Risico- en Crisismanagement in de voedingstuinbouw
25 september 2014 Nicolette Quaedvlieg
Van crisiscommunicatie naar crisismanagement Lessen geleerd uit o.a. de crisis rond Moerdijkbrand en EHEC in 2011. Sectorale communicatie draaiboek PT voldeed niet. Initiatief nemen, analyses product en maatregelen, netwerk. Aanpassen draaiboek => omvat onderhoud en uitvoering van risicomanagement, coördinatie en crisiscommunicatie Samenwerken en afstemmen in en rond de keten is en blijft cruciaal
LERING UIT EHEC-CRISIS (1) Voedselveiligheid op 1!
Neem initiatief • Houdt vast aan strategie • •
Eenduidigheid via afstemming Maatregelen en communicatie
• Monitor effect en reacties
Geloofwaardig en betrouwbaar • Zorg & empathie, eerlijk, open, kennis & deskundigheid
LERING UIT EHEC-CRISIS (2) Sector onbekend bij media / publiek • Onkunde én onbenul…… Impact dreunt lang na • Beeldvorming, ook door de sector zelf….
Doel Crisismanagement Vastleggen structuur en werkwijze: Integriteit, stabiliteit en veiligheid sector Maatregelen gericht op behoud van vertrouwen afnemers en consumenten Schade beperken met oog voor algemeen en publiek belang
Crisismanagement Voldoen aan wet- en regelgeving is de verantwoordelijkheid individuele bedrijven:
Meerdere bedrijven en ketenschakels kan draaiboek actief worden
Crisismanagement omvat: Structuur voor monitoring en anticipatie op ontwikkelingen (pro-actie) Actueel draaiboek op basis brede kennis en evaluatie van eerdere issues Trainingen (kern)team Afspraken (verdeling) woordvoerderschap
Inhoud van het draaiboek 1. Actueel draaiboek op basis van brede kennis en evaluatie van eerdere issues 2. Definitie crisistypen en basiscommunicatiestatements 3. Draaiboek bevat procedures, checklists, protocol, inschaling, 2 netwerkkaarten, etc.
Draaiboek: Afbakening op zes crisistypen Crisistype Maatschappelijk Grafiek of afbeelding thema Uitbraak plantenziekte Natuurlijke omgeving Incidenten met brandbare / Technologische explosieve stoffen omgeving
Gezondheid
Kans
Effect
Vrij groot
Gemiddeld
Vrij groot
Laag
Incidenten met giftige stoffen
Laag
Laag
Incidenten met kernenergie / radioactiviteit Besmettingsgevaar via contactmedia en/ of voeding
Laag
Hoog
Gemiddeld
Hoog
Dierziekte overdraagbaar op mens via plantaardig voedsel
Vrij laag
Hoog
Schema crisisorganisatie
Samenstelling Kernteam Nicolette Quaedvlieg Geert Pinxterhuis Ad Klaassen Peter Verbaas Richard Schouten Jaap den Dekker Henrieke Crielaard
Kernteam (koude fase) Signaleren risico’s en issues, adresseren aanpak Ook rol voor u, melden van signalen!!! Borgen kennis en ervaring, kwaliteit crisisbeheersing Opleiden, trainen en oefenen Actueel houden draaiboek Opbouwen relevante netwerken, netwerkkaarten Bij incidenten en crises Verbinden en ondersteunen betrokken partijen Formeren crisisteam, opstart uitvoering beheersing Afronden en evalueren beheersing crises
Pro-actie en preventie Gezamenlijke verantwoordelijkheid, (voedsel)veiligsheidcultuur, continue aandacht ook bij proceswijzigingen en innovaties, risico-locaties
Proces calamiteitenmelding (Warme fase) 1.
Registratie van melding
2.
Verificatie melding (crisiscontext)
3.
Afstemmen binnen kernteam (afhankelijk van inschaling)
Wel/niet activeren draaiboek, bepaling mate van opschaling inzet
Overleg PBOB=Proces-Beeld-Oplossing-Besluit
Maatregelen (afstemmen)
Communicatie (strategie, statement, afstemmen, doelgroep, monitoren)
4.
Actie (uitvoeren maatregelen, uitvoeren communicatie, nazorg en afbouw inclusief evaluatie)
Crisisteam en communicatie Strategie bepalen, waaronder communicatieniveau Statement opstellen (situationeel maken basis inhoud), Q en A’s Afstemmen acties (samenhang, timing, woordvoerders), Doelgroepen (intern en extern), Monitoren effect van communicatie (media, sociale media etc.)
VOLGENDE STAP Van risico- en crisismanagement naar ‘lerende organisatie’ • Voor gedrag, personen en omgeving maatgevend •
Bij individuele bedrijven en op sectorniveau
• Bewustwording, maatregelen en validatie •
‘Double loop’ (How + Why!)
Resultaat: veerkracht • Cultuur waarin ‘vrijuit is te spreken’ • Zelforganiserende principes • Flexibel in (re)acties op trends en issues
VEILIGHEIDSCULTUUR
DE OMGEVING Voedselveiligheid in spotlights • Voedsel is emotie / identiteit • Veel incidenten (?) • Matige (re)actie bedrijfsleven • Publiek en politiek debat NVWA • Extrapolatie via NGO’s en media Vertrouwen staat op het spel Groenten en fruit meer in beeld • Na EHEC-crisis op agenda EU / EFSA • •
EFSA-opinies; beperkte controle en toezicht Meer analyses
VEILIGHEIDSCULTUUR (1) Doel • Vertrouwd veilig voedsel Vereisten • Gevoel van urgentie • Door hele keten heen •
Oog voor (impact) veranderingen
• Betrokkenheid •
Ook – juist - bij management
Co-creatie • Delen van analyses, oplossingen en aanpak • Basis: afstemming en processen
VEILIGHEIDSCULTUUR (2) Eigen (re)actie • Waarnemen en meten risico’s Afstemming • Openlijk delen bevindingen • •
Binnen bedrijf en in sector Met overheid (incl. NVWA) en wetenschap
Gesprek over (beheersing) risico’s opstarten Vragen: Wie heeft ervaring met recalls? Evaluatie! Oefent u binnen uw eigen bedrijf? Oefent u met leveranciers en/of afnemers?– recalls e.d.
BEOOGDE AANPAK GFH Ervaringen delen • Leren van successen en mislukkingen Oefenen en trainen • Tool voor zelf assessment • Recalls (Meldwijzer NVWA) Tips & middelen • Factsheets, checklijsten, workshops • Standaarden (recallbrieven, etc.)
CO-CREATIE Open gesprek over voedselveiligheid! • Kennis creëren en uitwisselen • Ervaringen en signalen uitwisselen Vragen: Waar ligt grens voor pre-competitief? Welke informatie is onderling te delen? Analysemethoden en –gegevens, etc. Welke behoefte is er? Info, kennis, vb. Goede Praktijk, tools, training, oefening Welke bijdrage wil je (bedrijf) zelf leveren?
BEDANKT VOOR UW AANDACHT!
VRAGEN?
[email protected]
