Risicoprofiel en –management Systematiek Macintosh Retail Group hanteert een risicobeheersingsmethode gebaseerd op het COSO Enterprise Risk Management-model. Dit systeem benadert alle ondernemingsrisico’s, waaronder financiële risico’s, in onderlinge samenhang, waardoor Macintosh Retail Group in staat is om in een vroeg stadium situaties te identificeren, te beheersen en te controleren. Het risicomanagement is geïntegreerd in de normale bedrijfsprocessen zodat iedere groepsmaatschappij zich maximaal bewust is van de noodzaak van naleving van de ingestelde procedures en risicomanagement wordt ervaren als vanzelfsprekend en niet als iets dat wordt opgelegd van bovenaf. Een risicobeheersingsmechanisme met betrekking tot complianceaspecten is ingevoerd om te waarborgen dat wet- en regelgeving wordt nageleefd. De risico’s die verbonden zijn aan de besluitvorming en feitelijke handelingen van de groepsmaatschappijen liggen daardoor op een aanvaardbaar niveau. De aanbevelingen van de externe accountant worden opgenomen en opgevolgd in het jaarlijks vastgestelde verbeterprogramma.
Voornaamste risico’s Strategische- en marktrisico’s Anticiperen op klantgedrag Macintosh Retail Group is actief in de non-food detailhandel. Deze is onderhevig aan veranderingen in de wensen en voorkeuren van consumenten. Ook de concurrentieverhoudingen kunnen wijzigingen door nieuwe toetreders of consolidatie in de sector. Tijdig en adequaat anticiperen en reageren op deze veranderingen is cruciaal voor Macintosh Retail Group, niet alleen om risico’s te beheersen maar ook om concurrentievoordeel te realiseren. Om goed te kunnen inspelen op (veranderende) behoeften van consumenten gebruikt Macintosh Retail Group de volgende instrumenten en procedures:
Permanente monitoring van consumentengedrag en ontwikkelingen bij concurrenten.
Het ontwikkelen en verfijnen van managementinformatiesystemen om trends vroegtijdig te kunnen signaleren en opvolgen.
Jaarlijkse strategienota per groepsmaatschappij met een operationeel en financieel plan voor de komende drie jaar met aandacht voor ondermeer macro-economische ontwikkelingen, veranderingen in markten en distributiestructuren, ontwikkelingen bij concurrenten, productontwikkeling en innovatie.
Budget per groepsmaatschappij voor het komende jaar op basis van de strategienota en vastgestelde rendementsnormen. Deze omvat verwachtingen, actieplannen en doelstellingen, ondermeer met betrekking tot resultaten, investeringen, (financiële) ratio’s en een informatieplan volgens Macintosh template voor groepsbrede waarborging van consistentie in
-1-
de uitvoering van onze strategie door middel van gestandaardiseerde projectbeschrijvingen en – motivaties. Strategienota’s en budgetten worden jaarlijks door de Raad van Bestuur besproken met de directies van de groepsmaatschappijen en, na aggregatie op centraal niveau, eveneens met de Raad van Commissarissen. De geaccordeerde strategienota’s en budgetten met de bijbehorende actieplannen vormen de richting voor de groepsmaatschappijen in het komende jaar. Dit betekent echter niet dat deze documenten een statisch karakter hebben, maar dat er tussentijds van kan worden afgeweken als omstandigheden daar aanleiding toe geven. Conjunctuurafhankelijkheid De sectoren waarin Macintosh Retail Group opereert zijn conjunctuurgevoelig. In periodes waarin het minder gaat met de economie dalen vaak de consumentenbestedingen. Macintosh Retail Group beperkt op verschillende manieren de gevoeligheid voor dit risico:
Keuze voor een beperkt aantal sectoren, waardoor sterke marktposities bereikt kunnen worden.
Keuze voor consumentenmarkten van grote omvang en met een relatief stabiele consumentenbehoefte, waarbij conjunctuurgevoelige nichemarkten dus worden vermeden.
Spreiding van activiteiten over verschillende West-Europese landen om de gevolgen van negatieve ontwikkelingen in één land te beperken.
Aanwezigheid per geografisch marktgebied van meerdere winkelformules met ieder een andere positionering, zodat Macintosh Retail Group veel klanten kan bedienen en marktinvloed heeft.
Verantwoorde mix tussen activiteiten met groeipotentieel (en een hoger risicoprofiel) en ondernemingen die een stabiele, substantiële bijdrage leveren aan de kasstroom. Het is desondanks evident dat zich in onzekere tijden vooral commerciële en markt gerelateerde risico’s kunnen voordoen waar Macintosh Retail Group slechts relatief beperkte invloed op kan uitoefenen. Leveranciersmanagement Afhankelijkheid van leveranciers brengt risico’s met zich mee wat betreft marge, kwaliteit, levertijd, logistieke kosten en vermogensbeslag. Macintosh Retail Group beperkt dit risico door een weloverwogen leveranciersmanagement. Bij de keuze van leveranciers wordt een zodanige balans gezocht dat geen afhankelijkheid ontstaat van één of een beperkt aantal leveranciers, maar de toeleveringsketen wel kan worden beheerst en maximaal gebruik kan worden gemaakt van de eigen inkoopkracht. Door goede afspraken met leveranciers kan de brutomarge worden verhoogd, ons concurrentievermogen worden versterkt en het vermogensbeslag worden verminderd terwijl tegelijkertijd de flexibiliteit richting consument wordt verhoogd. Bovendien wordt de toeleveringsketen door een goed leveranciersbeleid transparant gemaakt en kan deze worden gecontroleerd met betrekking tot verantwoord ondernemen. De belangrijkste kenmerken van ons leveranciersmanagement zijn:
Beperking van het aantal leveranciers en bundeling van inkoopvolumes.
Gezamenlijke productontwikkeling en afspraken over kwaliteit, exclusiviteit, levertijd en flexibiliteit.
Afspraken over betalingsvoorwaarden en voorraden.
Strategische allianties met een beperkt aantal geselecteerde (merken)leveranciers.
Verbeteringen en controles op het gebied van verantwoord ondernemen.
-2-
Acquisities Macintosh Retail Group wil onder meer groeien door acquisities. De beoordeling van bedrijven en de financiering en integratie van overgenomen bedrijven brengen risico’s met zich mee. Macintosh Retail Group beperkt deze risico’s door middel van criteria en vaste procedures. Een over te nemen bedrijf moet voldoen aan minimaal de volgende criteria:
Aanwezigheid in West-Europa of een andere volwassen markt in Europa.
Grote landelijke of regionale formule(s) in Living en/of Fashion.
Omzet van meer dan € 50 miljoen en voldoende in staat om structureel bij te dragen aan de kasstroom en winstgevendheid van Macintosh Retail Group. Overname van kleinere bedrijven allee ten behoeve van expansie bestaande winkelformules.
Voldoende managementcapaciteit.
Groeipotentie.
Mogelijkheid tot snelle inpassing op financieel, economisch en operationeel gebied in Macintosh Retail Group organisatie.
Het kunnen bereiken op afzienbare termijn van de gewenste mate van risiucobeheersing en inpassing in risicobeheersingsmechanismen.
Voor wat betreft een acquisitie als zodanig gelden de volgende uitgangspunten om risico’s zoveel mogelijk te minimaliseren:
Bekendheid met markt en / of land.
Acquisitie dient (inclusief financieringskosten) binnen 3 jaar een positieve bijdrage te leveren aan de nettowinst en mag slechts tijdelijk in een lagere ROCE resulteren dan de normen die Macintosh Retail Group nastreeft.
Zorgvuldig onderzoek naar mogelijke operationele, financiële, fiscale, juridische, sociale, economische en culturele implicaties en risico’s.
Contractuele afspraken over garanties en financiële schadevergoeding door verkoper bij niet naleving van afspraken met zekerstelling van schadevergoedingsaanspraken.
Verwerving van zeggenschap.
Verantwoorde financieringsmogelijkheid die een blijvend solide financiële positie van Macintosh Retail Group waarborgt.
Commerciële risico’s Controle op performance De commerciële prestaties van Macintosh Retail Group zijn afhankelijk van een groot aantal interne en externe factoren. Het goed monitoren en voor zover mogelijk sturen op deze factoren is essentieel om de risico’s op tegenvallende prestaties te beperken en het groei- en winstpotentieel van Macintosh Retail Group optimaal te benutten. Macintosh Retail Group monitort haar commerciële presaties met behulp van het zelf ontwikkelde stuurinformatiesysteem SMART. Dit managementinformatiesysteem meet de variabelen uit de marketingmix (product, prijs, plaats, promotie en personeel) op basis van groepsbrede definities en begrippen:
Ontwikkeling omzetdrivers, prijsverval en uiteindelijke brutomarge.
Omvang, actualiteit, kwaliteit en omloopsnelheid van voorraden.
-3-
Personeelsinzet.
Respons op reclame-uitingen in relatie tot de kosten.
Conversie (aantal transacties ten opzichte van aantal bezoeken in de winkels).
Ontwikkeling en opbouw van het gemiddeld transactiebedrag. De frequentie van de SMART-rapportages varieert van eenmaal per dag tot eenmaal per vier weken. Informatie is beschikbaar op zowel geaggregeerd niveau als detailniveau. De monitoring vindt plaats per activiteit op groepsmaatschappijniveau. De Raad van Bestuur wordt geïnformeerd via centrale rapportages, via de periodieke vergaderingen met de directies van de groepsmaatschappijen en via de maandelijkse resultaatbesprekingen. De resultaten van de diverse groepsmaatschappijen en winkels onderling worden centraal regelmatig met elkaar vergeken op basis van prestatie-indicatoren en periodiek klantenonderzoek. Informatiekwaliteit De kwaliteit van de financiële informatie is van invloed op het vermogen van Macintosh Retail Group om eventuele negatieve ontwikkelingen snel te kunnen identificeren en de commerciële strategie te kunnen optimaliseren. Macintosh Retail Group waarborgt en bevordert de kwaliteit van de financiële rapportage op verschillende manieren. De belangrijkste procedures zijn:
Wekelijkse rapportage van de groepsmaatschappijen over de gerealiseerde omzet, brutomarge, voorraden en liquiditeitsposities.
Maandelijkse winst- en verliesrekening, balans en toelichtingen, inclusief een analyse en een vergelijking met het voorgaande jaar en het budget, die inzicht geeft in de in de ontwikkeling van resultaten, investeringen en (financiële) ratio’s.
Maandelijkse bespreking van bovengenoemde uitkomsten, inclusief de gerapporteerde kengetallen ten aanzien van stuurvariabelen, door de Raad van Bestuur met de directie van de betreffende groepsmaatschappij, eventueel gevolgd door een bijstelling van actieplannen en budgetten. Per jaar vinden gemiddeld vijf à zes reguliere vergaderingen plaats van de Raad van Bestuur met elke groepsmaatschappij. Behalve over bovenstaande onderwerpen wordt ook gesproken over onderwerpen als formule-ontwikkeling, marketing en inkoop, personeel en organisatie en de ontwikkeling van gegevensverwerkende systemen. In mei en oktober wordt een forecast voor het lopende jaar gemaakt. Deze geeft aan in hoeverre bugettaire doelstellingen naar verwachting gerealiseerd zullen worden, onder meer op basis van veranderde omgevingsfactoren. Operationele risico’s Het belangrijkste operationele risico is het niet efficiënt of niet toereikend functioneren van bedrijfsprocessen en -systemen. De Concerndienst Administratieve Organisatie & Internal Audit (AO&IA) van Macintosh Retail Group toetst door middel van aanweigheid van evidence of risico’s voldoende zijn afgedekt. Referentiekader hierbij is het normenkader voor risicobeheersing (de Macintosh in Control lijst), waarvoor door het lokale management op kwartaalbasis een compliancy verklaring moet worden afgegeven. Met betrekking tot de operationele risicobeheersing worden onder meer als verplichte componenten verplicht gesteld:
Opzet en werking van de administratieve organisatie en gegevensverwerkende systemen en interne controlemaatregelen, controles en risicoanalyses.
Sluitende verantwoording van geld- en goederenstromen (inclusief inventarisaties).
-4-
Werking en beveiliging van ICT-systemen en logistieke systemen.
Adequaat ingericht continuiteitsmanagement De Raad van Bestuur wordt geïnformeerd over de uitkomsten van bovenstaande toetsing. De opzet van de administratieve organisatie en de interne controlemaatregelen wordt jaarlijks beoordeeld door de externe accountant in het kader van de jaarrekeningcontrole. Het lokale management, de Raad van Bestuur, de Audit Commissie en de Raad van Commissarissen worden hierover geïnformeerd. Verbeterpunten naar aanleiding van de interne en externe audit en aandachtspunten van Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen worden opgenomen in een taakstellend actieplan per groepsmaatschappij, dat jaarlijks wordt geactualiseerd en wordt geformaliseerd door de Raad van Bestuur met de directies van de groepsmaatschappijen in het bijzijn van de AO&IA.
Financiële risico’s Financierings- en vermogensmanagementrisico’s Financiering en vermogensmanagement vraagt specifieke expertise die niet bij alle onderdelen van de organisatie aanwezig is. Dit brengt risico’s met zich mee. Macintosh Retail Group beperkt deze risico’s door een centraal beleid. Macintosh Intragroup Services verzorgt de interne financiering en de uitvoering van het vermogensmanagement. De groepsmaatschappijen zijn zelf verantwoordelijk voor het werkkapitaalbeheer, waarbij de randvoorwaarden worden bepaald door plannen die door de Raad van Bestuur moeten zijn goedgekeurd. De financiering van het concern vindt gedeeltelijk plaats door middel van rentedragende schulden. Opvolging financiële ratio’s Macintosh Retail Group streeft naar een gezonde financiële positie, waarbij altijd vanuit de vrije kasstroom kan worden voldaan aan de betalingsverplichtingen. De financiering van het concern vindt plaats met eigen vermogen, rentedragende schulden en leverancierskrediet. Dit brengt diverse financiële risico’s met zich mee. Om de risico’s op aantasting van onze financiële positie te beperken en te kunnen blijven voldoen aan afspraken met banken over (gecommiteerde) kredietlijnen stuurt Macintosh Retail Group op diverse ratio’s. De belangrijkste zijn:
Rendement op het gemiddeld netto geïnvesteerd vermogen (ROCE) voor het totaal van de activiteiten.
Net Debt/EBITDA-ratio, ofwel de verhouding tussen de netto financiële schuld (Net Debt) en het bedrijfsresultaat plus afschrijvingen (EBITDA).
Interest Coverage-ratio, ofwel het aantal maal dat Macintosh Retail Group haar rentelasten uit het bedrijfsresultaat (EBIT) kan betalen.
Investeringsprojecten en formules worden beoordeeld op uiteindelijk rendement op het gemiddeld netto geïnvesteerd vermogen voor Macintosh Retail Group, zodat wordt voldaan aan de rendementseisen van verschaffers van vreemd en eigen vermogen en waarde voor aandeelhouders wordt toegevoegd;
Solvabiliteitsratio, ofwel de verhouding eigen vermogen en totaal vermogen. Kasstroomrisico’s die voortvloeien uit langlopende structurele verplichtingen met een variabele rente worden grotendeels afgedekt. De overige financiële risico’s, waaronder het valutarisico (kasstroom en waarderisico), het kredietrisico, het liquiditeitsrisico, het renterisico en pensioengerelateerde risico’s, en de beheersing daarvan worden besproken in de jaarrekening. De
-5-
bewaking van financiële risico’s en ratio’s vindt periodiek plaats door de Concerndienst Financiën & Economie.
Overige risico’s Uniforme en eenduidige verslaglegging De interne en externe verslaglegging van onze bedrijfsvoering brengt de risico’s met zich mee van een onjuist, onbetrouwbaar en/of onvolledig beeld van de bedrijfsvoering, de resultaten of de financiële positie van de onderneming. Ook bestaat het risico dat verslaglegging niet tijdig kan plaatsvinden. Macintosh Retail Group beperkt deze risico’s door uniformiteit en vaste controles in het verslagleggingsproces, met name door:
Centraal opgestelde en verplicht gestelde accounting-handleiding waarin de verantwoording van alle onderdelen van de balans en winst-en verliestrekening wordt beschreven.
Periodieke stroom van financiële gegevens binnen de groepsmaatschappij en naar de moedermaatschappij met analyse en controle daarvan.
Periodieke analyse van ontwikkelingen van iedere afzonderlijke balans- of resultatenpost, waardoor volledigheid en tijdigheid van deze posten kan worden beoordeeld.
Beoordeling van afwijkingen tussen realisatie en budgetten.
Doorlopende controle op juiste in- en verkoopprijzen in verband met margebeheersing en waardering van voorraden.
Registratie resultaten per winkel.
Controles op de hoogte van het werkkapitaal.
Controle op en analyse van voorraadverschillen.
Diefstal en fraude Macintosh Retail Group beschikt over een groot aantal medewerkers, winkels en bedrijfseigendommen, met name artikelen die voor verkoop zijn bedoeld. De aard van de onderneming brengt daardoor een relatief hoog risico op diefstal en fraude door medewerkers met zich mee. Criminele activiteiten kunnen individueel of in groepsverband plaatsvinden. Macintosh Retail Group heeft de volgende maatregelen om deze risico’s te beperken:
Procedures, procuratie- en autorisatiesystemen, scheiding van functies en een sluitende verantwoording van geld- en goederenstromen.
Wervings- en slectiebeleid.
Sociale controle, gestimuleerd door een klokkenluiderregeling (voor integrale versie zie website) waar iedere medewerker gebruik van kan maken.
Voorschriften, opgenomen in het Macintosh Managementhandboek, voor het zodanig inrichten van de organisatie dat diefstal en fraude zoveel mogelijk worden voorkomen.
Expliciet verbod voor medewerkers, opgenomen in de Code of Conduct, om eigendommen die aan Macintosh Retail Group toebehoren buiten de normale bedrijfsvoering te gebruiken voor eigen voordeel of het voordeel van derden. Macintosh Retail Group verzekert het frauderisico tot nu toe niet omdat de aanzienlijke premies die betaald zouden moeten worden niet in een goede verhouding staan tot de relatief beperkte dekking en de administratieve last in relatie tot de als beperkt ingeschatte risico’s.
-6-
Vastgoed Goede winkellocaties zijn van groot belang voor alle groepsmaatschappijen van Macintosh Retail Group in het kader van de voorgestane cross channel strategie. De exploitatie van winkels brengt risico’s met zich mee omdat langjarige verplichtingen worden aangegaan en omdat het rendement per locatie negatief beïnvloed kan worden door bijvoorbeeld planologische ontwikkelingen. In een non-food retailwereld waarin het belang van online verkopen toeneemt bestaat bovendien het risico dat de omzet van de fysieke winkels afneemt waardoor de winkelbijdrage van een winkel kan dalen of zelfs negatief kan worden. Macintosh Retail Group beperkt deze risico’s op verschillende manieren:
Alle ketens hebben voor de verwerving van locaties eigen vestigingscriteria en een zogenaamd witte vlekkenplan met locaties waarvoor goede rendementsverwachtingen gelden. Voor de ene keten bevinden deze locaties zich in het centrum van de stad, voor de andere in de periferie of in een winkelcentrum.
Macintosh Retail Group geeft de voorkeur aan huren of leasen (met een eventuele koopoptie) boven kopen, om de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te benutten en daarmee omzeten winstgroei te bevorderen.
Voor winkels worden zogenaamde stress tests gedaan om te beoordelen wat de invloed is van eventuele omzetdalingen op de winkelbijdrage en met deze uitkomsten wordt rekening gehouden bij de beoordeling van herlocatie, sluiting of herinrichting van een winkel.
Heronderhandeling van huurvoorwaarden (prijs en termijn) met verhuurders ook op momenten dat de huurovereenkomst dat nog niet toelaat.
Volwaardige real estate afdeling in het Verenigd Koninkrijk, waar specifieke kenmerken gelden voor huurovereenkomsten, huurtermijnen en huurprijzen als gevolg waarvan in deze markt specifieke eigen kennis noodzakelijk is, daar waar die in andere landen vooral wordt ingehuurd van externe partijen.
De verplichtingen uit huur- en operationele leasecontracten worden in de toelichting op de jaarrekening vermeld. De hieruit voortvloeiende rechten kunnen een waarde (sleutelgelden) vertegenwoordigen wanneer in een vraagmarkt voor goede locaties navenante prijzen betaald worden. Continuïteit en verzekeringen Macintosh Retail Group staat bloot aan risico’s dat de continuïteit van de bedrijfsvoering wordt onderbroken. Het risico- en veiligheidsbeleid van Macintosh Retail Group is gericht op beperking van deze risico’s door richtlijnen en voorzieningen voor continuïteitsmanagement en door verzekeringen tegen de best mogelijke voorwaarden en laagste kosten. Macintosh Retail Group hecht veel waarde aan continuïteitsmanagement. Bedrijven die goed voorbereid zijn op een calamiteit presteren na een calamiteit duidelijk beter dan zij die dat niet waren. Continuïteitsmanagement draagt bovendien bij aan het beschermen van onze reputatie. De belangrijkste maatregelen ter beperking van de risico’s op continuïteitsbreuk zijn:
Centraal vastgesteld veiligheidsbeleid en minimaal te treffen veiligheidsvoorzieningen door de groepsmaatschappijen.
-7-
Verbetering risicoprofiel door investeringen in gecertificeerde sprinklerinstallaties op alle locaties die essentieel zijn voor de continuïteit van de groepsmaatschappijen en in overige veiligheidsvoorzieningen in distributiecentra en winkels.
Continuïteitsplan voor iedere groepsmaatschappij dat jaarlijks wordt geactualiseerd, mede aan de hand van oefeningen.
Back-upfaciliteiten voor informatiesystemen en gegevensbestanden, die regelmatig getest worden om in geval van een calamiteit het bedrijfsproces zo snel mogelijk te kunnen herstellen.
De belangrijkste verzekeringen worden centraal afgesloten en Macintosh Retail Group is op gebruikelijke wijze verzekerd voor de belangrijkste risico’s met een beperkt eigen risico voor de meest verzekeringen. Voor de brand- / bedrijfsschadeverzekering geldt met ingang van 2012 een eigen risico van € 750.000 per jaar en wanneer dit is bereikt, een eigen risico van € 25.000 per schadegeval. Er geldt een ‘loss limit’ van € 100 mln voor materiële schades en bedrijfsschades, welk bedrag in geval van een calamiteit maximaal per gebeurtenis wordt uitgekeerd, behalve bij Scapino waar dit bedrag is gemaximeerd op € 70 mln omdat verzekeraars niet bereid zijn een hogere waarde te verzekeren vanwege het feit dat het distributiecentrum van Scapino niet is voorzien van een sprinklerinstallatie. Het risico van (product)aansprakelijkheid is gedekt door een aansprakelijkheidsverzekering met een verzekerd risico van € 50 mln per gebeurtenis en een maximering van € 100 mln per jaar. Het risico van terrorisme en sabotage met terroristisch oogmerk is in 2001 geschrapt uit alle gangbare verzekeringspolissen en kan nog slechts verzekerd worden onder specialistische polissen met hoge kosten. Macintosh Retail Group is van mening in dit verband geen groot risico te lopen zodat vooralsnog niet wordt overgegaan tot verzekering daarvan. In voorkomend geval zal schade slechts worden vergoed, voor zover een beroep kan worden gedaan op per land verschillende wettelijke regelingen. Bij de vele duizenden producten die in de winkels van Macintosh Retail Group worden aangeboden komt het wel eens voor dat producten gebreken vertonen en uit de handel gehaald dienen te worden (“recall”). Indien door een dergelijk product schade wordt veroorzaakt aan derden is dit verzekerd onder de aansprakelijkheidspolis. De kosten van het terughalen uit de winkels respectievelijk bij de consument worden echter niet vergoed. Gekozen is om dit risico niet te verzekeren omdat de kosten van een recall te overzien zijn en tot nog toe verhaald konden worden op leveranciers. Een aantal groepsmaatschappijen waarvoor dit onderwerp relevant is, heeft recallprocedures. Milieu Gezien de aard van de activiteiten van Macintosh Retail Group en omdat er, behalve de beperkte activiteiten bij Nea International, geen eigen productie plaats vindt, wordt het risico van milieuschade die aan Macintosh Retail Group valt toe te rekenen als zeer beperkt ingeschat. Aansprakelijkheid Macintosh Retail Group en haar groepsmaatschappijen gaan regelmatig (financiële) verplichtingen aan. Dit brengt met zich mee dat Macintosh Retail Group NV verzocht kan worden om de nakoming van die verplichtingen te secureren en aansprakelijk kan worden gesteld voor de nakoming van
-8-
verplichtingen door groepsmaatschappijen. Om de aansprakelijkheid efficiënt te organiseren en de risico’s te beperken heeft Macintosh Retail Group de volgende maatregelen genomen:
Macintosh Retail Group staat garant ten opzichte van haar banken voor het rechtstreeks gebruik van de bankfaciliteiten door de groepsmaatschappijen bij deze banken. De financiering van buitenlandse groepsmaatschappijen vindt hoofdzakelijk plaats door middel van intercompanyleningen en door het gebruik van rechtstreekse financieringslijnen.
Macintosh Retail Group heeft ten behoeve van het merendeel van haar actieve Nederlandse groepsmaatschappijen zogenaamde 403-verklaringen bij de Kamervan Koophandel gedeponeerd. Daarmee stelt Macintosh Retail Group zich garant voor de nakoming van de schulden die voortvloeien uit de rechtshandelingen van die groepsmaatschappijen en zijn laatstgenoemden ontheven van hun wettelijke publicatieverplichtingen.
Macintosh Retail Group verstrekt incidenteel zogenaamde concerngaranties aan derde partijen voor de nakoming van contractuele verplichtingen door groepsmaatschappijen, meestal gekoppeld aan een maximum. Daardoor hoeven geen bankgaranties worden afgegeven.
Indien dit niet kan worden voorkomen worden incidenteel bankgaranties verstrekt aan contractpartijen die in het algemeen gemaximeerd zijn en ten laste van de kredietruimte worden gebracht. Macintosh Retail Group is als hoofd van de fiscale eenheid voor de vennootschapsbelasting in Nederland hoofdelijk aansprakelijk voor de vennootschapsbelastingschulden van de in de fiscale eenheid opgenomen ondernemingen. Daarnaast is Macintosh Retail Group hoofdelijk aansprakelijk voor alle omzetbelastingschulden van de Nederlandse fiscale eenheid voor de omzetbelasting.
Documentatie en toezicht Documentatie en uitgangspunten De uitgangspunten voor de risicobeheersings- en controlemaatregelen worden centraal bepaald. Macintosh Retail Group heeft deze vastgelegd in randvoorwaarden, richtlijnen en procedures teneinde te waarborgen dat binnen het concern op eenduidige wijze wordt omgegaan met zaken van materiële aard. De belangrijkste documenten daarbij worden onder meer gevormd door: • Code of Conduct met de waarden en principes waarmee rekening moet worden gehouden bij de bedrijfsvoering, van toepassing op Macintosh Retail Group, al haar dochterondernemingen en alle medewerkers in binnen- en buitenland (zie website voor integrale versie). • Reglementen voor Raad van Commissarissen en Raad van Bestuur waarin taakverdeling, werkwijze en procedureregels voor deze bestuursorganen zijn vastgelegd (zie website voor integrale versie). • Management Handboek waarin de uitgangspunten uit de Code of Conduct en andere interne richtlijnen zijn uitgewerkt naar directie-instructies en voorschriften, richtlijnen en bevoegdheden voor directie en management van groepsmaatschappijen, onder meer met betrekking tot financiële, economische, juridische, sociale, personele, publicitaire en duurzaamheidsaspecten. • Handboeken zoals bijvoorbeeld het Group Planning and Economics Manual en het Group Accounting Manual met voorschriften over periodieke financiële en strategische rapportages en het Verzekeringsmanual.
-9-
• •
Macintosh in Control lijst, waarin randvoorwaarden en richtlijnen met betrekking tot de inrichting van de administratieve organisatie, en continuïteitaspecten zijn opgenomen. Klokkenluiderregeling die erin voorziet dat medewerkers de mogelijkheid hebben te rapporteren over vermeende onregelmatigheden zonder gevaar voor hun rechtspositie.
Toezicht Het toezicht op de naleving van de eigen risicobeheersings- en controlesystemen is van onderaf opgebouwd volgens een cascadesysteem zodat risicobeheersing binnen de groepsmaatschappijen het gehele jaar de vereiste aandacht krijgt. Belangrijke pijlers van het risicobeheersingmechanisme binnen Macintosh Retail Group zijn:
Macintosh In Control-lijst (MIC-lijst), die controles en een kader omvat van normen en richtlijnen met betrekking tot de inrichting van de Administratieve Organisatie (AO).
Taakstellende actieplannen per groepsmaatschappij, die de MIC-lijst aanvullen. Deze worden jaarlijks per groepsmaatschappij in overleg met AO&IA opgesteld aan de hand van onder meer de bevindingen van AO&IA en de externe accountant, eventueel openstaande actiepunten van de ICT self-assessments, en aandachtspunten geformuleerd door Raad van Commissarissen en Raad van Bestuur. Deze worden jaarlijks per groepsmaatschappij in overleg met AO&IA geactualiseerd. De actieplannen brengen verbetertrajecten op gang door onderkende risico’s te reduceren en vergroten daarnaast de aandacht voor risicobeheersing.
Verplichte voortgangsrapportage op kwartaalbasis over de MIC-lijst en actieplannen.
Actieve monitoring door AO&IA gedurende het jaar.
Externe audits op regelmatige basis, waarover door AO&IA en de externe accountant wordt gerapporteerd aan de Raad van Bestuur en aan de Raad van Commissarissen.
Periodiek overleg tussen Raad van Bestuur en directies van de groepsmaatschappijen over de naleving van ingestelde regels.
Jaarlijkse letter of representation van de directies van de groepsmaatschappijen over de mate van toepassing en effectiviteit van het systeem.
Jaarlijkse bespreking van het functioneren van de risicobeheersingsorganisatie en specifieke risicoaandachtspunten door de Raad van Bestuur met de externe accountant en de Audit Commissie of voltallige Raad van Commissarissen in het bijzijn van AO&IA.
De werking van de operationele systemen, de integriteit van de gegevens en de gegevensverwerkende systemen wordt periodiek lokaal gecontroleerd met rapportage daarover aan en review door AO&IA. Verbeterpunten worden opgenomen in het actieplan AO.
-10-
