HOOFDSTUK I: ALGEMENE HUUR- EN GEBRUIKSVOORWAARDEN ZALEN, LOKALEN EN MATERIALEN

VERHUUR- EN GEBRUIKSREGLEMENT ZALEN, LOKALEN EN MATERIALEN EN DOSSIERS MET MEDEWERKING VAN DE STAD AALST

HOOFDSTUK I: ALGEMENE HUUR- EN GEBRUIKSVOORWAARDEN ZALEN, LOKALEN EN MATERIALEN

Artikel 1: verhuur zalen, lokalen en materiaal van de stad Aalst De stad Aalst is eigenaar van zalen, lokalen en diverse materialen die zij ter beschikking stelt van particulieren, verenigingen, scholen en rechtspersonen van publieke en private aard die deze ruimten en materialen kunnen huren. De activiteiten die hiervoor in aanmerking komen zijn van sociale, culturele, educatieve of recreatieve aard.

Artikel 2: huurders De huurders worden onderverdeeld in twee categorieën, waarvoor een verschillend huurtarief toepasselijk is, zoals gestipuleerd in hoofdstuk III en V. •

Categorie met tarief A: - Aalsterse verenigingen die aangesloten zijn bij erkende adviesraden of deelraden van de stad Aalst of stedelijke vzw’s; - Aalsterse scholen die een activiteit organiseren ten voordele van de school zelf; - officieel ingeschreven carnavalsgroepen van de stad Aalst; - occasionele activiteiten die het verenigingsleven bevorderen; - politieke organisaties; - organisatoren van buurt- en straatfeesten; - dossiers ‘met medewerking van de stad’ (weekendtarief per activiteit).

•

Categorie met tarief B: - bedrijven; - privépersonen.

Door de ondertekening van de huurovereenkomst verklaart de huurder kennis genomen te hebben van de voorwaarden vervat in dit verhuur- en gebruiksreglement en worden deze uitdrukkelijk aanvaard.

1

Artikel 3: voorwerp De stad Aalst verhuurt volgende zalen en lokalen: - Feestzaal, Grote Markt 3 9300 Aalst; - Kasteel Terlinden, Square J. Geerinckx 2 9300 Aalst; - Vergaderzaal zwembad, Zwembadlaan 2 9300 Aalst; - Onthaalcomplex, Keizersplein 21b 9300 Aalst; - Stedelijke Basisschool De Duizendpootjes, Binnenstraat 157 9300 Aalst; - Stedelijke Basisschool Klaproosje, Oude Gentbaan 34 9300 Aalst; - Stedelijke Basisschool Tinnenhoek, Herbergstraat 28 9310 Moorsel; - Oud Gemeentehuis Kaalberg, Pachting 4 9310 Moorsel; - Stedelijke Basisschool De Zonnebloem, Meldert-Dorp 15 9310 Meldert; - Stedelijke Basisschool De Regenboog, Erembodegem-Dorp 28 9320 Erembodegem; - Polyvalente zaal Nieuwerkerken en hobbyruimte, Schoolstraat 1 9320 Nieuwerkerken; - Stedelijke Basisschool ‘t Meivisje, grote Baan 209 9310 Herdersem; - Stedelijke Basisschool De Springplank, Damkouter 6 9308 Gijzegem; - Stedelijke Basisschool ‘t Hofje, Zijpstraat 49 9308 Hofstade. Met betrekking tot de diverse zalen en lokalen gelden bijzondere voorwaarden, zoals uiteengezet in hoofdstuk II. De stad verhuurt ook diverse materialen, waarvoor bijzondere voorwaarden gelden, zoals uiteengezet in hoofdstuk IV. Artikel 4: huurperiode De zalen en lokalen kunnen worden gehuurd per uur, per dagdeel of per dag. De materialen kunnen worden gehuurd per weekdag, per weekend of per week. Bijzondere voorwaarden met betrekking tot de huurperiode naargelang de zaal, lokaal of materiaal worden uiteengezet in hoofdstuk II, III en IV.

Artikel 5: huurprijs van de zalen en lokalen De huurprijs van de zalen en lokalen wordt bepaald aan de hand van drie modaliteiten: 1. de zaal die wordt gehuurd; 2. het tarief bepaald naargelang uur, dagdeel of dag; 3. de categorie A of B waartoe de huurder behoort. Bijzondere voorwaarden met betrekking tot de huurprijs naargelang de zaal of lokaal worden uiteengezet in hoofdstuk III.

Zijn inbegrepen in de huurprijs: - zalen, lokalen en materialen; - verlichting; - verwarming; - vervoer van stadsmateriaal; - verzekering voor burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid; - brandverzekering (met uitzondering van eigen materialen).

2

Volgende kosten zijn ten laste van de huurder: - alle taksen; - SABAM; - Billijke Vergoeding; - kosten voor een brandwacht door de Brandweer; - EHBO; - bewakingsdiensten; - andere bijkomende kosten. Artikel 6: waarborg De huurder is bovenop de huurprijs een waarborg verschuldigd als zekerheidsstelling voor een goede uitvoering van zijn contractuele verplichtingen. De waarborgsom bij huur van zalen of lokalen worden bepaald in hoofdstuk III. De waarborgsom bij huur van materialen worden bepaald in hoofdstuk V. De waarborg wordt terugbetaald bij afloop van de huurovereenkomst, indien de huurder zijn contractuele verplichtingen heeft nageleefd, in het bijzonder indien na de plaatsbeschrijving blijkt dat er geen schade werd aangebracht. Herstellings-, opruimings-, reinigingskosten en kosten bij verlies worden automatisch afgetrokken van de waarborgsom. Indien de waarborgsom niet volstaat ter dekking van de kosten, dan wordt het schadebedrag meegedeeld aan de huurder, en zal een schuldvordering worden opgemaakt, die binnen de 30 dagen na ontvangst moet betaald worden.

Artikel 7: reservatie Informatie over het al dan niet beschikbaar zijn van de zalen of lokalen kan bekomen worden op: dienst Stadspromotie – sectie Organisatie Keizersplein 21b – 9300 Aalst tel. 053 73 22 32 fax 053 73 22 45 [email protected] www.aalst.be openingsuren: maandag – dinsdag – donderdag van 8.30 tot 11.30 uur en van 13.30 tot 16.30 uur woensdag van 8.30 tot 11.30 uur en van 13.30 tot 18.30 uur vrijdag van 8.30 tot 12 uur – ’s namiddags gesloten Aanvraagformulieren zijn te bekomen op de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie of via de website van de stad Aalst: www.aalst.be Een aanvraag kan ten vroegste 1 jaar voor de aanvang van de huurperiode ingediend worden. De aanvragen moeten ingediend worden op de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie op het daartoe bestemde formulier. -

huur van zalen, lokalen en materialen: 30 dagen voor de huur dossier “met medewerking van de stad Aalst” voor kleinschalige activiteiten: 6 weken voor de aanvang van de activiteit dossier “met medewerking van de stad Aalst” voor grootschalige activiteiten: 12 weken voor de aanvang van de activiteit

3

De huurder deelt de gewenste ruimte, datum en dagdeel (aantal uren) mee. Telefonische aanvragen, mondelinge afspraken of verzoeken via e-mail en fax hebben geen contractuele waarde, zijn dus niet bindend en worden beschouwd als een optie. De huur van de zalen en lokalen wordt toegestaan in volgorde van de aanvragen: de eerst ontvangen aanvraag is prioritair op latere aanvragen.

De reservatie is definitief na betaling van de waarborg, de huurprijs en de ondertekening van het reservatieformulier door een meerderjarige vertegenwoordiger van de gebruiker. Een kopie van het contract wordt overhandigd aan de huurder. De verhuurder behoudt zich het recht voor voorrang te geven aan eigen activiteiten in de zalen of lokalen en daartoe deze zalen of lokalen ter beschikking te houden.

Artikel 8: betalingsmodaliteiten De volledige huursom en de waarborgsom moeten bij reservatie betaald worden, met Bancontact of in contanten, op de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie. Andere betalingwijzen zoals cheques en/of overschrijvingsformulieren worden niet aanvaard. Pas na betaling is de toewijzing van de zaal of het lokaal definitief. Artikel 9: sleutel De huurder krijgt de sleutel van de gehuurde zaal of lokaal ter beschikking, volgens de afspraken gestipuleerd in hoofdstuk II. De sleutel wordt enkel overhandigd als de totale huursom meer de verschuldigde waarborg betaald zijn. Bij verlies of beschadiging van één of meerdere sleutels wordt de kostprijs voor aanmaak van nieuwe sleutels doorgerekend aan de huurder. Artikel 10: plaatsbeschrijving Bij het overhandigen van de sleutels, overhandigt de verantwoordelijke van de zaal of het lokaal aan de huurder een plaatsbeschrijving van de gehuurde zaal en overloopt deze samen. Alvorens het beschikbaar gestelde lokaal te gebruiken zal de huurder alle zichtbare gebreken en beschadigingen melden aan de verantwoordelijke en doen noteren op de plaatsbeschrijving. Beide partijen tekenen voor akkoord. De huurder is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw, zowel door hemzelf, door zijn aangestelden, als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit. Bij het verlaten van de gehuurde ruimte wordt de zaalverantwoordelijke op de hoogte gebracht en signaleert de huurder onmiddellijk eventuele gebreken of schadegevallen. Na afloop van de activiteit wordt door de zaalverantwoordelijke een staat van bevinding opgemaakt samen met de huurder, overeenkomstig de modaliteiten van hoofdstuk II.

4

Indien de betrokkene afwezig blijft op het afgesproken uur, zullen aard en omvang van de schade door de stad éénzijdig worden bepaald. Dergelijke vaststelling zal door de huurder als tegensprekelijk worden erkend. Zo de huurder de gebruikte ruimte(s) (zaal, gang, sanitair, refter, keuken, …) niet zelf in de staat brengt waarin ze zich bij aanvang bevond, worden de herstellings-, opruimings-, reinigingskosten en kosten bij verlies ten laste gelegd van de huurder en automatisch afgetrokken van de waarborgsom. Indien de waarborgsom niet volstaat ter dekking van de kosten, dan wordt het bijkomend bedrag van de schade overgemaakt aan de huurder, die 30 dagen na ontvangst dient te betalen. Artikel 11: verplichtingen van de huurder bij de uitvoering van de overeenkomst Het is de huurder uitdrukkelijk verboden de huur over te dragen. Onderverhuring kan slechts mits schriftelijke toestemming van het college van burgemeester en schepenen. Verplichtingen van de huurder omtrent de activiteit: • zalen en lokalen mogen slechts gehuurd worden voor een bestemming omschreven in de bijzondere voorwaarden in hoofdstuk II. De huurder is verplicht de aard van de activiteit duidelijk te vermelden in de aanvraag. De aard, inhoud en duur van de toegestane activiteit mogen niet afwijken van datgene waarvoor oorspronkelijk toelating werd verleend; • de activiteiten mogen niet in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden; • de huurder dient zich te houden aan de geldende geluidsnormen (max. 90dB). Inlichtingen hierover kunnen bekomen worden bij de Preventiedienst van de Lokale Politie, tel. 053 73 27 82; • indien vereist, stelt de huurder zich in regel met SABAM, betaalt de Billijke Vergoeding en zorgt voor de nodige vergunningen om de activiteit te laten plaatsvinden. Verplichtingen van de huurder omtrent de huurperiode: • het in gereedheid brengen van de afgehuurde infrastructuur kan enkel tijdens de uren waarvoor werd afgehuurd; • bij het overschrijden van de gestelde gebruiksuren zal een forfaitaire toeslag van 25,- EUR per overschreden uur worden aangerekend. Verplichtingen van de huurder omtrent de zaal of het lokaal: • onder geen enkel beding kan een opbouw/afbouw of het in gereedheid brengen van de zaal of lokaal, voorafgaande of erop volgende activiteiten verstoren, evenals lopende activiteiten; • de gehuurde infrastructuur bevindt zich in standaardopstelling, evenals in een correcte als nette staat. De huurder verbindt er zich toe om na de activiteit de zalen opnieuw te verlaten zoals hij deze heeft aangetroffen (nette staat, standaardopstelling tafels en stoelen); • de huurder moet al het afval dat tijdens de activiteit wordt geproduceerd onmiddellijk meenemen. Eventueel kan de huurder een bijkomende container plaatsen, evenwel op eigen kosten; • ramen, deuren, liftdeuren en -wanden, muren, panelen en vloeren kunnen niet worden beplakt en/of beschilderd, beschreven of beklad; • indien een bepaalde constructie noodzakelijk is, dient vooraf contact te worden genomen met de zaalverantwoordelijke voor toestemming; • het is niet toegelaten bijkomende bewegwijzering aan te brengen binnen het gebouw zonder toelating van de zaalverantwoordelijke; • De huurder dient erover te waken dat verwarming, kookapparatuur en verlichting steeds uitgeschakeld zijn bij het verlaten van het gebouw.

5

Artikel 12: verplichtingen van de huurder inzake veiligheid, aansprakelijkheid en verzekering De stad stelt enkel de infrastructuur ter beschikking, maar kan niet als inrichter worden beschouwd. De huurder zal in zijn verhouding tot de stad als inrichter worden beschouwd en is gehouden tot naleving van alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als inrichter rusten. De huurder vrijwaart de stad hiervoor. Voor meer informatie hieromtrent kan de huurder het ‘evenementendraaiboek’ raadplegen.

De huurder is inzake veiligheid en aansprakelijkheid verantwoordelijk voor: • al de schade die door hem, door zijn aangestelden of door de deelnemers aan de activiteit wordt toegebracht aan het gebouw, de toegangsweg en de installaties van de zaal of het lokaal; • het doen naleven van het verbod gevaarlijke stoffen of vloeistoffen in het gebouw te brengen; • het doen naleven van het algemeen rookverbod in de lokalen. Enkel buiten mag er gerookt worden. Het gebruik van licht ontvlambaar materiaal is om veiligheidsredenen ten strengste verboden; • het doen naleven van de wet op de openbare dronkenschap en van de wet op de jeugdbescherming; • het doen naleven van het verbod op nachtlawaai; • het vrij houden van de nooduitgangen. Het is verboden obstakels voor (nood)uitgangen of brandblusapparaten te plaatsen en hinderlijke voorwerpen op de grond te leggen; • het waken over de niet-overschrijding van het maximum toegelaten aantal deelnemers. De huurder is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten in de gehuurde infrastructuur. De stad kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen of andere schadelijke gevolgen die zouden voortvloeien uit het gebruik ervan.

Artikel 13: verplichtingen van de verhuurder inzake veiligheid en aansprakelijkheid De stad beschikt over een brandverzekeringspolis waarin bepaald is dat de eigenaar afstand doet van verhaal ten aanzien van de organisatoren. Dat wil zeggen dat de organisatoren (huurders) automatisch verzekerd zijn tegen brand. De stad beschikt tevens over een polis objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing. De stad beschikt over een polis burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid voor ingebruikname door huurders. Inzage in deze polissen is mogelijk bij de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie. De stad neemt geen bewakingsplicht op zich en kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor achtergelaten voorwerpen. De stad kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal, beschadiging of verlies van materiaal dat toebehoort aan de huurder of betrekking heeft op de activiteit die hij inricht. Hiervoor kan de huurder zelf een verzekering voor eigen materiaal afsluiten.

6

Artikel 14: annulering Indien de huurder de activiteit niet laat plaatsvinden, stelt hij de stad schriftelijk in kennis, gericht aan het college van burgemeester en schepenen, Grote Markt 3 9300 Aalst en dient deze ondertekend te worden door diegene die het contract ondertekend heeft. Bij annulering van de gehuurde zalen of lokalen zal de huurder volgende annuleringsvergoeding aangerekend worden: - tot 30 dagen voor de aanvang van de huur: 25% van de huursom - tot 20 dagen voor de aanvang van de huur: 50% van de huursom - tot 15 dagen voor de aanvang van de huur: 75% van de huursom - minder dan 15 dagen voor de aanvang van de huur: 100% van de huursom De betaling van de huurprijs en waarborg wordt aangewend tot betaling van de annuleringsvergoeding. Indien dit niet volstaat om de annuleringsvergoeding te betalen, wordt een invordering bij afzonderlijke staat toegestuurd, dewelke door de huurder voldaan moet worden binnen de 30 werkdagen. In geval van annulering zal de huurder de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie inlichten. De annuleringsvergoeding kan worden kwijtgescholden in geval van overmacht, beoordeeld door het college van burgemeester en schepenen. Indien de stad door overmacht de gehuurde zalen, lokalen of materialen niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor door de huurder geen schadevergoeding kunnen worden gevraagd. Enkel het betaalde huurgeld en de waarborg(en) zal worden terugbetaald. Artikel 15: ontbinding van de huurovereenkomst Conform artikel 1729 B.W. kan de stad als verhuurder naargelang van de omstandigheden de huur doen ontbinden indien de huurder het gehuurde voor een ander gebruik zal aanwenden dan waarvoor het gehuurd was, of voor een gebruik waaruit enig nadeel kan ontstaan voor de verhuurder. Conform artikel 1741 B.W. wordt het huurcontract ontbonden door het tenietgaan van het gehuurde goed, en door de niet-nakoming van zijn verplichtingen door de huurder. Bij overtreding van de voorwaarden van huidig reglement kan de toegang tot de betrokken ruimte ontzegd worden en kan de stad het contract doen ontbinden. Reeds betaalde huurgelden en waarborg blijven voor de stad definitief verworven ten titel van schadevergoeding. Indien de activiteit in strijd is met de openbare orde en de goede zeden in het gedrang brengt, kan deze activiteit stopgezet en verboden worden, zonder dat de huurder aanspraak kan maken op terugbetaling van de gestorte huurgelden en waarborg of aanspraak kan maken op enige andere schadeloosstelling. In geval van ontbinding van het contract is de huurder niet meer gerechtigd de gehuurde infrastructuur te betreden, behalve voor ontruiming.

7

Artikel 16: nuttige adressen

SABAM Aarlenstraat 75 1040 BRUSSEL tel. 053 21 32 41 fax 053 21 26 72 [email protected] www.sabam.be

ILVA Zuid III Industrielaan 2 9320 EREMBODEGEM-AALST tel. 053 83 88 48 fax 053 83 44 22 [email protected] www.ilva.be

Billijke Vergoeding Outsourcing Partners Postbus 181 9000 GENT 12 tel. 070 66 00 15 fax 070 66 00 12 [email protected] www.bvergoed.be

dienst Financiën sectie Invorderingen Zwarte Zusterstraat 8 9300 AALST tel. 053 73 21 41 fax 053 73 21 39 [email protected] www.aalst.be

Artikel 17: geschillen – bevoegdheid rechtbanken Indien de huurder ernstige inbreuken op het verhuurreglement pleegt, kan de stad Aalst een nieuwe reservatie weigeren. De overeenkomsten die op grond van onderhavig reglement tot stand komen, zijn onderworpen aan het Belgisch recht. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van een huurovereenkomst worden onderworpen aan het bevoegde Vredegerecht Aalst.

Artikel 18: inwerkingtreding reglement Dit reglement treedt in werking op 1 november 2011 en is van onbepaalde duur.

8

HOOFDSTUK II: BIJZONDERE HUUR – EN GEBRUIKSVOORWAARDEN ZALEN EN LOKALEN

Artikel 19: ingebruikname a. scholen: -

de huurder moet zich vrijdag aanmelden in de school tussen 9 en 12 uur met het contract; een medewerker van het onderhouds- of keukenpersoneel zal samen met de huurder een staat van bevinding opmaken; na het ondertekenen van de staat van bevinding door beide partijen, wordt de sleutel overhandigd door de medewerker van het onderhouds- of keukenpersoneel.

b. kasteel Terlinden: - de huurder moet contact opnemen met mevrouw Ilse De Petter, conciërge van kasteel Terlinden, op het nummer 0496 04 60 59; - de huurder moet zich, na afspraak, aanmelden met het contract op kasteel Terlinden om samen met de conciërge een staat van bevinding op te maken - na ondertekening van de staat van bevinding door beide partijen, zal de conciërge de toegang verlenen tot de gehuurde lokalen. c. feestzaal: -

de huurder moet zich aanmelden tijdens de openingsuren van het Onthaal van het stadhuis met het contract; een medewerker van het Onthaal zal samen met de huurder een staat van bevinding opmaken; na het ondertekenen van de staat van bevinding door beide partijen, wordt de sleutel overhandigd door de medewerker van het Onthaal.

d. polyvalente zaal Nieuwerkerken en hobbyruimte: - de huurder moet contact opnemen met mevrouw mevrouw Elvire Gombert, sleutelverantwoordelijke van de polyvalente zaal Nieuwerkerken en de hobbyruimte, op het nummer 053 83 67 54; - de huurder moet zich, na afspraak, aanmelden aan de polyvalente zaal Nieuwerkerken of de hobbyruimte om samen met mevrouw Gombert de staat van bevinding op te maken; - na ondertekening van de staat van bevinding door beide partijen, wordt de sleutel overhandigd door mevrouw Gombert.

e. vergaderzaal zwembad: - de huurder moet zich aanmelden tijdens de openingsuren van het Zwembad met het contract; - en medewerker van het Zwembad zal samen met de huurder een staat van bevinding opmaken; - na ondertekening van de staat van bevinding, zal de medewerker van het Zwembad de toegang verlenen tot de vergaderzaal.

9

f. onthaalcomplex en Oud Gemeentehuis Kaalberg Moorsel - de huurder moet een afspraak maken met de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie, op het nummer 053 73 22 32; - de huurder moet zich, na afspraak, aanmelden met het contract in het gehuurde lokaal om samen met een medewerker van de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie een staat van bevinding op te maken; - na ondertekening van de staat van bevinding door beide partijen, zal de sleutel overhandigd worden door een medewerker van de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie.

De zalen en lokalen worden verhuurd: - per uur: lichamelijke expressie, sportbeoefening, vergaderingen, lessenreeksen, voordrachten - per dagdeel (= 6 uur) open afbouw inbegrepen: culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, ontvangsten, recepties, alle activiteiten waarbij drank geschonken of eten geserveerd wordt - per dag: verplicht voor eetfestijnen en tentoonstellingen De Hobbyruimte in de Schoolstraat Nieuwerkerken is hoofdzakelijk bestemd voor seniorenwerking. Deze ruimte kan door andere verenigingen of privépersonen enkel gehuurd worden van maandag tot vrijdag vanaf 19 uur en tijdens het weekend. Er mogen geen van de stad.

fuiven

met

commercieel

karakter

plaatsvinden

in

gebouwen

Schoollokalen kunnen enkel gebruikt worden in het weekend (met uitzondering van de turnzaal) en buiten de schoolvakanties. Het leveren van materialen, dranken en andere benodigdheden, niet eigen aan de stad, kan gebeuren vanaf vrijdag 18 uur, en het weghalen ervan vóór maandag 7 uur. Op de speelplaats worden geen voertuigen toegelaten. Het plaatsen van een koelwagen of dergelijke kan enkel in overleg met de directie van de school. Artikel 20: opstelling - uitrusting De stad zorgt voor een zaal die proper en gebruiksklaar is met een basisopstelling en uitrusting van meubilair en materiaal. Indien nodig, zal een korte uitleg gegeven worden over het correct gebruik van de keukentoestellen. Onder geen beding mogen er geen bijkomende elektrische keukentoestellen aangesloten worden! De huurder dient zelf in te staan voor: - een andere opstelling, indien hij dat wenst; - benodigdheden voor sanitair; - ecologisch verantwoorde reinigingsproducten; - het gebruik van ecologisch verantwoorde middelen (bv. recycleerbare bekers). Artikel 21: verzekeringen De stad heeft voor alle gebouwen, opgenomen in dit verhuurreglement, een brandverzekering afgesloten. Deze verzekering dekt enkel de schade aan het gebouw en de inboedel ervan, eigen aan de stad. De stad heeft een verzekering voor burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid afgesloten ten gunste van de huurder.

10

Is verzekerd, zowel tijdens de duur van de activiteit als tijdens het klaarzetten en terug in orde brengen van het gehuurde lokaal/zaal/gebouw: 1. schade veroorzaakt door een ongeval aan derden en voortvloeiend uit de organisatie van de activiteit dat plaatsvindt in het gehuurde lokaal/zaal/gebouw, welke ten laste kan vallen van de particulieren, verenigingen, groeperingen, instellingen of organismen allerhande, alsmede hun organen, vrijwilligers, aangestelden en andere medewerkers, in uitoefening van hun mandaat of functie, die met toelating van de stad gebruik maken van het gehuurde lokaal/zaal/gebouw; 2. schade veroorzaakt door een ongeval tijdens de activiteit, aan het in gebruik genomen lokaal/zaal/gebouw; 3. schade veroorzaakt aan de inboedel van de stad, gelijk welke aard, dat in het gehuurde lokaal/zaal/gebouw aanwezig is en die door de stad ter beschikking wordt gesteld van de huurder; 4. ongevallen, veroorzaakt aan derden, door de aanwezigheid van vreemde stoffen in spijzen en dranken die aangeboden worden. Ethias behoudt haar recht op verhaal tegen alle verantwoordelijken voor de schade, andere dan de verzekerde. Is niet opgenomen in de verzekering: 1. schade dat voortvloeit uit de organisatie van pop- en rockconcerten, koersen, snelheids- of behendigheidswedstrijden, rally’s, wielerwedstrijden en veldritten; 2. schade dat rechtstreeks of onrechtstreeks voortvloeit uit asbest en/of zijn schadelijke eigenschappen, alsook elk materiaal dat asbest bevat onder om het even welke vorm; 3. schade voortvloeiend uit oorlogen, burgeroorlogen, stakingen, lock-out, oproer, daden van terrorisme of sabotage, elke gewelddaad met collectieve inslag, al dan niet gepaard gaande met verzet tegen de overheid; 4. beschadiging, vernietiging, verlies, verdwijning of diefstal van informatiedragers van elektronische apparatuur, met inbegrip van de opgeslagen informatie en de onstoffelijke schade die hieruit voortvloeit, indien deze rechtstreeks of onrechtstreeks veroorzaakt wordt of het gevolg is van het elektronisch verkeer van gegevens van datatransmissiesystemen zoals internet, intranet, extranet of andere gelijkaardige systemen, de verspreiding van een virus of de inbraak in deze systemen. Bij elk schadegeval zal een vrijstelling van 125,- EUR aangerekend worden aan de huurder. Deze som wordt onmiddellijk van de waarborgsom afgetrokken. Bij tentoonstellingen is het aangeraden bijkomende verzekeringspolissen af te sluiten: - “van nagel tot nagel”: de voorwerpen zijn verzekerd tijdens de verplaatsing van het ene gebouw naar het andere - “alle risico’s”: brand, diefstal en/of beschadiging van de tentoongestelde voorwerpen

Artikel 22: verantwoordelijkheden Het is ten strengste verboden (nood)deuren te versperren. Dit geldt ook voor de toegang tot de brandblusapparaten en brandslangen. Wanneer een activiteit plaatsvindt in een openbaar gebouw (bv. school) mag er overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 15 mei 1990 betreffende roken in openbare plaatsen, niet gerookt worden. Dit geldt ook voor tentoonstellingen, eetfestijnen, enz…

11

Artikel 23: verlaten van de zaal - ontruiming De zalen en lokalen moeten binnen de huurperiode worden opgeruimd, opgekuist en in hun oorspronkelijke staat worden gesteld door de huurder. Het verwijderen van materialen, dranken en andere benodigdheden, niet eigen aan de stad, moet gebeuren maandag vóór 7 uur. De huurder is verplicht zelf in te staan voor het selecteren en het verwijderen van het afval. De containers van de stad mogen hiervoor niet gebruikt worden. De huurder dient erover te waken dat verwarming, kookapparatuur en verlichting steeds uitgeschakeld zijn bij het verlaten van het gebouw.

Artikel 24: huurbeëindiging en plaatsbeschrijving Na afloop van de huur wordt de zaal gecontroleerd. De huurder moet steeds aanwezig zijn tijdens deze controle. Indien de huurder niet aanwezig is tijdens deze controle, verklaart de huurder zich akkoord met eventuele opmerkingen. a. scholen: - de huurder moet maandagochtend om 7 uur aanwezig zijn in de school voor controle en het inleveren van de sleutel - een medewerker van het onderhoudspersoneel zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding - beide partijen moeten de staat van bevinding tekenen voor akkoord b. kasteel Terlinden: - wanneer de activiteit gedaan is en de zaal is opgekuist, moet de huurder de conciërge verwittigen - de conciërge zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding - beide partijen moeten de staat van bevinding tekenen voor akkoord c. feestzaal: - de huurder moet aanwezig zijn op het opgegeven einduur (contract) voor de controle en het inleveren van de sleutel - een medewerker van de stad zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding - beide partijen moeten de staat van bevinding tekenen voor akkoord opgelet: - wanneer blijkt dat de medewerker van de stad 15 minuten na het afgesproken einduur niet aanwezig is of kan zijn door onvoorziene omstandigheden (zeer uitzonderlijk!!), moet de huurder de feestzaal afsluiten en de sleutel in de sleutelbox deponeren. d. polyvalente zaal Nieuwerkerken en hobbyruimte: - de huurder moet op het afgesproken uur aanwezig zijn voor de controle en het inleveren van de sleutel (de zaal moet ten laatste tegen 9.30 uur ontruimd en opgekuist zijn) - mevrouw Gombert zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding - beide partijen moeten de staat van bevinding tekenen voor akkoord

12

e. vergaderzaal Zwembad: - de huurder moet op het afgesproken uur aanwezig zijn voor de controle (ten laatste 23 uur) - een medewerker of de conciërge van het Zwembad zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding - beide partijen moeten de staat van bevinding tekenen voor akkoord f. onthaalcomplex en Oud Gemeentehuis Kaalberg Moorsel - de huurder moet op het afgesproken uur aanwezig zijn voor de controle en het inleveren van de sleutel - een medewerker van de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding - beide partijen moeten de staat van bevinding tekenen voor akkoord De staat van bevinding zal steeds teruggestuurd worden naar de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie: -

-

-

geen opmerkingen: de waarborgsom wordt terugbetaald aan de huurder door de dienst Financiën; materialen, dranken en andere benodigdheden, niet eigen aan de stad, zijn niet verwijderd: de dienst Uitvoering wordt opgeroepen om de zaken te verwijderen en er wordt een forfaitair bedrag aangerekend van 250,- EUR; het gehuurde lokaal is niet netjes achtergelaten: er wordt een extra ploeg van het onderhoudspersoneel opgeroepen en er wordt een forfaitair bedrag aangerekend van 500,- EUR; de activiteit is nog niet afgelopen of de huurder is niet aanwezig op het opgegeven einduur: er wordt een forfaitair bedrag aangerekend van 25,- EUR per begonnen uur.

Deze forfaitaire bedragen worden automatisch afgetrokken van de waarborgsom. Indien de waarborgsom niet volstaat ter dekking van de kosten, dan wordt het bijkomend bedrag van de schade overgemaakt aan de huurder, die 30 dagen na ontvangst dient te betalen.

13

HOOFDSTUK III: TARIEVEN VOOR ZALEN EN LOKALEN FEESTZAAL STADHUIS Adres:

Grote Markt 3 – 9300 Aalst (053 73 20 70)

Afmetingen:

11 x 18 m

Beschrijving:

podium, piano, 150 lederen stoelen, 3 kleedkamers, toilet, douche

Capaciteit:

max. 152 personen

Bestemming:

vergaderingen, lessenreeksen, spreekbeurten, concerten, academische zittingen, seminaries, persconferenties, culturele en socio-culturele activiteiten. Geen recepties of feesten.

Actuele waarde:

5 288 714,20 EUR A B waarborg uur dagdeel dag uur dagdeel dag

feestzaal academische zitting (incl. piano) concert (incl. piano) occasionele repetities

10

50 75 125

75 100 150

20

100 150 200 5,- EUR

150 200 250

250 250 250

Piano:

Steinway B 211 – identificatienummer: 500601 De stad zorgt voor een goede staat van de piano en laat deze 6 keer per jaar stemmen. Indien de huurder dit wenst, dient hij zelf in te staan voor een bijkomende stemming op eigen kosten. Dit moet gebeuren door de firma Maene (02 537 86 44), leverancier van de piano.

Repetities:

normale verhuringen hebben voorrang op occasionele repetities, indien ze tijdig aangevraagd zijn.

Veiligheid:

2 brandblussers + 2 nooduitgangen

Ingebruikname: Huurbeëindiging:

de huurder meldt zich aan tijdens de openingsuren van het Onthaal van het stadhuis met het contract een medewerker van het Onthaal maakt samen met de huurder de staat van bevinding op na het ondertekenen van de staat van bevinding door beide partijen, worden de sleutels overhandigd

de huurder moet aanwezig zijn in de feestzaal op het opgegeven einduur (contract) een medewerker van de stad zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding beide partijen tekenen de staat van bevinding voor akkoord de huurder overhandigt de sleutel aan de verantwoordelijke van de stad

Technische problemen: Michel Van Overwalle: 0475 43 02 46 Gust De Block: 0478 78 01 32 14

KASTEEL TERLINDEN Adres:

Square J. Geerinckx 2 – 9300 Aalst (0496 04 60 59)

Afmetingen:

ridderzaal: 10 x 7 m keuken: 6 x 6 m

Beschrijving:

ridderzaal: 40 stoelen, 20 tafels keuken: dubbele wasbak, 4 tafels, koeler, gasfornuis (geen borden, bestek of braadpannen)

Bestemming:

ridderzaal: vergaderingen, lessenreeksen, spreekbeurten, academische zittingen, seminaries, persconferenties, culturele en socio-culturele activiteiten. Geen eetfestijnen, ontvangsten, recepties of feesten.

Actuele waarde:


ridderzaal ridderzaal + keuken Veiligheid:

10

20 50

75

100

150

250 250

2 brandblussers + 2 nooduitgangen


de huurder neemt contact op met de conciërge van kasteel Terlinden, op het nummer 0496 04 60 59 de huurder meldt zich na afspraak aan op kasteel Terlinden met het contract de conciërge maakt samen met de huurder de staat van bevinding op na het ondertekenen van de staat van bevinding door beide partijen, wordt de toegang tot de gehuurde lokalen verleend

de huurder moet aanwezig zijn op het opgegeven einduur (contract) de conciërge zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding beide partijen tekenen de staat van bevinding voor akkoord

Technische problemen: Michel Van Overwalle: 0475 43 02 46 Gust De Block: 0478 78 01 32

15

VERGADERZAAL ZWEMBAD Adres:

Zwembadlaan 2 – 9300 Aalst (053 73 22 74)

Afmetingen:

7 x 14 m

Beschrijving:

25 stoelen + 12 tafels

Bestemming:

vergaderingen, lessenreeksen, spreekbeurten, seminaries

Actuele waarde:


vergaderzaal

10

Veiligheid:

20

250

1 brandblusser + 1 nooduitgang


de huurder meldt zich aan tijdens de openingsuren van het Zwembad met het contract een medewerker van het zwembad maakt samen met de huurder de staat van bevinding op na het ondertekenen van de staat van bevinding door beide partijen, wordt de toegang tot de vergaderzaal verleend

de huurder moet aanwezig zijn op het opgegeven einduur (ten laatste 23 uur) een medewerker of de conciërge van het Zwembad zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding beide partijen tekenen de staat van bevinding voor akkoord

Technische problemen: Michel Van Overwalle: 0475 43 02 46 Gust De Block: 0478 78 01 32 Guy Van Leuven: 053 73 22 74

16

ONTHAALCOMPLEX: ONTVANGSTRUIMTE EN MEETINGRUIMTES Adres:

Keizersplein 21b – 9300 Aalst (053 73 22 32)

Afmetingen:

ontvangstruimte: 17 x 12 m meetingruimte: 17 x 12 m

Beschrijving:

ontvangstruimte: tapinstallatie met koeler en berging, 30 tafels, 120 stoelen, koelkasten, tentoonstellingsspots meetingruimte: koelkasten, 30 tafels, 120 stoelen, tentoonstellingsspots, geluidsinstallatie

Bestemming:

vergaderingen, lessenreeksen, spreekbeurten, academische zittingen, seminaries, persconferenties, recepties, ontvangsten, culturele en socio-culturele activiteiten. Geen eetfestijnen of feesten.

Actuele waarde:

4 744 691,- EUR A B waarborg uur dagdeel dag uur dagdeel dag

ontvangstruimte meetingruimte

10 10

Veiligheid:

50 50

75 75

20 20

100 100

150 150

250 250

brandblussers: 2 aan de ontvangstruimte + 2 aan de meetingruimtes nooduitgangen: 2 in de ontvangstruimte + 2 in de meetingruimtes


de huurder meldt zich aan op de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie met het contract een verantwoordelijke van de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie maakt samen met de huurder de staat van bevinding op na het ondertekenen van de staat van bevinding door beide partijen, worden de sleutels overhandigd

de huurder meldt zich eerstdaags aan na de activiteit of op maandag wanneer de activiteit plaatsvindt in het weekend, op de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie een verantwoordelijke van de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding beide partijen tekenen de staat van bevinding voor akkoord


17

STEDELIJKE BASISSCHOOL DE DUIZENDPOOTJES (Aalst) Adres:

Binnenstraat 157 – 9300 Aalst (053 73 23 58)

Afmetingen:

refter: 13 x 20 m keuken: 5 x 10 m polyvalente zaal: 35 x 12 m turnzaal: 12 x 18 m

Beschrijving:

refter: 180 stoelen + 90 tafels keuken: industrieel (geen bestek, borden of braadpannen) polyvalente zaal: geen tafels en stoelen

Bestemming:

refter: voordrachten, lessenreeksen, tentoonstellingen, eetfestijnen. Geen feesten. keuken: voorbereiden eetfestijnen, ontvangsten polyvalente zaal: sportbeoefening (geen balsporten), lichamelijke expressie, recepties, ontvangsten, persconferenties, seminaries, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, tentoonstellingen, eetfestijnen. Geen feesten. turnzaal: sportbeoefening, lichamelijke expressie

Actuele waarde:


turnzaal polyvalente zaal polyvalente zaal + refter polyvalente zaal + refter + keuken Veiligheid:

10 10

20 20 200 400

400 600

250 250 1 000 1 000

brandblussers + nooduitgangen op verschillende plaatsen in de school branddeken in keuken

Onoverdekte speelplaats: kan gebruikt worden bij barbecue (voor de veiligheid) en in overleg met de directie van de school. Ingebruikname: de huurder moet zich vrijdag aanmelden op de school tussen 9 en 12 uur met het contract een medewerker van het onderhouds- of keukenpersoneel maakt samen met de huurder de staat van bevinding op indien nodig zal een korte uitleg gegeven worden i.v.m. het correcte gebruik van de keukentoestellen. het gebruik van bijkomende elektrische toestellen moet in afspraak met het keukenpersoneel gebeuren na het ondertekenen van de staat van bevinding door beide partijen, wordt de sleutel overhandigd Huurbeëindiging: de huurder moet maandagochtend om 7 uur aanwezig zijn in de school een medewerker van het onderhouds- of keukenpersoneel zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding beide partijen tekenen de staat van bevinding voor akkoord Technische problemen: Michel Van Overwalle: 0475 43 02 46 Gust De Block: 0478 78 01 32 18

STEDELIJKE BASISSCHOOL KLAPROOSJE (Aalst) Adres:

Oude Gentbaan 34 – 9300 Aalst (053 73 23 63)

Afmetingen:

refter: 11 x 6 m keuken: 5,5 x 1,4 m polyvalente zaal: 10 x 7 m

Beschrijving:

refter: geen tafels en stoelen keuken: industrieel. Geen bestek, borden of braadpannen. polyvalente zaal: geen tafels en stoelen

Bestemming:

refter: vergaderingen, voordrachten, lessenreeksen, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, tentoonstellingen, eetfestijnen. Geen feesten. keuken: voorbereiden eetfestijnen, ontvangsten (geen bestek, borden of braadpannen) polyvalente zaal: sportbeoefening, lichamelijke expressie, recepties, ontvangsten, persconferenties, seminaries, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, tentoonstellingen, eetfestijnen. Geen feesten.

Actuele waarde:


polyvalente zaal refter polyvalente zaal + refter + keuken Veiligheid:

10 10

50

75 150

20 20

100

150 300

250 250 1 000



de huurder moet zich vrijdag aanmelden op de school tussen 9 en 12 uur met het contract een medewerker van het onderhouds- of keukenpersoneel maakt samen met de huurder de staat van bevinding op indien nodig zal een korte uitleg gegeven worden i.v.m. het correcte gebruik van de keukentoestellen. het gebruik van bijkomende elektrische toestellen moet in afspraak met het keukenpersoneel gebeuren na het ondertekenen van de staat van bevinding door beide partijen, wordt de sleutel overhandigd

de huurder moet maandagochtend om 7 uur aanwezig zijn in de school een medewerker van het onderhouds- of keukenpersoneel zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding beide partijen tekenen de staat van bevinding voor akkoord


19

STEDELIJKE BASISSCHOOL TINNENHOEK (Moorsel) Adres:

Herbergstraat 28 – 9310 Moorsel (053 73 23 91)

Afmetingen:

polyvalente zaal met keuken: 15 x 10 m

Beschrijving:

polyvalente zaal: 10 tafels, 70 stoelen, 7 kleine tafels, 26 kleine stoelen, sportbenodigdheden keuken: ingericht (geen bestek, borden of braadpannen)

Bestemming:

polyvalente zaal: sportbeoefening (geen balsporten), lichamelijke expressie, recepties, ontvangsten, persconferenties, seminaries, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, tentoonstellingen, eetfestijnen. Geen feesten. keuken: ontvangsten

Actuele waarde:


polyvalente zaal

10

Veiligheid:

50

75

20

100

150

1 000

brandblusser + 2 nooduitgangen + branddeken





20

KAALBERG MOORSEL Adres:

Pachting 4 – 9310 Moorsel (053 73 22 32)

Afmetingen:

vergaderzaal: 6 x 5 m polyvalente zaal: 8 x 4 m keuken: 2 x 5 m

Beschrijving:

vergaderzaal: 1 grote tafel, 11 stoelen polyvalente zaal: 10 tafels, 34 stoelen keuken: ingericht (geen bestek, borden of braadpannen)

Bestemming:

vergaderzaal: vergaderingen, lessenreeksen, tentoonstellingen, voordrachten, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten. Geen feesten of eetfestijnen. polyvalente zaal: recepties, ontvangsten, vergaderingen, lessenreeksen, tentoonstellingen, voordrachten, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten. Geen feesten of eetfestijnen. keuken: voorbereiden recepties en ontvangsten

Actuele waarde:

464 372,10 EUR A B waarborg uur dagdeel dag uur dagdeel dag

vergaderzaal polyvalente zaal polyvalente zaal + keuken Veiligheid:

10 10

20 20 50

75

100

150

250 250 250

polyvalente zaal: brandblusser + nooduitgang keuken: brandblusser + nooduitgang + branddeken

Onoverdekte speelplaats: kan gebruikt worden bij barbecue (voor de veiligheid) en in overleg met de directie van de school. Ingebruikname: Huurbeëindiging:

de huurder moet maakt een afspraak met de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie de huurder meldt zicht aan in de Kaalberg Moorsel op het afgesproken tijdstip met het contract een medewerker van de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie maakt samen met de huurder de staat van bevinding op na het ondertekenen van de staat van bevinding door beide partijen, wordt de sleutel overhandigd

de huurder moet aanwezig zijn in de Kaalberg op het afgesproken tijdstip een medewerker van de dienst Stadspromotie – sectie Organisatie zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding beide partijen tekenen de staat van bevinding voor akkoord


STEDELIJKE BASISSCHOOL DE ZONNEBLOEM (Meldert) Adres:

Meldert-Dorp 15 – 9310 Meldert (052 35 95 66)

Afmetingen:

polyvalente zaal: 10 x 20 m keuken: 6 x 5 m

Beschrijving:

polyvalente zaal: 50 stoelen, 15 tafels, sportbenodigdheden keuken: ingericht

Bestemming:

polyvalente zaal: sportbeoefening (geen balsporten), lichamelijke expressie, recepties, ontvangsten, persconferenties, seminaries, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, tentoonstellingen, eetfestijnen. Geen feesten. keuken: voorbereiden eetfestijnen, ontvangsten

Actuele waarde:


polyvalente zaal polyvalente zaal + keuken Veiligheid:

10

20 50

75

100

150

250 1 000






22

STEDELIJKE BASISSCHOOL DE REGENBOOG (Erembodegem) Adres:

Erembodegem-Dorp 28 – 9320 Erembodegem (053 73 23 72)

Afmetingen:

refter: 8 x 16 m keuken: 4 x 8 m turnzaal: 24 x 10 m

Beschrijving:

refter: 140 stoelen, 30 tafels keuken: industrieel. Geen bestek, borden of braadpannen turnzaal: sportbenodigdheden

Bestemming:

refter: ontvangsten, recepties, lessenreeksen, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, vergaderingen, tentoonstellingen, eetfestijnen. Geen feesten. keuken: voorbereiden eetfestijnen, ontvangsten turnzaal: sportbeoefening, lichamelijke expressie

Actuele waarde:


turnzaal refter refter + keuken

10 10

Veiligheid:

50

75 150

20 20

100

150 300

250 250 1 000

brandblussers + nooduitgangen op verschillende plaatsen in de school branddeken in de keuken





23

POLYVALENTE ZAAL NIEUWERKERKEN EN HOBBYRUIMTE Adres:

Schoolstraat 1 – 9320 Nieuwerkerken (053 83 67 54)

Afmetingen:

polyvalente zaal: 24,5 x 7,5 m hobbyruimte: 9,5 x 7,5 m

Beschrijving:

polyvalente zaal: 120 stoelen, 30 tafels, ingerichte toog met tapinstallatie en koelers hobbyruimte: 40 stoelen, 10 tafels, kleine toog met spoelbak

Bestemming:

polyvalente zaal: sportbeoefening, lichamelijke expressie, recepties, ontvangsten, persconferenties, seminaries, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, tentoonstellingen, feesten, eetfestijnen. Geen fuiven met commercieel karakter. hobbyruimte: socio-culturele activiteiten, tentoonstellingen, recepties, seminaries, culturele manifestaties. Geen feesten en eetfestijnen. Deze ruimte is hoofdzakelijk bestemd voor seniorenwerking. Andere verenigingen en privépersonen kunnen de hobbyruimte enkel huren van maandag tot vrijdag vanaf 19 uur en tijdens het weekend.

Actuele waarde:

981 577,10 EUR A B waarborg uur dagdeel dag uur dagdeel dag

polyvalente zaal hobbyruimte

10 10

50 50

75 75

20 20

100 100

150 150

250 250

Veiligheid:

brandblussers en nooduitgangen in beide zalen

Parking:

kan gebruikt worden bij barbecue (voor de veiligheid) en in overleg met de verantwoordelijke van de zaal (053 83 67 54)

Drankverbruik:

voor alle drankverbruik in de grote polyvalente zaal Nieuwerkerken, geldt een verplichte afname bij drankencentrale Picqueur, Gentsesteenweg 331 – 9300 Aalst (053 71 07 44)


de huurder maakt een afspraak met de zaalverantwoordelijke de huurder meldt zich aan in de polyvalente zaal Nieuwerkerken of de hobbyruimte op het afgesproken tijdstip de zaalverantwoordelijke maakt samen met de huurder de staat van bevinding op na het ondertekenen van de staat van bevinding door beide partijen, wordt de sleutel overhandigd de huurder moet op het afgesproken tijdstip aanwezig zijn in de polyvalente zaal Nieuwerkerken of de hobbyruimte de zaalverantwoordelijke zal samen met de huurder de controle uitvoeren en eventuele opmerkingen noteren op de staat van bevinding beide partijen tekenen de staat van bevinding voor akkoord


STEDELIJKE BASISSCHOOL ’T MEIVISJE (Herdersem) Adres:

Grote Baan 209 – 9310 Herdersem (053 73 23 78)

Afmetingen:

polyvalente zaal: 13,5 x 7 m keuken: 5 x 5 m turnzaal: 12 x 10 m

Beschrijving:

polyvalente zaal: 72 stoelen, 12 tafels keuken: industrieel. Geen bestek, borden of braadpannen turnzaal: sportbenodigdheden

Bestemming:

polyvalente zaal: ontvangsten, recepties, lessenreeksen, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, vergaderingen, tentoonstellingen, eetfestijnen. Geen feesten. keuken: voorbereiden eetfestijnen, ontvangsten turnzaal: sportbeoefening, lichamelijke expressie

Actuele waarde:



10 10

Veiligheid:

50

75 150

20 20

100

150 300

250 250 1 000






25

STEDELIJKE BASISSCHOOL DE SPRINGPLANK (Gijzegem) Adres:

Damkouter 6 – 9308 Gijzegem (053 73 23 76)

Afmetingen:

refter: 4 x 5 m keuken: 6,5 x 3,3 m turnzaal: 16,5 x 10 m

Beschrijving:

refter: 51 stoelen, 15 tafels keuken: ingericht. Geen bestek, borden of braadpannen turnzaal: sportbenodigdheden

Bestemming:

refter: ontvangsten, recepties, voordrachten, lessenreeksen, vergaderingen, tentoonstellingen. Geen feesten of eetfestijnen. keuken: voorbereiden recepties en ontvangsten turnzaal: sportbeoefening, lichamelijke expressie

Actuele waarde:



10 10

20 20 50

Veiligheid:

75

100

150

250 250 250






26

STEDELIJKE BASISSCHOOL ’T HOFJE (Hofstade) Adres:

Zijpstraat 49 – 9308 Hofstade (053 73 23 83)

Afmetingen:

polyvalente zaal: 16 x 8 m refter + keuken: 4 x 12 m

Beschrijving:

polyvalente zaal: 100 stoelen refter: 70 stoelen, 18 tafels keuken: ingericht (geen borden, bestek of braadpannen)

Bestemming:

polyvalente zaal: sportbeoefening, lichamelijke expressie, ontvangsten, recepties, lessenreeksen, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, vergaderingen, tentoonstellingen. Geen eetfestijnen of feesten. refter: ontvangsten, recepties, lessenreeksen, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, vergaderingen, tentoonstellingen. Geen eetfestijnen of feesten. keuken: voorbereiden recepties of ontvangsten

Actuele waarde:


polyvalente zaal refter refter + keuken

10 10

20 20 50

Veiligheid:

75

100

150

250 250 250






27

HOOFDSTUK IV: BIJZONDERE HUUR – EN GEBRUIKSVOORWAARDEN MATERIAAL Artikel 25: huur materiaal De huur van het materiaal gebeurt: - per weekdag (maandag tot vrijdag); - per weekend (vrijdag, zaterdag, zondag); - per week (7 dagen). Materiaal kan slechts gehuurd worden voor activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied van Aalst. Uitzondering: andere overheidsinstellingen kunnen gratis materiaal huren voor activiteiten buiten het grondgebied van Aalst, na goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen.

Bij levering en het terug ophalen van het materiaal dient een vertegenwoordiger aanwezig te zijn. Deze vertegenwoordiger tekent voor ontvangst van de geleverde materialen en controleert de staat van bevinding. De levering gebeurt na afspraak met de verantwoordelijke van de dienst Uitvoering – sectie Feestelijkheden: 053 73 22 36. Indien de vertegenwoordiger niet komt opdagen op de afspraak, wordt ervan uitgegaan dat het materiaal in prima staat verkeert. Artikel 26: bestemming – opstelling - gebruiksaanwijzing Voor de opstelling en het juiste gebruik van het materiaal zal de huurder de nodige inlichtingen inwinnen bij de dienst Uitvoering – sectie Feestelijkheden: 053 73 22 36.

Artikel 27: huurbeëindiging De huur wordt reglementair beëindigd als de huurder de materialen op de vastgestelde dag, datum en uur ter beschikking stelt voor ophaling. Indien de materialen zich niet in hun oorspronkelijke staat bevinden bij het beëindigen van de huurperiode, wordt een schadeverslag opgemaakt. Indien de materialen in hun oorspronkelijke staat bevinden, wordt de waarborgsom terugbetaald aan de huurder door de dienst Financiën Artikel 28: nuttige adressen huur materiaal

dienst Uitvoering Sectie Feestelijkheden Bergemeersenstraat 145 9300 AALST tel. 053 73 22 36 gsm 0474 96 98 65 fax 053 73 25 70 [email protected] www.aalst.be

dienst Uitvoering Sectie Dakwerken, Elektriciteit, Sanitair en Verwarming Bergemeersenstraat 145 9300 AALST tel. 053 73 25 54 gsm 0479 99 28 54 Fax 053 73 25 70 [email protected] www.aalst.be

28

HOOFDSTUK V: TARIEVEN HUUR MATERIAAL

STOELEN Bestemming: zitplaatsen Actuele waarde: 30,- EUR per stuk Beschrijving: kuipstoelen met bruine kunststofzitting en metalen onderstel – stapelbaar

Per weekdag Per weekend Per week Waarborg

TARIEF A 1,- EUR 1,50 EUR 2,- EUR 250,- EUR

TARIEF B 1,50 EUR 2,- EUR 3,- EUR 250,- EUR

TAFELS Bestemming: tafels die plaats bieden aan 4 personen Actuele waarde: 80,- EUR Beschrijving: bruine tafels – lengte: 1m20 – breedte: 75 cm


TARIEF A 2,- EUR 3,- EUR 4,- EUR 250,- EUR

TARIEF B 3,- EUR 4,- EUR 6,- EUR 250,- EUR

PLANKEN EN SCHRAGEN Bestemming: tafels die plaats bieden aan 10 personen Actuele aarde: 25,- EUR (plank + 2 schragen) Beschrijving: houten constructie – lengte: 3 m – breedte: 70 cm




OVERDEKTE FEESTKRAMEN Bestemming: overdekte kraampjes geschikt voor braderijen, markten, tuinfeesten Actuele waarde: 250,- EUR per stuk Beschrijving: houten plank met metalen constructie en plastiek dekzeil (rood-wit)




29

TENTOONSTELLINGSTAFELS Bestemming: tentoonstellen van 3-dimensionele objecten achter glas Actuele waarde: 115,- EUR per stuk Beschrijving: houten kisten met afsluitbaar glazen deksel hoogte: 14,5 cm – lengte: 2 m – breedte: 70 cm TARIEF A 6,- EUR 9,- EUR 12,- EUR 250,- EUR



DRANGHEKKEN Bestemming: afsluiten parcours, afsluiten ruimtes, enz… Actuele waarde: 125,- EUR per stuk Beschrijving: grijs in 1 stuk – lengte: 2,5 m – hoogte: 1,2 m




TARIEF C (*) 0,25 EUR 0,50 EUR 1,- EUR 250,- EUR

(*) Dranghekkens zijn wettelijk verplicht voor de veiligheid bij wielerwedstrijden of manifestaties waar een grote volkstoeloop wordt verwacht. Hiervoor wordt een speciaal tarief toegepast.

SPREEKGESTOELTE Bestemming: voor het houden van toespraken Actuele waarde: 175,- EUR Beschrijving: houten constructie – hoogte: 107 cm – breedte: 55 cm – diepte: 33 cm TARIEF A 8,- EUR 12,- EUR 16,- EUR 250,- EUR



MOBIELE STAANDE WIP Bestemming: boogschieten Actuele waarde: 5 000,- EUR Beschrijving: vrachtwagen met wip




30

PODIA: NIET OVERDEKT

HOUTEN CONSTRUCTIE Bestemming: optredens in openlucht of in zaal Actuele waarde: 3 x 3 m = 750,- EUR 7 x 6 m = 1 500,- EUR Beschrijving: houten constructie met trap – niet overdekt – hoogte 72 cm 3X3m Per weekdag Per weekend Per week Waarborg



7x6m Per weekdag Per weekend Per week Waarborg

150,- EUR 225,- EUR 300,- EUR 250,- EUR

225,- EUR 300,- EUR 150,- EUR 250,- EUR

Extra trap: 5,- EUR

ALUMINIUM ELEMENTEN Bestemming: optredens in openlucht of in zaal Actuele waarde: 620,- EUR per element Beschrijving: aaneenschakelbare aluminium elementen met kunststof vloer lengte: 2 m – breedte: 1 m – verstelbaar in hoogte: 60 – 80 of 100 cm




Voor dergelijk podium is een 100% vlakke bodem vereist! Extra trap: 5,- EUR

31

PODIA: OVERDEKT

HOUTEN CONSTRUCTIE Bestemming: optredens in openlucht Actuele waarde: 3 x 3 m = 1 250,- EUR Beschrijving: houten constructie met trap – hoogte 72 cm dekzeil: hoogte zeil 3,5 m – hoogte voorste masten 4,90m 3X3m Per weekdag Per weekend Per week Waarborg



Extra trap: 5,- EUR

ALUMINIUM ELEMENTEN Bestemming: optredens in openlucht Actuele waarde: 620,- EUR per element + overdekking: 8676,- EUR Beschrijving: aaneenschakelbare aluminium elementen met kunststof vloer - elementen verstelbaar in hoogte: 60 – 80 – 100 cm 4x5m Per weekdag Per weekend Per week Waarborg



6x7m Per weekdag Per weekend Per week Waarborg

240,- EUR 360,- EUR 480,- EUR 250,- EUR

360,- EUR 480,- EUR 720,- EUR 250,- EUR

overdekt

Voor dergelijk podium is een 100% vlakke ondergrond vereist! Extra trap: 5,- EUR

32

KIOSK Bestemming: muziekopvoeringen in openlucht Actuele waarde: 2355,- EUR Beschrijving: overdekt, mobiel en rond podium met algemene verlichting




Voor dergelijk podium is een 100% vlakke bodem vereist!

MOBIEL PODIUM Bestemming: optredens is openlucht Actuele waarde: 123 971,76 EUR Beschrijving: volledig open: 6 x 10m – vlak opgesteld of trapsgewijs in 3 niveaus kan gereduceerd worden tot 4 x 10m 2 trappen – zijkanten afsluitbaar met zeilen




Voor dergelijk podium is een 100% vlakke bodem vereist!

33

HOOFDSTUK VI: ACTIVITEITEN MET MEDEWERKING VAN DE STAD AALST Artikel 1: kleinschalige activiteiten 1§1: doel -

bevorderen van het Aalsters verenigingsleven aanmoedigen en ondersteunen Aalsterse initiatieven

1§2: wie komt in aanmerking? - Aalsterse verenigingen die aangesloten zijn bij een erkende adviesraad van de stad - Aalsterse scholen die een activiteit organiseren ten voordele van de school zelf - Officieel ingeschreven carnavalsgroepen van de stad Aalst - Organisatoren van occasionele activiteiten die het verenigingsleven bevorderen - Organisatoren buurtfeesten, straatfeesten (officiële buurt- en wijkcomités) - Politieke organisaties hierna de initiatiefnemer genoemd

1§3: wat komt in aanmerking? -

culturele, sociale activiteiten, sport- en vrijetijdsactiviteiten, educatieve, informatieve activiteiten, … bescheiden van omvang er wordt geen grote volkstoeloop verwacht er is geen extra veiligheidscoördinatie nodig

1§4: waaruit bestaat de logistieke steun? Elke initiatiefnemer die voldoet aan de gestelde voorwaarden, kan zelf een pakket samenstellen uit de bijgevoegde lijst voor een max. bedrag van 250,- EUR bestaande uit materialen, zalen en lokalen, fotokopies. - dit bedrag mag gespreid worden over de jaarwerking (van 1 januari tot 31 december) d.w.z. indien niet volledig opgebruikt bij de 1e activiteit kan men bij de 2e activiteit voor het resterend bedrag een pakket samenstellen - bij overschrijding van de plafondwaarde van 250,- EUR worden de resterende kosten gedragen door de initiatiefnemer

1§5: wanneer moet een dossier ingediend worden? De aanvraag moet minimum 6 weken voor de activiteit op de dienst Stadspromotie sectie Organisatie, Keizersplein 21b 9300 Aalst, ingediend worden. Te laat ingediende aanvragen worden niet meer behandeld. 1§6: hoe wordt een dossier afgehandeld? -

-

-

bij aanvraag van zalen, lokalen, materialen wordt door de medewerker van de dienst Stadspromotie - sectie Organisatie de beschikbaarheid gecontroleerd. Indien niet beschikbaar, wordt in geen geval door de stad materiaal bijgehuurd; een volledige aanvraag wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

alle promotiemiddelen en in de media verschenen artikels of reportages moeten het stadslogo of de medewerking van de stad vermelden. Ten laatste 14 dagen na de activiteit moet de initiatiefnemer hiervan 4 bewijsstukken voorleggen aan de dienst 34

Stadspromotie - sectie Organisatie. Indien blijkt dat een vereniging geen bewijsstukken kan voorleggen, valt de volledige kostprijs van het dossier ten laste van de organisator.

1§7: welke kosten vallen te laste van de initiatiefnemer? -

-

-

-

annulatie van de activiteit en dus ook van het pakket, kan gratis tot 30 dagen voor de activiteit. Nadien zal de stad zich het recht voorbehouden een schadevergoeding te vorderen met een maximum van het bedrag overeenkomstig het toegestane pakket + op het resterende huurbedrag zijn de annulatievoorwaarden van het verhuurreglement van toepassing. alle eventuele kosten die betrekking hebben op de organisatie zijn altijd ten laste van de hoofdinrichter (= initiatiefnemer) bijv. belasting ‘inname openbare weg’, andere taksen, Sabam, Billijke vergoeding, … verzekeringskosten voor zalen en lokalen, zoals vermeld in de bijzondere voorwaarden van het reglement ‘verhuur zalen en lokalen’ een waarborg. Voor het al dan niet teruggeven van de waarborg gelden dezelfde regels bepaald in de bijzondere voorwaarden van de verhuurreglementen van zalen, lokalen en materialen opruimingskosten (opkuis Ilva)

TARIEVEN FOTOKOPIES

wit papier gekleurd papier

A4 (80 gr) recto

A4 (80 gr) recto-verso

A4 (160 gr) recto


A3 (80 gr) recto


0,03

0,06

0,09

0,12

0,09

0,12

0,05

0,07

0,11

0,15

0,11

0,15

35

Artikel 2: grootschalige activiteiten 2§1: doel Tegemoetkoming van de stad aan grote initiatieven die het sociale leven in Aalst bevorderen vb. openluchtevenementen, criterium, kaatsing, … 2§2: voor welke activiteiten? Elk grootschalig project moet voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen voor een principieel akkoord. Voorwaarden o.a. zijn: - plaatsvinden op het grondgebied van Aalst en waarbij een grote volkstoeloop wordt verwacht - activiteiten die niet in strijd zijn met de goede zeden en openbare orde niet schaden: culturele, sociale activiteiten, sport- en vrijetijdsactiviteiten, educatieve, informatieve activiteiten, … - activiteiten die haalbaar (realiseerbaar) zijn naar omstandigheid, plaats en tijdstip - activiteiten waarbij overleg noodzakelijk is qua organisatie en veiligheidscoördinatie tussen organisatoren (initiatiefnemers), de veiligheidsdiensten (Lokale Politie en brandweer) en alle betrokken diensten van de stad Aalst (o.a. Milieu, Organisatie, Technische dienst,…). 2§3: uit wat bestaat de logistieke steun? Elke initiatiefnemer die voldoet aan de gestelde voorwaarden, kan eenmalig (per jaar) zelf een pakket samenstellen uit de bijgevoegde lijst voor een max. bedrag van 2 000,- EUR bestaande uit materialen, zalen en lokalen, fotokopies, recepties, personeelskosten. Bij overschrijding van de plafondwaarde van 2 000,- EUR worden de resterende kosten gedragen door de initiatiefnemer

2§4: wanneer moet een dossier ingediend worden? De aanvraag moet minimum 12 weken voor de activiteit op de dienst Stadspromotie sectie Organisatie, Keizersplein 21b 9300 Aalst, ingediend worden. Te laat ingediende aanvragen worden niet meer behandeld. 2§5: hoe wordt een dossier afgehandeld? Na het principieel akkoord van het college van burgemeester en schepenen, worden volgende stappen ondernomen: - een veiligheidsvergadering wordt vastgelegd tussen organisatoren (initiatiefnemers), de veiligheidsdiensten (Lokale Politie en brandweer) en alle betrokken diensten van de stad Aalst (o.a. Milieu-, Organisatie-, Technische dienst,…). - bij aanvraag van zalen, lokalen, materialen wordt door de medewerker van de sectie Organisatie de beschikbaarheid gecontroleerd. Indien niet beschikbaar, wordt in geen geval door de stad materiaal bijgehuurd. - een volledige aanvraag met opstellingsplan (goedgekeurd door Lokale Politie en brandweer), de nodige vergunningen, geluidsafwijking, samenstelling van het pakket,… worden ter definitieve goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen

-

alle promotiemiddelen en in de media verschenen artikels of reportages moeten het stadslogo of de medewerking van de stad vermelden. Ten laatste 14 dagen na de activiteit moet de initiatiefnemer hiervan 4 bewijsstukken voorleggen aan de dienst Stadspromotie - sectie Organisatie. Indien blijkt dat de initiatiefnemer geen 36

bewijsstukken kan voorleggen, valt de volledige kostprijs van het dossier ten laste van de organisator.

2§6: welke kosten vallen ten laste van de initiatiefnemer? -

-

-

-

annulatie van de activiteit en dus ook van het pakket, kan gratis tot 1 maand voor de activiteit. Nadien zal de stad zich het recht voorbehouden een schadevergoeding te vorderen met een maximum van het bedrag overeenkomstig het toegestane pakket. Op het resterende huurbedrag zijn de annulatievoorwaarden van de verhuurreglementen van toepassing; alle eventuele kosten die betrekking hebben op de organisatie zijn altijd ten laste van de hoofdinrichter (= initiatiefnemer) bijv. belasting ‘inname openbare weg’, andere taksen, Sabam, Billijke vergoeding, EHBO, bewakingsdiensten, brandwacht door de brandweer, ….; verzekeringskosten voor zalen en lokalen, zoals vermeld in de bijzondere voorwaarden van het reglement ‘verhuur zalen en lokalen’; een waarborg van 1 000,- EUR. Voor het al dan niet teruggeven van de waarborg gelden dezelfde regels bepaald in de bijzondere voorwaarden van de verhuurreglementen van zalen, lokalen en materialen; opruimingskosten (opkuis Ilva)

TARIEVEN FOTOKOPIES

wit papier gekleurd papier

A4 (80 gr) recto


A4 (160 gr) recto


A3 (80 gr) recto


0,03

0,06

0,09

0,12

0,09

0,12

0,05

0,07

0,11

0,15

0,11

0,15

37

HOOFDSTUK I: ALGEMENE HUUR- EN GEBRUIKSVOORWAARDEN ZALEN, LOKALEN EN MATERIALEN

Recommend Documents