Procesbeschrijvingen VWA Januari 2005 Marc Werv elman

Procesbeschrijvingen VWA 2006

Januari 2005 Marc Werv elm an

1.

INLEIDING EN KADER..................................................................................................3 1.1 1.2 1.3

INLEIDING.................................................................................................................3 KADER .....................................................................................................................3 LEESWIJZER ..............................................................................................................5

2.

HOOFDPROCESSEN VWA.............................................................................................6

3.

PLAN VAN AANPAK ......................................................................................................8 3.1 3.2 3.3

UITGANGSPUNTEN......................................................................................................8 B ESCHRIJVING HOOFDPROCESSEN ..................................................................................9 BESCHRIJVING OVERIGE PROCESSEN EN PROCEDURES ....................................................... 10

BIJLAGE 1

PROCESINRICHTING VWA HOOFDSTRUCTUUR........................................ 11

BIJLAGE 2

HOOFDPROCESSEN VWA............................................................................ 13

BIJLAGE 3

PROCESMODEL VWA.................................................................................. 14

2

1. 1.1

INLEIDING EN KADER Inleiding

Een ov erheidsorganis atie kan er voor kiezen een onderdeel van die organisatie om te v ormen tot een dienst die een baten-lastenstelsel v oert. De belangrijkste redenen hierv oor zijn v ergroting van de doelm atigheid en kw antificering v an de bijdrage v an dat organisatieonderdeel aan de ov erkoepelende beleidsdoels telling. Om de erkenning te krijgen van een dienst die een baten-lastenstelsel voert is het nodig een aantal analy ses uit te v oeren, afspraken te maken, processen v ast te leggen, producten te definiëren en de adminis tratie daarop in te richten. Dit is vastgelegd in de instellingseisen van het Ministerie van Financiën. De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) heeft de ambitie per 1 januari 2006 de bedoelde erkenning te v erkrijgen. Hiertoe is een projectorganisatie opgezet, bezet met VWA-ers. Verschillende w erkgroepen hebben aan de instellingseisen gew erkt; dit is v astgelegd in een aantal notities. Hieronder staat in overzic ht w elk e notities beschik baar zijn. Al deze notities zijn bedoeld v oor de betrokken partijen, bestaande uit secretaris-generaal (SG), directeuren-generaal (DG’s), beleidsdirecties, DG VWA, VWA-managementteams en deels VWA-staf. Enige kennis van een batenlastendienst w ordt daarmee bekend v erondersteld. Hiertoe is aan de VWA-betrokkenen een cursus gegev en door de Rijksacademie voor Financiën en Economie in 2004. Alle notities betreffende de instellingseisen staan in het v olgende ov erzicht naast elkaar benoemd. Ook is er een managementsamenvatting beschik baar. omgev ingsanaly se kostprijsmodel risicobeleid pv a baten-lasten adminis tratie

producten en diensten doelmatigheids- en outputindicatoren pv a openingsbalans pv a resultaatgericht besturen

BESCHRIJVI NG P ROCESSEN

p&c cyclus pv a financieel beheer accountantsv erklaring

In onderliggende notitie w ordt uiteengezet op welke w ijz e de VWA haar processen in kaart brengt en beschrijft. Om een helder beeld te schetsen v an de v is ie van de VWA op de inrichting van de bedrijfsprocessen, w ordt eerst een kader beschreven waarbinnen de processen worden gevangen. 1.2

Kader

Om een baten-lastendienst op een resultaatgerichte w ijz e te sturen en beheersen is het noodzakelijk inzic ht te hebben in de bedrijfsprocessen die leiden tot producten en diensten v an de organisatie. Deze zienswijze w ordt door de VWA als v olgt vertaald in de definitie v an een bedrijfsproces: 'Een bedrijfsproces is een systematis che opeenvolging van gelijkgerichte activ iteit en die leiden tot een product of een dienst.' De centrale plaats in deze definitie w ordt ingenomen door de activ iteiten. De activ iteiten zijn tenslotte gericht op de totstandkoming v an producten en/of diensten. Anderzijds v eroorzaken zij kosten. Als zodanig v ormen zij tev ens de basis v an het kostprijsmodel. Activ iteiten v an een organis atie kunnen grofw eg w orden onderscheiden in technische activ iteiten en bestuurlijke activ iteiten. De technis che activ iteiten zijn gericht op de fy sieke omzetting v an middelen (arbeid, materiaal, apparatuur) in producten en diensten. De bestuurlijke activ iteiten zijn gericht op de v oorbereiding en de beheersing v an die technis che activ iteiten (planning en control).

3

Als zodanig kunnen de bedrijfsprocessen w orden ingedeeld naar functionele processen (technis ch) en besturende processen. De functionele processen zijn verv olgens verder onder te v erdelen in de prim aire en de secundaire (ook wel ondersteunende) processen. Om redenen van transparantie onderkent de VWA, overigens in navolging van het ministerie v an LNV, drie soorten bedrijfsprocessen: • • •

Primaire processen Ondersteunende processen Besturende processen

De primaire processen zijn de processen die volledig geric ht zijn op de kernactiv iteiten v an de organis atie: de totstandkoming v an de producten en diensten die de VWA aanbiedt aan haar (ex terne) klanten en/of opdrachtgev ers. Deze producten zijn benoemd in de producten- en dienstencatalogus: • • • • • • • • •

Inspectie Monster Keuring Meldingen en incidentmanagement Productmanagement Risicocommunicatie Bestuurlijke boetes Onderzoeksprogramma Pro-actiev e risic obeoordeling

Met de ondersteunende processen worden bedoeld de (bedrijfs)processen die geric ht zijn op het tot stand brengen en in stand houden van het middelencomplex van de organisatie. Hiermee w ordt gedoeld op de traditionele bedrijfsv oeringprocessen als personeel, financiën, automatisering, etc. (de zogenaamde PIOFAHtaken). De besturende processen zijn geric ht op besluitv orming, sturing en v erantw oording. Deze zaken w orden v astgelegd in de begrotings- en de jaarplancyclus. Dit kader geeft een heldere afbakening v an de doelen die de VWA v oor ogen heeft bij het in kaart brengen en beschrijv en v an haar bedrijfsprocessen. 1. Samenhang tussen activiteiten en producten De activ iteiten (en hiermee ook de bedrijfsprocessen) vormen de kern van de organisatie. De wijze w aarop de activ iteiten w orden gebundeld en uitgev oerd bepaalt in grote mate de tijdigheid, betrouw baarheid en kwaliteit v an de (realisatie v an de) producten. 2. Kostprijsmodel De uitv oering van de activ iteiten brengt kosten met zic h mee. Deze kosten, inzet van personeel en middelen bij de uitv oering, dienen inzichtelijk te zijn voor opdrachtgev ers en klanten. Ov er de methode v an kostprijsberekening v an de producten en diensten worden van tev oren afspraken gemaakt. Deze afspraken w orden v astgelegd in een kostprijsmodel. De uitv oerende activ iteiten dienen in relatie te staan tot het kostprijsmodel dat de organisatie gebruikt.

4

3. Identificatie kwaliteitsindicatoren Door de relatie tussen de activ iteiten en de producten ex plic iet te maken, kunnen ev eneens de kw aliteitsindicatoren w orden gedefinieerd. Kennis v an de kw aliteitsindicatoren en sturing op verbetering erv an v erhoogt de doelmatigheid en de doeltreffendheid v an de organis atie. Deze kw aliteitsindicatoren zullen tev ens dienen als basis v an de interne controle van de organisatie. 4. Stimulering van het procesdenken De VWA streeft ernaar door de transparante inrichting v an de bedrijfsprocessen het procesdenken binnen de organisatie te vergroten en op deze wijze de kw aliteit v an de producten te v erbeteren. De v erschillende organisatieonderdelen dienen zich bew ust te zijn v an het feit dat zij een schakel zijn in de keten. Als men zic h realis eert dat de kw aliteit v an de output die men lev ert de kwaliteit bepaalt v an de input v oor andere onderdelen v an de organisatie, zal dit het eindproduct van de organisatie ten goede komen. Om deze doelen te verw ezenlijken dienen alle processen, procedures en taken van de organis atie eenduidig te w orden beschrev en en op alle niv eaus binnen de organis atie te w orden v erankerd. Bij de planning v an de beschrijv ing v an de processen is bekeken welke bedrijfsprocessen het meest kritiek zijn voor de resultaten v an de organisatie en welke het meest kunnen worden gerelateerd aan bov envermelde doelen. Op basis van deze inv entarisatie is verv olgens een prioritering gemaakt van de te beschrijv en processen. Het is voor de hand liggend dat de VWA prioriteit heeft gegev en aan de beschrijv ing van de primaire (hoofd)processen. Het plan van aanpak dat w ordt verw oord in hoofdstuk drie v an deze notitie zal daarom met name de beschrijv ing v an deze primaire (hoofd)processen betreffen. Leidend bij het in kaart brengen en beschrijv en van de bedrijfsprocessen is het product of de dienst w aaraan het proces ten grondslag ligt. In het gev al v an de reorganisatie van de VWA w orden drie baten-lastendiensten samengev oegd tot één. Een groot aantal producten is derhalv e reeds bekend. Gezien het korte tijdspad is daarom gekozen om de beschrijv ing v an de bedrijfsprocessen af te stemmen op de reeds bestaande producten. Dit betekent concreet dat het grootste gedeelte v an de procesbeschrijv ingen door inv entarisatie en toetsing van reeds bestaande procesbeschrijv ingen tot stand zullen komen. Daarnaast brengt de organisatie echter ook een aantal nieuwe producten v oort. De processen die tot deze nieuw e producten moeten leiden worden momenteel in samenwerking met de inhoudelijk deskundigen in kaart gebracht. 1.3

Leeswijzer

Deze notitie is ingedeeld in drie hoofdstukken: Hoofdstuk 1 bev at een inleiding en een kader met betrekking tot procesinric hting en -beschrijv ing. Er w ordt een korte schets gegev en v an de visie v an de VWA op de bedrijfsprocessen, de inrichting erv an en de aanpak v an de beschrijv ing. Hoofdstuk 2 geeft een ov erzic ht v an de hoofdprocessen en de samenhang met de in de producten- en dienstencatalogus genoemde producten en productsoorten. Daarbij worden mogelijke dis cussiepunten over de indeling v an de processen, dan w el de producten aangegeven. In hoofdstuk 3 w ordt de totstandkoming v an de beschrijv ing van de bedrijfsprocessen (plan v an aanpak) gepresenteerd en de voortgang beschrev en. Bijgev oegd is tev ens de proceshiërarchie op basis w aarvan de processen w orden ingericht en beschreven en het conceptdocument 'Hoofdprocessen VWA'.

5

2.

HOOFDPROCESSEN VWA

De VWA onderscheidt drie kerntaken: • • •

Toezicht Risicobeoordeling Risicocommunicatie

Binnen deze kerntaken kunnen acht (primaire) hoofdprocessen w orden onderscheiden met bijbehorende (hoofd)producten en productsoorten: proces

product (output)

productsoort

Inspectie Keuring Monsteronderonderzoek Incidentmanagement

Inspectie, Erkenning Keuring, Certificaat Monsteronderzoeksresultaat Reactiev e ris icobeoordeling, (Risic o)communic atie, Afhandeling melding (Cris isbestrijding)

Strafmaatregelen

Inspectie Keuring Monster (Risico)communicatie, Melding en incidentmanagement, Productmanagement Bestuurlijke boete

Boetebeschikking, Verweerschrift, Intrekking erkenning Adv ies, Toezichtsarrangement, Productmanagement, Omgev ingsverkenning, Rapportage toezicht (Risico)communicatie Onderzoekprogramma, Pro-actiev e risic obeoordeling Onderzoekprogramma, Proactiev e risic obeoordeling Voorlichting, Informering, Communicatie (Risico)communicatie

Toezichtbeleid Onderzoek Informatiev erstrekking

Bij bov enstaand overzic ht dienen de v olgende kanttekeningen te w orden geplaatst: •

Het proces Inspectie heeft als mogelijk product onder meer erkenning. In de VWA/RVV-organisatie is het v erlenen en intrekken van erkenningen altijd bezien als een apart proces. Door de nieuw e indeling v an de producten en op basis daarv an de inric hting v an het kostprijsmodel wordt het v erlenen van een erkenning niet meer gecategoriseerd als een proces, maar als mogelijk e output (en dus product) v an het hoofdproces Inspectie.

•

Het proces Keuring heeft als mogelijk product onder meer (ex port)certificaten. In de VWA/RVV-organisatie is het certificeren v an producten altijd bezien als een apart proces. Door de nieuwe indeling van de producten en op basis daarvan de inrichting van het kostprijsmodel w ordt het certificeren v an producten niet meer gecategoriseerd als een proces, maar als mogelijk e output (en dus product) v an het hoofdproces Keuring.

•

Het proces Strafmaatregelen w ordt in strijd met de definitie v an Inspectie in het Plan tot organisatiev erandering (PTO) onderscheiden als specifiek proces in geval van vorderingen of ontzeggingen door de VWA bij handhaving van de w et- en regelgeving. De bepaling van de strafmaatregel maakt wel onderdeel uit v an een inspectie. De uitw erking v an een dergelijk e maatregel is echter een apart proces.

6

•

De processen Toezichtbeleid en Onderzoek zijn nieuw e processen. Daarbij zijn ze door hun aard momenteel dermate aan v erandering onderhev ig dat een definitiev e inv ulling v an deze processen op korte termijn niet haalbaar is. Ook de producten die deze processen v oortbrengen zijn derhalv e nog niet definitief te benoemen. In deze notitie is v oor het benoemen van de output uitgegaan v an de producten en dienstencatalogus.

•

Als laatste w ordt hier het proces Informatiev erstrekking genoemd. Dit proces heeft betrekking op het v oorlic hten en informeren v an ex terne klanten (bv . burgers), het versturen van brochures et cetera. Aangezien ook bij dit proces nog niet definitief is op welke w ijz e invulling zal worden gegev en aan de uitv oerende taken, kunnen ook hier proces en product(en) momenteel niet definitief w orden benoemd. Inv entarisatie v an de activ iteiten v indt al plaats.

N.B. Genoemde v ernieuwingen en v eranderingen in de procesindeling v loeien hoofdzakelijk v oort uit de indeling van de producten en diensten. Het is echter niet uitgesloten dat deze v eranderingen enige discussie tot gev olg kunnen hebben. Om deze discussie zo open mogelijk te v oeren zijn klankbordgroepen v an inhoudelijk deskundige medew erkers opgericht. Discussie op deze punten heeft zijn weerslag op de informatiev ergaring en de planning v an de beschrijv ing van de processen.

7

3.

PLAN VAN AANPAK

De totstandkoming v an de beschrijv ing v an de processen is in zekere mate afhankelijk v an de uitgangssituatie w aarin de VWA zich bev indt. Omdat de organisatie momenteel is opgebouw d uit tw ee v olw aardige en een tijdelijke baten-lastendienst kan voor een groot gedeelte w orden volstaan met een inv entarisatie en toetsing v an reeds bestaande procesbeschrijv ingen. De beschik bare procesbeschrijv ingen kunnen w orden geherstructureerd en herschreven. Dit is globaal de aanpak die de VWA v oorstaat bij de be- en herschrijv ing v an haar bedrijfsprocessen. De aandacht zal hierbij in eerste instantie v oornamelijk uitgaan naar de beschrijv ing v an de hoofdprocessen. Na de besluitv orming zal echter direct w orden doorgepakt met de beschrijv ing v an de procedures van de ondersteunende en besturende processen. 3.1

Uitgangspunten

Bij de beschrijv ing v an de processen gelden drie uitgangspunten: 1

Voor de beschrijv ing v an de processen is een aparte werkgroep 'Procesinrichting VWA 2006' opgericht. Deze w erkgroep heeft tot taak alle processen en procedures van de nieuw e organisatie eenduidig in te richten v olgens een vastgestelde processtructuur, de processen en procedures te beschrijv en en v ervolgens v oor iedere medew erker toegankelijk te maken via het intranet.

2

De proceshiërarchie bestaat uit maximaal v ier niv eaus. De verdeling is als volgt (zie bijlage 1 voor een uitw erking v an de proceshiërarchie):

• • • •

kerntaak (geldt enkel v oor de prim aire processen) (hoofd)proces procedure w erkinstructie

Deze niv eaus zijn v erankerd in de processtructuur en het kwaliteitssysteem dat door de VWA w ordt opgezet. De (hoofd)processen zullen enkel op hoofdlijnen w orden beschreven. Hierbij w ordt in ieder gev al aandacht besteed aan de input van het proces, een globale beschrijv ing v an de activ iteiten en v erantw oordelijkheden en de output (product) v an het proces. Dit zijn de beschrijv ingen die in het kader v an de instellingseis en voor de inv oering v an het baten-lastenstelsel zullen w orden opgelev erd (zie bijlage 2 v oor de eerste conceptv ersie van het document ‘Procesbeschrijv ing primaire processen VWA’). Een gedetailleerdere beschrijv ing van de activ iteiten v indt zijn w eerslag in de procedures (indien v an toepassing). Hierbij w ordt per activ iteit aangegev en w elk e functionaris de activ iteit uitv oert en welke hulpmiddelen hij hierv oor gebruikt (AO-model: w ie, wat, waarmee). De procedurebeschrijv ingen zijn de beschrijv ingen die dienst zullen doen als beschrijv ing van de adminis tratiev e organis atie. De meest gedetailleerde beschrijv ing w ordt door de medewerkers zelf v astgelegd in werkinstructies. De huidige w erkinstructies zullen in het kader van de procesbeschrijv ing VWA 2006 door de w erkgroep w orden geïnv entariseerd en op basis v an de (nieuw e) procesbeschrijv ingen geherstructureerd. De werkinstructies dienen v oor intern gebruik als handv at voor de indiv iduele medew erker bij de uitv oering v an de v oor zijn functie specifieke activ iteiten en/of handelingen.

8

3

Bij het beschrijv en van de processen w ordt prioriteit gegev en aan de beschrijv ing van de prim aire (hoofd)processen. De primaire processen zijn cruciaal bij het bepalen v an producten en diensten, het kostprijsmodel, et cetera; kortom de doelen v an de procesbeschrijv ing voor het voldoen aan de instellingseisen. De procedures, alsmede de ondersteunende en de besturende processen w orden pas in tw eede instantie beschrev en.

Bij de beschrijv ing v an de ondersteunende processen zal waar mogelijk gebruik w orden gemaakt van de blauw drukken die door LNV w orden aangeboden. De ondersteunende processen v an de VWA/Kv W en de VWA/RVV zijn op grote lijnen echter niet afw ijkend. Een inv entarisatie en herschrijv ing v an de processen en procedures kunnen daarom al v eel uitkomst bieden en zonder al te v eel moeilijk heden w orden uitgev oerd. Momenteel is binnen LNV een nieuw e begrotings- en jaarplancyclus v astgesteld. Implementatie v an de nieuwe cy clus bij de VWA is nog gaande, w aarbij 2005 een proefjaar is . Voor de beschrijv ing v an deze processen wordt v oorals nog een afw achtende houding aangenomen. Als de planning- en controlcyclus binnen de VWA is v astgesteld en geïmplementeerd, zal deze direct worden beschreven. Voorts is de nieuw e directie Toezichtsbeleid en Communicatie verantw oordelijk voor de inhoudelijke inv ulling v an de jaarplancyclus. Ook hieraan dient bij de beschrijv ing van de processen aandacht te w orden besteed.

3.2

Beschrijving hoofdprocessen

Zoals hierboven vermeld w orden ten behoev e van de instellingseis en enkel de hoofdprocessen zoals benoemd in hoofdstuk 2 v an deze notitie beschreven. Deze processen kunnen naar aard w orden ingedeeld in tw ee categorieën: • •

uitv oerende processen (inspectie, keuring, monsteronderzoek, incidentmanagement, strafmaatregelen, informatiev erstrekking) beleidsmatige processen (toezichtbeleid, onderzoek)

Om de transparantie van de hoofdprocessen en de inzic htelijkheid van de (interne en ex terne) producten te v ergroten, is gezocht naar een manier om de hoofdprocessen op een generieke wijze te beschrijv en. Deze manier is v oor een deel v an de hoofdprocessen gevonden in het bedrijfsprocesmodel voor uitv oerende diensten dat is opgesteld door de projectgroep ‘Vernieuw ing werkprocessen LNV’. Dit zogenaamde VWL-model geeft uiting aan het v eranderproces w aarbij is gestreefd naar een klantgerichte uitv oering, met minder administratiev e lasten. Door de werkprocessen uniform in te ric hten kan ook een kostenbesparing worden bereik t. De uitv oerende processen worden in dit model onderv erdeeld in de processtappen Inw innen, Registreren, Beoordelen, Beslissen en Effectueren. Binnen LNV is een groeiende ov ereenstemming ov er het w erken volgens dit uniforme bedrijfsprocesmodel. De Dienst Regelingen en de Plantenziektekundige Dienst (PD) hebben alle hoofdprocessen v olgens dit model ingericht. De Dienst Landelijk Gebied (DLG) v olgt hierbij hun v oorbeeld. Voorts is onder aanv oering v an de stafdirectie IFA een 'grondplaat applicatie architectuur uitv oering' ontw ik keld die geheel in lijn is met dit bedrijfsprocesmodel. De w erkgroep Procesinric hting heeft in de afgelopen maanden onderzocht in hoeverre dit bedrijfsprocesmodel bruikbaar is v oor de VWA. De conclusies van dit onderzoek zijn overw egend positief. Het v oorstel van de w erkgroep is daarom ook om een deel van de prim aire processen volgens dit model in te richten en te beschrijv en. Het betreft dan met name de uitv oerende processen van de VWA: inspectie, keuring, monsteronderzoek en incidentmanagement (zie bijlage 3 v oor een schematische w eergav e v an de wijze w aarop de procesgroep inschat dat het model v an toepassing kan zijn).

9

Aangezien het model specifiek voor uitv oerende processen is ontw ik keld, kan het niet zonder meer w orden toegepast op de beleidsmatige processen. Hierv oor wordt momenteel een model ontw ikkeld. Ov erigens zijn de beleidsmatige processen (toezichtbeleid en onderzoek) momenteel ook inhoudelijk nog v olop in ontw ik keling. De beschrijv ing v an de processen zal in lijn met deze ontw ik kelingen geschieden. Concreet betekent dit dat het meest cruciale deel van de hoofdprocessen bijtijds is beschreven. Zoals vermeld in de producten- en dienstencatalogus zit 80% v an de productie v an de VWA in de producten inspectie, keuringen en monsters. Het ligt daarom in de reden dat met name deze processen zo snel mogelijk in kaart zijn gebracht en beschrev en. Door de gekozen aanpak is het mogelijk deze procesbeschrijv ingen tijdig op te leveren. Daarnaast hebben ook incidentmanagement en communicatie gezien de politieke lading die deze producten met zich meedragen een hoge prioriteit. Ook hieraan wordt bij de oplev ering v an de beschrijv ingen v eel aandacht besteed. Rekening houdend met de genoemde doelstellingen, de uitgangspunten en de producten- en dienstencatalogus is daarom de volgende planning opgesteld: Activiteit conceptbeschrijv ing hoofdprocessen inspectie, keuring, monsteronderzoek en incidentmanagement beschrijv ing hoofdprocessen inspectie, keuring, monsteronderzoek en incidentmanagement inv entarisatie hoofdprocessen toezichtbeleid en onderzoek (inclusief generiek model) v aststelling beschrijv ingen hoofdprocessen inspectie, keuring, monsteronderzoek en incidentmanagement inv entarisatie informatiev erstrekking conceptbeschrijv ing informatiev erstrekking beschrijv ing informatiev erstrekking conceptbeschrijv ing hoofdprocessen toezichtbeleid en onderzoek v aststelling beschrijv ing informatiev erstrekking beschrijv ing hoofdprocessen toezic htbeleid en onderzoek v aststelling beschrijv ing hoofdprocessen toezichtbeleid en onderzoek

3.3

planning dec 2004 – jan 2005 jan 2005 jan – maart 2005 feb 2005 feb 2005 maart 2005 maart 2005 april 2005 april 2005 mei 2005 juni 2005

beschrijving overige processen en procedures

Naast de beschrijv ing van de hoofdprocessen w ordt ook de v olledige adminis tratiev e organisatie v an de VWA herschrev en. Om dit te realis eren, zullen in 2005 ook alle ov erige processen en procedures worden geïnv entariseerd en getoetst. Hierv oor is tev ens een globale planning opgesteld: Activiteit beschrijv ing procedures prim aire processen v aststelling beschrijv ing procedures prim aire processen inv entarisatie ondersteunendende processen en procedures beschrijv ing ondersteunende processen en procedures v aststelling beschrijv ing ondersteunende processen en procedures beschrijv ing besturende processen en procedures v aststelling beschrijv ing besturende processen en procedures

planning feb –maart 2005 april – mei 2005 jan – juni 2005 juli – sept 2005 okt 2005 mei – aug 2005 sept 2005

10

3.4

Stand van zaken ten behoeve van de groenlichtmeting

Het is de bedoeling dat voor de groenlichtmeting alle procesbeschrijv ingen gereed zijn. Op dit moment zijn echter alleen de beschrijv ingen v an de hoofdprocessen Inspectie, Keuring, Monsteronderzoek en Incidentmanagement v astgesteld. Concreet houdt dit in dat v ier van de acht gedefinieerde prim aire processen zijn v astgesteld. Het betreft hier echter w el dat gedeelte v an de primaire processen w aarmee meer dan 75% v an de omzet van de VWA w ordt gedekt. De overige procesbeschrijv ingen betreffen minder omvangrijke delen v an de organis atie. Voor deze vier procesbeschrijv ingen geldt dat de bijbehorende procedures zijn geïnv entariseerd en deze w orden momenteel ter beoordeling aangeboden aan de materiedeskundigen. Hetzelfde geldt v oor het grootste deel v an de ov erige prim aire processen. De secundaire - ondersteunende en besturende- processen en bijbehorende procedures zijn geïnv entariseerd. In maart w orden deze aan de nog te benoemen kw artiermakers v an de VWA aangeboden.

11

BIJLAGE 1

PROCESINRICHTING VWA HOOFDSTRUCTUUR

12

PRIMAIRE PROCESSEN 1 Toezicht

1.1 Toezichtbeleid 1.2 Inspectie

1.2.1 Voedselveiligheid 1.2.2 Productveiligheid 1.2.3 Drank-, Horeca- en Tabakswet (incl. drankwet verguningen) 1.2.4 Veterinair-technologisch, vlees en vee (controles voor verlenen en onderhouden van erkenningen )

1.3 Keuring

1.4 Monsteronderzoek

1.5 Meldingen en incidentmanagement

1.6 Strafmaatregelen

2 Risicobeoordeling

3 Risicocommunicatie

1.5.1 Routingmeldingen 1.5.2 Incident 1.5.3 Ernstig incident 1.5.4 Crisis 1.6.1 Boetebeschikking 1.6.2 Verweerschrift (in bezwaar en beroep)

2.1 Onderzoeksprogramma 2.2 Pro-actieve risicobeoordeling

(externe communicatie)

1.2.5 Import en Buitengrens Inspectie Posten (BIP) 1.2.6 Diervoeders 1.2.7 Good Laboratory Practice 1.2.8 Toezicht op keurings- en certificeringsinstanties 1.3.1 Ter slacht aangeboden levend dier 1.3.2 Geslacht dier 1.3.3 Derde landenimport 1.3.4 Exportkeuring (certificering ) 1.4.1 Chemisch 1.4.2 Microbiologisch/trichinen 1.4.3 Residu onderzoek 1.4.4 Histologisch 1.4.5 Bijzonder monster(onderzoek): technisch

stappen: gevareninventarisatie, gevarenkarakterisatie, blootstellingschatting en risicokarakterisatie

3.1 Voorlichting over risico's 3.2 Informatie over risico's 3.3 Communicatie over risico's

Werkgroep Procesinrichting VWA, 28-04-05

1

ONDERSTEUNENDE PROCESSEN 1 Personeel

1.1 Formatiebeheer

1.2 Instroom personeel

1.3 Arbeidsvoorwaarden en rechtspositie 1.4 Personeelszorg 1.5 Gezondheidsmanagement

1.6 Personeelsbegeleiding en beoordeling

1.1.1 Formatie en bezetting 1.1.2 Functiebeschrijving en -waardering 1.1.3 Beheren competentieprofielen 1.2.1 Vacaturebeher 1.2.2 Werving personeel 1.2.3 Selectie personeel 1.2.4 Aanstelling personeel 1.2.5 Indiensttreding 1.2.6 Introductie personeel 1.2.7 Inhuren externen 1.2.8 Aantrekken stagiaire 1.2.9 Aantrekken uitzendkrachten 1.3.1 Toepassen regeling 1.3.2 Bezwaar 1.4.1 Pensioen 1.5.1 Arbobeleid 1.5.2 Verzuimbeleid 1.5.3 Milieubeleid 1.5.4 Veiligheid 1.6.1 Functioneringstoets (uitvoeren functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek, loopbaangesprek, etc.) 1.6.2 Belonen (bewust belonen, bevordering?, ambtsjubileum) 1.6.3 Disciplinaire maatregel 1.6.4 Begeleiding bij conflicten (mediation)???? 1.6.5 Deskundigenoordeel????

1.6 Personeelsontwikkeling

1.7 Personeelsbeheer

1.8 Uitstroom personeel

1.6.6 Reorganisatie???? 1.6.1 Scholing 1.6.2 Loopbaanontwikkeling 1.6.3 Mobiliteit en flexibiliteit 1.6.4 Management developmentprogramma 1.7.1 Controle personeels- en salarisgegevens 1.7.2 Uitvoeren mutaties 1.7.3 Uitvoeren verlofregelingen 1.7.4 Fiscalisatie 1.8.1 Ontslag op verzoek 1.8.2 Afloop tijdelijk dienstverband voor bepaalde tijd 1.8.3 Ontslag niet op verzoek 1.8.4 Stopzetten dienstverband wegens overlijden

2 Informatievoorziening 2.1 Informatievoorziening en ICT

2.1.1 Documentair informatievoorziening 2.1.2 Beheer (geautomatiseerde) gegevens 2.1.3 Bibliotheek


2

ONDERSTEUNENDE PROCESSEN

2.2 ICT

2.3 Communicatie

3 Organisatie

3.1 Bedrijfsprocessen

3.3 Kwaliteitszorg en -borg

4 Financiën

2.1.4 Content beheer (inter- en intranet) 2.2.1 ICT beleid 2.2.2 ICT service level management 2.2.3 Account management 2.2.4 Programma en projectmanagement 2.2.5 ICT beheer 2.3.1 Interne communicatie (interne blad, content beheer inter- en intranet??? ) 2.3.2 (Beheer) Informatie verstrekking aan consumenten en bedrijven 2.3.2 Externe communicatie (VWA profilering) 3.1.1 Opstellen 3.1.2 Implementeren 3.1.3 Onderhouden en beheren (incl. kwaliteitshandboek) 3.3.1 Uitvoeren audit (planen, voorbereiden, uitvoeren en rapporteren) 3.3.2 Kwaliteitscontroles 3.3.3 Behandelen kwaliteitsproblemen 3.3.4 Afhandelen klachten eigen werk

3.4 Planning (Keuringen)

3.4.1 Opstellen werkplanning en -roosters

4.1 Inkoop

4.1.1 Inkoopplanning 4.1.2 Aanschaffen goederen/diensten 4.1.3 Ontvangst goederen/diensten 4.1.4 Contractmanagement 4.1.5 Materiaalbeheer 4.1.6 Afhandeling factuur goederen/diensten 4.1.7 Crediteurenbeheer 4.2.1 Kasbeheer 4.2.2 Verwerken dagafschriften 4.2.3 Memoriaalboekingen balans posten 4.2.4 Contante betalingen 4.2.5 Kasvoorschotten 4.2.6 Contante ontvangsten 4.2.7 Afhandelen kasstaten 4.2.8 Kascontrole 4.2.9 Betalen crediteuren 4.2.10 Afhandelen declaraties

4.2 Treasury/Cash management

4.3 Verkoop

4.4 Tijdregistratie


4.3.1 Facturatie 4.3.2 Onderhouden diensten en tarieven 4.3.3 Verbandscontroles 4.3.4 Debiteurenbeheer 4.4.1 Verwerking werkbonnen 4.4.2 Controle tijdregistratie

3

ONDERSTEUNENDE PROCESSEN

5 Huisvesting

4.5 Beheer vaste activa

4.5.1 Opvoeren 4.5.2 Inventarisatie 4.5.3. Afvoeren 4.5.4 Wijzigingen doorvoeren 4.5.5 Afschrijven 4.5.6 Controleren

5.1 Gebouwenbeheer

5.1.1 Opstellen huisvestingsplan 5.1.2 Beheren huisvesting 5.1.3 Beheren technische installaties 5.1.4 Afhandelen uitbouw/nieuwbouwproject


4

STURINGSPROCESSEN 1 Begrotingscyclus

1.1 Voorbereiding begroting

1.2 Uitvoering begroting 1.3 Verantwoording begroting

2 Jaarplancyclus

2.1 Meerjarenvisie 2.2 Jaarplan

1.1.1 Meerjarenplan 1.1.2 Begroting 1.1.3 Voorcalculatie 1.2.1 Jaarplancyclus 1.2.2 Rapportage 1.3.1. Jaarverslag 1.3.2 Agentschapsparagraaf 2.1.1 Opstellen meerjarenvisie 2.1.2 Beleidsmatig vaststellen meerjarenvisie 2.2.1 Voorbereiding jaarplan 2.2.2 Opstellen jaarplan 2.2.3 Uitvoering jaarplan 2.2.4 Verantwoording jaarplan 2.2.5 Jaarplanaanschrijving 2.2.6 Jaarverslag

2.3 Projectrapportage (PRORA


1

BIJLAGE 2

HOOFDPROCESSEN VWA

13

Procesbeschrijving primaire processen Voedsel en Waren Autoriteit

procesbeschrijvin gen bijlage 2_Hoofdprocessen VWA.doc

Inhoudsopgave Inleiding........................................................................................................................................ 3 Inspectie....................................................................................................................................... 4 Keuring......................................................................................................................................... 7 Monsteronderzoek ........................................................................................................................ 9 Incidentmanagement................................................................................................................... 12 Strafmaatregelen ........................................................................................................................ 14 Onderzoek.................................................................................................................................. 15 Toezichtbeleid............................................................................................................................. 16 Informatieverstrekking ................................................................................................................. 17 Bijlage 1 Producten en Diensten .................................................................................................. 18 Bijlage 2 Openstaande punten hoofdprocessen............................................................................. 20

Conceptversie 1.0

Pagina 2 van 20


Inleiding De missie v an de Voedsel en Waren Autoriteit is het ‘w erken aan zichtbare ris icoreductie’ op het gebied van v oedsel en consumentenproducten in relatie tot v olk sgezondheid, diergezondheid en dierenw elz ijn. Dat betekent dat het in alle w erkzaamheden van de VWA gaat om het concreet en aantoonbaar bijdragen aan het verminderen v an gezondheids- en v eiligheidsrisic o’s: ‘De Nederlandse burger w enst een onafhankelijke organisatie die, goed onderbouw d, oordeelt over mogelijke v eiligheidsris ico’s van voedsel en consumentenproducten. Deze organis atie hoort alert op te treden tegen de oorzaken en veroorzakers v an die ris ico’s . Een gezaghebbende Voedsel en Waren Autoriteit is v an cruciaal belang bij het behoud en v erder v erhogen v an het consumentenv ertrouw en in de v eiligheid v an lev ensmiddelen en consumentenproducten’. Dit w il de VWA inv ullen door transparant en consis tent te opereren en daarmee toetsbaar te zijn op haar onafhankelijk e werkwijze. De VWA w il haar missie - zic htbare risic oreductie - realis eren door het uitoefenen v an drie kerntaken:

■ Toezicht houden: het doen nalev en v an wet- en regelgeving ■ Risicobeoordeling en onderzoek: signaleren v an mogelijk e bedreigingen en het uitv oeren van een w etenschappelijke risic obeoordeling

■ Risicocommunicatie: actief informeren over ris ico's en risic oreductie op basis v an betrouw bare informatie

afbeelding 1: de strategische driehoek

In onderliggend document worden op hoofdlijnen alle primaire processen beschrev en die de VWA aanwendt om deze kerntaken te kunnen uitv oeren. In bijlage 1 is een volledig overzic ht opgenomen van alle producten en diensten. In de v olgende hoofdstukken zijn de processen van het tot stand komen v an de hoofdproducten in hoofdlijnen beschrev en. In bijlage 2 zijn per proces de aandachtspunten / openstaande punten genoemd.

Conceptversie 1.0

Pagina 3 van 20


Inspectie Het toezicht op de nalev ing v an w et- en regelgev ing wordt uitgev oerd door middel v an controlebezoeken aan bedrijv en en instellingen. Dergelijke bezoeken kunnen zowel een prev entief als een repressief karakter hebben. De repressiev e inspecties vinden veelal plaats op basis van een steekproef. Bij inspecties van preventiev e aard (bijv oorbeeld in het kader van verlening) is meestal een bepaalde periodiciteit v oorgeschrev en. Een inspectie kan in bepaalde gev allen resulteren in een inspectiemaatregel. Dit kan zijn een administratief-rechtelijke maatregel, zoals het opschorten van een v erlening of het stilleggen v an het productieproces, een bestuursrechtelijke maatregel, zoals een boeterapport, of een strafrechtelijke maatregel zoals een proces-verbaal. Binnen de VWA zijn de inspecties onderv erdeeld in de categorieen:

■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Voedselv eiligheid Productv eiligheid Drank-, Horeca en Tabakswet (DHT) VT/Vlees/Vee en controles ten behoev e v an verlening Import en Buitengrens Inspectie Posten (BIP) Dierv oeders Ov erige: Good Laboratory Practice (GLP), 2e lijns toezic ht

Inwinnen Er zijn verschillende gronden op basis w aarv an de VWA een inspectie uitv oert. Deze initiatie tot het uitv oeren v an een inspectie kan zijn: Regelingsafspraak: In het jaarplan w ordt vastgelegd w elk e aantallen inspecties moeten w orden uitgev oerd en w elk e aantallen monsters genomen moeten w orden in het kader van een regelingsafpraak. Op basis v an het jaarplan w ordt v ervolgens een operationele w erkplanning gemaakt (zie hiervoor de procedure 'Planning operationele w erkzaamheden'). Aanvraag (bijv oorbeeld in het kader v an een v erlening): Bedrijv en die in aanmerking willen komen voor een v erlening, dienen hiertoe een schriftelijke aanv raag in te dienen bij de VWA. De aanvraag w ordt in behandeling genomen door de directeur Dienst Uitv oering. Onderhoud van een verlening: Een bedrijf dat reeds een v erlening heeft, w ordt periodiek gecontroleerd door de VWA. Deze periodieke bedrijfsbezoeken worden tev oren ingepland (zie hierv oor de procedure 'Planning operationele w erkzaamheden'). Melding of een klacht: Meldingen en klachten w orden door de Meldkamer VWA aangenomen. Deze meldingen w orden v ervolgens door het cluster Vaktechnische Adminis tratie in de regio in behandeling genomen. Project: Sommige inspecties w orden uitgev oerd in het kader van een project. Dit kan een project zijn in het kader v an het uitv oeren van toezic ht, signalering of v erplic hte monsterneming.

Registreren Als de inspectie wordt uitgev oerd naar aanleiding v an een aanvraag wordt deze geregistreerd in het basisregistratiesysteem (zie hiervoor de procedure 'Regis tratie v erleningsaanv raag'). Als de aanv rager nog geen debiteurenrelatie heeft met de VWA, wordt door de eenheid Bedrijfsadminis tratie v an de Directie Bedrijfsvoering Conceptversie 1.0

Pagina 4 van 20


eerst een debiteurenonderzoek gedaan om te bepalen of het bedrijf legitiem en betrouw baar is (zie hiervoor de procedure 'R egistratie nieuw e debiteur'). Op basis v an de regis tratie w ordt v ervolgens de ontv angstbev estiging v an de aanvraag gegenereerd. Hierin wordt aangegev en binnen w elk e termijn de aanv raag w ordt behandeld. Dit is in de regel binnen 8 weken. Als het een inspectie betreft die niet in het kader v an een aanvraag wordt uitgev oerd, worden de bedrijfsgegev ens van het te controleren bedrijf en de planning v an het bedrijfsbezoek gev erifieerd in het basisregistratiesysteem en het planningssy steem. Hierbij wordt met name aandacht besteed aan:

■ ■ ■ ■ ■

locatie- en/of bedrijfsgegev ens; v oorgeschiedenis van de inspectielocatie; ev entuele klachtengegev ens; ev entuele projectgegev ens; frequentie v an inspectiebezoeken.

Beoordelen Beoordeling v an wet- en regelgeving of van v erleningsv oorwaarden vindt plaats op basis v an controle van het bedrijf door de VWA. Er w ordt gecontroleerd aan de hand v an een inspectielijst of het bedrijf v oldoet aan de van toepassing zijnde w et- en regelgev ing (zie hierv oor de procedure 'U itv oering inspectie'). Indien het v erplic ht, wenselijk of noodzakelijk is, worden monsters genomen (zie hierv oor de procedure 'Monsterneming'). Als het monster genomen is in het kader van een inspectie, maakt de uitslag deel uit van de beoordeling v an de inspectieresultaten. In dit gev al ontv angt de controleur na een uitgev oerd monsteronderzoek het resultaat v an het betreffende laboratorium terug. In gev al van een afw ijkend resultaat adv iseert het laboratorium ov er een ev entueel op te leggen maatregel. De beoordeling w ordt v astgelegd op de inspectielijst en/of in de ondersteunende applicatie.

Beslissen Op basis v an de resultaten v an de inspectie (en/of indien van toepassing het monsteronderzoek) w ordt de beslissing genomen omtrent de naleving v an de wet- en regelgeving. Als de wet- en regelgeving niet is nageleefd of als er overtredingen zijn begaan, kan de VWA sancties opleggen. Hierv oor maakt de controleur of de toezichthouder v an de Directie Dienst Uitv oering gebruik v an het 'Handhav ingsbeleid VWA'. In beginsel bestaat v oor elk e wetsov ertreding de mogelijk heid om een administratiefrechtelijke maatregel te nemen, zoals het opschorten v an een verlening, een bestuursrechtelijke maatregel, zoals een boeterapport, of een strafrechtelijke maatregel zoals een proces-verbaal. Als er door het laboratorium een adv ies is gegev en met betrekking tot een maatregel, kan dit door de controleur of de toezichthouder w orden opgev olgd. Als hij het advies echter niet opvolgt, moet hij dit na overleg onder v ermelding van reden registreren in de ondersteunende applic atie.

Effectueren Het gecontroleerde bedrijf w ordt te allen tijde op de hoogte gesteld v an het resultaat v an de inspectie. Het inspectieresultaat en de eventuele maatregelgegev ens w orden v astgelegd in de ondersteunende applicatie. In gev al v an een maatregel w ordt het bedrijf tev ens geïnformeerd ov er de aard v an de getroffen maatregel (zie hierv oor de procedure 'Administratiev e afhandeling maatregel').

Conceptversie 1.0

Pagina 5 van 20


Als het een aanvraag voor een v erlening betreft die w ordt toegekend, wordt de verlening aan het bedrijf toegezonden. Deze verlening is geldig zolang het bedrijf aan de voorw aarden v oldoet. Om dit te controleren, w orden v erleningen periodiek onderhouden. Dit houdt in dat van bedrijv en die een v erlening hebben, door de controleurs w ordt gecontroleerd of zij nog steeds v oldoen aan de geldende Europese en/of nationale ric htlijnen.

Conceptversie 1.0

Pagina 6 van 20


Keuring De VWA controleert of lev ende dieren, producten v an dierlijke oorsprong en non food producten geschikt zijn om in (een v erdere fase van) het handelsv erkeer, binnen of buiten de EU, te brengen, dan w el of zij geschikt zijn voor humane consumptie. Keuring is een v orm v an prev entiev e controle en resulteert in een keuringsbeslissing.

Inwinnen De VWA ontv angt v an derden een aanv raag voor een keuring (zie hierv oor de procedure 'Keuringsaanv raag'). Deze keuring kan plaatsvinden in het kader van

■ diergezondheid en dierenwelzijn v an lev ende dieren; ■ dieren die w orden aangeboden voor de slacht (ante mortem en post mortem); ■ import uit derde landen van levende dieren, producten van dierlijk e oorsprong en (grondstoffen v oor) dierv oeders; ■ ex portkeuring v an dieren en producten van dierlijke oorsprong resulterend in certificering (het afgev en v an een verklaring dat de zending voldoet aan de eis en die aan een dergelijke zending worden gesteld door het land v an bestemming, met als doel uitv oering te gev en aan de nationale of communautaire regelgev ing of die van het land v an bestemming). Let op: Keuringsaanv ragen in het kader van import uit derde landen vinden altijd plaats door middel v an een Gemeenschappelijk Document v an Binnenkomst (GDB) en een ex portcertificaat uit het land v an herkomst.

Registreren De keuringsaanv raag w ordt geregis treerd en direct ingepland in het planningssysteem (zie hiervoor de procedure 'Planning operationele w erkzaamheden'). Van keuringsaanvragen in het kader v an import uit derde landen v indt verificatie plaats v an het Gemeenschappelijk Document v an Binnenkomst (GDB). Het ex portcertificaat w ordt gedigitaliseerd en in het sy steem gekoppeld aan het GDB.

Beoordelen Op de ingeplande datum en tijd wordt de keuring v an het dier of het product uitgev oerd. In de regel zal eerst een controle plaatsv inden op de aanwezige documenten. Verv olgens wordt bekeken of de documenten in ov ereenstemming zijn met de lading of het product. Tenslotte zal het dier of het product w orden onderw orpen aan een fysieke controle. In sommige gev allen kunnen monsters worden genomen ter ondersteuning van de keuringsbeslissing (zie hierv oor de procedure 'Monsterneming').

Beslissen Een keuringsbeslissing dient altijd te worden genomen door een keuringsdierenarts. Deze bepaalt of het dier of product goedgekeurd dan w el afgekeurd w ordt voor humane consumptie. Wanneer iets afgekeurd w ordt voor humane consumptie, w ordt dan bepaald of het geschikt of ongeschik t is v oor dierlijke consumptie.

Effectueren Het gekeurde dier of product wordt door de keuringsdierenarts v rijgegeven en ev entueel v oorzien van een Conceptversie 1.0

Pagina 7 van 20


certificaat. In gev al v an een negatiev e keuringsbeslissing wordt de partij aangehouden en worden een aanhoudings- en een w eigeringsbericht verzonden aan de belanghebbenden. De dierenarts stelt de factuurbon op. (Zie hierv oor de w erkinstructie 'Inv ulling factuurbon en het certificaat') Alle documenten in v erband met de keuringsbeslissing worden gearchiv eerd, zoals: het handelsdocument, de controlelijsten, de factuurbon, en eventueel het aanhoudings- en w eigeringsbericht.

Conceptversie 1.0

Pagina 8 van 20


Monsteronderzoek Monsteronderzoek heeft als doel v ast te stellen of de wettelijke regels w orden nageleefd. Dit onderzoek kan zelfstandig leiden tot het nemen van een maatregel of ondersteunend zijn aan de inspectiebev indingen. Binnen de VWA w orden de volgende ty pen onderzoek onderscheiden: Microbiologisch onderzoek: dit onderzoek richt zic h op het opsporen v an bacteriën (en hun tox inen), gisten en schimmels die een bedreiging vormen v oor de gezondheid v an de mens. Tot het w erkterrein behoort ook het onderzoek naar bacteriegroeiremmende stoffen, onderzoek met betrekking tot hy giëne in de v oedselproductieketen, v irologis ch onderzoek, parasietologisch onderzoek, histologisch onderzoek, onderzoek naar antibiotica resistentie en ty pering v an micro-organis men. Chemisch onderzoek: Dit onderzoek ric ht zic h op opsporing van stoffen die de gezondheid van de mens kunnen schaden. Voor veel van deze stoffen zijn normen vastgesteld (Warenw et, Vleeskeuringsw et, etc.). Als dat niet het gev al is, zullen waarnemingen onderw erp zijn van ris icoinschatting of de resultaten w orden beoordeeld op basis v an het ALARA (as low as reasonable achiev able) principe. Het onderzoek wordt onder meer uitgev oerd op v oedsel, dierlijke producten, genotmiddelen, gebruik sartikelen, verpakkingen, cosmetica en speelgoed. Het w erkterrein omvat onderzoek naar residuen v an bestrijdingsmiddelen, aanwezigheid zw are metalen, fy totox inen, my cotox inen, milieucontaminanten, dierbehandelingsmiddelen en tox inen. Daarnaast behoort controle op de samenstelling van producten tot het takenpakket. Dit resulteert in onderzoek naar vitaminen, mineralen, v etten, eiw itten, zoetv erv angers, v etv ervangers, additiev en en w eekmakers. Fysisch, mechanisch en elektrotechnisch onderzoek: Deze soorten onderzoek richten zic h op het opsporen v an onv eilige consumentenproducten en het tijdig signaleren van opkomende gev aren voor de consument in v erband met consumentenproducten. Het onderzoek richt zich op een breed scala v an consumentenproducten uiteenlopend v an huishoudelijk e apparaten, speeltoestellen, machines, ladders en trappen tot attractietoestellen. Trichine onderzoek: Dit onderzoek ric ht zic h op de indiv iduele controle van alle geslachte (mest)v arkens, paarden en w ilde zwijnen op de aanwezigheid van trichinella spiralis . EU richtlijn 77/96 EEG verplicht de lidstaten aan het uitv oeren v an dit onderzoek. Het onderzoek wordt uitgev oerd op laboratoria bij grote slachthuizen onder v erantw oordelijk heid van de VWA. Onderzoek op locatie is noodzakelijk gelet op de korte doorlooptijd (max im aal 4 uur). Daarbij wordt de door de EU voorgeschreven onderzoeksmethode toegepast.

Inwinnen Het laboratoriumonderzoek komt v oor:

■ ■ ■ ■ ■

als onderdeel van een reguliere inspectie; in het kader van toezic ht op ketengarantiesystemen c.q. t.b.v. vrijw aringsmaatregelen; ten behoev e v an monitoringsprogramma's ; in het kader van klachten, incidenten en crises op het gebied van voedsel- en productv eiligheid; als onderdeel van een reguliere inspectie op basis v an gerichte vraagstelling van medew erkers van de toezichtafdelingen. (Dit deel v an het onderzoek is beperkt planbaar.)

Monsters ten behoeve van monitoringsprogramma's w orden genomen op basis van dat wat v astgelegd is in het jaarplan. Op basis v an het jaarplan worden v ervolgens operationele w erkplanningen gemaakt ten behoev e v an de afdelingen Toezic ht productiebedrijv en en Toezicht consumentenproducten (zie hierv oor de procedure 'Planning operationele w erkzaamheden' en de procedure 'M onsterneming'). Conceptversie 1.0

Pagina 9 van 20


Registreren Het laboratorium ontv angt de verpakte en v erzegelde monsters van de controleur. Het monster gaat het onderzoek in aan de hand van een uniek identificatienummer. Het laboratorium controleert het monster en de monstergegev ens. Bij het constateren v an afw ijk ingen m.b.t. de monsterneming, de monstergegev ens of het inzenden v an het monster w ordt zonodig door de medewerker die de afw ijk ing constateert informatie opgev raagd met het doel de afw ijk ing te herstellen. Als de omstandigheden van verv oer of bew aring daar aanleiding toegev en of als monsters niet juist verpakt, v erzegeld of geïdentificeerd zijn of de hoev eelheid ontoereikend is , w orden deze niet in behandeling genomen. In dit gev al w orden de controleur en/of de betreffende leidinggev ende geïnformeerd. Monsters die zijn genomen in verband met een klacht zijn altijd v oorzien van een klachtenformulier. De monsters worden bewaard totdat de analy se uitgev oerd wordt, rekening houdend met de vereiste bew aaromstandigheden. De monsters worden geregis treerd in het betreffende ondersteunende systeem en hiermee wordt het analy sepakket v astgesteld. Op basis v an het ov erzicht van beschik bare monsters wordt het onderzoek gepland. Monsters die zijn genomen naar aanleiding v an klachten en aangehouden dieren hebben altijd prioriteit. In principe dient elk monster v erwerkt te zijn binnen een termijn die garant staat v oor de integriteit v an het monstermateriaal en de te onderzoeken attributen. Let op. Er worden submonsters geïsoleerd ten behoev e van contraex pertise of belanghebbenden.

Beoordelen Het laboratorium v oert het (routinematig of niet routinematig) onderzoek uit. Een routinematig onderzoek w ordt uitgev oerd op parameters v olgens een v astgestelde methode v an onderzoek. Dit kan ook project- en surv eillance onderzoek betreffen (zie hiervoor de w erkinstructies 'XXX'). Niet routinematig onderzoek betreft bijv oorbeeld klachtmonsters of andere bijzondere monsters. Hierbij wordt het onderzoekspakket vastgesteld door de teamleider laboratorium. Op het moment dat er onv oldoende middelen in huis aanw ezig zijn of wanneer de inv estering in kennis en middelen niet ev enredig is met het aantal uit te v oeren analy ses, kan het onderzoek uitbesteed worden (zie hierv oor de procedure 'Uitbesteden monsteronderzoek').

Beslissen Op basis v an het resultaat v an het monsteronderzoek wordt de beslissing genomen omtrent de naleving van de (nationale en internationale) w et- en regelgev ing. De teamleider of senioranalist stelt het resultaat v ast door dit te accorderen. Hij is tev ens v erantw oordelijk voor het ev entueel uitv oeren v an correcties. Ev entueel kan het laboratorium, in gev al v an een afw ijkend resultaat, een passende maatregel voorstellen. De eindbeslissing om het v oorstel ov er te nemen wordt genomen door de afdeling Toezicht consumentenproducten.

Conceptversie 1.0

Pagina 10 van 20


Effectueren In het gev al een onderzoeksresultaat in het kader v an monitoringsprogramma's niet conform is , w ordt dat gemeld aan de relev ante beleidsdirecties en aan de AID ten behoev e van opsporing. In het gev al een onderzoeksresultaat in het kader v an een inspectie afw ijk end is , stelt de teamleider van het laboratorium een 'deskundigen verklaring' op ten behoev e van de ev entueel verdere afhandeling v an het maatregeltraject. Nadat het resultaat is vastgelegd worden alle gerelateerde documenten en informatie gearchiv eerd. Met name v an v oorverpakte monsters die niet conform zijn, wordt met de ruw e data de verpakking en/of het etiket gearchiv eerd. Monsters waarv an de resultaat conform is , kunnen worden vernietigd v olgens de 'Nationale ric htlijnen v oor de afv oer van huis houdelijk afv al en dierlijk materiaal'. Monsters in het kader v an monitoringsprogramma's en importcontroles die niet conform zijn, worden opgeslagen in een ruimte waarv an de toegang gelim iteerd is tot bev oegde personen. Hierin zijn de bewaarcondities zodanig ingesteld dat de integriteit v an het monster w ordt gegarandeerd. Deze monsters w orden niet verw orpen zolang het juridisch traject niet is afgerond en pas na ov erleg met de opdrachtgev er. Andere niet conforme monsters w orden na accordering en een eventueel maatregelv oorstel afgev oerd. Verse monsters voor microbiologis ch onderzoek w orden na analy se altijd v ernietigd.

Conceptversie 1.0

Pagina 11 van 20


Incidentmanagement De VWA is 24 uur per dag en 7 dagen in de w eek bereik baar voor de be- en afhandeling v an meldingen in het kader v an v olk sgezondheid en diergezondheid. De VWA geeft v oorlichting, v erstrekt informatie en brengt adv ies uit ov er haar eigen w erkzaamheden en ov er haar eigen werkterrein. Daarnaast heeft de VWA een uitv oerende taak bij incidenten, cris es (w aaronder uitbraken v an dierziekten) en contraterrorisme.

Inwinnen De Meldkamer VWA ontv angt 24 uur per dag en zeven dagen in de w eek nationale en internationale meldingen op het gebied v an v olk sgezondheid en diergezondheid. Deze meldingen kunnen particulier initiatief zijn (zoals bijv oorbeeld bij consumentenklachten), maar kunnen ook beroepsmatig gedaan w orden (bijv oorbeeld door bedrijv en). Veel meldingen op het gebied v an volks- en diergezondheid v allen onder een wettelijke meldingsplicht.

Registreren De melding w ordt door de Meldkamer VWA geregistreerd in het meldkamersysteem. Een melding v an een v erdenking van een dierziekte w ordt geregistreerd in de database v an het VWA Incident en Cris iscentrum (VIC). Zow el de Meldkamer als het VIC houden een dossier bij. Dit dossier is digitaal te raadplegen.

Beoordelen Na registratie v an de melding wordt allereerst bepaald of de melding in behandeling w ordt genomen. Als dit niet het gev al is, draagt de Meldkamer VWA zorg voor terugkoppeling naar de melder en v erdere afw ikkeling. Als de melding in behandeling wordt genomen kan één v an de volgende classificaties w orden toegekend (zie hierv oor de werkinstructie 'Classificeren melding'):

■ Routinemelding: Routine is een melding waarbij het duidelijk is, dat er geen sprake is v an een ernstig gev aar v oor de gezondheid of van een structureel kwaliteitsprobleem.

■ Incident: Dit zijn meldingen, die geen of slechts zeer beperkte maatschappelijk e en/of politieke lading hebben.

■ Ernstig incident: Een melding, die een potentieel maatschappelijk e en/of politieke lading heeft. ■ Crisis: Een melding die tot gev olg kan hebben dat er een ernstige verstoring van de basisstructuur dan w el aantasting v an de fundamentele waarden en het maatschappelijk systeem optreedt (Nationaal Handboek Crisis besluitv orming) of die een zw are maatschappelijk e en/of politieke lading heeft.

De afw eging of het een routinemelding of een zw aardere classificatie betreft, w ordt in eerste instantie gemaakt door de Meldkamer VWA. Als het geen routinemelding betreft, w ordt de melding (inclusief het v erslag) doorgegev en aan de productmanager v an de directie Toezic htsbeleid en Communic atie. De productmanager controleert of de classificatie daadw erkelijk zw aarder is dan routinemelding. Voor de melding, stelt hij een classificatie en advies op. Definitiev e classificatie vindt tenslotte plaats na nadere afstemming met de hoofdinspecteur. De productmanager koppelt de classificatie en het adv ies terug naar de Meldkamer VWA. Conceptversie 1.0

Pagina 12 van 20


Periodiek v indt in panels toetsing plaats v an de procedures en de w egingscriteria die leiden tot classificatie v an meldingen. Let op: Naar aanleiding v an dierziekte meldingen wordt eerst ter plekke een klinisch onderzoek uitgev oerd. Het resultaat v an het klinis ch onderzoek wordt v oorgelegd aan de hoofdinspecteur v an de Directie Toezichtsbeleid en Communic atie.

Beslissen Het besluit ov er de classificatie v an een melding, als mede het adv ies over de te nemen verv olgstappen, wordt in laatste instantie genomen door de hoofdinspecteur. De beslissing v oor de daadwerkelijk e uitv oering van de v ervolgstappen ligt bij de directeur v an de Dienst Uitv oering.

Effectueren Als de beslissing omtrent de classificatie en het advies is genomen, kunnen acties w orden uitgezet. Een routinemelding w ordt volledig door en onder verantw oordelijkheid v an de regio v an de Dienst Uitv oering afgehandeld. Acties worden zo snel mogelijk opgestart. Van iedere afgehandelde melding vindt terugkoppeling plaats naar de Meldkamer VWA. Wanneer beoordeling door de directie Toezic htsbeleid en Communicatie heeft plaats gev onden, draagt de Meldkamer VWA zorgt voor dat de resultaten bij de productmanager komen ter adv is ering van het sluiten v an het dossier. Na sluiten v an het dossier wordt de melder geïnformeerd. De acties die plaatsvinden in het kader v an incidenten en ernstige incidenten worden als v olgt uitgev oerd: •

De regio v an de Dienst Uitv oering v oert de acties uit;

•

De coördinatie v an de uitv oerende werkzaamheden die door de regio worden uitgev oerd ligt bij het VWA Incident- en crisis centrum (VIC). Het VIC regelt tev ens de dossierv orming, draagt zorg v oor rapportages en v erantw oordt de uitgev oerde werkzaamheden op adminis tratief en financieel gebied;

•

Het Bureau Communic atie en Voorlic hting v an de Directie Toezichtsbeleid en Communicatie v erzorgt de (risico)communic atie met betrekking tot het (ernstige) incident;

•

Risicobeoordeling w ordt verzorgd door het Bureau Risic obeoordeling;

•

De hoofdinspecteur v an de Directie Toezichtsbeleid en Communic atie is v erantw oordleijk v oor de coördinatie v an de behandeling en de adv is ering aan de opdrachtgev ende beleidsdirecties.

•

De afdeling Signalering en Ontw ikkeling, in haar hoedanigheid v an kennis centrum v an de VWA, ondersteunt zow el de directie Toezic htsbeleid en Communicatie als de regio’s v an de Dienst Uitv oering, en lev ert een bijdrage aan de onderbouwing van de risicobeoordeling.

Conceptversie 1.0

Pagina 13 van 20


Strafmaatregelen Het hoofdproces Strafmaatregelen is nog onder constructie.

Conceptversie 1.0

Pagina 14 van 20


Onderzoek Het hoofdproces Onderzoek is nog onder constructie.

Conceptversie 1.0

Pagina 15 van 20


Toezichtbeleid Het hoofdproces Toezic htbeleid is nog onder constructie.

Conceptversie 1.0

Pagina 16 van 20


Informatieverstrekking Het hoofdproces Informatiev erstrekking is nog onder constructie.

Conceptversie 1.0

Pagina 17 van 20


Bijlage 1 Producten en Diensten productsoort Inspectie

Keuring

Monster

Meldingen en Incidentmanagement

Productmanagement

Conceptversie 1.0

product (output)

■ ■ ■ ■ ■

Inspectie v oedselv eiligheid; Inspectie productv eiligheid; Inspectie Drank-, Horeca-, en Tabakswet; Inspectie v t/v lees/vee; Inspectie import + Buitengrens Inspectie Posten (BIP); ■ Dierv oeders; ■ Inspectie ov erig: Good Laboratory Practice inspecties, 2e lijns toezic ht. ■ keuring v an ter slacht aangeboden levend dier; ■ keuring v an geslacht dier; ■ keuring v an derde-landenimport (van dierlijke oorsprong en (grondstoffen v oor) dierv oeders); ■ ex portkeuring v an dieren en producten resulterend in certificering. ■ chemisch; ■ residu onderzoek (ß-agonisten, hormonen, (dieren)geneesmiddelen); ■ microbiologisch/trichinen; ■ histologisch; ■ bijzondere monsters; w aaronder technische monsters of monsters die normaliter onder de al genoemde categorieën v allen maar door hun aard zo afw ijkend en duur zijn dat ze daar niet in passen zonder de categorie heterogeen te maken. Aanname, regis tratie en v oortgangsbewaking van: ■ routinemelding; ■ incident; ■ ernstig incident; waaronder uitbraak en dierziektenbestrijding; ■ crisis; waaronder uitbraak en dierziektenbestrijding. ■ adv ies minister; ■ toezichtarrangement; ■ rapportage ov er toezicht; ■ omgev ingsverkenning; ■ afhandeling melding;

hoofdproces Inspectie

Keuring

Monsteronderzoek

Incidentmanagement

Toezichtbeleid

Pagina 18 van 20


Risiscocommunicatie

Bestuurlijke boetes Onderzoeksprogramma Pro-actieve risicobeoordeling

Conceptversie 1.0

■ ■ ■ ■ ■ ■

reactiev e risic obeoordeling. Voorlichting ov er ris ico’s Informatie ov er ris ico’s Communic atie ov er risic o’s boetebeschikking v erweerschrift (in bezwaar en beroep) Onderzoeksprogramma Pro-actiev e risic obeoordeling

Informatiev erstrekking

Strafmaatregelen Onderzoek Onderzoek

Pagina 19 van 20


Bijlage 2 Openstaande punten hoofdprocessen Proces

Processtap Aandachtspunten

Alle processen

Inspectie

Beoordelen

Inspectie

Effectueren

Keuring Monsteronderzoek

Monsteronderzoek Incidentmanagement Inidentmanagement Strafmaatregelen Onderzoek Toezichtbeleid Informatieverstrekking

Conceptversie 1.0

Effectueren

De procesbeschrijv ingen in dit document zijn v oorals nog conceptbeschrijv ingen. Definitiev e besluitv orming heeft hierov er nog niet plaatsgev onden. De beschrijv ingen zijn als zodanig dus alle nog onder constructie. De procedures die onderdeel uitmaken van de processen zijn ev eneens onder constructie. De VWA v oert zeer veel verschillende soorten inspecties uit. Ofschoon v oor het uitv oeren van een inspectie een zekere standaardw erkwijze kan w orden benoemd, is een aantal inspecties dermate specifiek dat hierv oor aparte procedures worden ontw ik keld. Deze zijn in de beschrijv ing nog niet opgenomen. In het PTO is opgenomen dat de maatregel die uit een inspectie v oortv loeit onderdeel uitmaakt van de inspectie. Momenteel staat het v oorstel v an de werkgroep Procesinrichting uit om de strafmaatregelen als apart proces te benoemen i.v.m. de specifieke w erkw ijz e. Hierov er dient nog besluitv orming plaats te vinden. De huidige beschrijv ing gaat nog niet v oldoende in procesgang bij ex portkeuringen. Prangende v raag bij het opstellen van de procesbeschrijv ing Monsteronderzoek is in welke mate het proces op zic hzelf komt te staan i.t.t. de huidige werkwijze w aarbij monsteronderzoek onderdeel uitmaakt v an een inspectie of een keuring. In hoev erre zullen de werkwijzen v an de labs v an de VWA/RVV en de VWA/Kv W in ov ereenstemming w orden gebracht? Op w elke w ijz e dienen de draaiboeken, procedures, etc. van de stafafdeling D&D binnen de procesbeschrijv ing te worden geplaatst? Er zal zeer helder moeten worden vastgelegd hoe de samenw erking tussen de verschillende organis atieonderdelen bij de uitv oering v an acties in het kader van incidenten en crises dient te v erlopen. Er is dis cussie ov er de naamgev ing en inv ulling v an het proces en de bijbehorende procedures. Het is daarom nog niet mogelijk hier al een gedegen beschrijv ing te public eren. Omdat het een nieuw proces betreft en de inrichting nog in volle gang is, is het niet mogelijk hier al een gedegen beschrijv ing te public eren. Omdat het een nieuw proces betreft en de inrichting nog in volle gang is, is het niet mogelijk hier al een gedegen beschrijv ing te public eren. Omdat het een (gedeeltelijk) nieuw proces betreft en de inrichting nog in v olle gang is, is het niet mogelijk hier al een gedegen beschrijv ing te publiceren.

Pagina 20 van 20

BIJLAGE 3

PROCESMODEL VWA

14

Ondersteunende processen

Sturing

Ondersteunende processen

Besturende processen

Verantwoording

Procesmodel VWA

informatieverstrekking

Onderzoek Toezichtbeleid inspectie keuring monsteronderzoek incidentenmanagement

inwinnen

registreren

beoordelen

beslissen

effectueren

strafmaatregelen

procesbeheersing vs3

Procesbeschrijvingen VWA Januari 2005 Marc Werv elman

Recommend Documents