Huishoudelijk reglement van de adviesraden Hoofdstuk 1. Erkenning door het gemeentebestuur Artikel 1 § 1.
De -
gemeenteraad richt zeven adviesraden op, namelijk: Cultuurraad Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening (GECORO) Jeugdraad Lokaal Overleg Kinderopvang (LOK) Milieuraad Seniorenraad Sportraad
§ 2.
De adviesraden worden uiterlijk binnen de zes maanden volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad opgericht of erkend. Ze vragen erkenning aan de gemeenteraad en leggen daartoe hun huishoudelijk reglement en statuten, en de latere wijzigingen ervan, ter goedkeuring voor.
Hoofdstuk 2. Stemgerechtigde leden en waarnemers Artikel 2 § 1.
De leden van een adviesraad worden aangesteld voor 6 jaar, tenzij anders vermeld in de statuten. Hun aanstelling is hernieuwbaar. Na de installatie van een nieuwe gemeenteraad wordt overgegaan tot de benoeming van een nieuwe adviesraad. De oude adviesraad blijft aan tot de benoeming van de nieuwe samengestelde adviesraad.
§ 2.
Ten hoogste twee derde van de leden van de adviesraden is van hetzelfde geslacht. Indien niet aan deze voorwaarde kan worden voldaan, moet worden aangetoond dat voldoende inspanningen werden geleverd om aan de twee derde regel tegemoet te komen.
Artikel 3 § 1.
De adviesraden bestaan uit stemgerechtigde leden en waarnemers.
§ 2.
De stemgerechtigde leden zijn vertegenwoordigers van gemeentelijke verenigingen, instellingen en organisaties en/of inwoners die op basis van deskundigheid, inzet of positieve interesse als stemgerechtigde leden coöpteren binnen door de gemeenteraad gestelde grenzen. Politieke mandatarissen en personeelsleden van de gemeente kunnen geen stemgerechtigd lid van een adviesraad zijn.
§ 3.
De waarnemers van een adviesraad kunnen de betrokken schepen, gemeentelijke ambtenaren als secretaris en politieke mandatarissen zijn. De waarnemers kunnen deelnemen aan de bespreking van de agendapunten maar in geen enkel geval aan de beraadslaging en de stemming erover. De stemgerechtigde leden kunnen bij eenvoudige meerderheid beslissen om de waarnemers, uitgezonderd de secretaris, te verzoeken de zitting te verlaten.
Hoofdstuk 3. Rechten en plichten stemgerechtigde leden Artikel 4 § 1.
De stemgerechtigde leden hebben de volgende rechten: 1. Spreek- en stemrecht op alle vergaderingen waarvan het lid deel uitmaakt. 1
Huishoudelijk reglement van de adviesraden 2. Inzagerecht in alle documenten en dossiers die het gemeentebestuur ter beschikking stelt voor de vergaderingen waarvan het lid deel uitmaakt. § 2.
De stemgerechtigde leden hebben de volgende plichten: 1. Het onderschrijven van de doelstellingen van de adviesraad en het actief meewerken aan de realisering ervan. 2. Het bijwonen van de vergaderingen. 3. Het informeren van de achterban over de werkzaamheden van de adviesraad 4. Het overleggen met de achterban zodat behoeften, ideeën en verwachtingen onder de aandacht van de adviesraad worden gebracht.
Hoofdstuk 4. Ondersteuning door het gemeentebestuur Artikel 5 § 1.
Het gemeentebestuur zal de adviesraden ondersteunen door: 1. Op het gemeentelijke budget jaarlijks een budget voor financiering van de werking op te nemen. De controle op de aanwending van het budget zal gebeuren door het college van burgemeester en schepenen. Het budget is aangepast aan de taken die de gemeente aan de adviesraad opdraagt. 2. Administratieve en logistieke ondersteuning te verzorgen alsook een ambtenaar ter beschikking te stellen voor het bijwonen van de vergaderingen van de raad en om de secretariaatswerkzaamheden waar te nemen. 3. Ter dekking van de risico’s ‘burgerlijke aansprakelijkheid’, ‘rechtsbijstand’ en ‘lichamelijke ongevallen’ zal het gemeentebestuur de nodige verzekeringspolissen afsluiten voor de leden en de medewerkers van de adviesraden. 4. Een aanbod van vorming te voorzien voor de leden van de adviesraden, in de mate van het mogelijke en indien wenselijk.
Hoofdstuk 5. Voorwaarden samenwerking tussen gemeentebestuur en adviesraden Artikel 6 § 1.
De gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen zullen de adviesraden betrekken bij de voorbereiding, de opmaak, de uitvoering en de evaluatie van de meerjarenplanning van de beheers- en beleidscyclus. Dit houdt in dat de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen voor de definitieve besluitvorming de erkende raden om advies zal vragen.
§ 2.
Vooraleer het budget ter goedkeuring wordt voorgelegd moeten de adviesraden worden geraadpleegd over de beleidsintenties en de budgetposten voor het volgend jaar op de voor hen van toepassing zijnde domeinen.
§ 3.
De betrokken schepenen zullen de adviesraden op de hoogte brengen van de agendapunten van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad die te maken hebben met de beleidsmateries waarover de raad adviesbevoegdheid heeft.
§ 4.
Wanneer het gemeentebestuur de adviesraad om advies vraagt, zal het bij de adviesvraag alle nodige informatie voegen. Tevens hebben de leden van de adviesraad het recht om inzage te nemen in alle documenten en dossiers die betrekking hebben op het dossier tenzij er wettelijke bezwaren zijn.
§ 5.
Wanneer de adviesraad of de gemachtigde werkgroep op eigen initiatief een advies wenst uit te brengen kan hij steeds informatie opvragen bij het college van burgemeester en schepenen, dat deze informatie ter beschikking stelt tenzij er wettelijke bezwaren zijn. De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de adviesraad zullen binnen de veertien dagen beantwoord worden door de gevraagde informatie 2
Huishoudelijk reglement van de adviesraden ter beschikking te stellen ofwel door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen. § 6.
De verslagen en einddocumenten van de algemene vergaderingen van de adviesraden worden ter kennisgeving geagendeerd op het schepencollege en gepubliceerd op de gemeentelijke website, mits naleving van de wettelijke regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Hoofdstuk 6. Uitnodiging derden Artikel 7 § 1.
De adviesraad kan voor de behandeling van een onderwerp al de nodige instanties en personen uitnodigen voor een toelichting en een eventuele bespreking van het onderwerp. Deze personen mogen echter niet deelnemen aan de beraadslaging en de stemming over het advies.
Hoofdstuk 7. Werkgroepen Artikel 8 § 1.
Vanuit de adviesraden kunnen werkgroepen worden opgericht voor het onderzoeken en/of voorbereiden van bijzondere vraagstukken. Hierin kunnen de nodige instanties, deskundigen en betrokkenen zetelen. Deze werkgroepen bevatten minstens één stemgerechtigde afgevaardigde van de adviesraad.
§ 2.
De verslagen van de vergaderingen van de werkgroep worden door de werkgroep goedgekeurd en ter kennisgeving aan de adviesraad bezorgd.
Hoofdstuk 8. Procedure advies verlenen Artikel 9 § 1.
Zowel het gemeentebestuur, het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW) als het Autonoom Gemeentebedrijf (AGB), hierna de adviesvrager genoemd, kunnen aan de gemeentelijke adviesraden advies vragen.
§ 2.
De adviesraden hebben op hun beurt het recht om over alle beleidsdossiers, waarvan zij vinden dat er belangen in het geding zijn, op eigen initiatief een advies uit te brengen aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, het OCMW of het AGB.
Artikel 10 § 1.
De adviesvrager stelt de adviesvragen steeds schriftelijk met: 1. een duidelijke omschrijving van de concrete vraag 2. opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesraad moet rekening houden 3. opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij de adviesvrager.
§ 2.
De adviesvrager zal de adviesraad steeds minimaal een termijn van zes weken geven te rekenen vanaf de datum van aankomst van de adviesvraag bij de adviesraad. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid kan de adviesvrager in overleg met de adviesraad deze termijn gemotiveerd inkorten tot minimaal twee weken. In onderlinge afspraak tussen de adviesraad en de adviesvrager kan de termijn ook verlengd worden. De maanden juli en augustus worden bij het berekenen van de termijn buiten beschouwing gelaten. 3
Huishoudelijk reglement van de adviesraden Artikel 11 § 1.
De adviesraad zal de adviezen die zij uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen aan de adviesvrager. De adviezen moeten het volgende bevatten: 1. De wijze waarop het advies tot stand kwam met duidelijke opgave welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden. 2. De argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies. 3. Een duidelijke weergave van het standpunt van de adviesraad. Afwijkende meningen of minderheidsstandpunten worden enkel vermeld op uitdrukkelijke vraag van het betrokken lid. 4. De handtekening van de voorzitter en de secretaris.
§ 2.
De tekst van de adviezen maakt steeds deel uit van het desbetreffende dossier dat wordt voorgelegd aan het college of de gemeenteraad.
§ 3.
Indien het adviesorgaan geen advies uitbrengt binnen de afgesproken termijn, mag het advies als gunstig worden beschouwd.
Artikel 12 § 1.
De adviesvrager brengt de adviesraad binnen de zes weken na aflevering van het schriftelijk advies op de hoogte van het gevolg dat aan een advies werd gegeven of zal worden gegeven. Het advies van de adviesraden is niet bindend. De eindbeslissing en de verantwoordelijkheid ligt altijd bij de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, het OCMW of het AGB. Indien het besluit van de adviesvrager afwijkt van het door de adviesraad geformuleerde advies, moet dit genoteerd en uitvoerig gemotiveerd worden in de eindbeslissing. Dit besluit wordt ter kennisgeving aan de adviesraad voorgelegd tijdens de eerstvolgende vergadering.
§ 2.
Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal de adviesvrager binnen de zes weken antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum waarop een definitief antwoord aan de adviesraad zal bezorgd worden. Slechts bij uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid kan de adviesraad sneller een antwoord vragen.
Hoofdstuk 9. Bijkomende opdrachten adviesraden Artikel 13 § 1.
Naast het adviseren van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, het OCMW en het AGB worden aan de adviesraden de volgende opdrachten toegekend: 1. het verzamelen van informatie en documentatie over de behoeften in hun werkingsgebied 2. het bevorderen en organiseren van overleg, coördinatie en samenwerking tussen de organisaties van hun werkingsgebied 3. het stimuleren van de inspraak van de bevolking bij de opbouw van de gemeentelijk beleidsplannen 4. het mogelijk maken of het zelf nemen van op de behoeften afgestemde initiatieven
Hoofdstuk 10. Aan- en afwezigheden Artikel 14 § 1.
Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden en de eventuele plaatsvervangers de aanwezigheidslijst. De namen van de leden en de plaatsvervangers die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld.
4
Huishoudelijk reglement van de adviesraden § 2.
Een lid wordt als afwezig beschouwd wanneer hij of zij, zonder voorafgaande verwittiging (per email of telefonisch) aan de secretaris van de adviesraad, afwezig is op de vergadering. Verontschuldigen kan tussen het versturen van de agenda en het plaatsvinden van de vergadering.
§ 3.
Het zonder verwittiging afwezig zijn gedurende drie opeenvolgende vergaderingen maakt automatisch een einde aan het lidmaatschap. Van het einde van het lidmaatschap wordt door de voorzitter melding gemaakt op de eerstvolgende vergadering. De voorzitter brengt de betrokkene daarvan schriftelijk op de hoogte. Een ambtshalve ontslagen lid kan gedurende een periode van één jaar niet opnieuw worden aangesteld.
Hoofdstuk 11. Deontologie Artikel 15 § 1.
De leden van de adviesraden hebben recht op inzage van alle stukken en documenten die verband houden met de bevoegdheid van de adviesraad voor zover dit door andere wetgeving niet wordt verhinderd. De leden zijn dan ook gehouden door de plicht tot discretie. De informatie die leden vernemen is vertrouwelijk en mag niet aangewend worden voor andere doeleinden dan die van de adviesraad.
§ 2.
Contactgegevens van andere leden van de adviesraad mogen enkel aangewend worden voor zaken die betrekking hebben op de activiteiten van de adviesraad.
Artikel 16 § 1.
Het is voor een lid van de adviesraad verboden deel te nemen aan de bespreking en de stemming over aangelegenheden waarin hij of zij een persoonlijk en rechtstreeks belang heeft of waarbij de echtgenoot, of bloed- en aanverwanten tot en met de tweede graad een persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Personen die wettelijk samenwonen worden gelijkgesteld met echtgenoten.
Hoofdstuk 12. Overlegvergadering tussen het gemeentebestuur en de adviesraden Artikel 17 § 1.
Het college van burgemeester en schepenen moet minimum één maal per jaar een overlegvergadering samenroepen tussen een afvaardiging van het college en een afvaardiging van de adviesraden. De adviesraden worden vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris. Dit overleg heeft tot doel het bevorderen van de samenwerking tussen de adviesraden onderling en tussen de adviesraden en het gemeentebestuur. De adviesraden kunnen op deze manier afspraken maken met betrekking tot informatie-uitwisseling en adviesverlening.
Hoofdstuk 13. Wijziging huishoudelijk reglement en/of statuten Artikel 18 § 1.
Het huishoudelijk reglement van de adviesraden kan enkel worden gewijzigd na overleg met de verschillende adviesraden. Indien de adviesraden een akkoord over de wijziging van het huishoudelijk reglement bekomen, keuren ze elk apart het huishoudelijk reglement en de latere wijzigingen goed met meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Daarna wordt het huishoudelijk reglement en de latere wijzigingen ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.
§ 2.
Het huishoudelijk reglement van de adviesraden is slechts rechtsgeldig indien het wordt goedgekeurd door alle adviesraden én door de gemeenteraad. Dit geldt eveneens voor al de latere wijzigingen of aanpassingen. 5
Huishoudelijk reglement van de adviesraden Artikel 19 § 1.
De adviesraad keurt de statuten en de latere wijzigingen met meerderheid van stemmen van de aanwezige leden goed. Daarna worden de statuten en de latere wijzigingen ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd.
§ 2.
De statuten van de adviesraden zijn slechts rechtsgeldig indien ze worden goedgekeurd door de desbetreffende adviesraad én door de gemeenteraad. Dit geldt eveneens voor al de latere wijzigingen of aanpassingen.
Hoofdstuk 14. Ontbinding adviesraad Artikel 20 § 1.
De adviesraad kan slechts de ontbinding uitspreken indien minstens twee derde van de stemgerechtigde leden van de adviesraad aanwezig is. De beslissing tot ontbinding wordt genomen met een twee derde meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. Wordt aan deze vereiste niet voldaan, dan wordt twee weken later een tweede vergadering bijeengeroepen, die geldig beraadslaagt met twee derde meerderheid en beslist ongeacht het aantal aanwezige, stemgerechtigde leden.
6
