Reglement inzake het uitlenen van audiovisueel materiaal aan Vilvoordse verenigingen Artikel 1: onderwerp De stad Vilvoorde stelt de erkende verengingen, organisaties en scholen van Vilvoorde gratis audiovisueel en didactisch materiaal ter beschikking. Het doel van deze audiovisuele uitleendienst is het bijdragen tot een optimale werking van het Vilvoordse verenigingsleven. Artikel 2: gebruik Het materiaal van de uitleendienst kan gebruikt worden voor de diverse activiteiten van de verenigingen en organisaties tijdens het jaar. Uitlening van materiaal voor kampen of vakanties wordt niet toegestaan (met uitzondering van de EHBO-koffers) Bij elk uitgeleende goed zal een gebruiksaanwijzing zitten. De gebruiksaanwijzing bij het materiaal moet strikt gevolgd worden. Het materiaal moet bij niet gebruik bewaard worden in een gesloten ruimte. Het materiaal moet vervoerd worden in een gesloten voertuig of een overdekte aanhangwagen. Deze regel is eveneens van kracht bij droog en zonnig weer. Het materiaal moet terugkomen in dezelfde staat als het werd opgehaald. Bij gebruik van gebruiksgoederen dient de vereniging zelf in te staan voor het vervangen van deze materialen. Het materiaal moet van hetzelfde merk zijn en met dezelfde hoeveelheid worden aangevuld. Artikel 3: aanvraagprocedure De aanvra(a)g(st)er dient een schriftelijke aanvraag in en maakt hiervoor gebruik van het daartoe bestemde formulier, te richten aan Stad Vilvoorde, Grote Markt, 1800 Vilvoorde. De aanvraag moet voor niet-jeugdverenigingen 2 maand tot minstens 15 dagen voor de aanvraag van de activiteit gebeuren. Voor de jeugdverenigingen moet deze aanvraag 4 maand tot minstens 15 dagen voor de activiteit gebeuren. Bij het behandelen van de aanvragen krijgen de Vilvoordse jeugdverenigingen voorrang tot 2 maanden voor de activiteit. Binnen de 10 dagen na ontvangst van de aanvraag krijgt de aanvra(a)g(st)er een antwoord op zijn/haar aanvraag; Hierbij wordt vermeld: - welke materialen ontleend worden; - wanneer de materialen afgehaald mogen worden en teruggebracht dienen te zijn; - welke de waarde van dit ontleende materiaal is; - welke het bedrag van de verzekeringsbijdrage is; - op welk rekeningnummer de verzekeringsbijdrage gestort moet worden. Artikel 4: duur De uitlening wordt toegestaan voor een periode van ten hoogste 10 dagen. Uitleningen voor een langere periode dan de voorgeschreven termijn moeten in overleg met de dienst Jeugd gebeuren. Hiertoe moet samen met de aanvraag een schriftelijk, gemotiveerd verzoek binnengebracht worden.
Artikel 5: afhandeling De uitgeleende voorwerpen worden afgehaald en teruggebracht in het administratief centrum Campion, dienst Jeugd, Leuvensestraat 117, 1800 Vilvoorde tijdens de openingsuren. Indien het toegestane materiaal niet afgehaald werd op de afgesproken datum, kan de dienst Jeugd – na inachtneming van een wachttijd van 24 u – het materiaal verder uitlenen. Artikel 6: verzekering De aanvra(a)g(st)er wordt verplicht een verzekeringsbijdrage aan de stad te betalen voor een ontlening van audiovisueel materiaal met een waarde gelijk aan of hoger dan 200 euro. Bij niet-betalen van de verzekeringsbijdrage wordt het materiaal niet uitgeleend. Waarde van het ontleende materiaal <2000 euro 200 euro < 1000 euro 1000 euro < 2000 euro 2000 euro < 4000 euro >4000 euro
Verzekeringsbijdrage vrijstelling 10 euro 15 euro 25 euro 35 euro
Voor ontlening met een waarde lager dan 200 euro, is men vrij een verzekeringsbijdrage te betalen. Indien men die bijdrage niet betaalt, is de aanvra(a)g(st)er zelf verantwoordelijk bij schade, diefstal, verlies of vernietiging van het materiaal. Artikel 7: betalingsprocedure 10 dagen na de aanvraag krijgt de aanvra(a)g(st)er een bevestigingsbrief opgestuurd. In deze brief wordt de betalingsprocedure uitgelegd: ‘ten laatste drie werkdagen voor het afhalen van het materiaal dient de verzekeringsbijdrage gestort te worden op de rekening van de stad Vilvoorde (091-0001926-15). De betaling kan niet cash gebeuren.’ Welke de verzekeringsbijdrage is, wordt berekend door de dienst jeugd en vermeld op de bevestigingsbrief. Artikel 8: materialen Volgende materialen kunnen uitgeleend worden en hebben volgende waarde: A. Geluid: 1 kleine geluidsinstallatie 1 grote geluidsinstallatie 1 kleine geluidsinstallatie 1 grote geluidsinstallatie 2 hoornluidsprekers 1 hoofdtelefoon 6 micro’s 2 micro draadloos 2 micro hoofdset 5 microstatieven 4 microverlengkabel 1 set 3 micro’s 1 multikabel micro 3 XLR micofoonkabel 1 megafoon
1 539,05 euro 1 732,22 euro 1 539,05 euro 1 732,22 euro 189,02 euro 40,34 euro 42,29 euro 287,56 euro 350,94 euro 30,17 euro 35,70 euro 35,00 euro 148,22 euro 6,54 euro 114,99 euro
B Licht 12 spots PAR 64 8 spots PAR 30 3 statieven voor spots 1 lichtbrug 1 volgspot + statief 3 lichtmodulator + kabel 1 lichteffect Colorwave 1 lichteffect Penguin Barrel 1 lichteffect Colorball 1 lichteffect Waterwave 1 rookmachine C Andere 1 multimediaprojector 1 diaprojector 1 overheadprojector 1 walkie talkieset 1 projectiescherm 1 digitaal fototoestel 1 DVD/VHS speler 12 verdeeldozen 8 verlengdraden
75,00 euro 31,41 euro 130,49 euro 393,00 euro 495,79 euro 264,00 euro 160,44 euro 79,00 euro 143,00 euro 109,00 euro 52,00 euro
1 500,35 euro 163,49 euro 524,91 euro 1 316,92 euro 380,94 euro 204,93 euro 1 222,31 euro 5,00 euro 42,44 euro
Artikel 9: diefstal, verlies, schade of vernietiging Tijdens de ontleenperiode is de aanvra(a)g(st)er volledig verantwoordelijk voor het ontleende materiaal. Bij schade, diefstal, verlies of vernietiging moet men de eerstvolgende werkdag de dienst Jeugd op de hoogte brengen van de aard van de problemen. Bij diefstal dient de aanvra(a)g(st)er onmiddellijk aangifte te doen bij de politie en een kopie van het procesverbaal aan de dienst Jeugd te bezorgen. Beschadigingen mogen niet zelf hersteld worden. Indien er geen verzekeringsbijdrage betaald is of er problemen zijn met het materiaal door misbruik of niet opvolgen van het reglement, wordt bij de schade de aanvra(a)g(st)er verzocht de herstellingen te betalen en bij verlies of vernietiging dient de prijs betaald te worden die als tegenwaarde op de lijst van de audiovisuele uitleendienst vermeld is. Artikel 10:Verzekering ‘alle risico’s’ elektronica Artikel 10.1 Doel en omvang van de verzekering De “verzekerde voorwerpen” worden verzekerd in de ‘aangeduide plaatsen’ van zodra deze klaar zijn voor het gebruik, d.w.z. na de proeven voor ingebruikstelling, tegen alle onvoorziene en plotselinge materiële schade en verliezen, ongeacht de oorzaak, met uitzondering echter van de in artikel 10.2 en 10.3 bepaalde uitsluitingen. Voor de draagbare toestellen is de dekking wereldwijd van toepassing dit zowel tijdens de verplaatsingen als het verblijf. Worden eveneens vergoed elke onvoorziene en plotselinge schade of verlies: 1. Aan de verzekerde voorwerpen tijdens hun herstelling buiten de aangeduide plaatsen. Deze waarborg blijft enkel verworven tijdens de noodzakelijke periode voor herstelling,
transport (heen en terug) inbegrepen. In dit opzicht heeft deze overeenkomst slechts een aanvullend karakter ten opzichte van elke verzekeringsformule eventueel afgesmolten door een vervoeder of een hersteller; 2. Aan het gelijkaardig materieel dat door de verzekeringsnemer wordt gebruikt of gehuurd en zulks tot beloop van de werkelijke waarde van het door het schadegeval onbruikbaar geworden materieel. Deze uitbreiding van de waarborg geldt slechts voor de periode die normaal nodig is voor de herstelling of de vervanging van het getroffen materieel; 3. Aan de software geïnstalleerd bij de aankoop van de verzekerde voorwerpen, voor zover hun kostprijs begrepen is in de verzekerde waarde. Artikel 10.2 uitgesloten risico’s A. Is uitgesloten maar kan worden gewaarborgd mits vermelding in de speciale voorwaarden, het verlies, de beschadiging of de verergering ervan: - Ontstaan tijdens het transport van de verzekerde voorwerpen met uitzondering van de transporten bedoeld onder artikel 10.1. Verplaatsingen binnen de aangeduide plaatsen worden niet als transport aanzien, met uitsluiting echter van de volgens de voorschriften van de constructeur verboden verplaatsingen; - De in rechtstreeks of onrechtstreeks verband staat met een arbeidsconflict, een aanslag met daden van vandalisme of kwaadwilligheid; - Aan elektromagnetische stralingsbronnen, zoals lasercellen en gelijkaardige bronnen; - Aan software gebruikt onder licentie andere dan deze vermeld onder artikel 10.0 punt 3 B. Zijn steeds uitgesloten, het verlies, de beschadiging of de verergering ervan: 1. Te wijten aan diefstal waarvoor geen aangifte gedaan werd bij de politie binnen de 24 uur na het ogenblik van de vaststelling. Voor wat betreft het verlies van verzekerde voorwerpen, dekt de polis echter het verlies door diefstal of poging tot diefstal gepaard gaande met: - braak, inklimming, gebruik van valse, verloren of gesloten sleutels; - geweld of bedreiging; - heimelijk binnendringen of zich laten opsluiten, op voorwaarde dat de dader sporen van tegenwoordigheid achterlaat. Het verdwijnen van voorwerpen is geen voldoende bewijs. Om de diefstalrisico’s te beperken, moet de verzekerde de ruimte waarin de goederen zich bevinden bij het verlaten behoorlijk en met een slot afsluiten. De sloten waarvan de sleutels gestolen werden of verloren zijn, moeten zo spoedig mogelijk vervangen worden; 2. Te wijten aan diefstal van voorwerpen die achtergelaten werden in een onbewaakt motorrijtuig, tenzij ze veilig en onzichtbaar waren opgeborgen in een gesloten, vergrendelde bagageruimte van het motorrijtuig. Onder bagageruimte wordt de binnenruimte verstaan die voorbehouden is aan de bagage; 3. Van voorwerpen die zich tussen 22 en 5 uur bevinden in een onbewaakt motorrijtuig dat zich op de openbare weg, openbaar terrein of in een gemeenschappelijke parking, met uitzondering deze van de verzekeringsnemer, bevindt; 4. Aan onwettig verkregen software; 5. Aan verwisselbare informatiedragers (diskettes, cd-rom, ZIP, fils, cassettes, cd’s, enz); 6. Van elektrische of mechanische aard ten gevolge van een gebrek of een fout in de materialen, in de constructie of in de montage vallend onder de wettelijke of contractuele bepalingen waarop de verzekerde zich kan beroepen tegenover constructeurs, verkopers, monteerder, herstellers of onderhoudsfirma’s en voornamelijk die gewaarborgd door de verkoops- of onderhoudscontracten van de verzekerde goederen. Indien deze hun
aansprakelijk echter afwijzen, zal Ethias het schadegeval ten laste nemen en nadien tegen hen haar recht van verhaal uitoefenen. Deze vergoeding wordt uitgekeerd ten laatste drie maanden nadat de verzekeringsnemer een aangetekende klachtenbrief heeft gestuurd naar de vermeende aansprakelijke partij. Als voor het beschadigde materiaal geen geldig onderhoudscontract van kracht is, zal de schade van interne aard niet gedekt zijn, tenzij bewezen wordt dat zij voortvloeit uit een oorzaak extern aan het verzekerde materiaal en gedekt door deze overeenkomst; 7. Te wijten aan gebreken of fouten die reeds bestonden bij het sluiten van de verzekering en die door de verzekerde gekend waren of moesten zijn; 8. Te wijten aan een gebruik waarvoor de voorwerpen niet bestemd zijn, aan experimenten of proeven. Het nazicht van de goede werking wordt niet als proef beschouwd, 9. Door het in gebruik houden of het terug in gebruik nemen van een beschadigd voorwerp voordat het definitief werd hersteld of voordat de regelmatige werking ervan in orde werd gebracht. De kosten voor voorlopige herstellingen zijn eveneens uitgesloten; 10. Ontdekt bij het opmaken van een inventaris of bij een controle; 11. Veroorzaakt door iedere nucleaire brandstof, ieder radioactief product of iedere radioactieve afvalstof of iedere bron van ionische straling. Nochtans is de schade of verzwaring van de schade, veroorzaakt door om het even welke bron van ionische straling die gebruikt wordt of bestemd is om gebruikt te worden buiten een nucleaire installatie en die de verzekerde bewaring of gebruik heeft, wel verzekerd; 12. Van louter esthetische aard die de goede werking van de verzekerde voorwerpen niet belemmert. C. Ongeacht de grondzaak, is eveneens uitgesloten: - Het verlies van koelvloeistoffen (helium, azote,enz) en hun gevolgen; - De normale slijtage, de progressieve ontregeling van meettoestellen en de eruit resulterende ijking alsook de geleidelijke of voortdurende beschadiging door chemische, thermische, atmosferische of mechanische inwerking van gelijk welke vernielingskracht, zoals corrosie, waterdamp en stof, behalve wanneer de schade een elders niet uitgesloten accidentele oorzaak heeft; - Schade of verlies welke het gevolg is van klimatologische of atmosferische omstandigheden (zoals regen, sneeuw, hagel, vorst, enz) doch met uitzondering van bliksem- en stormschade. Artikel 10.3 Algemene uitsluitingen Zijn steeds uitgesloten, ongeacht de oorspronkelijke oorzaak, het verlies, de beschadiging of het verergeren ervan die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met één van de volgende schadegevallen: 1. Oorlog, burgeroorlog, staat van beleg, krijgswet ; 2. Opeising in welke vorm ook, gehele of gedeeltelijke bezetting van de plaatsen waar de verzekerde goederen zich bevinden, door een leger- of politiemacht, of door de geregelde of ongeregelde strijders; 3. Een gerechtelijke of administratieve beslissing, of een beslissing van enige rechterlijke of feitelijke overheid; 4. Natuurrampen zoals aardbevingen, vloedgolf, orkaan en in het algemeen iedere natuurramp. Nochtans kan de verzekerde de waarborg genieten indien hij bewijst dat het verlies of de schade geen rechtstreeks of onrechtstreeks verband houdt met de gebeurtenissen; 5. De zware fout van de verzekerde, zijn directieleden en de eigenaar(s)/bruikverlener(s) van de verzekerde voorwerpen. Onder zware fout wordt verstaan: de schade veroorzaakt in
staat van dronkenschap of onder invloed van verdovende middelen gebruikt zonder doktersvoorschrift. Artikel 11: laattijdig terugbrengen Indien het ontleende materiaal 3 werkdagen na de afgesproken datum nog niet teruggebracht werd, wordt de aanvra(a)g(st)er verzocht 10 euro boeten per werkdag te betalen. Startend van de datum dat het materiaal terug binnengebracht moest worden. Indien 10 werkdagen na het ontvangen van een aangetekende brief ter verwittiging het materiaal nog steeds niet is teruggebracht bij de dienst Jeugd, moet de aanvra(a)g(st)er de volledige aankoopsom van het niet terugbezorgde materiaal betalen. Artikel 12: uitsluiting In uitzonderlijke omstandigheden kan het college van burgemeester en schepenen mits gemotiveerde reden overgaan tot het tijdelijk of definitief uitsluiten van het gebruik van de audiovisuele uiteendienst door bepaalde verenigingen. Artikel 13: ondertekening van het reglement Door het ondertekenen van het aanvraagformulier verklaart de ontlener het reglement te kennen en stipt na te leven.
