Huishoudelijk reglement en tarieven voor het gebruik van de Parochiezaal Watou per 1 januari 2006

Huishoudelijk reglement en tarieven voor het gebruik van de Parochiezaal Watou per 1 januari 2006

Onderhavig reglement is een werkinstrument, om het gebruik van de zaal onder strikte voorwaarden te reglementeren. Zowel huurder als verhuurder worden dan ook verondersteld dit reglement te kennen en strikt na te leven. Afwijkingen op dit reglement kunnen enkel en alleen op schriftelijke vraag van de huurder en na een volledige goedkeuring van de Raad van Bestuur van de vzw Sint-Bavo.

1.RESERVERINGEN 1.1 Indien je de zaal op voorhand wenst te bezichtigen dien je eerst contact op te nemen met de een van beide verantwoordelijken van de Parochiezaal. Er is ook mogelijkheid de ruimte te bezichtigen op elke derde zaterdag van de maand van 10 tot 12u. (uitgez. indien de ruimte verhuurd is - zie kalender op de website). Patrick Vanacker, Oude Provenstraat 12, Tel. 057 - 38 87 48, [email protected] of Pol Bonduelle, Steenvoordestraat 16, 8978 Watou, 0476323736, [email protected]

1.3 De reservering van de podiumzaal, het vergaderlokaal of de cafetaria, dient te gebeuren middels het reserveringsformulier, te verkrijgen op het secretariaat of bij een van de verantwoordelijken, of te downloaden via de website www.parochiezaalwatou.be. Zonder behoorlijk ingevulde formulieren worden geen reserveringen aanvaard. Voor fuiven dient eveneens de meldingsfiche bij het reserveringsformulier ingevuld te worden. De reservering gebeurt in twee fasen. 1. Het vastleggen van een optie (rood vakje op de website) De optie blijft drie weken geldig. En wordt definitief (groen) na betaling van waarborg en voorschot. 2. U betaalt het voorschot en de waarborg De optie wordt een vaste reservering (groen) Indien voorschot en waarborg niet op tijd gestort worden kan uw optie onherroepelijk vervallen. De organisatie verwittigt de aanvrager niet vooraf. 1.4 Op elke aanvraag dient een gedetailleerde omschrijving ingevuld te worden van de geplande activiteit. 1.5 Bij de reserveringsaanvragen dienen volgende termijnen gerespecteerd te worden: o vergaderlokalen: 2 weken op voorhand; o podium zaal: kleine activiteiten: 6 weken op voorhand grote activiteiten (vb. feest, toneel,bal,...): 8 weken op voorhand Na de aanvraag ontvang je als huurder een reserveringsbevestiging met een overzicht van de te betalen

PAROCHIEZAAL WATOU - HUISHOUDELIJK REGLEMENT - PAG 1

1.2 Wat betreft de bezetting van de ruimtes, bel of mail gerust even met een van de verantwoordelijken, om te vragen of de zaal vrij is op de gewenste datum.

huurgelden, waarborg en eventueel poetsgeld. De reservering wordt pas definitief na betaling van het huurgeld en de waarborg. Indien de betaling niet gestort isuiterlijk drie weken na het nemen van een optie en tenminste twee weken voor de aktiviteit kan de ruimte eventueel verder verhuurd worden. 1.6 De annulatie van de activiteit dient onmiddellijk gemeld bij een van de verantwoordelijken, zie 1.1. Ook hier dienen volgende termijnen in acht te worden gehouden: o vergaderlokalen: min. 2 dagen op voorhand; o podium zaal en cafetaria: min. 1 week op voorhand Bij onstentenis van berichtgeving of laattijdige annulatie kan de aanvrager gesanctioneerd worden met een forfaitaire boete van 60 euro. 1.7 Reserveringsformulieren zijn slechts geldig indien ze ondertekend zijn door de verantwoordelijke van de organiserende partij of vereniging. Deze persoon treedt tevens op als aanspreekpunt bij het gebruik van de zaal. 1.8 Iedere ondertekenaar en gebruiker van de ruimte wordt verondersteld op de hoogte te zijn van het huishoudelijk reglement en dit ook na te leven. 1.9 Indien mocht blijken dat de huurder verkeerde informatie doorgeeft bij reservering, of zich niet conform de reglementering gedraagd kan het contract eenzijdig verbroken worden. De vzw Sint-Bavo kan echter op geen enkele manier verantwoordelijk worden gesteld voor kosten ten gevolge van deze annulatie. 1.10 Opties blijven slechts twee weken geldig. 1.11 Sleutels worden slechts afgegeven op de dag van de aktiviteit. Voor een geringe meerprijs kan de zaal (max 2 dagen en indien een andere reservatie hierdoor niet in het gedrang komt) bijgehuurd worden. Het afleveren van de sleutels gebeurt na controle en ondertekening van inventaris.


2. VOOR DE ACTIVITEIT 2.1 Als huurder verbind je je ertoe te zullen voldoen aan de geldende wetten, decreten en politiereglementen (sluitingsuur, leeftijdsgrens, geluidsoverlast, openbare orde, SABAM, Billijke vergoeding, e.d.). Adres SABAM: Rijselsestraat 51 - 8500 Kortrijk Tel. 056-21 07 38 2.2 Als huurder kan je best tegen eigen risico een verzekering “burgerlijke aansprakelijkheid” en/ of Contractuele aansprakelijkheid afsluiten. De burgerlijke aansprakelijkheid t.o.v. derden wordt niet gedekt door de vzw Katholieke Kring Sint-Bavo. (Veel verenigingen beschikken hierover binnen hun vereniging). De contractuele aansprakelijkheid dekt zaken die contractueel zijn toecvertrouwd. Bijvoorbeeld de ruimte die je huurt en de inhoud ervan. De huurder draagt de volledige verantwoordelijkheid over de activiteiten. Bij beschadiging en/of diefstal aan de infrastructuur is de aanvrager verantwoordelijk en moet hij de schade melden en vergoeden. 2.3 Het ophangen van reclame dient steeds te gebeuren in overleg met zaalverantwoordelijke. Affiches of reclamepanelen die worden opgehangen of geplaatst zonder toestemming kunnen worden verwijderd.

2.4 Vóór aanvang van de activiteiten dien je als huurder verplicht een afsprakennota in te vullen. Deze afsprakennota maakt het voor ons mogelijk iedereen de parochiezaal in optima forma aan te bieden. 2.5 Bij grote activiteiten (fuiven, bals, …) dient steeds de meldingsfiche (bij het reserveringsformulier) ingevuld te worden. Bij elke activiteit dienen steeds de sluitingsuren gerespecteerd te worden. Voor de bepaling van het sluitingsuur en bijkomende voorschriften wordt verwezen naar het politiereglement. Het sluitingsuur dient bij elke activiteit op zichtbare plaatsen opgehangen te worden. In geen geval kan de vzw Sint-Bavo aansprakelijk gesteld worden voor niet-naleving van de voorschriften. Aktiviteiten moeten ten laatste om 5 uur afgelopen zijn. 2.6 Het in gereedheid brengen van de lokalen gebeurt volgens de tijdruimte vermeld op het aanvraagformulier, maar mag nooit een voorgaande, gelijktijdige of volgende activiteit storen. 2.7 Aan de bestaande installaties (doeken, toestellen, podium, lokalen, e.d.) mag niets gewijzigd worden zonder uitdrukkelijke toestemming van de vzw Katholieke Kring Sint-Bavo. 2.8 Bij iedere activiteit dient één persoon aangeduid te worden als hoofdelijk verantwoordelijke. Deze persoon zorgt er ook voor dat iedereen het reglement kent en naleeft, en is tijdens periode van de activiteit ook het enige aanspreekpunt. – eventueel kan op de aanvraagformulieren ook een tweede mede-verantwoordelijke worden vermeld. 2.9 Het gebruik van de technische installatie (geluid, licht,ed,..) wordt toevertrouwd aan een deskundige. Defecten door onkundig gebruik zullen verrekend worden op de huurder. 2.10 Bij manifestaties waarbij een inkombewijs vereist is, verbindt de huurder zich ertoe twee gratis kaarten te bezorgen aan de zaalverantwoordelijke van de vzw Sint-Bavo.

3. TIJDENS DE ACTIVITEIT

3.2 Het is verboden om ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Er mag geen enkel hechtingsmiddel aangebracht worden. De nodige voorzorgsmaatregelen tegen beschadiging van wanden en vloeren moeten vooraf genomen worden. 3.3 Elektrische zagen, schaven, schuurmachines ed. zijn omwille van de grote stofontwikkeling verboden in alle lokalen. 3.4 Bijkomende elektrische leidingen en toestellen (bijv. verlengkabels, koffiezet,...) moeten genormaliseerd zijn. Deze mogen pas na toestemming van de verantwoordelijke van vzw Sint-Bavo geplaatst worden. 3.5 De verwarming en de verluchting in de Parochiezaal mag enkel door vertegenwoordiger van vzw Sint-Bavo bediend worden. 3.6 De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. De doorgang naar de nooduitgangen mag op geen enkele manier belemmerd worden.


3.1 De toegang tot de technische installaties is ten strengste verboden voor alle niet-deskundige personen die er niet om dienstredenen geroepen zijn. Technische apparatuur wordt niet uitgeleend of getransporteerd. Het verplaatsen van onderdelen door onbevoegden is ten strengste verboden.

3.7 Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen inzake brandbeveiliging en arbeidsveiligheid in het gedrang brengen, zijn verboden. 3.8 De gebruiker is gebonden aan milieu- en veiligheidsnormen en zal dan ook het volgende in acht nemen. - Bij gebruik van geluidsdragers is de norm vastgelegd op 90 db. Een verantwoordelijke van de vzw heeft het recht op ieder tijdstip controle uit te oefenen en beschikt hiervoor over een genormeerde Db-meter. - De ingangsdeuren blijven tijdens de manifestaties dicht; - Bij het niet naleven van deze voorwaarden heeft de verantwoordelijke van de vzw het recht ogenblikkelijk op te treden, wat kan leiden tot onmiddelijke stopzetting van het evenement. - Er zal geen gebruik gemaakt worden van ontvlambare stoffen, vuurwerk, e.d. 3.9 De huurder zal de ruimte en de buurt beheren als een goede huisvader d.w.z. o Hij ziet erop toe dat het publiek enkel de publieke ruimte kan betreden o De beplanting van de voortuin gerespecteerd wordt o Geen aktiviteiten zal organiseren die een inbreuk zijn op de goede zeden. o De buurt niet gestoord wordt o De openbare weg vrij blijft voor doorgaand verkeer en hulpdiensten o De verkeersreglementering gevolgd wordt o Het maximum toegelaten publieksaantal niet overschreden wordt o Kinderen de ruimtes niet gebruiken als speelterrein (vestiaire, vergaderruimte, scene, keuken, toiletten en kelder zijn verboden terrein voor kinderen zonder begeleiding) 3.10 Elke huurder dient steeds vrije toegang te verschaffen aan de zaalverantwoordelijke, en dit op ieder tijdstip en in iedere ruimte. 3.11 NOODUITGANGEN ! De nooduitgangen zijn geen doorgangsluizen, ze geven immers uit op privéterrein. De nooduitgangen blijven dus ook ten allen tijde (zowel voor, tijdens, als na de aktiviteiten) dicht. Ze kunnen dus niet gebruikt worden voor het binnen- of buitenbrengen van materiaal of als bijkomende ingang voor personen. De doorgang blijft echter ten allen tijde vrij en mag nooit geblokkeerd worden van binnenaf. Indien desondanks toch gebruik gemaakt wordt van deze doorgangen zal een boete van 100 euro worden opgelegd.


4. DRANKVERBRUIK 4.1 DE HUURDER HEEFT KENNIS VAN HET EXCLUSIVITEITSCONTRACT VAN DE DRANKENHANDELAAR WAT BETREFT DE DRANKENLEVERINGEN, UITGEZONDERD KOFFIE, THEE EN SOEP. DIT BETEKENT DAT DE HUURDER VERPLICHT IS ALLE DRANKEN (OOK WIJNENE EN APERITIEVEN) VAN DE VZW SINT-BAVO AFNEEMT. 4.2 Wanneer u huur betaalt voor de zaal, betaalt u de drank volgens bijgevoegde prijslijst en zal u na de activiteit van de vzw Sint-Bavo een factuur voor het drankverbruik ontvangen. 4.3 Bestellingen van drank voor grote activiteiten worden door de gebruiker minstens de week op voorhand, middels geëigende formulieren, doorgegeven aan de verantwoordelijke van de vzw Sint-Bavo (Patrick Vanacker). Deze kan echter niet verantwoordelijk gesteld worden voor een eventueel dranktekort tijdens de activiteit. 4.4 De inventaris wordt verplicht vóór aanvang en onmiddellijk na afloop van de activiteit door de organisator samen met de verantwoordelijke opgemaakt en ondertekend voor akkoord. Achteraf zijn geen discussies meer mogelijk. Een prijslijst van de dranken is hier bijgevoegd.

4.5 De tapinstallatie wordt bediend door een tapper naar keuze. Hij zorgt voor de goede gang van zaken achter het buffet. In geen geval mag aan de druk van de CO2 iets veranderd worden. De CO2-meter moet blijven staan zoals hij afgesteld is. Bij problemen met de tapinstallatie of met de kwaliteit van de tonnen bier moet steeds de verantwoordelijke van de vzw Sint-Bavo verwittigd te worden. 4.6 De huurder staat zelf in voor het vullen van de koelkasten. Na gebruik worden alle koelkasten leeggemaakt en in de juiste kratten opnieuw in de koelcel geplaatst. Dranken die niet opnieuw in de koelcel geplaatst worden zullen als verbruik verrekend worden. 4.7 Vatenbier. Bij gebruik van vatenbier wordt steeds een volledig vat verrekend. 4.8 Voor sterke dranken is geen vergunning, het verbruik hiervan is dan ook strikt verboden bij openbare feesten, bals of evenementen, en enkel toegelaten in privé-kring. 4.9 Bij gebruik van andere dranken (aperitieven, champagne,wijnen, andere bieren,...), die niet in het aangeboden aanbod zijn opgenomen, kan een aanvraag ingediend worden bij Patrick Vanacker. Dranken die rechtstreeks het verbruik van het bestaande gamma in het gedrang brengen (vb. andere bieren, frisdranken, spuitwater,...) zijn niet toegestaan. Indien wordt vastgesteld dat de gebruiker desondanks dranken schenkt die niet afgenomen worden aan de vzw Sint-Bavo zal een schadevergoeding aangerekend worden overeenstemmend met de door de parochiezaal geleden schade en met een minimum van 100 euro. 4.10 DRANKVERBRUIK IN VERGADERZAAL. De vergaderruimte beschikt over een mini-bar met courante dranken (bier en frisdrank). Bij de huur van de vergaderruimte mag alleen hiervan gebruik gemaakt worden. Koffie (suiker, melk) moet de gebruiker zelf voorzien - een koffieautomaat is wel ter beschikking. Ook hier gelden dezelfde tarieven als in de cafetaria. 4.11 Prijzen van de dranken zijn onderhevig aan marktschommelingen en kunnen soms wijzigingen ondergaan.

5. NA DE ACTIVITEITEN

5.2 De Parochiezaal Watou moet op alle dagen, met uitzondering van vrijdag, zaterdag en zondag om 24.00 uur ontruimd en verlaten zijn. Eventueel kan hierop voor bepaalde aktiviteiten een uitzondering worden gemaakt. Alle gebruikte ruimten van de Parochiezaal worden, behoudens andere overeenkomsten, de dag erna vóór 9 uur gepoetst en zijn opnieuw beschikbaar voor een volgende activiteit vanaf 10 uur. De inkomhal, de podiumzaal, de toiletten, de keuken, de cafetaria en de vergaderruimte moeten na de activiteit, de volgende morgen eveneens om 9 uur in een toonbare toestand zijn en volledig ontruimd. 5.3 Er wordt erop toegezien dat alle zwerfvuil uit de voortuin verwijderd is. 5.4 De huurder wast zelf al het klein materiaal af en bergt het op in de daartoe voorziene ruimten. Alle afwasbare oppervlakten - andere dan de vloer - zoals tafels, stoelen, togen, werkbladen enz. dienen door de huurder in onberispelijke staat afgeleverd te worden. 5.5 De koelkasten worden leeggemaakt en de niet-verbruikte dranken worden opnieuw in de


5.1 Het poetsen van de polyvalente zaal + cafetaria wordt verplicht uitgevoerd door de persoon of ploeg die de ruimte heeft gehuurd. Bij elke activiteit wordt van de huurder verwacht de zaal in onberispelijke staat achter te laten. Indien de lokalen niet zuiver of opgeruimd zijn bij aanvang van de activiteit dient de huurder de verantwoordelijke van de vzw Sint-Bavo hiervan op de hoogte te stellen.

JUISTE kratten in de koelcel geplaatst. De huurder is eveneens verantwoordelijk voor het doven van de lichten en het ledigen van de asbakken. Het terugplaatsen van stoelen en tafels op de voorziene plaats en het wegnemen van alle persoonlijke toestellen. Hij staat eveneens in voor het sluiten van buitendeuren en ramen, en het afsluiten van de verwarming. 5.6 Afval dient gesorteerd te worden, lege flessen (vb. wijn) dienen door de organisator zelf naar de glascontainer gebracht te worden. Voor huisvuil geldt het gemeentelijk reglement. 5.7 De verantwoordelijke van de vzw Sint-Bavo zal voor 10 u. de dag na de aktiviteit de controle van de ruimte uitvoeren en het dranken energieverbruik noteren. De huurder stelt de zaalverantwoordelijke op de hoogte van eventuele defecten of schade. Na ondertekening voor akkoord door beide partijen wordt de sleutel afgegeven aan de zaalverantwoordelijke. 5.8 Bij niet naleving worden meerkosten (zoals herstellingen, opkuis,ed...) onherroepelijk doorgerekend aan de huurder en zal in eerste instantie de waarborg ingehouden worden. Meerkosten zullen bij de afrekening geteld worden. Bij een tweede niet naleving kan de huurder voor onbepaalde tijd uitgesloten worden van huren van eender welke accommodatie van de Parochiezaal Watou. De zaalverantwoordelijke brengt de Raad van Bestuur van de vzw Sint-Bavo op de hoogte en deze beslist over de einddatum van de uitsluiting. 5.9 Elk defect moet gemeld worden aan de zaalverantwoordelijke en dit voor ondertekening van het afsluitcontract. Hiervan wordt op het contract nota genomen. Indien na ondertekening mocht blijken dat de huurder zich schuldig maakt aan vertrouwensmisbruik (bv. door het niet melden van schade,...) kan het ondertekende contract herroepen worden. 5.10 Reserveringen, overeenkomsten, betalingen,...gebeuren steeds met een en dezelfde persoon, die ter persoonlijke titel of uit hoofde van de vereniging verantwoordelijk is.

6. GEBRUIK VAN TECHNISCHE INSTALLATIES 6.1 Het gebruik van de lichten geluidsinstallatie is enkel toegestaan indien dit ook contractueel vermeld is. 6.2 De Parochiezaal Watou beschikt over een beperkte geluids- en lichtinstallatie. Deze kan mits een meerprijs gehuurd worden. Gebruik ervan kan enkel na toestemming van de technisch erantwoordelijke.


7. AFREKENING 7.1 Alle betalingen gebeuren via overschrijving op rekening nr 738-3190100-83 van vzw Katholieke Kring Sint-Bavo, Douvieweg 46a, 8978 Watou, uiterlijk 14 dagen na factuurdatum. 7.2 Betwistingen van de factuur moeten schriftelijk en aangetekend gebeuren ten laatste 7 dagen na factuurdatum.

Voor akkoord (handgeschreven gelezen goedgekeurd + datum + naam in drukletters)

150,00

75,00

150,00

350,00

250,00

15,00

Andere

150,00

500,00

300,00

100,00

Waarborg

10,00

inbegrepen in de prijs: gebruik geluidsinstallatie cafetaria stoelen en tafels gebruik faciliteiten cafetaria en koelkelder

10,00


www.parochiezaalwatou.be [email protected]

water 1,85

mei-sept 2,00

optioneel: gebruik geluidsinstallatie zaal

-

beslissing bestuur vlg beschikbaarheid en duur

100,00

250,00

Inkom >3

Inkom <3

10,00

Watouse vereniging

energieprijzen kunnen wijzigen in functie van de door de energieleverancier aangerekende kostprijs

niet inbegrepen in de prijs: drankverbruik billijke vergoeding / sabam

Zaalvoorbereiding (max 2 dagen)

Tentoonstellingen

Maaltijd / Receptie

Fuif Dansgelegenheid Concert voor staand publiek

Podiumactiviteit

Vergadering Repetitie Educatieve activiteit Sportactiviteit

Aard van de activiteit

parochiezaal watou huurprijzen 2005

30,00

nihil

gas 0,09

per m3/kwh

forfait

Energie

elektr 0,21

okt-april 7,00

Reservatieformulier voor het gebruik van de Parochiezaal, Blauwhuisstraat, 8978 Watou www.parochiezaalwatou.be - [email protected] Tel. 057/388 006 of 0476323736 - Fax 057/338709

Ondergetekende (Naam + Voornaam) : ............................................................................................................................................................ Adres : ................................................................................................................................................. Postnr. : ................... Gemeente : ........................................................................................................... Tel. : ................................................ Fax :......................................e-mail :............................................ BTW nr. :............................................................................................................................................... optredend als verantwoordelijke voor : - Watouse vereniging : .......................................................................................................................... - Privé-persoon : .................................................................................................................................. - Bedrijf : ............................................................................................................................................. - Andere : ............................................................................................................................................

Wenst gebruik te maken van volgende ruimte in de Parochiezaal in Watou (schrappen wat niet past) - vergaderzaal - cafetaria - keuken - kleedruimte - podiumzaal

op volgende data : Datum : ..................................................... van ............u. tot ...................u.

Aard van de activiteit : (schrappen wat niet past) - podiumactiviteit

PAROCHIEZAAL WATOU - HUURCONTRACT - PAG 1

- repetitie - tentoonstelling - vergadering - ontspanningsactiviteit met drankverkoop - maaltijd - fuif, dansgelegenheid De totale gebruiksvergoeding bedraagt .................... (exclusief energiekost en drankverbruik) en zal door de gebruiker tezamen met de waarborg binnen de 14 dagen na ondertekening van het reservatieformulier en ten laatste 2 weken voor de aktiviteit gestort worden op rek. nr 738-3190100-83 van vzw Katholieke Kring Sint-Bavo, Douvieweg 46a, 8978 Watou, met vermelding “reservatie parochiezaal watou en datum”

Op voorlegging van het betalingsbewijs en bevestiging van reservatie kan de sleutel bekomen worden bij de zaalverantwoordelijke Zaalverantwoordelijk : ................................................................................................................................................. Adres : .................................................................................................................................................. Tel. : ................................................ Fax :......................................e-mail :............................................ optredend als verantwoordelijke vzw Katholieke Kring Sint-Bavo op ..................................................................(dag datum) tussen ............. u. en ....................u. Voor het starten van de activiteit wordt zowel drankenstock als inventaris door beide partijen gecontroleerd en voor akkoord ondertekend. De sleutel is opnieuw in het bezit van de zaalverantwoordelijke ten laatste om 10u., de dag volgend op de aktiviteit. De facturatie van het drankverbruik, gebeurt na de aktiviteit. Op deze factuur zal de betaalde waarborg in mindering worden gebracht.

De gebruiker verklaart kennis genomen te hebben van het huishoudelijk reglement Parochiezaal Watou van 1 november 2005 - hierbij gevoegd - en verklaart zich akkoord , dit ook op alle punten te volgen.

Huurder

Voor Katholieke Kring Sint-Bavo

Naam en handtekening

Naam en handtekening

................................................

................................................

Dit contract is slechts geldig na ondertekening van beide partijen

Bijlages Inventaris dranken - staat Getekend exemplaar reglement

PAROCHIEZAAL WATOU - HUURCONTRACT - PAG 2

Opgemaakt in twee exemplaren te Watou op datum, ..............................

Huishoudelijk reglement en tarieven voor het gebruik van de Parochiezaal Watou per 1 januari 2006

Recommend Documents