SAMENVATTING RAADSVOORSTEL EN -BESLUIT REGISTRATIENR.
BEHANDELEND AMBTENAAR
SECTOR
PORTEFEUILLEHOUDER
262825
GJ Eeftink
Gri
--
ONDERWERP
AGENDANUMMER
B2
Afrekening fractievergoeding 2007
BELEIDSPROGRAMMA/BELEIDSLIJN
Niet van toepassing REDEN VAN AANBIEDING
Overeenkomstig het bepaalde in de verordening op de fractieondersteuning wordt de rapportage van de accountant over de afrekening fractievergoeding ter instemming aangeboden aan de raad.
SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT
In de Verordening op de fractieondersteuning is ondermeer geregeld voor welke doeleinden de fractiebijdrage mag worden gebruikt, op welke datum fracties een verantwoording van hun besteding van de bijdrage in moeten leveren en dat een onafhankelijke accountant toetst of de ingediende verantwoordingen voldoen aan het bepaalde in deze regeling. Nu ligt voor het onderzoek van de accountant van de beoordeling van de besteding van de financiële bijdragen van de fracties over het jaar 2007. De kascommissie adviseert uw raad om kennis te nemen van de bevindingen van het rapport per fractie en om in te stemmen met de afrekening fractieondersteuning 2007. De kascommissie doet een aanbeveling die op een punt leidt tot de aanpassing van een voorschrift van de Verordening op de fractieondersteuning. Ook worden enige voorstellen gedaan ter aanpassing van de toelichting op de artikelen 2 en 5. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT
De accountant heeft zijn bevindingen in eerste aanleg ter kennis van de betreffende fracties gebracht die daarop hebben kunnen reageren. Vervolgens heeft de kascommissie overlegd met de accountant. Tenslotte heeft de accountant zijn eindrapport opgemaakt.
VOORSTEL AAN DE RAAD
Aan de raad wordt voorgesteld: 1: In te stemmen met afrekening fractieondersteuning 2007 zoals is opgenomen in bijlage 1 bij dit voorstel: 2: In te stemmen met het advies van de kascommissie om de reeds gedane en nog te verrichten betalingen voor het jaar 2008 alsnog in december 2008 te voorzien van een bewijsstuk in de vorm van een declaratieformulier: 3. Aan de artikelsgewijze toelichting van artikel 2 de volgende tekst toe te voegen: ‘Blijkens de VNG modelverordening die over dit onderwerp verschenen is dient de deelname van raadsleden aan raadsbreed aangeboden cursussen, zoals de invoering van de nieuwe WRO en het congres van de VNG uit andere middelen betaald te worden dan uit de middelen tbv. de fractieondersteuning. De scholingskosten zoals in deze verordening opgenomen, betreffen opleidingen en scholing waartoe de fractie zelf opdracht heeft gegeven. ‘ 4. Artikel 5, tweede lid van de verordening op de fractieondersteuning als volgt vast te stellen: Artikel 5 2. De accountant belast met de controle op de Jaarrekening toetst of de ingediende verantwoordingen voldoen aan het bepaalde in deze regeling. Eventuele opmerkingen brengt hij in eerste instantie ter kennis van de betreffende gemeenteraadsfractie, die de gelegenheid krijgt hierop te reageren. 5. Aan de artikelsgewijze toelichting van artikel 5 de volgende tekst toe te voegen, ter vervanging van de eerste twee volzinnen: ‘Om zelfs de schijn van niet- objectiviteit te vermijden, is gekozen voor een controle door een accountant. De accountant belast met de controle op de jaarrekening adviseert over de vraag of de bijdrage aan de fracties overeenkomstig de doelstelling is besteed.’
OPSOMMING VAN BIJLAGEN
1. Rapport van feitelijke bevindingen inzake kostenverantwoordingen raadsfracties 2007 , van Deloitte dd. 24 november 2008 , 2. Overzicht van de betalingen voor assistentie die niet van een betalingsbewijsstuk zijn voorzien vertrouwelijk
-
RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR.
BEHANDELEND AMBTENAAR
SECTOR
PORTEFEUILLEHOUDER
262825
GJ Eeftink
Gri
--
ONDERWERP
Afrekening fractievergoeding 2007
AANLEIDING EN DOEL
De kascommissie heeft de afgelopen maanden het proces begeleid dat heeft geleid tot de uitkomst van het rapport van de accountant over de besteding van de gemeentelijke financiële bijdrage aan de fracties over het jaar 2007. De accountant heeft tussentijdse opmerkingen gemaakt, die ter kennis zijn gebracht van de betreffende gemeenteraadsfracties, die de gelegenheid hebben gekregen om hierop te reageren. Vervolgens heeft de accountant het eindrapport dd. november 2008 aan de gemeenteraad toegezonden. Het rapport gaat als bijlage hierbij.
OVERWEGINGEN
1. Adviezen van de kascommissie n.a.v. het eindrapport van de accountant. a.
Naar aanleiding van de algemene bevindingen
De accountant geeft aan dat hij bij de meeste fracties voor de kosten van assistentie geen onderliggende stukken heeft kunnen aantreffen. De kosten zijn enkel verantwoord door het overleggen van bankafschriften. Er zijn geen schriftelijke opdrachten, facturen en/of autorisaties overgelegd. “De kosten van assistentie zijn – afhankelijk van de fractie - als volgt opgebouwd: • salaris t.b.v. de fractieassistentie (bewijsstuk in vorm van salarisstrook of nota) • de vrijwilligersbijdrage voor fractieassistentie (blijkend uit bankbetalingen, echter zonder bewijsstuk) • de vrijwilligersbijdrage voor fractievertegenwoordigers (blijkend uit bankbetalingen, zonder bewijsstuk). Dit betreft niet-raadsleden, die de fractie vertegenwoordigen in commissies.” In de bijlage die vertrouwelijk voor uw raadsleden is neergelegd blijkt om welke fracties en om welke bedragen het gaat. De accountant geeft de fracties in overweging om alle betalingen vanaf 2008 te voorzien van bewijsstukken (bv. een declaratieformulier). De kascommissie adviseert elke fractie om de reeds gedane en nog te verrichten betalingen voor het jaar 2008 alsnog in december 2008 te voorzien van een bewijsstuk in de vorm van een declaratieformulier. b.
Naar aanleiding van de bevindingen per fractie
In het rapport is per fractie aangegeven wat de bevindingen van de accountant zijn geweest over de gedane bestedingen. De kascommissie is van mening dat de bevindingen van de accountant per fractie voor kennisgeving moeten worden aangenomen. Een deel van de bestedingen is wel duidelijk gedaan, maar vanuit de optiek van de accountant, ook na de reactie van de fracties, niet goed onderbouwd, en daardoor niet volledig te beoordelen. Weliswaar zijn er in april 2008 duidelijke afspraken gemaakt over de wijze van verantwoorden, maar die konden nog niet met terugwerkende kracht gelden voor de bestedingen van 2007. Wij verwachten dat met het overnemen en toepassen van de aanbevelingen van de accountant en de eigen aanbevelingen van de kascommissie van april 2008 dat –zo mogelijk nog voor 2008 maar in ieder geval vanaf 2009- er geen onduidelijkheden meer kunnen bestaan over de verantwoording van de verstrekte gelden. Naar aanleiding van de hoogte van de kilometerdeclaraties van de fractie van de VVD overweegt de kascommissie dat het de fracties vrij staat om een verschillend tarief te hanteren voor de
kilometervergoeding indien er voor het politieke werk in de fractie wordt gereden met een privéauto. De kascommissie beveelt wel aan om bij de kilometerdeclaraties maximaal het landelijke tarief van 0,28 ct per kilometer te hanteren. Naar aanleiding van de bevindingen van de accountant bij de kosten van informatiemateriaal van de fractie van de Christen Unie t.b.v. Koninginnedag en over de kosten onder diversen voor deze dag overweegt de kascommissie het volgende. Uit de bijlagen blijkt dat deze bestedingen ten behoeve van de fractie van de CU zijn gedaan en kunnen worden verantwoord onder artikel 2 , tweede lid, sub f, van de Verordening op de fractieondersteuning. De bijlagen geven aan dat de bestedingen ten behoeve van de fractie zijn gedaan en niet voor campagnedoeleinden. Resumerend adviseert de kascommissie de raad om: - In te stemmen met de afrekening fractieondersteuning 2007 zoals is opgenomen in bijlage 1 bij dit voorstel: - in te stemmen met het advies van de kascommissie om de reeds gedane en nog te verrichten betalingen voor het jaar 2008 alsnog in december 2008 te voorzien van een bewijsstuk in de vorm van een declaratieformulier. 2. Overige adviezen van de kascommissie a. Aanpassing van de tekst van artikel 2 bij de artikelsgewijze toelichting. In de toelichting is nu opgenomen dat ‘Opleidingen voor raads- en commissieleden bekostigd dienen te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor de fractieondersteuning’. Dit lijkt in tegenspraak met het artikel 2, dat stelt dat ‘ De bijdrage mag uitsluitend gebruikt worden ter bekostiging van ………….scholingskosten, door de fractie of door fractieleden in opdracht van de fractie gemaakt’. De kascommissie adviseert dan ook om aan de tekst van artikel 2 bij de artikelsgewijze toelichting de volgende tekst toe te voegen: Blijkens de VNG modelverordening die over dit onderwerp verschenen is dient de deelname van raadsleden aan raadsbreed aangeboden cursussen, zoals de invoering van de nieuwe WRO en het congres van de VNG uit andere middelen betaald te worden dan uit de middelen tbv. de fractieondersteuning. De scholingskosten zoals in deze verordening opgenomen, betreffen opleidingen en scholing waartoe de fractie zelf opdracht heeft gegeven. b. Aanpassing van artikel 5, tweede lid van de verordening op de fractieondersteuning. In het tweede lid is aangegeven dat een onafhankelijk, door de raad aan te wijzen, accountant toetst of de ingediende verantwoordingen voldoen aan het bepaalde in deze regeling. Het is praktischer om de accountant die tevens belast is met de jaarrekening ook automatisch te belasten met de controle op de eindafrekening. De kascommissie adviseert dan ook om het tweede lid als volgt te herformuleren: Artikel 5 2.
De accountant belast met de controle op de Jaarrekening toetst of de ingediende verantwoordingen voldoen aan het bepaalde in deze regeling. Eventuele opmerkingen brengt hij in eerste instantie ter kennis van de betreffende gemeenteraadsfractie, die de gelegenheid krijgt hierop te reageren.
De kascommissie adviseert dan ook om de tekst van artikel 5 bij de artikelsgewijze toelichting als volgt te herformuleren: Om zelfs de schijn van niet- objectiviteit te vermijden, is gekozen voor een controle door een accountant. De accountant belast met de controle op de jaarrekening adviseert over de vraag of de bijdrage aan de fracties overeenkomstig de doelstelling is besteed.
FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN
Nvt
COMMUNICATIE EN INSPRAAK
De accountant heeft zijn bevindingen in eerste aanleg ter kennis van de betreffende fracties gebracht die daarop hebben kunnen reageren. Vervolgens heeft de kascommissie overlegd met de accountant. Tenslotte heeft de accountant zijn eindrapport opgemaakt.
VERVOLGTRAJECT EN -PRODUCTEN
Jaarlijks terugkerende activiteit
VOORSTEL AAN DE RAAD
Aan de raad wordt voorgesteld: 1: In te stemmen met afrekening fractieondersteuning 2007 zoals is opgenomen in bijlage 1 bij dit voorstel: 2: In te stemmen met het advies van de kascommissie om de reeds gedane en nog te verrichten betalingen voor het jaar 2008 alsnog in december 2008 te voorzien van een bewijsstuk in de vorm van een declaratieformulier: 3. Aan de artikelsgewijze toelichting van artikel 2 de volgende tekst toe te voegen: ‘Blijkens de VNG modelverordening die over dit onderwerp verschenen is dient de deelname van raadsleden aan raadsbreed aangeboden cursussen, zoals de invoering van de nieuwe WRO en het congres van de VNG uit andere middelen betaald te worden dan uit de middelen tbv. de fractieondersteuning. De scholingskosten zoals in deze verordening opgenomen, betreffen opleidingen en scholing waartoe de fractie zelf opdracht heeft gegeven. ‘ 4.
Artikel 5, tweede lid van de verordening op de fractieondersteuning als volgt vast te stellen: Artikel 5 2.
5.
De accountant belast met de controle op de Jaarrekening toetst of de ingediende verantwoordingen voldoen aan het bepaalde in deze regeling. Eventuele opmerkingen brengt hij in eerste instantie ter kennis van de betreffende gemeenteraadsfractie, die de gelegenheid krijgt hierop te reageren.
Aan de artikelsgewijze toelichting van artikel 5 de volgende tekst toe te voegen, ter vervanging van de eerste twee volzinnen: ‘Om zelfs de schijn van niet- objectiviteit te vermijden, is gekozen voor een controle door een accountant. De accountant belast met de controle op de jaarrekening adviseert over de vraag of de bijdrage aan de fracties overeenkomstig de doelstelling is besteed.’
DE KASCOMMISSIE VAN DE RAAD VAN HENGELO,
De secretaris,
Gerrit-Jan Eeftink
De leden,
Roeland Fens,
Marion Weenink-Poorthuis
