Ringkasan Eksekutif. Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

Ringkasan Eksekutif Visi-Misi, Grand Strategy, serta Program-Program Utama untuk mencapai standar internasional dalam Renstra FKUB 2007-2011 disusun berdasarkan analisis diri yang dirumuskan seluruh stakeholders FKUB melalui Lokakarya Penyusunan Renstra yang mencerminkan tingginya komitmen dan kebersamaan dalam menyelenggarakan PSPD FKUB. Renstra mengacu kepada : 1) Isu-isu strategis Ditjendikti (HELTS), 2) Renstra Universitas Brawijaya, dan 3) Basic Medical Education Global Standards for Quality Improvement dari World Federation of Medical Education (WFME). Implementasi Renstra secara konsisten telah membuahkan Akreditasi A pada tahun 2008, dan FKUB telah berupaya memenuhi sebagian standar WFME tidak saja untuk Basic Standards-nya tetapi juga sebagian dari Standard for Quality Improvement-nya. Target FKUB melalui Skema A PHK PKPD akan dapat berakselerasi mewujudkan visi dan misinya serta berkembang menjadi institusi dengan kualitas internasional dengan daya saing kompetitif yang dimiliki. Implementasi program pada tahun 2011 ini meliputi Program-1 aktivitas 1 untuk peningkatan kualitas staf akademik dan mahasiswa pada tahun ini sudah dimulai dengan pengiriman staf ke luar negeri untuk seminar dan pelatihan. Hasil dari pengiriman staf ini telah memenuhi target indikator kinerja berupa proceeding di Internasional dan dilanjutkan dengan kerjasama dengan institusi kedokteran di luar negeri. Pelatihan non gelar di luar negeri tentang Geriatric Emergency Medicine dengan berbagai pertimbangan terpaksa mengalami perubahan jadwal dan perencanaan ulang yaitu dialihkan ke University of Malaya Medical Center, Malaysia dan keberangkatan baru pada 1 Desember 2011 selama 3 bulan. Untuk Program-1 aktivitas-2 diawali dengan kegiatan lokakarya dan policy study untuk pengembangan struktur dan manajemen kurikulum, serta pengembangan best evidence dalam isi kurikulum, pembelajaran dan asesmen hasil belajar. Lokakarya telah berjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan, sedangkan Policy Study mengalami penjadwalan ulang, namun sudah berjalan 100%. Pada aktivitas yang ke tiga dari Program 1 yaitu Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Pendidikan dan Penelitian sesuai dengan Standar Internasional menuju Rekognisi Internasional berupa kegiatan Pengembangan Manajemen Evaluasi Diri berstandar Internasional melalui kegiatan policy study mengalami perubahan jadwal. Demikian juga dengan pelatihan staf untuk Quality Assurance berstandard Internasional ke London ditunda keberangkatannya menjadi bulan September 2011. Implementasi Program-2 aktivitas-1 tentang Peningkatan Kapasitas Institusi Melalui Pengembangan Sistem Kelembagaan untuk Meningkatkan Perolehan HAKI dan Publikasi Internasional. Pada tahun 2011 target publikasi Internasional sudah melampaui indikator kinerja yang ditetapkan yaitu ada 1 penambahan, ternyata sampai dengan bulan Desember ini ada 8 publikasi Internasional. Selain itu peningkatan standar laboratorium penelitian ke standar internasional dimulai dengan kegiatan sertifikasi tenaga laboran, alat laboratorium dan penambahan alat laboratorium Biomedik. Sertifikasi tenaga laboran sudah berjalan tapi baru mencapai indikator 75%. Sertifikasi alat laboratorium belum dimulai, tapi pengadaan alat laboratorium sudah masuk proses pengadaan dan menunggu penetapan pemenang oleh World Bank. Hibah penelitian yang merupakan aktivitas 1 pada program 2 juga telah dilaksanakan dan akan segera disampaikan laporannya pada awal 2012 karena adanya keterlambatan penandatanganan kontrak. Sedangkan untuk program-2 aktivitas-2 tentang Pengembangan Kerjasama Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

1

Melalui Penelitian Bersama terkait dengan Community Development dalam Agenda UN Millennium Development Goals dengan kegiatan in house training yang hasilnya akan mengawali kerja sama berupa penelitian bersama dengan institusi kedokteran di luar negeri telah berjalan sesuai dengan rencana. Implementasi Program-3 dengan aktivitas Pengembangan Kapasitas Akademik & Kapasitas Manajemen Institusi Mitra pada tahun 2011 dimulai dengan Pengembangan Kurikulum KBK di UNISMA dan UNIMAL dengan kegiatan berupa Lokakarya, Pendampingan tehnis Tenaga Ahli, dan Policy Study. Pada tahun ini pula sudah mulai dilakukan Pengembangan Kualitas pembelajaran KBK melalui peningkatan mutu dosen dengan mengikuti Pendidikan bergelar. Namun sayangnya pelaksanaan program banyak mengalami perubahan ataupun perubahan penjadwalan. Khusus untuk FK UNIMAL karena lokasi yang jauh dari UB maka komunikasi dan koordinasi yang dilakukan mengalami banyak kendala. Implementasi Program-4 dengan aktivitas Peningkatan Layanan Beasiswa untuk Pendidikan Dokter dimulai pada tahun 2011 berupa kegiatan Pengembangan sistem pemberian beasiswa dan implementasi pemberian beasiswa bagi calon mahasiswa yang kurang mampu namun dengan kemampuan akademik tinggi. Dari analisis kegiatan per program didapatkan bahwa program 1, program 2 memiliki kinerja yang baik, diikuti oleh program 3 (kemitraan) dan program 4. Pelaksanaan program kemitraan secara internal terutama disebabkan karena adanya pergantian kepemimpinan dan restrukturisasi anggota PIC namun demikian aspek eksternal baik dari segi efektifitas komunikasi antar PIC, model implementasi program dan monevin kemitraan sudah mulai menunjukkan kinerja yang baik khususnya untuk FK UNISMA. Pada tahun 2011, ditargetkan proyeksi serapan dana hingga akhir tahun daapt mencapai 100%. Namun demikian, setelah negiosiasi dengan keuangan Dikti dan CPCU, ada beberapa kegiatan yang harus diluncurkan pada tahun 2012 demi efisiensi. Rencana pengeluaran anggaran sampai dengan Desember 2011 (Lampiran L3) sebesar Rp.3.123.000.000,- terdiri dari dana HPEQ Rp.2.310.444.000,- dan dana non comitted dari fakultas sebesar Rp. 812.556.000,-. Adapun realisasi pengeluaran sampai 31 Desember adalah sebesar Rp 2.299.356.000,- (73,63%) yang terdiri dari Rp 1.978.151.000,- (85,61%) dari dana committed dan Rp 321.205.000,- dari dana non committed. Pencapaian ini didapatkan dari penyelenggaraan 17 dari 20 (85%) kegiatan yang direncanakan pada RIP 2011. Tiga kegiatan diluncurkan pada tahun 2012 demi efisiensi dan optimalisasi dari hasil yang diharapkan. .

Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

2

BAB I. PENDAHULUAN 1.1.

Umum Universitas Brawijaya (UB), yang merupakan salah satu universitas negeri terkemuka di Indonesia, didirikan pada tahun 1963 dan kampusnya terletak di kota Malang. Universitas Brawijaya telah berperan aktif dalam mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, serta mempunyai andil besar dalam mencerdaskan kehidupan bangsa, mengatasi berbagai persoalan bangsa, meningkatkan kesejahteraan masyarakat, dan memelihara kelestarian lingkungan dan budaya. Telah banyak jalinan kerjasama yang telah dibangun UB dengan berbagai institusi di dalam maupun luar negeri dalam upaya mewujudkan visi dan misi yang diembannya. Demikian pula, prestasi tingkat nasional dan tingkat internasional telah diraih UB selama ini. Namun demikian, UB dituntut untuk selalu memperbaiki kualitas proses pendidikannya disertai dengan upaya peningkatan relevansinya dalam rangka persaingan global. Saat ini secara nasional, UB telah mampu memenuhi standar kualitas masyarakat Indonesia untuk suatu perguruan tinggi sehinga pada tahun 2009 UB telah terakreditasi A oleh BAN-PT. Isu pengembangan Cross Border Higher Education yang diinisiasi UNESCO menjadi platform bagi pengembangan pendidikan tinggi di dunia untuk menaruh perhatian pada pendidikan berbasis kompetensi profesi di masyarakat, sharing resources dan pembentukan jaringan pendidikan lintas negara, serta perhatian pada masyarakat ekonomi lemah. Seiring dengan berjalannya waktu, UB berjuang keras untuk mewujudkan keunggulan kompetitif institusi di ketiga hal ini sebagaimana yang telah dituangkan dalam HELTS DIKTI. Untuk mewujudkan visi dan misinya, UB telah membuat rencana pengembangan jangka panjang 15 tahun yang dijabarkan dalam tiga tahap (Gambar 1).

2006 - 2010

2011 - 2014

2015 - 2020

Transisi Kelembagaan dan Pemantapan Daya Saing Tingkat Nasional

Pencapaian Daya Saing Asia-Pasifik

Pencapaian Daya Saing Global

PHK, BHP-MN, PPK-BLU, TPSDP, I-MHERE, INHERENT, JBIC, UK

Organisasi Harus Sehat, Efisien dan Efektif (Continuous Improvement)

Gambar 1. Tonggak-tonggak Capaian (milestones) Tujuan Pengembangan UB Dengan menggunakan tolok ukur LRAISE (leadership, relevance, academic atmosphere, internal management, sustainability, efficiency and productivity), UB terus berproses untuk menjadi institusi unggul yang dapat lebih berperan dalam kancah internasional sebagai pengejawantahan kualitas yang terus meningkat mewujudkan World Class University.


3

1.2.

Rancangan Global Program Pengembangan PSPD FKUB Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya (FKUB) merupakan salah satu dari 12 fakultas yang ada di UB. Dalam usianya yang relatif muda, Program Studi Pendidikan Dokter (PSPD) FKUB telah mampu berakselarasi untuk mensejajarkan diri dengan fakultas kedokteran yang sudah lebih lama berdiri, dengan dua kali berturut-turut terakreditasi oleh BAN-PT dengan nilai A sejak tahun 2000. Hal ini menunjukkan bahwa PSPD FKUB telah dipercaya pemerintah dan masyarakat sebagai institusi pendidikan dokter yang memiliki kapasitas dan kualitas mutu serta akuntabilitas dalam menghasilkan lulusan yang berkualitas. Hasil evaluasi diri institusi menunjukkan bahwa dalam rangka peningkatan kualitas yang berkesinambungan (continous quality improvement), standar global konsensus pendidikan kedokteran sedunia yang dikeluarkan WFME (2003) dan telah diadopsi KKI (2006), menjadi acuan penting dalam pengembangan kualitas FKUB di masa depan. Terkait dengan standar global ini, capaian Akreditasi BAN-PT oleh PSPD FKUB secara sinergis mendukung pencapaian hampir semua standar dasar (basic standard), dan bahkan sebagian standar pengembangan (Quality Improvement Standard) WFME. Standar WFME/WHO yang berimplikasi pada munculnya pendidikan dokter lintas batas (cross border medical education) yang merupakan implementasi tahap lanjut dari pendidikan tinggi lintas batas dari resolusi UNESCO. Pendidikan dokter lintas batas menjadikan isu peningkatan kualitas berkelanjutan melalui akreditasi dengan standard internasional merupakan tantangan utama bagi PSPD FKUB. Mengingat akreditasi nasional harus diperbarui tahun 2014 maka PHK-PKPD merupakan peluang bagi FKUB untuk melakukan sinergi dan akselerasi sehingga standar yang diterapkan tidak lagi berkualitas nasional, namun juga memenuhi standar Internasional. Dengan demikian diharapkan cita-cita yang tertuang dalam Renstra 2007-2012 dapat diwujudkan. Berdasarkan Portofolio FKUB 2009, dua kata kunci dalam pernyataan Visi-Misi PSPD FKUB adalah: 1) Menuju Standar Internasional, dan 2) Unggulan Biomedik dan Kedaruratan Medik. Kedua kata kunci ini diimplementasikan kedalam seluruh dharma pendidikan tinggi: pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Melalui stimulus PHK PKPD fokus penyusunan program pengembangan untuk masing-masing dharma tersebut diarahkan kepada: 1) Pengembangan Cross Border Medical Education, 2) Pengembangan Penelitian inovatif berbasis unggulan Kedaruratan Medik dan Biomedik, dan 3) Pengabdian kepada Masyarakat dalam konteks peningkatan tanggungjawab sosial institusi PSPD FKUB. Dalam kaitan dengan Renstra FKUB, program pengembangan yang diusulkan melalui PHK-PKPD merupakan program penguatan capaian implementasi RENSTRA yang berjalan beriringan mendukung program kerja institusi. Program peningkatan capaian standar global WFME melalui pendidikan dokter lintas batas diusulkan untuk meningkatkan kualitas pendidikan dokter dan pencitraan diri sebagai institusi berafiliasi internasional (international outlook) serta peningkatan kerjasama dalam dan luar negeri dibidang pendidikan yang berstandar internasional. Program Peningkatan Daya Saing Internasional melalui Penelitian Inovatif merupakan elaborasi misi FKUB untuk meningkatkan kualitas riset unggulan dan integrasinya dalam kurikulum pendidikan dokter serta pemanfaatan hasil riset dalam pengabdian kepada masyarakat dibidang kedokteran dan kesehatan terkini dan bermutu. Program Pemerataan dan perluasan akses pendidikan dokter bagi masyarakat kurang mampu merupakan implementasi isu strategis pemerataan dan perluasan kesempatan belajar sebagai wujud tanggung jawab sosial institusi dan dalam pencapaian standar global. Program Kemitraan melalui Pendampingan FK UNISMA dan FK UNIMAL merupakan Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

4

program khusus yang diajukan sesuai dengan pedoman PHK-PKPD sebagai perwujudan tanggung jawab sosial FKUB sebagai institusi unggul yang diharapkan mampu secara simultan mendukung peningkatan kapasitas. Program Akreditasi Internasional merupakan upaya puncak untuk mendapatkan pengakuan kualitas dunia internasional terhadap eksistensi FKUB yang menjadi target program 1.3. Pengembangan Cross Border Medical Education diselenggarakan dalam pencapaian kualitas pendidikan dokter yang diakui oleh dunia internasional baik dalam pengakuan kualitas staf dan lulusan maupun produk riset unggulan institusi dengan meningkatkan: 1) Kualitas Staf Akademik, 2) Kualitas Mahasiswa, 3) Kualitas Kurikulum, 4) Kualitas kerjasama institusi dan 5) Penjaminan Mutu institusi. Peningkatan kualitas Staf Akademik dilaksanakan melalui aktivitas peningkatan daya saing akademik, dan peningkatan kapasitas kepemimpinan akademik. Peningkatan kualitas mahasiswa dilakukan melalui aktivitas distance learning dan student exchange yang ditujukan pada pengakuan kredit (transfer kredit) pembelajaran. Peningkatan kualitas kurikulum dilakukan melalui aktivitas penelusuran dan kajian Best Evidence menyangkut isi kurikulum, model pembelajaran dan asesmen proses dan hasil belajar, serta kerjasama pendidikan. Pengembangan penelitian berbasis unggulan dilaksanakan melalui aktivitas pengembangan sistim kelembagaan penelitian biomedik-biomolekuler yang integrative di FKUB khususnya dalam rangka mendukung peningkatan jumlah perolehan HAKI dan publikasi internasional, peningkatan jumlah dan kualitas penelitian berbasis unggulan Biomedik dan Kedaruratan medik, serta peningkatan kerjasama penelitian untuk memperkuat kapasitas unggulan tersebut, termasuk didalamnya peningkatan perolehan competitive research grant. Peningkatan kualitas penjaminan mutu dilakukan dengan sinkronisasi standar pelayanan dan penyelenggaraan institusi dengan standar pendidikan dokter internasional WFME untuk mendapatkan rekognisi internasional baik dalam bentuk peer review mitra bestari luar negeri maupun proses akreditasi oleh lembaga internasional. Pengembangan Tanggung jawab Sosial diselenggarakan melalui program pemberian beasiswa dan Program Pendampingan/Kemitraan. Pemberian beasiswa dalam konteks tanggungjawab sosial PSPD FKUB bagi mahasiswa potensial yang kurang mampu dan dalam jangka panjang untuk memfasilitasi mahasiswa belajar ke luar negeri maupun mahasiswa asing yang belajar ke PSPD-FKUB. Selain itu program beasiswa FKUB ini memiliki keunikan karena selain merupakan bagian dari upaya menyukseskan program pemerataan kesempatan dan perluasan akses pendidikan, program ini dikembangkan dalam bentuk kerjasama dengan corporate social responsibility perusahaan yang berkomitmen melakukan pembangunan sumber daya manusia dan daerah tertinggal. Diharapkan nantinya para penerima beasiswa dapat kembali ke daerah asal untuk membangun daerahnya. Program Pendampingan /Kemitraan dengan PSPD Universitas Malahayati dan Universitas Islam Malang merupakan bentuk tanggung jawab PSPD FKUB untuk menularkan praktik baik penyelenggaraan institusi pendidikan dokter pada institusi pendidikan dokter yang lemah. Sejalan dengan tujuan PHK PKPD, program kemitraan ini ditujukan pada peningkatan/perbaikan status akreditasi dan hasil kelulusan UKDI. Dalam konteks tersebut, program dilaksanakan melalui aktivitas peningkatan kapasitas akademik dan peningkatan kapasitas manajemen institusi masing-masing PSPD mitra.


5

Gambar 2. Skema Outline Pengembangan Program PHK PKPD FKUB Implementasi PHK PKPD PSPD FKUB pada tahun 2011 merupakan bagian dari rencana strategis pengembangan insitusi untuk meningkatkan kualitas dengan mencapai kembali akreditasi A BAN PT pada tahun 2013 Akreditasi dari BAN PT untuk PSPD FKUB pada tahun 2012 dengan menggunakan borang baru yang telah disesuaikan dengan Standar Pendidikan Dokter dan Standar Nasional Pendidikan, serta Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi diharapkan membuka jalan bagi institusi untuk terus berkembang mencapai kualifikasi pendidikan dokter berkelas Internasional dengan adanya rekognisi dari insitusi di luar negeri terhadap PSPD FKUB di akhir pelaksanaan proyek PHK PKPD. Tujuan akhir dari PHK PKPD, yang menghendaki agar institusi yang masuk dalam skema A menjadi institusi unggul ini, sejalan dengan apa yang tertuang dalam sasaran RENSTRA UB dan FKUB. Dengan demikian ada keterkaitan erat bahwa tahapan-tahapan program dalam PHK PKPD FKUB merupakan bagian strategis dalam pengembangan institusi menjadi Institusi pendidikan dokter berkelas Internasional.


6

BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 2.1 Organisasi Pelaksanaan Kegiatan Mekanisme pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD UB disusun berdasarkan pola yang telah dirumuskan oleh Tim Koordinasi di tingkat universitas, Task Force dan Tim Pelaksana PHK-PKPD UB, Pusat Jaminan Mutu (PJM) dan Satuan Pengendalian Internal (SPI). Tugas utama Tim Koordinasi tingkat Universitas adalah untuk mendukung kelancaran pelaksanaan program, khususnya dalam menjamin efisiensi, evaluasi, dan efektifitas penggunaan dana. Karena program ini merupakan program institusi, penanggung jawab kegiatan (PIC) ditetapkan dengan melibatkan langsung beberapa pejabat struktural (Pembantu Dekan dan Ketua Jurusan/PS). Struktur organisasi pelaksanaan PHK-PKPD UB (Gambar 1.), tugas dan tanggungjawabnya serta hubungannya dengan struktur formal di UB adalah sebagai berikut: 1. Penanggung Jawab: Penanggung jawab kegiatan adalah Rektor sebagai ”Quality Control and Quality Assurance” semua kegiatan yang diusulkan, berkoordinasi dengan PJM dan SPI UB. 2. Ketua Pelaksana: Dalam hal ini adalah Dekan FKUB yang melaksanakan koordinasi dengan Direktur Eksekutif tentang pelaksanaan PHK-PKPD serta melakukan pengawasan terhadap operasionalnya. 3. Direktur Eksekutif: o Mengatur dan mengkoordinasi pelaksanaan semua tahapan kegiatan PHK-PKPD dan secara langsung bertanggung jawab kepada Dekan. Dalam melaksanakan tugasnya, Direktur Eksekutif dibantu oleh seorang Sekretaris Akademik, Bendahara, Koordinator Monitoring Program dan Koordinator Pengadaan Barang. o Menyiapkan laporan secara rutin perihal kemajuan pekerjaan baik kepada Rektor, Tim PHK-PKPD, PJM-SPI, DIKTI, maupun lembaga/stakeholders terkait (misal forum rapat pimpinan dan Senat Fakultas terkait, dosen, lembaga kemahasiswaan/serta alumni). 4. Sekretaris Eksekutif : Membantu Direktur Eksekutif untuk mengatur semua pekerjaan administratif pelaksanaan kegiatan dan pengarsipannya. Bersama dengan Kordinator Monitoring Program membantu Direktur Eksekutif untuk menata tahapan semua kegiatan PHK-PKPD. 5. Koordinator Pengelola Keuangan : o Membantu Direktur Eksekutif PHK-PKPD untuk mengatur semua urusan administrasi keuangan program. o Bertanggung jawab terhadap semua pembayaran dan pencairan dana program. 6. Koordinator Pengelola Pengadaan Barang & Jasa : Mengatur dan menjalankan sistem pengadaan barang dan jasa yang berlaku untuk setiap komponen biaya pengadaan barang & jasa dalam Proyek PHK-PKPD 7. Koordinator Program: o Bertanggungjawab dalam mengkoordinasikan serta sinkronisasi aktivitas yang dilakukan PIC sekaligus sebagai penanggung jawab dalam pemecahan masalah saat implementasi suatu program pengembangan. o Memberikan masukan/usulan kepada Direktur Eksekutif PHK-PKPD tentang prioritas kegiatan yang diperlukan Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

7

8. Penanggung Jawab Kegiatan (PIC): o Bertanggungjawab dalam pelaksanaan aktivitas dan sub-aktitivitasnya, memonitor serta mengevaluasi jalannya kegiatan dan investasi yang dilakukan serta melaporkannya pada Ketua Monitoring/Evaluasi program. o Bertanggung jawab dalam melakukan seleksi dan pemantauan (berkenaan dengan hibah, insentif dan pendidikan tak bergelar) yang didasarkan pada aturan umum mekanisme seleksi. o Membuat laporan jalannya kegiatan, hasil dan dampak dari aktivitas/subaktivitas yang telah dilaksanakan serta progresifitas ketercapaian tujuan dan indikator keberhasilan o Memberikan masukan kepada manajemen Unit Pelaksana PHK-PKPD (Direktur Eksekutif dan Kordinator) berkaitan dengan kegiatan di bawah tanggungjawabnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. o Khusus PIC Kemitraan, bertanggung jawab pada mekanisme koordinasi, monitoring dan evaluasi implementasi program kemitraan dalam PHK PKPD mitra. Koordinasi pelaksanaan PHK PKPD di FKUB antara Direktur Eksekutif dan PIC serta elemen pelaksana terkait telah dilakukan sebagaimana jadwal berikut: No.

Tanggal

Tempat

4 Pebruari 2011

FKUB

28 Februari 2011

FKUB

7 Maret 2011

FKUB

Topik Koordinasi  Mekanisme /SOP pembinaan Kemitraan  Mekanisme pemilihan Expert  Nara Sumber  Bench Fee, Personal Fee  Rekomendasi Untuk Aktivitas terdekat  TA Pengembangan sistem seleksi MABA UNISMA (Maret)  TA Pengembangan SCL UNISMA (Maret)  Nara Sumber Pengembangan RENSTRA UNIMAL (Februari)  Penggantian Pak Dekan sebagai PIC Kemitraan Rakor Pimpinan FKUB, PIU dengan Pimpinan FK UNISMA membahas Persetujuan Adendum KSO Rakor Kemitraan PIC Kemitraan FK dengan PIC Kemitraan FK UNISMA - Perumusan Rencana aksi teknis implementasi kegiatan TA seleksi


8

-

maahsiswa dan pengembangan SCL serta penggunaan dana Mekanisme pelaporan kegiatan Mekanisme monitoring rutin

10 April 2011

FKUB

•

18 Mei 2011

Ruang Senat

1 Juni 2011

FKUB

11 Juni 2011

FKUB

24 Juni 2011

Ruang Sekretariat PHK PKPD GPP lantai 6 Ruang Senat Rakor PIU-PIC Rakor PIU-PIC

Sosialisasi Policy Study manajemen Akademik desiminasi hasil Lokaakrya MOnevin CPCU dan kesepakatan modifikasi metode Monevin Aktivitas PHk FKUB dan Kemitraan Rapat Pembahasan progress aktivitas antara PIU dengan PIC Program 1 - Diskusi SE dan DE untuk follow up aktivitas

26 Juli 2011 6 September 2011 25 November 2011 2 Desember 2011

Rakor PIUKemitraan

Koordinasi initial kemitraan dengan FK UNISMA dengan agenda utama – Consensus of activity road map – Scheduling – Aim, intended output & controlling mechanism – KPI agreement

Persiapan pembuatan laporan interim 2011 untuk monevin (Universitas) Koordinasi persiapan RIP 2012 Koordinasi MONEV akhir tahun Koordinasi Kemitraan

2.2 Mekanisme Monitoring dan Evaluasi Internal 2.2.1 Monitoring dan Evaluasi Akademik Agar mutu pelaksanaan PHK PKPD terjamin dan sesuai dengan rencana, Rektor menugaskan Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB melakukan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) PHK, yang meliputi Monevin PHK on going (dilakukan pada tengah tahun, akhir tahun, akhir program) sesuai Manual Prosedur MP-ISO.PJM-UB.10 dan Monevin pasca pelaksanaan PHK yang diatur dalam MP-ISO.PJM-UB.11. Mengacu pada MP-ISO.PJM-UB.10 maka tujuan dari Monevin PHK PKPD adalah 1) Memastikan bahwa penerima hibah dalam hal ini FKUB telah melaksanakan berbagai tahapan aktifitas yang diusulkannya dan memastikan bahwa keluaran dan dampak pelaksanaan aktifitas tersebut sesuai (atau mendekati) indikator kinerja yang dirumuskan dalam proposal, 2). Memastikan bahwa pengeluaran dana hibah telah sesuai dengan yang direncanakan dan dilakukan secara akuntabel mengiringi aktifitas yang telah dilaksanakan sesuai proposal, 3) Membantu unit penerima hibah dengan memberikan masukan-masukan dalam menghadapi berbagai permasalahan yang dijumpai dalam rangka pelaksanaan rencana pengembangannya, 3). Menentukan kelayakan pelaksanaan tahun kedua dari Rencana Implementasi Tahun berikutnya, 4). Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

9

Memberikan laporan dan rekomendasi kepada Rektor dan Penanggungjawab Kegiatan mengenai tindak lanjut pelaksanaan pemberian hibah dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi pada unit penerima hibah tersebut. Kriteria Penilaian Monevin PHK meliputi Kepemimpinan & Komitmen (20), Kemampuan Melaksanakan Program (20), Dampak & Keberlanjutan Program (30), Keberhasilan Indikator Target (20), Kemajuan Fisik Kegiatan (10). Sementara itu, tujuan Monevin Pasca PHK difokuskan untuk memantau dan memelihara perbaikan kinerja unit penerima hibah secara berkelanjutan melalui Monevin Pasca PHK. Monev Pasca PHK dilakukan sejak akhir tahun implementasi PHK-nya selesai. Monev dilakukan dengan desk evaluation didasarkan pada Laporan Program Keberlanjutan PHK dari pimpinan penerima hibah. Kriteria penilaiannya adalah Kepemimpinan dan Komitmen Insitusi (40), Dampak dan Keberlanjutan Program (30) dan Keberlanjutan Program secara keseluruhan (30). 4.2.1 Monitoring dan Evaluasi non Akademik Kegiatan monitoring dan evaluasi untuk yang non akademik dilakukan oleh Satuan Pengendalian Internal (SPI). Kegiatan monevin dilakukan untuk aspek keuangan, pengadaan barang, aset, sistem informasi dan SDM. Audit yang telah dilakukan adalah aspek keuangan sesuai dengan permintaan Rektor. SPI memiliki beberapa auditor bersertifikat untuk aspek keuangan, pengadaan barang dan sistem informasi Cara pelaksanaan Monitoring & Evaluasi dalam PHK PKPD sebagai berikut:1) Pembuatan Pedoman (Guidelines), 2) Pembuatan prosedur dan aturan, 3) Evaluasi meja (desk monev), merupakan kegiatan untuk mendeteksi penyimpangan dini (Early error detection monev) terutama untuk melihat performance indicators, misal apakah baseline cukup dapat dipercaya, apakah cara pengumpulan data sudah tepat (feasibility and reliability) dan apakah indikator yang ditetapkan cukup untuk mengukur kinerja dan apakah realistis (ambitious vs modest), 3) Evaluasi lapangan (Factual monev) merupakan kegiatan untuk feedback dan Corrective actions agar semua aktivitas program berjalan sesuai rencana (keep track of progresses on plans of track ) terutama untuk aspek terkait dengan LRAISE+. Kegiatan dalam evaluasi lapangan dapat mencakup feedback atas proposal dan jalannya kegiatan, monitoring kesesuaian antara pelaksanaan dan penjadwalan, capaian keberhasilan terhadap indikator, keterlibatan seluruh elemen, transparansi pelaksanaan, ownership dari civitas akademika, dukungan dan awareness manajemen struktural, efektivitas dan efficiency pemanfaatan resourcess dan konfirmasi antara laporan dan kondisi riil.4) Analisis dan pengambilan kesimpulan 2.3 Mekanisme dan Sistem Pengelolaan Keuangan Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan untuk program PHK-PKPD ini terintegrasi dengan manajemen keuangan yang ada di Universitas. Pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan keuangan akan diaudit oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) yang telah dibentuk di UB. Pada sistem pengelolaan keuangan ini telah ditetapkan kebijakan sebagai berikut:  Keuangan program masuk dalam DIPA Universitas Brawijaya dan pencairannya melalui KPPN dengan pengajuan berdasar RIP tahun berjalan yang telah disepakati oleh DIKTI.  Pengelolaan keuangan dilakukan oleh Koordinator Pengelola Keuangan yang ditetapkan melalui SK Rektor.  Pencairan anggaran masing-masing program oleh PIU dilakukan sesuai standar pencairan dana dari DIPA. Prinsipnya pencairan dana terdiri dari (1) Uang muka Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

10

    

kerja (UP) dengan jumlah tertentu untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari perkantoran yang tidak dapat dibayarkan melalui pembayaran langsung (LS), dan (2) Pembayaran langsung kepada pihak ketiga yang diterbitkan oleh PA/KPA atas dasar perjanjian kontrak kerja atau Surat Perintah Kerja. Laporan keuangan berupa pengiriman SP2D dan SPM setiap bulan Evaluasi dan laporan keuangan dilakukan setiap 3 bulan Laporan audit keuangan setiap akhir tahun Tidak ada uang tunai tersedia pada manajemen internal progam PHK-PKPD FKUB Transaksi tunai sebisa mungkin dihindari, bila perlu transaksi harus dilakukan melalui mekanisme transfer bank.

Mekanisme pengelolaan keuangan pada PHK-PKPD di FKUB dikelola sebagai berikut :  Koordinator Pengelola Keuangan dibantu oleh staf administratif untuk pekerjaan tata buku dan kesekretariatan  Koordinator Pengelola Keuangan akan melaksanakan sistem keuangan elektronik on line dan sistem keuangan yang berbasis kegiatan akan diimplementasikan.  Setiap usulan pembiayaan akan dimonitor menurut kegiatan yang diusulkan dan dicairkan berdasarkan permintaan dan tanggung jawab PIC  Semua pembayaran harus melalui persetujuan Direktur Eksekutif, Penanggungjawab Kegiatan (PIC) dan sepengetahuan Pelaksana PHK-PKPD FKUB.  Output kegiatan harus segera dilaporkan setelah investasi/kegiatan dilaksanakan 2.4 Mekanisme dan Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Mekanisme dan sistem pengadaan barang dan jasa untuk program PHK-PKPD ini masuk ke manajemen pengadaan barang dan jasa yang ada di Universitas. Pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan barang dan jasa akan diaudit oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) yang telah dibentuk di UB. Pada sistem pengadaan barang dan jasa ini telah ditetapkan kebijakan sebagai berikut :  Koordinator Pengadaan barang dan Jasa (Procurment Officer) yang ditetapkan dengan SK Rektor membuat usulan Pengadaan Barang dan Jasa (procurment plan) untuk dimintakan persetujuan ke World Bank (NOL WB)  Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh Panitia yang ditetapkan dengan SK Rektor yang merupakan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa yang ada di Universitas Brawijaya.  Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilaksanakan mengikuti mekanisme yang telah ditetapkan oleh World Bank.  Mekanisme yang terbuka, adil dan tegas ditegakkan untuk menjaga kepercayaan di antara peserta lelang saat pelaksanaan lelang.  Bagian pengadaan barang dan jasa melaksanakan pengecekan usulan pengadaan dilihat dari kesesuaian dengan kegiatan yang diusulkan dan pencairannya  Panitia pengadaan barang dan jasa bertugas menyelenggarakan proses pengadaan (competitive bidding atau shoping) setelah procurment plan mendapat NOL WB  Pengumuman lelang untuk proses tender akan dimuat di koran nasional dan homepage UB.  Barang yang diadakan terutama berupa alat dan instrumen harus disertai surat jaminan berfungsi dengan baik dan pihak penyedia barang harus memberikan pelatihan kepada pengguna  Pemenang akan ditentukan melalui mekanisme yang kompetitif menurut peraturan yang ada Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

11

 

Pemeriksaan barang yang dikirim akan dilakukan oleh panitia yang berbeda. Penanganan keluhan terhadap pengumuman hasil lelang atau bila terjadi ketidak cocokan spesifikasi barang antara yang dikirim dengan dokumen pengadaan, atau segala sesuatu yang terkait dengan complaint handling mechanisme akan diselesaikan oleh Satuan Pengendali Internal. 2.5 Mekanisme dan Rancangan Pengelolaan Program Kemitraan Sesuai dengan ketentuan PHK-PKPD, Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya yang mendapatkan dana hibah dalam skema A akan melakukan program kerjasama dengan dua mitra dari skema B yaitu F Universitas Islam Malang dan Fakultas Kedokteran Universitas Malahayati. Untuk kelancaran pelaksanaan program kerjasama tersebut perlu direncanakan suatu mekanisme pengelolaan program yang disepakati bersama. Pada tahap awal dari kerjasama tersebut dibuat suatu Memorandum of Understanding (MoU) dan Kerjasama Operasional (KSO) yang disepakati oleh ketiga institusi. Di dalam KSO yang disepakati tertuang mengenai mekanisme kerjasama secara detail, termasuk mengenai ruang lingkup, maksud dan tujuan kerjasama, hak dan wewenang tiap pihak, serta pembiayaan kegiatan. Kedua bentuk kesepakatan institusinal telah ditandatangani oleh ketiga pihak. Sebagai bagian dari KSO, telah ditetapkan struktur organisasi pengelola khusus untuk bidang kerja kemitraan yang pusat koordinasinya disebut sebagai Sekretariat Bersama yang beranggotakan Direktur Eksekutif dari tiap institusi, dan dibawahnya terdapat struktur pengelola internal. Dalam perjalanannya PIC Kemitraan FKUB yang kebetulan sebelumnya menjabat Ketua Program Studi, pada awal Maret 2011 dilantik menjadi Dekan FKUB. Dengan demikian dibutuhkan pergantian PIC untuk Kemitraan dan penambahan staf sebagai pelaksana dan menajemen program kemitraan. Meskipun telah dilakukan beberapa kali koordinasi formal, implementasi program kemitraan secara umum berjalan kurang memuaskan dan membutuhkan perhatian yang lebih, khususnya terkait koordinasi dengan UNIMAL. Hal ini selain disebabkan oleh jarak yang cukup jauh dengan UB, program FK UNIMAL mengalami revisi dari apa yang tertuang dalam RIP. Pada acara Workshop kemitraan di Surabaya disepakati bahwa mekanisme teleconference dapat menjadi salah satu cara untuk berkoordinasi, namun demikian kesepakatan ini belum dapat ditindaklanjuti secara nyata. 2.6 Hambatan dan Kendala Hambatan dan kendala pada implementasi dan pengelolaan program khususnya pada awal tahun utamanya adalah mundurnya pencairan dana karena mundurnya ketetapan DIPA Universitas dan persetujuan TOR dari CPCU. Akibatnya ada kegiatan yang tetap dilaksanakan namun dengan menggunakan dana talangan dari Fakultas. Dari aspek organisasi, dengan adanya pergantian kepemimpinan maka organisasi pelaksanan (PIU) PHK PKPD mengalami penyesuaian terutama pada PIC kemitraan karena PIC sebelumnya menjabat sebagai dekan periode 2011-2014. Selain itu untuk meningkatkan efektifitas pelaksanaan kemitraan, PIC kemitraan dibantu oleh beberapa staf dosen yang melakukan pendampingan khusus pada masing-masing institusi pada kedua institusi secara lebih baik. Selain itu pada tahun 2011 dilakukan revitalisasi sumber daya pelaksana aktivitas karena beberapa staf yang tugas belajar dan pergantian jabatan structural. Oleh karena itu pada implementasi PHK PKPD FKUB tahun 2011 ini, PIU mengusulkan kepada rektor untuk merevisi SK Rektor tentang pelaksana PHK PKPD. Belum sesuainya standar waktu evaluasi TOR di tingkat CPCU mengharuskan adanya penjadwalan ulang beberapa kegiatan yang berdampak pada perubahan waktu Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

12

capaian indikator keberhasilan. Pada laporan interim kuartal 4 (Laporan akhir tahun) tahun 2011 ini tidak banyak perubahan capaian indikator keberhasilan karena karakter indikator yang baru bisa tercapai pada tingkat implementasi program. Penjadwalan ulang juga dilakukan untuk aktivitas pengadaan. Pengadaan alat laboratorium yang semula direncanakan Januari 2011, karena proses NOL World Bank (WB) baik Nol bidding document yang mengalami revisi maupun NOL penetapan pemenang, maka pelaksanaan NCB baru dimulai bulan Juni. Revisi bidding document dilakukan karena spesifikasi alat elektronik yang ditetapkan pada awal tahun 2010 saat penyusunan RIP, saat ini (2011) sudah tidak diproduksi lagi, sehingga diperlukan penyesuaian pada spesifikasi alat tanpa merubah proyeksi kebutuhan maupun besaran harga. Hal ini telah dilakukan sesuai dengan panduan pengadaan dari World Bank. Birokrasi untuk izin dinas luar negeri membutuhkan koordinasi lintas kelembagaan internal di Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan antara Direktorat Pendidik dan tenaga kependidikan (Ditendik) dan biro kerjasama luar negeri PKLN. Disiminasi pemahaman mekanisme keuangan PHK PKPD kepada PPK lebih intensif. Karena pada laporan interim tengah tahun FKUB menemui masalah pada koordinasi pencairan keuangan. Namun akhirnya masalah ini dapat diselesaikan. 2.7 Lesson Learned dan Best Practice Komitmen pimpinan dan sumber daya pelaksana PHK PKPD menjadi kekuatan utama pelaksanaan PHK PKPD FKUB di tahun 2011. Diantara wujud komitmen ini adalah komitmen institusi untuk menyediakan pendanaan (dana talangan) agar aktivitas tetap berjalan sesuai dengan target dan tujuan. Selain itu komitmen juga terwujud dari keikutsertaan staf FKUB baik sebagai panitia penyelenggara maupun sebagai peserta terbukti dari tingkat kehadiran lokakarya, respon rate policy study maupun peserta hibah penelitian di tengah padatnya aktivitas staf menjalankan tri dharma perguruan tinggi. Kekuatan lain dari implementasi program PHK PKPD adalah integrasi aktivitas PHK PKPD sebagai bagian dari program pengembangan institusi. Dengan demikian hasil dari pelaksanaan aktivitas PHK PKPD benar-benar mendukung performa kinerja institusi baik dari aspek akademik maupun manajemen.

Gambar 3 Struktur Organisasi Manajemen PHK PKPD FKUB 2011-2013 Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

13

BAB III. HASIL CAPAIAN PHK PKPD FKUB 2011 3.1 Hasil Dicapai Secara umum pelaksanaan program PHK PKPD tahun 2011 ini berjalan cukup baik. Dari 7 aktivitas dalam 4 program yang terdiri dari 20 kegiatan (sub-aktivitas), sampai bulan DesemberNovember 2011, telah direalisasikan 17 atau 86% kegiatan. Kegiatan yang telah dijalankan tersebut adalah: pelaksanaan seminar Internasional di bidang Pendidikan Kedokteran (6th AMEA conference) dan seminar di bidang emergensi (WCEM), ONDT konstruksi dan manajemen kurikulum klinik serta penjamianan mutu, ONDT emergensi geriartri medicine, pelaksanaan Lokakarya revisi pedoman akademik, lokakarya rotasi klinik, pelaksanaan policy study manajemen akademik, pelaksanaan in house training dalam Konferensi Internasional yang menjadi trade mark FKUB, hibah kompetisi penelitian unggulan, pengadaan alat laboratorium, penyaluran beasiswa calon dokter serta program kemitraan. Aktivitas-aktivitas PHK PKPD pada tahun 2011 telah terintegrasi dengan program pengembangan institusi. Dengan demikian hasil-hasil implementasi aktivitas meskipun minimal telah memberikan kontribusi bagi performa kinerja institusi. Dari 10 indikator kinerja utama (IKU), … telah yang tercapai. Bahkan dua indikator melampaui target yaitu jumlah publikasi Internasional dan prosentase mahasiswa penerima beasiswa. Hasil PHK PKPD ini juga memberikan kontribusi positif bagi persiapan akreditasi BAN PT yang kemungkinan akan digantikan oleh LAM PT pada tahun 2013. Kegiatan yang telah selesai adalah sebagai peserta seminar Internasional 2 kali, dan menyelenggarakan Seminar Internasional/ in House training. Ketercapaian ini disebabkan karena jadwal seminar internasional sudah tertentu walaupun menggunakan anggaran talangan dari Fakultas. Demikian juga dengan penyelenggaraan Seminar Internasional karena selain jadwal sudah ditetapkan juga narasumber dari luar negeri tidak bisa ditunda lagi, oleh karena itu acara ini juga diselenggarakan dengan dana talangan dari fakultas. Kegiatan ONDT ke London berhasil dilaksanakan setelah mendapatkan izin dari Direktorat tenaga Pendidik dan kependidikan (Ditendik) DIKTI untuk persyaratan pengurusan paspor biru dan visanya. Jadwal keberangkatan mengalami penundaan yang mestinya bulan Juli menjadi September 2011. Penundaan ini selain karena menunggu persetujuan TOR, juga karena LOA tidak segera dikeluarkan, walaupun sebelumnya sudah ada persetujuan dengan fihak Universitas mitra di London. Sementara ONDT geriatric emergency medicine sedang dalam pelaksanaan karena institusi mitra penyelenggara bisa menyetujui dilaksanakan dalam kurun waktu desember hingga februari. Hibah penelitian walaupun terjadi penundaan waktu pelaksanaan, sudah berjalan dan capaian kinerjanya mencapai 50% karena adanya keterlambatan penandatanganan kontrak dan pencairan dana. Hibah penelitian ini sebetulnya tidak ada kendala yang berarti. Penjadwalan ulang karena menunggu persetujuan TOR dan persetujuan pemenang hibah dari CPCU Pengadaan barang alat laboratorium telah dilakukan melalui proses NCB, penetapan pemenang oleh WB dan barang sudah datang dan sudah uji fungsi, proses pembayaran sudah selesai sementara NOL pemenang baru didapatkan desember 2011. Penjadwalan ulang NCB karena menunggu NOL WB dari procurement plan yang telah dikirimkan ke CPCU. Pengadaan barang elektronik untuk menunjang IT mengalami penundaan dan harus ada perubahan spesifikasi alat, hal ini dikarenakan spesifikasi alat Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

14

pada saat TOR dibuat sudah tidak sesuai lagi untuk saat ini karena sudah tidak diproduksi lagi. Hasil konsultasi dengan CPCU / WB diperkenankan merubah spesifikasi alat asal harga dan peruntukan alat tetap seperti pada TOR sebelumnya. Pengadaan alat elektronik ini diluncurkan ke 2012 atas rekomendasi tim ahli keuangan CPCU dan menyesuaikan timing turunnya NOL (BER) WB yang baru diterima pada bulan Desember 2011. Untuk kegiatan non fisik, saat ini hibah penelitian sedang dalam tahap pelaksanaan penelitian oleh masing-masing peneliti. Proses seleksi diikuti sebanyak 11 proposal dan proposal yang dinyatakan sebagai pemenang sebanyak 3 proposal. Tim reviewer melibatkan ekspertise dari PS lain. 3.1.1 Status Indikator Kinerja Adapun pencapaian kinerja PHK PKPD FKUB dapat dilaporkan dalam tabel capaian indikator kinerja sebagai berikut: Tabel 1 : Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara Indikator Kinerja INDIKATOR KINERJA UTAMA  Prosentase Kelulusan UKDI  Akreditasi BAN PT  Prosentase mahasiswa yang mendapat beasiswa penuh hingga program profesi  Reputasi Internasional o Jumlah HAKI o Jumlah Publikasi Jurnal Internasional o Akreditasi Internasional

o Peer Partner Luar Negeri dalam Penjaminan Mutu a. Pendidikan

Base line

2011 Capaian

Target 2012

Target 2013

Target

97,9 A 1,1

98 A 1,5

98,6 A 4,2

98,5 A 4.8

98,8 A 5,0

1 18

2 19

1 27

3 30

5 45

Akredita si BAN PT

Akreditas i BAN PT Dokumen Sistem Penjamin an Mutu Baru

Akredita si BAN PT Dokume n Sistem Penjami nan Mutu Baru berbasis ISO Dokume n AIMA Universi tas Nilai A

External (Exchang e) Recogniti on oleh Peer Reviewer dari Luar Negeri

Members hip IAOMC sebagai regkognis i lembaga akreditasi Internasio nal

0

2

0

4

5

0

1

0

2

2


15

(MOU) b. Riset

0

1 (MOU)

0

c. Manajemen Institusi

0

0

0

(MOU+ Action) 1(MOU+ Action) 1(MOU+ Action)

(MOU+ Action) 2 (MOU+ Action) 1 (MOU+ Action)

INDIKATOR KINERJA UTAMA KEMITRAAN (Program 3) FK UNIMAL C C C B B  Akreditasi FK UNIMAL 20 25 20 30 65  Rerata Prosentase Lulusan UKDI () 39,95 42 39,95 45 51  Rerata Nilai UKDI FK UNISMA na C B B B  Akreditasi FK UNISMA na na na 50 65  Rerata Prosentase Lulusan UKDI 45 52  Rerata Nilai UKDI INDIKATOR KINERJA TAMBAHAN Aktivitas 1.1 1. Jumlah publikasi di Buku Proceeding NA 2 4 8 16 Seminar di luar negeri 2. Jumlah partner kerjasama distance 0 2 5 learning 3. Jumlah mahasiswa transfer kredit (out 26 26 26 34 38 recognition) 4. Jumlah inviting lecture 0 0 3 1 3 5. Terbentuknya Kelompok Studi Bidang Biomedik Terintegrasi 0 0 0 1 6 (Riset-akademikpengabdian masyarakat) 6. Publikasi Pedoman Prosedur/ 0 1 0 7 9 Teknik/Metode/ Artikel ilmiah terkini 7. Jumlah kerjasama (MOU) dengan institusi 1 3 1 7 8 di LN (internasional) 8. SK tentang Perbaikan Naskah Rapor Rapor SK SK Cetak biru & SK Tahunan Tahunan Internasi Internasi Implementasi Kebijaka – Usulan – Usulan onal onal Kebijakan Kerjasama n Program Program Section Section Internasional Kerjasa Kerjasam Kerjasa Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

16

ma Internasi onal Baru

a baru

ma baru

Indikator Aktivitas 1.2 Log Book Revisi berdasar BEME (1 dari 14)

9. Dokumen revisi Log Dokume Book Rotasi Klinik n lama untuk Mahasiswa dan pada 14 Dosen bagian 10. Prosentase Aplikasi BEME dan Evidencebased Medicine dalam isi kurikulum, model pembelajaran dan asesmen, serta keterampilan klinik 11. Prosentase keterlaksanaan Standar Akademik WFME 12. Peraturan Akademik & Dokumen Impelementasinya yang berdasar WFME

13. Sertifikat keahlian atau rekognisi sebagai ahli BEME dan EBM 14. Prosentase keterlibatan stakeholder dalam pengembangan kurikulum Indikator Aktivitas 1.3 15. Prosentase keterlaksanaan Standar Internasional Indikator Aktivitas 2.1

Log Log Book Book Revisi Revisi berdasar berdasar BEME BEME (1 dari (4 dari 14) 14)

Log Book Revisi berdasar BEME (8 dari 14)

50

50

60

80

100

55

55

75

90

100

Pedoma n Akade mik Lama (2007)

Pedoma n Akadem ik Baru (2011)

Pedoma n Akade mik (2011)

0

6

6

6

6

30

45

45

100

100

60

60

60

90

100

Pedoman Pedoma Akademi n k Baru Akademi (2011) k Baru (2013)

Peralatan Peralatan Terkalib Peralatan Peralatan laborator laborator rasi laboratori laborator ium ium 70% um ium 16. Standarisasi Instrumen terkalibra terkalibr terkalibra terkalibr Laboratorium si asi si (100 asi (100 (70% (100% alat) alat) alat) alat) 17. Dokumen baru Prosedur

0

Dokume Dokume Impeleme


17

Impleme

Mutu dan berdasar internasional

18. Prosentase tersertifikasi

Teknis standar

Teknisi

19. Sertifikasi laboratorium bertaraf internasional

Indikator Aktivitas 2.2 20. Terbentuknya Pusat Kajian BiomedikBiomolekular Regional 21. Jumlah Kerjasama penelitian bersama dengan institusi Luar negeri 22. Jumlah Research Grant internasional 23. Jumlah Keterlibatan dosen dalam overseas join research 24. Jumlah pusat penelitian (HIV/AIDS,TBC, malaria) bertaraf internasional Indikator Aktivitas 4 25. Rerata Nilai IPK mahasiswa yang mendapatkan beasiswa 26. Posentase penyelesaian dokumen SOP pemberian beasiswa spesifik PSPD FKUB 27. Jumlah institusi yang memberi beasiswa hingga program profesi

50%

n jadi

n jadi

ntasi Metode yang sudah teruji 50

ntasi penuh Metode yang teruji (100)

100%

75%

100%

100%

Audit Pendaftar internal & an evaluasi laboratori diri um laboratori ISO/SNI um

0

0

0

0

0

0

0

1

3

4

4

6

8

0

1

0

1

10

10

10

10

14

18

2

2

-

4

4

IPK > 2,75

IPK > 2,8

-

IPK > 3,00

IPK > 3,00

50%

100%

100%

100

100

4

7

4

9

11

3.1.2 Status kemajuan Fisik Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya (Lampiran L1) sampai tanggal 31 Desember 2011 mencapai 71%. Capaian ini berasal dari komponen biaya pengembangan staf ONDT (4 paket kegiatan), pengembangan program ( 5 paket Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

18

kegiatan) dan lokakarya sinkronisasi (2 kegiatan), hibah penelitian, beasiswa dan Seminar Internasional yang masing masing mencapai kemajuan fisik 100%. Sementara pengadaan barang berupa pembelian alat laboratorium dan IT mencapai 65% karena sesuai dengan petunjuk CPCU dianjurkan untuk direalisasikan pada tahun 2012. Sementara aktivitas HAKI pada tahun 2011 dilaksanakan dalam bentuk lokakarya untuk menyiapkan kelembagaan pengurusan HAKI.

Prosentase Capaian Fisik Total K.Khusus : Sem Int Go

Pengadaan barang dan Jasa 100 80 60 40 20 0

K.Khusus : Sem Intl In K.Khusus : HKI

Pengembangan Staf Hibah Penelitian Prosentase Capaian Fisik

Pengembangan Program … Beasiswa

Gambar 3.1 Diagram Capaian Fisik PHK PKPD tahun 2011 3.1.3 Status Penyerapan Keuangan Rencana pengeluaran anggaran sampai dengan Desember 2011 (Lampiran L1-L6) sebesar Rp.3.123.000.000,- terdiri dari dana HPEQ Rp.2.310.444.000,- dan dana non comitted dari fakultas sebesar Rp. 812.556.000,-. Adapun realisasi pengeluaran sampai 31 Desember adalah sebesar Rp 2.299.356.000,- (73,63%) yang terdiri dari Rp 1.978.151.000,- (85,61%) dari dana committed dan Rp 321.205.000,- dari dana non committed. Pencapaian ini didapatkan dari penyelenggaraan 17 dari 20 (85%) kegiatan yang direncanakan pada RIP 2011. Tiga kegiatan diluncurkan pada tahun 2012 demi efisiensi dan optimalisasi dari hasil yang diharapkan. 3.1.4 Analisis Capaian per Aktivitas Adapun laporan progresifitas pelaksanaan program sebagaimana tertuang dalam RIP adalah sebagai berikut: 1. PROGRAM PENINGKATAN CAPAIAN STANDAR GLOBAL PENDIDIKAN DOKTER MELALUI PENDIDIKAN DOKTER LINTAS BATAS (CROSS BORDER MEDICAL EDUCATION/CBME) 1.1 Peningkatan Daya Saing Internasional Staf Akademik serta Mahasiswa dalam Skema Kerjasama Internasional untuk Pencapaian Kompetensi Unggulan di Bidang Biomedik-Biomolekular dan Kegawatdaruraan Medik


19

1.1.1 Peningkatan Kualitas Akademik Staf ONDT a. Tujuan   

Meningkatkan (up-lifting) kemampuan staf dalam bidang biomedikbiomolekuler terkini. Meningkatkan track record/reputasi internasional staf dalam pendidikan kedokteran dengan unggulan kedokteran emergensi dan biomedik Meningkatkan daya guna biomedik-biomolekuler dalam menunjang pelayanan medis integratif pada lahan pendidikan klinik (Rumah sakit pendidikan)

b. Pelaksanaan Kegiatan Karena penerimaan NOL TOR dari CPCU yang mendekati pelaksanaan kedua aktivitas, maka kegiatan seminar 6th AMEA conference dan The 17th World Congress on Disaster and Emergency Medicine (WCDEM) dilaksanakan dengan dana talangan dan tanpa proses sebagaimana tertuang dalam panduan (yang kemudian direvisi kembali pada bulan Juni 2011). Namun secara umum dua kegiatan ini berjalan dengan baik. Namun demikian, sesuai dengan RIP 2011, ada satu kegiatan pelatihan non gelar di luar negeri yang harus mengalami perubahan jadwal dan perencanaan ulang. Kegiatan yang sedianya akan mengirim 1 (satu) orang staf medik, dokter spesialis penyakit dalam ke Department of Geriatry and Rehabilitation Medicine, Royal Hospital, Adelaide, Australia dialihkan ke Departemen Geriatric Emergency Medicine, University of Malaya Medical Centre, Kuala Lumpur, Malaysia disebabkan lamanya waktu yang disediakan untuk training di Australia yang tidak sesuai dengan skema proyek. Institusi partner di Australia menghendaki waktu minimal training 1 tahun. Setelah melalui berbagai pertimbangan, skema pelatihan di Malaysia selama 3 bulan dinilai lebih feasible untuk dilaksanakan. Oleh karena itu jadwal pelaksanaan ONDT untuk aktivitas ini disesuaikan menjadi bulan Desember 2011 dan berakhir bulan Juni 2012. Dengan demikian juga berubah pada pengurusan NOL, jadwal keberangkatan, jadwal monevin dan pelaporan. Sesuai dengan perencanaan dan Seleksi, maka staf yang berangkat adalah: dr. Sri Sunarti, SpPD c. Hasil Pelaksanaan Dari pelaksanaan 6th AMEA Conference delegasi FKUB telah berhasil membuat jejaring dengan mendaftarkan FKUB sebagai anggota AMEA. Diharapkan dengan keterlibatan dalam AMEA, FKUB mendapatkan pengetahuan dari praktik baik pendidikan kedokteran modern terutama aplikasi Problem Based Learning dan Kurikulum berbasis kompetensi antar institusi pendidikan kedokteran di Asia. Selain itu dengan keanggotaan ini diharapkan FKUB dapat terpacu untuk meningkatkan kualitas sehingga dapat bersaing dan kedepan menjadi institusi unggul di bidang penyelenggaraan praktik baik pendidikan kedokteran. Melalui The 17th World Congress on Disaster and Emergency Medicine (WCDEM) ada beberapa hasil yang membanggakan sebagai berikut: 1). Staf kedokteran emergensi ditawari undangan untuk menghadiri 8th Seminar on Developing and Organizing A Trauma System and MCS di Tel Aviv dengan biaya registrasi akomodasi dan tiket PP ditanggung oleh host. 2). Tawaran kerjasama penelitian dalam forum Pan-Asian Resuscitation Outcomes

Study (PAROS) yang saat ini beranggotakan Australia, Jepang, Korea, Malaysia, Singapore, Taiwan, Thailand, Turkey dan Uni Emirat Arab. Saat ini PAROS sedang Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

20

melakukan penelitian mengenai out-of hospital cardiac arrest, diharapkan Indonesia yang diwakili Universitas Brawijaya dapat berpartisipasi aktif dalam penelitian ini. 3) Mendapatkan tawaran bantuan dari Prof. Colin Graham, Emergency Medicine Physician dari The Chinese University of Hong Kong, yang juga sebagai editor dari European Journal of Emergency Medicine. Prof Colin menawarkan program fellowship terutama dalam bidang emergency traumatology dan membantu Brawijaya untuk publikasi di jurnal dimana beliau jadi editor. d. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya Secara umum tidak ada hambatan berarti dalam penyelenggaraan seminar internasional tersebut diatas. Namun demikian delegasi pada kedua seminar ini tidak dapat memenuhi prosedur sesuai dengan pedoman karena jadwal pelaksanaan kegiatan tidak bisa menunggu proses administrasi sesuai pedoman, oleh karena itu delegasi pada kedua seminar menggunakan paspor hijau. PIU berharap hasil yang didapatkan dari pelaksanaan kedua seminar tersebut yang bernilai positif bagi institusi dapat menjadi bahan pertimbangan bagi CPCU untuk penyelesaian laporan pertanggungjawaban. Demikian pula dengan implementasi ONDT untuk Geriartric Medicine. Aktivitas ini harus mengalami penjadwalan ulang karena berdasarkan pertimbangan biaya, efektifitas dan efisiensi, pelatihan baru dilaksanakan pada tanggal 27 Desember 2011 dan berakhir pada bulan Juni 2012. Sesuai dengan saran Pak Kharisun penyerapan dana untuk kegiatan ini tetap menggunakan anggaran 2011 untuk memudahkan peserta ONDT dan meningkatkan performa fisik dari proyek. e. Rencana perbaikan Jadwal Rencana Aktivitas tahun 2011

Tahun 2011 1

TOR Nol CPCU SK DEKAN persiapan pemberangkatan pelaksanaan training monitoring pembuatan laporan akhir dan diseminasi hasil training

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

 

x x x

 



x





x 

: rencana kegiatan; x: perubahan pelaksanaan kegiatan

Person in charge: Dr.dr.Retty Ratnawati, Msc; Prof.Dr.dr. Edi Widjajanto, SpPK; dr.Ali Haedar, SpEM

1.2 Aktivitas Pengembangan Kurikulum dan Best Evidence dalam Pendidikan Dokter FKUB (BEME-FKUB) serta unggulannya menuju Rekognisi sebagai Pendidikan Dokter Internasional


21

1.2.1 Review Pedoman Akademik KBK FKUB a. Tujuan 1. Review Pedoman Akademik Penyelenggaraan KBK FKUB yang telah terselenggara. 2. Mengidentifikasi standar-standar internasional pendidikan dokter, terutama terkait dengan isi kurikulum dan pembelajarannya dalam konteks rekognisi internasional. 3. Mengkaji langkah-langkah strategis mempersempit kesenjangan kualitas isi kurikulum dengan tuntutan Best Evidence Medical Education b. Pelaksanaan Kegiatan Seluruh kegiatan telah terselenggara sesuai dengan rencana 1. Kesepakatan Rencana dan Kepanitiaan. Minggu I Desember 2010 dilakukan pembentukan Panitia Pelaksana dibawah koordinasi PIC terkait bersama Medical Education FKUB, kesepakatan tentang jadwal kegiatan, narasumber, SOP Panitia Pelaksana. 2. Penyusunan TOR oleh PIC. Minggu ke II-III Desember sesuai Kesepakatan dengan Diretur PIU, PIC menyusun TOR Lokakarya bersama TOR-TOR lainnya. 3. Persetujuan Dir PIU/Dekan. Pada akhir Minggu III Desember 2010 TOR disampaikan kepada Direktur PIU dan Dekan FKUB untuk diketahui, dikoreksi, disetujui, dan diajukan ke CPCU 4. Pengajuan ke CPCU. TOR diajukan ke CPCU dalam tenggang waktu yang dipandang cukup bagi CPCU untuk mempelajari, memperbaiki, dan memberikan persetujuan. Sesuai kesepakatan Direktur PIU, seluruh TOR diupayakan dikirimkan bersama untuk mempermudah CPCU mengamati benang merah antar TOR yang saling terkait dalam konteks pencapaian Tujuan PHK-PKPD FKUB secara menyeluruh. 5. Persetujuan CPCU. Koreksi dan Persetujuan CPCU diharapkan diperoleh secepatnya yakni pada Minggu I Januari 2011 agar rencana pelaksanaan dapat direalisasikan tepat waktu mengingat waktu pelaksanaan bersamaan dengan kegiatan akademik fakultas. Sampai saat kegiatan diadakan Persetujuan CPCU belum diperoleh. 6. Pencairan anggaran. TOR yang disampaikan kepada Dir PIU disertai kopi kepada Bendahara PIU untuk sinkronisasi pencairan anggaran. 7. Pelaksanaan Lokakarya.  Sekalipun Persetujuan CPCU belum diperoleh, Dekan selaku Penanggungjawab dan Direktur Eksekutif PIU menyetujui dilaksanakannya Lokakarya pada hari Kamis 20 Januari 2011 dan Jum’at 21 Januari 2011, dengan mempertimbangkan kaitan kegiatan dengan kegiatan-kegiatan yang apabila ditunda akan berpengaruh pada tertundanya kegiatan-kegiatan tersebut. Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

22

Memperhatikan bahwa Kegiatan Lokakarya ini merupakan Kegiatan Pertama/Perdana mengawali rangkaian kegiatan PIU-PHK-PKPD-FKUB, dipandang perlu melakukan sosialisasi lagi kepada seluruh staf dosen, mahasiswa, karyawan, seputar PHK-PKPD-FKUB dan kaitannya dengan Kegiatan awal ini.  Pra-Lokakarya diadakan serangkaian pertemuan Tim Pengarah untuk menyusun Instrumen Lokakarya berupa Format Diskusi untuk mengarahkan Diskusi pada penajaman materi terkait dengan Indikator Keberhasilan yang harus dicapai  Peserta terdiri dari : 1 Narasumber yaitu Dr. dr. Samsul Islam, SpMK (K), Mkes. sebagai Ketua AIPKI, 1 Pembicara dari Tim Pengarah Struktur & Isi Kurikulum, 1 Pembicara dari Tim Pengarah Penyelenggaraan Pembelajaran, 1 Pembicara dari Tim Pengarah Asesmen Hasil Belajar, Representasi Pimpinan Fakultas/Jurusan, 1 dari RS Pendidikan, 2 dari Medical Education Unit, 1 dari PJM, 2 Staf Administrasi Akademik, 4 wakil mahasiswa, 2 staf dosen dari setiap Laboratorium termasuk dari Lab Sentral Biomedik, Lab. Kedaruratan Medik, dan Skill Lab. 8. Acara : Meliputi Seminar yang diikuti Lokakarya yang terdiri dari Diskusi Kelompok dan Paripurna Penyusunan Hasil. Hasil Lokakarya berupa 3 dokumen tersebut di atas, disusun oleh Tim Perumus yang dibentuk pada akhir Lokakarya. Penyusunan hasil dilakukan pada Minggu IV Januari sampai dengan Minggu II Februari 2011 9. Laporan ke Dir PIU/Dekan. Pada Minggu ke III Februari 2011 Tim Perumus menyerahkan Hasil kepada PIC untuk menjadi lampiran Laporan PIC kepada Direktur PIU dan Dekan FKUB. 10. Laporan ke CPCU. Direktur PIU maupun Dekan FKUB dapat memberikan catatan penyempurnaan kepada PIC dan hasil akhir dikirimkan Direktur PIU sebagai Lampiran Laporan Direktur PIU kepada CPCU pada Minggu IV Februari 2011 atau pada Minggu I Maret 2011. 11. Monitoring dan Evaluasi Internal. TOR ditembuskan pula kepada Tim Monevin PHK-PKPD FKUB untuk dapat melakukan monitoring sejak dari perencanaan sampai rancangan tindak lanjut disusun. Selama pelaksanaan kegiatan, Tim Monevin diharapkan melakukan pendampingan yang dianggap perlu agar kegiatan terlaksana dalam konteks akuntabilitas dan penjaminan mutu. 

c. Hasil Pelaksanaan ( Output ) Sesuai dengan TOR Kegiatan serta Indikator Keberhasilannya, hasil Lokakarya dikompilasi dan dirumuskan kembali oleh Tim Perumus Lokakarya ke dalam 3 kelompok : 1) Hasil Review dan Usulan Penyempurnaan bagi Pedoman Akademik KBK berikutnya, 2) Hasil Review Kesenjangan keadaan sekarang terhadap Standar WFME, dan 3) Hasil Review terkait butir-butir yang akan Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

23

disampaikan kepada St George’s University of London sebagai bahan pokok penyusunan Tailor-made Training dalam rangka Overseas Non Degree Training kesana. d. Hambatan Pelaksanaan & Upaya Mengatasinya Kegiatan ini merupakan kegiatan pertama dari seluruh rencana kegiatan PHKPKPD-FKUB Tahun 2011. Keterlambatan pelaksanaan dapat berakibat pada keterlambatan seluruh program khususnya Program 1. Oleh karena itu meskipun sampai pada jadawal pelaksanaannya, seluruh Program PHK-PKPD-FKUB belum menerima NOL Agreement dari CPIU-HPEQ di Jakarta, PIC dan Direktur Eksekutif serta Dekan memutuskan tetap melaksanakan kegiatan sesuai kontrak yang ditandatangani dan dengan menggunakan dana talangan dari FKUB. e. Rencana Perbaikan Tidak ada perbaikan dalam kegiatan ini. Yang ada adalah rencana tindak lanjut kegiatan. Lokakarya merekomendasikan kepada : 1. Jurusan/Ketua Program Studi Pendidikan Dokter FKUB, untuk menyusun Pedoman Akademik Penyelenggaraan Kurikulum Berbasis Kompetensi 20112012 sesuai dengan hasil dan usulan dalam Lokakarya. 2. Medical Education Unit FKUB dan Direktur PHK-PKPD-FKUB untuk menindaklanjuti review kesenjangan terhadap The Basic Standard of Medical Education WFME, mengsinergikan dan mengkoordinasikan kegiatan Prodi Pendidikan Dokter dan Program PHK-PKPD lainnya untuk mensukseskan Rekognisi Internasional yang ingin dicapai FKUB berdasarkan standar tersebut. 3. Person In Charge TOR Kegiatan ONDT PHK-PKPD-FKUB bersama Tim Kerjasama Luar Negeri FKUB untuk segera mengirimkan Points of Interest kebutuhan ONDT sebagai dasar penyusunan Tailor-made Overseas Training ke St.George’s University of London,sambil mempersiapkan peserta ONDT berserta kelengkapan dokumennya. 1.2.2Policy Study Manajemen Akademik KBK FKUB a. Tujuan 1. Menyusun Kebijakan Pengembangan Organisasi dan Manajemen Akademik penyelenggaraan pendidikan kedokteran berbasis kompetensi dengan pendekatan Best evidence in Medical Education (BEME) serta Evidence Based Medicine (EBM) 2. Mempersiapkan rancangan instrumen ONDT menyangkut struktur organisasi dan penyelenggaraan kurikulum, isi kurikulum, model pembelajaran terutama Rotasi Klinik, dan Asesmen Hasil Belajar, lebihlebih yang terkait dengan pengembangan Biomedik dan Kedaruratan Medik sebagai unggulan. Instrumen ini akan menjadi bahan utama overseas training ke St George’s University of London sebagai salah satu Fakultas Kedokteran luar negeri yang terkemuka dan memiliki International Center for Medical Education Development. Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

24

3. Meningkatkan kaderisasi staf akademik PSPD-FKUB dalam perancangan, pengelolaan, dan evaluasi kurikulum, khususnya Biomedik dan Kedaruratan Medik. b. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan direncanakan dilaksanakan melalui Tahap-tahap kegiatan berikut : 1. Perencanaan dan Kesepakatan Kegiatan a. Policy study yang dilakukan berupa rangkaian kegiatan Focus Group Discussion (FGD) dari tim yang terbentuk dari representasi stakeholder MEU (medical educationist), Jurusan (eksekutor pedoman akademik), dan pakar keilmuan dari departemen yang ada di lingkungan FKUB. Materi FGD diperoleh dari kompilasi hasil penyebaran kuesioner evaluasi dan usulan kebijakan kepada stakeholder terkait dengan Manajemen Akademi Prodi Pendidikan Dokter FKUB. b. Penyusunan Instrumen Policy Study. c. Pembentukan Tim Pelaksana Policy Study. yang terdiri dari : Team Leader, Team Member dan asssistant baik untuk kompilasi hasil survey maupun analisis awal hasil survey; dan Surveyor yang mrelaksanakan survey dimasing-masing bagian. d. Penyusunan SOP Panitia Pelaksana Policy Study 2. Penyusunan TOR oleh PIC Kesepakatan Rencana dan Kepanitiaan dituangkan dalam Tor Of Reference yang disusun oleh PIC 3. Persetujuan Dir PIU/Dekan TOR disampaikan kepada Direktur PIU dan Dekan FKUB untuk diketahui, dikoreksi, disetujui, dan diajukan ke CPCU 4. Persiapan sebelum Pengajuan ke CPCU Sambil menanti persetujuan, dilakukan sosialisasi rencana Policy Study pada seluruh stakeholder, uji coba instrumen policy study, danpenyebarluasan instrumen policy study 5. Pengajuan ke CPCU Diharapkan TOR sudah dapat diajukan ke CPCU dalam tenggang waktu yang cukupbagi CPCU untuk mempelajari, memperbaiki, dan memberikan persetujuan. 6. Persetujuan CPCU Koreksi dan Persetujuan CPCU diharapkan diperoleh paling lambat Minggu III Januari 2011 agar rencana pelaksanaan dapat direalisasikan tepat waktu mengingat waktu pelaksanaan bersamaan dengan kegiatan akademik fakultas. 7. Pencairan anggaran Copy persetujuan CPCU disampaikan kepada Bendahara PIU untuk sinkronisasi peluncuran anggaran. 8. Pelaksanaan Policy Study Segera sesudah persetujuan CPCU, Survey Policy Study dimulai selama bulan Mei s/d September 2011, berturut-turut dengan : 1) April- Mei : PembuatanInstrumen 2) Mei: Sosialisasi 3) Mei : Pelatihan Surveyor Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

25

4) 5) 6) 7)

Juni-Juli : Pelaksanaan Survey Agustus : KompilasiHasil Agustus-September : Analisis Hasil September : Lokakarya Mini untuk Diskusi Hasil Diskusi Hasil dilaksanakan oleh Tim Policy Study dengan mengundang Unsur-unsur Pimpinan Fakultas dan Jurusan, MEU, Pakar internal terkait. 8) September : Penyusunan Rancangan Kebijakan Hasil diskusi dirumuskan dalam bentuk Rancangan Kebijakan. 9. Penyusunan Laporan Hasil Policy Study disusun oleh Tim Pertumus dan dilakukan pada Minggu II-III Bulan Oktober 2011 10. Laporan ke Dir PIU/Dekan Tim Perumus menyerahkan Hasil kepada PIC untuk menjadi lampiran Laporan PIC kepada Direktur PIU dan Dekan FKUB. Laporan ke Dir PIU/Dekan dilaksanakan pada Minggu IV Oktober 2011. 11. Laporan ke CPCU Direktur PIU maupun Dekan FKUB dapat memberikan catatan penyempurnaan kepada PIC dan hasil akhir dikirimkan Direktur PIU pada Minggu III Nopember 2011 sebagai Lampiran Laporan Direktur PIU kepada CPCU. 12. Monevin TOR ditembuskan pula kepada Tim Monevin PHK-PKPD FKUB untuk dapat melakukan monitoring sejak dari perencanaan sampai rancangan tindak lanjut disusun. (Bulan Juni s/d Oktober). Selama pelaksanaan kegiatan, Tim Monevin diharapkan melakukan pendampingan yang dianggap perlu agar kegiatan terlaksana dalam konteks akuntabilitas dan penjaminan mutu. c. Hasil Pelaksanaan ( Output ) Sampai dengan Laporan Tahunan ini disusun, kegiatan yang terlaksana adalah : 1. Perencanaan Kesepakatan 2. Penyusunan TOR 3. Persetujuan Dekan dan Direktur Eksekutif 4. Penyusunan dan Uji coba Instrumen Policy Study 5. Sosialisasi Policy Study 6. Pengiriman instrumen Policy Study keseluruh bagian/laboratorium 7. Pelaksanaan Survey diseluruh bagian oleh masing-2 bagian/laboratorium. 8. Monitoring dan Evaluasi internal pelaksanaan survey dan serangkaian pertemuan Direktur Eksekutif, PIC dan Surveyor


26

9.

untuk penyamaan persepsi dalam pengisian instrumen policy study. Pembentukan Tim Pelaksana Kompilasi, Analisis, dan Seminar Hasil Policy Study.

d. Hambatan Pelaksanaan & Upaya Mengatasinya Dengan keterlambatan turunnya Dokumen NOL dan persetujuan dari CPIU HPEQ Project, maka rencana kegiatan yang seharusnya dijadwalkan berlangsung dari Februari s/d Juli 2011 mengalami penundaan hingga baru dapat dimulai pada Mei 2011 dan diharapkan selesai pada September 2011. Hambatan lain yang dihadapi adalah belum terbentuknya kesamaan persepsi dalam mengisi kuesioner policy study baik karena beberapa laboratorium/ nagiian tidak hadir dalam sosialisasi maupun karena : kurangnya pengetahuan dan pengalaman stakeholders dalam menganalisis dan merumuskan rancangan kebijakan (Policy) serta kurangnya wawasan manajemen akademik diluar apa yang terjadi di lingkungan/ bagian/ laboratorium masing-masing. Untuk mengatasi hal ini Direktur Eksekutif dan PIC mengadakan 4 hari serial pertemuan/ tatap muka dengan tiap bagian/laboratorium untuk sharing pendapat dalam pengisian kuesioner pada khususnya serta kasuskasus pelaksanaan manajemen akademik KBK saat ini serta dampaknya kedepan dan bagaimana kebijakan yang akan datang untuk mengantisipasinya. Usaha lain adalah mengirimkan kembali hasil sharing pendapat pada pertemuan di atas ke seluruh bagian/laboratorium terutama yang tidak sempat mengikuti sharing pendapat tersebut. e. Rencana Perbaikan Melalui survey ini diharapkan dapat disusun rancangan bottomup konsep kebijakan pengembangan manajemen akademik penyelenggaraan KBK dimasa mendatang. Sesuai rencana hasil ini akan diseminarkan dengan mengikutsertakan para eksekutif fakultas dan program studi sertsa Senat Fakultas sebagai badan Normatif dan Badan Eksekutif mahasiswa agar rancangan kebijakan akan memenuhi aspek bottom-up and top-down policy. 1.2.3 Overseas Non Degree Training Clinical Rotation, Placement, and Clinical Asessment a. Tujuan 1. Meningkatkan kemampuan staf dalam: 1) Mengorganisasikan dan mengelola Kurikulum Berbasis Kompetensi khususnya pada konteks pendidikan klinik; 2) Merancang dan mengimplementasikan Isi Kurikulum ke dalam proses pembelajaran khususnya di klinik dan di unit kedaruratan medik;


27

3) Merancang dan mengelola Rotasi Klinik (Spiral Curriculum) diseluruh Jejaring Lahan Pendidikan baik di rumah sakit maupun dalam komunitas; 4) Memahami model asesmen hasil belajar yang komprehensif dan mengintegrasikan asesmen kognitif, keterampilan klinik, dan perilaku profesional dokter; 5) Melakukan penelitian Evidence –based Medical Education; 2. Meningkatkan kaderisasi staf akademik PSPD-FKUB dalam perancangan, pengelolaan, dan evaluasi kurikulum. 3. Meningkatkan rekam jejak staf dosen dalam kompetensi mendidik dalam pendidikan dokter di PSPD-FKUB. b. Pelaksanaan Kegiatan Tahap rancangan kegiatan pelaksanaan adalah sebagai berikut : 1. Kesepakatan Rencana dan Penyiapan Awal ONDT Pada tanggal 13-14 Oktober 2010 FKUB mengadakan penjajagan ke St. George’s University of London, UK Penjajagan ini dilakukan dengan memperhatikan bahwa institusi pendidikan dokter ini dipandang memenuhi kriteria efektivitas dan kriteria yang dipersyaratkan HPEQ untuk program ONDT, antara lain sebagai berikut : 1) Institusi penyelenggara luar negeri yang memiliki kompetensi, reputasi internasional dalam menawarkan dan menyelenggarakan pelatihan pendidikan dokter, serta memiliki prasarana/sarana pelatihan internasional pendidikan dokter; 2) Institusi penyelenggara berorientasi pada pendidikan dokter negaranegara commonwealth mengingat Indonesia dikitari negara-negara commonwealth seperti Malaysia, Singapura, Brunei, Australia, dan New Zealand. Orientasi ini akan mempermudah upaya rekognisi internasional PSPD-FKUB dan peluang cross border medical education. 2. Penyusunan TOR Berdasarkan kesepakatan, awal minggu pertama Maret 2011 PIC menyusun TOR 3. Persetujuan Dir PIU/Dekan Pada akhir minggu ketiga Maret 2011, diharapkan TOR telah mendapat Persetujuan Direktur PIU/Dekan untuk diajukan kepada CPCU 4. Sosialisasi, Seleksi, Penetapan Calon Peserta ONDT : a. Sebelum diajukan ke CPCU, sesuai Pedoman HPEQ, pada Minggu IV Maret, PIC melalui Direktur Eksekutif menyampaikan kepada Dekan draft Panduan, Sosialisasi dan Permintaan Calon staf dosen yang berminat dan akan mengikuti ONDT. b. Persurat tanggal 1 Mei 2011, Dekan mengirimkan Panduan, Sosialisasi dan Permintaan Calon keseluruh bagian Klinik c. Minggu ke 3 Mei 2011, nama calon diterima Dekan dan diteruskan kepada Panitia Seleksi Internal yang terdiri dari Direktur Eksekutif dan PIC dengan berkonsultasi pada Dekan. d. Minggu ke 4 Mei 2011, nama calon diumumkan. Selanjutnya calon peserta diminta mengirim Curriculum Vitae sesuai format yang ditentukan PIC. Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

28

e. Nama, Keahlian, Jenis Training, dan Sumber Dana ditetapkan Dekan berdasarkan hasil seleksi internal sebagai berikut : Tabel 3.2 Daftar Peserta ONDT No

Nama Peserta

1

Dr.BagusPutu Putra Suryana, SpPD-KR

2

Dr.NurSamsu, SpPD, KGH

3

Dr.Muhammad.S.Niam, SpB-KBD

4

Dr.SusantoNugroho, SpA

5

Dr. Antonius Freddy, SpEM

6

Dr.RachmadSarwobekti,

7

Dr.Istan Irmansyah Irsa,SpOT

8

Tri YudaniMardiningRaras, MappSc, PhD

Bidang Keahlian Internal Medicine, Rheumatology Consultant Internal Medicine, NephrologistConsultant Surgeon, Digestive Surgery- Consultant Pediatrician. PediatricHematology Oncology- Consultant Emergency Medicine

Topik ONDT

Management of Clinical Rotation, Placements, and Clinical Assessment

Sumber Dana

World Bank HPEQ

Pathology-Anatomy TraumatologistOrthopedist Biochemistry Master of Applied Science,NSW PhD , Ludwig Maximillians Univ.

BrawijayaUniversuty Faculty of Medicine Quality Assutance in Medical Academic Management

World Bank HPEQ

5. Pengajuan ke CPCU Minggu III Juni 2011, TOR siap dikirimkan kepada CPCU. Sambil menanti persetujuan CPCU, beberapa kegiatan secara simultan dilakukan yaitu : a. Pendekatan lanjutan ke St George’s University of London terkait kesepakatan biaya, alokasi waktu, jadwal, dan materi training. b. Minggu III Juni 2011, dikirimkan Point of Interests yang berisikan daftar materi yang diinginkan untuk disusun kedalam suatu Tailormade Training Material. Materi terlebih dahulu sudah dilokakaryakan pada bulan Januari 2011 dalam Lokakarya Review Pedoman Akademik. c. Minggu ke IV Juni, dikirimkan Curriculum Vitae seluruh peserta ONDT untuk memperoleh Letter of Acceptance. 6. Persetujuan CPCU Diharapkan persetujuan CPCU paling lambat diperoleh pada minggu II Bulan Juli 2011 7. PeluncuranAnggaran Begitu persetujuan CPCU diperoleh, kopi nota persetujuan diteruskan ke Tim Bendahara untuk peluncuran anggaran. Biaya ONDT dikirimkan sesuai prosedur. 8. Pelaksanaan ONDT Langkah-langkah formal kegiatan ONDT dimulai, berturut-turut : a. Letter of Acceptance


29

Letter of Acceptance diharapkan telah diterima paling lambat minggu II Bulan Juli termasuk Jadwal Kegiatan ONDT di Inggris. b. Proses Administrasi Dalam Negeri Begitu Letter of Acceptance diterima, maka dilakukan proses adminitrasi ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Luar Negeri, Sekretariat Negara, dan Kedutaan Besar Inggris sesuai dengan prosedur yang berlaku. c. PengirimanStaf Pada bulan September akan dikirimkan 7 staf mengikuti training ke St. George’s University of London selama 2 minggu ditambah 1 peserta dari PIC Quality Assurance d. Laporan Peserta Peserta diharapkan sudah menyampaikan laporan hasil ONDT pada minggu I Oktober 2011 9. Monitoring/Evaluasi Internal Monevin dan Pendampingan diharapkan dimulai sejak dari turunnya persetujuan CPCU sampai selesainya kegiatan ONDT. 10. LaporanKegiatan PIC melaporkan hasil kegiatan kepada Dir PIU/Dekan pada Minggu ke 3 Oktober 2011. Jika disetujui Laporan diteruskan ke CPCU. d. Hasil Pelaksanaan ( Output ) Sampai dengan penyusunan Laporan interim ini, kegiatan yang telah terlaksana berturut-turut adalah : 1. Kesepakatan rencana dan persiapan awal ONDT 2. Penyusunan TOR 3. Persetujuan Dekan dan Direktur Eksekutif 4. Sosialisasi Program ONDT 5. Seleksi dan Penetapan Peserta ONDT 6. Pembicaraan dengan Simon Fitch dan Prof Sean dari SGUL di Malang termasuk rencana tindak lanjut penyiapan ONDT. 7. Proses surat menyurat yang intensif lewat email kepada SGUL meliputi : a) Letter of Application b) Pengiriman Rancangan Kebutuhan Materi Training ( Tailor-made ) sesuai rekomendasi Lokakarya Review Pedoman Akademik. c) SGUL TOR ONDT d) Pengiriman Curriculum Vitae Peserta e) Permintaan Letter of Acceptance f) Pengiriman Course Fee 8. Sesuai kebutuhan , pihak Fakultas menyetujui penambahan 1 orang staf mengikuti program ini atas pembiayaan fakultas. e. Hambatan Pelaksanaan & Upaya Mengatasinya 1. Seperti halnya kegiatan lainnya, karena dokumen NOL belum turun saat kegiatan ini seharusnya sudah dimulai maka dilakukan penjadwalan


30

ulang. Meskipun demikian karena proses komunikasi dengan pihak SGUL telah berlangsung sejak akhir 2010, proses ini tetap dilanjutkan. 2. Dalam diskusi dan surat menyurat dengan SGUL jadwal training perlu disesuaikan dengan kegiatan SGUL sendiri hingga ONDT yang direncanakan pada bulan Juli harus dimundurkan menjadi tanggal 12 September s/d 24 September 2011. Para peserta telah diinformasikan mengenai pengunduran ini untuk rescheduling kegiatan masing-2. 3. Belum diterimanya letter of Acceptance , belum turunnya anggaran, serta kemugkinan padatnya penumpang penerbangan ke Inggris sekitar keberangkatan peserta, dapat mengancam kelancaran processing dalam negeri yang berpotensi ONDT tak dapat dilakukan sesuai jadwal. Untuk itu diupayakan melakukan reservasi tiket perjalanan yang sampai saat ini belum dapat juga dilakukan karena tidak adanya paspor dinas. Karena itu komunikasi dengan SGUL semakin ditingkatkan. e. Rencana Perbaikan Dengan training yang hanya 2 minggu, dilakukan penajaman dan refocusing materi terutama terhadap kebutuhan mendesak implementasi KBK yakni pengembangan sistim rotasi klinik dan clinical assessment, serta penjaminan mutu akademik( yang merupakan kagiatan dari PIC lain tentang Pengembangan Penjaminan Mutu ) Sesuai dengan kebutuhan itu pula Pimpinan Fakultas dan Program Studi menyetujui penambahan seorang staf atas biaya fakultas untuk memperkuat tim Rotasi Klinik dan Rotasi di bagian unggulan Kedaruratan medik. 1.2.4 Lokakarya Hasil Policy Study Manajemen Akademik & ONDT a. Tujuan 1. Sosialisasihasil Policy study dan ONDT kepada stakeholder unit kerja, jejaring lahan pendidikan klinik dan universitas 2. Konsolidasi rencana pentahapan implementasi hasil policy study ke stakeholder unit kerja dan pembentukan tim monitoring dan evaluasi implementasi kebijakan baru. Selain itu hasil lokakarya akan menjadi cetak biru Rencana Strategis FKUB 2012- 2017 khusus terkait Pengembangan Kurikulum dan manajemen akademiknya. b. Pelaksanaan Kegiatan Lokakarya pada mulanya akan dilaksanakan melalui pentahapan berikut : 1. Kesepakatan Rencana Minggu I dan II Desember 2010, bersamaan dengan penyusunan TOR keseluruhan kegiatan PHK-PKPD-FKUB, dilakukan pembentukan Panitia Pelaksana di bawah koordinasi PIC terkait bersama Medical Education FKUB, kesepakatan tentang jadwal kegiatan, narasumber, SOP Panitia Pelaksana. 2. Penyusunan TOR oleh PIC Minggu III Desember 2010 Kesepakatan Rencana dan Kepanitiaan dituangkan dalam Tor Of Reference yang disusun oleh PIC bersama seluruh TOR lainnya. Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

31

3. Persetujuan Dir PIU/Dekan Minggu III Desember 2010, seluruh TOR disampaikan kepada Direktur PIU dan Dekan FKUB untuk diketahui, dikoreksi, disetujui, dan diajukan ke CPCU 4. Pengajuan ke CPCU Diharapkan TOR sudah dapat diajukan bersama-sama ke CPCU dalam tenggang waktu yang cukup bagi CPCU untuk mempelajari, memperbaiki, melihat dan mengamati seluruh konteks TOR yang saling terkait satu dengan lain dalam sistimatika kegiatan akademik PHKPKPD-FKUB secara menyeluruh, dan untuk memberikan persetujuan. 5. Persetujuan CPCU Koreksi dan Persetujuan CPCU diharapkan diperoleh paling lambat pada minggu I September 2011 agar rencana pelaksanaan dapat direalisasikan tepat waktu mengingat waktu pelaksanaan akan bersamaan dengan kegiatan akademik fakultas. 6. Peluncuran anggaran Kopi persetujuan CPCU disampaikan kepada Bendahara PIU untuk sinkronisasi peluncuran anggaran selambat-lambatnya pada minggu II September 2011. 7. Pelaksanaan Lokakarya Sambil menunggu persetujuan CPCU, pada Minggu I September dipersiapkan rekompilasi hasil Policy Study dan ONDT. Lokakarya dilaksanakan pada Minggu III Desember dalam kampus FKUB. 8. Lokakarya akan di supervisi oleh Narasumber internal Dekan FKUB, dan Narasumber eksternal dari Komisi Internsip Dokter Indonesia (KIDI) Prof.DR.dr.Mulyohadi Ali,PhD dan pakar dr St.George’s University of London 9. Penyusunan Hasil Hasil Lokakarya berupa 2 dokumen tersebut diatas, disusun oleh Tim Perumus yang dibentuk pada akhir Lokakarya. Penyusunan hasil dilakukan pada minggu IV September sampai dengan Minggu I Oktober 2011. 10. Laporan ke Dir PIU/Dekan Pada Minggu II Oktober 2011, Tim Perumus menyerahkan Hasil kepada PIC untuk menjadi lampiran Laporan PIC kepada Direktur PIU dan Dekan FKUB. 11. Laporan ke CPCU Direktur PIU maupun Dekan FKUB dapat memberikan catatan penyempurnaan kepada PIC dan hasil akhir dikirimkan Direktur PIU sebagai Lampiran Laporan Direktur PIU kepada CPCU selambatlambatnya Minggu ke III Oktober 2010. 12. Monevin TOR ditembuskan pula kepada Tim Monevin PHK-PKPD FKUB untuk dapat melakukan monitoring sejak dari perencanaan sampai rancangan tindak lanjut disusun. Selama pelaksanaan kegiatan, Tim Monevin diharapkan melakukan pendampingan yang dianggap perlu agar kegiatan terlaksana dalam konteks akuntabilitas dan penjaminan mutu. Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

32

c. Hasil Pelaksanaan ( Output ) Lokakarya ini akan menjadi wadah sosialisasi dari konsep rotasi klinik yang akan dilakukan di wahana pendidikan klinik FKUB, baik RUmah Sakit Pendidikan Utama yaitu RSSA maupun rumah sakit jejaringnya. Konsep baru yang ditawarkan adalah adanya standarisasi pelaksanaan pendidikan dan meningkatkan kompetensi profesionalisme bagi calon dokter. Selain itu disampaikan pula rencana penguatan pendidikan klinik dengan didukung oleh hasil kajian berbasis bukti terbaik. d. Hambatan Pelaksanaan & Upaya Mengatasinya Sejauh ini belum ditemukan hambatan. Meskipun demikian baik tidaknya penyelenggaraan Policy Study dan ONDT akan berpengaruh langsung pada penyelenggaraan kegiatan ini mengingat hasil kedua kegiatan itu merupakan input utama dalam lokakarya ini. Untuk itu diupayakan agar kedua kegiatan itu dapat diselesaikan dengan baik paling lambat minggu II Oktober sesudah laporan ONDT diterima. e. Rencana Perbaikan Meskipun secara keseluruhan Proyek PHK-PKPD-FKUB sebagaimana proyek sejenis dilingkungan Proyek HPEQ Bank Dunia-Ditjen Dikti yang mundur pelaksanaannya, kegiatan ini tetap harus selesai pada tahun anggaran 2011. Oleh karena itu akan dilakukan penyiapan dini sesuai langkah-2 dalam TOR. 1.3

Peningkatan Penyelenggaraan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Pendidikan dan Penelitian yang sesuai Standar Internasional (WHOWFME) dalam rangka Akselerasi Rekognisi Internasional

1.3.1 Pengembangan Manajemen Evaluasi Diri Standar Internasional Berbasis Teknologi Informasi a. Tujuan 1. Memperoleh pemahaman yang sama terhadap pengertian, fungsi dan manfaat pangkalan data beserta tingkat kebutuhan di fakultas 2. Mengidentifikasi kebutuhan sistem informasi yang menyangkut pengelolaan data akademik dan non-akademik yang dibutuhkan oleh fakultas hingga 5 tahun yang akan datang. 3. Mengidentifikasi sumberdaya yang dimiliki oleh fakultas untuk mendukung pengelolaan system pangkalan data. 4. Menyesuaikan kembali business process & sistem manajemen bagi pangkalan data pendidikan dokter dan Rumah Sakti /lahan pendidikan jejaring b. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan direncanakan akan dilaksanakan pada 10-11 Maret 2011 namun tidak dapat dilaksanakan dan harus diundur pada kuartal ke-empat. Kegiatan ini tidak dapat dilaksanakan tepat waktu karena kesulitan menemukan waktu yang sesuai dengan Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

33

kesediaan narasumber dan mencari narasumber pengganti yang kompeten di bidang pengembangan pangkalan data khususnya di bidang pendidikan kedokteran. Lokakarya pangkalan data terdiri dari 3 komponen utama yaitu persamaan persepsi/pemahaman tentang pangkalan data, identifikasi kebutuhan pangkalan data dan perencanaan pengembangan pangkalan data berdasarkan sumber daya yang dimiliki institusi. Perencanaan pengembangan pangkalan data juga disinkronisasikan dengan pengembangan sistem informasi di tingkat universitas. Kegiatan ini akan diikuti oleh pimpinan fakultas, ketua program studi, kepala laboratorium, kepala UPT di tingkat fakultas,kepala tata usaha, kasubag akademik dan non-akademik, mahasiswa dan perwakilan dari PPTI Universitas Brawijaya. c. Hasil Pelaksanaan : Dari pelaksanaan policy study dihasilkan rekomendasi berupa template sistem manajemen mutu dan evaluasi diri yang telah menyesuaikan dengan hasil akreditasi ISO: 9001 2008. Untuk implementasi penjaminan mutu yang lebih komprehensif dan berkualitas. d. Hambatan pelaksanaan dan upaya mengatasinya Narasumber yang kompeten mengenai pengembangan pangkalan data khususnya di bidang pendidikan kedokteran masih sangat terbatas. Agar kegiatan tetap dapat berjalan dan mendapatkan capaian yang seperti sudah direncanakan maka akan dicari narasumber pengganti yang kompeten di bidang pengembangan pangkalan data (teknologi informasi) walaupun dengan pengalaman yang terbatas pada pendidikan kedokteran tetapi didampingi oleh narasumber lain yang kompeten di bidang pendidikan kedokteran. f. Rencana Perbaikan Tanggal Kegiatan : 26-27 Oktober 2011 Tempat : Auditorium GPP Lt.6 FKUB Susunan Acara : Hari I 09.00 – 09.15 Pembukaan 09.15 – 10.00 Pemaparan Kebutuhan Pangkalan data di Fakultas Kedokteran (UGM) 10.00 – 10.30 Pemaparan Rencana Universitas dalam Pengelolaan system Informasi dan pangkalan data (UPPTI UB) 10.30 – 11.15 Pemaparan TIK FKUB 11.15 – 12.00 Tanya jawab & Diskusi 1 12.00 – 13.00 ISHOMA 13.00 – 14.15 Diskusi 2 14.15 – 14.30 Pemaparan Rencana Kerja Hari II Hari II 09.00 – 11.00 Kerja Kelompok Pembuatan Sistem Manajemen 11.00 – 11.30 Pleno Hasil Sidang Kelompok 11.30 – 12.00 Wrap Up & Draft Rekomendasi Hasil Kolakarya 12.00 – 12.15 Penutup Person in charge: dr. Eko Arisetijono, SpS dr. Harun Al Rasyid, MPH


34

1.3.2 Pelatihan Peningkatan Kemampuan Staf dengan Overseas Non Degree Training a. Tujuan -

Meningkatkan kemampuan staf dalam pengembangan Evaluasi Diri dan Penjaminan Mutu berstandar Internasional (WHO-WFME).  Mengorganisasikan dan mengelola Evaluasi Diri;  Merancang dan mengimplementasikan Isi Evaluasi diri ke dalam kegiatan Penjaminan mutu di FKUB. - Meningkatkan kaderisasi staf akademik PSPD-FKUB dalam perancangan, pengelolaan, monitoring dan evaluasi Penjaminan Mutu. - Meningkatkan rekam jejak staf - Mencari rekanan dari LN dalam hubungannya dengan kegiatankegiatan Evaluasi Diri dan Penjaminan Mutu berstandar Internasional. b. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan direncanakan akan dilaksanakan pada akhir Mei 2011 namun tidak dapat dilaksanakan dan harus diundur pada kuartal ke-empat ( September 2011). Karena kesulitan menemukan waktu yang sesuai dengan mencari narasumber, ketersediaan narasumber yang kompeten tentang program QA dan jadwal yang sesuai dengan narasumber. Lokakarya pangkalan data terdiri dari 3 komponen utama yaitu persamaan persepsi/pemahaman tentang pangkalan data, identifikasi kebutuhan pangkalan data dan perencanaan pengembangan pangkalan data berdasarkan sumber daya yang dimiliki institusi. Perencanaan pengembangan pangkalan data juga disinkronisasikan dengan pengembangan sistem informasi di tingkat universitas. Kegiatan ini akan diikuti oleh pimpinan fakultas, ketua program studi, kepala laboratorium, kepala UPT di tingkat fakultas, kepala tata usaha, kasubag akademik dan non-akademik, mahasiswa dan perwakilan dari PPTI Universitas Brawijaya. c.Lingkup Kegiatan Pengembangan staf melalui Pelatihan Luar Negeri Non Degree bagi staf pengajar dalam Aktivitas ini berada dalam ruang lingkup : 1. Pengembangan aktivitas Evaluasi Diri berstandar Internasional, 2. Pengembangan aktivitas Penjaminan Mutu berstandar Internasional, ditekankan pada sistem monitoring dan Evaluasi pada Penjaminan Mutu berstandar WFME. d.Target Luaran/Indikator Keberhasilan a). Output : Diperolehnya 1 staf dosen yang memperoleh sertifikasi pelatihan dari Luar Negeri tentang : 1. Mengorganisasikan dan mengelola kegiatan Evaluasi Diri dan Penjaminan Mutu berstandar Internasional;


35

2. Merancang dan mengimplementasikan kegiatan Evaluasi Diri dan Penjaminan Mutu berstandar Internasional di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya; 3. Merancang kegiatan-kegiatan peningkatan Evaluasi Diri dan Penjaminan Mutu berstandar Internasional di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya; 4. Bertanggung jawab perkembangan aktivitas Evaluasi Diri dan Penjaminan Mutu berstandar Internasional di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya; b). Outcome : Bagi institusi PSPD-FKUB hasil ONDT akan : 1. Mempercepat pencapaian standar WFME menyangkut kriteria WFME tentang Evaluasi Diri dan Penjaminan Mutu berstandar Internasional. 2. Mengakselerasi pencapaian Standar Penjaminan Mutu Internasional. 3. Rekognisi internasional dalam terapannya pada pendidikan dokter PSPDFKUB. e. Peserta Pelatihan Telah ditetapkan berdasar beberapa kriteria yaitu: Dr. Tri Yudani MR, MAppSc. f. Hasil Pelaksanaan : g. Hambatan pelaksanaan dan upaya mengatasinya Kegiatan ini merupakan kegiatan 1 dari seluruh rencana kegiatan PHK-PKPDFKUB Tahun 2011. Keterlambatan pelaksanaan kegiatan program ini disebabkan kesulitan menemukan waktu yang sesuai dengan mencari narasumber, ketersediaan narasumber yang kompeten tentang program QA dan jadwal yang sesuai dengan narasumber, selain itu kajian yang luas dari QA juga dapat merupakan kendala. Keterlambatan pelaksanaan dapat berakibat pada keterlambatan seluruh program khususnya Program 1. Olehkarena itu meskipun sampai dengan schedule pelaksanaannya, seluruh Program PHK-PKPD-FKUB belum menerima NOL Agreement dari CPCU-HPEQ di Jakarta , PIC dan Direktur Eksekutif serta Dekan memutuskan tetap melaksanakan kegiatan sesuai kontrak yang ditandatangani dan dengan menggunakan dana talangan dari FKUB. h. Rencana Perbaikan Mengkaji ulang program yang telah direncanakan sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, bekerja sama dengan PIC lain yang terkait dengan program ONDT. Dengan training yang hanya 2 minggu, dilakukan penajaman dan refocusing materi terutama terhadap kebutuhan mendesak implementasi KBK pada kegiatan tentang Pengembangan Penjaminan Mutu sesuai dengan standar WFME. Kegiatan lebih difokuskan pada aktivitas Monitoring dan Evaluasi. Hasil yang diperoleh dari kegiatan ini akan digunakan untuk masukan dan perbaikan dari kegiatan policy study, yang merupakan kegiatan selanjutnya. 1.3.3 Policy Study Penjaminan Mutu Akademik KBK FKUB a. Tujuan:  Perumusan dan penyusunan Dokumen ED dan Instrumen Pendukung Penjaminan Mutu berstandar WFME  Mengidentifikasi kesenjangan Struktur ED dan Penjaminan Mutu PSPD-FKUB terhadap Struktur ED dan Penjaminan Mutu berstandar WFME; Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

36

 

Meningkatkan kaderisasi staf akademik PSPD-FKUB dalam perancangan, pengelolaan, dan penyelenggaraan ED dan Penjaminan Mutu berstandar WFME. Sebagai dasar pengembangan ED dan Penjaminan Mutu berbasis TI

b. Pelaksanaan Kegiatan Di dalam Policy study ini akan dilakukan serangkaian kajian yang didukung dengan survey yang melibatkan berbagai berbagai pihak dalam penjaminan mutu baik internal maupun external. Dari hasil kajian dan survey ini diharapkan akan ada penyesuaian dari standar penjaminan mutu dalam penyelenggaraan institusi yang ada dengan berbagai standar mutu penyelenggaraan pendidikan yang mutakhir, berupa Penyusunan Dokumen Evaluasi Diri dan Instrumen Pendukung Penjaminan Mutu berstandar WFME. Tahapan policy study ini adalah sebagai berikut: 1. Pembentukan Tim Policy Study (Penjaminan Mutu) 2. Small Group Discussion untuk membuat analisis kesenjangan spesifik yang strategis dari standar yang ada. Dari hasil analisis ini kemudian akan dibuat suatu instrumen untuk mendapat masukan dari berbagai stakeholder penyelenggara internal di institusi (pimpinan, tata usaha, organisasi mahasiswa). 3. Pelaksanaan Survey 4. Diskusi hasil survey 5. Formulasi rekomendasi standar baru. 6. Seminar/Lokakarya/Uji coba terbatas hasil policy study dan konsolidasi penerapan standar baru. 7. Pembuatan laporan dan rekomendasi hasil policy study kepada Dekan dan Unit Jaminan Mutu. c. Target luaran: a). Output :  Data perbandingan isi ED dan Penjaminan Mutu PSPD-FKUB sekarang dengan Standar Basic Medical Education WFME;  Pola pengembangan penyelenggaraan Evaluasi Diri dan Penjaminan Mutu berstandar WFME;  Dasar untuk pengembangan infrastruktur sistem informasi dan manajemen berbasis teknologi informasi pada tahun-tahun berikutnya. b). Outcome : Kedepan, hasil Policy Study menjadi bagian dari pemantapan penyelenggaraan Evaluasi Diri dan Penjaminan Mutu berstandar WFME di PSPD-FKUB dan membantu usaha PSPD-FKUB mencapai mencapai Visi dan Misi FKUB lewat pengembangan dan implementasi dari Penjaminan Mutu berstandar WFME. d. Hasil Pelaksanaan Dari pelakasanaan policy study didapatkan dokumen hasil analisis perbandingan pelaksanaan proses bisnis di FKUB terhadap Standar WFME. Dari analisis ini didapatkan hasil bahwa sebagian besar standar telah dapat dipenuhi oleh FKUB. Sementara sebagian kecil yang lain perlu ditindaklanjuti dengan penguatan sistem implementasi penjaminan mutu yang lebih efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi informasi Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

37

e. Hambatan Pelaksanaan & Upaya Mengatasinya Dengan keterlambatan turunnya Dokumen NOL dan persetujuan dari CPCU HPEQ Project, maka rencana kegiatan yang seharusnya dijadwalkan berlangsung dari Mei s/d Juli 2011 mengalami penundaan hingga baru dapat dimulai pada Oktober 2011 dan diharapkan selesai pada Desember 2011. Hambatan yang dihadapi adalah mundurnya jadwal kegiatan yang dilakukan oleh PIC yang berkaitan dengan program ini, menyebabkan mundurnya jadwal dan juga perubahan aktivitas maupun Tim yang bekerja, karena program ini merupakan program Evaluasi Diri dan Penjaminan Mutu, yang mana seharusnya ditunjang oleh program-program yang dilakukan PIC-PIC lain. Untuk mengatasi ini dilakukan koordinasi kembali dengan PIC-PIC lain dan menyesuaikan/mengkaji ulang jadwal kegiatan serta personil yang terlibat. f. Rencana Perbaikan Seperti yang telah disebutkan di atas dilakukan perubahan jadwal dari Mei s/d Juli ditunda menjadi Oktober S/d Desember 2011. Semula direncanakan Rp.58.760.000,- (Limapuluh delapan juta tujuhratus enam puluh ribu rupiah tetapi, dengan menambah satu anggota tim maka Total anggaran menjadi: Rp.64.435.000,- (Enampuluh empat juta empatratus tigapuluh lima ribu rupiah) 2. PROGRAM PENINGKATAN DAYA SAING INTERNASIONAL MELALUI PENELITIAN UNGGULAN INOVATIF. 2.1 Pengembangan Sistem Kelembagaan untuk Meningkatkan Perolehan HAKI dan Publikasi Internasional 2.1.1 Peningkatan kemampuan staf PSPD FKUB dalam inovasi penelitian, penulisan jurnal internasional dan perolehan HAKI a. Tujuan HAKI & publikasi di jurnal internasional merupakan salah satu standar untuk akreditasi international. FKUB mencanangkan Program Peningkatan Daya Saing melalui penelitian yang bertujuan untuk meningkatkan mutu penelitian. Kesehatan lingkungan akhir-akhir ini merupakan issue global yang banyak menarik perhatian para pakar kesehatan. Masalah lingkungan di Indonesia yang spesifik membuka peluang untuk diteliti yang nantinya dapat memecahkan masalah lingkungan yang berdampak buruk pada kesehatan. Disamping itu diseminasi hasil penelitian ini dapat dipublikasikan secara internasional karena keunikan masalah dan penyelesaiannya, serta membuka peluang untuk mendapatkan HAKI. Sehubungan dengan hal teresebut, maka FKUB mencanangkan Program Peningkatan Daya Saing melalui penelitian yang bertujuan untuk  Meningkatkan inovasi penelitian unggulan mengangkat issue lingkungan yang secara genomik, proteomik maupun metabolomik mendasari terjadinya kegawatdaruratan medik, penyakit degeneratif dan infeksi, gangguan tumbuhkembang, sistem imun dan sel punca, serta pemanfaatan herbal (merupakan penelitian unggulan FKUB).  Meningkatkan jumlah publikasi internasional dan perolehan HAKI. Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

38

a. Pelaksanaan Kegiatan dan Hasil Pelaksanaan: Kegiatan yang telah dilakukan sampai akhir tahun ini adalah : i. Pembuatan Buku “Pedoman Hibah Penelitian PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER” Buku Pedoman dibuat oleh PIC dan ketua UPP dan anggotanya (2 orang) , dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang direncanakan (3-5 Januari 2011). Buku Pedoman dapat dilihat terlampir. Pada tanggal 12 Maret 2011 dilakukan sosialisasi Hibah Penelitian dengan (a) mengundang dan menjelaskan secara rinci tata cara pengajuan proposal kepada staf Pendidikan Dokter (b) membagikan Buku Pedoman ke seluruh staf yang hadir/mengirimkan ke seluruh lab. di lingkungan FKUB. ii. Seleksi Proposal penelitian tahap 1 (administrasi) Sampai akhir batas pengumpulan proposal (12 April 2011) , secretariat menerima sebanyak 12 proposal. Seleksi proposal ditetapkan melalui dua tahap yaitu seleksi administrasi dan seleksi materi proposal. Hasil seleksi administrasi 12 proposal yang diterima didapatkan hasil sebagai berikut: a) ketentuan tim peneliti : 12 proposal tidak ada problem b) ketentuan tema lingkungan  hanya satu proposal dengan tema kajian lingkungan c) format  12 proposal tidak ada problem Karena proposal yang diterima untuk didanai tidak terpenuhi maka batas pengiriman proposal penelitian diperpanjang hingga 26 April 2011. Sampai pada akhir batas tersebut sekretariat menerima 9 proposal. Hasil seleksi administrasi menetapkan bahwa hanya 6 proposal yang lolos untuk dilakukan seleksi kedua.(materi proposal) iii.

Seleksi Proposal penelitian tahap 2 (materi proposal) dilakukan oleh reviewer Masing-masing proposal dikirimkan ke reviewer disertai form penilaian sesuai tertulis di Buku Pedoman. Reviewer yang terlibat adalah - Prof.Dr.dr. Edi Widjajanto, MS,SpPK(K). - Dr. Loeki Enggar Fitri, dr, SpParK, MKes. - Prof. Dr.Achmad Rudijanto, dr, SpPD. KEMD Hasil yang diterima oleh tim seleksi dilakukan rekapitulasi dengan hasil sebagai berikut:

Tabel 3.1 Rekapitulasi Peserta Seleksi Hibah Kompetisi Penelitian PHK PKPD NO JUDUL R1 R2 R3 1 Pengaruh ekstrak kacang tunggak untuk 32 34 39 meningkatkan Trg CD4CD25 sebagai imunostimulan terhadap paparan fly ash 2 Analisis pengolahan konsumsi daging 31 34 32 merah dan mutasi gen CYPA1 dan XPD pada penderita kanker kolon etnis jawa dan madura 3 Manfaat kacang tunggak pada kualitas 43 39 34 pembuluh darah dan EPC tikus yang dipapar asap kendaraan bermotor Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

39

TOTAL 105

97

116

4

5

6

Pengaruh pemberian nutrisi jintan hitam terhadap bone turnover dan kepadatan matriks tulang cancelous tikus putih yang mengalami osteoporosis Pengaruh ekstrak daun kelor terhadap efek karsinogenik polutan DMBA pada tikus wistar melalui penghambatan aktifitas telomerase dan induksi apoptosis Peranan susu kuda Sumbawa,ASi,susu formula dan susu sapi terkadap peningkatan respons imun, molekul adesi subunit pili dysenteriae 7,9 kD yang dikonjugasi dengan subunit B choleratoxin pada mencit

34

35

37

106

33

41

45

119

30

34

40

104

Penetapan pemenang proposal melalui rapat yang dilaksanakan pada tanggal 4 Juli 2011, diikuti PIC dan direktur PHK-PKPD Berdasarkan hasil rapat ditetapkan tiga pemenang (sesuai yang telah ditetapkan dan tercantum di Buku Pedoman) , yaitu: Tabel 3.2 Pemenang Hibah Kompetisi Penelitian PHK PKPD FKUB 2011 No 1

2

3

Judul Pengaruh ekstrak daun kelor terhadap efek karsinogenik polutan DMBA pada tikus wistar melalui penghambatan aktifitas telomerase dan induksi apoptosis Manfaat kacang tunggak pada kualitas pembuluh darah dan EPC tikus yang dipapar asap kendaraan bermotor Pengaruh pemberian nutrisi jintan hitam terhadap bone turnover dan kepadatan matriks tulang cancelous tikus putih yang mengalami osteoporosis

Peneliti Utama Prof.Dr.dr. M. Rasjad Indra, MS . Prof.dr. M. Aris Widodo, MS,SpFK,PhD. Mohammad Kuntadi SH, dr.,MMRS, SpOT

Rencana pelaksanaan yang akan dilakukan seperti pada tabel berikut: No Aktivitas . 1. Pembentukan Tim dan penyusunan pedoman penelitian hibah 2 Pembuatan poster/booklet 3. Pengumuman hibah penelitian melalui pertemuan 4. Batas akhir penyerahan proposal

1 v

Bulan (Januari – Desember 2011)/Tanggal 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

v v

v


40

5

Penyebaran proposal kpd reviewer 6. Proses review 7 Rapat seleksi dan penetapan oleh UP2 8. Pengumuman hasil seleksi 9. Pemberian hibah/kontrak 10. Implementasi hibah penelitian 11 Monitoring 11 12 13

14

v v

v v v v 





v

v

Laporan Penelitian Seminar hasil penelitian, Evaluasi hasil peneltian 2011 dan pelaksanaan hibah 2011 Evaluasi hasil penelitian yang ada untuk dipersiapkan HAKI dan jurnal internasional dan pengiriman

16 20 2122

Pada akhir Desember 2011, sekitar 30-50% aktivitas ketiga penelitian dapat diselesaikan. Dengan demikian capaian target untuk pelaksanaan Hibah Penelitian tahun 2011 mencapai 60%. Untuk kegiatan lain yang termasuk dalam subaktivitas pertama, yaitu penulisan jurnal internasional dan pengajuan HAKI, sampai akhir tahun 2011 evaluasi hasil penelitian yang ada yang layak untuk publikasi pada jurnal internasional atau perolehan HAKI belum terlaksana. Tetapi melalui kegiatan yang diadakan berupa Workshop Penulisan Jurnal Internasional oleh program PHK-PKPD, melalui inisiatif dosen dan stimulus fakultas, beberapa hasil penelitian telah diterbitkan di jurnal internasional tanpa harus menggunakan biaya PHK PKPD. Dengan demikian capain indikator kinerja untuk publikasi internasional dapat tercapai tanpa menggunakan biaya dari proyek, untuk itu maka biaya ini akan diluncurkan pada tahun 2012 untuk meningkatkan capaian publikasi secara lebih ekstensif, demikian pula untuk administrasi pendaftaran HAKI. Untuk pengadaan alat laboratorium yaitu HPLC, pada Desember 2011 semua komponen alat telah tersedia dan telah dilakukan setting, meskipun uji coba dan pelatihan baru akan dilakukan pada januari 2012. Dengan demikian capain target untuk pengadaan alat telah 90%. Terkait dengan peralatan laboratorium, sampai Desember 2011 peralatan laboratorium yang terkalibrasi belum bertambah. Tetapi pada tahun 2012 direncanakan semua alat dasar laboratorium seperti sentrifus, timbangan dan alat gelas sudah terkalibrasi. b. Hambatan yang ditemui selama pelaksanaan: Selama pelaksanaan kegiatan, ada beberapa kendala yang ditemui sehingga pelaksanaan tidak sesuai rencana, yaitu : - Terbatasnya jumlah usulan proposal yang diterima (6 buah lolos seleksi administrasi dari 9 buah proposal yang diterima sekretariat), meskipun jumlah tersebut telah memenuhi rasio antara jumlah proposal usulan dan proposal Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

41

-

pemenang adalah 3:1. Hal tersebut diduga karena tema yang ditetapkan menyulitkan staf untuk menyusun kajian penelitiannya. Proses review mengalami penyesuaian jadwal untuk menyesuaikan waktu dengan jadwal reviewer Alat HPLC belum dapat dijalankan (capaian target belum 100%) karena penerimaan alat baru dilaksanakan Desember 2011. Pendaftaran HAKI, belum dapat terlaksana karena tim PIC PHK-PKPD dan lembaga yang ada (UPP) belum menjadwalkan secara teratur untuk melakukan evaluasi hasil-hasil penelitian yang telah ada. Untuk itu pada tahun 2012 akan dilakukan sosialisasi dan penjadwalan secara rutin untuk evaluasi hasil penelitian yang layak untuk publikasi internasional dan perolehan HAKI. Proses peningkatan jumlah HAKI diawali dengan mengadakan miniloka untuk membentuk panduan bagi staf yang akan mengajukan HAKI sehingga pengurusannya lebih mudah. Dalam miniloka ini melibatkan UPP (Unit Pengembangan Penelitian) sebuah lembaga yang selalu mengevaluasi proposal peneitian ataupun proses penelitian itu sendiri.

c. Perbaikan Agar diperoleh hasil kegiatan dengan lebih baik, maka perlu diusahakan peningkatan jumlah usulan proposal yang diterima lebih banyak sehingga proses seleksi lebih ketat. Untuk itu tahun depan diajukan untuk dievaluasi kembali tema penelitian dengan mengkaitkan pohon penelitian unggulan yang sudah ada, baik penelitian dasar maupun terapan. 2.1.2 Peningkatan Kualitas Layanan Laboratorium a. Latar belakang dan Tujuan

Sejauh ini laboratorium Biomedk dan laboratorium Sentral Biomedik masih belum sepenuhnya menerapkan sistem manajemen laboratorium yang berstandart internasional. Di dalam manajerial, laboratorium belum mempunyai manual mutu yang menerapkan standart internasional; begitu juga pada teknis, hanya sebagian alat (70%) yang telah terkalibrasi (terutama hanya alat yang dikalibrasi oleh pabrik/supplier) dan hanya beberapa personil (50%) yang kompeten/ tersertifkasi untuk menangani peralatan tertentu. Selain itu kehandalan metode yang telah digunakan/ dikembangkan di laboratorium FKUB juga belum sepenuhnya teruji. Padahal, sistem manajemen yang memenuhi standart nasional/internasional dibutuhkan untuk dapat mewujudkan kompetensi laboratorium yang menghasilkan data dan hasil yang secara teknis absah dan diakui di dalam/luar negeri. Untuk itu laboratorium, terutama laboratorium sentral biomedik dituntut untuk dapat menjamin bahwa personil yang terlibat dalam pengujian mempunyai kompetensi yang memadai, peralatan yang digunakan mempunyai akurasi yang terjamin/diperlukan. dan metode pengujian yang digunakan telah tervalidasi. Dalam mewujudkan hal yang dimaksud , pada tahun 2011 tujuan kegiatan ini adalah : 1) Meningkatkan kemampuan dan ketrampilan teknisi untuk menangani beberapa alat laboratorium 2) Mengkalibrasi peralatan yang diperlukan/terkait 3) Menyusun dokumen terkait dengan ISO untuk laboratorium Biomedik


42

b. Pelaksanaan Kegiatan dan Hasil Pelaksanaan: b.1 Pemilihan pelatihan untuk teknisi

Kromatografi adalah suatu analisis yang mencakup metoda pemisahan dan penentuan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif untuk sampel biologis maupun non biologis. Untuk itu HPLC dapat digunakan untuk mengembangkan seluruh topik penelitian unggulan FKUB. Spektroskopi UV/Vis telah menjadi salah satu teknik spektroskopi absorpsi yang banyak dimanfaatkan karena relatif sederhana dan praktis digunakan dalam berbagai jenis analisis dari sample biologis/non biologis. Adapun kegiatan yang telah terlaksana: Teknisi (2 orang) telah tersertifikasi menangani HPLC (LEVEL 1) di RCCHEM LIPI Bandung Teknisi (2 orang) telah tersertifikasi menangani spektrofotometer uv-vis dengan mengikuti kursus LEVEL 1 , 2 dan Optimasi metode spektrofotometri di RCCHEM LIPI, Bandung Teknisi (5 orang) telah mengikuti kursus keamanan kerja laboratorium di LSIHUB

-

Menyusun instruksi kerja untuk peralatan yang terkalibrasi

b.2 Pemilihan kalibrasi alat

Alat dasar seperti alat gelas, timbangan, sentrifus, oven merupakan alat dasar laboratorium yang secara langsung/tidak langsung mempengaruhi data/hasil sangat perlu untuk dilakukan kalibrasi. Disamping itu alat-alat yang digunakan untuk pengukuran kuantitatif, seperti spektrofotometer dan HPLC perlu juga dikalibrasi (menjadi prioritas). Kalibrasi alat akan dilakukan di laboratorium kalibrator yang terakreditasi KAN. Kegiatan yang telah terlaksana : Sampai akhir tahun belum ada tambahan alat yang dikalibrasi b.3. Penyusunan dokumen terkait ISO untuk laboratorium Biomedik

Agar laboratorium Biomedik menjadi laboratorium yang berstandart internasional/ nasional maka harus memenuhi persyaratan ISO/ SNI yang ditetapkan KAN/BSN Kegiatan yang telah dilaksanakan: Sampai dengan pertengahan tahun 2011 , telah dilakukan studi ke laboratorium yang telah terstandart ISO seperti LIPI dan Biofarma. Untuk kegiatan penyusunan dokumen terkait ISO dibentuk tim penyusun yang direncanakan akan menjadi bagian dari organisasi /restrukturisasi laboratorium Biomedik. c.Hambatan yang ditemui selama pelaksanaan: Fakultas ada pada masa transisi kepemimpinan (pergantian Dekan beserta PD) sehingga program restrukturisasi Laboratorium Biomedik membutuhkan penyesuaian dengan organisasi di Fakultas. Sementara untuk Sertifikasi teknisi, belum tercapainya target karena kursus teknisi tergantung pada institusi penyelenggara. d.Perbaikan Dengan segera disusun organisasi/kepengurusan Laboratorium Biomedik yang sesuai dengan kebutuhan manejemen Laboratorium penelitian/pelayanan sesuai ISO, akan mempelancar pengembangan Laboratorium Biomedik Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

43

e. Tindak Lanjut Kegiatan Hasil pelatihan teknisi, kalibrasi alat dan validasi metode akan disusun menjadi manual mutu teknis beserta data pendukungnya yang akan melengkapi manual mutu manajemen, yang keduanya disyaratkan dalam laboratorium menerapkan standart internasional. Dengan sudah diterapkannya manual mutu manajemen dan teknis, maka akan meningkatkan kepercayaan peneliti dari luar FKUB untuk menggunakan laboratorium biomedik. Hal tersebut memungkinkan untuk dapat meningkatkan income generating laboratorium yang dapat digunakan untuk melangsungkan keterjaminan peralatan, teknisi validasi metode yang dibutuhkan.

2.2

Aktivitas Peningkatan Penelitian Bersama (Join Research) khususnya pada Intensifikasi hasil riset bidang Biomedik-Biomolekuler dengan kemanfaatan meningkatkan pencapaian UN Millennium Development Goals

a. Tujuan Meningkatkan daya saing internasional melalui peningkatan kualitas dan kuantitas penelitian bersama dengan luar negeri khususnya terkait dengan Community Development melalui in- house training. Tujuan kegiatan in-house training adalah dihasilkannya suatu sistem kerjasama formal antara PSPD-FKUB dengan pusat-pusat penelitian luar negeri dalam bidang penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang terkait HIV/AIDS, Malaria, dan TBC. Kegiatan ini secara khusus bertujuan untuk: 1. Meningkatkan jumlah kerjasama penelitian antara PSPD-FKUB dengan pusatpusat penelitian luar negeri. 2. Meningkatkan kemampuan dan ketrampilan sumber daya manusia dalam hal ini staf PSPD-FKUB dalam bidang penelitian dan penulisan publikasi internasional. b. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 21-25 Juni 2011 di Fakultas Kedokteran Brawijaya Malang. Beberapa tenaga ahli yang didatangkan adalah sebagai berikut: 1. Untuk ahli HIV/AIDS adalah Prof. Patricia Price, School of Pathology and Laboratory Medicine,University of Western Australia. 2. Untuk ahli Malaria adalah Dr. med. Nicole Berens-Riha. University of Munich, LMU. Department of Tropical Medicine & Infectious Diseases. Leopoldstrasse 580802 Munich Germany. 3. Untuk ahli TBC adalah Jan Voskens MD, MPH, peneliti SEARO/WHO Indonesia Office. Peserta dari In-house training ini adalah dosen PSPD FKUB sejumlah 100 orang. Sedangkan penyelenggara kegiatan ini adalah staf PSPD-FKUB dengan susunan kepanitiaan sebagai berikut: Chairman : Prof. Dr.dr. Teguh Wahju Sardjono DTM&H, MSc, SpParK Co-chairman

: dr. Gatoet Ismanoe, SpPD, KPTI.

Secretary

: Dr. dr. Loeki Enggar Fitri, MKes, SpParK. dr. Aulia, MSc., SpM.

Treasurer

: dr. Sri Andarini, MKes.; Umi Kulsum. Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

44

Rincian kegiatan yang telah dilaksanakan adalah sebagai berikut : Tanggal, juli 2011 21 22 23 24 25 Judul kegiatan Presentasi hasil penelitian yang telah dilakukan dan x mendiskusikan tema penelitian yang akan dilakukan dalam  penelitian bersama (joint research) Pembuatan proposal kerjasama dengan luar negeri termasuk di dalamnya pembuatan model kerjasama bidang penelitian (joint research) HIV/AIDS, Malaria, dan TBC Konsultasi perencanaan dalam upaya penerbitan journal internasional untuk penelitian-penelitian yang telah ada (workshop) Pelatihan/work-shop kegiatan laboratorium dalam bidang penelitian HIV/AIDS, Malaria, dan TBC

 x



x

x 

x

x





Catatan : Terjadi pergeseran jadwal pelaksanaan kegiatan sesuai tanda yang dicantumkan : (x ) : Jadwal pelaksanaan yang sebenarnya ( ) : Rencana jadwal semula Pergeseran jadwal terjadi karena mempertimbangkan efisiensi waktu. Dari judul kegiatan di atas (untuk kegiatan Konsultasi perencanaan dalam upaya penerbitan journal internasional untuk penelitian-penelitian yang telah ada (workshop) dan Pelatihan/work-shop kegiatan laboratorium dalam bidang penelitian HIV/AIDS, Malaria, dan TBC) telah diadakan workshop dengan rincian sebagai berikut : Dry workshop (Kamis, 23 Juni 2011) Prof. Roger Ian Price (Australia)

Preparing Submitting and Managing a Scientific Publication

Wet workshop (Kamis, 23 Juni 2011) Prof Patricia Price (Australia)

The technique and interpretation of flow cytometric assays on HIV patients

Dr.med.Nicole Berens-Riha. (Germany)

Molecular Diagnosis and detection of Malaria species

c. Hasil Pelaksanaan Dari pelaksanaan kegiatan diatas didapatkan hasil sebagai berikut : 1. Dari kegiatan Presentasi hasil penelitian yang telah dilakukan dan mendiskusikan tema penelitian yang akan dilakukan dalam penelitian bersama (joint research) dan Pembuatan proposal kerjasama dengan luar negeri termasuk di dalamnya pembuatan model kerjasama bidang penelitian (joint research) telah didapatkan kesepakatan untuk melaksanakan joint research dibidang malaria dengan Dr. med. Nicole Berens-Riha, University of Munich, LMU. Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

45

Department of Tropical Medicine & Infectious Diseases. Leopoldstrasse 580802 Munich Germany. 2. Dari kegiatan Konsultasi perencanaan dalam upaya penerbitan journal internasional untuk penelitian-penelitian yang telah ada (workshop) telah didapatkan 3 judul penelitian yang siap disubmit ke jurnal internasional. 3. Dari kegiatan Pelatihan/work-shop kegiatan laboratorium dalam bidang penelitian HIV/AIDS, Malaria, dan TBC yang diikuti oleh para dosen FKUB didapatkan peningkatan kemampuan para dosen FKUB dalam tehnis dan interpretasi hasil pemeriksaan flowcytometri sample darah dari pasien HIV dan Diagnosis molecular spesies Malaria. d. Hambatan pelaksanaan dan upaya mengatasinya Sebagaimana disampaikan pada tujuan bahwa hasil yang ingin dicapai dari kegiatan ini adalah meningkatkan jumlah kerjasama penelitian antara PSPD-FKUB dengan pusatpusat penelitian luar negeri. Walaupun telah berhasil dijalin kerjasama penelitian di bidang malaria dengan Dr. med. Nicole Berens-Riha, University of Munich, LMU. Department of Tropical Medicine & Infectious Diseases. Leopoldstrasse 580802 Munich Germany, sebenarnya beberapa kerjasama lain juga diharapkan dapat diperoleh dari kegiatan ini. Untuk itu saat ini sedang ditelusuri kemungkinan kerjasama dibidang HIV/AIDS dengan Prof. Patricia Price, School of Pathology and Laboratory Medicine,University of Western Australia. Dalam hal untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan sumber daya manusia dalam hal ini staf PSPD-FKUB dalam bidang penelitian dan penulisan publikasi internasional, hambatan yang ada adalah masih kurangnya minat untuk menulis publikasi international. Perguruan tinggi sebenarnya telah memberikan insentif untuk para peneliti yang telah mempublikasikan pelnelitiannya di jurnal internasional dan diharapkan kedepan hal ini akan dapat merangsang peningkatan publikasi internasional universitas. e. Rencana Perbaikan Kegiatan ini secara umum telah berjalan dengan baik dan hasilnya cukup sesuai dengan yang diharapkan. Kedepan untuk mempersiapkan keterlaksanaan kerjasama penelitian perlu ditelusuri dan dibina kerjasama dengan pusat penelitian lain di luar negri selain yang telah diperoleh dari kegiatan ini. 3. PROGRAM KEMITRAAN BAGI PROGRAM STUDI DOKTER LEMAH DAN ATAU MASIH BARU

PENDIDIKAN

3.1 Pengembangan Kapasitas Akademik dan Manajemen Program Studi Mitra a. Tujuan Meningkatkan kapasitas akademik dan kapasitas manajemen institusi mitra yang memadai yang akan berdampak pada peningkatan status akreditasi dan kualitas akademik mahasiswa institusi mitra yang dibina, yaitu Fakultas Kedokteran Universitas Islam Malang dan Fakultas Kedokteran Universitas Malahayati.


46

b. Pelaksanaan Kegiatan Kemitraan b.1 Rencana Kegiatan Secara keseluruhan, aktivitas kemitraan yang telah disepakati antara pembina dan mitra, adalah melalui 2 sub-aktivitas yaitu: Sub-aktivitas “Penguatan Kapasitas Akademik” dan Sub-aktivitas “Penguatan Kapasitas Manajemen Institusi”. Selain itu, untuk menjamin tercapainya tujuan kemitraan, juga dilaksanakan sub-aktivitas “Monitoring dan Evaluasi”. b.1.1 Sub-aktivitas “Penguatan Kapasitas Akademik” terdiri dari 5 kegiatan, yaitu: Kegiatan 1): Pengembangan Kurikulum (KBK), diawali dengan evaluasi kurikulum mitra, rekonstruksi kurikulum, pendampingan pelaksanaan KBK melalui TA, sehingga menghasilkan suatu sistem pembelajaran yang sesuai dengan kondisi mitra Kegiatan 2): Pengintegrasian Bahan Ajar secara horizontal/vertikal melalui kegiatan mapping isi kurikulum, menyelenggarakan program bersama (joint program) pengembangan sistem Kedokteran Keluarga dan pengembangan TI Kegiatan 3): Pengembangan integrated module dalam blok, dengan langkahlangkah: lokakarya penyusunan modul KBK, aplikasi modul pembelajaran KBK melalui technical assistance (TA), monev pembalajaran modul, dan penyusunan pilot project modul dalam blok Kegiatan 4): Pengembangan kualitas pembelajaran KBK melalui mutu civitas akademika (dosen, mahasiswa, laboran/teknisi), dengan langkah-langkah melaksanakan lokakarya pengembangan sistem evaluasi kemampuan dosen dalam tutorial & fasilitator dalam pembelajaran modul, magang pembelajaran blok KBK (DNDT), metodologi penulisan karya tulis ilmiah, kegiatan degree training (DT), magang untuk laboran dan teknisi (NDT), pengembangan sistem matrikulasi untuk peningkatan mutu mahasiswa yang diterima; Kegiatan 5): Pengembangan keterampilan generik dalam ketrampilan klinik, melalui lokakarya penyusunan modul ketrampilan klinik, pendayagunaan labskill untuk pembelajaran KBK, dan magang keterampilan labskill (DNDT). b.1.2 Sub-aktivitas “Penguatan Kapasitas Manajemen Institusi” Sub-aktivitas ini terdiri dari 1 kegiatan, yaitu: peningkatan Efisiensi Manajemen Internal melalui langkah-langkah menyempurnakan Renstra, mengembangkan dan mengimplementasikan perangkat penjaminan mutu manajemen administrasi dan akademik. Sasaran kinerja yang diharapkan melalui sub-aktivitas b.1 dan b.2 adalah peningkatan pembelajaran sistem KBK untuk peningkatan prosen kelulusan UKDI, peningkatan rerata nilai UKDI dan peningkatan akreditasi institusi mitra. b.2 Monitoring dan Evaluasi Untuk menjamin keterlaksanaan kegiatan sesuai dengan yang direncanakan dan keberhasilan kegiatan tersebut, maka perlu dilakukan monitoring dan evaluasi. Monitoring & evaluasi seluruh kegiatan akan dilaksanakan pada akhir program kemitraan (tahun ke-3) sesuai dengan kesepakatan bersama. Namun demikian, untuk mengantisipasi hal-hal yang kemungkinan terjadi (kendala) di tengah


47

perjalanan, maka institusi pembina akan mengadakan monitoring dan evaluasi pada awal semester, tengah semester, dan akhir tahun. Sasaran kinerja yang diharapkan melalui kegiatan monev tersebut adalah memastikan bahwa setelah: 1. Kegiatan pendampingan berupa “Pengembangan Kurikulum”, maka kurikulum mitra yang baru sudah mengacu pada kompetensi dokter Indonesia sesuai standar KKI dan mengetahui pendekatan model pembelajaran KBK. 2. Kegiatan pendampingan berupa “Pengembangan Evaluasi Kemampuan Dosen dalam Tutorial dan Fasilitator”, maka diterapkan rasio jumlah dosenmahasiswa sesuai untuk keperluan pembelajaran model KBK, yaitu 1:10 untuk tingkat preklinik, dan 1:5 untuk tingkat klinik 3. Kegiatan pendampingan berupa “Pengembangan Keterampilan Generik dalam Keterampilan Klinik”, maka mitra sudah mempunyai modul keterampilan generik dan klinik, dan sudah membelajarkan. 4. Kegiatan pendampingan berupa “Pengembangan Kapasitas Institusi dengan Menyempurnakan Renstra”, maka renstra institusi mitra sudah sesuai dengan harapan (visi, misi) mitra b.3 Pelaksanaan Kegiatan Oleh karena beberapa hal, yaitu molornya waktu yang dibutuhkan untuk revisi TOR dan penyesuaian waktu antara pembina dan mitra, sehingga dilakukan penjadwalan ulang, maka dari beberapa rencana kegiatan diatas, yang terlaksana sampai dengan akhir Juni 2011 adalah seperti pada Tabel 3.3 dan 3.4


48

Tabel 3.1 Pelaksanaan Kegiatan Kemitraan UNISMA No

1

Sub-Aktivitas/ Kegiatan

Bentuk Kegiatan

Peningkatan Kualitas Mahasiswa Baru Melalui Perbaikan Sistem Seleksi dan Matrikulasi

Technical assisstance

Tim Pengampu (FKUB) dr.Aulia dr.Hanafi dr.Roekistiningsih dr.Aswin dr.Wening

Bentuk Pendampingan

Tempat/ Waktu Pelaksanaan

Sebagai narasumber dan memberikan pelatihan untuk menentukan jalur seleksi, kriteria seleksi, perhitungan daya tampung, dan kemungkinan seleksi on the spot (di zona target).

UNISMA Initial meeting Maret 2011 dan pertemuan terakhir 20 Nopember

a. b.

c.

d.

2.

Restrukturisasi kurikulum berbasis kompetensi unisma

Lokakarya

dr.Andi Ansharullah


61

Pemetaan awal maha-siswa Pemetaan wilayah ba-sis, wilayah pengem-bangan dan wilayah potensial Penyusunan strategi publikasi pada wilayah pengembangan dan wilayah potensial Perumusan standar minimum dibantu oleh TA dalam hal evaluasi kualitas input, system seleksi dan meyusun kurikulum matrikulasi

Sebagai narasumber un-tuk 5 Nopember 2011 remapping kuriku-lum, serta mengiden-tifikasi kelebihan dan kekurangan KBK PPD UNISMA

3.

Meningkatkan kualitas dan mengembangkan metode pem-belajaran untuk mencapai standar kompetensi dokter Indonesia

Technical assisstant

dr.Andi Ansharullah dr.Triwahyu Astuti dr. Nursamsu Dr. dr.Setyawati Dr. dra.Sri Winarsih

Lokakarya

dr.Andi Ansharullah dr.Sarwo Bekti

yang memiliki keunggulan spesifik pada pendidikan praklinik dan klinik a. Menata ulang/restruk -turisasi 22 Nopember s/d kurikulum Unisma agar lebih Desember 2011 relevan dengan isu terkini sehingga mampu menghasilkan lulusan dengan kualitas lebih baik. b. Mengumpulkan dan melengkapi bahan ajar untuk kemudian didistribusikan ke da-lam mata kuliah, sks dan semester yang merupakan bahan dasar kurikulum. Meningkatkan pemaha-man dan 28 Mei 2011 kemampuan staf Unisma dalam mengimplementasikan berbagai metode pem-belajaran yang sesuai dengan KBK a) Persiapan, Implementasi dan penilaian pembelajaran PBL b) Pemanfaatan multimedia untuk pembelajaran PBL c) Berbagai metode pem-belajaran pada KBK


62

09

Technical assisstant

a) Dr. Dra. Sri Winarsih, dr. Menyempurnakan 10 Agustus s/d 29 Oktober Harun Al Rasyid, dr. Sar wo 5 modul Blok: 2011 Bekti a) Generic skill, b) Dasar Diagnosis dan Terapi, b) dr. Singgih W, DR. dr. c) Neuropsikiatri, Setyawati, dr. Indrastuti d) Kedokteran Keluarga, e) Kedokteran Emergen-si, c) dr. Syahdevi Nandar, dr. Sri sehingga proses pembe-lajaran Fuad berbasis SCL optimal. d) Dr. dr. Jack Roebijoso

10

Domestic Nondegree Training

e) dr. Suryanto, dr. Eko S, dr. Bogi, Sp.PD,dr. Andyk Aswoco dr.Pudjo Sanjoto & staf

Pengembangan Staf

Meningkatkan kemam-puan staf Fakultas Ke-dokteran Unisma dalam pengelolaan laborato-rium ketrampilan klinis, dengan magang di Laboratorium Keteram-pilan Medik FKUB

Meningkatkan kualitas akademik dibidang bio-medik pada Pascasar-jana S2-Biomedik FKUB, a.n. dr. Reza Hakim dan dr. Fathia Annis Prames-ti


63

4.

Peningkatan Kualitas Layanan Sumber Belajar Sebagai Penunjang Pencapaian Skdi

Pengembangan Staf Non Edukatif (Non Degree Training)

Yudha SSi, Hadi Suwarno S.Sos, Heni Tri Wahyuni,Amd Kartika Sari

Memberikan pelatihan 1 orang tenaga kepen-didikan di laboratorium Biomedik FKUB, meliputi kegiatan pengelolaan laboratorium, perawat-an peralatan labo-ratorium, dan pelatihan berbagai metode penelitian, a.n. Novi Irmalia Nurita, S.Si

5.

Peningkatan Kapasita Manajemen Institusi

Technical assistant ttg Penyusunan Renstra

dr.Viera Wardhani, Prof.Dr.dr.Rudijanto, Aryo Dewanto,SE,MM dr.Hikmawan

Memberikan bimbingan 02 Desember konsultasi tahap penyu-sunan Desember 2011 Renstra meliputi: - perumusan tujuan - analisis evaluasi diri - sasaran pengembangan - strategi mencapai sasaran - serta indikator capaiannya sehingga diperoleh reko-mendasi penyempurna-an renstra yang lebih operasional dan lebih terurai secara siste-matik.

Technical

dr.Sarwo

Bekti,

Triyu- Memberikan bimbingan dalam 22


64

Nopember

s/d

17

s/d

10

assistant ttg Penjaminan Mutu Internal

dhani,PhD, dr.Nurul, dr.Eriko

pengembangan sistem Desember 2011 penjaminan mu-tu internal PPD Unisma dengan melengkapi kebijakan mutu akademik, standar akademik, ma-nual mutu, dan prose-dur mutu bagi mana-jemen level fakultas dan prodi.

Tabel 3.2 Kegiatan Kemitraan Unimal Program Program 1: Peningkatan Kompetensi Lulusan Melalui Peningkatan Kualitas Proses Pembelajaran

Aktivitas Peningkatan kompetensi lulusan melalui peningkatan kualitas proses pembelajaran pada program pendidikan sarjana kedokteran.

Kegiatan

Pengampu Tim kemitraan FKUB dr.Pudjo Sanjoto

Magang di labskill untuk meningkatkan kemampuan tenaga adm & teknisi skill’s lab Technical dr.Pudjo Sanjoto Assistance “Peningkatan Mutu Layanan Skill’s lab TA Evaluasi Proses Dr,nurul Hidayati Pembelajaran KBK Yang Sudah Berjalan Peningkatan kompetensi Diluncurkan tahun 2012 lulusan melalui peningkatan kualitas proses pembelajaran

Tempat Labskill Lab.Biomedik UNIBRAW Malang

dan 2 tenaga FK admin, – 2 teknisi dari FK UNIMAL

FK UNIMAL

5 orang tenaga lab skill UNIMAL

FK UNIMAL

13 orang tenaga dosen FK UNIMAL


65

Peserta

Tanggal pelaksanaan 11-25 April 2011

2 nov-13 desember 2011

Program 2: Peningkatan Mutu Pelayanan Penyelenggaraan Akademik

pada program pendidikan profesi Penguatan sistem dan implementasi Diluncurkan tahun 2012 penjaminan mutu. Peningkatan kapasitas Lokakarya “Revisi dr.Andi dan mutu kinerja Renstra” Ansharullah, fakultas. DAAK dr.Aulia Abdul Hamid, SpM

FK UNIMAL – Lampung

Lokakarya dr.Aulia Abdul FK UNIMAL – penjaminan mutu Hamid, SpM Lampung Kegiatan Administrasi di Tingkat Fakultas dan Lab Peningkatan kapasitas Lokakarya Dr. rahmad sarwo FK UNIMAL – dan mutu kinerja “Kegiatan bekti M.Kes Lampung administrsai Akademik di Tingkat Fakultas dan Lab Peningkatan kapasitas Diluncurkan tahun 2012 dan mutu kinerja laboratorium dasar. Pengembangan sistem Diluncurkan tahun 2012 basis data FK UNIMAL 14 September 2011 di FK UNIMAL

Peningkatan kapasitas dan mutu kinerja fakultas

Monitoring evaluasi tengah tahun


66

Dosen FK UNIMAL

6-7 April 2011

5 Dosen FK UNIMAL

23-24 desember 2011

5 Dosen FK UNIMAL

23-24 desember 2011

c. Hasil Pelaksanaan (out put) Semua kegiatan diatas masih memerlukan kegiatan lanjutan, sehingga belum ada produk sebagai out put. d. Hambatan pelaksanaan dan upaya mengatasinya d.1 FK UNIMAL - Kesulitan dalam mendapatkan data dasar labskill yang sudah dimiliki Unimal, sebagai bahan masukan dalam pembuatan rencana kegiatan TA Labskill - Adanya perubahan perubahan dalam TOR, sehingga mempengaruhi perubahan rencana kegiatan - Perubahan dalam pengiriman tenaga magang ( tidak sesuai dengan rencana semula di labskill, tetapi ada yang diperuntukkan magang di lab lain ) - Untuk TA kegiatan implementasi KBK pada profesi, FKUB belum punya pengalaman model integrasi (KBK), tetapi masih berdasarkan departemen. - Kesulitan memenuhi permintaan FK UNIMAL untuk kegiatan TA, tenaga yang dikirim harus stay di UNIMAL selama waktu yang ditentukan dalam TOR ( 2 minggu ) - Kendala dalam mencari waktu yang yang sinkron dari tenaga ahli yang diminta oleh UNIMAL, yang kadang tenaga ahli tersebut terdapat kegiatan kegiatan lain pada waktu yang diminta/dijadwalkan oleh UNIMAL sehingga kegiatan tidak bisa sesuai tanggal yang direncanakan - Kapasitas kepemimpinan Rektorat dan Fakultas dalam mengelola SDM perlu ditingkatkan. Terbukti dari aktivitas monevin tidak langsung dari pelaksanaan Lokakarya bahwa Pimpinan institusi belum dapat mengkondisikan komitmen bagi SDM dosen untuk ikut serta dalam Lokakarya - Pelaksanaaan kegiatan ini mundur dikarenakan padatnya kegiatan di 2 institusi terkait - Kurangnya pilihan kuantitas staf dosen Universitas Malahayati yang akan di latih oleh TA - Kurangnya kunatitas staf dosen , dan padatnya jadwal dosen FK Universitas Malahayati berdampak pada kesulitan untuk melaksanakan follow up setelah kegiatan TA nantinya - Telah ada badan penjaminan mutu namun belum mempunyai wewenang yang luas dari pihak universitas. d.2 FK UNISMA - Adanya kegiatan yang pelaksanannya / permintaan tenaga ahlinya tidak melalui koordinasi dengan kemitraan - Kendala dalam Mencari waktu yang yang sinkron dari tenaga ahli yang diminta oleh UNISMA yang kadang tenaga ahli tersebut terdapat kegiatan kegiatan lain pada waktu yang diminta/dijadwalkan oleh UNISMA sehingga kegiatan tidak bisa sesuai tanggal yang direncanakan Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

13

e. Saran dan Rencana Perbaikan 1) Penambahan staf dosen sehingga semakin banyak peserta yang dapat mengikuti TA maupun untuk mencapai rasio dosen : mahasiswa yang seimbang 2) Pembentukan badan penjaminan mutu/ MEU yang established secara tugas wewenang dan SDM nya. 3) Penambahan wewenang pada badan penjaminan mutu fkultas cq MEU dalam melaksanakan tugasnya 4) Penambahan wewenang pada badan pelaksana kegiatan dalam melaksanakan tugasnya. 5) Agar didapatkan optimalisasi dalam pelaksanaan ke depan, maka perlu dilakukan koordinasi yang lebih intens antara FKUB dan pihak mitra baiki media komunikasi yang sekarang dilakukan maupun dengan memanfaatkan video konferen. Aktivitas ini diharapkan terutama untuk melakukan reschedule terhadap kegiatan yang berubah waktu pelaksanaanya dan penyamaan persepsi dalam ketentun lamanya kegiatan yang dilaksanakan di mitra dan dalam pembiayaan kegiatan 4. PROGRAM PEMERATAAN DAN PERLUASAN AKSES PENDIDIKAN DOKTER MELALUI PEMBERIAN BEASISWA BAGI MASYARAKAT KURANG MAMPU 4.1 Peningkatan Layanan Beasiswa untuk Pendidikan Profesi Dokter a. Tujuan 1. Meningkatkan aksesibilitas pendidikan dokter di PSPD FKUB bagi golongan ekonomi kurang mampu 2. Meningkatkan motivasi belajar dan prestasi calon mahasiswa, khususnya mereka yang menghadapi kendala ekonomi; 3. Menjamin keberlangsungan studi mahasiswa sampai selesai; 4. Menimbulkan dampak iring bagi mahasiswa dan calon mahasiswa lain untuk selalu meningkatkan prestasi; b. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan ini terdiri dari dua sub aktivitas yaitu lokakarya dan policy study ssitem beasiswa untuk mahasiswa kedoteran serta pemberian beasiswa sendiri. Aktivitas Lokakarya dan Policy study yang menggunakan dana non committed telah dilakukan pada awal agustus. Rescheduling dilakukan karena menyesuaikan jadwal narasumber dari berbagai unsure baik fakultas, smu maupun calon mitra potensial. Policy study juga telah dilakukan dengan produk akhir suatu draft pedoman penyelenggaraan beasiswa pendidikan dokter yang memiliki skema khusus dibandingkan dengan model beasiswa yang selama ini ditangani secara terpusat di Universitas.


14

c. Hasil Pelaksanaan Lokakarya telah dilakukan untukmemberikan pengayaan kepada pimpinan dan unit pelaksana yang ada di Fakultas. Jumlah peserta yang hadir cukup banyak terdiri dari unsur pimpinan, staf, d. Hambatan pelaksanaan dan upaya mengatasinya Sejauh ini tidak ada hambatan yang berarti. Namun demikian kedepan perlu dipikirkan kembali strategi yang lebih efisien untuk sosialisasi e. Rencana Perbaikan Kedepan perlu upaya yang strategis untuk lebih banyak mendapatkan mitra yang dapat memberikan pembiayaan kompetitif bagi mahasiswa dokter. Selain itu skema kerjasama dengan pemerintah daerah juga perlu ditindaklanjuti dengan aktivitas monitoring dan evaluasi yang baik. Hasil seleksi penerima beasiswa dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak sehingga beasiswa bisa mulai langsung dibayarkan kepada mahasiswa


15

BAB IV RENCANA TINDAK LANJUT 4.1

Rencana Implementasi Program, Pengadan dan Keuangan Selanjutnya Implementasi aktivitas setelah laporan tahunan adalah penyelesaian dan percepatan seluruh program yang telah dianggarkan dalam RIP 2011. Diantara program tersebut akan dilanjutkan pada tahun 2012 karena waktunya yang bersambung dan atau merupakan luncuran dari program tahun 2011, diantaranya adalah: 1) Program 1 yang meliputi aktivitas: a) ONDT geriartric medicine yang dilaksanakan Desember 2011Februari 2012, 2) lanjutan hibah penelitian, 3) pengadaan alat elektronik terkait dengan NOL WB sehingga diluncurkan 2012, 4) intensifikasi pendampingan program luncuran mitra. Sementara itu program-program baru yang telah disesuaikan dengan kebutuhan pengembangan institusi dan sinkronisasi tujuan pengembangan pada proposal awal dituangkan dalam RIP 2012. Dengan demikian RIP 2012 akan terdiri dari program luncuran 2011, program keberlajutan dan program baru. 4.2

Rencana pencapaian target indikator kinerja pada tahun 2012 Pada akhir bulan Desember 2011, sebagian besar program pengembangan institusi melalui PHK PKPD telah terlaksana seperti yang ditargetkan. Beberapa penjelasan rencana capaian indikator tersebut adalah sebagai berikut: - Pedoman Prosedur Pembuatan Artikel Ilmiah telah dimulai dengan adanya in house training dengan narasumber dari Australia, diharapkan sebagai buku pedoman sudah dapat diselesaikan bulan September 2011. - MOU dengan instansi di Luar Negeri segera ditindak lanjuti khususnya setelah kegiatan ONDT selesai. - Revisi log book Rotasi Klinik diharapkan selesai setelah kegiatan ONDT, demikian juga dengan sertifikat keahlian BEME dan EBM. - Aplikasi BEME dan EBM pada isi kurikulum, model pembelajaran, assesmen dan ketrampilan klinik diharapkan ada pertambahan prosentase setelah selesainya kegiatan Policy Study. - Terbentuknya Pedoman Penjaminan Mutu berstandar internasional diharapkan selesai setelah kegiatan Policy Study dan ONDT. - Kerjasama Penelitian dengan Institusi di Luar negeri diharapkan dapat tambah 1 (satu) karena dari tindak lanjut Penyelenggaraan Seminar Internasional sudah ada kesepakatan tinggal pelaksanaannya saja. - Nilai IPK mahasiswa penerima beasiswa diupayakan sesuai target karena telah diupayakan seleksi mahasiswa yang benar benar baik secara akademik tapi kurang mampu dalam ekonominya. Demikian juga dengan institusi yang akan berperan serta dalam pemberian beasiswa diupayakan sesuai dengan target.


16

BAB V EVALUASI TERHADAP DISAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS Berdasarkan dokumen RIP PHK PKPD FKUB 2011 ada 4 program dengan total 7 aktivitas dan 12 Indikator kinerja utama serta 27 indikator kinerja tambahan. Implementasi program dan aktivitas sejauh ini tidak menemui hambatan berarti. Berdasarkan pelaksanaan aktivitas sampai tengah tahun 2011, maka dipandang perlu dilakukan analisis terkait kekuatan dan kelemahan dalam desain dan implementasi program, dari aspek-aspek organisasi dan sumber daya, disain dan konstruksi program serta manajemen keuangan. 1.1 Organisasi dan Sumber Daya Manusia Organisasi pelaksanaan PHK PKPD sejauh ini telah dinilai cukup efisien terutama untuk implementasi program PHK PKPD FKUB sendiri. Namun untuk pelaksanaan program kemitraan, model organisasi dan komunikasi yang dirancang pada RIP 2011 dinilai tidak efektif atau efisien. Oleh karena itu pada tengah tahun 2011, PIU menilai perlu dilakukan penambahan SDM sekaligus remodelling pada struktur organisasi kemitraan. Usulan remodeling yang dilakukan adalah dengan menempatkan seorang koordinator untuk menjadi pembantu PIC sebagai liasson untuk masing-masing mitra (FK UNISMA dan FK UNIMAL). Liasson ini memiliki beberapa anggota yang memiliki keahlian dan pengalaman untuk membina sesuai dengan konstruksi program yang direncanakan oleh mitra. Pembantu PIC juga dipilih dari Staf PD III yang terbiasa menangani program kerjasa sama institusi, sehingga diharapkan efektifitas pelaksanaan kemitraan di tahun-tahun mendatang dapat ditingkatkan. Pemilihan PIC program 2 yang juga menjabat sebagai ketua Unit Pengembangan Penelitian FKUB memberikan dampak nyata bagi tercapainya sustainabilitas pelaksanaan program hibah kompetisi maupun rintisan joint research dengan partner dari institusi luar negeri. Pelaksanaan hibah kompetisi telah dilaksanakan sebagai bagian program kompetisi rutin bagi dosen untuk melaksanakan penelitian unggulan yang berpotensi HAKI atau publikasi jurnal internasional terakreditasi. Hal ini ditunjukkan dengan adanya program yang mirip dengan hibah kompetisi PHK PKPD namun dilaksanakan dengan biaya mandiri FKUB. Organisasi pelaksana pengadaan barang selain dilaksanakan oleh tim pengadaan PHK PKPD yang telah berpengalaman dalam mengelola pengadaan proyek hibah kompeteisi institusi, proses pengadaan juga disatukan secara integral dengan panitia pengadaan universitas. Model tata laksana ini dinilai menjadi praktik baik implementasi pengadaan PHK PKPD untuk FKUB karena dapat melihat kebutuhan institusi secara utuh dan meminimalisir terjadinya inefisiensi 1.2 Konstruksi Program Selama ini pemilihan bentuk aktivitas untuk melaksanakan tujuan program pengembangan dinilai cukup efektif dan efisien. Dengan pengalaman melaksanakan aktivitas pada tahun 2011 diharapkan program/aktivitas yang direncanakan untuk dilakukan pada tahun 2012 dapat berjalan secara lebih efektif dan efisien. Pelajaran berarti didapatkan dari pelaksanaan aktivitas ONDT. Aktivitas yang sebenarnya telah direncanakan sejak bulan Januari ini berjalan sesuai dengan jadwal karena membutuhkan effort komunikasi yang sangat ekstensif. Meskipun telah dibungkus dalam konteks MOU antar institusi namun untuk merealisasikan program, tailor made dibutuhkan kerja lobbying ekstra. Oleh karena itu kedepan perlu diantisipasi lebih baik lagi untuk konstruksi program ONDT agar tidak menemui kendala pada penjadwalan untuk pengurusan paspor biru, exit permit maupun visa. Pelajaran juga didapatkan dari pelaksanaan seminar internasional yang akan dilaksanakan pada bulan Januari-April. Perlu ada kebijakan dari CPCU untuk lebih Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

17

memudahkan atau menyederhanakan alur administrasi pengurusan izin keluar negeri dan persetujaun kegiatan agar kegiatan dapat dilaksanakan dengan lebih baik. Untuk pelaksanaan hibah penelitian, penetapan tema mungkin perlu disosialisasikan atau direview terlebih dahulu agar peserta yang berminat untuk mengikuti kompetisi jadi lebih banyak. Demikian juga untuk perencanaan pelatihan atau kegiatan sertifikasi teknisi pada badan tertentu perlu mencermati kembali regulasi dari badan penyelenggara terkait dengan jadwal dan kuota peserta. 5.3 Manajemen Keuangan Berdasarkan pengalaman 2011, persetujuan DPR untuk penggunaan DIPA PTN dari dana loan baru bisa terjadi antara bulan Maret-April. Oleh karena itu untuk implementasi 2012 perlu ada perencanaan solusi untuk pembiayaan kegiatan yang direncanakan dilaksanakan pada bulan Januari – Maret 2012 sehingga dampak pelaksanaan proyek terhadap performa peningkatan kualitas pendidikan dokter dapat lebih nyata. Kami mengusulkan dana efisiensi kegiatan 2011 dapat dimanfaatkan sebagai talangan untuk implementasi 2012. Perlu ada monitoring dan evaluasi yang lebih baik untuk pengelolaan keuangan termasuk pemahaman PPK dan organisasi pengelola keuangan di Fakultas dan Rektorat emngenai prosedur dan tata cara keuangan PHK PKPD beserta aspek legalnya.


18

LAMPIRAN -LAMPIRAN


19


20

Ringkasan Eksekutif. Laporan Tahunan PHK-PKPD 2011 Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

Recommend Documents