Samenvatting van Pfizer’s beleid bij het zakendoen
De Summary of Pfizer Policies on Business Conduct (het Blue Book) is de wegwijzer van Pfizer over het beleid van de onderneming en de wettelijke vereisten die bepalen hoe wij in de hele wereld zaken doen. Dit boekje is een algemeen naslagwerk voor alle werknemers overal waar wij commerciële activiteiten verrichten. Het beschrijft niet alle toepasselijke wetten of beleidsmaatregelen van de onderneming noch geeft het alle details over afzonderlijke wetten of beleidsplannen. U vindt informatie over en samenvattingen van relevante wetten, van alle beleidsmaatregelen en procedures van de onderneming, en meer informatie over compliance op de Compliance-website http://compliance.pfizer.com. Heeft u vragen of maakt u zich zorgen over iets dan kunt u ook steeds rechtstreeks contact opnemen met de Corporate Compliance Group. Belangrijke contactinformatie Corporate Compliance Group via e-mail:
[email protected] per post: 235 East 42nd Street (150/5/22), New York, New York 10017, U.S.A. per telefoon: 1-212-733-3026 per fax: 1-917-464-7736 Compliance-website http://compliance.pfizer.com Compliance-hotline V.S.: kosteloos 1-866-866-PFIZ (1-866-866-7349) buiten de V.S.: vorm uw toegangscode (die u kan te weten komen bij een AT&Toperator of door te surfen naar http://www.att.com/traveler), wacht op de toon of de instructie en bel dan 1-866-866-PFIZ (1-866-866-7349) http://hotline.pfizer.com
Pfizer behoudt zich het recht voor om een beleid, procedure of voorwaarde in verband met tewerkstelling naar eigen goeddunken en om het even wanneer aan te passen, te herzien of te wijzigen zonder voorafgaande kennisgeving en zonder herziening van de Summary of Pfizer Policies on Business Conduct (het Blue Book). De onderwerpen van het Blue Book vormen niet de voorwaarden van een arbeidscontract, en niets uit de inhoud mag worden geïnterpreteerd als een waarborg voor bestendige tewerkstelling – de tewerkstelling bij Pfizer is op willekeurige basis. Het Blue Book is geen wettelijk document en is louter ter informatie bedoeld. De informatie hierin vervangt eerder gedrukte Blue Books, kan te allen tijde eenzijdig door de onderneming worden veranderd of herroepen, en is niet alomvattend. De on-lineversie van het Blue Book die toegankelijk is via de Compliance-website (http://compliance.pfizer.com) vervangt alle gedrukte versies, inclusief dit Blue Book. Als informatie in het Blue Book, gedrukt of on line, verschilt van vaste beleidsplannen of procedures van Pfizer, dan zijn de wettelijke beleids- en proceduredocumenten bepalend.
1
Inhoudsopgave COMPLIANCE BIJ PFIZER EEN GEDEELDE VERANTWOORDELIJKHEID .................................. 4 ONZE NORMEN ................................................................................................................. 4 COMPLIANCE BIJ PFIZER ...................................................................................................... 5 COLLEGA’S EN COMPLIANCE ................................................................................................. 8 VERTROUWELIJKHEID ......................................................................................................... 9 COMPLIANCE HOTLINE ...................................................................................................... 10 OPENDEURBELEID ........................................................................................................... 11 DE MARKT .................................................................................................................. 12 ONZE INZET ................................................................................................................... 12 ANTITRUST- EN CONCURRENTIEWETTEN ................................................................................. 13 OMKOPERIJ EN CORRUPTIE ................................................................................................ 14 MARKETINGINTEGRITEIT .................................................................................................... 15 BEDRIJFSINFORMATIE ....................................................................................................... 16 GEZONDHEIDSZORGWETTEN............................................................................................... 17 PRIVACY VAN DE PATIËNTEN ............................................................................................... 17 REGELGEVINGSVEREISTEN................................................................................................. 18 OPENBAARMAKING VAN PRODUCTERVARING ............................................................................ 18 HANDELSKWESTIES ......................................................................................................... 19 VOORKOMEN VAN WITWASPRAKTIJKEN................................................................................... 19 ONZE ONDERNEMING EN HAAR AANDEELHOUDERS ........................................................ 20 ONZE BELOFTE ............................................................................................................... 20 HOUDEN VAN BOEKEN EN BESCHEIDEN .................................................................................. 20 BEHOUD VAN DOCUMENTEN................................................................................................ 21 BEDRIJFSCOMPUTERS EN HET INTERNET ................................................................................ 22 VERTROUWELIJKE EN EIGENDOMSINFORMATIE ......................................................................... 23 OCTROOIEN, HANDELSMERKEN EN AUTEURSRECHTEN ................................................................ 24 VERTROUWELIJKHEID VAN PERSOONLIJKE GEGEVENS ................................................................. 25 INTERNE INFORMATIE ....................................................................................................... 26 BELANGENCONFLICTEN ..................................................................................................... 27 ONZE WERKNEMERS ................................................................................................... 30 ONS ENGAGEMENT .......................................................................................................... 30 GELIJKE KANSEN ............................................................................................................. 30 DISCRIMINATIE OF PESTERIJEN ............................................................................................ 31 DISCRIMINATIE OF PESTERIJEN MELDEN ................................................................................. 32 DRUGS- EN ALCOHOLMISBRUIK ............................................................................................ 33 ONZE GEMEENSCHAP EN HET PUBLIEK .......................................................................... 34 ONS ENGAGEMENT .......................................................................................................... 34 DE GEMEENSCHAP STEUNEN .............................................................................................. 35 UW VEILIGHEID EN HET MILIEU BESCHERMEN............................................................................ 36 DIERENWELZIJN .............................................................................................................. 36 VRAGEN VAN MEDIA EN PUBLIEK........................................................................................... 37 VRAGEN OM INFORMATIE OF FABRIEKSBEZOEKEN DOOR DE OVERHEID ............................................. 38 HANDELEN MET INTEGRITEIT ........................................................................................ 39 DE NORMEN HOOGHOUDEN ................................................................................................ 39
2
Integriteit grondslag vertrouwen wij onze opdracht de is de
van het
nodig hebben om
dat
te volbrengen om
meest gewaardeerde onderneming ter wereld te worden. Beste collega,
A
ls collega van Pfizer is een van uw verantwoordelijkheden, eigenlijk uw eerste en belangrijkste verantwoordelijkheid, u te schikken naar de Summary of Pfizer Policies on Business Conduct. Het boekje dat u vastheeft, ons “Blue Book”, is evenals de ermee samengaande website http://compliance.pfizer.com voor u een nieuwe gelegenheid om uw kennis van de gedragscode die bij Pfizer van iedereen wordt verwacht, nog eens op te frissen. Een aantal compliance-beleidsmaatregelen over belangrijke integriteitskwesties wijzen ons de weg om onze ethische verbintenis te handhaven. Iedereen moet deze beleidsmaatregelen niet alleen volgens de letter maar ook naar de geest toepassen.
Onze middelen zijn niet tot dit boekje beperkt. Wij beschikken over systemen en mensen om zich bezig te houden met kwesties over ethiek en legaal gedrag. Zij worden op de volgende bladzijden en op onze Compliance-website beschreven. Ik vraag u om deze principes trouw toe te passen. Door er roekeloos mee om te springen, kunt u de reputatie en de mogelijkheden van Pfizer, en dus ook van u, op het spel zetten. Denk er bij uw contacten met patiënten, klanten, artsen en het algemeen publiek steeds aan dat u het gezicht van Pfizer bent. In een tijd waarin de nieuwsmedia vol staan met verhalen over bedrijfsleiders en ondernemingen waarvan de acties bij het publiek achterdocht en wantrouwen hebben veroorzaakt, houdt Pfizer zich echt afzijdig. Pfizer is trots op zijn staat van dienst inzake compliance. Compliance met alle toepasselijke statuten en regels is de erfenis van ons 150jarig verleden én een van onze grootste voordelen in de mondiale handel. Tenslotte wil ik nog zeggen dat ik altijd klaarsta voor een collega die zich zorgen maakt over de praktijken van ons bedrijf of van een van onze collega’s. Aangezien we leven en werken in een gecompliceerde wereld, zal onze ethiek een bron van kracht en succes zijn. Ik vertrouw erop dat ieder van jullie de persoonlijke verantwoordelijkheid op zich zal nemen om de Pfizer Values na te komen en om zich aan de hier beschreven beleidsmaatregelen te houden. Lees dit Blue Book, houd u eraan en vergeet nooit dat deze beleidsmaatregelen en praktijken de grondslag zijn van ons doorzettingsvermogen om de meest gewaardeerde onderneming ter wereld te worden.
Met vriendelijke groeten, Hank McKinnell Voorzitter en Chief Executive Officer
3
C Coom mpplliiaannccee bbiijj P Pffiizzeerr E woooorrddeelliijjkkhheeiidd Eeenn ggeeddeeeellddee vveerraannttw
V. A.
Waar vind ik de beleidsmaatregelen en procedures van Pfizer?
De volledige tekst van al onze beleidsmaatregelen en procedures is beschikbaar op de Compliance-website http://compliance.pfizer.com. Er wordt van u verwacht dat u weet hoe deze beleidsmaatregelen en procedures op u van toepassing zijn en dat u ze volgt. Wij moedigen u aan om alle vragen en bekommernissen met uw supervisor te bespreken of om advies te vragen aan de Legal Division of aan de Corporate Compliance Group.
Onze normen
A
ls werknemer van Pfizer deelt u in het voorrecht en de verantwoordelijkheid om de achtenswaardige reputatie van de onderneming hoog te houden. U doet dit door altijd ethisch en wettelijk te handelen. En hoewel dat gedrag een tweede natuur kan worden, zijn er vele situaties waarin het maken van de “juiste keuze” een uitdaging kan zijn. Daarom is er deze Summary of Pfizer Policies on Business Conduct (het Blue Book). Het is een handleiding over de compliancestructuur van de onderneming, de toepasselijke wetten en de belangrijkste beleidsmaatregelen en procedures die het zakendoen op een wettelijke en ethische manier regelen. Het Blue Book beschrijft niet alle details noch alle toepasselijke wetten, voorschriften en beleidsmaatregelen van de onderneming, maar geeft uitleg over die wetten, voorschriften en beleidsmaatregelen waarmee u waarschijnlijk te maken zult krijgen. Compliance is een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de onderneming en de werknemers. De onderneming is verantwoordelijk voor het definiëren van de manier waarop Pfizer zal voldoen aan de toepasselijke wetten en voorschriften (via systemen, beleidsmaatregelen en procedures); het doorlichten van onze inspanningen; en het corrigeren van iedere niet-compliance. U bent verantwoordelijk voor het begrijpen en volgen van de in dit boekje beschreven normen en voor het zoeken van hulp wanneer u die nodig heeft. Deze normen zijn van toepassing in alle landen waar wij zaken doen. Alle werknemers zijn onderworpen aan de wetten en voorschriften van het land waar zij werken, maar omdat Pfizer Inc., onze moedermaatschappij, een Amerikaanse onderneming is, kan de Amerikaanse wetgeving ook van toepassing zijn. In sommige gevallen kan de Amerikaanse wetgeving van toepassing zijn op gedragingen buiten de V.S., bijvoorbeeld in het geval van wetten tegen corruptie en omkoperij. Aarzel niet om contact op te nemen met uw manager of met een lid van de Legal Division of met de Corporate Compliance Group als het niet duidelijk is voor u welke wetten en voorschriften op uw activiteiten van toepassing zijn.
4
Compliance bij Pfizer
P
fizer heeft een goed gestructureerd compliancesysteem dat werd ontworpen om de wettelijke en ethische acties in de hele onderneming te ondersteunen. Het bestaat voornamelijk uit de Corporate Compliance Officer, het Corporate Compliance Committee, de Corporate Compliance Group en de plaatselijke Compliance Liaisons. De volgende beschrijving van het compliancesysteem van Pfizer kan u helpen bij het vinden van de meest geschikte persoon om hulp aan te vragen wanneer u bijkomend advies wenst of nodig heeft. Corporate Compliance Officer De Corporate Compliance Officer, die ook de algemene raadsman van de onderneming is, is verantwoordelijk voor het algemeen toezicht op het compliancesysteem van Pfizer, inclusief de programma’s van interne auditing, monitoring en zelfevaluatie in verband met de wettelijke en regelgevingsverplichtingen van de onderneming. De Corporate Compliance Officer garandeert dat er een brede toepassing en een consequente interpretatie is van onze normen in de hele onderneming. De Corporate Compliance Officer brengt rechtstreeks verslag uit aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur en Chief Executive Officer, alsook aan het Auditcomité van de Raad van Bestuur. Corporate Compliance Committee Omdat we compliance in onze hele onderneming ernstig nemen, werd het Corporate Compliance Committee opgericht, om het bereik van de Corporate Compliance Officer te vergroten. Vertegenwoordigers uit iedere entiteit maken deel uit van het Committee. De leden oefenen toezicht uit op de compliancestrategie en het compliancesysteem van Pfizer. Zij hebben de opdracht om de Corporate Compliance Officer, de Raad van Bestuur en het senior management op de hoogte te houden van belangrijke kwesties, risico’s en tendensen inzake compliance. Vele groepen bij Pfizer ondersteunen het werk van het Committee, inclusief de Corporate Compliance Group. Bovendien bieden supervisie- en auditgroepen van de onderneming, die zich richten op kritieke aspecten van onze bedrijfsactiviteiten maar die onafhankelijk zijn van enige entiteit, nog meer hulpmiddelen en informatie aan het Committee.
Inzet voor integriteit Wij eisen van onszelf en van anderen de hoogste ethische normen, en onze producten en processen zullen van de hoogste kwaliteit zijn.
5
Pfizer Compliance Education Center U kunt meer vernemen over compliance bij Pfizer en over specifieke compliancethema’s, zoals beurswetten, de antitrustwetgeving, farmaceutische monsterneming en dergelijke, door in te loggen op het Pfizer Compliance Education Center (PCEC) via de compliancewebsite op http://compliance.pfizer.com. Af en toe kan het gebeuren dat u wordt gevraagd om on-line opleidingscursussen inzake compliance die op de PCEC beschikbaar zijn, te volgen. Corporate Compliance Group De Corporate Compliance Group werkt samen met de Corporate Compliance Officer om van dag tot dag de nakoming van wetten, voorschriften en beleidsmaatregelen van de onderneming te garanderen. De Corporate Compliance Group heeft namens de Corporate Compliance Officer de exclusieve bevoegdheid voor het onderzoeken van “Referable Compliance Issues”, dat zijn belangrijke overtredingen van de wet of het beleid die een risico vormen voor de onderneming, haar werknemers of het publiek (inclusief de dreiging van belangrijke financiële risico’s, risico’s voor de beleggers, de public relations, de gezondheid of de veiligheid). De Corporate Compliance Group mag voor het onderzoeken van deze zaken hulp vragen aan andere individuen en groepen. Er mogen echter geen onderzoeken worden aangevat zonder de uitdrukkelijke toestemming van de Corporate Compliance Group. Naast het onderzoeken van zaken en het bevorderen van de compliance met onze gedragsnormen, publiceert de Corporate Compliance Group ook dit Blue Book, onderhoudt deze groep de Compliance website, antwoordt hij op de Compliance Hotline en is hij algemeen beschikbaar als hulpbron over compliancezaken. Compliance Liaisons Het compliancesysteem van Pfizer wordt bovendien versterkt door Compliance Liaisons in iedere markt. Die Liaisons kunnen bedrijfsjuristen of leden van het plaatselijke management zijn, die speciale verantwoordelijkheden hebben om de communicatie te vergemakkelijken tussen de werknemers en de bedrijfsmanagers wanneer er vragen zijn over de manier waarop onze normen voor een wettelijk en ethisch gedrag moeten worden toegepast, bevorderd en afgedwongen.
Sleutelbegrip Referable Compliance Issues (RCI’s) zijn belangrijke overtredingen van een toepasselijke wet of van het beleid van de onderneming die aan de Corporate Compliance Group voor onderzoek moeten worden gemeld. Of een zaak belangrijk is, hangt af van de specifieke situatie. De vraag kan worden gesteld of de actie opzettelijk was of deel uitmaakte van een patroon. Was de actie crimineel? Was er een manager bij betrokken? Stelde de actie werknemers of het publiek bloot aan gevaarlijke gezondheids- of veiligheidsrisico’s? Welke zijn de mogelijke gevolgen voor de onderneming? Vragen legio dus. Als u niet zeker weet of een zaak een RCI is, vraag het dan aan de Corporate Compliance Group.
6
Andere Compliance-hulpbronnen Overal in de onderneming zijn er een aantal groepen die deskundig advies en steun en supervisie inzake compliance aanbieden, onder andere:
Corporate Affairs; Corporate Governance; Corporate Internal Audit; Corporate Pharmaceutical Regulatory Monitoring; Corporate Quality Assurance; Corporate Security; Employment Law Group; Environment, Health & Safety; Global Diversity and Inclusion; Human Resources; Pfizer Global Pharmaceuticals Legal; Regulatory Law Groups; en Research Quality Assurance.
Compliance-website Uw centrale hulpbron voor informatie over compliance en contactpersonen is de Compliance-website http://compliance.pfizer.com. De website bevat nuttige informatie, meer vragen en antwoorden en sleutelbegrippen, en andere hulpbronnen over elke wet, elk beleid en elke procedure die in dit boekje is samengevat. Op deze website vindt u ook namen en contactinformatie voor:
de Corporate Compliance Officer; het Corporate Compliance Committee; de Corporate Compliance Group; plaatselijke Compliance Liaisons; en andere groepen in verband met compliance.
7
Collega’s en compliance
V.
Welke verantwoordelijkheden heb ik met betrekking tot de in dit boekje beschreven normen?
A.
U bent verantwoordelijk voor het begrijpen en volgen van alle wetten en beleidsmaatregelen die van toepassing zijn op uw functie en verantwoordelijkheidsniveau. U bent er ook verantwoordelijk voor om advies in te winnen wanneer dat nodig is, om bekommernissen te opperen en om overtredingen van de toepasselijke wetten en beleidsmaatregelen van de onderneming te melden. Als u weet heeft van of vermoedt dat er een overtreding is van de normen die in dit boekje uiteengezet zijn, moet u uw manager op de hoogte stellen of de zaak via de Corporate Compliance Group aan de Corporate Compliance Officer melden.
P
fizer beschouwt alle werknemers als cruciaal om een doeltreffend compliancesysteem in stand te houden. Naast uw persoonlijke verantwoordelijkheid voor het volgen van de in dit Blue Book beschreven normen, bent u er verantwoordelijk voor om bekommernissen over risico’s voor de onderneming te uiten, bij voorkeur voordat deze risico’s echte problemen worden. Als u redelijkerwijs gelooft dat een andere werknemer een Amerikaanse plaatselijke, federale of staatswet, een wet van een ander land, of een specifiek beleid of een specifieke procedure van Pfizer heeft overtreden, moet u die informatie onmiddellijk via de Corporate Compliance Group aan uw supervisor of aan de Corporate Compliance Officer melden. Bij twijfel doet u er het best aan om uw bezorgdheid te uiten. Door bekommernissen te uiten, geeft u het management de kans om mogelijke problemen aan te pakken. En aangezien non-compliance ernstige risico’s kan inhouden voor Pfizer, de klanten, de patiënten, de beleggers en de werknemers, is dit een belangrijke stap. In de volgende tabel staan enkele van de mogelijke gevolgen van non-compliance. Gevolgen voor Pfizer kunnen zijn: -
Gerechtelijke vervolging, geldboetes en andere straffen voor het ongepaste gedrag van haar werknemers. Bedrijfsschade. Schade aan: de goede naam van Pfizer; de handelsbetrekkingen en de klantenrelaties van Pfizer; de zakelijke kansen.
Gevolgen voor een werknemer kunnen zijn:
Gerechtelijke vervolging, boetes, opsluiting en andere straffen voor ongepast gedrag. Ontslag. Verlies van aanmoedigingspremie en van jaarlijkse loonsverhogingen. Andere vormen van disciplinaire actie, zoals bepaald door de onderneming. Schade aan persoonlijke reputatie. 8
Gevolgen voor patiënten en het publiek kunnen zijn:
In gevaar gebrachte productveiligheid. Milieurisico’s Hogere kosten van levensreddende geneesmiddelen
Gevolgen voor klanten kunnen zijn:
Verlies van vertrouwen in hun betrekkingen met Pfizer.
Gevolgen voor beleggers kunnen zijn:
Verlies van vertrouwen in Pfizer Verlies van beleggingswaarde.
Vertrouwelijkheid
H
et is van essentieel belang dat u zich veilig voelt wanneer u meewerkt aan het compliancesysteem van de onderneming. Daarom is vertrouwelijkheid een prioriteit en zullen alle mogelijke inspanningen worden gedaan om uw identiteit te beschermen telkens wanneer u met een element van het compliancesysteem te maken heeft. In sommige gevallen kan het echter onmogelijk zijn om uw identiteit vertrouwelijk te houden, omdat een grondig onderzoek vereist is of vanwege bepaalde wettelijke vereisten. Maakt u zich zorgen over het vertrouwelijkheidsaspect dan kunt u anoniem telefoneren naar de Pfizer Compliance Hotline. Geëngageerd leiderschap Wij geloven dat leiders de mensen rond hen stimuleren door kennis te delen en door opmerkelijke individuele inspanningen te belonen. Een leider is iemand die het op zich neemt om moeilijke doelen te bereiken, die voorziet wat moet gebeuren en anderen motiveert.
V.
Als ik een bekommernis meld aan de Corporate Compliance Group, kan ik dan een antwoord verwachten?
A.
Ja. Het is de bedoeling van de Corporate Compliance Group om onmiddellijk te reageren op alle vragen en gemelde bekommernissen. Als uw bekommernis een onderzoek vereist, zal de Corporate Compliance Group dat meteen doen. Indien mogelijk wordt u ingelicht over de stand van het onderzoek en de afloop van een zaak. De Corporate Compliance Group heeft echter vertrouwelijkheidsverplichtingen tegenover alle werknemers, zowel de werknemers waarnaar een onderzoek wordt gedaan als de werknemers die iets melden. Gedetailleerde informatie over een zaak zal alleen worden gedeeld met de personen die “op de hoogte moeten zijn”.
9
Compliance Hotline
H
oewel compliancezaken vaak op plaatselijk niveau kunnen worden opgelost, biedt de Compliance Hotline een andere manier aan om zaken aan te pakken die op dat niveau niet goed zouden worden opgelost. In het algemeen biedt ze ook een manier aan om een bekommernis te melden of om anoniem informatie of advies te krijgen. De Compliance Hotline is 24 uur per dag, 7 dagen per week, 365 dagen per jaar beschikbaar. Om de Hotline te bereiken:
in de Verenigde Staten, belt u naar het gratis nummer 1-866-866-PFIZ (1-866-8667349).
buiten de Verenigde Staten, vormt u de toegangscode (die u kunt krijgen bij een AT&T-operator of op http://www.att.com/traveler), wacht op de toon of instructie en bel dan 1-866-866-PFIZ (1-866-866-7349). Er zijn vertaaldiensten ter beschikking.
De Compliance Hotline wordt bediend door speciaal opgeleide derden-vertegenwoordigers. Oproepen naar de Compliance Hotline worden niet getraceerd of geregistreerd, en de bellers kunnen er desgewenst voor kiezen om anoniem te blijven. De vertegenwoordigers van de Compliance Hotline zullen naar uw bekommernissen luisteren, vragen stellen, en de verstrekte informatie beoordelen. Zij zullen uw zaak dan aan de Corporate Compliance Group van Pfizer overmaken, die de passende actie zal ondernemen. De beller kan vragen om informatie te ontvangen over de reactie van de onderneming op zijn telefoontje. Om meer te weten te komen over de Compliance Hotline, kunt u de Compliance-website bezoeken: http://compliance.pfizer.com.
V.
Hoe wordt compliance met deze normen afgedwongen?
A.
Het afdwingen van de compliance van werknemers en anderen met de in dit Blue Book beschreven wetten, beleidsmaatregelen en procedures is de hoofdverantwoordelijkheid van de Corporate Compliance Officer en de Corporate Compliance Group. Iedere overtreding van een wet of beleid van de onderneming kan leiden tot disciplinaire actie, inclusief ontslag, als u:
anderen de opdracht geeft om de beleidsmaatregelen van Pfizer te overtreden;
niet meewerkt aan een onderzoek door de onderneming van mogelijke overtredingen;
wraak neemt op een andere werknemer omdat hij een bekommernis of overtreding heeft gemeld; of
niet doeltreffend toeziet op de acties van ondergeschikten.
10
Opendeurbeleid
D
e grondslag van onze complianceprestatie is openheid, toegankelijkheid en bespreekbaarheid in de Pfizer-gemeenschap. De meeste geschilpunten kunnen plaatselijk worden opgelost, voordat ze een probleem vormen voor de onderneming, de werknemers of het publiek. Het opendeurbeleid moedigt de werknemers aan om ideeën voor te leggen, bekommernissen te uiten en vragen te stellen, vooral van wettelijke of ethische aard maar ook in verband met de kwaliteit van het werk. Alle managers zijn verantwoordelijk voor het ondersteunen van dit beleid door een “open deur” te handhaven voor hun directe ondergeschikten en andere werknemers die zich tot hen wenden.
Hoewel we hopen dat de werknemers er zich goed bij voelen om alles met hun supervisors te bespreken, kan het toch gebeuren dat een supervisor niet kan helpen. In die gevallen moet u zich tot anderen wenden, zoals:
het volgende hogere supervisieniveau; het hoofd van uw operationele eenheid; uw plaatselijke Human Resources vertegenwoordiger; of de Corporate Human Resources Group.
U kunt zich ook wenden tot andere groepen, zoals de Corporate Compliance Group, Global Diversity and Inclusion, of iedere leidinggevende manager of andere geschikte persoon. Open bespreking en debat aanmoedigen Leiders luisteren actief, moedigen inbreng aan, aanvaarden kritiek, beheren vergaderingen en besprekingen op een bekwame manier en communiceren doeltreffend.
V.
Wat als ik bang ben voor vergelding?
A.
Vergelding tegen een werknemer die raad vraagt, een bekommernis uit of wangedrag meldt, is strikt verboden. Als een persoon wraak neemt op een werknemer die te goeder trouw een overtreding meldde, zal de onderneming de passende maatregelen treffen, zelfs al blijkt later dat het melden van de zaak door de werknemer op een vergissing berustte. Er zullen ook passende maatregelen worden getroffen tegen iedereen die opzettelijk een valse aangifte deed. Als u vermoedt dat er op u of een andere werknemer wraak werd genomen voor het uiten van een bekommernis, moet u contact opnemen met de Corporate Compliance Group of onmiddellijk naar de Compliance Hotline bellen.
11
D Dee m maarrkktt Onze inzet
P
fizer zal op een wettige en ethische manier op de markt concurreren. Wij zullen verantwoord handelen in onze relaties met vakmensen uit de gezondheidszorg, patiënten, ziekenhuizen, academici, kabinetten, regelgevende instanties, partners, klanten, leveranciers en verkopers. Wij zullen vernieuwende producten, leveringssystemen en technologische oplossingen aanbieden aan onze klanten en wij zullen eerlijk en oprecht zijn in al onze zakelijke handelingen. Om deze belofte aan onze klanten en de markt na te komen, zullen wij:
alle antitrust- en concurrentiewetten naleven; producten op een eerlijke manier op de markt brengen, in overeenstemming met de wetten en voorschriften; bedrijfsinformatie op de juiste manier verzamelen; voldoen aan alle wettelijke verplichtingen op het vlak van de gezondheidszorg en in het algemeen de vereisten van onze regelgevers nakomen; de privacy van de patiënten garanderen door medische informatie vertrouwelijk te houden; ons houden aan de douane- en anti-boycotwetten; en Pfizer beschermen tegen onopzettelijke medewerking aan witwaspraktijken.
Wij zullen geen: onwettige betalingen doen aan overheidsambtenaren; noch twijfelachtige geschenken of amusement aanbieden of aanvaarden.
Blijvende concentratie op prestaties Leiders blijven zich concentreren op prestaties door de juiste prioriteiten te stellen, hoge normen na te streven, strategisch opportunistisch te zijn en zich te richten op hun klanten.
12
Antitrust- en concurrentiewetten
A
ntitrust- en concurrentiewetten beschermen de vrijemarkteconomie. Deze wetten zijn complex en moeilijk samen te vatten maar verbieden op zijn minst overeenkomsten tussen Pfizer en onze concurrenten waardoor prijzen, verkoopsvoorwaarden of eerlijke concurrentie worden beïnvloed. Om te voorkomen dat er ook maar een vermoeden van ongepaste overeenkomsten ontstaat, verbiedt Pfizer:
besprekingen of andere contacten met concurrenten over prijsbepaling, -stabilisering of -discriminatie; besprekingen of andere contacten met leveranciers en klanten die op een oneerlijke wijze de handel beperken of concurrenten van de markt uitsluiten; overeenkomsten met concurrenten over handelsgebieden of markten waarin concurrerende producten worden verkocht, die markten of klanten toewijzen; en overeenkomsten met anderen om klanten of leveranciers te boycotten.
Als u verantwoordelijk bent voor handelsgebieden waar deze wetten van toepassing zijn, moet u die wetten en hun gevolgen kennen en moet u vooral weten hoe zij in het land waar u actief bent, van toepassing zijn. Vele landen hebben antitrust- of concurrentiewetten (hoewel die erg verschillen van land tot land). De concurrentiewetten van andere landen kunnen bijvoorbeeld strenger zijn dan de Amerikaanse antitrustwetten en regelen onder andere distributieovereenkomsten; octrooilicenties, auteurstrechten en merklicenties; territoriale beperkingen op wederverkopers en licenties; kortingen aan klanten; en het prijsbeleid in het algemeen. Deze wetten zijn complex. Er wordt van u verwacht dat u raad vraagt aan de Legal Division voordat u handelt.
V. A.
Hoe kan ik concurrentiebeperkend gedrag herkennen?
Acties die de geldende antitrust- of concurrentiewetten zouden overtreden, kunnen vele vormen aannemen. Pas of voor besprekingen of overeenkomsten met concurrenten in verband met prijzen; verkoopsvoorwaarden; kosten, winsten of winstmarges; product- of serviceaanbiedingen; productie- of verkoopscapaciteit of volume; marktaandeel; coördinatie van biedactiviteiten; of de verdeling van verkoopsgebieden of de toewijzing van klanten of productlijnen.
V.
Mijn buurvrouw werkt voor een van onze concurrenten. Mag ik met haar bespreken hoe haar onderneming met managed care organisaties omgaat?
A.
Onderwerpen die niet mogen worden besproken op een gewone bedrijfsvergadering omdat zij de geldende wet zouden overtreden, mogen niet worden besproken in een sociale context zoals een diner of andere vrijetijds- of buurtactiviteiten.
13
Omkoperij en corruptie
V.
Ik reis de wereld rond voor Pfizer en weet dat er een brede interpretatie is van “normale handelspraktijken”. Wat in het ene land als omkoperij wordt beschouwd, kan in een ander land gewoon zijn. Wat betekent dat voor mij?
A.
U mag geen steekpenningen geven, betalingen doen of geschenken aanbieden aan een regeringsambtenaar of enige andere persoon, ongeacht of u daarmee een beslissing wil beïnvloeden of niet. Ook al noemen anderen het “gewoon”, van u wordt verwacht dat u zich houdt aan dit beleid van de onderneming. Neem contact op met de Legal Division of met de Corporate Compliance Group als u advies nodig heeft.
P
fizer verbiedt betalingen aan iemand om een voordeel te krijgen bij het verkopen van goederen en diensten of om onze belangen bij de overheidsinstanties te bevorderen. Dergelijke betalingen, om het even waar ter wereld gedaan, overtreden het beleid en de procedures van Pfizer. De meeste landen waarin wij zaken doen, hebben wetten die het uitvoeren, aanbieden of beloven van een betaling of van iets van waarde (rechtstreeks of onrechtstreeks) aan een regeringsambtenaar (en in de V.S. aan buitenlandse politieke partijen en kandidaten) verbieden, vooral wanneer de betaling bedoeld is om een officiële verordening of beslissing om een zaak toe te kennen of tegen te houden, te beïnvloeden. In onze branche moeten wij bijzonder gevoelig zijn voor omkoperij en corruptiekwesties, omdat de regering van een land vaak zowel de regelgever van onze producten als een grote klant is. Wij houden ook de diensten tegen van wetenschappers en dokters, van wie er velen werknemers zijn van overheidsinstellingen en worden beschouwd als overheidsambtenaren. Daarom mogen geen betalingen, geschenken of diensten die bedoeld zijn om de acties van een overheidsambtenaar te beïnvloeden of waarvan lijkt dat ze dat willen doen, worden aangeboden. Pfizer verbiedt ook “commerciële omkoperij”, die de wetten van vele landen overtreedt. Commerciële omkoperij verwijst naar het leveren van iets van waarde aan een tussenpersoon (bv. een werknemer van een klant) zonder medeweten van zijn of haar supervisor, met de bedoeling het commerciële gedrag van de supervisor te beïnvloeden. Pfizer verbiedt alle werknemers, consultants, tussenpersonen of andere agenten die namens zo iemand of namens de onderneming optreden, om rechtstreeks of onrechtstreeks mee te doen aan commerciële omkoperij. De anti-kickbackwet In de Verenigde Staten is er een speciale gezondheidszorgwet (de anti-kickbackwet) die verbiedt om iets aan te bieden aan iemand met de bedoeling die persoon te beïnvloeden om een gezondheidszorgproduct of -dienst aan te bevelen of te kopen (inclusief een geneesmiddel op voorschrift) die/dat door Medicare of Medicaid zou worden terugbetaald. Deze wet wil garanderen dat de beslissing van een gezondheidszorgverstrekker over een gekozen behandeling of product voor zijn of haar patiënt niet wordt beïnvloed door motieven van persoonlijk voordeel of persoonlijke verrijking. Meer informatie vindt u op de Compliancewebsite http://compliance.pfizer.com.
14
Marketingintegriteit
B
ij Pfizer zetten we ons in voor een eerlijke concurrentie. Dit betekent onder andere dat wij ons houden aan alle wetten die van toepassing zijn op onze marketingactiviteiten. Krachtens deze wetten is het onwettig om in de handel oneerlijke concurrentiemethodes of oneerlijke of bedrieglijke handelingen of praktijken te gebruiken. Dit verbod omvat, maar is niet beperkt tot:
valse of misleidende reclame of iedere andere vorm van bedrog in verband met verkopen; het gebruik van loterijen in de verkoop van producten; omkoperij van werknemers van concurrenten of klanten; en onrechtvaardige commentaar over de producten van concurrenten.
Inzet voor prestaties Wij streven naar een voortdurende verbetering van onze prestaties door de resultaten zorgvuldig te meten en door ervoor te zorgen dat de integriteit en het respect voor de mensen nooit in gevaar worden gebracht.
Handelsverenigingen Vergaderingen van handelsverenigingen en andere industriële bijeenkomsten dienen gewoonlijk gegronde en nuttige doeleinden. U moet echter voorzichtig zijn, omdat deze vergaderingen ook concurrenten samenbrengen die zaken van wederzijds belang kunnen bespreken en die mogelijk de lijn van de non-compliance met antitrust- en concurrentieverplichtingen overschrijden. Zelfs grapjes over ongepaste thema’s, zoals het opsplitsen van verkoopsgebieden, kunnen verkeerd worden begrepen en verkeerd gemeld. Als een gesprek verandert in een soort van concurrentiebeperkende bespreking, moet u weigeren over de zaak te spreken en u onmiddellijk uit het gesprek terugtrekken.
15
Bedrijfsinformatie
V.
Mijn manager wil dat ik erachter probeer te komen welke uitsluitingscriteria voor kandidaat-patiënten een concurrent bij een belangrijke klinische proef gebruikt. Die informatie is niet openbaar beschikbaar. Kan ik als een mogelijke kandidaat-patiënt de klinische onderzoeksvestiging van de concurrent opbellen en gewoon enkele vragen stellen?
A.
Nee. Bedrieglijke handelingen, het niet onthullen dat u een werknemer van Pfizer bent, is een onethische manier om toegang te krijgen tot de vertrouwelijke informatie van een concurrent. Het overtreedt het beleid van Pfizer, alsook de integriteitswaarde. Voordat u aan primair veldonderzoek op het vlak van bedrijfsinformatie gaat doen, moet u de Legal Division raadplegen, om te laten bevestigen dat uw strategie wettelijk en ethisch is.
I
n de bedrijfsomgeving van vandaag hebben wij toegang tot een grote hoeveelheid openbare informatie over andere bedrijven, hun producten en diensten. Het is in het algemeen niet onethisch of onwettig om te beschikken over en gebruik te maken van openbare informatie in ons zakendoen. Het staat u vrij om informatie over bedrijven te halen uit openbare bronnen, zoals hun websites, gepubliceerde artikels, prijsopgaven, advertenties, brochures, publieke voorstellingen en klantengesprekken. U mag ook een contract sluiten met een externe verkoper om bedrijfsinformatie te verzamelen, maar alleen als het selectie- en contractproces goedgekeurd is door de Legal Division. U mag alleen bedrijfsinformatie over andere bedrijven aanvaarden als u meent dat de ontvangst en het gebruik ervan wettig en ethisch zijn en de vertrouwelijkheidsplichten van niemand overtreden. U mag nooit gebruik maken of een derde partij vragen om gebruik te maken van onwettige of onethische methodes, zoals onjuiste voorstelling, bedrog, diefstal, spionage of omkoperij, om die informatie te verzamelen. Heeft u op dit vlak bijstand nodig, neem dan contact op met de Legal Division of de Corporate Compliance Group.
16
Gezondheidszorgwetten
A
ls farmaceutisch bedrijf maakt Pfizer deel uit van een unieke industrie. De koper van onze producten is vaak niet het individu of de entiteit die ze aanbeveelt, voorschrijft of gebruikt. De koper (of terugbetaler van geneesmiddelen) kan de overheid zijn of een gezondheidszorgverzekeringsmaatschappij, terwijl de beslisser de dokter, de gezondheidszorginstelling of organisatie, een apotheker of zelfs de patiënt is. Daarom is de farmaceutische industrie onderworpen aan een hele reeks regels en voorschriften die bedoeld zijn om het publiek te beschermen. Pfizer zet zich in de hele wereld in voor een volledige compliance met de gezondheidszorgwetgeving. In de VS probeert de compliance met de gezondheidszorgwetgeving: fraude en misbruik in de federale gezondheidszorgprogramma’s (Medicare en Medicaid) te verminderen; de ongepaste invloed van financiële stimulansen op het medische oordeel weg te werken; patiënten te beschermen en de kwaliteit van de gezondheidszorgdiensten te verbeteren; de kosten van de gezondheidszorg te verminderen; en het juiste gebruik van het geld van de belastingbetaler te garanderen. Als werknemer van Pfizer moet u alle wetten in verband met het zakendoen in de farmaceutische industrie naleven.
Privacy van de patiënten
T
ijdens onze bedrijfsactiviteiten kan het gebeuren dat we de medische dossiers of andere persoonlijke medische informatie over iemand te zien krijgen. Deze informatie wordt aan ons toevertrouwd met dien verstande dat ze vertrouwelijk wordt gehouden. Werknemers moeten waken over de vertrouwelijkheid van alle medische informatie die in ons bezit is. Het onthullen van vertrouwelijke medische informatie is inderdaad in de meeste landen bij wet strikt verboden. De feiten: compliance met gezondheidszorgwetgeving Voor een volledige beschrijving van het programma ‘compliance met gezondheidszorgwetgeving’ van Pfizer in de V.S., inclusief details van de PhRMA Code, de Anti-kickbackwet en de FDA-voorschriften, gelieve de Key Principles Guide Manual en de Field Force Rules and Regulations Manual te raadplegen of uw manager om advies te vragen. Links naar deze handleidingen zijn beschikbaar op de compliance-website http://compliance.pfizer.com. PhRMA Code Compliance met de PhRMA Code, die door Pfizer werd aangenomen, wordt door de Amerikaanse regering erkend als een inspanning te goeder trouw om de geldende federale gezondheidszorgwetten na te leven. De Code legt zich toe op algemene interactie, maaltijden en amusement, voortgezet onderwijs, en promotie- en adviesdiensten tussen farmaceutische bedrijven (inclusief Pfizer) en gezondheidszorgverstrekkers. Meer informatie vindt u op de compliance-website http://compliance.pfizer.com.
17
Regelgevingsvereisten lobaal gezien, volgt Pfizer ook alle toepasselijke wetten die de fabricage en distributie van geneesmiddelen of biologische producten regelen. Zo komt Pfizer meer bepaald alle vereisten na van de Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA). Deze vereisten gelden evenzeer voor werknemers in als buiten de VS, aangezien vele FDAvereisten de nationale grenzen overschrijden.
G
Terwijl er vele aspecten van de FDA-reglementering in acht moeten worden genomen, is de reglementering van de reclame voor en promotie van onze producten van directe invloed op onze klantenrelaties. Daarom moeten alle werknemers verplicht de basisregels kennen die Pfizer volgt om compliance met de wetten en voorschriften van de FDA inzake etikettering, promotie, off-label gebruik, farmaceutische monsters en melding van ongunstige gebeurtenissen te garanderen.
Openbaarmaking van productervaring Pfizer heeft een wereldwijd systeem om medische en diergeneeskundige vakmensen volledig op de hoogte te houden over de toepassingen, veiligheid, contra-indicaties en bijwerkingen van onze producten en desgevallend over de operationele vereisten en kenmerken ervan. Wij geven deze informatie met behulp van:
bijsluiters in de verpakkingen; mailings aan artsen en andere vakmensen uit de gezondheidszorg; opleidings- en/of promotiemateriaal; en voorstellingen door onze servicevertegenwoordigers.
De verschafte informatie moet stroken met het wereldwijde aanbod van wetenschappelijke kennis in verband met de relevante producten en moet voldoen aan de plaatselijke vereisten van goede medische praktijk en overheidsreglementeringen.
Eerlijk communiceren: in het belang van iedereen Vertrouwen is een belangrijk onderdeel in ons vak. De medische vakmensen vertrouwen op onze research en resultaten. De klanten vertrouwen op de kwaliteit van onze producten. De aandeelhouders vertrouwen erop dat wij voor hen waarde blijven ontwikkelen. Daarom is eerlijke communicatie over productervaring absoluut noodzakelijk. U moet de onderneming inlichten over alle ongunstige reacties op producten zodra u daarvan op de hoogte komt.
Inzet voor klantgerichtheid Wij zetten ons voluit in om te beantwoorden aan de behoeften van onze klanten, en wij concentreren ons voortdurend op de tevredenheid van de klanten.
18
Handelskwesties
A
ls mondiaal bedrijf nemen onze contacten met verschillende partijen en dochtermaatschappijen van Pfizer in de wereld dagelijks toe. De Verenigde Staten en andere landen waar Pfizer zaken doet, hebben wetten die het zakendoen met bepaalde landen en partijen beperken of verbieden. Terwijl de meeste landen de internationale handel reglementeren (meestal import en export), beperken of verbieden vele landen zo ook transacties waarbij bepaalde producten en technologieën betrokken zijn. De VS hebben wetten die regelen hoe bedrijven moeten reageren op boycots die door een aantal landen tegen een aantal andere landen worden gevoerd. Werknemers die verantwoordelijk zijn voor de internationale activiteiten van Pfizer moeten deze wetten kennen en weten hoe ze worden toegepast. Ze moeten alle vragen of bekommernissen voorleggen aan de Legal Division of de Corporate Compliance Group.
Voorkomen van witwaspraktijken
W
itwasserij vindt plaats wanneer criminelen de opbrengsten van hun misdaden proberen “wit te wassen” om deze opbrengsten te verbergen of om ze wettig te doen lijken. Pfizer zet zich in om alle wetten tegen witwasserij overal ter wereld volledig op te volgen. De werknemers moeten de integriteit en reputatie van Pfizer beschermen door te helpen bij het opsporen van mogelijke witwasactiviteiten. Deze activiteiten zijn vaak ingewikkeld en moeilijk te ontdekken. Leer uitkijken naar tekenen die wijzen op witwasserij, zoals een klant die niet alle informatie wil geven of die vraagt om in contanten te betalen. Als u meent zo’n teken te hebben bemerkt, breng uw supervisor dan op de hoogte en neem onmiddellijk contact op met de Corporate Compliance Group.
De wetten opvolgen Het was en is nog steeds het beleid van Pfizer om in de landen waar wij zaken doen de geldende wetten op te volgen. Indien een actie of gedrag de plaatselijke wetgeving niet overtreedt, maar wel de Amerikaanse wetgeving, moet de Amerikaanse wetgeving worden gevolgd.
19
O Onnzzee oonnddeerrnneem miinngg eenn hhaaaarr aaaannddeeeellhhoouuddeerrss Onze belofte
P
fizer zet zich in om gezonde groei- en winstdoelstellingen na te streven. Wij zullen werken in het belang van de onderneming en van onze aandeelhouders, openhartig zijn over onze transacties en prestaties, en zorgvuldig zijn bij het gebruik van onze activa en middelen. Om de belangen van de onderneming en van onze aandeelhouders te beschermen, zullen wij:
juiste boeken en bescheiden houden; een doeltreffend systeem voor interne controles op financiële rapportering in stand houden; bedrijfsbescheiden bijhouden om onze verplichtingen na te komen; onze computers en netwerken op de juiste manier gebruiken en veilig houden; vertrouwelijke, eigendoms- en persoonlijke informatie beveiligen; octrooien en handelsmerken beschermen; en belangenconflicten vermijden.
Wij zullen geen:
vertrouwelijke of interne informatie misbruiken of openbaar maken.
Houden van boeken en bescheiden
J
uiste bedrijfsdocumenten zijn essentieel voor het management van de onderneming en om het vertrouwen van de beleggers te behouden en te beveiligen. Juiste bedrijfsdocumenten helpen Pfizer ook om zijn verplichting na te komen om volledige, oprechte, tijdige en verstaanbare financiële en andere gegevens aan het publiek en de overheden overal ter wereld te verschaffen. Daarom moeten de boeken, bescheiden en rekeningen (op computer, papier of anders) de handelstransacties van de onderneming volledig en juist weergeven. Deze transacties omvatten dagorders, kwitanties, rekeningen, facturen, onkostennota’s, loon- en uitkeringsbescheiden, prestatiebeoordelingen en andere essentiële ondernemingsgegevens.
20
Behoud van documenten
P
fizer heeft procedures voor het behouden en verwijderen van bescheiden om te garanderen dat de bedrijfsbescheiden worden bijgehouden, opgeslagen en indien nodig vernietigd in overeenstemming met de behoeften van Pfizer en overeenkomstig de geldende wettelijke vereisten en de wetten inzake regelgeving, milieu, belasting, tewerkstelling en handel. Er wordt van u verwacht dat u vertrouwd bent met de specifieke vereisten van uw bedrijf en vestiging, alsook met de toepasselijke bedrijfsprocedures. Afhankelijk van de plaatselijke vereisten kunt u actieve documenten zodanig bijhouden dat aan uw dagelijkse bedrijfsbehoeften wordt voldaan. Inactieve of historische documenten moeten worden beschreven in een bescheidenoverdrachtlijst en opgeslagen op een manier die deze documenten tegen beschadiging kan beschermen. De regelmatige vernietiging van documenten moet onmiddellijk worden stopgezet als u op de hoogte bent van een wettelijke vraag naar dergelijke documenten of als de Legal Division de stopzetting heeft gevraagd.
Melden van fraude in de boekhouding Het is uw verantwoordelijkheid om alle niet-geboekte fondsen of activa of valse of fictieve inschrijvingen in de boeken en bescheiden van de onderneming te melden als u deze opmerkt. Als u hoort over fraude in de boekhouding of er een vermoeden van heeft, rapporteer die dan onmiddellijk. Bel naar de Corporate Compliance Group, Corporate Internal Audit, of naar de Compliance Hotline van Pfizer op 1-866-866-PFIZ (1-866-8667349). Belangrijke kwesties zullen worden gemeld aan het auditcomité van de raad van bestuur.
Sleutelbegrip Bedrijfsbescheiden zijn: ieder medium, ongeacht het formaat, dat door de onderneming voortgebrachte of gebruikte informatie opslaat. Dit omvat papieren documenten (inclusief met de hand geschreven nota’s), geluids- of videobanden, magnetische of optische media, microfilm of microfiche, voice mail, en computerondersteunde informatie zoals e-mail, computerbestanden op schijf, servers of band, en elk ander medium dat informatie bevat over een organisatie of de handelsactiviteiten van de onderneming. Het is verboden om te knoeien met deze documenten of om ze te verwijderen of te vernietigen voor de datums die in ons documentbewaringsprogramma opgegeven zijn.
21
Bedrijfscomputers en het internet
V.
Mijn familie en vrienden e-mailen mij op het werk, houden mij op de hoogte van gebeurtenissen en vertellen grappige verhalen. Het zijn persoonlijke boodschappen. Mag ik verwachten dat ze privé blijven op mijn Pfizer-laptop of heeft de onderneming toegang tot deze boodschappen?
A.
Hoewel u onze Pfizer-computer af en toe voor privé-aangelegenheden mag gebruiken, mag u geen privacy verwachten in e-mails die u in uw Pfizer-inbox ontvangt. Pfizer is de eigenaar van zowel uw computer als van alle informatie die op die computer is opgeslagen. Pfizer kan al dat materiaal op eender welk moment bekijken. Denk er ook aan dat e-mail een permanente elektronische record creëert. Wees dus voorzichtig bij het gebruik van e-mail en vermijd riskant gedrag, zoals het gebruik van schimptaal of het verspreiden van geruchten of het geven van commentaar op het vakgebied van iemand anders in persoonlijke of zakelijke e-mails.
D
e toegang tot internet en andere elektronische communicatiesystemen, zoals e-mail en voice mail, vormen een grote hulp in onze dagelijkse activiteiten. En hoewel er vele voordelen verbonden zijn aan technologie, brengt technologie ook extra veiligheidsbekommernissen mee voor de werknemers en voor Pfizer. Daarom zijn er een aantal voorzorgen die wij moeten nemen om de integriteit van onze technologie en informatie te handhaven. Omdat toegang tot het internet via modems zowel uw computer als het hele Pfizer-net in gevaar brengt, moet u voor deze activiteiten goedgekeurde mechanismen, tools en procedures gebruiken. Werknemers, contractors en vertegenwoordigers van Pfizer mogen naast hun Pfizer-account geen andere e-mailaccounts gebruiken om bedrijfsinformatie van Pfizer te verzenden en te ontvangen. Hoewel u elektronische apparatuur van Pfizer af en toe mag gebruiken voor persoonlijke aangelegenheden, is uw persoonlijke privacy niet gewaarborgd op de communicatiesystemen van de onderneming of in informatie die verzonden wordt naar en vanuit of opgeslagen wordt in mededelingen van de onderneming. En aangezien alle documenten, inclusief elektronische mededelingen, eigendom zijn van de onderneming, zijn ze op ieder ogenblik onderworpen aan inspectie.
Gebruik van de computerbronnen en communicatiemiddelen van Pfizer U mag computerbronnen of communicatiesystemen van Pfizer niet gebruiken voor mededelingen die het volgende bevatten of promoten:
beledigende of aanstootgevende taal; informatie die onwettig of obsceen is; boodschappen die waarschijnlijk zullen leiden tot het verlies of de beschadiging van het werk of de systemen van de ontvanger; boodschappen die lasterlijk zijn; gebruik dat knoeit met het werk van de werknemer of van anderen; of verlokking van werknemers voor een ongeoorloofd doel. 22
Vertrouwelijke en eigendomsinformatie
D
e producten, diensten, ideeën, concepten en andere informatie die wij dagelijks tot stand brengen, zijn belangrijke eigendomsactiva voor onze onderneming. Verschillende wetten stellen ons in staat om deze activa te beschermen. Voorbeelden van vertrouwelijke of eigendomsinformatie zijn: marketingplannen, verkoop- en marketingdata, klanten- en werknemersrecords, technische en onderzoeksgegevens, productietechnieken, prijsinformatie, strategieën en informatie over nieuwe producten en diensten. Het is in het belang van Pfizer om onze vertrouwelijke en eigendomsinformatie te beschermen en om ongepaste of onrechtmatige openbaarmaking te vermijden. Wees voorzichtig bij het gebruik van telefoon, fax, telex, e-mail en andere elektronische middelen voor het opslaan of verzenden van informatie. Bespreek geen vertrouwelijke informatie in openbare plaatsen waar anderen kunnen meeluisteren. Bezorg nooit vertrouwelijke informatie aan buitenstaanders zonder eerst de goedkeuring en een schriftelijke vertrouwelijkheidsovereenkomst aan de Legal Division te vragen.
V.
Een werknemer e-mailt een wekelijkse lading grappen naar anderen en mij. Sommige zijn nogal beledigend. Kan hij daarmee in de problemen komen?
A.
Ja. Hij kan disciplinaire maatregelen oplopen omdat hij twee beleidsmaatregelen van Pfizer overtreedt: een omgeving van respect handhaven en elektronische apparatuur gebruiken voor bedrijfszaken alleen. Als vriend en collega moet u hem aanraden ermee op te houden.
Sleutelbegrip Vertrouwelijke of eigendomsinformatie kan een formule, een model, een tekening of informatie zijn over de zakelijke activiteiten van de onderneming, of een bundel gegevens die in het geheim wordt bijgehouden en wordt gebruikt in zaken en ons bedrijf een voordeel geeft ten opzichte van de concurrenten die er niets van afweten of ze niet gebruiken.
23
Octrooien, handelsmerken en auteursrechten
D
e bescherming van de intellectuele eigendom van Pfizer, inclusief haar octrooien, handelsgeheimen, auteursrechten, handelsmerken, wetenschappelijke en technische kennis, knowhow en de in de loop van de activiteiten van de onderneming ontwikkelde ervaring, is essentieel om het concurrentievoordeel van de onderneming in stand te houden. Er wordt van u verwacht dat u de rechten van Pfizer in alle commercieel belangrijke intellectuele eigendom vaststelt, beschermt, handhaaft en verdedigt en dat u deze rechten op een verantwoorde manier gebruikt.
Naast het beschermen van de intellectuele eigendomsrechten van Pfizer moet u ook de geldige intellectuele eigendomsrechten van anderen in acht nemen. Ongeoorloofd gebruik van de intellectuele eigendomsrechten van anderen kan de onderneming blootstellen aan burgerlijke rechtsvorderingen en schadeclaims. Diefstal en verduistering van intellectuele eigendom kan leiden tot aanzienlijke boetes en criminele straffen voor de onderneming en voor u.
V.
Als iets een handelsmerk, octrooi of auteursrecht heeft in een land, is het dan in andere landen ook beschermd?
A.
Nee, niet noodzakelijk. De Legal Division spoort indien nodig de status van de activa van de onderneming op het vlak van handelsmerk, octrooi of auteursrecht in de hele wereld op. Als u te weten wilt komen of iets een handelsmerk, octrooi of auteursrecht heeft, moet u aan de Legal Division vragen of zij wil uitzoeken of iets al dan niet beschermd is in een land waar u handelt.
24
Vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens
V
ertrouwelijkheid is niet alleen van toepassing op bedrijfsinformatie, maar ook op de persoonlijke gegevens van werknemers, vroegere werknemers, sollicitanten, proefpersonen bij onderzoek, onderzoekers, patiënten of andere personen. Overal ter wereld beschermt Pfizer alle persoonlijke informatie die in het bezit van de onderneming is. Pfizer doet dit door deze principes te volgen:
Persoonlijke gegevens worden verzameld, verwerkt, opgeslagen en overgedragen met de nodige voorzorgen om de vertrouwelijkheid te garanderen, en zijn alleen toegankelijk voor personen die geldige redenen hebben om ervan op de hoogte te zijn of er toegang toe te krijgen. Indien nodig zal aan de betrokkenen de toestemming worden gevraagd voor de verzameling, verwerking, overdracht en opslag van hun persoonlijke gegevens. De werknemers zullen de gelegenheid hebben om hun door de onderneming bijgehouden persoonlijke gegevens na te kijken en eventuele fouten te verbeteren.
Inzet voor teamwerk Wij weten dat wij, om een succesvolle onderneming te zijn, samen moeten werken en vaak organisatorische en geografische grenzen moeten overschrijden om aan de veranderende behoeften van onze klanten te kunnen voldoen.
Privacywetten Privacykwesties vormen een mondiale en groeiende bekommernis. De snel groeiende technologie voor het gebruik en de overdracht van data houdt nieuwe uitdagingen in voor het bewaren van de vertrouwelijkheid van persoonlijke informatie. Verschillende culturen hebben ook verschillende verwachtingen over welke informatie moet worden beschermd en tegen welke prijs. Wettelijke oplossingen vormen een belangrijk deel van het antwoord. Daarom bekrachtigen of versterken de landen hun privacywetten om persoonlijke informatie te beschermen. Terwijl deze wetten ernaar streven om individuen controle te geven over hun eigen gegevens en om grenzen te stellen aan en waarborgen voor het gebruik van persoonlijke gegevens, houden ze overtreders ook aansprakelijk. Meer informatie over privacywetten vindt u op de Compliance-website op http://compliance.pfizer.com.
25
Interne informatie
H
oewel velen van ons hebben gehoord van beperkingen op “insider trading” zijn er weinigen die precies weten wat dat betekent. Om het eenvoudig te zeggen, het is onwettig om “interne informatie” te gebruiken om effecten te kopen of te verkopen (bijvoorbeeld aandelen, obligaties, opties, enz.). U mag informatie die werd verkregen via de onderneming niet gebruiken voordat deze informatie openbaar bekend is, om de effecten van een onderneming, met inbegrip van Pfizer, te kopen of te verkopen. U mag ook geen interne informatie geven aan iemand anders om dat te doen. Deze regel geldt overal waar u bent of waar de ontvanger van de informatie woont. Het beleid van Pfizer verbiedt u daarom om materiële, niet-openbare informatie die u zou verkrijgen tijdens uw tewerkstelling bij Pfizer, opzettelijk of abusievelijk te gebruiken of openbaar te maken. Overtredingen van de effectenwetgeving worden zeer ernstig genomen. Overheidsdiensten kunnen toezicht houden op de verhandelingsactiviteiten via gecomputeriseerde zoekopdrachten in documenten. Overtredingen leiden tot grote burger- en strafrechtelijke straffen tegen bedrijven en individuen.
V.
Ik ben een onderzoeker die werkt aan een project met een joint venture partner. Ik ben te weten gekomen dat onze partner op het punt staat een grote wetenschappelijke doorbraak te forceren. Ik wil aandelen kopen in onze joint venture partner of mijn echtgenote dat laten doen. Mag dat?
A.
Nee. U noch uw echtgenote noch enig ander rechtstreeks familielied mag deze aandelen kopen voordat de informatie die u heeft, openbaar bekend is geworden. Als u deze informatie gebruikt of aan anderen doorgeeft, zult u het beleid van Pfizer en de effectenwetten overtreden en uzelf blootstellen aan burger- en strafrechtelijke straffen.
Sleutelbegrippen Materiële informatie is alle informatie die een belegger kan gebruiken om te beslissen tot het al dan niet kopen, verkopen of houden van effecten. Voorbeelden van materiële informatie zijn financiële resultaten; financiële prognoses; wijzigingen in dividenden; mogelijke fusies; verwervingen, overdrachten of joint ventures; informatie over belangrijke productontwikkelingen of daarmee samenhangende overheidsregels; grote geschilontwikkelingen; en grote wijzigingen in de bedrijfsdirectie. Informatie wordt beschouwd als niet-openbaar, tenzij ze op de passende wijze werd geopenbaard. Openbare archieven bij de Securities and Exchange Commission in de V.S., persberichten van de onderneming en sommige ontmoetingen tussen de onderneming en de pers of het publiek kunnen bijvoorbeeld de openbaarmaking van informatie met zich meebrengen. Informatie moet niet alleen algemeen beschikbaar zijn, de markt in haar geheel moet ook over voldoende tijd beschikken om op de hoogte te raken van de informatie, om de verhandeling (gebaseerd op de informatie) als legaal te kunnen beschouwen.
26
Belangenconflicten
E
en belangenconflict ontstaat wanneer u uw persoonlijke, sociale, financiële of politieke belangen voor de belangen van de onderneming stelt. Zelfs de schijn van een conflict kan uw reputatie of die van de onderneming schaden. Ieder potentieel belangenconflict moet onmiddellijk worden gemeld aan uw manager. Het moet ook worden gemeld telkens als u wordt gevraagd om uw kennis en naleving van de normen in dit boekje te bekrachtigen. Vele belangenconflicten kunnen worden opgelost op een eenvoudige en voor alle betrokkenen aanvaardbare manier. Hier volgen enkele soorten van belangenconflicten.
Persoonlijke investeringen of transacties Pfizer respecteert uw recht om uw investeringen te beheren en wenst zich niet te mengen in uw persoonlijk leven. Toch bent u er verantwoordelijk voor dat situaties worden vermeden die een potentieel conflict tussen uw belangen en die van de onderneming inhouden of creëren. Té specifiek zijn, houdt het risico in dat de toepassing van dit beleid wordt beperkt. Er zijn echter duidelijke situaties die kunnen leiden tot een belangenconflict, zoals wanneer u of een lid van uw familie:
V.
een groot financieel belang heeft in een leverancier, concurrent of klant; een belang heeft in een transactie waarvan geweten is dat Pfizer erin geïnteresseerd is of kan zijn; profiteert van de bedrijfsopportuniteiten van Pfizer voor persoonlijk voordeel, of vergoedingen, commissies of een andere compensatie ontvangt van een leverancier, concurrent of klant van de onderneming.
Ik wil investeren in een bedrijf dat een chemische stof produceert die een belangrijk ingrediënt is in een product van Pfizer. Zou dit een belangenconflict zijn?
A.
Misschien. Hoewel uw betrokkenheid in dit bedrijf alleen financieel zou zijn, kan er een conflict zijn afhankelijk van uw positie bij Pfizer, uw invloed op inkoopbeslissingen, het bedrag van uw investering, en het belang van Pfizer als zich ontwikkelende klant. Spreek erover met uw manager en raadpleeg de Legal Division of de Corporate Compliance Group voordat u investeert.
V.
Ik heb een bedrijfje dat ik van thuis uit leid. Kan ik het fotokopieertoestel van het bedrijf gebruiken om reclamefolders te kopiëren?
A.
Nee. U mag bedrijfsmiddelen niet gebruiken om uw persoonlijk bedrijf te subsidiëren.
27
Potentiële belangenconflicten – Vragen die u zichzelf moet stellen Er is kans op een belangenconflict als uw externe financiële of andere belangen of verplichtingen uw werk bij Pfizer beïnvloeden. Hier volgen enkele vragen die u zichzelf moet stellen om te bepalen of er een potentieel belangenconflict is:
Heb ik een groot financieel belang in een bedrijf dat zaken doet met Pfizer?
Besteed ik tijd aan extern werk of hobby’s tijdens mijn normale werkuren bij Pfizer?
Aanvaard ik waardevolle of veelvuldige geschenken van leveranciers, klanten of concurrenten? Als dat zo is, zouden deze geschenken mijn besluitvorming bij Pfizer kunnen beïnvloeden of de schijn daarvan geven?
Ben ik in een positie om een echtgenoot, verwant of intieme vriend aan te werven of direct te superviseren?
Heeft u vragen over belangenconflicten neem dan contact op met de Corporate Compliance Group of bezoek de Compliance website http://compliance.pfizer.com.
Persoonlijke relaties Om belangenconflicten te vermijden, raadt Pfizer af om directe verwanten in dezelfde business unit aan te werven. De acties van familieleden en intieme persoonlijke vrienden buiten de werkplaats kunnen ook een conflict creëren als u vanwege deze acties uw objectiviteit bij het nemen van bedrijfsbeslissingen verliest. Externe tewerkstelling Er is een belangenconflict als uw externe zaken of andere belangen uw motivatie of prestaties als werknemer van Pfizer kunnen beïnvloeden. Een tweede baan bij of een connectie met een concurrent van de onderneming is niet toegestaan. Een tweede baan bij of een connectie met een klant of leverancier van goederen of diensten wordt afgeraden, maar kan met de goedkeuring van het betrokken management worden toegestaan. Zelfs wanneer externe tewerkstelling wordt toegestaan, zijn de werknemers nog altijd gebonden door alle vertrouwelijkheidsovereenkomsten met Pfizer.
Aanvaarding van geschenken, amusement, leningen of andere gunsten Belangenconflicten zijn niet altijd duidelijk en kunnen ondanks onze inspanningen toch ontstaan. Terwijl beleefdheidsgeschenken worden aangemoedigd, verbiedt de onderneming u of iemand van uw onmiddellijke familie om geschenken, diensten, extraatjes, amusement of andere zaken van meer dan een symbolische of nominale geldwaarde te aanvaarden van de leveranciers of klanten van de onderneming. Bovendien zijn dergelijke geschenken alleen toegestaan als ze niet worden gegeven of ontvangen op regelmatige of veelvuldige basis.
28
Inzet voor innovatie Innovatie is de sleutel tot het verbeteren van de gezondheid en het instandhouden van de groei en de rentabiliteit van Pfizer.
V.
In mijn land zou het weigeren van een geschenk van een zakelijke relatie als een belediging kunnen worden beschouwd. Wat moet ik doen als ik een geschenk aangeboden krijg?
A.
In bepaalde culturen kan het weigeren van een geschenk van iemand waarmee we zaken doen, onze zakelijke relatie met die persoon schaden. Als u zaken doet in een van deze culturen moet u uw manager raadplegen over de manier waarop u met geschenken moet omgaan. Als het er door de waarde van het geschenk op lijkt dat de gever u probeert te beïnvloeden, maar u het geschenk toch moet aannemen om de zakenrelatie te behouden, kunt u het misschien aanvaarden als bedrijfseigendom. Managers in een land moeten een consequent beleid ontwikkelen om te bepalen op welke manier met dergelijke geschenken moet worden omgegaan. Voedingsproducten kunnen bijvoorbeeld in een centrale plaats worden gebracht, waar anderen er mee kunnen van genieten. Een klok of een schilderij kan worden opgehangen in een lokaal van Pfizer, waar iedereen ze kan zien.
29
O Onnzzee w meerrss weerrkknneem Ons engagement
P
fizer zet zich in om alle werknemers en sollicitanten eerlijk, rechtvaardig en eerbiedig te bejegenen. Wij geloven in samenwerking, teamwerk en vertrouwen. Vijandigheid en pesterijen zijn illegaal en beledigend – daar is geen plaats voor in onze onderneming.
Om een veilige werkomgeving te creëren, waar mensen eerbiedig en rechtvaardig worden behandeld, zullen we:
alle werknemers rechtvaardig en billijk behandelen; een positieve en pestvrije werkomgeving promoten; en de gezondheid en veiligheid van alle werknemers beschermen.
Wij zullen:
niet meedoen aan enige vorm van discriminatie, pesterij of vergelding; het gebruik van illegale drugs op het werk niet toelaten; of het misbruik van alcohol of van geneesmiddelen op voorschrift niet toestaan op het werk.
Inzet voor het respect voor mensen Wij erkennen dat mensen de hoeksteen zijn van het succes van Pfizer, wij waarderen onze diversiteit als een bron van kracht en wij zijn er trots op dat Pfizer mensen steeds met respect en waardigheid heeft behandeld. Wij streven ernaar om de persoonlijke waardigheid van ieder individu hoog te houden en eren diversiteit. Wij dulden geen geweld, discriminatie, pesterij of vergelding in onze werkplaats.
Mensen ontwikkelen Leiders ontwikkelen mensen op vele manieren. Zij geven nuttige feedback, luisteren aandachtig, plannen ontwikkeling en treden op als coach en mentor.
Gelijke kansen
P
fizer wil zijn reputatie als een voorname werkgever behouden. Het beleid van de onderneming is erop gericht om gelijke tewerkstellingskansen te bieden en om sollicitanten en werknemers in alle interacties met de onderneming te behandelen zonder onderscheid van ras, kleur, religie, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, nationaliteit, huwelijksstatus, zwangerschap, handicap of veteranenstatus.
Managers zijn verantwoordelijk voor het implementeren en meedelen van dit beleid. Iedere operating unit moet regelmatig toezicht houden op, verslag uitbrengen over en indien nodig zijn prestaties op het vlak van gelijke kansen verbeteren.
30
Discriminatie of pesterijen
P
fizer waardeert een werkomgeving die vrij is van verbale of fysieke pesterijen met betrekking tot raciale, etnische, religieuze, fysische of seksuele kenmerken, seksuele geaardheid of enig ander verboden onderwerp. Dit beleid is van toepassing op gedrag dat een voorwaarde voor tewerkstelling is, dat wordt gebruikt als basis voor tewerkstellingsbeslissingen; een intimiderende, vijandige of agressieve werkomgeving creëert; of de werkprestatie van iemand buitensporig aantast. Pfizer kan aansprakelijk worden gesteld voor de pesterij of discriminatie van werknemers door managers, supervisors, andere werknemers, of niet-werknemers als de onderneming op de hoogte is (of had moeten zijn) van het gedrag en niet de passende corrigerende maatregelen treft. Nultolerantie Pfizer tolereert geen pesterijen of discriminatie op de werkplaats.
Tewerkstelling naar goeddunken Iedere werknemer van Pfizer wordt door de onderneming tewerkgesteld naar goeddunken (tenzij schriftelijk anders overeengekomen en afhankelijk van toepasselijke wetten). Tewerkstelling naar goeddunken betekent dat de tewerkstelling niet gegarandeerd is voor een specifieke periode en dat de onderneming het recht behoudt om de tewerkstelling van een persoon te allen tijde met of zonder reden te beëindigen. Deze relatie kan door geen enkele mondelinge belofte aan een werknemer van Pfizer met betrekking tot voortgezette tewerkstelling worden veranderd.
Een inclusieve omgeving creëren Leiders creëren een inclusieve omgeving door open te staan voor nieuwe ideeën, door altijd te proberen collega’s erbij te betrekken en door te garanderen dat alle managers hetzelfde doen.
31
Discriminatie of pesterijen melden
W
erknemers die zich inlaten met pesterijen of discriminatie zijn vatbaar voor corrigerende maatregelen, waaronder eventueel ontslag. Managers zijn er verantwoordelijk voor om de business units vrij van pesterijen en discriminatie te houden. Pfizer zet zich ook in om een omgeving te verschaffen die vrij van vergelding is. Pfizer promoot in de hele onderneming een open communicatie om vragen, bekommernissen, problemen of klachten betreffende discriminatie of pesterijen op te lossen. U kunt het volgende doen:
praten met uw supervisor, vertegenwoordiger bij Human Resources, of een operating unit manager; contact opnemen met Global Diversity and Inclusion of Corporate Human Resources, of contact opnemen met de Compliance Hotline van Pfizer of de Corporate Compliance Group.
Kinderarbeid en dwangarbeid Wij houden ons aan alle wetten en voorschriften van de landen waarin wij zaken doen, inclusief die wetten en voorschriften die kinderarbeid en dwangarbeid verbieden. Op plaatsen waar er zo geen wet is, verschonen wij kinderarbeid of dwangarbeid niet.
V.
Ik weet dat seksuele intimidatie een groot discussiepunt is in de Verenigde Staten. Hoe zit het echter buiten de VS, waar andere normen worden gehanteerd?
A.
Het concept van respect voor onze werknemers is universeel en niet beperkt door de geografie van een land. Alle werknemers in de hele wereld moeten een werkomgeving hebben waarin ze respect krijgen van hun collega’s. Raadpleeg uw plaatselijke vertegenwoordiger bij Human Resources als u niet zeker weet of een bepaald gedrag verenigbaar is met een omgeving van waardigheid en respect. Bovendien moet u de toepasselijke plaatselijke wetten in uw gebied volgen.
V.
Mijn medewerker vertelt aldoor racistische moppen. Hij vindt dat leuk, maar ik voel me er ongemakkelijk bij. Wat moet ik doen?
A.
Uw medewerker moet erop worden gewezen dat zijn moppen een negatieve werkomgeving scheppen. U wordt aangemoedigd om hem daar zelf op te wijzen of om het aan uw supervisor te melden, die een actie zal moeten ondernemen. U kunt ook bellen naar Global Diversity and Inclusion of de Compliance Hotline van Pfizer.
32
Drugs- en alcoholmisbruik
H
oewel wij de persoonlijke privacy respecteren, erkennen wij ook dat drugsmisbruik ernstige gezondheids- en veiligheidsrisico’s inhoudt op het werk. Wij willen een omgeving zonder drugsmisbruik tot stand brengen voor de gezondheid en het welzijn van de werknemers en voor de versterking van onze concurrentiepositie. Het formele beleid en de richtlijnen van Pfizer zijn mededogend maar duidelijk.
Ons beleid is ontworpen om drugsmisbruik uit te schakelen. Naast een drugstest voor hun indienstneming, kunnen de werknemers ook worden getest wanneer zij ongewoon gedrag vertonen of wanneer er een redelijk vermoeden is van drugs- of alcoholmisbruik. Waar het mogelijk is, kunnen werknemers op een universele, willekeurige basis worden getest.
Sleutelbegrip Illegale drugs omvatten chemische stoffen, narcotica, gecontroleerde drugs, illegale drugs, of beperkte drugs die opgesomd of beschreven zijn in de wetten van de vestigingen waar Pfizer zaken doet. Pfizer verbiedt ook het misbruik van alcohol en geneesmiddelen die vrij of op voorschrift te verkrijgen zijn op de terreinen van Pfizer of op de terreinen van haar klanten of leveranciers, of tijdens de werkuren ongeacht de vestiging.
V.
Mijn medewerkster komt de laatste tijd op het werk met een naar alcohol ruikende adem. Al lijkt ze er geen last van te ondervinden, toch vrees ik dat ze misschien dronken komt werken. Ik ben bang om haar daarmee te confronteren. Wat moet ik doen?
A.
Als uw medewerkster een alcoholprobleem heeft, kan zij haar eigen veiligheid en die van andere werknemers in gevaar brengen, evenals haar vermogen om goed te werken. Als u meent dat er voldoende bewijzen zijn dat ze onder invloed van alcohol op het werk komt, moet u met uw manager spreken, contact opnemen met de Compliance Hotline van Pfizer of naar de Corporate Compliance Group bellen.
V. A.
Ik denk dat ik een drugsprobleem heb. Kan Pfizer mij helpen?
Als u bang bent dat u een probleem heeft met alcohol of drugs, dan moedigt Pfizer u aan om hulp te zoeken via het Colleague Assistance Program (CAP). Alle gesprekken en sessies met CAP-vakmensen zijn vertrouwelijk (behalve wanneer wettelijk anders vereist). Als u vrijwillig bijstand vraagt voor een probleem met drugsmisbruik, kunt u in aanmerking komen voor een goedgekeurd betaald verlof om een behandeling en een rehabilitatie of andere vormen van bijstand te krijgen. Voor meer informatie gelieve de Substance Abuse Prevention Policy van Pfizer te raadplegen.
33
O Onnzzee ggeem meeeennsscchhaapp eenn hheett ppuubblliieekk Ons engagement
P
fizer zet zich in om actief deel te nemen in de gemeenschappen waarin wij zaken doen en om er verbeteringen in aan te brengen. Bij het opbouwen van relaties met onze gemeenschap, u en het publiek, zullen wij: onze gemeenschappen ondersteunen; onze veiligheid en het milieu beschermen; het welzijn van dieren respecteren; een passend antwoord geven op alle vragen van de overheid, de media en het publiek; op een verantwoorde manier aan politieke activiteit doen; en samenwerken met onze plaatselijke gastoverheden.
Op één lijn bij Pfizer Leiders dragen ertoe bij om de onderneming in haar geheel te helpen, om te communiceren en samen te werken met andere groepen van Pfizer, en om ons governancesysteem te gebruiken en te ondersteunen.
Het Global Compact van de VN In oktober 2002 voegde Pfizer zich bij het Global Compact van de Verenigde Naties, een internationaal netwerk dat goed corporate citizenship tussen bedrijven, VN-agentschappen, niet-gouvernementele organisaties, vakbonden en academische instellingen promoot. Pfizer was het eerste Amerikaanse farmaceutische bedrijf dat dit pakt tekende uit erkentelijkheid voor onze verplichting om een mondiale leidersrol te vervullen.
34
De gemeenschap steunen
P
fizer wil overal ter wereld mensen helpen om gezonder en productiever te leven. Deze wil wordt weergegeven in onze filantropische inspanningen, waaronder schenkingen van technische vaardigheden en expertise, geneesmiddelen, tijd, geld en middelen aan een grote waaier van liefdadigheidsprogramma’s. Omdat wij sterk geloven in het credo ‘global in scope, local in focus’, helpen wij overal ter wereld gemeenschappen waarin wij leven en werken. Onze filantropische inspanningen omvatten:
het Global Health Fellow Program; het International Trachoma Initative; het Pfizer Foundation Volunteer Program; het Pfizer Education Initiative; het Patient Assistance Program; de Health Literacy Community Grants; het Matching Gift Program; en vele andere plaatselijke, nationale en internationale initiatieven.
Inzet voor de gemeenschap Wij spelen een actieve rol om van elk land en elke gemeenschap waarin wij werken, een betere plaats om te leven en te werken te maken, in het besef dat de voortdurende vitaliteit van onze gastlanden en plaatselijke gemeenschappen een directe invloed heeft op de gezondheid van ons bedrijf op lange termijn.
Werken naar geneesmiddelen toe Pfizer neemt deel in een aantal mondiale programma’s die gezondheid promoten, essentiële vaardigheden bijbrengen en het besef van wereldwijde gezondheidskwesties vergroten. Bijvoorbeeld:
Pfizer ondersteunt en verschaft personeel aan het Global Health Fellow Program dat landen bijstaat die het hardst getroffen zijn door HIV/AIDS en andere grote bedreigingen voor de gezondheid van de mens, door hen de technische vaardigheid en expertise van de collega’s van Pfizer aan te bieden. Aan de ontvangende gemeenschappen worden waardevolle technische bijstand, kennis en essentiële vaardigheden verschaft.
Pfizer richtte mee het International Trachoma Initiative (ITI) op, een organisatie die de grootste oorzaak van vermijdbare blindheid in de wereld wil uitroeien. ITI verstrekt geschonken geneesmiddelen van Pfizer aan gemeenschappen die getroffen zijn door trachoma.
35
Uw veiligheid en het milieu beschermen
A
ls onderdeel van de inzet van Pfizer voor het verbeteren van de gezondheid en het welzijn van mensen overal ter wereld, werken wij aan de totstandbrenging van een doeltreffend beheer van de natuurlijke omgeving en de omgeving van de werkplaats. Om dit doel te helpen bereiken, hebben wij de Pfizer Inc Environment, Health and Safety (EHS) Policy and implementing Guidelines gepubliceerd. Omdat de bescherming van milieu, gezondheid en veiligheid iedereen bij Pfizer aangaat, wordt van u verwacht dat u:
zich schikt naar de vereisten van het EHS-managementsysteem van uw installatie en de wettelijke vereisten van uw gastoverheid; ernaar streeft om onze EHS-prestaties voortdurend te verbeteren; veilige en milieuvriendelijke activiteiten handhaaft; EHS-overwegingen integreert in uw werkplaats en uw activiteiten; bijdraagt tot de gemeenschappelijke inspanning om de natuurlijke omgeving en de omgeving van de werkplaats te beschermen; en openheid en dialoog met de werknemers en met het publiek bevordert.
Compliance met milieu, gezondheid en veiligheid Alle werknemers met verantwoordelijkheden op het vlak van Milieu, Gezondheid en Veiligheid (EHS) krijgen een opleiding over de beleidsmaatregelen en procedures van Pfizer voor het toezien op en melden van mogelijke overtredingen. Volledige beschrijvingen van de Pfizer Inc Environment, Health and Safety Policy and implementing Guidelines zijn beschikbaar op de EHS-intranetsite van het bedrijf. Links naar deze site en andere nuttige informatie zijn te vinden op de Compliance-website http://compliance.pfizer.com.
Dierenwelzijn
W
ij benaderen research waarbij dieren betrokken zijn, met de hoogste graad van menselijke bekommernis. Het is ons doel om experimenten zorgvuldig te plannen en uit te voeren, om pijn, leed of ongemak voor de dieren tot een minimum te herleiden. Ieder voorgesteld gebruik van dieren in onze research wordt grondig geëvalueerd, en aan de gezondheid en het welzijn van alle laboratoriumdieren die aan onze zorg zijn toevertrouwd, wordt zeer nauwgezet aandacht besteed. Wij engageren ons om alternatieven te zoeken voor het gebruik van dieren telkens wanneer dat mogelijk is. Wij verwachten ook van onze contracterende onderzoeksorganisaties en dierenverkopers dat zij dezelfde hoge normen naleven. Zolang het nodig blijft om dieren te gebruiken in medisch onderzoek zullen wij ernaar streven om hoge normen van verzorging en gebruik van laboratoriumdieren te handhaven, die beantwoorden aan of verder strekken dan de plaatselijke, nationale en internationale voorschriften. Wij zullen onderzoeken ontwerpen om zoveel mogelijk informatie te halen uit zo weinig mogelijk dieren. En we zullen een superieure diergeneeskundige verzorging aanbieden.
36
Vragen van media en publiek
P
fizer zet zich in om accurate en betrouwbare informatie te verstrekken aan de media, financiële analisten, beleggers, makelaars en andere leden van het publiek. Alle openbaarmakingen, inclusief prognoses, persberichten, voordrachten en andere mededelingen, zullen eerlijk, correct, tijdig en representatief voor de feiten zijn. Teneinde een consequente, accurate levering van bedrijfsinformatie te garanderen, zijn de werknemers niet gemachtigd om vragen te beantwoorden van de nieuwsmedia, effectenanalisten, beleggers en andere leden van het publiek. Wanneer u wordt benaderd met vragen om informatie moet u de naam van de vraagsteller noteren en onmiddellijk aan de Media Relations of Corporate Affairs doorgeven.
V.
Een reporter belde me op om basisinformatie over de onderneming te vragen. Mag ik de vragen beantwoorden?
A.
Nee. Zelfs eenvoudige vragen moeten worden doorverwezen naar Media Relations of Corporate Affairs. Wanneer u informatie uitbrengt, kan het zijn dat u niet over alle relevante feiten beschikt. Zelfs al is de door u gegeven informatie correct, ze zou op het verkeerde moment kunnen komen, waardoor de marketingplannen worden doorkruist en onze concurrenten te veel tijd krijgen om te reageren. Bovendien zou een ongecoördineerde openbaarmaking problemen kunnen stellen krachtens de effectenwetten als de uitgebrachte informatie materiële interne informatie was. Zelfs openbaarmakingen die volgens u onschadelijk lijken, kunnen problemen scheppen.
Wijzigingen beheren Leiders beheren wijzigingen door strategisch te anticiperen, initiatief te nemen en betere werkmethodes te plannen. Zij geven mensen de bevoegdheid om te handelen, leiden wijzigingsagenten op en zoeken naar betere prioriteiten.
Politieke activiteit In voorkomende gevallen moedigt Pfizer politieke activiteit en participatie in electorale politiek door werknemers aan. Dergelijke activiteiten moet echter strikt individueel en privé plaatsvinden en niet namens de onderneming. Werknemers mogen geen persoonlijke politieke activiteit uitoefenen tijdens de werkuren voor het bedrijf en mogen daartoe ook geen bedrijfseigendom of –uitrusting gebruiken. In de V.S. mogen werknemers meewerken in het politieke actiecomité van het bedrijf, maar die medewerking moet vrijwillig zijn.
37
Vragen om informatie of fabrieksbezoeken door de overheid
P
fizer werkt samen met alle overheidsdepartementen of diensten bij iedere vraag om informatie of fabrieksbezoeken in verband met overheidsonderzoeken. De Legal Division zal het bedrijf in die omstandigheden vertegenwoordigen en zal bepalen welke informatie geschikt is om aan de onderzoekers te bezorgen. Als u wordt aangesproken door een overheidsdienst, bel dan onmiddellijk naar de Legal Division voor bijstand.
V.
Ik ben kandidaat voor een openbaar ambt bij de plaatselijke schoolraad. Ik wil het kopieertoestel van het kantoor gebruiken om kopieën te maken van mijn campagneflyer. Mag dat?
A.
Nee. Hoewel de werknemers de toelating hebben om nu en dan gebruik te maken van de kopieertoestellen van de dienst, is het gebruiken van bedrijfseigendom en uitrusting voor politieke doeleinden verboden.
Pfizer Political Action Committee Political Action comités (PAC’s) ontstonden in de jaren zeventig uit electorale en financiële hervormingsbewegingen in de V.S. Het PAC van Pfizer stelt de onderneming in staat om kandidaten te steunen die octrooibeperkingen, prijscontroles en overheidsbureaucratie bestrijden en die de mogelijkheid van patiënten en dokters om toegang te krijgen tot de beste gezondheidszorg willen beschermen.
38
H Haannddeelleenn m meett iinntteeggrriitteeiitt De normen hooghouden
P
fizer rekent op u om de normen van de onderneming hoog te houden. Hierna wordt beschreven hoe u verantwoord kunt handelen in om het even welke werksituatie: Ken de normen en leef ze na. Door de toepasselijke wetten en beleidsmaatregelen van de onderneming, alsook de Pfizer-waarden en de Leader Behaviors te kennen, te begrijpen en te volgen, kan ieder van ons als een rolmodel fungeren. Ken de wet en stel lastige vragen. Er wordt van u verwacht dat u vertrouwd bent met de wetten die van toepassing zijn op uw specifieke functie en uw verantwoordelijkheidsniveau. Als u niet zeker weet of een wet of beleidsmaatregelen van de onderneming van toepassing is of bestaat, vraag het dan. Ga niet uit van veronderstellingen. Veronderstel niet dat “senior management het al weet” of dat “het management zich hier niets van aantrekt”. Veronderstel ook niet dat er geen actie zal worden ondernomen. Het management van Pfizer wil garanderen dat de normen van wettelijk en ethisch gedrag hoog worden gehouden. Eigenlijk zijn verantwoordelijke managers verplicht om op de bekommernissen van een werknemer te reageren. Wij willen dat u het ons zegt als er iets fout gaat. Negeer overtredingen niet. Wij moeten allemaal de wet en de beleidsmaatregelen van de onderneming ernstig nemen. Als u denkt dat iemand misschien een wet of beleid overtreedt, neem dan stappen om de situatie aan te pakken. Help controles en processen verbeteren. Sommige overtredingen zijn niet makkelijk op te sporen met onze huidige controles en processen. Heeft u een suggestie voor verbetering, aarzel dan niet om die te uiten. Laat u niet onder druk zetten. Er wordt van u nooit verwacht dat u een wet of beleid overtreedt en u moet zich ook nooit aangespoord of onder druk gezet voelen om dat te doen, zelfs als de overtreding de einduitkomst zal verbeteren of zal helpen om een prestatiedoelstelling te halen. Handel steeds met integriteit.
Integriteit – onze eerste waarde Wij eisen van onszelf en van anderen de hoogste ethische normen, en onze producten en processen zullen van de hoogste kwaliteit zijn. Handelen met integriteit – vragen om aan uzelf te stellen Door uzelf deze vragen te stellen, zult u makkelijker kunnen bepalen of het verloop van een actie ethisch is:
Zijn mijn acties wettig? Ben ik rechtvaardig en eerlijk? Handel ik in overeenstemming met de Pfizer-waarden? De Leader Behaviors? De normen uiteengezet in dit Blue Book? Zou de situatie verslechteren of ervoor zorgen dat een “misstand” blijft bestaan als ik niet handel? Hoe zouden mijn acties eruitzien als ze op de frontpagina van de krant zouden staan? Als ik zou getuigen in de rechtbank en zou moeten uitleggen wat ik had gedaan, hoe zou ik dan reageren?
39
