Risicobeleid VWA
Januari 2005 E. Both Drs. G.A.M. Willemsen
1
INLEIDING EN UITGANGSPUNTEN...................................................................................3
2
MATRIX RISICOBELEID...................................................................................................5 2.1 2.2 2.3 2.4
3
MAATSCHAPPELIJKE RISICO’ S ...........................................................................................5 P OLITIEKE RISICO’ S ........................................................................................................8 EXPLOITATIERISICO’ S......................................................................................................9 P ERSONELE RISICO’ S..................................................................................................... 11
MOGELIJKHEDEN BELEID T.A.V. FINANCIËLE RISICO’S.............................................. 13 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
HET VORMEN VAN VOORZIENINGEN.................................................................................. 13 HET RESERVEREN VAN EXPLOITATIEOVERSCHOTTEN............................................................. 14 HET VERKRIJGEN VAN GARANTIES.................................................................................... 14 HET AFSLUITEN VAN VERZEKERINGEN............................................................................... 15 DEKKING VAN DE VOOR DE VWA ONDERKENDE RISICO'S ...................................................... 15
4
TIJDELIJKE RISICO’S VANUIT HET REORGANISATIETRAJECT “VWA2006”................. 16
5
VOORNAAMSTE RISICO’S VOOR DE KOMENDE PERIODE (TOT 1-1-2006) .................... 18
BIJLAGE 1 MATRIX RISICOBELEID..................................................................................... 19
2
1
INLEIDING EN UITGANGSPUNTEN
Een ov erheidsorganis atie kan er voor kiezen een onderdeel van die organisatie tot een dienst die een batenlastenstelsel v oert om te vormen. De belangrijkste redenen hiervoor zijn vergroting v an de doelmatigheid en kw antificering v an de bijdrage v an dat organisatieonderdeel aan de ov erkoepelende beleidsdoels telling. Omv orming tot een dienst die een baten-lastenstelsel voert heet interne v erzelfstandiging. Om de erkenning te krijgen van een dienst die een baten-lastenstelsel voert is het nodig een aantal analy ses uit te v oeren, afspraken te maken, processen v ast te leggen, producten vast te leggen en de administratie daarop in te richten. Dit is v astgelegd in de instellingseisen v an het Minis terie v an Financiën. De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) heeft de ambitie per 1 januari 2006 de bedoelde erkenning te v erkrijgen. Hiertoe is een projectorganisatie opgezet, bezet met VWA-ers. Verschillende werkgroepen hebben aan de instellingeisen gew erkt; dit is vastgelegd in een aantal notities. Hieronder staat in ov erzicht welke notities beschik baar zijn. Al deze notities zijn bedoeld voor de betrokken partijen, bestaande uit secretaris-generaal (SG), directeurengeneraal (DG’s), beleidsdirecties, DGVWA, VWA-managementteams en deels VWA-staf. Enige kennis v an een baten-lastendienst w ordt daarmee verondersteld. Hiertoe is aan de VWA-betrokkenen een cursus gegev en door de Rijk sacademie v oor Financiën en Economie in 2004. Alle notities betreffende de instellingseisen staan in het v olgende ov erzicht naast elkaar benoemd. Ook is er een managementsamenv atting beschikbaar. omgev ingsanaly se kostprijsmodel RISICOBELEID
pv a baten-lasten adminis tratie
producten en diensten beschrijv ing processen kw aliteitsindicatoren p&c cyclus pv a openingsbalans pv a financieel beheer pv a resultaatgericht besturen accountantsv erklaring
Risicobeleid heeft ten doel de ris ico’s die de baten-lastendienst loopt bij haar bedrijfsuitoefening in beeld te brengen en hierov er afspraken te maken met opdrachtgev ers en eigenaar. Deze afspraken benoemen de v erantw oordelijk heid voor de schade en de te treffen maatregelen. Uitgangspunt is dat de risic o’s w orden belegd bij die partij die inv loed kan uitoefenen op het zich v oordoen v an de beschrev en risic osituatie. Het Ministerie v an LNV is de ‘eigenaar’ van VWA. Het Ministerie van LNV is beheersmatig v erantw oordelijk v oor de VWA en daarmee ook aanspreekbaar op continuïteit v an de VWA en de kw aliteit v an de bedrijfsv oering bij de VWA. De Minis teries van LNV en VWS zijn beide ‘opdrachtgev er’. Er zijn duidelijk e afspraken gemaakt w aar de financiële gev olgen v an v erschillende ris ico’s neerslaan, bij de VWA zelf, de eigenaar of de opdrachtgev er(s). In het ‘Slotdocument inzake de overgang v an de Voedsel en Waren Autoriteit v an het Minis terie v an VWS naar LNV’ zijn een aantal algemene uitgangspunten ten aanzien van het risic obeleid vastgelegd. Drie v an die uitgangspunten zijn hieronder genoemd en de andere zijn verw erkt in de ‘matrix risic obeleid’ en de daarop geldende toelichting in paragraaf 2. Financiële gevolgen van normale bedrijfsvoeringsrisico’s Bij normale bedrijfsvoeringsris ico’s gaat het om ris ico’s die inherent zijn aan de normale taakuitoefening v an de VWA. Deze ris ico’s treden op zonder dat de VWA een verw ijt kan worden gemaakt w at betreft de bedrijfsv oering. Voor deze categorie kan onderscheid w orden gemaakt tussen algemene ondernemersris ico’s w aar het eigen vermogen als buffer dient en risic o’s w aar v oorzieningen v oor kunnen w orden gev ormd.
3
De v oorzieningen worden aangevuld door een risic o-opslag in de tariev en. Het ministerie v an Financiën staat op dit moment slechts een beperkt eigen v ermogen toe (5% v an de gemiddelde omzet v an de afgelopen 3 jaar). Ris ico’s die dit eigen vermogen ov erstijgen en die niet door v oorzieningen kunnen worden afgedekt, komen uiteindelijk v oor rekening v an de eigenaar. Financiële gevolgen van ‘fouten’ in de bedrijfsvoering Financiële gevolgen van de bedrijfsv oeringsris ico’s die bij een professionele taakoefening door de VWA v oorkomen hadden kunnen worden komen voor rekening van het eigen v ermogen v an de VWA. Indien noodzakelijk w ordt het eigen v ermogen aangev uld door de eigenaar. Deze financiële gev olgen w orden niet in de tariev en v erwerkt. Financiële gevolgen samenhangend met de aard van de opdrachtverlening Financiële gevolgen die zic h voordoen bij de uitoefening v an de door de opdrachtgev er opgedragen taken waar de VWA geen v erwijt kan w orden gemaakt wat betreft de uitv oering. De opdrachtgev er staat garant v oor de financiële gev olgen die hieruit v oortv loeien.
4
2
MATRIX RISICOBELEID
In de bij dit document gev oegde ‘matrix risicobeleid’ zijn de ‘maatschappelijke’, ‘politieke’, ‘ex ploitatie’, en ‘personele’ ris ico’s van de VWA benoemd en uitgew erkt. De matrix is bedoeld als totaalov erzicht. Per item in de matrix is een toelichtende tekst in dit hoofdstuk opgenomen. Voor het bepalen van de relev ante ris ico's zijn de v olgende stappen doorlopen: • Allereerst zijn de belangrijkste risic ofactoren geïnv entariseerd w aarmee de VWA te maken kan krijgen bij de uitoefening v an haar taken; • Per risicofactor zijn verv olgens de risic o’s benoemd, de (mogelijke) oorzaak en de gevolgen; • Voor deze risic o’s is bepaald op w elk e wijze ze inv loed hebben op de w aarden v an de organis atie. Dit zijn de ris ico-objecten; • Daarna is bepaald hoe groot de kans is dat het risico zic h voordoet (hoog, beperkt, laag); • Verv olgens is geraamd hoe groot het effect v an de schade kan zijn (hoog, beperkt, laag); • Er is nagegaan w ie v erantw oordelijk is . • Tenslotte is een beheersmaatregel geformuleerd (bijv oorbeeld het beperken en het v erminderen van de gev olgen v an het risic o door tijdig afspraken te maken met de opdrachtgev er of eigenaar). Ten aanzien v an de raming van het effect v an de schade worden voor ‘hoog’, ‘beperkt’ en ‘laag’ de v olgende definities gehanteerd: • Hoog: een schade groter dan 5% v an de gemiddelde omzet v an de afgelopen drie jaar; • Beperkt: een schade tussen 1% en 5% van de gemiddelde omzet van de afgelopen drie jaar; • Laag: een schade kleiner dan 1% v an de gemiddelde omzet v an de afgelopen drie jaar die mogelijk ook is op te vangen door v erschuiv ingen binnen de financiële middelen.
2.1
Maatschappelijke risico’s
Ad a: uit voerbaarheid van het toezicht wordt bemoeilijkt De open regelgev ing waardoor onvolledigheid en incorrectheid van normen en onmeetbaarheid het toezicht bemoeilijken en aanleiding kunnen zijn voor claim s. Bij het aannemen van opdrachten door de VWA van de opdrachtgev ers maakt de VWA een inschatting v an de ris ico’s die ten aanzien v an “open regelgev ing” kunnen optreden bij het uitv oeren v an deze opdrachten. Indien de opdrachtgev er ondanks de ris ico’s de opdracht doorzet, dan zijn de risic o’s v oor de opdrachtgev er en w orden afspraken hieromtrent v astgelegd in de betreffende regelingsafspraken. Neemt de VWA de opdracht aan zonder ris ico-inschatting omtrent “open regelgev ing”, dan zijn ev entueel optredende risic o’s voor de VWA.’ Ov er de werkwijze v an een vooraf uit te v oeren ‘ris ico-inschatting’ worden met de opdrachtgev ers nadere afspraken gemaakt. Ad b: onjuis te en te late communicatie en rapportage naar de media Slechte (onjuiste en te late) communicatie en rapportage naar de media waardoor im agoschade kan optreden. Door de VWA wordt een adequaat pr-beleid geformuleerd en worden de media actief benaderd.
5
Ad c: verandering in de vraag naar keuringen voor de lange termijn (langer dan 3 jaar).1 De risicoformule treedt in werking bij een negatief resultaat als gev olg v an ov erbezetting door marktkrim p van meer dan 2% v an de geplande omzet. Bij een negatief resultaat als gevolg van ov erbezetting door marktkrimp tot 2% v an de omzet zijn de ex tra kosten v oor de VWA. Een negatief resultaat als gev olg v an ov erbezetting door marktkrim p boven 2% v an de omzet w ordt -voor het deel bov en de 2%- v oor drie jaar gedragen door de opdrachtgev ers in de bestaande v erhouding 70%-30% voor LNV - VWS. Ter ondersteuning van de juiste interpretatie v an deze hoofdregel gelden de v olgende definities. •
negatief resultaat als gev olg van overbezetting door marktkrimp = het v erschil tussen in het jaarplan opgegev en v erwachte omzet en de gerealiseerde omzet in een periode voor zov er de v erschillenanaly se heeft aangetoond dat dit negatiev e resultaat w ordt v eroorzaakt door ov erbezetting. Het is dus een bedrag.
•
v oor het bepalen van wat onder de grenzen van 2% v an de in het jaarplan opgegev en v erwachte omzet w ordt verstaan geldt een absolute benadering: 2% x omzet = de cesuur.
•
de ov erbezetting w ordt berekend op regio niv eau. Er w ordt niet op papier tussen regio's verrekend, maar de VWA verplicht zich al het mogelijk e te doen ov erbezetting te v ermijden door uitw isseling tussen sectoren, teams en regio's toe te passen waar dat haalbaar is.
•
het terrein w aarop dit artikel betrekking heeft is het vraaggestuurde deel v an de VWA, dus het deel dat reageert op v erzoeken van derden (keuringen, certificaten, im portcontroles, ex portcontroles);
•
de tijdperiode w aarov er de boventalligheid w ordt berekend sluit aan bij de P&C cyclus. Er zijn dus drie rapportagemomenten per jaar.
•
de VWA aanpak van overbezetting inclusief voorcalc ulatorische ov erbezetting w ordt in het jaarplan benoemd en is daarmee onderwerp van gesprek tussen opdrachtgev ers, eigenaar en de VWA.
•
indien nieuw e overbezetting ontstaat dan gaat een nieuw e reeks van drie jaar gelden. De VWA toont aan w aardoor de nieuwe overbezetting is ontstaan en geeft een duidelijke splitsing aan tussen nieuw e en oude bov entalligheid.
•
indien er sprake is van voorcalc ulatorische ov erbezetting w ordt deze apart aangegev en in het jaarplan. De kosten v an deze v oorcalculatorische overbezetting tellen w el mee in de ris icoformule.
Ad d: verandering in de vraag naar keuringen voor de korte termijn Verandering in de v raag naar de diensten en producten v an de VWA v oor de korte termijn betreft een v erandering v an bijv oorbeeld het slachtaanbod w aarop de VWA niet kan anticiperen. In overleg met de eigenaar zal de VWA haar capaciteit moeten aanpassen. Ad e: dierziektebestrijding, incidenten en crises Voor dierziektebestrijding, niet zijnde crises, worden opdrachten v erstrekt tijdens het lopende jaar die worden v astgelegd in (regelings)afspraken met de opdrachtgev ers. De inzet v an zogenaamde ‘fee-earners’ kan w orden gedeclareerd bij de opdrachtgev er conform de jaarlijks vast te stellen kostprijzen. 1 Gewijzigd
in vervolg op de stuurgroep t.b.v. de tussenmeting oktober 2004.
6
Ov eruren v an VWA personeel die direct het gevolg zijn van het afhandelen v an een verdenking v an dierziekte w orden gedeclareerd bij de opdrachtgev er conform de jaarlijks vast te stellen kostprijzen. Voor incidenten worden opdrachten v erstrekt tijdens het lopende jaar die worden vastgelegd in (regelings)afspraken met de opdrachtgev ers. De kosten v an ex tra uren v oor de inzet v an ‘fee-earners’ en medew erkers van de VWA en de ex tra kosten v oor de uitv oering v an monsterneming en monsteronderzoek komen in aanmerking voor declaratie bij de opdrachtgev er. Indien incidenten v an zodanige omv ang zijn dat de w erkzaamheden uit het lopende jaarplan niet kunnen w orden uitgev oerd, meldt de VWA de aard en omvang hierv an aan de opdrachtgev er(s). Het staat de opdrachtgev er vrij om, op basis v an de ingediende declaratie of de prognose daarvan, een herprioritering in het jaarplan aan te brengen. Crises zijn situaties waarov er de SG-LNV en/of de DGV, in hun rol als opdrachtgev er, hebben besloten dat er sprake is van een cris is. Projectafspraken ov er de inzet en gevolgen ten behoeve v an de bestrijding v an een crisis en de daarmee samenhangende inkomstenderv ing en ex tra kosten w orden met de opdrachtgev er(s) gemaakt en vastgelegd in (regelings)afspraken. Bij het maken van deze afspraken betrekken ze de eigenaar, aangezien de goedgekeurde kostprijzen w ellicht opnieuw ter dis cussie komen te staan. De taak van de eigenaar is er op toe te zien dat er door de crisis geen onder- of overdekking ontstaat en dat er zo mogelijk generale Rijksmiddelen w orden v rijgemaakt ter financiering van de cris is. De voor de bestrijding benodigde inzet v an zogenaamde ‘fee-earners’ kan worden gedeclareerd bij de opdrachtgev er conform de jaarlijk s v ast te stellen kostprijzen. Overuren van VWA personeel die direct het gev olg zijn van het afhandelen van crises w orden gedeclareerd bij de opdrachtgev er conform jaarlijk s v ast te stellen kostprijzen. Indien cris es v an zodanige omvang zijn dat de w erkzaamheden uit het lopende jaarplan niet kunnen worden uitgev oerd, meldt de VWA de aard en omv ang hierv an aan de opdrachtgev er(s). Het staat de opdrachtgev er v rij om, op basis van de ingediende declaratie of de prognose daarv an, een herprioritering in het jaarplan aan te brengen. Ov er de nadere inv ulling hiervan worden nadere uitv oeringsregels tussen opdrachtgev ers en de VWA v astgelegd. Uitgangspunt hierbij is dat alle ex tra kosten als gevolg van de cris is gefinancierd worden, de kostprijzen zodanig zijn dat de overhead van de VWA gedekt kan w orden zonder het ontstaan van onbedoelde “w insten” en de opdrachtgev er ten alle tijden kan blijv en sturen/herprioriteren.
7
2.2
Politieke risico’s
Ad a: VWA voldoet niet aan verwachtingspatroon maatschappij Er ontstaat een imagorisic o wanneer de VWA op de hoogte is van gesignaleerde problematiek maar er geen ruchtbaarheid of gev olg aan geeft w aardoor niet aan het maatschappelijk verw achtingspatroon w ordt v oldaan. Door de Directie Communicatie en Voorlic hting w ordt een adequaat pr-beleid geformuleerd en worden de media actief benaderd. Ov er de betreffende items wordt ov erleg gevoerd met de opdrachtgev er. Ad b: gesignaleerde zaken leiden niet tot acties bij het beleidsorgaan, de minis ter of andere departementen Er ontstaat een imagorisic o wanneer gesignaleerde zaken niet tot acties leiden bij het beleidsorgaan, de minister of andere departementen. Met behulp van pr-middelen wordt de opdrachtgev er actief benaderd, w orden scenario’s geschetst en mogelijke oplossingen besproken. Ad c: aan VWA opgedragen nieuwe activit eiten Nieuw e activ iteiten zijn activ iteiten die de opdrachtgev er w il laten uitv oeren door de VWA. Het betreffen opdrachten v anuit het beleid die gew enst zijn door bijv oorbeeld urgentie of politiek gev oelig liggen. De v erantw oordelijk heid ligt hiervoor bij de opdrachtgev er die het ris ico v an de financiële gev olgen draagt. Ad d: reductie van het opdrachtgeversvolume Indien tengev olge van politieke keuzes de omvang van de opdracht aan de VWA sterk daalt, is er sprake v an een zogeheten ‘onbestendig opdrachtgev erschap’. Ten aanzien v an de opdrachtv erlening v anuit VWS en LNV w orden hierv oor de volgende afspraken gehanteerd: • De jaarlijkse reductie v an het opdrachtgev ersvolume kan per ‘taaksegment’ van de VWA maximaal 5% beslaan. Dit betreft binnen de VWA de v olgende segmenten: food, non-food, v eterinair-technologische inspecties, DHT (drank, horeca en tabak), het totaal v olume aan regelingsafspraken en de signaleringstaken. • Ten aanzien v an het w erkterrein laboratoriumonderzoek geldt een max im um v an 2% per jaar; dit in v erband met de hoge vaste kosten van dit taakgebied. • Bij rijksbrede taakstellingen die de hierbov en genoemde plafonds te boven gaan kan sprake zijn v an de toepassing v an grotere dan de afgesproken max im ale reducties. In die situaties zal afzonderlijk bestuurlijk ov erleg plaatsv inden. Indien de door opdrachtgev er gew enste w ijzigingen de genoemde percentages te bov en gaan, stelt de opdrachtgev er zic h garant voor de financiële gev olgen die voorv loeien uit het meerdere. Indien deze situatie zich voordoet zal de opdrachtgev er in ov erleg met de VWA zoeken naar een oplossing, zodat de financiële gev olgen v oor de opdrachtgev er worden geminim aliseerd. Wijzigingen in opdrachten beneden de hierbov en genoemde percentages w orden door de VWA opgevangen. Ad e: wijziging aard werkzaamheden door politieke keuzes of EU-beleid Het risico bestaat dat de aard v an de huidige werkzaamheden v an de VWA zodanig v erandert dat de v akbekwaamheid v an het personeel hierop niet meer aansluit. De financiële gevolgen v erbonden aan dit ris ico zijn v oor rekening v an de VWA.
8
2.3
Exploitatierisico’s
Ad a: nacalculatorische verschillen met betrekking tot de retributie in de wet- en regelgeving Nacalculatorische verschillen met volledige retributie in de wet- en regelgeving zijn verschillen w aarvoor de v olledige kosten doorbelast kunnen worden aan de afnemer. Het betreft hier het v erschil tussen de v oorcalculatorische kostprijs v an de VWA en de nacalc ulatorische daadw erkelijk e kosten. De VWA zal de financiële gev olgen verbonden aan dit risico v oor haar rekening nemen. Gev olgen v an dit ris ico die het eigen v ermogen van de VWA ov erstijgen en die niet door v oorzieningen kunnen w orden afgedekt, komen uiteindelijk v oor rekening v an de eigenaar. Ad b: nacalculatorische verschillen in het gedeelte van de kostprijs dat niet door retributie wordt gedekt in de wet- en regelgeving Nacalculatorische verschillen met gedeeltelijke retributie in de wet- en regelgeving zijn v erschillen w aarvoor een gedeelte v an de kosten doorbelast kan w orden aan afnemers. In dit gev al zal de VWA het nacalc ulatorisch prijsv erschil dragen en de opdrachtgev er financiert het v erschil tussen de kostprijs en de retributiemogelijkheid per prestatie. De opdrachtgev er financiert meerw erk alleen indien hiervoor vooraf schriftelijke toestemming is v erkregen. Zo niet, dan is het risic o voor de VWA. Ad c: nacalc ulatoris che verschillen bij werkzaamheden waarvan de beleidsdirectie tevens de afnemer is en werkzaamheden zonder retributie in de wet- en regelgeving De VWA draagt de financiële gevolgen verbonden aan de ris ico’s van nacalculatorische v erschillen bij w erkzaamheden waarv an de beleidsdirectie tev ens de afnemer is en waarv oor geen retributie in de wet- en regelgev ing is opgenomen (offertes in fix ed-price en efficiency-w insten of -v erliezen ten gunste of laste v an de VWA). De VWA draagt het prijsris ico, de opdrachtgev er financiert de prijs per prestatie. De opdrachtgev er financiert meerw erk alleen indien hierv oor v ooraf schriftelijke toestemming is v erkregen. Zo niet, dan is het risico voor de VWA. Ad d: te late doorvoering tariefswijz iging Te late doorv oering tariefsw ijziging is het te laat publiceren van wet- en regelgeving omtrent de tariev en in de Staatscourant ondanks tijdig, juist, v olledig en op correcte wijze aangegev en en aangelev erd door de VWA. Voor de besluitv orming inzake en de financiële gevolgen daarvan is de opdrachtgev er verantw oordelijk. Indien de gegev ens te laat door de VWA worden aangeleverd, draagt de VWA de financiële gev olgen hiervan. Ov er w at wordt v erstaan onder ‘tijdige aanlev ering’ van gegevens zijn met de beide opdrachtgev ers aanv ullende afspraken gemaakt in de div erse opdrachtgev ersconvenanten en/of regelingsafspraken. Ad e: debit eurenrisic o Het debiteurenrisico VWA betreft het niet innen v an gefactureerde bedragen voor geleverde prestaties aan afnemers door de VWA. De financiële gev olgen hierv oor liggen bij de VWA, die hiervoor een v oorziening kunnen opnemen in de balans. Ad f: bedreiging of bedrijf songeval controleurs Claimrisic o als gevolg van bedreiging of bedrijfsongev al voor controleurs. Het risico w ordt beperkt door het uitv oeren van duo-inspecties, door het formuleren v an beleid voor het omgaan met agressie op de w erkv loer en door het uitv oeren v an risic oanaly ses.
9
Ad g: het uit lekken van vertrouwelijke informatie Claimrisic o door het uitlekken v an v ertrouw elijke informatie door gewenning van controleurs aan gecontroleerde bij langdurig v erblijf in een zelfde regio. Het risico wordt beperkt door gerichte opleiding van controleurs en door roulatie v an ray ons waarin zij werkzaam zijn. Ad h: controleurs veroorzaken schade bij de gecontroleerden (besmetting, apparatuur) Claimrisic o door controleurs die bij de uitoefening v an hun functie schade veroorzaken bij de gecontroleerden; dit kan zijn het v eroorzaken v an besmetting, v eroorzaken van schade aan apparatuur, perceel e.d. Het risic o w ordt beperkt door het geven van voorlichting, het verzorgen v an een goede opleiding en het aanscherpen v an kw aliteitsprocedures met betrekking tot het doen v an een inspectie. Het resterende risico w ordt afgedekt door het v ormen van een Voorziening Aansprakelijkheid. Ad i: handhavingsgegevens worden ten onrechte bekend Claimrisic o t.g.v. ontoereikende beveiliging van datasystemen waardoor handhavinggegev ens ten onrechte bekend w orden. Het risic o wordt beheerst door het beveiligen van geautomatiseerde systemen. Ad j: een ten onrechte uit geschreven proces-verbaal, uitspraken van de rechter ten nadele van de VWA Claimrisic o door een ten onrechte uitgeschrev en proces-v erbaal. Het risic o wordt beperkt door het geven van v oorlic hting, het verzorgen v an een goede opleiding en het aanscherpen v an kwaliteitsprocedures met betrekking tot het doen v an een inspectie. Het resterende ris ico w ordt afgedekt door het vormen v an een voorziening Aansprakelijkheid. Ad k: het niet adequaat keuren van partijen (ontoereikende of verkeerde steekproef) Imagorisico door het niet adequaat keuren van partijen (ontoereikende of v erkeerde steekproef). Het risico w ordt beperkt door het adequaat opleiden van controleurs met betrekking tot partijkeuring en door communic atie met de opdrachtgev er w anneer een dergelijk v oorval zich heeft v oorgedaan. Ad l: het incourant raken van infrastructuur en software Continuïteits-/kw aliteitsrisic o door het incourant raken v an infrastructuur en softw are. Voor het beperken v an het risico van achterstallig onderhoud/incourant raken van ICT-middelen worden in ov erleg met de eigenaar de mogelijkheden van nieuwe investeringen en activ ering bekeken. Ad m: ontoereik ende informatievoorziening, onvolledige managementrapportage en onvolledige afrekening met moederministerie Continuïteits-/kw aliteitsrisic o door ontoereikende informatiev oorziening, onvolledige managementrapportages en onv olledige afrekening met het moederministerie. Het risico w ordt beperkt/beheerst door aanvullende controles v an een aan te stellen interne controlemedewerker, het formuleren van een intern controlebeleid en het uitv oeren van operationele audits. Ad n: brand Ex tra huisv estingskosten omdat de VWA niet verzekerd is voor brand; daarnaast is er inkomensderving door het stilliggen v an de activ iteiten. Ten aanzien van nieuw e bedrijfsactiv iteiten w ordt in ov erleg met de eigenaar huisv estingsbeleid geformuleerd. Ad o: diefstal van installaties en inventaris De VWA is niet v erzekerd tegen diefstal v an installaties en inventaris. Alle (regionale) locaties zijn v oorzien van inbraakbev eiliging. Voor het gebruik v an laptops en mobiele telefoons worden gebruikersov ereenkomsten afgesloten w aarin is v ermeld hoe te handelen met van overheidswege verstrekte middelen. Het resterende risico wordt tev ens afgedekt door het vormen van een voorziening Assurantie eigen risico.
10
Het betreft hier een v oorziening ter dekking v an ev entueel verlies of diefstal v an bedrijfsmiddelen welke aan de medew erkers van de VWA v oor een goede uitoefening v an hun werkzaamheden zijn toegekend. Het gaat hier om pc’s, laptops, mobiele telefoons, DPA’s en soortgelijke zaken. Ook de dekking van de financiële gev olgen v an schade veroorzaakt door inbraak in de div erse locaties van de VWA wordt hierin voorzien. Voor vergoeding v an schade door brand en andere calamiteiten staat de eigenaar garant. 2.4
Personele risico’s
Ad a: arbeidsomstandigheden externe werkplekken (keuring) ARBO is een verantw oordelijkheid v an de VWA en de bedrijv en w aar de VWA-ers v oor de uitv oering v an keuringen w erken. De Ris ico Inv entarisatie en Ev aluatie (RI&E) leidt tot conclusies omtrent risico’s op het gebied v an veiligheid, w elz ijn en gezondheid van medew erkers. Tev ens leidt de RI&E tot een verdeling v an de risico’s tussen de VWA en de de bedrijv en waar de VWA-ers w erken. Financiële risic o’s zijn mogelijk e opgelegde boetes door de arbeidsinspectie en het betalen van toegew ezen claims door het niet elim ineren van de risico’s die op basis v an RI&E onder de verantw oordelijkheid van de VWA v allen. De hoogte v an de boetes en claims zijn niet in te schatten en kunnen hoog oplopen. De primaire financiële consequenties hiervoor liggen bij de VWA, die hiervoor een voorziening kan opnemen in de balans. Hierbij w ordt opgemerkt dat het beleid v an de VWA er op is geric ht dat de bedrijv en de arbeidsomstandigheden in orde maken conform w et– en regelgev ing. Gedurende het v erbetertraject bestaat er een gedeelde v erantw oordelijkheid v an de bedrijv en met de VWA. Dit heeft tot gev olg dat er claim s ten nadele van de VWA kunnen ontstaan. Ad b: het niet op peil houden van kennis en op de hoogte blijv en van de nieuwste ontwik kelingen Kennisrisico door het niet op peil houden v an kennis en op de hoogte blijv en van de nieuwste ontw ik kelingen. Om de kennis v an het personeel t.a.v. nieuwe en v eranderde wet- en regelgeving op peil te houden worden opleidingsactiv iteiten georganiseerd. Een groot aantal activ iteiten w ordt reeds door ex terne organisaties uitgev oerd. De vakopleidingen v oor de medew erkers in de buitendienst werden tot v oor kort door een klein aantal eigen docenten v erzorgd. De interne opleidingcapaciteit w as hierdoor beperkt. Teneinde tegemoet te komen aan de steeds groter wordende vraag aan vakopleidingen heeft de VWA worden vakopleidingen ook aan derden uitbesteed. Op deze w ijz e kan de opleidingscapaciteit v an de organisatie w orden opgev oerd. Thans w ordt de opleidingsbehoefte concernbreed in kaart gebracht. Aan de hand v an de resultaten v an dit onderzoek zullen prioriteiten w orden gesteld m.b.t. v akopleidingen die in de komende jaren collectief op de rails moeten w orden gezet. Ad c: het ontbreken van toezic htkennis op het brede te handhaven terrein Kennisrisico door het ontbreken v an toezichtkennis op het brede te handhav en terrein. Naast de opleiding Buitengew oon Opsporingsambtenaar (BOA) w orden v akopleidingen en gedragstrainingen georganiseerd v oor de medew erkers in de buitendienst. De handhav ingstaak staat in deze opleidingen centraal. Ad d: arbeidspotentieel Kennisrisico omdat het personeelsbeleid niet aansluit, niet tijdig is en onv oldoende aansluit op het arbeidspotentieel. Het personeelsbeheer is thans op alle onderdelen herijkt. Onderw erpen binnen het personeelsbeleid waaraan de organisatie thans veel behoefte heeft zijn competentiemanagement (in het kader v an resultaatgericht leidinggev en), arbeidsmarktcommunic atie en beheersing van ziektev erzuim (om de continuïteit in de bedrijfsv oering bij vacatures en bij ziekte te allen tijde te kunnen w aarborgen). De implementatie v an deze nieuwe beleidsonderw erpen is thans in volle gang. De actualiteit v an deze beleidsthema’s wordt periodiek bezien.
11
Ad e: wervingskracht VWA is te laag Kennisrisico omdat de w ervingskracht van de VWA op de arbeidsmarkt laag is. Belangrijk e problemen zijn o.a. de beloning en carrièreperspectiev en t.o.v. concurrenten in de markt. Door de introductie van nieuw e w erksoorten (Drank en Horecawetgev ing) is de vraag naar nieuw e arbeidskrachten toegenomen. Met alternatiev e w ervingscampagnes, in combinatie met uitgebreide scholingsactiv iteiten bij indiensttreding, was de VWA in staat om tijdig over gekwalificeerd personeel te kunnen beschik ken. Het beloningsbeleid bij de Rijksoverheid wordt thans herijk t. Hierov er is in de CAO onderhandelingen reeds ov ereenstemming bereik t met de bonden. Het beleid wordt zodanig geïmplementeerd dat maatw erk geleverd kan w orden per soort functie. Ad f: het wegvloeien van kennis/goed opgeleid personeel naar het bedrijfsleven Kennisrisico door het wegv loeien v an kennis /goed opgeleid personeel naar het bedrijfslev en. Om kwalitatief hoogw aardig personeel te kunnen behouden v oor de organis atie kunnen v erschillende instrumenten w orden ingezet. Enerzijds biedt het beloningsbeleid bij de ov erheid door CAO- aanpassingen meer mogelijkheden. Deze mogelijkheden w erden met de CAO 2001-2002 v erder opgev oerd. Ad g: hoog ziekteverzuim Ex tra personeelskosten door hoog ziektev erzuim door arbeidsomstandigheden, onduidelijke arbeidsv erhoudingen en w erkpakketten, door onv eiligheid v oor en bedreigingen v an controleurs, hoge w erkdruk en stress. Door de cijfermatige verzuimanaly se kan w orden getraceerd waar de risicogroepen in het personeelsbestand voorkomen en kunnen hierdoor gericht maatregelen w orden getroffen om deze ris ico’s te elimineren. De verplichtingen als gevolg van de Wet Verbetering Poortw achter zijn in de organisatie doorgev oerd. Ad h: wijziging CAO Kosten door w ijz igingen in de CAO waarop de VWA geen inv loed kan uitoefenen. Ex tra kosten v an deze w ijz igingen worden door de VWA verdisconteert in de kostprijs. Wanneer het tussentijdse wijzigingen in de CAO betreft die niet meer in de kostprijs v erdis conteert kunnen w orden, draagt de eigenaar het ris ico.
12
3
MOGELIJKHEDEN BELEID T.A.V. FINANCIËLE RISICO’S
Voor het risic obeleid is nagegaan hoe financiële ris ico's het best gedekt kunnen worden. De v olgende mogelijk heden staan ter beschik king: • het v ormen van voorzieningen: in de voorschriften v oor de ex terne v erslaggev ing staat v oor welke zaken door de VWA een voorziening getroffen mag worden; • het reserv eren van exploitatieov erschotten: reserveringen voor het vormen v an een financiële buffer zijn tot op zekere hoogte toegestaan door het Minis terie v an Financiën; • het v erkrijgen van garanties: met het moederminis terie dienen afspraken te worden gemaakt v oor w elk e risico's zij garant staan; • het afsluiten v an v erzekeringen: dit is bij de VWA niet aan de orde omdat de ov erheid zic h in principe niet v erzekert. Bij de behandeling van de dekkingsmogelijkheden is rekening gehouden met de (on)mogelijkheden die het Burgerlijk w etboek, de Ric htlijnen v oor de jaarv erslaggev ing en de huidige wet- en regelgev ing v an het Rijk ten aanzien v an agentschappen bieden. 3.1
Het vormen van voorzieningen
De v oorschriften v oor baten-lastendiensten ten aanzien van voorzieningen sluiten aan bij de wet- en regelgev ing en wat in het maatschappelijk v erkeer gebruik elijk is. Het begrip voorzieningen zoals dat in de praktijk w ordt gehanteerd is gebaseerd op BW2 Titel 9 artikel 374 lid 1, waarin drie soorten v oorzieningen w orden onderscheiden. a. Verplichtingen en verliezen w aarvan de omv ang op de balansdatum onzeker is , doch redelijk erw ijs is te schatten. b. Op de balansdatum bestaande ris ico’s ter zake v an bepaalde te v erwachten verplichtingen of verliezen w aarvan de omvang redelijk erw ijs is te schatten. c. Kosten w elke in een v olgend boekjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede v indt in het boekjaar of in een voorafgaand boekjaar en de v oorziening strekt tot gelijkmatige v erdeling v an lasten over een aantal boekjaren. Verliezen en risic o's die hun oorsprong v inden v oor het einde van het boekjaar w orden door de VWA in de vorm v an v oorzieningen in acht genomen op basis v an het v oorzichtigheidsprincipe. Voor de v orming van de v oorziening worden steeds tw ee aspecten betrokken. Enerzijds de eis dat de verplichting of het risic o w aardeerbaar is en anderzijds dat ze redelijkerw ijs kan worden geschat. Ten aanzien v an de waardeerbaarheid van een ris ico is onderscheid gemaakt tussen algemene ondernemingsrisic o's en concrete specifieke risic o's. Voor de algemene ondernemingsrisic o's dient het eigen v ermogen als buffer. Wel is een voorziening gev ormd voor concrete specifieke ris ico's die aanw ijs baar tot een bepaalde v erplichting of een v erlies leiden, w aartegenov er geen of onvoldoende zeker potentiële baten staan en die hun grondslag mede vinden in het v erslagjaar of een eerder jaar. Voorbeelden hierv an zijn claim s op grond v an aansprakelijk heid, reorganisatiekosten en andere kosten van herstructurering. Bij de v oorzieningen zijn in principe tw ee v erschillende schattingsmethoden onderscheiden, te weten de statische en de dy namische methode.
13
De statische methode ric ht zic h op een zo zuiv er mogelijke w eergave van het vermogen. Op basis v an de beschikbare informatie w orden de (ris ico's van) verplichtingen en v erliezen per balansdatum zo goed mogelijk , post v oor post dan wel collectief v oor een aantal posten, op hun geldswaarde geschat. De voorziening w ordt op basis van de schatting aangepast door een dotatie of en onttrekking. Bij toepassing van de dy namische methode w ordt een gelijk matige verdeling van de lasten ov er de jaren nagestreefd en w ordt de voorziening bepaald op basis v an een percentage v an een gerelateerde stroomgrootheid (v oor de dotatie w ordt bijv oorbeeld een bepaald percentage v an de omzet genomen). De w erkelijke afboekingen worden via de getroffen v oorziening v erwerkt. Vorming en v rijv al van een v oorziening gaan beide in principe via de ex ploitatie rekening. Het is uitsluitend toegestaan om ten laste van de v oorziening uitgav en te brengen w aarvoor de v oorziening ook w as gevormd, en niet v oor andere doeleinden. Afhankelijk v an de aard v an de voorziening past de VWA voor haar beleid de statische of de dy namische methode toe. 3.2
Het reserveren van exploitatieoverschotten
Door het ministerie v an Financiën is toegestaan dat baten-lastendiensten slechts reserv es mogen aanhouden uit hoofde v an de bufferfunctie. Dit houdt in dat in eerste instantie de financiële gevolgen van algemene bedrijfsrisico's moeten w orden opgevangen via de jaarlijkse exploitatie. Wanneer de gevolgen v an deze risic o's in enig jaar leiden tot een negatief resultaat dan dient de ex ploitatiereserv e dit resultaat op te v angen. Van jaar tot jaar v angt de ex ploitatiereserv e hiermee de fluctuaties in het exploitatieresultaat op w aardoor w ordt v oorkomen dat de kostprijs jaarlijks aangepast moet w orden aan de incidentele mutaties in de capaciteitsbenutting. De buffer draagt bij aan de stabilisatie v an de kostprijs. Het Ministerie v an Financiën heeft het v ormen van exploitatiereserv es (gezamenlijk met het onv erdeeld resultaat v an enig jaar) gemaximeerd tot 5% v an de gemiddelde jaaromzet, berekend ov er de laatste drie jaar. Met inachtneming van dit max im um kan de eigenaar aan de VWA ter v ersterking van het eigen v ermogen een financiële bijdrage om niet toekennen. Anderzijds kent het totaal v an de ex ploitatiereserv e, de eventuele v erplic hte reserves en het onverdeelde resultaat een minimumomvang van nul. Dit betekent dat bij ex ploitatiev erliezen w aardoor het eigen vermogen negatief dreigt te w orden, de eigenaar het eigen vermogen v an de VWA moet aanzuiv eren door een financiële bijdrage. De eigenaar zal deze financiële bijdrage uiteindelijk in de departementale begroting moeten opvangen. De VWA streeft er derhalv e uit oogpunt van continuïteit en beheersbaarheid naar een beperkte exploitatiereserv e te bestendigen. 3.3
Het verkrijgen van garanties
Het is mogelijk met andere partijen, zoals de eigenaar en de opdrachtgev er van de VWA garantieafspraken te maken, w aarmee deze partijen deels de risico's v an de VWA v oor hun rekening nemen. Bij schade uit deze risico's waarv oor bijv oorbeeld de eigenaar zich garant heeft w illen stellen, kan de eigenaar een bijdrage aan de VWA doen die de exploitatiereserv e v erhoogt. Daarmee kan dan het negatiev e ex ploitatieresultaat w orden opgev angen w anneer de betreffende schade zic h heeft v oorgedaan. Zoals in de vorige paragraaf is aangegev en v indt de omvang van een bijdrage v an de eigenaar of opdrachtgev er zijn beperking in de max imale omvang van het totaal v an ex ploitatiereserv e en onv erdeeld resultaat v an 5% v an de gemiddelde jaaromzet ov er de laatste drie jaren. Hierop geldt een uitzondering voor onverw acht grote calamiteiten als brand en dergelijke. Anderzijds, w anneer het eigen vermogen onder de nuls tand dreigt te zakken, is aanv ulling door de eigenaar tot tenminste de nulstand vereist. Dit kan betekenen dat hierdoor de eigenaar ook dekking geeft v oor schade uit
14
risico's waarv oor geen garantieafspraken zijn gemaakt. De eigenaar zal deze aanv ulling in haar departementale begroting moeten opv angen indien hierin niet op een andere wijze kan worden voorzien. 3.4
Het afsluiten van verzekeringen
Middels de notitie v an 8 maart 2001 met notitienummer BZ 2001-20N heeft het Minis terie v an Financiën de behoefte om v erzekeringen voor bepaalde ris ico's af te sluiten geïnv entariseerd. Door dit Minis terie zijn de v olgende drie alternatiev en voorgesteld: 1. Het blijv en toestaan van het vormen v an een v oorziening assurantie eigen risic o. 2. Het ov erhev elen v an risic o's binnen een Minis terie en daarvoor betalen v an premie. 3. Het ov erhev elen v an risic o's naar het ministerie van Financiën en daarv oor betalen v an premie. Ultimo juni 2001 is besloten af te zien van de verzekeringsvarianten en zal het Ministerie v an Financiën het v ormen van een v oorziening assurantie eigen ris ico blijv en toestaan.
3.5
Dekking van de voor de VWA onderkende risico's
Op basis v an het bov enbeschreven kader heeft de VWA in een aantal gev allen gekozen v oor het v ormen van v oorzieningen. Indien geen voorziening kan worden gevormd w ordt aangegeven op welke andere wijze dekking v an de ris ico's kan plaatsv inden. Uitgangspunt hierbij is dat risic o's w orden gedragen door diegene die best in staat is de ris ico's te beheersen.
15
4
TIJDELIJKE RISICO’S VANUIT HET REORGANISATIETRAJECT “VWA2006”
De VWA w il per 1 januari 2006 één geïntegreerde dienst die een baten-lastenstelsel v oert, zijn. Eén geïntegreerde VWA-organisatie en w erkw ijz e per die datum is hierv oor een belangrijke succesfactor. Het project VWA 2006 heeft als doel om met ingang v an uiterlijk 1 januari 2006 te komen tot de in het plan tot organisatiev erandering VWA 2006 beschrev en organisatie-inrichting inclusief de plaatsing v an de medew erkers. De aanleiding v an het integratieproces v an de VWA is v ooral ingegev en door de volgende ontw ik kelingen en ov erwegingen: • Het kabinet heeft grote delen v an de VWA een behoorlijk e ex tra bezuinigingstaakstelling opgelegd, oplopend tot ca. 7% in het jaar 2008. Dat dw ingt de VWA tot duidelijke keuzes. • Er doen zic h voortdurend en in steeds sneller tempo v erschuiv ingen voor in de prioriteitstelling v an de VWA. Zo w ordt nu steeds meer aandacht gev raagd v oor consumentenproducten, genotmiddelen, dierv oeders en in de toekomst w ellic ht ook v oor ‘gezonde voeding’. De VWA moet hier als organis atie flex ibel en snel op kunnen inspelen. • Op grond v an een politiek besluit is de onafhankelijkheid van de w etenschappelijke gefundeerde risicobeoordeling van de VWA een w ettelijke basis gegev en. Daarmee krijgt deze taak een aparte plaats binnen de VWA. • Keuringsw erkzaamheden v an VWA/RVV in de roodvleessector worden afgestoten en het toezicht op de v leessector w ordt anders georganis eerd. De w erkwijzen v an VWA/RVV en VWA/Kv W groeien hierdoor naar elkaar toe. • De behoefte aan inzet op het gebied van v leeskeuring en veterinair toezicht vermindert door afname v an het aantal slachterijen en vleesverw erkende bedrijv en. • Het gelijktijdig reorganiseren, integreren van w erkmaatschappijen en het afstoten v an w erkzaamheden brengt een aantal (tijdelijke) risic o’s met zich mee die niet of anders zijn benoemd in het vigerende risicobeleid. Onvoldoende draagvlak voor de reorganisatie Deze reorganisatie gaat gepaard met een aanzienlijk e reductie in formatie en dientengev olge met onzekerheid bij de medewerkers. Dit kan de aandacht v oor het perspectief v an één VWA waar optimaal inhoud wordt gegev en aan de mis sie v an de VWA, zic htbare risic oreductie, op de achtergrond v erdringen. Organiseren v an feedback v ia de lijn en via andere kanalen moeten het mogelijk maken adequaat in te spelen op signalen van weerstand en onzekerheid. De monitoring is een taak v an het programmabureau die hiertoe regelmatig de lijn consulteert. Tev ens doet het programmabureau voorstellen aan de stuurgroep v oor mogelijke interv enties om de v is ie van het wenkend perspectief v an één geïntegreerde VWA weer levend en lev endig te houden. Vaart houden in het transitieproces is belangrijk om de onzekerheid bij medew erkers niet te lang te laten duren. Te grote veranderlast Tijdens de reorganisatie dient de kostprijs van de producten v an de VWA niet te stijgen. Opdracht is zelfs om de kostprijs omlaag te brengen. Het jaarplan dient onv erkort te w orden uitgev oerd. Om dit w aar te maken dient de lijnv erantw oordelijk heid ondubbelz innig te w orden belegd. De VWA kan zich geen productiev erlies v eroorloven. Er moet v oldoende capaciteit w orden ingezet voor de primaire productie. Daarnaast dient er v oldoende capaciteit te w orden ingezet om de veranderingen v oor te bereiden en te implementeren. Met name de v eranderlast v an het VWA/RVV onderdeel dient adequaat gemonitord te w orden.
16
De VWA/RVV heeft parallel aan VWA 2006 te maken met een intensief en ingrijpend v eranderingstraject, de transitie v an de RVV. Het risic o bestaat dat de RVV hier mentaal maar ook fy siek v olledig door in beslag wordt genomen en daardoor de veranderingen in het kader van de VWA 2006 onv oldoende aandacht kan geven. De lijnv erantw oordelijk en zullen gevraagd w orden in beeld te brengen welke maatregelen en middelen zij gaan inzetten, respectiev elijk nodig hebben om de productie op peil te houden tijdens het transitieproces. De stuurgroep en het MT-VWA dienen, geholpen door het programmabureau, voortdurend alert te zijn op deze mogelijk conflicterende aanslag op de capaciteit en daarin op verantw oorde wijze steeds beslissingen nemen. Onvoldoende onderscheid tussen lijn en project Het project VWA 2006 wordt uitgev oerd terw ijl de prim aire processen van de VWA gewoon doorgang moeten v inden en ook zelfs nog ontw ikkeld moeten w orden. Voorbeelden hierv an zijn v oor alle organisatieonderdelen te v inden in het jaarplan v an de VWA. Het risico bestaat dat deze lijnv erantw oordelijkheden w orden belegd in of onder het project VWA 2006. De stuurgroep en het MT-VWA dienen, geholpen door het programmabureau, v oortdurend alert te zijn op dit risic o en consequent te zijn in het beleggen van verantw oordelijk heden. Onvoldoende geld voor verandering De kosten v an de reorganis atie v oor de jaren 2004, 2005 en 2006 zullen v olledig in beeld worden gebracht. Ook zal ingeschat w orden w elk e baten er in die jaren te v erwachten zijn. Organisatieontw ik keling en Pontw ikkeling mogen als gevolg van de reorganisatie mogen niet in de knel komen. Indien een tekort aan middelen dreigt zal er door de stuurgroep VWA herprioriteringen moeten worden v astgesteld zodat het project VWA 2006 tot de gew enste resultaten leidt. Waar nodig kunnen eenmalig middelen ten behoev e v an de reorganis atie w orden vrijgemaakt. Te grote workload van de verandermanagers Sleutelfunctionarissen w orden benoemd als toekomstig directeur van hun organisatieonderdeel. Bij de aanstelling v an de sleutelfunctionarissen v anuit de VWA, dient zorgv uldig te worden afgew ogen hoev eel tijd zij dienen te inv esteren in v erandermanagement in het kader van VWA 2006 en hoev eel tijd er overblijft v oor lijnv erantw oordelijk heden. Hierov er worden afspraken gemaakt en vastgelegd bij de benoeming v an de sleutelfunctionarissen. Indien noodzakelijk w orden de lijnverantw oordelijkheden (deels) gedelegeerd aan een w aarnemer. Verschillende kloksnelheden van andere opgelegde ontwikkelingen Te noemen zijn de vorming v an DICTU, de transitie v an de RVV en de v orming van Shared Serv ic e Center HRM Rijk . Deze processen hebben elk hun eigen dynamiek en tempo en dienen onverkort te w orden uitgev oerd. Steeds zal er, w anneer er sprake is van conflicterende tijdschema’s en (deel)belangen, de afstemming w orden gezocht en voorstellen v oor oplossingen, dan wel keuzes worden v oorgelegd aan de Stuurgroep VWA.
17
5
VOORNAAMSTE RISICO’S VOOR DE KOMENDE PERIODE (TOT 1-1-2006)
De risico’s van de reorganis atie zijn benoemd in hoofdstuk 4. Daarnaast is er bij de risic o’s per onderdeel (maatschappelijk, politiek, exploitatie en personeel) afgew ogen w elk ris ico v oor de periode tot 1-1-2006 het zw aarst weegt. Maatschappelijk: Crisisbehandeling Het uitbreken v an een crisis brengt tot 1-1-2006 het risic o mee dat naast de gebruik elijke werkzaamheden ook het transitietrajact v leeskeuring en de reorganisatie VWA 2006 v ertragen of tot stilstand komen. Aangezien de VWA tot 1-1-2006 nog in opbouw is en er grote maatschappelijke belangen zijn v oor het opbouw en v an de VWA als autoriteit, kan een cris is op dit moment daarom ook grote imagoschade betekenen v oor de VWA. De VWA zal nog in 2004 een operational audit uitv oeren op het proces crisis management. Politiek: Wijziging aard werkzaamheden door politieke keuzes of EU-beleid In de periode tot 1-1-2006 zal er binnen de VWA v eel v eranderen. Het opzetten v an een nieuw e organisatie geeft intern de nodige spanningen en onrust bij de medewerkers. Wijzigingen van beleid die leiden tot w ijz igingen van substantiele omvang van de werkzaamheden kunnen aanleiding gev en tot v erandering van het v oorgenomen organis atiebesluit. Dit leidt tot v ertraging van het reorganis atieproces. Dit zal leiden tot hoge ex tra kosten. Exploitatie: Ontoereikende informatievoorziening, onvolledige managementrapportage en onvolledige afrekening met moederministerie Samenv oeging van systemen van RVV en Kv W vraagt ex tra aandacht om dit ris ico te minim aliseren. Deze ex tra inspanning geldt met name in de periode tot 1-1-2006. Personeel: Hoog ziekteverzuim Een hoger ziektev erzuim is vaak inherent aan een reorganis atieproces. Mogelijk onduidelijke arbeidsv erhoudingen en w erkpakketten liggen hieraan ten grondslag. Aangezien de VWA tev ens de verplichting op zich heeft genomen de productie op peil te houden, zal er tot 1-1-2006 ex tra aandacht v oor dit onderdeel nodig zijn.
18
Bijlage 1
Matrix Risicobeleid
risicofactor
risico
oorzaak
gevolg
risico-objecten kans
schade
Verantwoordelijkheid opdrachtgev er / opdrachtnemer
maatregel
maatschappelijk
a. uitv oerbaarheid van het toezicht w ordt bemoeilijk t
aanleiding v oor claims
materiele kosten
beperkt
beperkt
maatschappelijk
b. onjuiste en te late communic atie en rapportage naar de media
onv olledigheid, incorrectheid, onmeetbaarheid normen in regelgev ing; onduidelijkheid ov er w at volgens de regels (niet) v oldoet (open regelgev ing) idem
imagoschade
materiele kosten
beperkt
-----
opdrachtnemer
adequaat pr-beleid en actief benaderen v an de media
maatschappelijk
inkomstenderv ing c. verandering in de vraag economische naar keuringen voor de lange ontw ikkelingen, termijn (langer dan 3 jaar) v eranderingen in het slachtaanbod
opbrengsten
hoog
laag
opdrachtgev er / opdrachtnemer
Staffelconstructie v olgens afspraak met opdrachtgev ers, 2% cesuur.
maatschappelijk
d. v erandering in de v raag naar keuringen voor de korte termijn
crisis die verandering inkomstenderv ing geeft in het slachtaanbod w aarop v ooraf niet is te anticiperen
opbrengsten
hoog
hoog
eigenaar
aanpassing van de capaciteit in ov erleg met de eigenaar / bov entalligheidskosten v oor rekening opdrachtgev er v olgens v astgelegde v erdeels leutel v oor eerste drie jaar
VWA maakt afspraken met opdrachtgev ers ov er 'risico-inschatting' v ooraf t.a.v. opdrachten met betrekking tot open regelgev ing. Vooraf v astgestelde risic o's zijn v oor de opdrachtgev er.
19
maatschappelijk
e. dierziektenbestrijding, incidenten en cris is
ex tra kosten incidentele personeel en meldingen v an mogelijk materieel dierziekten, incidenten en cris es die ex tra inzet van de VWA v ragen
personele kosten; materiele kosten
hoog
beperkt; opdrachtgev er v oor crises hoog
Ex tra kosten worden gedeclareerd bij de opdrachtgev er conform jaarlijks vast te stellen kostprijzen. Voor cris es kunnen ex tra afspraken w orden gemaakt. adequaat pr-beleid en actief benaderen v an de media; continu ov erleg met beleidsdirecties
politiek
a. VWA v oldoet niet aan v erwachtingspatroon maatschappij (VWA is op de hoogte v an problematiek, maar geeft daar geen ruchtbaarheid of gev olg aan v anwege open regelgev ing)
open regelgev ing , slechte handhaafbaarheid
imagoschade
-----
beperkt
-----
opdrachtnemer
politiek
b. gesignaleerde zaken leiden politieke keuze niet tot acties bij het beleidsorgaan, de minis ter of andere departementen
imagoschade
-----
beperkt
-----
opdrachtgev er
met de opdrachtgev er w orden scenario' s en mogelijke oplossingen besproken (actief)
politiek
c. aan VWA opgedragen nieuw e activ iteiten
politieke en/of beleidsmatige keuzes v an beleidsdirectie
ex tra kosten personeel en materieel
personele kosten; materiele kosten
beperkt
hoog
opdrachtgev er
v oorzieningen door opdrachtgev er
politiek
d. reductie van het opdrachtgev ersv olume
beleidsmatige en/of politieke keuze
omscholing, personele aanpassing formatie kosten; e.d. materiele kosten
beperkt
hoog
opdrachtgev er / opdrachtnemer
politiek
e. w ijz iging aard bijv oorbeeld naar omscholing, personele w erkzaamheden door toezicht in plaats van aanpassing formatie kosten; politieke keuzes of EU-beleid keuring e.d. materiele kosten
beperkt
hoog
opdrachtnemer
v astgelegde garantieregelingen met opdrachtgev ers; max imale reductie opdrachtgev ersv olume v astgelegd capaciteitsaanpassing en omscholing personeel
20
ex ploitatie
nacalculatorisch a. nacalc ulatorische v erschillen met betrekking tot v erschil de retributie in de w et- en regelgev ing
inkomstenderv ing
opbrengsten
beperkt
laag
opdrachtnemer
gev olgen zijn v oor de VWA, tenzij die het eigen v ermogen overstijgen
ex ploitatie
nacalculatorisch b. nacalc ulatorische v erschillen in het gedeelte van v erschil de kostprijs dat niet door retributie w ordt gedekt in de w et- en regelgev ing
inkomstenderv ing
opbrengsten
beperkt
laag
opdrachtgev er / opdrachtnemer
ex ploitatie
c. nacalculatorische v erschillen bij w erkzaamheden waarv an de beleidsdirectie tev ens de afnemer is en w erkzaamheden zonder retributie in de w et- en regelgev ing d. te late doorv oering tariefsw ijziging
nacalculatorisch v erschil
inkomstenderv ing
opbrengsten
beperkt
laag
opdrachtnemer
nacalculatorisch prijsv erschil voor ris ico VWA; v erschil kosttprijs/retributie v oor opdrachtgev er; meerw erk alleen voor opdrachtgev er na schriftelijke toestemming v oorziening in ex ploitatiereserv e; meerw erk alleen voor kosten opdrachtgev er na schriftelijke toestemming
te late publicatie in Staatscourant
inkomstenderv ing
opbrengsten
beperkt
laag
opdrachtgev er / opdrachtnemer
garantiestelling door de opdrachtgev er; indien VWA te laat aanlev ert draagt de VWA het ris ico
ex ploitatie
e. debiteurenrisico
inkomstenderv ing het niet innen v an gefactureerde bedragen v oor gelev erde prestaties aan afnemers
opbrengsten
beperkt
laag
opdrachtnemer
v oorziening in ex ploitatiereserv e
ex ploitatie
f. bedreiging of bedrijfsongev al controleurs
onzorgv uldigheid, onv eilige situatie
personele kosten
beperkt
laag
opdrachtnemer
duo-inspecties; formuleren v an beleid ov er het omgaan met agressie; het uitv oeren
ex ploitatie
claimrisic o
21
v an risic o-analy ses
claimrisic o
materiele kosten
beperkt
laag
opdrachtnemer
gerichte opleiding; roulatie v an ray ons/werkzaamheden
claimrisic o
materiele kosten
beperkt
laag
opdrachtnemer
ontoereikende claimrisic o bev eiliging v an datasystemen onjuiste beoordeling, claimrisic o j. een ten onrechte uitgeschrev en proces-verbaal, inadequaat uitspraken v an de rechter ten opleidingsniv eau nadele v an de VWA
materiele kosten
beperkt
laag
opdrachtnemer
materiele kosten
beperkt
laag
opdrachtnemer
ex ploitatie
k. het niet adequaat keuren onjuiste beoordeling, imagoschade v an partijen (ontoereikende of inadequaat v erkeerde steekproef) opleidingsniv eau
-----
incidenteel -----
opdrachtnemer
ex ploitatie
l. het incourant raken van infrastructuur en softw are
materiele kosten
beperkt
opdrachtnemer / eigenaar
het gev en v an v oorlic hting, het v erzorgen van een goede opleiding en het aanscherpen van kw alitietseisen m.b.t. inspecties; v oorziening aansprakelijkheid bev eiliging geautomatiseerde sy stemen het gev en v an v oorlic hting, het v erzorgen van een goede opleiding en het aanscherpen van kw alitietseisen m.b.t. inspecties; v oorziening aansprakelijkheid adequate opleiding v an controleurs m.b.t. partijkeuring; communic atie met beleidsdirectie het bekijken van nieuwe inv esteringen en activ ering (i.o.m. de
ex ploitatie
ex ploitatie
ex ploitatie ex ploitatie
g. het uitlekken v an v ertrouw elijk e informatie
gew enning v an controleurs aan gecontroleerde bij langdurig v erblijf in eenzelfde regio h. controleurs v eroorzaken onzorgv uldigheid, schade bij de gecontroleerden onv eilige situatie (besmetting, apparatuur)
i. handhav ingsgegev ens w orden ten onrechte bekend
gebrek aan middelen continuïteits/kw aliteitsrisic o
hoog
22
eigenaar) ex ploitatie
m. ontoereikende informatiev oorziening, onv olledige managementrapportage en onv olledige afrekening met moederministerie
ontoereikende interne controle
continuïteits/kw aliteitsrisic o
opbrengsten
beperkt
laag
opdrachtnemer
aanv ullende controles v an interne controlemedew erker; het formuleren v an een intern controlebeleid; operationele audits
ex ploitatie
n. brand
onzorgv uldigheid, achterstallig onderhoud
ex tra huisv estingskosten
huurkosten; materiele kosten opbrengsten
laag
hoog
eigenaar / opdrachtnemer
formuleren v an huisv estingsbeleid (I.o.m. de eigenaar)
laag
hoog
eigenaar / opdrachtnemer
materiele kosten
beperkt
laag
opdrachtnemer
materiele kosten
beperkt
hoog
opdrachtnemer
ex ploitatie
o. diefstal v an installaties en inv entaris
personeel
boeterisico; a. arbeidsomstandigheden Werkplekken v oor ex terne werkplekken (keuring) uitv oering keuringen claimrisic o v oldoen (nog) niet aan ARBO-wetgev ing
personeel
b. het niet op peil houden van kennis en op de hoogte blijv en v an de nieuwste ontw ikkelingen c. het ontbreken v an toezichtkennis op het brede te handhav en terrein
personeel
inadequate bev eiliging
inkomstenderv ing door stilliggen activ iteiten ex tra v ervangingskosten
inadequaat opleidingsbeleid
kennisrisic o
personele kosten
beperkt
laag
opdrachtnemer
te w einig differentiatie inadequaat opleidingsbeleid
kennisrisic o
personele kosten
beperkt
laag
opdrachtnemer
inbraakbev eiliging; gebruiksov ereenkomsten ; v oorziening Assurantie e/r beleid is dat bedrijv en de ARBO in orde maken; gedeelde v erantw oordelijk heid van bedrijv en met de VWA tijdens v erbetertraject uitbesteden v an v akopleidingen v akopleidingen en gedragstrainingen
23
personeel
d. arbeidspotentieel
het personeelsbeleid kennisrisic o sluit niet aan, is niet tijdig en is onv oldoende
personele kosten
beperkt
laag
opdrachtnemer
implementatie v an onderdelen v an het personeelsbeheer (competentiemanageme nt, arbeidsmarktcommunic at ie en beheersing v an het ziektev erzuim )
24
