GEBRUIKERSREGLEMENT OP HET HUREN VAN GEMEENTELIJKE LOKALEN EN TERREINEN

Gemeentebestuur Lovendegem – Kerkstraat 45 – www.lovendegem.be –[email protected]

GEBRUIKERSREGLEMENT OP HET HUREN VAN GEMEENTELIJKE LOKALEN EN TERREINEN ALGEMENE BEPALINGEN 1. Toepassingsgebied Onverminderd eventuele bijzondere bepalingen is dit gebruikersreglement van toepassing op: • • • • • • • • • • • • • • •

Sportzaal, cafetaria en kleedkamers sporthal Lovendegem, Sportstraat 24; Polyvalente zaal Lovendegem, Sportstraat 24; B-kantine, Sportstraat 24; Bol- en petanquebanen, Sportstraat 24; Voetbalterreinen A, B, C, D en kleedkamers polyvalente zaal, Sportstraat 24; Tennisterreinen 1, 2, 3, 4 en clublokaal, Sportstraat 24; Voetbalterrein en kleedkamers Vinderhoute, Neerstraat 45; Polyvalente zaal, vergaderzaal en voetbalkantine Vinderhoute, Neerstraat 45; Gemeentemagazijn, Kasteeldreef 88; Kerkelare, Kerkelare 21; Turnzaal GBS Eeksken, Eeksken 29; Refter GBS Vinderhoute, Vredesdreef 18-20; Raadzaal OCMW-gebouw, Kasteeldreef 72; Tempelhof, Tulpenstraat 11; Chalet Rozenhoed, Rozenhoed z/n.

2. Huurprijs en waarborg §1. De huurprijzen, waarborgen en vrijstellingen zijn vastgesteld in het retributiereglement op het huren van gemeentelijke lokalen en terreinen. Onderhuur of overdracht van huur van het gehuurde goed is verboden. §2. Betaling van de huurprijs en waarborg dient te gebeuren binnen de vervaltermijn voorzien op de factuur (in principe factuurdatum + 30 dagen). Bij laattijdige betaling wordt een aanmaning gestuurd en wordt een toeslag van € 10 voor administratiekosten aangerekend. Bij afhaling van de sleutel wordt de factuur en het betalingsbewijs voorgelegd. Er geldt een afwijkende regeling voor reservaties van minder dan 30 dagen voor de huurdatum. In dat geval dient de betaling van de waarborg in contanten te gebeuren bij afhaling van de sleutel. §3. De waarborg wordt binnen de 15 dagen na aflopen van de huurovereenkomst en na controle van de staat van het gehuurde goed (die ten laatste twee dagen na beëindigen van de overeenkomst gebeurt) terugbetaald.

GR 03.05.2015

Pagina 1 van 17

§4. Indien na gebruik wordt vastgesteld dat het gehuurde goed niet of onvoldoende gereinigd werd, afval(zakken) achtergelaten werd(en) of beschadigingen zijn gebeurd, kan de waarborg gedeeltelijk of volledig ingehouden worden, als compensatie voor het kuisen en/of de herstellingen. Indien het inhouden van de waarborg onvoldoende is om alle kosten en/of schade van de gemeente te dekken, kan er een bijkomende kostennota en/of bijkomend schadebestek opgemaakt worden. Ook bij niet-naleving van de bepalingen van dit gebruikersreglement en/of de aanvullende huishoudelijke reglementen en/of richtlijnen kan de waarborg gedeeltelijk of volledig ingehouden worden. Indien de huurder niet akkoord gaat met de inhouding van de waarborg, kan hij hiertegen binnen de 15 dagen na kennisgeving van de beslissing bezwaar aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen.

3. Billijke vergoeding en SABAM §1. De billijke vergoeding is ten laste van de huurders, behalve indien dit anders is aangegeven in het retributiereglement op het huren van gemeentelijke lokalen en terreinen. §2. SABAM is steeds ten laste van de huurder.

4. Aanvraag en annulering §1. Aanvragen worden steeds met de voorziene formulieren gericht aan het college van burgemeester en schepenen. Indien de aanvrager of de gebruiker een openstaand saldo heeft bij het gemeentebestuur, worden nieuwe aanvragen niet behandeld. §2. De aanvragen, alsook alle verdere administratieve afhandeling, worden behandeld door: Dienst Bevolking voor: • Gemeentemagazijn; • Zaal Kerkelare; • Turnzaal GBS Eeksken; • Refter GBS Vinderhoute; • Raadzaal OCMW-gebouw; • Tempelhof; • Chalet Rozenhoed. Dienst Sport voor: • Sportzaal, cafetaria en kleedkamers sporthal Lovendegem; • Polyvalente zaal Lovendegem; • B-kantine; • Bol- en petanquebanen; • Voetbalterreinen A, B, D & kleedkamers polyvalente zaal; GR 03.05.2015

Pagina 2 van 17

• • •

Tennisterreinen 1, 2, 3, 4 en clublokaal; Voetbalterrein en kleedkamers Vinderhoute; Polyvalente zaal, vergaderzaal en voetbalkantine Vinderhoute.

§3. De aanvragen kunnen ingediend worden: • Voor verenigingen van Lovendegem: ten vroegste 1 jaar voor aanvangsdatum van de huurovereenkomst. • Voor particulieren en verenigingen van buiten Lovendegem: ten vroegste 6 maanden voor aanvangsdatum van de huurovereenkomst. Teneinde het polyvalente karakter van de polyvalente zalen in Lovendegem en Vinderhoute te vrijwaren, kunnen deze lokalen, behalve op de dagen vastgelegd door de voetbalkalender, door de voetbalverenigingen ten vroegste 6 maand voor een door hen ingerichte activiteit worden vastgelegd. Uitzondering wordt gemaakt voor jaarlijks weerkerende activiteiten. §4. Eventuele annulering van een huurovereenkomst moet, tenzij in geval van overmacht, uiterlijk 7 kalenderdagen voor de datum van de huur gebeuren, zoniet blijft de huurprijs verschuldigd. Ook bij gratis gebruik is tijdige annulering verplicht, zoniet kan de basishuurprijs aangerekend worden.

5. Staat van het gehuurde goed §1. Voor de ingebruikname controleert de huurder de staat van het gehuurde goed. Indien voor de ingebruikname geen opmerkingen worden gemaakt, wordt aangenomen dat het gehuurde goed zich in een perfecte staat van onderhoud bevond op het ogenblik van de ingebruikname. Indien de huurder wel opmerkingen heeft over de staat van gehuurde goed, dient hij het nodige bewijsmateriaal te verzamelen (vb. foto’s) en ze bezorgen aan het college van burgemeester en schepenen. §2. Bij het verlaten van het gehuurde goed wordt dit in een perfecte staat van onderhoud achtergelaten. Het opruimen moet uiterlijk bij het verstrijken van de huurperiode gebeurd zijn. Behalve indien anders vermeld, dient de huurder zelf in te staan voor poetsmateriaal, afvalzakken, handdoeken, etc. Toiletpapier wordt door het gemeentebestuur ter beschikking gesteld. Onder ‘perfecte staat van onderhoud’ wordt minstens – doch geenszins limitatief – begrepen: • De gebruikte materialen (vb. glazen) zijn gewassen en afgedroogd, het sanitair is gereinigd en de vuilnisbakken zijn leeggemaakt; • Het afval is door de huurder meegenomen; • De vloer is proper. De lokalen zijn geveegd, geschuurd en/of gedweild (naargelang de mate van bevuiling); • Het (gebruikte) meubilair staat terug op de oorspronkelijke plaats; • Etc. GR 03.05.2015

Pagina 3 van 17

6. Drankafname In alle gemeentelijke zalen is de drankafname vrij. De levering en integrale ophaling van de dranken door een drankenhandelaar dient steeds te gebeuren in overleg met de beherende gemeentelijke dienst.

7. Bereiding van warme voedingswaren Voor de hiernavolgende zalen is het toegelaten om warme voedingswaren te bereiden: • • • •

Polyvalente zalen Lovendegem en Vinderhoute B-kantine Lovendegem Tempelhof Chalet Rozenhoed

Het gebruik in de lokalen van installaties op gas is verboden. In de andere zalen is het verboden om warme voedingswaren te bereiden.

8. Burenhinder, muziek en veiligheid §1. Burenhinder moet zoveel mogelijk vermeden worden. Bovenmatige burenhinder is verboden. Het college van burgemeester en schepenen is gemachtigd om aan de huurder voorwaarden op te leggen om de burenhinder tot een minimum te beperken. §2. Bij activiteiten waar muziek gespeeld wordt, moeten minstens volgende maatregelen genomen worden: • Muziek na 22u is verboden. Voor de polyvalente zalen en het gemeentemagazijn kan volgende afwijking vooraf aangevraagd worden bij het college van burgemeester en schepenen: om 3u30 dient het volume verminderd te worden en mag er geen drank meer geschonken worden en ten laatste om 4u wordt de muziek afgezet en dienen alle aanwezigen, behalve de verantwoordelijke(n) en de kuisploeg, het gehuurde goed te verlaten. • Alle ramen en deuren blijven gesloten; • De aanwezigen worden aangemaand om bij het verlaten van de zaal de nachtrust van de buurt niet te verstoren. • Voor de polyvalente zaal Lovendegem is er een geluidsbegrenzer die ingeschakeld moet blijven. §3. De veiligheid in en rond het gehuurde goed moet te allen tijde verzekerd zijn. Indien nodig dienen op initiatief van de organisatoren en in overleg met het college van burgemeester en schepenen de nodige maatregelen getroffen te worden.

GR 03.05.2015

Pagina 4 van 17

9. Overige huurmodaliteiten §1. De huurder kan de sleutel(s) van het gehuurde goed afhalen bij de beherende gemeentelijke dienst, ten vroegste de werkdag voor het in huur nemen van het gehuurde goed. Het is verboden om een kopie van de sleutel te maken. De sleutel dient bij het beëindigen van de huurperiode of op een ander afgesproken tijdstip bij de beherende gemeentelijke dienst afgeleverd te worden, dan wel gedeponeerd te worden in de daartoe bestemde bus aan het gemeentehuis of het sportcomplex. §2. De accommodatie staat ter beschikking van de huurder van 10u ’s morgens tot 8u ’s anderendaags, tenzij anders bepaald. §3. Bij het verlaten van het lokalen moeten de ramen en deuren gesloten worden, de lichten gedoofd worden en moet de verwarming volgens de richtlijnen uitgeschakeld of verminderd worden. §4. De nooduitgangen moeten steeds volledig vrij blijven. §5. Het is verboden om voorwerpen (vb. affiches, decoratiemateriaal, etc.) aan de muren te bevestigen d.m.v. kleefband, duimspijkers, nagels of spelden, etc. §6. Er mogen geen goederen (vb. meubelen, koelkasten, glazen, etc.) verplaatst worden naar andere lokalen of naar buiten. §7. Er mag niet geparkeerd worden binnen de omheining van het gehuurde goed, behoudens op de daartoe voorziene parkeerplaatsen. In het geval er geen parkeerplaatsen voorzien zijn binnen de omheining van het gehuurde goed, mag er enkel tijdelijk geparkeerd worden binnen de omheining om te laden en te lossen, waarna het voertuig onmiddellijk moet verplaatst worden, of door de traiteur of de DJ. §8. Na gebruik dient de huurder de lokalen en het meubilair na te kijken op schade. Schade of gebreken moeten steeds gemeld worden aan het gemeentebestuur. §9. De huurder dient zich te onderwerpen aan de aanvullende huishoudelijke reglementen en/of richtlijnen voor de verhuurde lokalen en terreinen, die geacht worden één geheel uit te maken van dit gebruikersreglement.

10. Aansprakelijkheid en verzekeringen §1. De huurder is aansprakelijk voor alle schade die tijdens het gebruik aan of in de gehuurde lokalen wordt aangericht, behoudens voor de schade zoals vermeld onder §2. De huurdersaansprakelijkheid omvat ook de eventuele schade aangebracht aan de in het gehuurde goed aanwezige roerende goederen van het gemeentebestuur (vb. meubelen, installaties, etc.). De huurder is eveneens aansprakelijk voor het materiaal dat hij zelf in het gehuurde goed binnen brengt (vb. geluidsinstallatie).

GR 03.05.2015

Pagina 5 van 17

§2. Het gemeentebestuur heeft de nodige verzekeringen afgesloten voor de lokalen met afstand van verhaal t.o.v. de huurder. Huurders kunnen dus niet aansprakelijk gesteld worden voor schade aan het gebouw veroorzaakt door brand, storm of andere oorzaken die zijn vermeld in de brandpolis van het gebouw. Een exemplaar van de verzekeringsovereenkomst ligt ter inzage op het gemeentehuis. De huurder is evenmin aansprakelijk voor de schade als gevolg van een normaal gebruik van de lokalen of terreinen.

11. Evenementenformulier Voor elk evenement, elke festiviteit of activiteit met publiek karakter (toegankelijk voor het publiek al dan niet mits het betalen van inkomgelden) dient men, naast de voorziene formulieren voor de huur van het gehuurde goed, steeds een evenementenformulier in te dienen. Deze documenten moeten ten minste 12 weken op voorhand bezorgd worden aan het college van burgemeester en schepenen. Dit formulier is online raadpleegbaar op de website van de gemeente.

12. Niet-naleven van de voorwaarden In geval van omzeiling van de verplichtingen en/of verboden die in dit gebruikersreglement en de bijzondere bepalingen zijn opgenomen, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om, naast een inhouding van de waarborg, aan de huurder de huur van gemeentelijke infrastructuur te ontzeggen.

13. Afwijkingen op het gebruikersreglement Afwijkingen op de algemene en bijzondere bepalingen van dit gebruikersreglement zijn mogelijk, mits schriftelijke gemotiveerde toestemming van het college van burgemeester en schepenen.

BIJZONDERE BEPALINGEN KSK DE JEUGD LOVENDEGEM – Voetbalterreinen, kleedkamers en lokalen 1. Toepassingsgebied §1. Volgende installaties maken deel uit van deze overeenkomst: • • • • • • • •

het A-, B-voetbalterrein; D-terreintje tijdens de trainingsuren; de tribunes langs het A- & B-terrein; de B-kantine; de cafetaria van de sporthal; de 6 kleedkamers en scheidsrechterskleedkamers onder de polyvalente zaal; de opslagplaats voor materiaal langs het B-terrein; de polyvalente zaal en de keuken beneden.

GR 03.05.2015

Pagina 6 van 17

§2.

Het gemeentebestuur geeft deze installaties in gebruik aan KSK Lovendegem. Zij aanvaarden die tegen de voorwaarden zoals beschreven in de algemene bepalingen voor verhuur van gemeentelijke infrastructuur en de voorwaarden vervat in deze bijzondere bepalingen.

§3.

De staat van deze installaties wordt vastgesteld op basis van een door de dienst Sport opgestelde tegensprekelijke plaatsbeschrijving.

2. Huurprijs §1. Het A-, B-voetbalterrein en de bijhorende kleedkamers worden ter beschikking gesteld tegen een jaarlijkse huurprijs van € 2.500. In deze huurprijs zit het aandeel jeugdsporters reeds verrekend. §2. De B-kantine wordt ter beschikking gesteld tegen een jaarlijkse huurprijs van € 1.500. §3. De cafetaria van de sporthal wordt ter beschikking gesteld tegen een jaarlijkse huurprijs van € 1.500. §4. De polyvalente zaal wordt ter beschikking gesteld mits voorafgaandelijke aanvraag aan het college van burgemeester en schepenen en tegen de vergoeding zoals bepaald in het retributiereglement op het huren van gemeentelijke lokalen en terreinen.

3. Lasten §1. Alle kosten verbonden aan het huren van de B-kantine (water, elektriciteit, telefoon, verwarming en andere nutsvoorzieningen), de kleine herstellingen (glasbreuk, sloten, …) en alle kosten verbonden aan de uitbating van de kantine zijn ten laste van KSK Lovendegem. §2. De kosten voor verwarming, elektriciteit en stromend water in de cafetaria van de sporthal zijn ten laste van het gemeentebestuur. Alle kosten verbonden aan de uitbating van de cafetaria zijn ten laste van KSK Lovendegem. §3. Voor de kosten verbonden aan het huren van de polyvalente zaal wordt toepassing gemaakt van het gebruikersreglement op het huren van gemeentelijke lokalen en terreinen.

4. Beheer en uitbating van de voetbalterreinen §1. De jaarlijkse heraanleg van de voetbalterreinen gebeurt door het gemeentebestuur. §2. Afrijden van het gras op de voetbalterreinen is ten laste van het gemeentebestuur. Dit gebeurt in overleg tussen de terreinverantwoordelijke van de club en de dienst Infrastructuur. Alle ander dagelijks onderhoud van de terreinen (vb. verzorging terrein na elke wedstrijd, aanvullen van grond, sproeien, trekken van de lijnen, rollen, …) is ten laste van KSK Lovendegem. §3. De aanschaf van onderhoudsmateriaal en het onderhoud van de kleedkamers onder de polyvalente zaal is ten laste van KSK Lovendegem. §4. Het gemeentebestuur kan op eenvoudig verzoek en zonder tegenspraak van KSK Lovendegem gratis beschikken over de voetbalterreinen tijdens eigen organisaties. GR 03.05.2015

Pagina 7 van 17

§5. Aan KSK Lovendegem wordt de toelating verleend tot het plaatsen van publiciteit: • • • • • •

langsheen de omheining van het A- en B- voetbalterrein; achter beide doelen van A-terrein over de ganse breedte van het terrein; aan de betonnen band van de tribune van A-terrein; aan de perstribune van het A-terrein; op de muur van de staantribune van het B-terrein (zijde voetbalveld); op de ballenvangers achter de doelen van het B-terrein.

All publiciteitsdragers moeten stevig aangebracht worden, esthetisch verantwoord zijn en zo worden aangebracht dat ze opnieuw kunnen verwijderd worden zonder enige schade aan de installaties. Het plaatsen van de publiciteit zal in elk geval gebeuren in overleg met het college van burgemeester en schepenen. Het gemeentebestuur kan in geen enkel geval aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade of ongevallen veroorzaakt door gebreken aan de publiciteitsdragers, het onvakkundig aanbrengen van deze publiciteitsdragers of welkdanig feit ook dat zijn oorzaak vindt in de geplaatste publiciteitsdragers. Bij het beëindigen van de overeenkomst tussen het gemeentebestuur en KSK Lovendegem zal alle publiciteit door KSK Lovendegem worden verwijderd en zullen alle beschilderde oppervlakten zodanig in het wit overschilderd worden dat de publiciteit totaal is verdwenen. Toelating wordt eveneens verleend tot het plaatsen van vlaggenmasten en vlaggen telkens een wedstrijd van het eerste elftal plaatsvindt. Alle vlaggen en vlaggenmasten dienen na deze wedstrijd onmiddellijk te worden verwijderd.

5. Beheer en uitbating van de B-kantine §1. KSK Lovendegem is vrij om een overeenkomst af te sluiten met een drankleverancier inzake drankafname voor dezelfde duur als de met het gemeentebestuur afgesloten overeenkomst. §2. KSK Lovendegem is verplicht de tapinstallatie halfjaarlijks te laten reinigen en bezorgt spontaan de nodige bewijsstukken aan het gemeentebestuur. §3. Het reinigen van de B-kantine en alle bijhorigheden is ten laste van KSK Lovendegem. §4. Het college behoudt zich het recht voor om de kantine ter beschikking te stellen voor andere verenigingen. Bij verhuur aan andere verenigingen zal de gemeente aan KSK Lovendegem € 10 betalen per dag huur, ter compensatie van de kosten voor verwarming, elektriciteit en water.

6. Beheer en uitbating cafetaria van de sporthal §1. De uitbating van de cafetaria van de sporthal wordt toevertrouwd aan KSK Lovendegem. KSK Lovendegem verbindt er zich toe de cafetaria open te houden elke dag van 19.00 tot 24.00 uur, van maandag tot en met vrijdag gedurende de periode van 15 augustus tot en met 30 april én GR 03.05.2015

Pagina 8 van 17

telkens er “groepsactiviteiten” (gelijktijdig gebruik door minstens 8 sportbeoefenaars) plaatsgrijpen in de sporthal of op het A-terrein. Buiten deze periode kan de cafetaria door KSK Lovendegem of een andere vereniging open gehouden worden na overeenkomst met het college van burgemeester en schepenen. §2. KSK Lovendegem is vrij om een overeenkomst af te sluiten met een drankleverancier inzake drankafname voor dezelfde duur als de met het gemeentebestuur afgesloten overeenkomst. §3. KSK Lovendegem is verplicht de tapinstallatie halfjaarlijks te laten reinigen en bezorgt spontaan de nodige bewijsstukken aan het gemeentebestuur. §4. KSK Lovendegem is verplicht de nodige bier- en frisdrankglazen en tassen ter beschikking te stellen voor andere gebruikers. §5. Het reinigen van de cafetaria en de opslagplaats is ten laste van KSK Lovendegem. Het reinigen van het sanitair, de traphal en de gang is ten laste van het gemeentebestuur. §6. Het college kan de cafetaria en de uitbating ervan, zonder compensatie, ter beschikking te stellen aan andere verenigingen. §7. Tijdens de uitbating van de cafetaria mag 1 voertuig geparkeerd worden binnen de omheining van het sportcentrum. Voor het overige zijn de bepalingen betreffende parkeren uit de algemene bepalingen van dit gebruikersreglement van toepassing.

7. Beheer en uitbating polyvalente zaal §1. KSK Lovendegem heeft voorrang voor het huren van de polyvalente zaal en de bijhorende keuken op zondagnamiddag, tijdens de officiële competitiewedstrijden en wedstrijden voor de Beker van België van de 1ste ploeg. §2. KSK Lovendegem krijgt een vaste berging achter de toog ter beschikking. §3. KSK Lovendegem is vrij om een overeenkomst af te sluiten met een drankleverancier inzake drankafname voor dezelfde duur als de met het gemeentebestuur afgesloten overeenkomst. §4. KSK Lovendegem is verplicht de tapinstallatie halfjaarlijks te laten reinigen en bezorgt spontaan de nodige bewijsstukken aan het gemeentebestuur. §5. KSK Lovendegem is verplicht de nodige bier- en frisdrankglazen en tassen ter beschikking te stellen voor andere gebruikers voor evenementen tot 150 personen.

8. Duur en einde van de overeenkomst De duur van de overeenkomst is 1 jaar. Deze overeenkomst wordt stilzwijgend met 1 jaar verlengd indien door geen van beide partijen bij aangetekend schrijven is opgezegd ten laatste 3 maand vóór het verstrijken van de einddatum. De overeenkomst is niet overdraagbaar. De overeenkomst wordt van rechtswege beëindigd in geval van vereffening, faillissement, fusie of elke andere juridische of feitelijke beëindiging van de vereniging/vennootschap. GR 03.05.2015

Pagina 9 van 17

BIJZONDERE BEPALINGEN SK VINDERHOUTE – Voetbalterreinen, kleedkamers en lokalen 1. Toepassingsgebied §1. Volgende installaties maken deel uit van deze overeenkomst: • • • • •

het voetbalterrein; de kantine; de polyvalente zaal; de 4 kleedkamers en scheidsrechterkleedkamers; de opslagplaats voor materiaal.

§2.

Het gemeentebestuur geeft deze installaties in gebruik aan SK Vinderhoute. Zij aanvaarden die tegen de voorwaarden zoals beschreven in de algemene bepalingen voor verhuur van gemeentelijke infrastructuur en de voorwaarden vervat in deze bijzondere bepalingen.

§3.

De staat van deze installaties wordt vastgesteld op basis van een door de dienst Sport opgestelde tegensprekelijke plaatsbeschrijving.

2. Huurprijs §1. Het voetbalterrein en de bijhorende kleedkamers worden ter beschikking gesteld tegen een jaarlijkse huurprijs van € 2.000. In deze huurprijs zit het aandeel jeugdsporters reeds verrekend. §2. De kantine wordt ter beschikking gesteld tegen een jaarlijkse huurprijs van € 1.500. §3. De polyvalente zaal wordt gratis ter beschikking gesteld onder de voorwaarden beschreven in punt 6 van deze bijzondere bepalingen.

3. Lasten §1. Alle kosten verbonden aan het huren van de infrastructuur, alsook de kleine herstellingen (glasbreuk, sloten, …), zijn ten laste van SK Vinderhoute. §2. De kosten verbonden aan het gebruik van de terreinen, de kleedkamers en de polyvalente zaal worden geraamd op 60% van de elektriciteitsfactuur, 80% van de waterfactuur en 50% van de gasfactuur. Deze kunnen na voorlegging van de factuur worden teruggevorderd van het gemeentebestuur.

4. Beheer en uitbating van de voetbalterreinen §1. De jaarlijkse heraanleg en het dagelijks onderhoud van de voetbalterreinen zijn ten laste van SK Vinderhoute. Het dagelijkse onderhoud van de bijhorende kleedkamers is ten laste van SK Vinderhoute. De aanschaf van (onderhouds)materialen voor deze terreinen is ten laste van SK Vinderhoute. GR 03.05.2015

Pagina 10 van 17

§2. Het gemeentebestuur zal voor hetgeen onder §1 wordt vermeld, een jaarlijkse toelage van € 6.000 uitbetalen. §3. Het gemeentebestuur kan op eenvoudig verzoek en zonder tegenspraak van SK Vinderhoute gratis beschikken over de voetbalterreinen tijdens eigen organisaties. Hierbij mag de dagelijkse werking van SK Vinderhoute niet gehinderd worden. §4. Aan SK Vinderhoute wordt de toelating verleend tot het plaatsen van publiciteit: • langsheen de omheining van het voetbalterrein; • achter beide doelen over de ganse breedte van het terrein. All publiciteitsdragers moeten stevig aangebracht worden, esthetisch verantwoord zijn en zo worden aangebracht dat ze opnieuw kunnen verwijderd worden zonder enige schade aan de installaties. Het plaatsen van de publiciteit zal in elk geval gebeuren in overleg met het college van burgemeester en schepenen. Het gemeentebestuur kan in geen enkel geval aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade of ongevallen veroorzaakt door gebreken aan de publiciteitsdragers, het onvakkundig aanbrengen van deze publiciteitsdragers of welkdanig feit ook dat zijn oorzaak vindt in de geplaatste publiciteitsdragers. Bij het beëindigen van de overeenkomst tussen het gemeentebestuur en SK Vinderhoute zal alle publiciteit door SK Vinderhoute worden verwijderd en zullen alle beschilderde oppervlakten zodanig in het wit overschilderd worden dat de publiciteit totaal is verdwenen. Toelating wordt eveneens verleend tot het plaatsen van vlaggenmasten en vlaggen telkens een wedstrijd van het eerste elftal plaatsvindt. Alle vlaggen en vlaggenmasten dienen na deze wedstrijd onmiddellijk te worden verwijderd.

5. Beheer en uitbating van de kantine §1. SK Vinderhoute is vrij om een overeenkomst af te sluiten met een drankleverancier inzake drankafname voor dezelfde duur als de met het gemeentebestuur afgesloten overeenkomst. §2. SK Vinderhoute is verplicht de tapinstallatie halfjaarlijks te laten reinigen en bezorgt spontaan de nodige bewijsstukken aan het gemeentebestuur.. §3. Het reinigen van de kantine en alle bijhorigheden is ten laste van SK Vinderhoute. §4. Het college behoudt zich het recht voor om de cafetaria en de uitbating ervan, zonder compensatie, ter beschikking te stellen aan andere verenigingen. SK Vinderhoute heeft tijdens trainingen en thuiswedstrijden voorrang op andere verenigingen.

6. Beheer en uitbating polyvalente zaal

GR 03.05.2015

Pagina 11 van 17

§1. SK Vinderhoute mag de vergaderzaal en polyvalente zaal, wanneer deze niet gehuurd zijn door een andere vereniging of particulier, gebruiken in het kader van trainingen en thuiswedstrijden. Voor andere activiteiten moet SK Vinderhoute deze zaal ook reserveren zoals bepaald in de algemene bepalingen. §2. SK Vinderhoute heeft voorrang op het gebruik van de polyvalente zaal en de vergaderzaal voor de traditionele receptie naar aanleiding van de thuiswedstrijden van de 1ste ploeg. §3. SK Vinderhoute verbindt zich ertoe volgende taken op zich te nemen betreffende de polyvalente zaal en de vergaderzaal: • Algemeen toezicht; • Melding reparaties; • Plaatsen van wc papier en propere handdoeken; • De nodige bier- en frisdrankglazen en tassen ter beschikking stellen voor andere gebruikers voor evenementen tot 60 personen; • Andere huurders helpen wanneer ze gebruik maken van de zaal (glazen ter beschikking stellen, …); • De verwarming aan- en uitzetten; • Toezicht houden op de apparatuur aanwezig in de zaal; • Verwijderen en eventueel terugbezorgen van vergeten materiaal aan de desbetreffende eigenaar; • De buitenomgeving rein houden; • Schoonmaken van de ruiten; • Toezicht houden op de afhaling van het leeggoed door de drankenhandelaar. 7. Duur en einde van de overeenkomst De duur van de overeenkomst is 1 jaar. Deze overeenkomst wordt stilzwijgend met 1 jaar verlengd indien door geen van beide partijen bij aangetekend schrijven is opgezegd ten laatste 3 maand vóór het verstrijken van de einddatum. De overeenkomst is niet overdraagbaar. De overeenkomst wordt van rechtswege beëindigd in geval van vereffening, faillissement, fusie of elke andere juridische of feitelijke beëindiging van de vereniging/vennootschap.

BIJZONDERE BEPALINGEN TC LOVENDEGEM – Tennisterreinen 1. Toepassingsgebied §1. Volgende installaties maken deel uit van deze bepalingen: • • • •

4 tennisterreinen met verlichting en 1 minitennisterrein en alle toebehoren gelegen op het gemeentelijke sportcomplex, Sportstraat 24, Lovendegem; De bergruimte onder de trap van de sporthal die toegang verleent tot de cafetaria; De voorziene sanitaire installaties (douches en toiletten) van de sporthal; Het clublokaal met bijhorende berging.

GR 03.05.2015

Pagina 12 van 17

§2. Het gemeentebestuur geeft deze installaties in gebruik aan Tennisclub Lovendegem. Zij aanvaarden die tegen de voorwaarden zoals beschreven in de algemene bepalingen voor verhuur van gemeentelijke infrastructuur en de voorwaarden vervat in deze bijzondere bepalingen. §3. De staat van deze installaties wordt vastgesteld op basis van een door de dienst Sport opgestelde tegensprekelijke plaatsbeschrijving.

2. Huurprijs en waarborg §1. De tennisterreinen worden ter beschikking gesteld tegen een jaarlijkse huurprijs van €5.000. In deze huurprijs zit het aandeel jeugdsporters reeds verrekend. §2. Het clublokaal wordt ter beschikking gesteld tegen een jaarlijkse huurprijs van € 1.250.

3. Lasten §1. De kosten voor elektriciteit en andere lasten verbonden aan de uitbating van het clubhuis zijn ten laste van Tennisclub Lovendegem. §2. De kosten voor stromend water op de terreinen en in het clubhuis zijn ten laste van het gemeentebestuur.

4. Beheer §1. De jaarlijkse heraanleg en het dagelijks onderhoud van de terreinen is ten laste van Tennisclub Lovendegem. De verenging zal zelf instaan voor de (onderhouds)materialen voor deze terreinen. De machinale rol van de gemeente wordt in bruikleen gegeven aan Tennisclub Lovendegem. Het onderhoud en de aanschaf van het onderhoudsmateriaal voor het clublokaal is ten laste van Tennisclub Lovendegem. §2. Het gemeentebestuur zal voor hetgeen onder §1 wordt vermeld, een jaarlijkse toelage van € 5.600 aan de vereniging uitbetalen. §3. Aan Tennisclub Lovendegem wordt de toelating verleend tot het plaatsen van publiciteit rond de tennisterreinen. §4. Het plaatsen en onderhouden van de publiciteit moet gebeuren in overleg met het college van burgemeester en schepenen. §5. Het onderhoud en de aanschaf van het onderhoudsmateriaal van de kleedkamers in de sporthal is ten laste van het gemeentebestuur.

5. Uitbating van de terreinen

GR 03.05.2015

Pagina 13 van 17

§1. Tennisclub Lovendegem zal een huishoudelijk reglement opstellen voor de tennisterreinen dat ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Dit huishoudelijk reglement zal voor alle gebruikers van de terreinen van toepassing zijn, zowel voor de leden als de niet-leden, zowel voor de inwoners als de niet-inwoners van Lovendegem. §2. Leden van de tennisvereniging mogen gratis gebruik maken van de terreinen. Voor het gebruik van de terreinen door niet-leden mag de tennisvereniging aan de inwoners van Lovendegem een tarief vragen van € 10/u. Niet-inwoners van Lovendegem betalen het dubbele tarief. §3. Tennisclub Lovendegem zal steeds één terrein ter beschikking stellen aan niet-leden. §4. Het gemeentebestuur kan op eenvoudig verzoek en zonder tegenspraak van Tennisclub Lovendegem gratis beschikken over de tennisterreinen voor tennisactiviteiten tijdens eigen organisaties. Het is evenwel niet de bedoeling dat de gemeentelijke dienst Sport tennislessen zal organiseren. §5. De bepalingen van §3 & 4 zijn niet van toepassing op de dagen van interclubwedstrijden en tornooien.

6. Uitbating van het clubhuis §1. TC Lovendegem is vrij om een overeenkomst af te sluiten met een drankleverancier inzake drankafname voor dezelfde duur als de met het gemeentebestuur afgesloten overeenkomst. De inrichting van het lokaal is ten laste van Tennisclub Lovendegem. §2. Op gemotiveerd verzoek moet het clublokaal ook ter beschikking worden gesteld aan het gemeentebestuur. §3. Het clublokaal is verzekerd met afstand van verhaal tegenover Tennisclub Lovendegem. De Tennisclub dient zelf in te staan voor het verzekeren van de inhoud.

7. Duur en einde van de overeenkomst De overeenkomst wordt afgesloten voor de duur van 1 jaar. Deze overeenkomst wordt stilzwijgend met 1 jaar verlengd indien door geen van beide partijen bij aangetekend schrijven is opgezegd ten laatste 3 maand vóór het verstrijken van de einddatum. De overeenkomst is niet overdraagbaar. De overeenkomst wordt van rechtswege beëindigd in geval van vereffening, faillissement, fusie of elke andere juridische of feitelijke beëindiging van de vereniging/vennootschap.

BIJZONDERE BEPALINGEN BOL- EN PETANQUEBANEN 1. Doel van de activiteit

GR 03.05.2015

Pagina 14 van 17

De bol- en petanquebanen kunnen enkel gehuurd worden voor activiteiten specifiek bedoeld in deze zaal, zijnde bollen en petanquen. 2. Onderhoud §1. De huurder van de bol- en petanquebanen is verantwoordelijk voor het onderhoud na gebruik, behoudens indien hierna anders wordt vermeld. §2. Onderhoud bolbanen Occasionele gebruikers dienen niet zelf in te staan voor het onderhoud van de bolbanen. Zij betalen € 10 aan de vaste onderhoudsploeg. Dit bedrag wordt afgetrokken van de borg en door de dienst Sport aan de onderhoudsploeg bezorgd. Niet-occasionele gebruikers dienen zelf in te staan voor het onderhoud, volgens onderstaande richtlijnen: • Opvullen van putjes dit zowel tijdens als na het spel; • Effenen van de banen met een aftrekker; • Oppervlakkig en lichtjes slepen met achterzijde van veegborstel; • Rollen van de banen met de voorziene wals. • Bij het effenen en vegen van de bolbaan moet vermeden worden dat de aan de randen opgehoopte keitjes terug op het spelvlak komen te liggen. Er wordt door het gemeentebestuur materiaal ter beschikking gesteld in de berging. §3. Onderhoud petanquebanen De gebruiker dient zelf in te staan voor het onderhoud van de petanquebanen, volgens onderstaande richtlijnen: • Effen harken van de banen; • Steentjes die op de tegelvloer terecht zijn gekomen terug in de bak vegen. Er wordt door het gemeentebestuur materiaal ter beschikking gesteld in de berging. §4. Onderhoud nevenaccommodatie De gebruiker dient zelf in te staan voor het onderhoud van de petanquebanen, volgens onderstaande richtlijnen: • Afwassen, afdrogen en opbergen van flesjes, glazen, … ; • De toog grondig afwassen en afdrogen; • Uitvegen en dweilen van de bezoekersruimte (het vuil wordt niet in de bolbanen geveegd); • Proper maken sanitair; • Afkuisen en schikken van tafels en stoelen; • Het afval, leeggoed, … moet meegenomen worden door de gebruiker van de zaal; • Vuilzakken worden door de gebruikers naar huis meegenomen en kunnen niet in of aan het lokaal achtergelaten worden. Gemeentelijke huisvuilzakken kunnen eventueel aan de dienst Sport afgegeven worden. De gebruiker dient zelf het nodige poetsmateriaal mee te brengen..

GR 03.05.2015

Pagina 15 van 17

§5. De gemeentelijke dienst Sport staat in voor het grondig wekelijks onderhoud van de toiletten en inkomhal.

BIJZONDERE BEPALINGEN GEMEENTEMAGAZIJN Deze locatie kan enkel gehuurd worden tussen 16 maart en 10 november, mits schriftelijke toestemming van het college van burgemeester en schepenen.

BIJZONDERE BEPALINGEN TURNZAAL GBS EEKSKEN Deze locatie kan enkel gehuurd worden mits schriftelijke toestemming van het college van burgemeester en schepenen.

BIJZONDERE BEPALINGEN REFTER GBS VINDERHOUTE Deze locatie kan enkel gehuurd worden mits schriftelijke toestemming van het college van burgemeester en schepenen.

BIJZONDERE BEPALINGEN RAADZAAL OCMW-GEBOUW Deze locatie kan gehuurd worden voor culturele en socio-culturele activiteiten en voor vergaderingen, voor zover er op dat ogenblik geen reservaties zijn opgenomen in de interne kalender van het gemeentebestuur. Het opdienen van ontbijt en koud buffet is toegelaten. Het opdienen van warme maaltijden is niet toegelaten. De keuken, inclusief vaatwas, microgolfoven en koelkast, kan gebruikt worden, maar de huurder zorgt er voor dat deze zich uiterlijk bij het verstrijken van de huurperiode opgeruimd is en zich terug in de oorspronkelijke staat bevindt. Het gebruik van de projectie- en geluidsinstallatie is enkel toegelaten mits schriftelijke toestemming van de bevoegde dienst en als er bevoegd gemeente- en/of OCMW-personeel of een lid van het college van burgemeester en schepenen aanwezig is of uitleg heeft verschaft.

BIJZONDERE BEPALINGEN TEMPELHOF Deze locatie kan gehuurd worden tot 24u. Na ieder gebruik dient de huurder een checklist in te vullen. Deze checklist wordt meegegeven bij het afhalen van de sleutel en terug bezorgd bij het afgeven van de sleutel.

GR 03.05.2015

Pagina 16 van 17

BIJZONDERE BEPALINGEN CHALET ROZENHOED Deze locatie kan door erkende verenigingen voor ledenactiviteiten zonder versterkte muziek gehuurd worden tot 22u (einde activiteit om 21u30). Buiten is geen muziek toegestaan. Om warme voedingswaren te bereiden, mag er enkel gebruik gemaakt worden van het aanwezige elektrisch fornuis.

GR 03.05.2015

Pagina 17 van 17