REGLEMENT. inzake huur en gebruik van

OCMW Beersel

Raad voor Maatschappelijk Welzijn

30.05.2013

REGLEMENT inzake huur en gebruik van ONTMOETINGSRUIMTEN VOOR SENIOREN DE CEDER Beschrijving ontmoetingsruimten 1. De ontmoetingsruimte in de villa Hess-de-Lilez omvat een living (70 m²) , een kleine ruimte (30 m²) en een keuken ( 14.7 m²). De ontmoetingsruimte is uitgerust met 8 tafels van 75 x 180 cm en in totaal 50 stoelen. Er is zitplaats voorzien voor maximum 40 personen en ruimte voor maximum 60 personen indien rechtstaand. In de kleine kamer is ruimte voor 2 tafels en maximaal 16 stoelen. De keuken is niet bedoeld om te koken, maar kan wel ingeschakeld worden voor bewaring van dranken en spijzen. Het gebruik van een friteuse is absoluut verboden. Een beperkt assortiment aan borden, tassen, glazen en bestek is aanwezig. 2. De kiosk omvat een gebruikersruimte van 81,09 m². De kiosk is uitgerust met 10 tafels van 78 x 78 cm en in totaal 34 stoelen. Toelaatbare activiteiten 3. Volgende activiteiten zijn toegelaten: -

Voor residenten van de Ceder georganiseerd door animatie De Ceder (A-tarief) o Activiteiten voor (flat)bewoners; o Familieraad; o Bezoeken in groep toelaten van vroegere buren of bewoners van deelgemeente

-

Voor residenten van de Ceder georganiseerd door externen (C-tarief) o Activiteiten voor (flat)bewoners; o Familiefeestjes voor bewoners en hun familie; o Koffietafels voor familie van de bewoners;

-

Voor personeel en vrijwilligers georganiseerd door OCMW of gemeente (A-tarief) o Vormingen; o Teamvergaderingen; o Feestjes voor vrijwilligers

-

Voor personeel en vrijwilligers OCMW of gemeente – Externe activiteiten (C-tarief) o Feestjes

-

Voor seniorenverenigingen van Beersel (B-tarief)

OCMW Beersel o o -

Raad voor Maatschappelijk Welzijn

30.05.2013

Diverse vergaderingen; Organisatie hobby-activiteiten;

Andere (C-tarief): o Andere activiteiten die niet in het reglement expliciet voorzien worden, kunnen aangevraagd worden aan het vast bureau. Deze moeten duidelijk omschreven en gemotiveerd worden.

4. De organiserende vereniging of rechtspersoon moet behoren tot de Nederlandstalige cultuurgemeenschap en dient het Nederlandstalig karakter van de gemeente te eerbiedigen. Aankondigingen en uitnodigingen dienen uitsluitend in het Nederlands opgesteld te worden. Algemene organisatie van de gebruiksrechten 5. Elke seniorenvereniging die erkend is door de Cultuurraad heeft per maand een vast recht op het gebruik van een ontmoetingsruimte gedurende één halve dag aan gunsttarief. Dit zijn vaste gereserveerde momenten, die enkel kunnen vervallen indien deze dagen vallen op feestdagen. Indien dit recht uitzonderlijk niet wordt opgenomen, dan kan een andere organisatie hiervan gebruik maken mits toestemming. Indien van dit recht geen gebruik gemaakt wordt gedurende drie opeenvolgende keren, dan verliest de seniorvereniging dit voorrecht. De seniorenvereniging die sowieso geen gebruik wenst te maken van dit recht verwittigt hiervan het OCMW via een brief. De afstand van dit recht betekent niet dat dit in de toekomst niet opnieuw kan ingesteld worden indien die vereniging zich engageert tot effectief gebruik. 6. Elke organisatie die zich niet kan beroepen op een vast recht vraagt het gebruik van de ontmoetingsruimte aan door invulling van een reservatieformulier (bijlage 1). De toewijzing gebeurt in chronologische orde. Meerdere perioden kunnen in de toekomst gereserveerd worden mits betaling van evenveel waarborgen voor elk gereserveerd moment. 7. Elke onderverhuring of in huur nemen voor een andere gebruiker of voor een ander doel dan vermeld op het reservatieformulier is verboden. Beschikbare perioden 8. Verhuringen of terbeschikkingstellingen gebeuren steeds per dagdeel. Een dagdeel bestaat uit maximum 4 uren. Voor activiteiten met een langere duur wordt een volledige dag aangerekend. De beschikbare dagdelen zijn:    

Voormiddag Namiddag Dag Avond

OCMW Beersel

Raad voor Maatschappelijk Welzijn

30.05.2013

Eventuele afwijkingen worden aangevraagd aan het vast bureau. Een activiteit kan maximum tot 22 uur duren.

Prijzen 9. Volgende tarieven zijn geldig op datum van 30.05.2013: -

A-tarief: o Kosteloos gebruik o Wie?  Diensten van het OCMW of gemeente  Activiteiten door animatie van De Ceder, georganiseerd ten voordele van bewoners

-

B-tarief: o Betaling van één vijfde van het normaaltarief (C-tarief). o Wie?  Seniorenverenigingen van Beersel met vast recht. De activiteit moet toegankelijk zijn voor alle leden. Dit tarief geldt niet voor activiteiten van individuele leden of private feesten.

-

C-tarief: o Normaaltarief: Living + keuken Kleine kamer + keuken Kiosk (*) € 0.75/m²

Dagdeel (*) € 63 € 34 € 61

Volledige dag € 102 € 55 € 99

Waarborg € 100 € 100 € 100

Er wordt een onderhoudsbijdrage van 75 euro gevraagd bovenop de huurprijs. Al deze prijzen worden jaarlijks geïndexeerd. o

Wie? 

Elke organisatie of particulier die niet van het A- of B-tarief kan genieten.

10. Het gebruik van verwarming, water en elektriciteit is in de prijs inbegrepen. De verwarming wordt door de diensten van het OCMW geregeld. 11. Een waarborg van € 100 wordt vastgesteld voor eventuele vergoeding van schade of veroorzaakte kosten. In geval meerdere ruimten worden gehuurd, is slechts één waarborg van € 100 vereist. In geval van repetitief gebruik kan de waarborg op het OCMW bewaard blijven. Deze wordt dan aangevuld bij elk schadegeval. 12. Ten einde elkeen in orde te stellen met de billijke vergoeding voor het afspelen van opgenomen muziek, sluit het OCMW op jaarbasis een contract af 'polyvalente zaal met

OCMW Beersel

Raad voor Maatschappelijk Welzijn

30.05.2013

drank' waarbij alle activiteiten gedekt zijn, met uitzondering van dansactiviteiten. Deze kost is inbegrepen in de kostprijs. 13. Ten einde elkeen in orde te stellen met de auteursrechten inzake opgenomen muziek, te betalen aan SABAM, sluit het OCMW op jaarbasis een contract af ‘Handelsondernemingen – exclusief horeca’ (tarief 108) waarbij alle activiteiten gedekt zijn. Deze kost is inbegrepen in de kostprijs.

Aanvraag

14. Elke mogelijke gebruiker die over geen vast recht beschikt volgt de volgende procedure: 1. De geïnteresseerde neemt vooraf contact op met de bevoegde dienst (onthaal van De Ceder elke werkdag van 9.00-12.00 en 13.30-16.00) om te vernemen welke momenten beschikbaar zijn. Ook kan hier gevraagd worden voor een bezichtiging (na afspraak) voor het geval men niet vertrouwd is met de infrastructuur. 2. De geïnteresseerde reserveert de bedoelde tijdsdelen via het reservatieformulier (bijlage 1); dit reservatieformulier wordt ten minste 3 weken voorafgaand aan de activiteit bezorgd aan het OCMW, p/a Woonzorgcentrum De Ceder, Grote Baan 204, 1650 Beersel (tel: 02/334.99.00 10 of via e-mail [email protected] ) 3. Indien in orde, wordt een schriftelijk akkoord door de bevoegde administratie afgeleverd binnen de week na datum van indiening; 4. De toestemming is maar pas verworven indien de waarborg is gestort uiterlijk één week voor de geplande activiteit. De waarborg wordt gestort op rekeningnummer IBAN: BE02 0910 0087 4140  BIC: GKCC BE BB van het OCMW van Beersel, met duidelijke vermelding van datum van de geplande activiteit en naam van de organisator.

Annulering 15. Een annulering van de reservatie dient tijdig (ten minste 1 week voor de geplande activiteit) aan het OCMW te worden doorgegeven. Bij laattijdige annulering betaalt men 50% van de huur.

Voor de ingebruikname 16. De animator overhandigt de gebruiker de inventaris met de aanwezige voorzieningen. Desgevallend verstrekt de animator de nodige uitleg over het gebruik van de aanwezige toestellen en de geldende veiligheidsvoorschriften.

OCMW Beersel

Raad voor Maatschappelijk Welzijn

30.05.2013

17. De gebruiker vergewist zich van de conformiteit van de opgegeven inventaris met hetgeen aanwezig is aan voorzieningen. Hij /zij vermeldt vooraf elke afwijking t.a.v. deze inventaris. 18. De gebruiker zorgt zelf voor de schikking van de zaal. Versieringen worden uitsluitend in het gehuurde lokaal aangebracht zonder de muren te beschadigen. Alleen elektriciteit is toegelaten als kunstmatige verlichtingsbron (geen kaarsen). 19. Het OCMW sluit voor het gebouw en de inhoud die haar eigendom is een polis af ter verzekering van brand en aanverwante gevaren. In deze polis is voorzien in een afstand van verhaal ten aanzien van de gebruiker die bijgevolg enkel verplicht is om zijn eigen inhoud te verzekeren tegen brand en aanverwante gevaren. 20. De gebruiker wordt er op gewezen dat het verplicht is om een polis burgerlijke aansprakelijkheid te hebben voor de uitoefening van zijn activiteiten. (BA/uitbating).

Tijdens het gebruik 21. De gebruiker draagt de algemene aansprakelijkheid, en in het bijzonder voor: -

-

de naleving van de geldende regelgeving inzake openbare orde en veiligheid tijdens de duur van de overeenkomst. De gebruiker ziet er tevens op toe dat in en rond de gebouwen alle mogelijke geluidsoverlast vermeden wordt. Eventuele klachten vallen onder de verantwoordelijkheid van de gebruiker. voor het correct gebruik van de ter beschikking gestelde ruimte en technische installaties en zal er als goede huisvader er over waken dat: o geen beschadigingen gebeuren; o geen geluidshinder zich voordoet; o er niet gerookt wordt; o de openbare rust niet verstoord wordt.

-

de preventie van brand; het gebruik van gasflessen en open vuur is verboden;

-

naleving van de voorschriften inzake parkeren: Parkeren langs de villa is niet toegestaan, met uitzondering voor laden en lossen. Parkeren voor bezoekers is mogelijk aan de parking voor het woonzorgcentrum of langs de Grote Baan. Stationeren is wel mogelijk voor afzetten van mindervaliden aan de villa.

Na het gebruik Opruiming 22. De infrastructuur dient te worden achtergelaten in de staat waarin de gebruiker het gevonden heeft, ten einde het onderhoud te vergemakkelijken : opgeruimd en rein. Dit impliceert:

OCMW Beersel

-

Raad voor Maatschappelijk Welzijn

30.05.2013

alle gebruikte glazen, tassen, borden, etc. gespoeld en afgedroogd; keukenhanddoeken en afwasproducten worden door de gebruiker zelf meegebracht; de tafels en stoelen netjes en geschikt volgens de standaardopstelling zoals aangegeven op het plan aan de muur; de vloer geveegd; alle materialen terug op hun oorspronkelijke plaats; alle ramen en deuren gesloten; alle lichten gedoofd en kranen gesloten; de nodige voorzorgen genomen worden om brand en andere schade te voorkomen. de verwarming staat op stand 2.

23. Alle materialen zoals geluids- en lichtinstallaties en andere voorwerpen die niet tot het gebouw behoren, worden de dag zelf nog verwijderd. 24. De gebruiker staat in voor de sortering en afvoer van het afval in zakken die door de gebruiker worden meegebracht. Is er nog afval aanwezig, zal het OCMW het zelf verwijderen waarbij de hiervoor gemaakte kosten verrekend zullen worden op de factuur. 25. Alle kosten die voortvloeien uit niet of onvoldoende opruiming zullen eveneens van de waarborg afgetrokken worden. Opmeting verbruik en schade 26. De gebruiker doet spontane aangifte van de schade die werd aangebracht. Deze aangifte wordt gecontroleerd. 27. Per gebroken en of ontbrekend bord/glas /tas wordt er een vergoeding aangerekend overeenkomstig de opgegeven kostprijzen ter vervanging. Deze kost wordt van de waarborg afgetrokken.

Betaling faktuur 28. De te betalen factuur is gelijk aan de kostprijs van de gereserveerde ruimte, vermeerderd met de onderhoudsbijdrage en verminderd met de nog openstaande waarborgsom. De factuur wordt betaald binnen de maand na ontvangst van de factuur. Alle betalingen dienen te gebeuren op rekeningnummer IBAN: BE02 0910 0087 4140  BIC: GKCC BE BB van het OCMW Beersel, met duidelijke vermelding van de referenties van de factuur.

Contractbreuk 29. Het niet naleven van dit reglement kan voor de gebruiker, op elk ogenblik, de verwijdering en zelfs een tijdelijk of definitief toegangsverbod als gevolg hebben. 30. Wie art. 7 overtreedt zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering.

OCMW Beersel

Raad voor Maatschappelijk Welzijn

30.05.2013

31. Het Vast Bureau van het OCMW beslist zonder verhaal over alle regelingen die niet in dit reglement zijn vermeld, en over betwistingen ter zake.

OCMW Beersel

Raad voor Maatschappelijk Welzijn

30.05.2013

BIJLAGE 1

ONTMOETINGSRUIMTE DE CEDER

RESERVATIEFORMULIER Dit formulier ten minste 3 weken op voorhand bezorgen aan OCMW Beersel, Grote Baan 2014 te 1650 Beersel of e-mail [email protected] met vermelding ‘reservatie ontmoetingsruimte De Ceder’

A. Gegevens van de gebruiker: Naam: ………………………..…………………………………………………………………… Adres: …………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………….. Telefoon/GSM: …………………………………………………………………………………. E-mail: ……………………………………………………………………………………………. Gevolmachtigde namens organisatie/vereniging: ………..…………..………….. B. Activiteit: Datum: ………………

Uur:…………………… (1 dagdeel = maximum 4 uur)



Voormiddag



Namiddag



Dag



Avond

Omschrijving/motivering activiteit: ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Opmerkingen: ……………………………………….…………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………

De aanvrager verklaart kennis te hebben genomen van het algemeen reglement voor het gebruik van de ontmoetingsruimten De Ceder en dit te aanvaarden. Datum:

Handtekening aanvrager:

OCMW Beersel

Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Beslissing van het OCMW aangaande aanvraag

Datum:



Akkoord (onder voorbehoud van voorafgaandelijke storting waarborg)



niet akkoord

Handtekening OCMW Beersel:

30.05.2013