Huishoudelijk reglement voor de personeelsleden van het Ferrarisgebouw Alle gebruikers van een kantoorgebouw zijn mee verantwoordelijk voor het welzijn op het werk en voor de veiligheid, netheid en milieuzorg in het gebouw. Zeker wanneer er verschillende entiteiten in hetzelfde gebouw gehuisvest zijn, moeten goede afspraken gemaakt worden over wat wel en niet kan. Die zorgen ervoor dat elk personeelslid in de beste omstandigheden zijn/haar job kan uitoefenen, dat het gebouw in goede staat blijft en dat de milieu-impact zo laag mogelijk is. Dit reglement heeft als doel om het (mede)gebruik van het Ferrarisgebouw in goede banen te leiden. Het doet geen afbreuk aan alle geldende wetten, besluiten, omzendbrieven, … maar geeft enkel een overzicht van praktische en organisatorische richtlijnen rond welzijn, veiligheid, milieu en duurzaam optreden.
Richtlijnen voor de personeelsleden en de gebruikers van het gebouw Toegang tot het gebouw •
•
Het gebouw is op werkdagen open van 7u30 tot 19u00. Een personeelslid dat na 19u00 het gebouw binnen wil, kan toegang krijgen door naar de bewaking te bellen op het nummer 02/553.85.20. Het gebouw is op zaterdag en zondag gesloten. Uitzonderlijk kan een personeelslid in het weekend toegang krijgen tot het gebouw. Prestaties tijdens het weekend of ’s nachts (na 22.00) moeten minstens 2 werkdagen vooraf schriftelijk (vb. per mail) meegedeeld worden aan het baliepersoneel (
[email protected]). De bewakingsfirma kan buiten de openingsuren gecontacteerd worden op het nummer 02/263.55.55. Dit telefoonnummer is ook vermeld aan de voorkant van het gebouw bij de brievenbus.
Zorgvuldig omgaan met de (gemeenschappelijke) werkplek Iedereen werkt graag in een mooie en aangename omgeving. Respecteer daarom het werk van de mensen die het Ferrarisgebouw netjes houden en draag zorg voor de lokalen, het materiaal en het meubilair. Ruim een vergaderzaal op na de vergadering en zorg ervoor dat de meubelen in hun oorspronkelijke stand staan Verwijder bij annulatie van een vergadering de reservatie onmiddellijk uit het reservatiesysteem
Meld eventuele problemen, schade of gebreken, bv. een waterlek, onmiddellijk aan de gebouwverantwoordelijke of via het algemene e-mailadres:
[email protected] Parkeer in de ondergrondse garage op de daartoe voorziene plaatsen Hou de gemeenschappelijke ruimtes (lokalen, keukentjes, toiletten, vergaderzalen, archieven,… ) netjes Archiveer dossiers op een ordelijke manier in de archiefruimtes Rook enkel in de patio (die is hier speciaal voor bedoeld), rook nooit in het gebouw
Afval Probeer eerste en vooral afval te vermijden : Gebruik herbruikbare materialen in plaats van wegwerpmaterialen Beperk het gebruik van papier: maak geen overbodige kopies en gebruik zoveel mogelijk elektronische middelen Kopieer en print waar mogelijk recto-verso, meerdere pagina’s per blad kan ook Maak enkel kleurafdrukken als het echt nodig is Gebruik liefst geen enveloppes voor verzending van interne documenten, maar kies voor herbruikbare mapjes Hergebruik kantoormateriaal (bijvoorbeeld mappen) voor je nieuw materiaal bestelt Is er toch afval? Dan is sorteren de boodschap! Deponeer je afval op de daartoe voorziene plaatsen waar het regelmatig opgehaald wordt. Zo kan het gerecycleerd worden. Papier: verzamel het in een een kartonnen doos en breng het dan naar een van de gele papiercontainers vlakbij de goederenlift of in een kopielokaal. De papiercontainers worden gewoonlijk op woensdag leeggemaakt. Kartonnen verpakkingen kunnen samengeplooid ook naast deze containers gedeponeerd worden (gescheiden ophaling). Leg ander verpakkingsmateriaal (vb. plastic) netjes gestapeld in de nabijheid van de goederenlift. Voor het afvoeren van een grote hoeveelheid afval kan je een afspraak maken op het nummer 02/553.84.13 Restafval (incl. GFT): in de vuilnisbak PMD (blikjes, melkcups,..): in de blauwe zakken die zich in de keukentjes bevinden Glazen flessen afkomstig uit de keuken (water, fruitsap): breng ze terug naar de keuken waar ze in de daartoe voorziene bakken kunnen gezet worden.
Glazen flessen die zelf zijn meegebracht: breng ze naar het containerlokaal naast de loskade. Daar worden ze in de groene glascontainers verzameld. Afgedankte gsm’s, lege toners en cartridges: horen thuis in de zgn. 'Twiseboxen' die zich doorgaans in een kopieerlokaal bevinden Balpennen en rollerpennen, vulpennen, drukpotloden, kleurstiften en tekstmarkers, permanent en whiteboard markers en correctieproducten kunnen in een doos aan de balie gedeponeerd worden Gebruikte batterijen: er zijn verzameldozen voorzien aan het EHBO-lokaal Lege paletten: naar het containerlokaal Informaticamateriaal (afgeschreven pc’s, laptops, printers,..): neem contact op met je IT- of logistiek verantwoordelijke Afgeschreven dienstvoertuigen moeten uit de parkeergarage verwijderd worden. U kan hiervoor beroep doen op het Agentschap voor Facilitair Management (tel. 02 553 20 00 of via facilipunt). Verwijder gearchiveerde dossiers die de bewaartijdtijd overschreden hebben, zodat er opnieuw archiefruimte vrijkomt
Veiligheid In je entiteit krijg je informatie over de veiligheidsvoorschriften, preventie en bescherming, EHBO, brandbestrijding en ontruiming. Leef deze regels strikt na voor je eigen veiligheid en die van de andere personeelsleden. Voor bepaalde functies is het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen verplicht. Er worden regelmatig evacuatieoefeningen gehouden. Op elke verdieping zijn er verantwoordelijken voor brandbestrijding en ontruiming. Volg hun richtlijnen strikt op. Heb je hartproblemen, fysiseke of psychische problemen, ben je zwanger? Meld dit aan je brandverantwoordelijke of de gebouwverantwoordelijke. Bij een evacuatie-oefening word je dan vooraf ingelicht, zodat je het gebouw op een rustige manier kunt verlaten. Bij brand en tijdens een evacuatieoefening mogen de liften niet gebruikt worden. Neem eventuele bezoekers mee naar buiten tijdens een evacuatie. Elektrische huishoudapparaten (koffiezet, radiator, …) kunnen een veiligheidsrisico inhouden. De preventieadviseur moet vooraf een positief advies geven voor het gebruik ervan. Als je die toestemming krijgt, gebruik dan de meest energiezuinige apparatuur. Elk apparaat zorgt immers voor een hoger energieverbruik. Bij langdurige afwezigheid wordt alleszins aangeraden om de stekker uit te trekken. Vermijd alle mogelijke risico’s voor brand: kaarsen, kerstbomen (enkel kunststof), slecht functionerende elektrische toestellen, … horen niet thuis op de werkplek. Blokkeer nooit branddeuren of deuren die toegang geven tot de nooduitgangen. Hou alle vluchtwegen vrij. Plaats geen materiaal in de gangen (vb. kasten). Als er
uitzonderlijk wel materiaal in de gangen gezet wordt, dan mag dit de doorgang niet belemmeren. Voorkom diefstal door waardevolle voorwerpen, zoals laptops, te beveiligen of op te bergen. Elk personeelslid moet zelf de nodige voorzorgen nemen om zijn/haar eigendommen te beschermen tegen diefstal. Gebruik je badge bij het betreden en het verlaten van het gebouw Laat geen bezoekers binnen met je badge of via de deur. Zij moeten zich aanmelden aan de balie. Als je onbekende of verdachte personen opmerkt, meld dit dan onmiddellijk aan de gebouwverantwoordelijke of aan de balie. Meld defecten en onveilige situaties steeds aan de gebouwverantwoordelijke. Richt je bureau veilig en ergonomisch in.
Milieuzorg en duurzaamheid Voorkom afval en sorteer waar mogelijk (zie boven) Gebruik verwarming en koeling, warm water en verlichting op een energiebewuste manier (verantwoord energiegebruik): Schakel bij het verlaten van het lokaal (als je naar een vergadering, naar huis of naar een ander lokaal gaat) de ventilo-convectoren en het licht uit. Dat is niet alleen energiezuinig, maar ook brandveilig.
Gebruik bij zonnig weer de zonnewering, zodat het lokaal niet onnodig opwarmt. Zo zorg je ervoor dat de koelinstallatie minder snel aangeschakeld moet worden. Vermijd het stapelen van dossiers, kledij, kantoormateriaal e.d. op de roosters van de ventilo-convectoren en op hoge kasten
Zorg ervoor dat alle regelbare verwarmings- en koelelementen in dezelfde ruimte op dezelfde temperatuur ingesteld staan. Als de elementen elk op een andere temperatuur ingesteld staan, blijven ze continu koelen en verwarmen. Dat betekent een zeer grote energieverspilling.
Hou deuren en verbindingsgangen naar niet of maar zeer sporadisch verwarmde ruimten (garages, kelders, trappenhallen, enz.) zo veel mogelijk dicht Blokkeer geen automatisch sluitende deuren. Ze geven vaak toegang tot niet of sporadisch verwarmde ruimten.
Bijzetradiatoren, mobiele aircotoestellen of andere voorwerpen die het warmterendement van de eindtoestellen kunnen beïnvloeden, zijn verboden. Die toestellen veroorzaken immers een extra energieverbruik. Een uitzondering hierop vormen de lokalen waarin een minimumtemperatuur, in overeenstemming met de welzijnswetgeving, niet kan worden bereikt. In die
gevallen moet er vooraf toestemming worden verkregen van de preventieadviseur. Werk als dat mogelijk is op plaatsen met voldoende daglicht. Vermijd het gebruik van verlichting tijdens periodes met voldoende natuurlijke verlichting op de werkplek. Plaats je bureau bij voorkeur bij een raam. Doof het licht in kantoren en vergaderzalen waar niemand is en laat lampen niet branden in ruimten waar niet onmiddellijk iemand terugkeert (magazijnen, archieven, opslagruimtes, vergaderzalen, landschapsbureaus …). De laatste doet het licht uit! Energiezuinig gebruik van elektrische toestellen:
Schakel elk elektrisch toestel (laptop, kopieermachine, printer, fax, …) uit op het
einde van de werkdag. Maak er een gewoonte van om elk toestel onmiddellijk na gebruik uit te schakelen. Dat is energiezuiniger en ook brandveiliger. Laat bijvoorbeeld je gsmoplader niet langer in het contact steken dan strikt nodig is. Schakel tijdens de middagpauzes of als je naar een vergadering of naar huis vertrekt, zo veel mogelijk toestellen uit, zoals printers, beeldschermen, faxen en kopieerapparaten. Het gebruik van screensavers wordt afgeraden. Als je enige tijd weg bent, zet dan ook je computer volledig uit. Schakel in de niet-gebruikte lokalen de toestellen uit die niet constant in gebruik zijn. Sommige apparaten verbruiken ook energie als de stekker nog in het stopcontact zit, zelfs als ze uitstaan. Door een stekkerdoos met aan-uitschakelaar te gebruiken waarin je alle stekkers van de computer en het beeldscherm plaatst, kun je de energietoevoer naar de toestellen in één keer afsluiten (stand ‘uit’) als je naar huis gaat.
Milieuvriendelijke mobiliteit: Gebruik bij kleine verplaatsingen in het gebouw zoveel als mogelijk de trap i.p.v. de lift. Maak voor verplaatsingen zoveel mogelijk gebruik van het STOP-principe : eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte (personen)wagens. Kies bij deze laatste vervoerswijze zoveel mogelijk voor carpooling.
Verantwoordelijkheden van de leidend ambtenaren (en hun lijnmanagement)
Welzijn en veiligheid Zorgen in en voor hun entiteit voor de toepassing van : •
Welzijnswet van 4 augustus 1996 en de uitvoeringsbesluiten Dit is onder meer : Voldoende brandverantwoordelijken aanstellen, hen voldoende arbeidstijd ter beschikking stellen om hun taak naar behoren te kunnen uitoefenen, hen toelaten de nodige opleiding te volgen en de richtlijnen rond brandveiligheid voldoende communiceren aan de personeelsleden van de eigen entiteit Bij evacuatie-oefeningen er mee voor zorgen dat elk personeelslid en bezoeker de zone waar men gehuisvest is onmiddellijk verlaat De eigen personeelsleden tewerkstellen op een veilige, gezonde en ergonomisch verantwoorde wijze
•
• •
• • • • •
Richtlijn DVO/DBZ/GDPB/2007/1 over de Voorkoming van arbeidsongevallen – Verplichte melding aan officiële instanties en aan de Diensten voor Preventie en Bescherming Omzendbrief BZ2012/4 over de verantwoordelijkheden in kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid Omzendbrief BZ 2011/1 over de organisatie van de eerste hulp bij ongevallen (EHBO) (voldoende hulpverleners voorzien, zorgen dat ze voldoende opleiding volgen, voldoende en goed uitgeruste EHBO-koffers voorzien) Omzendbrief BZ 2011/4 over het onthaalbeleid Omzendbrief BZ 2011/3 over het Alcohol- en drugsbeleid Omzendbrief BZ 2011/5 over het rookbeleid Reglementering over muziek op de werkvloer (SABAM) De richtlijnen voor het uitvoeren van werken door derden in het gebouw naleven + zorgen dat deze derden op de hoogte zijn van de afspraken in het gebouw.
Deze omzendbrieven zijn terug te vinden op de site van Bestuurszaken (BZ): http://www.bestuurszaken.be/omzendbrieven Milieu en duurzaam optreden: Zorgen in en voor hun entiteit voor de toepassing van : •
De Milieuwetgeving Dit betekent onder meer de plaatsing van bepaalde vergunningsplichtige installaties (vb. airco’s) melden aan de gebouwbeheerder, zodat die tijdig het signaal kan geven aan de milieuverantwoordelijke om (eventueel) een milieuvergunningsaanvraag te doen, om de geldende milieuvoorwaarden te checken en hierover advies te geven.
•
•
•
'Sleutelproject 4.2. Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid' (Vlaanderen in Actie-project) De Omzendbrief FM/2008/1 over het rationeel energiegebruik en de Omzendbrief FM/2008/2 over aanbevelingen om het energiegebruik van de technische installaties in de gebouwen van de Vlaamse overheid te verminderen De principes van milieuverantwoord aankopen en efficiënt inzetten van logistieke middelen
Gebruik van het gebouw als een goede huisvader • •
• •
Melden van verbouwingen aan gebouwverantwoordelijke en hierover advies vragen aan de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk. Vergaderzalen zo maximaal mogelijk benutten. Dit betekent dat ook de toegewezen vergaderzalen zo maximaal mogelijk ter beschikking worden gesteld aan andere gebruikers van het gebouw Oordeelkundig gebruik van archiefruimtes in kelderverdiepingen en deze ruimtes ordentelijk houden Gebruik van de parking : parking alleen gebruiken voor (dienst)wagens van personeelsleden die in het gebouw gehuisvest zijn of er komen vergaderen, dienstvoertuigen die niet meer (regelmatig) gebruikt worden op een plaats buiten het gebouw parkeren of afvoeren.
W.08.MMS.001 Huishoudelijk reglement Ferrarisgebouw Versie 1
