Interne Instructie Risico-inventarisatie & evaluatie en Preventiemedewerker Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Wettelijke grondslag 3. Aanpak 3.1. Toezicht en handhaving 3.2. Werkwijze 3.3. Basis toetskader RI&E en preventiemedewerker 3.4. Aanvullend toetskader 4. Achtergrondinformatie 4.1. Algemeen 4.2. Bijzondere inventarisatie verplichtingen 4.3. Informatie via internet over RI&E’s 5. Overzichtschema deskundige bijstand bij arbo- en verzuimbeleid.
31 januari 2006 A&O-specialist: P. Frenken
Versie: nr. 1.1 Geldig tot 2 jaar na datum vaststelling
1
1. INLEIDING Naar aanleiding van het arrest van het Europese hof in 2003 is met ingang van 1 juli 2005 de Arbeidsomstandighedenwet 1998 gewijzigd in verband met de organisatie van de deskundige bijstand bij het arbeidsomstandighedenbeleid en daarmee samenhangende bepalingen. Voor het toezicht en handhaving door de Arbeidsinspectie wordt aangesloten bij paragraaf 3, handhaafbaarheid en uitvoerbaarheid, in de memorie van toelichting van deze wetswijziging. De Arbeidsinspectie zal niet bij alle actieve inspectiebezoeken op deze aspecten controleren. Pas na het constateren van concrete overtredingen op de werkplek wordt op de aanwezigheid en de inhoud van de RI&E en op de deskundige bijstand bij het arbobeleid gecontroleerd. Bij bepaalde projecten kan zowel de deskundige bijstand, als de toets van de RI&E onderwerp van inspectie zijn. Bij onderzoek van (gegronde) klachten en ongevallen kan deze controle ook plaatsvinden. De RI&E is het instrument voor werkgevers en werknemers om de gevaren in hun bedrijf in kaart te brengen. De RI&E geeft inzicht in de gevaren die zich in een bedrijf kunnen voordoen en de risico’s die daarmee gepaard gaan. De inventarisatie van de gevaren richt zich o.a. op de werkplek, de werkmethode, het ontwerp en de inkoop van arbeidsmiddelen, het gedrag van de werknemers en het toezicht van de werkgever. De RI&E is uitgangspunt voor de opzet van het arbobeleid, voorlichting & onderricht aan werknemers over de te verrichten werkzaamheden en de daaraan verbonden risico’s. Daarnaast geeft de RI&E inzicht in de restrisico’s en informatie voor het opzetten van een bedrijfshulpverleningsorganisatie. Op grond van artikel 5.1 van de Arbowet 1998, dient de werkgever bij het voeren van een arbeidsomstandighedenbeleid schriftelijk vast te leggen welke risico’s de arbeid voor de werknemers inhoudt. Het plan van aanpak is een integraal onderdeel van de RI&E. Indien er sprake is van bijzondere inventarisatieverplichtingen op basis van het Arbobesluit, moeten deze ook zijn opgenomen in de RI&E. Deze (extra) inventarisatieverplichtingen zijn in de regelgeving opgenomen om potentieel gevaarlijke situaties in bedrijven altijd te (laten) analyseren. De preventiemedewerker verleent medewerking bij het opstellen van de RI&E en werkt mee aan de uitvoering daarvan. Daarnaast adviseert de preventiemedewerker de ondernemingsraad, de personeelsvertegenwoordiging of de belanghebbende werknemers. Ook kan de preventiemedewerker, indien deze gecertificeerd is (conform Arbowet art. 20) de toets op de RI&E uitvoeren. 2.
Wettelijke grondslag
Voor de aanpak van overtredingen op het terrein van de risico-inventarisatie en -evaluatie en de organisatie van de deskundige bijstand, zijn de volgende artikelen van belang: Arbeidsomstandighedenwet 1998 • • • • • •
artikel 5, lid 1 artikel 5, lid 2 artikel 5, lid 3 artikel 5, lid 4 artikel 5, lid 5 artikel 5, lid 6
• artikel 13 lid 1 • artikel 13 lid 4
Maken RI&E Registratie van arbeidsongevallen Maken plan van aanpak Aanpassen RI&E Kennis kunnen nemen van de RI&E door iedere werknemer Ter beschikking stellen van de relevante delen van de RI&E aan de uitlener van arbeid zodat de betrokken werknemer op de hoogte gesteld wordt. Bijstand deskundige werknemers op het gebied van preventie en bescherming (Preventiemedewerker) Deskundigheid, ervaring en uitrusting van de preventiemedewerker(s)
2
• artikel 13 lid 9 • artikel 13 lid 10 • artikel 14 lid 1 onder a • artikel 14 lid 2 • Artikel 14a, lid 2
Arbeidsomstandighedenbesluit
• • • • • • • • • • • • •
artikel 1.36 artikel 1.41 artikel 2.14 onder b artikel 4.2 artikel 4.13 artikel 4.50 artikel 4.85 artikel 4.97 artikel 4.111 artikel 5.3 artikel 5.9 artikel 6.7 artikel 8.2
Deskundigheid, ervaring en uitrusting opnemen in de RI&E Werkgever met niet meer dan 15 medewerkers mag preventietaken zelf uitvoeren Toetsen van de RI&E Maatwerkregeling aanvullende deskundige bijstand op het gebied van preventie en bescherming. Toetsen van de RI&E door gecertificeerde deskundige Vangnetregeling aanvullende deskundige bijstand op het gebied van preventie en bescherming. Toetsen van de RI&E door arbodienst Nadere inventarisatie- en evaluatievoorschriften t.a.v. Jeugdigen Zwangere werknemers en werknemers tijdens de lactatie Uitzondering bijstand RI&E Gevaarlijke stoffen Zie ook beleidsregels 4.2 Aanvullende registratie van kankerverwekkende stoffen Meten asbest. Zie ook beleidsregel 4.50 Biologische agentia Biologische agentia in diergeneeskunde en gezondheidszorg Thuiswerkers Fysieke belasting Beeldschermwerk Geluid. Zie ook beleidsregel 6.7 Persoonlijke beschermingsmiddelen. Zie ook beleidsregel 8.2
Arbeidsomstandighedenregeling • artikel 2.1 • artikel 2.24
Taken Arbo-dienst bij de inventarisatie en evaluatie Vrijstelling bijstand Arbo-dienst bij de RI&E tot juli 2005
Arbeidstijdenwet • artikel 4:1
Beleidsvoering, inventarisatie en evaluatie
Besluit Stralingsbescherming (KEW) • artikel 10 lid 3
Bevindingen deskundige t.a.v. blootgestelde werknemer vastleggen in RI&E. Toetsing van dit deel van de RI&E vindt plaats door het bevoegde gezag bij de vergunningverlening en niet door een Arbodienst.
3
3.
AANPAK
In onderstaand schema worden de stappen in de aanpak weergegeven.
4
3.1
Toezicht en handhaving
Op de preventiemedewerker zal door de Arbeidsinspectie pas vanaf 1 januari 2006 worden gehandhaafd. Tot die datum zal er uitsluitend informatie worden verstrekt. Vanaf deze datum kan het onderwerp “preventiemedewerker” in projecten opgenomen worden. De handhaving op de RI&E blijft zoals het in deze instructie wordt aangegeven. De diversiteit in de organisatie van de deskundige bijstand ( intern, gedeeltelijk intern tot volledig extern) en alle mogelijke varianten bij het toetsen door art. 20 deskundigen van de RI&E dwingt de AI tot het maken van toezicht en handhavingkeuzes. Handhaving op de RI&E en op het aangewezen zijn van een (interne) preventiemedewerker gebeurt pas nadat een werkplekovertreding geconstateerd is. Handhaving op het getoetst zijn van de RI&E zal in de regel alleen naar aanleiding van klachten hierover of als het nadrukkelijk is opgenomen in het projectplan, plaats vinden. Bij actieve en reactieve handhaving, dus na geconstateerde werkplekovertredingen, wordt als volgt gehandhaafd: • Als er geen RI&E is wordt een boete aangezegd (DBF) . • De relatie van werkplekovertredingen met de organisatie binnen het bedrijf van de deskundigheid, de preventiemedewerker, leidt samen met de RI&E tot een te inspecteren onderwerp, wat wel als zodanig in het projectplan moet worden opgenomen en uitgewerkt. Op het ontbreken van een preventiemedewerker wordt een waarschuwing gegeven.(OBF). Dit zal pas na 1 januari 2006 het geval zijn. Dit houdt in dat er pas actief geïnspecteerd en gehandhaafd wordt op Arbowet artikel 5 RI&E en op Arbowet artikel 13 in relatie met in het projectplan aangegeven feiten en te constateren werkplekovertredingen. Bij reactieve inspecties ( klachten en ongevallen) zal in ieder geval altijd het basistoetskader RI&E en Preventiemedewerker worden ingezet .. 3.2
Werkwijze
Pas na het constateren van werkplekovertredingen, of indien in een projectplan anders is vastgelegd treedt de AI als volgt op: Afhankelijk van de afspraken die in het projectplan gemaakt zijn wordt wel of niet gehandhaafd op het aanwezig zijn van de preventiemedewerker(s) en de RI&E. In het geval dat deze onderwerpen wel deel uitmaken van de inspectie, kan er geïnspecteerd en gehandhaafd worden conform het basis toetskader of het aanvullend toetskader. •
• •
Er wordt geïnspecteerd conform het basistoetskader. Indien er geen RI&E aanwezig is wordt altijd een boete aangezegd. Als er wel een RI&E aanwezig is wordt gecontroleerd of de aangetroffen overtredingen in de RI&E uitgewerkt zijn. Nb. In het basistoetskader wordt niet gecontroleerd of de RI&E getoetst is Naast deze elementen wordt gecontroleerd of in de RI&E een advies opgenomen is over de deskundigheid van de preventiemedewerker(s). Er wordt geïnspecteerd en gehandhaafd conform het aanvullend toetskader. Naast de elementen uit het basis toetskader wordt dieper ingegaan op de deskundigheid, ervaring en uitrusting van de preventiemedewerker. In het projectplan dient deze deskundigheid dan gekoppeld te zijn aan de te inspecteren feiten. De deskundigheid is dan vooraf bepaald door het expertisecentrum (vakgroepen) en is altijd gebaseerd op de in de branche gerelateerde problematiek (maatwerk). Bij vragen ten aanzien van de bepaling van de deskundigheid zal altijd contact opgenomen kunnen worden met de specialisten van het expertisecentrum. 5
•
3.3
Conform de interne instructie systeemhandhaving kan opgeschaald worden naar een gedeeltelijke of gehele systeeminspectie waar meerdere arbozorgelementen onder de loep genomen worden (zie hiervoor de interne instructie systeemhandhaving (is in voorbereiding)). Basis toetskader RI&E en Preventiemedewerker Basistoetskader RI&E en Preventiemedewerker
1. Indien een werkgever niet beschikt over een RI&E, wordt direct een boete aangezegd. 2. Indien bij de inspectie wordt geconstateerd dat de RI&E onvolledig is (Arbowet artikel 5.1) wordt een waarschuwing of een eis met een termijn van 3 tot 6 maanden gegeven. 3. Tevens wordt in die gevallen gewezen op de aanwezigheid van branche RI&E instrumenten (www.rie.nl) 4. Er is een preventiemedewerker aangesteld. Onder de 15 werknemers mag de werkgever dit zelf doen 5. Deskundigheid van de preventiemedewerker is een onderdeel van de RI&E en wordt daarin aangegeven als advies naar de werkgever
Ad. 1 Indien een werkgever niet beschikt over een RI&E, wordt direct een boete aangezegd. ELKE werkgever dient te beschikken over een RI&E ook als: ∗ De werkgever meldt dat de brancheorganisatie vrijwel gereed is met het ontwikkelen van een modelRI&E en dat hij daarop wil wachten alvorens over te gaan tot het opstellen van een eigen RI&E. ∗ De werkgever meldt dat hij een nieuwe ondernemer is die minder dan één jaar geleden met zijn bedrijf is gestart. ∗ De werkgever meldt dat hij deel uit maakt van een concern. Op iedere vestiging moet een RI&E getoond kunnen worden. Het tijdsbestek waarbinnen e.e.a. getoond dient te worden is twee weken. Kan de RI&E binnen deze tijd niet getoond worden dan wordt alsnog (direct) een boete aangezegd. Is de RI&E wel aanwezig, maar is de bezochte locatie daarin niet opgenomen, dan wordt een waarschuwing gegeven. Ad. 2 Indien bij de inspectie wordt geconstateerd dat de RI&E onvolledig is (Arbowet artikel 5.1) wordt een waarschuwing of een eis met een termijn van 3 tot 6 maanden gegeven. Eis. Een eis wordt uitsluitend gesteld indien in het projectplan duidelijk is vastgelegd op welke wijze en wat er in de RI&E vermeld moet worden met betrekking tot een specifiek inspectieonderwerp. Onvolledigheid. Van onvolledigheid van een RI&E is sprake indien: • geconstateerde overtredingen, conform inspectielijst van het project, niet zijn opgenomen als risico in de RI&E (Arbowet artikel 5.1); • het plan van aanpak (pva) geen deel uit maakt van de RI&E (Arbowet artikel 5.3); Gevaarlijke stoffen. De RI&E is voor wat betreft het aspect gevaarlijke stoffen en biologische agentia pas na het vaststellen van de eventuele blootstellingbeoordeling volledig. Dit geldt uitsluitend voor werkgevers waar werkzaamheden worden verricht met gevaarlijke stoffen danwel dat deze stoffen aanwezig zijn. Er dient nagegaan te worden of de nadere inventarisatie in de RI&E is uitgevoerd. Alleen op basis van de blootstellingbeoordeling kan vastgesteld worden of er sprake is van een overtreding op de werkplek. Is de blootstellingbeoordeling niet opgenomen in de RI&E cq. onduidelijk of onvoldoende, dan is de RI&E onvolledig. Is de blootstellingbeoordeling wel opgenomen en blijkt daaruit dat er sprake is van een overtreding, dan wordt gehandhaafd op de overtreding conform het projectplan. Verdere informatie hierover staat in de interne instructie AI “Beoordeling van de blootstelling aan gevaarlijke stoffen en het toetsen van de meetresultaten aan de luchtgrenswaarden”
6
Bijzondere inventarisatieverplichtingen. De onderstaande elementen van de RI&E moeten als inspectieonderwerp in het projectplan zijn opgenomen, alvorens er bij de RI&E op geïnspecteerd en gehandhaafd wordt. • de registratie van arbeidsongevallen (AW artikel 5.2); • de arbeids- en rusttijden (ATW artikel 4.1); • In het plan van aanpak (pva) zijn termijnen zijn genoemd met betrekking tot de uitvoering en realisatie van de te nemen maatregelen (AW artikel 5.3); • De werknemers kunnen kennis nemen van de RI&E en de geregistreerde ongevallen(AW artikel 5.5) • De RI&E wordt ter beschikking gesteld aan degene die een werknemer ter beschikking stelt (artikel 5.6) • Aandacht is besteed aan de actuele situatie in het bedrijf, bijvoorbeeld bij inkoop van andere stoffen, plaatsing van nieuwe machines, andere productiemethodes, en nieuwbouw (AW artikel 5.4 in combinatie met AW artikel 14.3, onder a.). Ten aanzien van actualiteit is in de wet –en regelgeving geen specifieke termijn of andere norm opgenomen. Op grond van geconstateerde overtredingen, de datum van de RI&E, de maatregelen en termijnen in het pva en de bedrijfswijzigingen, zoals wijzigingen in de productie, organisatie, gebruikte stoffen enz., zal de inspecteur zelf zijn/haar afweging moeten maken over de volledigheid & betrouwbaarheid van een RI&E.
Plan van Aanpak. Als blijkt dat bij de inspectie geconstateerde overtredingen in de RI&E zijn opgenomen als aanwezige risico’s en als vervolgens in het plan van aanpak de maatregelen met een adequate (= gelijk of korter dan bepaald in projectplan) termijnstelling ter eliminatie of beperking van deze risico’s zijn vastgelegd, is voor de Arbeidsinspectie de RI&E volledig. Er wordt dan alleen op de opheffing van de geconstateerde overtreding gehandhaafd met een waarschuwing, eis, boete of proces-verbaal, conform de voorgestelde maatregel en termijn van het pva, zodat na afloop van die termijn gecontroleerd kan worden op de daadwerkelijke opheffing van de overtreding. Alle door “andere deskundigen” uitgevoerde metingen of onderzoeken t.b.v. de RIE, zoals geluidsmetingen, ergonomische onderzoeken, blootstellingonderzoeken, werkdrukonderzoeken etc., maken deel uit van de RIE. De werkgever is en blijft eindverantwoordelijk voor inhoud en kwaliteit van de RIE
Ad 4 en 5 Voor het daadwerkelijk opnemen van de deskundigheid van de preventiemedewerker in de RI&E bestaat een overgangsregeling. De aanvulling op de RI&E die door dit voorschrift in vele gevallen nodig zal zijn wordt geleidelijk gerealiseerd. Van de jaarlijkse bespreking van het plan van aanpak kan gebruik gemaakt worden om aan dit punt aandacht te besteden en vervolgens is de periodieke bijstelling van de RI&E de aangewezen gelegenheid om de RI&E op het aspect van de interne benodigde deskundigheid zo nodig aan te vullen. De wetswijziging trad inwerking op 1 juli 2005. De jaarcyclus rond de ri&e impliceert dat uiterlijk op 1 juli 2006 de werkgever, voorzover nodig, zijn ri&e heeft bijgesteld, dan wel schriftelijk heeft aangegeven welke nadere afspraken er zijn over de preventiemedewerker, bijv. in de jaarlijkse schriftelijke rapportage over de uitvoering van het plan van aanpak (AW artikel 5, lid 3). 3.4 Aanvullend toetskader RI&E en Preventiemedewerker Uitsluitend in te zetten als alle facetten nadrukkelijk zijn opgenomen in het projectplan met een relatie naar de daarin opgenomen feitnummers (mogelijke overtredingen). Aanvullend toetskader RI&E en preventiemedewerker 1. Basis toetskader +. 2. Toets RI&E door een gecertificeerd deskundige ( art. 20 Arbowet)
7
3. Er zijn voldoende preventiemedewerkers aangewezen, er is voldoende tijd en de deskundigheid is beschikbaar. Dit alles conform het advies uit de RI&E. 4. Bijstand omvat in ieder geval: a. (mede) Opstellen RI&E, b. Advies aan- en samenwerken met OR, PVT en de belanghebbende werknemers, c. (meewerken aan) De uitvoering van de te nemen maatregelen (= plan van aanpak). 5. Organisatie van de deskundigheid a. Volledig intern georganiseerd, de geadviseerde deskundigheid is intern aanwezig. b. Gedeeltelijk met andere externe deskundigen, wie , wat en hoe (aantonen) c. Geheel extern met deskundigen art. 20 certificaat. 6. Specifiek te eisen deskundigheid zoals bijv. ergonomie, akoestiek, klimaat, gevaarlijke stoffen, koppeling tussen werkplekrisico’s en de benodigde deskundigheid voor het realiseren van de taken.
4. Achtergrondinformatie 4.1 Algemeen Bedrijven moeten zich deskundig laten bijstaan wat betreft hun arbeidsomstandigheden- en verzuimaanpak. Dat kan door de verplichte aansluiting bij een arbodienst. Of door een zogeheten maatwerkregeling bij cao of bij overeenkomst tussen werkgever en ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. In een maatwerkregeling hebben bedrijven de keuze om de Arbodienstverlening aan te passen aan de omstandigheden en mogelijkheden van het bedrijf. De betrokkenheid van bedrijven bij arbeidsomstandigheden zal hierdoor vergroot worden. Zo zal er altijd een contract moeten zijn met een bedrijfsarts voor begeleiding van ziekteverzuim. Ook worden eisen gesteld aan de deskundigheid van degene die de risico-inventarisatie en -evaluatie toetst. Voor kleine bedrijven zijn de kosten van een toets door een Arbodienst - of deskundige naar verhouding hoog. Daarom mogen kleine bedrijven met tien of minder werknemers werken met een standaard checklist (branche-instrument) voor de risico-inventarisatie en -evaluatie, als die in de CAO is opgenomen. Deze worden ook gepubliceerd op de site www.rie.nl. De verplichte toets van dit document mag dan achterwege blijven. Daarnaast hebben de Arbodiensten een eenvoudigere (en dus goedkopere) toets afgesproken voor bedrijven met 25 of minder werknemers die met een dergelijke standaard checklist werken. Bij de eenvoudige toets blijft bijvoorbeeld een bedrijfsbezoek in principe achterwege. In een maatwerkregeling zijn ook afspraken mogelijk over een lichte toets. Voor de inspectie maakt de aard van de toets niet uit. Werkgevers moeten zich laten bijstaan door één of meer deskundige werknemers die aandacht besteden aan veiligheid en gezondheid bij de dagelijkse werkzaamheden, in de toelichting bij de wet aangeduid als preventiemedewerker. Bij kleinere bedrijven (met 15 of minder werknemers) mag de deskundige ook de werkgever zijn. In de risico-inventarisatie en -evaluatie van het bedrijf moet de mate van deskundigheid opgenomen worden van de preventiemedewerker, ongeacht of dat een werknemer of de werkgever is. 4.2
Bijzondere inventarisatieverplichtingen
Met betrekking tot nader in de wet- en regelgeving vastgelegde onderwerpen gelden bijzondere verplichtingen ten aanzien van de RI&E. Het betreft: • Bijzondere groepen van medewerkers zoals o.a.: ∗ Jeugdigen,
8
• • • • • • • •
∗ Zwangere werknemers en werknemers tijdens de lactatie e.d., ∗ Uitzendkrachten,
Gevaarlijke stoffen; Kankerverwekkende stoffen; Biologische agentia; Thuiswerk met gevaarlijke stoffen; Fysieke belasting; Beeldschermwerk; Geluid; Persoonlijke beschermingsmiddelen.
In projectplannen (inspectiemodules) of in afzonderlijke interne instructies wordt vastgelegd wanneer er qua inhoud / aanpak wordt voldaan aan de bijzondere inventarisatieverplichting. 4.3. Informatie via Internet over RI&E’s Op het internet, via www.rie.nl en www.mkb.nl zijn branchespecifieke en algemene RI&E’s terug te vinden. Een aantal van deze RI&E’s zijn zogenaamde “erkende branche RI&E instrumenten”. De werkgever kan daar gebruik van maken. Ook vrijwilligersorganisaties kunnen op de genoemde sites terecht voor een RI&E. 5.
Overzichtschema deskundige bijstand bij arbo- en verzuimbeleid.
Bijstand bij voorrang intern door eigen werknemers op grond van EU-richtlijn
Algemene preventietaken (art. 13)
Toets en advies RI&E (art 14 of 14a)
Voorrangsregel EU niet van toepassing (art. 14 of 14a)
Maatwerkregeling Bij overeenstemming in CAO of per onderneming met OR of PVT Preventie medewerker of werkgever zelf (15-) Deskundigheid afgeleid uit RI&E Onder verantwoordelijkheid van een van de vier gecertificeerde deskundigen. Indien mogelijk intern
Vangnetregeling In alle andere gevallen
Preventie medewerker of werkgever zelf (15-) Deskundigheid afgeleid uit RI&E Door gecertificeerde arbodienst. Indien mogelijk intern. 25-: Bij gebruik CAOinstrument: lichte toets
10-: Bij gebruik CAOinstrument: geen toets Tenminste contract met bedrijfsarts
10-: Bij gebruik CAOinstrument: geen toets Contract met gecertificeerde arbodienst
PAGO
Bedrijfsarts
Gecertificeerde arbodienst
Aanstellingskeuring
Bedrijfsarts
Gecertificeerde arbodienst
Spreekuur
Bedrijfsarts en ingeschakelde deskundige bij RI&E
Gecertificeerde arbodienst
Verzuimbegeleiding
9
