REGLEMENT OP HET GEBRUIKEN VAN DE ZALEN EN LOKALEN

REGLEMENT OP HET GEBRUIKEN VAN DE ZALEN EN LOKALEN A.

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 : Onder bepaalde voorwaarden worden gemeentezalen of -lokalen door het gemeentebestuur Langemark-Poelkapelle ter beschikking gesteld.

B

GEBRUIK

Artikel 2 : Het gebruik van gemeentelokalen of –zalen wordt toegelaten voor:  vergaderingen;  tentoonstellingen;  manifestaties ter bevordering van de opvoeding, de cultuur en de kunst;  manifestaties, waarvan de opbrengst gebruikt wordt ten bate van een liefdadig humanitair, sociaal of cultureel doel;  gezonde ontspanning;  manifestaties, die het algemeen belang dienen  privéfeesten. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen FUIVEN, COMMERCIËLE ACTIVITEITEN, NIETCOMMERCIËLE ACTIVITEITEN en PRIVEFEESTEN.  Onder commerciële activiteiten wordt verstaan activiteiten die winstgevend zijn voor de aanvrager, of activiteiten waarvoor toegangsgelden worden gevraagd of waar dranken worden verkocht met de bedoeling opbrengst te bekomen voor de vereniging.  Activiteiten, enkel bestemd voor de leden van de vereniging, worden niet als commercieel beschouwd.  Onder een privéfeest wordt een bijeenkomst met familiaal karakter bedoeld, georganiseerd door een gezin van de gemeente Langemark-Poelkapelle1. Op een privéfeest wordt geen toegangsgeld gevraagd en/of geen opbrengst gegenereerd voor de organisator van het feest.  Een fuif is een activiteit waar versterkte muziek wordt gedraaid, waar alcohol wordt geschonken, de mogelijkheid wordt geboden tot dans en die tot na middernacht voortduurt. Voor fuiven die doorgaan in sporthal Den Tap, moeten de gebruikers voldoen aan de voorwaarden die vastgelegd zijn in de fuifmap.  Een megafuif is een fuif waarbij de sporthal in de Klerkenstraat én Den Tap samen gehuurd worden. Megafuiven zijn niet toegestaan in andere zalen of lokalen. Artikel 3 : Het gebruik van de gemeentelokalen wordt toegelaten voor de volgende aanvragers:

1 Overeenkomstig de gecoördineerde versie van de algemene onderrichten van 7/10/1992 betreffende het houden van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, geldt de volgende omschrijving van een gezin : het gezin bestaat uit hetzij een persoon die gewoonlijk alleen leeft, hetzij uit twee of meer personen die, al dan niet door verwantschap aan elkaar verbonden, gewoonlijk in één en dezelfde woning verblijven en er samenleven.

1

REGLEMENT OP HET GEBRUIKEN VAN DE ZALEN EN LOKALEN CATEGORIE 1 :  Activiteiten en vergaderingen van het gemeentebestuur en OCMW;  Activiteiten en vergaderingen van de gemeentelijke adviesraden;  Activiteiten en vergaderingen tijdens de schooluren, niet-commerciële activiteiten buiten de schooluren en schoolfeesten van de scholen van de gemeente; CATEGORIE 2 :  Activiteiten en vergaderingen van de verenigingen erkend en/of gesubsidieerd door de gemeente;  Activiteiten en vergaderingen van de politieke partijen vertegenwoordigd in de gemeenteraad en hun geledingen;  De scholen van de gemeente voor wat betreft commerciële activiteiten (met uitzondering van de schoolfeesten).  Fuiven  Megafuiven CATEGORIE 3 :  Verenigingen buiten de gemeente. Deze verenigingen dienen voor het eerste gebruik een toestemming te verkrijgen door het College van Burgemeester en Schepenen. De daarna volgende aanvragen gebeuren cf. art 6 van het reglement. Er wordt niet verhuurd aan verenigingen buiten de gemeente voor commerciële activiteiten of fuiven. CATEGORIE 4 :  gezinnen, wonende in Langemark-Poelkapelle met de bedoeling een privéfeest te organiseren. Er wordt niet verhuurd aan privépersonen voor commerciële activiteiten of fuiven;  Vrijzinnige rouwdiensten. Artikel 4: Volgende gemeentelijke zalen en lokalen vallen onder dit reglement: Zalen :  Den Tap, p.a. klerkenstraat 37,Langemark;  Poelkring, p.a.Nieuwplaats z/n, Poelkapelle;  De Mariazaal p.a. Bikschotestraat z/n, Bikschote;  ’t Madointje, p.a. Klerkenstraat 128, Madonna;  De Hazebrug, p.a. Hazeweidestraat 24, Sint-Juliaan;  De sporthal in de Klerkenstraat voor wat betreft niet-sportgebonden activiteiten. Lokalen :  De polyvalente zaal, p.a. klerkenstraat 37, Langemark;  Schoolhuis, Bikschotestraat z/n, Bikschote;  ’t Klasje, p.a. Nieuwplaats z/n , Poelkapelle;  het bovenlokaal in ’t Madointje, p.a. Klerkenstraat 128, Madonna;  het bovenlokaal in De Hazebrug, p.a. Hazeweidestraat 24, Sint-Juliaan  de vergaderzaal in het Sportcentrum, p.a. Boezingestraat 54a, Langemark  de vergaderzaal in de sporthal, p.a. Klerkenstraat 37, Langemark

2

REGLEMENT OP HET GEBRUIKEN VAN DE ZALEN EN LOKALEN Het gebruik van de gemeentelijke Sporthallen voor wat betreft sport en het dorpshuis in Poelkapelle vallen niet onder dit reglement. Artikel 5 :  Aanvragen voor het gebruik door de gemeente hebben steeds voorrang op andere aanvragen.  Aanvragen van scholen van de gemeente, voor activiteiten tijdens de schooluren, hebben steeds voorrang op andere aanvragen, maar niet op deze van de gemeente en OCMW.  Aanvragen door verenigingen buiten de gemeente en door particulieren zijn opzegbaar tot 4 maanden voor de activiteit.  Activiteiten georganiseerd door de scholen van de gemeente worden bij het begin van het schooljaar aangevraagd. Artikel 6 :  Bij activiteiten georganiseerd in de vergaderzaal van het sportcentrum Boezingestraat dienen alle dranken afgenomen te worden bij Sportcafé Eleven, Boezingestraat 54a, Langemark. Artikel 7 :  Bij megafuiven worden de sporthal in de Klerkenstraat en Den Tap samen verhuurd. Megafuiven worden niet toegestaan in andere zalen of lokalen. Artikel 8 :  Bij verhuringen van de sporthal voor niet sportgebonden activiteiten wordt enkel de volledige sportzaal verhuurd. Nevenverhuringen van zaalgedeelten zijn niet mogelijk.

C.

AANVRAGEN

Artikel 9 :  Aanvragen voor het gebruik van gemeentezalen of –lokalen moeten schriftelijk ingediend worden door een gemachtigd en verantwoordelijk persoon van de vereniging, hierna genoemd de “ORGANISATIE-VERANTWOORDELIJKE” en dit door middel van een speciaal daartoe voorzien formulier. De aanvraag moet de juiste identiteit van de aanvrager, de naam van de organisatie, die hij of zij vertegenwoordigt, en het volledige contactadres met telefoonnummer vermelden. De aanvraag dient tevens alle inlichtingen te bevatten aangaande het doel en de wijze van gebruik, de periode en de datum, het privé en openbaar karakter, de toegangsvoorwaarden(tegen betaling of vrij) en andere. De aanvraag dient te worden ondertekend door de organisatieverantwoordelijke.  Aanvragen voor het gebruik door gezinnen worden schriftelijk ingediend door de inrichter van het feest en dit door middel van een speciaal daartoe voorzien formulier. De aanvraag moet de juiste identiteit van de aanvrager, en het volledige contactadres met telefoonnummer vermelden. De aanvraag dient tevens alle inlichtingen te bevatten aangaande het doel en de wijze van gebruik, de periode en de datum, het privé en openbaar karakter, de toegangsvoorwaarden en andere. De aanvraag dient te worden ondertekend door de aanvrager.

3

REGLEMENT OP HET GEBRUIKEN VAN DE ZALEN EN LOKALEN Artikel 10 : De aanvraag dient minstens 30 kalenderdagen en hoogstens 1 jaar vooraf ingediend te worden bij de coördinator van de deelgemeenten, hierna genoemd de “ZAALVERANTWOORDELIJKE”. Aanvraagformulieren kunnen verkregen worden bij de zaalverantwoordelijke of via de website www.langemark-poelkapelle.be. Bij betwisting of onduidelijkheden met betrekking tot de aanvraag neemt het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing. Artikel 11 : Voor dringende aangelegenheden kan de toelating verleend worden door de Burgemeester of zijn afgevaardigde, die de aanvraag ter regularisatie en bekrachtiging voorlegt aan het College van Burgemeester en Schepenen in de eerstvolgende zitting. D.

BETALINGSWIJZE

Artikel 12 : De aanvrager betaalt het verschuldigde bedrag uiterlijk veertien dagen vóór het plaatshebben van de activiteit door overschrijving op rekeningnummer 0910178789-47 met vermelding van de naam van de zaal en/of het lokaal en de referentiecode. Bij niet stipte betaling wordt een factuur met een bijkomende administratieve kost van € 25 gericht aan de organisatie-verantwoordelijke en vervalt de reservatie. Repetitieve reservaties worden afgerekend per kalenderjaar op basis van het effectieve aantal verhuringen en na controle van de reservatieformulieren. Artikel 13 : De zaalverantwoordelijke dient per kwartaal een overzicht van alle reservaties en een duplicaat van de aanvraagformulieren over te maken aan de financieel beheerder, teneinde de stortingen te controleren. Artikel 14 : Bij niet-gebruik van de zaal of het lokaal of bij laattijdige annulatie, zijnde twee weken voor de datum van de activiteit wordt het bedrag van de huur toch aangerekend. Artikel 15 : Indien een waarborg wordt aangerekend dient deze minimum 2 weken op voorhand te worden betaald door middel van overschrijving op rekeningnummer 091-0178789-47 met vermelding van de naam van de zaal en/of het lokaal en de referentiecode. Indien aan voorwaarden voldaan is, wordt de waarborgsom na afloop aan de aanvrager terugbetaald. De vergoedingen, bepaald in E , art. 16 en art. 17 kunnen van de waarborgsom afgehouden worden, onverminderd de mogelijkheid om toegebrachte schade na schatting door een deskundige in rekening te brengen aan de aanvrager.

4

REGLEMENT OP HET GEBRUIKEN VAN DE ZALEN EN LOKALEN E. AANSPRAKELIJKHEID Artikel 16 : De aanvrager is wegens het gebruik aansprakelijk voor alle veroorzaakte schade. Hij dient te zorgen voor het rein houden van de gebruikte lokalen en zalen, voor het doven van de lichten en van de verwarming, voor het sluiten van de vensters en deuren, voor het uitvoeren van een preventieronde ter voorkoming van brand en ervoor te zorgen dat geen huisdieren in zalen en lokalen komen. Indien hieraan geen gevolg gegeven is, zullen de meerkosten inzake verlichting of verwarming worden aangerekend, met een minimum van €25. Artikel 17 : De gebruikte zaal dient bij het einde van de terbeschikkingstelling ontruimd en schoongemaakt te worden. Bij het in gebreke blijven, zullen de ontruiming en de schoonmaak ambtshalve door de gemeentediensten uitgevoerd worden op kosten van de aanvrager en zonder enig mogelijk verhaal van zijnentwege, met een minimum van €50 voor de lokalen en € 150 voor de zalen. Teneinde de opkuis vlot te laten verlopen worden de zalen de voormiddag na een fuif of commerciële activiteit niet verhuurd. Artikel 18 : De aanvrager dient in te staan voor de verzekering inzake eventuele tentoongestelde voorwerpen en eigen gebruikte materialen, alsook voor wat betreft de burgerlijke aansprakelijkheid. Het gemeentebestuur of de zaalverantwoordelijke kan niet worden verantwoordelijk gesteld voor verlies of diefstal van persoonlijke bezittingen van de gebruikers of voor gebeurlijke ongevallen van welke aard ook. Artikel 19 : Indien de vereniging gebreken aan de zaal niet meldt aan de zaalverantwoordelijke voor de start van de activiteit, wordt de aangebrachte schade als van de vereniging beschouwd en aangerekend. Artikel 20:  De aanvrager verbindt zich ertoe in regel te zijn met alle administratieve formaliteiten verplicht door de wetgever. Bij eenvoudig verzoek dienen zij deze documenten aan het gemeentebestuur voor te leggen. Onder deze formaliteiten wordt o.a. verstaan: gemeente- en provincietaksen, uitbatingstaksen,…  De billijke vergoeding wordt door de gemeente betaald voor activiteiten met dans. Uitzonderingen hierop:  de polyvalente zaal in de Klerkenstraat: hier wordt de billijke vergoeding betaald voor activiteiten met drank, maar zonder dans.  De sporthal in de Klerkenstraat: hier betaalt de aanvrager de billijke vergoeding  De sabamvergoeding wordt door de gemeente betaald voor zover het gaat om kostenloze mechanische muziekuitvoeringen ter gelegenheid van activiteiten zonder winstgevend doel en dit voor zover er geen toegangsgeld wordt gevraagd. Bij filmvertoningen, toneelopvoeringen, activiteiten waarvoor toegangsgeld wordt gevraagd en activiteiten die opgeluisterd worden door een

5

REGLEMENT OP HET GEBRUIKEN VAN DE ZALEN EN LOKALEN orkest dient de aanvrager zelf de activiteit te melden bij Sabam en het verschuldigde bedrag te betalen.

F. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 21 : Het College beslist in alle niet binnen dit reglement bepaalde gevallen en kan eventuele uitzonderingen op het reglement toestaan. Uitzonderingsmaatregelen worden schriftelijk aangevraagd aan het College van Burgemeester en Schepenen, Kasteelstraat 1 te 8920 Langemark-Poelkapelle. Het College van Burgemeester en schepenen behoudt zich het recht om bepaalde activiteiten te weigeren. Artikel 22 : Indien misbruiken op het reglement worden vastgesteld, wordt de aanvrager geschorst van het gebruik van de zalen voor een termijn die door het College van Burgemeester en Schepenen wordt bepaald, met een maximale schorsing tot het niet meer toelaten van de aanvrager in kwestie. Artikel 23 : De zalen of de lokalen kunnen niet worden doorverhuurd aan derden. Doorverhuring geeft aanleiding tot schorsing. Artikel 24 : Aankondigingen, prijslijsten e.d. dienen uitsluitend op de daartoe voorziene prikborden te worden aangebracht. Artikel 25 : In de zalen of lokalen kan geen toegangsgeld of vergoeding worden gevraagd om de toiletten te gebruiken, met uitzondering van megafuiven. In andere gevallen zijn de toiletten openbaar. Artikel 26 : Het is de huurder toegestaan om dranken te verkopen binnen de zaal of het lokaal. Er worden door de gebruiker wel maatregelen genomen om de vloer net te houden. Artikel 27 : Om de vloer niet te beschadigen is het ten strengste verboden om met wagens, heftrucks, e.d. in de gebruikte accommodatie te rijden. Bakken, podiumelementen, e.d. kunnen op geen enkel ogenblik verplaatst worden zonder deze op te tillen.

G.

TARIEVEN

CATEGORIE 1 :  Activiteiten en vergaderingen van het gemeentebestuur en OCMW;  Activiteiten en vergaderingen van de gemeentelijke adviesraden;

6

REGLEMENT OP HET GEBRUIKEN VAN DE ZALEN EN LOKALEN 

Activiteiten en vergaderingen tijdens de schooluren, niet-commerciële activiteiten buiten de schooluren en schoolfeesten van de scholen van de gemeente;

CATEGORIE 2 :  Activiteiten en vergaderingen van de verenigingen erkend en/of gesubsidieerd door de gemeente;  Activiteiten en vergaderingen van de politieke partijen vertegenwoordigd in de gemeenteraad en hun geledingen;  De scholen van de gemeente voor wat betreft commerciële activiteiten (met uitzondering van de schoolfeesten);  Fuiven;  Megafuiven CATEGORIE 3 :  Verenigingen buiten de gemeente. Deze verenigingen dienen voor het eerste gebruik een toestemming te verkrijgen door het College van Burgemeester en Schepenen. De daarna volgende aanvragen gebeuren cf. art 6 van het reglement. Er wordt niet verhuurd aan verenigingen buiten de gemeente voor commerciële activiteiten of fuiven. CATEGORIE 4 :  Gezinnen, wonende in Langemark-Poelkapelle met de bedoeling een privéfeest te organiseren. Er wordt niet verhuurd aan privépersonen voor commerciële activiteiten of fuiven.  Vrijzinnige rouwdiensten LOKALEN : Polyvalente Zaal (Langemark) Schoolhuis (Bikschote) Bovenlokaal ’t Madointje (Madonna) Bovenlokaal De Hazebrug (Sint-Juliaan) Vergaderzaal Sportcentrum Boezingestraat (Langemark) Categorie 1 en 2 Gratis gebruik voor niet-commerciële activiteiten Categorie 3 € 10,00 per gebruik Categorie 4 € 25,00 per gebruik LOKAAL : ’t Klasje (Poelkapelle) – zonder keuken Categorie 1 en 2 Gratis gebruik voor niet-commerciële activiteiten Categorie 3 € 40,00 per gebruik Categorie 4 Privéfeesten € 100,00 per gebruik Vrijzinnige rouwdiensten € 25,00 per gebruik ZALEN : Den Tap (Langemark) Poelkring (Poelkapelle) Mariazaal (Bikschote) ’t Madointje (Madonna) De Hazebrug (Sint-Juliaan) Categorie 1 :

7

REGLEMENT OP HET GEBRUIKEN VAN DE ZALEN EN LOKALEN Niet-commerciële activiteiten Commerciële activiteiten Fuiven Categorie 2 : Niet-commerciële activiteiten of minder dan 10 activiteiten per jaar door dezelfde vereniging Van 10 tot 20 nietcommerciële activiteiten door dezelfde vereniging op jaarbasis Van 20 tot 30 nietcommerciële activiteiten door dezelfde vereniging op jaarbasis Meer dan 30 nietcommerciële activiteiten door dezelfde vereniging op jaarbasis Commerciële activiteiten Commerciële activiteiten in Sporthal Den Tap Fuiven Megafuiven Categorie 3 : Niet-commerciele actviteiten

Categorie 4 : Privéfeesten Vrijzinnige rouwdiensten

Gratis Gratis Gratis € 15 per gebruik

Forfaitair bedrag van € 100

Forfaitair bedrag van € 175

Forfaitair bedrag van € 225

€ 40 per gebruik € 150 per gebruik € 200 + waarborg van € 250 € 500 + waarborg van € 250 Voor alle verenigingen buiten de gemeente wordt 200% van de gebruikelijke prijzen, geldend bij categorie 2 aangerekend. De zaal wordt niet verhuurd voor commerciële activiteiten of fuiven aan categorie 3 € 200,00 per gebruik. De zaal wordt niet verhuurd voor commerciële activiteiten of fuiven aan categorie 4 € 25 per gebruik

Artikel 28: De tarieven gelden per gebruik, uitgezonderd voor de fuiven, indien de gebruikte tijd voor het klaarzetten van de zaal (max ½ dag) en de opkuis van de zaal (max ½ dag) vooraf werden bepaald op het aanvraagformulier. Zoniet worden bijkomende huurgelden gevraagd aan het tarief van de commerciële activiteiten in de zaal. Artikel 29: Indien fuiven, commerciële activiteiten of privéfeesten onder een andere noemer werden aangevraagd en nadien blijkt dat de activiteit onder 1 van deze categorieën valt, vordert het college dubbel huurgeld (volgens cat. privé, fuif, commercieel) van de gebruiker.

H. CAPACITEIT

8

REGLEMENT OP HET GEBRUIKEN VAN DE ZALEN EN LOKALEN Artikel 30: Het maximum aantal toegelaten personen staat geafficheerd aan de inkom van elke zaal en lokaal. Deze kunnen onder geen enkel beding worden overschreden.

9