Huishoudelijk Reglement van de Huurderbelangenvereniging De Sleutel
Artikel 1 Doelstelling huishoudelijk reglement 1. Het huishoudelijk reglement regelt de nadere uitvoering van de statuten van de vereniging en geeft aan volgens welke regels het bestuur en de Algemene Ledenvergadering (ALV) zowel afzonderlijk als in hun onderlinge contacten dienen te functioneren. 2. Het huishoudelijk reglement omvat de afspraken die tussen en door de ALV, de bewonerscommissies, en het bestuur zijn gemaakt.
Artikel 2 Lidmaatschap 1. Het lidmaatschap is geregeld in de artikelen 8 t/m 10 van de statuten. 2. Nieuwe leden ontvangen een welkomstbrief en worden geïnformeerd over de statuten en het huishoudelijk reglement. 3. Leden of kandidaat-leden die tegen een bestuursbeslissing als genoemd in artikel 8 en 10 van de statuten bij de Algemene Leden Vergadering (ALV) in beroep willen gaan, dienen hun beroep met redenen omkleed, schriftelijk kenbaar te maken bij de secretaris van de vereniging, één en ander binnen één maand nadat het bestuursbesluit hun ter kennis is gebracht. Op een bij de ALV ingediend beroep wordt op de eerstvolgende ALV een besluit genomen. Hierbij geldt dat een beroep uiterlijk één maand voor de volgende ALV ingediend moet zijn. 4. Ook andere in statuten of huishoudelijk reglement genoemde beroepen, vragen, voorstellen e.d. aan het bestuur dienen steeds schriftelijk bij de secretaris van de vereniging te worden ingediend binnen de gestelde termijn. Als er geen uitdrukkelijke termijn wordt genoemd geldt een termijn van twee weken . Artikel 3 Contributie 1. De leden betalen een contributie waarvan de hoogte, op voorstel van het bestuur, door de ALV wordt vastgesteld en kan worden gewijzigd. 2. De contributie is verschuldigd bij de aanvang van het lidmaatschap. Pagina 1
3. De incasso van de contributie wordt door de wooncorporatie De Goede Woning (DGW) verzorgd en zal maandelijks tezamen met de huur door de verhuurder worden geïnd. Na het beëindigen van enige huurovereenkomst bij DGW is geen contributie meer verschuldigd. 4. Tussentijdse opzegging van het lidmaatschap door het lid of door de vereniging kan slechts geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.
Artikel 4 Het bestuur 1. Het bestuur van de vereniging bestaat uit een Algemeen Bestuur (AB) en een conform artikel 13 van de statuten, door het AB gekozen Dagelijks Bestuur (DB). 2. M.u.v. de functies zoals beschreven in artikel 5.1 en 5.2 verricht eenieder die een (bestuurs)functie bekleed binnen de vereniging de inzet en werkzaamheden op vrijwillige basis. 3. Het DB wordt gevormd door de voorzitter, secretaris en penningmeester. 4. De ALV benoemt nieuwe leden in het AB conform artikel 11, lid 3 van de statuten. 5. Het bestuur verzorgt een rooster van aftreden conform het gestelde in de statuten art. 11, lid 4. 6. De ALV kan een bestuurslid ontslaan bij: a. overtredingen van het burgerlijk wetboek welke van invloed zijn op het aanzien van de vereniging; b. handelingen of gedragingen die naar oordeel van de ALV de belangen van de vereniging schaden; c. het aan het licht komen van feiten die het bestuurslid bij zijn benoeming niet heeft vermeld en waarvan in redelijkheid mocht worden verwacht dat hij die alsdan vermeld zou hebben, dienen van een schriftelijke argumentatie te zijn voorzien. 7. De taak van de voorzitter is: Pagina 2
a. De doelstelling van de vereniging zoals verwoord in artikel 3 van de statuten continue te evalueren, te verbeteren en te borgen; b. toezicht houden op het handhaven van statuten en reglementen en op het uitvoeren van besluiten van de vereniging; c. het leiden van de vergaderingen; 8. De taak van de secretaris is: a. Het ondersteunen en adviseren van de voorzitter bij de uitvoering van zijn taken; b. het verzorgen van de correspondentie van de vereniging; c. het verzorgen van de notulen van de vergaderingen; d. het beheren van het archief van de vereniging; e. het jaarlijks opstellen van het verslag over de gang van zaken binnen de vereniging. 9. De taak van de penningmeester is: a. Het ondersteunen en adviseren van de voorzitter bij de uitvoering van zijn taken; b. het dagelijks beheer van de geldmiddelen en het bijhouden van de financiële administratie van de vereniging; c. het innen van vorderingen en het betalen van de schulden van de vereniging; d. het opstellen van het financiële verslag elk jaar; e. het opstellen van een jaarlijkse begroting. 10. Het bestuur moet zorgen dat de ALV en/of de leden zich altijd op de hoogte kunnen stellen van de financiële toestand van de vereniging en van haar rechten en verplichtingen. 11. Uit hoofde van hun functie krijgen de bestuurders en overige medewerkers zoals bedoelt in artikel 4.2. de door hen voor de vereniging gemaakte kosten vergoed. Voor aparte werkzaamheden door hen voor de vereniging verricht of voor bijzondere diensten die zij aan de vereniging hebben bewezen, mag aan hen niet meer dan een redelijke honorering worden gegeven. De declarabele kosten worden door de penningmeester vastgesteld en door het AB geaccordeerd.
Pagina 3
Artikel 5 Overige functies 1. Secretariële ondersteuning. Het bestuur wordt secretarieel ondersteund door een professionele administratieve medewerker op een freelance contract basis. De werkzaamheden en de vergoeding zijn vastgelegd in de “overeenkomst op freelance basis”. 2. Financiële ondersteuning. Voor de opmaak van de balans, begrotingen en voor eventuele overige financiële zaken wordt het bestuur ondersteund door een professionele boekhouder. 3. Ledenadministratie. Het bestuur is verantwoordelijk voor een deugdelijke ledenadministratie. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd conform de “handleiding Ledenadministratie” door een Ledenadministrateur. 4. IT medewerker. De IT apparatuur en de software in gebruik bij De Sleutel wordt onderhouden door een vrijwilliger met voldoende kennis van zaken. 5. Website beheerder. De Sleutel heeft een eigen website die beheerd wordt door een vrijwilliger. 6. Redactie Sleutelwoord. De Sleutel geeft twee maal jaarlijks een periodiek uit die wordt verspreid onder alle leden van de vereniging. De functie van Hoofdredacteur van Sleutelwoord wordt in beginsel uitgeoefend door de administratieve medewerker (artikel 5.1). De redactie wordt aangevuld met tenminste één AB lid en zo mogelijk met een vrijwillig met kennis van journalistieke zaken.
Artikel 6 Vergaderingen. 1. DB vergadering: a. DB vergaderingen worden in de regel, - m.u.v. de maand juli eenmaal per maand gehouden en voorts zo vaak als door de voorzitter of twee DB leden wenselijk wordt geacht; b. deze vergaderingen worden gehouden binnen veertien dagen nadat die wenselijkheid is uitgesproken, resp. ter kennis van de voorzitter is gebracht; c. de DB vergadering behoeft geen agenda. Bespreekpunten Pagina 4
kunnen door de DB leden alsmede door de secretariële ondersteuning worden ingebracht; d. van de DB vergaderingen wordt geen verslag gemaakt. Besproken onderwerpen en voorstellen kunnen als agendapunt worden opgevoerd in de AB vergadering; 2. AB vergadering: a. de agenda voor de AB vergadering wordt door de secretaris bij voorkeur tenminste tien dagen voor de dag van de vergadering verzonden; b. (spoedeisende en besluitvormende) vergaderingen kunnen, door de voorzitter of tenminste 3 AB leden, binnen deze termijn worden bijeengeroepen ook anders dan door middel van een schriftelijk bericht; c. van de AB vergaderingen worden notulen gemaakt; d. de AB vergadering is besluitvormend met dien verstande dat tenminste moet worden voldaan aan artikel 20 en 21 van de statuten; e. de AB vergadering kan geen bindende besluiten nemen wanneer minder dan de helft van het aantal bestuursleden daarbij aanwezig is; f. zodanige besluiten kunnen echter wel met meerderheid van stemmen van het aantal aanwezige bestuursleden worden genomen op een ter zake van de behandeling van deze besluiten opnieuw uitgeschreven vergadering conform lid b van dit artikel. g. In de notulen wordt aangegeven welke bestuursleden aanwezig waren bij de vergadering. 3. Overleg vergaderingen (Regulier Overleg) a. in de regel eenmaal per maand (m.u.v. de maanden juli en augustus) wordt overleg gevoerd met de directie van de wooncorporatie DGW en/of met een door de directie aangewezen vertegenwoordiger; b. de vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter HBV De Sleutel; c. de agenda wordt door de secretaris bij voorkeur tenminste tien dagen voor de dag van de vergadering verzonden; d. van de vergadering wordt verslag opgemaakt; e. de onderwerpen die ter spraken komen kunnen besproken worden in de AB vergadering; Pagina 5
f. een samenvatting van het verslag wordt aan alle Bewonerscommissie verzonden.
Artikel 7 Bewonerscommissie. 1. Een Bewonerscommissie (BC) is een groep huurders die de belangen behartigt van alle huurders van de wooncorporatie De Goede Woning in één of meer dicht bij elkaar gelegen woningcomplexen. 2. Elke BC wordt begeleid door een AB-lid. Dit AB-lid is aanwezig op de BC vergaderingen en adviseert de BC gevraagd en ongevraagd. De BC begeleider is de verbinding tussen BC en AB en informeert beide organen over en weer over lopende zaken. 3. Een BC bestaat uit tenminste 2 en hoogstens 7 leden. 4. De BC leden zijn lid van de vereniging en zijn representatief voor alle huurders in dat woningcomplex. 5. De BC’s worden gekozen uit en door de huurders die binnen de vereniging in een bepaalde wijk, buurt of complex zijn ingedeeld. De leden van de BC’s kiezen uit hun midden een voorzitter en een secretaris. 6. De leden van de BC worden gekozen voor drie jaren en treden af volgens een door de voorzitter en secretaris van de BC opgesteld rooster, op zodanige wijze dat ieder eens in de drie jaar aftreedt. Zij zijn terstond herkiesbaar. 7. De leden van de BC’s kunnen uit hun functie worden ontheven indien zij naar de mening van de leden uit desbetreffende BC het belang van die wijk of dat complex hebben geschaad of hun taken niet naar behoren vervullen. Een besluit daartoe zal met tweederde meerderheid van het totaal aantal uitgebrachte, stemmen worden genomen door de BC vergadering. 8. De kosten van de BC’s worden gedragen door de vereniging met door het bestuur van de vereniging vast te stellen vergoedingen 9. De BC kan op geen enkele wijze de vereniging binden, in welke Pagina 6
vorm ook. 10. Het beleid van de BC’s is niet bepalend voor het verenigingsbeleid. 11. Vergaderingen: a. tenminste eenmaal per jaar wordt door de BC een vergadering gehouden van leden die ingedeeld zijn bij de betreffende BC. b. deze vergadering dient plaats te vinden ter behandeling van de verslagen van de secretaris van de BC, informatie vanuit de vereniging, zoals AB vergaderingen en het Regulier Overleg, informatie over de stand van zaken in de woonomgeving, etc.: c. op deze vergaderingen zullen tevens de verkiezingen vermeld onder sub 3 gehouden worden; d. indien tenminste tien procent van het aantal leden van de betreffende BC bijeenroeping van een vergadering wenst en dit schriftelijk aan de secretaris van de BC kenbaar maakt, is de voorzitter gehouden binnen vier weken na ontvangst van het verzoek deze vergadering te houden. e. de Woonconsulent en/of Buurtbeheerder die belast is met de zorg voor de Bewonerscommissies heeft toegang tot de vergaderingen van de commissie en heeft spreekrecht. Hij heeft echter geen stemrecht. 12. De ALV kan een BC ontbinden wanneer er onvoldoende (actieve) BC leden zijn, bij ernstige afwijkingen van het beleid, de naleving van de statuten of de reglementen van de vereniging. De Bewonerscommissie heeft het recht vertegenwoordigd te zijn op de vergadering van de ALV waar dit ter discussie staat en heeft het recht van verweer. 13. Contactpersonen: a. bij onvoldoende BC leden kan het AB contactpersonen voor het complex of de wijk aanstellen; b. de contactpersoon is lid van de vereniging; c. de contactpersoon informeert het AB over allerhande zaken aangaande de leef- en woonomgeving van het betreffende complex of wijk; d. het AB voorziet de contactpersonen van de vereiste relevante informatie.
Pagina 7
Artikel 8 Algemene ledenvergadering 1. Tenminste één maal per jaar wordt een ALV gehouden. De ALV dient in elk geval vóór dertig juni van ieder jaar plaats te vinden ter behandeling van de verslagen van de secretaris en penningmeester conform artikel 20 en 21 van de statuten. 2. Indien tenminste tien procent (10%) van het aantal ingeschreven leden de bijeenroeping van een ledenvergadering wenst en dit schriftelijk aan het bestuur kenbaar maakt, is de voorzitter gehouden binnen vier weken na ontvangst van het verzoek een ledenvergadering bijeen te roepen. Voor het overige stelt het bestuur de data van de vergadering vast, alsmede de agenda. Artikel 9 Stemmingen en quorum tijdens de ALV 1. Alle besluiten van de ALV worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan. 2. Stemmingen over personen geschieden schriftelijk Overige stemmingen geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of minimaal tien stemgerechtigden zulks voor de stemming verlangen.. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, mits op voorstel van de voorzitter. 3. Heeft bij een verkiezing van personen niemand de meerderheid gekregen, dan vindt een herstemming plaats tussen de twee personen die de meeste stemmen hebben gekregen. 4. De ALV heeft een beslissend besluit genomen wanneer dit door de voorzitter ter vergadering is vastgesteld en uitdrukkelijk is uitgesproken. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. 5. Indien het bestuur de mening van de leden wil peilen zonder een vergadering van leden bijeen te roepen, kan het bestuur besluiten een referendum uit te schrijven. Artikel 10 Financiële controle
Pagina 8
1. De ALV benoemt elk jaar een Kascontrolecommissie. 2. Deze commissie bestaat uit twee leden van de vereniging, welke niet in familierelatie mogen staan tot één der bestuurders of deel uit mogen maken van het bestuur van de vereniging. 3. Elk jaar treedt het langstzittende lid van de commissie af en is niet terstond herkiesbaar. 4. De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de ALV. Artikel 11 Wijziging huishoudelijk reglement 1. Initiatief tot het wijzigen van het huishoudelijk reglement wordt genomen door de ALV of het bestuur. 2. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur.
Vastgesteld in de bestuursvergadering van 18 juli 1994. Gewijzigd op: 25 mei 1999 21 augustus 2000 24 augustus 2009 ……………..2013
De secretaris, tvs. plv. voorzitter J.H. van Dongen
De penningmeester, I. de Langen
Dit huishoudelijk reglement telt 9 genummerde pagina,s
Pagina 9
