« GEMEENTELIJK REGLEMENT BETREFFENDE HET GEBRUIK VAN DE GEMEENTELIJKE GEBOUWEN »
Artikel 1– Principe en Definities
Het College van Burgemeester en Schepenen mag, onder de voorwaarden van dit reglement en volgens het bedrag van de vergoedingen voor het gebruik gevoegd bij dit reglement, aan particulieren en diverse verenigingen de toelating geven om gebruik te maken van sommige gemeentelijke lokalen en/of installaties, zonder afbreuk te doen aan de voorrang voor de door de gemeentediensten zelf georganiseerde activiteiten.
1.
Gemeentelijk gebouw Wordt beschouwd als "gemeentelijk gebouw", in de zin van dit reglement iedere locatie die op een lijst voorkomt die door het College van Burgemeester en Schepenen wordt opgesteld en die door deze laatste geschikt bevonden wordt voor het inrichten van de activiteiten door de gemeentediensten of van derden.
2.
Permanent of occasioneel gebruik a) Permanent gebruik heeft regelmatig plaats. b) Onder occasioneel gebruik verstaat men het gebruik onder bepaalde omstandigheden, die de duur van 30 opeenvolgende dagen niet mogen overschrijden.
Artikel 2– Toelatingen om de gemeentelijke gebouwen te gebruiken
1.
Aanvraag tot gebruik
a) Iedere particulier, burgerlijke, handels-, culturele, sport-, sociale, of humanitaire vereniging moet zijn aanvraag schriftelijk tot het College van Burgemeester en Schepenen richten. b) Deze aanvraag moet nauwkeurig en in detail de geplande activiteit omschrijven (soort, verloop, publiciteit, enz…) en 20 dagen vóór datum ingediend worden.
1/8
2.
Toelating tot gebruik en gebruiksovereenkomst
a) De toelating om een gemeentelijk gebouw te gebruiken wordt verleend door het College van Burgemeester en Schepenen, dat zich het recht voorbehoudt ze te weigeren of het gebruik ervan te beperken. b) De toelating van het College om een gemeentelijk gebouw te gebruiken, is onderworpen aan het ondertekenen van een overeenkomst. c) De toelating om een gemeentelijk lokaal te gebruiken formaliseert zich door de ondertekening, in tweevoud, van een gebruiksovereenkomst tussen de Gemeente Koekelberg en de gebruiker. d) Het College van Burgemeester en Schepen bepaalt de dagen en uren van gebruik van de gemeentelijke gebouwen. e) Voorrang zal gegeven worden aan de gebruiksaanvragen voor activiteiten ingericht door de Gemeente of door de Koekelbergse verenigingen , die hun maatschappelijke zetel hebben op het grondgebied van de gemeente of de verenigingen waarvan de activiteiten een filantropisch, humanitair, sociaal of cultureel en sportief karakter hebben en de uitstraling van de Gemeente bevorderen. f) De beslissing van het College wordt schriftelijk ter kennis gebracht van de aanvragers. g) Het is formeel verboden het gebruiksrecht van het lokaal waarvoor de overeenkomst is opgemaakt onder te verhuren of af te staan. h) De overeenkomsten voor permanent gebruik van lokalen maken het voorwerp uit van bijzondere overeenkomsten wat betreft de voorwaarden, de gebruiksduur, de gebruiksvergoedingen en de opzegtermijnen.
Artikel 3- Verplichtingen voor de gebruikers van de gemeentelijke gebouwen
1.
Bij het afsluiten van de gebruiksovereenkomst
a) De personen die optreden voor rekening van een groepering, vereniging of maatschappij, zullen moeten bewijzen dat zij gemachtigd zijn in naam van deze laatste op te treden. b) Bij het niet vervullen van deze verplichting, zullen zij de verbintenis aangaan in persoonlijke naam en zullen zij alle verantwoordelijkheden en kosten dragen voor het gebruik van de lokalen. 2/8
c) De verantwoordelijke voor het gebruik van de lokalen zal bij een erkende verzekerings-maatschappij de polis, die bij de huurovereenkomst gevoegd is, moeten onderschrijven. Deze polis zal de risico's dekken die verbonden zijn aan het inrichten van de manifestatie (burgerlijke aansprakelijkheid en contractuele aansprakelijkheid ten opzichte van de gemeente bij het beschadigen van gemeentelijke eigendommen). Een getekend afschrift van deze polis zal aan het Gemeentebestuur bezorgd worden vóór de geplande manifestatie alsook een bewijs van betaling van de premies. d) De verantwoordelijke zal zich moeten schikken naar de wetgeving of reglementen die van toepassing zijn (gemeentebelastingen, tombola's, auteursvereniging, componisten en uitgevers,….) en die betrekking hebben op de inrichting van de manifestatie.
2.
Tijdens het contract
a) De locaties en de installaties worden verondersteld in een goede staat in gebruik genomen te zijn. b) In voorkomend geval zullen de gebruikers voor ieder gebruik, de bestaande schade doen vaststellen door een afgevaardigde van de Gemeente. Er zal een plaatsbeschrijving opgesteld worden door een verantwoordelijke van de gemeente voor de lokalen waar een permanente bezetting voorzien is tijdens het weekend. Het document dat overhandigd zal worden aan de gebruiker, zal vervolledigd moeten worden met zijn observaties en de verschillende opmerkingen die er kunnen zijn bij het betreden van het lokaal. c) De gebruikers zijn ertoe gehouden de goederen als een goede huisvader te gebruiken.
3.
Bij schade
a) De gebruikers van de lokalen ontheffen de Gemeente van de verantwoordelijkheid voor alle ongelukken, schade of nadeel die de personen of de eigendommen kunnen ondervinden door het gebruik van de lokalen. Dit is ook van toepassing voor de goederen en het materiaal dat er gestockeerd is voor, tijdens en na de manifestatie. b) De gebruikers zijn verantwoordelijk voor iedere beschadiging veroorzaakt aan de gebouwen, aan het materiaal en aan het meubilair tijdens de bezetting. Zij zijn ertoe gehouden, bij de eerste uitnodiging die zij zullen ontvangen, de Gemeente te vergoeden voor de veroorzaakte schade of voor de kosten voor eventueel opkuisen en/of herstellen. 3/8
Het niet naleven van de beschreven verplichtingen in dit punt zal een inhouding op de waarborg met zich meebrengen pro rato van de aangerichte schade, geleden door het Gemeentebestuur.
Artikel 4- Ontruimen en kuisen van de lokalen
a) De locaties en de installaties zullen in dezelfde staat als bij de ingebruikname achtergelaten worden. b) De inrichters zijn verantwoordelijk voor het sluiten van de lokalen, na iedere bezetting (toegang, vensters, kraantjes, schakelaars, enz…). c) De inrichters zijn ertoe gehouden ieder voorwerp dat hen toebehoort te verwijderen, evenals hun materiaal en de resterende goederen. d) Voor het occasioneel gebruik : de lokalen moeten terug in hun vroegere staat ingericht worden ten laatste op: -
De dag zelf indien de activiteit plaats heeft 's morgens of 's namiddags.
-
De dag nadien 's morgens, ten laatste om 15 uur, indien de activiteit plaats heeft 's avonds.
Artikel 5- Gebruiksvergoedingen
1.
Bedrag van de gebruiksvergoeding
a) Het bedrag van de gebruiksvergoeding voor de Koekelbergenaren en de verenigingen of maatschappijen die hun zetel in Koekelberg hebben, wordt berekend volgens de bedragen in bijlage van dit reglement en wordt opgenomen in de overeenkomst voor het gebruik van de ruimten. Dit bedrag wordt geïndexeerd en afgerond naar het dichtst bijzijnde volledige getal, in januari van elk jaar. b) De vergoedingen bedragen het dubbele voor niet-Koekelbergenaren en de verenigingen of maatschappijen die hun zetel niet in Koekelberg hebben. c) De vergoeding bedraagt 50% indien de activiteit onder de bescherming van het College van Burgemeester en Schepenen staat en indien de activiteit een filantropisch, humanitair, sociaal of cultureel en sportief karakter heeft ofwel de uitstraling van de gemeente bevordert.
4/8
d) Het College van Burgemeester en Schepenen kan in bijzondere gevallen een totale vrijstelling van rechten toekennen indien de twee volgende voorwaarden samen vervuld zijn : de georganiseerde activiteit kadert in het gemeentelijk activiteitsprogramma met filantropisch, humanitair, sociaal of cultureel en sportief karakter en de activiteit bevordert de uitstraling van de Gemeente.
2.
Betaling van de vergoedingen
a) De vergoedingen moeten, behalve mits een uitdrukkelijke afwijking, betaald worden op de rekening van de Gemeente, ten bedrage van 25% binnen de 8 (acht) dagen volgend op de schriftelijke bevestiging van de reservatie (bevestiging opgemaakt door het Gemeentebestuur), het saldo moet, ten laatste 10 (tien) dagen vóór de bezetting van de lokalen, betaald worden. Bij niet naleven van deze maatregel wordt de toegang tot de lokalen geweigerd. b) Bij het verzaken aan de reservatie, blijven de betaalde sommen verworven als forfaitaire vergoeding voor de administratieve en andere kosten. c) Het gebruik van bepaalde lokalen vereist het deponeren van een waarborg waarvan het bedrag zal bepaald worden in bijlage van dit reglement en in de bijzondere gebruiksovereenkomst.
3.
Bijzondere regeling voor de betaling van de vergoedingen voor het huren van uitrustingen (klank en lichtregie,…) Het gebruik van de uitrustingen van sommige lokalen (klank en lichtregie,…) kan enkel gebeuren met de medewerking en in de financiële voorwaarden vastgesteld door de vakmannen door de Gemeente erkend en in de gebruiksovereenkomst vermeld. Het College zal de lijst van de uitrustingen opmaken. De plaatsbeschrijving van de ter beschikking gestelde uitrusting wordt opgesteld met de technisch verantwoordelijke leider.
5/8
Artikel 6- Politiemaatregelen
1.
Politiemaatregelen
1. De politiediensten of de aangestelde ambtenaar hebben toegang tot de lokalen tijdens de duur van de manifestaties. 2. Behalve afwijking, verkregen na aanvraag gericht tot de heer Burgemeester, moet iedere nachtelijke manifestatie eindigen om middernacht.
2.
Verplichtingen voor de gebruikers met betrekking tot de politiemaatregelen
1. De gebruikers zullen verantwoordelijk zijn voor de goede orde en het respect van de politiereglementen. 2. De gebruikers zullen verantwoordelijk zijn voor de discipline en het gedrag van de personen die toegelaten worden tot de gebouwen die hun ter beschikking gesteld worden. 3. Zij moeten zich schikken naar de onderrichtingen en de uitdrukkelijke bevelen die door de politie of de aangestelde ambtenaar zouden gegeven worden. 4. De inrichters moeten voorzien in het vereiste personeel voor de dienst aan de ingang, de discipline in de zaal en het beheer van hun materiaal. Zij zijn verantwoordelijk voor dit personeel. 5. De inrichters zijn verplicht al de richtlijnen van de politie of de aangestelde ambtenaar op te volgen voor wat betreft ondermeer de parking van de auto's.
6/8
Artikel 7- Hygiëne- en veiligheidsvoorschriften
1.
Hygiënevoorschriften
a) De verantwoordelijke van de manifestatie is er eveneens toe gehouden te waken over de netheid van de sanitaire installaties die hun ter beschikking gesteld worden en om hiervoor alle nodige maatregelen te treffen. b) Het is verboden te roken in de gemeentelijke gebouwen.
2.
Dieren zijn verboden behalve geleidehonden van slechtziende personen. Indien echter de aanwezigheid van een ander dier noodzakelijk zou zijn bij de manifestatie, zal om een uitzondering moeten worden verzocht bij het College.
3.
Veiligheidsvoorschriften
a) De verantwoordelijke van de manifestatie is verplicht het personeel en het publiek te informeren over de veiligheidsmaatregelen die hem door de gemeentediensten zullen voorgeschreven worden. b) Het gebruik van de lokalen mag de capaciteit vastgelegd in de bijzondere bezettingsovereenkomst niet overschrijden. c) Geen enkele uitgang noch nooduitgang mag tijdens de manifestatie op slot zijn of afgesloten met een hangslot. De goede werking van de nooduitgangen moet nagekeken worden vóór de aanvang van de manifestatie. d) De nooduitgangen moeten volledig vrij zijn over hun gehele breedte. e) De veiligheidsverlichting moet door de inrichter getest worden vóór de manifestatie, evenals het alarmsysteem indien dit aanwezig is. f) Het is verboden : I. een bijkomende verwarming te gebruiken bestaande uit verplaatsbare apparaten die gevoed worden door elektriciteit, vloeibaar petroleumgas ; II. houders met vloeibaar gas te gebruiken. g) De inrichters zullen de vereiste maatregelen treffen om risico's voor verhitting, brand of explosie te vermijden. Daarenboven moeten zij waken over een voldoende verluchting van de gebruikte lokalen. 7/8
h) Indien de inrichters, mits akkoord van de gemeentediensten, de lokalen wensen te versieren, moet de verantwoordelijke van de manifestatie verbieden om het even welk voorwerp te plaatsen dat hoog ontvlambaar is of dat toxische rook kan veroorzaken bij brand. In ieder geval moet vooraf het advies van de dienst brandveiligheid ingewonnen worden. i) Het gebruik van nietjes, nagels, krammen en om het even welke bevestigingen is strikt verboden. j) Tenminste één afgevaardigde, aangewezen door de inrichters zal gedurende de gehele duur van de manifestatie beschikbaar zijn. Hij zal enkel belast zijn met de veiligheid teneinde een preventief toezicht uit te oefenen en op te treden bij brand. Bij brand of bij een ongeval moet de dienst 100 verwittigd worden. De
naam
van
de
veiligheidsverantwoordelijke
moet
in
de
bijzondere
bezettingsovereenkomst vermeld worden. k) Deze lijst met veiligheidsvoorschriften kan aangepast worden in functie van de reglementaire of functionele vereisten, ingevolge een beslissing of een advies van de veiligheidsdienst, het College van Burgemeester en Schepen of van iedere bevoegde overheid. In dit geval zullen de bijkomende veiligheidsmaatregelen vermeld worden in de bijzondere gebruiksovereenkomsten.
Artikel 8- Eindbeschikkingen
a) Dit reglement is van toepassing op alle gemeentegebouwen met uitzondering van het Sportcentrum Victoria. b) Al de gevallen die niet voorzien zijn door dit reglement, evenals eventuele betwistingen, worden door het College van Burgemeester en Schepenen beslist. c) De beschikkingen van de wetten inzake huurovereenkomsten zijn niet van toepassing op dit reglement.
8/8
