Rekenkamer
de gemeenteraad kopie aan: college van B&W directeur Algemene Zaken betrokkenen
rekenkameronderzoek leges Burgerzaken 8595 rekenkamer (058) 233 8662 T. Huisink 4 28 april 2006
Geachte leden, Bij motie heeft de gemeenteraad op 7 november 2005 de rekenkamer gevraagd onderzoek te doen naar de legestarieven van Burgerzaken. Eind 2005 is de onderzoeksopzet gelijktijdig met het onderzoeksjaarplan 2006 van de rekenkamer naar u verstuurd. Het betreft een klein onderzoek en daarom presenteren wij de resultaten niet in een rapport maar in een rekenkamerbrief. De insteek van de rekenkamer was om, gebruikmakend van reeds beschikbare benchmarkgegevens, met beperkte inspanning meer inzicht te bieden in de relatieve hoogte van de legestarieven van Burgerzaken Leeuwarden. Nader onderzoek heeft de volgende inzichten opgeleverd.
1. Gegeven Leeuwarden in onderzoek Coelo onjuist De aanleiding voor het onderzoek was een tarievenvergelijking uit een rapport van onderzoeksbureau Coelo (Belastingoverzicht grote gemeenten 2005). Uit de Benchmark Publiekszaken van de VNG blijkt dat in het Coelo-rapport een fout is geslopen. Als tarief voor een uittrekstel GBA werd ten onrechte het hogere tarief van een uittreksel Burgerlijke stand opgenomen. Na correctie zit Leeuwarden met de vier vergeleken producten dicht bij het gemiddelde en heeft dus, met uitzondering van het rijbewijs, géén relatief hoge legestarieven. (Zie ook bijlage 1.)
2. Kwaliteitsniveau in Leeuwarden: in orde tot hoog De Benchmark Publiekszaken biedt een goed inzicht in diverse kwaliteitsindicatoren, te weten het klanttevredenheidscijfer, de bereikbaarheid en de wachttijden aan de balie. Het klanttevredenheidscijfer van
Blad 2
Leeuwarden (7,3) is gelijk aan het gemiddelde van andere gemeenten. De bereikbaarheid (in termen van openingstijden) is in vergelijking met de andere gemeenten groot. De wachttijden aan de balie zijn in Leeuwarden aanzienlijk lager dan die van de andere gemeenten. (Zie bijlage 2.) Een kanttekening is dat de gegevens in de rapportage van de VNG gebaseerd zijn op de informatie die door de gemeenten zelf op de website is ingevuld. Het klanttevredenheidscijfer is tot stand gekomen met behulp van enquêteurs van TNS NIPO die gedurende ongeveer 25 uur een vragenlijst aan bezoekers voorlegden.
3. Organisatorische indelingen gemeenten zeer divers Een accurate vergelijking van het interne kostenniveau is niet goed mogelijk omdat sprake is van verschillende organisatorische en administratieve indelingen. Om de cijfers vergelijkbaar te maken zijn (te) veel aannames noodzakelijk waardoor de betrouwbaarheid van de uitkomsten onvoldoende kan worden gegarandeerd. Bijlage 3 gaat in op twee aanknopingspunten voor een efficiencybeoordeling. De globale cijfers duiden op een mogelijk iets hoger kostenniveau voor Leeuwarden. Door een ingeboekte taakstelling op bedrijfsvoering zal het kostenniveau per 2007 dalen tot ongeveer het benchmarkgemiddelde.
Concluderend De tarieven van Burgerzaken Leeuwarden benaderen, met uitzondering van het rijbewijs, het gemiddelde van de tarieven van de gemeenten uit de benchmark Publiekszaken. Leeuwarden heeft een relatief hoog kwaliteitsniveau en een iets hoger kostenniveau. Het hogere kwaliteitsniveau, en met name de openingstijden, kunnen een verklaring zijn voor het iets hogere kostenniveau. Bovendien zal het kostenniveau dalen wanneer een met ingang van 2007 ingeboekte bezuiniging op de bedrijfsvoering wordt geëffectueerd. Deze conclusie betekent niet dat er geen verbeterpunten zijn. Zo wijst de audit Burgerzaken in het kader van 213aonderzoeken van het college op een aantal gewenste actiepunten. De rekenkamer ziet nu in bovenstaande inzichten geen aanleiding tot het inzetten van meer onderzoeksinspanning. Dit wordt ook ingegeven door het feit dat de dienst zelf bezig is met een diepgaander onderzoek naar het relatief hoge rijbewijstarief. De dienst verwacht dit onderzoek in juni af te ronden. De raad kan eventueel op basis van de uitkomsten besluiten tot het herzien van de tarieven bij de
Blad 3
jaarlijkse herziening van de legesverordening voor 1 december.
Hoogachtend,
mr. E.C. Lekkerkerker, voorzitter rekenkamer Leeuwarden.
Blad 4
Bijlage 1 Vergelijking van tarieven In onderstaande tabel staan de tarieven van vier producten. Uittreksel Burgerlijke Stand Gemiddelde benchmark (n=57) Gemiddelde 4 vergelijkbare gemeenten Leeuwarden
Uittreksel GBA
Paspoortnieuwe aanvraag
Rijbewijs
€ 10,23
€ 7,21
€ 38,40
€ 33,74
€ 10,10
€ 8,64
€38,38
€ 31,04
€ 10,20
€ 8,15
€ 38,80
€ 43,75
Bron: Benchmarking Publiekszaken 2005
De tarieven van Leeuwarden zijn in de tabel afgezet tegen het gemiddelde van de benchmark en tegen het gemiddelde van vier vergelijkbare gemeenten. Deze vier gemeenten hebben tevens nadere informatie verstrekt voor een vergelijking van het kostenniveau (zie ook bijlage 3). De tarieven van Leeuwarden benaderen die van de gemiddelden van de benchmark en de vergelijkbare gemeenten. Uitzondering is het rijbewijs, daarvoor geldt dat Leeuwarden relatief duurder is. De prijs van een uittreksel Burgerlijke stand is vanaf 1 januari 2005 wettelijk vastgesteld op € 10,20. De wettelijke maximumprijs voor een paspoort bedraagt € 38,83.
Blad 5
Bijlage 2 Kwaliteitsniveau Openingstijden In de Benchmark Publiekszaken zijn drie soorten openingstijden onderkend: die van de publieksbalie, de tijden waarop een afspraak kan worden gemaakt en de telefonische openingstijden. Openingstijden in uren per week Balie
Afspraak
telefoon
Gemiddelde benchmark (n=56) 33
34
44
klasse 50.001100.000 inwoners 37
34
42
Gemiddelde 4 vergelijkbare gemeenten
29,6
27,6
33
Leeuwarden
38,5
42,25
48
De bereikbaarheid van Leeuwarden is in vergelijking met de andere gemeenten groot. Wachttijden Bij de wachttijden is het percentage wachtenden ingedeeld naar de periode dat ze moesten wachten. < 5 min. Gemiddelde benchmark Gemiddelde 4 vergelijkbare gemeenten Leeuwarden
6 tot 15
16 tot 30
30 tot 60
> 60 min
47
40
11
2
0
32,4 95
21,6 5
6,4 0
1,4 0
0,2 0
De wachttijden aan de balie zijn in Leeuwarden aanzienlijk lager dan die van de andere gemeenten.
Blad 6
Bijlage 3 Aanknopingspunten voor efficiencybeoordeling A. Formatieomvang in relatie tot inwoneraantal Vergelijkbare gemeenten De volgende gemeenten hebben gegevens verstrekt: Hengelo (O), Venlo, Delft en een gemeente die anoniem wil blijven (“gemeente A”). Voor deze gemeenten geldt dat ze eerder meededen aan de Benchmark Publiekszaken van de VNG en wat omvang betreft (inwoneraantal) lijken op Leeuwarden. Vergelijking formatie Kantekening: onderscheid dient gemaakt te worden tussen gemeenten mét en gemeenten zonder centrale balie/servicemeldpunt. Leeuwarden: Formatie Burgerzaken: 23,7 fte Deze formatie is zonder een gedeelte van het Service meldpunt. Leeuwarden beschikt niet over gegevens waaruit blijkt welk deel van de capaciteit van het servicemeldpunt besteed wordt aan producten van Burgerzaken. Dit beperkt de vergelijkingsmogelijkheden enigszins. Venlo: Formatie Burgerzaken Venlo : 24,5 fte De situatie in Venlo is vergelijkbaar met Leeuwarden. Leeuwarden lijkt iets efficiënter. Hengelo (O): Formatie Burgerzaken Hengelo (O): 21,9 fte In Hengelo zal per 1 juli een centrale publieksbalie gevormd worden. 21,9 fte heeft puur betrekking op Burgerzaken. Hengelo lijkt iets efficiënter dan Leeuwarden. Delft: Delft heeft geen formatieomvang doorgegeven, maar uren frontoffice (Publieksbalie, burgerzakenproducten zijn afzonderlijk geregistreerd) en uren Burgerzaken (min of meer het backofficeteam). Deze kunnen op basis van1.350 uren per jaar teruggerekend worden naar 23,3 formatieplaatsen. Omdat in deze 23,3 fte ook de capaciteit van de publieksbalie zitten, lijkt Delft efficiënter dan Leeuwarden. Gemeente A: Tenslotte een vierde gemeente die gevraagd heeft anoniem te worden weergegeven. In de gemeente A heeft de kostenplaats Burgerzaken 44,8 fte. Dit getal wijkt dermate af van de andere getallen, dat het onderzoekstechnisch beter buiten beschouwing gelaten kan worden.
Blad 7
B. Uitgaven Burgerzaken per inwoner In een andere benchmark van de VNG, waar Leeuwarden niet aan meedeed, staat het gemiddelde van de uitgaven burgerzaken per inwoner.
Gemiddelde 44 gemeenten Leeuwarden
Uitgaven Burgerzaken per inwoner € 27,38 € 29,67
Bron: watdoetjegemeente.nl
Kanttekening: Leeuwarden en ook de vier gemeenten die geselecteerd zijn uit de benchmark Publiekszaken doen niet mee aan deze benchmark. Het gemiddelde bedrag per inwoner heeft wel betrekking op een groot aantal gemeenten en is daarom bruikbaar als norm. Opvallend is wel de grote spreiding van de bedragen, deze varieert van € 15,34 tot € 48,55.
Conclusie bijlagen 3A en 3B De personeelskosten van Leeuwarden zijn 70% van de totale kosten van Burgerzaken Leeuwarden. Uit de beperkt beschikbare gegevens over de personeelsformatie en uitgaven per inwoner blijkt dat het risico van een inefficiënte bedrijfsvoering in Leeuwarden niet groot is. Er is daarom voor de rekenkamer geen aanleiding tot nader onderzoek.
