RVV portál felhasználói leírás

RVV portál felhasználói leírás Utoljára módosítva: 2012. április 11.

1. Bevezetés, az oldal használatába A RVV portál a rendészeti szakvizsga, valamint egyéb (vezető, mestervezető) vizsgák és képzések lebonyolítását lehetővé tevő online rendszer. Ez a leírás az oldal használatát mutatja be felhasználói és ügyintézői szemmel egyaránt. Ebből a részből megtudhatja, hogy felhasználóként hogyan tudja egyszerűen és hatékonyan használni oldalunkat. A leírást folyamatosan frissítjük a felhasználói visszajelzések alapján. 1.1. Főoldal

A rendszer használatához először kattintson a Regisztráció gombra. Fontos, hogy a regisztrációs lapon minden *-gal jelölt mező kitöltése kötelező! Amennyiben elmulasztja egy kötelező mező kitöltését, a lap tetején piros figyelmeztető üzenet jelenik meg. 1.2. Regisztráció

A felhasználói adatok-nál válasszon egyedi Felhasználónevet, ez azonosítja Önt a rendszerben. Amennyiben olyan nevet ír be, ami már szerepel, akkor a mező mellett figyelmeztetés jelenik meg. Adja meg kétszer a használni kívánt Jelszót is, aminek legalább 6 karakterből kell állnia. A jelszót ne adja illetéktelenek kezébe! A személyes adatok megadásánál a Születési idő egy naptár segítségével adható meg, ami a kis naptár-ikonra kattintva jelenik meg. A naptár fejlécében szereplő év-hónap párosra kattintva a megjelenő menüben gyorsan kiválaszthatja az évet és a hónapot, majd az OK gombra kattintva a napot is. Az elérhetőség-nél mindenképpen működő(!) E-mail címet adjon meg, ugyanis erre a címre kapja az aktiváló linket, amire rákattintva beléphet a rendszerbe. Aktiválás után egy megerősítő E-mail-t is küldünk, amelyben tájékoztatjuk, hogy a regisztráció sikeresen befejeződött. A szükséges adatok kitöltése után fogadja el a Felhasználói megállapodást, majd kattintson a Mentés gombra. A felhasználóktól csak a legszükségesebb, alap információkat kérjük be a regisztráció során. A felület használata közben, az adott funkció eléréséhez, további adatok megadását kéri majd a rendszer. (Pl. nem jelentkezhet vizsgára, amíg a számlázási címet nem töltötte ki és az adóazonosító jelét nem adta meg.)

1.3. Bejelentkezés Az E-mailes aktiválás után a megadott felhasználónévvel és jelszóval bejelentkezhet a rendszerbe, ahol a következő funkciócsoportokat érheti el: 1.4. Funkciócsoportok A felső menüsávban találhatja meg az egyes elérhető funkciókat. Következő részben ezek ismertetése történik meg.

2. Felhasználói szerepek Az online felület használatához regisztráció szükséges, ami a nyitóoldal Regisztráció gombjára kattintva tehető meg (lásd 1.2). A rendszer szerep-központú: minden felhasználó csak a szerepei által meghatározott funkciókhoz fér hozzá. Regisztráció után a felhasználó csak jelentkezőként képes a rendszerhez hozzáférni, az adminisztrátor azonban további szerepeket tud bármelyik felhasználóhoz hozzárendelni. A rendszerben definiált szerepek (rövid leírással) a következők (azok a szerepek, melyekhez kötelező szervező helyet megadni, *-gal vannak jelölve – minden felhasználó csak az aktuálisan kiválasztott szervező hely nevében képes akciókat indítani): Adminisztrátor

A felhasználói fiókokat kezeli, valamint egyéb, a rendszer működését meghatározó paramétereket állítja be.

Személyügyi ügyintéző

A munkáltatóknál a dolgozóknak kiosztja a BM alkalmazotti szerepet, a képzésre és vizsgára jelentkeztetésüket végzi, valamint összeállítja az éves terveket.

Személyügyi vezető

A személyügyi ügyintéző által elindított folyamatokat hagyja jóvá.

Képzésszervező

képzéseket tud meghirdetni és szervezni, valamint az eredményeket rögzíteni.

BM alkalmazott

A BM állományában dolgozók csak ezzel a szereppel férnek hozzá a minősített programok jegyzékéhez, és képesek a nekik hirdetett képzésekre, vizsgákra jelentkezni.

Szervező (*)

A vizsgáztatással kapcsolatos ügyintézői feladatokat látják el. (vizsga létrehozása, vizsgára jelentkeztetés, vizsgaeredmények lekérdezése, dokumentumok nyomtatása)

Vezető (*)

Az ügyintéző által elindított folyamatokat hagyja jóvá és a közig. vezető funkcióin felül további jóváhagyási jogköre van (pl. vizsgamódosítás jóváhagyása), illetve a vizsgaarchívumot ő tudja megnézni.

Vizsga-jegyző

A vizsgákhoz rendelhetők vizsgabiztosként, és ezek után ők végzik az adott vizsga minden adminisztrációját a vizsga időtartama alatt

Pénzügyes

Rögzíteni tudja, hogy adott vizsgázó befizette-e a vizsgadíjat, és számlarendelvényt tud nyomtatni a befizetésekről

Monitoringos

Statisztikai kiértékeléseket végezhet a rendszerben tárolt adatok alapján

Tervezési ügyintéző

A programminősítéssel és tervkészítéssel kapcsolatos folyamatokat irányítja

Tanfolyamrögzítő

Programokat tölthetnek fel minősítésre.

Vizsgáztató

Az írásbeli és a szóbeli vizsgatagok közülük kerülnek ki, minden írásbeli vizsgához ki kell jelölni a javító tanárt, valamint a szóbeli vizsgákhoz az elnököt és a tagokat.

Oktató

Tantermi, illetve E-learning képzések esetén őket lehet hozzárendelni az adott képzési naphoz oktatóként, illetve adott E-learning kurzushoz tutorként.

Jelentkező

Ezt a szerepet regisztrációkor mindenki megkapja. Így tud vizsgákra, illetve képzésekre jelentkezni, és azokat a rendszerben elvégezni.

3. Funkciócsoportok A rendszer funkciói csoportokra vannak bontva, és minden funkciócsoporton belül hasonló típusú funkciók vannak összegyűjtve. Ezek a funkciócsoportok láthatók a felső menü alján (következő kép) barna színnel:

Az aktuális funkciócsoport gombja világosabb, mint a többi, ez alapján könnyen látható, hogy melyikben is tartózkodunk éppen. Ezen kívül a kép második sorában is nyomon követhetjük, hogy melyik funkciócsoport melyik funkcióját használjuk éppen (példánkban BM OKTF >> Információ >> Információk). Alatta azok a felhasználók, akikhez vizsgaszervező hely van rendelve, láthatják a vizsgaszervező hely nevét (jelen esetben Kormányzati Személyügyi Szolgáltató és Közigazgatási Képzési Központ). Amennyiben egy felhasználóhoz több szervező hely van rendelve, a Változtat gombbal a szervező helyet a megjelenő legördülő listából meg tudják változtatni (ha csak egyetlen szervező hely van a felhasználóhoz rendelve – és ez a tipikus eset – akkor a Változtat gomb nem jelenik meg). A rendszerben található funkciócsoportok és az azokon belüli funkciók a következők: 1. Információk Információk Saját adatok módosítása 2. Adminisztráció Admin-info Felhasználói fiók létrehozása Felhasználói fiók módosítása Képzési programok Vizsgatárgyak kezelése Ponthatárok kezelése Munkáltatók kezelése Képzésszervezők Tantermi eszközök Tantermek Illetmények, díjak kezelése Dokumentumsablonok Kompetenciák Továbbképzési pontrendszer Beállítások Saját lapok Regisztrációs oldalak Dinamikus menüpontok E-mail sablonok kezelése Fordítások kezelése Felhasználói adatkörök kezelése Képek feltöltése Jóváhagyások kezelése Csoportos regisztráció Kérdőívek hozzárendelése szerepekhez Bejelentkezett felhasználók Felhasználóváltás Teszt 3. Tanfolyamsktruktúra Programregisztráció jóváhagyása Elbírált programok 4. Tervezés Tervkészítés indítása Éves terv összeállítása Éves terv KTK elnöki jóváhagyása Éves tervek KTK jóváhagyása Éves tervek miniszteri jóváhagyása Éves beszámoló küldése Beszámolók megtekintése

5. Tanfolyam / Konferencia Képzés / Konferencia létrehozása Képzés módosítása Képzés meghirdetése Képzésszervezés Program regisztrálása 6. Vizsga Vizsgaszervezés Vizsga indítása Kompetencia értékelés Vizsga-eredmények 7. Résztvevő Jelentkező regisztrálása Felhasználói adatok lekérdezése BM alkalmazotti szerep kiosztása Képzésre jelentkeztetés Csoportos képzésre jelentkeztetés Képzésről való lejelentkezés Vizsgára jelentkeztetés Csoportos vizsgára jelentkeztetés Vizsgajelentkezés módosítása Tanulmányi adatok Továbbképzési pontok Pénzügyi adatok Jelentkeztetés konferenciára Csoportos E-mail küldés Kérdőívek megtekintése 8. Jóváhagyás Jóváhagyás-infó Vizsgaidőszak jóváhagyása Vizsgaidőszak BM OKTF jóváhagyása Vizsgabizottság vezetői jóváhagyása Vizsgajelentkezés szervezői jóváhagyása Vizsgajelentkezés munkáltatói jóváhagyása Vizsgamódosítás jóváhagyása Képzés jóváhagyása Mentesség jóváhagyása Képzésjelentkezés szervezői jóváhagyása Képzésjelentkezés munkáltatói jóváhagyása Képzésről való lejelentkezés jóváhagyása 9. Statisztika Lekérdezések Dokumentumok összehasonlítása

Kimutatások összehasonlítása Kimutatásgyűjtő 10. Jelentkezés Képzésre jelentkezés Képzésről való lejelentkezés

Vizsgára jelentkezés Halasztás Vizsga indítása Tanulmányi adataim Konferenciára jelentkezés

4. Funkciók A továbbiakban az egyes funkciócsoportokban található funkciók részletes leírása következik, zárójelben jelezve, hogy az adott funkciót milyen szereppel lehet elérni. Vannak olyan funkciók (pl. az Esszé javítása), melyek minden vizsgáztató számára elérhetőek, azonban minden vizsgáztató csak azokat a vizsgákat látja felsorolva, amelyekhez be van osztva javító tanárnak (és a javítás befejezése után a vizsgák el is tűnnek a listájából). Az ilyen, felhasználófüggő funkciókat a Felhasználófüggő tartalom jelzéssel egészítjük ki. 4.1 Információ (regisztrált felhasználók)

Ez a funkciócsoport mindenki számára látható, és két alapvető funkció érhető el innen. 4.1.1

Információk (regisztrált felhasználók)

Bejelentkezés után mindenki számára ez az első oldal, ami megjelenik, és a vizsgákkal kapcsolatos részletes tudnivalókat és segédanyagokat tartalmazza. 4.1.2

Saját adatok módosítása (regisztrált felhasználók)

A regisztráció során rögzített adatokat tudja a felhasználó módosítani ebben a menüpontban, a felhasználóneve kivételével. A kitöltés ugyanúgy történik, mint a regisztráció esetén, kivéve, hogy itt már a felhasználónak minden adata látható (de csak azok kötelezőek, amik a regisztrációkor is azok voltak).

4.2 Adminisztráció (adminisztrátor, szervező, tanfolyamszervező)

Ebben a funkciócsoportban az adminisztrátor által elérhető funkciók szerepelnek, kiegészítve a Tantermek menüponttal, amit ügyintézők és képzésszervezők is használhatnak. 4.2.1

Felhasználói fiók létrehozása (adminisztrátor)

Ebben a menüpontban az adminisztrátor felhasználókat rögzíthet a rendszerbe, és a felhasználó által megadható adatokon túl további információkat adhat meg. Ezek a plusz információk a következők: 4.2.1.1 Felhasználói szerepek Itt az adminisztrátor beállíthatja, hogy a létrehozni kívánt felhasználó milyen szerepekkel rendelkezzen. Új szerepet a legördülő menüből választva, majd a Hozzáad gombra kattintva rendelhet a felhasználóhoz, meglévőt pedig a Törlés gombbal vehet ki a listából.

Amennyiben az adminisztrátor olyan felhasználót hoz létre, akinek oszt adminisztrátor szerepet is, úgy a szerepek mellett két új oszlop jelenik meg. Az elsőben ki lehet választani, hogy a létrehozott felhasználó milyen adminisztrátori funkciókat érhet el, a másikban pedig azt lehet megadni, hogy milyen szerepeket tud majd ő kiosztani az általa létrehozott felhasználóknak. Lehetőség van tehát pl. olyan adminisztrátor létrehozására, aki csak a felhasználó létrehozását és módosítását éri el, és azon belül is csak vizsgáztató szerepet tud adni az általa regisztrált felhasználóknak, de értelemszerűen bármilyen más korlátozás is elképzelhető. Ami lényeges, hogy senki nem tud olyan felhasználót létrehozni, akinek több adminisztrátori jogosultsága lenne, mint neki magának, hiszen úgy új

felhasználót regisztrálva hozzáférhetne a teljes adminisztrációs felülethez. 4.2.1.2 Szervező helyek A szervezőhöz, vezetőhöz kötelező megadni szervező helyet. Ezek után az ügyintézők és a vezetők a megadott szervező hely(ek)en tudnak vizsgákat rögzíteni, jóváhagyni stb. A hozzáadás és a törlés ugyanúgy történik, mint a szerepek esetében.

4.2.1.3 Oktatói és vizsgáztatói adatok Az oktatói és a vizsgáztatói szerepek esetében az adminisztrátornak meg kell adnia azokat a   

programtémákat/tantárgyakat alszerepeket megyéket

melyek az adott személyhez tartoznak. Tehát az oktató/vizsgáztató csak a megadott programtémákat/tantárgyakat a megadott megyékben tudja oktatni/vizsgáztatni, ezen kívül pedig azt is rögzíteni kell, hogy az Oktató / Tutor, illetve az Elnök / Tag / Javító tanár alszerepek közül melyikhez van jogosultsága az adott szereplőnek.

Miután az adminisztrátor mindent beállított, a felhasználói fiók elmentésre kerül. Ezzel a módszerrel az adminisztrátor bármelyik szereplőt létre tudja hozni a rendszerben, azonban ez a módszer túlságosan nagy többletterhet ró az adminisztrátorra, hiszen ebben az esetben neki kell a felhasználók összes személyes adatát rögzítenie. Éppen ezért sokkal kézenfekvőbb, ha minden felhasználó saját magát regisztrálja (megadva minden

személyes adatát), majd az adminisztrátor módosítja a regisztrációs lapot a következő menüpont segítségével. Regisztráció esetén a rendszer figyeli, hogy a mentésre került új felhasználó egyes adatai megegyeznek-e a már a rendszerben lévő felhasználók adatainak bármelyikével. Egyezés esetén is megtörténik a regisztráció, de az esetleges duplikáció tényéről E-mail értesítést küld a vezetőknek. 4.2.2

Felhasználói fiók módosítása (adminisztrátor)

Meglévő felhasználó adatainak módosítására szolgál. Első lépésként ki kell választani a módosítani kívánt felhasználót az oldal tetején (lásd ábra), majd a módosítás teljesen ugyanúgy történik, mint a létrehozás esetében. A felhasználó kiválasztásához meg lehet adni a következő adatokból egyet vagy többet: a felhasználónév, családnév vagy utónév első néhány karakterét, a teljes e-mail címet, a születési helyet és időt, anyja nevét, a munkáltatót (munkáltatói listából), egy szerepet, valamint egy szervező helyet. A szűrés gomb megnyomásakor azok a találatok, melyek minden megadott feltételnek eleget tesznek, megjelennek a gomb alatt, itt pedig a Kiválaszt gombbal érhető el az adott felhasználó regisztrációs oldala. 4.2.3

Képzési programok

A minősített programok jegyzékében minden program valamelyik témakörbe, és azon belül egy résztémakörbe sorolható be (például Szakmai továbbképzések, azon belül pedig Szervezetfejlesztés). Ebben a menüpontban megadható az ennek megfelelő kétszintű hierarchia. A rendszerben az ilyen többszintű struktúrák egységesen úgy működnek, hogy amikor egy szintről kiválasztunk egy elemet, az elemhez tartozó teljes sor háttere türkizszínűre változik, és a felsorolt elemek alatt megnyílik a kiválasztott elemhez tartozó alkategória. Minden sorban szerepel, hogy az adott elem aktív-e vagy sem. Amennyiben nem, a felhasználó nem fogja látni az adott elemet. Ez általánosan is jellemző a rendszerre, nevezetesen, hogy nem törlünk semmit, hanem amennyiben nincsen szükség egy adott elemre, azt inaktívvá tehetjük. Ezzel a módszerrel meghatározhatjuk a hierarchiát alkotó témaköröket és résztémákat, valamint a résztémáknál szerepel egy Kód oszlop is, ezt a szakvizsgák témakörön belül kell kitölteni. A rendszer ez alapján fogja azonosítani (és a vizsgákkal összerendelni) az egyes vizsgákhoz tartozó képzéseket. A rendszerben a következő kódokat használjuk (ezeket nem szabad átírni, mert a rendszer teljes mértékben ezeket veszi figyelembe):  RSZV: Rendészeti szakvizsga  VK: Vezetővé képző tanfolyam  MVK: Mestervezető képző tanfolyam  RTMP: Rendészeti tehetségmenedzsment program  ALTT: Általános tesztkérdéssor 4.2.4

Vizsgatárgyak kezelése (adminisztrátor)

A RVV portál-rendszerben a vizsgákhoz rendelhető tantárgyak négyszintű struktúrában rögzíthetők (lásd a következő ábrát). A struktúra kezelése megegyezik az előbb leírtakkal. Nézzük részletesen a négy szintet:

Rögzítéskor  Először meg kell adni a vizsga típusát (példánkban Rendészeti szakvizsga), a hozzá tartozó kódot (RSZV), valamint a vizsgához tartozó regisztrációs sablont a jelentkezéshez szükséges adatokkal (ennek részletes leírását lásd a 4.2.11.-ben)  A következő szinten a tantárgyakat lehet felsorolni. A tantárgyakhoz lehet hozzárendelni az Ilias-rendszer kérdésgyűjteményei közül azokat, amelyekből a kifejtendő, illetve a szituációs kérdéseket sorsolja a rendszer. Itt is megadhatók a vizsgához tartozó kódok, ugyanis a választható szakvizsgatárgyakhoz mind külön képzés és külön vizsga is tartozik.  Végül a legalsó (negyedik) szinten a tantárgyakhoz tartozó modulokat lehet felvinni.

4.2.5

Ponthatárok kezelése (adminisztrátor)

Ponthatárok kezelése során megadhatjuk az egyes vizsgatípusokhoz tartozó ponthatárokat. A ponthatárok megadásánál egy kezdő dátumot is meg kell adni, amitől fogva a ponthatárok érvényesek. Így egy adott vizsgatípushoz különböző időszakokra vonatkozóan többféle ponthatár bejegyzés is tartozhat. A vizsgatípustól függ, hogy milyen fajta ponthatárok vannak. Például egyes vizsgatípusoknál osztályzatokhoz tartoznak a ponthatárok, míg a más vizsgák esetén három része van a vizsgának, és csak a megfelelési szinteket kell megadni.

4.2.6

Munkáltatók kezelése (adminisztrátor)

A rendszerben rögzíthetők és módosíthatók a BM alkalmazotti munkahelyek, a lenti ábrán látható adattartalommal. Egy munkáltató kiválasztásához a munkáltató nevének, rövid nevének, illetve településnevének néhány szövegdarabját kell szóközzel elválasztva begépelni. Ennek hatására legördülő menüben megjelennek az ennek megfelelő találatok, és ezek közül már kiválasztható a megfelelő munkáltató.

A munkáltatói adatbázisnak két funkciója van: Egyrészt vizsgálható ezáltal, hogy van-e összeférhetetlenség vizsgáztató és vizsgázó között, másrészt a munkáltatók közötti hierarchia is pontosan definiálható. Ez az információ elengedhetetlen a tervkészítési folyamat során, ennek alapján tudják az egyes munkáltatók a hozzájuk tartozó területi és helyi szervek igényeit is figyelembe venni. A rögzített adatok alatt láthatók a közvetlenül az adott munkáltató alá tartozó szervek. 4.2.7

Képzésszervezők (adminisztrátor)

Ebben a menüpontban az egyes képzésszervező helyek adatai rögzíthetők és a jogosultságaik állíthatók be. Meglévő szervező hely módosításához ki kell azt választani a legördülő listából, majd a Kiválaszt gombra kattintva megjelennek a szervező hely adatai. Az Új képzésszervező gombbal új szervező hely rögzíthető.

Először a szervező hely típusát kell kiválasztani (Gazdasági társaság, Egyéb szervezet, Természetes személy), aminek hatására megjelennek a típusnak megfelelő szervezői adatok. A szöveges adatok alatt az is szabályozható a Hozzáad és a Töröl gombokkal, hogy milyen képzéseket indíthat az adott szervező hely: programonként tetszőlegesen állítható, hogy az adott program alapján indíthat-e képzést (az egyes programok témakörökbe vannak csoportosítva, és az egyes témakörök közül legördülő menüből lehet választani). Valamint az is beállítható, hogy egyéb képzést, konferenciát, illetve e-learning képzést szervezhet-e az adott szervező hely. A jogosultságok természetesen bármikor vissza is vonhatók. Ahhoz, hogy valaki ezek után a felvitt szervező hely nevében tudjon képzéseket létrehozni, a felhasználó adatait módosítani kell: a felhasználó szervező helyeinek listájához hozzá kell adni ezt az új elemet. 4.2.8

Tantermi eszközök (adminisztrátor)

Ahhoz, hogy egy tantermet teljesen általánosan rögzíthessünk (lásd következő pont), lehetőség van felvinni különböző eszközöket (lásd ábra). A rögzítés után minden egyes terem felvételénél a terem fő adatai után felsorolva látjuk ezeket az eszközöket, és mindegyik esetén megadhatjuk, hogy a teremben szerepel-e az adott eszköz. Az eszközöket két kategóriába sorolhatjuk: megszámlálható, illetve nem megszámlálható. A megszámlálható elemeknél a darab, a nem megszámlálhatóaknál pedig a van/nincs megjelölés szerepel. Például az, hogy van-e vezeték nélküli internet az adott teremben, elegendő információ, általában senki sem kíváncsi arra, hogy konkrétan mennyi. Azt viszont nem elég tudni, hogy van-e szék egy teremben vagy sem, ott a pontos darabszám az, ami általában érdekes.

4.2.9

Tantermek (adminisztrátor, szervező)

Vizsgatermet az ügyintézők, a képzésszervezők, illetve az adminisztrátor rögzíthet a rendszerbe, viszont mindenki csak ahhoz a szervező helyhez vihet fel termet, ami épp aktuálisan ki van számára választva. Így a Szervező hely neve mező nem is módosítható. Rögzítéskor meg kell adni a terem címét (város, irányítószám, cím), a terem nevét, és a férőhelyek számát. Ez alatt a korábban említett eszközlista látható. Itt minden eszköz esetén beállítható, hogy szerepel-e az adott eszköz a teremben, és ha megszámlálható, akkor hány darab.

A korábban felvitt termek módosíthatók. A tanfolyamszervezők minden termet látnak, de csak a sajátjukat tudják módosítani, a többi ügyintéző viszont csak a saját szervező helyén lévő termeket látja és módosíthatja. A terem felszereltségi adatai automatikusan megjelennek, ha egy képzés létrehozása során kiválasztjuk az adott termet egy tantermi blokkhoz. 4.2.10 Illetmények, díjak kezelése (adminisztrátor) Annak érdekében, hogy könnyen nyomon lehessen követni a vizsga díj, valamint a vizsgabizottsági és vizsgabiztosi illetmények változását, a rendszerben rögzíteni lehet adott kezdő dátummal az attól a dátumtól érvényes illetményeket. A vizsgadíjak a köztisztviselői illetményalap százalékában vannak megadva, a tagok illetményei pedig a vizsgadíj százalékában. Amennyiben valaki vizsgát rögzít, a vizsga dátuma alapján a rendszer megkeresi, hogy melyik illetménytáblázat érvényes a vizsga időpontjára, és azt alkalmazza. A táblázat utolsó blokkja a programminősítéshez tartalmazza a maximálisan megengedett költségadatokat (pl. Előadói, tréneri óradíj).

4.2.11 Dokumentumsablonok (adminisztrátor) A rendszerben egyes funkciókhoz szükség van dokumentumok nyomtatására (pl. ajtólista, bizonyítvány stb.). A dokumentumsablonok nincsenek „beégetve” a rendszerbe, hanem cserélhetők, ha arra igény van. Ilyenkor ebben a menüpontban a Letöltés gombra kattintva a módosítani kívánt dokumentumsablon letölthető, szövegszerkesztő programmal módosítható, majd a Feltöltés gomb segítségével visszatölthető a rendszerbe. Innentől kezdve dokumentumok már az új sablon alapján készülnek el. Amennyiben a BM OKTF dolgozói töltenek fel új verziót, azzal megváltoztatják az alapértelmezett változatot, ha pedig egy másik szervező hely tölt fel egy új dokumentumváltozatot, akkor az alapértelmezett változat érintetlen marad, és onnantól kezdve a feltöltő szervező helye az újonnan feltöltött dokumentumot fogja használni. A BM OKTF változata bármikor visszaállítható az Alapértelmezés visszaállítás gombra kattintva. Az adminisztrátor az alapértelmezést a későbbiekben bármikor felülírhatja az aktuális sablonnal az Alapértelmezetté tétel gomb segítségével.

Arra viszont figyelni kell, hogy a sablonokban változók vannak definiálva, és biztosítani kell, hogy a rendszer ezeket a változókat megtalálja, és így a megfelelő értékre ki tudja cserélni. A változók definiálása kétféleképpen tehető meg: bizonyos a változó szövegrészekhez könyvjelzők (bookmark-ok) rendelhetők, vagy a változó nevét kacsacsőrök közé kell beírni. Például ha a bizonyítvány-sablonban a Vizsgaszervező hely szöveghez a vizsgaszervezo_hely könyvjelző van rendelve, akkor ez lesz kicserélve a vizsgaszervező nevére, és ugyanígy megtalálja a rendszer a kérdéses mezőt, ha -ként hivatkozunk rá, könyvjelző nélkül. Amennyiben egy könyvjelző véletlenül törlésre kerül, úgy az elkészült dokumentumban a megfelelő adat nem fog megjelenni. 4.2.12 Kompetenciák (adminisztrátor)

Vannak olyan típusú vizsgák, jellemzően szóbeli vizsgák, ahol nem a tárgyi tudást mérik, hanem a személyes kompetenciákat, tulajdonságokat. A rendszerbe a kompetenciák rögzíthetőek, minden kompetenciához egy 6 szintes skálán lehet megadni paramétereket. 4.2.13 Továbbképzési pontrendszer (adminisztrátor)

Különböző tevékenységek, képzések, tanfolyamok elvégzéséért credit pontokat szerezhetnek a felhasználók, melyek

struktúráját ezen a felületen lehet definiálni. Mindent tevékenységhez minimum és maximum credit pontszámok rendelhetőek.

4.2.14 Beállítások (adminisztrátor) Ebben a menüpontban az adminisztrátor beállíthatja a rendszer bizonyos paramétereit. Ez egy kétoszlopos táblázat, az első oszlopban az adott paraméter neve szerepel (pl. A rendszer által küldött levelek feladójának E-mail címe.), a jobb oldaliban pedig a hozzá tartozó érték. Erről az oldalról nem szúrunk be képet, mert érzékeny, csak az adminisztrátor által ismert adatokat is tartalmaz. Az oldalra felvitt beállítási paraméterek a fejlesztés későbbi fázisában bővülhetnek. 4.2.15 Saját lapok (adminisztrátor) A rendszer fontosabb információs oldalai (nyitó képernyő, információs oldal, jogok, ÁSZF) időnként változhatnak. Ezért célszerű ezeknek az oldalaknak a html-kódját egy adatbázistáblában tárolni, hogy ha többen is módosítani szeretnék az adott oldalt, akkor ezt kényelmesen megtehessék, annak a veszélye nélkül, hogy egy későbbi, egész rendszert érintő frissítés visszaállítja az adott oldal egy korábbi állapotát. Ez a menüpont ezeknek az oldalaknak a kényelmes, beépített szövegszerkesztővel elvégezhető módosítására ad lehetőséget.

4.2.16 Regisztrációs oldalak (adminisztrátor) A rendszer támogatást biztosít ahhoz, hogy a különböző regisztrációs oldalak teljesen testre szabhatóak legyenek. Tehát minden egyes mezőnél meg lehet határozni, hogy az adott mező  kötelező  szerkeszthető (de nem kötelező)  nem szerkeszthető (csak megjelenik a képernyőn)  nem jelenik meg

Ezen kívül, ha egy mező igen/nem típusú (pl. BM alkalmazott-e valaki), akkor ez kiegészül azzal a két lehetőséggel, hogy fixen igen és fixen nem. Ilyen választás esetén a rendszer nem jeleníti meg a mező értékét, csak a háttérben beállítja. Így pl. be lehet állítani, hogy a regisztrációs oldal ne kérdezze meg, hogy magyarországi-e a felhasználó lakcíme, hanem fixen csak magyarországit lehet megadni, külföldit nem. Meg kell adni, hogy az adott oldal létrehozás / módosítás / lekérdezés típusú-e. Az elsőnél új felhasználót hozunk létre, a másodiknál egy meglévőt módosítunk, a harmadiknál pedig csak megjelenítjük a felhasználó adatait. Létrehozásnál meg lehet adni, hogy a felhasználó kapjon-e jelentkező szerepet, módosításnál pedig azt, hogy a saját adatainkat szeretnénk módosítani, vagy (szűrés után) egy listából választjuk ki a módosítandó felhasználót. Mentésnél a rendszer egy felugró ablakban értesít a regisztráció sikerességéről, ennek szövege is tetszőlegesen beállítható. Végül azt is megadhatjuk, hogy mentés után hova irányítsuk a felhasználót (ez lehet a login oldal, az információk oldal, vagy a felhasználó maradhat a regisztrációs oldalon). 4.2.17 Dinamikus menüpontok (adminisztrátor) Ezen felületen keresztül nyílik lehetőség egyedi/saját oldalak bekötésére az egyes menü-fülek alá. Az előzőleg a „Saját lapok” menüpontban megszerkesztett tartalmat lehet menüpontban megjeleníteni.

Felvitelkor beállíthatjuk:  a menüpont nevét  azt, hogy melyik fül alatt szerepeljen  a statikus menüpontok felett vagy alatt helyezkedjen el  azon belül is hányadikként (ha több dinamikus menüpont van)  alapértelmezett-e az adott fülön  a tartalom milyen nyelven jelenjen meg (ha olyan saját lapot választunk, ami magyar nyelvű, akkor az csak a magyar nyelvű weboldalon lesz látható)  menüpont képe = ikonja (a már feltöltött képek közül lehet kiválasztani, hogy milyen kép jelenjen meg a menüpont neve mellett) A már létező menüpontokhoz ezen a helyen kapcsolhatunk ikonképeket. A már feltöltött ikonok is megtekinthetők a „Feltöltött ikonok” rész alatt. 4.2.18 E-mail sablonok kezelése (adminisztrátor) Ezen menüpont alatt lehetőség van a rendszerben található különböző e-mailek törzsének megváltoztatására.

A levélben olyan azonosítók találhatók, melyeket kötelező használni ahhoz, hogy az e-mail kiküldésekor automatikusan behelyettesítésre kerüljenek a speciális adatok (pl. címzett neve, vizsga típusa, helyszíne, időpontja, képzés neve, helye). Az eredeti levél törzsének megtekintésére és visszaállítására bármikor lehetőség van. Ez megkönnyíti a különböző azonosítók értelmezését is.

Az e-mail törzsének módosítása és mentése után a rendszer az automatikus levélküldésekor már az új tartalommal rendelkező levelet küldi ki a felhasználóknak. Lehetőség van az egyes leveleket inaktiválni. Ezáltal az adott levél kiküldése blokkolódik és nem kerül kézbesítésre, mindaddig, míg újra aktívvá nem teszik. 4.2.19 Fordítások kezelése (adminisztrátor) A weboldalon található statikus szövegek fordítására van lehetőség ezen az oldalon.

Az előre megadott támogatott nyelvek alapján fordíthatók le az egyes szavak és mondatok. További támogatott nyelv felvitelére is van lehetőség a Támogatott nyelvek panelen, megadva annak nyelvi kódját és zászlójának URL-jét. A nyelv kiválasztása után új névtér és kulcs rögzíthető az Új fordítási kulcs rögzítése panelen. A Fordítások panelen a nyelv kiválasztása után névtér, kulcs és érték alapján szűrhetők a rendszerben lévő szavak, mondatok. A megjelenő találati listában lévő értékekhez megadhatók a fordítások. 4.2.20 Felhasználói adatkörök kezelése (adminisztrátor) Az adminisztrációs felületen keresztül beállítható lekérdező regisztrációs sablonok, amely alapján előre meghatározott adatokat kérdezhetünk le az egyes felhasználókról.

A szerkesztendő szerep kiválasztása után beállítható, hogy az adott szerephez tartozó felhasználó milyen adatokat nézhet meg a többi felhasználóról. A pénzügyes, személyügyi ügyintéző a Jelentkező fülön található Felhasználói adatok lekérdezése menüpontban kérdezhet le felhasználói adatokat. A képzésszervező a Képzésszervezés, a szervező a Vizsga-eredmények, a vizsgajegyző pedig a Vizsga indítása menüpontban kérdezheti le a kiválasztott vizsgára/képzésre jelentkezett felhasználót. 4.2.21 Képek feltöltése (adminisztrátor) Ezen a felületen keresztül tölthetők fel és menedzselhetők az általános képek és az ikonok.

Az általános képek tömeges feltöltésére van lehetőség. A rendszerbe került képek a „Saját lapok” menüpont alatt érhetők el és csatolhatók az egyes oldalak tartalmához. Az ikonoknál egyszerre két kép tölthető fel:  Egy úgynevezett menü-ikon, ami a bal oldali menüsávban jelenik meg miután az egyik menüponthoz hozzárendeljük. (lásd. 4.2.16.)  A másik pedig a „státusz-ikon”, mely az egyes aloldalak fejlécében lévő elérési útnál jelenik meg, az adott menüpont neve előtt. 4.2.22 Jóváhagyások kezelése (adminisztrátor) A rendszerben egyes folyamatok ügyintézői, vezetői jóváhagyáshoz kötöttek. Ezen a felületen keresztül beállítható, hogy az adott folyamatot mely személyek hagyhassák jóvá.

Van ahol szervezőhely, és van ahol munkáltatóhoz kötött a jóváhagyás, így a jóváhagyás típus kiválasztása után ki kell választani a szervezőhelyet, vagy a munkáltatót, és az ott lévő felhasználók közül lehet előre megadni, hogy a folyamat elindulásakor kik kapjanak levelet, és kik hagyhatják jóvá a folyamatot. Amennyiben egy adott típusnál nem kerül külön beállításra az egyes jóváhagyó személyek, akkor a jóváhagyást az összes megfelelő szereppel rendelkező felhasználó megteheti. Lehetőség van két jóváhagyás esetében a döntést az ügyintézőkre bízni. Ekkor az ügyintézőnek a jóváhagyásra küldés előtt meg kell jelölni azokat a személyeket akiktől a jóváhagyást várja. Ez a két folyamat az alábbi:  Vizsgabizottság vezetői jóváhagyása  Képzés jóváhagyása Jelenleg még az alábbi jóváhagyások találhatók meg a rendszerben:  Vizsgajelentkezés szervezői jóváhagyása  Vizsgajelentkezés munkáltatói jóváhagyása  Vizsgamódosítás jóváhagyása  Képzésjelentkezés szervezői jóváhagyása  Képzésjelentkezés munkáltatói jóváhagyása  Képzésről való lejelentkezés jóváhagyása  Programregisztráció jóváhagyása 4.2.23 Csoportos regisztráció (adminisztrátor) Felhasználók tömeges regisztrációját hajthatjuk végre ezen menüpont alatt. Az egyes felhasználók adatait egy előre megadott sablon alapján fel kell tölteni, egy úgynevezett CSV fájlba. Ehhez segítséget az „Excel sablon letöltése” linkre kattintva kapunk. Az ebben található példát követve kell kitölteni az Excel fájlt, majd feltölteni az erre létrehozott felületen. (.csv fájlformátumba kell elmenteni az Excel fájlt) A haladó beállításban lévő opciókat abban az esetben lehet használni, ha nem az eredetileg megadott sablon alapján készül el a CSV fájl.

Feltöltés után megjelenik a képernyőn a fájl tartalma. Ekkor kiválaszthatjuk, hogy melyik regisztrációs sablon alapján szeretnénk végrehajtani az adatok feldolgozását. A sablon kiválasztása után a Mezők ellenőrzése és felhasználók regisztrálása gombra kattintva először megtörténik az adatok ellenőrzése. Ha hiányosságot vagy hibát észlel, akkor a regisztráció nem történik meg. Helyette hibaüzenetet kapunk és a képernyőn lévő táblázatban a nem megfelelő adatokat tartalmazó cellák piros színűek lesznek. Ezzel is jelezve, hogy mely adatok javítására van szükség.

A javítást a CSV fájlban tehetjük meg, majd azt újra fel kell töltenünk. Amennyiben az ellenőrzés sikeresen lefut, úgy a regisztráció megtörténik, a felhasználók bekerülnek a rendszerbe. Innentől a regisztráció a hagyományos úton folytatódik tovább, azaz a beregisztrált felhasználók E-mailben értesítést kapnak, melyben megtalálják az aktiválásához szükséges linket. 4.2.24 Kérdőívek hozzárendelése szerepekhez (adminisztrátor) Az egyes vizsgák, képzések értékelésére a résztvevők kérdőíveket tölthetnek ki. Ebben a menüpontban az egyes szerepekhez az ILIAS rendszerben található kérdőíveket rendelhetünk.

4.2.25 Bejelentkezett felhasználók (adminisztrátor) Itt megtekinthetjük, hogy pillanatnyilag kik vannak a rendszerbe bejelentkezve.

4.2.26 Felhasználóváltás (adminisztrátor)

Ennek a funkciónak a segítségével adminisztrációs joggal rendelkező felhasználók felhasználót tudnak váltani anélkül, hogy ismernék az adott felhasználó jelszavát. Ez a funkció akkor hasznos, ha gyorsan látni szeretnénk, hogy az adott felhasználó, hogyan látja a funkciókat a rendszerben. Magyarán hibakeresésnél lehet hatékony az adminisztrátorok számára. 4.3

Tanfolyamstruktúra

4.3.1

Programregisztráció jóváhagyása (tervezési ügyintéző)

A Tervezési ügyintéző a szokásos táblázatos formában látja a minősítésre váró programokat, feltüntetve a státuszukat:  Beérkezett  Szakértői elbírálás alatt Kezdetben minden feltöltött program státusza Beérkezett. Egy ilyen programot kiválasztva a tervezési ügyintéző számára megjelenik a program összes adata, majd ezt végigolvasva ellenőriznie kell, hogy a program egyáltalán eléri-e azt a minőséget, hogy érdemes legyen szakértőknek kiküldenie, vagy sem. Amennyiben nem, úgy vagy rögtön Elvetheti, és ilyenkor a program visszakerül a programtulajdonoshoz Elutasítva státusszal, vagy hiánypótlásra visszaküldheti. Ellenkező esetben az ügyintéző kiválasztja, hogy az adott program melyik témakör melyik résztémájába illeszkedik, és rögzíti a jegyzékben a programot. 4.3.2

Elbírált programok (tervezési ügyintéző)

A Tervezési ügyintézők a már jóváhagyott programok tulajdonságait, adatait tekinthetik meg. A programok szűrhetők

státusz és témakör alapján. A státusz lehet Jóváhagyott, Javításra/hiánypótlásra visszaküldött vagy Lejárt. 4.4 Tervezés

4.4.1

Tervkészítés indítása (tervezési ügyintéző)

A Tervezési ügyintéző ebben a menüpontban tudja elindítani és lezárni az éves tervezési folyamatot. Egy legördülő menüből ki tudja választani a korábbi éves terveket, valamint újat is indíthat az Új tervkészítés indítása gombbal. Az éves tervezés fő lépései a következők:  Vizsgák tervezése  Újraelosztás  Tervmódosítás a tervkészítő helyeknek  Folyamatban  Beszámolók beadása  Lezárás Minden lépés ebből a menüpontból indítható és zárható le. A Tervbeadás indításához a tervezési ügyintézőnek meg kell adnia a tervkészítési folyamat nevét, egy főre jutó tervezési keretösszeget, a tervezési időszakokat és a határidőket. A lap alján megjelenő gombok az éves tervezés aktuális státuszától függnek.

A terveket az Éves tervek összeállítása menüpontban állítják össze, hierarchikus felépítésben. Vagyis először az önkormányzatok és a különböző helyi szervek készítenek terveket, azokat elküldik az egy szinttel feljebb lévő szerveknek, akik a beérkezett tervek és a saját igényeik alapján szintén terveznek és küldik tovább az elkészített tervüket (a munkáltatói hierarchia – az alá-fölérendeltségi viszonyok – a Munkáltatók kezelése adminisztrációs menüpontban szerkeszthető). A tervezés két lépcsőben történik: az előző év végén a tervkészítőknek számot kell adniuk arról, hogy hány fő fog várhatóan vizsgázni náluk, majd év elején be kell adniuk a teljes, képzéseket is tartalmazó tervüket. A tervezési ügyintéző jóváhagyhatja vagy elvetheti az egyes beadott terveket. Elvetés esetén az érintett tervkészítő hely a döntésről E-mailben rögtön tájékoztatást kap. A határidő lejártakor a tervezési ügyintéző a Tervbeadás lezárása gombbal lezárhatja az első lépést, majd elindíthatja a következőt. Az Újraelosztás lépésben további célirányzatot rendelhetünk az egyes munkáltatókhoz. Erről E-mailben tájékoztatást kap minden olyan tervkészítő hely, amely a tervbeadás időszakban tervet nyújtott be. A Tervmódosítás a tervkészítő helyeknek szakaszban az egyes munkáltatóknak az Éves tervek összeállítása menüpontban lehetőségük van a tervek módosítására a megnövelt célelőirányzat felhasználásával. A Beszámoló-készítése indítása gomb megnyomásától kezdve az egyes szervezetek elküldhetik az éves számolóikat, egészen a Terv teljes lezárásáig. A beszámoló-készítés indításáról és a terv lezárásáról E-mailben értesítést kapnak a tervet benyújtó hivatalok.

4.4.2

Éves terv összeállítása (személyügyi ügyintéző)

A személyügyi ügyintéző táblázatos formában látja az eddig általa összeállított terveket a tervkészítés nevével és státuszával, a terv státuszával, a módosítás sorszámával és a célelőirányzattal. A terv státusza a következő lehet:  Beadható  Elküldött  Jóváhagyott  Módosított A Beadható azt jelenti, hogy a tervkészítési folyamatot a Tervezési ügyintéző már elindította, de a humánpolitikai ügyintéző még nem adott be tervet. Elküldött státusz esetén a terv már be lett nyújtva. A terv benyújtásáról a tervezési ügyintéző E-mailben tájékoztatást kap. Amikor a tervezési ügyintéző jóváhagyja az adott tervet, a terv Jóváhagyott állapotba kerül. Az Újratervezési szakaszban módosíthatók a már jóváhagyott tervek, és ekkor a tervről egy másolat készül: az eredeti jóváhagyott terv státusza Módosítotttá válik, míg az új, módosítható tervé Beadhatóvá. A tervkészítés Folyamatban státuszában a terv újból módosíthatóvá válik. A Kiválaszt gombra kattintva a terv összeállítható, mégpedig az Új program adatai blokk többszöri kitöltésével. Itt megadható a tervben rögzítendő program típusa (Minősített / Egyéb / Vizsga). Minősített program esetén a programot a programhierarchiából kell legördülő menüből kiválasztani, egyéb program esetén pedig szabad szövegesen kitölthető a program neve. Vizsga esetén a vizsga típusa szintén legördülő menüből választható. Ezután meg kell adni egy negyedévet, valamint a saját és helyi szervek létszámadatait (hivatalvezető, jegyző, vezető, ügyintéző I, ügyintéző II és ügykezelő) és a program elvégzéséhez felhasznált forrásaikat (célelőirányzat, munkáltatói forrás, dolgozói forrás és uniós forrás). A Mentés gomb megnyomására a program bekerül a tervbe, ahonnan a Törlés gombbal kitörölhető, a Szerkesztés gombbal pedig módosítható. A programokat felsoroló táblázat legalsó sorában a létszám és az előbb említett négyféle forrás összesítve is látható. Miután a személyügyi ügyintéző minden programot rögzített, a terv felett található Mentés gombbal a terv elmenthető, és ezáltal a tervezési ügyintéző számára láthatóvá is válik. A tervek a jóváhagyási folyamat lezárultáig nem módosíthatók, utána azonban igen. 4.4.3

Éves beszámoló küldése (személyügyi ügyintéző)

Év végén a személyügyi ügyintéző beszámol arról, hogy az éves terv milyen mértékben valósult meg. A tervben szereplő programokhoz ki kell töltenie egy terjedelmes űrlapot, amiben szerepelnek a megvalósulás részletei, valamint a programot elvégzők és tanúsítványt szerzők száma is, besorolás alapján nyolc kategóriára bontva. Amennyiben a programot a tervtől eltérően nem végezte el senki, abban az esetben egy módosított adattartalmú űrlapot kell kitölteni. Miután az ügyintéző minden adatot kitöltött, a tervezési ügyintéző egy összesített felületen meg tudja tekinteni a beszámolókat. A beszámoló elküldéséről E-mailben értesítést kap a tervezési ügyintéző. 4.4.4

Beszámolók megtekintése (tervezési ügyintéző)

A tervezési ügyintéző egy táblázatos formában látja a már lezárt tervkészítési folyamatokat, amiből valamelyiket kiválasztva összesített felületen meg tudja tekinteni a tervkészítő helyek beszámolóit. Ezt a tervet az Összesít gombbal a tervezési ügyintéző bármikor aktualizálhatja, ilyenkor a rendszer újra kiértékeli és összesíti az összes beadott tervet.

4.5 Tanfolyam/Konferencia

Ebben a funkciócsoportban a képzések létrehozása, meghirdetése és karbantartása tehető meg. A létrehozás előfeltétele, hogy az adott felhasználóhoz tartozó szervezőhely egyben képzésszervező is legyen. Az arra jogosult felhasználók az Adminisztráció menüben a Képzésszervezők menüpont alatt állíthatják be az egyes szervezőhelyek jogosultságait. (lásd 4.2.7.) 4.5.1

Képzés / Konferencia létrehozása (szervező, tanfolyamszervező)

Jogosultságtól függően létrehozható komplex, minősített és egyéb képzés, valamint esemény is.

A komplex képzések olyan képzések, melyek összefognak más képzéseket és vizsgákat. A komplex képzésnek nem lehetnek képzési moduljai, tehát nem tartalmazhatnak sem tantermi blokkot, sem eLearning képzést. Tehát egy komplex képzés néhány minősített vagy egyéb képzésből, illetve vizsgából áll (konferencia és másik komplex képzés nem lehet része komplex képzésnek). Amennyiben nem komplex képzést és nem konferenciát hozunk létre, meg kell adnunk, melyik komplex képzés alá csatoljuk a létrehozandó tanfolyamot. Amennyiben önállóan lesz a tanfolyam meghirdetve, a „Nem tartozik komplex képzéshez” opciót kell választani. A minősített képzések előre meghatározott témakörök és programok alá sorolhatók be. Létrehozáskor a képzéshez megadhatók az alábbi alapadatok: név, időtartam, jelentkezési határidő, részvételi díj (normál, akciós és BM alkalmazottaknak), minimális és maximális létszám, összóraszám, a kapcsolattartó adatai és a kötelező adatokat tároló regisztrációs űrlap. Ezen kívül megadható a tanfolyam-résztvevők számára biztosított szálláshelyek száma és azok ára is. Amennyiben van szálláshely rendelve a tanfolyamhoz, jelentkezéskor mindenki 3 opció közül választhat: nem kér szállást / kér szállást a tanfolyam teljes időtartamára, illetve kér szállást a tanfolyam egy részére (ilyenkor szabad szövegesen meg kell adnia a jelentkezőnek, hogy melyik időszakra kéri a szállást).

Feltölthetők különböző segédanyagok, ahol beállíthatjuk az egyes dokumentumok listában megjelenő nevét és publikáltság is. Ennek segítségével elérhetjük, hogy bizonyos információk csak a képzésre jelentkezés és a részvételi díj kifizetése után legyenek elérhetőek a jelentkezők számára. Megadhatók a kapcsolattartó adatai (név, telefonszám, e-mail cím). Lehetőség van eLearning kurzus hozzárendelésre is, melynél beállítandó annak elnevezése, időtartama, illetve az oktatók listája is felvihető. A képzéshez tartozhatnak előre meghatározott tantermi blokkok, melynek pontosítása is ezen a felületen történik. Az egyes blokkok szerkesztésekor az alapadatok kitöltésre kerülnek, de további információk megadására van szükség, úgy mint: blokk napja, időtartama, helyszíne, esetleges extra eszközigények és az oktatók névsora. Lehetőség van új, önálló blokkok felvitelére is. Ebben az esetben egy üres űrlapot kell kitöltenünk, így a blokk nevének megadása is a mi feladatunk.

Ezen a felületen állíthatjuk be az adott képzésre való jelentkezéshez kapcsolódó korlátozásokat is, úgymint:  Csak BM OKTF általi jelentkezés: Megadható, hogy egy adott munkáltatótól hány főnek tartanak fenn helyet az adott képzésnél, így a rendszer azokra a helyekre más munkáltatóhoz tartozó személyeknek nem engedélyezi a jelentkezést.  Csak munkáltató általi jelentkezés: Magánszemély nem jelentkezhet az adott képzésre, csak a munkáltatója jelentkeztetheti fel. (pl. Közigazgatási szakvizsga kötelező része)  Csak BM alkalmazottak jelentkezhetnek: Az adott képzésre csak olyan személyek jelentkezhetnek, akik BM alkalmazotti szerepkörrel rendelkeznek!  A jelentkezés jóváhagyáshoz kötött: Csak BM alkalmazottaknak meghirdetett képzés esetén a személyügyi vezetőnek, egyébként a képzésszervező hely vezetőjének kell jóváhagynia a jelentkezést.  Várólistára jelentkezés engedélyezése: Engedélyezhető, hogy a képzés betelte után legyen lehetőség várólistára jelentkezni. Ha egy hely felszabadul, akkor a rendszer automatikusan a várólista elején lévőt jelentkezteti fel a képzésre.

Megadhatók a képzéshez kapcsolódó tananyag linkek. Megtekinthető, hogy az egyes képzéshez kapcsolódó szerepekhez (oktató, tutor, jelentkező) milyen kérdőívek tartoznak, ha van ilyen hozzárendelés. Egyéb képzés esetén a létrehozás a fentiekhez hasonlóan történik, annyi eltéréssel, hogy nincsenek előre meghatározott tantermi blokkok. Esemény létrehozása is nagyon hasonló. Eltérés, hogy az alapadatok közt megadható az esemény neve, és kiválasztható egy információs oldal (ami tetszőleges tartalmú saját oldal lehet, és jelentkezéskor mindig megjelenik a jelentkezők számára). Nincsenek tantermi blokkok, helyette az esemény programja szerepel. Az esemény programjának főbb elemei a szekció, plenáris ülés és az étkezés. Ezek közt időbeli átfedés nem lehet. A szekciónál megadható a neve, program rövid leírása, napja, kezdő és záró időpontja. Étkezésnél ezen kívül megadható az étkezés ára is. Plenáris ülés esetén ugyanazokat azokat kell megadni, mint a szekciónál, plusz megadható levezető elnök, tolmács és helyszín is. A szekción belül megadhatók blokkok, amik párhuzamosak is lehetnek. A blokk adatai: név, program rövid leírása, szekcióvezető, tolmács, kezdés és befejezés időpontja valamint a helyszín. A blokkon és a plenáris ülésen belül lehetnek előadások. Az előadásnál megadható a kezdés és befejezés időpontja, az előadó, az intézmény, előadás címe, absztrakt, link az előadásra, és az előadás egy állományban fel is tölthető. Egy blokkon belül az előadások időben nem fedhetik át egymást.

A Mentés gombra kattintva a képzés rögzítésre kerül. Ezután az adatok módosíthatók, a képzés jóváhagyásra küldhető szervező részére, majd a pozitív elbírálás után meghirdetéssel lehet a jelentkezők részére is elérhetővé tenni. Ezen funkciók hajthatók végre az alábbi menüpontokban.

4.5.2

Képzés módosítása (szervező, tanfolyamszervező)

Az összes jóváhagyásra és meghirdetésre váró, illetve meghirdetett képzésnél lehetőség van módosításra. Ebben a menüpontban láthatjuk felsorolva ezen képzések alap adatait, a jelentkezők létszámát és az aktuális státuszát. Az aktuális képzés Kiválasztása után elvégezhetjük a módosításokat. A meghirdetettek esetében annyi korlátozással, hogy a képzés időtartama és a blokkok napja már nem változtatható, hisz ez nagyban érintené a jelentkezőket is. Illetve a már meghirdetett képzés módosítása esetén megadható, hogy a rendszer kiértesítse a már feljelentkezettek a változásokról. A képzés adatainak módosításakor E-mail értesítést is küldhetünk a már feljelentkezett felhasználóknak, melyben tájékoztatjuk őket a változásokról. Ehhez az adatlap alján lévő jelölőnégyzetet kell bejelölni. Az újonnan felvitt és a visszavont képzések törlésére is van lehetőség. Amint a képzést jóváhagyásra küldték a törlés nem engedélyezett. Törlés esetén a már feljelentkezett felhasználók E-mail értesítést kapnak a képzés megszűnéséről és a jelentkezésük törléséről. 4.5.3

Képzés meghirdetése (szervező, tanfolyamszervező)

Ez a felület ad lehetőséget arra, hogy az aktuális képzést jóváhagyásra küldjük, meghirdethessük, vagy a már meghirdetett képzést visszavonjuk. Az összes képzés látható, de itt nincs lehetőség az adatok módosítására.  Jóváhagyásra küldéskor a Vezető E-mailt kapnak, melyben felkérjük őket a képzés elbírálására.  Meghirdetéskor, amennyiben az éppen meghirdetettel azonos képzések bármelyikén várólistára vannak feljelentkezve, úgy azok a várólistás felhasználók tájékoztató E-mailt kapnak az új képzés adatairól.  Visszavonás esetén a már feljelentkezettek E-mail értesítés kapnak a képzés megszűnéséről és jelentkezésük törléséről. 4.5.4

Képzésszervezés (szervező, tanfolyamszervező)

Ezen menüpontban a már meghirdetett képzések listája és azok adatai látszódnak. Annak a munkáltatónak az ügyintézője és képzésszervezője, ahol a képzést szervezik, a Kiválaszt gombbal jelenítheti meg a képzés adatait. A kiválasztott képzés alatt találhatók a jelentkezettek listája, ahol beállíthatók az egyes személyekhez kapcsolódó információk (képzést befizette, sikeresen elvégezte, eredmények) és kinyomtathatók a dokumentumok. Illetve megadható, hogy az egyes tantermi blokkokon mely jelentkezők vettek részt. Ha másik szervezethez tartozik, mint aki létrehozta a képzést, akkor a Mutasd gombbal csak a képzés adatait jelenítheti meg, a jelentkezők nélkül. 4.5.5

Programregisztráció (tanfolyam rögzítő)

Programok regisztrálása a tanfolyam rögzítő szereppel lehetséges. Ez a Jelentkezés menü Programtulajdonosi regisztráció menüpontjában található űrlap kitöltésével tehető meg, jóváhagyás után. A menüpontba lépve a programtulajdonos látja az összes általa feltöltött programot, mindegyiknél megjelenítve annak státuszát, melyek a következők lehetnek:  Létrehozva  Jóváhagyásra küldve  Elbírálás alatt  Hiánypótlásra/módosításra visszaküldve  Elutasítva A programok részletes adatai a Kiválaszt gombbal tekinthetők meg. A második és a harmadik állapotban nem szerkeszthetők a feltöltött programok, az utolsó kettőnél igen (viszont ha elutasított programot küld vissza a programtulajdonos ismételt jóváhagyásra, akkor értelemszerűen az elbírálási díjat újra be kell fizetnie). Mindezek mellett Új program regisztrálása is lehetséges.

A programregisztráció aránylag sok adat megadását jelenti, ami már nem adható meg egy képernyőn kényelmesen, ezért a regisztrációs adatok kitöltése négy oldalra lett szétbontva:  Az első oldalon a programfelelős adatait kell megadni, valamint elolvasható a tanfolyam rögzítőre nézve kötelező nyilatkozat, amit ki is kell pipálni az érvényes programregisztrációhoz.  A második oldalon a program szöveges jellemzőit kell megadni (név, cél, célcsoport stb.).  A harmadik oldalon adható meg a képzés struktúrája (témák, résztémák, oktatók), a felhasznált irodalom, tananyagokra mutató linkek, valamint a program költségkalkulációja. Utóbbihoz mindenképp meg kell adni a második oldalon a program ajánlott hallgatói létszámát, összóraszámát és oktatási napjainak számát, mert ezek szükségesek a díjak kiszámításához. Amennyiben valamelyik nincsen megadva, figyelmeztetést kapunk, ugyanúgy, mint amikor magasabb díjértékeket adunk meg, mint a törvényben meghatározott maximális érték.  A negyedik oldalon a képzéshez kapcsolódó dokumentumok tölthetők fel, korlátlan számban. Minden dokumentumhoz megadható a típusa (Saját fejlesztésű tananyag, Résztvevői munkafüzet, Diasor, Elégedettségmérési dokumentum, E-learning tananyag vagy Egyéb), a megjelenítendő neve, valamint az, hogy publikus-e az adott dokumentum, vagy sem. A nem publikus dokumentumok csak az elbírálás során tekinthetők meg, a jegyzék megtekintésekor nem látszanak. Miután mindent kitöltöttünk, a Mentés gombra kattintva elküldjük a programot a tervezési ügyintézőhöz jóváhagyásra. A jóváhagyási kérelemről E-mail értesítést is küldünk a tervezési ügyintézőknek. 4.6 Vizsga (szervező, vizsga-jegyző)

Ebben a funkciócsoportban a vizsgák létrehozása és a vizsgabiztosok általi irányítása tehető meg.

4.6.1

Vizsgaszervezés (szervező)

Konkrét vizsga létrehozásához először meg kell adni, hogy melyik komplex képzéshez tartozik az adott vizsga. Amennyiben önálló vizsgáról van szó, a „nem tartozik komplex képzéshez” opciót kell választani a legördülő listából. Ezután mindkét esetben ugyanúgy kell a vizsgát létrehozni: ki kell választani a vizsga naptárat, majd azon belül a vizsgaidőszakot (lásd az ábrát). Ezek után a vizsga létrehozásához meg kell adni, hogy a vizsga melyik teremben lesz megtartva (csak az adott szervező hely termei vannak felsorolva a legördülő menüben), a vizsga fajtáját a pontos kezdési és befejezési időpontját, valamint a jelentkezési határidőt. Olvashatók az érintett szerepekhez tartozó kérdőívek. Megadhatók a jelentkezéshez kapcsolódó beállítások. Ezek után a Rögzítés gombra kattintva a vizsga elmentésre kerül. Ameddig nem jelentkezik rá senki, a vizsga törölhető, ilyenkor véglegesen eltűnik a listából. Ha már jelentkeztek a vizsgára, abban az esetben módosítható az időpontja (a napja nem), a terem, ahol a vizsgát tartják és a jelentkezési határidő. A jelentkezés beállításai is megváltoztathatók. Beállítható a módosítás során, hogy a rendszer minden érintettet kiértesítsen E-mailben a változásról, ez magában foglalja a vizsgázókat és a bizottsági tagokat egyaránt.

Új vizsga rögzítésekor, ha van a rendszerben olyan felhasználó, aki várólistán szerepel egy, az újonnan elmentettel megegyező vizsgán, akkor tájékoztató E-mailt kap, mely tartalmazza az új vizsga adatait. A létrehozott vizsgákhoz megadható a bizottsági tagok listája. Írásbeli vizsga esetén a bizottság a javító tanárból és pótjavítóból áll, szóbeli vizsga esetén pedig az elnökből, 2 tagból, és a póttagból. Ezeket a tagokat jóvá kell hagynia a vezetőnek (erről E-mailben automatikus tájékoztatást kapnak). A bizottság kiegészül a vizsga-jegyzővel, az ő személye azonban nem igényel jóváhagyást.

Amennyiben a bizottság összetétele valamilyen ok miatt nem felel meg a szervező helynek, lehetőség van a jóváhagyás leállítására és új bizottság összeállítására. Amennyiben a bizottság jóvá lett hagyva, de valamelyik tag

mégsem tud a vizsgán megjelenni, abban az esetben az ügyintéző jóváhagyás nélkül felcserélheti a bizottsági tagokat egymás között (hiszen ezt a bizottságot egyszer már jóváhagyták, nem szól semmilyen érv amellett, hogy az egymás között felcserélt tagokat ne hagynák újra jóvá). A vizsgabizottság jóváhagyásra küldésekor az érintett felhasználók E-mailben tájékoztatást kapnak, hogy egy adott vizsgához meg lettek jelölve, mint bizottsági tag, de még szerepük jóváhagyásra vár. Emellett az ügyintézőnek lehetősége van az ábrán látható dokumentumokat kinyomtatni az adott vizsgához, akár a vizsga lezárása után is. A megfelelő dokumentum kiválasztása után a Nyomtatás gombra kattintva a dokumentum új böngészőfülben nyílik meg, és ezáltal szerkeszthető, amennyiben szükséges, majd a böngésző nyomtatás funkciója segítségével nyomtatható is.

A vezetői vizsgák esetében kompetencia értékelés is történik. A fent látható felületen kell kiválasztani azokat a kompetenciákat kiválasztani, amit a vizsga alatt értékelni szeretnénk, illetve hozzá kell rendelni, hogy mely személyek, vizsgabiztosok értékeljék az egyes kompetencia csoportokat. 4.6.2

Vizsga indítása (vizsga-jegyző)

A létrehozott vizsga akkor teljes, ha ki van jelölve a vizsgabizottság és jóvá is van hagyva, valamint vizsga-jegyző is van rendelve hozzá. A vizsgabiztos feladata a vizsga teljes adminisztrációja, amit ebben a menüpontban tehet meg. Minden vizsga-jegyző csak azokat a vizsgákat látja, amihez ő van hozzárendelve, tehát ennek a menüpontnak a tartalma felhasználófüggő. A vizsga-jegyző a következő képernyőt látja írásbeli, illetve szóbeli vizsga esetén:

Az egyes vizsgatípusoknál különböző lépéseken keresztül lehet egy vizsgát lebonyolítani, lezárni. A Szakvizsgánál a tesztek írása a rendszeren keresztül (vagy igény esetén azon kívül) történik, valamint lehetőség van a kihúzott szóbeli tételek számának és szövegének rögzítésére, és a kapott minősítések megadására. Vezetővé képzés és mestervezető-képzés esetén az eredmény 3 részből tevődik össze: tréneri értékelés, teszt (és szóbeli rész. A szóbeli rész további 3 részből áll: egyéni, páros, csoportos. Az ezekhez a részekhez tartozó kompetenciákat minden beosztott értékelő értékelheti (nem kötelező mindet), és a tréner is hasonlóan (egy másik kompetencia-lista alapján) értékelheti a tanfolyam során megfigyelt résztvevői teljesítményeket. A végső, háromfokozatú eredmény a következőképpen adódik: a tréneri kompetencia-értékelésből adódik egy %-érték (ha minden kompetencia 1-es, akkor 0%, ha mind 6-os, akkor 100%). A tesztre hasonlóan számolható egy %-érték ugyanúgy, ahogy a szóbeli rész mind a három részére is, ezek átlaga adja a szóbeli százalékot. A végső százalékérték a tréneri, a teszt és az átlagolt szóbeli százalékértékek átlagaként adódik. Kiválót kap az a vizsgázó, akinek végső százalékértéke legalább 80, megfelelőt, akinek legalább 60 (és nem éri el a 80-at), ez alatt pedig nem megfelelt a vizsgázó minősítése. A rendszer az összes vizsga esetében egy előre meghatározott szabályrendszer szerint, automatikusan kiszámítja a megadott érdemjegyék átlagát, ami egyben megegyezik a vizsgázó adott vizsgán elért végleges érdemjegyével. Ezzel a rendszerrel biztosítva van, hogy minden vizsgázó egyszerre kezdi meg a vizsgázást, és senki nem dolgozhat tovább, mint amennyi idő a rendelkezésére áll. Emellett az sem probléma, ha bármilyen ok miatt a vizsga kezdése néhány percet csúszik, a vizsgabiztos ilyenkor is a kezében tartja az időkorlátokat.

A Vizsgafeltételek, pontszámok gombra kattintva megjelenik a vizsgázók listája (névvel, adószámmal a könnyű azonosítás érdekében), és a vizsgabiztos mindenkinek be tudja jelölni, hogy megjelent-e, befizette-e a vizsgadíjat (illetve hátralékát, ha volt), és a végzettségét igazoló oklevelet bemutatta-e. A rendszer csak akkor engedi a vizsga megkezdését mindenki számára, ha ezek az értékek mind be vannak jelölve. Amennyiben a vizsgázó fogyatékos vagy hátrányos helyzetű, és ezért díjkedvezményre jogosult, ennek ténye is rögzíthető, ám az ilyen esetek kezelése rendszeren kívül történik.

Miután minden pontszám bekerült a rendszerbe, a vizsgabiztos lezárja a vizsgát (a Vizsga lezárása gomb addig nem jelenik meg, amíg a kérdéssorok generálása meg nem történt). Ilyenkor, csakúgy, mint írásbeli vizsgák esetén, a vizsga eltűnik a vizsgabiztos listájáról.

4.6.3

Kompetencia értékelés (szervező)

Ebben a menüpontban jelennek meg azok a konkrét vizsgák, ahol az adott felhasználónak a vizsgázók megadott kompetenciáit kell értékelnie. Aki jogot kap rá, hogy saját maga rögzítse az általa meghatározott kompetenciaértékeket, itt teheti meg. A többi értékelő kompetenciaértékeit a vizsga-jegyző rögzíti az előző menüpontban.

4.6.4

Vizsga-eredmények (szervező)

4.7 Résztvevő (szervező, személyügyi ügyintéző)

Ebben a funkciócsoportban az ügyintéző tud különböző műveleteket elvégezni vizsgázók helyett, mégpedig a következőket: 4.7.1.

Jelentkező regisztrálása

4.7.4. 4.7.6. 4.7.7. 4.7.9. 4.7.10.

Képzésre jelentkeztetés Képzésről való lejelentkeztetés Vizsgára jelentkeztetés Vizsgajelentkezés módosítása Tanulmányi adatok

A regisztrálás (4.9.1) ugyanúgy történik, mint amikor egy jelentkező saját magát regisztrálja. A többi menüpont pedig teljes egészében megegyezik a Jelentkező funkciócsoport megfelelő menüpontjával, azzal a különbséggel, hogy ott a felhasználó a saját nevében hajtja végre a funkciókat, míg itt a funkció végrehajtása előtt ki kell választani azt a felhasználót, akinek a nevében el szeretnénk járni. A szűrés az ábrán látható adatok közül egynek vagy többnek a megadásával történik. A felhasználónévnek elég az első néhány karakterét megadni. Ezek után minden ugyanúgy történik, mintha a felhasználó saját maga hajtaná végre az egyes műveleteket. A fentieken kívül az ügyintézők további műveleteket is el tudnak indítani, amit egy egyszerű vizsgázó nem tehet meg, úgymint: 4.7.2. Felhasználói adatok lekérdezése (személyügyi ügyintéző) Az adott felhasználó szerepeihez tartozó adatlapokból lehet itt választani, majd felhasználóra szűrni. A találati listából választva a lekérdezési sablonnak megfelelő adatok kerülnek kilistázásra. Ezen a felületen indított minden egyes lekérdezés naplózásra kerül.

4.7.3. BM alkalmazotti szerep kiosztása (személyügyi ügyintéző) Itt azon jelentkezők listája látható, akik regisztráláskor a személyügyi ügyintézővel megegyező munkahelyet jelölték meg, és egyúttal BM alkalmazottnak állították be magukat. Az ügyintéző itt ellenőrizheti az adatokat és valós munkaviszony esetén jóváhagyhatja a beállításokat. Erre azért van szükség, mert a felhasználó által beállított adatok önmagában nem elegendők ahhoz, hogy a BM alkalmazottaknak fenntartott adatokhoz hozzáférhessenek. (pl. olyan vizsgára feljelentkezhessenek, amit BM alkalmazottak részére indítottak.) Amennyiben az ügyintéző úgy ítéli meg, hogy az adott felhasználó nem valós munkahelyet állított be, úgy lehetőség van a munkáltató teljes a felhasználó adatlapjáról. A felhasználó ezt követő első rendszerbe történő bejelentkezésekor figyelmeztetést kap, hogy állítsa be helyesen a munkahelyét. 4.7.5. 4.7.8.

Csoportos képzésre jelentkeztetés ( személyügyi ügyintéző) Csoportos vizsgára jelentkeztetés ( személyügyi ügyintéző)

Ezen menüpontokban az ügyintézők egy kiválasztott képzésre, vagy vizsgára egyszerre több felhasználó feljelentkeztetését végezhetik el. A felhasználókat munkahely, szerepkör és pályázat alapján is szűkítheti, majd az így kapott listából választhatja ki azon személyeket, akiket ténylegesen fel szeretne jelentkeztetni. Abban az esetben, ha egy felhasználónak hiányoznak azon adatai, amelyek egy képzésre, vagy vizsgára jelentkezés esetén szükségesek, úgy azon felhasználókra nem valósul meg a jelentkezés. Az, hogy mely jelentkezőkről van szó onnan látható, hogy a listában bepipálva maradnak a problémás felhasználók sorai, így lehetőség van az adatok pótlására, majd az újbóli jelentkeztetésre. Lehetőség van hiányos adatlappal rendelkező felhasználók jelentkeztetésére is, a lap alján található engedélyezés kiválasztásával. Ebben az esetben csak az olyan személyek nem kerülhetnek feljelentkeztetésre, akiknél nem teljesülnek a függőségi feltételek. (pl. nem mehet szóbeli vizsgára az, aki az írásbeli vizsgára még nem jelentkezett.)

4.7.11

Továbbképzési pontok (személyügyi ügyintéző)

Ebben a menüpontban láthatóak, hogy az adott felhasználó mennyi credit pontot szerzett az egyes tevékenység, továbbképzések elvégzésével. A kiválaszt gombra kattintva elérhetőek a kiválasztott felhasználó továbbképzési pontjai és azok részletezése.

A felületen keresztül a továbbképzési pontok szerkeszthetőek, törölhetőek illetve Új továbbképzési pont adható a listához. 4.7.12. Pénzügyi adatok (pénzügyes) Az egyes felhasználókhoz tartozó pénzügyi adatokat tekinthetjük itt át, illetve vezethetjük fel a befizetéseket. Időrendi sorrendben felsorolásra kerülnek, az egyes jogcímekhez tartozó pénzösszegek és azok státusza. A pénzügyes ezen a felületen keresztül ellenőrizheti és adminisztrálhatja az adatokat. Megadható a fizetendő összeg, a befizetett összeg és a befizetés időpontja is. Túlfizetés esetén a különbözet a táblázat alján jelenik meg, külön tételként. Az egyes tételekhez megjegyzés is fűzhető. Ezen a felületen keresztól számlarendelvény is nyomtatható egyszerre egy, vagy akár több tételt is megjelölve. Ha egy tétel már rákerült egy számlarendelvényre, akkor azt már másikra nem nyomtathatjuk ki. Ellenben a már meglévő számlarendelvényekről másolatot készíthetünk. 4.7.13. Csoportos E-mail küldés (személyügyi ügyintéző)

Ezen a felületen keresztül tetszőleges számú felhasználónak küldhetünk ki egyszerre e-mailben üzenetet. A „Címzettek hozzáadása” gombra kattintva bejön a felület, ahol kiválaszthatjuk azokat, akiknek a levelet szánjuk. Munkáltató, szerepkör és pályázat szerint listázhatjuk a rendszerben lévő felhasználókat, majd a listából a jelölőnégyzet bepipálásával választhatjuk ki a neveket. Ezt a hozzárendelést többször is megismételhetjük mindaddig, amíg az összes kívánt név a címzettek listájába kerül.

Megadható a levél tárgya és a törzse, továbbá tetszőleges számú dokumentum kapcsolható hozzá, melyek mellékletként kerülnek kiküldésre. Az „E-mail küldése” gombra kattintva, amennyiben bármelyik mező hiányos (pl. nincs címzett) úgy hibaüzenetet kapunk. Ellenkező esetben az E-mail kézbesítésre kerül az összes címzettnek. 4.7.14. Kérdőívek megtekintése (személyügyi ügyintéző) A rendszer lehetőséget biztosít kérdőívek készítésére. Ezt például vizsgák végén csináltathatunk a tanulókkal, így megtudva, milyennek találták az adott képzést. A rendszerben 5 fajta kérdéstípust lehet létrehozni. Mátrixkérdés Ebben a típusban mátrixszerűen építhetünk fel kérdéscsoportokat, melyben a felhasználónak előre definiálunk értékeket melyek közül a felhasználó választhat majd.

Metrikus kérdés Ennek a kérdéstípusnak az esetében a felhasználó egy értékhatáron belül értékeli az adott kérdést. Magyarán itt nem előre definiált kategóriák vannak, hanem csak értékhatárok, melyeken belül a felhasználó szabadon mozoghat.

Névleges kérdés Ez a kérdéstípus hasonlít a mátrix típushoz abban különböznek csupán, hogy itt egy kérdésre lehet az értékelést megtenni, míg a mátrix esetén több kérdés is mátrix elrendezésbe volt szervezhető.

Sorrendi kérdés Ez a kérdéstípus jellegét tekintve nem különbözik a névleges kérdés típustól. Míg az előző kérdéstípusnál szöveges jellegű értékelést gondoltak a fejlesztők, ennél számszerűen kell értékelni. Ugyanakkor a felhasználó szabadon használhatja tetszőleges mind a két típust. Talán ott lehet jelentősége a megkülönböztetésnek, hogy a kérdőív összeállításakor a listából látható, hogy szöveges vagy szám jellegű a kiértékelés. Esszé Ebben a típusban a felhasználó esszé formájában írhatja le a véleményét.

4.8 Jóváhagyás (vezető)

Ez a menüpont a vezetők jóváhagyási funkcióit tartalmazza. Minden menüpont után zárójelben szerepel, hogy az adott típusú jóváhagyásból hányról kell dönteni összesen. Minden jóváhagyás után az érintettek E-mailben értesítést kapnak a döntésről. 4.8.1

Vizsgabizottság vezetői jóváhagyása (vezető)

Miután az ügyintéző létrehozta a vizsgabizottságot, első lépésként a vezetőnek jóvá kell hagynia azt. Az ehhez tartozó képernyőn fel van sorolva az adott szervező hely összes olyan vizsgája, aminek a bizottsága jóváhagyásra vár. Egy vizsgát kiválasztva megjelenik a bal oldalon a vizsgázók listája a munkáltatókkal, a jobb oldalon pedig a bizottsági tagok, szintén feltüntetve a munkáltatót. Ha van összeférhetetlenség a vizsgázók és a bizottsági tagok között (tehát ha valamelyikük munkáltatói megegyeznek), akkor a vezető erről figyelmeztetést kap. Ennek alapján (indoklással) eldöntheti, hogy a bizottságot jóváhagyja-e vagy sem. Negatív elbírálás esetén a vezetők és ügyintézők kerülnek kiértesítésre. 4.8.2

Vizsgajelentkezés szervezői jóváhagyása (vezető)

Amennyiben a vizsgajelentkezés jóváhagyáshoz kötött, de maga a vizsga nincs lekorlátozva a BM alkalmazottakra, úgy a jóváhagyást a jelentkezőhöz tartozó szervezőhelynek kell elbírálnia. Mind elfogadás, mind elvetés esetén a vizsgázó E-mailben értesítést kap a döntésről, negatív válasz esetén az elvetés indoklásának feltüntetésével. 4.8.3

Vizsgajelentkezés munkáltatói jóváhagyása (személyügyi vezető)

Az előzőhöz hasonlóan a jóváhagyásra váró vizsgajelentkezések elbírálását végezhetik el az arra jogosultak. Annyi különbséggel, hogy az itt megjelenő jelentkezések mind olyan vizsgára történtek, amelyeknél a jelentkezés BM alkalmazottakra lett korlátozva. Ebben az esetben nem a szervező hely, hanem a munkáltató hagyja jóvá az adott jelentkezést.

4.8.4

Vizsgamódosítás jóváhagyása (vezető)

Amennyiben valamelyik vizsgázó másik vizsgaidőpontra jelentkezik a Vizsgamódosítás kérelmezése menüpontban, a vezetőnek döntenie kell a módosítás elfogadásáról, illetve elvetéséről. Az elvetés mellett szólhat például az, ha ezáltal a módosítás előtti vizsgaidőpontban 5 alá csökken a vizsgázók száma. Erre a menüpontra kattintva a vezető látja az összes még elbírálatlan vizsgamódosítási kérelmet egymás alatt. Itt fel van tüntetve a vizsgázó neve és adószáma, a régi és az új vizsga minden lényeges adata, továbbá, hogy mikor jelentkezett az eredeti, és mikor az új vizsgájára, végezetül a vizsgamódosítás díja is szerepel (ez 5 munkanapon belül történő módosítás esetén ingyenes, azon túl a vizsgadíj 10%-a). Amennyiben a vizsgamódosítást a vezető nem hagyja jóvá, értelemszerűen a vizsgamódosítás díját nem kell megfizetni. Mind elfogadás, mind elvetés esetén a vizsgázó E-mailben értesítést kap a döntésről, negatív válasz esetén az elvetés indoklásának feltüntetésével. 4.8.5

Képzés jóváhagyása (vezető)

A vezetők ezen az oldalon látják felsorolva az ügyintézők által rögzített, de még nem jóváhagyott képzéseket. A megfelelő képzést kiválasztva annak részletes adatai megjelennek. Ezek után a vezető dönt, hogy jóváhagyja, vagy elveti-e az adott képzést. Mindkét esetben az ügyintéző E-mailben értesítést kap a döntésről.

4.8.6

Mentesség jóváhagyása (vezető)

A vizsgázó, amikor beadja a jelentkezését kérhet mentességet. A mentességi kérelem a rendszeren kívül és a rendszeren belül párhuzamosan zajlik. Mindkét vizsgatárgyra (választható vagy kötelező) történő jelentkez(tet)éskor, kiválaszthatja a jelentkez(tet)ő, hogy a másikból mentesül. (Pl.: Ha választhatóból mentesül, akkor a kötelezőre jelentkezés esetén meg kell adni, hogy melyikből.) A szervező a papíron beadott mentességi kérelem elbírálása alapján jóváhagyja. A mentességről e-mailben kap értesítést a jelentkező.

4.8.7

Képzésjelentkezés szervezői jóváhagyása (vezető)

Amennyiben a képzésre jelentkezés jóváhagyáshoz kötött, de maga a képzés nincs lekorlátozva a BM alkalmazottakra, úgy a jóváhagyást a jelentkezőhöz tartozó szervezőhelynek kell elbírálnia. Mind elfogadás, mind elvetés esetén a vizsgázó E-mailben értesítést kap a döntésről, negatív válasz esetén az elvetés indoklásának feltüntetésével. 4.8.8

Képzésjelentkezés munkáltatói jóváhagyása (személyügyi vezető)

Az előzőhöz hasonlóan a jóváhagyásra váró vizsgajelentkezések elbírálását végezhetik el az arra jogosultak. Annyi különbséggel, hogy az itt megjelenő jelentkezések mind olyan vizsgára történtek, amelyeknél a jelentkezés BM alkalmazottakra lett korlátozva. Ebben az esetben nem a szervező hely, hanem a munkáltató hagyja jóvá az adott jelentkezést. 4.8.9

Képzésről való lejelentkezés jóváhagyása (vezető)

Amennyiben valamelyik jelentkező leiratkozik az egyik képzésről a Képzésről való lejelentkezés menüpontban a vezetőnek döntenie kell a leiratkozás elfogadásáról, illetve elvetéséről. Az elvetés mellett szólhat például az, ha ezáltal a képzésre jelentkezők száma a minimális létszám alá csökken. A menüpontra kattintva látható válik az összes még elbírálatlan képzésről való lejelentkezéshez kapcsolódó kérelem,

illetve az egyes kérelemhez tartozó fontosabb adatok (kérelmező neve, adóazonosító jele, képzés neve, helyszíne, időtartama és díja, illetve az a tény, hogy jelentkező befizette-e már a részvételi díjat). Ezen adatok ismeretében dönthet a kérelem jóváhagyásáról, vagy elvetéséről. A jelentkező mindkét esetben E-mailben értesítést kap a döntésről, negatív válasz esetén az elvetés indoklásának feltüntetésével. A többi vezető is E-mail értesítést kap, hogy a jóváhagyás feldolgozásra került, így nekik már nincs azzal dolguk. 4.9 Statisztika (monitoringos)

Az általános statisztikai és dokumentumgeneráló rendszer célja, hogy a RVV portál rendszer adatbázis rétegéből a rendszerben összeállított lekérdezések segítségével adatokat nyerhessünk ki, majd abból diagramok segítségével kimutatásokat állítsunk össze. A kimutatások mellett a rendszer lehetővé teszi dokumentum sablonok adatokkal történő feltöltését is, így az igényeknek megfelelő nyomtatványok állíthatóak elő. A rendszer 3 fő részből tevődik össze. Az adatok kinyerését az általános lekérdező rendszer teszi lehetővé. Erre épül a kimutatás valamint a dokumentum generátor. A továbbiakban ezen 3 rendszer kezelését ismertetjük. 4.9.1

Lekérdezések

Az általános lekérdező rendszer a RVV portál-ben rögzített adatbázis objektum hierarchia megadott részeiből képes adatok kinyerésére. Az adatbázis objektumok a J2EE specifikációnak megfelelő entitás bean-ek, melyek az adatok adatbázisbeli reprezentációján túl számított mezőket is tartalmaznak. Ennek köszönhetően az alkalmazás logika bizonyos adatokkal szorosan összefüggő részei is itt kaptak helyet. A lekérdező rendszer egyik nagy előnye éppen abban rejlik, hogy ezek a számított mezők az adatbázisban leképzett primitív mezőkhöz hasonlóan elérhetőek, és felhasználhatóak a lekérdezések összeállításában. A rendszer másik nagy előnye, hogy kihasználja azt a tényt, hogy az entitás bean-ek az adattartalmon túl az egyes objektumok közötti kapcsolatokat is rögzítik. Ennek köszönhetően a lekérdezés rendszer segítségével az adatbázis reprezentációnál sokkal magasabb logikai adatmodell szinten kezelhetjük az adatokat. A lekérdezés alapja mindig egy választott forrásobjektumból kiinduló teljes objektumhierarchia, mely az objektumok közötti kapcsolatok által áll elő. Ezt az objektum fát szűkítjük le, és választjuk ki a számunkra fontos adatokat tartalmazó leveleket. Az összeállított lekérdezés futtatásának eredménye minden esetben egy táblázat, melynek oszlopai a kiválasztott elemek, sorai pedig a szűrésnek megfelelő adatok. 4.9.1.1 Forrás objektumok

Egy lekérdezés létrehozásakor elsőként a lekérdezés alapjául szolgáló forrás objektumot kell kiválasztani. A forrás objektum az az entitás, amire a lekérdezés vonatkozik. Az egyes adatbázis objektumok adatbázis kapcsolataikon keresztül kétirányúan láncoltak, így tulajdonképpen a legtöbb forrás objektumból elérhető az összes többi is. Például ha a forrás objektum a Vizsgákat reprezentáló entitás, a vizsgarésztvevőkön keresztül elérhető a Felhasználók objektum, és fordítva, a Felhasználók objektumból kiindulva a felhasználó vizsga részvételein keresztül elérhető a Vizsga objektum. Tehát bármilyen forrás objektumon keresztül elérhető az azzal kapcsolatos bármely adattartalom, a forrásobjektum mindössze azt adja meg, hogy mi alapján listázzuk a fa megjelölt részeit. 4.9.1.2 Hivatkozási név

Az objektum fának bármely eleméhez címke rendelhető, ez a hivatkozási név. Ha egy elemhez hivatkozási név tartozik, az oszlopként megjelenik az eredmény táblában, az oszlop elemei pedig a fa adott eleméhez tartozó adatok. Ha például a felhasználók elem teljes név aleleméhez megadunk egy hivatkozási nevet, akkor az eredmény táblázatban ezen névvel megnevezett oszlopban a felhasználók teljes neve fog megjelenni. 4.9.1.3 Szűrőfeltétel

Az adatbázis objektum fa nem levél elemeihez szűrőfeltételek rendelhetők. Minden szűrőfeltétel 3 komponensből áll. Az első komponens egy adatbázis mező (csak adatbázisban reprezentált mezőkhöz rendelhető szűrőfeltétel, dinamikus mezőkhöz nem), a második egy operátor, ami kisebb, nagyobb, vagy egyenlő lehet, a harmadik paraméter pedig vagy egy fix érték, vagy egy változó. Ez utóbbi esetben a lekérdezés futtatásakor a rendszer bekéri a megadott változók konkrét értékét.

4.9.1.4 Alábontások

Az alábontások segítségével érhetjük el az adott objektum gyermek elemeit. A gyermek elemek lehetnek további adatbázis objektumok (alfák), illetve primitív mezők (levelek). Például a Vizsga objektum alá tartoznak a Vizsgarésztvevők, ami újabb adatbázis objektum (alfa), de alá tartozik a Vizsga azonosítója is, ami egyszerű szöveges adat (levél). Ha adatbázis objektumhoz rendelünk hivatkozási nevet, akkor az adott oszlopba az objektumhoz tartozó alapértelmezett mező értéke kerül (pl. Felhasználó esetén a felhasználó teljes neve). Az „Alábontás (azonos névvel)” gond segítségével úgy adhatunk hozzá alábontást, hogy hivatkozási névként bekerül az adott mező neve. Ez némileg egyszerűsíti a munkát, ha sok alábontást kell hozzáadnunk. 4.9.1.5 Aggregátor függvény Az aggregátor függvények csoportosított lekérdezések esetén jutnak szerephez. Csoportosított lekérdezés esetén a rendszer minden megcímkézett mező alapján csoportosít (bővebben a csoportosított mezőknél), kivéve az aggregátor függvénnyel rendező mezőket. Ezeknél a mezőknél az adott csoportba tartozó sorok adatait az aggregátor függvénynek megfelelően összegzi a rendszer. Ha például vizsga típusa szerint csoportosítunk, majd a vizsga pontszámát átlagoló aggregátor függvénnyel látjuk el, akkor az eredmény táblában minden vizsga típusnál az adott típusba tartozó vizsga pontszámainak átlaga kerül. 4.9.1.6 Egyszerű lekérdezések A lekérdezések alaptípusai az egyszerű lekérdezések. Ebben az esetben az eredmény táblázatba a hivatkozási névvel ellátott mezők kerülnek be, és nem használhatunk aggregált függvényeket. 4.9.1.7 Csoportosított lekérdezések Csoportosított lekérdezés esetén a rendszer minden hivatkozási névvel ellátott nem aggregált elem alapján csoportosít. Mivel a csoportosítás alkalmazás szinten (nem adatbázis szinten) történik, ezért dinamikus mezők alapján is csoportosíthatunk. Ugyanez vonatkozik az aggregált elemekre is. A csoportosított lekérdezések hátránya ezzel szemben, hogy viszonylag erőforrás igényesek, hiszen a rendszer minden elemet kiolvas az adatbázisból, majd alkalmazás szinten csoportosítja ezeket. 4.9.1.8 Átlagolt és megszámlált lekérdezések Amennyiben primitív (adatbázisban reprezentált, nem dinamikus) mezők alapján szeretnénk átlagot számolni, úgy célszerűbb az átlagolt lekérdezések használata. Ugyanezt persze megtehetjük csoportosított lekérdezés, és aggregátor függvény alkalmazásával is, ugyanakkor ahogyan azt már említettük, ez erőforrás igényes. Az átlagolt lekérdezések ezzel szemben adatbázis szinten végzik el az átlag számítását, így nagyságrendekkel gyorsabbak, és futásuk sebessége nem függ relevánsan a sorok számától. Az átlagolt lekérdezések hátránya ennek fényében tehát az, hogy csak primitív mezőkre alkalmazhatóak. Átlagolt lekérdezés esetén egyetlen – nem dinamikus – mezőt kell ellátnunk hivatkozási névvel, a rendszer ezen mező alapján fog átlagot számolni. Az átlagolt lekérdezés eredménye tehát egyetlen szám lesz. A megszámlált lekérdezés az átlagolt lekérdezéshez hasonlóan működik, de átlag helyett az eredmény tábla sorainak számát adja vissza. 4.9.2

Dokumentumok összeállítása

Az általános dokumentum generáló rendszer segítségével a feltöltött dokumentum sablonok tölthetőek fel a

kiválasztott lekérdezés által szolgáltatott adatokkal, így tulajdonképpen tetszőleges nyomtatvány előállítható. 4.9.2.1 Dokumentum sablonok A RVV portál rendszer jelenleg az RTF formátumú dokumentum sablonokat támogatja. Dokumentum sablont úgy hozhatunk létre, hogy a beillesztendő adatokat könyvjelzőkkel (bookmark) jelöljük meg. A dokumentum generálása során ezeket a bookmarkokat cseréli a rendszer a lekérdezés által szolgáltatott adatra. Új dokumentumot bármilyen RTF formátumot támogató szövegszerkesztő rendszerrel létrehozhatunk, amely támogatja könyvjelzők elhelyezését a szövegben. Az elkészült sablont az adminisztráció menü dokumentumok menüpontjában tölthetünk fel. 4.9.2.2 Dokumentumok összeállítása

A megfelelő dokumentum sablont kiválasztva (Mutasd) elsőként meg kell adnunk a dokumentum alapjául szolgáló lekérdezést.

A dokumentum előállítási folyamat során a rendszer lefuttatja a lekérdezést, majd az eredmény táblázat alapján tölti fel a megfelelő mezőket. A lekérdezések alatt találhatóak a dokumentum mező – lekérdezés mező összerendelések. A rendszer automatikusan kinyeri a dokumentumban rögzített mezőket (könyvjelzőket), ezekhez rendelhetjük hozzá a lekérdezés meghatározott mezőjét. Alapesetben a rendszer a lekérdezés első sora alapján tölti fel a sablont adatokkal.

A rendszer lehetőséget ad arra is, hogy a dokumentum bizonyos részeit ismételjük. Ilyen esetben az ismételhető rész egy táblázat egy sora. Hogy melyik sort kell ismételni, azt a csoportosító mező segítségével adhatjuk meg. Ha egy mező mellé kiválasztunk egy csoportosító mezőt, akkor a csoportosító mezőt tartalmazó sort a rendszer annyiszor megismétli, és beszúrja a dokumentumba, ahány sor a lekérdezés eredmény táblázatában van, és az adott táblázat sor alapján azokat a mezőket tölti ki, ahol a csoportosítás meg van adva. Így épül fel például az ajtólista dokumentum, ahol a Hallgato_neve bookmarkot tartalmazó táblázat sort ismétli meg a rendszer, és minden sorba beszúrja hallgató nevét.

4.9.2.3 Beillesztési pontok Az elkészült dokumentumokhoz lehetőség van beillesztési pont megadására. A beillesztési pont segítségével a RVV portál rendszer megfelelő helyeire illeszthető be az adott dokumentum sablon. Így például dokumentumokat rendelhetünk a vizsgákhoz, vizsga időszakokhoz, stb. Ha a dokumentumhoz nem adunk meg beillesztési pontot, akkor azt csak a dokumentumok mezőből lehet nyomtatni. Ha egy dokumentumot beillesztési pont kiválasztásával a rendszer egy részéhez rendelünk, akkor követelmény, hogy a dokumentum alá rendelt lekérdezés rendelkezzen egy ID = változó típusú szűrőfeltétellel. Ez ezért fontos, mivel az így beillesztett dokumentumok valamilyen entitásra (vizsga, jelentkező, stb.) vonatkoznak, és a vonatkozó entitást az ID szűrésen keresztül kapja meg a dokumentum generáló rendszer. 4.9.3

Kimutatások összeállítása

A statisztika modul fő feladata a jelentések generálása. Jelentések összeállítására a „Kimutatások összeállítása” menüpontban nyílik lehetőség. Egy jelentés tulajdonképpen kimutatások összessége. Egy jelentés létrehozásakor elsőként meg kell adnunk a jelentés nevét, majd azt, hogy a jelentés nyomtatott formájában álló, vagy fekvő helyzetben legyenek az egyes lapok. Ezután megadhatók az ütemezett küldés adatai.

A Mutasd gombra kattintva láthatjuk a kimutatások listáját. A kimutatások lehetnek tisztán szöveges jellegűek, diagrammok, vagy táblázatok. Minden egyes kimutatás esetén meg kell adnunk a kimutatás nevét, a sorszámát (a lapon milyen sorrendben jelenjenek meg), valamint hogy legyen-e sortörés az adott kimutatás után.

A kimutatás típusától függően más-más módon kell beállítanunk a megjelenést. 4.9.3.1 Szöveges kimutatások Szöveges kimutatások esetén elsőként meg kell határoznunk a felhasznált lekérdezéseket. Később ezen lekérdezések mezőiből tölthetjük majd fel a kimutatások vonatkozó mezőit a dokumentumsablonokhoz hasonlóan. A lekérdezések megválasztása után létre kell hozni a szöveg sablont, amire egy egyszerű szöveges mező szolgál. Ebben változókat helyezhetünk el $$ formában.

A rendszer ezeket a változókat nyeri ki a „Mezőlista frissítése” gomb megnyomását követően. Ezekhez rendelhetjük hozzá a lekérdezések megfelelő mezőit.

4.9.3.2 Grafikonok A szöveges lekérdezéseken túl lehetőség van grafikon beillesztésére is. Jelenleg 3 grafikon típust támogat a rendszer: torta, vonal, hasáb. A grafikonok adattartalommal történőfeltöltése a szöveges mezőkéhez hasonló, azzal a különbséggel, hogy itt 2 fix változóhoz kell értékeket rendelnünk. A „columnKey” változó adja meg a grafikon egyes feliratait, a „columnValue” pedig az adott rész méretét adja meg. 4.9.3.3 Táblázat A táblázat hozzáadása a grafikonhoz és a szöveges mezőhöz hasonlóan történik, azzal a különbséggel, hogy itt az egyes oszlopokat meg kell adnunk, és ehhez kell megadnunk az adott lekérdezés mezőket. 4.9.4

Kimutatásgyűjtő

Ebben a menüpontban megjelennek a legenerált kimutatások, és jelentések letölthetők és megtekinthetők. 4.10

Jelentkezés funkciócsoport

4.10.1 Képzésre jelentkezés (Jelentkező) A jelentkezés történhet a rendszeren kívül (papíron), rendszerben is. A papíron történt jelentkezéseket a szervező rögzíti a rendszerben. A munkáltató kötelezése alapján vagy önkéntesen lehet jelentkezni. Az RSZB Titkársága a jelentkezéseket regisztrálja és a felkészítés előtt legalább kettő héttel a jelölteket értesíti. Az RSZB Titkársága az első vizsgatárgy vizsgájának időpontja előtt harminc nappal tájékoztatja a jelöltet a vizsgával kapcsolatos tudnivalókról, a vizsga napjáról, kezdési időpontjáról és helyéről. – Ezt a szervezőnek kell figyelnie, ahogy meghirdetik a vizsgát, azonnal megjelenik a rendszerben. Ebben a menüpontba lépve a képernyő tetején látja az összes képzést, amire már jelentkezett, az alján pedig az összes olyat, aminek még nem járt le a jelentkezési határideje (lásd az ábrát), ezekre tud még jelentkezni. A képzések listája szűrhető program témakör, szervező hely, időszak, program azonosító, a képzés nevének részlete szerint, vagy aszerint, hogy tartalmaz-e E-Learning tananyagot.

A képzéseknek általában van tantermi része, aminek a részleteit (téma, helyszín, időpont, oktató) a Részletek gombra kattintva tekintheti meg. A képzésekhez tartozhatnak dokumentációk, melyekből tájékozódhat a részletekről. Ezeknek a dokumentumoknak egy része csak a képzés díjának kifizetése után válik láthatóvá. Hasonlóan, ha a képzésnek van E-learning része, akkor a befizetés regisztrálása után hozzáférhetővé válik a tananyag a Képzés indítása gombra kattintva. Ha a képzés ingyenes, akkor értelemszerűen mind a dokumentumok, mind az E-learning tananyagok rögtön megtekinthetőek. Képzésre jelentkezni a megfelelő képzés Jelentkezés gombjára kattintva lehet. Ekkor a rendszer automatikusan küld egy E-mailt a jelentkezőnek, mely a képzés adatait tartalmazza. (Időpont, helyszín, költség) Ezután a képzés díját átutalással vagy csekken be kell fizetnie, amit az ügyintéző a rendszerbe beregisztrál, ezáltal elérhetővé válnak a fentebb írt információk. Képzésre ügyintéző is jelentkeztethet felhasználókat. Ebben az esetben is automatikus E-mailek mennek a felhasználókhoz, az előzővel megegyező tartalommal, de külön figyelmeztetve arra, hogy a jelentkezést más végezte el. Egyes képzéseknél lehetőség van várólistára is jelentkezni. Ez azt jelenti, hogy ha a szabad férőhelyek betelnek, akkor a további felhasználók jelentkezési sorrendben egy várólistára kerülnek. Ha az aktív jelentkezők közül valaki le- vagy átjelentkezik a képzésről, akkor a rendszer automatikusan átvezeti a várólistán lévő első személyt az aktív jelentkezők közé. Egyúttal E-mailben is tájékoztatjuk a felhasználót, hogy jelentkezése aktiválódott. Ha minősített programból létrehozott képzés várólistáján szerepelnek felhasználók, akkor E-mail értesítést kapnak abban az esetben, ha ugyanabból a programból egy új képzést indítanak. A levél tartalmazza a létrehozott képzés adatait, helyszínét, időpontját, ezáltal felkínálva a lehetőséget, hogy a várólistán lévő személy átjelentkezzen az új képzésre. Egyes képzéseknél előfordulhat, hogy a jelentkezés szervezői vagy munkáltatói jóváhagyáshoz kötött. Ebben az esetben a jelentkezés elküldése után a megfelelő személy jóváhagyására van szükség, hogy a jelentkezés véglegesítésre kerüljön. Amennyiben a képzés csak BM alkalmazottaknak került meghirdetésre, úgy az elbírálást a munkáltató végzi. Minden más esetben a szervezőhely ügyvezetői bírálják el a jelentkezést. A jóváhagyásról és elvetésről is E-mailben informáljuk a jelentkezőt. Negatív elbírálás esetén az elvetés indoklását is tartalmazza a levél.

4.10.2 Képzésről való lejelentkezés (Jelentkező) Itt találhatja az összes olyan képzésnek a listáját, amire fel van jelentkezve és még van lehetőség leiratkozni (erre abban az esetben kerülhet sor, ha a lejelentkezés a jelentkezési határidő előtt, vagy a képzés indulása előtt 2 nappal történik). A képzéseknek igen széles skálája van, ezért ezeknél nem biztosított az átjelentkezés, csak lejelentkezni tud az adott képzésről, ezek után pedig jelentkezhet egy másikra. A lejelentkezési igényéről E-mail értesítést kapnak az adott képzésszervező hely ügyintézői, akiknek a jóváhagyására van szükség a végleges leiratkozáshoz. A döntésről E-mail értesítést kap, melyben elutasítás esetén az indoklást is elolvashatja. Amennyiben a lejelentkezéssel felszabadult helyre automatikusan felkerül egy addig várólistán lévő jelentkező, úgy ő is kap egy értesítő E-mailt, melyben tájékoztatjuk, hogy a jelentkezése véglegesítésre került.

4.10.3 Vizsgára jelentkezés (Jelentkező) Ebben a menüpontban fel van sorolva az összes vizsga, amire jelentkezhet, pontos helyszínnel, időponttal, a jelentkezők pillanatnyi és maximális számával, valamint a jelentkezési határidővel. Amennyiben a lista túl hosszú lenne, a különböző szűrési feltételek segítségével csökkentheti a hosszát. Szűrni lehet régió, szervező hely, időintervallum, a vizsga típusa szerint, vizsgafajta (írásbeli, szóbeli) valamint pályázat szerint. Be lehet állítani, hogy a betelt vizsgák megjelenjenek-e vagy sem. A vizsga típusa lehet:  Rendészeti szakvizsga (Kötelező).  Rendészeti vezetővé képző vizsga.  Rendészeti mestervezetőképzés vizsga.

Amennyiben még nem BM alkalmazott, egyik vizsgát sem végezheti el. A Kiválaszt gombra kattintva a kiválasztott vizsga összes fontos adata egy új ablakban jelenik meg.

Amennyiben minden adatot megfelelőnek talál, kattintson a Jelentkezés gombra, ellenkező esetben a Mégsem gombbal visszavonhatja jelentkezését. Mivel a rendszer a regisztráció során mindössze néhány alapadatát kell a felhasználóknak megadniuk, ezért a jelentkezéskor előfordulhat, hogy a képernyőn megjelenik egy kibővített regisztrációs űrlap, és néhány, eddig ki nem töltött adat kötelezőként meg van rajta jelölve (pl. adóazonosító jel). Ebben az esetben a vizsgára jelentkezésnek követelménye, hogy ezeket az adatokat a felhasználó kitöltse, majd a Mentés gombra kattintva a jelentkezés a szokásos módon elvégezhető. Bizonyos vizsgáknak vannak előfeltételei, ezek általában a vizsgához tartozó képzések. Ilyenkor addig nem tud a felhasználó az adott vizsgára jelentkezni. ameddig a hozzá tartozó képzésre nem teszi ezt meg. A felhasználót E-mailben informáljuk a vizsga összes fontos adatáról és a jelentkezés aktuális státuszáról. A státusz attól függ, hogy a jelentkezés az alábbiak közül hogyan történt meg:

   

Jelentkezés, korlátozások nélkül. Jelentkezés munkáltatói jóváhagyáshoz kötött. Csak várólistára jelentkezhet. Csak várólistára jelentkezhet, de emellett a jelentkezés jóváhagyáshoz is kötött.

A jelentkezést maga a felhasználó és ügyintéző is kezdeményezheti. Ha egy új vizsgát hirdetnek meg, akkor E-mail értesítést kapnak azon felhasználók, akik ugyanolyan típusú vizsga várólistáján szerepelnek, mint az új vizsga típusa. A levél tartalmazza a létrehozott vizsga adatait, helyszínét, időpontját, ezáltal felkínálva a lehetőséget, hogy a várólistán lévő személy átjelentkezzen az új vizsgára. Amennyiben a vizsgázó munkáltatója megegyezik valamelyik bizottsági tag munkáltatójával, a rendszer automatikus E-mail üzenet küld a Közig. ügyintézőnek, melyben jelezzük felé az összeférhetetlenség tényét. 4.10.4 Halasztás (Jelentkező) A Halasztás menüpontban kiválaszthat egy olyan vizsgát, amire már jelentkezett, és átjelentkezhet helyette egy másikra (valamint lehetősége van a lejelentkezésre is). A jelentkezéstől számított 5 munkanapon belül ez módosításnak, azon túl halasztásnak minősül (ami díjköteles). Az átjelentkezés egyik esetben sem automatikus – a vezetők döntenek arról, hogy jóváhagyják-e. Amennyiben nem, úgy a régi vizsgajelentkezése marad érvényben. A jóváhagyás időtartama alatt a Tanulmányi adataimban mindkét vizsgája meg fog jelenni, a régi Törlés alatt, az új pedig Jóváhagyásra vár jelzéssel. Ezen menüpontban lehetőség van vizsgáról lejelentkezni is. Abban az esetben, ha a vizsgán van várólistán lévő jelentkező, akkor a jelentkezése automatikusan véglegesítésre kerül, és erről E-mailben is tájékoztatjuk. 4.10.5 Vizsga indítása (Jelentkező) Ez a menüpont az írásbeli vizsga tesztrészének, valamint esszé-részének elindítására szolgál. Amikor a vizsgabiztos aktiválja a tesztet, ebben a menüpontban megjelenik egy Teszt indítása link, amire rákattintva a vizsgázó kitöltheti a tesztet. A gombra kattintva rögtön a tesztkérdésekhez kerül, és 60 perce van a válaszolásra. A rendszerben kitölthető teszteken maximálisan 100 pont érhető el, és körülbelül 60 kérdést tartalmaznak. A tesztkérdések maximális pontértéke változó, 1-től 4 pontig terjed, és a rendszer sorsolja nemcsak magukat a kérdéseket, hanem azt is, hogy hány pontos kérdésből mennyi szerepeljen a tesztben (emiatt nem mindig azonos a kérdések száma). A kérdésekre nem feltétlenül egész pontszámokat kapunk, hanem tized- és századpontok is lehetségesek. Többféle kérdéstípus lehetséges, ezek a következők: 



Egyszeres választás. Ennél a kérdéstípusnál pontosan egy helyes válasz van, ami a kérdés előtti kerek rádiógombra kattintással választható ki. Példa:

Többszörös választás. Itt a lehetséges válaszok közül több jó válasz is lehetséges (ezek a négyzetekre kattintva választhatók). Fontos, hogy nem csak a helyesen kiválasztott válaszokra jár pont, hanem a helyesen ki nem választottakra is (tehát ha 5 lehetőségből 3 helyes válasz van, és abból 2-t választunk ki, akkor a pontok 80%-

át kapjuk meg). Példa:



Választás legördülő menüből (mondatkiegészítés). Ennél a kérdéstípusnál a hiányos mondatot kell teljessé tenni a Válasszon feliratú legördülő listák megfelelő elemeinek kiválasztásával. A válaszok kiértékelése külön-külön történik, így részpontszámok is kaphatók. Példa:



Sorba rendezés. Itt a megadott elemeket kell sorba rendezni a megadott szempont alapján. A rendezés úgy történik, hogy megfogjuk valamelyik elemet, és az egérgombot lenyomva tartva áthúzzuk két másik elem közé, majd az egérgombot elengedjük (fogd és vidd – angolul drag & drop – módszer). Sajnos az Internet Explorer nem kezeli megfelelően ezt a kérdéstípust, így amennyiben ezt a böngészőt használja, kattintson a jobb felső sarokban látható JS feliratú gombra, és ezután a mezők előtt megjelenő szövegbeviteli mezőkbe kézzel beírhatja azok sorszámát. Más böngészőknél ilyen probléma nincs. Példa:



Párosítás. A párosításos kérdéseknél a bal oldalon látható elemekhez kell hozzárendelni a jobb oldalon található párjukat. Ez szintén fogd és vidd módszerrel történik: megfogunk egy jobb oldalon található elemet, és az egérgomb lenyomva tartása mellett ráhúzzuk a bal oldali párjára. Ilyenkor a jobb oldali elem közvetlenül a bal oldali mellé kerül. Fontos tudni, hogy nem elég a párosítás során a jobb oldali elemet a bal oldali mellé húzni, mint ahogyan néhányan el szokták rontani az első alkalommal, mindenképp egymásra kell mozgatni a két elemet. Ez a kérdéstípus sem működik megfelelően Internet Explorer alatt, így ha ezt a böngészőt használja, nyomja meg a jobb felső sarokban található JS feliratú gombot, és ezután a párosítás a megfelelő sorszámok beírásával megtehető. Példa:

Hasonló módon, ha a vizsgabiztos aktiválja az esszét, akkor az Esszé indítása gombra kattintva megjelenik a vizsgázó számára két esszékérdés, amiből az egyiket kiválasztva feltöltheti arra a kérdésre az Openoffice- (vagy Microsoft Word) dokumentum formátumban megírt részletes válaszát. A dokumentum feltöltésével az írásbeli vizsga befejeződik, és a javító tanárnak 3 munkanapja van, hogy a feltöltött dolgozatokat értékelje. Az eredményekről a vizsgázók E-mailben kapnak értesítést. 4.10.6 Tanulmányi adataim (Jelentkező) Jelentkezés után a képzései és vizsgái pillanatnyi állapotát ebben a menüpontban követheti figyelemmel. Itt bármikor megnézheti a képzései, vizsgái időpontját, a már elvégzett képzések, vizsgák eredményét, kreditszámát, valamint a kapcsolódó pénzügyi adatokat is nyomon követheti.

4.10.7 Konferenciára jelentkezés Ebben a menüpontba lépve látja az összes az összes olyan eseményt, aminek még nem járt le a jelentkezési határideje (lásd az ábrát), ezekre tud még jelentkezni. Az események listája szűrhető a szervező hely, időszak és az esemény nevének részlete szerint. Az események szekciókból, plenáris ülésekből és étkezésekből állhatnak. Jelentkezéskor a felhasználónak be kell jelölnie, hogy az esemény mely részein kíván részt venni (a szekciókon belül legfeljebb egy blokk választható). Azok az események, melyekre a felhasználó már feljelentkezett, a képernyő tetején jelennek meg táblázatos formában. Itt a jelentkezési beállítások módosíthatók utólag is (a jelentkezési határidőig), valamint le is lehet jelentkezni az eseményről, a megfelelő esemény Részletek gombjára kattintva.

Nagyjából ennyit elegendő is tudnia ahhoz, hogy a rendszert felhasználóként használni tudja.