HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE CLUBS Dit huishoudelijk reglement heeft tot doel de modelstatuten van de clubs aan te vullen. Het is een ontwerp dat door elke club kan aangepast worden binnen de perken van de statuten en de algemene reglementen van KI en KIEF. (Aangepast door de Raad van Bestuur van het District op 17 mei 2008) 1.
LEDEN (art. 3.1.2. van de statuten)
Gelijkaardige service clubs zijn Rotary International, Lions International, Fifty-One Club, Soroptimisten, Zonta, Inner Wheel ; de Ronde Tafel is gelijkgesteld. 2.
TOETREDING (art. 4.1. van de statuten)
2.1. Uitnodiging
De club kiest zijn leden door coöptatie. De clubleden beschikken over de mogelijkheid, een of meerdere genodigden niet behorend tot Kiwanis op bepaalde vergaderingen uit te nodigen. Deze uitnodigingen hebben tot doel een toekomstig kandidaat voor te stellen. Het kan ook een gewone uitnodiging zijn. De uitgenodigde leden zorgen ervoor enkel personen uit te nodigen, aangepast aan het kader van de Kiwanis vergadering. Het geheel der clubleden beschikt eveneens over de mogelijkheid, hetzij een toekomstig kandidaat, voorgesteld door een andere club, hetzij een persoon aan wie het hulde wenst te brengen, uit te nodigen. De kosten van de uitnodiging voor een toekomstig kandidaat, dit na een gunstig advies, zijn ten laste van de club. De andere uitnodigingskosten zijn ten laste van het lid dat uitnodigt. 2.2. Aanvaarding door coöptatie
2.2.1. De aanwervingscommissie De aanwervingscommissie is samengesteld uit de Immediate Past voorzitter en vijf andere leden, gekozen tussen de laatste Past Voorzitters van de club, en die beschikbaar zijn. Een lid van de aanwervingscommissie kan niet zetelen indien er op die vergadering gestemd moet worden over de toetreding van een kandidaat waarvan hij peter is. In dit geval wordt hij tijdelijk vervangen door een ander lid aangeduid door het Directie Comité. 2.2.2. Het voorafgaand advies De toekomstige kandidaat is verplicht een actief of senior lid van de club als peter te hebben, uitgezonderd wanneer het een kandidaat betreft, afkomstig van een andere Kiwanis club. Deze peter zal ervoor zorgen enkel een kandidaat voor te stellen die beantwoordt aan de eisen van de statuten en ook aan de Kiwanis geest. De peter draagt een grote verantwoordelijkheid daaromtrent. Het toekomstige lid wordt verondersteld het intellectueel, cultureel en moreel peil van de club te verhogen. Elk persoonlijk belang moet uitgesloten zijn. Elk lid dat een kandidaat wenst voor te stellen zal een curriculum vitae van deze laatste aan de voorzitter van de commissie overmaken, voor voorafgaand advies. De aanwervingscommissie zal een onderzoek instellen inzake de moraliteit, familiale, de sociale en de professionele situatie van de kandidaat. Er wordt nagegaan of hij reeds kandidaat of lid was bij een Kiwanis of andere service club. Na beraadslaging geeft de Huishoudelijk Reglement vd club – aangepast door de Raad van Bestuur vh District op 17/05/08
Page 1 of 7
2
commissie een advies wat betreft de aanvaarding die eventueel verdaagd kan worden. De aanwervingscommissie kan tevens beslissen geen gevolg te geven aan de kandidatuur indien de ingewonnen adviezen of criteria geen voldoening geven. De aanwervingscommissie brengt mondeling verslag uit aan de leden van de club tijdens een statutaire vergadering. 2.2.3. Het bezwaarschrift De clubleden worden verzocht hun eventuele bezwaren aan de voorzitter te laten kennen. Het lid dat bezwaar uitspreekt zal dit persoonlijk en vertrouwelijk doen bij de voorzitter die dan daaromtrent zal beslissen. Indien het bezwaar weerhouden is, wordt de procedure stopgezet. 2.2.4. De drie stage-uitnodigingen In geval van gunstig advies zal de peter, binnen de drie maand en in persoonlijke naam, zijn kandidaat uitnodigen op drie statutaire vergaderingen. Hij spant zich in om zijn gast voor te stellen aan de leden van de club en doet hem het woord nemen. Hij zal hem op discrete wijze inlichten over de uitgaven en verplichtingen van de club en over diens belang. 2.2.5. Definitieve aanvaarding Indien tijdens de procedure een nieuw feit naar voren komt, kan ieder lid van de club bezwaar aantekenen bij de voorzitter, die beslist daaromtrent. Indien het bewaar weerhouden is, wordt de procedure stopgezet. In geval van weigering is het de taak van de peter zijn kandidaat op diplomatische wijze in te lichten over het feit dat aan zijn kandidatuur geen gevolg gegeven kan worden. Wanneer echter de commissie akkoord gaat, zal de voorzitter de kandidatuur aan de algemene vergadering voorleggen, en dit in afwezigheid van de betrokken kandidaat. De definitieve aanvaarding wordt uitgesproken met een meerderheid van 2/3 van de stemmen der aanwezige leden. De peter bericht de kandidaat over zijn aanvaarding door hem te vragen toe te treden tot de club. 2.2.5. Toetredingsceremonie
De officiële aanvaarding van het nieuw lid gebeurt ter gelegenheid van een statutaire vergadering, tijdens de maand die volgt op de definitieve beslissing. De plechtigheid heeft plaats bij de aanvang van de vergadering. De Voorzitter, die het lint draagt van zijn ambt, vraagt de peter(s) zijn kandidaat voor te stellen. Dan herinnert de voorzitter plechtig aan de doeleinden van Kiwanis, aanvaardt het nieuwe lid, maakt hem het kenteken, de directory en de reglementen van de club over. Het nieuwe lid besluit met een kort dankwoord. 2.3. Aanvaarding na transfer van of naar een andere club
2.3.1. Wanneer een lid van deze club naar een andere stad verhuist en geen lid meer kan zijn van de club, zal de voorzitter de club die het lid eventueel kan aanvaarden, verwittigen. Hij zal op die beslissing wachten vooraleer het lid te schrappen. 2.3.2. Wanneer een lid van een ander Kiwanis club komt te verblijven in de activiteitszone van deze club, zal de voorzitter zich laten inlichten bij de voormalige club van het lid. 2.3.3. De aanwervingscommissie onderzoekt het voorstel en verwittigt op mondelinge wijze Huishoudelijk Reglement vd club – aangepast door de Raad van Bestuur vh District op 17/05/08
Page 2 of 7
3
alle leden van de club. Deze worden verzocht elk bezwaar tegen het voorstellen van de kandidaat aan de voorzitter te laten kennen. Het lid dat bezwaar aantekent doet dit persoonlijk en vertrouwelijk aan het adres van de voorzitter die dan terzake beslist. Indien het bezwaar weerhouden is, wordt de procedure stopgezet. 2.3.4. Na gunstig advies van de aanwervingscommissie wordt de kandidaat in kwestie uitgenodigd op de eerstvolgende statutaire vergadering van de club. 2.3.5. De definitieve aanvaarding wordt uitgesproken met een meerderheid van 2/3 van de stemmen der aanwezige leden. 2.3.6. De voorzitter licht de kandidaat in over zijn aanvaarding en verwittigt diens voormalige club, zodat er geen onderbreking ontstaan in zijn lidmaatschap. 2.3.7. Indien er geen enkele Kiwanis club bestaat die het lid kan opnemen, zal het muterende lid samen met de hulp van de dichtstbijzijnde clubs alles doen om de oprichting van een nieuwe club te bewerkstelligen. 2.3.8. Indien de ontvangende club nog niet volledig georganiseerd is, zal het muterende Kiwanislid nog steeds behoren tot zijn vroegere club, tot op het tijdstip dat de nieuwe club georganiseerd is. 2.4. Aanvaarding door overplaatsing naar een andere club
2.4.1. Wanneer een lid, om persoonlijke redenen, beslist zijn club te verlaten om toe te treden tot een andere Kiwanis club uit dezelfde aktiviteitszone, zullen de respectievelijke voorzitters elkaar inlichten over dit initiatief. 2.4.2. De aanwervingscommissie onderzoekt het voorstel van de kandidaat aan de voorzitter te laten kennen. Het lid dat bezwaar aantekent moet dit persoonlijk en vertrouwelijk doen aan het adres van de voorzitter, die dan terzake beslist. Indien het bezwaar weerhouden is, wordt de procedure stopgezet. 2.4.3. Na gunstig advies van de aanwervingscommissie wordt de kandidaat in kwestie uitgenodigd op de eerstvolgende statutaire vergadering van de club. 2.4.4. De definitieve aanvaarding wordt uitgesproken met een meerderheid van 2/3 van de stemmen der aanwezige leden. 2.4.5. De voorzitter licht zijn kandidaat in over zijn aanvaarding en verwittigt diens voormalige club zodat er geen onderbreking ontstaat in zijn lidmaatschap. 2.4.6. Indien de ontvangende club nog niet georganiseerd is, zal het overgeplaatste lid nog steeds behoren tot zijn vroegere club tot op het tijdstip dat de nieuwe club is georganiseerd. 3.
ONTSLAG - UITSLUITING (art. 5 van de statuten)
3.1. Naast het automatisch ontslag, voorzien in de statuten, kan de algemene vergadering, na grondig gemotiveerd voorstel vanwege het Directie Comité, eveneens stemmen (nadat dezelfde procedure gevolgd werd als deze voorzien in Artikel 5, sectie 5 van de clubstatuten) bij een meerderheid van twee derden (2/3) van de stemmen van het totaal aantal clubleden over het automatisch ontslag van een clublid waarvan het persoonlijk gedrag niet verenigbaar is met het clubleven, dit zonder de aanwezigheid van een grove fout in de zin van sectie 5 van artikel 5. 4.
OFFICERS (art. 6 van de statuten)
4.1. De schatbewaarder Hij int alle bijdragen, terugbetalingen van kosten, en ontvangsten. Hij plaatst de fondsen op de verschillende bankrekeningen. Huishoudelijk Reglement vd club – aangepast door de Raad van Bestuur vh District op 17/05/08
Page 3 of 7
4
In opdracht van de voorzitter verricht hij alle uitgaven. Hij houdt een boekhouding bij volgens de richtlijnen van het district. Deze maakt duidelijk onderscheid tussen de kas die voorziet in de normale werking van de club en deze voor de sociale actie. Het is zijn plicht de beschikbare fondsen te laten opbrengen ten voordele van de sociale actie. Zijn rekeningen en boeken staan ter beschikking van de Voorzitter, het Directie Comité en ieder aangeduide expert. Hij stelt een rapport op aan de twee jaarlijkse algemene vergaderingen. Hij overhandigt aan de algemene vergadering de balans van het dienstjaar dat afgesloten wordt bij het einde van zijn mandaat. Hij stelt een ontwerp van budget voor het volgend dienstjaar op. 4.2. De secretaris De secretaris houdt de registers bij, noteert de aanwezigheden, stelt de notulen op, maakt de Kiwanigrammen en tekent de administratieve besprekingen op. Hij maakt een verslag aan de twee jaarlijkse algemene vergaderingen en telkens de Voorzitter of het Directie Comité erom vragen. De inlichtingen en instructies verstrekt door Kiwanis International European Federation, Kiwanis International, van het district en van de divisie, maakt hij steeds over aan de verantwoordelijken en de commissies of de leden van de club. Hij maakt alle rapporten en alle documenten over aan eender welk niveau van de Kiwanisorganisatie.
5.
HET DIRECTIE COMITE (art. 7 van de statuten)
5.1. Het quorum nodig om de geldigheid van de beslissingen van het Directie Comité te verzekeren, is de helft plus één. De beslissingen worden genomen bij een meerderheid van stemmen der aanwezige leden. 5.2. In geval van gelijkheid van het aantal stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 5.3. De beslissingen worden ter gelegenheid van de eerstvolgende statutaire vergadering ter kennis gebracht van de clubleden. 6.
COMMISSIES (art. 10 van de statuten)
6.1. De club omvat volgende vaste commissies: 6.1.1. De commissie voor de sociale actie : stelt een nauwkeurig of doorlopend sociaal
aktieplan op, dat al de leden van de club moet motiveren. 6.1.2. De commissie voor de expansie : verzekert de promotie van de clubbezoeken aan
andere Kiwanis clubs en de service clubs van de regio, de “jumelage” met andere Kiwanis clubs. 6.1.3. De commissie voor de aanwerving : komt tussen in de aanvaarding van nieuwe leden. 6.1.4. De commissie voor statuten en reglementen : al de reglementen en statuten van de club, evenals de wijzigingen en de tekst van de moties die de club aanbelangen, worden door deze commissie bestudeerd, ontworpen en voorgesteld. 6.1.5. De animatiecommissie : regelt en verzekert de agenda betreffende de verschillende conferenties, voordrachten, culturele vergaderingen, feesten en ceremonieën. 6.1.6. De commissie voor public relations : wordt belast met de contacten met de pers Huishoudelijk Reglement vd club – aangepast door de Raad van Bestuur vh District op 17/05/08
Page 4 of 7
5
en andere service clubs. Het stelt de artikels op voor het K. Magazine. 6.1.7. De commissie voor prioritaire actieprogramma's : regelt de programma’s die door het district, de Europese Federatie of Kiwanis International worden weerhouden. 6.2. De voorzitter kan gelijk welk andere commissie oprichten, die hem nuttig blijkt te zijn voor de duur van zijn mandaat. 6.3. Elke commissie bestaat uit een voorzitter en minstens drie leden. De voorzitter wordt aangeduid door het Directie Comité, dat tevens de leden aanduidt. Hij zorgt ervoor jaarlijks helft per helft, de leden van de commissies te vernieuwen. 6.4. De aanwervingscommissie bestaat uit de Immediate Past Voorzitter, die de commissie voorzit, en de vijf laatste en beschikbare Past Voorzitters van de club. 6.5. De commissies vergaderen minstens eenmaal per trimester op de plaats en het tijdstip aangeduid door de voorzitter. 6.6. Ze verzekeren het overleg, de programmatie, het ter beschikking stellen der middelen eveneens als het uitvoeren der taken die hen opgelegd werden door het Directie Comité ; alles in het perspectief van een zo breed mogelijke deelname door de clubleden. Iedere commissie moet verantwoording afleggen tegenover de voorzitter van de club en brengt hem verslag uit. 6.7. De club bevat eveneens: een chef van het protocol, belast met het onthaal en het organiseren der maaltijden. een econoom belast met het aanschaffen der benodigdheden, vlaggetjes, klok en vaandel. een archivaris belast met het bijhouden van de documenten van de club. 7.
ARBITRAGE (art. 20.6. van de statuten)
7.1. Ieder lid zal zo vlug mogelijk en op vertrouwelijke wijze de voorzitter inlichten over elke moeilijkheid waardoor onenigheid zou kunnen ontstaan met een ander lid. 7.2. De arbitragecommissie omvat de voorzitter van de club en vier clubleden, twee van elke partij. De beslissing wordt genomen door de meerderheid. Ze moet grondig gestaafd zijn en vermelden dat beide partijen in de mogelijkheid gesteld werden hun argumenten naar voor te brengen. Ze zal ter kennis gebracht worden aan elk der partijen. 8.
VERGADERING - ALGEMENE VERGADERING (art. 11 van de statuten)
8.1. De statutaire clubvergaderingen vinden plaats op de _________________ van iedere maand om __________uur, te _________________________________________________ . Deze plaatsen en data, medegedeeld aan de Kiwanisorganisatie, mogen slechts uitzonderlijk verplaatst worden en dit na verwittiging van de luitenant gouverneur. 8.2. De convocaties worden tien dagen voor de vergadering door de secretaris verstuurd. De convocatie vermeldt de dagorde, opgesteld door het Directie Comité of door de leden die de vergadering uitlokten. 8.3. Om geldig te beslissen moet de gewone algemene vergadering samengesteld zijn uit de helft van de clubleden. Dit wordt vastgesteld aan de hand van de aanwezigheidslijst, getekend door ieder lid. Indien het quotum niet bereikt is zal een tweede algemene vergadering bijeengeroepen worden voor de volgende statutaire vergadering. Dan kan ze stemmen zonder het vooropgestelde quorum te bereiken. 8.4. Om geldig te beslissen moet de buitengewone algemene vergadering uit de 2/3 der leden bestaan. Huishoudelijk Reglement vd club – aangepast door de Raad van Bestuur vh District op 17/05/08
Page 5 of 7
6
10.
INKOMSTEN (art. 18 van de statuten)
10.1. Het toetredingsgeld bedraagt _________BEF. De jaarlijkse bijdrage bedraagt _________BEF. 10.2. De jaarlijkse bijdragen omvatten de lidgelden die verschuldigd zijn aan KI, KIEF en het district/divisie, alsook deze eigen aan de club, teneinde diens goede werking te waarborgen. 10.3. Het driemaandelijks, zesmaandelijkse of jaarlijks bedrag der maaltijden wordt forfaitair aangerekend en is begrepen in de jaarlijkse bijdrage der actieve leden. Voor een actief lid is de globale bijdrage dezelfde ongeacht het feit dat het clublid regelmatig de vergaderingen bijwoont of niet. 10.4. Voor de seniorleden worden de maaltijden afzonderlijk van de jaarlijkse bijdrage aangerekend en in functie van hun aanwezigheid op de vergaderingen.
11.
FINANCIËN (art. 19 van de statuten)
11.1. Het Directie Comité duidt de bankinstellingen aan waar de fondsen van de club neergelegd worden. 11.2. Voor het Congres van het district neemt de club, jaarlijks de terugbetaling der verplaatsingskosten en de verblijfkosten voor één (1) nacht op zich; dit in overeenstemming met de forfaitaire tarieven die zich in het huishoudelijk reglement van het district bevinden. 11.3. De deelname aan de Europese en Internationale Conventie van Kiwanis International voor maximaal twee (2) clubafgevaardigden wordt vergoed op basis van een forfaitair bedrag dat jaarlijks door het Directie Comité van de club wordt vastgelegd. 11.4. De club neemt ook op zich, de verplaatsingskosten, de eventuele overnachtingskosten en de ingangsprijs van een galafeest voor de voorzitter of zijn vervanger ter gelegenheid van een charter van peterclubs. Dit ook in overeenstemming met dezelfde tarieven. 11.5. Het Directie Comité bepaalt ieder jaar de modaliteiten en het bedrag dat aan de clubleden wordt vergoed voor bezoeken aan naburige of bevriende clubs, vastgelegd door de bevoegde commissie
12.
VERPLICHTINGEN JEGENS KI, KIEF EN HET DISTRIKT (art. 15)
12.1. Het Directie Comité waakt over het opstellen en vlot overmaken van alle rapporten aan de internationale instanties en aan het district. Hij verzekert de bijwerking van het directory. Hij zorgt ook voor het overmaken van de Kiwanigrammen der club aan de secretaris van het district, de luitenant gouverneur, de peterclubs en de clubs van de divisie. 12.2. Het Directie Comité waakt over de tijdige betaling van alle bijdragen en facturen aan de internationale instanties en aan het district. 12.3. De afgevaardigden en hun plaatsvervangers die moeten deelnemen aan alle Europese en internationale conventies en aan het congres van het district, worden tijdig door de clubs aangeduid teneinde aan de reglementen van Kiwanis te voldoen. Het Directie Comité gaat hun beschikbaarheid en effectieve aanwezigheid op deze vergaderingen na. Hij moet ook voorzien in een voldoende vertegenwoordiging van de club in gelijk welke andere Kiwanis manifestaties waaraan de club verzocht wordt deel te nemen. Huishoudelijk Reglement vd club – aangepast door de Raad van Bestuur vh District op 17/05/08
Page 6 of 7
7
13.
AANVAARDING
Onderhavig huishoudelijk reglement werd aanvaard door de gewone Algemene Vergadering van de club op ._______________________
De voorzitter ______________________ _____________________________
De secretaris
Huishoudelijk Reglement vd club – aangepast door de Raad van Bestuur vh District op 17/05/08
Page 7 of 7
