Reglement betreffende het beheer en de ontsluiting van het gemeentelijk archief Hoofdstuk I : Toepassingsgebied en definities Artikel 1 :
Dit reglement is van toepassing voor alle archiefdocumenten die opgenomen worden of reeds opgenomen zijn in het gemeentelijk archief.
Art. 2 :
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder : 1° Statisch archief : de documenten en dossiers die volledig afgehandeld zijn en die niet of sporadisch gebruikt worden in de dagelijkse werking van de gemeentelijke diensten. 2° Dynamisch archief : de documenten of dossiers die in gebruik zijn of die nog steeds gebruikt worden bij administratieve handelingen. 3° Centrale archiefbewaarplaats : het gemeentelijk magazijn MANTA en de zolderverdieping van het gemeentehuis.
Hoofdstuk II : Beheer van het archief Afdeling I: Algemene bepalingen over de vorming van het archief Art. 3 : De gemeentesecretaris delegeert zijn bevoegdheid inzake archiefbeheer naar de archiefverantwoordelijke, zijnde het diensthoofd algemene diensten. De archiefverantwoordelijke is bevoegd voor : 1° Het formuleren van adviezen aan het college van burgemeester en schepenen inzake archiefzorg en archiefbeheer 2° Het formuleren van adviezen inzake ordeningsmethoden, het toegankelijk maken en de materiële bewaring van de archieven 3° Het toezien op de bewaring en het beheer van de gemeentelijke informatie 4° Het regelen van de overdracht van de dynamische archieven naar de centrale archiefbewaarplaats. 5° Het vernietigen van archief na verstrijken van de bewaringstermijn, na goedkeuring door het rijksarchief. 6° het uithalen en terugplaatsen van opgevraagde archiefbescheiden. Art. 4 : De vorming van het archief gebeurt op elke dienst en staat onder begeleiding van de dienstverantwoordelijke. De dienstverantwoordelijken worden jaarlijks aangesteld door het college van burgemeester en schepenen.
De dienstverantwoordelijken maken gebruik van de universele decimale classificatie (UDC) bij de vorming van het dynamische en statische archief. Art. 5 : De dienstverantwoordelijken zijn verantwoordelijk voor het uithalen en terugplaatsen van archiefbescheiden uit het dynamisch archief. Art. 6 : Bewaargevingen en door de gemeenteraad aanvaarde schenkingen van archief worden ondergebracht in de centrale archiefbewaarplaats. Art. 7 : Het college van burgemeester en schepenen beslist in volgende gevallen over het archiefbeheer : 1° Alle gevallen waarin de archiefwetgeving en/of dit archiefreglement niet voorziet; 2° Alle gevallen van betwisting. Afdeling II: Procedure voor het archiveren van archiefdocumenten Art. 8 : Elk personeelslid ontvangt een nota over het klasseren en consulteren van de documenten in het kader van het dynamisch en het statisch archief. Art. 9 : De archiefverantwoordelijke controleer één keer per jaar of de personeelsleden de opgestelde richtlijnen volgen. Art. 10 : De overbrenging naar het statisch archief gebeurt eens in de drie jaar door een gespecialiseerde firma die hiervoor wordt aangesteld door het college van burgemeester en schepenen. Hoofdstuk III : Beheer van de archiefruimten Art. 11 : Het statisch archief bevindt zich in het daarvoor ingerichte lokaal in het gemeentelijk magazijn, de ruimte achter het kopieerlokaal en op de zolderverdieping van het gemeentehuis. Het dynamisch archief bevindt zich in GC Hoogendonck, het kopieerlokaal in het gemeentehuis, de archiefruimte van de dienst Ruimtelijke Ordening en de archiefruimte van de dienst Technische Dienst. Art. 12 : De archiefverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de archiefruimten bestemd voor statisch archief. De dienstverantwoordelijken zijn verantwoordelijk voor de archiefruimten bestemd voor dynamisch archief. Art. 13 : De centrale archiefbewaardplaats is afgesloten. De andere archiefruimten worden in de mate van het mogelijke afgesloten. Hoofdstuk IV : Ontsluiting van het archief Afdeling I : Openbaarheid van archiefdocumenten
Art. 14 : Alle bestuursdocumenten en documenten die in bewaring worden gegeven bij de gemeente zijn openbaar volgens de principes bepaald door de Vlaamse overheid in het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Art. 15 : Documenten die niet onder het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur vallen, worden openbaar wanneer zij ouder zijn dan dertig jaar. De verjaringstermijn van 30 jaar wordt verlengd tot : 1° 50 jaar voor de archivalia die informatie bevatten over de belangen die vermeld worden in het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. 2° 100 jaar voor de documenten die de persoonlijke levenssfeer raken. Art. 16 : Volgende documenten zijn niet openbaar toegankelijk en niet vrij te raadplegen door het publiek : 1° Burgerlijke stand jonger dan 100 jaar; 2° Bevolkingsregister jonger dan 120 jaar; 3° Kiezerslijsten jonger dan 100 jaar; 4° Personeelsdossiers jonger dan 100 jaar, 5° Dossiers die de persoonlijke levenssfeer van derden raken en jonger zijn dan 100 jaar; 6° Processen-verbaal en politiedossiers inzake opsporingen jonger dan 100 jaar; 7° Gemeentelijk strafregister jonger dan 100 jaar; Art. 17 : De gemeentesecretaris kan op advies van de archiefverantwoordelijke een aanvraag voor het raadplegen van archiefdocumenten in het kader van wetenschappelijk onderzoek weigeren indien : 1° de documenten onderhevig zijn aan geheimhoudingsbepalingen 2° de documenten informatie bevatten die door derden vrijwillig is verstrekt en uitdrukkelijk als vertrouwelijk is bestempeld 3° de documenten vertrouwelijke commerciële en industriële informatie bevatten, die om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren beschermd wordt 4° de documenten op contractuele basis werden verworden en waarvan de tijdelijke geheimhouding werd gestipuleerd. De weigering van de aanvraag wordt gemotiveerd door de archiefverantwoordelijke. Art. 18 : Bij weigering van een aanvraag kan de aanvrager een beroep aantekenen conform het decreet openbaarheid van bestuur en dit bij de beroepscommissie openbaarheid van bestuur.
Dit beroep werkt niet opschortend. Art. 19 : Particuliere archivalia kunnen enkel geraadpleegd worden onder de voorwaarden opgenomen in de overeenkomst van bewaargeving of van schenking. Bij het ontbreken van een overeenkomst van bewaargeving of van schenking worden de documenten openbaar wanneer zij 30 jaar oud zijn. Afdeling II : Procedure voor administratieve ontleningen Art. 20 : De gemeentelijke diensten kunnen het archief vrij raadplegen. Verdere richtlijnen voor het consulteren van de archieven worden opgenomen in de nota vermeld in artikel 8. Afdeling III : Procedure voor het raadplegen van archiefdocumenten door derden Art. 21 : Iedereen kan een aanvraag indienen voor het raadplegen van archiefdocumenten bij de archiefverantwoordelijke en dit met het daartoe bestemde formulier. De UDC-inventaris van de archiefdocumenten kan geraadpleegd worden via de gemeentelijke website. Art. 22 : Indien de aanvraag niet volledig is, wordt de aanvrager binnen de 2 werkdagen gecontacteerd door de archiefverantwoordelijke, met de vraag zijn of haar aanvraag te vervolledigen. Art. 23 : De volledige aanvraag wordt door de archiefverantwoordelijk chronologisch geregistreerd in een aanvraagregister. Art. 24 : De archiefverantwoordelijke beantwoordt de aanvraag voor het raadplegen van archiefdocumenten schriftelijk of elektronisch binnen de 15 dagen. Indien de gevraagde archiefdocumenten moeilijk tijdig kunnen verzameld worden, of als toetsing van de aanvraag aan het decreet openbaarheid van bestuur en het archiefdecreet niet tijdig kan gebeuren, wordt beslist de termijn te verlengen tot 30 kalenderdagen. De aanvrager wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht met vermelding van de redenen voor het uitstel. Art. 25 : De beslissing van inwilliging van de aanvraag wordt uiterlijk binnen de 30 kalenderdagen uitgevoerd. Bij een verlengingsbeslissing wordt de uitvoeringstermijn verlengd tot 45 kalenderdagen. De aanvrager van de archiefdocumenten wordt schriftelijk uitgenodigd om de gevraagde archiefdocumenten te raadplegen. Afspraken hierover worden via de archiefverantwoordelijke gemaakt. Art. 26 : Ontleningen zijn enkel mogelijk na uitdrukkelijke toestemming van de archiefverantwoordelijke en nadat de archiefdocumenten zijn opgenomen in een daartoe bestemd register.
Afdeling III : Algemene gebruikersvoorwaarden voor derden Art. 27 : De aanvrager van archiefdocumenten noteert voor elke consultatie volgende gegevens in het bezoekersregister: 1° Naam 2° Aangevraagde documenten 3° Doel van het onderzoek 4° Handtekening Door het ondertekenen van het bezoekersregister, verklaart de aanvrager het archiefreglement ontvangen en gelezen te hebben en verklaart hij/zij zich akkoord met het archiefreglement. Art. 28 : De aanvrager zorgt er voor dat de archiefdocumenten zo geraadpleegd worden dat hun originele staat bewaard blijft. Dit houdt in dat de archiefdocumenten: 1° niet uit de archiefmappen gehaald mogen worden 2° niet in een andere volgorde mogen gestoken worden 3° niet mogen beschreven worden. Art. 29 : De aanvrager kan de opgevraagde documenten enkel inkijken na afspraak met de archiefverantwoordelijke. De gebruiker kan voor deze inzage gebruik maken van de collegezaal, de raadzaal of de leestafel voorzien in het gemeentelijk magazijn. De personeelsleden van de gemeentelijke diensten mogen in mogen enkel in geval van dringende vragen gestoord worden bij de dagelijkse werking van hun dienst. Art. 30 : Het maken van fotokopieën moet besproken worden met de archiefverantwoordelijke. Deze kan de onmogelijkheid tot het maken van fotokopieën inroepen wegens het risico op beschadiging of de slechte materiële toestand van de archiefdocumenten. Voor het maken van fotokopieën wordt een belasting opgelegd overeenkomstig het belastingsreglement op de afgifte van administratieve stukken art. 3§10. Het maken van digitale foto’s zonder flits is steeds toegelaten. Dit alles onder voorbehoud van voorwaarden opgenomen in artikel 15 tot en met 17. Art. 31 : Aanvragers die het archief raadplegen in het kader van wetenschappelijk onderzoek vermelden het gemeentelijk archief als bron in de bibliografie.
De aanvrager die gemeentelijk archiefmateriaal gebruikt in het kader van wetenschappelijk onderzoek schenkt een exemplaar van de publicatie aan het college van burgemeester en schepenen. HoofdstuK V : Toezicht en sancties Art. 32 : De archiefverantwoordelijke gaat na of de aanvrager het bepalingen van dit reglement naleeft door: 1° na elk bezoek van een aanvrager te controleren of deze het bezoekersregister correct heeft ingevuld 2° de ingekeken stukken na raadpleging te controleren op hun staat 3° te onderzoeken of de aanvrager de personeelsleden van de diensten niet storen bij de dagelijkse werking van hun dienst. Art. 33 : Indien uit het onderzoek blijkt dat de aanvrager zich niet houdt aan de bepalingen opgenomen in dit reglement, kan de archiefverantwoordelijke hem de toegang tot het archief ontzeggen. Hoofdstuk VI : Slotbepalingen Art. 34 : Dit reglement treedt in werking vanaf 1 april 2014. Art. 35 : Dit reglement doet in geen geval afbreuk aan de bepalingen opgenomen in het decreet van 26 maart 2004 inzake openbaarheid van bestuur.
