1
Reglement op het gebruik van de tent en het sanitair in het gemeentelijk domein de Ghellinck
Beschrijving van de infrastructuur Art.1.
Dit reglement is van toepassing op het gebruik van de tent en het sanitair in het gemeentelijk domein de Ghellinck, hierna “infrastructuur” genoemd. De bepalingen zoals voorzien in het aanvullend politiereglement omtrent de toegankelijkheid in het gemeentelijk domein zullen eveneens strikt nageleefd worden. Het politiereglement bevindt zich aan de ingangen van het domein de Ghellinck, ter hoogte van de parking en de Kortrijkstraat. Het gebruik van de ommuurde tuin dient afzonderlijk aangevraagd te worden.
Aanvraagprocedure Art.2.
Het gebruik wordt door de vereniging minstens drie maanden vooraf schriftelijk of elektronisch aangevraagd, enkel via het reservatieformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het gemeentebestuur. Elke reservering kan maximum 1 jaar vóór de activiteit worden ingediend. Verenigingen van buiten de gemeente kunnen maximum 6 maanden vooraf reserveren. De aanvraag vermeldt o.a. de naam, het volledige adres, het e-mailadres en het GSM-nr. van de persoon die tijdens het gebruik als verantwoordelijke zal optreden, toezicht zal uitoefenen en als een goede huisvader zal zorgen voor de ter beschikking gestelde infrastructuur.
Toegelaten gebruikers en activiteiten Art.3.
De infrastructuur mag alleen gebruikt worden nadat het college van burgemeester en schepenen schriftelijk of elektronisch toelating heeft gegeven, na betaling van de verschuldigde vergoedingen (gebruiksvergoeding, waarborg, billijke vergoeding, enz. …) en na het overhandigen van de noodzakelijke documenten (verzekeringsbewijs (art.26), bewijs i.v.m. de billijke vergoeding (art.21), …). Tijdens het vakantiespeelplein en de sportkampen wordt normaliter geen gebruik van de infrastructuur toegelaten.
Art.4.
Toelatingen kunnen enkel verleend worden aan de in de gemeente gevestigde verenigingen, die als dusdanig gekend zijn bij de jeugd-, sport-, senioren- of cultuurraad en die een actieve werking hebben in de gemeente. Verenigingen van buiten de gemeente, waarvan inwoners van Wortegem-Petegem lid zijn, kunnen mits betaling van een gebruiksvergoeding eveneens gebruik maken van de infrastructuur. Afwijkingen hiervan zullen het voorwerp uitmaken van een beslissing van het college van burgemeester en schepenen. Scholen kunnen voor hun didactische lessen en activiteiten gebruik maken van de infrastructuur. De toelating tot het gebruik van de infrastructuur kan niet aan derden of andere verenigingen overgedragen worden.
Art.5.
Het gebruik van de infrastructuur voor particuliere doeleinden of activiteiten, die vallen buiten de normale activiteiten en randactiviteiten van de vereniging, wordt niet toegelaten.
Art.6.
In de infrastructuur zijn bal- en andere werpspelen niet toegelaten. Huisdieren zijn niet toegelaten.
2 Begin en einde van het gebruik Art.7.
De sleutelset van de infrastructuur, de sleutel van de container en de zender(s) voor de automatische slagbomen worden uitsluitend afgehaald in het gemeentehuis tijdens de openingsuren. De infrastructuur kan ter beschikking gesteld worden vanaf twee werkdagen vóór het gebruik, voor zover zij niet bezet is.
Art.8.
De gebruikers verklaren de infrastructuur in goede orde te ontvangen. Opmerkingen dienen schriftelijk gemeld te worden aan het gemeentebestuur vóór de start van de activiteit.
Art.9
Een inventaris van de aanwezige roerende goederen hangt ter inzage in de kast aan de toog. De gebruiker kijkt bij het betreden van de tent na of alle materiaal aanwezig is en in goede staat verkeert. Eventuele tekortkomingen of gebreken worden onmiddellijk gemeld aan de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke. Indien bij ingebruikname geen bezwaar gemaakt wordt tegen de inhoud ervan, wordt verondersteld dat de vereniging ermee instemt.
Art.10. De gebruikers dienen de infrastructuur met zorg te gebruiken en in goede orde verlaten. Na gebruik wordt de infrastructuur door de vereniging opgeruimd en gereinigd vóór 12.00 uur op de dag volgend op de activiteit. Onder reinigen wordt verstaan, het dweilklaar maken van de gebruikte infrastructuur. Een door het gemeentebestuur aangeduide schoonmaakfirma staat in voor de verdere schoonmaak. Elke vereniging brengt haar poetsgerief mee. Indien de infrastructuur niet in goede orde werd verlaten, zal de waarborg kunnen worden ingehouden. De controle zal gebeuren door een door de gemeente aangeduide verantwoordelijke. Art.11. Het eventuele vergelijkbaar huishoudelijk afval wordt verzameld in plastic- of papierzakken en kan geborgen worden in de afvalcontainer(s) die opgesteld staa(t)(n) naast de tent. Deze container(s) m(a)(o)g(en) in geen enkel geval verplaatst worden. Afval dat naast de container(s) geplaatst wordt, zal aangerekend worden volgens de prijs van een 2de container, zijnde 100,00 euro. Dit bedrag zal worden afgehouden van de waarborg. Flessen, glas, glazen en bokalen zijn in de afvalcontainer(s) niet toegelaten en worden gedeponeerd in een gemeentelijke glasbol of op het gemeentelijk containerpark tijdens de openingsuren. De gebruikers staan zelf in voor de verwijdering van alle afval. Art.12. De tafels en stoelen worden na elk gebruik gereinigd en gestapeld in de daartoe voorziene transportcontainers. De containers worden gerangschikt volgens de daartoe ter plaatse aangeduide richtlijnen. Art.13. Huisraad De gebruikte glazen, schenkborden, enz... worden zorgvuldig afgewassen en weggeborgen in de daartoe bestemde kasten. Gebruikte frigo’s worden zorgvuldig uitgewassen en gedroogd. Bij gebruik van de tapinstallatie worden de leidingen grondig gespoeld met water. De gebruiker staat zelf in voor het aanbrengen van bijkomend materiaal indien het in de tent aanwezige materiaal ontoereikend is. Toiletpapier dient door de vereniging zelf voorzien te worden.
3 Tarieven, waarborgen, SABAM, billijke vergoedingen en andere kosten Art.14. Vergoedingen, waarborgen en andere kosten (schoonmaak, container,…) worden minstens 14 dagen vóór de activiteit gestort op het rekeningnummer 091-0003393-27 (IBAN : BE48 0910 0033 9327 – BIC : GKCCBEBB) van het gemeentebestuur met vermelding van de datum van de activiteit. De toelating is afhankelijk van de betaling van de vergoedingen, waarborgen en andere kosten. Art.15. De door de jeugd-, sport-, senioren- of cultuurraad gekende verenigingen kunnen gratis gebruik maken van de infrastructuur. Voor het schoonmaken van de tent en het sanitair wordt een vergoeding aangerekend van 150,00 euro. Art.16. Verenigingen van buiten de gemeente, die overeenkomstig de bepalingen van art. 4 gebruik maken van de infrastructuur, betalen een gebruiksvergoeding van 500,00 euro. De gebruiksvergoeding wordt met 250,00 euro verhoogd voor het schoonmaken van de tent en het sanitair. Art.17. Voor het gebruik van de infrastructuur wordt door alle gebruikers een waarborgsom betaald van 250,00 euro. De waarborgsom wordt vrijgegeven na controle door een door de gemeente aangestelde verantwoordelijke op een rechtmatig gebruik van de infrastructuur, conform de bepalingen van het gebruiksreglement. Art.18. Voor het ter beschikking stellen van de sleutelset van de infrastructuur dient een waarborg van 50,00 euro gestort te worden. Per gevraagde zender dient tevens een waarborg van 50,00 euro gestort te worden. De waarborg wordt teruggestort wanneer alle sleutels en de zender(s) binnen de tweede werkdag, volgend op het gebruik, ongeschonden teruggegeven worden aan de verantwoordelijke van de gemeente. Per dag vertraging zal 10,00 euro worden afgehouden van de gestelde waarborgsom. Art.19. Voor het gebruik van de container(s) is er een sleutel nodig en wordt een vergoeding van 100,00 euro per container aangerekend. Art.20. Er is een standaardpodium van 4 x 3 x 0,50 m aanwezig. De opstelling en de afbraak van het podium gebeuren door de vereniging zelf. Indien er bijkomende podiumelementen dienen aangebracht te worden, moet dit op voorhand aangevraagd worden via het aanvraagformulier. De levering gebeurt door het gemeentepersoneel tegen een vergoeding van 100,00 euro. De vereniging zorgt zelf voor de opbouw en de afbraak van de extra podiumelementen. Art.21. SABAM en billijke vergoeding •
Indien er muziek gemaakt wordt, dienen de gebruikers erover te waken : - te voldoen aan de formaliteiten inzake de auteursrechten (Sabam) ; de nodige formulieren zijn verkrijgbaar in het gemeentehuis. - te voldoen aan de formaliteiten inzake billijke vergoeding die enkel verschuldigd is bij nietlive spelen van muziek. Gezien het gemeentebestuur instaat voor het betalen van een jaarforfait, worden de verenigingen ontslagen van administratieve aangifteformaliteiten. De vereniging dient wel een provisie te betalen van 50,00 euro (activiteit met drank per dag) of 90,00 euro (activiteit met dans per dag). De provisie wordt minstens 14 dagen vóór het gebruik gestort op de voorvermelde rekening van het gemeentebestuur. Afhankelijk van het aantal gebruiken bestaat de mogelijkheid dat na verloop van het jaar een deel van de provisie teruggestort wordt.
•
Indien er geen muziek gemaakt wordt, dienen de gebruikers : - een verklaring te ondertekenen die 14 dagen vóór de activiteit dient overgemaakt te worden aan de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke.
4 Verantwoordelijkheid en verzekering Art.22. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden, noch voor gebeurlijke ongevallen tijdens de gebruiksperiode, noch voor diefstal of beschadiging aan persoonlijke goederen, eigen aan de vereniging of aan deelnemers aan de activiteit. Art.23. Eventuele diefstal van of schade aan de infrastructuur en haar inhoud, de gebouwen en hun onmiddellijke omgeving valt ten laste van de gebruiker. De persoon die namens de vereniging als verantwoordelijke aangesteld werd, zal bij eventuele diefstal of schade aansprakelijk zijn. Beschadigde of gestolen roerende goederen worden vervangen door gelijkwaardig materiaal en aan de organiserende vereniging aangerekend via de verantwoordelijke ervan. Art.24. De stoelen, de tafels en de andere roerende goederen mogen niet gebruikt worden buiten de infrastructuur. Enkel de tuinstoelen, tuintafels en parasols mogen gebruikt worden in de onmiddellijke omgeving van de tent. Art.25. In de infrastructuur mogen geen duimspijkers, nagels, lijm en/of ander materiaal gebruikt worden die sporen achterlaten op de zeilen, de houten panelen en de vensters. Voor publicaties mogen enkel het prikbord aan de inkom en de voorziene papierhouders gebruikt worden. Art.26. De vereniging sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af. Het bewijs ervan dient minstens veertien dagen vóór het gebruik afgegeven te worden in het gemeentehuis. De toelating is afhankelijk van de voorlegging van dit attest. Art.27. Na 22.00 uur moet de nachtrust van de buurtbewoners gerespecteerd worden. Het niet naleven van de geluidsnormen kan aanleiding geven tot het opstellen van een proces-verbaal door de lokale politie. Veiligheid Art.28. Het gebruik van kaarsen, rook, vuur of enig ander materiaal dat de brandveiligheid in het gedrang kan brengen, is verboden. De erdoor veroorzaakte schade zal aan de vereniging worden aangerekend. Alle veiligheidsvoorschriften moeten nageleefd worden. In het bijzonder moet er aandacht besteed worden aan volgende punten: 1. de uitgangen en nooduitgangen moeten steeds vrij en los zijn ; 2. de noodverlichting in de infrastructuur mag nooit uitgeschakeld of afgedekt worden ; 3. de zekeringskast moet steeds zichtbaar en bereikbaar zijn ; 4. de brandblustoestellen dienen zichtbaar en bereikbaar te zijn en mogen niet verplaatst worden ; 5. bij gebruik van toestellen, apparatuur, gereedschappen,… moeten de veiligheidsvoorschriften gerespecteerd worden. Alle activiteiten en de daarbij gebruikte toestellen, machines en installaties moeten beantwoorden aan alle wetten en reglementen inzake veiligheid en hygiëne die op heden van kracht zijn. Indien de plafondwand of de zijwanden van de infrastructuur uitbekleed worden, moet een attest voorgelegd worden waaruit blijkt dat de gebruikte materialen bestaan uit een onbrandbare stof of uit een stof met trage vlamuitbreiding, volgens de wettelijke bepalingen en de bepalingen van de plaatselijke brandweer. Deze bepaling geldt eveneens wanneer op de vloer vast tapijt of een andere bekleding aangebracht wordt. In geval beroep gedaan wordt op de brandweer, zowel preventief als voor interventie, zijn de kosten die daaruit voortvloeien ten laste van de gebruiker.
5 Art.29. Inzake de capaciteit, de verwarming, de verluchting, de verlichting en de elektriciteit van de infrastructuur gelden de ter plaatse aangebrachte richtlijnen en/of de richtlijnen die verstrekt worden door de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke en/of meegestuurd worden met de toelating tot gebruik. Er wordt gevraagd de nutsvoorzieningen niet te verspillen. Art.30. In het sanitaire gedeelte is er een telefoontoestel ter beschikking dat enkel kan gebruikt worden om de hulpdiensten te contacteren. Bij misbruik worden de gemaakte kosten op de gebruiker verhaald. Art.31. Na elke doorgang gaat de slagboom automatisch dicht. Het domein moet immers verkeersvrij blijven. Bijgevolg mogen de verantwoordelijken en de personen die deelnemen aan de activiteit van de vereniging geenszins deze ingang gebruiken als inrit naar de tent, de speelweide of de visvijvers om in de nabijheid ervan hun wagen te parkeren. De nodige parkeergelegenheid is voorzien ter hoogte van de parking langs de nieuwe toegangsweg naar het domein. Personen die toelating hebben tot het gebruik van de infrastructuur mogen een vergund voertuig plaatsen aan de tent. Voertuigen, toebehorend aan de catering, mogen eveneens aan de tent parkeren. Art.32. De gebruikers zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de omgeving rond de infrastructuur. Bij manifestaties met een grote opkomst dient de organisator minstens 2 parkeerwachters te voorzien, teneinde de veiligheid en orde op en rond de parking te waarborgen. Tevens moet er parkeergelegenheid vrijgehouden worden voor de horecazaak. Art.33. De gebruikers zijn tevens verantwoordelijk voor het proper achterlaten van de omgeving rond de infrastructuur (papiertjes, glas, blikjes, sigarettenpeuken, … worden opgeruimd). Art.34. De gebruikers staan zelf in voor de eventuele verwarming van de tent bij te koud weer. Als verwarming worden enkel warme luchtblazers toegelaten. Zij dienen te beantwoorden aan volgende voorschriften : - de verwarmingstoestellen dienen derwijze opgesteld dat zij alle waarborgen van veiligheid tegen brand bieden ; - zij moeten op een stenen vloerplaat of een plaat van onbrandbaar en slecht warmtegeleidend materiaal zijn opgesteld, in een makkelijk te bereiken en op de buitenlucht geventileerde ruimte ; - het gebruik van verwarmingstoestellen met als brandstof alcohol, benzine of petroleum is verboden ; - in het geval dat vloeibaar gemaakte gassen worden gebruikt, zijn de persflessen en houders te plaatsen aan de buitenzijde van de tent (open lucht). Het gebruik van rubberslangen is toegelaten op voorwaarde dat het afsluiten gebeurt met degelijke spanbanden en geen inkervingen of scheuren te bemerken zijn. Art.35. Bij gebruik van de infrastructuur moet men er rekening mee houden dat de tent door sneeuw, ijzel, stormweer e.d. zodanig kan belast worden dat zij uit veiligheidsoverwegingen niet kan opengesteld worden voor publiek. Het gemeentebestuur behoudt dan ook het recht om de geplande activiteit niet te laten doorgaan. Hierbij geldt artikel 43 van dit reglement. Indien mogelijk kan de gebruiker gebruik maken van andere gemeentelijke infrastructuur voor zover deze beschikbaar is. Art.36. Naar aanleiding van het KB van 13 december 2005 waarbij het roken in openbare gebouwen verboden wordt, geldt er een totaal rookverbod. De gebruiker van de infrastructuur is verantwoordelijk indien de voorschriften niet nageleefd worden.
6 Exclusiviteitcontract Roman Art.37. De gemeente heeft met de brouwerij Roman uit Oudenaarde een exclusiviteitcontract afgesloten voor het leveren van bieren en frisdranken van het merk Roman in de in art. 1 bedoelde infrastructuur. Bedoelde dranken worden aangekocht via de door de brouwerij aangestelde voortverkopers van haar dranken. De verkoop van andere dranken en frisdranken wordt geenszins toegelaten. Wijnen en geestrijke dranken kunnen vrij aangekocht worden. Art.38. De gebruikers kunnen gebruik maken van de toog, met daarin voorzien : - een debietinstallatie met twee leidingen, - een dubbele spoelbak en verlekken, - 1 bierkoeler, - 3 flessenfrigo's, - glazen, bierviltjes en flessenopeners,… . Elke beschadiging geeft aanleiding tot de betaling van een vergoeding, gelijk aan de herstellingsof vervangingskosten van het beschadigde goed. Art.39. De gebruikers van de infrastructuur zullen het aanwezige cliënteel behoorlijk bedienen, de dranken degelijk verzorgen en onder hun oorspronkelijke naam verkopen in originele glazen. Voor het debiteren van het vatenbier zal steeds gebruik gemaakt worden van koolzuurgas. Art.40. In ruil voor het gratis ter beschikking stellen van de volledige inrichting ontvangt de gemeente van de door de brouwerij Roman aangestelde voortverkopers van haar dranken een korting op de verkochte dranken. Daartoe moeten de gebruikers van de feesttent binnen de maand na de activiteit aan het gemeentebestuur een kopie overmaken van de door de betreffende voortverkoper opgemaakte factuur inzake de levering van de dranken. Art.41. De verantwoordelijken van het gemeentebestuur hebben het recht om tijdens de gebruiksperiode de infrastructuur te betreden als toezicht op het gebruiksreglement. Bovendien zal aan de afgevaardigden van de brouwerij Roman toegang verleend worden, teneinde zich te kunnen vergewissen van de stipte naleving van de brouwerijverplichtingen. Art.42. Inbreuken door de vereniging op het door de gemeente afgesloten exclusiviteitcontract met de brouwerij Roman geven aanleiding tot het betalen van een schadevergoeding van 400,00 euro. Bovendien zal elk verder gebruik van de in art. 1 bedoelde infrastructuur aan de vereniging ontzegd worden. Slotbepalingen Art.43. Indien het gemeentebestuur de infrastructuur door overmacht, dienstnoodzakelijkheid en/of om reden van openbaar nut niet ter beschikking kan stellen, zal de reeds betaalde gebruiksvergoeding aan de gebruiker worden terugbetaald. De gebruiker kan echter geenszins een schadevergoeding eisen van het gemeentebestuur. Art.44. Het gemeentebestuur stelt enkel de accommodatie ter beschikking, maar kan geenszins als inrichter beschouwd worden. De inrichter is gehouden tot naleving van alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als inrichter rusten. Art.45. Bij iedere toelating tot gebruik wordt een exemplaar van dit reglement meegestuurd. Art.46. Dit reglement wordt aan het publiek bekendgemaakt overeenkomstig de art. 186 en 187 van het gemeentedecreet. Art.47. Dit reglement werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 30/09/2010, treedt in werking vanaf 01/01/2011 en vervangt alle voorgaande reglementen.
