1 Reglement op het gebruik van het Auditorium en de Oranjerie in het Hoevegebouw in domein de Ghellinck
Beschrijving van de infrastructuur Art.1. Dit reglement regelt het gebruik van het ‘Hoevegebouw’ in domein de Ghellinck, Kortrijkstraat 74a, 9790 Wortegem-Petegem. Het Hoevegebouw is eigendom van de gemeente en bestaat uit volgende ruimten die ter beschikking staan voor de organisatie van culturele activiteiten: De ‘Oranjerie’ op het gelijkvloers. Bij gebruik van de Oranjerie hoort automatisch het gebruik van het sanitair en de inkom. De dienstruimte naast de Oranjerie kan niet als afzonderlijke ruimte aangevraagd worden, maar kan wel als extra bij de Oranjerie aangevraagd worden. Het ‘Auditorium’ op de eerste verdieping. Bij het gebruik van het Auditorium hoort automatisch ook het gebruik van inkom, sanitair, lift en traphal. De berg- en kleedruimte maakt ook deel uit van het Auditorium en kan niet als afzonderlijke ruimte aangevraagd worden. Het gebruik van de Oranjerie en het Auditorium kan afzonderlijk aangevraagd worden. Art.2. De bibliotheek en het dakterras worden tijdens activiteiten niet voor bezichtiging ter beschikking gesteld behoudens expliciete aanvraag en toelating door het schepencollege. Aanvraagprocedure Art.3. Het gebruik wordt minstens drie maanden vooraf schriftelijk of elektronisch aangevraagd. Dit kan enkel via het reservatieformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het gemeentebestuur. Elke reservering kan maximum 1 jaar vóór de activiteit worden ingediend. De aanvraag vermeldt o.a. de naam, het volledige adres, het e-mailadres en het GSM-nummer van de persoon die tijdens het gebruik als verantwoordelijke zal optreden, toezicht zal uitoefenen en als een goede huisvader zal zorgen voor de ter beschikking gestelde infrastructuur. Tevens dient het IBAN-rekeningnummer van de aanvragende vereniging of bedrijf vermeld te worden op de aanvraag. Toegelaten gebruikers en activiteiten Art.4. Alle aanvragen worden behandeld door het college van burgemeester en schepenen. De infrastructuur mag slechts gebruikt worden nadat het college schriftelijk toelating heeft gegeven en na betaling van de verschuldigde vergoedingen (gebruiksvergoeding, waarborg, billijke vergoeding, …) en na het overhandigen van de noodzakelijke documenten (verzekeringsbewijs, burgerlijke aansprakelijkheid, bewijs i.v.m. de billijke vergoeding, …). Art.5.
Toelatingen kunnen verleend worden aan volgende categorieën gebruikers: - Categorie 0 : aan het gemeentebestuur gerelateerde diensten, inbegrepen jeugd-, sport-, cultuur- en seniorenraad. - Categorie 1 : in de gemeente gevestigde verenigingen, die als dusdanig gekend en/of erkend zijn bij de gemeentelijke adviesraden, met een actieve werking, en privépersonen of –instellingen uit Wortegem-Petegem die een publieke culturele activiteit of een activiteit met vormend karakter organiseren. - Categorie 2 : verenigingen van buiten de gemeente Wortegem-Petegem en verenigingen, organisaties of diensten van lokaal of bovenlokaal belang en regionale instellingen met een publiek menslievend of vormend karakter. - Categorie 3 : bedrijven, privépersonen of –instellingen die een publieke culturele activiteit of een activiteit met vormend karakter organiseren.
2 Art.6. De in art.1. beschreven infrastructuur staat open voor culturele activiteiten in de ruime zin van het woord ((kunst)tentoonstellingen, voordrachten, muzikale optredens, …) of activiteiten met een vormend karakter. Art.7. Worden niet toegelaten : - bal- en andere werpspelen - fuiven, bals e.d. - activiteiten met louter commerciële doeleinden - de consumptie van drank en spijzen in het Auditorium. In de Oranjerie worden evewel activiteiten met beperkte consumptie, zoals recepties voor, tijdens of na de activiteit, toegelaten. Art.8. De gebruiker zorgt zelf voor catering, indien de activiteit dit zou vereisen. Art.9. De infrastructuur mag enkel gebruikt worden voor die activiteiten waarvoor toelating is gegeven door het gemeentebestuur. Art.10. Niemand zal andere ruimten gebruiken of betreden dan deze welke voor de activiteiten aangevraagd zijn en noodzakelijk zijn. Art.11. Onderverhuring van de infrastructuur of terbeschikkingstelling aan derden door de gebruiker is niet toegelaten. Begin en einde van het gebruik Art.12. Tegen betaling van een waarborgsom kan een sleutelset van de gereserveerde infrastructuur en/of een zender aan de gebruiker overhandigd worden. De infrastructuur kan ter beschikking worden gesteld vanaf twee kalenderdagen vóór het gebruik, voor zover zij niet bezet is, en eindigt 2 kalenderdagen na het einde van de activiteit. Uitzonderingen hierop kunnen verleend worden door het schepencollege. Art.13. De gebruikers verklaren de infrastructuur in goede orde te ontvangen. Opmerkingen dienen schriftelijk gemeld te worden aan de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke vόόr de start van de activiteit. Art.14. De gebruikers dienen de infrastructuur met zorg te gebruiken en in goede orde te verlaten. Na gebruik wordt de infrastructuur door de gebruiker opgeruimd en gereinigd binnen de 2 kalenderdagen. Uitzonderingen hierop kunnen verleend worden door het schepencollege. Onder reinigen wordt verstaan het dweilklaar maken van de gebruikte infrastructuur voor verdere schoonmaak, die door een door het gemeentebestuur aangeduide schoonmaakfirma gebeurt. Indien de infrastructuur niet in goede orde werd verlaten kan de waarborg of een gedeelte ervan worden ingehouden. Bij ontoereikendheid van de waarborg, behoudt het bestuur zich het recht voor om bijkomende kosten aan te rekenen aan de gebruiker. De controle zal gebeuren door een door de gemeente aangeduide verantwoordelijke. Art.15. De gebruiker mag de infrastructuur slechts gebruiken tijdens de toegestane gebruiksduur, zijnde de data en uren die door het gemeentebestuur werden goedgekeurd. Art.16. Alle met huishoudelijk vergelijkbaar afval of ander afval wordt meegenomen door de gebruiker. Glas kan gedeponeerd worden in de daartoe voorziene glasbakken op de parking van het domein. Art.17. Tafels en stoelen worden na gebruik gereinigd en geplaatst op de daartoe voorziene plaatsen.
3 Tarieven, waarborgen, SABAM, billijke vergoeding en andere kosten Art.18. Vergoedingen, waarborgen en andere kosten (schoonmaak, …) worden binnen de maand na ontvangst van de factuur volledig betaald te worden door de gebruikers. Wanneer nagelaten wordt dit bedrag te betalen, wordt de aanvraag automatisch geannuleerd. Alle bedragen worden gestort op het rekeningnummer 097-1456104-37 (IBAN: BE35 0971 4561 0437 – BIC: GKCCBEBB) van het gemeentebestuur met vermelding van de gestructureerde mededeling die op het overschrijvingsformulier staat. De gebruiker kan enkel toegelaten worden tot de infrastructuur als de betaling van de vergoedingen, waarborgen en andere kosten tijdig gebeurd is. Art.19. De vergoeding voor het gebruik van de infrastructuur varieert naargelang het soort gebruiker (zie art. 5 van dit reglement), de duur van de activiteit(en) en het aantal ruimten die aangevraagd worden. Volgende gebruiksvergoedingen werden vastgesteld voor activiteiten van hoogstens 10 kalenderdagen: Gebruiker categorie 0
Gebruiker categorie 1
Gebruiker categorie 2
Gebruiker categorie 3
Auditorium
€0
€ 50
€ 100
€ 200
Oranjerie
€0
€ 50
€ 100
€ 200
Oranjerie Dienstruimte
€0
€ 75
€ 150
€ 300
Auditorium Oranjerie
€0
€ 100
€ 200
€ 400
Auditorium Oranjerie Dienstruimte
€0
€ 125
€ 250
€ 500
Per bijkomende kalenderdag van de activiteit wordt een extra gebruiksvergoeding van 10% van de vastgestelde gebruiksvergoeding voor 10 kalenderdagen aangerekend. De gebruikers van categorie 1 kunnen één maal per kalenderjaar gratis gebruik maken van de infrastructuur, en dit voor een activiteit van maximum 10 kalenderdagen. Art.20. Voor de schoonmaak van de infrastructuur zijn volgende bedragen vastgesteld: Voor Oranjerie : € 100 Voor Auditorium : € 100 Voor Oranjerie en Auditorium : € 175 Per activiteit wordt één schoonmaakbeurt voorzien, ongeacht de duur van de activiteit. Indien de gebruiker tijdens de duur van de activiteit een extra poetsbeurt noodzakelijk acht, wordt deze verplicht uitgevoerd door de door de gemeente aangestelde schoonmaakfirma, tegen de hierboven vermelde tarieven. Art.21. Er wordt per aangevraagde ruimte een waarborg gevraagd van 100 euro. De waarborg wordt teruggestort, indien alles in orde is bevonden na controle van de ruimte(s). Voor het ter beschikking stellen van een sleutelset en/of een zender dient een waarborg van 50,00 euro per sleutelset en/of 50,00 euro per zender gestort te worden. De waarborg wordt teruggestort wanneer de sleutelset en/of zender binnen de tweede werkdag, volgend op het gebruik, ongeschonden teruggegeven wordt aan de verantwoordelijke van de gemeente. Per dag vertraging zal 10,00 euro worden afgehouden van de gestelde waarborgen.
4 Art.22. SABAM en billijke vergoeding: Indien er muziek gemaakt wordt, dienen de gebruikers erover te waken: - te voldoen aan de formaliteiten inzake de auteursrechten (Sabam). De nodige formulieren zijn verkrijgbaar in het gemeentehuis; - te voldoen aan de formaliteiten inzake billijke vergoeding die enkel verschuldigd is bij het niet-live spelen van muziek. Gezien het gemeentebestuur instaat voor het betalen van een jaarforfait, worden de gebruikers ontslagen van administratieve aangifteformaliteiten. De gebruiker dient wel een provisie te betalen van 30,00 euro per dag of, bij gebruik voor opeenvolgende dagen of weken, 30,00 euro per week 1 beginnend op zaterdag . Afhankelijk van het aantal gebruiken bestaat de mogelijkheid dat na verloop van het jaar een deel van de provisie teruggestort wordt. Verantwoordelijkheid en verzekering Art.23. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden, noch voor gebeurlijke ongevallen tijdens de gebruiksperiode, noch voor diefstal van of beschadiging aan persoonlijke goederen, eigen aan de gebruiker of aan deelnemers aan de activiteit. Art.24. Eventuele diefstal van of schade aan de infrastructuur en haar inhoud, het gebouw en de onmiddellijke omgeving ervan kan ten laste gelegd worden van de gebruiker. De persoon, die de reservatie heeft aangevraagd als verantwoordelijke van de gebruiker, kan bij eventuele diefstal en/of schade aansprakelijk gesteld worden. Beschadigde en/of gestolen goederen worden vervangen door gelijkwaardig materiaal en aan de gebruiker aangerekend. Art.25. Bij klachten, bij vaststelling van schade of vandalisme, evenals bij wanbetaling, kan het schepencollege een bepaalde gebruiker tijdelijk of definitief uitsluiten van verder gebruik. Deze opsomming is niet limitatief. Art.26. De gebruiker is verantwoordelijk voor de gekregen sleutels en/of zenders. Bij verlies ervan dient de gebruiker de vervangingswaarde ervan te vergoeden, na verrekening van de ingehouden waarborg. Art.27. Een inventaris van de aanwezige roerende goederen hangt ter inzage in de ruimte onder de trap in de inkomhal. Indien bij ingebruikname geen bezwaar gemaakt wordt tegen de inhoud ervan, wordt verondersteld dat de vereniging ermee instemt. Eventuele tekortkomingen of gebreken worden onmiddellijk gemeld aan de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke. Art.28. De stoelen, tafels en de andere roerende goederen mogen niet gebruikt worden buiten de infrastructuur. Art.29. In de infrastructuur mogen geen duimspijkers, nagels, lijm en/of ander materiaal gebruikt worden op de wanden, vloeren en vensters. Art.30. Inzake de capaciteit, de verwarming, de verluchting, de verlichting, het alarm, de elektriciteit en het afsluiten van de infrastructuur gelden de ter plaatse aangebrachte richtlijnen en/of de richtlijnen die verstrekt worden door de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke en/of meegestuurd worden met de toelating tot gebruik. Er wordt gevraagd de nutsvoorzieningen niet te verspillen. Bijkomende verwarmingstoestellen (elektrisch of met vloeistof) zijn niet toegelaten. Art.31. Het sanitair, dat door de uitbater van de plaatselijke horecazaak wordt onderhouden, dient met het nodige respect gebruikt te worden. Art.32. De gebruiker sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af. Het bewijs ervan dient minstens veertien dagen vóór het gebruik te worden afgegeven aan de door de gemeente
1
Aanpassing aangebracht ingevolge de beslissing van het schepencollege van 10 september 2012.
5 aangeduide verantwoordelijke. De toelating tot de infrastructuur is afhankelijk van de voorlegging van dit attest. Art.33. Na 22.00 uur moet de nachtrust van de buurtbewoners gerespecteerd worden. Het niet naleven van de geluidsnormen kan aanleiding geven tot het opstellen van een proces-verbaal door de lokale politie. Het schepencollege kan, bij overtreding, overgaan tot de uitsluiting van het gebruik van het Hoevegebouw. Art.34. De gebruikers zijn tevens verantwoordelijk voor het proper achterlaten van de omgeving rond de infrastructuur (papiertjes, glas, blikjes, sigarettenpeuken, … worden opgeruimd). Veiligheid Art.35. Het gebruik van kaarsen, rook, vuur of enig ander materiaal dat de brandveiligheid in het gedrang kan brengen, is verboden. Alle veiligheidsvoorschriften moeten nageleefd worden. In het bijzonder moet er aandacht besteed worden aan volgende punten: 1. de trappen, toegangen, (nood)uitgangen en lift moeten steeds vrij en vlot toegankelijk zijn; 2. de noodverlichting in het gebouw mag nooit uitgeschakeld of afgedekt worden; 3. de zekeringskasten moeten steeds zichtbaar en bereikbaar zijn; 4. de brandblusapparaten, brandhaspels en brandmeldknoppen dienen steeds zichtbaar en bereikbaar te zijn; de brandblusapparaten mogen niet verplaatst worden; 5. bij gebruik van toestellen, apparatuur, gereedschappen, … moeten de veiligheidsvoorschriften gerespecteerd worden. In geval beroep gedaan wordt op de brandweer, zowel preventief als voor interventie, zijn de kosten die daaruit voortvloeien ten laste van de gebruiker. Art.36. De gebruikers zijn verantwoordelijk voor toezicht op de omgeving rond het Hoevegebouw, wat o.a. inhoudt (deze opsomming is niet beperkend): 1. onder geen beding kunnen kinderen de parking, noch het terras van de plaatselijke horecazaak gebruiken als speelplaats; 2. parkeren is enkel toegelaten op de daartoe voorziene parking van het domein de Ghellinck. De inrit van het domein dient steeds vrijgelaten te worden. 3. laden en lossen van materialen voor de aangevraagde activiteit(en) moet gebeuren via de verharde toegangsweg die naar het Hoevegebouw leidt. Het is niet toegestaan om op deze weg te parkeren. Foutief geparkeerde voertuigen zullen weggetakeld worden, alle kosten lastens de gebruikers van het Hoevegebouw. Art.37. Naar aanleiding van het KB van 13 december 2005 waarbij het roken in openbare gebouwen verboden wordt, geldt er een totaal rookverbod. De gebruiker van de infrastructuur is verantwoordelijk indien de voorschriften niet nageleefd worden. Art.38. Het toegelaten aantal personen in de ‘Oranjerie’ bedraagt 80 en in het ‘Auditorium’ zijn eveneens 80 personen toegelaten. Annuleringen Art.39. Annuleringen dienen schriftelijk te worden bekrachtigd, hetzij per brief of per fax t.a.v. het gemeentebestuur of per mail naar
[email protected]. De datum van poststempel of de datum van vertrek van het bericht gelden als datum van de annulering. Art.40. Annuleringen zijn kosteloos mogelijk tot 3 maand voor de datum van de activiteit. Het reeds gestorte bedrag wordt in dat geval volledig terugbetaald. Bij een annulering minder dan 3 maand voorafgaand aan de activiteit zullen enkel de waarborgen teruggestort worden.
6 Wanneer overmacht kan aangetoond worden, is het mogelijk dat de annuleringsvergoeding vervalt. In elk geval is de gebruiker verantwoordelijk voor het tijdig informeren van het gemeentebestuur en, in dringende gevallen, het publiek en/of de deelnemers. Art.41. Een gebruiker die een activiteit niet laat plaatsvinden zonder schriftelijke annulering moet eveneens de volledige gebruiksvergoeding betalen. Bovendien zal de gebruiker voor drie jaar van verder gebruik worden uitgesloten. Bovendien kan het schepencollege beslissen de gebruiker definitief uit te sluiten van verder gebruik. Slotbepalingen Art.42. Indien het gemeentebestuur de infrastructuur door overmacht, dienstnoodzakelijkheid en/of om reden van openbaar nut niet ter beschikking kan stellen, zal het reeds gefactureerde bedrag aan de gebruiker worden terugbetaald. De gebruiker kan geenszins een schadevergoeding eisen van het gemeentebestuur. Art.43. Het gemeentebestuur stelt de infrastructuur ter beschikking, maar kan geenszins als inrichter beschouwd worden. De inrichter is gehouden tot naleving van alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als inrichter rusten. Art.44. Dit reglement kan ten allen tijde opgevraagd worden bij de gemeente of kan geraadpleegd worden op de website van de gemeente www.wortegem-petegem.be, rubriek ‘verenigingsleven – gebruik gemeente-infrastructuur’. Art.45. In alle gevallen, die niet in dit reglement voorzien zijn, beslist het College van Burgemeester en Schepenen. Art.46. Dit reglement wordt aan het publiek bekendgemaakt overeenkomstig de art. 186 en 187 van het gemeentedecreet. Art.47. Dit reglement werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 31/05/2012 en treedt in werking vanaf 01/06/2012.
