevatten in het veld City en waarvoor het veld Company niet leeg is. Als u in dit filter OR gebruikt in plaats van AND, zal de samenvoegbewerking zowel alle adressen in Leiden opnemen als alle adressen waarvoor een bedrijfsnaam is opgenomen, ongeacht de plaatsnaam. TIP: Klik op het keuzemenu achter de kop Email Address en kies voor (Nonblanks), hiermee worden alleen records die een e-mailadres bevatten gebruikt.
5
4. TIJDELIJKE AANDUIDINGEN, SAMENVOEGVELDEN GENOEMD, TOEVOEGEN AAN HET DOCUMENT Wanneer u uw hoofddocument van het e-mailbericht hebt verbonden met uw adreslijst, kunt u de tijdelijke aanduidingen toevoegen die aangeven waar de unieke informatie in elk bericht wordt weergegeven. De tijdelijke aanduidingen, zoals een e-mailadres of begroeting, worden 'samenvoegvelden' genoemd. Velden in Word komen overeen met de door u geselecteerde kolomkoppen in het gegevensbestand.
4.1 Wat gebeurt er wanneer u afdrukken samenvoegt? Wanneer u afdrukken samenvoegt, worden de velden in uw hoofddocument vervangen door de informatie van de eerste rij in het gegevensbestand om het eerste samengevoegde document te maken. Vervolgens worden de velden vervangen door de informatie van de tweede rij in het gegevensbestand, enzovoort.
4.2 Werken met velden: voorbeelden U kunt elke kolomkop van uw gegevensbestand als een veld aan het hoofddocument toevoegen. Dit geeft u extra flexibiliteit bij het ontwerpen van standaardbrieven of andere samengevoegde documenten zoals de emailmailing in dit document. Voorbeeld: U wilt een brief opstellen waarmee u plaatselijke ondernemers wilt laten weten dat ze zijn geselecteerd voor vermelding in uw jaarlijkse stadsgids. Als uw gegevensbestand een kolom Bedrijf bevat met de naam van elk bedrijf waarmee u contact wilt opnemen, hoeft u de naam van elk bedrijf niet te typen, maar voegt u gewoon het veld «Bedrijf» in. U kunt velden combineren en scheiden door middel van leestekens. Als u bijvoorbeeld een adres wilt maken, kunt u de velden in uw hoofddocument als volgt instellen: «Voornaam» «Achternaam» «Straat» «Postcode» «Plaats» 6
4.3 De tijdelijke aanduidingen, of velden toevoegen 2. Klik op de plaats waar u het veld wilt invoegen. 3. Klik op de tekst van de knop Insert Merge Field in de groep Write & Insert Fields op het tabblad Mailings. 4. Klik op de veldnaam die u wilt invoegen.
4.4 De samengevoegde gegevens opmaken In database- en spreadsheetprogramma's, zoals Microsoft Access en Microsoft Excel, worden de gegevens die u in cellen typt als onbewerkte gegevens opgeslagen. De opmaak die u in Access of Excel toepast, zoals lettertypen en kleuren, worden niet samen met de onbewerkte gegevens opgeslagen. Wanneer u gegevens uit een gegevensbestand in een Word-document samenvoegt, worden alleen de onbewerkte gegevens zonder opmaak samengevoegd. Opmaak toevoegen 1. Selecteer het samenvoegveld. Zorg dat u ook de dubbele punthaken (« ») rond het veld selecteert. 2. Pas op het tabblad Home in de groep Font de gewenste opmaak toe. U kunt ook op het startpictogram van het dialoogvenster Font klikken voor meer opties.
7
5. VOORBEELD BEKIJKEN EN DE SAMENVOEGING VOLTOOIEN Wanneer u velden aan het hoofddocument met het e-mailbericht hebt toegevoegd, bent u klaar om de resultaten van de samenvoeging te bekijken. Als u tevreden bent over het resultaat, kunt u de samenvoeging voltooien.
5.1 Een voorbeeld van de samenvoeging bekijken U kunt een voorbeeld van uw e-mailberichten bekijken en eventueel wijzigingen maken voordat u de samenvoegbewerking voltooit.
Ga op het tabblad Mailings in de groep Preview Results op een van de volgende manieren te werk als u een voorbeeld wilt bekijken:
• • •
Klik op Preview Results. Blader door de e-mailberichten met de knoppen Next Record en Previous Record in de groep Preview Results. Geef een voorbeeld van een specifiek document weer door op Find Recipient te klikken.
5.2 De samenvoeging voltooien Als u van plan bent het hoofddocument van het e-mailbericht later opnieuw te gebruiken, kunt u het opslaan voordat u de e-mailberichten verzendt. 5.2.1 Het hoofddocument van het e-mailbericht opslaan Houd er rekening mee dat de e-mailberichten die u verzendt niet hetzelfde zijn als het hoofddocument van het e-mailbericht. Het is aan te raden om het hoofddocument van het emailbericht zelf ook op te slaan, als u het later nog eens voor een andere samenvoegbewerking wilt gebruiken. Wanneer u het hoofddocument van het e-mailbericht opslaat, wordt ook de verbinding met het gegevensbestand opgeslagen. De volgende keer dat u het hoofddocument van het e-mailbericht opent, wordt u gevraagd of u de informatie van het gegevensbestand opnieuw in het hoofddocument van het e-mailbericht wilt samenvoegen. 8
• •
Als u op Ja klikt, wordt het document geopend met de informatie van de eerste samenvoegrecord. Als u op Nee klikt, wordt de verbinding tussen het hoofddocument van het e-mailbericht en het gegevensbestand verbroken. Het hoofddocument van het e-mailbericht wordt een gewoon Word-document en de velden worden vervangen door de unieke informatie uit de eerste record.
5.2.2 De e-mailberichten verzenden 1. Klik op het tabblad Mailings op Finish & Merge en klik op Send E-mailmessages.
2. Selecteer in het vak To de naam van het veld waarin het e-mailadres van de geadresseerde is opgeslagen.
3. In het vak Subject line typt u een onderwerpregel voor het bericht. Dit is het onderwerp van alle te verzenden e-mails 4. Klik in het vak Mail format op HTML of Tekst zonder opmaak om het document te verzenden als de berichttekst van het e-mailbericht of klik op Bijlage om het document als bijlage te verzenden. Opmerking: Als u het document verzendt als een e-mailbericht met de indeling Tekst zonder opmaak, zal het e-mailbericht geen tekstopmaak of afbeeldingen bevatten. 5. Klik op OK. De e-mails worden direct verzonden. Controleer in Outlook bij de verzonden items of dit ook daadwerkelijk is gebeurd. 9
