Bijlage bij het huishoudelijk reglement voor het Cultuurhuis Safarken
SNOOPY SCHOOLSTRAAT 3 9185 WACHTEBEKE
HUISHOUDELIJK REGLEMENT TARIEVEN VOOR HET GEBRUIK VAN LOKALEN,MATERIALEN EN DIENSTVERLENING
Artikel 1
De gemeentelijke gebouwen DR. J. Persynplein 6-7 krijgen een hoofdzakelijk culturele bestemming als gemeenschapscentrum en bibliotheek. Het gemeenschapscentrum draagt de naam ‘Cultuurhuis Safarken’, gevestigd in nr. 6, de gemeentelijke bibliotheek in nr. 7. Aan het Cultuurhuis Safarken worden met ingang van 1 januari 2014 de gebouwen van de Kerkfabriek O L Vr-Geboorte Overslag gelegen Schoolstraat 3 (voormalig Buurthuis Snoopy en verder in deze tekst Snoopy genoemd) toegevoegd.
Artikel 2
De Dienst Culturele Zaken is gevestigd in het Cultuurhuis Safarken, Dr. J. Persynplein, en coördineert in een poging tot realisatie van een integraal en geïntegreerd cultuurbeleid in brede zin: het cultuurbeleid (inclusief een kunsten- en erfgoedbeleid), de werking van het Cultuurhuis Safarken (receptief & eigen programmering) en de sector toerisme. Het Cultuurhuis Safarken werkt pluralistisch en heeft tegelijkertijd tot doel, met uitsluiting van ieder winstbejag, met inachtneming van de Cultuurpactwet van 16 juli 1973 en artikel 5, § 1, 3de, van het decreet van 24 juli 1991: §1. Het ter beschikking stellen van ruimten voor activiteiten aan de verschillende culturele werksoorten, organisaties, bevolkingsgroepen, ideologische en filosofische strekkingen. §2. Cultuurspreiding en het op eigen initiatief organiseren van culturele activiteiten waarin het kunstgebeuren een prioritaire rol vervult. §3. Het bieden van ruimte voor informele ontmoeting en contact met het oog op: cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming de lokale en regionale culturele diversiteit §4.1. Het begeleiden, het ondersteunen en het verlenen van diensten aan de organisatoren van activiteiten in Snoopy en zo nodig het leveren van een bijdrage tot ondersteuning en coördinatie in de culturele sector en tot ruimere samenwerkingsverbanden. 2. Het werken met kansengroepen en de ondersteuning (ev. begeleiding) van vrijwilligerswerk. §5. Het Cultuurhuis Safarken heeft geen recht op tussenkomst in de programmering en de eigen activiteiten die plaats hebben in Snoopy op initiatief van de groeperingen/gebruikers, behalve wat betreft de maatregelen die behoren tot het strafrecht, het belastingrecht, de economische reglementering, de gangbare veiligheidsreglementen, de milieuwetgeving en alsook de grondwettelijke waarborgen. §6. Snoopy wordt ook verhuurd voor privédoeleinden. Gezien voor deze accommodaties ter plaatse geen personeel ter beschikking is, wordt de verhuur geregeld op het Dr. J. Persynplein en wordt een afwijkende regeling uitgewerkt voor het afhalen/terugbrengen van de sleutels. Voor privéverhuur wordt het hieronder aangegeven C-tarief toegepast. De regels tot vaststelling van de gebruiksvoorwaarden mogen uitsluitend rekening houden met de eigen materiële kenmerken van de desbetreffende culturele infrastructuur. Om ideologische of filosofische reden kan geen enkele groepering,
voor culturele doeleinden, het gebruik van het Cultuurhuis Safarken en bij uitbreiding Snoopy ontzegd worden. In geval van twijfel oordeelt de Raad van Bestuur. De balie van het Cultuurhuis Safarken is geopend: maandag: 09:00-11:45u en 14:00-18:45u dinsdag tot vrijdag: 09:00-11:45u Artikel 3
Een bepaalde ruimte kan slechts voorbehouden worden mits aanvraag vooraf aan de balie van het Cultuurhuis Safarken, Dr. J. Persynplein 6 te 9185 Wachtebeke. De aanvraag vermeldt: naam, adres en verantwoordelijke inrichter van een activiteit, benaming van de activiteit, datum/data, lokalen , aanvangsuur, vermoedelijke duur en eventueel verwacht aantal bezoekers. De aanvragen moeten steeds schriftelijk gebeuren. Het reserveren kan: voor een losstaande activiteit ten vroegste een jaar vooraf; in het kader van een jaarprogramma van een plaatselijke vereniging ten vroegste een jaar en vier maanden vooraf (= in mei voor het volgend werkjaar van september t.e.m. juni); ten laatste 14 kalenderdagen vóór een activiteit. voor privédoeleinden kan ten vroegste 8 maanden vooraf gereserveerd worden. De gevraagde accommodatie(s) moet(en) vrij zijn en de activiteit mag niet hinderlijk zijn voor reeds geplande activiteiten. Afwijkingen kunnen om uitzonderlijke redenen enkel worden toegestaan door de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde.
Artikel 4
De huurder mag de lokalen of installaties alleen gebruiken voor de activiteit waarvoor ze gehuurd werd. Er mag niet onderverhuurd worden.
Artikel 5
§1. Huurders die lokalen en installaties in Snoopy ter beschikking krijgen, zijn aansprakelijk voor de schade die tijdens de gebruiksperiode aangericht wordt. Per vereniging of per privéverhuring stelt diegene die het contract ondertekent zich daarvoor borg. §2. De huurder licht de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde onverwijld in omtrent de schade die hij vóór het ingaan van de huurtijd vaststelt of die tijdens de gebruiksperiode ontstaat. Er wordt vooraf afgesproken met de huurder wanneer lokalen en materialen worden nagezien. Opname van de schade zal tegensprekelijk gebeuren door de huurder en de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde.
Artikel 6
Verbodsbepalingen: §1. Het is ten strengste verboden de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren enz. te benagelen en/of te beschilderen. Er mag beplakt worden zonder sporen na te laten op de materialen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. §2. De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten dan deze die het Cultuurhuis bepaalt, rekening houdend met de veiligheidsvoorschriften. §3. Noodverlichtingen mogen nooit uitgeschakeld worden.
§4. Veiligheidsvoorschriften genieten altijd voorrang op andere overwegingen. De aanwijzingen van de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde dienen opgevolgd te worden door de gebruikers/verenigingen of derden (bv. acteurs bij een podiumoptreden). Omwille van de veiligheidsvoorschriften kan de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde een activiteit stopzetten wanneer de regels niet nageleefd worden. Artikel 7
§ 1. Volgende ruimten in Snoopy komen voor verhuur in aanmerking: Snoopy als geheel: café, grote zaal, keuken en vergaderzaal De keuken met vergaderzaal Afmetingen van de ruimten: Keuken: ca 5,50 x 7,50m Vergaderzaal: ca 6 x 6m Grote zaal met café: ca 22 x 8 m waarvan 6 x 3,85m podium Het maximum aantal personen dat is toegelaten in de grote zaal: Voor eetfestijnen: 100 Voor dansfeesten: 200 § 2. De huurder van Snoopy haalt de sleutel vooraf bij de aangestelde brouwer af. Hij staat zelf in voor het ordelijk verloop van de activiteit(en) en het afsluiten van de gebouwen. Hij ontvangt daartoe de nodige informatie aan de balie in het Cultuurhuis Safarken bij de boeking van de activiteit, en bij de aangestelde brouwer. Hij respecteert het gemeentelijk sluitingsuur van 02u00 en vraagt zelf een toelating aan het College van Burgemeester en Schepenen als hij dit wil overschrijden.
Artikel 8
De huurder blijft aansprakelijk tegenover derden; ook tegenover om het even welk openbaar of particulier gezagsorgaan, bestuur of instantie, bijvoorbeeld voor het betalen van taksen, belastingen, verzekeringen, auteursrechten, billijke vergoeding, milieuoverlast, e.d. Het bestuur van het Cultuurhuis Safarken kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het verlies of de diefstal van bezittingen van personen of verenigingen. De huurder dient de normen i.v.m. brandveiligheid te doen naleven. De burgerlijke aansprakelijkheid van de huurder tegenover derden wordt niet gedekt door een polis van het Cultuurhuis Safarken.
Artikel 9
Publiciteit die gevoerd wordt dient duidelijk de naam van de inrichter of van de inrichtende vereniging, de gehuurde ruimte en de toegangsprijzen te vermelden. Het voeren van commerciële publiciteit in de ruimten van Snoopy kan enkel toegestaan worden, zo ze bescheiden aanwezig is. Indien men als huurprijs het commercieel tarief (= C-tarief) betaalt, kan publiciteit vrij gevoerd worden binnen de gehuurde ruimtes.
Artikel 10
De huurder zal er over waken dat het wettelijk en algemeen rookverbod in Snoopy nageleefd wordt in overeenstemming met het KB van 19.01.2005.
Artikel 11
De huurder mag op eigen risico en op eigen kosten materiaal binnenbrengen in Snoopy. Na het verstrijken van de huurperiode dient hij dit dadelijk te verwijderen, op gevaar af dat dit door de cultuurfunctionaris van het Cultuurhuis Safarken of zijn afgevaardigde gebeurt tegen aanrekening van de kosten.
Artikel 12
De gebruiker erkent op de hoogte te zijn van volgende reglementen: §1. Annulering van geplande activiteiten brengt mee: annuleren tot 14 kalenderdagen vóór de geplande datum: verlies van 50% van de huurprijs annuleren minder dan 14 kalenderdagen vóór de geplande datum: verlies op het recht van terugbetaling van de huurprijs voor een podiumactiviteit dient een periode van minstens 8 weken als tijdige annuleren aangezien te worden. §2. Bij verschuiving van een activiteit: in geval van heirkracht: geen sancties in elk ander geval wordt dezelfde regeling toegepast als bepaald in art. 12 §1. §3. Dit huurcontract heeft slechts kracht en gaat slechts in als het ondertekend is door de gebruiker, de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde én wanneer de huurprijs is betaald. Indien niet aan beide voorwaarden voldaan werd, is het contract nietig.
Artikel 13
De huurder verbindt er zich toe onmiddellijk na de activiteit de gebruikte zaal volledig in orde te stellen, d.w.z. versieringen weg te nemen, tafels en stoelen die gebruikt werden op te ruimen. Voor het poetsen kan de huurder kiezen tussen het zelf te doen of 50,00 euro te betalen. Er is een lijst beschikbaar waarop staat wat verwacht wordt bij het poetsen als de huurder dit zelf doet. Deze lijst wordt meegegeven met het aanvraagformulier voor het huren van de lokalen. Als na controle blijkt dat dit niet in orde is, wordt een kost van 50,00 euro aangerekend. Alle afval dient na de activiteit door de huurder uit Snoopy verwijderd te worden. Indien dit niet gebeurd is, wordt een kost van 20,00 euro aangerekend.
Artikel 14
Dansfeesten. De organisatoren dienen zelf te zorgen voor de aanvoer van materialen die niet in Snoopy voorhanden zijn.
Artikel 15
Betwistingen. Onvoorziene gevallen moeten ter plaatse door de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde worden beoordeeld. Ingeval van betwistingen, moeilijkheden en/of uitzonderingen die niet in het huishoudelijk reglement of in de tarifering staan, beslist de Raad van Bestuur van het Cultuurhuis Safarken, na raadpleging van de betrokken partijen.
Artikel 16
§1. De organisator / gebruiker dient de maximale geluidsnormen voor muziekactiviteiten te respecteren, cfr. VLAREM (17/2/2012). Ten aanzien van de omgeving vragen wij om hoge geluidsniveaus te vermijden. §2. De huurder wordt gevraagd zuinig en duurzaam om te springen met energie door overmatig gebruik van verwarming, water, verlichting e.d. te vermijden.
Artikel 17
Tarieven De tarieven voor het gebruik van lokalen in Snoopy worden als volgt vastgesteld: A - tarief: voor gemeentediensten (verrekend met een interne boeking) voor de gemeentelijke erkende adviesraden in ruime zin verenigingen aangesloten bij de gemeentelijke erkende adviesraden en de Wachtebeekse scholen. Enkel van toepassing voor specifiek eigen activiteiten. Lokale politieke partijen B - tarief: verenigingen van Wachtebeke, niet aangesloten bij de gemeentelijke erkende adviesraden, niet-Wachtebeekse verenigingen of ondernemingen Activiteiten met een privékarakter door inwoners van Wachtebeke en Nederlandse Overslag zo de activiteit geen direct commercieel doelheeft. C - tarief: toepasselijk voor alle activiteiten met een commercieel karakter en op privéverhuur, voor zover dit niet onder de voorwaarden voor toepassing van het B - tarief vervat zit. Onder commercieel wordt verstaan: aanvragen van nijverheids- en/of handelsinstellingen en/of aanvragen voor inrichtingen en/of instellingen met een winstgevend doel en wiens activiteit een rechtstreekse of onrechtstreekse verkoopspromotie tot doel hebben. De onderstaande gebruikstarieven zijn aangegeven per dag.
Snoopy als geheel Keuken met vergaderzaal
A € 55.00 € 20.00
B C € 75.00 € 130.00 € 30.00 € 65.00
Het gebruik van het keukenmateriaal (bv. borden en bestek) is gratis. Artikel 18
Na raadpleging van de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde kunnen opties toegestaan worden. Deze opties gaan in op de datum van de aanvraag. Aantal en duur worden vastgesteld door de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------In bijlage aan het huishoudelijk reglement voor het Cultuurhuis, goedgekeurd in de zitting van de gemeenteraad van 30 oktober 2014.
