Regionale aanpak evenementen Fryslân Een gecoördineerde aanpak van evenementen
VERSIE 24-01-12
INHOUDSPGAVE 1.
INLEIDING ...................................................................................................................................... 5
1.1 1.2 2.
AFBAKENING EVENEMENTEN ................................................................................................... 7
2.1 2.2 2.4 2.5 3.
Beleids- en Wettelijk Kader ........................................................................ 7 Definitie Evenement ................................................................................... 7 Grootschalige evenementen ...................................................................... 8 Geen evenementenvergunning plichtige festiviteiten/manifestaties ........... 8
PRIMAIRE VERANTWOORDELIJKHEDEN ................................................................................. 9
3.1 3.2 4.
Aanleiding .................................................................................................. 5 Doel............................................................................................................ 5
Bestuurlijke verantwoordelijkheid ............................................................... 9 De vergunninghouder (organisator) ........................................................... 9
ROLLEN DIENSTEN .................................................................................................................... 10
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 5.
6.
7.
Gemeente .................................................................................................10 Politie ........................................................................................................10 GHOR .......................................................................................................10 Brandweer.................................................................................................10 Openbaar Ministerie (OM).........................................................................11 Veiligheidsbureau…………………………………………………………… 11 Werkgroep Evenementen……………………………………………………..11 PROCES EVENEMENTEN ..........................................................................................................12 5.1 Regionale Evenementenkalender.................................................................12 5.2 Procedure toetsing regionale evenementenkalender ...................................13 5.3 Advisering Veiligheidsbureau .......................................................................14 5.4 Inhoudelijke toelichting proces evenementen ...............................................14 VOORBEREIDING OP EVENEMENTEN.....................................................................................17 6.1 Inleiding.....................................................................................................17 6.2 Risicotaxatie (quick-scan) .........................................................................17 6.3 Classificeren van evenementen ................................................................18 6.4 Risico-analyse C-evenementen ................................................................19 6.5 Operationele preparatie.............................................................................20 6.5.1 Crowdmanagement en Crowdcontrol.....................................................20 6.5.2 Veiligheidsplan.......................................................................................20 6.6 Veiligheidsteam .........................................................................................21 6.7 Verbindingen .............................................................................................21 6.8 Opschaling ................................................................................................21 TOEZICHT EN HANDHAVING .................................................................................................... 22
7.1 7.2 7.3 8.
Regie toezicht en handhaving ...................................................................22 Toezichts- en Handhavingsmodel .............................................................22 Rapportage ...............................................................................................22 EVALUATIE..................................................................................................................................23
3
BIJLAGEN
Bijlage 1
: Standaard aanmeldingsformulier
Bijlage 2a
: Kwantitatieve risicotaxatie
Bijlage 2b
: Kwantitatief deel risicotaxatie
Bijlage 3
: Potentieel Risico Analyse
Bijlage 4
: Incident scenario’s
Bijlage 5
: Handhavingsmodel
4
1.
INLEIDING
1.1 Aanleiding In de afgelopen jaren is het aantal (grote) evenementen in zowel kwantiteit als kwaliteit in Fryslân toegenomen. Evenementen zijn prachtig, want ze hebben een belangrijke toeristische-, economische- en maatschappelijke waarde. Evenementen verlevendigen de provincie, bevorderen op een laagdrempelige manier de cultuurparticipatie, vergroten het saamhorigheidsgevoel, geven de provincie en gemeente een identiteit en genereren bovendien een economische spin-off. Het kan bijdragen aan het imago, dat je wilt uitdragen en het welzijn van bewoners vergroten. Daartegenover brengen evenementen door bijvoorbeeld het (vele) publiek, verschillende activiteiten, de spreiding en de duur ook risico’s met zich mee. Daarbij moet de druk op de omgeving niet worden vergeten. Gelukkig hebben zich tot op heden geen ernstige incidenten/calamiteiten voorgedaan bij de evenementen in Fryslân. Het toenemende aantal en type evenementen vraagt om meer lokale en regionale afstemming en een professionele en daadkrachtige organisatie. Door het toenemende aantal evenementen en samenvallen van evenementen op bepaalde dagen is er gezien de beperkte beschikbare capaciteit bij de hulpdiensten ook de noodzaak tot meer afstemming en planning om bij alle evenementen de openbare orde en veiligheid voldoende te kunnen garanderen. Voor een soepel en veilig verloop van de evenementen is in de afgelopen jaren een behoorlijke kwaliteitsslag gemaakt. In het kader van de kwaliteitsslag is in januari 2009 de regionale nota Evenementenbeleid in Fryslân door zowel het regionaal college als het bestuur van de Veiligheidsregio Fryslân vastgesteld. Uit de evaluatie naar de ervaringen met deze nota in 2010 is gebleken dat de nota niet bij alle gemeenten bekend was en werd toegepast. Gemeenten en de hulpdiensten gaven ook aan dat de nota toe is aan een herziening om bepaalde zaken te verduidelijken en vanwege veranderde wet- en regelgeving en procedures. Daarnaast is ook landelijk het besef toegenomen om op basis van het verleden zorgvuldiger en eenduidiger omgegaan moet worden met evenementen. In opdracht van het Veiligheidsberaad is de landelijke Handreiking Evenementenveiligheid ontwikkeld om gemeenten te helpen in de vergunningverlening en in de voorbereiding op en bij de uitvoering van evenementen. In ieder geval kan worden gesteld dat er voldoende aanleiding is om duidelijkheid te scheppen over hoe in de praktijk de komende jaren moet worden omgegaan met evenementen in Fryslân. In opdracht van de directie Veiligheidsregio Fryslân heeft een brede multidisciplinaire werkgroep de opdracht gekregen om te komen tot een vernieuwde aanpak voor evenementen in Fryslân. 1.2 Doel Deze nota heeft tot doel om duidelijkheid te scheppen over de werkwijze van alle betrokken diensten in de voorbereiding, tijdens en na afloop van evenementen. Het draagt bij aan een soepel verloop van de vergunningprocedure en een efficiënte samenwerking tussen alle betrokkenen. Daarbij moeten de diensten op basis van de in kaart gebrachte risico’s geprepareerd zijn op mogelijke ernstige calamiteiten en openbare orde verstoringen. Deze opzet is niet bedoeld om afbreuk te doen op (de organisatie van) evenementen. Het beleid is gericht op een feestelijk verloop, het openbare leven moet blijven functioneren en de veiligheid van bewoners, deelnemers en bezoekers moet gewaarborgd blijven. 1.3 Opzet De gestelde procedure en termijnen uit de vorige nota Evenementenbeleid in Fryslân zijn zoveel als mogelijk in stand gehouden. De bevindingen uit de evaluatie en de voorstellen uit de landelijke Handreiking Evenementenveiligheid zijn door de werkgroep meegenomen in
5
het tot stand komen van deze nota. Met deze nota is een werkwijze gemaakt die past in de huidige tijd voor het geven van uitvoering aan evenementen Fryslân. Het geven van uitvoering aan evenementen is een dynamisch proces dat doorlopend aan verandering onderhevig is. Deze nota moet dan ook worden gezien als een groeimodel.
1.4 Vindplaats nota evenementen De nota is te raadplegen via het extranet van de website Crisisbeheersing Fryslân (www.crisisbeheersingfryslan.nl).
6
2.
AFBAKENING EVENEMENTEN
2.1 Beleids- en Wettelijk Kader Er is geen landelijk beleid voor evenementen dan alleen de eerder genoemde landelijke handreiking. In de Wet Veiligheidsregio is wel opgenomen dat evenementen deel uitmaken van het verplichte risicobeeld van de veiligheidsregio’s waar zo nodig vanuit de veiligheidsregio advies over moet worden uitgebracht en voorbereidingen op worden getroffen. Deze taakstelling is ook opgenomen in het regionaal beleidsplan van de Veiligheidsregio. Op evenementen zijn per gemeente meerdere (beleids)nota’s en wetten van toepassing. De voornaamste grondslag voor het houden van evenementen ligt in de APV. In dit hoofdstuk wordt aangeven op welke evenementen en/of festiviteiten deze nota van toepassing is. 2.2 Definitie Evenement Er zijn landelijk diverse definities van een evenement. Onder een evenement kan in algemene zin worden verstaan: Een voorzienbare of onvoorzienbare gebeurtenis, die toegankelijk is voor een verzameling mensen, plaats heeft binnen een bepaalde tijd en een bepaalde omgeving waarbij die gebeurtenis kan leiden tot risico’s en de gezondheid van personen, milieu en materiële of vitale belangen van de samenleving en vergen maatregelen en voorzieningen van het bevoegde gezag om die dreiging weg te nemen of de mogelijke schadelijke gevolgen te beperken. (Deze omschrijving is afkomstig uit de eerder genoemde landelijke handreiking) Een gemeente kan in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) bepalingen opnemen ten aanzien van evenementen. Hoewel iedere gemeente zelf een definitie van het begrip “evenement” in de APV kan opnemen volgen de meeste gemeenten die een vergunningplicht kennen de definitie uit de model APV van de VNG. Deze definitie luidt: 1. Onder een evenement wordt verstaan: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a. bioscoopvoorstellingen; b. warenmarkten en snuffelmarkten; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting als bedoeld in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; f. activiteiten als bedoeld in artikel 2.1.4.2 (dienstverlening), 2.1.4.3 (straatartiest) en 2.3.3.1 (speelautomatenhal) van de model APV. 2. Onder evenement wordt verder verstaan: a. een herdenkingsplechtigheid; b. een braderie; c. een optocht, niet zijnde een betoging; d. een feest of wedstrijd op of aan de weg. Volgens een richtlijn van de VNG kan de gemeente de vergunningplicht nuanceren door voor kleinere evenementen slechts een meldingsplicht te hanteren. De richtlijnen hiervoor verschillen per gemeente. Dat is een lokale aangelegenheid. Een evenementenvergunning wordt verleend door de burgemeester en kan worden geweigerd in het belang van: - de openbare orde; - het voorkomen of beperken van overlast; 7
-
de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen; de zedelijkheid of gezondheid
3. Om te beoordelen of er weigeringsgronden als bovenvermeld aanwezig zijn kan de burgemeester zich laten adviseren door de hulpverleningsdiensten. Van een evenement is in ieder geval sprake als er wordt voldaan aan de volgende criteria1: • het is een voor publiek toegankelijke gebeurtenis; • het heeft een tijdelijk en incidenteel karakter; • het vindt plaats op een vooraf bekende, afgebakende locatie; • de gemeente heeft op grond van de APV een evenementenvergunning verleend; • of het vindt plaats in een inrichting waarop een milieuvergunning rust, op grond van art. 8:1 van de Wet milieubeheer en deze vergunning het organiseren van een evenementen toelaat. 2.4 Grootschalige evenementen Naast de genoemde definitie van vergunningplichtige een onderverdeling gemaakt naar vergunningplichtige en grootschalige vergunningplichtige evenementen: vergunningplichtige evenementen tot 2000 bezoekers; Grootschalige vergunningplichtige evenementen met meer dan 2000 bezoekers. 2.5 Geen evenementenvergunningplichtige festiviteiten/manifestaties Niet alle activiteiten, festiviteiten (bijvoorbeeld de vrijmarkt op Koninginnedag, Bloemetjesmarkt, Sneekweek als geheel, de Visserijdagen of grote demonstraties) in de openbare ruimte zijn evenementenvergunningplichtig. Aangezien het wel gaat om (on)voorzienbare gebeurtenissen die toegankelijk zijn voor een verzameling van mensen, met een incidenteel karakter, risico’s met zich meebrengen, samenwerking vergt van verschillende instanties en meer dan de reguliere capaciteit vraagt, kunnen deze wel als evenementen worden benaderd. Op dit soort activiteiten/festiviteiten zijn de hoofdstukken vijf en zes ook van toepassing. Tijdens de Sneekweek of op Koninginnedag vinden wel evenementen plaats, die evenementenvergunningplichtig zijn. Dat zijn bijvoorbeeld de diverse muziekfeesten op de verschillende pleinen. Het is in ieder geval van belang om goed onderscheid te maken uit de activiteiten waarvoor een evenementenvergunning nodig is. Dat is ook van belang voor het maken van onderscheid in de verantwoordelijkheden, operationele voorbereiding en wijze van toezicht en handhaving. 2.6 Uitzondering De Elfstedentocht op de schaats en de Luchtmachtdagen in Leeuwarden vallen niet onder de voorgestelde werkwijze, omdat voor deze evenementen specifiek beleid en structuren gelden. Deze evenementen hebben vanuit organisatorisch oogpunt een sterk regionaal karakter en worden benaderd vanuit de rampen- en crisisbeheersing in zowel de voorbereiding als de uitvoering. Daarnaast staat bij deze evenementen alles in het teken van het beheersen van de openbare orde en veiligheid. Daarom vallen deze twee evenementen onder de directe (ambtelijke) regie van de veiligheidsregio.
1
Zie boek Evenementen in de Praktijk, Frans Joosten, 1e druk 2011. 8
3.
PRIMAIRE VERANTWOORDELIJKHEDEN
Hieronder wordt een beschrijving gegeven van de primaire (interne) verantwoordelijke betrokkenen bij evenementen. 3.1 Bestuurlijke verantwoordelijkheid Evenementen raken het gehele college van burgemeester en wethouders, omdat ze diverse maatschappelijke belangen/onderdelen raken. Het College is verantwoordelijk voor het evenementenbeleid. De burgemeester heeft op grond van de gemeentewet nog zijn eigen bevoegdheden ten aanzien van evenementen. De burgemeester heeft de bevoegdheid regels te stellen aan de organisatie van evenementen. De burgemeester verleent op grond van het beleid en de APV bepalingen wel of geen vergunning. Voor alle evenementen gelden de volgende bepalingen: • Te allen tijde is het lokaal bevoegd gezag, de burgemeester, leidend; • Indien er sprake is van (een dreiging van) een ernstige calamiteit of openbare ordeverstoring berust de verantwoordelijk bij de (loco-) burgemeester. De burgemeester is bevoegd bevelen te geven die voor de bescherming van veiligheid en gezondheid nodig zijn (op grond van artikel 174 lid 2 Gemeentewet bij de uitoefening van het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden, alsmede op de voor het publiek openstaande gebouwen). Voor zover als mogelijk worden de te nemen beslissingen over het (tijdelijk) beëindigen van het evenement en/of andere te treffen maatregelen om de orde te herstellen in overleg gedaan met de driehoek; Wijzigen in: Besluiten die genomen moeten worden omtrent het (tijdelijk) beëindigen van het evenement en/of ander te treffen maatregelen om de orde te herstellen dienen in overleg te worden gedaan met de driehoek. De (loco-) burgemeester kan bij dringende noodzaak ook direct zelf een beslissing nemen. Dit besluit dient hij dan achteraf alsnog z.s.m. te bespreken in de driehoek. • De normale bevoegdhedenstructuur conform de Gemeentewet en de Wet Veiligheidsregio is van toepassing. Een (dreigende) ramp of zwaar ongeval c.q. een grootschalige ordeverstoring wordt gezien als een (mogelijke) situatie waarvoor het crisisplan in werking kan worden gesteld. 3.2 De vergunninghouder (organisator) De vergunninghouder is degene voor wiens rekening en risico een evenement plaatsvindt. In sommige gevallen huurt de begunstigde van de evenementenvergunning een organisatiebureau in om het evenement te organiseren en aan te vragen. De vergunninghouder is eindverantwoordelijk voor de organisatie van het evenement, voor de te treffen veiligheidsvoorzieningen en de eventueel te nemen veiligheidsmaatregelen. De veiligheid richt zich op toegangscontrole, ordehandhaving, verkeer en vervoer, (para) medische zorg, brandpreventie en brandpreparatie, voedselveiligheid, technische hygiënezorg en de maatregelen in het geval het evenement wordt afgelast.
9
4.
ROLLEN DIENSTEN
In de voorbereiding, tijdens en na evenementen zijn diverse diensten betrokken. Hieronder wordt een beschrijving gegeven van de rollen en verantwoordelijkheden van alle relevante betrokkenen bij evenementen en daarnaast een beschrijving gegeven van de relevante overlegstructuren. 4.1 Gemeente De beleidsverantwoordelijkheid, de regie en interne eindverantwoordelijkheid voor evenementen ligt bij de gemeente. Deze is in eerste aanleg eindverantwoordelijk voor de hele evenementenprocedure, het verloop en de afwikkeling van evenementen. De gemeente moet de uitvoering van de (beleids)regels bewaken en op basis van de evaluaties zorgen voor het bijstellen van de eigen (beleids)regels. In de vergunningprocedure adviseren in de regel diverse vakafdelingen die daarbij voorwaarden stellen aan de vergunning. De gemeente heeft ook de regie en eindverantwoordelijkheid op het toezicht en (integrale) handhaving van evenementenvergunningen. Vooraf, tijdens en na afloop wordt gecontroleerd en zo nodig gehandhaafd op de vergunningvoorschriften. De gemeente dient tijdens het evenement nauw samen te werken met de politie om elkaar te ondersteunen en versterken. In hoofdstuk 7 wordt uitgebreid ingegaan op toezicht en handhaving. 4.2 Politie De politie is verantwoordelijk voor het bijhouden van de evenementenkalender en levert deze aan bij het Veiligheidsbureau. De politie brengt in het adviestraject vakspecifieke deskundigheid in. Tijdens het evenement is de politie verantwoordelijk voor en belast met handhaving van de openbare orde. 2 In eerste aanleg is de organisatie verantwoordelijk voor de orde op en rondom het evenemententerrein. In het geval van ernstige vrees of een daadwerkelijke verstoring van de openbare orde is de politie onder het gezag van de burgemeester bepalend en sturend in het herstellen van de orde. De politie is ook verantwoordelijk voor de verkeershandhaving rond evenementen indien de situatie daar aanleiding toe geeft. De organisatie is voor het regelen van het verkeer in eerste instantie verantwoordelijk. 4.3 GHOR Op verzoek van de gemeente brengt de GHOR in het adviestraject vakspecifieke deskundigheid in en hanteert bij het advies de landelijke “Handreiking Geneeskundige advisering bij publieksevenementen”3. De GHOR coördineert zonodig de medische inzet tijdens evenementen. 4.4 Brandweer De gemeentelijke brandweer brengt in het adviestraject, en tijdens de operationele voorbereiding en uitvoering, vakspecifieke deskundigheid in. Deskundigheid is gericht op brandpreventie en de preparatie op eventueel optreden. Tijdens het evenement ziet de brandweer erop toe dat de garanties (bereikbaarheid, bluswatervoorziening e.d.) voor een goede taakuitvoering zijn geborgd. De brandweer controleert ook de nooduitgangen, blusmiddelen, transparantverlichting etc. Bij de regionale brandweer, afdeling risicobeheersing, moet aanvullend advies ingewonnen indien het evenementen meer dan 2000 bezoekers trekt en zich bevindt binnen het effectgebied van een risicobron in het kader van Externe Veiligheid.
2 Zie ook artikelen 2 (taak van de politie), 12 en 13 (Bm en OvJ bevoegd gezag over politie) Politiewet 1993; 172 Gemeentewet (Bm geeft aanwijzing / bevelen aan politie) 3 “Handreiking geneeskundige advisering bij publieksevenementen”, GGD/GHOR Fryslân, 1 november 2006
10
4.5 Openbaar Ministerie (OM) Het OM is eindverantwoordelijk voor de handhaving van de rechtsorde door te zorgen voor opsporing en vervolging van verdachten van strafbare feiten. 4.6 Veiligheidsbureau Het Veiligheidsbureau regisseert: · integrale advisering voor risico-evenementen; · het jaarlijks gezamenlijk evalueren van de werkwijze en de gegeven adviezen; · jaarlijks vaststellen van het regionaal overzicht grootschalige risico-evenementen; Vanuit het Veiligheidsbureau wordt de evenementenkalender beoordeeld. Aan de hand van deze beoordeling bepaalt het Veiligheidsbureau of de werkgroep evenementen bijeen komt. 4.7 Werkgroep Evenementen De werkgroep evenementen bestaat uit een afvaardiging vanuit de politie, brandweer en GHOR, onder regie van het Veiligheidsbureau. Zij draagt zorg voor een inhoudelijk, integraal advies van het betreffende evenement. De werkgroep komt periodiek bijeen om de evenementenkalender te bespreken.
11
5.
PROCES EVENEMENTEN
Een evenement voltrekt zich volgens een aantal processtappen. In het onderstaande schema staan de processtappen in de grijze vakken weergegeven. In de erboven geplaatste vakken staat de verantwoordelijke organisatie voor elke processtap en in de onderste vakken de gestelde termijn (indien van toepassing) van de gehele procedure. In hoofdlijnen ziet het processchema er als volgt uit: Organisator / Gemeente
Gemeente
Organisator evenement
Gemeente
Organisator / Gemeente
Gemeente
Gemeente
Voortraject aanmelden evenement
Quickscan+ 1e analyse op inhoud
Vergunning aanvraag
Voorbereiding / verg. verlening
Evenement / uitvoering
Bestuurlijke handhaving
Evaluatie
Grootschalig evenement voor 1 september
Risicoanalyse interne en operationele diensten
Minimaal 4 maanden voor evenement
Min. 8 wkn voor evenement. Bepalen inzet interne en operationele diensten
Toezicht / handhaving gemeente + politie
Uiterlijk 2 weken na evenement
uiterlijk 6 weken na evenement
maatregelen
Het (formele) begin van de voorbereiding op een evenement is de melding of het indienen van een vergunningaanvraag door de evenementenorganisator. Er is een onderverdeling gemaakt naar drie typen evenementen: • Meldingsplichtge (kleine) evenementen. Gemeenten bepalen zelf welke type evenementen hier onder vallen en welke termijnen en procedure ze hier aan koppelen; • Vergunningplichtige evenementen tot 2000 bezoekers. Voor deze evenementen moet de vergunningaanvraag minimaal vier maanden voor aanvang zijn ingediend; • Vergunningplichtige grootschalige evenementen met meer dan 2000 bezoekers. Voor de grootschalige evenementen met meer dan 2000 bezoekers geldt een extra verplichte handeling in de procedure. Deze moeten in ieder geval uiterlijk 1 december in het jaar voorafgaand aan het evenement aangemeld zijn bij de gemeente en vervolgens door de gemeente (via de mail) gemeld zijn bij het Veiligheidsbureau voor tijdige plaatsing op de regionale evenementenkalender en voor een (aanvullend) regionaal advies vanuit het veiligheidsbureau over de planning en risico’s.
5.1 Regionale Evenementenkalender Niet alleen het evenement zelf maar ook een samenloop van verschillende evenementen in een bepaald gebied of een bepaald tijdvak kan zodanig zijn dat de veiligheid en/of de openbare orde niet gewaarborgd kan worden. De organisator kan verplicht worden gesteld extra maatregelen te nemen, waaronder het inzetten van (extra) brandwachten, EHBO-ers en/of beveiligers. Voor brandweer en GGD/GHOR en ambulancepersoneel geldt dat feitelijke inzet alleen in geval van een incident noodzakelijk is. Deze diensten moeten voldoende capaciteit kunnen bieden voor (alle) evenementen. De bereikbaarheid moet ook voldoende gegarandeerd zijn. Voor de politie ligt dit anders: een evenement vraagt vaak inzet van politiemensen in verband met verkeerstoezicht; handhaving van de openbare orde en het daartoe preventief toezicht uitoefenen. De regionale evenementenkalender is voor de politie met name van belang om tijdig voldoende personeel beschikbaar te hebben. Hieruit blijkt al dat een kalender tijdig bekend zal moeten zijn. Voor een deel is dit geen probleem; er zijn jaarlijks terugkerende
12
evenementen/festiviteiten waarvan de datum al op voorhand vaststaat. Voor een ander deel is er sprake van organisatoren die tijdig bij de gemeente toetsen of een evenement op een bepaalde datum kan plaatsvinden. Door alle evenementen vroegtijdig op de regionale evenementenkalender te plaatsen, hebben de veiligheidsregio en de afzonderlijke hulpdiensten voldoende zicht op de nodige inzet van alle hulpdiensten, risico’s en planningsproblemen en biedt de nodige tijd om in overleg met de gemeente(n) te komen tot afstemming. De vaste jaarlijks terugkerende evenementen In vrijwel iedere gemeente is sprake van evenementen/festiviteiten die jaarlijks terugkeren op een min of meer vaste datum. Dit zijn evenementen die van oudsher op een bepaald moment in het jaar plaatsvinden en waar niet mee geschoven kan worden naar een andere datum. Dit soort evenementen wordt als eerste op de regionale evenementenkalender geplaatst en staat dan ook vast. Nieuwe grote en/of risicovolle evenementen Ieder jaar dienen zich weer nieuwe initiatieven aan, voor een deel met nieuwe initiatiefnemers en voor een deel georganiseerd door bekende organisatoren. Hoe eerder deze grote evenementen bekend zijn, hoe beter het is. Daarom is het ook van belang dat deze grote evenementen uiterlijk november in het jaar voorafgaand aan het evenement bekend zijn. Overige evenementen Er is ook een categorie evenementen die zich veelal op lokaal niveau afspeelt en waar geen grote risico’s aan verbonden zitten. Bij deze evenementen worden geen of hooguit enkele van de lokale hulpdiensten en met name de politie ingezet. Deze evenementen maken veel meer deel uit van het reguliere werk. Niettemin kan het voorkomen dat de optelsom van meerdere “kleinere” evenementen binnen de regio ook al aanleiding kan zijn om extra (politie)personeel in te plannen (reden: aard van het evenement; aard van het publiek; ervaring voorgaande jaren; inlichtingen etc.). Vandaar dat ook deze evenementen op de kalender worden geplaatst. De meeste van deze evenementen zullen niet in november voor het volgende jaar bekend zijn, maar het is wel zaak dat ook deze op de regionale evenementenkalender worden geplaatst.
5.2 Procedure toetsing regionale evenementenkalender 1. De gemeente geeft aan de evenementencoördinator van de lokale politie en het Veiligheidsbureau van de Veiligheidsregio Fryslân uiterlijk in november door welke de data zijn van de vaste en/of grootschalige evenementen in het komende kalender jaar; 2. Ook alle overige evenementen worden door de gemeente gemeld bij de evenementencoördinator van de plaatselijke politie; 3. De evenementencoördinator van de politie vermeldt alle gegevens in een applicatie van de regiopolitie Fryslân. Met het bijeenbrengen van de evenementengegevens van alle gemeenten in Fryslân in 1 database, ontstaat een volledige evenementenkalender voor de provincie Fryslân; 4. De politie stuurt de geactualiseerde evenementenkalender naar het Veiligheidsbureau; 5. Door de werkgroep evenementen wordt in december een analyse opgemaakt en een advies over de planning gemaakt voor de gemeenten; 6. De werkgroep evenementen geeft behalve voor de C-evenementen ook aan voor welke B-evenementen in het komende jaar een aanvullend advies moet worden ingewonnen bij de werkgroep evenementen; 7. Het Veiligheidsbureau neemt zo nodig het initiatief om bij knelpunten in overleg te treden met de betreffende gemeente(n); 8. De betreffende gemeente kijkt met de organisator of een andere datum/alternatief mogelijk is;
13
9. Indien er een knelpunt blijft bestaan, neemt de politie dit mee in de advisering aan de burgemeester; 10. De burgemeester (gemeente) neemt medio januari een besluit over het wel of niet kunnen plaatsvinden van het evenement in het komende kalenderjaar. Daarbij wordt in principe gesteld welk evenement wel/of niet in aanmerking komt voor een vergunning. Het staat de organisator vrij om de vergunningaanvraag in te dienen; 11. Als het evenement in aanmerking komt voor een vergunning moet de organisator uiterlijk vier maanden voor het evenement de vergunningaanvraag indienen, waarop vervolgens inhoudelijk advies wordt gegeven en gestart wordt met de (operationele) voorbereiding (zie hoofdstuk zes en zeven); 12. De kalender wordt geplaatst op het Extranet van de Veiligheidsregio Fryslân.
5.3 Advisering Veiligheidsbureau De Veiligheidsregio heeft via de evenementenkalender inzicht in de (risico)evenementen in de regio. Dit betekent dat de Veiligheidsregio tijdig kan adviseren als de hulpverleningsdiensten door een samenloop van evenementen de hulpverlening in de regio niet meer kunnen garanderen. Naast het advies over de planning wordt ook aangegeven of aanvullend advies van de werkgroep evenementen nodig is. In ieder geval moeten de zogenaamde risicovolle C-evenementen voor advies aan de werkgroep evenementen worden voorgelegd (zie ook paragraaf 6.3). Gemeenten kunnen ook een verzoek indienen bij de werkgroep evenementen voor een aanvullend advies op een evenement. Het Veiligheidsbureau geeft op basis van het jaarlijkse overzicht van regionale grootschalige evenementen ook aan voor welke B-evenementen in het komende jaar een aanvullend advies moet worden ingewonnen bij de werkgroep evenementen. De gemeente stuurt in dat geval de vergunningaanvraag, het draaiboek en zo mogelijk het advies van de lokale hulpverleningsdiensten toe aan het Veiligheidsbureau. Het Veiligheidsbureau regisseert binnen 4 weken het opstellen van het multidisciplinaire advies vanuit de regionale diensten. Zo nodig worden de lokale en regionale adviezen op elkaar afgestemd. Het integraal advies van de werkgroep evenementen is zwaarwegend maar staat los van het advies van lokale ketenpartners.
5.4 Inhoudelijke toelichting proces evenementen Voor de inhoudelijke toelichting op het bovenstaande proces evenementen worden de hieronder genoemde fasen aangehouden. Het proces is in hoofdlijnen van toepassing op zowel vergunningplichtige evenementen tot 2000 bezoekers als grootschalige evenementen. Het verschil is dat grootschalige evenementen vóór 1 december in het voorgaande jaar moeten zijn aangemeld. Voor vergunningplichtige evenementen geldt dat deze altijd vier maanden van te voren de vergunning is aangevraagd. Fase 1: Aanmelding evenement De organisatoren die eerder een groot (meer dan 2000 bezoekers) evenement hebben georganiseerd of voornemens zijn een groot evenement te organiseren in het komende jaar moeten uiterlijk oktober/november hun evenement bij de gemeente aanmelden conform het aanmeldingsformulier. In bijlage 1 staan de criteria voor het aanmeldingsformulier. Op dit formulier geeft de organisator onder meer aan om wat voor type evenement het gaat, hoeveel bezoekers verwacht worden, voorkeursdata, lokatie(s) en duur van het evenement. Het is aan de gemeenten om kenbaar te maken op welke wijze en wanneer potentiële organisatoren een grootschalig evenement aanmelden.
14
Fase 2 : Eerste inhoudelijke beoordeling en risicotaxatie Op basis van de aanmeldingen (aanmeldingsformulieren) voert de gemeente een eerste risicotaxatie4 (quick scan) uit die resulteert in een voorlopige classificatie5 van de risicoomvang van het betreffende evenement (de risicotaxatie en -classificatie is uitgewerkt in hoofdstuk 6). Wanneer dit is afgerond organiseert de gemeente een multidisciplinair overleg6. In dit overleg worden de aanmeldingen inhoudelijk besproken en wordt de classificatie definitief bepaald. De gemeente maakt een voorlopige lijst met grote evenementen op en stuurt deze naar de vakspecialisten en uiterlijk 1 december naar de werkgroep evenementen van de Veiligheidsregio Fryslân voor advisering in relatie tot de regionale evenementenkalender. Indien voor het houden van meerdere grootschalige of risicovolle evenementen 1 weekend of 1 datum wordt gekozen door de organisatoren, zal vanuit de werkgroep evenementen van de Veiligheidsregio Fryslân contact worden opgenomen met de betreffende Burgemeesters, zodat in overleg met de betreffende organisatoren reeds in deze fase tot een betere spreiding wordt gekomen. Indien meerdere grootschalige of risicovolle evenementen tóch op 1 datum of 1 weekend worden aangevraagd, zal dat kunnen leiden tot een negatief advies, omdat dan handhaving van de veiligheid, rechtsorde (waaronder openbare orde) niet kan worden gegarandeerd. De burgemeester/gemeente besluit uiterlijk in januari op basis van een integraal advies van de vakspecialisten en van de werkgroep evenementen de uitkomsten over de haalbaarheid voor het organiseren van het gewenste evenement in het komende jaar. De gemeente informeert de organisator over het besluit. De organisator heeft tot 4 maanden voor aanvang van het geplande evenement de tijd om de vergunningaanvraag (inclusief de vereiste bijlagen) in te dienen. Op basis van de uitkomsten van de quick scan maakt de gemeente een eerste planning waarin wordt aangegeven welke disciplines bij de voorbereiding van de specifieke evenementen betrokken moeten worden. Deze planning wordt besproken in het lokale multidisciplinaire evenementenoverleg. Fase 3: vergunningaanvraag Na ontvangst van de vergunningaanvraag voert de gemeente een controle uit op compleetheid en op eventuele benodigde aanvullende aanvragen (zoals plaatsing tent, drank- en horecavergunning). De organisator van het evenement krijgt een uitnodiging voor een gesprek met de vakdisciplines. In het overleg met de organisator (en de medewerkers vanuit de verschillende vakdisciplines) wordt: - indien van toepassing (nogmaals) aangegeven welke stukken niet volledig zijn of ontbreken; - aangegeven of de aanvraag voldoende duidelijk is ingevuld / uitgewerkt; - het draaiboek toegelicht door de organisator en wordt door de vakspecialist(en) aangegeven of het draaiboek toereikend is (en waar dus nog eventuele aanvullingen nodig zijn).
4
Voor het maken van de risicotaxatie (quick scan) kan gebruik worden gemaakt van rekenhulp risico-analyse via de onderstaande link: http://bijzonderewetten.nl/risicoanalyse
5
Onderscheid in drie klassen: A: regulier evenement B: evenement met verhoogde aandacht C: grootschalig / risico-evenement
6
Multidisciplinair overleg (vakspecialisten)
Onder voorzitterschap van de gemeente wordt in vrijwel alle gemeenten voor (de grootschalige risicovolle) evenementen aparte multidisciplinaire overleggen gehouden. In ieder geval maakt de politie, brandweer en GHOR deel uit van dit overleg. Daarnaast worden vertegenwoordigers van benodigde gemeentelijke en externe diensten uitgenodigd. Dit is afhankelijk van het evenement. De organisator neemt (op afroep) deel aan het overleg
15
De organisator heeft na dit overleg twee weken de tijd om aanvullende documenten aan te leveren. Als de aanvullende documenten binnen deze periode niet worden aangeleverd bestaat de mogelijkheid tot buiten behandeling stellen van de aanvraag. Fase 4: Voorbereiding op vergunningverlening Uiterlijk twee weken na het overleg ontvangt de gemeente de gevraagde aanvullende stukken. Voor de grootschalige, risicovolle evenementen (C-evenementen) wordt multidisciplinair een specifieke risico-analyse opgesteld en scenario’s uitgewerkt. Op basis hiervan wordt aanvullende voorwaarden bepaald voor de organisatie. Gezamenlijk wordt ook bepaald welke preventieve en preparatieve maatregelen de betrokken diensten moeten treffen. De vakspecialisten en (eventueel) de werkgroep evenementen geven advies op de vergunningaanvraag. Indien op het evenement meer dan 2000 bezoekers worden verwacht en het bevindt zich in het effectgebied van een risicobron moet advies worden ingewonnen bij de Regionale Brandweer, afdeling risicobeheersing. De toetsing op risicobronnen doet de gemeente aan de hand van de risicokaart: www.risicokaart.nl. Het advies van de afdeling risicobeheersing maakt dan onderdeel uit van het integraal advies van de werkgroep evenementen. De gemeente bundelt de adviezen en maakt de balans op: overwegend negatief of overwegend positief. Wanneer bekend is of wel / niet tot vergunningverlening kan worden overgegaan, stelt de gemeente het besluit op. Dit besluit wordt vervolgens naar de organisator en in afschrift naar de lokale ketenpartners en het Veiligheidsbureau gestuurd. Fase 5: Uitvoering evenement Wanneer de vergunning is verleend en een eventuele bezwaar- en beroepprocedure is afgerond kan het evenement plaatsvinden op de geplande datum. Tijdens de voorbereidende werkzaamheden (van de organisator) en tijdens de uitvoering van het evenement zelf wordt gecontroleerd. De grondslag voor deze controles ligt in de inrichtingsvereisten en in de opgelegde vergunningsvoorwaarden (zie hoofdstuk 7). Fase 6: Evaluatie De betrokken vakspecialisten maken uiterlijk twee weken na afronding van het evenement een definitieve rapportage op naar aanleiding van de uitgevoerde controles. Vanaf twee weken na afronding van en uiterlijk zes weken na het evenement organiseert de gemeente een evaluatiebijeenkomst.
16
6.
VOORBEREIDING OP EVENEMENTEN
6.1 Inleiding In voorbereiding op en tijdens evenementen ligt de regie bij de gemeente. Deze zorgt voor de afstemming met alle betrokken partijen en voor een tijdige en zorgvuldige vergunningverlening. Op basis van de melding of vergunningaanvraag van evenementen valt niet altijd direct de omvang van het evenement en de daaruit voortvloeiende risico’s te bepalen. Om de omvang van de risico’s en daarop aansluitend de veiligheidsmaatregelen vast te stellen, is het nodig een nadere analyse te maken van het voorgenomen evenement. Van alle evenementen moet eerst een risicotaxatie worden gemaakt om ze te categoriseren naar: regulier evenement, evenement met een verhoogde aandacht of een grootschalig risicoevenement. De jaarlijks terugkerende evenementen hoeven niet iedere keer opnieuw volledig getaxeerd te worden, maar met de uitkomsten van de evaluatie en met gewijzigde omstandigheden moet wel rekening worden gehouden. De gemeente beoordeelt of een nieuwe toetsing moet worden gedaan. Zodra de evenementen gekwalificeerd zijn, moeten de vakspecialisten op basis van de mogelijke risico’s voorwaarden opleggen en maatregelen stellen om de risico’s zo laag mogelijk te houden en zelf maatregelen treffen om voldoende voorbereid te zijn op de risico’s. Van de grootschalige risicovolle evenementen wordt op initiatief van de gemeente multidisciplinair een uitgebreide risico-analyse gemaakt op basis waarvan de nodige voorbereidingen moeten worden getroffen en de organisatiestructuur kan worden bepaald. In dit hoofdstuk worden deze onderdelen nader uiteen gezet. 6.2 Risicotaxatie (quick-scan) Voor het bepalen van de risico’s wordt eerst een risicotaxatie gemaakt op basis van onderstaand model, dat een kwantitatief en kwalitatief deel bevat. Dit model is ontleend aan een model van de Duitse Arbeiter-Samariter-Bunt. Het wordt, al dan niet in aangepaste vorm, in meerdere gemeenten uit het land gebruikt. Kwantitatief deel risicotaxatie Het kwantitatieve deel van de risicoanalyse bestaat uit de volgende drie factoren: soort evenement; samenstelling van het publiek; plaats en tijdstip van het evenement. De risico’s van de bovenstaande factoren worden uitgedrukt in risicopunten. In bijlage 2a, Kwantitatieve risicoanalyse, staan de scoringslijsten voor het toebedelen van de risicopunten. Door de punten uit de scorelijsten bij elkaar op te tellen wordt het totaal aan risicopunten bepaald. Het minimum aantal punten dat gescoord kan worden is 3,70 en het maximum is 13,00. Kwalitatief deel risicotaxatie Naast het kwantitatieve deel moet ook een kwalitatieve analyse van het evenement worden gemaakt. Er wordt bij het “scoren” van het kwalitatieve deel bijvoorbeeld geen onderscheid gemaakt tussen een gewoon popconcert en een popconcert met een sterk politiek of extremistisch karakter. In dit onderdeel van de risicoanalyse wordt gekeken naar de onderstaande punten: a) kans op slachtoffers; b) bereikbaarheid; c) momenten van verhoogd risico; d) maatschappelijke impact; e) ervaringen bij een soortgelijk evenement of voorgaande edities; f) ingewonnen inlichtingen.
17
In bijlage 2b worden staan de bovenstaande punten nader uitgewerkt voor het maken van de kwalitatieve analyse. 6.3 Classificeren van evenementen Afhankelijk van het totaal aantal risicopunten en de kwalitatieve analyse, wordt het evenement geclassificeerd. Hierin wordt het evenement in ingedeeld in klasse A, B of C: Klasse evenement A B C
Omschrijving Regulier evenement Evenement met verhoogde aandacht Grootschalig evenement / Risicoevenement
Risicopunten < 6 6-9 >9
A klasse: dit is de eenvoudigste vorm van een evenement. Bij deze evenementen zijn de risico’s van dien aard dat er geen aanvullende maatregelen getroffen hoeven te worden, de standaard maatregelen voldoen. B klasse: er is sprake van een grootschalig evenement met een gemiddeld risico. Dergelijke evenementen zijn vaak lokaal gebonden zonder dat er veel publiek van buiten de gemeente wordt verwacht. De organisator stelt een calamiteitenplan op. Op onderdelen waar in het risicotaxatiemodel het hoogst mogelijke aantal risicopunten wordt gescoord, dient beoordeeld te worden of er aanvullende maatregelen genomen moeten worden. Voor deze evenementen wordt via de mail advies ingewonnen bij de vakspecialisten. Meestal zijn deze maatregelen monodisciplinair. De gemeente kan indien gewenst een aanvullend advies vragen aan de werkgroep evenementen. De werkgroep evenementen kan ook op eigen initiatief adviseren. C klasse: er is sprake van een (grootschalig) evenement met een sterk verhoogd risico. Bij dergelijke evenementen wordt niet alleen publiek uit de eigen gemeente verwacht, maar ook van buiten de gemeente. Bij een C klasse evenement dienen de hulpverleningsdiensten op lokaal niveau gezamenlijk en risicoanalyse op te stellen, aanvullende maatregelen af te spreken en moet er een veiligheidsplan worden opgesteld. Bij de werkgroep evenementen moet door de gemeente een aanvullend advies worden ingewonnen.
Klasse A
Klasse B
Betrokken diensten
Preparatieve maatregelen
Informeren: Gemeentelijke diensten Politie Brandweer GHOR
Standaard voorschriften
Inwinnen advies: Gemeentelijke diensten Politie Brandweer GHOR Voor een evenement met meer dan 2000 bezoekers en zich bevind in het effectgebied van een risicobron moet advies
Repressieve maatregelen
Standaard maatregelen Standaard maatregelen (basiszorg wordt niet beïnvloed)
(basiszorg wordt niet beïnvloed)
Standaard voorschriften plus eventuele aanvullende voorschriften Aanvullende maatregelen per discipline en minimaal: 1. Calamiteitenplan met bereikbaarheidskaart 2. informeren meldkamer 3. voorzien in
Standaard maatregelen (basiszorg wordt niet beïnvloed)
18
worden ingewonnen bij de Regionale Brandweer, afdeling risicobeheersing Klasse C Multidisciplinaire werkgroep met: Interne diensten Politie Brandweer GHOR afstemming organisatie Inwinnen regionaal aanvullend advies bij het Veiligheidsbureau van de Veiligheidsregio Fryslân
bereikbaarheid organisatie Standaard voorschriften plus multidisciplinair bepaalde voorschriften inclusief aanvullend advies van het Veiligheidsbureau
Multidisciplinair optreden en voorbereid zijn op grootschalig optreden (basiszorg wordt beïnvloed)
Maatregelen conform Klasse B En 1. multidisciplinaire maatregelen 2. multidisciplinair veiligheidsplan
Op verzoek van de vakspecialisten kan natuurlijk ook voor B-evenementen een voorbereidend multidisciplinair overleg worden gehouden. 6.4 Risicoanalyse C-evenementen In ieder geval voor C-evenementen organiseert de gemeente een specifiek multidisciplinair overleg voor het maken van een verdiepende risicoanalyse. Voor het in beeld brengen van de risico’s van alle C-evenement wordt het Potentieel Risico Analyse Model (PRA) gebruikt. Daarna hoeven de terugkerende evenementen niet jaarlijks opnieuw te worden getoetst. Wel moet gekeken worden naar wijzigingen op grond van de evaluatie en/of gewijzigde omstandigheden. Dit model is bedoeld om: - de plannen/draaiboeken van de organisator te toetsen. - de nodige aanvullende voorwaarden voor de organisatie te bepalen. Bij de PRA wordt uitgegaan van de onderstaande zes risicoaspecten. In bijlage 3 zijn de invulschema’s van de PRA opgenomen De organisator wordt in deze fase uitgenodigd voor het multidisciplinair overleg om een toelichting te geven en/of bepaalde zaken van hun evenement nader te bespreken. Item
Beschrijving
Verkeer en vervoer
Er wordt gekeken naar de aanvoer, de afvoer en de doorstroming van verkeer dat te maken heeft met het evenement zelf in combinatie met het reguliere verkeersaanbod. Tevens komen de gevolgen van eventuele problemen met bus- en treinverkeer aan bod. Hierbij vindt analyse plaats van de kans op ordeverstoringen binnen het evenemententerrein, ordeverstoringen buiten het evenemententerrein en dergelijke zaken. Een eventuele terreurdreiging wordt ook meegenomen. Centraal staan de gevolgen van het mogelijk uitvallen van de nutsvoorzieningen, het instorten van de tent / het podium op het evenemententerrein, plotselinge weersinvloeden, brand en ontploffingen. Er wordt gekeken naar de mogelijke hoeveelheid slachtoffers, de ernst van de verwondingen, slachtoffers door drugs, slachtoffers door
Openbare Orde en Veiligheid Brand en veiligheid
Geneeskundige zorg
19
Monitoring en opschaling
Aflasten van het evenement
vergiftiging, slachtoffers door onderkoeling, slachtoffers door brand en slachtoffers die psychosociale opvang nodig hebben. Centraal staat de wijze waarop het verloop van het evenement gevolgd wordt tijdens het evenement zelf en de wijze waarop de organisatie inspeelt op eventuele calamiteiten. Daarbij worden de procedures die in beide situaties zijn geregeld onder de loep genomen, waarbij met name aandacht zal zijn voor de manier waarop in de planvorming de aansluiting geregeld is op de reguliere repressieve crisisorganisatie. Er zal gekeken worden naar de implicaties van het afgelasten van het evenement.
6.5 Operationele preparatie Op basis van wet- en regelgeving en de risicoanalyse worden voorschriften voor de organisator bepaald in de vergunning. De vergunning is bepalend voor de organisator, maar is ook het toetsingskader waarop door de vergunningverlener moet worden toegezien en zo nodig gehandhaafd. Klasse B en C evenementen vragen van betrokken diensten in meer of mindere mate maatregelen. Op basis van de risicoanalyse zijn diverse scenario’s denkbaar waarop het mis kan gaan tijdens een evenement (zie bijlage 4, standaard incident scenario’s). Aan de hand van deze scenario’s kan worden bepaald welke voorzorgsmaatregelen de betrokken diensten moeten treffen. Daarnaast zijn er ook externe invloeden/scenario’s denkbaar die invloed hebben op het evenement. Deze worden niet meegenomen, maar er dient wel rekening mee te worden gehouden. Het gevolg van een extern scenario vertaalt zich dan weer in de in bijlage 4 genoemde scenario’s ten aanzien van het evenement. 6.5.1 Crowdmanagement en Crowdcontrol Onder crowdmanagement wordt verstaan: Alle maatregelen die worden getroffen om een feest ordelijk en veilig te laten verlopen met in achtneming van het gedrag van een menigte en de omgevingsfactoren die de menigte kunnen beïnvloeden. Crowdmanagement is vooral gericht op het treffen van maatregelen voor het beheersen en sturen van publiek in een bepaald gebied. Onder crowdcontrol wordt verstaan het bijsturen in de maatregelen en voorzieningen gedurende de activiteiten. Het bepalen van de maatregelen en voorzieningen geschied vanuit het in 6.6 genoemde veiligheidsteam. Daar ligt de regie om bij te sturen op de uitvoering. In de voorbereiding mag het onderdeel crowdmanagement (maatregelen bepalen om sturing te geven aan het gedrag van het publiek) niet ontbreken. Daar waar nodig wordt tijdens het evenement bijgestuurd (crowdcontrol) om de orde en rust te bewaren. Indien sprake is van ernstige verstoringen van de openbare orde en/of paniek in menigte zal er sprake zijn van crowdriot. In dit geval zal er sprake zijn van opschaling, zoals beschreven in paragraaf § 6.8. 6.5.2 Veiligheidsplan Op basis van de risico’s en de scenario’s wordt altijd voor de C-evenementen en naar behoefte voor B-evenementen een multidisciplinair veiligheidsplan opgesteld door de gemeente. In dit plan zit in ieder geval: • de risicoanalyse; • de mogelijke scenario’s; • de gestelde maatregelen en bepalingen in het kader van crowdmanagement; • een beschrijving van de rollen en taken van de diverse betrokkenen; • de mate van toezicht • de calamiteitenroutes;
20
• • • •
eventuele model noodverordeningen; De tolerantiegrenzen en de speerpunten voor het toezicht en handhaving, zoals bijvoorbeeld het omgaan met glaswerk, agressie etc.; de samenstelling van het veiligheidsoverleg; de verbindingen.
Kort voor het evenement organiseert de gemeente nog een multidisciplinair overleg met de organisator om de laatste stand van zaken door te nemen en eventueel bij te sturen. 6.6 Veiligheidsteam Voor C-evenementen wordt een veiligheidsteam ingesteld. Tijdens het evenement bestaat dit team minimaal uit: de voorzitter (gemeentefunctionaris), coördinator (leidinggevende) politie, handhaver gemeente vergunningen. Afhankelijk van de gestelde risico’s hebben de volgende diensten ook zitting in het veiligheidsteam of zijn op afroep beschikbaar: vertegenwoordiger brandweer, vertegenwoordiger GHOR en ambtenaar openbare orde en veiligheid. Het veiligheidsteam kan altijd worden uitgebreid met vertegenwoordigers van interne diensten en/of andere relevante (externe) partijen. Het doel van dit team is om het verloop van het evenement nauwlettend te volgen, te analyseren en zo nodig de (gezamenlijke) inzet bij te sturen en/of aanvullende maatregelen te treffen. Dit team komt tijdens het evenement op gezette tijden bij elkaar op een vooraf bepaalde locatie. De organisator van het evenement sluit aan/neemt deel aan het overleg om verantwoording af te leggen en/of op aanwijzen van het veiligheidsoverleg de productie aan te passen. De beveiliger van de organisatie kan daar ook bij aansluiten om de zaken goed op elkaar af te stemmen. 6.7 Verbindingen Een goede communicatie met de juiste verbindingsmiddelen speelt een belangrijke rol bij een gestructureerde en gecoördineerde aanpak van evenementen. Daarvoor kunnen de volgende middelen worden ingezet, dit is per evenement verschillend: • portofoons voor de leden van het veiligheidsteam om met elkaar en eventueel de organisatie in verbinding te staan; • In het veiligheidsoverleg is het mogelijk om informatie uit te wisselen, zaken op elkaar af te stemmen en vervolgafspraken te maken; • De politie, brandweer en GHOR maken voor zover als mogelijk gebruik van C2000 apparatuur voor de communicatie binnen hun eigen dienst. Daarnaast kunnen de leden via de GSM of de Meldkamer Fryslân met elkaar in verbinding komen. In ieder veiligheidsplan zijn de nodige bereikbaarheidsgegevens opgenomen. 6.8 Opschaling Voor alle evenementen geldt dat zodra er sprake is van (dreiging van) een ernstige calamiteit/ramp, wordt er opgeschaald volgens de Gripstructuur. Het eerder genoemde veiligheidsteam heeft op dat moment ook geen bevoegdheden meer. In de praktijk wordt een Commando Plaats Incident (COPI) in de nabijheid van het incident ingesteld. Het COPI heeft op dat moment ter plaatse de leiding. Bij een (grootschalig) incident heeft de burgemeester het gezag/opperbevel, dit is afhankelijk van het gestelde GRIP-niveau.
21
7.
TOEZICHT EN HANDHAVING
7.1 Regie toezicht en handhaving Een belangrijk onderdeel voor een soepel en veilig verloop van het evenement is de toezicht en handhaving. Het voldoen aan de vergunningvoorschriften en het bewaken van de orde en veiligheid op en in de directe omgeving van het evenemententerrein is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisatie. De politie draagt in eerste instantie zorg voor het toezicht op en de handhaving van de openbare orde en veiligheid. De gemeente voert de regie op het toezicht en de handhaving van de gemeentelijke vergunningen. De regie heeft niet alleen betrekking op het evenement zelf, maar geldt ook voor: • Schouw vooraf • Opbouw • Tijdens • Schouw achteraf . 7.2 Toezicht- en Handhavingsmodel Op initiatief van de gemeente wordt per evenement bepaald op welke onderdelen en door wie controles gaan plaatsvinden. Daarvoor wordt het in bijlage 5 genoemde Toezicht en Handhavingsmodel Evenementen gebruikt. De gemeente zorgt ook voor de invulling van dit model. De betrokken diensten bepalen vervolgens de inzet van personeel voor het benodigde toezicht. Daarbij moeten ook afspraken worden gemaakt over het aanspreken van de organisatie, wanneer er sprake is van integraal toezicht en handhaving. 7.3 Rapportage Het is van belang dat iedere toezicht- en handhavinghoudende dienst binnen twee weken na het evenement zorgt voor duidelijke en volledige rapportages van de bevindingen. Deze rapportages zijn van belang in het geval van mogelijke procedures in zaken waar handhavend is opgetreden. Maar ook in het belang van de evaluatie en het aanpassen van het beleid voor de komende jaren.
22
8.
EVALUATIE
Het evalueren van evenementen valt ook onder de verantwoordelijkheid van de gemeente. In de voorbereidende overleggen worden de evaluatiepunten bepaald. De evenementen moeten binnen zes weken na het evenement worden geëvalueerd. In de voorbereidende overleggen worden de evaluatiepunten bepaald. De grootschalige (C) evenementen worden separaat multidisciplinair geëvalueerd. De overige evenementen worden op hoofdlijnen in het reguliere evenementenoverleg geëvalueerd. Indien daar aanleiding toe is kan er voor worden gekozen om een B klasse evenement ook apart te evalueren.
23
