Richtlijnen van de commissie BBV Stellige uitspraken gelden met ingang van begrotingsjaar T+1, het jaar nadat de uitspraak is gepubliceerd. 1. Notitie Software, mei 2007 Stellige uitspraak: 1.1 Software (als afzonderlijk actief) valt onder de materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35, 1a (investeringen met een economisch nut). Ook de gebruiksrechten op software voor onbepaalde duur die ineens in rekening worden gebracht vallen onder de materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35 lid 1 letter a (investeringen met een economisch nut).
2. Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen, mei 2007 Stellige uitspraken: 2.1 De boekwinst die wordt gerealiseerd bij het afstoten van een kapitaalgoed moet als incidentele bate in de jaarrekening worden verwerkt. De opbrengst mag niet direct met de boekwaarde van het eventuele vervangingsobject worden verrekend.
2.2 De kosten van (klein en groot) onderhoud zijn niet levensduurverlengend en mogen dus niet worden geactiveerd. - Kosten van klein onderhoud dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht. - Kosten van groot onderhoud kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de administratie: 1. Kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen, met eventuele vrijval via resultaatbestemming van een daartoe gevormde reserve. 2. Kosten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen (artikel 44, lid 1c, van het BBV). - Kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud dienen ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Februari 2013
1
2.3 Voorzieningen die worden gevormd om de (groot) onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren kunnen alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed. Dit beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd. Indien er geen (recent) beheerplan aanwezig is, kunnen de kosten van groot onderhoud wel door vrijval via resultaatbestemming vanuit een (daartoe gevormde) reserve worden gedekt. Aanbevelingen: 2a. De commissie doet de aanbeveling om tenminste éénmaal in de vier jaar een integrale beleidsnota over het beleidskader onderhoud kapitaalgoederen door de raad te laten vaststellen en de hoofdlijnen daarvan jaarlijks op te nemen in de paragraaf als bedoeld in artikel 9, tweede lid, onder c BBV. 2b. De commissie doet de aanbeveling om in de financiële verordening (of een nadere uitwerking daarvan) op grond van artikel 212 van de Gemeentewet op te nemen dat voor het activeren van investeringen aan tenminste één van de, of aan beide, criteria moet worden voldaan: - een minimumbedrag; - een minimale gebruiksduur. 2c. Indien voor de dekking van de kapitaallasten van een investering met een economisch nut een reserve is opgebouwd, doet de commissie de aanbeveling om die bestemmingsreserve conform de (afschrijving)parameters van het bijbehorende actief via resultaatbestemming periodiek vrij te laten vallen ter (gedeeltelijke) dekking van de kapitaallasten. 2d. De commissie doet de aanbeveling om in de financiële verordening (of een nadere uitwerking daarvan) op grond van artikel 212 van de Gemeentewet op te nemen wanneer met het afschrijven van een nieuw kapitaalgoed wordt begonnen. Mogelijke keuzes hierbij: - óf in het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt en vanaf het moment dat het door de gemeente in gebruik kan worden genomen, - óf medio het begrotingsjaar waarin het gereed komt/verworven wordt, - óf in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het gereed komt/verworven wordt. 2e. Als de gemeente ervoor kiest om de componentenbenadering toe te passen,
Februari 2013
2
doet de commissie de aanbeveling om de componentenbenadering alleen toe te passen bij investeringen met een economisch nut. 2f. De commissie doet de aanbeveling om in de financiële verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet (of een nadere uitwerking daarvan) de uitgangspunten over de handelswijze betreffende de restwaarde aan te geven.
3. Notitie riolering, oktober 2009 Stellige uitspraak: 3.1 Uit het oogpunt van transparantie en ten behoeve van de periodieke bijstelling van het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) is van belang dat de voorziening onderhoud resp. vervanging in de begroting en in de jaarrekening zodanig wordt toegelicht dat de relatie is te leggen met het GRP en inzicht kan worden geboden in het onderscheid onderhoud cq spaarcomponent vervangingsinvesteringen. De gemeente kan niet meer in mindering brengen op de boekwaarde van vervangingsinvesteringen dan aan spaarbedragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen bijeen gespaard is in de voorziening. Uit oogpunt van efficiency kan de gemeente die een riooltarief in rekening brengt één rioolvoorziening op grond van art 44.2 BBV aanhouden waarin dan zowel de egalisatiebijdragen voor het toekomstig groot onderhoud als de spaarbedragen voor toekomstige vervangingsinvesteringen zitten. Het gemaakte onderscheid is nodig omdat de spaarcomponent voor toekomstige vervangingingsinvesteringen in mindering gebracht worden op de aanschafwaarde van de betreffende investeringen (afboeking in de balanssfeer) en de pieklasten grootonderhoud rechtstreeks op de voorziening wordt afgeboekt.
Aanbeveling: 3a. De commissie BBV doet de aanbeveling om –als een gemeente een riooltarief hanteert- de gerealiseerde resultaten riolering te muteren op een bestemmingsreserve ‘riolering’, het geeft inzicht in de mate waarin de planning wordt gerealiseerd, en doet de aanbeveling de kaders ervoor vast te leggen in de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet.
Februari 2013
3
4. Notitie: Het BBV en stelsel-/schattingswijzigingen, juli 2011 Stellige uitspraken: 4.1. Een stelselwijziging betreft een wijziging van de „vrij te kiezen‟ ‟ waarderingsgrondslagen. Bij een stelselwijziging worden bestaande (rest)boekwaarden niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte gebruiksperiode afgeschreven. 4.2. Een schattingswijziging betreft een wijziging van een verwachte toekomstige gebruiksduur c.q. gebruiksintensiteit dan wel de “naar verwachting” duurzaam lagere gebruikswaarde. De bestaande (rest)boekwaarde wordt niet herrekend, maar over de langere, dan wel kortere, dan wel gelijkblijvende verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven.
5. Vraag en antwoordrubriek 2011 Stellige uitspraak: 5.1 Van alle gemeenten en provincies wordt verwacht dat in de jaarrekening van jaar t de gemeentefonds- respectievelijk provinciefondsuitkering wordt opgenomen conform de in jaar t laatste gepubliceerde accresmededeling. Doorgaans is deze accresmededeling opgenomen in de septembercirculaire. De gevolgen van het bijgestelde accres zoals opgenomen in de meicirculaire van het jaar t+1 worden verwerkt in de begroting/jaarrekening van het jaar t+1. Aanbeveling: 5a. De commissie BBV doet de aanbeveling om in de paragraaf bedrijfsvoering verantwoording af te leggen over het gebruik van open standaarden.
6. Notitie grondexploitatie (bijgesteld), februari 2012 Stellige uitspraken: 6.1. De lasten en baten verband houdende met grondexploitaties worden in de exploitatie verantwoord en via een tegenboeking (onderhanden werk) naar de balans gemuteerd.
Februari 2013
4
6.2. Voor het activeren van kosten bij niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG) moet een reëel en stellig voornemen bestaan dat deze in de nabije toekomst zal worden bebouwd. Deze verwachting moet zijn gebaseerd op een raadsbesluit, waarin inhoud wordt gegeven aan ambitie en planperiode. 6.3. Het activeren van vervaardigingskosten op NIEGG is aanvaardbaar, maar dient beperkt te blijven tot het niveau van de huidige marktwaarde van de grond. Wanneer na een raadsbesluit meer duidelijkheid bestaat over de nadere invulling van de toekomstige bouwlocatie en de daartoe nog te maken kosten, kan de verwachte marktwaarde in de toekomstige bestemming als toets worden gebruikt. Dit ligt in lijn met artikel 65, 2e lid. Dat betekent concreet het volgende: a. de boekwaarde kan nooit hoger zijn dan de verwachte marktwaarde; b. de ruimte voor activering wordt in eerste instantie bepaald door het verschil tussen de boekwaarde en de marktwaarde in de huidige bestemming; c. bij de bepaling van het verschil tussen boekwaarde en verwachte marktwaarde moet rekening gehouden worden met de overige nog te maken kosten (bijvoorbeeld infrastructurele voorzieningen) in het verdere verloop van het transformatieproces naar de verwachte toekomstige bestemming. Deze bepaling dient jaarlijks gemaakt te worden; d. als de waardering het niveau van de marktwaarde al heeft bereikt en de marktwaarde daalt, dan wordt een verliesvoorziening getroffen c.q. afgewaardeerd; e. als duidelijk wordt dat de door de raad voorgenomen bestemming in het geheel niet of slechts gedeeltelijk zal worden gerealiseerd en daardoor een lagere verwachte marktwaarde ontstaat, dan wordt een verliesvoorziening getroffen c.q. afgewaardeerd. 6.4. Het treffen van een afboeking of een voorziening gebeurt bij een geprognosticeerd verlies direct ter grootte van dit volledige verlies. Als sprake is van een voorziening ingericht ter bestrijding van de (verwachte) tekorten in grondexploitaties, dan moet die worden gepresenteerd als een waardecorrectie op de post Bouwgrond in exploitatie. Deze wijze van verantwoording is naar analogie van de voorziening voor dubieuze debiteuren.
Februari 2013
5
Aanbevelingen: 6a. De commissie BBV beveelt aan om de wijze van autorisatie van grondexploitatiebudgetten en de jaarlijkse actualisatie daarvan via een raadsbesluit vast te leggen, bijvoorbeeld in de verordening 212, als de autorisatieprocessen van de gemeenteraad met betrekking tot grondexploitaties geen onderdeel uitmaken van de normale begrotingscyclus. 6b. De commissie BBV beveelt aan in het kader van efficiënte bedrijfsvoering en een juiste waardering en resultaatbepaling goed te bezien of looptijd en grootte van de grondexploitatie in verhouding staan tot een adequate beheersing van alle aspecten van dat bestemmingsplan -waar onder (bouw)vergunningverlening en handhaving en hierover verantwoording af te leggen in de begroting en jaarrekening. 6c. Om de consistentie van de jaarverslaglegging van een gemeente met betrekking tot grondexploitaties te bevorderen doet de commissie BBV op basis van deze notitie de aanbeveling aan de gemeenten om in of bij de verordening 212 gedragsregels op te nemen, tenminste over de vervaardigingskosten van niet in exploitatie genomen grond (NIEGG) en de hoogte van de in acht te nemen marktwaarde. 6d. De commissie BBV beveelt voor het tussentijds winst nemen aan dat de lokale afweging tussen het voorzichtigheidsbeginsel en het realisatiebeginsel nader wordt uitgewerkt, bijvoorbeeld in de verordening 212. Het voorzichtigheidsbeginsel leidt er immers toe dat realisatie van winst moet worden uitgesteld tot daarover voldoende zekerheid bestaat. Dit betekent echter niet dat pas winst moet worden genomen bij het afsluiten van het grondexploitatiecomplex. Er zijn situaties denkbaar waarbij reeds eerder voldoende zekerheid is voor winst nemen. Volgens het realisatiebeginsel dient in die gevallen de winst dan ook te worden genomen 6e. De commissie BBV beveelt aan de projectfasering en de daaraan verbonden tussentijdse resultaatbepaling te actualiseren wanneer de marktomstandigheden daartoe aanleiding geven zoals bijvoorbeeld vanwege stagnerende grondverkopen.
Februari 2013
6
7. Notitie erfpacht, februari 2013 Stellige uitspraak: Bij het aanpassen van de waarderingsgrondslag voor de verwerking van afkoopsommen is sprake van een stelselwijziging. Een stelselwijziging kan niet vanwege louter financiële redenen plaatsvinden, maar alleen op basis van gegronde redenen. De notitie stelsel- en schattingswijzigingen schrijft de boekhoudkundige verwerking van een stelselwijziging voor.
Aanbeveling: Bedragen ontvangen in verband met de afkoop van voortdurend erfpacht worden op de balans onder de vaste schulden opgenomen.
Februari 2013
7
