SAMENVATTING RAADSVOORSTEL EN -BESLUIT REGISTRATIENR.
BEHANDELEND AMBTENAAR
SECTOR
PORTEFEUILLEHOUDER
417788
GJ Eeftink
Gri
--
ONDERWERP
AGENDANUMMER
B2
Europese aanbesteding accountants diensten
BELEIDSPROGRAMMA/BELEIDSLIJN
Niet van toepassing REDEN VAN AANBIEDING
Volgens artikel 213, lid 2 Gemeentewet wijst de raad een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De accountant is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Aangezien de overeenkomst met de huidige accountant loopt tot en met het boekjaar 2011, dient een nieuwe aanbestedingsprocedure te worden opgestart die leidt tot de aanstelling van een accountant voor volgende boekjaren. SAMENVATTING VAN HET RAADSVOORSTEL EN HET VERVOLGTRAJECT
In de afweging van argumenten voor het gezamenlijk aanbesteden pleit voor het gezamenlijk aanbesteden het belang van samen optrekken in Netwerkstadverband en samen met de Regio Twente en Losser en zo ook voldoende “volume” te kunnen maken als gemeenteraden gezamenlijk in het aanbestedingstraject. Daarnaast vindt de stuurgroep het van groot belang dat de ervaringen gedeeld kunnen worden (zowel ambtelijk als bestuurlijk). Een gezamenlijke aanbestedingsprocedure voor de accountant moet tevens leiden tot hogere kwaliteit en financiële voordelen. Het samen opstellen van de offerteaanvraag versterkt het opdrachtgeverschap van de gemeenteraden. Er kan dan gebruik worden gemaakt van elkaars kennis en kunde, maar ook van de ervaringen die in de afgelopen periode zijn opgedaan met de aanbestedingsprocedure en het contract. De stuurgroep adviseert uw raad om in te stemmen met een gezamenlijke aanbesteding van de accountantsopdracht voor de gemeenten: Almelo, Borne, Hengelo, Losser, Oldenzaal en de Regio Twente voor de jaren 2012, 2013, 2014 en 2015. PLAATSGEVONDEN COMMUNICATIE, DE RESULTATEN DAARVAN EN HET COMMUNICATIEPLAN VOOR HET VERVOLGTRAJECT
Onlangs is gestart met de voorbereiding voor de Europese openbare aanbesteding van de accountantsfunctie. De deelnemers aan deze voorbereiding van de aanbesteding zijn de gemeenten: Almelo, Borne, Enschede, Hengelo, Losser, Oldenzaal en de Regio Twente. Op verzoek van de Netwerkstadgriffiers is er een stuurgroep en een stuurgroep+ accountancy geformeerd. In de Stuurgroep is namens elke gemeente een vertegenwoordiger (raadslid) aanwezig. De Stuurgroep + wordt aangevuld met de griffier en de financieel expert (bv concerncontroller) van de verschillende gemeenten. Binnen de aanbesteding is rekening gehouden met vier goedkeuringsmomenten: plan van aanpak, offerteaanvraag, beoordeling offertes, eventueel presentaties en score bepaling. Nadat de Stuurgroep en Stuurgroep+ akkoord hebben gegeven op de bovenstaande documenten wordt de aanbesteding vervolgd. Dit leidt tot een voorgenomen gunning aan de best beoordeelde leverancier en in principe, enkele weken later, tot de definitieve gunning aan deze leverancier. Vervolgens worden de afzonderlijke overeenkomsten gesloten tussen de verschillende deelnemende organisaties met de leverancier aan wie definitief gegund is. Nadat het gunningadvies door de Stuurgroep en de Stuurgroep+ in het GriffiersOverleg is goedgekeurd wordt overgegaan tot het voornemen tot gunning. Vervolgens wordt de uitslag aan de verschillende gemeenteraden door middel van een raadsvoorstel aan de gemeenteraad bekend gemaakt.
VOORSTEL AAN DE RAAD
1. 2. 3.
In te stemmen met een gezamenlijke Europese aanbesteding, die moet leiden tot een nieuw contract voor de controle van de boekjaren 2012, 2013, 2014 en 2015 voor de gemeenten Almelo, Borne, Hengelo, Losser, Oldenzaal en de Regio Twente: De stuurgroep en de stuurgroep+ te machtigen de Europese aanbesteding voor te bereiden en uit te voeren conform het plan van aanpak: Het raadslid de heer W. Dragt te mandateren door middel van de mandaatbrief om namens de gemeente in het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten.
OPSOMMING VAN BIJLAGEN
Plan van aanpak dd. 24 februari 2011 Mandaatbrief
RAADSVOORSTEL REGISTRATIENR.
BEHANDELEND AMBTENAAR
SECTOR
PORTEFEUILLEHOUDER
417788
GJ Eeftink
Gri
--
ONDERWERP
Europese aanbesteding accountants diensten
AANLEIDING EN DOEL
Volgens artikel 213, lid 2 Gemeentewet wijst de raad een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De accountant is belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In juli 2007 heeft de gemeenteraad ingestemd met een gezamenlijke aanbesteding van de accountantsopdracht voor de Jaarrekening voor de periode 1 januari 2008 – 1 januari 2012 in Netwerkstadverband. Die periode eindigt dus binnenkort. Thans wordt uw raad voorgesteld om een nieuwe, gezamenlijke aanbestedingsprocedure op te starten die leidt tot de aanstelling van een accountant voor de boekjaren 2012 t/m 2015.
OVERWEGINGEN
De dienstverlening door de accountant is een van de instrumenten die de raad ten dienste staan bij het uitoefenen van zijn controlerende rol in het duale bestel Bij de afweging van argumenten voor het al dan niet gezamenlijk aanbesteden pleit voor het gezamenlijk aanbesteden het belang van samen optrekken in Netwerkstadverband en samen met de Regio Twente en zo ook voldoende “volume” te kunnen maken als gemeenteraden gezamenlijk in het aanbestedingstraject. Daarnaast vindt de stuurgroep het van groot belang dat de ervaringen gedeeld kunnen worden (zowel ambtelijk als bestuurlijk). Een gezamenlijke aanbestedingsprocedure voor de accountant moet tevens leiden tot hogere kwaliteit en financiële voordelen. Het samen opstellen van de offerteaanvraag versterkt het opdrachtgeverschap van de gemeenteraden. Er kan dan gebruik worden gemaakt van elkaars kennis en kunde, maar ook van de ervaringen die in de afgelopen periode zijn opgedaan met de aanbestedingsprocedure en het contract. De stuurgroep adviseert uw raad om in te stemmen met een gezamenlijke aanbesteding van de accountantsopdracht voor de gemeenten: Almelo, Borne, Hengelo, Losser, Oldenzaal en de Regio Twente voor de jaren 2012, 2013, 2014 en 2015. Voor meer informatie inzake de Europese aanbesteding van de accountantsfunctie functie verwijzen wij u naar de in de bijlage toegevoegde plan van aanpak. Door middel van de bijgevoegde mandaatbrief wordt het lid van de Stuurgroep aanbesteding accountantsfunctie gemachtigd om in het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten. Deze machtiging geldt ook voor correspondentie die wordt gevoerd na het sluiten van de overeenkomsten die direct verband houdt met de aanbestedingsprocedure.
FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN
Voor de aanbesteding accountant en de kosten accountant zijn middelen opgenomen in de begroting.
COMMUNICATIE EN INSPRAAK
Onlangs is gestart met de voorbereiding voor de Europese openbare aanbesteding van de accountantsfunctie. De deelnemers aan deze voorbereiding van de aanbesteding zijn de gemeenten: Almelo, Borne, Enschede, Hengelo, Losser, Oldenzaal en de Regio Twente. Op verzoek van de Netwerkstadgriffiers is er een stuurgroep en een stuurgroep+ accountancy geformeerd. De stuurgroep en de stuurgroep+ hebben een ambtelijk opdrachtgever: de heer H. Brokers (griffier Oldenzaal), een voorzitter: de heer L. van Lier (fractievoorzitter PvdA Enschede), een projectleider/secretaris mevrouw M. Lutjann (raadsgriffie Enschede) en zal bijgestaan worden door mevrouw W. ten Brinke (inkoopadviseur gemeente Enschede). Deze personen zijn belast met de voorbereiding en uitvoering van de Europese openbare aanbesteding van de accountantsfunctie. In de Stuurgroep is namens elke gemeente een vertegenwoordiger (raadslid) aanwezig. De Stuurgroep + wordt aangevuld met de griffier en de financieel expert (bv concerncontroller) van de verschillende gemeenten.
VERVOLGTRAJECT EN
–PRODUCTEN
Binnen de aanbesteding is rekening gehouden met vier goedkeuringsmomenten: plan van aanpak, offerteaanvraag, beoordeling offertes, eventueel presentaties en score bepaling. Nadat de Stuurgroep en Stuurgroep+ akkoord hebben gegeven op de bovenstaande documenten wordt de aanbesteding vervolgd. Dit leidt tot een voorgenomen gunning aan de best beoordeelde leverancier en in principe, enkele weken later, tot de definitieve gunning aan deze leverancier. Vervolgens worden de afzonderlijke overeenkomsten gesloten tussen de verschillende deelnemende organisaties met de leverancier aan wie definitief gegund is. Nadat het gunningadvies door de Stuurgroep en de Stuurgroep+ in het GriffiersOverleg is goedgekeurd wordt overgegaan tot het voornemen tot gunning. Vervolgens wordt de uitslag aan de verschillende gemeenteraden door middel van een raadsvoorstel aan de gemeenteraad bekend gemaakt. VOORSTEL AAN DE RAAD
Aan de raad wordt voorgesteld: 1. 2. 3.
In te stemmen met een gezamenlijke Europese aanbesteding, die moet leiden tot een nieuw contract voor de controle van de boekjaren 2012, 2013, 2014 en 2015 voor de gemeenten Almelo, Borne, Hengelo, Losser, Oldenzaal en de Regio Twente: De stuurgroep en de stuurgroep+ te machtigen de Europese aanbesteding voor te bereiden en uit te voeren conform het plan van aanpak: Het raadslid de heer W. Dragt te mandateren door middel van de mandaatbrief om namens de gemeente in het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten.
DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO,
De griffier,
De voorzitter van het presidium,
Gerrit-Jan Eeftink
Johan Harink
RAADSBESLUIT REGISTRATIENR.
BEHANDELEND AMBTENAAR
SECTOR
PORTEFEUILLEHOUDER
417788
Eeftink
Gri
--
ONDERWERP
Europese aanbesteding accountants diensten
DE RAAD VAN DE GEMEENTE HENGELO, GELEZEN HET VOORSTEL VAN DE KASCOMMISSIE VAN DE RAAD, BESLUIT:
1. 2. 3.
In te stemmen met een gezamenlijke Europese aanbesteding, die moet leiden tot een nieuw contract voor de controle van de boekjaren 2012, 2013, 2014 en 2015 voor de gemeenten Almelo, Borne, Hengelo, Losser, Oldenzaal en de Regio Twente: De stuurgroep en de stuurgroep+ te machtigen de Europese aanbesteding voor te bereiden en uit te voeren conform het plan van aanpak: Het raadslid de heer W. Dragt te mandateren door middel van de mandaatbrief om namens de gemeente in het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten.
DE GEMEENTERAAD VAN HENGELO,
De griffier
26 APRIL 2011
De voorzitter
