OCMW Beersel
Raad voor Maatschappelijk Welzijn
26.09.2013
REGLEMENT inzake tijdelijke huur en gebruik van ONTMOETINGSRUIMTEN DE CEDER Voor Verenigingen van deelgemeente Beersel (Werkjaar 2013 - 14)
Algemene organisatie van de gebruiksrechten 1. Elke vereniging van deelgemeente Beersel die gebruiker was van het voormalige parochiehuis van deelgemeente Beersel kan tijdens het werkjaar 2013-14 volgens een vaste frequentie gebruik maken van de ontmoetingsruimten van De Ceder. Dit zijn vaste gereserveerde momenten, die enkel kunnen vervallen indien deze dagen vallen op feestdagen. 2. Elke onderverhuring of in huur nemen voor een andere gebruiker is niet toegelaten.
Beschrijving ontmoetingsruimten 3. De ontmoetingsruimte in de villa Hess-de-Lilez omvat een living (70 m²) , een kleine ruimte (30 m²) en een keuken ( 14.7 m²). De ontmoetingsruimte is uitgerust met 8 tafels van 75 x 180 cm en in totaal 50 stoelen. Er is zitplaats voorzien voor maximum 40 personen en ruimte voor maximum 60 personen indien rechtstaand. In de kleine kamer is ruimte voor 2 tafels en maximaal 16 stoelen. De keuken is niet bedoeld om te koken, maar kan wel ingeschakeld worden voor bewaring van dranken en spijzen. Het gebruik van een friteuse is absoluut verboden. Een beperkt assortiment aan borden, tassen, glazen en bestek is aanwezig. 4. De kiosk omvat een gebruikersruimte van 81,09 m². De kiosk is uitgerust met 10 tafels van 78 x 78 cm en in totaal 34 stoelen.
Toelaatbare activiteiten
5. Volgende activiteiten zijn toegelaten(C-tarief) o Vergaderingen; o Organisatie hobby-activiteiten; o Feestjes van de vereniging, niet van individuele leden; o Andere: mits toestemming van het Vast Bureau van het OCMW. 6. De organiserende vereniging of rechtspersoon moet behoren tot de Nederlandstalige cultuurgemeenschap en dient het Nederlandstalig karakter van de gemeente te eerbiedigen. Aankondigingen en uitnodigingen dienen uitsluitend in het Nederlands opgesteld te worden.
Beschikbare perioden 7. Verhuringen of terbeschikkingstellingen gebeuren steeds per dagdeel. Een dagdeel bestaat uit maximum 4 uren. Voor activiteiten met een langere duur wordt een volledige dag aangerekend. De beschikbare dagdelen zijn:
Voormiddag Namiddag Dag Avond
Eventuele afwijkingen worden aangevraagd aan het vast bureau. Een activiteit kan maximum tot 22 uur duren.
Prijzen 8. Volgende tarieven zijn geldig op datum van 26.09.2013: -
C-tarief: o Normaaltarief: Living + keuken Kleine kamer + keuken Kiosk (*) € 0.75/m²
Dagdeel (*) € 63 € 34 € 61
Volledige dag € 102 € 55 € 99
Waarborg € 100 € 100 € 100
9. Het gebruik van verwarming, water en elektriciteit is in de prijs inbegrepen. De verwarming wordt door de diensten van het OCMW geregeld. 10. Een waarborg van € 100 wordt vastgesteld voor eventuele vergoeding van schade of veroorzaakte kosten. In geval meerdere ruimten worden gehuurd, is slechts één waarborg van € 100 vereist. In geval van repetitief gebruik kan de waarborg op het OCMW bewaard blijven. Deze wordt dan aangevuld bij elk schadegeval.
11. Ten einde elkeen in orde te stellen met de billijke vergoeding voor het afspelen van opgenomen muziek, sluit het OCMW op jaarbasis een contract af 'polyvalente zaal met drank' waarbij alle activiteiten gedekt zijn, met uitzondering van dansactiviteiten. Deze kost is inbegrepen in de kostprijs. 12. Ten einde elkeen in orde te stellen met de auteursrechten inzake opgenomen muziek, te betalen aan SABAM, sluit het OCMW op jaarbasis een contract af ‘Handelsondernemingen – exclusief horeca’ (tarief 108) waarbij alle activiteiten gedekt zijn. Deze kost is inbegrepen in de kostprijs.
Voor de ingebruikname 13. Een vertegenwoordiger van De Ceder overhandigt de gebruiker de inventaris met de aanwezige voorzieningen. Desgevallend verstrekt de eerstgenoemde de nodige uitleg over het gebruik van de aanwezige toestellen en de geldende veiligheidsvoorschriften. 14. De gebruiker vergewist zich van de conformiteit van de opgegeven inventaris met hetgeen aanwezig is aan voorzieningen. Hij /zij vermeldt vooraf elke afwijking t.a.v. deze inventaris. 15. De gebruiker zorgt zelf voor de schikking van de zaal. Versieringen worden uitsluitend in het gehuurde lokaal aangebracht zonder de muren te beschadigen. Alleen elektriciteit is toegelaten als kunstmatige verlichtingsbron (geen kaarsen). 16. Het OCMW sluit voor het gebouw en de inhoud die haar eigendom is een polis af ter verzekering van brand en aanverwante gevaren. In deze polis is voorzien in een afstand van verhaal ten aanzien van de gebruiker die bijgevolg enkel verplicht is om zijn eigen inhoud te verzekeren tegen brand en aanverwante gevaren. 17. De gebruiker wordt er op gewezen dat het verplicht is om een polis burgerlijke aansprakelijkheid te hebben voor de uitoefening van zijn activiteiten. (BA/uitbating).
Tijdens het gebruik 18. De gebruiker draagt de algemene aansprakelijkheid, en in het bijzonder voor: -
-
de naleving van de geldende regelgeving inzake openbare orde en veiligheid tijdens de duur van de overeenkomst. De gebruiker ziet er tevens op toe dat in en rond de gebouwen alle mogelijke geluidsoverlast vermeden wordt. Eventuele klachten vallen onder de verantwoordelijkheid van de gebruiker. voor het correct gebruik van de ter beschikking gestelde ruimte en technische installaties en zal er als goede huisvader er over waken dat: o geen beschadigingen gebeuren; o geen geluidshinder zich voordoet;
o o
er niet gerookt wordt; de openbare rust niet verstoord wordt.
-
de preventie van brand; het gebruik van gasflessen en open vuur is verboden;
-
naleving van de voorschriften inzake parkeren: Parkeren langs de villa is niet toegestaan, met uitzondering voor laden en lossen. Parkeren voor bezoekers is mogelijk aan de parking voor het woonzorgcentrum of langs de Grote Baan. Stationeren is wel mogelijk voor afzetten van mindervaliden aan de villa.
Na het gebruik Opruiming 19. De infrastructuur dient te worden achtergelaten in de staat waarin de gebruiker het gevonden heeft, ten einde het onderhoud te vergemakkelijken : opgeruimd en rein. Dit impliceert: -
alle gebruikte glazen, tassen, borden, etc. gespoeld en afgedroogd; keukenhanddoeken en afwasproducten worden door de gebruiker zelf meegebracht; de tafels en stoelen netjes en geschikt volgens de standaardopstelling zoals aangegeven op het plan aan de muur; de vloer geveegd; alle materialen terug op hun oorspronkelijke plaats; alle ramen en deuren gesloten; alle lichten gedoofd en kranen gesloten; de nodige voorzorgen genomen worden om brand en andere schade te voorkomen. de verwarming staat op stand 2.
20. Alle materialen zoals geluids- en lichtinstallaties en andere voorwerpen die niet tot het gebouw behoren, worden de dag zelf nog verwijderd. 21. De gebruiker staat in voor de sortering en afvoer van het afval in zakken die door de gebruiker worden meegebracht. Is er nog afval aanwezig, zal het OCMW het zelf verwijderen waarbij de hiervoor gemaakte kosten verrekend zullen worden op de factuur. 22. Alle kosten die voortvloeien uit niet of onvoldoende opruiming zullen eveneens van de waarborg afgetrokken worden.
Opmeting verbruik en schade 23. De gebruiker doet spontane aangifte van de schade die werd aangebracht. Deze aangifte wordt gecontroleerd.
24. Per gebroken en of ontbrekend bord/glas /tas wordt er een vergoeding aangerekend overeenkomstig de opgegeven kostprijzen ter vervanging. Deze kost wordt van de waarborg afgetrokken.
Facturatie 25. De gebruiker wordt om het kwartaal door het OCMW gefactureerd. De te betalen factuur is gelijk aan de kostprijs van de gereserveerde ruimte, vermenigvuldigd met het aantal gebruiksmomenten en eventueel vermeerderd met: a. een vergoeding vastgesteld voor aangebrachte schade; b. een vergoeding van € 75 voor het geval het OCMW gedwongen wordt zelf in te staan voor een degelijk onderhoud. 26. De factuur wordt betaald binnen de maand na ontvangst van de factuur. Alle betalingen dienen te gebeuren op rekeningnummer IBAN: BE02 0910 0087 4140 BIC: GKCC BE BB van het OCMW Beersel, met duidelijke vermelding van de referenties van de factuur.
Einde contract 27. Een onmiddellijk einde aan overeenkomst kan gesteld worden in geval van niet naleving van het reglement. 28. Zowel het OCMW kunnen de overeenkomst beëindigen mits een schriftelijke opzeg 3 maanden voor ingangsdatum te betekenen.
Betwistingen 29. Het Vast Bureau van het OCMW beslist zonder verhaal over alle regelingen die niet in dit reglement zijn vermeld, en over betwistingen ter zake.
ONTMOETINGSRUIMTEN DE CEDER
HUUR- EN GEBRUIKSOVEREENKOMST voor Verenigingen van deelgemeente Beersel
Tussen
Enerzijds, het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn, Torleylaan 13, 1654 Huizingen, hierbij vertegenwoordigd door Sonia Van Wanseele, voorzitter, hierin bijgestaan door Marc Leemans, secretaris
En
Anderzijds de aanvrager, ……………………………………………………………………………(naam organisatie) Gevolmachtigde namens organisatie/vereniging: ………..…………..………….. Adres: ……………………………………………………………………………………………………………….. Telefoon/GSM: ……………………………….. E-mail: ……………………………………………………………………………………………. Wordt overeengekomen wat volgt:
1.
Reservatie van de gebruiksmomenten op maandbasis:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………….
Voormiddag
Namiddag
Dag
Avond
2. Bepaling van de gereserveerde lokalen: …………………………………………………………………………………………………………………………………………..
3. De aanvrager verklaart kennis te hebben genomen van het algemeen reglement voor het gebruik van de ontmoetingsruimten De Ceder en dit te aanvaarden.
Plaats + Datum:
Namens het OCMW:
De secretaris,
De voorzitter,
Marc Leemans
Sonia Van Wanseele
NAMENS DE VERENIGING:
