Voor het gebruik van de parochiezaal De Spil Onderhavig reglement is een instrument om het gebruik van de zaal onder strikte voorwaarden te reglementeren. Zowel huurder als verhuurder worden dan ook verondersteld dit reglement te kennen en strikt na te leven. Afwijkingen op dit reglement kunnen enkel en alleen op schriftelijke vraag van de huurder en na een volledige goedkeuring van de Raad van Bestuur van de vzw Sint-Pietersparochie. Het feit dat vzw Sint-Pietersparochie één of meer clausules die in haar voordeel bepaald wordt(en) in dit reglement en algemene voorwaarden niet toepast, betekent niet dat zij verzaakt aan de mogelijkheid zich op deze bepaling(en) te beroepen.
1. 1.1
RESERVATIES Beschikbaarheid
U kan op de website http://www.despilronse.be/Kalender.html nagaan of de zaal vrij is op de gewenste datum. Let wel, deze website wordt voortdurend bijgewerkt op de inkomende reservaties, en uw gewenste datum is dan ook maar gegarandeerd nadat u de bevestigingsmail van ons hebt ontvangen na uw vraag tot reservatie (zie verder). 1.2
Huurprijs
De huurprijs is terug te vinden op de website http://www.despilronse.be/Tarieven.php 1.3
Elektronisch reservatieformulier
De reservatie van de zaal De Spil dient uitsluitend te gebeuren via de website door het elektronisch reservatieformulier in te vullen en te versturen. Rechtstreekse link: http://www.despilronse.be/Reserveren.php Enkel indien u niet over internet beschikt, kan u telefonisch contact nemen met de reservatieverantwoordelijke na 17:00 op nummer 0470 82 32 03. De reservatie gebeurt als volgt: 1. U verstuurt via de website het elektronisch reservatieformulier of stuurt een e-mail
op het mailadres:
[email protected]. Het reservatieformulier dient volledig te worden ingevuld of de e-mail dient volgende gegevens te bevatten: Naam van de aanvrager, in voorkomend geval de naam van de organiserende vereniging, adres en telefoon van de aanvrager, de datum en een gedetailleerde omschrijving van de geplande activiteit. Op de gewenste datum wordt een optie vastgelegd (rood vakje op de website). De optie blijft twee weken geldig. 2. Na goedkeuring van de geplande activiteit ontvangt u het verzoek om de huurprijs
en de waarborg te betalen.
3. Na betaling binnen de twee weken van het gevraagde bedrag, wordt de
reservatie definitief (groen vakje op de website). Indien het gevraagde bedrag niet op tijd gestort wordt vervalt uw optie onherroepelijk. U wordt hiervan niet verwittigd. 1.4
Annulatie
De annulatie van de activiteit dient onmiddellijk gemeld op het mailadres:
[email protected] Voor iedere annulatie wordt een administratiekost aangerekend van 10 euro. Bij ontstentenis van berichtgeving of bij annulatie binnen de 3 weken voor de geplande activiteit, blijft het bedrag van de huurprijs verschuldigd als schadevergoeding. 1.5
Verbreking van het contract
Indien mocht blijken dat de aanvrager verkeerde informatie doorgeeft bij de reservatie, of zich niet conform de reglementering gedraagt, behoudt de vzw SintPietersparochie zich het recht voor om het contract eenzijdig te verbreken. De vzw Sint-Pietersparochie kan in dat geval op geen enkele manier verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele kosten ten gevolge van deze verbreking.
2. 2.1
VOOR DE ACTIVITEIT Partijen
Vzw Sint-Pietersparochie is verhuurder en eigenaar. Indien een rechtspersoon is vermeld op het reservatieformulier, dan wordt deze als de huurder beschouwd voor zover de natuurlijke persoon-aanvrager deze rechtspersoon geldig kan vertegenwoordigen. In alle andere gevallen is de natuurlijke persoon-aanvrager de huurder. De natuurlijke persoon-aanvrager treedt voor, tijdens en na het gebruik van de zaal op als aanspreekpunt. 2.2
Kennis van het reglement
Iedere aanvrager, organiserende vereniging en gebruiker van de ruimte wordt verondersteld op de hoogte te zijn van dit huishoudelijk reglement, het te aanvaarden en na te leven. 2.3
Naleving wetten, decreten, reglementen
De huurder verbindt zich ertoe te zullen voldoen aan de geldende wetten, decreten en politiereglementen (geluidsoverlast, openbare orde, rookverbod, e.d.) en SABAM. Billijke vergoeding is door vzw Sint-Pietersparochie geregeld. Adres SABAM: Aarlenstraat 75/77 - 1040 Brussel Tel. +32.2,286.82,11 Via onderstaande link kan u een aanvraagformulier van SABAM downloaden: http://www.sabam.be/sites/default/files/Nederlands/Utilisateur/Musique/Telechar gement/129n.pdf 2.4
Schade
De huurder draagt de volledige verantwoordelijkheid over de activiteiten. Bij beschadiging en/of diefstal aan de infrastructuur is de huurder verantwoordelijk en moet hij de schade melden en vergoeden. De burgerlijke aansprakelijkheid t.o.v. derden wordt niet gedekt door de vzw Sint-Pietersparochie. Als huurder kan u zich dan ook best tegen deze risico’s verzekeren met een polis “burgerlijke aansprakelijkheid” en/of “contractuele aansprakelijkheid”. (Veel verenigingen beschikken hierover binnen hun vereniging).
Schriftelijke overeenkomst
2.5
Bij de overhandiging van de sleutels zal de huurder samen met de zaalverantwoordelijke de huurovereenkomst naamtekenen. Deze huurovereenkomst vermeldt onder meer: de juiste identiteit van de huurder;
in voorkomend geval de vertegenwoordiger met ondertekeningsbevoegdheid van de huurder-vereniging;
de datum van de verhuring;
de persoon die verantwoordelijk is tijdens de verhuring als aanspreekpunt jegens de vertegenwoordigers van de vzw Sint-Pietersparochie en jegens derden;
de kennisname en aanvaarding van onderhavig reglement. De zaalverantwoordelijke kan weigeren de huurovereenkomst te ondertekenen als de daarin vermelde huurder en/of persoon die ondertekent, verschilt van de huurder en/of persoon die in de reservatie is vermeld. Dit geldt als een eenzijdige verbreking van het contract conform punt 1.4 van onderhavig reglement. Als de zaalverantwoordelijke deze aanpassing aanvaardt en het contract tekent, worden de in het schriftelijk contract vermelde huurder en de aanvankelijk in de reservatie opgegeven huurder hoofdelijk en ondeelbaar als huurder beschouwd. 2.6
Inventaris
Vóór de aanvang van de activiteit wordt de inventaris van de inboedel opgemaakt. 2.7
Toegang leden van de vzw Sint-Pietersparochie
De huurder verbindt zich ertoe te allen tijde toegang te verlenen aan de zaalverantwoordelijke. 2.8
Voorbereiding
Het in gereedheid brengen van de zaal gebeurt volgens de tijdruimte vermeld op het aanvraagformulier, maar mag nooit een voorgaande, gelijktijdige of volgende activiteit storen. 2.9
Installaties
Aan de bestaande installaties (doeken, toestellen, podium, lokalen, e.d.) mag niets gewijzigd worden. 2.10
Geluid en licht
De parochiezaal beschikt niet over een geluids- en lichtinstallatie. De zaal is uitgerust met een geluidsbegrenzer. Iedere geluidsinstallatie moet verplicht aangesloten worden op de geluidsbegrenzer.
Technische apparatuur wordt niet uitgeleend of getransporteerd. Het verplaatsen van onderdelen is ten strengste verboden. 2.11
Aanplakking
Het is verboden om ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Er mag geen enkel hechtingsmiddel aangebracht worden. De nodige voorzorgsmaatregelen tegen beschadiging van wanden en vloeren moeten vooraf genomen worden. 2.12
Machines
Elektrische zagen, schaven, schuurmachines ed. zijn omwille van de grote stofontwikkeling verboden in alle lokalen. 2.13
Elektrische leidingen en toestellen
Bijkomende elektrische leidingen en toestellen moeten genormaliseerd zijn. 2.14
Barbecue
Het barbecueën mag onder geen enkele omstandigheid gebeuren onder het afdak aan de voorkant van de zaal.
3.
TIJDENS DE ACTIVITEIT Verantwoordelijke - aanspreekpunt
3.1
De persoon die in het schriftelijk contract aangeduid is als huurder of verantwoordelijke-aanspreekpunt, zorgt er ook voor dat iedere gebruiker het reglement naleeft. Deze persoon is tijdens de activiteit via GSM steeds bereikbaar.
Noodverlichting
3.2
De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden.
Nooduitgangen
3.3
De doorgang naar de nooduitgangen mag op geen enkele manier belemmerd worden.
Veiligheid
3.4
Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen betreffende brandbeveiliging en arbeidsveiligheid in het gedrang brengen, zijn verboden.
Milieu- en veiligheidsnormen
3.5
De gebruiker is gebonden aan milieu- en veiligheidsnormen en zal dan ook het volgende in acht nemen:
Bij gebruik van geluidsdragers is de norm vastgelegd op 85 dBA.
Er zal geen gebruik gemaakt worden van ontvlambare stoffen, vuurwerk, e.d.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden heeft de verantwoordelijke van de vzw Sint-Pietersparochie het recht ogenblikkelijk op te treden, wat kan leiden tot onmiddellijke stopzetting van het evenement.
Goed beheer
3.6
De huurder zal de ruimte en de buurt beheren als een goede huisvader d.w.z. dat hij erop toeziet dat:
het publiek enkel de publieke ruimte kan betreden;
de beplanting en de kiezels van de voortuin gerespecteerd worden;
geen activiteiten worden georganiseerd die een inbreuk zijn op de goede zeden;
de openbare weg vrij blijft voor doorgaand verkeer en hulpdiensten;
de verkeersreglementering gevolgd wordt;
het maximum toegelaten publieksaantal niet overschreden wordt;
kinderen de ruimtes niet gebruiken als speelterrein (keuken, toiletten, voortuin, e.d.).
speelplaats en daken zijn verboden terrein voor iedereen;
De buurt
3.7
De buurt mag niet gestoord worden. Het is voor de vzw Sint-Pietersparochie van primordiaal belang dat de buurtbewoners géén hinder ondervinden van de activiteiten in de parochiezaal De Spil. De geluidsbegrenzer is afgestemd aan de hoger vastgelegde norm van 85 dBA;
De ingangsdeuren en deurramen blijven tijdens de activiteiten dicht;
Er worden geen luidruchtige activiteiten georganiseerd in de voortuin of de tuin;
Er wordt tijdens de activiteit door de organisatoren erop toegezien dat de bezoekers zich niet bezondigen aan luidruchtige malversaties, vandalisme, zwerfvuil, wildplassen, ... in de buurt. Iedere klacht van een buurtbewoner wordt door de vzw Sint-Pietersparochie zeer ernstig genomen, en er wordt volledige medewerking aan verleend. Dit betekent onder meer dat de naam van de huurder en diens verantwoordelijke aan de buurtbewoner wordt meegedeeld voor verder gevolg.
4. 4.1
DRANKVERBRUIK Tapinstallatie
De tapinstallatie kan gehuurd worden. De huurder zorgt zelf voor een CO2-fles met bijhorende CO2-meter. Na gebruik moet de tapinstallatie gespoeld worden. 4.2
Sterke dranken
Voor sterke dranken is geen vergunning.
5. 5.1
NA DE ACTIVITEITEN Poetsen
Bij elke activiteit wordt van de huurder verwacht de zaal in onberispelijke staat achter te laten. Dit houdt in dat alle ruimten (zaal, keuken, toilet) grondig met water worden gepoetst en gedweild, inclusief het reinigen van de frigo’s. Indien de lokalen niet zuiver of opgeruimd zijn bij aanvang van de activiteit dient de huurder de zaalverantwoordelijke van de vzw Sint-Pietersparochie hiervan op de hoogte te stellen. 5.2
Zwerfvuil
Er wordt op toegezien dat alle zwerfvuil uit de voortuin (inclusief asbak legen) en de buurt verwijderd is. 5.3
Afwas
De huurder wast zelf al het uitgeleend materiaal af en bergt het op in de daartoe voorziene ruimten. Er is mogelijkheid tot het huren van een vaatwasmachine. De glazen worden correct gerangschikt. Alle afwasbare oppervlakten - andere dan de vloer - zoals tafels, stoelen, togen, werkbladen enz. dienen door de huurder in onberispelijke staat afgeleverd te worden. 5.4
Stoelen en tafels
De huurder plaatst de stoelen en tafels terug op de voorziene plaats volgens schema. 5.5
Afval
De huurder dient het afval volledig mee te nemen. Bij niet-naleving zal 50,00€ afgehouden worden van de waarborg. Voor het afval kan op eigen kosten een container gehuurd worden bij Van Gansewinkel. Adres Van Gansewinkel (Ronse): Industriepark Klein Frankrijk 5 - 9600 Ronse Tel. 055-20 68 55 5.6
Controle
De verantwoordelijke van de vzw Sint-Pietersparochie zal na afspraak met de huurder de dag na de activiteit de controle van de ruimte uitvoeren en het energieverbruik noteren. De huurder brengt de zaalverantwoordelijke op de hoogte van eventuele defecten of schade. Hiervan wordt nota genomen op het schriftelijk contract.
5.7
Meerkosten
Bij niet naleving worden meerkosten (zoals herstellingen, opkuis, ed...) onherroepelijk aangerekend aan de huurder en zal in eerste instantie de waarborg ingehouden worden. Een onnauwkeurige opkuis of een opkuis zonder poetsen en dweilen met water brengt een minimum meerkost met zich mee van €100,00. 5.8
Verlaten van de zaal
Bij het verlaten van de zaal, dient de huurder alle lichten te doven, de verwarming af te leggen, en alle deuren en ramen van de zaal nauwkeurig af te sluiten. 5.9
Afgifte sleutels
Er wordt melding gemaakt van afgifte van de sleutels op het schriftelijk contract en dit wordt samen met de andere eventuele opgenomen schade en defecten ondertekend door beide partijen.
6.
AFREKENING Definitieve afrekening
6.1
Binnen de maand na de activiteit ontvangt de huurder de definitieve afrekening per email. Als de huurder niet over internet beschikt ontvangt hij/zij de definitieve afrekening per gewone post. Deze definitieve afrekening omvat:
6.2
de huurprijs voor het gebruik van de zaal;
de eventuele huur of terbeschikkingstelling van materiaal (zie bijgevoegde lijst);
de aanrekening van verbruikte energie (elektriciteit, gas en water);
de eventuele aanrekening van beschadigingen/schadevergoedingen;
de verrekening van de betaalde waarborg.
de meerkosten van opkuis en afval
Factuurvoorwaarden
De definitieve afrekening is betaalbaar in euro in België, binnen vijftien dagen na factuurdatum, op de rekening aangeduid op de factuur. Vanaf de vervaldag zal op alle onbetaalde definitieve afrekeningen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een rente worden toegepast gelijk aan de rentevoet die door de Europese Centrale Bank wordt toegepast voor basisherfinancieringstransacties verhoogd met 7%, met een minimum van 12%. Bovendien zal bij niet-betaling op de vervaldag een schadevergoeding verschuldigd zijn van 15% op het factuurbedrag indien nodig te verhogen met de kost van gerechtelijke vervolging. 6.3
Vragen en betwistingen
Betwistingen van de definitieve afrekening moeten schriftelijk gebeuren ten laatste 3 dagen na factuurdatum, per gewone of aangetekende post naar de zaalverantwoordelijke, Broekestraat 109, 9667 Horebeke. 6.4
Bevoegde rechtbank
Het Belgisch recht is van toepassing op alle punten die niet uitdrukkelijk worden geregeld in de overeenkomst of deze algemene voorwaarden en alle geschillen hieromtrent. In geval van betwisting, als eiser of als verweerder, zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement Oudenaarde bevoegd.
